PANDUAN MEMBUAT SURAT SECARA OTOMATIS
MENGGUNAKAN MAIL MERGE
Oleh : Eko Kurniawan
Bagi anda yang bertugas dibagian administrasi, salah satu tugas utama adalah membuat surat. Di dalam surat tersebut tentunya terdapat nama dan juga alamat tujuan. Permasahannya adalah jika surat tersebut berjumlah ratusan atau bahkan ribuan, maka anda pasti kesusahan kalo harus nulis manual, apalagi jika harus nulis dengan tulisan tangan.
Nah, solusi yang tepat adalah dengan menggunakan mail merge. Melalui mail merge anda dengan mudah dan cepatnya membuat surat yang otomatis di dalamnya sudah ada nama dan alamat surat, ataupun identitas lainnya. Perlu diketahui mail merge ini tidak hanya bisa digunakan untuk membuat surat otomatis, membuat sertifikat atau amplop otomatispun bisa.
Namun dalam panduan ini khusus akan dijelaskan bagaimana menggunakan mail merge untuk membuat surat secara otomatis, berikut adalah langkah – langkahnya :
1. Buat template surat terlebih dulu, misalkan kayak gini :
2. Buka template surat anda 3. Klik “Maillings”
4. Klik “Start Mail Merge”, lalu pilih sesuai dengan kebutuhan anda. Jika anda ingin buat amplop, ya pilih amplop, jika anda inginbuat surat pilih leters, dst.
5. Lalu masukkan nama dan alamat tujuan surat, caranya klik “Maillings” klik “Select
6. Klik “customize columns”
7. Hapus semua entri yang ada di dalamnya, dengan cara klik entri yang mau dihapus,
8. Klik “add”, masukkan nama dan alamat
10.Klik oke, lalu simpan direktori surat tersebut terserah anda mau nyimpan dimana 11.Buka template surat anda
12.Letakkan krusor pada bagian yang akan diberikan nama
14.Cari direktori surat yang sudah anda simpan tadi
15.Klik “mailings” klik “insert merge field” klik nama
16.Kemudian letakkan krusor di bagian alamat (jangan lupa dikasih spasi atau tab) 17.Klik “mailings” klik “insert merge field” klik alamat
18.Sudah jadi
19.Jika anda ingin mencetak surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik
“print document”
20.Jika anda ingin edit surat tersebut, klik “mailings” klik “Finish Merge” klik “edit
individual document”
21.Selesai
