ANALISIS PEMENUHAN KLAUSUL INTEGRATED MANAGEMENT
SYSTEM DI PT TIRTA INVESTAMA PLANT CIHERANG
DEFRI HERIANKA
DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul “Analisis Pemenuhan Klausul Integrated Management System di PT Tirta Investama Plant Ciherang” adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Juli 2013
ABSTRAK
DEFRI HERIANKA. Analisis Pemenuhan Klausul Integrated Management System di PT Tirta Investama Plant Ciherang. Dibimbing oleh DIAS INDRASTI dan TJAHJA MUHANDRI.
Integrated Management System (IMS) merupakan satu sistem manajemen yang terdiri dari beberapa sistem yang diterapkan secara bersamaan. Tujuan kegiatan magang ini adalah mengidentifikasi sistem yang diintegrasikan tersebut dan pemenuhan klausulnya di PT Tirta Investama Plant Ciherang. Kegiatan ini diawali dengan melakukan kajian terhadap sistem dan dokumen yang diintegrasikan. Analisis pemenuhan klausul dilakukan melalui kegiatan pra audit internal, yaitu kegiatan untuk mengevaluasi kesesuaian dokumen terhadap persyaratan klausul sistem. Pengintegrasian sistem di PT Tirta Investama Plant Ciherang terdiri dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Keamanan Pangan FSSC 22000, dan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Hasil pra audit internal menunjukkan bahwa dari total 124 klausul IMS ditemukan temuan kesesuaian mencapai 88%, temuan ketidaksesuaian mayor 1%, temuan ketidaksesuaian minor 10%, dan temuan observasi 1%. Dari setiap temuan ketidaksesuaian maupun temuan observasi tersebut, selanjutnya dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Kata Kunci: Integrated Management System, ISO 9001, FSSC 22000, ISO 14001 DEFRI HERIANKA. Fulfillment Analysis of Integrated Management System Clauses at PT Tirta Investama Plant Ciherang. Supervised by DIAS INDRASTI and TJAHJA MUHANDRI.
Integrated Management System (IMS) is a management system consists of some management systems which implemented simultaneously. The objectives of the internship were to identify the integrated system and fulfillment of the IMS clauses in PT Tirta Investama Plant Ciherang. The data were collected by IMS documents review. Fulfillment of the IMS clauses was conducted through pre audit internal to evaluate the documents’ compliance. IMS applied in PT Tirta Investama Plant Ciherang consists of Quality Management System ISO 9001:2008, Food Safety Management System FSSC 22000, and Environmental Management System ISO 14001:2004. The results of pre audit internal showed that from 124 IMS clauses, it was found that 88% of documents were complied with the system, 1% categorized as major incompliance, 10% minor incompliance, and 1% observation. The corrective and preventive actions were determined afterward for each incompliance and observation.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Pertanian
pada
Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan
ANALISIS PEMENUHAN KLAUSUL INTEGRATED MANAGEMENT
SYSTEM DI PT TIRTA INVESTAMA PLANT CIHERANG
DEFRI HERIANKA
DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN FAKULTAS TEKNOLOGI PANGAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
Judul Skripsi : Analisis Pemenuhan Klausul Integrated Management System di PT Tirta Investama Plant Ciherang
Nama : Defri Herianka NIM : F24090087
Disetujui oleh,
Dias Indrasti, STP, MSc Pembimbing I
Dr. Tjahja Muhandri, STP, MT Pembimbing II
Diketahui oleh
Dr. Ir. Feri Kusnandar, MSc Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam magang ialah Integrated Management System, dengan judul Analisis Pemenuhan Klausul Integrated Management System di PT Tirta Investama Plant Ciherang.
Penulis telah mendapatkan bimbingan, bantuan, serta dorongan dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibu Dias Indrasti, STP, MSc dan Bapak Dr.Tjahja Muhandri, STP, MT selaku dosen pembimbing yang telah memberikan masukan pada penyelesaian tugas akhir ini.
2. Ibu Bhiska Satkandrika, STP selaku pembimbing lapang yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama proses magang di PT Tirta Investama Plant Ciherang.
3. Bapak Triadi Lesmono, MSi serta seluruh staff di PT Tirta Investama Plant Ciherang.
4. Tim Premysis Consulting yang bertugas di PT Tirta Investama Plant Ciherang.
5. Ibu Ika Kartika dan Bapak Heri Suherman serta adikku Bili Erianka yang selalu memberikan dorongan, doa, serta motivasi kepada penulis.
6. Seluruh keluarga besar penulis yang selalu memotivasi dan mendoakan penulis.
7. Gema Noer Muhammad, Taufan Akbar, Faisal Hairu Balyak, Brata Abdalla, Adela Theda Soemantry serta semua teman-teman ITP 46. 8. Proyek musik Joyful Summer yang telah memberikan motivasi dan
dorongan bagi penulis untuk terus belajar dan berkarya.
9. Sharah Gita Kalila Lubis yang selalu memberikan masukan dan saran bagi penulis agar selalu berusaha untuk mendapatkan apa yang dicita-citakan.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR viii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan Magang 1
Ruang Lingkup Magang 1
METODE 2
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang 2
Prosedur Kerja 2
HASIL DAN PEMBAHASAN 3
Integrated Management System (IMS) 3
Implementasi Dokumen IMS 5
Review Implementasi Dokumen 7
SIMPULAN DAN SARAN 11
Simpulan 11
Saran 12
DAFTAR PUSTAKA 12
DAFTAR GAMBAR
1. Diagram Alir Prosedur Kerja Kegiatan Magang 3
2. Piramida Empat Level Dokumen 5
3. Diagram Hasil Pra Audit Internal 8
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Integrated Management System (IMS) merupakan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 ditambah paling tidak satu sistem manajemen lainnya (Whitelaw 2004). Muhandri et al (2012) mengatakan bahwa sistem yang terintegrasi terdiri dari satu sistem yang mencakup semua persyaratan sistem yang diintegrasikan. Keuntungan yang akan didapat perusahaan dengan menerapkan IMS adalah mempermudah pemeliharaan dokumen serta mencegah pengulangan dan duplikasi dokumen. IMS pula dapat mempermudah perusahaan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dan mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan efisiensi waktu manajemen.
Bentuk komitmen perusahaan dalam menjalankan IMS adalah dengan melakukan audit yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi. Kegiatan sertifikasi dilakukan untuk mendapatkan bukti jika perusahaan telah menerapkan IMS dalam proses bisnisnya.
Sebelum lembaga sertifikasi mengeluarkan sertifikat, perusahaan perlu melakukan beberapa kegiatan untuk mendukung proses sertifikasi agar berjalan tepat waktu dan sesuai dengan harapan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah audit internal dan audit eksternal. Audit internal merupakan kegiatan untuk mengevaluasi sistem perusahaan yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan. Sedangkan audit eksternal dilakukan oleh auditor dari lembaga sertifikasi. Pelaksanaan audit eksternal memerlukan biaya yang tidak sedikit dan memerlukan beberapa kali audit. Jika perusahaan telah siap dengan sistem IMS, maka audit eksternal dapat diminimalkan.
Analisis pemenuhan klausul IMS dilakukan agar mengetahui sudah sejauh mana pemenuhan klausul IMS telah dilaksanakan sebelum menghadapi audit internal dan audit eksternal. Analisis pemenuhan klausul ini dilakukan dengan menganalisis pemenuhan dokumen terhadap persyaratan klausul IMS. Kesesuaian dokumen terhadap persyaratan klausul IMS dilakukan dengan mengkaji dokumen IMS serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap setiap temuan ketidaksesuaian atau temuan observasi klausul sistem. Hasil dari kegiatan magang ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi perusahaan sebelum mengajukan sertifikasi.
Tujuan Magang
Tujuan magang ialah mengidentifikasi penerapan IMS dan pemenuhan klausul-klausul sistem yang diintegrasikan.
Ruang Lingkup Magang
Ruang lingkup magang ini dibatasi pada pengidentifikasian sistem dokumentasi IMS dan pemenuhan klausul sistem yang diintegrasikan di PT Tirta Investama Plant Ciherang (PT TIV – Ciherang) sebelum dilakukannya audit internal.
2
METODE
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang
Kegiatan magang dilakukan dari bulan Februari hingga Juni 2013 di Departemen System and Performance PT TIV – Ciherang yang beralamat di Jl. Raya Mayjen HE Sukma Km.15 Kecamatan Caringin – Bogor.
Prosedur Kerja
Kajian dokumen diawali dengan mengidentifikasi sistem yang diintegrasikan oleh perusahaan. Setelah itu kajian dokumen dilanjutkan dengan mengidentifikasi bentuk sistem dokumentasi dan pengendalian dokumen IMS perusahaan, serta ikut dalam membuat dan melengkapi dokumen IMS perusahaan.
Audit internal merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk mengevaluasi sejauh mana kepatuhan atau pemenuhan perusahaan terhadap persyaratan dan menilai efektifitas sistem manajemen perusahaan. Pra audit internal merupakan persiapan yang dilakukan untuk menghadapi audit internal. Kegiatan pra audit internal dilakukan dengan menyiapkan dokumen yang diperyaratkan oleh setiap klausul sistem.
Hasil pra audit internal adalah temuan kesesuaian dokumen, ketidaksesuaian dokumen, dan observasi. Dokumen IMS dikatakan telah sesuai apabila dokumen tersebut telah tersedia dan sesuai dengan persyaratan klausul sistem. Dokumen IMS yang masih belum tersedia ataupun belum memenuhi persyaratan klausul sistem, selanjutnya dikategorikan menjadi ketidaksesuaian mayor, ketidaksesuaian minor, dan observasi.
Temuan ketidaksesuaian mayor diperoleh apabila ada klausul dalam ISO yang tidak dipenuhi, temuan ini sangat mempengaruhi efektivitas sistem. Temuan ketidaksesuaian minor diperoleh apabila klausul-klausul sudah terpenuhi hanya saja pelaksanaannya tidak berjalan efektif. Sedangkan temuan observasi adalah temuan yang tidak berpengaruh terhadap efektivitas sistem, namun berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian. Karenanya temuan ini dijadikan sebagai saran untuk peningkatan.
Setiap temuan ketidaksesuaian dan observasi perlu penanganan lebih lanjut yaitu dengan menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tindakan perbaikan dan pencegahan ini dilakukan untuk menghilangkan setiap temuan ketidaksesuaian dan observasi.
3
Pre Audit Internal
Mulai Kajian Dokumen
Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan
Gambar 1. Prosedur Kerja Kegiatan Magang
HASIL DAN PEMBAHASAN
Integrated Management System (IMS)
Standar merupakan dokumen yang memberikan persyaratan, spesifikasi, ataupun pedoman untuk dapat digunakan secara konsisten (ISO 2013). Badan Standardisasi Nasional (BSN) merupakan satu-satunya badan yang mengembangkan kegiatan di bidang standardisasi nasional Indonesia (BSN 2013). Produk standar yang ditetapkan dan dirumuskan oleh BSN adalah Standar Nasional Indonesia (SNI) yang hanya berlaku di nasional Indonesia (SNI 2013). Sedangkan standar yang diakui secara internasional salah satunya adalah standar yang ditetapkan oleh International Organization for Standardization (ISO), sebuah lembaga non profit untuk standardisasi internasional. Muhandri et al (2012) menyebutkan bahwa keuntungan yang didapat perusahaan dengan adanya standar adalah memperbaiki mutu produk, mencegah dan menghilangkan hambatan perdagangan, meningkatkan daerah penjualan produk, dan memudahkan terjadinya kerjasama ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK).
PT TIV – Ciherang merupakan salah satu perusahaan Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) yang berkomitmen untuk menghasilkan produk bermutu, aman dikonsumsi dan ramah lingkungan. Komitmen ini dibuktikan perusahaan dengan menerapkan standar internasional ISO. Standar internasional ISO ini berupa sistem yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Keamanan Pangan FSSC 22000 dan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Ketiga sistem tersebut diterapkan perusahaan secara terintegrasi.
4
manajemen mutu yang memberikan keyakinan bahwa produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan mutu. Klausul di Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdiri dari 8 klausul, namun yang menjadi persyaratan hanya mencakup 5 klausul utama. Klausul-klausul tersebut yaitu klausul 4.0 (Sistem Manajemen Mutu), 5.0 (Tanggung Jawab Manajemen), 6.0 (Manajemen Sumberdaya), 7.0 (Realisasi Produk), dan 8.0 (Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan). Persyaratan tersebut diwujudkan perusahaan dalam bentuk dokumen dan rekaman.
Selain berkomitmen untuk menghasilkan produk bermutu, resiko bahaya keamanan pangan yang selalu ada sepanjang rantai pangan harus dikendalikan. Bentuk pengendalian ini adalah dengan menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan FSSC 22000. FSSC 22000 merupakan gabungan antara ISO 22000:2005 dan ISO/TS 22002-1 (FSSC 2013). ISO 22000:2005 menetapkan persyaratan-persyaratan dasar untuk sebuah sistem manajemen keamanan pangan, yang mengkombinasikan unsur-unsur kunci untuk menjamin keamanan pangan. Unsur-unsur kunci tersebut adalah komunikasi interaktif, sistem manajemen, prerequisite program (program prasyarat/kelayakan dasar), dan prinsip-prinsip HACCP.
Prerequisite program (PRP) yang ada dalam klausul 7.2 ISO 22000 dinilai tidak begitu rinci dan spesifik. Karenanya PT TIV – Ciherang menilai perlu penerapan PRP yang lebih rinci dan spesifik. PRP yang lebih rinci dan spesifik dijelaskan lebih dalam di ISO/TS 22002-1. ISO/TS 22002-1 merupakan pengembangan dari PAS 220:2008 yang dipersiapkan oleh British Standard Institution (BSI) dan 4 perusahaan multinasional, salah satunya adalah Danone. Pengembangan PAS 220:2008 sendiri dilakukan oleh International Organization for Standardization (ISO) sehingga PAS 220:2008 berganti menjadi ISO/TS 22002-1. Pada dasarnya isi yang terkandung dalam PAS 220:2008 maupun ISO/TS 22002-1 adalah sama yaitu mencakup 18 klausul mengenai PRP yang merupakan kumpulan aktivitas yang harus ada sebelum program HACCP diterapkan. Klausul pada sistem manajemen keamanan pangan terdiri dari 8 klausul, namun yang menjadi persyaratan hanya mencakup 5 klausul utama. Klausul-klausul tersebut yaitu klausul 4.0 (Sistem Manajemen Keamanan pangan), 5.0 (Tanggung Jawab Manajemen), 6.0 (Manajemen Sumberdaya), 7.0 (Perencanaan dan realisasi produk), dan 8.0 (Validasi, Verifikasi dan Peningkatan Sistem Manajemen Keamanan Pangan).
5
Manajemen Sumberdaya Manajemen Sumberdaya
Realisasi produk Perencanaan dan realisasi produk
Tanggung Jawab Manajemen Tanggung Jawab Manajemen
‐
Penerapan dan Operasi
Pemeriksaan
‐ ‐
Klausul
Sistem Manajemen Mutu
Pengukuran, Analisa dan
perbaikan
Validasi,Verifikasi dan peningkatan sistem manajemen keamanan pangan ‐
‐ ‐ ‐
Tinjauan Manajemen
Sistem Manajemen Keamanan Pangan
‐
Sistem Manajemen Mutu ISO
9001
Sistem Manajemen Keamanan
Pangan FSSC 22000
Sistem Manajemen
Lingkungan ISO 14001
‐ ‐
Pada dasarnya sistem yang terdapat dalam IMS berbeda, namun terdapat beberapa klausul yang memiliki kesamaan dan dapat diintegrasikan seperti yang tersaji pada Tabel 1. Dari Tabel 1 dapat dilihat klausul yang penerapannya dapat diintegrasikan diantara ketiga sistem ISO yaitu kebijakan, obyektif dan target, tugas dan tanggung jawab, pelatihan dan kompetensi, pengendalian dokumen, pengendalian catatan, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan, audit, dan tinjauan manajemen.
Tabel 1. Tabel Sistem Manajemen Terintegrasi
Implementasi Dokumen IMS
Dokumen IMS
Sistem dokumentasi di PT TIV – Ciherang dilakukan secara terintegrasi, artinya setiap level dokumen yang ada akan mencakup Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Keamanan Pangan, dan Sistem Manajemen Lingkungan. Sistem dokumentasi secara terintegrasi akan mempermudah pemeliharaan dan pengendalian dokumen serta mencegah keterulangan dan duplikasi dokumen antara ketiga sistem manajemen. Sistem dokumentasi yang ada di PT TIV – Ciherang terdiri dari empat level dokumen seperti yang tersaji pada Gambar 2.
6
Manual merupakan dokumen level 1 di PT TIV – Ciherang. Hadiwiardjo dan Wibisono (2000) mendefinisikan manual sebagai komitmen perusahaan. Manual tersebut berisi kebijakan perusahaan, gambaran perusahaan terhadap sistem serta tujuan perusahaan. Manual di PT TIV – Ciherang merupakan manual AQUA grup yang dibuat oleh Management Reprasentative (MR) dan disetujui oleh Presiden Direktur.
Dokumen level 2 yang ada di PT TIV – Ciherang adalah prosedur. Prosedur di PT TIV – Ciherang didasarkan pada Business Process Mapping yang sudah dibuat sebelumnya. Business Process Mapping ini menjabarkan proses/aktivitas utama yang ada di PT TIV – Ciherang dengan ruang lingkup antar departemen. Priyadi (1996) mendefinisikan prosedur sebagai cara tertulis yang ditentukan untuk melaksanakan suatu kegiatan oleh suatu bagian atau personel. Prosedur yang ada di PT TIV – Ciherang berformat narasi. Business Process Mapping dan prosedur ini dibuat oleh manager setiap departemen dan disetujui oleh plant manager.
Setiap langkah dalam prosedur akan lebih rinci lagi dijelaskan dalam instruksi kerja, yang merupakan dokumen level tiga di PT TIV – Ciherang. Nevizond (1997) mendefinisikan instruksi kerja sebagai langkah-langkah rinci dan berurutan untuk melakukan suatu kegiatan, yang termuat dalam prosedur. Format instruksi kerja di PT TIV – Ciherang berupa gambar sehingga lebih mudah dipahami karyawan. Instruksi kerja mencakup resiko bahaya yang terkait dengan mutu produk, kemanan pangan, dan lingkungan. Di PT TIV – Ciherang instruksi kerja disetujui oleh manager departemen.
Data yang dipersyaratkan oleh sistem dalam suatu proses produksi perlu terekam untuk mengendalikan proses produksi. Dokumen yang digunakan untuk merekam data tersebut adalah formulir yang merupakan dokumen level 4. Ketika formulir tersebut telah diisi oleh data yang dipersyaratkan maka itu disebut rekaman. Dalam formulir terdapat pula nomor formulir. Nomor formulir ini menunjukan keterkaitan formulir dengan dokumen-dokumen lainnya.
7
Review Implementasi Dokumen
PraAudit Internal
ISO 9000:2005 mendefinisikan audit sebagai serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit. Selain itu audit juga mengevaluasi bukti audit secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi. Audit terbagi menjadi dua tipe, yaitu audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal merupakan kegiatan audit yang dilakukan oleh lembaga eksternal sedangkan audit internal adalah kegiatan audit yang dilakukan oleh internal perusahaan.
Pra audit internal merupakan kegiatan evaluasi pengimplementasian IMS di PT TIV – Ciherang sebelum dilakukannya audit internal. Evaluasi ini dilakukan untuk mengidentifikasi pemenuhan klausul sistem yang diintegrasikan perusahaan. Kegiatan pra audit internal dilakukan pada bulan Mei 2013 dengan melibatkan tim IMS Perusahaan. CSA (2001) menjelaskan jika kegiatan pra audit ini memiliki beberapa keuntungan bagi perusahaan yaitu dapat menjadi ajang pembelajaran bagi karyawan untuk menghadapi auditor serta ajang latihan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian kecil maupun besar sebelum dilakukannya audit. Hasil PraAudit Internal
Kegiatan pra audit internal pada dasarnya adalah kegiatan untuk mencari kesesuaian dokumen terhadap persyaratan. Hasil dari kegiatan ini adalah temuan kesesuaian dokumen terhadap persyaratan klausul sistem. Dari pra audit internal ditentukan pula dokumen IMS yang masih belum memenuhi persyaratan klausul sistem. Dokumen tersebut digolongkan ke dalam temuan ketidaksesuaian ataupun temuan observasi.
8
Potensi Ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian Terdeteksi
Tindakan Perbaikan
Tindakan Pencegahan
Mempertahankan Mempertahankan Gambar 3. Diagram Hasil PraAudit Internal
Jumlah temuan kesesuaian dari hasil pra audit internal tersebut adalah sebesar 88%. Hasil ini didapatkan dari perbandingan 110 temuan kesesuaian dengan 124 klausul sistem yang dipersyaratkan. Hasil temuan ketidaksesuaian mayor dari hasil pra audit internal adalah sebesar 1%, temuan ketidaksesuaian minor 10%, dan temuan observasi sebanyak 1%. Setiap temuan ketidaksesuaian dan temuan observasi dari hasil pra audit internal harus ditentukan tindakan perbaikan dan pencegahannya sehingga temuan tersebut dapat dihilangkan. CSA (2001) menggambarkan hubungan antara tindakan perbaikan dan pencegahan seperti yang tersaji pada Gambar 4.
Gambar 4. Diagram Hubungan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (CSA 2001) Tindakan perbaikan merupakan tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan akar masalah dari suatu temuan yang terdeteksi. Sedangkan tindakan pencegahan merupakan proses evaluasi proaktif untuk mencegah potensi ketidaksesuaian menjadi ketidaksesuaian dikemudian hari (CSA 2001). Setelah melakukan tindakan perbaikan langkah selanjutnya adalah melakukan tindakan pencegahan dan mempertahankan kekonsistensiannya.
Temuan Ketidaksesuaian Mayor
9 sistem. Whitelaw (2004) menjelaskan bahwa temuan ini dapat diakibatkan oleh akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu, sehingga menyebabkan berhentinya sistem secara total.
Ketidaksesuaian mayor dari hasil pra audit internal ini adalah belum dilakukannya audit internal dan tinjauan manajemen. Hal ini terkait dengan klausul 8.2.2 pada ISO 9001:2008, klausul 8.3 pada FSSC 22000 dan klausul 4.6 pada ISO 14001:2004. Tindakan perbaikan yang sudah dilakukan adalah dengan membuat jadwal dan berkoordinasi dengan Head Office (HO) AQUA untuk melakukan audit internal dan tinjauan manajemen.
Temuan Ketidaksesuaian Minor
Temuan ketidaksesuaian minor terjadi karena klausul sistem IMS tidak diterapkan secara maksimal dan konsisten. Temuan ketidaksesuaian minor juga dapat terjadi ketika salah satu tahapan pada sistem tidak sesuai dengan kondisi di lapangan.
Ketidaksesuaian minor terkait dengan klausul 4.1 pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan Sistem Manajeman Keamanan Pangan FSSC 22000 adalah manual yang masih menggunakan istilah ISO 22000 bukan FSSC 22000. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan adalah mengganti tulisan “ISO 22000” pada manual dengan “FSSC 22000”. Tindakan pencegahan yang sudah dilakukan ialah dengan memastikan semua istilah yang tertulis pada dokumen adalah FSSC 22000 bukan ISO 22000.
Ketidaksesuaian minor terkait dengan klausul 4.2 pada ISO 14001:2004 adalah masih belum dikomunikasikannya kebijakan perusahaan pada pemasok. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan sosialisasi kebijakan perusahaan. Sosialisasi tersebut dapat berupa pertemuan dengan pemasok dan membagikan brosur mengenai kebijakan perusahaan pada pemasok. Klausul 4.2.3 pada ISO 9001:2008 dan klausul 4.2.2 pada FSSC 22000 mengharuskan perusahaan untuk mengendalikan dokumen. Hal yang menjadi ketidaksesuaian minor pada klausul ini adalah masih belum terdokumentasinya perencanaan pembersihan dan sanitasi oleh pihak ketiga. Tindakan perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian pada klausul ini adalah membuat SOP Perencanaan Pembersihan dan Sanitasi oleh pihak ketiga. Tindakan pencegahan yang dapat dilakukan adalah melakukan review dokumen agar tidak ditemukan ketidaksesuaian terkait dengan aktivitas/proses yang belum terdokumentasi.
Klausul 4.3.2 pada ISO 14001:2004 mengatur tentang pemenuhan peraturan dan perundangan oleh perusahaan. Dalam pra audit internal ditemukan izin crane dan boiler belum tersedia serta tempat pembuangan sementara limbah bahan baku berbahaya (TPS B3) yang masih belum ada. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan adalah membuat izin crane dan boiler serta pengadaan TPS B3. Tindakan pencegahan terhadap klausul ini adalah dengan memastikan semua izin terkait dengan perundangan sudah tersedia dengan membuat daftar dokumen terkait izin perundangan. Semua dokumen tersebut disimpan dalam satu file agar memudahkan proses pencarian saat audit berikutnya.
10
tanggap darurat ini yang menjadi ketidaksesuaian minor. Tindakan perbaikan yang sudah dilakukan adalah dengan melakukan sosialisasi mengenai tim tanggap darurat.
Klausul 4.4.2 pada ISO 14001 adalah klausul mengenai Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian. Ketidaksesuaian pada klausul ini adalah uraian pekerjaan yang masih belum spesifik untuk kompetensi limbah B3. Penilaian kompetensi dan metode evaluasi pemenuhan kompetensi juga masih belum tersedia. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk klausul ini adalah menyiapkansuatu uraian pekerjaan yang spesifik dan metode evaluasi pemenuhan kompetensi.
Ketidaksesuaian minor pada ISO 14001:2004 yang terkait dengan klausul 4.4.3 mengenai Komunikasi adalah masih belum adanya catatan komunikasi dengan dinas lingkungan. Tindakan pencegahan yang dapat dilakukan adalah memastikan semua komunikasi dengan pihak terkait selalu terekam. Rekaman itu diletakan di dalam satu file sehingga dapat memudahkan proses telusur.
Ketidaksesuaian minor terkait klausul 4.4.6 pada ISO 14001:2004 adalah masih belum adanya pengendalian pencemaran udara (emisi bergerak dan tidak bergerak), belum tersedianya prosedur pemilihan kendaraan karyawan dan ijin kerja. Sedangkan ketidaksesuaian minor terkait dengan klausul 4.5.1 pada ISO 14001:2004 yaitu belum tersedianya jadwal pengukuran karakteristik lingkungan. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk klausul 4.4.6 adalah membuat prosedur pengendalian pencemaran udara (emisi bergerak dan tidak bergerak), serta membuat SOP Pemilihan Kendaraan Karyawan dan Izin Kerja. Tindakan perbaikan terkait klausul 4.5.1 adalah menyusun jadwal pengukuran karakteristik lingkungan dan penunjukan Person in Charge (PIC) dalam pengukuran kegiatan tersebut.
Klausul 6.2.2 pada ISO 9001:2008, FSSC 22000, dan klausul 4.4.2 pada ISO 14001:2004 menjelaskan mengenai kompetensi, kepedulian, dan pelatihan. Pada klausul ini poin yang menjadi ketidaksesuaian minor adalah belum adanya bukti sertifikat pelatihan kalibrasi, belum dilaksanakannya pelatihan FSSC 22000 dan belum tersedianya evaluasi pelatihan. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan adalah menyiapkan bukti pelatihan sertifikat kalibrasi dan melakukan sosialisasi mengenai FSSC 22000. Tindakan perbaikan yang sudah dilakukan adalah dengan membuat evaluasi pelatihan. Tindakan pencegahan terhadap klausul iniadalah memastikan seluruh karyawan telah mengikuti pelatihan terkait dengan sistem yang diterapkan oleh perusahaan.
Klausul 7.2 pada FSSC 22000 terkait PRP adalah belum adanya perjanjian kerja dengan catering dan laundry. Tindakan perbaikan yang dapat dilakukan adalah membuat perjanjian kerja dengan catering dan laundry yang mencakup isu mengenai keamanan pangan.
11
Temuan Observasi
Temuan observasi merupakan temuan yang berpotensi menjadi temuan ketidaksesuaian apabila tidak dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Temuan ini digunakan sebagai saran untuk peningkatan sistem. Temuan observasi dalam pra audit internal ini adalah daftar rekaman yang sulit untuk ditelusur dan terjadi kapasitas rekaman berlebih di bagian produksi. Hal ini terkait dengan klausul 4.2.4 ISO 9001, klausul 4.5.4 FSSC 22000, dan klausul 4.5.4 pada ISO 14001 mengenai pengendalian rekaman. Tindakan perbaikan terhadap klausul ini adalah membuat daftar rekaman yang mudah untuk ditelusur. Tindakan pencegahannya adalah dengan menunjuk PIC untuk mengendalikan rekaman di departemen terkait yang berkoordinasi dengan document controller melakukan pemusnahan dokumen secara berkala.
Dari hasil pra audit internal ditemukan temuan ketidaksesuaian dan temuan observasi pada keempat level sistem dokumen. Seperti disajikan pada Lampiran 1, ketidaksesuaian lebih banyak ditemukan pada dokumen level 2 dan level 4, yaitu prosedur dan rekaman. Ketidaksesuaian terkait dokumen level 2 yaitu belum tersedianya prosedur kerja ataupun prosedur yang belum memenuhi persyaratan klausul sistem. Sedangkan ketidaksesuaian terkait dengan dokumen level 4 yaitu terdapat beberapa kegiatan atau proses yang masih belum terekam dan juga rekaman yang sulit untuk proses telusur. Temuan ketidaksesuaian juga ditemukan pada dokumen level 1 yaitu manual. Untuk menghilangkan temuan ketidaksesuaian pada manual perlu dilakukan koordinasi dengan HO.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
IMS dapat dilakukan dengan mengintegrasikan beberapa sistem manajemen menjadi satu sistem yang berjalan bersamaan. Pengintegrasian sistem di PT TIV – Ciherang adalah mencakup Sistem Manajemen Mutu IS0 9001:2008, Sistem Manajemen Keamanan Pangan FSSC 22000, dan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Ketiga sistem tersebut diintegrasikan dalam bentuk dokumen yang berisi kebijakan, obyektif dan target, tugas dan tanggung jawab, pelatihan dan kompetensi, pengendalian dokumen, pengendalian catatan, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan, audit, dan tinjauan manajemen.
12
Saran
Temuan ketidaksesuaian mayor, temuan ketidaksesuaian minor, dan observasi perlu dihilangkan agar pada audit berikutnya tidak ditemukan temuan ketidaksesuaian dan observasi tersebut. Untuk memastikan hal tersebut dapat dilakukan audit internal dan juga tinjauan manajemen secara berkala. Audit internal dan juga tinjauan manajemen yang dilakukan secara berkala memberikan manfaat pada peningkatan pemenuhan kesesuaian dengan persyaratan klausul sistem.
Selain dengan melakukan audit internal dan tinjauan manajemen secara berkala. Perbaikan berkelanjutan perlu dukungan serta partisipasi dari semua karyawan. Kegiatan yang dapat dilakukan agar semua karyawan terlibat dalam perbaikan berkelanjutan salah satunya adalah dengan melakukan pelatihan terkait sistem yang diintegrasikan. Selain itu sosialisasi IMS juga dapat dilakukan pada kegiatan safety talk yang dilakukan pada karyawan, tamu, ataupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan sehingga pemahaman terkait isu keselamatan kerja dan IMS dapat bertambah.
Bentuk perbaikan berkelanjutan lain yang dapat dilakukan adalah dengan mengendalikan dokumen dan rekaman IMS. Pengendalian dokumen dilakukan agar nantinya tidak ada lagi temuan atas dokumen yang tidak lengkap serta rekaman data yang susah ditelusur. Pengendalian dokumen dilakukan dengan melakukan review dokumen secara berkala. Untuk memudahkan pelaksanaannya, sebaiknya ditunjuk PIC pengendalian dokumen dan rekaman di setiap departemen yang akan berkoordinasi dengan document controller di Departemen System and Performance.
DAFTAR PUSTAKA
[BSN] Badan Standardisasi Nasional Indonesia. 2013. Tentang BSN. [internet]. [diacu 2013 Juni 11]. Tersedia dari: http://www.bsn.go.id/main/bsn/isi_bsn/5 [CSA] Canadian Standards Association. 2001. The ISO 9000:2000 Essentials 3rd
Edition A practical handbook for implementing the ISO 9000 Standards. Toronto (CAN): CSA.
[FSSC] Food Safety System Certification. 2013. About FSSC 22000.[internet]. [diacu 2013 Juni 11]. Tersedia dari: http://www.fssc22000.com/en/page.php Hadiwiardjo, Wibisono. 2000. Memasuki Pasar Internasional dengan ISO 9000/
Sistem manajemen mutu. Jakarta (ID): Ghalia Indonesia.
[ISO] International Organization for Standardization. 2013. Standards.[internet]. [diacu 2013 Juni 11]. Tersedia dari: http://www.iso.org/iso/home/standards.htm Muhandri T, Kadarisman D, Tim Premysis. 2012. Sistem Jaminan Mutu Industri
13
Nevizond. 1997. Mendokumentasikan Sistem Mutu ISO-9000. Yogyakarta (ID): ANDI.
Priyadi G. 1996. Menerapkan SNI seri 9000 : ISO 9000 (series) produk manufacturing. Jakarta (ID): Bumi Aksara.
[SNI] Standar Nasional Indonesia. 2013. Tentang SNI.[internet]. [diacu 2013 Juni 11] Tersedia dari: http://www.bsn.go.id/main/sni/isi_sni/5
14
Dalam Pedoman masih menggunakan
ISO 22000:2005 belum diganti dengan
FSSC 22000
6 Belum ada komunikasi tentang tim
tanggap darurat
7
Ditemukan uraian pekerjaan yang
belum spesifik untuk
kompetensi/pelatihan menangani
bahan B3 pada bagian gudang,
penilaian kompetensi personil dan
evaluasi metode pemenuhan
kompetensi belum tersedia
5
Ijin Crane dan Boiler belum ada,
belum ada TPS B3
4
Perencanaan pembersihan dan
Sanitasi pihak ketiga belum
terdokumentasi
3
Untuk pemasok belum ada implementasi komunikasi kebijakan perusahaan
10
Belum ada jadwal pengukuran
karakteristik Lingkungan
9
Belum ada pengendalian pencemaran
udara ‐ emisi bergerak dan emisi
tidak bergerak , pemilihan kendaraan
karyawan, dan prosedur izin kerja
8
Tidak ada surat menyurat dari dinas
lingkungan dan tidak ada rekaman
partisipasi, konsultasi dan komunikasi Minor
Minor
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Referensi pada pedoman mutu diganti menjadi FSSC 22000, Pastikan semua dokumen telah menggunakan FSSC 22000 bukan ISO 22000
Komunikasikan kebijakan dengan pedoman
berupa meeting atau penyebaran brosur
Tambahkan ke SOP Maintenance dan pastikan
aktivitas terdokumentasi
Buat izin crane dan boiler serta pengadaan
TPS B3
Komunikasikan tim tanggap darurat
Disiapkan uraian pekerjaan yang spesifik
dengan pelatian/kompetensi terkait dan
dibuatkan evaluasi metode pemenuhan
kompetensi
Dibuatkan rekaman partisipasi, konsultasi dan
komunikasi
ditelusur dan terjadi kapasitas
rekaman berlebih di bagian produksi 4.2.4
Belum ada evaluasi hasil pelatihan
12
Belum ada Perjanjian kerja dengan
Catering dan laundry
4.5.4 4.2.3
11 Minor 6.2.2 6.2.2 4.4.2
Bukti Sertifikat training kalibrasi
belum terdokumentasi
Program pelatihan tahunan belum
mencakup FSSC 22000
Dibuatkan SOP pengendalian pencemaran
udara emisi bergerak dan tidak bergerak,
pemilihan kendaraan karyawan serta izin kerja
Buatkan jadwal pengukuran karakteristik
lingkungan
Bukti training didokumentasikan
Tambahkan dan jadwalkan Program pelatihan
FSSC 22000
Dibuatkan evaluasi hasil pelatihan
Dibuatkan perjanjian kerja dengan catering
dan laundry terkait aspek keamanan pangan
Membuat daftar rekaman yang mudah untuk
ditelusur, menunjuk PIC untuk mengendalikan
rekaman di departemen terkait
‐ ‐ 4.5.1 1 Audit Internal dan Tinjauan Manajemen
belum dilakukan Major 8.2.2 8.4.1/5.8 4.6
Lakukan Audit Internal dan Tinjauan
Manajemen secara berkala
13
Bahan kimia dan pereaksi belum ada
pengontrolan tanggal kadaluwarsa Minor ‐ 8.3 ‐
Ditambahkan tanggal kadaluwarsa pada list
bahan kimia dan pereaksi dan lakukan
tinjauan ke lapangan
4.4.2
4.4.3
‐ ‐
15