BAB I - BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM telah banyak didefinisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda. Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep Sistem Informasi Manajemen saat itu berkmebang seiring perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer saat itu telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambiloan keputusan manajemen.

Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah Sistem Informasi Manajemen akan diperoleh dengan cukup baik apabila seseorang mampu memahami tentang, sistem,informasi dan manajemen.

Dalam perusahaan, baik besar maupun kecil para manajer harus mampu mengambil keputusan. Para manajer memanfaatkan sistem informasi manajemen yang diterapkan perusahaannya guna mempertimbangkan setiap keputusan yang diambilnya. Aplikasi sistem informasi dalam proses manajemen akan meningkatkan kemampuan dalam membuat keputusan-keputusan yang tidak terstruktur dan meningkatkan berbagai peran manajerial.

Kesuksesan organisasi berkaitan erat dengan kompetensi teknis, kemampuan organsiasi dalam melaksanakan adaptasi terhadap lingkungan eksternal dan internal.

mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen?

2. Bagaimanakah konsep sistem dalam sistem informasi manajemen? 3. Apasaja kebutuhan dan sumber informasi manajemen bagi manager? C. Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui maksud dari sistem informasi manajemen.

2. Untuk memahami konsep sistem dalam sistem informasi manajemen. 3. Untuk menjelaskan kebutuhan dan sumber informasi manajemen bagi

BAB II PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN a. Sistem

Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen /SIM, sistem juga telah di dfenisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau.

Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagain sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.

b. Data dan Informasi

Data dapat di definisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta nyang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalm kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada masa mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain.

diolah oleh unit pengolah, dan ouput adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah,maupun informasi,

Gambar 1.3 Transformasi Data menjadi Informasi

Data terbagi menjadi 2 macam berdasarkan macamnya, yaitu:

 Data Internal

Data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

 Data Eksternal

Data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

Selain itu, terdapat klasifikasi data berdasarkan jenis data, yaitu sebagai berikut:

 Data Kuantitatif

Data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Contohnya adalah jumlah pembeli buah pada pasar segar, tinggi badan siswa kelas 3 IPA 2, dan lain-lain

 Data Kualitatif

Data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan.

Input

Output

Unit

Penyimpan

Teknik Mengumpulkan Data/Informasi

Ada beberapa teknik terpopuler dalam pengumpulan data atau informasi, antara lain:

 Survei: teknik pengumpulan data secara langsung dengan pembagian angket kepada para narasumber

 Studi Literatur: metode pengumpulan data melalui literatur, catatan lama, majalah, dan arsipan-arsipan sejenis.

 Eksperimen: melakukan simulasi untuk mendapatkan data yang dapat dijadikan bahan baku bagi informasi yang berguna

 Wawancara: metode langsung dengan memberikan daftar pertanyaan kepada narasumber terkait untuk mendapatkan data/informasi yang diinginkan.

Perbedaan Data dan Informasi

Dari definisi dan contoh diatas dapat disimpulkan perbedaan data dan informasi yaitu :

 Data lebih cenderung ke penjelasan singkat atau sebuah gagasan yang belum menjelaskan sebuah peristiwa atau hasil kegiatan, data juga tidak bisa digunakan untuk pengambilan keputusan sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

 Data terkadang tidak dapat digunakan dan diterima oleh akal pikiran penerima, sedangkan informasi dapat berguna dan dapat diterima oleh akal pikiran penerima.

keputusan. Data penjualan misalnya merupakan penjelasan yang bersifat mentah, tetapi informasi penjualan per bulan akan dipakai oleh manajemen untuk mengambil suatu keputusan.

c. Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya manejemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi.

Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manajer akan melakukan tiga macem proses manajemen, yang meliputi

 Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

 Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen. Tingkatan kegiatan manajemen dapat di bedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Perencanaan dan pengendalian operasional

2. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen

3. Perencanaan strategis

Tingkat perencanaan operasional dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen pada tingkat paling rendah. Tingkat perencanaan taktia dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. Sedangkan tingkat perencanaan strategis merupakan tingkat kegiatan manajemen paling atas. Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan oleh Gambar 1.4

Gambar 1.4 Tingkatan Kegiatan Manajemen

d. Sistem Informasi Manajemen

7

Istilah Sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi dan manajemen. Sebagai mana telah disinggung di atas, cara yang lebih baik untuk memberikan definisi Sistem Informasi Manajemen adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, infromasi, manajemen. Selanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk memberikan definisi tentang Sistem Infromasi Manajemen, yaitu menggabungkan ketiga kunci tersebut.

B. KONSEP SISTEM DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN a. Ciri-ciri Suatu Sistem

Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen /SIM, sistem juga telah di dfenisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau.

Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagain sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.

Suatu Sistem mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.

2. Mempunyai batas (boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem. 3. Mempunyai lingkungan (environments)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan, Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan

4. Mempunyai penghubung/ antar muka (interface) antar komponen

Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/ antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya. pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

7. Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekrja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

Setiap kompoen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.

10.Mempunyai umpan balik (feed back)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

Keterkaitan antar komponen dan ciri-ciri suatu sistem ditunjukkan oleh Gambar 1.1. Dalam gambar tersebut, suatu subsistem berkaitan dengan subsistem lainnya dihubungkan oleh interface, membentuk satu kesatuan guna mencapai

Feedba ck Control

Input Proces

s Output

G

Gambar 1.1 Keterkaitan antar komponen dan ciri-ciri suatu sistem

Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 1.2

Interface

Subsistem 1 Subsistem 2

Subsistem n Subsistem 3

Objecti

ves

Goal

Gambar 1.2 Model umum suatu sistem

b. Jenis-jenis Sistem

Tinjauan tentang suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yaitu:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis (physical systems) dan sistem abstrak (abstract systems)

Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem fisis adalah sistem perangkat keras (hardware) komputer yang antara lain terdiri dari atas, unit pusat pengolah (Central Processing Unit/CPU), memory, monitor, keyboard, dan lainnya. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi (Operating Systems/OS) komputer yang terdiri dari atas sekumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin komputer. Umumnya suatu sistem terdiri atas gabungan komponen fisis dan abstrak yang saling bekerja sama.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural systems) dan sistem buatan manusia (human made systems). Sistem ilmiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komputer yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia.

dan baku. Dengan demikian, untuk nilai-nilai masukan yang diberikan akan dapat diketahui nilai keluarannya secara pasti sebelumnya.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed systems) dan sistem terbuka (open systems)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Dalam kenyataannya hampir tidak ada suatu sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada adalah sistem yang relatif tertutup, yaitu sistem yang relatif tidak dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem relatif tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Sekalipun sistem aplikasi komputer akan terhenti apabila satu daya listrik ke komputer mengalami gangguan/padam.

c. Penggolongan Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi anatar satu komponen dengan komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat digolongkan dari beberapa sudut pandangan diantaranya.

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. d. Kontrol dalam Sistem

1. Struktur organisasional Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2. Kontrol perpustakaan Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3. Pemeliharaan Peralatan Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal/yang tak terjadwal.

5. Perencanaan disaster

 Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

 Rencana Backup Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

 Rencana Record Penting Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.

 Rencana Recovery Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi dan pasokan-pasokan.

Sifat sistem informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi terutama sangat bergantung pada jenis kegiatan yang dilaksanakan serta jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh pengguna informasi, yang mungkin saja mereka ini manajer, personil teknisi dan spesialis, atau pegawai teknis dan administrasi. Kebutuhan informasi oleh manajer cenderung bervariasi sesuai dengan lapisan hirarkinya di dalam organisasi, sebab sifat kegiatan manjerial cendrung berbeda pada berbagai lapisan. Seperti yang dapat diharapkan, jenis informasi berbeda yang diperlukan di setiap lapisan cenderung berasal dari sumber-sumber yang berbeda pula.

a. Aktivitas Organisasi

GAMBAR 2.1 Struktur Organisasi

Sebagian besar personil operasi dalam kegiatannya memberikan input kepada sistem komputer atau proses atau menganalisis masing-masing transaksi, namun demikian umumnya tugas mereka tidak termasuk menganalisis output informasi. Secara umum personil operasi maupun administrasi terlibat dalam sistem informasi hanya secara terbatas; misalnya, mereka hanya memulai beberapa transaksi dan kemudian diproses oleh sistem informasi.

Pada lapis berikutnya --- lapis manajerial pertama --- aktivitas utamanya adalah penyeliaan personil operasi. Ini memrlukan interaksi intensif dengan personil di bawahnya tentang kegiatan operasi, atau menyelesaikan masalah personil. Personil penyelia biasanya kurang senang memproses transaksi sebagai input terhadap sistem informasi, dan mereka lebih menyukai ringkasan ouput dari sistem. Personil penyelia mungkin sangat terlibat dengan perancangan sistem, kadangkala bahkan ditugasi untuk menjadi anggota tim proyek pengembangan sistem; misalnya, seorang penyelia tagihan mungkin ditugaskan untuk menjadi anggota tim penyusunan sistem informasi tagihan

18

Lapisan Manajer dan Profesional

Lapisan manajer madya pada gambar 2.1, seperti terlihat memiliki dua jenis kegiatan, yaitu kegiatan teknis dan profesional yang dilaksanakan oleh para spesialis yang bekerja secara mandiri atau sebagai bagian dari kelompok profesional spesialis. Tugas para spesialis ini pada dasarnya bukan bersifat manajerial; dan kegiatan manajemen mereka, apabila ada, hanya sedikit di atas penyeliaan atas beberapa pegawai administrasi atau staf semi-profesional . Terlihat adanya posisi spesialis demikian pada lapisan manajemen madya hanyalah sebagai suatu yang “sebarang” (boleh ada boleh tidak, arbitary), apabila dilihat dari tingkat gaji pun mereka sejajar dengan manajer madya. Pada kenyataannya para spesialis ini tidak “menempati” suatu lapisan khusus walau seringkali dikelola oleh manajer-madya-atas (upper middle manjer), termasuk ke dalam kelompok ini adalah para insinyur, peneliti ilmiah, akuntan, ahli analisis sistem, ahli hukum, asli asuransi, ahli analisis pasar, petugas pembelian, staf perencana , perancang produk, serta personil periklanan dan promosi.

Pada sebagian organisasi, tugas yang dilaksanakan oleh salah satu atau lebih kelompok teknisi dan profesional spesialis adalah yang paling kritis bagi suatu organisasi, sehingga para perancang sistem harus memberi perhatian besar terhadap sistem informasi yang mampu mendukung pelaksanaan tugas mereka

Sistem informasi yang diperlukan oleh spesialis dalam kegiatan kreatif biasanya harus bisa memberikan informasi yang bisa menolong menetapkan latar belakang umum atau kerangka yang mampu memberikan inspirasi untuk gagasan baru, misalnya, informasi tentang pasar atau informasi tentang produk pesaing---umumnya berasal dari luar organisasi.

b. Aktivitas Managerial

Perencanaan

Gambar 2.2 menunjukkan tipe kegiatan umum yang dilaksanakan oleh masing-masing lapis manajemen. Garis diagonal menunjukkan perkiraan titik berat dari masing-masing lapis manajemen pada masing-masing kegiatan. Dapat dilihat, misalnya, bahwa perencanaan strategis dan jangka panjang terutama menjadi beban manajemen, walau lapis manajemen yang lebih rendah dalam batas tertentu juga terlihat dalam kegiatan tersebut

Kegiatan perencanaan dimaksudkan untuk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi untuk bergerak ke arah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.

Titik berat perhatian lapis manajemen

lebih rendah. Kegiatan pada masing-masing lapis manajeriaL

GAMBAR 2.2. Tipe-tipe umum kegiatan manajerial yang dilaksanakan di setiap lapis organisasi

beberapa tahun mendatang, biasanya untuk 5 tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasas di sebut sebagai “ rencana keuntungan” yang serupa dengan rencana jangka panjang, dan dilaksanakan didalam kerangka rencana jangka panjang.

Sistem informasi untuk perencanaan sangat sukar dirancang dan diterapkannya. Salah satu penyebab adalah bahwa informasi tentang kegiatan organisasi biasanya jarang dalam bentuk untuk perencanaan --- sehingga harus dibentuk dan diproses kembali (reprocessed). Perencanaan berkenaan dengan masa depan, oleh sebab itu informasi organisasi tentang kegiatan masa lalu sangat bermakna bagi perencanaan sejauh bergayutan (relevan) dengan masa depan, dan kebergayutan tersebut hanya ada sejauh dapat digunakan untuk memperkirakan masa depan.

Pembahasan dan Evaluasi Menyeluruh (Pengendalian Manajemen)

Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengansasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian manajemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai efektivitas dan efisiensi strategi dalam mencapai sasaran. Pengendalian manajemen merupakan tanggung jawab manajemen puncak maupun manajemen madya

Pengendalian manajemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan oleh sistem informasi; laporan ini merupakan perbandingan antara hasil kegiatan dan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Para manjer menganalisis laporan ini untuk menunjukkan penyimpangan dari rencana serta penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

yang sama. Apabila sistem informasi formal dirancang untuk memperoleh informasi luar semacam ini, tentunya ia harus dirancang secara khusus untuk melayani keperluan tersebut. Misalnya, pemantauan efekttivitas program pelatihan pegawai yang merupakan bagian penting dari proses pengendalian manjemen, namun demikian sistem pemrosesan transaksi kurang memperhatikan kegiatan ini

Analisis Masalah-masalah Kritis

Masalah kegiatan manajerial lainnya dalah “Manajemen kritis” atau pada Gambar 2.2. yang disebut sebagai “masalah-masalah kritis”. Para manajer puncak dan madya menggunakan sebagian besar waktu mereka untuk mengatasi masalah kritis ini. Contohnya adalah perhatian konsumen terhadap rancangan atau keamanan produk baru, penurunan efektivitas dalam kegiatan Litbang (Penelitian dan Pengembangan; Research dan Development, R&D), penurunan serius dalam produktivitas karyawan, atau penurunan serius dalam permintaan konsumen untuk produk tertentu. Karena masalah ini tidak diharapkan, maka hanya suatu keberuntungan saja jika sistem infromasi dapat memberikan informasi yang sangat relevan.

Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak-rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagian besar organisasi hanya memrlukan informasi yang berkaitan dengan masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar di antara berbagai file data di berbagai sistem informasi yang berbeda; oleh sebab itu informasi yang diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya serta selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemrosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan bahkan ribuan file.

Kepemimpinan dan Kegiatan Upacara

dalamnya adalah kegiatan baik di dalam maupun di luar organisasi, berpidato, serta kegiatan sosial. Bagi sebagian mereka ini, sistem informasi yang ada sangat kecil artinya, dan laporan rutin akan memberikan informasi yang mereka perlukan

Penyeliaan Langsung

Kegiatan pertama yang banyak dilakukan oleh manajer lapis lebih rendah. Kegiatan ini tidak menggunakan sistem informasi secara langsung karena di dalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya, adalah memeriksa kegiatan secara rinci, yang mungkin akan menggunakan informasi rinci yang ada di dalam laporan rutin yang disampaikan oleh sistem informasi kegiatan. Salah satu contoh pemeriksaan rinci adalah pemeriksaan atas laporan tagihan pelanggan yang sudah lama guna menentukan tagihan macet perusahan serta kegiatan kredit. Sistem infromasi kegiatan kemudian dirangkai agar mampu memberikan variasi laporan yang lebih luas, dengan dasar mana pemeriksaan rinci dilaksanakan

Pengendalian Operasi

Pengendalian operasi termasuk pengukuran efiesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efisiensinya. Apabila pengendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditujukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh dari sistem informasi.

Dengan menganalisis variansi ini para manajer akan dapat membuat tindakan koreksi.

Pengendalian kegiatan sepenuhnya dilaksanakan oleh manajer yang secara langsung meyelia kegiatan; mereka menggunakan kombinasi pengamatan langsung dan laporan rinci kegiatan. Laporan ini berisi daftar transaksi dan ringkasan transaksi yang diberikan oleh sistem informasi informal.

c. Jenis-jenis Keputusan Manajemen dan Kebutuhan Informasi

Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan penting dari manajer. Seperti terlihat pada Gambar 2.4, keputusan yang dibuat pada lapis puncak organisasi dan di bawahnya pada dasarnya bersifat sangat berbeda. Keputusan yang dibuat di lapis bawah biasanya cenderung berulang; misalnya, keputusan kredit yang dibuat untuk ribuan pelanggan. Keputusan yang dibuat juga cenderung terstruktur, sehingga analisisnya juga cenderung baku, dengan menerapkan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk analisis sudah diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.

25

Titik berat perhatian manajemen puncak 1. Tidak berulang 2. Tidak-tersruktur 3. Tak-tersruktur

4. Keputusannya tidak dapat di perikirakan

5. Informasi belum tersedia

1. Berulang 2. Terstruktur 3. Informasinya

Biasanya telah Tersedia

Struktur Organisasi Jenis-jenis keputusan yang dibuat

GAMBAR 2.4. Jenis-jenis keputusan yang di buat dalam organisasi

Sistem informasi dapat segera dikembangkan guna melayani keperluan informasi untuk keputusan dari struktur yang lebih tinggi. Sifat pengulangan dari keputusan ini menjadikannya cukup bermanfaat untuk mengembangkan sistem informasi yang cukup efisien. Banyak keputusan yang sedemikian terstrukturnya sehingga dapat dilakukan, dan bahkan sering demikian, oleh program komputer. Salah satu contohnya adalah program tentang rumus pemesanan kembali persediaan, secara otomatis dapat menentukan berapa banyak barang yang harus dipesan.

Para manajer turut serta dalam situasi keputusan yang terprogram, yang mana mereka dapat memantau dan mengubah hasil keputusan terprogram yang dalam kasus pemesanan kembali persediaan, misalnya, seorang manajer biasanya masih dapat mengubah jumlah item yang dipesan oleh program komputer. Kemampuan pengubahan manajemen ini sangat penting karena seorang manajer biasa memiliki informasi lain yang tidak memilikisistem komputer, misallnya, manajer persediaan mungkin sangat sadar akan keperluan tambahan dari persediaan, yang hal demikian tentunya tidak dipertimbangkakn di dalam algoritma komputer.

Sebuah program komputer biasanya hanya membuat serangkaian keputusan yang diperlukan untuk kegiatan tertentu. Ia mungkin saja, misalnya menentukan jumlah persediaan masing-masing item yang harus dibeli; dan manajer kemudian memilih penjual yang paling sesuai atas dasar harga dan kriteria layanan (misalnya persentase cacat atau saat penyerahan). Untuk itu perancang sistem harus terus berusaha untuk memperbaiki struktur kegiatan manajer sehingga proses keputusan dapat diprogramkan lebih efisien.

penentuan apakah akan membangun kafetaria perusahan atau tidak merupakan contoh dari jenis masalah ini.

Terlihat bahwa sifat masalah yang tak-tersruktur dan ketakterulangan yang tak dapat diduga pada lapis organisasi yang tertinggi membuatnya sukar untuk membangun sistem informasi yang secara rutin meyediakan informasi yang berguna bagi pembuatan keputusan manajemen puncak. Biaya sistem informasi yang dikaitkan dengan suatu keputusan harus dinilai berdasar kemanfaatan dengan satu keputusan, oleh sebab itu suatu sistem informasi yang khusus biasanya kurang digunakan. Sebaliknya, dengan keputusan berulang, biaya sistem informasi dapat dinilai berdasar keuntungan yang diperoleh karena dimilikinya informasi yang baik untuk berbagai keputusan.

d. Jenis-jenis Informasi yang Dibutuhkan

Struktur Organisasi informasi yang diperlukan

GAMBAR 2.5. Jenis-jenis informasi yang diperlukan berbagai lapisan di dalam organisasi

Dalam tugasnya memriksa dan mengevaluasi secara menyeluruh, manajer puncak menggunakan informasi yang dihasilkan dari proses kegiatan dan transaksi terutama dengan salah dari dua cara, yaitu : baik fungsional maupun silang-fungsi. Contoh dari penggunaan fungsional adalah pada manajer pemasaran yang menerima laporan yang sangat ringkas tentang jumlah biaya pemasaran dari seluruh lapis pemasaran. Peringkasan jenis ini sangat bermanfaat untuk pengendalian biaya di setiap lapisan di dalam hirarki.

khusus dianggap bermanfaat terhadap analisis tingkat keuntungann keseluruhan dan arus dana, yang kini merupakan peninjauan dan evaluasi kegiatan manajemen.

Laporan ad-hoc seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 2.5 memberikan informasi yang diharapkan akan bermanfaat dalam kaitannya dengan masalah-masalah khusus yang tidak terantisipasi. Kesulitan dalam memanggil informasi demikian dari sumber berganda (multiple source) untuk keperluan ad-hoc telah banyak dikemukakan,

Manajemen puncak memerlukan peramalan guna menilai masa depan. Seperti dijelaskan sebelumnya, walau peramalan sering didasarkan sebagian pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tingkat operasional, namun hal ini jarang dipertimbangkan secara khusus sebagai sumber. Pemisahan sistem informasi peramalan sanagat bermanfaat dan sering dirancang guna memperoleh informasi dari sistem informasi operasional secara otomatis.

e. Sumber-sumber Informasi

Kata “typical” harus ditekankan karena sumber-sumber informasi bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tergantung ukuran organisasinya, gaya para managernya, industri dan teknologinya, serta pengalaman sistem informasi organisasi itu. Juga, sumber-sumber informasi para manager di beberapa level organisasi bisa sangat berbeda sesuai bidang-bidangnya. Akhirnya, harus diakui bahwa banyak sekali para manager meluangkan waktunya untuk permasalahan personalia, sebuah aktivitas yang tidak dijelaskan dalam pembahasan sumber-sumber informasi ini.

dengan baik oleh komputernya karena mereka menerima hanya sedikit informasi dari komputer itu. Tanpa ragu, sistem informasi komputer bagi top management biasanya berada pada tingkat pengembangan yang bersifat elementer; secara terpisah, bagaimanapun, masalah ini merupakan fakta bahwa jenis-jenis informasi yang dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan masalah khusus dari top management tidak dapat dengan mudah disediakan oleh sistem informasi komputer.

Sekitar 30 hingga 40 persen dari informasi yang berguna untuk para manager level menengah diterima secara langsung dari sistem komputer. Para manager level bawah menerima kebanyakan informasinya dari sistem komputer (55 hingga 75 persen). Informasi ini kebanyakan informasi detail tentang pemrosesan operasional atau transaksi atau rekapitulasi informasi tentang aktvitas-aktivitas ini.

Hal ini menunjukkan terdapat sumber-sumber informasi non-komputerisasi di dalam organisasi; Ini terdiri dari berbagai sumber informasi, mencakup observasi langsung (seperti proses yang terjadi di pusat produksi), surat kabar atau jurnal organisasi, sistem informasi manual, dan sistem informasi informal penting yang berkembang di setiap organisasi. Informasi dari sumber terkahir aini mungkin menjalankan keseluruhan dari “grapevine” menuju informal, “chatty” melakukan meeting yang mencakup pembahasan-pembahasan keadaan-keadaan atau permasalahan tertentu. Jaringan informasi informal merupakan sumber informasi penting bagi para manager di dalam berbagai organisasi sesuai ukurannya dan harus diakui keberadaannya.

hingga 15 persen, mencakup manager lain sebagai sumbernya); mereka secara efektif terputus dari kontak langsung dengan aktivitas operasional dan mengandalkan hampir secara keseluruhan terhadap sumber-sumber informasi lain.

Top

Lower Managers(manager tingkat bawah)

The computer system(komputer sistem) sources(sumber internal non-komputer)

Ringkasan Sumber-Sumber Informasi Utama Para Manager

Para manager juga menerima informasi relevan dari luar organisasi. Penggunaan informasi eksternal ini cukup sederhana di levek bawah, di mana kebutuhan utamanya adalah untuk mendapatkan informasi tentang operasional secara operasional. Di top-management level, bagaimanapun, informasi yang digunakan dari luar organisasi, terutama untuk tujuan perencanaan, diperlukan dalam hal yang berkaitan dengan kualitas dan kritik terhadap aktivitas-aktivitas top-management.

Lower managers menyediakan sepertiga informasinya untuk middle managers. Sebaliknya, middle manager menyediakan hampir sebanyak (25 hingga 35 persen) informasi yang diterima oleh top managers. Sistem komputer merupakan sumber asli dari banyak informasi yang dikomunikasikan dalam laporan tertulis dan lisan oleh tiap level management untuk level di atasnya. Fakta ini tidak mungkin secara keseluruhan disadari oleh para manager yang melihat sedikit informasi mereka menerima secara langsung dari komputer dan meratapi kekurang efektivan dari sistem informasi komputer.

Proses penyampaian informasi kepada manajer oleh bawahannya pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap sistem informasi. Proses ini, sering dianggap drbagai “serapan tidak pasti” (uncertainty absorption).

Para manajer di selan tiap lapisan di dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya kepada kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul dari persengketaan batas wewenang yang muncul di antara manajer di bawahnya. Akhirnya, seorang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.

Satu dampak dari proses ini adalah bahwa manajer jarang mengkomunikasikan dengan penuh segala ketidakpastian yang muncul dari informasi non-faktual yang menjadi dasar pendapatnya. Apabila diminta untuk melakukan hal demikian, maka para manajer biasanya tidak dapat menjelaskan bagaimana informasi yang ada disintesis, atau batas sejauh mana penilaian manajerial telah digunakannya. Akibat dari hal ini adalah, bahwa manajer yang mengkomunikasikannya akan “menyerap” ketidakpastian tentang masalah ini, tinimbang melintasi ketidakpastian; proses ini disebut sebagai “serapan ketidakpastian”. Proses serapan ketidakpastian biasa berlangsung dalam komunikasi formal dan tertulis, namun yang sering terjadi adalah informasi informal, interaksi tatap-wajah (face to face) di antara para manajer yang merupakan bagian penting dari proses komunikasi di dalam organisasi.

Skenario berikut mungkin menggambarkan proses “serapan ketidakpastian”. Seorang manajer madya diminta menyelidiki penyebab penurunan produktivitas di perusahan A yang terjadi di bulan lalu. Manajer bersangkutan kemudian memerikasa rinci laporan produksi dan biaya, berbagai laporan personil, keluhan pegawai maupun pembicaraan dengan penyelia Pabrik A serta manajer tertentu dan pegawai maupun pembicaraan dengan penyelia Pabrik A serta manajer tertentu dan pegawai lain yang memiliki informasi tentang masalah bersangkutan. Komunikasi laporan lisan dari manajer madya kepada manajer senior kira-kira seperti ini: “Masalah produktivitas di Pabrik A bulan lalu tampaknya terutama karena penataan organisasi (reorganisasi) pada jalur produk yang memerlukan penugasan kembali personil yang ada ke dalam gugus tugas bary. Inilah penyebab keengganan pegawai, yang selanjutnya mengakibatkan pelambatan kerja. Masalah ini agaknya perlu segera diselesaikan sekarang juga, dan kami berharap akan dicapai produktivitas normal pada bulan mendatang.”Manajer senior mungkin akan meminta (mungkin juga tidak) penjelasan aspek khusus dari laporan lisan tersebut.

oleh manajer madya, dan ternyata hanya disampaikan secara lisan selama 5 menit; dan perlu dicatat juga, bahawa manajer senior hanya menrima informasi yang sangat sedikit atau tidak rinci. Lebih jauh, bahwa sangat sedikit yang dikomunikasikan yang bersifat faktual; karena manajer tidak akan dapat mengetahui kepastian mengenai reorganisasi pabrik yang menjadi penyebab utama atau apa hal tersebut menyebabkan penurunan. Reorganisasi mungkin hanya menjadi bentuk terakhir setelah terjadinya serangkaian tindakan manajemen yang mengasingkan pekerja dan akan terus berjalan demikian, atau ia hanya menjadi alasan pemaaf (excuse) bagi kelambatan di dalam situasi di mana para pekerja tidak menginginkan reorganisasi, dan mereka tidak merasa bahagia dengan alasan yang lain, atau mereka ingin “menguji” manajemen. Akan dapat dilihat bagaimana manajer menyerap ketidakpastian dan kemudian memberikan analisis yang sah.

Sementara contoh tersebut mengungkapkan maslah khusus, serapan ketidakpastian serupa juga berlangsung pada kegiatan rutin. Bahkan serapan ketidakpastian juga dapat terjadi di berbagai lapis suatu organisasi.

g. Design Sistem Informasi Untuk Manager

Informasi umum yang diperlukan oleh manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, sistem infromasi untuk manajer di semua lapisan biasa didasarkan pada sistem informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tetapi khususnya untuk manajer puncak, sistem informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut. Metodologi umum untuk pengembangan sistem informasi di setiap lapis manajemen di gambarkan pada Gambar 2.8.

2.8 ia menghubungkan transaksi dengan sistem informasi. Sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi lapis terbawah seharusnya, dan biasanya adalah, dikembangkan dengan cara yang saling berhubungan.

Sebagian dari sistem informasi untuk manajemen puncak, sebaliknya, harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen pucak, yang artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi

GAMBAR 2.8. Rancangan Sistem Informasi

Dalam pengembangan sistem informasi diperlukan adanya perancang sistem yang sepenuhnya berbeda dari sistem informasi yang diperlukan oleh sistem informasi lapis terendah. Syarat utama dari perancangsistem perencanaan adalah adanya pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajemen senior; sedang syarat kedua adalah memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya. Sebaliknya perancang sistem lapis terbawah harus

35

Perencanaan sistem informasi:

Rancangan dari atas ke bawah

Rancangan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas

memiliki keterampilan teknis sistem informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya

Pada lapis manajemen madya, perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak (rancangan dari atas ke bawah) maupun sistem informasi pengendalian (dari bawah ke atas). Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian (disagregasi) informasi perencanaan kepada lapis manajemen-madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah.

Pada arah yang lain, informasi pengendalian manajemen terutama berisi peringkasan informasi pengendalian operasi. Sistem infromasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangka pengendalian kegiatan manajeme. Pada lapis manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan atau distrukturkan secara berbeda guna melayani keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi.

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi.

Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

Scott, George M. 2012. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:

PT. Raja Grafindo.

Sutabri, Tata 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: penerbit andi.

Sutanta, Edhy. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha