SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
NOVRIZAL FARIS MUTTAQIN 10107271
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
i
ABSTRAK
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JABAR DAN BANTEN
APJ BANDUNG
Oleh
Novrizal Faris Muttaqin 10107271
PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung merupakan perusahaan yang mengelola penyediaan dan penyalur tenaga listrik. PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung memiliki beberapa bagian dalam organisasinya, salah satunya adalah bagian kepegawaian yang memiliki tugas untuk menangani pencatatan data absensi, mutasi, rekrutmen, dan evaluasi kinerja pegawai di bagian kepegawaian. Permasalahan yang terjadi adalah bagian kepegawaian dalam melaksanakan tugasnya memiliki kesulitan untuk tingkat kehadirannya dan juga kinerja pegawai berdasarkan index performansi pegawai dan kualitas perkerjaannya. Sistem absensi yang diimplementasikan oleh bagian kepegawaian saat ini belum memiliki fasilitas yang dapat mengevaluasi tingkat kehadiran dari para pegawai Hal ini menyulitkan Bagian kepegawaian untuk proses pengolahan data absensi, waktu pembuatan laporan absensi pegawai lebih lama dalam pengerjaannya dan menimbulkan ketidaksuaian data absensi dengan keadaan sebenarnya. Selain itu kendala ketika pencatatan data mutasi rekrutmen yang belum dapat tersinkronisasi baik dengan data pegawai.
Aplikasi sistem informasi kepegawaian ini dibangun untuk membantu proses yang terdapat pada bagian kepegawaian seperti proses pengolahan absensi ,data pegawai, mutasi,rekrutmen pegawai, evaluasi pegawai, hingga pelaporannya sehingga dapat melakukan proses dikomputer mana saja yang terhubung dengan jaringan intranet.
Berdasarkan implementasi dan pengujian yang dilakukan terhadap user, dengan dibangunnya sistem informasi kepegawaian yang berbasis web ini dapat membantu dalam pengolahan data, sehingga dapat menghasilkan informasi secara cepat dan mempermudah dalam pengolahan data kepegawaian pada bagian kepegawaian yang menggunakan dalam sistem informasi kepegawaian.
ii
(PERSERO) APJ BANDUNG
BANTEN JABAR DISTRIBUTION
By
Novrizal Faris M 10107271
PT. PLN (Persero) Distribution West Java and Banten APJ Bandung is the company that manages the supply and electricity suppliers. PT. PLN (Persero) Distribution West Java and
Banten APJ Bandung has some divisions as it’s part, one of which is the personnel division that have the duties to handle the recording of attendance data, transfer, recruitment, and employee performance evaluations of their personnel. Problems that occur are the personnel who perform their duties have difficulties on level of their presence and also the performance of employees based on employee performance and quality index from their jobs. Attendance system which is implemented by the personnel do not currently have the facility that can evaluate the level of attendance of the employees, thus making it difficult for the Personnel Division in data processing of personnel attendance. Time to report employee absences takes longer in the proceedings and cause discrepancy attendance data with actual results. Furthermore, constraints when data recording recruitment occurs because mutation cannot be synchronized with employee data.
Personnel information system application is built to help the process contained in the personnel such as the processing of absenteeism, employee data, transfer, recruitment, employee evaluation, to the final report so that it process can be performed anywhere from computers connected with the intranet network.
Based on the implementation and tests performed on the user, the construction of this web-based personnel information system can assist in data processing, so as to generate information quickly and simplify the data processing personnel on the Personnel Division that use personnel information system.
iii
Segala puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya,
sehingga penulisan skripsi dapat terselesaikandengan judul “SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JABAR DAN
BANTEN”.
Tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi mata kuliah wajib dan syarat kelulusan akademik pada program studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Dengan selesainya penyusunan laporan tugas akhir ini penulis banyak memperoleh dukungan moril, masukan dan bimbingan yang sangat bermanfaat dari berbagai pihak selama penulisan laporan tugas akhir ini, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
iv
memberikan pengarahan serta masukan yang berharga, kritik, dan pengalaman berkesan selama masa bimbingan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
3. Diana Nasuha yang telah mengerti segala sempitnya waktu penulis ketika masa pengerjaan tugas akhir, tetapi tetap mendukung dan setia memberi sumbangan kasih dan senyum selama masa pengerjaan. I Adore You . .
4. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T M.T., Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
5. Bapak Ibu Dosen yang selama ini membimbing dalam menempuh berbagai mata kuliah yang penulis dapatkan di Jurusan Teknik Informatika khususnya Ibu Tati Harihayati S.SI MT,. selaku wali dosen IF-6, .
6. Sahabat-sahabatku dan teman-teman seperjuangan di IF6, tempat berbagi suka dan duka selama ini Febri Ariansyah, Sigit Susanto, Moch. Edwin Maulana, Luthfi A.M, Lazuardi Q.I, Indra D.C, Arni A, Linda S, Bobby, dan rekan-rekan lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis.
7. Semua pihak yang membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
v
Bandung, Juli 2011
1
PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung merupakan perusahaan yang mengelola penyediaan dan penyalur tenaga listrik di regional Jabar dan Banten khususnya. PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung memiliki beberapa divisi/bagian di dalam organisasinya diantaranya adalah bagian kepegawaian yang mempunyai peranan penting bagi suatu tempat usaha sebagai jembatan kesejahtraan pegawai. Bagian kepegawaiaan yang menjadi pendukung administrasi bagi bagian lainnya dalam melakukan tugasnya.
Selain menangani absensi pegawai, Bagian kepegawaian juga mengalami kesulitan untuk mengevaluasi kinerja pegawai di bagian kepegawaian berdasarkan kontribusi dan kualitas perkerjaan pegawai dalam kesehariaanya bertugas. Evaluasi kinerja berdasarkan index performansi dan kualitas perkerjaan pegawai ini memberi informasi tambahan seiring dengan informasi absensi pegawai tersebut, apakah kehadiran pegawai diiringi dengan kontribusi juga kualitas perkerjaan yang sesuai dengan job description masing-masing dimana pegawai tersebut aktif dan berperan positif terhadap kelangsungan lingkungan kerja maupun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh PT. PLN (PERSERO). Kontribusi disini bersifat afektif, yaitu melihat dari sikap pegawai yang pengawasan langsungnya dilakukan oleh manajer, asman (asisten manajer) dan supervisor dari bagian kepegawaian itu sendiri. Sedangkan kualitas perkerjaan disini adalah hasil perkerjaan harian yang dilakukan oleh pegawai yang nantinya akan divalidasi dan diperiksa oleh manajer, asman (asisten manajer), dan supervisior dari tiap-tiap bagian dimana pegawai tersebut berkerja.
penilaian kinerja pegawai di bagian kepegawaian masih bersifat subjektif dan tidak sesuai dengan standar dari index performansi yang berlaku.
Informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi absensi pegawai dan evaluasi kinerja pegawai yang berdasarkan kontribusi dan kualitas perkerjaan pegawai mejadi sebuah acuan baru terhadap penilaian kinerja terhadap prestasi dan hasil kerja pegawai di PT. PLN (PERSERO). Kesejahtraan pegawai yang dimana menjadi poin utama dari tugas bagian kepegawaian dapat terpenuhi dengan informasi baru ini, sehingga menjadi acuan penggajian berdasarkan hasil nyata yang bersifat objektif kepada hasil kerja pegawai dengan bukti konkrit dari kinerja pegawai tersebut
Bagian kepegawaian di PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten juga mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi tentang data –data mutasi dan rekrutmen, dan sinkronisasi yang akurat dengan data pegawai. Hal ini menyebabkan pengerjaan yang memakan waktu lebih lama dalam pengerjaannya. Bagian kepegawaian seringkali harus membolak-balik pada laporan yang terdapat pada pencatatan mutasi maupun rekrutmen dalam penyesuaian dengan data pegawai.
dibangunnya “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di PT. PLN (Persero)
Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung” sebagai solusi yang diterapkan di bagian kepegawaian PT. PLN. Aplikasi ini dibangun berbasis web dengan meninjau aspek-aspek positif yang didapat dengan berbasis web diantaranya adalah mudah dalam penginstalan, pengaplikasian, meminimalkan cost serta memudahkan user dapat berinteraksi dengan perangkat lunak dimanapun ia berada hanya dengan internet dan mudah dalam pengembangan untuk kedepannya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya maka rumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah bagaimana membangun suatu Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem informasi kepegawaian berbasis web di PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung.
Tujuan yang akan dicapai dari pembangunan sistem informasi Kepegawaian ini adalah:
2. Membantu bagian kepegawaian dalam proses pembuatan pelaporan absensi, mutasi, data pegawai, rekutmen, dan evaluasi kinerja pegawai.
3. Membuat proses evaluasi kinerja pegawai di bagian kepegawaian berdasarkan kontribusi dan kualitas perkerjaan pegawai menjadi objektif, terstruktur, dan sesuai dengan standar tetapan index performansi dari bagian kepegawaian dan dapat memberikan laporan tentang informasi atas hasil kerja pegawai
4. Memberikan informasi tentang data mutasi dan data rekrutmen dan tersinkronisasi dengan akurat dengan data pegawai
1.4 Batasan Masalah/Ruang Lingkup Kajian
Batasan masalah pada pembangunan sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Data yang diolah dalam sistem informasi Kepegawaian adalah data pegawai, data absensi, data mutasi, data rekrutmen, data kpi, dan data pengguna.
2. Proses yang terdapat pada sistem yang dibangun adalah pengolahan data pegawai, pengolahan absensi, pengolahan mutasi pegawai, pengolahan rekrutmen pegawai, pengolahan data pengguna, pengolahan laporan dan rekap, pengolahan evaluasi kinerja pegawai. 3. Pada pengolahan data rekrutmen, sistem hanya mennginputkan data
bagian kepegawaian dan bagian kepegawaian hanya melakukan proses pencatatan saja.
4. Output yang dihasilkan berupa informasi mengenai data pegawai, informasi absensi, laporan absensi, informasi evaluasi kinerja pegawai, laporan kinerja pegawai, informasi mutasi beserta laporan, informasi rekrutmen beserta laporan.
4. Sistem informasi Kepegawaian yang dibangun adalah berbasis web.
5. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah
menggunakan bahasa pemogrmaman PHP dan dibantu dengan framework
Codeigniter 1.7.3, Macromedia Dreamweaver 8, NetBeans 6.9 dan menggunakan
DBMS yaitu MySQL.
6. Pemodelan data maupun proses dan perancangan sistem dalam pembuatan tugas
akhir ini menggunakan pemodelan berbasis objek dengan tools UML.
7. Metoda yang digunakan yaitu metoda index perfomansi atau KPI (Key Performance Indicators) yang diimplementasikan pada penilaian kinerja karyawan.
8. Sistem informasi kepegawaian digunakan di bagian kepegawaian di PT. PLN
(Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung saja dan menggunakan
jaringan intranet dan domain lokal dari PLN APJ Bandung.
1.5 Metodologi Penelitian
yang meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu kondisi, suatu pemikiran ataupun suatu peristiwa masa sekarang. Metode penelitian ini memiliki dua tahapan, yaitu tahap pengumpulan data dan tahap pembangunan perangkat lunak.
1.5.1 Tahap Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer adalah dengan studi lapangan dan studi pustaka.
1. Studi lapangan
Studi lapangan adalah cara mengumpulkan data dengan cara melakukan penelitian langsung dengan objek penelitian. Studi lapangan meliputi kegiatan wawancara dan observasi.
a. Wawancara
Wawancara adalah tahap pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung kepada kepala bagian untuk memperoleh data yang berhubungan dengan pembangunan aplikasi.
b. Observasi
Observasi adalah tahap pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti.
2. Studi Pustaka
informasi tentang aplikasi informasi pariwisata Indonesia berbasis web baik itu dari buku, artikel ilmiah, maupun sumber dari internet.
1.5.2 Tahap Pembangunan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak adalah metode waterfall. Tahap-tahap yang dilalui pada metode waterfall adalah sebagai berikut:
1) Rekayasa dan Pemodelan (SystemEngginering)
Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan sistem informasi kepegawaian yang akan dibangun.
2) Analisis perangkat Lunak (Software Analysis)
Menentukan apakah kegiatan dari sistem engineering dapat diimplementasikan menjadi sebuah sistem informasi atau tidak dan menentukan prosedur-prosedur yang bekerja. Adapun fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses dan fungsi keluaran.
3) Perancangan perangkat Lunak (Software Design)
Perancangan perangkat lunak merupakan perancangan sistem informasi kepegawaian yang dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Perancangan tersebut meliput perancangan struktur file, stuktur menu, stuktur program, format masukan (input) dan format keluaran (output).
4) Implementasi perangkat lunak (Coding)
Implementasi perangkat lunak yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari perancangan perangkat lunak ke dalam kode program yang dimengerti oleh bahasa mesin.
Pengujian perangkat lunak yaitu memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses.
6) Pemeliharaan (Maintenance)
Pemeliharaan yaitu penerapan secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur baik dari segi software maupun hardware.
Gambar 0.1 Metode Waterfall
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Membahas berbagai konsep dasar teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan serta tinjauan terhadap penelitian-penelitian serupa yang pernah dilakukan sebelumnya.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas analisa terhadap sistem yang dibuat serta bagaimana merancang suatu sistem informasi kepegawaian.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Berisi tentang tahapan-tahapan yang dilakukan untuk menerapkan sistem yang telah dirancang.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
11 2.1.1 Sejarah PT. PLN (Persero)
Eksistensi PT PLN Distribusi Jawa Barat dan Banten memiliki sejarah panjang sebelumnya. Kelistrikan di tanah sunda sudah ada semenjak Pemerintah Kolonial Belanda masih bercokol di tataran bumi parahyangan. Di tahun 1905, di Jawa Barat khususnya kota Bandung, berdiri perusahaan yang mengelola penyediaan tenaga listrik bagi kepentingan publik. Nama perusahaan itu Bandungsche Electriciteit Maatschaappij (BEM).
Dalam perjalanannya, BEM pada tanggal 1 Januari 1920 berubah menjadi Perusahaan Perseroan menjadi Gemeenschapplijk Electriciteit Bedrijf Voor Bandoeng (GEBEO) yang pendiriannya dikukuhkan melalui akte notaris Mr. Andriaan Hendrik Van Ophuisen dengan Nomor: 213 pada tanggal 31 Desember 1949.
Setelah kekuasaan penjajahan beralih ke tangan Pemerintah Jepang, di antara rentah waktu 1942 - 1945, pendistribusian tenaga listrik dilaksanakan oleh Djawa Denki Djigyo Sha Bandoeng Shi Sha dengan wilayah kerja di seluruh Pulau Jawa.
Selanjutnya, di tahun 1961 melalui Peraturan Pemerintah No. 67 dibentuk Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU-PLN) sebagai wadah kesatuan pimpinan PLN. Sejalan dengan itu, PLN Bandung pun berubah menjadi PLN Exploitasi XI sebagai kesatuan BPU-PLN di Jawa Barat, di luar DKI Jaya dan Tangerang.
Pada tahun 1970-an dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1972 tentang Perusahaan Umum Listrik Negara yang menyebutkan status PLN menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara. Kemudian, berdasarkan Pengumuman PLN Exploitasi XI No. 05/DIII/Sek/1975 tanggal 14 Juli 1975, PLN Exploitasi XI diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat.
Memasuki era 1990-an, dengan adanya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 23 Tahun 1994 pada tanggal 16 Juni 1994, Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30 Juli 1994.
Untuk memenuhi tuntutan perubahan dan perkembangan kelistrikan yang dari tahun ke tahun cenderung mengalami peningkatan, maka keluarlah Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 28.K/010/DIR/2001 tanggal 20 Februari 2001 yang menjadi landasan hukum perubahan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat menjadi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat.
Jawa Barat dan Banten, di mana wilayah kerjanya meliputi Propinsi Jawa Barat dan Propinsi Banten, hingga saat ini.
2.1.2 Visi dan Misi PT. PLN (Persero)
visi dan misi yang terdapat pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
2.1.2.1Visi Perusahaan
Visi Perusahaan yaitu diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
2.1.2.2Misi Perusahaan
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang usaha terkait yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, karyawan dan pemegang saham.
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
2.1.3 Struktur Organisasi
Bandung beserta susunan jabatan dari masing-masing bidang dapat dilihat pada
Gamb Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten APJ Bandung
Berikut adalah Job Description dari PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten APJ Bandung :
1. Manajer
a. Mensinergikan seluruh unit garis depan dan seluruh fungsi di APJ dalam mengoptimalkan sumber daya dan kemitraan untuk memaksimalkan Kinerja Unit dan Citra perusahaan berdasarkan hokum dan ketentuan yang berlaku, termasuk surat kuasa dan kebijakan General Manager, termasuk pengembangan sistem informasi terintegrasi dan online dan pengembangan garis depan baru.
untuk meningkatkan budaya perusahaan (integritas, saling percaya, peduli dan pembelajar) dan Good Corporate Government (responbility, accountability, fairness dan transparency) disertai apresiasi dan pembinaan SDM.
c. Berkoordinasi dengan unit P3B terkait, APD (bila ada), Unit Distribusi lain (bila ada) dan APJ yang berbatasan.
d. Melengkapi pengaturan lebih lanjut (yang belum diatur oleh kantor distribusi), melaksanakan monitoring dan evaluasi/audit internal.
2. Ahli
a. Membuat rekomendasi solusi masalah dan konsep realistis untuk memaksimalkan kinerja APJ.
b. Melaksanakan kegiatan tertentu, bekerjasama dengan unit garis depan atau fungsi terkait, termasuk operasional lapangan, untuk memaksimalkan kinerja APJ dengan persetujuan manajer atau asisten manajer yang bersangkutan.
c. Bertanggung jawab kepada manajer APJ. 3. Asisten Manajer Niaga
Fungsi utama asisten manajer niaga adalah memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerja melalui fungsi administrasi niaga, sistem pelayanan dan sistem pemasaran.
4. Asisten Manajer Perencanaan
dan fungsi terkait di APJ, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
5. Asisten Manajer Operasi
Fungsi utama asisten manajer operasi adalah mengelola fungsi pengoperasian sistem jaringan, bekerjasama dengan ahli dan fungsi terkait di APJ, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
6. Asisten Manajer Keuangan
Fungsi utama asisten manajer keuangan adalah mengelola fungsi keuangan, bekerjasama dengan ahli dan fungsi terkait di APJ, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
7. Asisten Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Administrasi
Fungsi utama asisten manajer SDM dan administrasi adalah mengelola fungsi SDM, fungsi administrasi, hokum dan komunikasi, logistic, bekerjasama dengan ahli dan fungsi di APJ, untuk memfasilitasi unit garis depan dalam memaksimalkan kinerjanya.
2.2 Landasan Teori
Pada bagian ini akan diuraikan teori-teori yang menunjang dalam pemecahan masalah yang dianggap relevan dengan pokok bahasan.
2.2.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika
seringkali bisa dibuat. Pengertian dasar sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan, yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. Menurut Hartono Jogiyanto, “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”
Pendekatan sistem dapat diartikan suatu cara berpikir yang menguraikan suatu sistem sebagai kerangka atau jaringan guna memperlihatkan faktor-faktor yang berbeda didalam dan diluar sistem sebagai suatu kumpulan yang terpadu.
Pendekatan sistem merupakan suatu persepsi tentang struktur yang mengkordinasikan bagian-bagian dan operasi-operasi dalam suatu organisasi atau sistem dengan cara yang efisien.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (objective). Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem, atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan Perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. [1]
2.2.1 Pengertian Informasi
Jogiyanto, “Informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya, yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengambilan sebuah keputusan” . [1]
2.2.1.1Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :
1. Akurat (accurate)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalamai gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
2. Tepat waktu (timeliness)
Sebuah informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil.
3. Relevan (relevance)
2.2.2 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Teguh Wahyono, “Sistem informasi diartikan sebagai suatu jaringan daripada beberapa elemen-elemen yang saling berhubungan serta membentuk satu kesatuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses, serta member sinyal kepada manajemen dan yang lain terhadap kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan”. Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang terorganisir beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh daripada sekedar penyajian. Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tata cara penggunaannya.
2.2.2.1Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari 6 komponen utama, yaitu : 1. Blok Masukan (input block)
Blok ini terdiri dari data mentah informasi yang akan dijadikan sumber daya informasi.
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Produk keluaran yang dihasilkan sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta user.
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, memperoleh dan mengirim output serta kontrol dari sistem secara keseluruhan komponen teknologi.
5. Blok Basis Data (database block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (control block)
Blok kendali adalah blok pengendali sistem informasi. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur, kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. [2]
2.2.3 Pengertian Kepegawaian
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut jadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia (Human Resouces Management System), atau HRIS.
Human Resources Information System (HRIS) ini dalam bahasa Indonesia adalah sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau lebih dikenal dengan istilah sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yaitu berkenaan merancang format-format data kepegawaian dan mengatur sistem pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelaporan informasi kepegawaian yang terdiri dari: Data Pegawai, Data Jabatan, Data Mutasi, Data Rekruitmen dan lain-lain sehingga dapat dikelola informasi tentang kinerja pegawai, perencanaan kebutuhan pegawai, pembinaan dan pengembangan karirnya, kesejahteraan, serta pemberhentian atau pemensiunannya.[6]
2.2.5 Pengertian Basis Data (database)
nama barang menunjukkan entitas nama barang dari barang. Entitas dalah suatu objek yang nyata dan akan direkam.
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Unsur-unsur konsep pembangun database adalah:
1. Field atau Atribut
Field atau atribut adalah identitas yang mewakili satu jenis data.Misalnya Field nama pelanggan, alamat dan nomor tlp pada tabel data toko buku. 2. Record
Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Suatu record mewakili satu data atau Informasi tentang seseorang. Contoh: nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat, kota, tanggal pinjam, tanggal kembali. 3. File
File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya.
4. Tabel
Tabel adalah sebuah file yang menampung data-data dalam kelompok tertentu.
2.2.6 Metode KPI (Key Performance Indicators)
KPI yang baik memberikan informasi yang dalam, jelas dan tajam mengenai kecenderungan suatu kinerja, sementara itu juga didukung oleh ketersediaan metric yang rinci. KPI yang tepat juga membantu apakah organisasi sudah melakukan hal yang benar dan mengetahui apa yang perlu perbaikan (improvement) atau penyesuaian. Dari namanya, Key Performance Indicator sudah menyebutkan, performance indicator atau penunjuk kinerja. Contohnya performance suatu proses diukur atau ditunjuk melalui suatu KPI. KPI bukan hanya mengukur suatu panjang, suatu waktu proses, suatu umur alat tetapi lebih tepat ukuran dari suatu performance atau kinerja. Lebih lanjut, KPI merupakan ukuran kunci (key) terhadap bisnis atau kesuksesan, bukan hanya ukuran seadanya / sambil lalu dari suatu bisnis proses. Dengan demikian, KPI sangat erat berhubungan dengan obyektif dari proses yang akan diukur. [3]
2.2.7 Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan pada sistem informasi ini adalah metode waterfall.dengan pengembangan sistemnya SDLC (sistem develompent life cycle), metode MRP (material requirement planning), dan metode garis-lurus (straight-line method).
2.2.7.1Metode Waterfall
Gambar 2.1 Siklus Metode Waterfall
1. Rekayasa dan Pemodelan (Sistem Engginering)
Rekayasa perangkat lunak merupakan tahapan yang pertama kali dilakukan untuk merumuskan sistem yang akan dibangun. Hal ini bertujuan untuk memahami sistem yang akan dibangun.
2. Analisis Perangkat Lunak (Software Analysis)
Analisis dilakukan terhadap permasalahan yang dihadapi serta untuk menetapkan kebutuhan perangkat lunak dari aplikasi yang dibangun. 3. Perancangan perangkat Lunak (Software Design)
Tahap desain merupakan tahap penerjemahan dari data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna.
4. Implementasi perangkat lunak (Coding)
Coding merupakan tahap penerjemahan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman tertentu.
Tahap pengujian dilakukan terhadap perangkat lunak yang telah dibangun. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak serta memastikan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak.
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Maintenance merupakan penanganan dari suatu perangkat lunak yang telah selesai dibangun sehingga dapat dilakukan perubahan-perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan pengguna.
2.2.7.2Metode Object Oriented
Pada metode pengembangan sistem ini akan menggunakan object oriented (OO) yang merupakan paradigma dalam rekayasa software yang didasarkan pada objek dan kelas. Object-oriented merupakan metodologi terbaik dalam rekayasa software dan mencakup bidang aplikasi yang sangat luas. Karena luasnya cakupan object-oriented makan terdapat beberapa hal yang membingungkan berkenaan dengan istilah dan konsep oriented. Istilah dan konsep yang berkenaan dengan object-oriented ini adalah :
1. Object oriented Analysis adalah metode analisis yang memeriksa requirement (syarat/keperluan yang harus dipenuhi suatu sistem) dari sudut pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup permasalahan.
2. Object oriented Design adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem.
1. Objek
Objek adalah “benda”, secara fisik atau konseptual dapat kita temui di sekeliling kita. Hardware, Software, dokumen, manusia dan bahkan konsep semuanya adalah konsep objek. Sebuah objek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behaviour). State dari sebuah objek adalah kondisi objek tersebut atau himpunan dari keadaan yang menggambarkan objek tersebut.
2. Kelas
Kelas adalah definisi umum untuk himpunan objek sejenis. Kelas menetapkan spesifikasi prilaku dan atribut objek-objek tersebut.
Object oriented merupakan metode yang paling baik dalam rekayasa perangkat lunak, diantaranya procedure oriented, object-oriented, data struktur-oriented, data flow-oriented, dan constraint-oriented. Sehingga dengan metode object-oriented ini dapat diaplikasikan dalam seluruh ruang lingkup rekayasa software.
Untuk memhami keunggulan OOAD maka kita harus memahami masalah yang dihadapi antara lain :
1. Software sulit untuk dimodifikasi bila memerlukan pengembangan.
2. Proses pembuatan software memerlukan waktu yang cukup lama sehingga kadang kala melebihi anggaran dalam pembuatannya.
3. Para programmer selalu membuat software dari dasar karena tidak adanya kode yang bias digunakan ulang (reuse).
kemudian dimodelkan dalam sistem nyata. Keuntungan yang lain adalah proses pembuatan software dapat dilakukan dengan lebih cepat karena software dibangun dalam objek-objek standard, sehingga dapat digunakan secara berulang-ulang.
Bahasa pemograman yang menggunakan object oriented diantaranya yang terkenal C++, Visual Basic dan Java.
2.2.8 Definisi UML (Unified Modeling Language) [4]
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.
Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa-bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C.
(Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented Software Engineering).
2.2.8.1Teknik-Teknik UML
Dalam tahap perancangan satu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunana sistem untuk menganalisa dan mempelajari objek yang ada unuk mengetahui apakah mereka dapat digunakan kembali atau diadaptasi untuk pemakaina baru atau menetukan satu objek baru atau yang dimodifikasi yang digabung dengan objek yang sudah ada ke dalam suatu aplikasi komputasi. Teknik-teknik tersebut adalah sebagai berikut:
1. Use Case Diagram
Diagram ini menunjukan sekumpulan kasus fungsional dan actor (jenis kelas khusus) dan keterhubungannya diagram ini dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun requitment sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem.
2. Sequence Diagram
Diagram ini menunjukan interaksi yang terjadi antar objek. Diagram ini merupakan pandangan dinamis terhadap sistem. Diagram ini menekankan pada basis keberurutan waktu dari pesan-pesan yang terjadi.
3. Collaboration Diagram
Diagram ini adalah seebuah spesifikasi yang jika di instansiasi akan menghasilkan sebuah objek yang merupakan inti pengembangan dan desain yang berorientasi objek. Kelas mengambarkan keadaan suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut.
5. Statechart Diagram
Statechart diagram menunjukkan transisi dan perubahan keadaan suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimulasi yang diterima. Dalam UML, state digambarkan berbentuk segi empat dengan sudut tumpul dan memiliki nama sesuai dengan kondisi saat itu.
6. Activity Diagram
Actifity diagram menggambarkan berbagai alir aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin erjadi pada beberapa eksekusi.
7. Component Diagram
Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan di antaranya.
8. Deployment Diagram
jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server dan hal-hal lain yang bersifat fisikal.
2.2.9 Perangkat Lunak Pendukung
Pada bagian ini akan dijelaskan tentang beberapa perangkat lunak dan bahasa pemrograman yang digunakan untuk mendukung dalam pengembangan aplikasi yang dibuat. Bahasa pemrograman yang digunakan diantaranya adalah php dan html. Selain itu terdapat perangkat lunak yang digunakan yaitu Macromedia Dreamweaver dan SQL server.
2.2.9.1Pengertian PHP [5]
PHP merupakan kependekan dari kata Hypertext Prepocessor. PHP tergolong sebagai perangkat lunak open source yang diataur dalam aturan general purpose licences (GPL).
Pemograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa dilekatkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis. Maksudnya, PHP mampu menghasilkan website yang secara terus menerus hasilnya bisa berubah-ubah sesuai dengan pola yang diberikan. Hal tersebut bergantung pada permintaan client browser yang digunakan. Pada umumnya, pembuatan web dinamis berhubungan erat dengan database sebagai sumber data yang akan ditampilkan.
ke browser client. Tetu hal tersebut berbeda dengan JavaScript selalu tampak dihalaman web bersangkutan, jika dilakukan penyimpanan terhadap file web.
Secara teknologi, bahasa pemograman PHP memiliki kesamaan dengan bahasa ASP (Active Server Page), Cold Fusion, JSP (Java Server Page), ataupun Perl.
2.2.9.2Pengertian Codeigniter
CodeIgniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal.
2.2.9.3Pengertian MVC (Model, View, dan, Controller)
Berikut adalah alur kerja dari MVC pada codeigniter yang terdapat pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Alur Kerja MVC
Yang dimana penjelasannya adalah sebagai berikut :
1. index.php berfungsi sebagai controller depan, mnginisialisasi basic resource yang dibutuhkah untuk menjalankan CI.
2. Router menganalisa HTTP request untuk menentukan apa yang harus dilakukan dengan HTTP request itu.
3. Jika file cache masih ada , maka akan dikirim langsung ke browser, tanpa melewati eksekusi normal sistem.
4. Keamanan, sebelum controller aplikasi di panggil, HTTP request dan data yang dikirim user, di filter untuk alasan keamanan.
5. Controller memanggil model, librari inti , plugin, helper, dan resource lainnya yang di butuhkan untuk memroses request tertentu.
2.2.9.4Pengertian Macromedia Dreamweaver
Macromedia Dreamweaver merupakan salah satu software dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk mendesain situs Web.Adapun Macromedia Dreamweaver itu sendiri adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain secara visual dan mengelolah situs atau halaman Web.
Dreamweaver 8 memiliki performa yang lebih baik dan memiliki tampilan yang memudahkan anda untuk membuat halaman web, baik dalam jendela desain maupun dalam jendela kode rumus. Dreamweaver 8 didukung dengan cara pemakaian yang praktis dan standar, dan juga didukung untuk pengembangan penggunaan CSS, XML, dan RSS, dan kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan.
Dreamweaver merupakan software yang digunakan oleh Web desainer maupun Web programmer dalam mengembangkan Web.Hal ini disebabkan ruang kerja, fasilitas, dan kemampuan Dreamweaver yang mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun sebuah situs Web.
2.2.9.5Pengertian Netbeans 6.8
NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi desktop Java, dan lingkungan pengembangan terintegrasi (IDE) untuk pengembangan dengan Java, JavaScript, PHP, Python, Ruby, Groovy, C, C + +, Scala, Clojure dan masih banyak lagi.
dikembangkan dari serangkaian modular software komponen yang disebut modul. Aplikasi berbasis pada platform NetBeans (termasuk IDE NetBeans) dapat diperpanjang oleh pengembang pihak ketiga.
Versi terbaru saat ini adalah NetBeans IDE 6.8 yang mengembangkan fitur-fitur Java EE yang sudah ada (termasuk Java Persistence support, EJB-3 dan JAX-WS). Sementara paket tambahannya, NetBeans Enterprise Pack mendukung pengembangan aplikasi perusahaan Java EE 5, meliputi alat desain visual SOA, skema XML, web service dan pemodelan UML. NetBeans C/C++ Pack mendukung proyek C/C++.
Modularitas: Semua fungsi IDE disediakan oleh modul-modul. Tiap modul menyediakan fungsi yang didefinisikan dengan baik, seperti dukungan untuk bahasa pemrograman Java, editing, atau dukungan bagi CVS. NetBeans memuat semua modul yang diperlukan dalam pengembangan Java dalam sekali download, memungkinkan pengguna untuk mulai bekerja sesegera mungkin. Modul-modul juga mengijinkan NetBeans untuk bisa dikembangkan. Fitur-fitur baru, seperti dukungan untuk bahasa pemrograman lain, dapat ditambahkan dengan menginstal modul tambahan. Sebagai contoh, Sun Studio, Sun Java Studio Enterprise, dan Sun Java Studio Creator dari Sun Microsystem semuanya berbasis NetBeans IDE.
Paket-Paket Tambahan NetBeans IDE :
• NetBeans Enterprise
• Pack NetBeans Profiler
• NetBeans Enterprise Pack
• NetBeans JavaScript Editor
2.2.9.6Pengertian MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.Versi MySQL yang digunakan adalah MySQL Essential-5.0.24-win 32. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License) . Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
MySQL memiliki beberapa kelebihan, diantaranya sebagai berikut :
1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.
3. Performance tuning', MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
4. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.
5. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).
6. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
7. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
8. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
10. Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
11. Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.
43
3
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan sebagai dasar perancangan atau perbaikan sistem lama. Dari hasil analisis tersebut dapat diketahui kelemahan atau kekurangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau diperbaiki menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien.
3.1.1 Analisis Sistem Berjalan
Analisis sistem berjalan adalah analisis yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan di PT. PLN (Persero) pada bagian kepegawaian. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan dan wawancara dengan pihak bagian kepegawaian didapatkan prosedur yang sedang berjalan di bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Proses absensi
2. Proses evaluasi absensi
3. Proses rekrutmenpegawai baru 4. Proses mutasi pegawai
3.1.1.1Proses Absensi
Proses absensi adalah prosedur dimana pegawai PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung melakukan rutinitas absensi dengan menggunakan alat berupa pemindai sidik jari. Proses absensi di PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung sebenarnya sudah berjala secara terkomputerisasi, tetapi belum memiliki fitur yang dapat mengevaluasi absensi dari pegawai. Proses absensi digambarkan dengan Activity Diagram pada gambar 3.1. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur absensi adalah sebagai berikut :
1. Pegawai menempelkan sidik jarinya dari ibu jarinya ke alat pemindai sidik jari.
2. Sistem akan memvalidasi hasil pemindaian sidik jari.
3. Apabila hasil pemindaian sidik jari tidak sesuai dengan database maka sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa sidik jari tidak sesuai dengan database. Pegawai akan mengulangi proses pemindaian.
4. apabila hasil pemindaian sesuai dengan database maka data absensi akan disimpan ke database.
Pegawai Sistem
Menempelkan sidik jari di finger scanner
Memvalidasi hasi sidik jari yang dipindai sesuai dengan
database
jari tidak sesuai dengan database
Memberikan pemberitahuan sidik jari tidak sesuai dengan
database
<<False>>
<<True>>
Gambar 3.1 Activity Diagram Proses Absensi
3.1.1.2Proses Evaluasi Absensi
1. Petugas melakukan permintaan lihat absensi pada sistem.
2. Sistem memproses permintaan petugas kemudian menampilkan informasi data absensi dari database.
3. Petugas kemudian akan memindahkan informasi tersebut ke dalam format Microsoft excel untuk mengevaluasi absensi dari pegawai yang telah melakukan absen.
4. Sistem memproses permintaan untuk pemindahan ke format Microsoft excel.
5. Petugas menerima informasi data absensi dalam bentuk format *.xls. 6. Petugas mengevaluasi informasi data absensi tersebut.
Petugas Sistem data absensi dalam bentuk
format excel
Menerima permintaan pemindahan data absensi dalam bentuk format excel
Memproses permintaan
3.1.1.3Proses RekrutmenPegawai Baru
PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung untuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan daya saing tentunya selalu merekrut pegawai baru. Bagian kepegawaian menangani administrasi pencatatan dalam proses penerimaan pegawai baru, dan bertanggung jawab untuk melaporkan kepada atasan yaitu asman dan manajer bagian kepegawaian terhadap setiap penerimaan yang dilakukan. Sedangkan untuk proses penyeleksian calon pegawai baru dilakukan oleh tim penyeleksi yang berada di luar bagian kepegawaian, kemudian tim penyeleksi akan memberikan laporan kepada bagian kepegawaian untuk dilakukan pencatatan dalam hal administrasi. Pada gambar 3.3 akan dijelaskan mengenai Activity Diagram proses rekrutmen pegawai baru. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur rekrutmen pegawai baru adalah sebagai berikut :
1. Petugas bagian kepegawaian akan mencatat dan menyimpan data-data yang terkait dengan penerimaan pegawai baru.
2. Petugas membuat laporan hasil seleksi dan penerimaan pegawai baru. 3. Supervisor SDM dan asman SDM akan memeriksa dan mengesahkan hasil
penerimaan pegawai baru.
Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Rekrutmen Pegawai Baru
3.1.1.4Proses Mutasi Pegawai
unit yang terkait ketika proses mutasi telah berhasil dilaksanakan. Permintaan mutasi dilakukan oleh manajer dari unit yang bersangkutan untuk permintaan mutasi, dapat dilihat pada Activity Diagram gambar 3.4. Pada gambar 3.5 akan dijelaskan mengenai Activity Diagram proses mutasi pegawai. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur mutasipegawai adalah sebagai berikut :
1. Manajer unit yang bersangkutan meminta permintaan mutasi kepada bagian kepegawaian.
2. Petugas menerima dan menyimpan usulan calon mutasi pegawai. 3. Petugas kemudian akan memeriksa lama berkerja calon mutasi
pegawai, apakah pegawai tersebut sudah lama berkerja selama 1 tahun 6 bulan. Apabila estimasi waktu berkerja belum memenuhi kriteria yang ditentukan maka permintaan pengajuan mutasi akan ditolak.
4. Membuat laporan calon mutasi pegawai yang memenuhi kompetensi individu dan persyaratan jabatan kemudian diserahkan kepada supervisor dan asman SDM untuk diperiksa dan disahkan. Setelah disah
5. Supervisor dan asman SDM memeriksa dan mengesahkan laporan calon mutasi pegawai yang memenuhi kompetensi individu dan persyaratan jabatan.
diserahkan kembali kepada supervisor dan asman SDM untuk diperiksa dan disahkan.
7. Setelah laporan mutasi pegawai baru disahkan, petugas bagian kepegawaian akan meyimpan data mutasi pegawai baru tersebut dan mengupdate data pegawai.
Manajer Unit Lain Bagian Kepegawaian
Mengusulkan permintaan mutasi
pegawai dari/ke unitnya
Menerima dan meyimpan Usulan Calon Mutasi Pegawai
Gambar 3.5 Activity Diagram Mutasi Pegawai Baru
terpisah pada Microsoft excel sehingga petugas harus memproses proses sendiri evaluasi tersebut tanpa bantuan sistem yang otomatisasi. Selain itu belum adanya pemutakhiran teknologi pada pencatatan setiap perkrekrutan pegawai baru dan mutasi pegawai berpotensi untuk menimbulkan masalah dalam ketersajian data dan juga kesinkronisasian dalam penyimpanan data dengan data pegawai.
3.1.2 Analisis Proses Bisnis
Analisis Proses bisnis dilakukan untuk menganalisis dan menyimpulkan proses bisnis apa saja yang terkait dan membatasi pada berjalannya suatu proses sehingga memberi gambaran jelas dan asumsi yang tepat dengan alur berlangsungnya suatu proses. Berikut adalah proses bisnis yang terdapat di dalam bagian kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung:
3.1.2.1Proses Bisnis Mutasi
Pada proses mutasi terdapat proses-proses bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Mutasi terdapat dua jenis yaitu mutasi intern dan mutasi ekstern. Mutasi intern adalah mutasi yang dilakukan masih dilakukan dalam satu lingkungan PLN yang sama, sedangkan mutasi ekstern adalah mutasi yang terjadi di lingkungan unit PLN yang satu ke unit yang lain.
3. Keputusan mutasi pegawai disahkan oleh pejabat yang berwenang yaitu supervisor dan asman (asisten manajer) bagian kepegawaian.
3.1.2.2Proses Bisnis Rekrutmen Pegawai
Pada proses rekrutmen pegawai terdapat proses-proses bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Rekrutmen adalah proses penerimaan pegawai baru
2. Data calon rekrutmen akan diberikan kepada tim penyeleksi yang berada di luar bagian kepegawaian, kemudian setelah data calon rekrutmen telah diseleksi dan didapat informasi mengenai rekrutmen baru, data rekrutmen baru tersebut akan diberikan ke bagian kepegawaian untuk proses pencatatan.
3. Bagian kepegawaian akan melakukan pencatatan data rekrutmen baru kemudian akan diperiksa kembali oleh supervisor bagian kepegawaian dan asman kepegawaian.
3.1.2.3Proses Bisnis Evaluasi Absensi Pegawai
Pada proses evaluasi absensi pegawai terdapat proses-proses bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Proses evaluasi dilakukan dengan mengimport file absensi ke dalam sistem kemudian evaluasi dilakukan oleh sistem
3.1.3 Analisis Key Performance Indicators (KPI)
Analisis KPI bertujuan untuk menganalisis bagaimana KPI diterapkan sesuai dengan tujuan mengevaluasi dari penunjuk kinerja pegawai. KPI berkaitan dengan sasaran strategis perusahaan sehingga harus dianalisis pembobotannya, penentuan objektif, serta cara penilaian akhir dari kinerja pegawai.
3.1.3.1Pembobotan Index KPI
Setiap objektif Key Performance Indicators (KPI) pasti memiliki index untuk dijadikan acuan penilaian. Untuk PLN APJ Jabar dan Banten memiliki 4 objektif, dimana masing-masing objektif memiliki jangkauan nilai bobot antara 1-5 sesuai dengan ketentuan bagian kepegawaian di PLN. Berikut adalah pembobotan index KPI yang dapat dilihat pada tabel 3-1
Tabel 3-1 Index Objektif KPI
No Objektif Index Bobot
1. Terbuka terhadap Kritik Konstruktif
Tidak memuaskan 1
Kurang 2
Cukup memuaskan 3
Memuaskan 4
Sangat memuaskan 5
2.
Menunjukkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan
Tidak memuaskan 1
Kurang 2
Cukup memuaskan 3
Memuaskan 4
Sangat memuaskan 5
3.
Menyelesaikan Seluruh Pekerjaan yang Telah Ditugaskan
Tidak memuaskan 1
Kurang 2
Cukup memuaskan 3
Memuaskan 4
Sangat memuaskan 5
4. Memenuhi Persyaratan Kehadiran
Tidak memuaskan 1
Kurang 2
No Objektif Index Bobot
Memuaskan 4
Sangat memuaskan 5
Objektif sendiri sifatnya dinamis, yaitu dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan indikator untuk penilaian pencapaian KPI sendiri sesuai dengan penujuk ketercapaian target bagian kepegawaian yang dievaluasi.
3.1.3.2Penghitungan Hasil Evaluasi KPI
Setelah index setiap objektifnya dipilih oleh penilai yang memiliki otoritas untuk menentukan index yang diperoleh pegawai yang dievaluasi. Berikut adalah daftar penilai dan otoritas yang dimiliki pada tabel 3-2 :
Tabel 3-2 Daftar Pemeriksa KPI
No. Jabatan
Pemeriksa Otoritas Pemeriksa
1 Supervisor Mengevaluasi pegawai dengan jabatan dibawah manajer, asman, supervisor.
2 Asman Mengevaluasi pegawai dengan jabatan supervisor.
Pegawai yang dievaluasi :
Nama Pegawai : Suherman
NIP : 6285108L
Jabatan : Staff
Tabel 3-3 Penghitungan Hasil Evaluasi KPI
No Objektif Index Bobot
1 Terbuka terhadap Kritik Konstruktif Cukup 3 2 Menunjukkan Keterampilan dan
Pengetahuan yang Diperlukan Memuaskan
4
3 Menyelesaikan Seluruh Pekerjaan
yang Telah Ditugaskan Memuaskan,
4 4 Memenuhi Persyaratan Kehadiran Sangat memuaskan 5
Jumlah Bobot 16
Setelah diperoleh jumlah bobot dari objektif-objektif yang ditentukan indexnya untuk seorang pegawai, barulah dapat dihitung skor yang didaptkan seorang pegawai dan index pencapaian yang didapatkan oleh pegawai tersebut. Berikut adalah rumus penghitungan skor KPI.
Penghitungan untuk hasil skor KPI pegawai atas nama Suherman :
Apabila skor KPI dalam bilangan desimal, maka perhitungan KPI tersebut akan dibulatkan untuk penyesuaian dengan level kinerja yang diraih pegawai.
Jumlah Soal * 2 Jumlah Bobot
Skor KPI =
4 Skor KPI = 16
* 2
Angka skor KPI tersebut akan dikonversikan menjadi suatu level kinerja sesuai dengan skor yang diraihnya. Berikut adalah tabel level kinerja sesuai dengan tetapan bagian kepegawaian untuk mengkonversi skor KPI seperti pada tabel 3-4:
Tabel 3-4 Level Kinerja Pegawai
No Jumlah Bobot Didapat Level Kinerja
1 10 (sepuluh) Sangat Luar Biasa
2 9 (sembilan) Luar Biasa
3 8 (delapan) Sangat Optimal
4 7 (tujuh) Sangat Potensial
5 6 (enam) Optimal
6 5 (lima) Potensial
7 4 (empat) Kandidat Potensial
8 3 (tiga) Perlu Penyesuaian
9 2 (dua) Perlu Perhatian
10 1 (satu) Sangat Perlu Perhatian
Skor KPI pegawai atas nama Suherman adalah 8 (delapan), maka level kinerja yang diperoleh adalah “sangat optimal”.
3.1.3.3Proses Bisnis Key Performance Indicators (KPI)
Pada proses KPI terdapat proses-proses bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pemeriksa yang memiliki otoritas sah adalah supervisor bagian kepegawaian, asman kepegawaian, dan manajer bagian kepegawaian
2. Supervisor kepegawaian memiliki otoritas memeriksa pegawai dengan jabatan dibawahnya danasman kepegawaian memiliki otoritas memeriksa pegawai dengan jabatan supervisor.
4. Supervisor juga bertugas untuk melakukan pengolahan objektif, seandainya ada perubahan pada objektif.
Berdasarkan hasil analisis Key Performance Indicators (KPI) maka dapat disimpulkan evaluasi KPI memerlukan beberapa tahapan yaitu penentuan objektif yang ditentukan oleh supervisor, mengevaluasi pegawai, dan mendapatkan hasil evaluasi dari tiap pegawai.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis non-fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk menentukan spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi ini juga meliputi elemen atau komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang akan dibangun sampai dengan sistem tersebut diimplementasikan. Analisis kebutuhan ini juga menentukan spesifikasi masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan untuk mengolah masukan sehingga menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan.
3.1.4.1Analisis Perangkat Keras
Pembangunan sistem kepegawaian di bagian kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung terutama penggunaan perangkat keras yang akan mendukung pembuatan sistem dari awal pembuatan hingga pengujian sistem. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan yaitu dengan spesifikasi yang dapat dilihat di tabel 3-5.
Tabel 3-5 Spesifikasi Perangkat Lunak Kebutuhan Sistem
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Prosessor Intel Pentium 4. 2,2 GHz
2 Monitor Monitor VGA 17 inch
4 Memori Memori DDR2 1 Gb
5 Hard disk Kapasitas bebas minimal 1 Gb
6 Optical Drive CD-R
7 Keyboard Keyboard
8 Mouse Mouse
9 Printer Printer hitam putih
10 Jaringan Internet -
Sedangkan spesifikasi perangkat keras yang sudah tersedia dan digunakan di bagian kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung ditunjukan di tabel 3-6.
Tabel 3-6 Spesifikasi Perangkat Keras di Bagian Kepegawaian
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Prosessor Intel Pentium 4. 2,2 GHz
9 Printer Printer multifungsi warna
10 Jaringan Internet -
Setelah evaluasi mengenai spesifikasi perangkat keras di bagian kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung dengan membandingkan kebutuhan spesifikasi minimal untuk pembuatan sistem, dapat disimpulkan spesifikasi perangkat keras di bagian kepegawaian sudah memenuhi kebutuhan perangkat keras dari sistem kepegawaian.
3.1.4.2Analisis Perangkat Lunak
keras yang harus diperhatikan juga harus mengevaluasi mengenai pemilihan perangkat lunak untuk mendukung sistem yang dibangun. Adapun spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembangunan sistem kepegawaian dapat dilihat pada tabel 3-7.
Tabel 3-7 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Kepegawaian
No Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows XP 2 Web Server Pembangun XAMPP
3 Basis Data MYSQL
4 Bahasa Pemrograman PHP
Sedangkan spesifikasi perangkat lunak yang sudah tersedia dan digunakan di bagian kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung ditunjukan di tabel 3-8.
Tabel 3-8 Spesifikasi Perangkat Lunak di Bagian Kepegawaian
No Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows XP 2 Web Server Pembangun WAMP
3 Basis Data MYSQL
4 Bahasa Pemrograman PHP
Setelah evaluasi mengenai spesifikasi perangkat lunak di bagian umum PT. PLN (Persero) Distribusi Jabar dan Banten APJ Bandung dengan membandingkan kebutuhan spesifikasi minimal untuk pembuatan sistem, dapat disimpulkan spesifikasi perangkat lunak di bagian kepegawaian sudah memenuhi kebutuhan perangkat lunak dari sistem kepegawaian.
3.1.5 Analisis Kebutuhan Perangkat Pikir
Adapun perangkat pikir (pengguna) yang dimiliki saat ini hanya satu petugas di bagian kepegawaian yaitu :
1. Petugas Bagian Kepegawaian
Umur : 35 tahun
Pendidikan Terakhir : Starata 1 (S1)
Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan perangkat lunak Office Suite dalam menjalankan tugasnya dengan bantuan sistem yang diberikan. Untuk menjalankan sistem informasi yang dibangun perusahaan memerlukan tiga macam pengguna yang terlibat yaitu operator, kasir dan admin. Detail penjelasan pengguna tersebut bisa dilihat dalam rincian sebagai berikut :
2. Admin
Umur : 23-40
Pendidikan Minimal : Diploma 3 (D3)
Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan aplikasi dari sistem informasi yang dibangun untuk
pengolahan kepegawaian.
