UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN
SKRIPSI
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PERUM BULOG SUBDIVRE KERINCI
Oleh :
Nama : ZAKARIA PUTRA
Nim : 060522127
Departemen : AKUNTANSI
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada Perum Bolug Sub Divre Kerinci.
Skripsi ini adalah benar hasil karya saya sendiri melalui penelitian yang saya lakukan. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas Sumatera Utara.
Medan, Desember 2010 Yang Membuat Pernyataan
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah saya ucapkan selalu kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, hidayah serta kekuatan kepada saya sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada Perum Bolug Sub Divre Kerinci, guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun dan analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang.
Adapun skripsi ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kesempatan ini Penulis ingin menghaturkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. M. Zainul Bahri Torong, Msi, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan masukan dan sumbangan pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran sampai penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
4. Bapak Firman Syarief, SE, Msi, Ak selaku Dosen Pembanding dan Penguji 1 dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, Ak selaku Dosen Pembanding dan Penguji 2 yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi ini.
5. Bapak Yusben, SE selaku Kepala Sub Divre Kerinci yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian.
6. Kedua orangtua saya Bapak Ngatiman Rudy dan Ibu Juliatik yang telah memberi do’a dan dukungan baik materil dan motivasi serta semua pihak yang tidak mungkin disebutkan namanya.
Semoga penulisan ini akan berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tidak terkira kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun skripsi ini.
Medan, Desember 2010 Penulis
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penelitian pada skripsi ini berbentuk deskriptif, dimana data primer dan sekunder yang dikumpulkan penulis dengan teknik dokumentasi dianalisis secara deskriptif yaitu dengan membandingkan teori dengan yang diterapkan di Perum Bulog Sub Divre Kerinci sehingga dapat diambil suatu kesimpulan.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, penerimaan kas dan pengendalian intern merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Maka secara umum, berdasarkan hasil analisis penulis membuat kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
ABSTRACT
The objective of this research would be to know whether the application of Accounting Information System in Perum Bulog Sub Divre Kerinci in processing of sale transaction has been able to produce the reliable information in present time and in the future.
This was a descriptive research, in which primary and secondary data has been collected by researcher throught technic of documentation was analyzed descriptively and comparatively by comparing the theorities with real application in Perum Bulog Sub Divre Kerinci, and thus the conclusion could be drawn.
The Accounting Information System of Sale, cash receivement and internal control were sub system of accounting information to explain how was the appropriate and actual procedure in completing the sale activity from the sale to allow the manipulation of sale being prevented. In general, based on the analysis the researcher took a conclusion that accounting information system applied in Perum Bulog Sub Divre Kerinci in processing the sale transaction has been able to produce the reliable information in recent time and in the future.
DAFTAR ISI SKRIPSI
Hal
PERNYATAAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
ABSTRAK ... iv
DAFTAR ISI SKRIPSI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 6
B. Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi ... 7
1. Pengertian Akuntansi ... 7
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 14
3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ... 17
4. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 19
C. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan ... 21
1. Prosedur Penjualan Tunai ... 21
2. Prosedur Penjualan Kredit ... 27
D. Pengendalian Intern ... 34
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 43
B. Jenis Data... 43
C. Teknik Pengumpulan Data ... 43
D. Jenis Penelitian ... 43
E. Metode Penganalisisaan Data ... 44
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah dan Profil Perusahaan ... 45
2. Visi dan Misi Perusahaan ... 51
3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 51
B. Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan ... 52
C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 1. Penjualan Tunai ... 52
2. Penjualan Kredit ... 54
D. Sistem Pengendalian Intern ... 55
E. Analisis dan Evaluasi Hasil Penelitian 1. Analisis dan Evaluasi Struktur Organisasi ... 57
2. Analisis dan Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 60
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 66
B. Saran ... 67
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penelitian pada skripsi ini berbentuk deskriptif, dimana data primer dan sekunder yang dikumpulkan penulis dengan teknik dokumentasi dianalisis secara deskriptif yaitu dengan membandingkan teori dengan yang diterapkan di Perum Bulog Sub Divre Kerinci sehingga dapat diambil suatu kesimpulan.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, penerimaan kas dan pengendalian intern merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Maka secara umum, berdasarkan hasil analisis penulis membuat kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
ABSTRACT
The objective of this research would be to know whether the application of Accounting Information System in Perum Bulog Sub Divre Kerinci in processing of sale transaction has been able to produce the reliable information in present time and in the future.
This was a descriptive research, in which primary and secondary data has been collected by researcher throught technic of documentation was analyzed descriptively and comparatively by comparing the theorities with real application in Perum Bulog Sub Divre Kerinci, and thus the conclusion could be drawn.
The Accounting Information System of Sale, cash receivement and internal control were sub system of accounting information to explain how was the appropriate and actual procedure in completing the sale activity from the sale to allow the manipulation of sale being prevented. In general, based on the analysis the researcher took a conclusion that accounting information system applied in Perum Bulog Sub Divre Kerinci in processing the sale transaction has been able to produce the reliable information in recent time and in the future.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sebagaimana halnya dengan manusia, perusahaan juga menghadapi situasi ketidakpuasan dalam melangsungkan kehidupannya. Sudah tentu hal ini menimbulkan berbagai masalah dan hambatan. Informasi diperlukan oleh manajemen perusahaan untuk mengurangi ketidakpastian yang dihadapi perusahaan, sehingga diharapkan dapat mencegah timbulnya hal-hal yang tidak diharapkan seperti kebagkrutan, pencurian, penyelewengan dan lain-lain.
Perkembangan ekonomi dan kemajuan teknologi yang sangat pesat pada masa sekarang ini menuntut kemampuan pemimpin perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya perusahaannya secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai hal tersebut informasi yang tepat dan akurat memegang peranan sangat penting. Dari seluruh informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan, informasi akuntansi merupakan salah satu dasar penting dalam pengambilan keputusan alokasi sumberdaya perusahaan. Untuk mendapat informasi yang tepat dan akurat, maka diperlukan satu sistem informasi akuntansi yang dibuat menurut pola yang terpadu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan.
pihak-pihak diluar perusahaan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kepentingan masing-masing.
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang suatu bagian atau lebih dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi. Dalam sistem penjualan akan memberitahukan kepada para pengguna informasi tentang bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan, dokumen apa saja yang diperlukan, serta pihak mana saja yang berwenang mengotorisasi kegiatan penjualan. Hal ini dilakukan karena uang kas adalah harta perusahaan yang paling mudah disalahgunakan, serta penjualan fiktif merupakan salah satu cara untuk dapat memanipulasi dan mencuri persediaan yang dimiliki perusahaan.
Tujuan suatu perusahaan pada umumnya memperoleh keuntungan sebanyak-banyaknya. Salah satu cara memperoleh keuntungan adalah dengan cara melakukan penjualan, baik penjualan secara tunai maupun penjualan secara kredit. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan sistem informasi yang baik atas penjualan untuk mengantisipasi terjadinya penyelewengan, penggelapan dan lain-lain yang dapat merugikan perusahaan.
dengan kondisi perusahaan untuk dapat melindungi penjualan kredit dari tindakan manipulasi yang mungkin terjadi.
Begitu pula halnya dengan sistem pengendalian internnya juga memerlukan seperangkat sistem pengendalian yang mampu menjaga sistem tersebut dari kegiatan manipulasi, baik berupa manipulasi data, maupun manipulasi persediaan. Sistem pengendalian ini akan lebih rumit apabila perusahaan tersebut telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi karena banyak hal maya yang lebih rentan terhadap tindakan manipulasi.
Pada perusahaan yang penghasilan utamanya berasal dari penjualan produk, antara fungsi penjualan dengan fungsi akuntansi harus tercipta hubungan yang saling mendukung untuk memperoleh informasi akuntansi yang dibutuhkan perusahaan melalui catatan-catatan akuntansi. Dari hasil inilah akan menerima kas sebagai sumber utama pendanaan modal kerja perusahaan.
Perum Bulog merupakan perusahaan yang sangat memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mengamankan asetnya serta mampu melakukan kegiatan pengawasan terhadap aktivitas penjualan. Maka dengan banyaknya transaksi yang berhubungan dengan kas, persediaan dan piutang dagang, maka perusahaan harus mampu membuat suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang efektif dan memadai sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan lancar dan dapat meminimalisasi adanya ancaman manipulasi.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan penulis, diperoleh suatu masalah yaitu:
1. Bagaimana penerapan sistem informasi penjualan pada Perum Bulog Sub Divre Kerinci? Apakah sesuai dengan teori yang berlaku?
2. Apakah sistem informasi akuntansi yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci untuk memproses transaksi penjualan telah efektif?
A. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan tujuan: untuk menganalisis dan mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada Perum Bulog Sub Divre Kerinci.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Peneliti
Mengingatkan kemampuan menganalisis masalah dan memperluas wawasan pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan Perum Bulog Sub Divre Kerinci.
2. Bagi Perusahaan
pengawasan serta pengambilan keputusan demi kelancaran kegiatan perusahaan juga mengevaluasi implementasi sistem informasi penjualan. 3. Bagi calon peneliti sejenis, dapat memberikan gambaran dan masukan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Penelitian mengenai analisis sistem informasi akuntansi penjualan sebelumnya pernah dilakukan oleh Rina Silalahi pada tahun 2009 dengan judul “Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Trubus Media Swadaya Medan”
Dalam penelitian tersebut diperoleh hasil bahwa penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Trubus Media Swadaya Medan dapat memberikan informasi bagi pimpinan perusahaan jika dilihat dari penyusunan sistem informasi dan prosedur penjualan. Namun prosedur penjualan dan penerimaan kas masih mengandung kelemahan karena pada prosedur tersebut masih dijumpai adanya perangkapan tugas.
Selain itu, penelitian sejenis juga pernah dilakukan oleh Irma Juliati Damanik tahun 2004 dengan judul “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Alat-alat Komputer Pada PT. Webmedia Internusa Tata Utama Medan.”
B. Akuntansi Dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi
a. Akuntansi
Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis sehingga setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi bisnis bagi pihak luar (ekstern) maupun pihak intern perusahaan. Secara klasik, akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan.
Menurut Belkaoui ( 2000 : 37-38 ) “Akuntansi adalah aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang diperkirakan bermanfaat dalam pembuatan keputusan ekonomik, dalam membuat pilihan diantara alternatif tindakan yang ada. Sehingga dengan demikian dapat dikatakan bahwa akuntansi merupakan suatu kegiatan yang penting bagi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Bodnar ( 2003 : 1 ) mengemukakan “akuntansi sebagai suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha ke berbagai pihak.” Dari defenisi ini dapat dikatakan bahwa orang-orang yang terlibat dalam kegiatan akuntansi adalah orang-orang yang cukup kompeten dalam bidangnya agar informasi yang disajikan benar-banar mampu mencerminkan kinerja suatu perusahaan.
untuk menghasilkan informasi yang serupa laporan dan akan digunakan oleh pihak intern dan ekstern perusahaan. Selain itu ada sedikit perbedaan dari kedua pengertian diatas yaitu perbedaan penekanan, meurut Belkaoui ditekankan informasi yang bermanfaat dalam menetapkan pilihan yang tepat diantara beberapa alternatif, sedangkan menurut Bodnar informasi yang disajikan dapat benar-benar mencerminkan kinerja suatu perusahaan.
Informasi ibarat darah didalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi menjadi sangat penting dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang memperoleh informasi akan mengakibatkan sistem itu menjadi luruh, mengecil dan akhirnya berhenti. Oleh karena itu agar sistem terus berjalan maka sistem tersebut harus tetap memperoleh informasi yang cukup dan berguna.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (events) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data yang diperoleh dari satu bagian diperusahaan akan menjadi informasi untuk bagian-bagian lain perusahaan tersebut.
Skousen ( 2002 : 8 ), mendefenisikan akuntansi sebagai berikut: “Accounting is a service activity. Its faunction is to provide quantitative information, primarily financial in nature, about economic activities that is
intended to be useful in making economic decision, in making choices among
alternative courses of action.”
dan berbagai pihak diluar perusahaan (pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.
b. Sistem
Sistem adalah suatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem dilihat sebagai suatu komponen yang menyeluruh bukan pada subsistem atau satu subsistem. Dengan berintegerasinya subsistem akan mengifisiensikan proses dengan mengurangi pengulangan (duplikat) data yang tidak perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses-proses lainnya.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu suatu subsistem atau bagian-bagian sistem. Suatu sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau subsistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran dan sasaran tujuan. Elemen-elemen sebuah sistem menurut James Hall ( 2001 : 5 ) “sebuah sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interralated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).”
c. Informasi
informasi. Data berarti fakta acak yang diterima sebagai masukan atau input pada suatu sistem informasi. Data biasanya menunjukkan suatu observasi atau penguluran terhadap suatu kegiatan yang penting bagi suatu sistem informasi. Data yang sudah diproses menjadi informasi digunakan oleh pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik.
Berkembangnya kebutuhan informasi telah mendorong perkembangan akuntansi sebagai suatu sistem informasi. Perkembangan ini mengakibatkan perubahan beberapa istilah dan teknik yang digunakan. Jika sebelumnya pemrosesan data akuntansi disebut dengan sistem akuntansi, maka sekarang relevan dengan sebutan Sistem Informasi Akuntansi. Perubahan ini berkaitan erat dengan penerapan teknologi pengolahan data yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi yang lebih banyak. Perkembangan teknologi komputer sangat mempengaruhi perubahan cara kerja akuntansi dalam mengolah transaksi menjadi informasi. Pada masa sekarang ini sistem informasi yang didasarkan pada komputer dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi. d. Sistem Informasi Akuntansi
Organisasi sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu dapat kompetitif. Informasi merupakan sumber daya (resources) yang arti pentingnya sama dengan pabrik dan peralatan. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan lainnya menjadi informasi.” Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini baik secara manual maupun dengan bantuan komputer. Informasi akuntansi berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan. Dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaannya bisa efektif.
Sistem akuntansi adalah hal yang sangat berhubungan dengan masalah internal control dan sebagai alat bantu mengawasi dan melindungi asset perusahaan. Pada umumnya setiap pimpinan perusahaan ingin mengetahui keadaan perusahaan yang dipimpinnya apakah pelaksanaan kegiatan perusahaannya telah sesuai dengan pedoman yang ditetapkan sebelumnya. Dalam hal ini pimpinan memerlukan informasi yang cukup sebagai bahan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dibutuhkan ini dapat dipenuhi dengan adanya suatu sistem akuntansi yang telah dirancang dengan baik.
Informasi yang dibutuhkan tersebut terutama adalah informasi yang menyangkut keuangan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern maupun pihak ekstern. Sistem ini dapat diproses dengan cara manual dan dengan cara menggunakan mesin seperti komputer.
elemen, metode maupun prosedur yang terdapat dalam perusahaan itu sendiri. Untuk memahami sistem akuntansi lebih jauh berikut ini akan diuraikan defenisi sistem akuntansi:
Menurut Wijyanto ( 2001 : 5 ) mengemukakan: sistem informasi akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha satu kesatuan ekonomik sebagai tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukanmanajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak lain yang berkepentingan sebagai pemegang saham.
Defenisi sistem informasi akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1)Formulir
Digunakan untuk mencatat transaksi yang sedang terjadi atau melakukan pencatatan lebih lanjut
2)Buku catatan
Digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi dengan membuat buku jurnal dan buku besar
3)Prosedur-prosedur
Prosedur-prosedur adalah sekelompok pekerjaan pencatatan perusahaan yang satu dengan yang lainnya mempunyai hubungan yang erat, yang saling berkaitan dan sukar untuk dipisahkan sendiri-sendiri.
4)Alat-alat
Informasi berguna dalam pengambilan keputusan, jika memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:
1) Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan,
2) Akurat, ketepatan dan dapat dihandalkannya suatu informasi,
3) Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan,
4) Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan,
5) Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima,
6) Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka, dan
7) Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data elektronik
menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Romney ( 2003 : 5 ) mendefenisikan system informasi akuntansi sebagai berikut: A specialized subsistem of the management information system whose purpose its to collect, process and
Dua defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, menggolongkan, mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan, 2. Pemakai informasi keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi
akuntansi adalah pihak dalam perusahaan, terutama manajemen dan pihak luar yang berkepentingan terhadap perusahaan.
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multi user didesain untuk memnuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja
(departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multi user, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi yang dikelompokkan ke dalam lima building blocks, yaitu: orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi.
a. Orang (People)
Buildings Blocks yang pertama dan terpenting adalah orang. Filosofi
Istilah Information workers (atau sering disebut knowledge workers) digunakan untuk menggambarkan orang-orang yang pekerjaannya meliputi membuat, menumpulkan, memproses, menyebarkan, dan menggunakan informasi.
Dalam setiap sistem informasi terdapat satu atau lebih pemilik sistem (system owners), yaitu seorang sponsor atau penyokong utama dari sistem
informasi. System owners bertanggung jawab mengeluarkan dana untuk mengembangkan dan mendukung sistem informasi. Dari sisi informasi, system owners berkepentingan terhadap informasi untuk melakukan analisis
dan review dan proses pengambilan keputusan. Pengguna sistem (system users) merupakan mayoritas terbesar dari information workers dalam suatu sistem informasi manapun. Mereka adalah orang yang menggunakan dan mengoperasikan sistem informasi.
Perancangan sistem (system designer) menerjemahkan kebutuhan bisnis users serta kendala-kendalanya kedalam solusi teknis yang terdiri atas file komputer, input, output, jaringan dan program komputer untuk memenuhi kebutuhan users tersebut. Pembangun sistem (system builders) membangun sistem informasi berdasarkan spesifikasi desain dan perancang sistem. Building blocks system informasi lainnya dilihat secara berbeda dari sudut
pandang system owners, system users, system designer, dan system builders. b. Data
informasi. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga menjadi berguna bagi seseorang. Building Blocks data terkait erat dengan masalah sumber data, bukan dengan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi. Rata-rata pemilik sistem (system owners) tidak tertarik dengan data mentah. Ia tertarik dengan hal-hal yang digambarkan oleh data tersebut. Sedangkan system users memandang data dengan istilah yang lebih detail.
Analis sistem berusaha untuk mendapatkan kebutuhan data dari pengguna sistem yang berkaitan dengan entitas, relationship, atribut, dan aturan. Entitas adalah sesuatu dimana data adalah penting. Atribut menjelaskan fakta-fakta mengenai entitas. Aturan adalah kondisi yang mengatur entitas dan atribut. System designer memandang data tersebut biasanya dijabarkan dalam file computer dan database. System builders membuat program data dengan menggunakan bahasa pemograman dan database yang akurat.
c. Aktivitas
Building Blocks yang ketiga dari sistem informasi adalah aktivitas. Bisnis
dalam kaitannya dengan proses yang menggunakan input dan output tertentu, file data, serta kebijakan, dan prosedur bisnis yang harus dijalankan oleh proses. System designer memandang aktivitas dalam kaitannya dengan proses computer software ini sebagai program aplikasi komputer.
3. Fungsi Sistem Informasi Komputer
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalilan data (termasuk security), dan penghasil informasi. Setiap fungsi terdiri atas beberapa langkah dan urutan langkah tersebut membentuk suatu prosedur diantaranya:
a. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditansmisikan lebih dahulu.
b. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1) pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan,
2) menyalin data ke dokumen atau media lain,
5) menggabungkan atau mengumpulkan transaksi sejenis, 6) melakukan penghitungan, dan
7) peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif
8) Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
c. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa baru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk keperluan pembuatan laporan.
Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilakan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
d. Pengendalian Data
untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
e. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterpretasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
4. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Berdasarkan defenisi sistem informasi akuntansi maka tujuan dan manfaat sistem informasi akuntansi tersebut adalah sebagai pengolah transaksi (transaction processing) dan pengolah informasi (information processing).
a. Pemrosesan Transaksi
Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) penjualan prodek atau jasa, (2) pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier, (3) penerimaan kas, (4) pengeluaran kas kepada supplier, dan (5) pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
b. Pemrosesan Informasi
oleh akivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemrosesan informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi, seperi laporan keuangan dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insyinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
c. Pertimbangan Perancangan Sistem Pemrosesan
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson ( 2002 : 93):
1) tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar, 2) mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan
perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan, 3) berfokus pada permintaan fungsional dari sistem, 4) melayani berbagai macam tujuan, dan
5) perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sistem informasi akuntansi merupakan alat bagi terwujudnya suatu pengendalian intern yang baik bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk memproses transaksi dan menyelenggarakan pertanggung jawaban dan utang kesatuan usaha. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan, terlebih dahulu akan dibahas simbol-simbol yang terdapat dalam bagian arus penjualan. Bagian arus adalah suatu diagram yang menunjukkan arus data dan urutan data serta operasi dalam suatu sistem.
Menurut Hall ( 2001 : 179 ), “siklus pendapatan dalam bentuk yang sederhana merupakan perubahan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi uang tunai, dan dalam bentuk yang lebih rumit penjualannya dilakukan secara kredit”. Menurut Hall ( 2001 : 183 ) “sistem informasi akuntansi untuk siklus pendapatan yang meliputi prosedur penjualan dapat disajikan secara manual dan secara terkomputerisasi.”
1. Prosedur Penjualan Tunai
Sumber pendapatan pada umumnya berasal dari penjualan, maka penjualan merupakan salah satu hal yang paling penting dalam kegiatan operasi perusahaan. Penjualan dapat dibagi atas penjualan tunai dan penjualan secara kredit.
terjadi. Dengan demikian setiap pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan prosedur yang sama.
Prosedur juga merupakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik pada umumnya memnuhi beberapa kriteria di bawah ini, yaitu:
a.Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.
b.Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan oleh pegawai/karyawan.
c.Pelaksanaan dari prosedur harus dapat dicapai dengan biaya yang rendah. d.Secara priodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk dinilai
efisiensi dan efektivitasnya dan diadakan perbaikan bila perlu.
e.Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain:
• penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.
• pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar terdapat mekanisme
saling uji.
• pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari pejabat
yang berwenang.
pembayaran. Tenaga penjualan mencatat penjualan dan jumlahnya harus sama dengan jumlah kas yang diterima oleh penerima pembayaran. Disamping itu terdapat juga internal check antara penjumlah sales ticket dengan penjumlahan penerimaan kas pada setiap hari penjualan.
Prosedur penjualan tunai melibatkan beberapa bagian, yaitu : 1.Bagian pesanan penjualan
2.Bagian kasir 3.Bagian gudang 4.Bagian pengiriman 5.Bagian akuntansi
1. Bagian pesanan penjualan
Bagian pesanan penjualan adalah bagian yang menerima order atau pesanan dari para langganan. Dalam penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasir. Pada perusahaan kecil, fungsi pesanan dapat diurus oleh seorang pegawai dalam bagian penjualan, sedangkan pada perusahaan besar, bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. 2. Bagian kasir
Bagian kasir berfungsi menerima kas dari pembeli dan menyetorkan ke bank.
Bagian gudang berfungsi menyimpan barang dan menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirim ke pembeli. 4. Bagian pengiriman
Bagian pengirim bertugas untuk mengirim barang-barang kepada pembeli. Dalam sistem penjualan tunai, bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang kepada pembeli yang telah melunasi harga barang.
Menurut Wijyanto Nugroho ( 2001 : 67 ), “Pengiriman hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah, selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan.”
5. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi berfungsi mencatat transaksi penjualan tunai dan transaksi penjualan kredit dalam jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, mencatat retur penjualan dan penghapusan piutang.
Prosedur penjualan tunai tersebut sebagai berikut:
1. Pertama sekali apabila langganan datang untuk membeli, maka bagian pesanan penjualan melayaninya dan terjadilah komunikasi yang isinya antara lain tentang harga barang, jenis barang, mutu barang, jumlah barang, tanggal pengiriman barang dan alamat pengiriman barang. 2. Apabila pesanan disetujui, bagian pesanan penjualan mengisi faktur
• Lembar pertama faktur penjualan tunai diserahkan ke pembeli untuk
pembayaran ke bagian kasir
• Lembar kedua diserahkan ke bagian gudang
• Lembar ketiga untuk arsip berdasarkan nomor urut
3. Berdasarkan faktur penjualan tunai asli, bagian kasir menerima sejumlah uang seperti yang tercantum pada faktur penjualan tunai tersebut dari pembeli. Kemudian kasir memasukkan ke dalam cash register sebagai alat penyimpan uang dan sekaligus menumbuhkan tanda cap “lunas” pada faktur penjualan tunai asli tersebut. Faktur penjualan tunai yang bercap lunas dan dilampiri pita register diberikan kepada pembeli untuk diserahkan ke bagian pengiriman barang. Uang yang diterima kasir harus disetorkan ke bank setiap hari. Kasir membuat bukti setor bank rangkap tiga bersamaan dengan jumlah sejumlah uang diserahkan ke bank. Bukti setor bank didistribusikan: • Lembar pertama diserahkan ke bank,
• Lembar kedua diserahkan ke bagian akuntansi, dan
• Lembar ketiga untuk arsip bagian kasir berdasarkan urut tanggal.
4. Bagian gudang akan menyiapkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima sebelumnya dari bagian pesanan penjualan dan mencatat faktur penjualan tunai lembar kedua diserahkan ke bagian pengiriman.
bagian gudang. Apabila ada kecocokan, maka bagian pengiriman akan membungkus barang dan menyerahkan barang bersamaan dengan faktur penjualan tunai lembar kedua kepada pembeli. Penyerahan barang kepada pembeli dibuktikan dengan pembubuhan cap “sudah diambil” pada faktur penjualan tersebut. Faktur penjualan tunai lembar pertama yang dilampiri dengan pita register kas akan dikirimkan ke bagian akuntansi.
6. Bagian akuntansi akan mencatat faktur penjualan tunai asli ke dalam jurnal penerimaan kas dan membandingkan jumlah uang yang tercantum dalam bukti setor bank yang diterima dari kasir dengan yang tercantum pada faktur penjulan tunai. Kemudian mengarsip faktur penjualan tunai asli dengan pita register kas berdasarkan nomor urut dan bukti setor bank berdasarkan urut tanggal.
7. Pemeriksaan intern sewaktu-waktu dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan terhadap catatan yang tersimpan dalam cash register dan membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam pita register kas harian dengan bukti setor bank.
Laporan yang berhubungan dengan penjualan tunai dapat berupa :
1. Laporan penjualan tunai per periode yang diinginkan (mingguan/bulanan)
2. Laporan penjualan menurut produk/barang
2. Prosedur Penjualan Kredit
Dalam proses penjualan barang dan jasa lebih banyak dilakukan secara kredit daripada tunai. Penjualan kredit dapat diartikan sebagai suatu penjualan yang pembayarannya diterima pada waktu yang akan datang, biasanya waktu pembayarannya ditentukan terlebih dahulu dalam perjanjian jual beli. Kegiatan penjualan kredit melibatkan banyak bagian dalam struktur organisasi dari segi pengawasan intern dibandingkan dengan kegiatan penjualan tunai.
Pengawasan yang baik untuk penjualan kredit hendaknya memerlukan pemisahan tugas, antara bagian penjualan kredit dengan yang memberi otorisasi, bagian gudang dengan bagian pengiriman, bagian pencatatan dengan bagian yang menerima pembayaran.
Menurut Edi Purwono ( 2004 : 11 ), prosedur penjualan kredit dapat dibagi atas:
1.Prosedur pemesanan 2.Prosedur pembuatan faktur
3.Prosedur catatan dan laporan penjualan
Prosedur pemesanan dan pembuatan faktur dapat dibagi atas: 1.Prosedur pesanan dan pembuatan faktur terpisah
Pada prosedur ini surat perintah pengiriman dibuat lebih dahulu kemudian dibuat faktur. Pemisahan ini berguna untuk melihat apakah ada perbedaan informasi yang tercantum pada faktur dengan surat perintah pengiriman barang.
Maksudnya, faktur merupakan lembaran asli, sedangkan lembaran salinan berfungsi sebagai surat perintah pengiriman.
3.Surat perintah pengiriman dan faktur dibuat sekaligus, tetapi beberapa informasi seperti berat barang yang akan dikirim, harga dan sebagainya dicantumkan di faktur setelah barang dikirim.
4.Surat perintah pengiriman yang terpisah untuk setiap jenis produk
Seperti yang dikemukakan pada sistem penjualan tunai diatas, bagian kredit hanya berfungsi pada sistem penjualan kredit yaitu memberikan persetujuan bagi pembeli yang syaratnya kredit. Bagian lainnya yang terlibat adalah bagian pembuatan faktur, bagian piutang. Bagian-bagian lain sama dengan yang ada dalam sistem penjualan tunai. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi bagian kredit dan bagian pembuatan faktur dan bagian piutang.
• Bagian Kredit
Bagian ini bertugas menerima order-order pembelian yang syaratnya kredit. Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pembelian yang syaratnya kredit, haruslah mendapat persetujuan terlebih dahulu dari bagian kredit. Untuk memberikan persetujuan kredit, bagian kredit biasanya memeriksa catatan tiap langganan dengan melihat character, capacity, capital, collateral, condition of economic.
mencari informasi mengenai karakter pembeli melalui bankir-bankir local, kreditor lain bahkan para pesaing.
b. Capacity, mengacu kepada kemampuan pembeli untuk membayar. Manajer menilai dengan menkaji ulang catatan pembayaran pembeli dimasa lalu dan pengetahuan umum mengenai bisnis pembeli.
c. Capital, mengacu kepada jaminan untuk kredit yang diberikan oleh pembeli seperti tanah dan bangunan.
d. Collateral, mengacu kepada jaminan untuk kredit yang diberikan oleh pembeli seperti tanah dan bangunan.
e. Condition of Economic, mengacu kepada kondisi perekonomian yang biasa mempengaruhi kemampuan pembeli untuk membayar.
Apabila pesanan barang tidak mendapat persetujuan dari bagian kredit, bagian pesanan penjualan akan memberitahukan bagian pengiriman agar barang-barang tersebut tidak jadi dikirim, ini biasaya dilakukan untuk menyingkat waktu dan untuk yang sudah menjadi langganan-langganan lama. Apabila pembeli merupakan langganan baru, maka semua lembar surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan diserahkan ke bagian kredit, sesudah disetujui baru didistribusikan kepada masing-masing bagian.
• Bagian Faktur
Tugas pembuatan faktur adalah:
3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan yang tercantum dalam faktur.
• Bagian Piutang
Bagian ini berfungsi mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, mencatat berkurangnya piutang karena adanya transaksi retur penjualan, penerimaan kas dari pelunasan piutang, serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah untuk penjualan kredit diuraikan sebagai berikut:
1. Bagian pesanan menerima pesanan dari langganan atau tenaga penjual. Untuk penjualan kredit, pesanan harus mendapat persetujuan bagian kredit.
2. Pesanan yang disetujui dikirim ke bagian pesanan, kemudian bagian kredit akan memberitahukan langganan atau tenaga penjual seandainya pesanan ditolak.
3. Bagian pesanan melengkapi pesanan barang seperti spesifikasi barang yang diminta dan membuat surat perintah pengiriman rangkap tiga yang didistribusakan untuk:
• perintah pengiriman • pengepakan barang, dan
• sebagai arsip.
pengiriman, lembaran kedua untuk bagian gudang dan mengarsipkan lembar ketiga berdasarkan nomor urut.
5. Pada bagian gudang dan bagian pengiriman, barang-barang dikumpulkan, dihitung dan dibandingkan dengan surat perintah pengiriman, kemudian dipersiapkan untuk pengiriman. Bagian pengiriman menimbang barang-barang dan membuat surat tanda muat barang-barang rangkap empat, yang didistribusikan:
• Dua lembar untuk pengangkut
• Satu lembar dikirim ke langganan bersama faktur dan • Satu lembar lagi untuk arsip
6. Bagian pesanan menerima surat perintah pengiriman dan lembar ketiga surat tanda muat barang dari bagian bagian pengiriman. Kemudian membandingkannya dengan lembaran arsip surat perintah pengiriman, setelah itu mencantumkan tanda “dikirimkan” dan tanggal pengiriman barang dilaksanakan. Lembaran asli surat perintah pengiriman dan surat tanda muat barang dikirimkan ke bagian pembuatan faktur.
7. Bagian penerimaan faktur setelah menerima dokumen-dokumen tersebut mengadakan perhitungan seperlunya, menambahkan biaya pengangkutan yang ditanggung pembeli serta mencantumkan nomor faktur di surat perintah pengiriman.
9. Bagian pembuatan faktur meneliti hitungan, kemudian mengirimkan lembaran pertama dan lembaran kedua bersama surat tanda muat barang ke langganan. Lembaran ketiga dikirim ke bagian pesanan.
10.Bagian pesanan membandingkan faktur dengan surat perintah pengiriman, menuliskan nomor faktur dan tanggal faktur di surat perintah pengiriman apabila belum tercantum. Kemudian mengirimkan faktur tersebut ke bagian pembukuan.
Dengan diuraikan prosedur pesanan dan prosedur pembuatan faktur penjualan kredit, maka prosedur yang ketiga yaitu prosedur pencatatan dan laporan penjualan ayat jurnal untuk membukukan jumlah penjualan ke buku besar, laporan penjualan, formulir-formulir, perkiraan-perkiraan dan kertas untuk mencatat transaksi.
Sehubungan dengan pembahasan penjualan kredit, maka erat kaitannya dengan penerimaan piutang. Pada perusahaan kecil, pencatatan piutang dilakukan oleh pemegang buku besar, sedangkan di dalam perusahaan besar, pekerjaan ini dilakukan oleh bagian tersendiri. Formulir-formulir yang dipakai antara lain daftar piutang, formulir perkiraan piutang, catatan riwayat kredit langganan dan penagihan kredit.
Dokumen yang dipergunakan sebagai dasar pencatatan antara lain:
1. Faktur penjualan, yang berguna untuk mencatat penjualan barang secara kredit.
2. Nota kredit, yang berguna untuk mencatat barang yang dikembalikan atau potongan atas penjualan.
Daftar piutang ini harus menunjukkan jumlah piutang langganan pada suatu saat tertentu, jika perlu disertai dengan perincian. Setiap perusahaan harus terlebih dahulu menentukan:
• Apakah perusahaan akan mengirimkan daftar piutang kepada semua
langganan.
• Langganan mana yang dapat atau tidak dapat daftar piutang.
• Bentuk daftar piutang yang cocok bagi perusahaan.
Hal ini akan mempengaruhi cara pencatatan dan alat pencatatan yang dipergunakan perusahaan.
Pengawasan intern juga ditetapkan terhadap piutang dengan tujuan mencegah penggelapan, kecurangan dan kesalahan. Lapping ialah istilah untuk menggambarkan cara yang digunakan untuk menyelewengkan uang kas yaitu dengan cara penundaan pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya dan menutupi kecurangan dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dibitur lain.
Laporan yang berhubungan dengan penjualan kredit dapat berupa :
1. Laporan penjualan kredit per periode yang diinginkan (mingguan/bulanan)
2. Laporan penjualan menurut produk/barang
3. Pengendalian Intern
Pengendalian intern merupakan alat yang dapat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang cukup penting dalam perusahaan, sehingga pimpinan dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk mencegah kesalahan, kecurangan dan penyelewengan.
Menurut Mulyadi ( 1993 : 26 ) “pendendalian intern adalah meliputi struktur organisasi metode dan ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, keandalan dan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Dari pengertian diatas dapat dilihat bahwa pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan tertentu organsiasi dapat dicapai. Ini berarti pengendalian intern tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan tapi meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan.
Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Bodnar dan Hoopwod ( 2003 : 10 ), aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah
Pengertian yang dikemukakan diatas maka konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premi yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Proses pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi sehingga orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Pengendalian intern juga mewajibkan pemeliharaan dan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga aktiva dan menganalisa pembebanan tanggung jawab.
Secara umum, pengendalian intern merupakan sebagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai. Menurut Edi Purwono ( 2004 : 65 ), tujuan pengendalian intern adalah:
a. menjaga kekayaan organisasi,
b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. mendorong efisiensi,dan
d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan pengendalian intern tersebut sangat besar artinya bagi manajemen. Para manajer harus dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan yang mereka terima, serta saran yang dipercayakan kepada mereka. Pengendalian yang baik merupakan faktor kunci dalam manajemen perusahaan yang efektif.
keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu:
a. ke-efektifan dan efisiensi operasional perusahaan, b. pelaporan keuangan yang handal, dan
c. kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan.
Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi:
1) direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan, dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan,
2) laporan keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim, dan
3) prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.
Suatu sistem merupakan subjek dari mis manajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan, dan penyelewengan-penyelewengan lainnya. Suatu sistem akuntansi baik berbentuk manual maupun didasarkan atas komputer juga tidak merupakan pengecualian. Sistem informasi akuntansi sebagai sistem sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan.
dicapainya. Oleh karena itu, selain memiliki sistem, setiap perusahaan juga harus memiliki sistem pengendalian yang sering dinamakan dengan sistem pengendalian intern perusahaan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu sistem pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya.
Pengendalian intern merupakan alat yang dapat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang cukup penting dalam perusahaan, sehingga pimpinan dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk mencegah kesalahan, kecurangan dan penyelewengan. Sebuah sistem pengendalian intern harus dirancang dan diperankan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahan akan tercapai. Konsep jaminan memadai berarti biaya sistem pengendalian intern tidak lebih besar dari manfaat yang diharapkan perusahaan.
Pengendalian dan sistem informasi akuntansi difokuskan pada siklus pendapatan. Ada beberapa proses pengawasan terhadap sistem informasi yang berbasis komputer, yaitu:
a. otorisasi (pengesahan transaksi)
Tujuan dari pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Bagian kredit bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan dan memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar.
b. pemisahan tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu bagianpun yang melakukan semua proses secara kesuluruhan. Dalam siklus pendapatan, bagian kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas independen. Kemudian pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva, dimana gudang persediaan mempunyai pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi (fungsi buku besar dan bagian pengawasan persediaan) yang memelihara pencatatan.
c. supervisi (pengawasan)
d. catatan akuntansi
Penomoran dukumen sumber (nomor tercetak pada dokumen) seperti pada peranan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain, secara berurutan diberi nomor dengan memakai printer dan menyediakan nomor yang unik pada setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penulusuran atas suatu kejadian (diantara ratusan) melalui sistem akuntansi. Dengan penomoran dokumen sumber ini akan memudahkan melakukan data keuangan dan menelusuri transaksi yang terjadi dalam siklus pendapatan.
e. pengendalian akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi:
a. keamanan pergudangan,
b. menyetorkan kas secara harian ke bank,
c. menggunakan kotak deposito yang aman untuk kas, dan d. menunci laci kas pada bagian penerimaan kas.
f. verifikasi yang independen
Tujuan verifikasi dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilakukan oleh sistem lainnya. Berikut merupakan kontrol verifikasi yang terdapat dalam tahapan siklus penjualan:
(2) bagian penagihan mencocokkan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan sudah ditagih untuk barang yang sudah dikirim, dan
(3) bagian buku besar umum juga memegang peranan umum mencocokkan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam bagian. Setiap bagian tersebut mengirimkan dokumen jurnal dan perhitungan-perhitungan lainnya ke bagian buku besar, dimana informasi tersebut dicocokkan dan diposting ke masing-masing akun pengendalian.
Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Bodnar dan Hoopwod ( 2003 : 10 ), aspek terpenting dalam Sistem informasi akuntansi adalah
peranan yang dijalankannya dalam proses dalam proses pengendalian intern organisasi. Istilah proses pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam organisasi dalam mengatur dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi. Pengendalian menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan-pengarahan menajemen benar-benar dipatuhi. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci bagi manajemen organisasi yang efektif.
Sistem pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Struktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu:
a. lingkungan pengendalian, b. penilaian resiko,
c. aktivis pengendalian,
d. informasi dan komunikasi, dan e. pengawasan
Konsep ini didasarkan pada 2 (dua) premi utama yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sisem pengendalian internal terjalin dengan aktifitas operasional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling essensial dari perusahaan (organisasi).
Gambar 1 Kerangka Konseptual
Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam melakukan kegiatan menggunakan sebuah sistem. Sistem informasi yang digunakan Perum Bulog Sub Divre Kerinci dalam mengelola transaksi menggunakan metode Sistem Informasi Akuntansi Bulog (SIAB) yang terdiri dari siklus pengeluaran, siklus pendapatan dan siklus keuangan. Untuk siklus pendapatan bersumber dari transaksi penjulan dan penerimaan kas. Dalam transaksi penjualan dan penerimaan kas sangat diperlukan pengendalian intern untuk mengendalikan seluruh transaksi.
Sistem Informasi Akuntansi
Siklus Pendapatan
Penjualan Penerimaan
Kas
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian
Penelitian untuk penulisan skripsi ini berlangsung pada 31 Mei 2010 s.d selesai yang dilakukan di Perum Bulog Sub Divre Kerinci di Jl. Depati Parbo No. 38 A Sungai Penuh Jambi.
B. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan oleh penulis dalam rangka penulisan skripsi ini antara lain sistem informasi akuntansi penjualan, sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi, dalam hal ini adalah Perum Bulog Sub Divre Kerinci.
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah teknik dokumentasi. Dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan data mengenai variabel yang berkaitan dengan skripsi ini, yang bersumber dari perusahaan tempat penulis mengadakan riset penelitian.
D. Jenis Penelitian
E. Metode Penganalisaan Data
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perum Bulog Sub Divre Kerinci 1. Sejarah Perum BULOG
BULOG SEBELUM MENJADI PERUM
Jika telusuri, sejarah Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah sesuai kondisi yang berkembang.
Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem lisensi.
Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun 1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak.
Middelen Fonds (VMF). Lembaga pangan ini banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi. Secara ringkas, perkembangannya sebagai berikut: Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978), kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging ayam. Pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970.
Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No. 39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum pemerintah.
Penyempurnaan organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No. 50/1995 BULOG ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya memonopoli beras saja.
Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama karena mulai 23 Nopember 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.
PERALIHAN MENUJU PERUM
kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga keuangan internasional seperti IMF dan World Bank.
perlunya perubahan status hukum Bulog agar menjadi lembaga yang lebih efisien, transparan dan akuntabel.
menyusun perencanaan korporasi termasuk perumusan visi dan misi serta strategi Bulog, menganalisa core business dan tahapan transformasi lembaga Bulog untuk berubah menjadi lembaga Perum. Keenam, dukungan politik yang cukup kuat dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III dalam berbagai hearing antara Bulog dengan Komisi III DPR RI selama periode 2000-2002.
Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI, disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga. Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat luas.
PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.
2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perum Bulog adalah menjadi perusahaan yang handal dalam mewujudkan
pangan yang cukup, aman dan terjangkau bagi rakyat.
Misi Perum Bulog adalah memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua orang atau lebih dalam susunan hierarki dan pertanggung jawaban untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai badan usaha Perum Bulog Sub Divre Kerinci mempunyai struktur organisasi dengan tujuan bidang usaha. Bentuk atau tipe struktur organisasi Perum Bulog Sub Divre Kerinci adalah bentuk atau tipe organisasi garis dan staf. Sebagaimana lazimnya suatu perusahaan, Perum Bulog Sub Divre Kerinci telah menyusun struktur organisasi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi Perum Bulog Sub Divre Kerinci, membagi tugas dan tanggung jawabnya dari setiap bagian yang ada pada perusahaan.
B. Sistem Informasi Akuntansi Perum Bulog Sub Divre Kerinci
Perum Bulog Sub Divre Kerinci menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang sudah menggunakan sistem komputerisasi yang online terhadap pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi. Proses pencatatan informasi akuntansi dilakukan dengan sistem komputerisasi yang dilakukan secara harian, sedangkan dalam hal pelaporan informasi akuntansi dilakukan secara bulanan. Sistem ini disebut dengan (SIAB) Sistem Informasi Akuntansi Bulog.
C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 1. Penjualan Tunai
Di dalam bab II telah dijelaskan bahwa penjualan ada dua macam, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Perum Bulog Sub Divre Kerinci sebuah perusahaan jasa, sehingga penghasilan utamanya adalah berasal dari penjualan. Penjualan Perum Bulog Sub Divre Kerinci difokuskan pada penjualan Raskin. Oleh karena itu, berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan pada Perum Bulog Sub Divre Kerinci mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada prinsipnya dilakukan secara tunai, maka prosedur penjualan tunai dilakukan sebagai berikut:
Kasubdivre berdasarkan alokasi pagu Raskin dan rekap Rumah Tangga Sasaran Penerima Manfaat (RTS-PM) di masing-masing Kecamatan dan Desa/Kelurahan berdasarkan data RTS dari BPS,
2) Kepala Desa membayar Harga Penjualan Beras (HPB) Raskin kepada bagian keuangan atau disetor langsung ke rekening HPB Bulog melalui bank setempat setelah menerima HPB Raskin dari RTS-PM,
3) atas pembayaran HPB Raskin tersebut, dibuatkan Tanda Terima Pembayaran (TT-HP) rangkap 4 (empat) oleh bagian keuangan. Terhadap HPB Raskin yang disetor ke bank oleh Kepala Desa, Tanda Terima Pembayaran (TT-HP) diberikan setelah dilakukan konfirmasi ke Bank terkait. TT-HP ini terdiri dari tiga warna yaitu:
a) putih : diberikan untuk Kepala Desa
b) kuning : merupakan arsip bagian keuangan c) merah : diberikan kepada gudang
d) biru : diberikan kepada bagian Pelayanan Publik
4) bagian Pelayanan Publik menerbitkan SPPB/DO beras yang ditandatangani Kasubdivre untuk masing-masing Kecamatan kepada Satker Raskin pada saat beras akan didistribusikan ke Titik Distribusi yang dilakukan,
5) berdasarkan SPPB/DO, Satker Raskin mengambil beras di gudang Perum Bulog Sub Divre Kerinci, mengangkut dan menyerahkan beras Raskin kepada Pelaksana Distribusi di Titik Distribusi,
7) penyerahan beras di Titik Distribusi dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani oleh Satker Raskin dan Pelaksana Distribusi yang menerima beras Raskin serta diketahui oleh Kepala Desa atau petugas yang mewakili dan distempel Desa serta nama seluruh penandatangan dicantumkan secara jelas.
2. Penjualan Kredit
Berdasarkan data yang ada dilapangan, apabila RTS-PM tidak mampu membayar tunai, maka penjualan dapat dilakukan secara kredit. Prosedur penjualan secara kredit dijelaskan sebagai berikut:
1) setiap penjualan dalam perusahaan ini akan selalu dimulai dengan adanya pengajuan Surat Perintah Alokasi (SPA) dari Walikota/Bupati kepada Kasubdivre berdasarkan alokasi pagu Raskin dan rekap Rumah Tangga Sasaran Penerima Manfaat (RTS-PM) di masing-masing Kecamatan dan Desa/Kelurahan berdasarkan data RTS dari BPS,
2) apabila RTS-PM tidak mampu membayar tunai, maka prinsip pembayaran tunai dapat dikecualikan dengan jaminan tertulis dari Kepala Desa yang diketahui oleh Camat. Pelunasan selambat-lambatnya dilakukan sebelum jadwal pendistribusian periode berikutnya. Apabila sampai batas waktu pelunasan tidak dipenuhi, maka alokasi Raskin periode berikutnya ditunda sampai pelunasan diselesaikan,
