1
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT.ASURANSI RAMAYANA TBK
TUGAS AKHIR
Diajukan oleh: MUHAMMAD IQBAL SIR
112101161
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
▸ Baca selengkapnya: keluarga ramayana
(2)UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MUHAMMAD IQBAL SIR
NIM : 112101161
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN
KEUANGAN
JUDUL : ANALISIS PENGENDALIAN
INTERNAL KAS PADA PT. ASURANSI RAMAYANA TBK
Tanggal :...2014 DOSEN PEMBIMBING
(Iskandar Muda, SE, M.Si) NIP. 19510421 197603 2 003 Tanggal:...2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
(Dr. Yeni Absah, SE, M.Si) NIP. 197411232000122 0010 Tanggal:...2014 DEKAN FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS
3
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkankehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini hingga selesai.Penyusunan skripsi minor ini dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi DiplomaIII Jurusan Manajemen Keuangan Universitas SumateraUtara. Oleh karena itu penulismemilih judul “ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA PT. ASURANSI RAMAYANA TBK”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kesalahan dan kekurangan, baik dari segi isi maupun dari segi tata bahasa yang digunakan.Semua ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.Untuk itu penulis menerima segala kritik dan saran yang diberikan dan untuk penyempurnaan skripsi minor ini nantinya.
Dalam menyusun dan menyelesaikan skripsi minor ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa memberikan doa, perhatian dan selalu mengingatkan dan menguatkan penulis untuk tetap semangat dalam menyelesaikan skripsi minor ini tepat pada waktunya.
Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
2. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum SE, M.Ec, Ac.Ak,CA,selakuDekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr. Yeni Absah,SE,M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang SE, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membimbing dan menyarankan penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini.
6. Khususnya penulis ucapkan terima kasih kepada orangtua tercinta Ayahanda (Alm) Burhanuddin Siregar dan Ibunda Zuhdia Violet Hasibuan yang telah memberikan kasih sayang, motivasi, dorongan, dan semangat yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini. 7. Abang penulis Hafizh Ahmad Siregar dan adik penulisPutri Maharani
Siregar yang juga telah memberikan semangat bagi penulis.
8. Abang – abang dan kakak – kakaksenior penulis yang telah memberikan dukungan, dan masukan kepada penulis.
9. Kepada sahabat – sahabat sekaligus keluarga penulis Keluarga Cendana terima kasih banyak atas persahabatan yang kalian berikan.
Medan, 2014
Penulis
5
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan dan Manfaat ... 3
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 4
A. Sejarah Ringkas ... 4
B. Struktur Organisasi ... 6
C. Job Description ... 7
D. Jenis Usaha / Kegiatan ... 10
BAB III TOPIK PENELITIAN ... 15
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas ... 15
B. Tujuan dan Fungsi pengendalian Internal Kas ... 20
C. Unsur – Unsur Pengendalian Internal Kas ... 25
D. Pengendalian Internal Kas pada PT Asuransi Ramayana ... 27
BAB IV PENUTUP ... 32
A. Kesimpulan ... 32
B. Saran ... 33 DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. LatarBelakang
Perusahaan/instansi (dalam hal ini perusahaan jasa asuransi) yang besar selalu berhadapan dengan kendala–kendalayang berhubungan dengan pengawasan harta benda, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang di lakukan perusahaan / instansi selalu melibatkan kas.Dalam rangka mencapai tujuan sekaligus untuk kesinambungan usaha demi mencapai peningkatan laba perusahaan, maka pengendalian intern yang memadai dari perusahaan sangat diharapkan sehingga terhindar dari kemungkinan yang merugikan perusahaan, karena system pengendalian intern yang lemah memungkinkan terjadinya kesalahan, kesilapan dan kecurangan.Olehkarena itu, pengendalian intern (internal control) sangat besar fungsinya dan peranannya di dalam meningkatkan pendapatan.
2
tanpa didukung oleh pengendalian yang baik akan mengalami kegagalan karena pengendalian merupakan sarana paling utama dalam mencapai suatu rencana secara efisien dan efektif. Pengendalian adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, mencocok dan mengendalikan setiap kegiatan untuk mencegah terjadinya kekeliruan.
B. RumusanMasalah
Masalah pokok yang akan dibahas dalam Skripsi Minor ini yaitu Apakah pengendalian intern kas pada PT.Asuransi Ramayana telah dilaksanakan secara efektif
C. TujuanPenelitian
Tujuan peneliti dalam mengadakan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengendalian intern kas pada PT.AsuransiRamayana telah dilaksanakan secara efektif.
D. ManfaatPenelitian
Manfaat yang ingin dicapai oleh penulis dalam mengadakan penelitian ini adalah:
1. Bagi peneliti, sebagai bahan masukan jika di kemudian hari diminta pendapatnya
2. Bagi perusahaan, sebagai bahan masukan dalam pengendalian intern kas untuk melaksanakan pengendalian secara efektif
4
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas PT. Asuransi Ramayana
PT. Asuransi Ramayana Tbk. adalah perusahaan asuransi kerugian yang memiliki cabang asuransi dengan prinsip syariah, PT. Asuransi Ramayana Tbk. didirikan pada tanggal 6 Agustus 1956 dengan Akta Notaris Raden Meester Soewandi No. 14 dan disahkan dengan Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 15 september 1956 No. J.A.5/67/16 dengan nama PT Maskapai Asuransi Ramayana. Tujuan didirikannya perseroan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan proteksi barang impor dan ekspor NV.Agung yang saat itu dipimpin oleh F.S Harjadi dan R.G Doeriat.
Perseroan memperoleh ijin sebagai perusahaan asuransi kerugian dari Departemen Keuangan Republik Indonesia cq Direktorat Jenderal Keuangan dengan surat No. Kep-311/DDK/V/11/71 tanggal 4 November 1971. Perseroan beraksi secara komersial sejak tahun 1956, nama PT. Asuransi Ramayana mulai digunakan setelah diadakan perubahan nama dengan Akta Notaris Muhani Salim, SH, No. 95 dan disahkan dengan keputusan Menteri Kehakiman No. C.2.5040-HT01.04.TH 86 tanggal 19 Juli 1986.
Pada tanggal 25 Mei 2011 Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa memutuskan untuk :
2. Membagikan saham bonus yang berasal dari kapitalisasi saldo laba sebesar Rp. 19.455.035.784.- atau 21.279.975 lembar saham dengan komposisi pembagian 5 saham lama dengan nilai nominal Rp. 500.- memperoleh 1 saham bonus – dividen saham dengan nilai nominal Rp. 500.-
Pada tanggal 30 September 1989 Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa memutuskan meningkatkan modal dasar perseroan dari Rp 5.000 juta menjadi Rp. 15.000 juta perubahan tersebut dinyatakan dalam Akta Notaris Amrul Partomuan Pohan, SH, LLM No. 19 tanggal 8 November 1989 dan addendum tanggal 4 Desember 1989. Pada tanggal 24 Mei 2012 Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa memutuskan membagikan saham bonus yang berasal dari kapitalisasi agio saham sebesar Rp. 23.839.949.500.- atau 47.679.899 lembar saham dengan komposisi pembagian 7 (tujuh) saham lama dengan nilai nominal Rp. 500,- memperoleh 2 (dua) lembar saham bonus dengan nilai nominal Rp.500,- pada tahun 2012, PT Asuransi Ramayana Tbk memiliki 28 cabang/unit dan 10 perwakilan dengan jumlah karyawan sebanyak 688 orang.
B. Visi dan Misi Perusahaan
6
Visi PT. Asuransi Ramayana
Mewujudkan rasa aman nyaman dan terlindungi
Misi PT.Asuransi Ramayana
1. Memberikan layanan yang berkualitas kepada tertanggung
2. Memastikan hasil yang optimal bagi pemegang saham
3. Memenuhi ketentuan dan peraturan yang terkait dengan bisnis perusahan
4. Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan mitra bisnis
5. Menciptakan interaksi kerja yang saling mendukung dan lingkungan kerja yang kondusif
6. Memastikan kesejahteraan karyawan.
C. Struktur Organisasi Perusahaan
waktu dan menghindari adanya hirrki yang tidak sepadan dan birokrasi yang dapat menghambat kelancaran operasi perusahaan.
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup struktur organisasi lini yang merupakan struktur organisasi fungsional dan staff. Hal ini dapat diketahui dari pembagian tugas, hubungan antara fungsi-fungsi, dan garis perintah secara garis lurus dari atas kebawah.
D. Job Description 1. Direktur Utama
Tugas dan tanggung jawab pimpinan adalah :
a. Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya perusahaan,
b. Mengkoordinir, mendelegasikan, dan mengawasi kegiatan perusahaan agar efektif dan efisien,
c. Memelihara hubungan yang harmonis dengan bawahan maupun pihak ketiga yang berkaitan dengan tugas,
d. Bertanggung jawab memelihara dan memegang penuh rahasia perusahaan.
2. Sekretaris Perseroan
Sekretaris Perseroan terdiri dari 1 orang koordinator merangkap anggota dan 4 orang anggota yang memiliki kualifikasi akademis yang memadai untuk menjalankan tugas sebagai Sektretaris Perseroan.
8
Sektretaris Perseroan berfungsi untuk melakukan sosialisasi informasi –informasi material kepada seluruh stakeholder.
3. Direktur SDM
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Bertanggungjawab atas pengelolaan Sumber Daya Manusia b. Bertanggungjawab atas penerimaan pegawai
c. Bertanggungjawab atas divisi umum, divisi SDM dan biro TI 4. Direktur Teknik
Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
a. Bertanggungjawab atas aktifitas underwriting, insurance dan klaim b. Bertanggungjawab atas resiko asuransi dan reasuransi
c. Menjaga hubungan perseroan dengan tertanggung 5. Direktur Pemasaran
Tugas dan tanggungjawabnyaadalah :
a. Bertanggungjawab atas aktifitas pemasaran
b. Bertanggungjawab atas pengelolaan kantor cabang
c. Mempertahankan pangsa pasar yang ada (maintaining bussines) baik untuk pemasaran asuransi langsung maupun koasuransi
6. Direktur Keuangan
Tugas dan tanggungjawabnyaadalah :
c. Bertanggungjawab atas sistem informasi termasuk pencatatan akuntansi untuk pelaporan kinerja perseroan terhadap pihak internal maupun eksternal
d. Bertanggungjawab atas divisi keuangan dan divisi akuntansi 7. Divisi Keuangan
Tugas – tugasnya adalah :
a. Melakukan pengendalian atas penggunaan anggaran perusahaan
b. Melakukan monitoring terhadap penggunaan dana
c. Melakukan analisa terhadap ratio keuangan perusahaan
d. Menentukan budget kegiatan operasional perusahaan baik bulanan, triwulan dan tahunan
e. Mengatur penggunaan petty cash perusahaan
f. Mengevaluasi kewajiban hutang perpajakan sesuai dengan undang – undang perpajakan yang berlaku di Indonesia.
8. Divisi Akuntansi
Tugas – tugasnya adalah :
a. Melakukan pencatatan transaksi yang terjadi di perusahaan ke dalam buku harian, buku besar dan laporan keuangan,
b. Menyajikan laporan keuangan perusahaan setiap bulanan, triwulan, dan tahunan.
10
d. Membuat Standar Operasional Prosedur sesuai dengan kegiatan operasional perusahaan khususnya yang berhubungan dengan Divisi Akuntansi ini.
e. Melakukan analisa laporan keuangan perusahaan f. Melakukan analisa investasi perusahaan
E. Jenis Usaha/Kegiatan
PT. Asuransi Ramayana mempunyai produk asuransi dengan prinsip asuransi konvensional dan produk asuransi dengan prinsip syariah, produk asuransi dengan prinsip Syariah menerapkan akad Wakalah bil Ujrah salah satu bentuk akad wakalah dimana peserta memberikan kuasa kepada perusahaan untuk mengelola dana mereka dengan memberikan ujrah (fee).
Berikut ini adalah produk asuransi PT. Ramayana Asuransi :
1. Asuransi Properti
Produk – produknya adalah :
a. Polis Standar Asuransi Kebakaran Indonesia, polis ini menjamin kerugian atau kerusakan pada harta benda dan kepentingan yang dipertanggungkan.
b. Asuransi Property All Risk / Industrial All Risk, polis ini menjamin semua resiko keuangan kecuali beberapa resiko yang dikecualikan.
d. Asuransi Gempa Bumi, polis ini memjamin kerugian atau kerusakan pada harta benda dan kepentingan yang dipertanggungkan akibat gempa bumi.
2. Asuransi Rekayasa
Produk – produknya adalah :
a. Construction All Risk, polis ini menjamin kerugian atas resiko pekerjaan tekhnik dan sejenisnya pada proyek yang sedan dikerjakan.
b. Erection All Risk, polis ini menjamin kerugian yang terjadi dalam proses pemasangan
c. Machinery Breakdown, polis ini menjamin resiko machinery breakdown yang timbul pada saat mesin tersebut sedang dioperasikan.
d. Civil Engineering Completed Risk, polis ini menjamin resiko kerusakan atas obyek pertanggungan yang diakibatkan oleh resiko – resiko yang dijamin oleh polis yang terjadi secara tiba – tiba.
e. Electronic Equipment Insurance, polis ini menjamin resiko kerusakan fisik pada peralatan elektronik pada saat dioperasikan.
3. Asuransi Kendaraan Bermotor
Produk – produknya adalah :
12
b. Oto Stop Risk, polis ini memperluas jaminan atas polis asuransi kendaraan bermotor yang standar.
c. Asuransi Alat Berat, polis ini menjamin kerugian atas kerusakan alat berat dan kepentingan yang dipertanggungkan akibat resiko – resiko yang dijamin polis.
4. Asuransi Kecelakaan Diri
Asuransi Kecelakaan Diri, polis ini menjamin resiko kematian, cacat tetap, biaya perawatan dan pengobatan yang secara langsung diakibatkan kecelakaan.
5. Asuransi Tanggung Jawab Hukum
Produk – produknya adalah :
a. Asuransi Tanggung Jawab Hukum, polis ini menjamin resiko tuntutan ganti rugi dari pihak ketiga yang mengalami kerugian, akibat tindakan / kegiatan tertanggung.
b. Asuransi Tanggung Jawab Hukum Profesi, polis ini menjamin resiko tuntutan dari pihak ketiga yang mengalami kerugian akibat kesalahan profesi tertanggung.
d. Asuransi Tanggung Jawab Hukum Majikan, polis ini menjamin resiko kerugian yang diderita karyawan tertanggung pada saat karyawan melakukan pekerjaannya.
e. Asuransi Kompensasi Pekerja, polis ini memberikan kompensasi kepada karyawan yang tidak dapat bekerja karena mengalami cedera pada saat melakukan pekerjaan.
f. Asuransi Tanggung Gugat para Direktur dan Pejabat, polis ini menjamin resiko atas kesalahan atau kelalaian yang dilakukan oleh direktur atau pejabat yang diasuransikan.
6. Asuransi Uang
Produk – produknya adalah :
a. Asuransi Penyimpanan Uang / Penyimpanan Uang di Kotak Kasir, polis ini menjamin resiko hilangnya uang yang berada di tempat penyimpanan uang atau di dalam kotak kasir
b. Asuransi Pengiriman Uang, polis ini menjamin resiko hilangnya uang selama dalam pengiriman akibat resiko – resiko yang diajamin polis.
7. Penjaminan
Produk – produknya adalah :
14
mengikuti tender dan sanggup menandatangani kontrak pekerjaan bila dinyatakan menang dalam penawaran tersebut.
b. Jaminan Pelaksanaan, jaminan ini memberikan jaminan bahwa principal akan melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh obligee sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang dinyatakan dalam kontrak.
c. Jaminan Pembayaran Uang Muka, jaminan ini memberikan jaminan bahwa principal sanggup mengembalikan uang muka yang telah diterimanya dari oblige sesuai ketentuan dalam kontrak setelah terlebih dahulu memperhitungkan progres pekerjaan
BAB III
PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu sistemyangdijalankan perusahaan / instansi haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva perusahaan.Dan tentunya sebelum pengendalian dilakukan, harus dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengendali tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal terhadap perusahaan / instansi.
Seorangpemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan pengendalian adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengendalian itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
16
perusahaan, dan mengevaluasi kinerja para karyawan, departemen, divisi dan perusahaan secara keseluruhan. (Simamora : 2000).
Menurut Mulyadi (2001), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadaop kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya,
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi,
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sistem pengendalian internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau kesalahan (errors), kecurangan (Frauds) ataupun kejahatan (irregularities).
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengendalian internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara–caradan prosedur–proseduryang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan,
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya,
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan,
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungiharta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengendalian internal kas meliputi 3 hal : 1. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur prosedurserta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
18
b. Transaksi–transaksidicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar – ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi,
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan,
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengendalian administratif
Pengendalian administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi–transaksi.Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengendalian akuntansi atau transaksi.
3. Pengendalian penggunaan
artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Disamping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengendalian internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnyamasing–masingyangharusdilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional.
Menurut Suharli (2006;173) “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.” Menurut Soemarso (2002;296) dalam bukunya menjelaskan tentang pengertian kas bahwa “Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau logam) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” Kas merupakan harta yang paling likuid, media pertukaran buku dan dasar bagi pengukuran akuntansi dan untuk semua pos lainnya dan umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar agar dapat dinyatakan dilaporkan sebagai kas, pos yang bersangkutan harus siap tersedia untuk pembayaran kewajiban lancar dan harus bebas dari setiap ikatan kontraktual yang membatasi penggunaan dan pemenuhan hutang (Donald E. Kieso dan Jerry J. Waygandt:2001)
Ciri-ciri sistem pengendalian internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik,
20
c. Sistem akuntansi yang baik,
d. Kebijaksanaan personalia yag baik,
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap,
f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudahdipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa:
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan,
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima, c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan.
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengendalian internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengendalian internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.Secara garis besar pengendalian kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu :Administrative dan accounting controll sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi,
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian – kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengendalian internal kas mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga,
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi, perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah,
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas,
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaandan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
22
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas
1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Adapun tujuan dari sistem pengendalian internal kas adalah sebagai berikut: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan, tanggungjawab utama
menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengendalian internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat, jadi perlindungan yang diharapkan dari pengendalian internal agar berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan, dengan adanya pengendalian internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan/Instansi akan menaruh kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia
ketentuan yang ada atau tidak,
c. Mewujudkan efisiensikerja, untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib,
d. Membentuk dan menjagakebijaksanaan manajemenyang ditetapkan
dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan,
2. Fungsi pengendalian internal kas
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengendalian internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengendalian internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya, b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat
Dalamhal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang
24
hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan, d. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat
pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah–langkahproses pencatatan,
e. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat
klasifikasi perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal,
f. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur – Unsur Pengendalian Internal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengendalian internal adalah sebagai berikut :
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Otorisasi ini menunjukkan orang yang mempunyai otoritas dan tanggung jawab untuk memulai suatu transaksi.
b. Pencatatan transaksi. Tugas ini menunjukkan tugas atau fungsi pencatatan dan akuntansi.
c. Penyimpanan aktiva. Tugas ini menunjukkan penyimpanan fisik atau
pengendalian fisik secara efektif.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya
Sistem kuasa dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengendalian terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat, klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal –hal sebagai berikut : a. Membantu mempermudah penyusunan laporan – laporan dengan
ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi,
26
modal, pendapatan, dan biaya – biaya.
3. Praktek – praktekyang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya
b. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh pihak yang diberi tanggungjawab c. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
d. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
Tingkatkecakapanpegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur–proseduryang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat–syaratyang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengendalian tidak akan berhasil dengan baik.
1. Sistem pengendalian internal penerimaan kas PT. Asuransi Ramayana
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di PT. Asuransi Ramayana maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urus harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas , misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Asuransi Ramayana hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan Asuransi Ramayana sehari-hari dan selebihnya disimpan di bank.
28
a. Harus ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dansetiap penerimaan kas harus segera dicatat
b. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dan fungsipencatatan kas
c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan danpencatatankas dan dibuat laporan kas setiap hari.
2. Sistem pengendalian internal pengeluaran kas PT. Asuransi Ramayana
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh PT. Asuransi Ramayana adalah sebagai berikut :
a. Asuransi Ramayana menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu ,
b. Penanda tanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang-kurangnya oleh dua bagian
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umum mempunyai nomor urut.
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda
f. Bagian keuangan akan mengeluarkan dana setelah telebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.
g. Setelah pembayaran dilakukan, semuan dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai transaksi tersebut terjadi.
Pengendalian intern kas terhadap penerimaan dan pengeluaran kastelah baik menurut Zaki Baridwan (1993;63) adalah sebagai berikut:
a. Semua pengeluaran uang mengunakan check, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil
b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat, penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti–buktiatau dokumen yang lengkap c. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran yang menulis cek dan yang mencatat pengeluaran kas d. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu e. Diharuskan membuat laporan keuangan.
Secara umum prinsip–prinsippengendalian kas yang menyangkutpengendalian terhadap penerimaan, pengeluaran maupun penyimpanan kas manurut IAI (2002;29) adalah:
30
b. Semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas harus didukung oleh bukti yang sah yaitu bukti yang ditandatangani oleh pihak yang berwenangdan transaksi tersebut harus dicatat didalam akuntansi c. Mengefektifkan pemakaian rekening giro bank dan penerimaan kas
setiap harinya disetor kedalam rekening giro sedangkan pengeluaran penerimaan kas menggunakan check kecuali pengeluaran kas yang jumlahnya kecil digunakan dana kas kecil
d. Dilakukan oleh pihak independen didalam perusahaan misalnya internal auditor sehingga kemungkinan penyelewengan kas menjadi kecil
e. Secara periodik disusun laporan ringkasan kegiatan yang berhubungan dengan kas
f. Penggunaan alat–alatelektronik untuk membantu pengawasan.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT. Asuransi Ramayana TbkMedan maka peneliti dapat menarik beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Pengendalian intern kas pada PT. Asuransi Ramayana telah dilaksanakan scara efektif sesuai dengan unsur–unsurpokok pengendaalian intern yaitu: struktuktur organisasi perusahaan memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
2. Prosedur pengendalian intern penerimaan kas pada PT. Asuransi Ramayana telah dilaksanakan secara efektif. Penerimaan kas dalam jumlah besar diterima melalui bank dan penerimaan dalam jumlah kecil melalui kasir di perusahaan.
32
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan maka peneliti mengajukan saran kepada pihak manajemen PT. Asuransi Ramayana.
1. Pembagian tugas dan tanggung jawab kepada pegawai haruslah sesuai dengan tingkat kecakapan dan kemampuan agar dapat memberikan prestasi kerja yang maksimal dan dapat mempertahankan kejujurannya dalam melaksankan tugasnya. Manajemen juga perlu meningkatkan kualitas dan keterampilan dari para karyawan dalam pencatatan jumlah dan penerimaan maupun pengeluaran kas.
2. Pengendalian intern dan penerimaan kas perluditeliti oleh pihak yang bebas dari tugas rutin yaitu selain pemeriksaan dari dalam perusahaan sendiri juga perlu adanya pemeriksaan dari luar perusahaan seperti akuntan publik, sehingga dapat dipastikan bahwa prosedur pengendalian intern yang telahdilakukansesuaidenganpetunjuk yang ada,wajardankonsisten. Hal ini harus dilakukan secara periodik. Pimpinan perusahaan lebih meningkatkan koordinasi kepada pimpinan unit dan pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung.
3. Perusahaan perlu membuat laporan keuangan harian untuk pengeluaran sehingga memperoleh pengawasan kas.
DAFTAR PUSTAKA
Hartadi, Bambang. Sistem Pengendalian Intern (Dalam Hubungannya Dengan Manajemen Dan Audit). Edisi ke-3, Cetakan ke-1.Yogyakarta: BPFE, 1999.
Mulyadi, Kanaka Puradiredja. Auditing.Edisi 5, Cetakan ke-1.Jakarta:SalembaEmpat, 1998.
Simamora, Henry. 2001. Akuntansi Basis Dasar Pengambilan Keputusan Bisnis, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi.Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Jakarta: Salemba Empat, 2001.
Mulyadi.Auditing.Edisi ke-6, Cetakan ke-1. Jakarta: SalembaEmpat, 2002. Munawir, S. 1984.Auditing.Edisi ke-1, Cetakan ke-2. Liberty, Yogyakarta.
Warren, Carl S.,Reeve, Jamess M., Fees, Philip E. 2005. PengantarAkuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Terjemahan Ariah Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan., Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso,SR, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, EdisiKelima,Salemba Empat, Jakarta.
Baridwan, Zaki, 1993,Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Pertama,Badan Penelitian FE UGM, Yogyakarta.
34
LAMPIRAN
STRUKTUR ORGANISASI PT. ASURANSI RAMAYANA
