Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta
Oleh: WAHYUNI 104091002889
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
i
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta
Oleh : WAHYUNI 104091002889
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
iv
BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, Juli 2011
v ABSTRAK
WAHYUNI, Pemanfaatan Teknologi SharePoint Dalam Pengembangan Website Document Management System (Studi Kasus : PT. Saptaindra Sejati (SIS)). Dibimbing oleh NUR AENI HIDAYAH dan RIZAL BAHAWERES.
Dokumen adalah salah satu aset penting bagi perusahaan. Seperti halnya aset-aset perusahaan lainnya, dokumen patut dikelola dengan baik secara sistematis dan terstruktur. Salah satu kendala yang dihadapi adalah sulitnya bertukar dokumen perusahaan secara cepat dan tepat dikarenakan masih menggunakan cara manual melalui e-mail dan lisan. Pengembangan Website untuk Document Management System merupakan solusi untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola dokumen perusahaan.
Pengembangan website ini merupakan sebuah aplikasi intranet berbasis web yang menampung semua dokumen yang di upload, diberikan permissions serta mempermudah dalam penyebaran informasi ke seluruh user secara langsung. Pengenbangan website ini menggunakan metodologi Rabid Application Development (RAD) yang terdiri dari tiga fase yaitu Requirement Planning, Workshop design, Implementation dengan tools UML. Teknologi Sharepoint yang digunakan adalah MOSS (Microsoft office SharePoint Server) 2007, penyimpanan basis data menggunakan SQL Server dan bahasa pemogramannya ASP.NET dan HTML.
Secara umum manfaat dari aplikasi ini adalah sebagai wadah / fasilitas berbasis website yang diberlakukan di internal perusahaan sebagai sarana bagi manajemen dan karyawan untuk berbagi data dan informasi sesuai batas kewenangannya (hak aksesnya).
vi
Segala puji kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, rahmat dan maghfirah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul PEMANFAATAN TEKNOLOGI SHAREPOINT
DALAM PENGEMBANGAN WEBSITE DOCUMENT MANAGEMENT
SYSTEM (STUDI KASUS : PT. SAPTAINDRA SEJATI (SIS)). Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada suri tauladan kita Rasulullah Muhammad SAW. Amin.
Skripsi merupakan salah satu tugas wajib mahasiswa sebagai persyaratan untuk menyelesaikan program studi Strata 1 (S1) di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Sejauh ini penulis menyadari sepenuhnya masih banyak kekurangan-kekurangan pada skripsi ini, yang disebabkan karena terbatasnya kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis mendapat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu perkenankanlah pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
vii
baik moral maupun secara teknis. Terima kasih banyak atas kesediaan Ibu dan Bapak yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyusunan skripsi ini.
4. Seluruh dosen Program Studi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmunya selama penulis belajar dengan sabar dan ikhlas.
5. Staf karyawan Fakultas Sains dan Teknologi dan Prodi TI (Pak Rifo, Pak Syamsul, Pak Tomy, Bu Ova, Pak Gun, mas Niki dan semuanya).
6. Seluruh karyawan PT. Saptaindra Sejati (SIS) yang telah membantu penulis. 7. Ibunda Parinem dan Ayahanda Heru Rukiman, dan segenap sanak keluarga
atas kasih sayang tulusnya sepanjang masa.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna dan tidak lepas dari kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu dengan senang hati penulis akan menerima semua saran, kritik dan ide-ide yang membangun dari reka-rekan pembaca. Akhir kata semoga Allah membalas kebaikan mereka yang telah membimbing penulis dalam membuat skripsi ini. Semoga skripsi ini berguna bagi penulis dan pada pembaca umumnya. Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Jakarta, Juli 2011
viii
memberikan dukungan baik secara moril maupun materil dalam menyelesaikan penelitian skripsi ini , diantaranya adalah :
1. Orang tua tercinta, Heru Rukiman dan Parinem yang telah membesarkan penulis dengan penuh kesabaran dan kasih sayang, yang selalu memberikan nasehat, bimbingan dan motivasi. Semoga Allah selalu melimpahkan rahmat dan ampunan-Nya kepada Ayahanda dan Ibunda..amin I LOVE U
2. Kakakku Heri Purnomo yang selalu memberikan dorongan baik spriritual maupun material dan selalu ikhlas untuk mengalah demi adiknya. Semoga kita bisa mewujudkan semua cita-cita dan impian kita dan membalas semua budi baik orang-orang yang telah berjasa membesarkan kita.
3. Mbah perempuan, almarhum mba laki-laki, semua saudara-saudara ku yang selalu memberikan motivasi dan selalu mendoakan penulis.
ix
kita melewati masa-masa perkuliahan, semoga kita sukses mencapai cita-cita dan jangan lupa jaga terus silaturahmi kita.
6. Seluruh staf PT. Saptaindra Sejati (SIS) khususnya staff departemen MIS (Management Information System), Pak Ibu, Pak Manto, Pak Tomi, Bu risma (udah banyak bagi ilumnya ke penulis), Pak Yogo, Mas Farid, Pak entang, mas Ius, Dwi, Mba Dwi, Galih, Mba Ima dan teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
7. Keluarga besar Karang Taruna Sub Unit RT 007 dan Keluarga besar Karang Taruna Unit RW 001 Pesanggrahan Jakarta Selatan yang telah memberikan dukungan dan doanya kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
8. Abangku Nurzaman yang selalu mengingatkan penulis untuk segera menyelesaikan skripsi, karena hidup bukan hanya untuk sekarang tapi juga untuk hari esok.
x
Tak kurang satu pun bagi mereka yang mendorong terselesaikannya skripsi ini yang tak bisa disebutkan satu persatu, tanpa kalian penulis mungkin tak bisa berbuat apa-apa. Allah SWT. pasti akan membalas semua kebaikan kalian.
Jakarta, Juli 2011
xi DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………...………
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING…………... HALAMAN PENGESAHAN ………..
HALAMAN PERNYATAAN………... ABSTRAK………... KATA PENGANTAR……….………... LEMBAR PERSEMBAHAN ...
DAFTAR ISI………... DAFTAR GAMBAR……….
DAFTAR TABEL………...
DAFTAR LAMPIRAN……….
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah... 1.2 Perumusan Masalah ………
1.3 Batasan Masalah……….………. 1.4 Tujuan Penelitian.………... 1.5 Manfaat Penelitian…... 1.6 Metode Penelitian ………..
1.6.1 Metode Pengumpulan Data………. 1.6.2 Metode Pengembangan Sistem……….
xii
1.7 Sistematika Penulisan... BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Dokumen dan Dokumen Perusahaan……….. 2.1.1 Dokumen………
2.1.5 Dokumen Perusahaan………. 2.2 Web...
2.3 Document Management System (DMS)……… 2.3.1 Pengertian Document Management System……….. 2.3.2 Komponen Document Management System……….. 2.3.3 Fungsi DMS……….. 2.4 Teknologi SharePoint………
2.4.1 Definisi Teknologi SharePoint……… 2.4.2 Arsitektur Microsoft Office SharePoint Server
(MOSS) 2007)………..
2.4.2.1 Komponen Utama MOSS 2007……… 2.4.2.2 Komponen Pendukung MOSS 2007……… 2.4.2.3 Kebutuhan Hardware………. 2.4.3 Server MOSS 2007……….. 2.4.4 Fitur Microsoft Office SharePoint Server 2007………. 2.5 Metode Pengembangan Sistem………. 2.5.1 Model Pengembangan Sistem………. 2.5.2 Pengembangan Sistem dengan Rapid
xiii
2.5.2.1 Konsep Dasar Rapid Application
Development (RAD)... 2.5.2.2 Tiga Fase dalam RAD... 2.5.2.3 Keuntungan Menggunakan RAD... 2.6 Unified Modelling Language (UML)... 2.6.1 Pengertian UML... 2.6.2 Diagram UML... 2.6.3 Notasi UML... 2.7 Perangkat Lunak Penunjang...
2.7.1 Hyper Text Markup Language (HTML)... 2.7.2 Microsoft Office SharePoint Designer (SPD) 2007... 2.8 Management User dan Group Windows Server 2003... 2.9 Database dan DBMS (Database Management System)...
2.9.1 Database ... 2.9.2 DBMS (Database Management System)... 2.9.3 (RDBMS) Relational Database Management System... 2.10 Struktur Data Base SharePoint. 2007... 2.10.1 Database SharePoint 2007...
2.10.2 Database Site Sharepoint 2007... 2.10.3 Informasi Sistem Securiti SharePoint... BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data……….. 3.1.1 Metode Studi Pustaka………..
xiv
3.1.2 Metode Wawancara (Interview)………. 3.1.3 Metode Observasi………. 3.2 Metode Pengembangan Sistem……… 3.3 Kerangka Berpikir (Logical Frame Work)………..
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Requirement Planning……….. 4.1.1 Gambaran Umum PT. Saptaindra Sejati (PT.SIS)……… 4.1.1.1 Sejarah PT. Saptaindra Sejati……….. 4.1.1.2 Visi, Misi dan Value PT. Saptaindra Sejati……. 4.1.1.3 Struktur Organisasi PT. Saptaindra Sejati……… 4.1.2 Analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan……… 4.1.3 Use Case Diagram Sistem Berjalan ……...………
4.2 Workshop Design……….
4.2.1. Perancangan Proses Bisnis Sistem Usulan……… 4.2.2 Use Case Model Diagram Sistem Usulan……… 4.2.3 Spesifikasi Database………. 4.2.4 Perancangan Interface………..
4.3 Implementation……….
4.3.1 Instalasi Program………. 4.3.2 Menjalankan Software Microsoft Office SharePoint
Server (MOSS) 2007……… 4.3.3 Pemograman………..
xv
4.3.4 Pengujian Sistem………..
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan………. 5.2 Saran-Saran………. DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
101
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Arsitektur MOSS 2007………... Gambar 2.2 Tahapan Rapid Application Development (RAD)... Gambar 2.3 Contoh Diagram Model Use Case... Gambar 2.4 Notasi Aktor... Gambar 2.5 Notasi Class... Gambar 2.6 Notasi Use Case... Gambar 2.7 Notasi Interaction... Gambar 2.8 Notasi Interface... Gambar 2.9 Notasi Package... Gambar 2.10 Notasi Note... Gambar 2.11 Notasi Dependency... Gambar 2.12 Notasi Association... Gambar 2.13 Notasi Generalization... Gambar 2.14 Notasi Realization... Gambar 2.15 Hubungan antardata pada site database... Gambar 3.1 Tahapan Rapid Application Development (RAD)... Gambar 3.2 Kerangka Berpikir (Logical Frame Work)……… Gambar 4.1 Garis Besar Struktur Organisasi PT. Saptaindra Sejati……… Gambar 4.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan……….. Gambar 4.3 Use Case Diagram Sistem Usulan ………..
xvii
Gambar 4.4 Struktur Menu Pengembangan Website untuk Document
Managemnet System dengan Teknologi SharePoint………. Gambar 4.5 Halaman Login………...
xviii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Spesifikasi komputer untuk instalasi MOSS 2007……….. Tabel 2.2 Area-Area Fitur SharePoint Server 2007………. Tabel 2.3 Perbandingan Model Pengembangan Sistem... Tabel 2.4 Group Domain Lokal... Tabel 4.1 Daftar actor sistem yang sedang berjalan………. Tabel 4.2 Daftar use case sistem yang sedang berjalan……… Table 4.3 Identifikasi Actor……….. Tabel 4.4 Daftar use case sistem usulan……… Tabel 4.5 Narasi dari use case membuat menu/konten……….. Tabel 4.6 Narasi dari use case upload dokumen prosedur……… Tabel 4.7 Narasi dari use case donwload dokumen prosedur……… Tabel 4.8 Narasi dari use case upload dokumen departemen……… Tabel 4.9 Narasi dari use case approve dokumen departemen……….. Tabel 4.10 Narasi dari use case mengatur hak akses dokumen departemen…… Tabel 4.11 Narasi dari use case donwload dokumen departemen………. Tabel 4.12 Narasi dari use case melihat revisi dokumen………. Tabel 4.13 Tabel site...
Tabel 4.14 Tabel Web………
Tabel 4.15 Tabel Document………..
Tabel 4.16 Tabel Document Version……….
Tabel 4.17 Tabel Lists………..
xix
Tabel 4.18 Tabel User Data ………
Tabel 4.19 Tabel User Info………
Tabel 4.20 Tabel Web Members………
Tabel 4.21 Tabel WebParts………
Tabel 4.22 Tabel Group……….
xx
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A Wawancara ………... LAMPIRAN B Instalasi ……….………
LAMPIRAN C Perancangan Interface(Antarmuka) Aplikasi……… LAMPIRAN D Tampilan Interface (Antarmuka) Aplikasi ……….
LAMPIRAN E Source Code ………
LAMPIRAN F Testing ……….. LAMPIRAN G Data Pendukung ………
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Dokumen adalah salah satu aset penting bagi perusahaan. Seperti
halnya aset-aset perusahaan lainnya, dokumen patut dikelola dengan baik.
Dokumen adalah data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan/atau didengar, yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik apapun selain kertas, atau yang terekam secara elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada: a. tulisan, suara atau gambar; b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya; c. huruf, tanda, angka, simbol, atau perforasi yang memiliki makna atau dapat dipahami oleh orang yang mampu membaca atau memahaminya (Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2002 Tentang Tindak Pidana Pencucian Uang Pasal 1 Butir ke-8).
Menurut ISO 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal. Pertama,
dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen
termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan,
contohnya dokumen perencanaan, daftar sediaan, riwayat pelatihan.
Kedua, dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspektor dapat
menunjukkan bukti bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan
2
sebagai "knowledge sharing". Dengan menggunakan drawing yang
terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk
barunya.
Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar (Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan Pasal 1 Butir ke-2).
Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen perusahaan harus
dikelola dengan baik secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya untuk
menjamin bahwa dokumen yang beredar di perusahaan adalah dokumen
yang terkini (update) , dokumen telah disahkan sebagai dokumen yang
berlaku dan mekanisme untuk mengatur kewenangan atas akses dokumen
tersebut maka dari itu dibutuhkan Document Management System.
Menurut Giraldo Document Management merupakan salah satu
teknologi dari Knowledge Management untuk perusahaan (Tobing,
2007:44).
3
PT. Saptaindra Sejati (SIS) adalah salah satu perusahaan kontraktor pertambangan batubara (Mining Contractor) yang memiliki 7 lokasi pertambangan batubara ( job site) yang berada di Kalimantan dan kantor pusat (Head Office) yang berada di Jakarta. Dokumen yang dimiliki oleh perusahaan ini terbagi 2 yaitu Dokumen Departemen dan Dokumen Procedure.
Dalam bertukar dokumen perusahaan mereka merasa kesulitan baik antara karyawan di head office maupun di jobsite kerena mereka melakukan permintaan dokumen melalui e-mail dan lisan (menggunakan telepon), hasilnya bisa dalam berbentuk fisik maupun softcopy. Semakin bertambahnya dokumen perusahaan, hal ini ditunjukkan semakin maju dan berkembangnya perusahaan ini, dilihat semakin bertambahnya karyawan baik di HO maupun di site serta bermunculan departemen-departemen yang baru di perusahaan ini. Hal itu memungkinan adanya dokumen perusahaan yang berpindah tangan ke tangan karyawan yang tidak berhak (tidak terkontrol) dan tak jarang dokumen perusahaan yang beredar bukan dokumen yang ter - update. Karena hal tersebut maka dibutuhkan suatu wadah berbagi dokumen di dalam PT. SIS.
4
oleh user, untuk mempermudah user dalam menggunakan aplikasi ini, aplikasi ini bernama SISKNOWLEDGE. Sehingga penelitian tersebut diberi judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI SHAREPOINT
DALAM PENGEMBANGAN WEBSITE DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM (STUDI KASUS : PT. SAPTAINDRA SEJATI (SIS))”
1.2 Perumusan Masalah
Sesuai dengan inti dari penulisan skripsi, maka permasalahan yang dapat penulis simpulkan yaitu
1. Bagaimana mengelola dokumen perusahaan yang ada di PT. SIS dengan baik seperti menampung dan mengendalian serta berbagi dokumen antar karyawan di PT. SIS ?
2. Bagaimana mempermudah setiap karyawan untuk mengakses dan bertukar dokumen perusahaan sesuai dengan hak aksesnya ?
3. Bagimana mengontrol semua dokumen perusahaan bahwa dokumen yang beredar adalah dokumen yang terbaru (ter-update) ?
1.3 Batasan Masalah
5
1. Dalam merancang dan membuat aplikasi intranet ini, ruang lingkupnya hanya sebatas Kantor Pusat (Head Office) PT. SIS yang berada di Jakarta.
2. Pada penelitian ini, penulis hanya mengambil studi kasus untuk Budget & Realization sebagai contoh dari dokumen departemen Treasury dan SOP (Standard Operation Procedure) sebagai contoh dokumen procedure. Dikarenakan dokumen-dokumen tersebut sudah mewakili aplikasi Sisknowledge ini.
3. Aplikasi Sisknowledge ini adalah suatu aplikasi intranet berbasis web yang lebih kepada pengembangan Document Management System dengan menggunakan teknologi SharePoint yaitu Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).
4. Menggunakan aplikasi–aplikasi perkantoran dalam bentuk dokumen-dokumen yang di upload sebatas Microsoft Office, pdf (portable document format) dan jpeg (Joint Photographic Experts Group).
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membuat aplikasi intranet berbasis web pada PT. SIS untuk mengelola dokumen perusahaan.
6
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun penelitian ini akan memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan, diantaranya adalah sebagi berikut :
1. Penulis
Penulis dapat lebih mendalami dan memahami mengenai teknologi Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) di mana penulis melakukan penelitian yang berkaitan dengan teknologi tersebut. 2. Universitas
a. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi teori yang telah diperoleh masa kuliah.
b. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya dan sebagai bahan evaluasi.
3. Pengguna
Pengguna dalam hal ini adalah karyawan departemen Treasury dan QA, manfaat penelitian ini yaitu:
a. Memberikan kemudahan dalam mengendalikan dokumen.
b. Mengoptimalkan waktu pencarian dokumen yang diinginkan karena dokumen tersebut terkumpul dalam suatu wadah dan meminimalisiasi kehilangan suatu dokumen.
7
1.6 Metode Penelitian
Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini, ada beberapa metode yang penulis lakukan:
1.6.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data terdiri dari a. Metode Studi Pustaka
b. Metode Wawancara (interview) c. Metode Observasi
1.6.2 Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dalam penelitian ini penulis menggunakan metode RAD (Rapid Application Development). RAD adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak (Kendall, 2003:237).
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pembahasan, keseluruhan perancangan sistem ini dibagi menjadi lima bab dengan pokok pikiran dari tiap-tiap bab sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
8
penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam Pemanfaatan Teknologi SharePoint dalam pengembangan Website Document Managemen System (Studi Kasus : PT. Saptaindra Sejati (SIS)).
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan secara rinci metode penelitian yang digunakan dalam menganalisis, merancang dan mengimplementasikan sistem.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan tahapan-tahapan pengembangan website untuk Document Management System, yaitu analisis proses bisnis sistem berjalan, perancangan proses sistem usulan, serta implementasi dari sistem yang meliputi istalasi, pemrograman, dan pengujian sistem.
BAB V PENUTUP
9
2.1 Pengertian Dokumen dan Dokumen Perusahaan 2.1.1 Dokumen
Dokumen adalah data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan/atau didengar, yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik apapun selain kertas, atau yang terekam secara elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada: a. tulisan, suara atau gambar; b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya; c. huruf, tanda, angka, simbol, atau perforasi yang memiliki makna atau dapat dipahami oleh orang yang mampu membaca atau memahaminya (UU No. 15 tahun 2002 Tentang Tindak Pidana Pencucian Uang Pasal 1 Butir ke-8).
2.1.2 Dokumen Perusahaan
2.2 Web
World Wide Web (WWW) atau biasa disebut dengan web merupakan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat. Saat ini, informasi web didistribusikan melalui pendekatan hyperlink, yang memungkinkan suatu teks, gambar, ataupun objek yang lain menjadi acuan untuk membuka halaman-halaman web yang lain. Dengan pendekatan Hyperlink ini, seseorang dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari suatu halaman ke halaman yang lain (Kadir, 2004:2).
Aplikasi web atau aplikasi berbasis web (Web-based application) adalah program yang menggunakan HTTP (HyperText Transfer Protocol) sebagai protocol komunikasi dan menyampaikan informasi berbasis web kepada pemakai dalam bentuk HTML (HyperText Markup Language) (Kadir, 2004:3).
Web server adalah server yang melayani permintaan klien terhadap halaman web. Apache, IIS (Internet Information Server), dan Xitami merupakan contoh perangkat lunak web server. Sedangkan browser atau web browser adalah perangkat lunak di sisi klien yang digunakan untuk mengakses informasi web. Internet Explorer, Netscape, dan Mozilla merupakan contoh browser (Kadir, 2004:4).
2.3 Document Management System (DMS)
2.3.1 Pengertian Document Management System
kemudian dikosumsi oleh kelompok-kelompok yang memiliki permission yang sesuai. Selain itu tersedia pula kemampuan untuk mengaudit catatan perubahan suatu dokumen dan memberikan sebuah tanggal kadaluarsa pada dokumen-dokumen yang harus kadarluasa setelah suatu periode waktu tertentu (Primadhanty, 2007:8).
2.3.2 Komponen Document Management System
Berikut ini adalah deskripsi komponen-komponen Document Management System (Marinucci, 2008:1):
a. Web Access
Setiap dokumen dapat diakses secara langsung dan aman melalui internet atau intranet dengan menggunakan protokol http. Pengaksesan diatur sesuai dengan hak aksesnya.
b. Versi
Setiap dokumen menampilkan beberapa versi yang ada dan history dari hasil evaluasi pencarian di DMS. Dokumen tersebut suatu saat dapat kembali ke versi sebelumnya.
c. Metadata
Penambahan informasi yang terkait dengan dokumen. Cara penambahan dari struktur data seperti membuat virtual folder dan banyak opsi lainya untuk pencarian secara efisien.
Pencarian dapat dilakukan melalui 2 cara : salah satunya dilakukan dengan membuka struktur hirarki folder untuk satu kata atau banyak kata pada bagian konten dokumen. Pencarian ini sangat cepat karena semua dokumen akan ter-index oleh DMS. Kedua kombinasi metode ini dapat dibatasi untuk pencarian di subtree dari folder hirarki dokumen.
2.3.3 Fungsi DMS
Menurut V.Djong (2002:124) data dan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat berjumlah jutaan dan kemungkinan masing-masing data tersebut tersebar di berbagai tempat, mulai dari tumpukan email pribadi sampai ke folder-folder di dalam komputer masing-masing staf. Mungkin anda dapat bertahan dengan kondisi tersebut tetapi beberapa standar internasional seperti ISO dan SOX (Sarbanes Oxley Act) mengharuskan adanya manajemen dokumen yang baik. Tanpa adanya dokumen manajemen, anda akan kehilangan keuntungan-keuntungan berikut :
1. Proteksi data-data sensitive. Bayangkan kesulitan yang harus anda hadapi jika harus mengontrol hak akses pada data-data yang tersebar di berpuluh-puluh komputer user.
3. Fitur search. MOSS 2007 memiliki fitur search yang memungkinkan pencarian data secara cepat.
4. Kontrol perubahan dokumen. Hal ini dapat dicapai dengan adanya kontrol terhadap versi sehingga anda dapat memiliki satu mastercopy.
5. Distribusi dokumen. Anda dapat dengan mudah mendistribusikan setiap dokumen baru maupun update yang terjadi.
Karena data yang disimpan di dalam document management system (yang disebut juga document center) adalah data yang bersifat formal maupun nonformal, maka implementasi document center dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen yaitu : brosur produk perusahaan , manual penggunaan produk perusahaan, riwayat perusahaan, materi-materi perusahaan, kebijakan-kebijakan perusahaan, template untuk korespodensi perusahaan.
2.4 Teknologi SharePoint
2.4.1 Definisi Teknologi SharePoint
memfasilitasi pertukaran informasi agar proses bisnis berjalan dengan baik. MOSS 2007 mendukung semua aplikasi intranet, externet dan web di suatu perusahaan dalam suatu platform yang terintegrasi, bukan mengandalkan pada sistem yang terpisah. 2.4.2 Arsitektur Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007
[image:35.595.108.510.189.620.2]MOSS 2007 bukanlah sebuah aplikasi yang berdiri sendiri seperti word dan excel. MOSS 2007 adalah sebuah aplikasi client-server yang membutuhkan berbagi infrastruktur TI untuk dapat dioperasikan. Karena MOSS 2007 merupakan produk Microsoft makan tidak heran jika infrastruktur TI yang dibutuhkan harus dibangun dari produk Microsoft juga.
Gambar 2.1 Arsitektur MOSS 2007 2.4.2.1 Komponen Utama MOSS 2007
Menyediakan platform untuk manajemen komponen-komponen MOSS 2007 (storage,security, administrasi, topologi dan lain-lain), application (yang disebut juga web application karena berbasis web) untuk digunakan oleh user (dalam bentuk Business Intelligence, Collaboration, Portal, Enterprise Content Management,
dan Entprise Search).
b. Share Service Provider (SSP)
Merupakan bagian dari MOSS 2007 yang menyediakan service-service yang dapat digunakan oleh web application
c. SQL Server
Digunakan untuk menyimpan semua data yang berhubungan dengan MOSS 2007, baik data konfigurasi infra-struktur MOSS 2007 maupun data dari user atau data aplikai.
d. Internet Information Server (IIS)
Bertindak sebagai web server untuk web application karena pada dasarnya web application adalah sebuah IIS website berbasis ASP.Net 2.0.
e. Windows Server
2.4.2.2 Komponen Pendukung MOSS 2007 a. Active Directory (AD)
Anda tidak mau siapa saja dapat mengakses/menggunakan service-service MOSS 2007 yang ada di dalam organisasi anda bukan? Meskipun anda dapat memberikan hak akses kepada user local, hal tersebut akan menjadi sangat tidak effisien mengingat akses ke service MOSS 2007 biasanya dilakukan secara remote yang berarti anda harus membuat dua buah user account yang sama (pada komputer remote maupun pada komputer local dimana MOSS 2007 berjalan). Sangat disarankan untuk memiliki AD di dalam infra-struktur MSS 2007
b. Mail Sever
Karena beberapa service MOSS 2007 memiliki fitur yang hanya dapat berjalan jika MOSS 2007 memiliki akses ke sebuah mail service, sebaiknya memiliki juga sebuah mail server di dalam infrakstruktur MOSS 2007. 2.4.2.3 Kebutuhan Hardware
computer yang harus dimiliki. Adapun spesifikasi untuk computer yang menjalankan MOSS 2007 sebagai berikut : Tabel 2.1 Tabel Spesifikasi komputer untuk instalasi MOSS 2007
No Hardware Minimal Rekomendasi 1 Processor (X86, X64) 2.5 GHz 3 GHz
2 x 2.5 GHz
2 RAM 1 GB 2 GB
3 Hardisk 3 GB 5 GB
4 VGA 800 x 600 1024 x 768
5 N/C 10/100 100/1000
2.4.3 Server MOSS 2007
MOSS 2007 adalah sebuah aplikasi 3 tier (interface tier, application tier dan database tier) yang terdiri dari bagian-bagian yang menjalankan sekolompok fungsi tertentu. Meskipun prinsip utama membagi-bagi aplikasi ke dalam tier yang berbeda ditunjukan untuk kemudahan dalam pengembangan aplikasi, desain aplikasi 3 tier memungkinkan masing-masing tier dapat dijalankan pada server fisik yang berbeda sehingga beban server dapat terdistribusi dan aplikasi akan berjalan semakin cepat.
Sama halnya dengan pembagian tier pada level aplikasi, fungsi dari sebuah server yang ada di dalam infastruktur MOSS 2007 juga dibedakan menurut aturan penamaan yang sama, yaitu :
Disebut juga font end server, menyediakan akses kepada user dengan menampilkan web application dalam bentuk aplikasi web. Semua interaksi web application dengan user terjadi pada interface tier. Karena interface dari web application adalah berbasis web, makan front end server MOSS 2007 disebut Web Front End (WFE) server.
2. Application Server
Menyediakan service-service yang dibutuhkan oleh web application dan memproses permintaan/masukan user yang diteruskan dari web application.
3. Database Server
Berfungsi sebagai infrastruktur database yang dapat digunakan oleh seluruh web application yang ada.
2.4.4 Fitur Microsoft Office SharePoint Server 2007
[image:39.595.111.513.194.528.2]Menurut Audi Primadhanty (2007:2) SharePoint Server 2007 dibangun di atas .NET Framework 3.0 dan Windows Workflow Foundation (WF) dan dapat bekerja dengan Web Parts dari ASP.NET 1.1 dan 2.0. Selain itu, SharePoint Server 2007 juga dapat berjalan pada platform Internet Information Services (IIS) 6.0 atau versi yang lebih baru, dan dapat bekerja dengan Microsoft SQL Server 2000 atau SQL Server 2005. (Microsoft SQL Server 2005 dibutuhkan agar fitur business intelligence berjalan dengan baik).
Area Komponen Fitur
Portal Enterprise Portal Template
Site Directory
My Site
Social Networking
Privacy Control
Search Enterprise Scalability Contextual Relevance
People and Business Data Search Content
Management Integrated Document Management
Records Management
Web Content management With Policies and Workflow
Workflow
Business Form Web Forms-Based Front Ends Line-of-Business (LOB) Actions Pluggable Single Sign-On (SSO) Business
Intelligence (BI) Server-Based Excel Spreadsheets and Data
Visualization
Report Center
BI Web Part
Key Performance Indicators (KPIs) and Dashboards Collaboration Document, tasks, and calender
Blogs and Wikis
E-mail intergration
Project Management "lite" Outlook Intergration
Beberapa fitur yang akan dibahas sebagai berikut : 1. Portal Services
Portal services dari SharePoint Server 2007 tersedia pada site template dari Corporate Intranet. Template ini akan secara otomatis membuat beberapa sub-sites, termasuk sebuah Sites Directory, Document Center, halaman News dengan kemampuan Real Simple Syndication (RSS), sebuah Report Center, Search Center, dan akses ke My Site.
Apabila kita lihat dengan seksama, sebenarnya portal ini menyatukan konten dari beberapa sumber dan mempresentasikannya kepada pengguna dalam satu tampilan. Tujuan utama dari SharePoint Server 2007 adalah untuk menyediakan sebuah lokasi dimana setiap pengguna dapat mengakses atau menemukan semua informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.
2. Search and Indexing
Mesin pencarian pada Windows SharePoint Services hanya dapat mencari konten yang di-host pada sebuah SharePoint site. Selain itu, Microsoft juga telah menambahkan kemampuan yang memastikan bahwa informasi yang tepat (atau yang paling relevan berdasar query) muncul di bagian paling atas dari result set. Microsoft juga telah membuat result set pencarian lebih mudah untuk dikostumisasi dan lebih user-friendly. Contohnya, apabila anda salah mengeja sebuah kata dalam query pencarian Anda, fitur Did You Mean (DYM) akan meminta anda untuk mengulang pencarian menggunakan pengejaan yang benar.
3. Content Management
Dibawah content management, terdapat tiga kategori fitur yang sangat berbeda dan dibutuhkan: web content, records management, dan document management. Ketiganya saat ini telah termasuk di dalam SharePoint Server 2007.
yang dibutuhkan dapat dicapai menggunakan SharePoint Server 2007.
2.5 Metode Pengembangan Sistem 2.5.1 Model Pengembangan Sistem
Pengembangan perangkat lunak dianggap sebagai sebuah lingkaran yang menggabungkan lapisan-lapisan diantaranya proses, metode, dan alat-alat Bantu yang mendukung. Menurut Pressman (2002 : 36) ada beberapa model yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak diantaranya : Model Sekuensial Linear, Model Prototipe, Model RAD (Rapid Application Development), Model Incremental, Iterative, Spiral, dan lain-lain
[image:43.595.112.558.159.742.2]Berikut perbedaan dari masing – masing metode pengembangan sistem :
Tabel 2.3 Perbandingan Model Pengembangan Sistem
Metode Kelebihan Kekurangan Penggunaan
Secara Umum
Sequensial
Linier
(waterfall)
Metode ini baik
digunakan untuk
kebutuhan yang
sudah diketahui
dengan baik.
Iterasi yang sering terjadi
menyebabkan masalah
baru. bagi pelanggan sulit
menentukan kebutuhan
secara eksplisit dan harus
sabar karena memakan
waktu yang lama.
Waterfall bekerja
dengan baik pada
proyek skala kecil.
efektif dengan
mendapatkan
kebutuhan dan
aturan yang jelas
dan pelanggan
bisa langsung
melihat sistem
yang sebenarnya.
kadang membuat
implementasi sembarang,
karena ingin working
version selesai dengan
cepat.
bekerja dengan
baik jika ada
kerjasama yang
baik antara
pengembang
dengan pengguna.
RAD Metode ini lebih
cepat dari waterfall
jika kebutuhan dan
batasan proyek
sudah diketahui
dengan baik. Dan
bisa untuk
dimodularisasi.
Karena proyek dipecah
menjadi beberapa bagian,
maka dibutuhkan banyak
orang untuk membentuk
suatu tim. Karena
komponen-komponen yang
sudah ada, fasilitas-fasilitas
pada tiap komponen belum
tentu digunakan seluruhnya
sehingga kualitas program
bisa menurun.
RAD cocok utuk
aplikasai yang tidak
mempunyai resiko
teknis yang tinggi.
RAD cocok untuk
proyek yang
memiliki SDM
yang baik dan
sudah
berpengalaman.
Incremental Fleksibel dan
mudah untuk
dikelola dan
pengujian yan
mudah.
Semua kebutuhan tidak
dikumpulkan pada tahap
awal sehingga
menimbulkan masalah serta
sulit untuk mengukur
progress karena tidak ada
milestone. Cocok untuk aplikasi yang kebutuhannya telah diidentifikasi dengan baik.
Iterative Fase desain,
pengkodean,
pengujian lebih
cepat.
Butuh waktu yang banyak
untuk menganalisis dan
terlalu banyak langkah
yang dibutuhkan model.
Hanya cocok untuk
softwere berskala
besar.
Spiral Model ini
diguna-kan untuk sistem
skala
besar.Mem-Resiko utama tidak
ditemukan, maka masalah
bisa muncul kemudian.
Hanya cocok untuk
software skala
butuhkan
konsiderasi
langsung terhadap
resiko teknis,
sehingga dapat
mengurangi
ter-jadinya resiko yang
lebih besar.
Sehingga membutuhkan
kemampuan manajemen
dan perkiraan resiko (risk
assessment) yang cukup
tinggi.
2.5.2 Pengembangan Sistem dengan Rapid Application Development (RAD)
[image:45.595.111.556.109.674.2]2.5.2.1 Konsep Dasar Rapid Application Development (RAD) Rapid Application Development adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak (Kendall, 2003:237). Tahapan – tahapan RAD sebagai berikut :
Menurut Roger S. Pressman (2002:42), RAD adalah sebuah model proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. RAD mengacu pada pengembangan siklus hidup desain atau lebih dikenal SDLC (System Development Life Cycle) sehingga dapat mempercepat pengembangan sistem dengan kualitas tinggi bila dibandingkan dengan model pengembangan yang tradisional.
RAD sendiri merupakan hasil adaptasi dari model sequential linier dimana tahapan-tahapannya sangat terstruktur, sehingga pengembangan perangkat lunak dapat dilakukan dalam waktu yang cepat dengan menekankan pada siklus pengembangan yang pendek. Software yang dikembangkan dapat diketahui hasilnya tanpa menunggu waktu yang lama karena pengerjaannya dibagi dalam modul-modul.
2.5.2.2 Tiga Fase dalam RAD
Dalam tahap ini akan diketahui apa saja yang menjadi kebutuhan sistem yaitu dengan mengidentifikasi kebutuhan informasi dan masalah yang dihadapi untuk menentukan tujuan, batasan-batasan sistem, kendala dan juga alternatif pemecahan masalah. Analisis digunakan untuk mengetahui perilaku sistem dan juga untuk mengetahui aktivitas apa saja yang ada dalam sistem tersebut.
2. Workshop design
Yaitu mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih solusi yang terbaik. Kemudian membuat desain proses bisnis dan desain pemrograman untuk data-data yang telah didapatkan dan dimodelkan dalam arsitektur sistem informasi.
3. Implementation
teknologi SharePhoint yang meliputi: Windows Server 2003 sebagai sistem operasi ,IIS sebagai web server, Active Directory sebagai authentication user, Asp.net sebagai bahasa pemrograman, dan SQL Server sebagai database-nya. Selain itu, juga menggunakan Microsoft Office SharePoint Designer 2007 sebagai web designer. Kemudian mengevaluasi sistem informasi yang telah dibuat
2.5.2.3 Keuntungan Menggunakan RAD
Beberapa keuntungan dalam pengembangan sistem dengan menggunakan RAD adalah sebagai berikut: 1. Proses pengiriman menjadi lebih mudah, hal ini
dikarenakan proses pembuatan lebih banyak menggunakan potongan-potongan script.
2. Mudah untuk diamati karena mengguna-kan model prototype, sehingga user lebih mengerti akan sistem yang dikembangkan.
3. Lebih fleksibel karena pengembang dapat melakukan proses desain ulang pada saat yang bersamaan.
4. Keterlibatan user semakin meningkat karena merupakan bagian dari tim secara keseluruhan.
6. Tampilan yang lebih standar dan nyaman dengan bantuan software-software pendukung.
2.6 Unified Modelling Language (UML) 2.6.1 Pengertian UML
Menurut Julius Hermawan (2004:7) UML adalah bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan menvisualisasikan artiffak dari proses analisis dan desain berorientasi obyek. UML menyediakan standar pada notasi dan diagram yang bisa digunakan untuk memodelkan suatu sistem
2.6.2 Diagram UML
UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem. Diagram UML menyajikan perspektif yang berbeda mengenai sistem informasi. Bagian berikut menjelaskan berbagai diagram UML beserta pengertiannya (Whitten, 2004: 417).
a. Use Case Diagram
Gambar 2.3 Contoh Diagram Model Use Case Sumber : (Whitten, 2004: 258)
Sebuah use case diagram melukiskan: 1. Actor
Actor merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan pengguna aplikasi atau apapun yang berinteraksi dengan sistem untuk mengolah informasi. Actor bisa berupa orang, hardware, atau sistem informasi lain yang berinteraksi dengan use case.
2. Use case
Use case menggambarkan fungsi sistem dari perspektif user eksternal dengan cara yang mereka pahami. Use case dibuat berdasarkan proses-proses yang dilakukan untuk kepentingan actor untuk menggambarkan apa yang dikerjakan oleh aplikasi, bukan bagaimana aplikasi mengerjakannya (logical).
Relationship dilukiskan sebagai garis lurus antara dua simbol pada use-case diagram. Makna dari relationship berbeda, tergantung pada bagaimana garis lurus digambarkan dan apa jenis simbol yang dihubungkan.
a. Association
Association merupakan relationship antara actor dengan use case, digambarkan sebagai sebuah garis lurus tanpa putus antara actor dan use case.
b. Extends
Extends digunakan untuk menggambarkan hubungan antar use case yang menunjukkan bahwa satu use case merupakan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu dipenuhi.
c. Uses (includes)
Hubungan uses menggambarkan bahwa satu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. d. Depends on
Hubungan depends on sangat membantu untuk mengetahui use case mana yang memiliki ketergantungan pada use case lainnya yang bertujuan untuk menentukan urutan dalam pengembangan use case.
Hubungan inheritance terjadi ketika dua atau lebih actor menggunakan use case yang sama.
Setiap use case pada use case diagram dijelaskan secara detail pada documenting abstract and extension use-case narratives.
f. Use Case Narrative
Deskripsi tekstual kegiatan bisnis dan bagaimana pengguna akan berinteraksi dengan sistem dalam menyelesaikan suatu tugas. Berbeda dengan use case diagram, use case desain sistem menggunakan sebuah narasi dari pandangan pengguna sistem, use case desain sistem lebih bersifat percakapan (dialog).
g. Activity Diagram
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau use case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi di eksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.
h. Class Diagram
sistem dan berbagai macam hubungan dan interaksi diantara mereka.
i. Sequence Diagram
Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima diantara objek.
j. Statechart Diagram
Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek, berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek, dan event-event yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state lain.
2.6.3 Notasi UML
Berikut ini adalah notasi-notasi yang ada di UML (Hermawan, 2004 : 14 ) :
a. Aktor (Actor)
Gambar 2.4 Notasi Aktor b. Kelas (Class)
[image:54.595.112.509.193.551.2]Kelas seperti juga objek adalah sesuatu yang membungkus (encapsulate) informasi dan perilaku dalam dirinya.
Gambar 2.5 Notasi Class c. Use Case
Use case adalah peringkat tertinggi dari fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang akan menggunakan/memanfaatkan sistem. Use case menjelaskan suatu urutan kegiatan yang dilakukan oleh aktor dan sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu walaupun menjelaskan kegiatan namun use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh aktor dan sistem, bukan bagaimana aktor dan sistem melakukan kegiatan tersebut.
Gambar 2.6 Notasi Use Case d. Interaction
Gambar 2.7 Notasi Interaction e. Interface
[image:55.595.110.513.164.524.2]Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan dalam operasi dalam class.
Gambar 2.8 Notasi Interface
f. Package
Package adalah container atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari suatu sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari suatu model yang sedang dibangun.
Note dibangun untuk membangun keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa langsung terlampir dalam mode. Note ini bisa ditempelkan kesemua elemen notasi yang lain.
Gambar 2.10 Notasi Note h. Dependency
Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada suatu elemen memberikan pengaruh pada elemen lain. Elemen yang ada di bagian tanda panah adalah elemen yang tergantung pada elemen yang ada dibagian tanpa ada tanda panah.
Gambar 2.11 Notasi Dependency i. Association
Association menggambarkan navigasi antar class (navigation), berapa banyak objek lain yang bisa berhubungan dengan satu objek (multiplicity antar class), dan apakan suatu class menjadi bagian dari class lainnya (aggregation).
j. Generalization
Generalization menunjukkan hubungan antar elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik (sub class).
Gambar 2.13 Notasi Generalization k. Realization
Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada di bagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada di bagian depan panah.
Gambar 2.14 Notasi Realization
2.7 Perangkat Lunak Penunjang
2.7.1 HyperText Markup Language (HTML)
2.7.2 Microsoft Office SharePoint Designer (SPD) 2007
Microsoft Office SharePoint Designer (SPD) 2007 adalah aplikasi khusus untuk bekerja dengan site SharePoint. Manfaat SPD :
1. SPD mudah dipelajari, yang berarti anda dapat memberikan solusi dalam waktu yang singkat.
2. SPD menawarkan solusi tanpa perlu menulis kode sedikit pun. Semua pekerjaan design dan editing dapat dikerjakan melalui menu, task pane dan template.
3. Anda dapat menggunakan SPD untuk bekerja dengan site SharePoint 2007 maupun site Windows SharePoint Services 3.0 4. Dengan menggunakan SPD, anda dapat membuat workflow
tanpa menyentuh pemograman sedikit pun.
5. SPD memiliki internal source control sehingga anda dapat mengelola versi – versi halaman anda dengan baik.
6. Dukungan akan site template dan theme dapat di-download secara gratis dari website Microsoft. SPD juga memiliki webpart yang tidak terdapat pada SharePoint Server.
2.8 Management User dan Group Windows Server 2003
Setelah kita melakukan instalasi Windows Server 2003, berarti kita telah dibuatkan dua user dan beberapa group. User yang disediakan adalah administrator sebagai anggota dari group administrator yang berkuasa penuh atas manajemen jaringan, dan user guest sebagai anggota group dari guest. Guest ini mempunyai kekuasaan seperti administrator dan masih dinonaktifkan (disable).
Untuk group Windows Server 2003 memberikan tiga macam jangkauan group yaitu :
1. Group Lokal (Local Group)
Yaitu group yang ada di lingkunganya sendiri, tidak berhubungan dengan jaringan lain seperti server tunggal, windows 2000 Profesional, dan Windows XP Profesional dimana group lokal dapat akses sumbernya ssendiri.
2. Group Global (Global Group)
Dapat mempunyai account user dan group global lainya dari domain mana saja asal domain di-setup dalam mode mixed. Sedangkan dalam mode native maka group global dapat mempunyai group global yang berada pada domain yang sama.
3. Group Universal (Universal Group)
group universal lainya yang berasal dari domain yang mana saja dan dapat memberikan akses ke sumber domain apa saja.
Jika server difungsikan sebagai Active Directory Domain Controllers, group lokalnya menjadi domain lokal group. Group domain lokal tersebut diantaranya terdiri dari :
Tabel 2.4 Group Domain Lokal No Group Domain Lokal Keterangan
1 Administrator Merupakan group yang mempunyai kekuasaan
tertinggi yang dapat mengontrol seluruh fasilitas
kemapuan Windows Server 2003.
2 Server Operators Anggota group ini dapat mengelola Domain
Controller, mempunyai kekuasaan seperti
anggota dari group administrator seperti
membuat, mengatur dan menghapus share
printer, backup file dan direktori, logon pada
komputer server, dan mengaktifkan server
(shutdown).
3 Account Operators Anggota dari group ini dapat membuat,
menghapus dan memodifikasi user,group global
dan group lokal yang dibuatnya.
4 Print Operators Anggota group ini dapat membuat, mengelola
dan menghapus share printer, logon pada
komputer server (log on locally) dan dapat
melakukan shutdown server.
5 Bakup Operator Anggota group ini dapat melakukan proses
backup file dan direktori dari server serta
mengambilkanya (restore) kemudian.
6 Replicator Anggota dari group ini difungsikan untuk
melakukan proses replika folder / direktori.
otamatis akan dimasukan sebagai anggota dari
group ini. Anggota group ini hanya bisa
melaksanakan program aplikasi, mengelola file
dan directori, menggunakan printer, dan
membuat profil miliknya.
8 Guest Anggota group ini hampir sama dengan group
user, tapi fasilitas yang diberikan lebih sedikit,
seperti tidak bisa membuat group lokal.
2.9 Database dan DBMS (Database Management System) 2.9.1 Database
Basis Data ( Database) terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang. Tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa) barang, hewan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar bunyi, atau kombinasinya.
Basis Data sendiri didefinisikan dalam jumlah sudut pandang seperti :
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
c. Kumpulan/file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
2.9.2 DBMS (Database Management System)
Database Management System (DBMS) adalah software khusus yang disediakan untuk membuat, mengakses, mengontrol dan mengelola database. Inti dari DBMS adalah database engine. Database engine merespons command-command khusus untuk membuat database dan membuat, membaca, meng-update serta menghapus record di dalam database (Whitten, 2004: 524).
2.9.3 (RDBMS) Relational Database Management System
Relational Database Management System (RDBMS) adalah database yang mengimplementasikan data sebagai bagian dari dua dimensi tabel yang terhubung melalui foreign key (Whitten, 2004:525)
2.10 Struktur Data Base SharePoint. 2007 2.10.1 Database SharePoint 2007
Microsoft SharePoint 2007 dapat dikatakan sebagai aplikasi yang sangat bagus untuk dijadikan contoh dalam pembangunan aplikasi berbasis web. Microsoft sendiri secara official tidaklah memberikan perincian yang jelas mengenai struktur database SharePoint sehingga sering dikatakan Undocumented.
Seperti kita ketahui, aplikasi SharePoint yang dilihat oleh client ini dinamakan SharePoint Site dan setiap site SharePoint akan mempunyai suatu database yang diawali dengan nama WSS_Content_XXX . Informasi yang terkandung di dalamnya meliputi :
a. Sites
Berisi Informasi mengenai site tersebut dalam URL yang digunakan owner site, quota yang diberlakukan pada site, search optimization.
b. Webs
Berisi mengenai informasi web seperti frontpage, theme, navigation dan sebagainya.
c. Docs
Docs pada site SharePoint dapat dikatakan bahwa data ini adalah salah satu data yang sering digunakan. Semua dokumen yang di upload ke SharePoint document library akan tersimpan pada docs ini. Data docs tersimpan pada tabel AllDocs. Tabel AllDocs ini memberikan informasi nama direktori, quota, status Check in/out, trigger untuk menghapus dan sebaginya.
d. List
nama list, tipe list, field yang tersedia, ACL, event handler, e-mail dan sebagainya.
e. User Data
Pada site SharePoint user data disimpan pada tabel AllUserData. Tabel AllUserData ini memberikan semua informasi data dengan berbagai tipe data content yang digunakan oleh user.
[image:64.595.111.510.168.534.2]Berikut ini hubungan antar data pada site database
Gambar 2.15 Hubungan antardata pada site database
2.10.3 Informasi Sistem Securiti SharePoint
SharePoint 2007 juga menyimpan semua informasi sekuriti yang digunakan kedalam database Site SharePoint tersebut. Informasi yang disimpan diantaranya :
a. User Info
system ID (NT User Token ID). Semua informasi ini disimpan kedalam site SharePoint, yaitu tabel bernama UserInfo.
b. Web Members
Web members memberikan informasi mengenai mapping antara user dan web dan juga STS Token.
c. Web Group
Web Group membberikan informasi mengenai NT user dan group-nya.
d. Site Group
45
Pada bab ini penulis akan membahas mengenai metode yang digunakan selama penelitian dalam penyusunan karya ilmiah berjudul “Pemanfaatan Teknologi SharePoint Dalam Pengembangan Website Document Management System (Studi Kasus : PT. Saptaindra Sejati (SIS))”, yang meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem sebagai berikut :
3.1 Metode Pengumpulan Data
Penelitian ini terdiri dari beberapa pengumpulan data yaitu : 3.1.1 Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan penelitian karya ilmiah ini. Referensi-referensi tersebut berasal dari buku-buku pegangan maupun publikasi hasil aplikasi, artikel, situs internet serta sumber informasi lain yang berkaitan dengan penelitian ini. Sumber yang penulis gunakan terdiri dari 6 (enam) buah buku, 2 (dua) buah ebook, dan 3 (tiga) buah tulisan bersumber dari website. Adapun judul-judul buku yang penulis pergunakan sebagai referensi adalah Pengenalan Komputer, Konsep Dasar Sisitem Pakar, Kamus
Adapun proses dalam metode ini adalah penulis membaca dan mempelajari serta memilih buku atau referensi yang terkait dengan penelitian kemudian dihimpun berdasarkan fokus tujuan penelitian.
Hasil yang penulis peroleh dari studi literatur ini adalah :
1. Mendapatkan pemahaman tentang semua landasan teori yang dibutuhkan meliputi pengertian dokumen perusahaan, konsep Document Management System (DMS), konsep intranet, pengertian web, teknologi SharePoint khususnya Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS), Windows Server 2003, SQL Server , metode pengembangan sistem dengan RAD (Rapid Aplication Development), perancangan sistem dengan UML, bahasa pemograman dengan ASP.NET dan HTML.
2. Memudahkan penulis dalam bab analisa perancangan sistem dan implementasi, karena data dan informasi yang didapat telah tersusun sistematis.
3.1.2 Metode Wawancara (Interview)
Graha Saptaindra, Jl. TB Simatupang Kav 18, Cilandak, Jakarta Selatan 12430.
Dari hasil wawancara tersebut diperoleh kesimpulan tentang bentuk aplikasi yang akan dirancang adalah:
1. Mengetahui apa yang diinginkan karyawan dalam hal mengelola dokumen perusahaan yang ada di PT. SIS dengan baik seperti menampung dan mengendalikan serta berbagi dokumen antar karyawan di PT. SIS.
2. Memperoleh gambaran mengenai dokumen perusahaan. Untuk lebih lengkapnya. Bisa dilihat dalam lampiran A. 3.1.3 Metode Observasi
Observasi adalah sebuah metode pengumpulan data dengan cara pengamatan atau peninjauan langsung terhadap objek penelitian, yaitu mengumpulkan, menelaah dan mengamati setiap aktivitas yang terjadi di PT. SIS diantaranya :
1. Menelusuri dan mengamati dokumen-dokumen yang ada di PT.SIS seperti alur dokumen-dokumen.
2. Menelusuri dan menentukan batasan dokumen yang akan dibahas Hasil yang penulis dapatkan dari metode ini adalah :
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Berdasarkan perbedaan metode pengembangan sistem yang sudah dibahas dalam BAB II (Landasan Teori), maka penulis menggunakan model Rapid Application Development (RAD). Penulis memilih model Rapid Application Development (RAD) karena sesuai dengan sistematika yang penulis lakukan dalam penulisan karya ilmiah ini.
Adapun tahapan-tahapanya sebagi berikut :
Gambar 3.1 Tahapan Rapid Application Development (RAD) (Sumber: Kendall & Kendall, 2003:237)
Pengembangan sistem tersebut dalam pelaksanaannya penulis lakukan menggunakan tiga tahap pengembangan model RAD (Kendall & Kendall, 2003:237) diantranya :
1. Requirement Planning
yang ada di PT. SIS terkait alur dokumen perusahaan, dan membuat use case diagram sistem berjalan.
2. Workshop design
Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih solusi yang terbaik dengan cara menganalisa sistem usulan, membuat use case diagram sistem usulan,spesifikasi database dan perancangan interface. 3. Implementation
Setelah Workshop Design dilakukan, selanjutnya sistem diimplementasikan (coding) ke dalam bentuk yang dimengerti oleh mesin yang diwujudkan dalam bentuk program atau unit program. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap awal yang dilakukan adalahh instalasi program-program yang dibutuhkan dengan menggunakan teknologi SharePhoint yang meliputi: Windows Server 2003 sebagai sistem operasi ,IIS sebagai web server, Active Directory sebagai authentication user, ASP.NET sebagai bahasa pemogrammanya, HTML untuk penambahan pengkodean dan SQL Server sebagai database-nya. Selain itu, juga menggunakan Microsoft Office SharePoint Designer 2007 sebagai web designer master page. Kemudian mengevaluasi sistem informasi yang telah dibuat.
Penyusunan tugas akhir Pengembangan Website untuk Document Management System ini disusun melalui beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan tujuan memudahkan dalam penulisan tugas akhir. Adapun kerangka berpikir yang dilakukan pada penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
51
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Setelah membahas tentang teori-teori dan konsep-konsep yang dipakai serta metodologi yang digunakan pada bab sebelumnya, maka pada bab ini seperti yang telah ditulis pada bab satu, penulis akan membahas tentang Perancangan dan Pemanfaatan teknologi SharePoint dalam Pemgembangan Website Document Management System.
Aplikasi tersebut bernama sisknowledge, sisknowledge adalah wadah / fasilitas berbasis website yang diberlakukan di internal perusahaan sebagai sarana bagi manajemen dan karyawan untuk berbagi data dan informasi sesuai batas kewenangannya (hak aksesnya).
4.1 Requirement Planning
4.1.1 Gambaran Umum PT. Saptaindra Sejati (PT. SIS) 4.1.1.1Sejarah PT. Saptaindra Sejati
asetnya ke PT. Saptaindra Sejati (PT. SIS). Pada tahun yang sama PT. Saptaindra Sejati (PT. SIS) mendapatkan kontrak transportasi tambang (coal transportation) dari PT. Adaro Indonesia, yang saat ini dikenal dengan nama Adaro Energy. Sejak saat itu PT. SIS bersama-sama dengan tiga kontraktor tambang lainnya mengerjakan tambang Adaro.
Pada tahun 2004 PT .SIS menjadi perusahaan kontraktor tambang besar, dan mendapatkan transfer proyek dari Group Dianlia untuk menangani tambang di Binungan dan Sambarata, Tanjung Redep, Kalimantan Timur dengan owner yang sama yaitu Berau Coal. Pada tahun-tahun berikutnya, project semakin bertambah. Tepatnya pada tahun 2005, PT. SIS mendapatkan proyek untuk mengelola tambang di Interek Sacraraya di Muara Komam, Kalimantan Timur dan di Sumber Kurnia di Binuang, Kalimantan Selatan. PT. SIS berkembang dan pada tahun 2007 berhasil mendapatkan kontrak dengan jumlah kapasitas lebih dari sepuluh juta ton batubara per tahunnya dengan tujuh jobsite yang tersebar di Kalimantan.
2 trilyun rupiah dan revenue sebesar 1.1 trilyun rupiah pada tahun 2006. PT. SIS juga telah menjadi salah satu dari lima perusahaan kontraktor tambang terbesar di Indonesia.
4.1.1.2 Visi, Misi dan Value PT. Saptaindra Sejati
PT. SIS mempunyai Visi, Misi dan Value dalam menjalankan roda organisasi dan mencapai kesuksesan perusahaan dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Visi
Menjadi kontraktor tambang yang lebih baik dari yang terbaik untuk menciptakan keseimbangan nilai stake holder (Aiming to be Better than the Best Mining Contractor to Create Balance Stake Holder Values).
2. Misi
Menyediakan proses kerja/ operasional yang terbaik di wilayahnya/ bidangnya dengan reliabilitas tinggi, dengan memperhatikan keselamatan dan lingkungan yang ditunjang oleh Sumber Daya Manusia (SDM) dan teknologi yang kompeten. 3. Strategi Vital (Strategic Imperative) dikenal dengan
STAR$$
c. Memperoleh Operasional terbaik dengan melakukan proses perbaikan berkesinambungan (Acquire Operational Excellent by continually Improvement Process).
d. Memperoleh secara cepat teknologi operasi dan IT yang sesuai (Rapidly apply suitable Operation Technology & IT). e. $tandarisasikan Manajemen SDM dan Core Competence.
f. $earch for Regional Growth and Capability through acquisition.
4. Value
PT. Saptaindra Sejati memiliki 5K 1B sebagai nilai inti yang digunakan sebagai pedoman, yaitu:
a. Komitmen b. Kerja Keras c. Kerjasama
d. Kreatif e. berKorban
55
56
PT. Saptaindra Sejati (PT. SIS) memiliki pada perusahaan ini memiliki 19 Departemen yang terdiri dari :
1. Accounting dan Tax 2. Client Relation (CR) 3. Engineering (ENG) 4. General affairs (GA)
5. Human Resource Development (HRD) 6. Human Resource Support (HRS) 7. Internal Audit (IA)
8. Legal (LEG)
9. Management Improvement (MI)
10. Management Information System (MIS) 11. Material Management (MAT)
12. Plant (PLT)
