TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Menggunakan Metode Management By Objective Pada Wanaartha Life Surabaya.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE PADA WANAARTHA LIFE SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

LUIS HENRIRA 10.41010.0008

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

vii

2.5 Penilaian Target Kinerja Karyawan ... 12

2.6Target Kinerja Karyawan (TKK) ... 16

2.7ManagementByObjective MBO) ... 17

2.8Database ... 20

(3)

viii

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 104

4.1Kebutuhan Sistem ... 104

4.2Gambaran Umum Sistem... 105

4.3Implementasi Sistem ... 106

BAB V PENUTUP ... 135

5.1Kesimpulan ... 135

(4)

(5)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Asuransi Jiwa Adisarana WanaArtha Life (WanaArtha) adalah salah satu

perusahaan asuransi yang telah melayani masyarakat Indonesia selama lebih dari

40 tahun. Menawarkan beragam produk asuransi dan investasi yaitu asuransi jiwa

tradisional dan produk deposito yang memiliki nilai investasi dan asuransi jiwa.

Sejak akhir 2009, WanaArtha terus melakukan transformasi dan inovasi

antara lain dengan memperbarui tata laksana proses bisnis (Standard Operating

Procedure) yang sesuai dengan International Best Practice. Menerapkan sistem

operasi asuransi berbasis teknologi web dan upaya WanaArtha dalam meningkatkan

pelayanan kepada customer adalah dengan meningkatkan sistem informasi berbasis

web dan secara berkelanjutan meningkatkan tenaga kerja sales, sehingga

WanaArtha mampu melayani dengan jauh lebih baik.

WanaArtha dalam menjalankan bisnisnya memiliki 3 jabatan karyawan

yaitu Senior Financial Sales Officer (SFSO) bertugas mengawasi dan juga

membina Financial Sales Officer Trainee (FSOT) & Financial Sales Officer (FSO)

agar mampu mencapai target dan bagian Admin untuk menjalankan proses

transaksi. SFSO sendiri bertugas dalam menyelenggarakan sebuah event &

gathering disamping itu SFSO diharuskan untuk mengevaluasi setiap kinerja

karyawannya. FSOT sebagai karyawan baru diberikan target waktu tiga bulan untuk

mencapai target yang sudah disepakati oleh SFSO dan akumulasi dari tiga bulan

tersebut sebagai pertimbangan dalam naik kejenjang karir berikutnya. FSO untuk

(6)

2

penilaian target waktu enam bulan untuk mencapai target yang sudah disepakati

dengan pihak SFSO.

Penilaian Target Kinerja Karyawan (TKK) berbeda-beda untuk setiap

karyawan, dalam penilaian target perolehan memiliki persentase sebesar 100%.

Untuk penilaian kuantitas dan kualitas memiliki bobot 70%. Untuk perolehan target

berdasarkan jumlah transaksi karyawan, karyawan berstatys FSOT memiliki target

Rp 250.000.000,- First Years Premium (FYP), dan karyawan FSO memiliki target

Rp 500.000.000,- FYP, kualitas karyawan sendiri diukur dari komisi yang

didapatkan apakah mampu melampaui target yang sudah diberikan. Untuk aspek ke

tiga adalah jumlah kehadiran dengan bobot 30%. Berdasarkan panduan yang telah

disusun oleh kebijakan SFSO WanaArtha telah tersusun Range yaitu 86%-100%

(Sangat Baik), <86%–66% (Baik), atau <66% ke bawah (Kurang). Hasil penilaian

kinerja tersebut selanjutnya digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam proses

evaluasi karyawan di WanaArtha.

Dengan proses administrasi perhitungan secara manual. Admin diharuskan

memasukan data transaksi karyawan. Hal tersebut membuat penilai harus

memeriksa banyaknya dokumen yang terpisah-pisah untuk setiap karyawan.

Akibatnya proses penilaian kinerja menjadi tidak efisien waktu. Selain itu penilaian

kinerja yang dilakukan satu tahun sekali pada akhir tahun menyebabkan penilai

cenderung menilai berdasarkan hasil rekap pekerjaan pada bulan-bulan terakhir saja

karena sudah terlalu banyak data dan berkas yang harus diperiksa. Hal tersebut

menyebabkan penilai menilai secara subyektif. Pada penilaian kinerja yang telah

(7)

3

satu periode sehingga penilaian kinerja dilakukan belum tersedia sistem informasi

yang mampu membandingkan kualitas karyawan FSO dan FSOT.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem

terkomputerisasi yaitu Sistem Informasi Penilaian Kinerja menggunakan metode

Management by Objective (MBO). Metode MBO merupakan suatu bentuk penilaian

dimana pegawai dan penyelia (penilai) bersama-sama menetapkan sasaran-sasaran

pelaksanaan kerja pegawai secara individu di waktu yang akan datang.

Sasaran-sasaran ini merupakan Sasaran-sasaran secara objektif yang terukur dan disepakati bersama

antar pegawai dan penyelia (Rivai dkk, 2011). Metode MBO mendukung untuk

penilaian kinerja dengan beberapa kriteria dan target. Selain itu, MBO juga dapat

digunakan pada penilaian kinerja yang membutuhkan penilaian untuk setiap

pekerjaan berdasarkan pedoman dan kriteria penilaian tertentu. Dengan demikian

metode MBO digunakan karena sesuai dengan penilaian kinerja di WanaArtha Life

Surabaya. Sistem Informasi Penilaian Kinerja ini dibangun menggunakan web

dengan tujuan memudahkan instalasi dan maintenance sistem, mengingat sistem ini

akan digunakan oleh semua karyawan WanaArtha.

Dengan adanya Sistem Informasi Penilaian Kinerja menggunakan metode

Management by Objective (MBO) diharapkan dapat menghasilkan informasi

kinerja per karyawan, histori penilaian kinerja, karyawan dengan kinerja terbaik,

(8)

4

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, bagaimana merancang bangun Sistem

Informasi Penilaian Kinerja Menggunakan Metode Management by Objective

pada WanaArtha Life Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Dalam sistem ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai

maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Penilaian kinerja ditunjukan pada karyawan WanaArtha Life Surabaya dan

hanya membahas Penilaian TKK dari tiga aspek Kuantitas, Waktu, & Kualitas.

2. Tidak membahas pembobotan point yang telah ditetapkan oleh pihak

WanaArtha Life Surabaya.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan yang diharapkan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah

menghasilkan Sistem Informasi Penilaian Kinerja yang dapat membantu

WanaArtha Life Surabaya dalam menghasilkan informasi berupa laporan sesuai

kriteria yang diinginkan menggunakan metode Management by Objective

(9)

5

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir

ini dibagi menjadi bab-bab dengan rincian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang masalah di WanaArtha, perumusan

masalah, batasan masalah dalam ruang lingkup WanaArtha, tujuan penelitian,

dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini dijelaskan landasan-landasan teori yang digunakan untuk

membantu menyelesaikan masalah yang meliputi antara lain sistem, sistem

informasi, struktur organisasi, Management by objective (MBO), kinerja,

penilaian target kinerja karyawan, database, sistem berbasis web,

pengembangan sistem.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini dijelaskan tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian

tugas akhir mulai dari identifikasi masalah. Dalam proses perancangan,

hal-hal yang dilakukan adalah menganalisis proses bisnis pada penilaian kinerja

pada WanaArtha Surabaya lalu menjadikan document flow. Setelah itu kita

memperbaiki sistem secara terkomputerisasi dalam bentuk system flow. Lalu

dibuatlah data flow diagram sesuai dengan sesuai dengan system flow.

Kemudian dibuatlah bentuk desain database yang memenuhi kebutuhan hasil

(10)

6

bab ini juga dijelaskan tentang desain input/output dari sistem yang akan

dibangun.

BAB IV EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Dalam bab ini dijelaskan tentang implementasi dari sistem informasi

penilaian kinerja pada WanaArtha Life yang dihasilkan dan pengujian

aplikasi sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini dijelaskan tentang kesimpulan dari pembahasan permasalahan

yang telah dilakukan dan saran untuk pengembangan sistem informasi yang

(11)

7 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah salah satu bagian dari istilah sistem informasi dan sistem

berperan penting dalam sebuah perusahaan. Untuk lebih memahami definisi dari

sistem, Murdick (1991) mengatakan bahwa sistem adalah seperangkat elemen yang

membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang

mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data

dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi

dan/atau energi dan/atau barang. Sistem itu sendiri memiliki beberapa karateristik

atau sifat-sifat tertentu. Menurut Hartono (2005) sistem mempunyai karakteristik

atau sifat-sifat tertentu, yakni:

1. Komponen

Suatu sistem memiliki sejumlah komponen yang saling berinteraksi, komponen

saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen atau sering disebut

elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau suatu bagian dari sistem. Setiap

sub sistem memiliki ciri atau sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi

tertentu dalam mempengaruhi secara keseluruhan proses suatu sistem.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem

(12)

8

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem

yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan

demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkunagn luar yang merugikan

harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup

dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem

dengan sub sistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainya. Dengan

penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem yang lainya

membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) sistem adalah data yang masukan kedalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya tersebut dapat

beroperasi.signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Sebagai contoh didalam komputernya dan data adalah signal input untuk diolah

(13)

9

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya

untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak

berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah

keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang meruba

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang

jadi.

8. Sasaran Sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan

adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan

berhasil apabila mencapai/mengenai sasaran atau pun tujuan. Dan kualitas

informasi sangatlah penting meliputi 3 pilar seperti yang tergambar dalam

ilustrasi Gambar 2.1.

(14)

10

2.2 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan fungsi yang bekerja secara

bersama-sama dalam mengumpulkan, mengelola, menyimpan, memproses, serta

mendistribusikan informasi Szymanski dkk, (1995). Menurut Hartono (2005),

sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat managerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi

menurut Romney dan Steinbart (2011) adalah cara teratur untuk mengumpulkan,

memproses, mengelola, dan melaporkan, informasi agar organisasi dapat

mencapai tujuan dan sasarannya.

Burch dan Grudnitski dalam Hartono (2005) menyatakan bahwa sistem

informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok

bangunan yang terdiri dari: blok masukan (input block), blok model (model

block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok

basis data (database block), dan blok kendali (control block). Keenam blok

tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya dan membentuk satu

kesatuan sebagai suatu sistem untuk mencapai sasarannya dapat dilihat pada

(15)

11

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi (Sumber: Hartono, 2005)

2.3Kinerja

Menurut Rivai dkk (2011: 14), kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan

seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksanakan tugas

dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti: standar hasil kerja, target atau

sasaran, atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan disepakati bersama.

Menurut Uno dan Lamatenggo (2012), kinerja adalah gambaran tentang hasil kerja

seseorang berkaitan dengan tugas yang diembannya, dan didasarkan pada

tanggung-jawab profesional yang dimiliki seseorang.

Paterson dalam Uno dan Lamatenggo (2012) menjelaskan, kinerja adalah

penerapan kompetensi untuk mencapai keberhasilan tujuan-tujuan perusahaan

melalui pelaksanaan suatu tugas pekerjaan. Menurut Schermerhorn dalam Uno dan

Lamatenggo (2012), kinerja adalah kuantitas dan kualitas prestasi tugas dari

seseorang atau kelompok.

2.4 Penilaian Kinerja

Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh kualitas orang-orang

(16)

12

salah satu praktek yang paling penting dalam pengelolaan sumber daya manusia

(Boswell dan Boudreau, 2002). Penilaian kinerja identik dengan laporan kinerja,

evaluasi kinerja, dan kombinasi dari keduanya (Kondrasuk, 2011) Penilaian kinerja

(performance appraisal) yang juga dikenal sebagai evaluasi kinerja (performance

evaluation), performance rating, performance assesment, employee evaluation,

merit, rating, efficiency rating, dan service rating pada dasarnya merupakan proses

yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dari suatu pekerjaan (job

performance). Jika dikerjakan dengan benar, hal ini akan memberikan manfaat

yang penting bagi pegawai, supervisor, departemen Sumber Daya Manusia (SDM),

dan perusahaan. Supervisor dan manajer harus mengevaluasi kinerja untuk

mengatahui tindakan apa yang akan diambil. Umpan balik yang spesifik

memungkinkan mereka untuk membuat perencanaan karir (career planning),

pelatihan dan pengembangan (training and development), peningkatan gaji (pay

increases), promosi, dan keputusan-keputusan penempatan lainnya.

Penilaian kinerja berkaitan dengan kinerja dan pertanggungjawaban

pegawai pada perusahaan (Rivai dkk, 2011). Menurut Mathis dan Jackson dalam

Fahmi (2010), penilaian kinerja merupakan proses mengevaluasi seberapa baik

karyawan mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set

standar dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut.

2.5 Penilaian Target Kinerja Karyawan

Pada penilaian kinerja WanaArtha di Surabaya, penilaian dilakukan

melalui pedoman Target Kinerja Karyawan (TKK), dalam perhitungan TKK yang

telah ditentukan oleh pihak WanaArtha telah ditetapkan untuk setiap pelaksanaan

(17)

13

kuantitas, Kualitas dan waktu. Penilaian TKP diukur dari aspek target yang telah

diberikan oleh senior financial sales officer SFSO ketika karyawan ingin berkerja

di WanaArtha dengan menggunakan 3 aspek utama dan persentase 100%, dari

ukuran tersebut dibagi menjadi 70% dan 30%, penilaian yang diberikan SFSO

adalah 70%.

Untuk target karyawan dan kualitas karyawan, perhitungan 70% berdasarkan 2

aspek yaitu perhitungan target first year premium (FYP) karyawan dan komisi

karyawan, setiap transaksi yang sudah di peroleh oleh karyawan akan dihitung

berdasarkan perhitungan FYP, penyusun kualitas sendiri dari seberapa baik

performa dari karyawan dalam mencapai sasaran yang sudah diberikan oleh SFSO

dan Kualitas sendiri dapat diukur dari jumlah komisi yang diperoleh oleh karyawan,

untuk 30% merupakan aspek ke-3 yaitu waktu. Untuk perhitungan aspek waktu

sebesar 30% diukur dari jumlah kehadiran karyawan.

a. Kuantitas

Penilaian Kuantitas dialakukan dengan membandingkan antara target yang

sudah ditetapkan berdasarkan FYP dengan perolehan transaksi yang sudah

didapatkan oleh karyawan. Perhitungan tersebut menunjukan seberapa besar

kuantitas dari seorang pegawai tersebut berdasarkan perolehan transaksi.

Semakin tinggi transaksi maka aspek kuantitas karyawan akan semakin baik.

1. Target First Years Premium

Target FYP merupakan target utama dari karyawan WanaArtha dengan

memperoleh nasabah sebanyak mungkin untuk mencapai target FYP, dalam

(18)

14

karyawan berstatus FSO sendiri umumnya mendapatkan target FYP sebesar Rp

500.000.000,- yang harus di capai dalam waktu 1 bulan, batasan waktu dalam

penyelesaian target karyawan FSO adalah 6 bulan jadi total target karyawan

yang harus dicapai oleh karyawan berstatus FSO adalah Rp 3.000.000.000,-

FYP. Untuk karyawan yang berstatus FSOT umumnya mendapatkan target FYP

sebesar Rp 250.000.000,- dan karyawan FSOT sendiri memiliki batasan waktu

dalam penyelesaian target selama 3 bulan jadi total target karywan FSOT adalah

Rp 750.000.000,- FYP. Cara perhitungan dari penentuan jumlah FYP adalah:

�� = _____ � = � ………..………(2.1)

Keterangan: LD = Lama Deposito JD = Jumlah Deposito FYP = First Year Premium

2. Jumlah Perolehan Karyawan Dalam First Year Premium

Dalam target FYP yang sudah ditentukan maka karyawan harus mampu

menghitung jumlah perolehan transaksi karyawan yang sudah dihitung

berdasarkan FYP. Perhitungan perolehan digunakan untuk mengetahui

pencapaian transaksi yang sudah dilakukan oleh karyawan.

�� = _____ � = � ∶ � � 7 % = ………(2.2)

Keterangan: LD = Lama Deposito JD = Jumlah Deposito FYP = First Year Premium

TFYP = Target First Year Premium

b. Kualitas

Penilaian Kinerja karyawan diukur dari aspek kualitas dilakukan dengan

(19)

15

sudah ditetapkan sebelumnya, realisasi kualitas sendiri hasil dari perhitungan

transaksi yang sudah didapatkan mampu melampaui target yang sudah

ditetapkan. Menunjukan semakin baik kualitas dari seorang karyawan dapat

dinilai dari komisi yang didapatkan apakah sudah melampaui target.

1.Komisi First Year Premium

Komisi (upah), jenis pembayaran pada seorang agen yang kepadanya

tugas dipercayakan untuk menjalankan fungsi (tugas) tertentu. Imbalan (uang)

atau persentase tertentu yang dibayarkan karena jasa yang diberikan dalam jasa

jual beli, Eko Sujatmiko (2014). Dalam WanaArtha perhitunganya sebagai

berikut:

�� = _____ � � % = �� ………(2.3)

��= _____ � � % = �� ...………(2.4)

Keterangan: LD = Lama Deposito JD = Jumlah Deposito FSO = Financial Sales Officer

FSOT = Financial Sales Officer Trainee

Perhitungan komisi digunakan oleh SFSO dalam melihat jumlah

transaksi yang sudah didapatkan oleh karyawan dan detail dari transaksi tersebut

(20)

16

c. Waktu

Aspek ke-3 waktu adalah jumlah kehadrian karyawan yang merupakan

aspek penting dalam penilaian yang sudah ditetapkan pihak WanaArtha,

karena kehadiran karyawan digunakan untuk menilai keaktifan karyawan

dalam berkerja. Karena dalam perusahaan keaktifan karyawan merupakan

kelangsungan hidup bagi sebuah perusahaan.

��= _____ % = ………...……….(2.5)

Keterangan: JH = Jumlah Hadir TW = Target Waktu

2.6 Target Kinerja Karyawan (TKK)

Target kinerja karyawan digunakan dalam perhitungan tahap akhir

sebagai bahan penilaian kinerja serta mengevaluasi kinerja para karyawan.

Dengan menjumlahkan seluruh perolehan transaksi yang berdampak dalam

penilaian sebesar 70% dan jumlah kehadrian karyawan sebesar 30%.

TW + JPK = TPK………...(2.6)

Keterangan: TW = Jumlah Hadir JPK = Target Waktu

(21)

17

Tabel 2.1 Pembobotan Karyawan

No Point keterangan Keterangan

1 86% -100% Sangat Baik Hasil Kinerja karyawan sangat baik, melampaui target yang

sudah ditetapkan

2 66%-<86% Baik Hasil Kinerja karyawan cukup

baik atau memuaskan mampu melewati batas minimal pencapaian target yang sudah

ditetapkan.

3 <66% Buruk Hasil Kinerja Karyawan tidak

baik, tidak mampu mencapai batasan pencapaian target yang

sudah ditetapkan.

2.7Management by Objective (MBO)

Management by Objective (MBO) telah dinyatakan sebagai alat untuk

meningkatkan efektivitas manajemen selama lebih dari 25 tahun. Drucker (1954)

lebih dulu menganjurkan MBO sebagai pendekatan sistematis untuk menetapkan

tujuan yang dapat meningkatkan kinerja organisasi dan kepuasan karyawan

Thompson dkk, (1981). Menurut Sofoluwe (2003), MBO adalah ungkapan yang

digunakan untuk menggambarkan gaya atau sistem manajemen, yang mencoba

untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan kinerja individu dan pembangunan

melalui keterlibatan dari semua tingkat manajemen. Dasar dari sistem adalah

pengaturan tujuan dan sasaran, partisipasi setiap manajer dalam tujuan unit dan

kriteria kinerja, dan ulasan hasil penilaian.

Management by Objective yang berarti manajemen berdasarkan sasaran

merupakan suatu bentuk penilaian bagi pegawai dan penyelia (penilai)

bersama-sama menetapkan sasaran-sasaran pelaksanaan kerja pegawai secara individu di

(22)

18

terukur dan disepakati bersama antar pegawai dan penyelia. Pada akhir periode

tertentu, pegawai dievaluasi tentang capaian sasaran tertentu yang telah ditetapkan

dan faktor-faktor penting yang dialami dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

Pendekatan metode ini lebih mengacu pada pendekatan hasil. Metode ini

merupakan sebuah program bagi penyelia yang melibatkan pegawai dalam

pengambilan keputusan untuk menentukan sasaran-sasaran yang hendak

dicapainya (Rivai dkk, 2011). Penilaian kinerja menggunakan metode MBO dapat

dilaksanakan pada pekerjaan yang hasilnya dapat diukur secara kuantitatif.

Misalnya untuk mengukur kinerja karyawan bagian produksi yang kinerjanya dapat

dihitung melalui hasil produksinya. Metode MBO sulit dilakukan untuk pegawai

yang pengukuran kinerjanya rumit karena terdiri atas hasil kerja, perilaku kerja, dan

sifat pribadi yang ada hubungannya dengan pekerjaan, misalnya: kinerja para guru

dan dosen (Ayun, 2011).

Menurut Rivai dkk (2011) kelebihan dari metode ini adalah sebagai berikut:

1. Dengan mendorong setiap individu pegawai untuk menentukan sendiri sasaran

yang spesifik dan menantang, MBO memiliki potensi memotivasi pegawai di

samping sebagai basis penilaian kinerja pegawai;

2. Pegawai dapat mengetahui secara tepat apa yang diharapkan dirinya, dan apa

yang mereka capai jika mereka ingin dinilai positif oleh atasannya;

3. Sangat mudah bagi admin untuk melakukan penilaian dengan objektif karena

kriterianya jelas yakni berorientasi pada hasil.

4. Penentuan tujuan secara sistematis di seluruh perusahaan dan memudahkan

(23)

19

Menurut Tosi dan Carroll (1968) kelebihan dari metode MBO yaitu:

1. MBO menekankan upaya kerjasama antara manajer dan bawahan yang

membantu dalam perencanaan;

2. MBO memungkinkan bawahan tahu apa yang diharapkan dari mereka dengan

memaksa manajer dan bawahan untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai

dalam jangka waktu tertentu;

3. MBO meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan sehingga setiap

individu pegawai dapat menyadari tujuan dan sasaran organisasi;

4. Meningkatkan penilaian kinerja dan proses evaluasi dengan berfokus pada hasil

dan dengan memberikan umpan balik yang sistematis.

Sedangkan menurut Rivai dkk (2011) kelemahan dari metode ini adalah

sebagai berikut:

1. Teknik MBO tidak efektif dalam lingkungan dimana manajemen tidak

mempercayai pegawai-pegawainya;

2. Titik berat MBO terhadap hasil-hasil saja dapat menyebabkan kurangnya

perhatian pada hasil-hasil yang dicapai. Misalnya beberapa individu mungkin

mencapai hasil-hasil tersebut dengan cara yang tidak etis yang berdampak

negatif bagi perusahaan;

3. MBO sulit untuk membandingkan tingkat kinerja dari individu yang berbeda

karena penilaian berdasarkan sasaran-sasaran pribadinya; Banyak waktu yang

(24)

20

2.8 Database

Database adalah suatu sistem yang menyusun dan mengelola

record-record menggunakan komputer untuk menyiapkan serta memelihara data

operasional lengkap dari sebuah organisasi atau perusahaan sehingga dapat

menyajikan informasi yang optimal untuk proses pengambilan keputusan

(Marlinda, 2004). Database sebagai sebuah sistem (sistem basis data) memerlukan

software untuk mengelolanya, yaitu Database Management System (DBMS).

2.9 Sistem Berbasis Web

Menurut Turban (2005), Sistem berbasis Web adalah aplikasi atau layanan

yang berada dalam server dan dapat diakses dengan menggunakan penjelajah web

dan karenanya dapat diakses dari mana saja melaui internet. Satu-satunya peranti

lunak sisi klien yang dibutuhkan untuk mengakses dan menjalankan aplikasi

berbasis web adalah lingkungan penjelajah web, dan berbagai aplikasi tersebut

harus sesuai dengan protocolinternetnya.

2.10 Pengembangan Sistem

Menurut McLeod Jr dan Schell (2009) para pengembang sistem

menerapkan pendekatan sistem ketika memecahkan masalah. Sedangkan menurut

Kusrini dan Koniyo (2007) pengembangan sistem merupakan metode, prosedur,

konsep, aturan yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau

pedoman yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem. Jadi pengembangan

sistem digunakan untuk memecahkan permasalahan dengan mengikuti konsep dan

aturan yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi. Sedangkan

pendekatan sistem terdiri dari atas tiga tahapan kerja, yaitu: persiapan, definisi, dan

(25)

21

ini disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem System Life Cycle

Development(SDLC). SDLC merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan

atau pengembangan sistem serta memberikan kerangka kerja yang konsisten

terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem

(Marimin dkk, 2006). Ada beberapa model SDLC yaitu Prototyping Model,

Waterfall Model, Rapid Application Development (RAD), Spiral Model,

Pengembangan Berfase, dan Extreme Programing. Dalam penelitian ini

menggunakan metode SDLC waterfall model, berikut penjelasannya:

Menurut Pressman (2001), Model System Development Life Cycle (SDLC) ini

biasa disebut juga dengan model waterfall atau disebut juga classic life cycle.

Adapun pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang sistematis dan

berurutan.Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis

(analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding (implementasi), Testing

(pengujian) dan Maintenance (perawatan). Model ini memungkinkan proses

pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke

bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall,

(26)

22

Gambar 2.3 System Development Life Cycle (SDLC) Waterfall Model

(Sumber: Pressman 2001)

Penjelasan-penjelasan System Development Life Cycle (SDLC) Waterfall Model

adalah sebagai berikut:

1. Requirement (Analisis Kebutuhan Sistem)

Pada tahap awal ini dilakukan analisa guna menggali secara mendalam

kebutuhan yang dibutuhkan. Kebutuhan ada bermacam-macam seperti halnya

kebutuhan informasi bisnis, kebutuhan data dan kebutuhan user itu sendiri.

Kebutuhan itu sendiri sebenarnya dibedakan menjadi tiga jenis kebutuhan.

Pertama tentang kebutuhan teknologi. Dari hal ini dilakukan analisa

mengenai kebutuan teknologi yang diperlukan dalam pengembangan suatu

sistem, seperti halnya data penyimpanan informasi / database. Kedua

kebutuhan informasi, contohnya seperti informasi mengenai visi dan misi

(27)

23

Kebutuhan user. Dalam hal ini dilakukan analisa terkait kebutuhan user dan

kategori user.

2. Design (Perancangan)

Selanjutnya, hasil analisa kebutuhan sistem tersebut akan dibuat sebuah

design database, DFD, ERD, antarmuka pengguna/Graphical User Interface

(GUI) dan jaringan yang dibutuhkan untuk sistem. Selain itu juga perlu

dirancang struktur datanya, arsitektur perangkat lunak, rincian prosedur dan

karakteristik tampilan yang disajikan. Proses ini menterjemahkan kebutuhan

sistem ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan

kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.

3.Implementation (Coding)

Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan

diterjemahkan ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan

diterjemahkan oleh komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut

dengan tahap implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi hasil

perancangan sebelumnya ke dalam sebuah bahasa pemrograman yang

dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer menjalankan fungsi-fungsi

yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan-layanan

(28)

24

4. Testing (Pengujian)

Testing dapat digunakan untuk memastikan tingkat validitas dalam

proses input, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai. Pada tahap ini

terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu: metode

black-box dan white-box. Pengujian dengan metode black-box merupakan

pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah perangkat lunak

tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak

tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan metode black-box

dikatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada telah memenuhi spesifikasi

kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dengan menggunakan

metode white-box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan

melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.

5. Maintenance (Perawatan)

Tahap terakhir dari metode SDLC ini adalah maintenance. Pada tahap ini,

jika sistem sudah sesuai dengan tujuan yang ditentukan dan dapat

menyelesaikan masalah pada penilain kinerja WanaArtha, maka diberikan

kepada direksi. Setelah digunakan dalam periode tertentu, pasti terdapat

penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan,

sehingga membutuhkan perubahan terhadap sistem tersebut. Tahap ini dapat

pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai

dengan perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat

lunak diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam

prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat

(29)

25 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Perancangan aplikasi ini menerapkan System Development Life Cycle

(SLDC) Waterfall Model yang berfungsi menggambarkan tahapan-tahapan untuk

perancangan dan langkah-langkah dari setiap tahapan. Pada bagian ini dijelaskan

proses penilaian kinerja saat ini akan dilakukan identifikasi masalah atau

kekurangan yang terdapat pada proses penilaian kinerja yang berlaku sekarang di

WanaArtha.

3.1.1 Document Flow

Proses penilaian kinerja saat ini yang berlaku di WanaArtha terbagi

menjadi dua sub proses yaitu: proses pencatatan transaksi karyawan dan proses

penilaian karyawan, berikut ini proses yang terjadi di WanaArtha.

a. Pencatatan transaksi karyawan.

Proses pencatatan transaksi karyawan saat ini masih manual, karyawan yang

sudah melengkapi berkas transaksi sesuai kriteria lalu diberikan kepada

bagian admin, yang kemudian bagian admin memproses berkas mencatat

setiap transaksi karyawan kedalam buku transaksi karyawan, pada akhir

bulan admin membuat rekapan transaksi kepada senior financial sales officer

(30)

26

Admin

Karyawan SFSO

START

Berkas Transaksi Berkas Transaksi

Mencatat Data Transaksi

Daftar Transaksi

Menghitung Jumlah Transaksi

Rekap Transaksi

Laporan Transaksi

END

Gambar 3.1 Document Flow Pencatatan Transaksi Karyawan

b. Penilaian Karyawan

Pada proses penilaian karyawan saat ini WanaArtha dimulai dengan

menghitung jumlah transaksi karyawan dan jumlah kehadiran karyawan,

(31)

27

Gambar 3.2 Document Flow Penilaian Karyawan

3.1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan tahapan awal untuk melakukan

perancangan sistem dengan mencari kekurangan dari proses saat ini dan

memberikan solusi untuk masalah tersebut, proses permasalahan yang ada dalam

sub proses selanjutnya dijelaskan secara detail sebagai berikut.

a. Proses Pencatatan Transaksi Karyawan

Pada proses pencatatan transaksi karyawan, karyawan harus memberikan

berkas transaksi kepada pihak admin, lalu admin mengecek kelengkapan berkas

sudah sesuai atau tidak, ketika berkas tidak sesuai maka admin mengembalikan

berkas transaksi kepada karyawan yang bersangkutan, ketika berkas transaksi

(32)

28

buku transaksi karyawan, selain itu transaksi financial sales officer trainee dan

financial sales officer. Proses pencatatan memiliki kekurangan belum terdapat

penilaian dalam bentuk first year premium jadi admin harus menghitung

kembali total transaksi dan dihitung kembali dalam bentuk FYP sudah sesuai

dengan target FYP setiap karyawan.

b. Proses Penilaian Karyawan

Pada proses penilaian karyawan terdapat beberapa kelemahan yaitu tidak

adanya perhitungan detail perolehan karyawan dalam bentuk nominal atau FYP

jadi bagian admin harus menjumlahkan semua transaksi karyawan dan

mengelola data transaksi karyawan kedalam bentuk FYP, tidak adanya

perbandingan kinerja karyawan sebagai bahan evaluasi untuk bagian senior

financial sale officer dalam menilai kinerja setiap karyawan.

WanaArtha hanya menggunakan perhitungan perolehan karyawan secara

manual, setiap karyawan di WanaArtha yang memiliki status jabatan yang

sama, target yang diberikan bisa berbeda antar karyawan, besaran gaji yang

diberikan berdasarkan besar target yang telah disepakati oleh karyawan dengan

pihak SFSO.

Maka permasalahan yang ada dapat dikatakan sebagai kasus Multi Criteria

Decision Making (MCDM). Metode yang digunakana dalam kasus MCDM

adalah Management By Objective (MBO). Metode MBO mampu menentukan

tujuan secara sistematis di seluruh perusahaan dan memudahkan dalam

perencanaan dan koordinasi yang sudah disetujui pihak manager dengan

(33)

29

Maka dari itu dibangun Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian

Kinerja. Hasil yang didapat dari pembuatan sistem tersebut merupakan

alternative Pihak WanaArtha dalam memantau setiap kinerja karyawan sesuai

yang diinginkan oleh pihak penilai, di WanaArtha pihak penilai adalah SFSO.

Sehingga dengan adanya rancang bangun sistem informasi penilaian kinerja

diharapkan mampu memberikan laporan penilaian kinerja yang lebih rinci dan

akurat dengan 3 aspek utama MBO yang sudah teruji dalam menyelesaikan

(34)

30

3.1.3 User Requirement

Kebutuhan pengguna (User Requirement) sebuah kebutuhan yang telah

disesuaikan dan menunjang tugas-tugas pengguna terkait dengan aplikasi penilaian

kinerja bersasi management by objective pada WanaArtha Life Surabaya. Tugas

pada masing-masing pengguna dapat dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 User Requirement

No Pengguna Tugas User Requirement

1 Admin 1.1 Mengelola data master

yang terdiri dari master

cabang, master jabatan, master

karyawan, master nasabah. 1.2 Mengelola data transaksi setiap harinya.

1.1 Mengelola data dari memasukan data master,

edit data master, dan

update data master,

meliputi data master

cabang, master jabatan,

master karyawan, master

nasabah.

1.2 Admin mengelola data transaksi setiap harinya.

2 Karyawan 2.1 Melihat laporan hasil transaksi

2.1 Memantau hasil transaksi

3 Penilai 3.1 Memantau hasil penilaian karyawan

3.1 Dapat memantau hasil penilaian karyawan 3.2 Dapat melihat rekap presensi karyawan 3.3 Dapat melihat rekap perolehan FYP karyawan 3.4 Dapat rekap

perolehan FYP per karyawan

3.5 Dapat melihat rekap penilaian kinerja karyawan

3.6 Karyawan terbaik percabang

(35)

31

3.1.4 Analisis Kebutuhan Pengguna

Merupakan proses mengalisis kebutuhan data dalam memperoleh hasil

output yang diinginkan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna

User Kebutuhan Output Kebutuhan data

Admin 1. Mengelola data

master cabang, 2. Data finger print

3. Data Cabang 4. Data jabatan 5. Data karyawan 6. Data nasabah

Karyawan 1. Melihat laporan presensi

Penilai 1. Dapat memantau hasil penilaian karyawan

2. Dapat melihat rekap presensi karyawan 3. Dapat melihat rekap

perolehan FYP karyawan 4. Dapat rekap

perolehan FYP per karyawan

5. Dapat melihat rekap penilaian kinerja 2. Data finger print

(36)

32

User Kebutuhan Output Kebutuhan data

(37)

33

3.1.5 Functional Requirement

Kebutuhan fungsional (functional requirement) pada tabel 3.3 adalah

kebutuhan fungsi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna (user requirement)

yang tercantum pada tabel 3.1

Tabel 3.3 Functional Requirement

No Pengguna User Requirement Functional Requirement

1 Petugas Admin

1.1 Mengelola data master

1.2 Mengelola data transaksi

1.1 Fungsi mengelola data

master cabang

master jabatan

master karyawan

master nasabah.

1.5 Fungsi mengelola data transaksi

2 Karyawan 2.1 Dapat melihat laporan hasil transaksi

2.1 Fungsi melihat laporan presensi

2.2 Fungsi melihat laporan perolehan FYP

2.3 Fungsi melihat laporan jumlah perolehan komisi 2.4 Fungsi melihat laporan jumlah transaksi masuk 2.5 Fungsi melihat laporan histori penilaian kinerja 3 Penilai 3.1 Dapat memantau hasil

penilaian karyawan

3.1 Fungsi membuat laporan hasil penilaian karyawan 3.2 Fungsi membuat laporan rekap presensi karyawan 3.3 Fungsi membuat laporan rekap perolehan FYP karyawan 3.4 Fungsi membuat laporan rekap perolehan FYP per karyawan

3.5 Fungsi membuat laporan rekap penilaian kinerja karyawan

(38)

34

Tabel 3.4 Pengguna Kebutuhan Fungsional

No Kebutuhan Fungsional Pengguna

1 Fungsi mengelola data master cabang Admin

2 Fungsi mengelola data master jabatan Admin

3 Fungsi mengelola data master karyawan Admin

4 Fungsi mengelola data master nasabah. Admin

5 Fungsi mengelola data transaksi Admin

6 Fungsi melihat laporan presensi Karyawan

7 Fungsi melihat laporan perolehan FYP Karyawan

8 Fungsi melihat laporan jumlah perolehan komisi Karyawan

9 Fungsi melihat laporan jumlah transaksi masuk Karyawan

10 Fungsi melihat laporan histori penilaian kinerja Karyawan

11 Fungsi membuat laporan hasil penilaian karyawan

Penilai

12 Fungsi membuat laporan rekap presensi karyawan

Penilai

13 Fungsi membuat laporan rekap perolehan FYP karyawan

Penilai

14 Fungsi membuat laporan rekap penilaian kinerja karyawan

Penilai

15 Fungsi membuat laporan karyawan terbaik percabang

Penilai

16 Fungsi membuat laporan karyawan yang gagal mencapai target

(39)

35

3.1.6 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih rinci mengenai

kebutuhan fungsional (functional requirement) yang telah didapatkan sebelumnya.

Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif,

kondisi akhir, pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional.

1.Fungsi Mengelola Data Master Cabang

Tabel 3.5 Fungsi Mengelola Data Master Cabang

Nama Fungsi Fungsi Mengelola Data Master Cabang Prioritas High

Pemicu -

Kondisi Awal Sudah login sebagai petugas admin

Alur Normal 1. Pilih menu data master 2. Pilih menu master cabang

3. Aplikasi memunculkan halaman manage data cabang

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah cabang baru.

5. Petugas admin memasukan data sesuai dengan isian, lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan data cabang baru kedalam

database

6. Aplikasi langsung menampilkan data cabang yang sudah dimasukan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu data master

2. Pilih menu master cabang

3. Aplikasi menampilkan halaman manage data cabang

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah cabang baru

5. Jika data yang dimasukan kosong maka aplikasi akan memberikan alert nama cabang harus diisi

6. Jika terjadi kesalahan dalam proses memasukan data nama cabang, admin dapat mengganti data tersebut dengan menekan tombol edit atau hapus

7. Aplikasi menampilkan data master cabang

Kondisi Akhir Data master cabang sudah tersimpan dan ditampilkan dalam halaman manage data cabang

(40)

36

Nama Fungsi Fungsi Mengelola Data Master Cabang Kebutuhan

Non-Fungsional

Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi admin diwajibkan mengisi username dan password

2.Fungsi Mengelola Data Master Jabatan

Tabel 3.6 Fungsi Mengelola Data Master Jabatan

Nama Fungsi Fungsi Mengelola Data Master Jabatan Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu data master 2. Pilih menu master jabatan

3. Aplikasi memunculkan halaman manage data jabatan

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah jabatan baru.

5. Petugas admin memasukan data sesuai dengan isian, lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan data jabatan baru kedalam

database

6. Aplikasi langsung menampilkan data jabatan yang sudah dimasukan.

2. Pilih menu master cabang

3. Aplikasi menampilkan halaman manage data cabang

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah cabang baru

5. Jika data yang dimasukan kosong maka aplikasi akan memberikan alert nama jabatan harus diisi

6. Jika terjadi kesalahan dalam proses memasukan data nama jabatan, admin dapat mengganti data tersebut dengan menekan tombol edit atau hapus

7. Aplikasi menampilkan data master jabatan

Kondisi Akhir Data master jabatan sudah tersimpan dan ditampilkan dalam halaman manage data jabatan

Pengecualian -

Kebutuhan Non-Fungsional

(41)

37

3. Fungsi Mengelola Data Master Karyawan

Tabel 3.7 Fungsi Mengelola Data Master Karyawan

Nama Fungsi Fungsi Mengelola Data Master Karyawan Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu data master 2. Pilih menu master karyawan

3. Aplikasi memunculkan halaman manage data karyawan 4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk

menambahkan jumlah karyawan baru.

5. Petugas admin memasukan data sesuai dengan isian, lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan data karyawan baru kedalam

database

6. Aplikasi langsung menampilkan data karyawan yang sudah dimasukan.

2. Pilih menu master karyawan

3. Aplikasi menampilkan halaman manage data karyawan

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah karyawan baru

5. Jika data yang dimasukan kosong maka aplikasi akan memberikan alert nama karyawan harus diisi

6. Jika terjadi kesalahan dalam proses memasukan data nama karyawan, admin dapat mengganti data tersebut dengan menekan tombol edit atau hapus

7. Aplikasi menampilkan data master karyawan

Kondisi Akhir Data master karyawan sudah tersimpan dan ditampilkan dalam halaman manage data karyawan

Pengecualian -

(42)

38

4.Fungsi Mengelola Data Master Nasabah

Tabel 3.8 Fungsi Mengelola Data Master Nasabah

Nama Fungsi Fungsi mengelola Data Master Nasabah Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu data master 2. Pilih menu master nasabah

3. Aplikasi memunculkan halaman manage data nasabah

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah nasabah baru.

5. Petugas admin memasukan data sesuai dengan isian, lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan data nasabah baru kedalam

database

6. Aplikasi langsung menampilkan data nasabah yang sudah dimasukan.

2. Pilih menu master nasabah

3. Aplikasi menampilkan halaman manage data nasabah

4. Petugas admin menekam tombol tambah pada kolom aksi untuk menambahkan jumlah nasabah baru

5. Jika data yang dimasukan kosong maka aplikasi akan memberikan alert nama nasabah harus diisi

6. Jika terjadi kesalahan dalam proses memasukan data nama nasabah, admin dapat mengganti data tersebut dengan menekan tombol edit atau hapus

7. Aplikasi menampilkan data master nasabah

Kondisi Akhir Data master nasabah sudah tersimpan dan ditampilkan dalam halaman manage data nasabah

Pengecualian -

(43)

39

5. Fungsi Mengelola Data Master Transaksi

Tabel 3.9 Fungsi Mengelola Data Master Transaksi

Nama Fungsi Fungsi Mengelola Data Master Transaksi Prioritas High

Pemicu -

Kondisi Awal Sudah login sebagai petugas administrasi

Alur Normal 1. Pilih menu data transaksi masuk

2. Aplikasi memunculkan halaman tambah data transaksi 3. Admin memasukan data transaksi sesuai dengan isiin

4. Tekan tombol simpan untuk memasukan data transaksi kedalam

database

Alur Alternatif 1. Pilih menu data transaksi masuk

2. Aplikasi memunculkan halaman tambah data transaksi 3. Admin memasukan data transaksi sesuai dengan isiin 4. Aplikasi memunculkan halaman manage data transaksi

5. Jika terjadi kesalahan dalam proses memasukan data nama nasabah, admin dapat mengganti data tersebut dengan menekan tombol edit atau hapus.

6. Aplikasi menampilkan data transaksi karyawan Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan data transaksi karyawan

Pengecualian -

(44)

40

6. Fungsi Melihat Laporan Presensi

Tabel 3.10 Fungsi Melihat Laporan Presensi

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Presensi Prioritas High

Pemicu -

Kondisi Awal Sudah login sebagai karyawan

Alur Normal 1. Pilih menu laporan

2. Aplikasi menampilkan halaman jumlah presensi pada akhir bulan dan jumlah kehadiran

3. Aplikasi memunculkan data berupa grafik dan tabel Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan laporan presensi

Pengecualian -

Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi karyawan diwajibkan mengisi username dan password

7. Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP

Tabel 3.11 Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP Prioritas High

Pemicu -

2. Aplikasi menampilkan halaman jumlah perolehan FYP pada akhir bulan

Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan laporan perolehan FYP

(45)

41

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP Kebutuhan

Non-Fungsional

8. Fungsi Melihat Laporan Jumlah Perolehan Komisi

Tabel 3.12 Fungsi Melihat Laporan Perolehan Komisi

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Perolehan Komisi Prioritas High

Pemicu -

2. Aplikasi menampilkan halaman jumlah perolehan komisi pada akhir bulan

Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan laporan komisi

Pengecualian -

9. Fungsi Melihat Laporan Jumlah Transaksi Masuk

Tabel 3.13 Fungsi Melihat Laporan Transaksi Masuk

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Transaksi Masuk Prioritas High

Pemicu -

(46)

42

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Transaksi Masuk Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan laporan transaksi masuk

Pengecualian -

10.Fungsi Melihat Laporan Histori Penilaian Kinerja

Tabel 3.14 Fungsi Melihat Laporan Histori Penilaian Kinerja

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Histori Penilaian Kinerja Prioritas High

Pemicu -

2. Aplikasi menampilkan halaman Histori Penilaian Kinerja 3. Aplikasi memunculkan data berupa grafik dan tabel Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan laporan Histori Penilaian Kinerja

Pengecualian -

11.Fungsi Membuat Laporan Hasil Penilaian Karyawan

Tabel 3.15 Fungsi Melihat Laporan Hasil Penilaian Karyawan

Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Laporan Hasil Penilaian Karyawan Prioritas High

Pemicu -

Kondisi Awal Sudah login sebagai penilai

Alur Normal 1. Pilih menu Penilaian

(47)

43

Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Laporan Hasil Penilaian Karyawan 3. Penilai memilih data karyawan yang akan dinilai, lalu tekan

tombol hitung untuk melihat hasil penilaian karyawan

4. Aplikasi memunculkan hasil dari setiap transaksi karyawan yang sudah dipilih

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Laporan hasil penilaian karyawan

Pengecualian -

Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi penilai diwajibkan mengisi username dan password

12.Fungsi Membuat Laporan Rekap Presensi Karyawan

Tabel 3.16 Fungsi Melihat Laporan Rekap Presensi Karyawan

Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Laporan Rekap Presensi Karyawan Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu laporan rekap presensi karyawan

2. Aplikasi memunculkan halaman rekap presensi karyawan 3. Penilai memilih tanggal awal dan tanggal akhir dari periode

yang dipilih untuk melihat presensi karyawan 4. Aplikasi memunculkan hasil presensi karyawan Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Laporan rekap presensi karyawan

Pengecualian -

(48)

44

13.Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP Karyawan

Tabel 3.17 Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP Karyawan

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Perolehan FYP Karyawan Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu laporan FYP karyawan

2. Aplikasi memunculkan halaman rekap presensi karyawan 3. Penilai memilih tanggal awal dan tanggal akhir dari periode yang

dipilih untuk melihat presensi karyawan

4. Aplikasi memunculkan hasil presensi karyawan Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Laporan hasil rekap perolehan FYP karyawan

Pengecualian -

14.Fungsi Membuat Laporan Rekap Penilaian Kinerja Karyawan

Tabel 3.18Fungsi Membuat Laporan Rekap Penilaian Kinerja Karyawan

Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Laporan Rekap Penilaian Kinerja Karyawan

Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu laporan penilaian kinerja

2. Aplikasi memunculkan halaman penilaian kinerja 3. Penilai memilih tanggal awal dan tanggal akhir

4. Aplikasi memunculkan hasil dari laporan rekap penilaian kinerja karyawan

Alur Alternatif -

(49)

45

Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Laporan Rekap Penilaian Kinerja Karyawan

Pengecualian -

15.Fungsi Membuat Laporan Karyawan Terbaik Percabang

Tabel 3.19 Fungsi Melihat Laporan Karyawan Terbaik Percabang

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Karyawan Terbaik Percabang Prioritas High

Pemicu -

Alur Normal 1. Pilih menu laporan karyawan terbaik percabang

2. Aplikasi memunculkan halaman karyawan terbaik percabang 3. Penilai memilih tanggal awal dan tanggal akhir

4. Aplikasi memunculkan hasil dari laporan karyawan terbaik percabang

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Laporan hasil karyawan terbaik percabang

Pengecualian -

(50)

46

16.Fungsi Membuat Laporan Karyawan Gagal Mencapai Target FYP Cabang

Tabel 3.20 Fungsi Melihat Laporan Karyawan Gagal Mencapai Target FYP Cabang

Nama Fungsi Fungsi Melihat Laporan Karyawan Gagal Mencapai Target FYP Cabang

Prioritas High

Pemicu -

2. Aplikasi memunculkan halaman karyawan gagal mencapai target FYP cabang

3. Penilai memilih tanggal awal dan tanggal akhir

4. Aplikasi memunculkan hasil karyawan yang tidak mencapai target cabang

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Laporan hasil rekap karyawan gagal mencapai target FYP

Pengecualian -

3.2 Perancangan Sistem

Dari hasil identifikasi masalah di atas, maka penyelesaian terhadap masalah

tersebut adalah dengan membangun sebuah sistem informasi penilaian kinerja yang

dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penilaian kinerja

di WanaArtha Life Surabaya saat ini. Berikut ini perancangan dari sistem yang

dibangun digambarkan melalui beberapa tahapan yaitu: Diagram Blok, System

Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Desain

(51)

47

3.2.1 Diagram Blok

Diagram blok merupakan penjelasan input, proses, dan output dari sistem informasi

penilaian kinerja di WanaArtha Life Surabaya.

1. Input.

a. Data Transaksi.

Data Transaksi merupakan daftar data transaksi yang diperoleh dari

karyawan. Data transaksi meliputi: id transaksi, nominal, tgl transaksi,

jangka waktu.

b. Data Presensi.

Data Presensi berisi daftar kehadiran karyawan. Data Presensi meliputi id

presensi, tgl akhir, jumlah kehadiran.

c. Data Nasabah.

Data nasabah berisi daftar nama-nama nasabah yang terdaftar sesuai berkas

transaksi di WanaArtha. Data nasabah meliputi: id nasabah, nama nasabah,

no telepone nasabah, alamat nasabah, jenis kelamin.

d. Data Pegawai.

Data pegawai berisi daftar nama karyawan yang berkerja di WanaArtha. Data

Pegawai meliputi: id pegawai, nama pegawai, tgl masuk, aktif.

e. Data Jabatan.

Data jabatan berisi daftar nama jabatan yang ada di WanaArtha. Data jabatan

meliputi: id jabatan, nama jabatan, target jabatan, persentase komisi,

(52)

48

f. Data Cabang.

Data cabang berisi daftar cabang WanaArtha yang ada di Indonesia. Data

cabang meliputi: id cabang, nama cabang.

g. Penilaian kinerja tersimpan.

Data penilaian kinerja digunakan sebagai masukan untuk proses pembuatan

laporan karyawan yang gagal mencapai target kinerja karyawan dan

pembuatan laporan karyawan terbaik yang mencapai target kinerja

karyawan.

h. Laporan Rekap Presensi Per karyawan.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses perhitungan jumlah

kehadiran karyawan sudah mencapai batas minimum jumlah kehadiran.

i. Laporan Rekap Perolehan FYP Per karyawan.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses perolehan setiap

karyawan.

j. Laporan Rekap FYP Per Cabang.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses perhitungan data

transaksi dalam suatu cabang.

k. Laporan Rekap Penilaian Kinerja Per karyawan.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses penilaian kinerja yang

dihasilkan dari perhitungan target kinerja karyawan secara keseluran dengan

(53)

49

l. Laporan Karyawan Terbaik Per Cabang.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses pembuatan laporan

karyawan terbaik dalam suatu cabang.

m. Laporan KaryawanYang Gagal Mencapai Target FYP Per Cabang.

Laporan ini digunakan sebagai masukan untuk proses pembuatan laporan

karyawan yang gagal mencapai target minimum.

2. Proses

a. Proses Mencatat Data Transaksi.

Proses mencatat data transaksi merupakan proses untuk menyimpan data

transaksi ke dalam database.

b. Proses Mengelola Data Presensi

Proses mengelola data presensi merupakan proses pengambilan data

presensi dari database.

c. Proses Mencatat Data Nasabah

Proses mencatat data nasabah merupakan proses untuk menyimpan data

nasabah ke dalam database.

d. Proses Mencatat Data Pegawai

Proses mencatat data pegawai merupakan proses untuk menyimpan data

pegawai ke dalam database.

e. Proses Mencatat Data Jabatan

Proses mencatat data jabatan merupakan proses untuk menyimpan data

(54)

50

f. Proses Mencatat Data Cabang

Proses mencatat data cabang merupakan proses untuk menyimpan data

cabang ke dalam database.

g. Proses Penilaian Kinerja

Proses penilaian kinerja merupakan proses menilai kuantitas, kualitas dan

waktu yang ke tiga aspek ini memiliki bobot persentase sebesar 100%. Dari

persentase 70% dan 30% ini merupakan susunan untuk membentuk Target

Kinerja Karyawan (TKK) yang nantinya dapat dilihat kualitas dari

karyawan dengan tabel persentase TKK pada tabel 2.1.

1) Kuantitas

Untuk kriteria ini dilakukan dengan perhitungan jumlah transaksi

karyawan dalam suatu periode tertentu dan membandingkan dengan

target kinerja karyawan yang sudah ditentukan, untuk mengetahui

pegawai yang bersangkutan telah mencapai target atau belum.

Perhitungan nilai kriteria kuantitas menggunakan rumus 2.1 dan 2.2

pada halaman 28

2) Kualitas

Penilaian kinerja diukur dari aspek kualitas dilakukan dengan

membandingkan antara pencapaian transaksi setiap karyawan dengan

minimum target, kelebihan dari batas target merupakan bentuk

kesanggupan dari karyawan untuk berkeja lebih yang berdampak pada

kualitas karyawan tersebut. Kriteria kualitas menggunakan rumus 2.3

(55)

51

3) Waktu

Waktu memiliki bobot persentase sebesar 30% yang dimana dilihat dari

jumlah kehadiran karyawan. Batasa minimum karyawan harus

mencapai jumlah hadir 22 hari. Total dari jumlah kehadiran karyawan

berdampak pada hasil target kinerja karyawan. Kriteria waktu

menggunakan rumus 2.5 pada halaman 30.

h. Proses Pengelolaan Laporan Rekap Presensi Perkaryawan.

Proses ini merupakan proses mengelola data Presensi karyawan yang

diambil dari databasefinger print.

i. Proses Pembuatan Laporan rekap Perolehan FYP Per karyawan.

Proses ini merupakan proses membuat laporan rekap dari semua perolehan

transaksi dari setiap karyawan yang langsung dirubah kedalam perolehan

first year premium.

j. Proses Pembuatan Laporan rekap FYP Per Cabang.

Proses ini merupakan proses membuat laporan dari keseluruhan transaksi

per karyawan dijumlahkan untuk melihat hasil pencapaian dari semua

karyawan financial sales officer dan financial sales officer trainee yang

berdampak pada point cabang.

k. Proses Pembuatan Laporan Rekap Penilaian Kinerja Per Karyawan.

Proses ini merupakan proses membuat laporan penilaian kinerja yang

berfungsi untuk memantau dan mengevaluasi kinerja para karyawan.

(56)

52

Proses ini merupakan proses membuat laporan karyawan terbaik sesuai

persentase yang ditetapkan sehingga dapat diketahui karyawan terbaik pada

suatu cabang.

m. Proses Pembuatan Laporan Karyawan Yang Gagal Mencapai Target First

Year Premium Per Cabang.

Proses ini merupakan proses membuat laporan karyawan yang belum

mencapai target karyawan sesuai batas yang ditentukan agar senior

financial sales officer mampu menilai setiap karyawan.

3. Output

a. Hasil Penilaian Kinerja

Laporan ini merupakan hasil dari proses pembuatan penilaian kinerja

berdasarkan masing-masing karyawan, data ini muncul ketika kita login

sebagai karyawan maka tampilan laporan dalam penilaian kinerja

menampilkan penilaian kinerja karyawan yang bersangkutan.

b. Hasil Penilaian Kinerja Karyawan.

Laporan ini merupakan hasil dari proses pembuatan penilaian kinerja

keseluruhan karyawan berdasarkan kriteria yang ditetapkan.

c. Laporan Rekap Presensi Per karyawan

Laporan ini merupakan hasil dari database finger print yang karyawan

lakukan saat masuk kerja.

d. Laporan Rekap Perolehan FYP Per Karyawan

Laporan ini merupakan hasil dari proses pembuatan laporan secara detail