INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Oleh
ARIEF MAULANA
H24070088
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RINGKASAN
ARIEF MAULANA. H24070088. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan H. MUSA HUBEIS.
Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah berkembang adalah ISO 9001 yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas untuk memuaskan para stakeholder. Untuk itu, Kantor Manajemen Mutu (KMM) Institut Pertanian Bogor (IPB) membuktikan diri sebagai organisasi handal yang meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor Quality System Certification (QSC) 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS).
Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dan mengidentifikasi unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam penerapan ISO 9001:2008, serta alternatif yang dilakukan untuk membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur organisasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi yang terdiri dari perwakilan Top Management, Middle Management dan Low Management yang memiliki pemahaman mengenai penerapan ISO 9001:2008 di KMM IPB. Data yang terkumpul diolah dengan metode proses hirarki analitik PHA dengan bantuan perangkat lunak Microsoft Excell 2007.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
ARIEF MAULANA
H24070088
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Nama : Arief Maulana
NRP : H24070088
Menyetujui, Dosen Pembimbing
(Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA) NIP : 195506261980031002
Mengetahui : Ketua Departemen
(Dr. Ir. Jono Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
iv
Penulis bernama Arief Maulana yang dilahirkan di Jakarta pada tanggal 23 Februari 1990, dari pasangan Jauhari Koesnindar dan Sumiati. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. Penulis memulai pendidikan di TK Aisyiah 4 Depok pada tahun 1994-1995, lalu melanjutkan pendidikannya di MI Al Awwabin pada tahun 1995-1996 dan SDN Anyelir 1 Depok pada 1996-2001, serta melanjutkan ke SLTP Negeri 2 Depok pada tahun 2001-2004 dan meneruskan pendidikan di SMA Negeri 1 Depok pada tahun 2004-2007.
v Aassalamualaikum Wr. Wb.
Puji dan rasa syukur kepada Allah SWT penulis panjatkan atas Rahmat dan Hidayah yang diberikan–Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Penulis menyadari bahwa tulisan skripsi masih memiliki kekurangan, maka kritik dan saran senantiasa diharapkan sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan, baik kalangan akademis maupun umum.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bogor, Juni 2011
vi
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing yang senantiasa memberikan bimbingan, arahan dan motivasi kepada penulis. 2. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc. dan Nur Hadi Wijaya, S.TP. MM. sebagai
dosen penguji yang telah meluangkan waktunya untuk menguji dan memberikan masukan kepada penulis.
3. Deddy C. Sutarman, SP, MM yang telah memberikan tambahan pengetahuan mengenai metode Analytical Hierarchy Process (AHP).
4. Ibu dan Bapak atas doa restu dan motivasi yang diberikan kepada penulis. 5. Kedua saudaraku Yoga Pratama dan Rheza Aulia Rahman.
6. Seluruh pihak Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, terutama Bapak Srihadi, Bapak Fredinan dan Mas Danang karena telah mengijinkan melakukan penelitian di KMM, serta memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.
7. Seluruh staf pengajar Departemen Manajemen, FEM, IPB yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan, serta mendidik penulis.
8. Niken Puspitaningrum yang telah menyadarkan penulis untuk segera menyelesaikan tugas akhir agar tidak tersusul oleh para junior.
9. Teman-teman satu bimbingan : Elis, Devi, Serly, Suci, Upeh, Lena, Rari dan Yodia atas kerjasama, dukungan dan doanya.
10.Seluruh karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen, FEM, IPB. 11.Teman-teman se-SMA : Ardie, Monik, Dimas dan Dara.
12.Teman-teman penghuni Pondok KPK. 13.Teman-teman Manajemen angkatan 44. 14.Teman-teman TPB.
15.Seluruh pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
vii
1.4.Ruang Lingkup Penelitian... 3
II. TINJAUAN PUSTAKA ... 4
2.1.Mutu ... 4
2.1.1. Pengertian Mutu ... 4
2.1.2. Dimensi Mutu ... 5
2.2.Manajemen Mutu Terpadu ... 6
2.2.1. Pengertian Manajemen Mutu Terpadu ... 6
2.2.2. Ciri-Ciri Manajemen Mutu Terpadu ... 7
2.2.3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Terpadu ... 7
2.3.Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ... 8
2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000 ... 8
2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000 ... 9
2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000 ... 10
2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000 ... 12
2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 ... 12
2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ... 14
2.3.7. Perubahan–Perubahan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008 ... 16
2.4.Penelitian Terdahulu Yang Relevan ... 19
III. METODE PENELITIAN ... 20
3.1.Kerangka Pemikiran Penelitian... 20
3.2.Lokasi dan Waktu Penelitian ... 22
3.3.Pengumpulan Data ... 22
viii
4.1. Gambaran Umum Kantor Manajemen Mutu IPB... 32
4.1.1. Profil KMM IPB ... 32
4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB ... 33
4.1.3. Fungsi KMM IPB ... 33
4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB ... 34
4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB ... 34
4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB ... 34
4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ... 35
4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ... 37
4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008 ... 46
4.3.2 Aktor ... 55
4.3.3 Tujuan ... 56
4.3.4 Alternatif Tindakan ... 57
4.4. Penyusunan Struktur Hirarki ... 58
4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif ... 60
4.6. Implikasi Manajerial ... 63
KESIMPULAN DAN SARAN ... 65
1. Kesimpulan ... 65
2. Saran ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 66
ix
No Halaman
1. Nilai skala banding berpasangan ... 24
2. Matriks pendapat individu ... 27
3.Matriks pendapat gabungan ... 28
4.Nilai RI utuk matriks berukuran n ... 30
5. Susunan prioritas faktor/unsur ... 62
6. Susunan prioritas aktor ... 63
7. Susunan prioritas tujuan ... 63
x
1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai ... 5
2. Model proses SMM ISO 9001:2000 ... 8
3. Hirarki dokumen SMM ... 9
4. Kerangka pemikiran penelitian ... 21
xi
No Halaman
1. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB ... 68
2. Angket penelitian ... 69
3. Struktur organisasi KMM IPB ... 77
4. Sasaran mutu ... 78
5. Bentuk matriks pendapat ... 84
I.1. Latar Belakang
Kebutuhan terhadap mutu sudah ada sejak jaman mesir kuno yang melalui pengendalian mutu pada batu-batu yang digunakan dalam pembuatan piramida. Hingga saat ini, mutu masih memiliki peranan yang penting. Konsep mutu modern telah berubah sejak masa ke masa. Dimulai dengan konsep inspector yang mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah satu konsep mutu yang berkembang adalah manajemen mutu terpadu (total quality management atau TQM). Manajemen mutu terpadu (MMT) merupakan suatu sistem dan/atau pendekatan manajemen organisasi yang bertumpu pada mutu (quality), baik produk, proses maupun sumber daya organisasi tersebut yang tujuan akhirnya adalah memenuhi kepuasan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi organisasi tersebut, termasuk didalamnya pemasok dan masyarakat.
Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Hal ini untuk memastikan bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan benar sejak awal dan dapat mengurangi ataupun menghilangkan cacat (defect) dan pemborosan (waste) selama operasi (Http://www.min-consulting, 2011). Inti dari penarapan standar mutu adalah terjaganya mutu hasil dari suatu produk, yaitu suatu
sistem knowledge sharing yang memungkinkan setiap orang untuk menghasilkan hal sama dengan mutu sama, sehingga akan mengurangi ketergantungan terhadap satu orang (Wangtry, 2009).
mengembangan standar lebih sederhana yang dapat diaplikasikan setara bagi organisasi kecil, menengah dan besar, disamping memberikan hasil aktifitas proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian/integrasi dengan ISO 14000.
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi yang memiliki peranan sangat besar untuk menyiapkan sumber daya manusia (SDM) yang memenuhi kriteria mutu pendidikan. Hal ini selaras dengan kebijakan Menteri Pendidikan Nasional dalam meningkatkan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Di samping itu jajaran Deprartemen Pendidikan Nasional telah menerapkan kebijakan bahwa setiap unit utama organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah untuk meraih sertifikat ISO 9001:2008.
Oleh karena itu, strategi pembangunan pendidikan IPB mengalami perubahan, yaitu sistem penjaminan mutu diarahkan untuk menghasilkan mutu penyelenggaraan pendidikan yang sesuai visi, misi dan tujuan IPB. KMM IPB, sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB berupaya menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB, diantaranya menerapkan SMM ISO 9001:2008.
KMM berhasil menjalankan SMM yang diakui secara internasional, yang ditunjukkan perolehan sertifikat ISO 9001:2008 yang diterbitkan tanggal 26 Agustus 2009. Dalam konteks KMM IPB, SMM ISO 9001:2008 belum lama diterapkan, maka untuk itu dilakukan penelitian untuk mengetahui strategi yang dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2008.
1.2. Perumusan Masalah
KMM IPB berhasil membuktikan diri sebagai organisasi yang handal dengan meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor QSC 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services
Dari hal yang telah dikemukakan, maka dapat disusun permasalahan dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ?
2. Faktor-faktor apakah yang penting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ?
1.3. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB.
2. Menganalisis faktor-faktor penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan Proses Hirarki Analitik (PHA).
I.4. Ruang Lingkup Penelitian
2.1. Mutu
2.1.1. Pengertian Mutu
Pengertian mutu sangat beraneka ragam. Tidak ada definisi yang pasti mengenai mutu karena setiap orang/organisasi memiliki kriteria masing-masing dalam mendefinisikan mutu. Juran dalam Heizer and Render (1993) mendefinisikan mutu sebagai kecocokan dalam penggunaan produk. Crosby dalam Heizer and Render (1993) menyebutkan “Quality means conformance to requirements”. Di Indonesia, salah satu pengertian mutu yang ada (SNI 19-9000:2000 dalam Herjanto, 2007), yaitu mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik inheren dalam memenuhi persyaratan. Sedangkan menurut ISO 9000:2008 Mutu (Quality) adalah “Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements” (QIMS, 2010).
Evans and Lindsay (2007) menyatakan, terdapat lima (5) sudut pandang dalam mendefinisikan mutu :
a. Sudut pandang penilaian (judgemental perspective). Shewhart dalam Evans and Lindsay (2007) yang menyatakan mutu adalah kegunaan dari produk.
b. Sudut pandang berdasarkan produk (product-based perspective). Mutu merupakan fungsi dari peubah yang spesifik dan terukur, serta perbedaan dalam mutu mencerminkan perbedaan kuantitas pada beberapa atribut produk.
d. Sudut pandang berdasarkan nilai (value-based perspective). Pada sudut pandang ini, mutu dapat dilihat dari hubungan antara kegunaan atau kepuasan terhadap harga.
e. Sudut pandang berdasarkan manufaktur (manufacture-based perspective). Mutu sebagai hasil praktek rekayasa dan manufaktur yang diinginkan atau kesesuaian dengan kepuasan.
Meskipun mutu produk merupakan faktor penting untuk semua individu di seluruh rantai nilai, mutu dipandang tergantung pada posisi seseorang dalam rantai nilai (Evans and Lindsay, 2008), seperti termuat pada Gambar 1.
Gambar 1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai
2.1.2. Dimensi Mutu
Ukuran mutu tidaklah hanya berupa suatu peubah atau suatu atribut saja, melainkan mengandung beberapa dimensi. baik kuantitatif maupun kualitatif. Barang memiliki karakteristik yang berbeda dengan jasa. Oleh karenanya, dimensi mutu barang dibedakan dengan dimensi mutu untuk jasa (Herjanto, 2007).
Secara umum, menurut Herjanto (2007), mutu barang dapat dilihat dari empat (4) dimensi utama berikut ini :
a. Kinerja (performance atau operation).
Dimensi utama yang banyak dipertimbangkan oleh konsumen ialah kinerja atau operasi dari produk.
b. Keandalan (reliability/durability).
Mencerminkan keandalan suatu produk, yaitu kepercayaan atas kemampuan atau ketahanannya.
c. Kenampakan (appearance/features).
Menunjukkan daya tarik suatu produk yang membedakannya dengan produk lain. Kenampakan sangat dipengaruhi oleh desain dan atribut lain yang ada dalam produk.
d. Kesesuaian (conformance).
Kesesuaian berhubungan dengan pemenuhan terhadap spesifikasi atau standar yang ditentukan.
Herjanto (2007) juga menjelaskan bahwa dimensi mutu dalam jasa memiliki lima (5) dimesi utama, yaitu :
a. Keandalan, yaitu kemampuan melaksanakan jasa secara akurat dan cepat.
b. Responsif, yaitu kemauan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasay ang sesuai dengan harapan pelanggan.
c. Bentuk nyata, yaitu fasilitas fisik, peralatan dan penampilan personal.
d. Jaminan, yaitu pengetahuan dan sikap pegawai serta kemampuan mereka untuk menunjukkan kepercayaan, keyakinan dan kesopanan e. Empati, yaitu perhatian individual yang diberikan kepada pelanggan. 2.2. Manajemen Mutu Terpadu (TQM)
2.2.1. Pengertian MMT
teknik-teknik tertentu, Namun, sebenarnya bukanlah peralatan dan teknik yang terutama, tetapi justru komitmen itu sendiri. MMT adalah manajemen yang menciptakan dan mengembangkan seperangkat nilai dan keyakinan yang akan membuat setiap orang mengetahui bahwa kualitas untuk konsumen adalah tuntutan yang paling utama
Marimin (2004) menjelaskan bahwa MMT merupakan sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota dalam organisasi dalam menerapkan konsep dan teknik kendali mutu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dan orang yang mengerjakan.
2.2.2. Ciri-ciri Manajemen Mutu Terpadu
Terdapat tiga (3) ciri dari MMT (Marimin, 2004), yaitu :
a. Melibatkan seluruh karyawan dari semua tingkatan atau yang biasa disebut dengan manajemen partisipatif.
b. Menerapkan konsep pengendalian mutu, dengan memutar daur PDCA (plan, do, check and action) yang dikenal kemudian sebagai delapan langkah pemecahan masalah.
c. Menerapkan metoda statistik, sebagai salah satu alat pemecahan masalah.
2.2.3. Prinsip-Prinsip MMT
Prinsip-prinsip yang diterapkan dalam manajemen mutu terpadu adalah (Http://www.min-consulting, 2011) :
a. Mutu (quality) dapat dan harus dikelola.
b. Setiap orang memiliki pelanggan yang harus dipuaskan. c. Adalah proses, bukan orang, yang menjadi masalah. d. Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap mutu. e. Masalah harus dicegah, bukan sekedar diperbaiki. f. Mutu harus diukur, sehingga dapat dikendalikan. g. Peningkatan mutu harus berkesinambungan.
2.3. SMM ISO 9000
2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000
ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. ISO 9000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian SMM suatu organisasi yang bertujuan untuk menjamin organisasi yang bersangkutan mampu menyediakan produk yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan (Gaspersz, 2001).
ISO 9000 bukan merupakan standar produk, tetapi merupakan standar dari sistem manajemen suatu organisasi yang apabila diterapkan dalam organisasi tersebut akan mempengaruhi bagaimana produk itu dihasilkan, mulai dari tingkat perencanaan, perancangan, pembuatan dan perakitan hingga penyerahan ke pelanggan (Http://www.min-consulting, 2011).
Menurut Gaspersz (2001), model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima (5) bagian utama yang menjabarkan sistem manajemcn organisasi (Gambar 2) , yaitu :
a. SMM
b. Tanggungjawab manajemen c. Manajemen sumber daya d. Realisasi produk
e. Analisis, pengukuran dan peningkatan
2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000
Dokumentasi SMM dapat diatur baik mengikuti proses-proses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang berlaku, ataupun gabungan keduanya. Struktur dokumentasi SMM perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini dibuat untuk memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut. Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi dan budaya perusahaan (Http://www.min-consulting, 2011). Pada umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan pada pada Gambar 3.
CATATAN 1 Hirarki boleh disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh tahapan (tier) pada hirarki di atas.
Gambar 3. Hirarki dokumen SMM Tier 1. Manual mutu
Seperti dijelaskan di atas, manual mutu merupakan rumusan umum mengenai SMM perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan, sasaran umum perusahaan dan tanggungjawab berkaitan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008.
Tier 2. Prosedur operasi standar
Prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam menerapkan SMM. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur operasi standar (standard operating procedure, atau SOP) adalah
Rekaman/Catatan Instruksi Kerja, Desain, Bagan Alir, dll
Prosedur Manual Mutu
Tier 4
Tier 3
Tier 2
suatu kumpulan instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki tata cara pelaksanaan yang telah baku atau terstandardisasi, tanpa kehilangan efektivitasnya. Proses yang terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan.
Tier 3. Instruksi Kerja dan Formulir
Setelah proses dan sistem didefinisikan, berikutnya perlu dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. Pada kelompok ini, dapat disebutkan beberapa metode penjabaran proses, sistem dan prosedur berikut :
a. Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan yang dapat dinyatakan dalam gambar, diagram, bagan alir atau pernyataan terstruktur.
b. Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data, dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu kegiatan dalam satu proses, sehingga formulir yang telah terisi data akan menjadi rekaman mutu.
Tier 4. Rekaman/Formulir
Rekaman merupakan bentuk pemdokumentasian terhadap bukti-bukti obyektif penerapan sistem dan prosedur (sisdur). Sebagaimana dokumen yang lain, rekaman harus dipelihara dan dikendalikan oleh perusahaan.
2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000
Delapan (8) prinsip manajemen mutu yang menjadi landasan penyusunan ISO 9000 (Http://www.min-consulting, 2011) adalah : a. Fokus pada pelanggan
Organisasi tergantung pada pelanggannya, maka manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan.
b. Kepemimpinan
Pimpinan puncak organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.
c. Pelibatan orang
Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatannya secara penuh akan memungkinkan kemampuan digunakan untuk manfaat organisasi. d. Pendekatan proses
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses.
e. Pendekatan sistem pada manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
f. Perbaikan berkesinambung
g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.
h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok
Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000
Dalam menerapkan ISO 9000, manfaat yang dapat diperoleh (Umar, 2000) adalah :
a. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.
b. Organisasi yang telah bersertifikasi ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa mutu perusahaan telah diakui secara internasional.
c. Audit mutu yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oieh organisasi.
d. Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
e. Meningkatkan kesadaran akan mutu dalam organisasi termasuk di dalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut.
2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan SMM ISO 9000:2000
Untuk menerapkan SMM ISO 9000:2000, langkah–langkah yang harus dilakukan (Umar, 2000) adalah :
a. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.
b. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO.
Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan standar unsur-unsur dalam sistem mutu ISO 9000, termasuk mengangkat auditor internal untuk ISO 9000.
c. Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO 9000.
Memahami sistem mutu ISO 9000 dan unsur-unsurnya adalah kunci sukses untuk diperolehnya registrasi.
d. Melakukan pelatihan.
Pelatihan hendaknya melibatkan semua staf organisasi perusahaan itu.
e. Memulai tinjauan ulang manajemen.
Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari organisasi perusahaan kepada wakil manajemen, yang biasanya adalah manajer mutu. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada standar sistem mutu ISO 9000 yang dipilih (apakah ISO 9001, 9002, atau ISO 9003).
f. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur dan instruksi yang dibutuhkan dituangkan dalam dokumen tertulis.
Para manajer hendaknya diberi tanggungjawab atau bertanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada.
g. Implementasi sistem manajemen ISO 9000.
Dengan mengacu pada pembangunan sistem ISO 9000, sistem mutu yang ada selama ini harus dimodifikasi dan didokumentasikan. h. Memulai audit sistem mutu perusahaan.
i. Memilih registrar.
Jika manajemen yakin bahwa sistem jaminan mutu perusahaan telah memenuhi standar sistem ISO 9000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian.
j. Registrasi.
Apabila sistem ISO 9000 yang diimplementasikan dalam organisasi dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO 9000 dan karena itu dinyatakan lulus dalam penilalan, maka sertifikat ISO 9000 akan diberikan.
2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000
ISO 9001:2000 merupakan revisi dari ISO 9001:1994. Terdapat perubahan yang signifikan dalam ISO 9001:2000 dibandingkan dengan versi 1994 (ISO 9001:1994). Klausul-klausul ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001) adalah :
1. Ruang lingkup 1.1. Umum 1.2. Aplikasi 2. Referensi normatif 3. Istilah dan definisi
4. Sistem manajemen mutu (SMM) 4.1. Persyaratan umum
4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1. Umum
4.2.2. Manual mutu
4.2.3. Pengendalian dokumen 4.2.4. Pengendalian catatan mutu 5. Tanggungjawab manajemen
5.4. Perencanaan 5.4.1. Tujuan mutu 5.4.2. Perencanaan SMM
5.5 Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi 5.5.1. Tanggungjawab dan wewenang 5.5.2. Wakil manajemen
5.5.3. Komunikasi internal 5.6 Peninjauan ulang manajemen
5.6.1. Umum
5.6.2. Input peninjauan ulang 5.6.3. Output peninjauan ulang 6. Manajemen Sumber Daya
6.1. Penyediaan sumber daya 6.2. Sumber daya manusia
6.2.1. Umum
6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan 6.3. Infrastruktur
6.4. Lingkungan kerja 7. Realisasi produk
7.1. Perencanaan realisasi produk
7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.2.1. Identifikasi persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2.Peninjauan ulang persyaratan yang terkait dengan
pelanggan
7.2.3. Komunikasi pelanggan 7.3. Desain dan pengembangan
7.3.1. Perencanaan desain dan pengembangan 7.3.2. Input desain dan pengembangan
7.3.3. Output desain dan pengembangan
7.3.4. Peninjauan ulang desain dan pengembangan 7.3.5. Verifikasi desain dan pengembangan
7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan 7.4. Pembelian
7.4.1. Proses pembelian 7.4.2. Informasi pembelian
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli 7.5. Ketentuan produksi dan pelayanan
7.5.1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
7.5.2.Validasi dari proses pengoperasian produksi dan pelayanan 7.5.3. Identifikasi dan kemampuan telusur
7.5.4. Hak milik pelanggan
7.5.5. Penjagaan atau pemeliharaan produk
7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan 8. Pengukuran dan pemantauan
8.1 Umum
8.2 Pengukuran dan pemantauan 8.2.1. Kepuasan pelanggan 8.2.2. Audit internal
8.2.3. Pengukuran dan pemantauan proses 8.3 Pengendalian produk nonkonformans 8.4 Analisis data
8.5 Peningkatan
8.5.1. Peningkatan terus-menerus 8.5.2. Tindakan korektif
8.5.3. Tindakan preventif
2.3.7. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008
Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya dengan sistem yang lain, seperti environment management system
(EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management
Berikut ini adalah ringkasan perubahan-perubahannya (Http://www.min-consulting, 2011) :
a. Klausul 4.1: kata mengidentifikasikan (identify) pada butir (a) diganti dengan menetapkan (determine). Catatan 2 ditambahkan guna merefleksikan kenyataan bahwa proses luar (outsourced) dapat dikaitkan juga ke pasal 7.4. Catatan 3 menguraikan jenis-jenis pengendalian yang dapat diterapkan pada proses luar tersebut. b. Klausul 4.2.1: Butir (e) mengenai rekaman (records) dihilangkan
dan digabungkan ke butir (c). Tambahan pada catatan 1 mengklarifikasikan bahwa satu dokumen tunggal dapat berisi lebih dari satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan atau sebaliknya, satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan dapat dapat didokumentasikan lebih dari satu dokumen.
c. Klausul 4.2.3: Klarifikasi pada butir (f) bahwa dokumen eksternal ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keperluan perencanaan dan pelaksanaan SMM.
d. Klausul 4.2.4: Redaksional dibuat lebih ringkas, namun persyaratan tetap, tidak berubah.
e. Klausul 5.5.2: Klarifikasi bahwa wakil manajemen diambil dari anggota manajemen perusahaan.
f. Klausul 6.2.1: Penekanan pada kalimat, “… yang mempengaruhi mutu produk …” menjadi, “… yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk …”.
g. Klausul 6.2.2: Penekanan pada butir (b) bahwa pelatihan adalah dalam rangka peningkatan kompetensi personil. Penekanan pada butir (c) bahwa ketimbang evaluasi keefektifan pelatihan, perusahaan hendaknya memastikan kompetensi yang diperlukan terpenuhi.
h. Klausul 6.3: Penambahan sistem informasi pada butir (c).
j. Klausul 7.1: Penambahan pengukuran (measurement) pada butir (c).
k. Klausul 7.2.1: Penekanan pada kalimat, “ … dan kegiatan pasca penyerahan,” menjadi, “… dan untuk kegiatan pasca penyerahan,” pada butir (a). Perubahan kata berkaitan (related) menjadi diterapkan (applicable) pada butir (c). Perubahan kata ditetapkan (determined) menjadi dipertimbangkan keperluannya (considered necessary) pada butir (d). Catatan ditambahkan guna menjelaskan apa yang dimaksud dengan kegiatan pasca penyerahan itu.
l. Klausul 7.3.1: Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa tinjauan, verifikasi dan validasi desain adalah kegiatan yang terpisah, namun dapat dilakukan sendiri-sendiri ataupun bersamaan.
m. Klausul 7.3.3: Kalimat, “ … harus disajikan dalam bentuk … ( …
shall be provided in a form …)” menjadi, “ … harus dalam bentuk …( … shall be in a form …)”. Catatan ditambahkan guna memasukan informasi rinci mengenai preservasi produk harus dimasukkan dalam informasi penyediaan jasa dan proses produksi. n. Klausul 7.5.3: Penekanan bahwa idenifikasi status produk
hendaknya diseluruh proses realisasi produk.
o. Klausul 7.5.4: Penekanan bahwa perusahaan harus melaporkan kepada pelanggan atas ketidaksesuain milik pelanggan yang diketemukan. Data personal ditambahkan pada catatan yang menjelaskan mengenai definisi milik pelanggan.
p. Klausul 7.5.5: Penekanan pada pemeliharaan kesesuaian terhadap persyaratan selama proses internal dan penyerahan.
komputer bila digunakan dalam proses pemantauan dan pengukuran.
r. Klausul 8.2.1: Catatan ditambahkan menjelaskan beberapa contoh bagaimana pengukuran terhadap kepuasan pelanggan dilakukan. s. Klausul 8.2.2: Penekanan pada tanggungjawab manajemen
terhadap area yang diaudit untuk memastikan tindakan koreksi dan korektif yang diperlukan. Perubahan referensi pada catatan yang kini mengacu ke ISO 19011.
t. Klausul 8.2.3: Kalimat, “… untuk memastikan kesesuaian produk” dihilangkan. Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa perusahaan sebaiknya mempertimbangkan tipe dan jangkauan yang tepat dari pemantauan dan pengukuran ditiap prosesnya, guna keefektifan SMM.
u. Klausul 8.2.4: Kalimat, “Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan …” dihapus. Penekanan terhadap rekaman yang menunjukkan personil yang berwenang melepaskan produk ke pelanggan.
v. Klausul 8.3: penekanan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan setelah penyerahan atau dipakai dipindahkan ke butir (d).
2.4. Penelitian Terdahulu yang Relevan
Wulandari (2009) melakukan penelitian berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 Pada PT. Unitex Tbk, Bogor”. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan. Permasalahan tersebut dianalisis dengan menggunakan metode proses hirarki analitik. Dari hasil analisis, yang harus dilakukan perusahaan adalah memperbaiki sistem informasi.
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian
Penelitian tentang penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB diawali dengan mencari gambaran umum organisasi, yaitu mengenai visi dan misi, serta struktur organisasi. Selanjutnya, menganalisis penerapan ISO 9001:2008 dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung, serta dokumentasi internal perusahaan untuk mengetahui strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB.
Hasil dari analisis tersebut disusun menjadi hirarki yang setiap unsurnya dinilai oleh pakar yang terkait dengan penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB melalui pengisian angket. Alat analisis yang digunakan adalah metode AHP dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel 2007.
Gambar 4. Kerangka pemikiran penelitian
Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor
(KMM IPB)
Visi dan Misi KMM IPB
Identifikasi Penerapan SMM ISO 9001:2008
Pada KMM IPB
Identifikasi Strategi Penerapan
ISO 9001:2008
Proses Hirarki Analitik (PHA)
Rekomendasi Alternatif Tindakan Penerapan ISO 9001:2008
U
m
pa
n B
al
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di KMM IPB, dengan pertimbangan organisasi telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari bulan Maret-April 2011.
3.3. Pengumpulan Data
Penarikan contoh dalam penelitian ini adalah nonprobability sampling, yaitu teknik purposive sampling, penggunaan tekhnik ini memilih anggota berdasarkan kriteria tertentu (Hermawan, 2006). Dalam penelitian ini, digunakan dua (2) kriteria, yaitu contoh merupakan perwakilan dari tiap tingkatan manajemen pada KMM IPB dan yang paling memiliki pemahaman paling luas mengenai ISO 9001:2008 pada KMM IPB, serta dianggap paling berkompeten di KMM IPB..
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari pihak manajemen melalui kegiatan wawancara semi terstruktur (Lampiran 1), pengamatan langsung di lapangan dan pengisian kuesioner (Lampiran 2) dilakukan oleh pihak yang dianggap paling berkompeten di KMM IPB. Data sekunder berupa studi literatur dan data lain yang berkaitan dengan topik penelitian ini diperoleh dari perpustakaan, dokumen, buku, internet, serta literatur-literatur atau tulisan-tulisan yang berhubungan dengan penelitian ini. 3.4. Pengolahan dan Analisis Data
a. Analisis Deskriptif
merupakan jawaban paling dominan dari masing-masing peubah yang diteliti. Rumusnya sebagai berikut :
fi Σ fi Keterangan:
P = Persentase responden yang memilih kategori tertentu
fi = Jumlah responden yang memilih kategori tertentu
Σ fi = Total jawaban
b.Analytical Hierarchy Process
Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan metode AHP. Berdasarkan kerangka kerja AHP, penelitian ini diawali dengan pengumpulan data dan informasi yang digunakan untuk menyusun struktur hirarki. Struktur hirarki disusun sesuai dengan kebutuhan serta didasarkan pada teori dalam literatur dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan yang bertindak sebagai pengambil keputusan.
Kuesioner diberikan untuk mengetahui pembobotan setiap unsur pada setiap tingkatan dalam hirarki. Data yang diperoleh dari responden kemudian diproses dengan menggunakan software komputer Microsoft Excel 2007. Hasil pengolahannya dianalisis dan disajikan dalam bentuk uraian, gambar dan tabel.
Penggunaan AHP sebagai alat analisis dalam penelitian ini dikarenakan metode ini mampu menyederhanakan permasalahan kompleks yang tidak terstruktur, strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya, serta menyusunnya kedalam hierarki. Selain itu, metode ini dapat disajikan secara grafik yang dapat memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan (Marimin, 2004).
Ide dasar prinsip kerja AHP (Marimin, 2004) adalah: 1. Penyusunan Hierarki.
Persoalan yang akan diselesaikan, diuraikan menjadi unsur-unsurnya, yaitu kriteria dan alternatif, kemudian disueun menjadi struktur hierarki.
2. Penilaian Kriteria dan alternatif
Kriteria dan alternatif dinilai melalui perbandingan berpasangan. Menurut Saaty dalam Marimin (2004), untuk berbagai persoalan, skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik dalam mengekspresikan pendapat. Nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan Saaty dapat dilihat pada label berikut:
Tabel 1. Nilai skala banding berpasangan Nilai Keterangan
1 Kriteria /Alternatif A sama penting dengan kriteria/alternatif B
3 A sedikit lebih penting dari B 5 A jelas lebih penting dari B 7 A sangat jelas lebih penting dari B 9 A mutlak lebih penting dari B
2,4,6,8 Apabila ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan
Nilai perbandingan A dengan B adalah 1 (satu) dibagi dengan nilai pebandingan B dengan A.
3. Penentuan Prioritas
Untuk setiap kriteria dan alternatif, perlu dilakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparisons). Nilai-nilai perbandingan relatif kemudian diolah untuk menentukan peringkat relatif dari seluruh alternatif.
Baik kriteria kualitatif, maupun kriteria kuantitatif, dapat dibandingkan sesuai dengan judgement yang telah ditentukan untuk menghasilkan bobot dan prioritas. Bobot atau prioritas dihitung dengan manipulasi matriks atau melalui penyelesaiaan persamaan matematik. 4. Konsistensi Logis
Langkah-langkah dalam analisis metode AHP secara umum dibagi dalam delapan (8) langkah (Saaty, 1991), yaitu :
1) Mendefinisikan permasalah dan merinci pemecahan yang diinginkan. Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada pada perusahaan untuk mencapai tujuannya. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan cara wawancara kepada pihak terkait. Setelah ditentukan fokus analisis, selanjutnya ditentukan komponen-komponen dan pendefinisian masing-masing komponen.
Gambar 5. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty, 1991)
3) Menyusun Matriks Gabungan
Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki atasnya.
Tabel 1. Pengisian Matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis diagonal dari kiri atas ke kanan bawah.
5) Memasukkan nilai-nilai kebalikan beserta bilangan 1 sepanjang diagonal utama. Angka 1-9 digunakan bila F1 lebih mendominasi atau dipengaruhi sifat G dibandingkan dengan F2, sedangkan F1 kurang mendominasi atau mempengaruhi dibandingkan F2 maka digunakan angka kebalikannya.
6) Melaksanakan langkah 3, 4 dan 5 untuk semua tingkat dan gugusan dalam hirarki tersebut.
Pembandingan dilanjutkan untuk semua unsur pada setiap tingkat keputusan yang terbatas pada hirarki, berkenaan dengan kriteria unsur di atasnya. Matriks pembandingan dalam model AHP dibedakan menjadi : 1. Matriks Pendapat Individu (MPI)
Matriks ini merupakan matriks hasil pembandingan yang dilakukan oleh individu, dengan unsur yang disimbolkan dengan aij, yaitu unsur matriks pada baris ke-i dalam kolom ke-j (Tabel 2).
Tabel 2. Matriks pendapat individu
G A1 A2 A3 ... An
A1 a11 a12 a13 ... a1n A2 a21 a22 a23 ... a2n A3 a31 a32 a33 ... a3n ... ... ... ... ... ... An an1 an2 an3 ... amn
2. Matriks Pendapat Gabungan (MPG)
T
Tabel 3. Matriks pendapat gabungan
G G1 G2 G3 ...
eometrik dapat diperoleh dengan menggunakan r
,dimana ... ntesis prioritas untuk melakukan pembobotan
Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua kukan setelah mengisi MPI dan MPG, yaitu :
olahan horizontal
olahan digunakan untuk menyusun prioritas unsur uk satu level hirarki keputusan terhadap unsur y
l di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh seba engolahan baris (Zi) dengan menggunakan rumus
,dimana ………
erhitungan vektor prioritas dengan rumus: = unsur pendapat gabungan
= jumlah unsur
kan rumus berikut :
... (1) r yang berada satu
bagai berikut : umus :
i = unsur vektor prioritas ke-i
erhitungan nilai eigen maksimum dengan mengg umus :
= aiVPi dengan VA = (VA
VB = Vektor antara olahan vertikal
olahan vertikal digunakan untuk menyusun pri p unsur pada tingkat hirarki keputusan terhadap l akhir dari pengolahan vertikal ini merupakan ngaruh setiap unsur pada tingkat keputusan
dap sasaran utama. Rumus yang digunakan yai
p = 1,2,3,...,n q = 1,2,3,...,n na:
pq (t,q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke terhadap unsur ke-t pada tingkat di nilai diperoleh dari pengolahan hor t(q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke
ke (q-1) terhadap sasaran utama. lah unsur yang ada pada tingkat ke-q
lah unsur yang ada pada tingkat (q-1) ngkat/level dalam hirarki.
dua proses pengolahan diatas dapat dilakukan . Pengolahan vertikal dapat dilakukan sete zontal selesai dilakukan, dengan syarat MP
enuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Ra
diperol
roleh dari nilai perbandingan antara indeks konsi ngan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsi
10%), maka tingkat konsistennya baik dan dapa kat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (Ferwi
,dimana...
Eigen Value maksimum
Jumlah unsur yang diperbandingkan i nisbah konsistensi diperoleh dari:
,dimana... = Random indeks, yang merupakan nilai ya
oleh Oak Ridge Laboratory dari matriks y 15 dengan menggunakan contoh berukuran 100.
. Nilai RI utuk matriks berukuran n(1-15)
1 2 3 4 5 6 7
0.00 0.00 0.58 0.90 1.12 1.24 1.34 9 10 11 12 13 14 15 1.45 1.49 1.51 1.48 1.56 1.67 1.59
ndeks konsistensi terlalu tinggi, maka dicari sim
,dimana... set angka hasil percobaan
set angka yang diketahui set jumlah unsur/percobaan
valuasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki.
h terakhir adalah mengevaluasi setiap indeks konsi uh hirarki dengan mengalikan setiap indeks konsi
s utama kriteria yang bersangkutan dengan kalinya. Hasil ini dibagi dengan persy unakan indeks inkonsistensi acak yang sesuai
32 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum KMM IPB
4.1.1. Profil KMM IPB
KMM IPB dibentuk pada Bulan April 2008. Sebelumnya, unit ini merupakan bagian dari Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP). Kebijakan struktur organisasi IPB terbaru membagi fungsi eks Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP) menjadi dua (2), yakni Direktorat Adminitrasi dan Pendidikan (Dit.AP), serta Kantor Manajemen Mutu (KMM).
KMM IPB merupakan unit kerja yang bertanggung jawab kepada Rektor, memiliki tugas teknis dan administrasi dalam proses pengembangan, penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut, baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non-akademik (administrasi dan manajemen) sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011).
4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB
Mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, termasuk di dalamnya sistem jaminan mutu, memfasilitasi penyiapan perangkat yang diperlukan untuk implementasi SMM, serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan SMM (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011).
Lingkup kerja KMM mencakup pengkoordinasian penjaminan mutu pada seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik bidang akademik maupun non-akademik (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011). KMM bertugas dalam :
a. Pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan.
b. Pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
c. Pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
d. Pengkoordinasian pelaksanaan internal assessment.
e. Pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Rektor.
4.1.3. Fungsi KMM IPB
Fungsi dari KMM IPB adalah (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011) : a. Sebagai unit kerja yang mengembangkan SMM penyelenggaraan
perguruan tinggi di tingkat institut (pendidikan, penelitian, pemberdayaan masyarakat, administrasi dan manajemen), termasuk di dalamnya model sistem dan instrumen yang diperlukan dalam penjaminan mutunya.
b. Sebagai unit kerja yang menetapkan dan menegakkan penerapan standar mutu penyelenggaraan IPB, serta melakukan evaluasi secara berkala tingkat pemenuhannya.
d. Sebagai unit kerja yang mengembangkan kapasitas manajemen mutu pada pengelola IPB, dosen dan tenaga penunjang.
4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB
Visi dari KMM IPB adalah “Menjadi yang Terdepan dalam Penyelenggaraan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi”. Sedangkan Misi dari KMM IPB adalah :
a. Mendorong terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu yang handal di IPB.
b. Mendorong terlaksananya proses jaminan mutu agar seluruh unit dan individu di IPB selalu mengutamakan Quality.
4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB
Organisasi KMM dijalankan oleh Kepala Kantor, Kepala Bidang (Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi) dan staf penunjang. Dalam menjalankan organisasinya.
Kepala Kantor dan Kepala Bidang dijabat oleh tenaga pendidik berpendidikan Doktor. Staf penunjang terdiri tiga (3) orang tenaga kependidikan (pegawai negeri sipil) dan empat orang tenaga honorer dengan latar belakang pendidikan sarjana (dua orang), Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) (tiga orang) dan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) (dua orang). Di samping pendidikan formal, di antara tenaga penunjang tersebut telah mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) ketatausahaan, kearsipan, dan keuangan. Struktur organisasi KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 3.
4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB
KMM IPB melakukan hal berikut :
1. Melaksanakan sosialisasi secara rutin kepada unit-unit dan individu untuk memberikan pemahaman pentingnya penyelenggaraan kegiatan bermutu.
2. Mendorong terbentuknya perangkat organisasi yang berorientasi terhadap penciptaan budaya mutu sesuai dengan tujuan/sasaran mutu IPB.
3. Senantiasa berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional.
4. Menyusun pedoman/standar pelaksanaan kegiatan sebagai rujukan dalam menerapkan SMM maupun penilaian/evaluasi keberhasilannya.
5. Meningkatkan kompetensi SDM KMM IPB.
Kebijakan mutu ini akan selalu dievaluasi secara terus menerus sesuai perkembangan kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam mencapai kebijakan mutu tersebut, KMM IPB menyusun sasaran mutu. Sasaran mutu KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 4.
4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
Proses pendaftaran ISO pada KMM berlangsung melalui proses yang sangat panjang yang dilakukan selama satu tahun. Dimulai dengan memperbaiki acuan sesuai dengan ISO, yaitu setiap orang dalam orgnisasi harus menjalankan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) secara profesional. Selain itu, juga dilakukan pembenahan proses pelaksanaan kegiatan dalam KMM, membenahi sistem pelayanan perngarsipan sesuai acuan ISO. Dalam tahap ini, masih banyak hal yang tidak sesuai dengan ISO, berupa pengarsipan yang kurang teratur serta struktur organisasi yang belum optimal.
PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS) sebagai badan sertifikasi ISO, karena telah memiliki legalitas permit.
Setelah itu KMM mempersiapkan pedoman mutu yang digunakan sebagai acuan proses yang dilakukan dalam KMM dan untuk memperjelas tupoksi dalam organisasi. Pedoman mutu tersebut berisi struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu dan referensi silang prosedur SMM KMM dengan persyaratan ISO 9001:2008 untuk menentukan ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008. Selain itu KMM juga membentuk dua (2) bidang pokok untuk menunjang tugas KMM, yaitu Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Hal lain yang juga dilakukan adalah pembagian staf agar tidak terjadi overlap dalam menjalankan fungsi, memperbaiki sistem pengarsipan dengan memberikan nomor yang jelas untuk memudahkan pengendalian dokumen serta perbaikan administrasi.
Setelah melakukan persiapan selama tiga (3) bulan, KMM melakukan audit internal dengan menggunakan audit internal IPB sebanyak delapan (8) orang. Audit internal IPB mengaudit seluruh komponen dalam KMM. Komponen tersebut adalah Kepala KMM, Wakil manajemen, Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Wakil manajemen merupakan orang yang ditunjuk Kepala KMM untuk pengurusan ISO dalam KMM. Dalam hasil audit internal tersebut, terdapat tiga (3) komponen yang belum sesuai dengan ketentuan atau belum sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi), yaitu Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Audit internal tersebut memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan dalam menghadapi audit sertifikasi.
4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dapat dijelaskan melalui klausul-klausul dalam ISO 9001:2008 itu sendiri, yaitu :
Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul l .1. Umum
Kegiatan jasa KMM IPB menggunakan prinsip-prinsip SMM dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku, agar dapat menghasilkan mutu pelayaan yang sesuai harapan pelanggan/stakeholder. SMM kegiatan KMM diterapkan mulai dari proses identifikasi kebijakan/arahan Rektor sampai menjadi pedoman yang dapat digunakan oleh unit sebagai referensi atau rujukan kegiatan di masing-masing unit.
Klausul 1.2. Aplikasi
SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB diaplikasikan pada proses “koordinasi proses implementasi penjaminan mutu IPB dan pendampingan proses akreditasi dan sertifikasi”, kecuali proses evaluasi proses belajar mengajar dan proses survei kepuasn mahasiswa.
KMM IPB melaksanakan hal ini untuk meningkatkan mutu IPB secara umum agar sesuai dengan kebutuhan dan mendorong unit-unit dalam IPB melaksanakan mutu sesuai dengan periodenya.
Klausul 2. REFERENSI NORMATIF
Pada bagian ini dijelaskan tentang istilah-istilah penting yang berkaitan dengan SMM ISO 9001:2008. Istilah tersebut meliputi pemasok, organisasi dan pelanggan.
Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI
Klausul 4. SMM
Klausul 4.1. Persyaratan Umum
KMM IPB mengadopsi, merancang, menerapkan, memelihara dan menyempurnakan secara terus menerus SMM mengacu persyaratan standar ISO 9001:2008. Tujuan pengadopsian SMM ini dalam upaya mendukung penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di IPB yang bermutu sesuai dengan harapan pelanggan serta memenuhi peraturan yang berlaku dalam bidang pendidikan dan pengajaran.
Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum
KMM IPB menjelaskan tentang persyaratan dokumen untuk menetapkan SMM dengan :
a. Menyusun kebijakan mutu KMM IPB.
b. Menyusun sasaran mutu pada setiap bidang terkait sesuai struktur organisasi KMM IPB.
c. Menyusun pedoman mutu.
d. Menyusun prosedur operasional baku (POB) tentang : 1. Pengendalian dokumen dan data.
2. Pengendalian rekaman. 3. Audit internal.
4. Pengendalian produk tidak sesuai. 5. Perbaikan.
6. Pencegahan.
7. Prosedur teknis operasional sesuai kebutuhan. e. Menstandarisasi format formulir.
Klausul 4.2.2. Manual Mutu
Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen
KMM IPB mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam SMM dengan cara :
a. Setiap dokumen disahkan oleh Top Management.
b. Melengkapi form usulan penerbitan/perubahan dokumen, bilamana terdapat perubahan dokumen.
c. Membuat daftar doumen internal. d. Membuat daftar dokumen eksternal. e. Membuat riwayat perubahan dokumen. f. Membuat daftar formulir.
g. Membuat daftar distribusi dokumen.
h. Membuat salinan master dan salinan terkendali. Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu
KMM IPB mengendalikan catatan mutu dengan cara : a. Membuat daftar rekaman mutu.
b. Memelihara arsip mengacu daftar rekaman. Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
Klausul 5.1 Komitmen Manajemen
Klausul ini menekankan pada komitmen pimpinan dalam memastikan penerapan SMM berjalan efektif. Hal tersebut diwujudkan dengan :
a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan di semua fungsi yang ada.
b. Mensosialisasikan kebijakan, prosedur dan aturan yang terkait dengan penerapan SMM.
Klausul 5.2 Fokus Pelanggan
KMM IPB mengidentifikasi persyaratan terkait pelanggan dengan melakukan :
a. Memastikan persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan dipenuhi.
Klausul 5.3 Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu KMM IPB harus disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan dan pegawai yang terlibat proses pelayanan termasuk sekretaris.
Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu
KMM IPB menyusun sasaran mutu yang specific,
measurable, attainable, realistic and time bound (SMART), serta membuat alat bukti monitoring pencapaian sasaran mutu.
Klausul 5.4.2 Perencanaan SMM
KMM IPB memastikan semua persyaratan SMM ISO 9001:2008 terpenuhi, dijalankan dan terdokumentasi serta memastikan proses-proses yang ada terstandar melalui prosedur operasional baku (POB) yang terdokumentasi.
Klausul 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang
Pimpinan organisasi memastikan tanggungjawab dan wewenang dikomunikasikan dalam organisasi dalam hal persyaratan jabatan dan tupoksi, terutama pejabat struktural.
Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen
Pimpinan KMM IPB menunjuk wakil manajemen dengan tugas yaitu :
a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan.
b. Melaporkan kepada pimpinan puncak atas perkembangan penerapan ISO.
c. Memastikan kesadaran pegawai atas pemenuhan persyaratan pelanggan.
Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal
Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum
KMM IPB meninjau ulang SMM dengan rapat peninjauan ulang manajemen minimal tiga (3) bulan sekali untuk memastikan kesesuaian dan efektivitas SMM.
Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang
Masukan peninjauan ulang manajemen mencakup : a. Hasil audit internal.
b. Umpan balik pelanggan. c. Kinerja KMM IPB. d. Status perbaikan. e. Status pencegahan.
f. Hasil rapat tinjauan manajemen (RTM) sebelumnya. g. Penyempurnaan SMM.
h. Perubahan SMM.
Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang
Hasil dari peninjauan ulang yang dicatat dalam notulen rapat mencakup keputusan dan tindakan-tindakan meliputi :
a. Efektivitas penerapan SMM. b. Perbaikan proses
c. Sumber daya yang dibutuhkan. Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA
Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya
KMM IPB menetapkan kebijakan bagi penetapan penyediaan sumber daya yang sesuai dengan SMM, yaitu :
a. KMM IPB menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara SMM dan terus menerus memperbaiki keefektifannya.
Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum
KMM IPB menyediakan dan mengelola sumber daya manusia (SDM). Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai untuk ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan kompetensi SDM KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.
Kalusul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
KMM IPB menetapkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman/job specification karyawan yang melaksanakan pekerjaan dapat mempengaruhi mutu.
Oleh karena itu, KMM IPB : a. Membuat analisa kebutuhan pelatihan b. Menyediakan pelatihan untuk karyawan. c. Membuat evaluasi hasil pelatihan. Klausul 6.3 Infrastruktur
KMM IPB menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan bermutu serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB
KMM IPB membuat program pemeliharaan sarana dan prasarana serta membuat standar kelengkapan minimal ruang pelayanan dipastikan dibuat dan checklist pemeriksaan dijalankan setiap hari.
Klausul 6.4 Lingkungan Kerja
Klausul 7. REALISASI PRODUK
Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk KMM IPB :
a. Memastikan sasaran mutu dipahami dan dijalankan serta dimonitor pencapainannya.
b. Memastikan POB dipahami semua karyawan.
c. Memastikan kriteria evaluasi dan penilaian sudah ditetapkan. d. Menyimpan arsip-arsip monitoring pencapaian sasaran dengan
baik.
Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan
Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk
KMM IPB membuat kriteria/persyaratan atau aturan-aturan pelayanan dan dipahami oleh unit lain melalui :
a. Persyaratan pelanggan. b. Persyaratan KMM IPB. c. Peraturan yang berlaku.
d. Persyaratan lain yang tidak tertulis.
Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan
KMM IPB memastikan ada mekanisme pemastian bahwa pelanggan memahami peraturan dan tata tertib pelayanan melalui : a. Persyaratan pelayanan ditetapkan.
b. menyelesaikan persyataran jika terdapat perbedaan.
c. Organisasi mempunyai kesanggupan untuk melayani dengan baik. Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan
KMM IPB mengatur komunikasi dengan pelanggan melalui : a. Ada petugas yang menangani informasi (petugas pelayanan
informasi)
Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan
Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam penyediaan layanan mengacu Surat Keputusan Rektor IPB, tentang Sistem Penjaminan Mutu di IPB
Klausul 7.4 Pembelian
Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena proses pembelian barang dan material untuk mendukung kegiatan KMM dilaksanakan oleh Direktorat Fasilitas dan Properti
Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan
Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Prosedur-prosedur teknis di setiap bidang ditetapkan dan dijalankan serta alat-alat evaluasi, monitoring, serta bukti verifikasi & validasi disimpan dengan baik.
Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan
Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena dalam penyediaan layanan setiap tahapan proses dapat dilakukan verifikasi dan validasi.
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) KMM IPB memastikan bilamana terjadi ketidaksesuaian, dapat ditelusuri penyebab terjadinya ketidaksesuaian.
Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan
KMM IPB memastikan arsip data-data yang diserahkan pelanggan terkelola dengan baik serta ruangan arsip harus terpelihara dari kemungkinan arsip rusak.
Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk
Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam menyediakan pelayanan, KMM tidak memerlukan alat-alat ukur tertentu untuk menilai keberhasilan dan akurasi jasa yang disampaikan kepada pelanggan.
Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum
KMM IPB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diberlakukan untuk :
a. Memperagakan kesesuaian produk. b. Memastikan kesesuaian SMM.
c. Memperbaiki keefektifan SMM secara terus menerus. Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan
KMM IPB melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sesuai prosedur yang ditetapkan.
Klausul 8.2.2 Audit Internal
KMM IPB melakukan audit internal sesuai prosedur yang ditetapkan.
Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses
KMM IPB melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu dan arsipnya disimpan dengan baik.
Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk
Organisasi memantau dan mengukur persyaratan produk dengan membuat survei kepuasan pelanggan.
Klausul 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Nonkonformans) Organisasi mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk dengan cara :
a. Menyusun prosedur pengandalian tidak sesuai.
c. Memastikan komplain tercatat dan ditindak lanjuti dengan baik. Hasil tindak lanjut diarsipkan dengan baik.
Klausul 8.4 Analisis Data
Proses analisis data pada KMM IPB digunakan untuk menunjukkan efektivitas penerapan SMM. KMM IPB melakukan analisa data yang meliputi pencapaian sasaran, kepuasan pelanggan, pemasok (supplier)dan lain lain.
Klausul 8.5 Peningkatan
Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus
KMM IPB terus-menerus memperbaiki keefektifan SMM melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta tinjauan manajemen.
Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif
KMM IPB menyusun prosedur perbaikan dan memastikan perbaikan dilaksanakan efektif
Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif
KMM IPB menyusun prosedur pencegahan dan memastikan pencegahan dilaksanakan efektif.
4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008
KMM IPB telah memenuhi semua persyaratan yang ada dalam setiap klausul SMM ISO 9001:2008. Unsur-unsur yang ada pada SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan peningkatan.
1. SMM
2. Tanggungjawab Manajemen
Pimpinan membuktikan komitmen dengan memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan disemua fungsi yang ada. Namun, pelaksanaan dari SMM merupakan tanggungjawab dari setiap tingkatan manajerial. Bentuk tanggungjawab tersebut dengan pembuatan kebijakan mutu dan memastikan KMM berfokus pada pelanggan.
3. Manajemen Sumber Daya
KMM menggunakan sumber daya yang diperlukan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Sumber daya tersebut meliputi SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja.
a. Sumber Daya Manusia
Dalam menyelenggarakan kegiatan, Kepala Kantor akan menyediakan dan mengelola SDM. Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai yang ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan kompetensi sumberdaya manusia KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.
b. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
Kepala Kantor menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan berkualitas serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB.
c. Kewenangan
Penetapan asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Rektor. Sedangkan peningkatan kompetensi asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Kepala KMM. d. Kompetensi
kinerja yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebagai konsekuensi logis dari aktifitas-aktifrtas yang dijalankan.
4. Realisasi Produk
Produk dari KMM IPB adalah pengkoordinasian implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB, pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi, serta akreditasi pada setiap unit dan individu di lingkungan IPB. KMM IPB merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Dalam unsur ini terdapat beberapa pengecualian dari persyaratan yang tidak diterapkan.
Proses kegiatan KMM adalah sebagai berikut : a. Sistem Penjaminan Mutu IPB
Penyusunan dan Penetapan Sistem Penjaminan Mutu
Penyusunan sistem penjaminan mutu oleh KMM didasarkan kepada (1) arahan dan program kerja Rektor IPB tentang SMM di lingkungan IPB, (2) sistem penjaminan mutu yang dikembangkan di lingkungan pendidikan tinggi dan (3) Kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. Standar dan parameter yang digunakan mengadopsi standar dan parameter yang digunakan Badan Akreditasi Nasional (BAN-PT), Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).
Proses penyusunan sistem penjaminan mutu melibatkan Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). Output dari Sistem Penjaminan Mutu yang digunakan ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Rektor IPB dan menjadi rujukan pelaksanaan di unit-unit di lingkungan IPB.
Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu
