TUGAS AKHIR
Oleh :
Nama : Fitria Aini
NIM : 08.41010.0339
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh:
Nama : Fitria Aini NIM : 08.41010.0339
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
iv
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Sistem Informasi ... 7
2.2 System Development Life Cycle (SDLC) ... 8
2.3Waterfall Model ... 11
2.4 Rumah Sakit ... 12
2.5 Instalasi Gawat Darurat (IGD) ... 13
2.6 Rekam Medis... 14
2.7 Pelayanan ... 16
2.8 Pembayaran ... 17
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
v
Halaman
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19
3.1 Analisis Permasalahan... 19
3.2 Analisis Kebutuhan ... 27
3.3 Perancangan Sistem... 29
3.3.1 System Flow ... 29
3.3.2 Data Flow Diagram ... 39
3.3.3 Desain Database ... 64
3.3.4 Struktur Tabel ... 67
3.3.5 Desain Input Output ... 100
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 173
4.1 Implementasi Sistem ... 173
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 173
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 174
4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ... 175
4.2 Evaluasi Sistem ... 176
4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 176
4.2.2 Analisis Hasil Uji Coba ... 173
BAB V PENUTUP ... 222
5.1 Kesimpulan... 222
5.2 Saran ... 223
DAFTAR PUSTAKA ... 224
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
vi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Propinsi ...67
Tabel 3.2 Kota ...67
Tabel 3.3 Kecamatan ...68
Tabel 3.4 Kelurahan ...68
Tabel 3.5 Pekerjaan ...68
Tabel 3.6 Pekerjaan ...69
Tabel 3.7 Agama ...69
Tabel 3.8 Alamat Tinggal ...70
Tabel 3.9 Hubungan Keluarga ...70
Tabel 3.10 Keluarga ...70
Tabel 3.11 Pasien ...71
Tabel 3.12 File Pasien ...72
Tabel 3.13 Cara Bayar...72
Tabel 3.14 Jenis Pasien ...73
Tabel 3.15 Registrasi ...73
Tabel 3.16 Pembayaran ...74
Tabel 3.17 Umrawat ...74
Tabel 3.18 Kelas...75
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
vii
Halaman
Tabel 3.19 Instalasi Kelas ...75
Tabel 3.20 Instalasi ...76
Tabel 3.21 Kelompok Tindakan ...76
Tabel 3.22 Tindakan...76
Tabel 3.23 Laboratorium ...77
Tabel 3.24 Hasil Laboratorium ...77
Tabel 3.25 Kelompok Dokter ...78
Tabel 3.26 Dokter...78
Tabel 3.27 Tindakan Pasien ...79
Tabel 3.28 Hasil Radiologi ...79
Tabel 3.29 Hasil ECG ...80
Tabel 3.30 Dokter Operasi ...81
Tabel 3.31 Laporan Operas ...81
Tabel 3.32 Kiriman ...82
Tabel 3.33 Rawat Poli ...82
Tabel 3.34 Barang ...83
Tabel 3.35 Barang Pasien ...83
Tabel 3.36 Struktur Tabel Resep ...84
Tabel 3.37 Struktur Tabel Satuan...84
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
viii
Halaman
Tabel 3.38 Cara Keluar ...85
Tabel 3.39 Rencana Operasi ...85
Tabel 3.40 Program Dokter ...86
Tabel 3.41 Implementasi Keperawatan ...86
Tabel 3.42 IM ...87
Tabel 3.43 SC ...87
Tabel 3.44 IC ...88
Tabel 3.45 Intravena...88
Tabel 3.46 Syringe ...89
Tabel 3.47 Infuspump ...89
Tabel 3.48 Line ...90
Tabel 3.49 Obat Oral ...91
Tabel 3.50 Suppositoria ...91
Tabel 3.51 Nebulizer ...92
Tabel 3.52 Kematian ...92
Tabel 3.53 Observasi IGD...93
Tabel 3.54 Oksigen ...94
Tabel 3.55 Intubasi ...94
Tabel 3.56 Catheter ...95
Tabel 3.57 Ngt ...95
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
ix
Halaman
Tabel 3.58 Tambahan ...96
Tabel 3.59 Intruksi ...96
Tabel 3.60 Pemeriksaan Fisik ...97
Tabel 3.61 Icopin ...97
Tabel 3.62 ICD10 ...98
Tabel 3.63 Diagnosa...98
Tabel 3.64 Rekam Medis ...99
Tabel 3.65 Status Barang ...100
Tabel 4.1 Tabel Uji Coba Form Registrasi ...177
Tabel 4.2 Tabel Uji Coba Form Rekam Medis ...184
Tabel 4.3 Tabel Uji Coba Form Rekam Medis ...185
Tabel 4.4 Tabel Uji Coba Form Observasi ...187
Tabel 4.5 Tabel Uji Coba Form Pemeriksaan Fisik ...191
Tabel 4.6 Tabel Uji Coba Form Tindakan Pasien ...195
Tabel 4.7 Tabel Uji Coba Form Hasil Penunjang ...201
Tabel 4.8 Tabel Uji Coba Form Pembayaran...203
Tabel 4.9 Tabel Uji Coba Rekam Medis Pasien ...212
Tabel 4.10 Tabel Uji Coba Laporan Registrasi ...214
Tabel 4.11 Tabel Uji Coba Laporan Rekam Medis ...216
Tabel 4.12 Tabel Uji Coba Laporan Pendapatan ...219
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Proses Sistem Informasi ...7
Gambar 2.2 Waterfall Model SDLC ...11
Gambar 3.1. Alur Proses Penanganan Pasien Instalasi Gawat Darurat ...19
Gambar 3.2. Document Flow Pendaftaran Pasien ...22
Gambar 3.3. Document Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien ...23
Gambar 3.4. Document Flow Pembayaran Pasien ...25
Gambar 3.5. Document Flow Pembuatan Laporan ...26
Gambar 3.6. System Flow Pendaftaran Pasien ...31
Gambar 3.7. System Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien ...32
Gambar 3.8. System Flow Pembayaran Pasien ...33
Gambar 3.9. System Flow Membuat Laporan ...34
Gambar 3.10. Diagram Konteks...37
Gambar 3.11. Diagram Berjenjang ...38
Gambar 3.12. DFD Level 1 ...39
Gambar 3.13. DFD Level 2 Maintenance Data Master ...41
Gambar 3.14. DFD Level 2 Pendaftaran Pasien ...43
Gambar 3.15. DFD Level 2 Pencatatan Rekam Medis Pasien ...45
Gambar 3.16. DFD Level 2 Pembayaran Pasien...46
Gambar 3.17. DFD Level 2 Membuat Laporan ...47
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xi
Halaman
Gambar 3.18. DFD Level 3 Maintenance Data Master Propinsi ...48
Gambar 3.19. DFD Level 3 Maintenance Data Master Kota ...48
Gambar 3.20. DFD Level 3 Maintenance Data Master Kecamatan ...49
Gambar 3.21. DFD Level 3 Maintenance Data Master Kelurahan...49
Gambar 3.22. DFD Level 3 Maintenance Data Master Informasi Rumah Sakit ...50
Gambar 3.23. DFD Level 3 Maintenance Data Master Pekerjaan ...50
Gambar 3.24. DFD Level 3 Maintenance Data Master Agama ...51
Gambar 3.25. DFD Level 3 Maintenance Data Master Alamat Tinggal ...51
Gambar 3.26. DFD Level 3 Maintenance Data Master Hubungan Keluarga ...52
Gambar 3.27. DFD Level 3 Maintenance Data Master Cara Bayar ...52
Gambar 3.28. DFD Level 3 Maintenance Data Master Jenis Pasien ...53
Gambar 3.29. DFD Level 3 Maintenance Data Master Pembayaran ...53
Gambar 3.30. DFD Level 3 Maintenance Data Master Kelas ...54
Gambar 3.31. DFD Level 3 Maintenance Data Master Instalasi Kelas ...54
Gambar 3.32. DFD Level 3 Maintenance Data Master Instalasi ...55
Gambar 3.33. DFD Level 3 Maintenance Data Master Tindakan Kelompok ...55
Gambar 3.34. DFD Level 3 Maintenance Data Master Tindakan ...56
Gambar 3.35. DFD Level 3 Maintenance Data Master Laboratorium ...56
Gambar 3.36. DFD Level 3 Maintenance Data Master Dokter Kelompok ...57
Gambar 3.37. DFD Level 3 Maintenance Data Master Dokter ...57
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xii
Halaman
Gambar 3.38. DFD Level 3 Maintenance Data Master Dokter Operasi ...58
Gambar 3.39. DFD Level 3 Maintenance Data Master Kiriman ...58
Gambar 3.40. DFD Level 3 Maintenance Data Master Barang ...59
Gambar 3.41. DFD Level 3 Maintenance Data Master Satuan ...59
Gambar 3.42. DFD Level 3 Maintenance Data Master Cara Keluar ...60
Gambar 3.43. DFD Level 3 Maintenance Data Master Status Barang ...60
Gambar 3.44. DFD Level 3 Maintenance Data Master ICD10 ...61
Gambar 3.45. DFD Level 3 Maintenance Data Master Icopin ...61
Gambar 3.46. DFD Level 3 Maintenance Data Master Pasien ...62
Gambar 3.47. DFD Level 3 Membuat Laporan Harian ...62
Gambar 3.48. DFD Level 3 Membuat Laporan Operasional ...63
Gambar 3.49. CDM ...65
Gambar 3.50. PDM ...66
Gambar 3.51. Desain Form Utama ...101
Gambar 3.52. Desain Form Login...101
Gambar 3.53. Desain Form Master ...102
Gambar 3.54. Desain Form Master Propinsi ...103
Gambar 3.55. Desain Form Master Kota ...104
Gambar 3.56. Desain Form Master Kecamatan ...105
Gambar 3.57. Desain Form Master Kelurahan ...106
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xiii
Halaman
Gambar 3.58. Desain Form Master Informasi RS...107
Gambar 3.59. Desain Form Master Pekerjaan ...108
Gambar 3.60. Desain Form Master Agama ...109
Gambar 3.61. Desain Form Master Hubungan Keluarga ...110
Gambar 3.62. Desain Form Master Kiriman ...111
Gambar 3.63. Desain Form Master Cara Keluar...112
Gambar 3.64. Desain Form Master Cara Bayar ...113
Gambar 3.65. Desain Form Master Jenis Pasien...114
Gambar 3.66. Desain Form Master Pembayaran ...115
Gambar 3.67. Desain Form Master ICD10 ...116
Gambar 3.68. Desain Form Master ICOPIN ...117
Gambar 3.69. Desain Form Master Barang ...118
Gambar 3.70. Desain Form Master Instalasi ...119
Gambar 3.71. Desain Form Master Kelas ...120
Gambar 3.72. Desain Form Master Instalasi Kelas...121
Gambar 3.73. Desain Form Master Kelompok Tindakan ...122
Gambar 3.74. Desain Form Master Tindakan ...123
Gambar 3.75. Desain Form Master Tindakan Laboratorium ...124
Gambar 3.76. Desain Form Master Kelompok Dokter ...125
Gambar 3.77. Desain Form Master Dokter ...126
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xiv
Halaman
Gambar 3.78. Desain Form Master Dokter Operasi ...127
Gambar 3.79. Desain Form Master Satuan ...128
Gambar 3.80. Desain Form Master Status Barang ...129
Gambar 3.81. Desain Form Master Perawat ...130
Gambar 3.82. Desain Form Transaksi...130
Gambar 3.83. Desain Form Transaksi Pendaftaran Pasien ...131
Gambar 3.84. Desain Form Transaksi View Alamat Tinggal ...132
Gambar 3.85. Desain Form Transaksi Pendaftaran Pasien View Keluarga ...132
Gambar 3.86. Desain Form Transaksi Pendaftaran Pasien View Pasien ...133
Gambar 3.87. Desain Form Transaksi Pencatatan Rekam Medis IGD ...134
Gambar 3.88. Desain Form Transaksi Pencatatan Observasi Pasien ...135
Gambar 3.89. Desain Form Transaksi Pencatatan Line ...136
Gambar 3.90. Desain Form Transaksi Pencatatan Intravena ...137
Gambar 3.91. Desain Form Transaksi Pencatatan SC ...138
Gambar 3.92. Desain Form Transaksi Pencatatan IM ...139
Gambar 3.93. Desain Form Transaksi Pencatatan IC ...140
Gambar 3.94. Desain Form Transaksi Pencatatan Syringe Pump ...141
Gambar 3.95. Desain Form Transaksi Pencatatan Infus Pump ...142
Gambar 3.96. Desain Form Transaksi Pencatatan Obat Oral ...143
Gambar 3.97. Desain Form Transaksi Pencatatan Suppositoria ...144
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xv
Halaman
Gambar 3.98. Desain Form Transaksi Pencatatan Nebulizer ...145
Gambar 3.99. Desain Form Transaksi Pencatatan Oksigen ...146
Gambar 3.100. Desain Form Transaksi Pencatatan Intubasi ...147
Gambar 3.101. Desain Form Transaksi Pencatatan Catheter ...148
Gambar 3.102. Desain Form Transaksi Pencatatan Ngt ...149
Gambar 3.103. Desain Form Transaksi Pencatatan Instruksi Dokter ...150
Gambar 3.104. Desain Form Transaksi Pencatatan Tindakan Tambahan ...151
Gambar 3.105. Desain Form Transaksi Pilihan Unit Penunjang ...152
Gambar 3.106. Desain Form Transaksi Pencatatan Hasil Laboratorium ...152
Gambar 3.107. Desain Form Transaksi Pencatatan Hasil Radiologi ...153
Gambar 3.108. Desain Form Transaksi Pencatatan Hasil ECG ...154
Gambar 3.109. Desain Form Transaksi Pencatatan Pemeriksaan Fisik ...155
Gambar 3.110. Desain Form Transaksi Pencatatan Diagnosa ...156
Gambar 3.111. Desain Form Transaksi Pencatatan Cara Keluar ...157
Gambar 3.112. Desain Form Transaksi Pencatatan Kematian ...158
Gambar 3.113. Desain Form Transaksi Pencatatan Kamar Operasi ...159
Gambar 3.114. Desain Form Transaksi Pencatatan Implementasi Keperawatan 160 Gambar 3.115. Desain Form Transaksi Pencatatan Program Dokter ...161
Gambar 3.116. Desain Form Transaksi Resep ...162
Gambar 3.117. Desain Form Transaksi Obat Pasien ...163
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xvi
Halaman
Gambar 3.118. Desain Form Transaksi Tindakan Pasien ...164
Gambar 3.119. Desain Form View Registrasi ...165
Gambar 3.120. Desain Form Transaksi Billing Pasien ...166
Gambar 3.121. Desain Form Transaksi Pencatatan Pembayaran ...167
Gambar 3.122. Desain Form Utama Laporan ...168
Gambar 3.123. Desain Form Laporan Pendapatan Rumah Sakit...169
Gambar 3.124. Desain Form Laporan Rekam Medis Pasien ...170
Gambar 3.125. Desain Form Laporan Registrasi Pasien ...171
Gambar 3.126. Desain Form Biaya Perawatan Pasien ...172
Gambar 4.1 Tampilan Data Pasien Baru Berhasil Disimpan ...179
Gambar 4.2 Pencarian Data Pasien Lama ...179
Gambar 4.3 Data Pasien Terisi Sesuai Pencarian ...180
Gambar 4.4 Menyimpan Alamat Tinggal Pasien ...180
Gambar 4.5 Memilih Data Alamat Tinggal Pasien ...181
Gambar 4.6 Data Alamat Tinggal Pasien Terisi Sesuai Pencarian ...181
Gambar 4.7 Menyimpan Keluarga Pasien ...182
Gambar 4.8 Mencari Data Keluarga Pasien ...182
Gambar 4.9 Data Keluarga Pasien Terisi Sesuai Pencarian ...182
Gambar 4.10 Tampilan Data Registrasi Pasien Berhasil Disimpan ...183
Gambar 4.11 Mengisi Data Pasien Pada Form Pencatatan Rekam Medis ...184
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xvii
Halaman
Gambar 4.12 Tampilan Data Rekam Medis Pasien Berhasil Disimpan ...185
Gambar 4.13 Mengubah Data Rekam Medis Pasien dengan Data Baru...186
Gambar 4.14 Membatalkan Memasukkan Data Rekam Medis Pasien ...186
Gambar 4.15 Tampilan Data Observasi Pasien Berhasil Disimpan ...188
Gambar 4.16 Memilih Data yang Akan Diubah pada Tabel Observasi Pasien ...189
Gambar 4.17 Data Observasi Pasien Terisi Sesuai Pencarian ...189
Gambar 4.18 Mengubah Data Observasi Pasien dengan Data Baru ...190
Gambar 4.19 Data Observasi Pasien Terisi Sesuai Perubahan ...190
Gambar 4.20 Tampilan Data Pemeriksaan Fisik Berhasil Disimpan ...192
Gambar 4.21 Memilih Data yang Akan Diubah pada Tabel Pemeriksaan Fisik .193 Gambar 4.22 Data Pemeriksaan Fisik Terisi Sesuai Pencarian ...193
Gambar 4.23 Mengubah Data Pemeriksaan Fisik dengan Data Baru ...194
Gambar 4.24 Data Pemeriksaan Fisik Terisi Sesuai Perubahan ...194
Gambar 4.25 Memilih Unit Sesuai Tindakan Pasien ...196
Gambar 4.26 Data Tindakan Terisi Sesuai Pilihan Unit ...197
Gambar 4.27 Memilih Data Tindakan Untuk Tindakan Pasien ...197
Gambar 4.28 Data Tindakan Terisi Sesuai Pilihan ...197
Gambar 4.29 Peringatan Ketidaksesuaian Data Tindakan Pasien ...198
Gambar 4.30 Tampilan Data Tindakan Berhasil Mengisi List Tindakan Pasien .198 Gambar 4.31 Tampilan Data Tindakan Pasien Berhasil Disimpan...199
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xviii
Halaman
Gambar 4.32 Membatalkan Memasukkan Data Tindakan Pasien ...199
Gambar 4.33 Menghapus Data Tindakan Pada List Tindakan Pasien ...200
Gambar 4.34 Data Tindakan Hilang Pada List Tindakan Pasien ...200
Gambar 4.35 Menampilkan Pilihan Data Hasil Penunjang ...202
Gambar 4.36 Mencari Data Tindakan Pasien Untuk Diisi Hasil ...202
Gambar 4.37 Tampilan Data Rekam Medis Pasien Berhasil Disimpan ...203
Gambar 4.38 Menampilkan Daftar Registrasi Pasien Sesuai Nomor Pasien ...204
Gambar 4.39 Menampilkan Data Pembayaran Sesuai Pencarian ...205
Gambar 4.40 Menampilkan Data Billing Pasien Sesuai Pencarian ...206
Gambar 4.41 Menampilkan Data Billing Pasien Sesuai Pencarian ...207
Gambar 4.42 Menampilkan Data Pembayaran Sesuai Dibayar Pasien...208
Gambar 4.43 Menyimpan Pembayaran Cek Out Pasien ...209
Gambar 4.44 Menampilkan Nomor Registrasi Pasien ...213
Gambar 4.45 Menampilkan Data Rekam Medis Pasien Lama ...213
Gambar 4.46 Tampilan Form Cari Laporan Kunjungan Pasien ...215
Gambar 4.47 Menampilkan Laporan Kunjungan Pasien ...215
Gambar 4.48 Tampilan Form Cari Rekam Medis Pasien ...217
Gambar 4.49 Memilih Rekam Medis Pasien ...218
Gambar 4.50 Tampilan Form Perbandingan Rekam Medis Pasien ...218
Gambar 4.51 Tampilan Form Cari Laporan Pendapatan ...220
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xix
Halaman
Gambar 4.52 Menampilkan Laporan Pendapatan ...220
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xx
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Data Pasien ...226
Lampiran 2 Maintenance Master ...240
Lampiran 3 Istilah Dokumen Rekam Medis ...378
Lampiran 4 Hasil Survei ...380
Lampiran 5 Dokumen Rekam Medis ...391
Lampiran 6 Print Out Laporan ...395
Lampiran 7 Data Tindakan dan Obat ...397
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
i
Rekam medis merupakan salah satu penilaian mutu pelayanan medik dari
sebuah rumah sakit yang memberikan informasi antara lain tentang rincian biaya
penanganan, jenis penyakit dan kondisi kesehatan pasien yang berguna bagi dokter
untuk menentukan tindakan lanjut untuk penanganan medis pada pasien (Huffman,
1999: 12). Instalasi Gawat Darurat (IGD) di RSBS memiliki kendala dalam mencari,
menyediakan, dan mempelajari jejak rekam medis pasien karena masih dalam bentuk
dokumen kertas yang disimpan di ruang arsip terpisah sehingga dokter mengalami
kesulitan dalam pemberian tindakan medis pada pasien.
Untuk membantu pihak IGD di RSBS maka dibutuhkan suatu sistem
informasi yang mencatatat tentang rekam medis secara cepat, tepat, dan akurat,
sehingga rekam medis tersebut dapat dicari apabila dibutuhkan dan dapat membantu
dokter untuk pemberian tindakan medis pada pasien. Penyimpanan dokumen rekam
medis dalam bentuk file juga diperlukan untuk data pendukung oleh dokter. Data
yang digunakan periode Desember 2012-April 2012.
Dengan Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis pada IGD di RSBS
menghasilkan laporan serta informasi rekam medis pasien tentang kunjungan pasien,
pencatatan tindakan medis, dan pendapatan. Sistem ini dapat digunakan dokter IGD
untuk pertimbangan pemberian tindakan kepada pasien dan akses jejak RM pasien
Kata kunci: Sistem Informasi, Rekam Medis, Instalasi Gawat Darurat.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) terletak di jalan Raya Manyar 9
Surabaya yang berdiri sejak tanggal 20 Desember 2010, telah memiliki sebuah
Instalasi Gawat Darurat (IGD). Setiap tindakan yang diberikan dokter IGD, selalu
dicatat pada dokumen rekam medis (RM) dan disimpan diruang arsip. RM pasien
dicatat dalam bentuk kertas secara manual. Sebelum mengambil tindakan medis
terutama di IGD, seorang dokter IGD akan mempelajari jejak RM yang dimiliki
pasien yang pernah berobat ke IGD.
Menurut Hanafiah dan Amir (2007: 266), tindakan medis adalah suatu
tindakan yang dilakukan terhadap pasien berupa diagnosis atau terapeutik.
Tindakan medis akan dilakukan setelah pasien datang dan dokter akan melihat
dokumen rekam medis pasien apabila pasien tersebut memiliki riwayat
sebelumnya. Pembuktian tentang adanya kontrak terapeutik dilakukan dokter
dengan melihat arsip rekam medis atau dengan persetujuan tindakan medis
(informed consent) yang disetujui oleh pasien (Peraturan Departemen Kesehatan
Republik Indonesia, 2008: 1). Dokumen rekam medis sangat diperlukan dokter
karena dapat membantu dalam penentuan tindakan medis kepada pasiennya.
IGD RSBS memiliki kendala dalam mencari, menyediakan, dan
mempelajari jejak RM pasien karena masih dalam bentuk dokumen kertas yang
disimpan diruang arsip terpisah yang menyebabkan petugas RM harus
mengantarkan dokumen tersebut ke ruang IGD. Kelemahan lain adalah beberapa
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
dokumen RM ada yang hilang karena kesalahan manusia dalam penyimpanan
arsip tersebut.
Untuk membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi oleh IGD RSBS
maka dibutuhkan Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis
pada Instalasi Gawat Darurat. Sistem informasi ini dibuat agar membantu dokter
IGD untuk pertimbangan pemberian tindakan kepada pasien dan akses jejak RM
pasien sehingga menghasilkan RM yang terjamin, akurat dan mudah dicari.
Dengan adanya rancang bangun sistem informasi pelayanan dan rekam
medis yang digunakan pada IGD, maka IGD di RSBS menjadi lebih baik dalam
memberikan pelayanan kepada pasien mulai dari proses pendaftaran sampai
proses pembayaran pasien.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam
Medis pada Instalasi Gawat Darurat di Rumah Sakit Bedah Surabaya.
2. Bagaimana merancang basis data penyimpanan rekam medis pada Instalasi
Gawat Darurat di Rumah Sakit Bedah Surabaya.
3. Bagaimana membuat laporan serta informasi yang dibutuhkan pihak IGD
RSBS dalam pengambilan keputusan.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1.3 Batasan Masalah
Pada penelitian ini, batasan masalah adalah sebagai berikut:
1. Data yang akan digunakan untuk uji coba adalah data pada periode Desember
2011-April 2012.
2. Aplikasi yang dibangun berbasis aplikasi destop dan jaringan.
3. Perangkat lunak yang digunakan adalah bahasa pemrograman Visual Basic
.Net 2008 dan menggunakan database My SQL.
1.4 Tujuan
Tujuan penelitian adalah sebagai berikut.
1. Merancang bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis menjadi
lebih baik mulai dari pendaftaran, pencatatan tindakan medis, sampai dengan
pembayaran pasien pada Instalasi Gawat Darurat di Rumah Sakit Bedah
Surabaya.
2. Merancang basis data penyimpanan rekam medis pada Instalasi Gawat
Darurat untuk menghasilkan jejak rekam medis pasien yang dapat dijadikan
pertimbangan dokter dalam pemberian tindakan medis pada pasien.
3. Menghasilkan laporan serta informasi tentang biaya perawatan pasien,
kunjungan pasien, pencatatan rekam medis, dan pendapatan per unit
pelayanan.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1.5 Manfaat
Penelitian ini memiliki manfaat bagi tiga pihak yaitu sebagai berikut.
1. IGD Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS)
a. Proses pemberian tindakan medis oleh dokter menjadi lebih cepat dan
akurat berdasarkan dari rekam medis digital pasien.
b. Mempercepat petugas front office dalam perhitungan biaya perawatan
pasien.
c. Mendapatkan laporan serta informasi yang dibutuhkan pihak manajemen
dalam pengambilan keputusan berdasarkan kunjungan pasien, pencatatan
tindakan medis, dan pembayaran pasien .
2. Pasien
a. Memiliki rekam medis yang tersimpan secara digital.
b. Mendapatkan tindakan medis sesuai dengan rekam medis digital.
c. Perhitungan pembayaran pasien menjadi lebih akurat dan cepat.
3. Mahasiswa
a. Menjadi tahu tentang rekam medis pasien.
b. Belajar untuk membuat tempat penyimpanan basis data rekam medis.
c. Dapat merancang bangun bangun sistem informasi pelayanan dan rekam
medis pada IGD di RSBS sesuai dengan kendala yang ada.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun
Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis pada Instalasi Gawat Darurat di
Rumah Sakit Bedah Surabaya” adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika penulisan
tugas akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas akhir, yaitu sistem informasi, System Development
Life Cycle (SDLC), waterfall model, rumah sakit, Instalasi Gawat
Darurat (IGD), rekam medis, pelayanan, dan pembayaran. Teori-teori
ini dijadikan sebagai bahan untuk menyelesaikan masalah.
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis
dalam menyelesaikan tugas akhir inimulai dari menganalisa
permasalahan, desain blok diagram, desain System Flow, desain Data
Flow Diagram (DFD), desain Entity Relationship Diagram (ERD),
struktur basis data, dan merancang desain Form.
BAB IV : IMPLEMENTASI dan EVALUASI
Bab ini berisi tentang implementasi sistem dan evaluasi sistem yang
disertai hasil uji coba aplikasi.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini terdiri dari kesimpulan beserta saran dari keseluruhan
masalah yang dibahas.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
7
2.1 Sistem Informasi
Sebelum merancang sistem perlu dikaji konsep dan definisi dari sistem.
Pengertian sistem tergantung pada latar belakang cara pandang orang yang
mencoba mendefinisikannya. Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005: 47),
sistem informasi terdiri dari input, proses dan output seperti yang terlihat pada
Gambar 2.1. Pada proses terdapat hubungan timbal balik dengan dua elemen,
yaitu kontrol kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa
karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa radio
maupun video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan
menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat
berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.
Gambar 2.1 Proses Sistem Informasi (Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46)
Control of System Performance
Processing Data Input of Data
Resources
Output of Information
Products
Storage of Data Resources
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
2.2 SDLC
System Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu kerangka yang
menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada setiap tahap pembuatan
sebuah software (Fatta, 2007: 24). Terdapat banyak metode untuk mendeskipsikan
SDLC ini, pada dasarnya setiap metode menggambarkan tahap-tahap sebagai
berikut.
1. Identifikasi, seleksi dan perencanaan
Tahap ini merupakan tahap preliminary dari pembuatan suatu software. Pada
tahap ini, dikembangkan suatu rancang bangun dari suatu software.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini antara lain.
a. Mengidentifikasi kebutuhan user.
b. Menyeleksi kebutuhan user dari proses identifikasi diatas, dengan
menyesuaikan dengan kapasitas teknologi yang tersedia serta efisiensi.
c. Merencanakan sistem yang akan digunakan pada software yang dibuat,
Dengan kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut: kebutuhan fungsional dan
non-fungsional, kebutuhan user, kebutuhan sistem, kebutuhan dokumen
dan perangkat lunak.
2. Analisis sistem
Tahap ini merupakan tahap penyempurnaan, yang bertujuan memperoleh
kebutuhan software dan user secara lebih spesifik dan rinci. Tujuan dilakukan
tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi
yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, serta
mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain,
konstruksi dan implementasi software. Analisis sistem terbagi dua, yaitu.
a. Permodelan data, yang mencakup Entity Relationship Diagram (ERD),
Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).
b. Permodelan proses, dengan Unified Modeling Language.
3. Desain sistem
Setelah melakukan identifikasi serta analisis sistem, tahap selanjutnya adalah
menerjemahkan konsep-konsep tersebut kedalam suatu sistem yang
berwujud. Tahap ini meliputi pembuatan dan pengembangan sebagai berikut.
a. Desain form dan laporan (reports).
b. Desain antarmuka dan dialog (message).
c. Desain basis data dan file (framework).
d. Desain proses (process structure).
Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa Software Architecture
Document (SAD). SAD ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang
arsitektur proyek perangkat lunak yang berhubungan dengan project.
4. Implementasi sistem
Tahap implementasi sistem ini diawali dengan pengetesan software yang
telah dikembangkan. Beberapa tahap pengetesan adalah sebagai berikut.
a. Developmental, yakni pengetesan error per module oleh programmer.
b. Alpha testing, yakni error testing ketika software digabungkan dengan
antarmuka user.
c. Beta testing, yakni pengetesan dengan lingkungan dan data yang
sebenarnya.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Pada tahap berikutnya dilakukan konversi sistem, yaitu mengaplikasikan
perangkat lunak pada lingkungan yang sebenarnya untuk digunakan oleh
organisasi yang memesannya. Kemudian, dilakukan tahap dokumentasi, yaitu
pencatatan informasi-informasi yang terkait dengan pembuatan sistem ini dan
pelatihan, yaitu mengedukasi end user mengenai bagaimana cara
menggunakan software yang bersangkutan. Pemberian pelatihan (training)
harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap
implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian
pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem
baru yang akan diterapkan. Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen
berupa Test Plan. Dokumen Test Plan adalah sebuah dokumen yang
digunakan memastikan dan memverifikasi antara rencana yang sudah dibuat
dengan hasil yang dicapai., apakah sesuai dengan planning yang telah dibuat
atau ada perubahan-perubahan dengan seiring pembuatan software.
5. Pemeliharaan sistem
Tahap pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut.
a. Korektif, yaitu memperbaiki desain dan error pada program
(troubleshooting).
b. Adaptif, yaitu memodifikasi sistem untuk beradaptasi dengan perubahan
lingkungan.
c. Perfektif, yaitu melibatkan sistem untuk menyelesaikan masalah baru atau
menambah fitur baru pada sistem yang telah ada.
d. Preventif, yaitu menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang
akan datang.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
2.3 Waterfall Model
Waterfall model adalah model yang memacu tim pengembang untuk
mengumpulkan dan menentukan apa yang seharusnya dilakukan sebelum sistem
dikembangkan (Simarmata, 2010: 54). Model ini cocok untuk sistem yang
mengedepankan kualitas dibandingkan biaya pengembangan atau waktu
pengembangan. Kelebihan waterfall model adalah kemudahan serta kejelasan
interpretasinya. Model ini terstruktur serta cocok diadaptasi untuk management
control. Gambar waterfall model dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Waterfall Model SDLC (Sumber: Partners, 2009: 1)
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
2.4 Rumah Sakit
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
mendefinisikan rumah sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit
merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan serta bertujuan untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan dilakukan
dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan
penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan
(rehabilitatif) yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu serta
berkesinambungan.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009, rumah sakit umum mempunyai fungsi sebagai berikut.
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi bidang kesehatan
dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika
ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
2.5 Instalasi Gawat Darurat
Instalasi Gawat Darurat (IGD) merupakan salah satu unit di rumah sakit
yang memberikan pelayanan kepada penderita gawat darurat. Instalasi Gawat
Darurat harus dapat mencegah kematian dan cacat pada penderita gawat darurat
hingga dapat hidup dan berfungsi kembali dalam masyarakat sebagaimana
mestinya, merujuk penderita gawat darurat melalui sistem rujukan untuk
memperoleh penanganan yang lebih memadai, dan ikut menanggulangi korban
bencana pada masyarakat. Peranan Instalasi Gawat Darurat sangat penting di
dalam pelayanan kesehatan karena instalasi ini memberikan pelayanan khusus
kepada penderita gawat darurat selama 24 jam setiap harinya (Departemen
Kesehatan RI, 1995: 1).
Salah satu kegiatan rumah sakit yang berkaitan dengan fungsi pelayanan
adalah menyelenggarakan pelayanan gawat darurat. Dengan sifat khusus yang
dimiliki, pelayanan gawat darurat tersebut umumnya dilaksanakan dalam satuan
organisasi khusus yang disebut Instalasi Gawat Darurat, dan merupakan unit
pelaksana teknis fungsional rumah sakit di bawah direktur yang menunjang
kegiatan pelayanan medis dan asuhan keperawatan yang sifatnya segera untuk
kasus-kasus yang gawat dan atau darurat. Keberhasilan penganggulangan
penderita gawat darurat di dalam mencegah kematian dan kecacatan ditentukan
sebagai berikut.
1. Kecepatan menemukan penderita gawat darurat.
2. Kecepatan meminta pertolongan.
3. Kecepatan dan kualitas pertolongan yang diberikan di tempat kejadian, di
dalam perjalanan menuju dan sampai ke rumah sakit.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gawat darurat adalah suatu keadaan yang mana penderita memerlukan
pemeriksaan medis segera, apabila tidak dilakukan akan berakibat fatal bagi
penderita. Instalasi Gawat Darurat (IGD) adalah salah satu unit di rumah sakit
yang harus dapat memberikan playanan darurat kepada masyarakat yang
menderita penyakit akut dan mengalami kecelakaan, sesuai dengan standar
(Azwar, 1994: 1).
IGD adalah suatu unit integral dalam satu rumah sakit dimana semua
pengalaman pasien yang pernah datang ke IGD tersebut akan dapat menjadi
pengaruh yang besar bagi masyarakat tentang bagaimana gambaran Rumah Sakit
itu sebenarnya. Fungsinya adalah untuk menerima, menstabilkan dan mengatur
pasien yang menunjukkan gejala yang bervariasi dan gawat serta juga
kondisi-kondisi yang sifatnya tidak gawat. IGD juga menyediakan sarana penerimaan
untuk penatalaksanaan pasien dalam keadaan bencana, hal ini merupakan bagian
dari perannya di dalam membantu keadaan bencana yang terjadi di tiap daerah.
Tujuan IGD adalah Tercapainya pelayanan kesehatan yang optimal pada
pasien secara cepat dan tepat serta terpadu dalam penanganan tingkat
kegawatdaruratan sehingga mampu mencegah resiko kecacatan dan kematian.
2.6 Rekam Medis
Menurut Permenkes No. 269 Tahun 2008, rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas, anamneses penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan fisik
yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat
darurat. Selain itu, rekam medis juga berisikan berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis
merupakan dokumen fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat
penyakit dan pengobatan masa lalu, serta saat ini yang tertulis oleh profesi
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Huffman, 1999:
10).
Dalam Permenkes No. 749 Tahun 1989 tentang Rekam Medis disebutkan
bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada
pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Dijelaskan lebih lanjut dalam Surat
Keputusan Direktotar Jenderal Pelayanan medis No. 78 Tahun 1991 tentang
Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit, bahwa rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis,
pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan
kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit
rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan rawat inap.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu
sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib
administrasi di tempat pelayanan kesehatan akan berhasil sebagaimana yang
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan.
2.7 Pelayanan
Rekam medis mempunyai dua bagian yaitu bagian pertama adalah
tentang individu: suatu informasi tentang kondisi kesehatan dan penyakit pasien
yang bersangkutan dan sering disebut patient record, bagian kedua adalah tentang
manajemen: suatu informasi tentang pertanggungjawaban apakah dari segi
manajemen maupun keuangan dari kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang
bersangkutan. Secara umum, informasi yang tercantum dalam rekam medis
seorang pasien adalah sebagai berikut.
1. Siapa (who) pasien tersebut dan Siapa (who) yang memberikan pelayanan
kesehatan/medis.
2. Apa (what), Kapan (when) , Kenapa (why) dan Bagaimana (how) pelayanan
kesehatan/medis diberikan.
3. Hasil akhir atau dampak (outcome) dari pelayanan kesehatan dan pengobatan.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya
akan diolah menjadi informasi. Berdasarkan proses pelayanan rekam medis yang
ada pada rumah sakit dapat terlihat bahwa pasien yang datang ke rumah sakit
dapat datang sendiri atau membawa surat rujukan. Di unit pendaftaran, identitas
pasien dicatat di kartu atau status rekam medis dan selanjutnya pasien beserta
kartu atau status rekam medisnya dibawa ke ruang pemeriksaan. Oleh tenaga
kesehatan, pasien akan dianamnesia dan diperiksa serta membutuhkan
pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan penegakkan diagnosa sesuai dengan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
kebutuhan, pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis lainnya. Semua
pelayanan kesehatan ini dicatat dalam status rekam medis. Setiap tenaga
kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan dan atau tindakan medis harus
menuliskan nama dan membubuhi tanda tangannya di status rekam medis
tersebut. Semua kegiatan ini merupakan kegiatan bagian pertama rekam medis
(patient Record).
Setelah melalui ini semua, pasien dapat pulang atau dirujuk. Kegiatan
pengelolaan rekam medis tidak berhenti. Status rekam medis dikumpulkan,
biasanya kembali ke ruang rekam medis untuk dilakukan ICD-10 penyakit dan
dilakukan pendataan di buku-buku register harian yang telah disediakan. Setelah
diolah, status rekam medis disimpan pada tempatnya di ruang arsip agar lain kali
pasien yang sama datang, maka status rekam medisnya dapat dipergunakan
kembali.
2.8 Pembayaran
Menurut Aditama (2003: 10), sistem informasi pembayaran pasien
berbasis komputer memiliki kelebihan dalam hal kecepatan dan ketepatan.
Ketepatan karena komputer dapat menyimpan serta mengelola data dalam
kapasitas yang besar juga minimnya kesalahan yang dapat terjadi. Kecepatan
dapat dilihat dari otomatisasi yang mampu dilakukan oleh komputer dengan
dukungan sistem yang tepat dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat.
Sistem informasi berbasis komputer juga berguna bagi peningkatan kinerja user
dalam hal membantu mereka untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan
mereka.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Proses pembayaran pasien di rumah sakit didapatkan dari tindakan dan
obat-obatan maupun alat kesehatan yang diberikan pada pasien saat ditangani oleh
dokter maupun tenaga medis lainnya. Pasien akan membayar biaya perawatan
yang telah diterima sesuai dengan billing pasien yang diberikan pada petugas
pembayaran. Data yang diperlukan yaitu data pasien, data cara bayar, data debitur,
data pemakaian obat-obatan maupun alat kesehatan, poliklinik tujuan serta dokter
yang menanganinya dan tindakan yang diberikan pada pasien tersebut. Setelah
informasi tersebut didapatkan maka pasien dapat membayar biaya perawatan
selama ditangani di rumah sakit.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
19
3.1 Analisis Permasalahan
Berdasarkan survei lapangan dengan mengamati proses penanganan
pasien dan melakukan wawancara dengan staf Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Rumah Sakit Bedah Surabaya, dapat diketahui proses-proses yang dilakukan
untuk menangani pasien dan beberapa permasalahannya. Alur proses penanganan
pasien IGD terdiri dari proses pendaftaran, proses pencatatan rekam medis, proses
pembayaran, dan pembuatan laporan.
Mulai
Pendaftaran Pasien
Pencatatan Rekam Medis
Pembayaran Pasien
Selesai
[image:39.595.36.561.160.687.2]Pembuatan Laporan
Gambar 3.1. Alur Proses Penanganan Pasien Instalasi Gawat Darurat
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Sistem yang ada pada IGD di Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) saat
ini masih dalam bentuk dokumen kertas, sedangkan komputer digunakan petugas
front office untuk mencatat pendapatan setiap shift menggunakan Microsoft Excel.
Proses pertama mulai dari pendaftaran pasien, pendaftaran pasien meliputi pasien
baru dan pasien lama. Jika pasien baru, pasien atau penangung jawab pasien harus
mengisi data identitas pasien dan petugas front office harus menyediakan map
untuk menyimpan data pasien tersebut. Apabila pada proses pendaftaran
menggunakan kertas maka akan mengakibatkan penumpukan data pasien tanpa
ada rekapan data pada sistem. Permasalahan yang muncul yaitu pencarian data
pasien menjadi terhambat akibat petugas kesulitan mencari data pasien jika pasien
tersebut datang kembali (pasien lama). Proses pendaftaran pasien dapat dilihat
pada Gambar 3.2. di halaman 22.
Proses selanjutnya adalah pencatatan rekam medis pasien di IGD. Setelah
pasien teregistrasi, pasien dibawa ke ruang observasi untuk diperiksa oleh dokter.
Dari hasil pemeriksaan tersebut dokter dapat menentukan tindakan penanganan
maupun tindakan khusus untuk pasien. Jika pasien merupakan pasien lama, maka
perawat harus menghubungi petugas rekam medis terlebih dahulu untuk
memberitahukan bahwa ada pasien lama yang sedang berobat dan membutuhkan
berkas rekam medis. Berkas rekam medis tersebut berguna untuk membantu
dokter dalam menentukan penanganan. Dokter juga dapat menggunakan data
penunjang untuk mengetahui kondisi pasien lebih detil. Setelah dokter
menentukan tindakan penanganan untuk pasien, maka perawat segera melakukan
penanganan. Segala jenis penanganan, pemakaian barang dan obat yang dilakukan
kepada pasien harus dicatat pada rekam medis pasien dan direkap setiap harinya.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Proses pencatatan rekam medis meliputi proses pencatatan tindakan dokter
terhadap pasien, tindakan tersebut nantinya akan mempengaruhi jumlah yang
harus dibayar oleh pasien. Selain itu terjadi proses pencatatan resep, pemeriksaan
klinis, hasil observasi, terapi, instruksi dokter, pemeriksaan, tindakan fisik dan
pemakaian barang (alat kesehatan) dan obat yang dicatat dokter pada rekam medis
yang menggambarkan kondisi kesehatan pasien. Apabila pasien memiliki hasil
laboratorium, radiologi, dan Electro Cardio Grafik (ECG) maka dokter akan
melakukan pencatatan ke dalam rekam medis pasien.
Pencatatan rekam medis masih menggunakan dokumen kertas yang
disimpan diruang arsip terpisah menjadi kendala lain untuk petugas rekam medis
karena ruang rekam medis terletak pada suatu ruangan di lantai satu, sedangkan
ruang IGD terletak di lantai G. Butuh waktu dan petugas untuk mengantarkan
dokumen rekam medis pasien tersebut. Permasalahan yang mucul yaitu dokter dan
perawat kesulitan untuk mengetahui dan mempelajari rekam medis pasien apabila
pasien tersebut datang kembali karena rekam medis pasien disimpan di ruang
arsip yang terpisah. Permasalahan lain adalah arsip dokumen rekam medis yang
menumpuk sehingga ruang penyimpanan dokumen mulai penuh. Selain harus
menambah ruangan arsip dan petugas sulit mencari dokumen rekam medis pasien
ketika dibutuhkan, dapat mmenyebabkan risiko kerusakan, hilang atau terbawa
oleh unit lain. Hilangnya berkas rekam medis tersebut dapat mempersulit dokter
dalam menentukan tindakan medis jika pasien yang ditangani mempunyai riwayat
penyakit lain. Gambar lebih jelas mengenai penanganan pasien IGD dapat dilihat
pada document flow proses pencatatan rekam medis pada Gambar 3.3. di halaman
23.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.2. Document Flow Pendaftaran Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.3. Document Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Setelah melakukan proses pencatatan rekam medis pasien, pasien harus
melakukan proses pembayaran pada front office. Proses pembayaran meliputi
proses pencatatan total biaya oleh pasien berdasarkan tindakan yang dilakukan
oleh dokter, dimana biaya termasuk biaya obat-obatan yang digunakan pasien saat
ditangani di IGD. Proses pembayaran ini terbagi menjadi dua jenis yaitu pasien
umum dan pasien asuransi. Jika pasien termasuk pasien umum maka pasien harus
membayar langsung setelah diperiksa oleh dokter. Sedangkan pasien asuransi
pembayarannya berupa piutang rumah sakit dimana billing pasien dikurangi dari
batas plafon yang disediakan oleh masing-masing asuransi dan sisanya akan
ditagihkan kepada pasien yang bersangkutan. Untuk mengetahui sisa plafon
pasien, petugas front office akan memberitahukan kepada petugas marketing
melalui telepon jika ada pasien asuransi. Petugas marketing harus
memberitahukan kepada asuransi yang bersangkutan jika ada pasien asuransi
tersebut yang sedang berobat. Petugas marketing membutuhkan waktu untuk
mengetahui jumlah plafon dari pasien, karena nantinya pihak asuransi yang akan
memberitahukan dari datanya berapa sisa plafon pasien tersebut. Proses
pembayaran menjadi terhambat dikarenakan pasien harus menunggu kabar dari
pihak asuransi, sedangkan petugas Front Office membutuhkan jumlah tagihan
yang harus dibayar pasien dari catatan tindakan dan obat-obatan yang digunakan
pasien karena masih ditulis pada lembar tindakan dan obat. Proses pembayaran
pasien dapat dilihat pada Gambar 3.4. di halaman 25.
Permasalahan yang lain adalah mengenai proses rekapitulasi data
aktivitas IGD, penyusunanan laporan harian dan laporan operasional yang
membutuhkan waktu lama sehingga sering mengalami keterlambatan dalam
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
penyerahan laporan. Pada akhir periode, seluruh rekap data penanganan pasien
disusun menjadi laporan harian IGD dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan
operasional IGD. Setelah itu laporan operasional tersebut diserahkan kepada
kepala IGD. Proses pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3.5 di halaman
26.
Gambar 3.4. Document Flow Pembayaran Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan di atas Sistem informasi pelayanan
dan rekam medis ini berbasis jaringan sehingga data dapat diakses oleh unit yang
membutuhkan berdasarkan hak ases dari masing-masing user. Sistem ini juga
dapat digunakan untuk menyimpan data dalam bentuk file (paperless) dan backup
data, integrasi data menjadi tidak terhambat dikarenakan data dapat saling
terhubungan antar unit-unit yang terkait.
Sistem ini juga dapat membantu petugas front office untuk menyimpan
data pasien. Jika pasien tersebut datang kembali, data tentang pasien tersebut
dapat dengan mudah dan cepat ditemukan. Petugas tidak harus mencari daftar
pasien dari tumpukan map pasien yang ada. Dengan adanya sistem ini, petugas
dapat meminimalisasi penggunaan kertas.
Selain itu, pencatatan rekam medis pasien pada sistem sehingga
pencarian data rekam medis menjadi mudah saat dokter atau perawat
membutuhkan informasi rekam medis pasien tersebut dan data rekam medis
pasien tersebut dapat diakses oleh perawat dan dokter secara lengkap. Jika pasien
merupakan pasien lama, maka sistem dapat menampilkan kembali data rekam
medis yang dimiliki pasien. Data rekam medis tersebut dibutuhkan dokter sebagai
pertimbangan dalam menentukan penanganan dan terapi untuk pasien. Hasil
triage dan anamnese, perawat juga dapat melakukan input data penanganan yang
dilakukan kepada pasien, terapi dan data hasil pemeriksaan unit penunjang
sehingga dapat diakses apabila dibutuhkan.
Pada saat perawat input data perawatan dan obat-obatan yang digunakan
pasien, petugas front office dapat mengetahui rincian biaya perawatan pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
tanpa harus melihat catatan dari perawat pada dokumen rekam medis pasien.
Petugas front office juga dapat mendiskon total biaya perawatan pasien dan
tercatatat pada billing pasien.
Dari data-data yang telah disimpan di dalam database, sistem secara
otomatis dapat menampilkan tagihan yang harus dibayar pasien tanpa harus
menghitung terlebih dahulu. Sehingga terdapat integrasi data antara perawat dan
dokter IGD dengan petugas front office. Selain itu, petugas marketing juga dapat
mengetahui pasien yang mendaftar saat itu menggunakan asuransi atau umum.
Sehingga petugas marketing dapat memberi kabar kepada pihak asuransi yang
terkait dan dapat segera mendapatkan respon/jawaban tentang sisa plafon pasien
tersebut. Kepala IGD juga dapat mengakses laporan harian dan laporan
operasional tanpa harus menunggu supervisior IGD mendata satu persatu berkas
rekam medis dari tiap-tiap pasien per hari. Untuk menjalankan Sistem Informasi
Pelayanan dan Rekam Medis ini, diperlukan dukungan software dan hardware
sebagai berikut:
1. Software
a. Sistem operasi Windows XP Professional service pack satu atau lebih
tinggi.
b. Microsoft .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.
c. Microsoft MYSQL (SQLyog Ultimate).
2. Hardware
a. Processor Intel Pentium IV 1.6 GHz atau yang lebih tinggi.
b. RAM 1 GB atau lebih tinggi.
c. Monitor, mouse,keyboard, dan printer untuk bagian-bagian yang terkait.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3.3 Perancangan Sistem
Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah dibahas sebelumnya,
maka dilakukan perancangan sistem informasi pelayanan dan rekam medis yang
terintegrasi. Pada tahap ini akan digambarkan analisa kebutuhan, system flow,
diagram jenjang (HIPO), diagram konteks, data flow diagram (DFD), struktur
tabel, dan desain input output.
3.3.1 Sistem Flow
System Flow merupakan suatu gambaran aliran kerja yang terdapat
dalam sistem dan dapat memberitahukan siapa pengguna yang melakukan kerja
tersebut. Berdasarkan analisa hasil document flow di atas maka dibuatlah system
flow berdasarkan proses bisnis yang sudah berjalan sehingga system flow proses di
atas dapat dilihat pada Gambar 3.6 sampai 3.9. di halaman 31 sampai 34.
Pada proses pendaftaran pasien, petugas front office melakukan input
data pasien untuk mengecek apakah pasien tersebut termasuk pasien baru atau
pasien lama. Apabila pasien diketahui pasien baru maka pasien harus mengisi data
pasien sesuai dengan formulir dan petugas front office melakukan input data
pasien kedalam sistem dan mencetak kartu pasien. Kartu pasien adalah kartu yang
digunakan pasien untuk berobat kembali. Apabila pasien diketahui pasien lama
maka pada komputer petugas front office akan muncul data pasien. Petugas front
office dapat mengubah data pasien bila ada perubahan. Sebelum melakukan
perubahan data, petugas front office melakukan input nomor rekam medis pasien
dan mendaftarkan pasien tersebut sesuai dengan unit tujuannya maka akan tampil
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
daftar pasien yang teregistrasi. Setelah itu petugas front office mencetak karcis
sebagai tanda bukti pembayaran registrasi.
Daftar pasien yang telah teregistrasi tersebut dapat diketahui oleh
petugas rekam medis untuk mengecek apakah dokumen rekam medis pasien
tersebut ada atau tidak. Apabila dokumen tersebut tidak ada, maka petugas rekam
medis akan membuat rekam medis baru untuk pasien. Jika dokumen tersebut ada
maka petugas rekam medis akan mengantarkan dokumen rekam medis kepada
unit yang memerlukannya. Dokumen rekam medis digunakan dokter dan perawat
untuk mencatat setiap tindakan ataupun aktivitas yang diberikan dan dilakukan
kepada pasien.
Pada saat pencatatan dokumen rekam medis tersebut, perawat dan dokter
juga akan melakukan input data rekam madis pasien pada sistem. Hal ini berguna
untuk melihat history data rekam medis pasien apabila dibutuhkan sewaktu-waktu
tanpa harus meminjam dokumen rekam medis. Data yang di-input-kan perawat
dan dokter juga dapat berguna untuk membuat laporan harian dan operasional
IGD sehingga dapat memudahkan supervisior dan kepala IGD dalam memantau
data pasien yang saat itu ditangani.
Proses pembayaran menjadi mudah dan cepat karena petugas front office
dapat mengetahui rincian biaya perawatan yang akan ditagihkan ke pasien. Pasien
tidak harus menunggu lama untuk melakukan proses pembayaran billing. Pasien
juga dapat rincian biaya perawatan tersebut sebagai bukti pelunasan
pembayarannya. Untuk pasien asuransi, maka pembayarannya akan dikurangi
plafon asuransi tersebut. Jika biaya perawatan pasien melebihi plafon, maka
kelebihan biaya perawatan harus dibayar pasien itu sendiri.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.6. System Flow Pendaftaran Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.7. System Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.8. System Flow Pembayaran Pasien
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 3.9. System Flow Membuat Laporan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3.3.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan
aliran data antara satu entitas dengan entitas lainnya. Diagram ini menjelaskan
lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan data yang
terjadi pada setiap proses.
A. Diagram Konteks
Pada diagram konteks ini terdapat tujuh entitas yang terlibat, yaitu
pasien, petugas front office, petugas rekam medis, dokter, perawat, supervisior
IGD dan kepala IGD. Entitas-entitas tersebut memberikan data masukan yang
akan diolah oleh sistem dan menerima keluaran sebagai hasil dari proses yang
terjadi. Petugas front office terlibat dalam proses pendaftaran dan pembayaran
dengan memberikan masukan berupa data pendaftaran pasien dan data registrasi
unit pelayanan pasien, sedangkan pada proses pembayaran petugas front office
memberikan data masukan berupa total pembayaran yang dibayar oleh pasien dan
diskon yang diberikan kepada pasien. Dokter IGD dan perawat merupakan entitas
yang terlibat dalam proses pencatatan rekam medis pasien yang meliputi data
masukan antara isi rekam medis, anamnesis, pemeriksaan klinis, status lokalis,
status neurologis, uraian status lokalis/khusus, observasi pasien, line, terapi,
tindakan, hasil penunjang seperti laboratoriun, radiologi, dan ecg, diagnosa,
registrasi operasi jika diperlukan, penulisan keterangan pasien meninggal apabila
pasien tersebut telah meninggal, penulisan resep pasien yang ditulis oleh dokter
IGD, cara keluar dan keluaran berupa history pasien dari hasil pencatatan tersebut.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Selanjutnya, supervisior IGD terlibat dalam proses pembuatan laporan
dan informasi harian dan laporan operasional yang dibuat oleh sistem setiap
harinya. Kepala IGD terlibat dalam proses penyerahan laporan dan informasi yang
dihasilkan oleh sistem yang meliputi informasi kunjungan pasien, informasi
rekam medis pasien, dan informasi pendapatan registrasi. Diagram Konteks
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis pada Instalasi
Gawat Darurat di Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) dapat dilihat pada
Gambar 3.10. di halaman 37.
B. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan alur perencanaan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan
jelas dan terstruktur. Pada rancang bangun sistem informasi pelayanan dan rekam
medis terdapat tiga proses utama yaitu mengelola data, pendaftaran pasien,
pencatatan rekam medis, pembayaran, dan membuat laporan.
Masing-masing dari proses utama tersebut akan dijabarkan kembali ke
dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang berikut ini akan terlihat
masing-masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD). Seluruh proses yang
terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses di atas dan semuanya
telah tergambar jelas pada Diagram Konteks sebelumnya. Adapun secara garis
besar, diagram jenjang yang membangun aplikasi dapat digambarkan pada
Gambar 3.11. di halaman 38.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
