RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN PADA APOTEK 178
TUGAS AKHIR
Program Studi
SI Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Oleh:
Lidya Ike Patricia 11.41011.0028
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
vii
Halaman
Abstrak ... iv
Kata Pengantar ... v
Daftar Isi ... vii
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar ... xiv
Daftar Lampiran ... xviii
Bab I Pendahuluan ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penulisan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
Bab II Landasan Teori ... 6
2.1 Manajemen Persediaan ... 6
2.1.1 Fungsi Persediaan ... 6
2.2 Pengendalian Persediaan ... 8
2.2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan ... 8
viii
2.5 Metode Safety Stock Dan Leadtime ... 12
2.5.1 Safety Stock ... 12
2.5.2 Leadtime ... 14
2.6 Sistem Basis Data ... 15
2.7 Software Development Life Cycle (SDLC) ... 15
2.8 Pengertian Microsoft SQL Server ... 18
2.9 Visual Basic .NET ... 18
2.10 Testing Software ... 18
2.10.1 Objektifitas Testing ... 19
2.10.2 Test Case ... 20
2.10.3 Black Box Testing ... 20
2.10.4 White Box Testing ... 20
2.11 Pengertian Microsoft SQL Server ... 21
2.12 Data Flow Diagram (DFD) ... 21
Bab III Analisis Dan Perancangan Sistem ... 24
3.1 Analisis Sistem ... 24
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 25
3.1.2 Analisis Kebutuhan ... 27
ix
3.2.2 Context Diagram ... 32
3.2.3 Hierarki Input Proses Output ... 33
3.2.4 Data Flow Diagram ... 34
3.2.5 Cdm (Conceptual Data Model) ... 35
3.2.6 Pdm (Physical Data Model) ... 35
3.2.7 Sturktur Tabel ... 36
3.3 Desain Sistem ... 39
3.3.1 Desain Form Menu Utama ... 39
3.3.2 Desain Form Login ... 40
3.3.3 Desain Form Menu Utama Setelah Login... 40
3.3.4 Desain Form Data Obat ... 41
3.3.5 Desain Form Data Supplier ... 42
3.3.6 Desain Form Klasifikasi ... 44
3.3.7 Desain Form Transaksi Pengeluaran... 44
3.3.8 Desain Form Transaksi Penerimaan ... 45
3.3.9 Desain Form Laporan Pengeluaran ... 47
3.3.10 Desain Form Laporan Penerimaan ... 47
3.3.11 Desain Form Laporan Persediaan ... 48
3.3.12 Desain Form Laporan Minimum Stock ... 48
x
3.3.15 Desain Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 50
3.4 Design Uji Coba ... 50
Bab IV Implementasi Dan Evaluasi Sistem ... 55
4.1 Implementasi ... 55
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 55
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 56
4.1.3 Instalasi Program Dan Pengaturan Sistem ... 56
4.2 Implementasi Sistem ... 56
4.2.1 Form Login ... 57
4.2.2 Form Menu Utama ... 57
4.2.4 Form Master Obat ... 59
4.2.5 Form Master Supplier ... 60
4.2.6 Form Master Kelas ... 62
4.2.7 Form Transaksi Penerimaan ... 63
4.2.8 Form Transaksi Pengeluaran ... 65
4.2.9 Form Laporan Penerimaan ... 67
4.2.10 Form Laporan Pengeluaran ... 67
4.2.11 Form Laporan Minimum Stock ... 68
4.2.12 Form Laporan Persediaan ... 68
xi
4.2.15 Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 70
4.3 Uji Coba Fungsi Sistem ... 70
4.3.1 Hasil Uji Coba Laporan Penerimaan ... 71
4.3.2 Hasil Uji Coba Laporan Pengeluaran ... 72
4.3.3 Hasil Uji Coba Laporan Persediaan ... 73
4.3.4 Hasil Uji Coba Laporan Minimum Stock ... 74
4.3.4 Hasil Uji Coba Laporan Expired ... 75
4.3.5 Hasil Uji Coba Laporan Klasifikasi Abc ... 76
4.3.6 Hasil Uji Coba Laporan Pengendalian Persediaan ... 77
4.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 78
4.4.1 Perhitungan Stock ... 78
4.4.2 Pengklasifikasian Abc ... 79
4.4.3 Pengendalian Persediaan ... 81
4.4.4 Minimum Stock ... 82
4.4.5 Expired Date ... 83
Bab V Penutup ... 84
5.1 Kesimpulan ... 84
5.2 Saran ... 84
xii
Halaman
Tabel 3.1 Tabel Data Obat ... 36
Tabel 3.2 Tabel Supplier ... 37
Tabel 3.3 Tabel Kartu Stock ... 37
Tabel 3.4 Tabel Transaksi Pengeluaran ... 38
Tabel 3.5 Tabel Transaksi Penerimaan ... 38
Tabel 3.6 Tabel Klasifikasi ABC ... 39
Tabel 3.7 Tabel UserLogin ... 39
Tabel 3.8 Desain Uji Form Laporan Penerimaan ... 51
Tabel 3.9 Desain Uji Form Laporan Pengeluaran ... 51
Tabel 3.10 Desain Uji Form Laporan Persediaan ... 52
Tabel 3.11 Desain Uji Form Laporan Minimum Stock ... 52
Tabel 3.12 Desain Uji Form Laporan Expired ... 53
Tabel 3.13 Desain Uji Form Laporan Klasifikasi ABC ... 53
Tabel 3.14 Desain Uji Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 54
Tabel 4.1 Hasil Uji Form Laporan Penerimaan ... 71
Tabel 4.2 Hasil Uji Form Laporan Pengeluaran ... 72
xiii
Tabel 4.5 Hasil Uji Form Laporan Expired ... 75
Tabel 4.6 Hasil Uji Form Laporan Klasifikasi ABC ... 76
xiv
Halaman
Gambar 2.1 Metode Analisis Abc ... 9
Gambar 2.2 Tahapan Model Waterfall ... 16
Gambar 2.3 External Entity ... 21
Gambar 2.4 Arus Data (Data flow) ... 22
Gambar 2.5 Process ... 22
Gambar 2.6 Data Store ... 23
Gambar 3.1 Alur Sistem Apotek 178 Saat Ini ... 26
Gambar 3.2 Diagram IPO (Input Process Output) Sistem Pengendalian Persediaan ... 28
Gambar 3.3 Context Diagram Aplikasi Pengendalian Persediaan ... 33
Gambar 3.4 Hipo Aplikasi Pengendalian Persediaan ... 33
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 0 Aplikasi Pengendalian Persediaan . 34 Gambar 3.6 CDM (Conceptual Data Model) Pengendalian Persediaan ... 35
Gambar 3.7 PDM (Physical Data Model) Pengendalian Persediaan ... 36
Gambar 3.8 Desain Form Menu ... 40
Gambar 3.9 Desain Form Login ... 40
Gambar 3.10 Desain Form Menu Utama Setelah Login ... 41
xv
Gambar 3.13 Desain Form Data Supplier ... 43
Gambar 3.14 Desain Form Data Supplier ... 43
Gambar 3.15 Desain Form Klasifikasi ... 44
Gambar 3.16 Desain Form Pengeluaran Obat ... 45
Gambar 3.17 Desain Form Header Pengeluaran Obat ... 45
Gambar 3.18 Desain Form Detail Pengeluaran Obat ... 45
Gambar 3.19 Desain Form Penerimaan Obat ... 46
Gambar 3.20 Desain Input Form Header Penerimaan Obat ... 46
Gambar 3.21 Desain Input Form Detail Penerimaan Obat ... 46
Gambar 3.22 Desain Form Laporan Pengeluaran Obat ... 47
Gambar 3.23 Desain Form Laporan Penerimaan Obat ... 47
Gambar 3.24 Desain Laporan Persediaan ... 48
Gambar 3.25 Desain Laporan Minimum Stock ... 48
Gambar 3.26 Desain Laporan Expired ... 49
Gambar 3.27 Desain Laporan Klasifikasi Abc ... 49
Gambar 3.28 Desain Laporan Pengendalian Persediaan ... 50
Gambar 4.1 Form Login ... 57
Gambar 4.2 Menu Utama ... 57
Gambar 4.3 Menu File ... 58
xvi
Gambar 4.6 Menu Laporan ... 58
Gambar 4.7 Form Master Obat ... 59
Gambar 4.8 Form Input Data Obat ... 59
Gambar 4.9 Form Master Supplier ... 60
Gambar 4.10 Form Input Data Supplier ... 61
Gambar 4.11 Form Master Kelas ... 62
Gambar 4.12 Form Transaksi Penerimaan ... 63
Gambar 4.13 Form Input Header Transaksi Penerimaan ... 63
Gambar 4.14 Form Input Detail Transaksi Penerimaan ... 64
Gambar 4.15 Form Transaksi Pengeluaran ... 65
Gambar 4.16 Form Input Header Transaksi Pengeluaran ... 65
Gambar 4.17 Form Input Detail Transaksi Pengeluaran ... 66
Gambar 4.18 Form Laporan Penerimaan ... 67
Gambar 4.19 Form Laporan Pengeluaran ... 67
Gambar 4.20 Form Laporan Persediaan Per Periode ... 68
Gambar 4.21 Form Laporan Persediaan Per Obat ... 68
Gambar 4.22 Form Laporan Minimum Stock ... 69
Gambar 4.23 Form Laporan Expired ... 69
Gambar 4.24 Form Laporan Klasifikasi Abc ... 70
xvii
Gambar 4.27 Hasil Uji Coba Laporan Pengeluaran ... 72
Gambar 4.28 Hasil Uji Coba Laporan Persediaan ... 73
Gambar 4.29 Hasil Uji Coba Laporan Minimum Stock ... 74
Gambar 4.30 Hasil Uji Coba Laporan Expired ... 75
Gambar 4.31 Hasil Uji Coba Laporan Klasifikasi Abc ... 76
Gambar 4.32 Hasil Uji Coba Laporan Pengendalian Persediaan ... 77
Gambar 4.33 Evaluasi Stock Obat Manual ... 78
Gambar 4.34 Evaluasi Stock Pada Laporan Persediaan ... 78
Gambar 4.35 Evaluasi Klasifikasi Abc Manual ... 79
Gambar 4.36 Evaluasi Klasifikasi Abc Dengan Sistem ... 80
Gambar 4.37 Evaluasi Pengendalian Persediaan Manual ... 81
Gambar 4.38 Evaluasi Pengendalian Persediaan Dengan Sistem ... 82
Gambar 4.39 Evaluasi Minimum Stock ... 82
Gambar 4.40 Evaluasi Laporan Minimum Stock ... 83
Gambar 4.41 Evaluasi Expired Date ... 83
xviii
Halaman
Lampiran 1 Daftar Wawancara ... 86
Lampiran 2 Data Obat 178 ... 88
Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 91
1
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini sudah menjadi elemen penting yang berpengaruh dalam kemajuan ilmu pengetahuan. Seiring dengan hal tersebut, maka teknologi informasi di era globalisasi ini berkembang dengan sangat cepat dan pesat. Perkembangan teknologi ini menitikberatkan kepada aspek pengumpulan data, penyediaan data dan pengolahan informasi yang berkualitas dan tepat guna (Purnamayudhia, 2015). Adanya teknologi yang semakin maju dimanfaatkan oleh berbagai kalangan di dunia bisnis, salah satunya adalah Apotek.
yang nantinya akan diberikan kepada pihak apotek sebagai bukti pembelian beserta obat yang dipesan oleh pihak apotek.
Berdasarkan data pengeluaran di Apotek 178 pada periode Juni, Juli dan Agustus 2014, terdapat jumlah obat dengan stock kosong mencapai 45%. Dari persentase tersebut diuraikan bahwa untuk tingkat pengeluaran tinggi (≥ 70%) terdapat 34% jumlah obat dengan stock kosong, sementara tingkat pengeluaran sedang (<70%) terdapat 11% jumlah obat dengan stock kosong.
Adapun dampak dari keadaan tersebut yaitu penolakan terhadap permintaan pelanggan yang dapat mempengaruhi tingkat kepercayaan pelanggan serta adanya penurunan penjualan hingga 21%. Seperti yang terjadi pada bulan Juni dengan pengeluaran Rp 6.768.000,- kemudian mengalami penurunan pada bulan Juli yaitu dengan pengeluaran sebesar Rp 4.462.000,-. Penolakan terjadi dikarenakan stok obat yang diminta pelanggan mengalami kekosongan. Hal ini menyebabkan penurunan penjualan obat.
Menanggapi hal tersebut, maka perlu adanya pengembangan dalam aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan. Pengendalian persediaan memiliki fungsi untuk mengendalikan proses pengadaan obat supaya tujuan yang dihasilkan seperti kepuasan pelanggan dan meningkatkan profit penjualan sesuai dengan yang direncanakan. Pengendalian Persediaan juga memiliki peran penting dalam proses pengadaan obat, yaitu dapat mengendalikan masalah yang mungkin timbul seperti untuk mengetahui tanggal kadaluarsa obat dan obat mana saja yang telah mencapai minimum stock.
menggunakan analisis ABC, ROP (Reorder point) yang dikombinasikan dengn
safety stock dan lead time. Dengan begitu dapat membantu pihak apotek dalam
dapat membantu pemilik apotek dalam mengendalikan persediaan obat dalam
display maupun dalam gudang. Serta dapat membantu pemilik Apotek 178 dalam
pengambilan keputusan untuk perkembangan proses bisnis apotek kedepannya.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pola persediaan obat pada Apotek 178 saat ini?
2. Bagaimana membuat aplikasi persediaan obat agar dapat mempermudah
pengolahan data obat, pencarian, penyimpanan dan penyajian informasi obat melalui analisis ABC, metode ROP, dan safety stock pada Apotek 178?
1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Perancangan sistem hanya fokus menangani tentang pengendalian persediaan
Apotek 178.
2. Sistem ini hanya digunakan untuk menangani keluar masuk barang dari
gudang berdasarkan kartu stock obat dan tidak membahas secara detail penjualan dan pembelian dan pemesanan.
3. Sistem tidak membahas perputaran persediaan dan EOQ.
4. Sistem yang dibuat akan menggunakan metode Analisis ABC dan ROP
(Reorder point) yang didalamnya juga terdapat Lead Time dan Safety Stock
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Membuat aplikasi pengendalian persediaan obat pada Apotek 178 agar dapat mempermudah pengolahan data obat dan pengendalian persediaan obat. 2. Membuat sistem yang dapat membantu mengatasi stock kosong yang terjadi
pada Apotek 178 dengan penjadwalan pengadaan obat berdasarkan metode Analisis ABC dan Metode ROP (Reorder point).
1.5. Sistematika Penulisan
Penelitian ini dapat diuraikan dalam sistematika penelitian sebagai berikut:
BAB I : Pendahuluan
Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penelitian.
BAB II : Tinjauan Pustaka
Bab ini memaparkan mengenai teori manajemen persediaan, metode sistem informasi persediaan, pengendalian persediaan, analisis ABC, metode ROP, dan metode Safety stock dan Lead time.
BAB III : Metode Penelitian
Bab ini menguraikan mengenai sistem penelitian, desain dan analisis pengembangan model.
BAB IV : Implementasi Sistem
BAB V : Kesimpulan dan Saran
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Persediaan
Persediaan merupakan suatu produk berupa bahan atau barang yang disimpan dengan tujuan akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu (Herjanto, 2007:237). Menurut Umar (2003:162), persediaan merupakan barang atau bahan yang belum diolah, barang-barang yang belum dijual, dan barang yang digunakan pada periode normal suatu perusahaan.
Menurut Tuerah (2014) mendefinisikan persediaan sebagai barang-barang atau bahan baku yang dipergunakan dalam proses produksi maupun digunakan untuk dijual dalam suatu periode tertentu. Sementara itu, dalam Herliana (2013), mengungkapkan bahwa persediaan merupakan seluruh aktiva yang meliputi seluruh barang milik perusahaan dengan tujuan untuk dijual dalam kurun waktu tertentu, atau persediaan barang yang masih dalam proses pengerjaan atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Wahyudi (2015) mendefinisikan manejemen persediaan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan penentuan kebutuhan material, dan kegiatan menentukan tingkat dan komposisi persediaan dalam melindungi kelancaran produksi.
2.1.1 Fungsi persediaan
1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya bahan yang dibutuhkan. 2. Mengurangi risiko penerimaan bahan baku yang dipesan akan tetapi tidak
sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.
3. Menyimpan barang atau bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan apabila barang atau bahan tersebut tidak tersedia di pasaran. 4. Mempertahankan stabilitas proses produksi perusahaan atau menjamin
kelancaran proses produksi
5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi akibat ketidakadaan persediaan.
6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan secara lebih baik.
Adanya persediaan memang memberikan banyak manfaat bagi sebuah perusahaan. Kendati demikian, sebuah perusahaan juga tetap harus berhati-hati dalam menentukan kebijakan persediaan. Menurut Riyanto sebagaimana yang dikutip oleh (Wahyudi, 2015) mengemukakan bahwa besar kecilnya persediaan yang dimiliki perusahaan, ditentukan oleh beberapa faktor sebagai berikut:
1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang dapat menghambat atau mengganggu jalannya produksi.
2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume pengeluaran yang direncanakan.
3. Besar pembeliaan bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan
4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu waktu yang akan datang
5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material. 6. Harga pembelian bahan mentah.
7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan di gudang.
8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya.
2.2 Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali. Tujuan pengendalian persediaan adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
2.2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan
Menurut Assuari dalam jurnal Ruauw (2011:2), tujuan pengendalian persediaan dapat diartikan sebagai usaha untuk:
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan yang
menyebabkan proses produksi terhenti;
2. Menjaga agar penentuan persediaan perusahaan tidak terlalu besar sehingga
biaya yang berkaitan dengan persediaan dapat ditekan.
3. Menjaga agar pembelian bahan baku secara kecil-kecilan dapat dihindari
2.3 Analisis ABC
dengan A, B, dan C. Penggunaan dari teknik ini didasarkan pada kriteria umum yaitu kegiatan yang sifatnya mendesak dan penting untuk dilakukan, kegiatan yang sifatnya penting tetapi tidak mendesak dan kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak. Setiap kelompok diurutkan berdasarkan prioritasnya (Darmanto, 2012).
Menurut Pawitan (2008), Analisis ABC merupakan metode persediaan yang menggunakan prinsip Pareto, sebagaimana dapat dilihat dalam grafik berikut.
Gambar 2.1 Metode Analisis ABC
Klasifikasi ABC digunakan untuk mengelompokkan persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan kaidah Pareto pada besaran volume tahunan. Adapun yang dimaksud dengan nilai dalam klasifikasi ABC bukan harga persediaan per unit, melainkan volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode (biasanya satu tahun) dikalikan dengan harga per unit. Analisis pareto direpresentasikan sebagai sebuah diagram, seperti terlihat pada Gambar 2.2.
15% dari jumlah barang persediaan tapi mencakup 70% sampai dengan 80% dari total nilai keuangan tahunan (2) kategori barang B, yaitu kelompok barang persediaan dengan besar uang tahunan yang sedang. Jenis barang ini 30% dari jumlah barang persediaan dan mencakup 15% sampai dengan 25% dari total nilai keuangan tahunan. (3) kategori barang C, yaitu kelompok barang yang mempunyai nilai volume keuangan yang rendah, yang memiliki hanya sekitar 5% saja dari total nilai keuangan tahunan, tetapi meliputi sekitar 55% dari total barang persediaan.
Sebagaimana yang dikutip oleh Pawitan (2008) merumuskan beberapa strategi pengelolaan persediaan berdasarkan analisis ABC antara lain adalah (a) sumber daya pembelian yang dipakai harus lebih besar untuk persediaan kelompok barang A daripada kelompok barang C; (b) pengendalian persediaan untuk kelompok A harus lebih ketat; dan (c) peramalan untuk kelompok A harus lebih diperhatikan.
Analisis ABC memiliki sejumlah prosedur untuk mengelompokkan material-material inventori ke dalam kelas A, B dan C. Hal ini sebagaimana yang disampaikan oleh Devnani, at.al dalam Darmanto dan Hartati (2012). Adapun Aturan analisis ABC disajikan dalam langkah-langkah sebagai berikut:
1. Penentuan penggunaan volume material per periode waktu (biasanya per tahun).
3. Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material tersebut untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya keseluruhan (agregat).
4. Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap biaya inventori tersebut dengan nilai total penggunaan biaya agregat, untuk menentukan persentase nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori.
5. Daftarkan material-material itu dalam suatu tingkatan persentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil. 6. Klasifikasikan material-material inventori itu ke dalam kelas A, B dan C
dengan kriteria umum 20% kedalam kelas A, 30% ke dalam kelas B, dan 50% jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C. Devnani, at.al (2010) menggunakan acuan setiap kelasnya 10%, 20%, 70% dalam inventori bidang farmasi.
2.4 Metode ROP (Re Order Point)
Reorder point (ROP) adalah saat diadakannya pesanan lagi sehingga
penerimaan bahan yang dipesan tepat pada waktu persediaan, safety stock sama dengan nol (Wahyudi, 2015). Reorder point adalah saat titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan (Wijaya et al, 2013).
Reorder point merupakan waktu tertentu perusahaan dalam mengadakan
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Reorder point atau pemesanan kembali merupakan proses diadakannya pemesanan kembali, dengan tujuan agar barang dapat diterima dengan tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan barang ataupun terjadi penumpukan barang.
Penentuan ROP harus memperhatikan dua hal, yaitu sebagai berikut (Pratiwie, 2014):
1. Lead time, merupakan waktu tunggu sejak barang tersebut dipesan sampai
dengan barang diterima.
2. Safety stock,merupakan suatu jumlah persediaan minimal yang selalu harus
ada di perusahaan untuk menghindari risiko kehabisan bahan.
Ada beberapa cara untuk menetapkan besarnya Reorder point, yaitu (Fatona, 2013):
a. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah presentase tertentu sebagai safety stock.
b. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan
selama periode tertentu sebagai safety stock. c. Menetapkan lead time dengan biaya minimum.
Adapun untuk menentukan nilai ROP, maka perhitungan ROP adalah sebagai berikut (Ruauw, 2011):
ROP = Safety Stok + (Lead time x Q) Dimana:
ROP = Reorder point
Lead time = Waktu tunggu
2.5. Metode Safety Stock dan Lead Time
2.5.1. Safety stock
Safety stock adalah persedian minimal (persediaan bersih) yang ada dalam
perusahaan. Persediaan bersih ini merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila perusahaan kekurangan barang atau keterlambatan bahan yang dipesan (Wahyudi, 2015). Persediaan pengaman merupakan suatu persediaan yang dicadangankan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Persediaan pengaman diperlukan karena dalam kenyataannya jumlah bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi tidak selalu tepat seperti yang direncanakan (Ruauw, 2011).
Safety stock merupakan persediaan tambahan yang diadakan untuk
melindungi atau menjaga kemungkinana terjadinya kekurang bahan. Selain digunakan untuk menanggulangi terjadinya keterlambatan datangnya bahan baku, juga diharapkan agar proses produksi tidak terganggu dengan ketidakpastian bahan. Safety stock ini merupakan sejumlah unit tertentu, di mana jumlah ini akan tetap dipertahankan, walaupun bahan bakunya dapat berganti dengan yang baru.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa safety stock merupakan persediaan barang atau bahan yang dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan agar tidak terjadi keterlambatan barang, selain itu agar proses produksi dapat berjalan dengan maksimal, tidak terganggu adanya ketidakjelasan barang atau bahan.
Perhitungan safety stock atau persediaan pengaman dilakukan dengan cara sebagai berikut (Sumberdana et al, 2015):
bahan baku perhari.
2.5.2. Lead Time
Lead time merupakan waktu yang dibutuhkan antara pemesanan dengan
barang sampai diperusahaan, sehingga lead time berhubungan dengan reoder point dan saat penerimaan barang. Lead time muncul karena setiap pesanan membutuhkan waktu dan tidak semua pesanan bisa dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda waktu (Wahyudi, 2015).
Lead time atau waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan untuk
menunggu mulai dari pemesanan dilakukan sampai barang diterima. Pada pemenuhan atau pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan (order) untuk pengisian kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan (stok) (Wijaya et al, 2013).
Waktu tunggu (lead time) merupakan tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tenggang ini diperhatikan karena sangat erat hubungannya dengan penentuan saat Reorder point. Adanya waktu tenggang yang tepat, maka perusahaan akan dapat memberi pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persedian dapat ditekan seminimal mungkin.
tersebut. Keberadaan waktu tenggang ini memiliki manfaat yang besar bagi perusahaan untuk meminimalisir adanya kelebihan ataupun kekurangan barang.
2.6. Sistem Basis Data
Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola
record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memlihara
data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda Marlinda, 2004:1).
2.7. Software Development Life Cycle (SDLC)
SDLC (Software Development Life Cycle) merupakan sebuah siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari beberapa tahapan-tahapan penting dalam membangun perangkat lunak yang dilihat dari segi pengembangannya. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. SDLC tidak hanya penting untuk proses produksi software, tetapi juga sangat penting untuk proses maintenance software itu sendiri. Dalam penelitian ini penulis akan menggunakan salah satu model dari metode SDLC yaitu Model Waterfall.
Gambar 2.2 Tahapan Model Waterfall
Tahap-tahap yang digunakan dalam metode SDLC model Waterfall adalah sebagai berikut :
1. Requirements Definition
Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan perencanaan terhadap proses bisnis manajemen aset tetap pada PEMDA Kabupaten Nagekeo. Dari perencanaan tersebut akan dilakukan identifikasi masalah, penentuan siapa yang terlibat dalam proyek tersebut, dan selanjutnya memulai pengembangan proyek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Analysis Sistem
3. Software Design
Dari hasil analisis dan identifikasi masalah terhadap proses bisnis manajemen aset tetap pada PEMDA Kabupaten Nagekeo, selanjutnya akan dirancang sebuah perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan serta diharapkan dari rancangan ini dapat membantu mengurangi permasalahan – permasalahan yang ada dalam proses pencatatan laporan manajemen aset tetap PEMDA Kabupaten Nagekeo.
4. Testing and Implementation System
Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan aplikasi pada pengelelolaan manajemen aset PEMDA Kabupaten Nagekeo. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Dari hasil testing yang dilkaukan selanjutnya aplikasi akan diimplementasikan pada PEMDA Kabupaten Nagekeo berdasarkan hasil analisis dan identifikasi masalah.
5. Maintenance System
2.8. Pengertian Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring
dan clustering.
2.9. Visual Basic .NET
Visual Studio .NET terdiri dari empat edisi yang dimulai dari edisi paling
dasar sampai edisi paling lengkap. Visual Studio .NET Profesional pada edisi ini selain terdapat empat bahasa pemrograman juga dilengkapi dengan layanan Web
XML (Extensible Markup Language) merupakan aplikasi Web maupun Windows
dan membangun aplikasi mobil menggunakan WML pada telepon seluler berbasis WAP dan HTML untuk PC, Palm dan peger. Pada edisi ini disertakan Microsoft
2.10. Testing Software
Menurut Romeo (2003), Testing Software adalah proses mengoperasikan
software dalam suatu kondisi yang dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah
berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasinya), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah pengecekkan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakan proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan utnuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software
2.10.1 Objektifitas Testing
Secara umum objektifitas dari testing adalah untuk melakukan verifikasi, validasi, dan deteksi error untuk menemukan masalah dan tujuan dari penemuan ini adalah untuk membenahinya. Namun terdapat pula beberapa pandapat dari praktisi yang dapat pula dipandang sebagai bagian dari objektifitas testing, antara lain:
1) Meningkatkan kepercayaan bahwa sistem dapat digunakan dengan tingkat
resiko yang dapat diterima
2) Menyediakan informasi yang dapat mencegah terulangnya error yang pernah
terjadi
4) Mencari error dan kelemahan atau keterbatasan sistem 5) Mencari sejauh apa kemampuan dari sistem
6) Menyediakan informasi untuk kualitas dari produk software
2.10.2 Test Case
Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu
inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini adalah sebagai berikut:
1) Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi (Black Box Testing)
2) Untuk melakukan testing kesesuaian suatu kompone terhada desain (White
Box Testing)
2.10.3 Black Box Testing
Black Box Testing dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari
sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral testing,
specification-based testing, input/output testing atau functional testing. Black box
testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada
spesifikasi kebutuhan dari software.
Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan fungsional pada suatu program.
2.10.4 White Box Testing
White Box Testing merupakan cara pengujian dengan melihat ke dalam
dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
2.11. Pegertian Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan
clustering.
2.12. Data Flow Diagram (DFD)
1) Kesatuan Luar (External Entity)
External Entity
Gambar 2.3 External Entity
merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2) Arus Data (Data Flow)
Gambar 2.4 Arus Data (Data flow)
Arus data (data flow) di DFD diberikan simbol satu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity).
3) Proses (Process)
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini: a. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.
b. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.
0 Process
c. Pemroses
Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk LDFD yang pemrosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. d. Simpan Data (Data Store)
Gambar 2.6 Data Store
Simpan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut:
a. Suatu file atau database di sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu table acuan manual
e. Suatu agenda atau buku
Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file barang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedangkan untuk LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam merancang database.
24
3.1 Analisis Sistem
Analisis merupakan cara untuk menganalisis permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan sesuai dengan kebutuhan apotek. Dalam pengumpulan data sebagai bahan untuk penyusunan tugas akhir, diperlukan beberapa kegiatan antara lain :
a. Wawancara
Wawancara dilakukan pada pihak Apotek 178 terkait dengan proses bisnis dan sistem yang mendukung proses bisnis, serta informasi lain yang dibutuhkan sehingga sistem yang akan dibuat mampu memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada.
b. Observasi/Pengamatan
3.1.1 Identifikasi Masalah
Dokumen Flow Pengendalian Persediaan Apotek 178
Gambar 3.1 Alur sistem Apotek 178 saat ini
3.1.2 Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan tahap awal untuk menentukan sistem seperti apa yang dihasilkan. Sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat bergantung kepada keberhasilan dalam melakukan analisis kebutuhan.
Berikut adalah hasil dari analisis kebutuhan pada sistem berdasarkan identifikasi permasalahan yang akan dibuat untuk pihak Apotek 178 adalah sebagai berikut:
a. Terdapat sistem penerimaan dan pengeluaran obat.
b. Terdapat sistem penyusunan klasifikasi ABC terhadap obat berdasarkan
pengeluaran.
c. Terdapat sistem penyusunan pengendalian persediaan obat dengan
menggunakan metode ROP (Reorder point). d. Terdapat sistem perhitungan stock persediaan obat.
3.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem di atas maka dapat dibuat model pengembangan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibuat. Model pengembangan ini disebut dengan blok diagram yang menjelaskan tentang input, proses dan output dari sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Berikut merupakan gambaran dari model pengembangan yang akan dibuat meliputi beberapa tahapan, yaitu Blok Diagram, Contex Diagram, Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), dan
3.2.1 Model Pengembangan Sistem
Input-Process-Output Pengendalian Persediaan Apotek 178
Input Proses Output
Cek Kadaluarsa Laporan Expired Date
Data Obat Perhitungan Stok
Dalam melakukan pemodelan aplikasi pengendalian persediaan pada Apotek 178, pada dasarnya melakukan analisis terhadap input, proses, dan output. Berikut ini merupakan penjelasan dari input, proses, dan output berdasarkan desain arsitektur pada gambar 3.2.
1. Input
Adapun inputan yang digunakan berupa variabel-variabel yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang yaitu:
a. Data Obat
Data Obat digunakan untuk melihat ketersediaan obat sehingga stock obat tidak sampai kosong.
b. Data Penerimaan Obat
Data Transaksi Pembelian digunakan untuk melihat jumlah pembelian obat. Data pembelian yang digunakan adalah data pembelian per bulan.
c. Data Pengeluaran Obat
Data Transaksi Pengeluaran digunakan untuk melihat statistika pengeluaran masing – masing obat sehingga dapat digolongkan berdasarkan tingkat pengeluaran yang akan digunakan pihak Apotek. Data pengeluaran yang digunakan adalah data pengeluaran per bulan.
d. Data Supplier
e. Data Klasifikasi
Data Klasifikasi digunakan sebagai batasan dalam melakukan pengolahan laporan pengeluaran yang akan dikelompokkan berdasarkan kelas masing – masing untuk mengetahui tingkat penjualan masing – masing obat tersebut. 2. Proses
Berdasarkan inputan yang ada, selanjutnya akan dilakukan proses. Berikut ini merupakan penjelasan beberapa proses yang terkait dalam sistem informasi ini. a. Perhitungan Stock Obat ( Kartu Stock )
Perhitungan stock ( Kartu Stock) obat dilakukan untuk meringkas dan mengumpulkan data dengan pola - pola yang sudah ditentukan sehingga bentuk, susunan dan isinya menjadi lebih berguna. Proses ini akan dilakukan pada data
inputan yang diperlukan yaitu data obat, data pengeluaran dan data penerimaan.
b. Pengecekan tanggal kadaluarsa
Pengecekan tanggal kadaluarsa obat dilakukan untuk mengetahuan tanggal kadaluarsa dari obat tersebut. Proses ini akan dilakukan pada inputan yang diperlukan yaitu data obat.
c. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan untuk data transaksi pengeluaran dan penerimaan sehingga dapat diketahui jumlah keluar dan jumlah masuk masing – masing obat. Pembuatan laporan ini dilakukan per periode.
d. Pengklasifikasian ABC
dimasukkan dalam kelas – kelas yaitu A, B atau C. Proses ini dilakukan dengan
inputan yang diperlukan yaitu laporan pengeluaran.
e. Pengendalian Persediaan
Proses ini dilakukan untuk membantu manager dalam mengendalikan obat dan mengambil keputusan dalam pengadaan jumlah obat selanjutnya. Proses ini dilakukan dengan inputan yang diperlukan yaitu laporan pengeluaran untuk mengetahui tingkat pengeluaran, laporan ABC untuk mengetahui kelas obat, dan laporan pemesanan dan pembelian untuk menghitung safety stock dan leadtime. 3. Output
Berikut ini merupakan output yang dihasilkan pada sistem informasi persediaan obat ini:
a. Laporan Penerimaan
Laporan penerimaan berisi informasi tentang jumlah stock yang diterima dari hari pembelian secara detail pada periode tertentu. Laporan ini berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan pengendalian persediaan.
b. Laporan Pengeluaran
Laporan pengeluaran berisi informasi tentang jumlah stock yang dikeluarkan dari hari pengeluaran secara detail pada periode tertentu. Laporan ini berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan pengklasifikasian ABC dan pengendalian persediaan.
c. Laporan Persediaan
d. Laporan Minimum Stock
Laporan minimum stock berisi tentang informasi tentang stock obat mana saja yang telah mencapai stock minimum.
e. Laporan Expired Date
Laporan expired date berisi informasi tentang stock obat mana saja yang akan maupun yang telah masuk tanggal kadaluarsa.
f. Laporan Klasifikasi ABC
Laporan ini berisi tentang klasifikasi ABC yang telah disusun secara rinci. Laporan klasifikasi ABC ini dilakukan pada inputan yang diperlukan yaitu laporan persediaan dan pengklasifikasian ABC.
g. Laporan Pengendalian Persediaan
Laporan ini berisi data yang diprioritaskan dan mempresentasekan pengadaan tersebut. Data yang digunakan untuk membuat laporan prioritas dan persentase pengadaan yaitu perhitungan ROP, informasi ROP dan penetuan prioritas berdasarkan ABC.
3.2.2 Context Diagram
Laporan Pengendalian Pers ediaan Laporan Klas ifikas i ABC
Laporan Penerimaan
Gambar 3.3 Context Diagram Aplikasi Pengendalian Persediaan
3.2.3
Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO)Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) atau yang dapat disebut diagram jenjang merupakan gambaran secara umum sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang terdapat dalam data flow diagram (DFD). Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun sistem dapat digambarkan pada gambar 3.4 sebagai berikut :
0
3.2.4 DFD ( Data Flow Diagram )
Setelah membuat HIPO, selanjutnya membuat Data Flow Diagram (DFD) Level 0 yaitu diagram yang lebih rinci dari Context Diagram yang ada pada gambar 3.5.
Klas ifikas i Data Klas ifikas i ters impan
Kartu Stock
Laporan Klas ifikas i ABC Pengeluaran
Data Trans aks i Penerim aan Tersimpan
Data Trans aks i Pengeluaran Ters impan Data Supplier Ters impan
6 Klas ifikas i ABC
3.2.5 CDM (Conceptual Data Model)
CDM menggambarkan konsep terstruktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau apliasi. CDM dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 CDM (Conceptual Data Model) Pengendalian Persediaan
3.2.6 PDM (Physical Data Model)
PDM menggambarkan secara detail konsep rancangan basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari CDM. PDM dapar dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 PDM (Physical Data Model) Pengendalian Persediaan
3.2.7 Struktur Tabel
Struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan Aplikasi Pengendalian Persediaan pada Apotek 178 ini adalah sebagai berikut:
a. Tabel Obat Nama tabel : Obat
Primary key : Kode Obat
Foreign key : Kode Supplier
Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data obat. Tabel 3.1 Tabel data obat
No Field Type Length Key
1 Kode Obat Varchar 10 Primary key
2 Kode Supplier Varchar 10 Foreign key
3 Nama Obat Varchar 50
4 Ukuran Obat Varchar 10
5 Tanggal Kadaluarsa Date 6 Tanggal Beli Terakhir Date
No Field Type Length Key
Primary key : Kode Supplier
Foreign key : -
Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data supplier. Tabel 3.2 Tabel Supplier
No Field Type Length Key
1 Kode Supp Varchar 10 Primary key
2 Nama Supp Varchar 50
4 Alamat Supp Varchar 50
5 Telpon Supp Number
6 Waktu Kunjungan Integer
c. Tabel Kartu Stock
Nama tabel : Kartu Stock
Primary key : -
Foreign key : Kode Obat
Fungsi : untuk menyimpan sementara dan mengolah stock obat. Tabel 3.3 Tabel Kartu Stock
d. Tabel Transaksi Pengeluaran Nama tabel : Transaksi Pengeluaran
Primary key : Kode Keluar
Foreign key : Kode Obat
Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data pengeluaran. Tabel 3.4 Tabel Transaksi Pengeluaran
No Field Type Length Key
e. Tabel Transaksi Penerimaan Nama tabel : Transaksi Penerimaan
Primary key : Kode Penerimaan
Foreign key : Kode Obat
Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data penerimaan. Tabel 3.5 Tabel Transaksi Penerimaan
f. Tabel Klasifikasi ABC Nama Tabel : Klasifikasi Primary Key : KlasifikasiID Foreign Key : -
Fungsi : Sebagai batasan dalam menentukan kelas obat. Tabel 3.6 Tabel Klasifikasi
No Field Type Length Key
1 KlasifikasiID Integer Primary Key
2 Kelas Varchar 1
3 From Integer
4 To Integer
g. Tabel UserLogin
Nama tabel : UserLogin
Primary key : -
Foreign key : -
Fungsi : kunci dari aplikasi yang dibuat. Tabel 3.7 Tabel UserLogin
No Field Type Length Key
1 UserName Varchar 50
2 Password Varchar 50
3.3 Desain Sistem
3.3.1 Desain Form Menu Utama
Form Menu Utama berfungsi sebagai induk untuk mempermudah navigasi
FILE
Gambar 3.8 Desain Form Menu
3.3.2 Desain Form Login
Form Login berfungsi sebagai kunci untuk mengamankan akses aplikasi
yang dibuat agar tidak disalahgunakan oleh pihak luar. Apabila username dan password yang diinputkan salah, maka tampilan menu tidak akan keluar. Desain
form login dapat dilihat pada gambar 3.9.
OK LOGIN
USERNAME
PASSWORD
Username atau password salah. Silahkan periksa kembali.
OK
Gambar 3.9 Desain Form Login
3.3.3 Desain Form Utama Setelah Login
FILE MASTER TRANSAKSI LAPORAN
Gambar 3.10 Desain Form Menu Utama Setelah Login
3.3.4 Desain Form Data Obat
Desain form Master Obat berfungsi untuk menyimpan data obat yang terdiri dari kode obat, kode supplier, nama obat, ukuran obat, minimum stock dan harga obat. Dalam desain form Master Obat ini juga terdapat toolstrip button
‘tombol’ tambah untuk menambah data obat, toolstrip button ‘tombol’ simpan
Kode
Gambar 3.11 Desain Form Data obat
MASTER OBAT
Gambar 3.12 Desain Form Input Data obat
3.3.5 Desain Form Supplier
Desain form Master Supplier berfungsi untuk menyimpan data supplier yang terdiri dari kode supplier, nama supplier, alamat supplier, telepon supplier dan waktu leadtime. Dalam desain form Master Supplier ini juga terdapat toolstrip
button ‘tombol’ tambah untuk menambah data supplier, toolstrip button ‘tombol’
ubah untuk mengubah/mengedit data, toolstrip button ‘tombol’ batal untuk membatalkan data yang akan diubah/diedit dan toolstrip button ‘tombol’ tutup untuk menutup form master supplier. Textbox cari digunakan untuk mencari data obat yang dibutuhkan atau data yang telah dimasukkan sebelumnya. Design Form Master obat dapat dilihat pada gambar 3.13 dan 3.14.
Kode
Gambar 3.13 Desain Form Data Supplier
MASTER SUPPLIER
3.3.6 Desain Form Klasifikasi
Gambar 3.15 Desain Form Master Klasifikasi
Desain form Master Klasifikasi berfungsi untuk menyimpan data klasifikasi yang terdiri dari kode klasifikasi, kelas, persentase awal, dan persentase akhir. Dalam desain form Master Klasifikasi ini juga terdapat toolstrip button ‘tombol’ tambah untuk menambah data kelass, toolstrip button ‘tombol’ simpan untuk
menyimpan data yang telah diinputkan, dan toolstrip button ‘tombol’ ubah untuk mengubah/mengedit data. Design Form Master obat dapat dilihat pada gambar 3.15.
3.3.7 Desain Form Transaksi Pengeluaran
Form data transaksi pengeluaran berfungsi untuk mengelola data
KODE TRANSAKSI PENGELUARAN TANGGAL PENGELUARAN TGL BLN THN S/D TGL BLN THN FILTER
KODE OBAT QTY KELUAR HARGA KELUAR JUMLAH
TRANSAKSI PENGELUARAN
Gambar 3.16 Desain Form Pengeluaran Obat
KODE PENGELUARAN
TANGGAL KELUAR TGL BLN THN HEADER PENGELUARAN
Simpan Batal
Gambar 3.17 Desain Form Header Pengeluaran Obat
TRANSAKSI PENGELUARAN
Gambar 3.18 Desain Form Detail Pengeluaran Obat
3.3.8 Desain Form Transaksi Penerimaan
Form data transaksi penerimaan berfungsi untuk mengelola data penerimaan
Desain form transaksi penerimaan dapat dilihat pada gambar 3.19, gambar 3.20
KODE OBAT TGL KADALUARSA QTY TERIMA HARGA TERIMA
HEADER TRANSAKSI PENERIMAAN
Gambar 3.19 Desain Form Penerimaan Obat
KODE PENERIMAAN
TANGGAL TERIMA TGL BLN THN
HEADER PENERIMAAN
Simpan Batal
Gambar 3.20 Desain Input Form Header Penerimaan Obat
TRANSAKSI PENERIMAAN
3.3.9 Desain Laporan Pengeluaran
Laporan Pengeluaran berisi informasi hasil pengeluaran setiap item obat periode tertentu. Laporan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan proses pengklasifikasian ABC maupun proses pengendalian persediaan. Desain Laporan Pengeluaran dapat dilihat pada gambar 3.22.
LAPORAN PENGELUARAN
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE OBAT NAMA OBAT Qty Jual
KODE LAP. PENGELUARAN
Jumlah Harga
Total Obat terjual Total
Pengeluaran Tgl
Transaksi
Gambar 3.22 Desain Form Laporan Pengeluaran Obat
3.3.10 Desain Laporan Penerimaan
Laporan Penerimaan berisi informasi hasil pembelian setiap item obat periode tertentu. Laporan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan proses pengendalian persediaan. Desain Laporan Penerimaan dapat dilihat pada gambar 3.23.
LAPORAN PENERIMAAN
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE OBAT NAMA OBAT TerimaQty KODE LAP. PENERIMAAN
Jumlah Harga
Total Obat Diterima Total Penerimaan Tgl
Transaksi
3.3.11 Desain Laporan Persediaan
Laporan persediaan berisi informasi hasil perhitungan persediaan serta hasil akhir untuk setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil persediaan dapat dilihat pada gambar 3.24.
LAPORAN PERSEDIAAN
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE OBAT STOCK AWAL STOCK MASUK STOCK KELUAR STOCK AKHIR
KODE LAP. PERSEDIAAN
NAMA OBAT
Gambar 3.24 Desain Laporan Persediaan
3.3.12 Desain Laporan Minimum Stock
Laporan Minimum Stock berisi informasi hasil pengecekkan minimum
stock setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil minimum stock
dapat dilihat pada gambar 3.25.
LAPORAN MINIMUM STOCK
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE OBAT NAMA OBAT UKURAN HARGA MIN STOCK
KODE LAPORAN MS
STOCK
3.3.13 Desain Laporan Expired
Laporan Expired berisi informasi hasil pengecekkan tanggal kadaluarsa setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil expired dapat dilihat pada gambar 3.26.
LAPORAN EXPIRED DATE
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE OBAT NAMA OBAT UKURAN QTY TGL EXP KODE LAPORAN ED
Gambar 3.26 Desain Laporan Expired Date
3.3.14 Desain Laporan Klasifikasi ABC
Laporan klasifikasi ABC berisi informasi hasil pengklasifikasian obat setiap item obat periode tertentu sehingga dapat diketahui kelas obat. Desain Laporan Klasifikasi ABC dapat dilihat pada gambar 3.27.
LAPORAN KLASIFIKASI ABC
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE
OBAT Nama Obat Qty Jual
Persentase Jual
KODE LAP. KLASIFIKASI ABC
Klasifikasi
3.3.15 Desain Laporan Pengendalian Persediaan
Laporan Pengendalian Persediaan berisi informasi hasil pengendalian persediaan setiap item obat yang didalamnya juga terdapat hasil perhitungan leadtime, safety stock dan ROP untuk membantu manager menentukan keputusan pengadaan selanjutnya. Desain Laporan Hasil persediaan dapat dilihat pada gambar 3.28.
LAPORAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN
TGL LAPORAN TGL BLN THN
NO KODE
Gambar 3.28 Desain Laporan Pengendalian Persediaan
3.4 Desain Uji Coba
Tabel 3.8 Desain Uji Form Laporan Penerimaan
Objek Pengujian Desain Form Laporan Penerimaan
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan penerimaan per
periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Menampilkan laporan perimaan per periode
Data Penerimaan
Data Detail Penerimaan
Tabel 3.9 Desain Uji Form Laporan Pengeluaran
Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengeluaran
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan pengeluaran
Tabel 3.10 Desain Uji Form Laporan Persediaan
Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengeluaran
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan persediaan per
periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Tabel 3.11 Desain Uji Form Laporan Minimum Stock
Objek Pengujian Desain Form Laporan Minimum Stock
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan minimum
stock per periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Test
Data Obat Menampilkan laporan minimum
Tabel 3.12 Desain Uji Form Laporan Expired
Objek Pengujian Desain Form Laporan Expired
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan expired per
periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Data Obat Menampilkan laporan obat expired
Tabel 3.13 Desain Uji Form Laporan Klasifikasi ABC
Objek Pengujian Desain Form Laporan Klasifikasi ABC
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan klasifikasi
ABC per periode dapat berjalan dan menghasilkan
output yang diharapkan.
Tabel 3.14 Desain Uji Form Laporan Pengendalian Persediaan
Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengendalian Persediaan
Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan pengendalian
persediaan per periode dapat berjalan dan
menghasilkan output yang diharapkan.
Test Case ID
Tujuan Input Output yang Diharapkan
1.
Menghasilkan laporan Pengendalian persediaan obat per
periode
Data Obat
Menampilkan laporan pengendalian persediaan Data Supplier
55
4.1Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap penerapan dari hasil analisis dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Sebelum melakukan tahap implementasi, user harus menyiapkan kebutuhan dari sistem. Adapun kebutuhan dari sistem terdiri dari kebutuhan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) minimal yang harus dipenuhi sehingga sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras adalah rangkaian peralatan yang membentuk suatu sistem komputer, serta peralatan-peralatan lain yang mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya dan penyedia sumber daya untuk keperluan komputasi yang digunakan untuk mendukung sistem. User harus mempersiapkan spesifikasi minimal perangkat keras sebagai berikut :
1. Perangkat dengan CPU 2.00 Ghz atau lebih tinggi. 2. Minimal memori 512 MB RAM
3. Monitor dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi 4. Keyboard
5. Printer
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah sekumpulan data elektronik yang dapat disimpan dan diatur oleh komputer untuk mengoerasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya sistem/aplikasi ini adalah:
1. Microsoft Windows XP / Vista / 7 / 8.
2. Microsoft SQL Server 2014 untuk pengolahan database.
3. Visal basic .NET 2014 untuk bahasa pemrograman.
4. Crystal Reports for Visual Studio.NET 2014 untuk pengolahan report /
laporan.
4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem
Tahapan-tahapan dalam instalasi dan pengaturan sistem adalah sebagai berikut :
1. Instalasi sistem operasi Microsoft Windows XP Profesional / Vista / 7 / 8. 2. Instalasi aplikasi pengolahan database Microsoft SQL Server 2014, attach
atau pilih database yang akan digunakan.
3. Instalasi aplikasi Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Persediaan pada Apotek 178.
4.2Implementasi Sistem
4.2.1 Form Login
Gambar 4.1 Form Login
Form Login ini digunakan untuk mengontrol dan membatasi user terhadap
pemakaian sistem ini . Setiap user akan memiliki username dan password masing
– masing sesuai kebijakan pihak apotek. Hal ini dilakukan untuk menjaga
keamanan data. Pada form ini juga terdapat tombol ok, apabila login berhasil maka akan langsung masuk kedalam menu utama.
4.2.2 Form Menu Utama
Gambar 4.3 Menu File
Gambar 4.4 Menu Master
Gambar 4.5 Menu Transaksi
Gambar 4.6 Menu Laporan
Form Menu Utama ini dapat diakses setelah user berhasil melakukan login. Pada
form Menu Utama ini terdapat berbagai macam menu yang dapat diakses oleh
user. Setiap menu yang ditampilkan akan langsung menampilkan form sesuai
4.2.3 Form Master Obat
Gambar 4.7 Form Master Obat
Gambar 4.8 Form Input Data Obat
Form ini berfungsi untuk menyimpan data obat yang terdapat pada Apotek 178.
1. Tombol tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru. Apabila tombol tambah ditekan maka akan muncul form obat yang harus diinputkan datanya seperti pada gambar 4.8.
2. Tombol simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan. 3. Tombol batal, berfungsi untuk membatalkan transaksi yang dilakukan oleh
user. Ketika user menekan tombol batal secara otomatis data yang diinputkan
sebelumnya akan terhapus.
4. Tombol edit, berfungsi untuk mengubah/update data yang sudah diinputkan sebelumnya dengan cara memilih data dalam tabel (datagridview).
5. Tombol hapus, berfungsi untuk menghapus data yang tidak diinginkan.
4.2.4 Form Master Supplier
Gambar 4.10 Form Input Data Supplier
Form ini berfungsi untuk menyimpan data supplier yang terdapat pada
Apotek 178. Semua data supplier akan tersimpan pada database. Hasil inputan dapat langsung terlihat dalam tabel (datagridview) pada bagian bawah form. Dalam form ini terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi masing-masing, yaitu :
1. Tombol tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru. Apabila tombol
tambah ditekan maka akan muncul form obat yang harus diinputkan datanya seperti pada gambar 4.10.
2. Tombol simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan. 3. Tombol batal, berfungsi untuk membatalkan transaksi yang dilakukan oleh
user. Ketika user menekan tombol batal secara otomatis data yang diinputkan
sebelumnya akan terhapus.
4. Tombol edit, berfungsi untuk mengubah/update data yang sudah diinputkan sebelumnya dengan cara memilih data dalam tabel (datagridview).
4.2.5 Form Master Kelas
Gambar 4.11 Form Input Data Kelas
Form ini berfungsi untuk menyimpan data supplier yang terdapat pada
Apotek 178. Semua data supplier akan tersimpan pada database. Hasil inputan dapat langsung terlihat dalam tabel (datagridview) pada bagian bawah form. Dalam form ini terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi masing-masing, yaitu :
1. Tombol tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru. Apabila tombol tambah ditekan maka akan muncul form obat yang harus diinputkan datanya seperti pada gambar 4.11.
2. Tombol simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan. 3. Tombol batal, berfungsi untuk membatalkan transaksi yang dilakukan oleh
user. Ketika user menekan tombol batal secara otomatis data yang diinputkan
sebelumnya akan terhapus.
4. Tombol edit, berfungsi untuk mengubah/update data yang sudah diinputkan
4.2.6 Form Transaksi Penerimaan
Gambar 4.12 Form Transaksi Penerimaan
Form diatas akan menampilkan daftar penerimaan yang telah dilakukan
sebelumnya. Kemudian setelah itu jika terdapat penerimaan baru, user bisa menekan tombol tambah dan akan menampilkan form transaksi penerimaan seperti berikut :
Gambar 4.13 Form Input Header Transaksi Penerimaan
Form diatas berfungsi untuk penambahan kode transaksi penerimaan yang
Gambar 4.14 Form Input Detail Transaksi Penerimaan
Setelah melakukan penambahan kode transaksi penerimaan, tambahkan untuk
detail penerimaan dengan cara klik tombol tambah pada kanan bawah kemudian
akan muncul form detail penerimaan. Setelah data diinputkan tekan tombol simpan, maka data akan langsung tersimpan di database transaksi penerimaan.
Dalam form ini terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi masing-masing, yaitu :
1. Tombol tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru. Apabila tombol tambah ditekan maka akan muncul form penerimaan atau form detail penerimaan yang harus diinputkan datanya seperti pada gambar 4.13 dan 4.14.
2. Tombol simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan. 3. Tombol batal, berfungsi untuk membatalkan transaksi yang dilakukan oleh
user. Ketika user menekan tombol batal secara otomatis data yang diinputkan
sebelumnya akan terhapus.
4. Tombol edit, berfungsi untuk mengubah / update data yang sudah diinputkan sebelumnya dengan cara memilih data dalam tabel (datagridview).
