BAB 12 KESEKRETARISAN

BAB

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

DAN KONFERENSI

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS :

1.

Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian rapat

2.

Mahasiswa dapat menjelaskan jenis – jenis rapat

3.

Mahasiswa dapat merencanakan rapat

4.

Mahasiswa dapat melaksanakan dan mengendalikan rapat

Menghadiri rapat dan konferensi merupakan pekerjaan penting supervisor. Rapat dan konferensi ini dapat berbentuk kecil dan tidak resmi seperti rapat komisi staff atau besar dan resmi seperti rapat dewan direktur, konferensi penjualan nasional dan lain – lainnya. Kata rapat dan konferensi sering digunakan secara bersamaan. Mereka menggunakan kata ini tanpa berusaha membuat perbedaan diantara keduanya.

Seorang asisten sering diberi tanggung jawab untuk mengatur ruangan, membua catatan meeting, menyediakan agenda, membuat notes dan menyalurkan catatan tersebut sebelum dan sesudah rapat.

Petunjuk Untuk Rapat Eksekutif

Petunjuk dalam paragraf ini adalah untuk memastikan agar rapat berlangsung efektif dan terencana.

1. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan cara pemungutan suara peserta, dengan telepon sehingga tidak membuang waktu peserta yang diharapkan hadir.

1 KESEKRETARISAN

2. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan rapat resmi lainnya.

3. Pilih waktu dan tanggal yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Periksa rencana dari orang yang hadir, jika tidak cocok dengan tanggal rapat, ajukan 2 – 3 tanggal dan waktu yang tepat dan yang dapat diterima. Siapkan keterangan singkat yang mungkin dibutuhkan seperti waktu rapat, bantu supervisor dalam menentukan waktu yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Hindari rapat di pagi hari, dimana pegawai kembali dari perjalanan atau dimana supervisor sedang sibuk.

4. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat merencanakan jadwal.

5. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan semua hal penting terjaga.

Pengaturan Ruangan

Ruangan rapat harus disediakan sebelum rapat, catatan disiapkan dan dibagikan. Rapat yang hanya melibatkan dua atau tiga orang pegawai dapat dilakukan di kantor pegawai, sedangkan rapat yang melibatkan beberapa orang harus dilakukan diruang konferensi. Jika dua atau lebih bagian departemen dalam sebuah ruangan konferensi mempertahankan rencana rapat dan tanggal ruangan yang sama aturlah perlengkapan dan sediakan segala sesuatu yang dibutuhkan selama rapat seperti OHP, layar, kertas dan alat tulis. Jika kopi untuk penyegaran dalam rapat akan di sediakan, rencanakan untuk pembelian dan pelayanan untuk kesegaran peserta.

Menulis Notes dan Catatan

Untuk rapat kecil dan tidak resmi di organisasi, peserta boleh memberitahukan lewat telepon atau memo, sedangkan untuk rapat yang resm yang melibatkan orang luar perusahaan atau organisasi, peserta dapat diberitahukan melalui surat, kartu pos, pengumuman rapat seharusnya berisi tentang informasi yang penting seperti:

 Komisi atau grup yang diundang

 Siapa yang diharapkan datang

 Kapan direncanakan, meliputi tanggal dan waktu

 Dimana rapat dilakukan

 Mengapa rapat dilakukan

Pemberitahuan rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat. Untuk mengembalikan dan merencanakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat. Ketika bagian tak terpisahkan disediakan, hendaknya diikuti dengan:

 Nama, tanggal dan waktu rapat

 Tempat untuk nama dan alamat peserta

 Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok

 Batas waktu pengambilan formulir

 Nama dan alamat orang yang mendaftar dan mengembalikan

Agenda pertemuan kadang dimasukkan dalam catatan. Praktek ini sering dilakukan ketika mengirim catatan hasil pertemuan formal atau konferensi untuk diumumkan kepada tamu atau pembicara atau sebagai topik dari bagian khusus.

AGENDA PERTEMUAN

Agenda adalah daftar garis besar acara yang akan disajikan di dalam pertemauan. Agenda ini dibagikan di awal pertemuan untuk mereka yang diperkirakan akan hadir.

Gambaran kasar suatu agenda dapat dipersiapkan untuk mendapatkan persetujuan dari supervisor. Di bawah ini merupakan hal – hal yang harus ada di dalam agenda:

 Topik yang akan didiskusikan dan disajikan

 Tanggal, waktu dan tempat pertemuan

 Lama waktu yang diperkirakan

 Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat

Agenda harus diformatkan dalam keadaan yang mudah dibaca, seperti dalam bentuk, nama komite atau grup, tanggal pertemuan, waktu dan lokasi dapat dipusatkan diujung atas format dan order bisnis dapat disajikan dalam bentuk yang telah ditetapkan.

CATATAN DALAM PERTEMUAN

Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya sering diminta untuk menghadiri pertemuan untuk mencatat data/keterangan rapat sebagai kesimpulan. Bentuk standar untuk mencatat kesimpulan dapat digunakan untuk menyederhanakan proses pencatatan. Tape recorder kadang membantu untuk mengkonfirmasi suatu informasi, tetapi tape recorder harus

digunakan sejak dinyatakan bahwa pesan atau catatan tidak boleh tidak terlihat dan karena masalah perlengkapan yang mungkin tidak memadai.

Pelaksanaan parlementer yang baik harus dihaga untuk meyakinkan bahwa pertemuan dalam keadaan terpimpin dalam acara yang efisien dan terkendali. Sangat penting bagi juru catat untuk bersikap ramah dalam pelaksanaan parlementeri dan bersikap bijak dalam meminta perhatian peserta pertemuan yang tidak memperhatikan atau lengah. Oleh karena itu disarankan untuk memilih salinan “Robert’s Rules and Order” (peraturan – peraturan perintah milik Robert). Minimum anda harus tahu pelaksanaan mendasar yang berhubungan dengan pertemuan, mana yang harus didahulukan dan mana di nomor duakan.

AKTIVITAS SELANJUTNYA

Ketika pertemuan berakhir, pegawai kantor bertanggung jawab merapikan ruangan pertemuan, mengembalikan peralatan pertemuan ke tempat semula mengetik surat – surat, serta menyiapkan dan membagikan kesimpulan dari hasil rapat.

RUANG PERTEMUAN

Ruang pertemuan harus dikembalikan ke bentuk semula, ini termasuk memindahkan barang – barang dan perlengkapan, memindahkan kursi – kursi ke posisi biasanya dan membersihkan ruangan dari kertas, pensil dan benda – benda lainnya yang ditinggal oleh peserta rapat.

MEETING AND CONFERENCE ACTIVITIES LIST

Daftar Kegiatan Rapat dan Konferensi

 Menyiapkan ruang rapat dan jumlah peserta yang diharapkan datang dan

perlengkapan khusus yang dibutuhkan.

 Membuat catatan tanggal penting.

 Memastikan nama dan alamat yang diharapkan datang.

 Menyiapkan agenda.

 Mengetikan dan membuat catatan rapat.

 Membuat dan mengatur penyediaan kopi atau penyegar lain.

 Menentukan audio visual dan perlengkapan khusus lain yang diperlukan.

Hari Rapat

 Memeriksa ruangan rapat.

 Memeriksa kursi yang memadai, kertas, pensil dan yang lainnya.

 Memeriksa audio visual dan perlengkapan lainnya agar tetap di tempatnya.

 Meneyediakan tempat air, gelas untuk pembicara.

 Memeriksa pengaturan dan penyegaran.

 Memasang brosur file berdasarkan bahan untuk pegawai.

 Mengcopy dan menyediakan peraturan rapat lainnya.

 Menyiapkan formulir pajak bila diperlukan.

Sesudah Rapat

 Meletakkan peralatan rapat sesuai dengan tempatnya.

 Mengembalikan peralatan dan perlengkapan rapat.

 Mengetik selanjutnya surat – surat.

 Menyiapkan dan mengedarkan hasil – hasil rapat.

 Menyiapkan keterangan file dan prosedur penggunaan, saran dan peringatan

untuk rapat yang akan datang.

GAMBAR 12.1 Meeting and Conference Activities List

CONTOH MEMO 1

5 KESEKRETARISAN

MEMO

Untuk : Daftar distribusi bawah

Dari : Fitriyani

Tanggal : 09 April 2014

Hal : Rapat mingguan staff penjualan

Rapat mingguan bagian penjualan akan diadakan di kantor Granhan Green jam 11.00 hari Jumat, 17 April 2014. Setelah pembicaraan rencana promosi bagian penjualan yang kedua, tuan Ahmad Fuad akan menampilkan rencana promosi yang ketiga rapat akan diadakan setelah satu jam.

GAMBAR 12.2 Bagian Memo

CONTOH MEMO 2

GAMBAR 12.3 Memorandum Notes of Meeting

6 KESEKRETARISAN

MEMORANDUM

Kepada : Seluruh pegawai

Dari : Ahmad Fauzan

Tanggal : 10 Juni 2014

Subyek : Konferensi untuk memperbaiki percakapan telepon

Dengan senang hati kami menawarkan suatu konferensi tiga jam untuk para pegawai kantor dalam rangka memperbaiki komunikasi telepon. Program ini akan diadakan pada tanggal 25 Juni 2014 pukul 14.00 s/d 17.00 WIB di Departemen Pelatihan dan akan dipimpin oleh Janice Harper dari Universitas Negeri Memphis.

Penelpon memberikan kesan positif suatu perusahaan, maka ketika telepon berdering akan ditangani dengan cepat, hal ini sangat penting karena para pegawai akan menggunakan teknik menelepon yang efektif untuk menciptakan kesan yang baik dari organisasi tersebut. Siang ini konferensi akan memasukan beberapa ide untuk memperbaiki komunikasi telepon bermasalah.

GAMBAR 12.4 Memorandum Dengan Bagian Yang Dikirim Untuk Dijawab

7 KESEKRETARISAN

KONFERENSI UNTUK MEMPERBAIKI KOMUNIKASI TELEPON

25 Juni Pukul 14.00 s/d 17.00

Departemen Pelatihan

Nama partisipan :...Telp. kantor...

...Telp. kantor...

...Telp. kantor...

Kantor/Departemen :...

Tolong dikembalikan pada tanggal 20 Juni 2014 kepada:

Ahmad Fauzan

Departemen Personalia

DOKUMEN DAN PERLENGKAPAN

Dokumen yang dipindahkan dari arsip/berkas surat digunakan pada saat

pertemuan/rapat harus dikembalikan secepatnya. Begitu juga dengan seluruh perlengkapan

yang dipakai selama pertemuan, seperti papan tulis dan OHP.

SURAT MENYURAT

Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya dapat diminta untuk membuat surat

tanda terima kasih untuk pembicara atau surat pemberitahuan dan pembuktian

pertanggungjawaban komite. Hal – hal yang perlu diperlukan pada saat yang akan datang

dicatat di kalender pimpinan dan asistennya.

KESIMPULAN/RINGKASAN HASIL PERTEMUAN

Hasil pertemuan kadang – kadang diringkas dalam bentuk memorandum (gambar 12.3)

hal ini sering diikutkan untuk menyimpulkan hasil pertemuan staf informasi dan komite.

Lembar kesimpulan harus disiapkan secepat mungkin setelah pertemuan selesai.

Beberapa pengawas harus mengecek datasemen kesimpulan untuk diperbaiki sebelum

disiapkan dan dibagikan.

Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini:

 Nama grup, komite atau organisasi

 Waktu, tanggal dan tempat pertemuan

 Nama kepala kantor yang memimpin dan data kehadiran yang datang. Dalam

pertemuan yang lebih besar hanya data ketidakhadiran yang dicatat atau data

kehadirannya saja, hal ini untuk menunjukkan keadaan kuorum (jumlah

minimal anggota yang diharapkan untuk melaksanakan pekerjaan)

 Membaca kesimpulan dari pertemuan terdahulu dan memeriksanya, kadang

kesimpulan tersebut dibagikan sebelum pertemuan dan mereka diminta untuk

tidak membacanya disaat pertemuan dimulai.

 Laporan komite atau perorangan terlebih dahulu menunjukkan tanggung jawab

khusus

 Tanggal, waktu dan tempat pertemuan selanjutnya

 Tanda tangan orang yang bertanggung jawab terhadap kesimpulan

MEMILIH KONFERENSI JARAK JAUH

Konferensi jarak jauh merupakan pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi

dengan menggunakan peralatan telekomunikasi, yang kini mendapat perhatian yang baik

dalam perkantoran modern. Dunia bisnis menyadari bahwa konferensi jarak jauh adalah

sarana efektif untuk pertemuan tiap tatap muka, dimana halal ini dapat menghemat waktu dan

biaya perjalanan.

Bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh adalah konferensi audio,

meningkatkan konferensi audio, konferensi video dan konferensi komputer.

KONFERENSI JARAK JAUH

Konferensi jarak jauh adalah pilihan yang paling sederhana, konferensi audio

menyangkut penggunaan peralatan yang mengizinkan para peserta di suatu lokasi mendengar

dan didengar oleh peserta di lokasi lain. Memilih konferensi ini, pertama harus menekan

nomor telepon orang yang akan dihubungi, menggunakan asisten operator, memilih nomor

operator yang dilibatkan dalam pengadaan konferensi dan memilih kode akses nomor telepon

peserta konferensi lain dalam menjembatani konferensi. Penjembatanan konferensi jarak jauh

memungkinkan suatu pelayanan untuk pemasangan monitor dan mengontrol bermacam –

macam konferensi tanpa adanya operator dari luar.

PENINGKATAN KONFERENSI JARAK JAUH

Ketika peserta membutuhkan gambar – gambar yang dapat dilihat atau dapat

digunakan, konferensi audio mungkin embutuhkan fasilitas tambahan. Peningkatan alternatif

konferensi audio termasuk papan tulis elektronik dan video dalam bentuk dingin, benda –

benda juga dapat disalurkan melalui pos atau menggunakan peralatan elektronika seperti

faksimili.

PAPAN TULIS ELEKTRONIK

Papan tulis elektronik dapat menggambarkan interaksi antara dua lokasi atau lebih

dengan menggunakan papan tulis yang memiliki permukaan yang peka yang nampak seperti

kapur tulis biasa. Coretan seperti kapur diubah menjadi data digital untuk pengiriman melalui

saluran telepon.

Sebuah monitor televisi menerima gmabar di lokasi dengan segera, apapun yang ditulis

dikirim langsung ke lokasi. Suatu hardcopy atau kertas cetak, apa yang dipresentasikan kapur

tulis dapat diperoleh dengan melampirkan sebuah duplikat kepada kantor televisi. Saluran

telepon tersendiri untuk memperagakan dan untuk transmisi audio.

ULASAN TUNDA DAN VIDEO FREEZE FRAME

Gambar visual dikirim melalui saluran telepon biasa yang menggunakan kamera video

ulasan tunda, sebuah gambar tentang hal – hal kecil yang diulas dan disertai video bentuk

dingin, kamera dingin dalam rangka tersendiri dan kiriman tentang bentuk tujuan akhir. Video

bentuk dingin lebih mahal daripada ulasan tunda/lambat.

KONFERENSI VIDEO

Konferensi video menawarkan dua dasar pilihan bisnis, yaitu Studio Konferensi Umum

dan Studio Konferensi Swasta

1. Studio Konferensi Umum

Fasilitas studio konferensi umum dapat digunakan oleh dunia bisnis yang tidak

memiliki ruangan konferensi video sendiri. Para peserta menggunakan studio

konferensi umum ini agar dapat melihat dan bicara dengan peserta lain di lokasi yang

berbeda. Mereka juga dapat menggunakan sebuah papan tulis elektronik dan

mengirimkan gambar dan slide duplikat. Proses ini mahal dan memerlukan kehati –

hatian dan persiapan yang rinci. Itu memerlukan cadangan waktu yang baik disetiap

lokasi dalam menggunakannya agar mendapat hasil seperti yang diharapkan. Jumlah

biaya untuk jasa ini tergantung pada waktu dan jarak yang ditempuh. Beberapa hotel

yang besar memiliki ruangan rapat video umum yang dibuat untuk kalangan bisnis.

2. Studio Konferensi Swasta

Beberapa perusahaan mungkin memiliki studio milik mereka sendiri karena

diperlukan untuk investasi peralatan seperti ruangan, beberapa organisasi memiliki

fasilitas ini. Meskipun perusahaan memiliki studio sendiri, ruangan harus tetap diatur

dengan sebaik mungkin menjelang rapat.

Komponen lain yang dibutuhkan untuk sistem konferensi video meliputi:

 Video input: kamera video atau webcam

 Video output: monitor komputer, televisi atau proyektor

 Audio input: mikrofon

 Audio output: biasanya pengeras suara yang berkaitan dengan perangkat layar atau telepon

 Data transfer: jaringan telepon analog atau digital, LAN atau Internet

Kelebihan dan Kekurangan Konferensi Video

Kelebihan konferensi video antara lain:

 Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide

atau gambar dengan mudah.

 Menghemat biaya.

 Menghemat waktu.

Kelemahan konferensi video antara lain:

 Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video.

 Alat-alat untuk konferensi video sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati agar tidak salah.

Hal – hal yang harus diperhatikan saat melakukan konferensi video:

 KOMUNIKASI AUDIO VIDEO DAPAT DIPAHAMI

Ketika Anda mengirimkan informasi untuk mengundang orang untuk konferensi

video, pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan

Anda dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan

tersebut.

 HASIL AUDIO VIDEO YANG BAIK

Periksa sudut kamera Anda sebelum memulai panggilan. Atur kamera untuk tampilan

yang ideal untuk peserta yang paling jauh. Hal ini yang paling penting jika ruangan

cukup besar. Jika Anda satu-satunya peserta di dalam ruangan, tempatkanlah kamera

di atas monitor setara dengan mata Anda agar dapat membantu untuk menjaga kontak

mata antara Anda dengan orang lain. Anda berada didalam pandangan bingkai

kamera, tepatnya dari pertengahan dada hingga diatas puncak kepala.

 KONFERENSI VIDEO DARI RUMAH

Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang yang

memungkinkan terdapat sesuatu di belakang Anda yang bisa mengganggu

rekan-rekan Anda atau pelanggan. Juga periksalah suara gaduh lainnya seperti matikan radio

dan TV dan cobalah untuk menghindari sesuatu yang dapat mengganggu. Terakhir,

gunakanlah busana seperti Anda berada di kantor.

 PERSIAPAN AWAL KONFERENSI VIDEO

Salah satu yang harus dilakukan dalam konferensi video adalah suara dan gambar

yang kita terima dari lawan bicara dan yang kita kirimkan harus jelas, Pengecekan

perangkat, alat konferensi video yang dapat bekerja, ruang rapat yang telah

disediakan, juga mempersiapkna agenda untuk rapat tersebut. Pastikan saat berbicara

suara normal, jangan berteriak, jangan bersandar pada mikrofon.

 DIAM ITU EMAS

Pasang mikrofon Anda dalam keadaan mati ketika Anda tidak berbicara. Hal ini dapat

memudahkan bagi orang lain untuk mendengarkan siapa pun yang berbicara pada saat

itu. Disarankan untuk mematikan mikrofon jika saat sedang mengunyah makanan.

 LOKASI VIDEO CONFERENCE

Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok

untuk melakukan konferensi video. Tempat umum dinilai sangat tidak cocok dan

dapat mengganggu. Sebaliknya, cobalah untuk menggunakan ruang konferensi, rumah

kantor atau ruang lebih tenang.

 KELAKUAN SAAT RAPAT

Ingat bahwa Anda dapat melihat kapanpun, jadi hindari beberapa percakapan dalam

satu ruangan yang tidak ada hubungan dengan rapat yang sedang berlangsung, hal ini

dapat menggangu jalanya rapat.

 BAHASA TUBUH

Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Ketika

seseorang sedang berbicara, peserta akan memajukan tubuhnya kedepan, itu

menandakan kalau sedang mendengarkan, mengangguk jika peserta setuju atau

sependapat. Hati-hati gerakan dan bahasa tubuh lainnya yang mungkin dianggap

negatif.

 MENJAGA KONTAK MATA

Agar konferensi video dapat berjalan dengan sukses yaitu menjaga kontak mata. Jadi

pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang

berbicara.

 MELAKUKAN TUGAS LAIN SELAIN KONFERENSI VIDEO

Hindari kegiatan lain seperti mengirimkan email, percakapan telepon dan kegiatan

lain yang tidak ada kaitan saat rapat berlangsung karena dapat mengganggu anda saat

melakukan konferensi video.

 HAL TERPENTING

Berpartisipasi dalam konferensi video seolah-olah Anda bertemu secara langsung, dan

menggunakan gerakan alami ketika Anda berbicara. Konfenesi video mampu

berkolaborasi dan berkomunikasi baik secara audio maupun video.

GAMBAR 12.5 Contoh Ruangan Konferensi Video

KONFERENSI KOMPUTER

Konferensi komputer terdiri dari komputer yang telah terhubung dengan saluran

telepon yang juga telah dihubungkan dengan modem. Pesan dapat dikirim dari macam –

macam komputer yang telah terhubung dengan yang berhubungan dan dapat diterima secara

cepat. Pesan tambahan juga dapat ditambahkan dan dikirim kembali sesuai dengan yang

diperlukan sampai objek yang dimaksud telah tercapai. Konferensi komputer sangat berguna

terutama disaat orang – orang sedang bekerja bersama di dalam pertemuan di luar jadwal

waktu untuk perubahan ide dan informasi.

GAMBAR 12.6 ContohAgenda Rapat

17 KESEKRETARISAN

Pertemuan Para Eksekutif Muda

Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2014, pukul 10.00 di ruang

Presidential Hotel Indonesia.

Agenda :

1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru

3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran 6. Persiapan promosi

GAMBAR 12.7 Contoh Form Kesimpulan Rapat

KESIMPULAN

Nama komite/grup ...

Tujuan pertemuan ...

Tanggal, waktu dan tempat ...

Pemimpin ...

Partisipasi terjadwal Nama H/A Nama H/A

H: Hadir ...

...

A: Absen ...

...

Kesimpulan ...setuju sebagaimana yang dibagikan/dibaca... ...setuju dengan amandemen ini...

Laporan dari komite/grup ...nama komite...

poin utama/pokok...

Bisnis lama ...

Bisnis baru ...

Tanggal dan waktu ...waktu...

Pertemuan mendatang ...penundaan...

...

KESIMPULAN PERTEMUAN ASOSIASI MANAJEMEN INFORMASI

MD – SOUTH

25 Mei 2014

Waktu dan tempat Pertemuan rutin bulanan Asosiasi Manajemen Informasi Mid South telah diadakan pada tanggal 25 Mei 2014 di Klub Summit

Kehadiran Seluruh anggota hadir kecuali Jayadi Kusuma dan Velly Nurlaily

Pertemuan Pertemuan dibuka pukul 17.00 oleh Direktur, Christine Hutabarat

Kesimpulan Kesimpulan dari pertemuan tanggal 22 Februari 2014 dibacakan dan disetujui

Laporan bendahara Bendahara, Johan Budi melaporkan nilai kekayaan asosiasi sebesar 12 Milyar Rupiah per April. Ia juga melaporkan jumlah anggota asosiasi sebanyak 22 orang. Aliyadi Kusuma memindahkan laporan setelah disetujui dalam arsip.

Bisnis lama Rencana seminar tahunan yang akan datang didiskusikan oleh pembicara yang akan diusahakan adalah Tn. Burhan Al Halim menekankan masalah manajemen dan Prof. Wijayanto A. P. menekankan masalah etika bisnis

Bisnis baru Layla Sari diminta untuk menangani kemungkinan akan pertemuan berikutnya yang akan diadakan baik si Petrolum atau Eksekutif Plaza di Poplar dan Perkins. Keduanya memiliki ruangan spesial untuk pertemuan.

Tanggal pertemuan berikut Pertemuan Asosasi Manajemen Informasi Mid – South akan dilaksanakan pada hari Jumat, 24 Juni di Klub Summit pada pukul 17.30.

GAMBAR 12.8 Kesimpulan Pertemuan Dalam Bentuk Memorandum

MEMORANDUM

Kepada Staf penjualan

Dari Fitriyani

Tanggal 19 April 2014

Subyek Pertemuan penekanan staf penjualan

Pertemuan staf penjualan telah diadakan di kantor Graham Green pada hari Jumat, 17 April 2014 pada pukul 10.00 WIB. Seluruh anggota staf hadir. Tn. Fuad meninjau rencana promosi penjualan untuk akhir kuartal ketiga telah didiskusikan. Anggota staf didesak untuk menentukan perhitungan target kuartal ketiga dan untuk menyiapkan rencana tertulis untuk meningkatkan penjualan. Untuk perhitungan tersebut akan didiskusikan di pertemuan mendatang.

Pendistribusi

1. Budi Riyadi 2. Abdul Fattah 3. Rini Sulistiawati 4. Diniarti

5. Dedi Kurniawan

EVALUASI

SOAL PILIHAN GANDA (X)

1. Dibawah ini merupakan hal – hal yang harus ada didalam agenda rapat, kecuali... a. Topik yang akan didiskusikan dan disajikan

b. Tanggal, waktu dan tempat pertemuan

c. Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok d. Lama waktu yang diperkirakan

e. Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat

2. Dibawah ini yang merupakan petunjuk agar rapat berlangsung efektif, kecuali... a. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan

cara pemungutan suara peserta.

b. Menetapkan tanggal, waktu dan tempat rapat satu hari sebelum tanggal pelaksanaan.

c. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan rapat resmi lainnya.

d. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat merencanakan jadwal.

e. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan semua hal penting terjaga.

3. Pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi dengan menggunakan peralatan telekomunikasi disebut...

a. Pertemuan c. Rapat resmi e. Rapat mingguan b. Konferensi jarak jauh d. Konferensi jarak dekat

4. Konferensi video mempunyai dua dasar pillihan bisnis, yaitu... a. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Khusus b. Studi Konferensi Khusus dan Studi Konferensi Rahasia c. Studi Konferensi Biasa dan Studi Konferensi Umum d. Studi Konferensi Swasta dan Studi Konferensi Rahasia e. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Swasta

5. Kelemahan konferensi jarak jauh adalah...

a. Meningkatkan produktivitas untuk berbagi dokumen b. Menghemat waktu

c. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video d. Menghemat biaya

e. Semua benar

6. Dalam melakukan konferensi video, ada beberapa hal yang harus diperhatikan salah satunya adalah bahasa tubuh, maksudnya adalah...

a. Pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang berbicara.

b. Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok untuk melakukan konferensi video.

c. Pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan Anda dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan tersebut.

d. Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang e. Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Jadi,

dalam konferensi video hati – hati dalam mengkomunikasikan bahasa tubuh.

7. Konferensi yang dilakukan dengan menggunakan komputer yang telah terhubung dengan saluran telepon yang juga telah terhubung dengan saluran telepon yang juga telah dihubungkan dengan modern disebut konferensi...

a. Komputer b. Audio c. Video d. Audio – Komputer e. Video Eleketronik

8. Untuk rapat yang resmi yang melibatkan orang luar perusahaan atau organisasi, pemberitahuan rapat dilakukan melalui...

a. Telepon, Memo, Surat b. Surat, Telepon, Pengumuman c. Surat, Kartu Pos, Pengumuman d. Kartu Pos. Telepon, Memo e. Pengumuman, Telepon, Kartu Pos

9. Manakah susunan memo yang benar...

a. Isi memo, tanggal, judul memo, kepala memo, penerima dan pemberi, perihal, identitas pemberi memo

b. Kepala memo, judul memo, penerima dan pemberi, perihal, isi memo, tanggal, identitas pemberi memo

c. Tanggal, judul memo, perihal, isi, identitas pemberi memo, penerima dan pemberi d. Identitas pemberi memo, tanggal, isi, penerima dan pemberi, kop memo, judul,

perihal

e. Identitas, tanggal, isi, perihal, penerima dan pemberi, judul memo, kop memo

10. Berikut ini adalah daftar kegiatan hari rapat, kecuali... a. Memeriksa ruangan rapat

b. Memeriksa pengaturan dan penyegaran c. Memeriksa audio visual

d. Memeriksa kursi dan alat tulis yang memadai e. Mengetik dan membuat catatan rapat

11. Pemberitahuan rapat seharusnya berisi tentang informasi yang penting, seperti... a. Komisi atau grup yang diundang

b. Siapa yang diharapkan datang

c. Kapan direncanakan dan dimana rapat dilakukan d. Mengapa rapat dilakukan

e. Semua benar

12. Daftar garis besar acara yang akan disajikan didalam pertemuan disebut... a. Activities list c. Memo

b. Kesimpulan d. Memorandum e. Agenda

13. Keuntungan konferensi jarak jauh, kecuali...

a. Memakan biaya mahal b. Menghemat waktu dan biaya perjalanan c. Menghemat ruang dan konsumsi d. Tidak perlu menyediakan ruangan e. Semua benar

14. Dibawah ini, manakah yang merupakan komponen pada video output dalam konferensi video...

a. LAN, Internet, Mikrofon

b. Pengeras suara, Monitor Komputer c. Kamera Video, Mikrofon Televisi

d. Monitor Komputer, Televisi atau Proyektor e. Mikrofon, Pengeras Suara, LAN

15. Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini, diantaranya... a. Waktu dan biaya perjalanan c. Ruang dan konsumsi

b. Agenda d. Nama grup, komite atau organisasi e. Pengaturan dan penyegaran rapat

SOAL ESSAY

1. Sebutkan petunjuk rapat eksekutif!

2. Sebutkan daftar kegiatan rapat dan konferensi!

3. Tuliskan hal – hal dalam kesimpulan suatu pertemuan! 4. Buatlah contoh memo rapat!

5. Sebutkan bentuk – bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh! 6. Tuliskan kelebihan dan kekurangan konferensi video!

7. Sebutkan hal – hal yang harus diperhatikan ketika sedang melakukan konferensi

video!

8. Gambarkan secara sederhana ruangan konferensi video! 9. Buatlah sebuah contoh agenda rapat!

10. Sebutkan komponen yang dibutuhkan pada sistem konferensi video!

KUNCI JAWABAN

A. PILIHAN GANDA

DAFTAR PUSTAKA

Ponco Dewi K,MM.Dra.Rr. Modul Kesekretarisan. 2015. Jakarta : Universitas Negeri Jakarta

Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia

Dewi, Yunitasari Shinta. Bekerja Sebagai Sekretaris. 2005. Jakarta: Esensi

Arifin, Zaenal dan Mustakim. Bahasa Indonesia Sebagai Sekretaris. 2005. Jakarta: Grasindo

Dwiantara, Lukas dan Sumarto, Rumsari Hadi. Sekretaris Profesional. 2000. Jakarta: Kanisius