SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN
PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA
STIKOM SURABAYA
PROYEK AKHIR
Nama : NANIK SURYANI
NIM : 08.39015.0024
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN
PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA
STIKOM SURABAYA
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama : NANIK SURYANI
NIM : 08.39015.0024
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN
PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA
STIKOM SURABAYA
Dipersiapkan dan disusun oleh
Nanik Suryani Nim : 08.39015.0024
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Oktober 2011
NIDN:0727038201 __________________________
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
iv ABSTRAK
Sistem Administrasi Managemen pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengarsipan yang digunakan dalam pengumpulan sertifikat dosen-dosen untuk akreditasi, proses pembuatan form untuk pengelolaan peminjaman alat-alat pada Laboratorium beserta form bukti tugas akhir dan kerja praktek untuk mahasiswa Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya. Dan juga untuk mengetahui proses anggaran, merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru, proses pengiriman surat massal pada Program Studi Komputer Multiedia STIKOM Surabaya dan juga untuk mengetahui proses dokumen yang dijadikan sebuah file (softcopy) yang masih belum banyak diketahui oleh para karyawan. Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara. Hasil yang diperoleh adalah bahwa sistem administrasi pada pada Prodi STIKOM Surabaya dilakukan untuk membantu pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administratif dalam sistem pengarsipannya menggunakan sistem abjad. Peminjaman alat-alat Laboratorium, bukti Tugas Akhir dan Kerja Praktek menggunakan form yang harus disetujui dua belah pihak. Pembuatan anggaran dan merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru menggunakan format yang telah berlaku pada Multimedia STIKOM Surabaya. Proses pengiriman surat massal menggunakan Mail Merge serta dalam proses dokumen yang dijadikan sebuah file
(softcopy) menggunakan Optical Character Recognition(OCR).
Kata kunci : Sistem pengarsipan, Mail Merge, Optical Character Recognition
viii
2.1.3 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya ... 16
2.1.4 Lokasi STIKOM Surabaya ... 18
2.2 Gambaran Umum Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 18
ix
2.2.2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia
STIKOM Surabaya ... 20
2.2.3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 21
2.2.4 Lokasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 21
BAB III TEORI PENUNJANG ... 22
3.1 Administrasi ... 22
3.1.1 Fungsi AdminstrasiKantor ... 23
3.1.2 Unsur-unsur Administrasi ... 24
3.2 Kearsipan... 25
3.7 Optical Character Recognition (OCR) ... 37
x
3.7.2 Software yang Bisa Melakukan Optical Character
Recognition (OCR) ... 38
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39
4.1 Mengarsip Sertifikat ... 40
4.1.1 Mengarsip Sertifikat Secara Manual ... 40
4.1.2 Mengarsip Sertifikat Secara Komputerisasi ... 42
4.2 Membuat Form ... 48
4.2.1 Form Peminjaman Alat Laboratorium Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 49
4.2.2 Form Bukti Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP) ... 53
4.3 Anggaran Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual ... 56
4.4 Merekap Jadwal Kuliah Tahun Ajaran Baru ... 57
4.5 Melakukan Surat Massal (Mail Merge) ... 60
4.5.1 Langkah-langkah Membuat Mail Merge ... .. 60
4.6 Cara Melakukan Optical Character Recognition (OCR) ... 65
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Visi dan Misi STIKOM Surabaya ... 16
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 STIKOM Surabaya ... 8
Gambar 2.2Struktur Organisasi ... 17
Gambar 2. 3Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia... 21
Gambar 4. 1 Sertifikat Dosen Program Studi Komputer Multimedia ... 41
Gambar 4. 2 Judul dan Kriteria ... 44
Gambar 4. 3 Memilih Menu Sort ... 46
Gambar 4. 4 Mengurutkan Nama Sesuai Abjad... 47
Gambar 4. 5 Sistem Penyimpanan Arsip Prodi Multimedia ... 48
Gambar 4. 6 Form Permohonan Peminjaman Alat Laboratorium ... 50
Gambar 4. 7 Edit Header ... 52
Gambar 4. 8Insert Table ... 52
Gambar 4. 9 Tabel Daftar Peminjaman Alat Laboratorium ... 53
Gambar 4. 10Form Bukti Selesai Tugas Akhir ... 54
Gambar 4. 11 Form Bukti Hasil Proyek Akhir ... 55
Gambar 4. 12 Rekapitulasi Rencana Anggaran ... 56
Gambar 4. 13 Tabel Jadwal Kuliah ... 58
Gambar 4. 14 Tabel Jadwal Kuliah Terisi ... 58
Gambar 4. 15 Tabel Jadwal Kuliah Prodi Multimedia ... 59
Gambar 4. 16 Data Jadwal Kuliah ... 60
Gambar 4. 17 Data Source ... 61
Gambar 4. 18 Main Document ... 61
xiii
Gambar 4. 20 Memilih Type Document ... 62
Gambar 4. 21 Memilih Menu Use The Current Document ... 63
Gambar 4. 22 Membuat List Penerima Baru ... 63
Gambar 4. 23 Mail Merge Recipients ... 64
Gambar 4. 24 Insert Merge Field ... 64
Gambar 4. 25 Tampilan Field yang Berubah ke Dokumen ... 65
Gambar 4. 26 Tampilan CanoScan Toolbox ... 67
Gambar 4. 27 Scanner Dalam Bentuk OCR ... 67
Gambar 4. 28 Scanner dalam bentuk OCR ... 68
Gambar 4. 29 Hasil Scanner ... 68
Gambar 4. 30 Tampilan Free Online OCR ... 69
Gambar 4. 31 Pilihan Bahasa Online OCR ... 69
Gambar 4. 32 Upload Gambar Jpg ... 70
Gambar 4. 33 Proses Upload JPG ... 70
Gambar 4. 34 Pengisian Kode ... 71
Gambar 4. 35 Perubahan Bentuk Text... 72
Gambar 4. 36 Download Output File ... 72
Gambar 4. 37 Download Output File Microsoft Word ... 73
Gambar 4. 38 File Microsoft Word ... 74
Gambar 4. 39 Tampilan OCR Menggunakan Aplikasi... 75
Gambar 4. 40 Menu OCR Aplikasi ... 75
Gambar 4. 41 Upload File OCR Aplikasi ... 76
Gambar 4. 42 Document Image ... 76
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kebutuhan sistem komputerisasi pada zaman sekarang mencakup segala
bidang. Setiap organisasi seperti halnya perguruan tinggi sangat membutuhkan
sistem komputerisasi yang akurat, cepat, dan efisien. Ketersediaan informasi yang
cepat dan akurat serta didukung dengan penerapan sistem yang optimal menjadi
kelebihan tersendiri yang harus dimiliki oleh setiap perguruan tinggi. Hal tersebut
dapat menjadi ukuran sejauh mana kualitas dari perguruan tinggi tersebut. Dengan
demikian keoptimalan serta tingkat kepuasan yang tinggi menjadi tujuan utama
yang harus dicapai.
Pemanfaatan komputer yang tepat dalam mendukung majunya perguruan
tinggi yang didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal serta
fasilitas lain yang memadai akan mempermudah pengguna untuk mengelola
sistem informasi serta menyelesaikan pekerjaan dalam skala kecil atau besar.
Aplikasi yang tepat akan membantu kelancaran atau kecepatan penyelesaian
berbagai pekerjaan apapun.
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)saat ini
memungkinkan semua bidang kehidupan manusia menjadi semakin ringan dengan
bantuan komputer. Perkembangan teknologi yang semakin maju mempermudah
adalah cara melakukan tugas-tugas administrasi yang dapat diakses secara
otomatis.
Keamanan data maupun informasi secara langsung maupun tidak
langsung dapat mempertahankan kelangsungan bisnis, mengurangi resiko yang
berdampak negatif pada perusahaan, dan memberikan peluang bisnis semakin
besar. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan, dikelola dan
digunakan secara bersama, akan semakin besar pula resiko terjadinya kerusakan,
kehilangan atau tereksposnya data maupun informasi ke pihak lain yang tidak
berhak. Pesaing bisnis dan kompetisi semakin kuat di era globalisasi. Selain
kinerja karyawan, perusahaan juga membutuhkan teknologi yang canggih untuk
menghadapi situasi seperti itu agar instansi tersebut selalu menjadi nomor satu di
masa sekarang dan yang akan datang.
Demikian halnya dengan pengelolaan data yang dilakukan di Program
Studi Multimedia STIKOM Surabaya. Dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Office Excel 2007 dan Microsoft Office Word 2007yang terdapat dalam komputer,
data sertifikat untuk akreditasi serta form peminjaman alat Laboratorium dapat
diakses dengan cepat dan sistem informasinya dapat dikelola dengan baik.
Administrasi yang sebelumnya masih tidak teratur, dapat dibenahi dengan
pengolalaan sistem informasi secara tepat menggunakan aplikasi yang ada di
komputer.
Ancaman dan resiko yang ditimbulkan akibat kegiatan pengelolaan dan
pemeliharaan data maupun informasi menjadi alasan di Program Studi Multimedia
STIKOM Surabaya untuk menggunakan komputer dalam proses administrasinya.
Sistem Teknologi melalui aplikasi di komputer memberi pelayanan
kepada para karyawan, tidak sebaliknya karyawan yang melayani. Aplikasi ini
memberikan kemudahan di setiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien.
Pemakaian aplikasi yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada
waktu yang tepat untuk diperlukan dan dipergunakan sebagai dasar untuk
mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang
dalam suatu perusahaan sebagai pengelolaan data.
Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
memiliki pedoman sks berupa Proyek Akhir di perusahaan yang merupakan salah
satu syarat dalam memperoleh kelulusan dari Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan. Melalui Proyek Akhir penulis diharapkan
mampu menerapkan pengetahuan selama kuliah dan mendapat pengalaman dari
dunia kerja yang nyata. Dalam Laporan Proyek Akhir ini, akan membahas
mengenai administrasi dengan sistem manual dan komputerisasi di Program Studi
Multimedia STIKOM Surabaya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana proses pengarsipan sertifikat secara manual dan
komputerisasi untuk Akreditasi pada Program Studi Multimedia
STIKOM Surabaya?
2. Bagaimana prosedur dan proses pembuatan form peminjaman alat-alat
praktek mahasiswa pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM
Surabaya?
3. Bagaimana proses anggaran pada Program Studi Komputer Multimedia
STIKOM Surabaya?
4. Bagaimana merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru?
5. Bagaimana proses pengiriman surat massal pada Program Studi
Komputer Multimedia STIKOM Surabaya?
6. Bagaimana proses tercepat menjadikan dokumen (hardcopy) menjadi file
(softcopy) tanpa mengetik secara manual?
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah dilakukan agar penulisan laporan dapat memberikan
pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan
tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada, adapun
batasan-batasan masalah pada laporan ini adalah sebagai berikut :
1. Proses pengarsipan secara manual dan komputerisasi dibatasi pada
monitoring data sertifikat dosen-dosen pada Prodi Multimedia untuk
Akreditasi.
2. Prosedur dan proses peminjaman alat Laboratorium, form bukti selesai
Tugas Akhir, dan form bukti hasil kerja praktek mahasiswa pada
STIKOM Surabaya dilakukan melalui proses monitoring.
3. Proses anggaran pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM
4. Merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru monitoring melalui data mata
kuliah.
5. Proses pengiriman surat massal pada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya dilakukan dengan Mail Merge.
6. Proses pengubahan dokumen menjadi (softcopy) dilakukan dengan
aplikasi Optical Character Recognition (OCR).
1.4 Tujuan
Tujuan proses pengarsipan secara manual dan komputerisasi adalah
membuat penataan arsip yang lebih menarik, menyerap segala informasi yang
dibutuhkan, fleksibel dan memberikan kemudahan dalam mengakses
data/informasi dan dapat dijangkau oleh dosen-dosen Program Studi Mulimedia
STIKOM Surabaya. Diharapkan pula dapat diterapkan secara terus-menerus agar
sistem pengarsipan pada Prodi Multimedia terkendali dengan baik dan bisa
diakses dengan mudah apabila dibutuhkan.
1.5 Manfaat Proyek Akhir
Dalam menjalankan Proyek Akhirini, penulis dapat memberikan
kontribusi pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yaitu :
1. Melalui pengetahuan yang diperoleh dalam bangku kuliah penulis dapat
membantu untuk menerapkan sistem administrasi pada Program Studi
2. Dapat membantu proses administrasi yang sebelumnya masih belum
terkendali dengan baik, khususnya kearsipan yang dilakukan secara
manual dan komputerisasi sehingga mempunyai nilai guna yang bisa
merapikan sertifikat/dokumen agar tidak hilang dan mudah ditemukan
sewaktu-waktu bila ingin digunakan kembali.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pemahaman terhadap Laporan Proyek Akhir ini,
maka Sistem Penulisan yang digunakan dalam penyusunan Laporan Proyek
Akhirdibedakan dengan pembagian bab-bab sesuai pokok permasalahan dengan
rincian sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan dan konstribusi Proyek Akhirserta
sistematika penulisan pada setiap bab.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR
Bab ini menjabarkan tentang Sejarah dan Perkembangan
STIKOM Surabaya secara umum, khususnya pada Program Studi
Komputer Multimedia yang terletak dilantai 7 (tujuh) STIKOM
Surabaya. Antara lain adalah sebagai berikut :
1. Gambaran Umum STIKOM Surabaya
2. Gambaran Umum Bagian Multimedia STIKOM Surabaya
4. Visi dan Misi STIKOM Surabaya
5. Visi dan Misi Prodi Multimedia STIKOM Surabaya
6. Lokasi STIKOM Surabaya khususnya Prodi Multimedia
7. Struktur Organisasi STIKOM Surabaya
BAB III TEORI PENUNJANG
Bab ini menyajikan teori-teori yang berhubungan dan menunjang
dengan tugas-tugas yang dikerjakan di Instansi atau Lembaga
dimana penulis melakukan Proyek Akhirselama 3 (tiga) bulan
pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.
BABIV DESKRIPSI PEKERJAAAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang hasil dari Proyek Akhir beserta
pembahasan dan penjabarannya selama penulis melakukan
Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia
STIKOM Surabaya.
BAB V PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan
setelah Proyek Akhirselesai dan saran untuk pengembangan pada
8
GAMBARAN UMUM TEMPATPROYEK AKHIR
2.1 Gambaran umum STIKOM Surabaya
Gambar 2.1 STIKOM Surabaya
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang diciptakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
STIKOM Surabaya adalah salah satu sekolah tinggi yang berbasis
kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk
memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini
telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer
secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah
yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola
informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk
memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah
Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer &
Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra
Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh
pendirinya pada saat itu adalah :
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984
kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika &
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10
Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III
Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi
Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK
Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika
dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi
dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen
Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi
STIKOM SURABAYA, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika
& Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor:
07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada
tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor:
0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen
Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan
gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II
STIKOM Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11
Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Secara
berturutan perkembangan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. 19 Juni 1984
2. 30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika &
Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya).
3. 25 Nopember 1986
STIKOM Surabaya mendapatkan status TERDAFTAR untuk program S1
dan DIII Manajemen Informatika.
Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan/Perbankan.
6. 1 Januari 1992
Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer dengan status
TERDAFTAR.
7. 19 Maret 1992
DIII Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI.
8. 21 Januari 1993
Program S1 Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI.
9. 1 November 1994
Membuka program DI program studi Komputer Grafik Multimedia.
10.31 Januari 1995
STIKOM Surabaya memperoleh kenaikan status DISAMAKAN untuk
11.28 Oktober 1997
Pemancangan tiang pertama gedung baru STIKOM Surabaya
Cybercampus di Jl. Raya Kedungbaruk Surabaya.
12.12 Mei 1998
STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus,
yaitu :
a. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer
b. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
c. DI bidang studi Jaringan Komputer
13.30 Juni 1998
STIKOM Surabaya menerima Status DISAMAKAN untuk :
a. Program DII bidang studi Grafik Multimedia
b. Program DI semua bidang studi (Komputer Akuntansi, Jaringan
Komputer, Komputer Grafik Multimedia)
14.Desember 1998
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Manajemen Informatika.
15.Maret 1999
Perpindahan ke Kampus baru, Jl. Raya Kedung Baruk 98, dari Kampus
STIKOM Surabaya SIER Jl. Rungkut Industri I / 1 Surabaya.
16.Juni 1999
Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi. DI
Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi
17.Agustus 2000
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Teknik Komputer.
18.Mei 2002
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan DIII Jurusan Manajemen Informatika.
19.Juli 2003
Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan &
Kemasan.
20.13 Agustus 2003
Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program
Studi Strata 1 Sistem Komputer berdasar surat dari Dikti tentang
Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan nomor: 1904/D/T/2003.
21.2 September 2003
Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan &
Kemasan.
22.4 Juni 2004
STIKOM Surabaya memperoleh status “TERAKREDITASI (B)” untuk
Jurnal Ilmiah GEMATIKA (Jurnal Manajemen Informatika) dan
“TERAKREDITASI (C)” untuk Jurnal Ilmiah GEMATEK (Jurnal Teknik
23.3 Maret 2005
Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi memperoleh ijin
perpanjangan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan
nomor: 644/D/T/2005.
24.10 Mei 2005
Program Studi DIII Komputer Multimedia memperoleh Perpanjangan Ijin
Penyelenggaraan berdasar surat dari Dikti nomor: 1402/D/T/2005.
25.3 Juni 2005
Program Studi Strata 1 Sistem Informasi memperoleh status
“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:
012/BAN-PT/Ak-IX/S1/VII/2005 dengan nilai 333 (B)).
26.27 Desember 2005
Program Studi Strata 1 Sistem Komputer memperoleh status
“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:
024/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005 dengan nilai 330 (B)).
27.16 Januari 2006
Program Studi Diploma III Komputer Sekretaris & Perkantoran Modern
berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan
2.1.1 Tujuan STIKOM Surabaya
Tujuan STIKOM Surabaya, adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif iptek sesuai
bidang kajian dan kompetensi.
2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi,mandiri, dan
profesional.
3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya
Manusia.
4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan
produktif.
5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
6. Meningkatkan pemberdayaan iptek bagi masyarakat.
7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
2.1.2 Visi dan Misi STIKOM Surabaya
Visi dan misi STIKOM Surabaya, tertera dalam tabel berikut :
Tabel 2. 1 Visi dan Misi STIKOM Surabaya
Visi Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal.
Misi
1. Mengembangkan iptek sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi.
3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan
bermasyarakat.
5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.1.3 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya
Lembaga STIKOM Surabaya memiliki banyak bagian pada tiap
Gambar 2.2 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya
Keterangan :
Humas : Hubungan Masyarakat KM : Bagian Kendali Mutu RC : Bagian Research Center
SSI : Bagian Solusi Sistem Informasi BD : Business Development
AAK : Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan LK : Bagian Laboratorium Komputer
PA : Bagian Penelitian Akademik PM : Bagian Pengabdian Masyarakat PUS : Bagian Perpustakaan
AU : Bagian Asministrasi Umum KEU : Bagian Keuangan
PPTI : Bagian Penerapan dan Pengembangan Teknologi Informasi PSDM : Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia
KMHS : Bagian Kemahasiswaan
HAI : Bagian Hubungan Antar Instansi
2.1.4 Lokasi STIKOM Surabaya
Lokasi STIKOM Surabaya terletak di sebelah Surabaya timur, tepatnya
berada di Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.
2.2 Gambaran Umum Prgram Studi Komputer Multimedia STIKOM
Surabaya
Program Studi DIV Komputer Multimedia merupakan program studi
yang mendidik mahasiswa agar mampu menyampaikan pesan yang bisa
menggunakan alur audio maupun visual. Alur pandang, dan dengar. Alur ini dapat
kita jumpai pada media televisi, multimedia interaktif, dan dikemas dalam
unsur-unsur kreatif dalam penyampaian pesannya agar lebih menarik. Lulusan
menyampaikan pesan secara audio visual bidang multimedia yang meliputi
Animasi, Videografi, dan Multimedia Interaktif, sesuai dengan perkembangan
kebutuhan masyarakat, dunia industri, pendidikan dan pemenrintahan.
2.2.1 Tujuan Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya
Dalam setiap instansi atau lembaga memiliki tujuan pada setiap bagian
masing-masing, tempat penulis melakukan Proyek Akhir pada Program Studi
Komputer Multimedia memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Menghasilkan sarjana sains terapan dengan kompetensi Animasi Game,
Videografi, atau Multimedia Interaktif dibidang Industri, pendidikan dan
pemerintahan yang mendukung Pengembangan dan Pembangunan
Pemerintah Daerah dalam era otonomi daerah.
2. Menghasilkan sarjanasains terapan yang memiliki sertifikasi
Internasional berkompetensi Multimedia dan memiliki jiwa
profesionalisme, global dan entrepreneurship.
3. Menghasilkan sarjana sains terapan yang memiliki kemauan, kemampuan
dan keterampilan untuk bekerja dengan efektif, memiliki kepekaan dan
tanggap terhadap permasalahan yang dihadapi masyarakat, serta mampu
mengikuti perkembangan teknologi terbaru sesuai dengan bidangnya.
4. Menghasilkan penelitian dan pengabdian yang dapat bermanfaat bagi
2.2.2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM
Surabaya
Berikut adalah visi, misi dan tujuan program studi Multmedia :
Tabel 2. 2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia
Visi
Sampai dengan tahun 2011, menjadi program studi Komputer
Multimedia unggulan yang menghasilkan Sarjana Sains terapan dengan
kompetensi Animasi Game, Videografi, atau Multimedia Interaktif.
Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan Komputer Multimedia yang efektif,
efisien dan berkualitas, yang mengacu pada kurikulum berbasis
kompetensi dan relevan dengan kebutuhan masyarakat dan industry.
2. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi tenaga pengajar.
3. Meningkatkan kerjasama dengan industry yang berhubungan
dengan multimedia, seperti advertising, rumah produksi, post
production, TV Station, dan industry yang memiliki in house
production.
4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian bidang Komputer
Multimedia, yang dapat bermanfaat dalam memecahkan
permasalahan yang berhubungan dengan penciptaan karya
Multimedia yang dibutuhkan masyarakat.
5. Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan
melibatkan civitas akademika dalam kegiatan pendidikan dan
2.2.3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen
untuk mencapai sasarannya.Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi
secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya,
struktur harus mengikuti strategi. Berikut adalah struktur Prodi Multimedia
STIKOM Surabaya:
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia
2.2.4 Lokasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya
Program Studi Multimedia terletak di lantai 7 (tujuh) gedung biru yang
didalamnya terdapat 7 (tujuh) Laboratorium, 1 (satu) ruangan dosen-dosen
22 BAB III
TEORI PENUNJANG
Di dalam melaksanakan Proyek Akhirpada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabayapenulis mempunyai bekal ilmu yang didapat dari
perkuliahan khususnya mengenai administrasi perkantoran untuk prosedur
kersipan dan keskretariatan yang di sesuaikan oleh STIKOM Surabaya menurut
jurusan yaitu DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Dengan bekal
yang penulis dapatkan, penulis dapat menerapkannya di dalam melaksanakan
Proyek Akhir yaitu memberikan kemudahan dalam mengaplikasikan yang ada
dalam perkantoran dan menjalankan proses prosedur kersipan dan Keskretariatan
menggunakan Microsoft Office Word 2007 dan Microsoft Office Excel 2007.
3.1 Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate”
yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut
“Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit, menurut Handayaningrat (1988:2) adalah
“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa
Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang
meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan
pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi
kembali jika dibutuhkan.
2. Administrasi dalam arti luas, menurut Gie (1980:9) adalah “Administrasi
secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua
mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,
adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Siagian (1994:3)
yaitu “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat
diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan
melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan.
3.1.1 Fungsi Adminstrasi Kantor
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi
1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, yang dan keterampilan perkantoran yang memadai seperti
bisa menggunakan beberapa pogram aplikasi komputer.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis
dam kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti
membuat dan mnenganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhklan perencanaan,
pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan
anggaran dan pengevaluasian karyawan.
3.1.2 Unsur-unsur Administrasi
Dalam kegiatan adinistrasi terdapat unsur-unsur yang saling berkaitan
untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya meliputi:
1. Organisasi
Kegiatan menggelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan
hubungan kerjasama diantara pekerja dalam suatu wadah bagi segenap
2. Manajemen
Kegiatan yang berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina,
menggerakkkan, dan mengawasi sekelompok orang, serta mengarahkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kejasama yang telah ditentukan
dapat tercapai dengan baik.
3. Komunikasi
Kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari
seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal-balik antara pimpinan
daengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal
maupun nonformal mewujudkan usaha kerjasama.
4. Informasi
Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyebarkan, dan menyimpan berbagai keterangan obyekif yang
diperlukan dalam usaha kerjasama.
5. Keuangan
Kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan segi pembiayaan sekaligus
pertanggungjawaban keuanngan dalam usaha kerjasama.
6. Perbekalan
Kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan
keperluan kerja dalam usaha kerjasama.
3.2 Kearsipan
Menurut Barthos (1998), Kearsipan adalah Setiap catatan tertulis baik
mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang (itu) pula. Ciri-ciri arsip adalah memiliki arti,
memiliki kegunaan, dan disimpan secara teratur. Arsip dapat dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu :
1. Arsip aktif (dinamis)
Jenis pengarsipan dinamis dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebanngsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip ini merupakan arsip yang
senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
2. Arsip inaktif (statis)
Jenis pengarsipan yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini
merupakan arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus
sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintah (hanya
dipergunakan untuk referensi saja).
3.2.1 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan menurut Amsyah (1996) adalah sistem yang
dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan
sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan
berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini
adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :
1. Penyimpanan Secara Alfabetis Atau Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau
diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama
wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari
huruf A-Z.
a. Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :
1) Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang,
perusahaan, dan sebagainya.
2) Penyimpanan dapat dilalukan dengan cepat tanpa menggunakan
indeks.
3) Tidak membutuhkan space (ruang) yang besar.
4) Sederhana, mudah di mengerti setiap orang.
5) Mudah diingat.
b. Kerugiannya yaitu :
1) Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat
2) Sulit bila ada nama–nama yang sama
3) Sulit meperkirakan persyaratan ruang untuk huruf–huruf abjad
2. Penyimpanan Menurut Nomor
Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor
dari yang terkecil hingga yang terbesar.
a. Keuntungan menggunakan sistem nomor :
1) Penyimpanan lebih teliti.
2) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
3) Tidak ada batasan angka
4) Lebih ringkas dalam penyimpanan
b. Kerugiannya yaitu :
Membutuhkan ketelitian jika tidak akan terjadi kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan yang mengakibatkan surat hilang.
3. Penyimpanan Secara Kronologis
Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat
berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat :
a Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah
dalam pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui.
b Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis
dokumen hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung
maslah masalah yang sulit dan belum diselesaikan.
3.2.2 Penyimpanan Arsip
Adapun beberapa tujuan penyimpanan arsip sebagai berikut :
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
2. Memeberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai
hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan
parundang-undangan.
3.2.3 Komputerisasi Arsip
Sejalan dengan uraian di atas, maka dalam merencanakan komputerisasi
arsip perlu pertimbangan hal-hal seperti berikut:
1. Apakah arsip jumlahnya banyak dan terus berkembang banyak dan cepat.
2. Apakah arsip yang akan dikomputerkan memang merupakan informasi
yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.
3. Apakah yang akan dikomputerkan adalah asip baru yang akan diterima,
atau termasuk juga arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif,
inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu
dipertimbangkan karena komputerisasi biasanya dimulai sesudah institusi
mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi mulai
berdiri.
4. Untuk institusi baru maka arsip yang dikomputerkan adalah arsip penting
dan vital yang baru diterima ataupun akan diterima.
5. Perlu dipertimbangkan apakah seluruh isi arsip akan dimasukkan ke
komputer, atau cukup data tertentu saja. Kalau memasukkan
data-data tertentu, apakah perlu disertakan juga dengan ringkasan (abstract)
6. Umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli masih tetep
disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer
sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data-data
tertentu saja yang dikomputerkan, maka fisik asli dokumen bersangkutan
harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang
diprogramkan melalui komputer.
7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi,
walaupun tidak tertutup kemungkinan penggunaan komputer secara
desentralisasi.
3.3 Akreditasi
Pengertian Akreditasi menurut Dahlan (2010) adalah pengakuan terhadap
lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang diberi wewenang oleh
pemerintah setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat kebakuan atau
kriteria tertentu. Akreditasi juga mengandung makna pengakuan dari masyarakat,
baik orang tua mahasiswa, para mahasiswa, pengguna lulusan maupun pemerintah
daerah setempat terhadap kualitas penyelenggaraan pendidikan dari lembaga
pendidikan tersebut.
3.3.1 Tujuan Akreditasi
Tujuan akreditasi secara umum adalah sebagai berikut :
1. Melindungi masyarakat dengan menyediakan informasi tentang lembaga
pendidikan itu telah memenuhi kualifikasi tertentu. Menentukan
keunggulan yang dimiliki oleh lembaga pendidikan tersebut.
2. Menciptakan sistem kendali mutu, sehingga setiap lembaga pendidikan
penyelenggara berkompetisi untuk mencapai peringkat akreditasi sebagai
standar kualitas penyelenggaraan pendidikan diploma.
3. Memberikan pengakuan terhadap status atau kondisi yang telah dicapai
yang merupakan pembakuan kredit akademik.
3.3.2 Sasaran Akreditasi
Secara nasional, sasaran pelaksanaan akreditasi program diploma adalah
semua Lembaga penyelenggara program diploma Negeri dan Swasta di Indonesia
yang memenuhi kinerja dan mendapatkan ijin pendirian dari Departemen
Pendidikan Nasional.
3.4 Form
Form merupakan salah satu produk kantor yang banyak dijumpai. Dalam
arti sempit, form dapat diartikan sebagai bukti transaksi atau sering disebut
dokumen. Dalam arti luas, form adalah lembaran kartu atau kertas yang berukuran
tertentu dan dicetak dengan isi yang berupa uraian atau kolom untuk memperoleh
keterangan yang dibutuhkan.
Form juga merupakan catatan kantor yang berguna dalam mencapai
tujuan-tujuan khusus suatu perusahaan, catatan-catatan dan laporan tersebut
administrasi karena merupakan alat dasar bagi semua pekerjaan administratif atau
clerical works. Form kantor membantu pegawai dalam mempermudah pencatatan
transaksi bisnis, melancarkan pelaksanaan prosedur, memberikan data untuk
pengawasan, dan sekaligus mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.
Form kantor menurut Chrisyanti Dewi (2011) adalah selembar kertas
atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang
repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau
informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian
diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan
membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
Form kantor dibuat selengkap mungkin karena form tersebut
dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhkan, baik di
lingkungan internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan
sebagai open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra bisnis, pemerintah, dan
lain-lain. Dengan demikian, form kamtor dapat dibedakan menjadi dua macam,
yaitu:
1. Form Internal
Form Intern adalah formullir yang dipergunakan di dalam lingkungan
perusahaan atau lembaga. Misalnya,order form yaitu form internal untuk
permohonan pembelian/pengadaan bahan-bahan/alat-alat, dan
persediaan.
2. Form Eksternal
Form Ekstern adalah form yang dipergunakan untuk menjalin hubungan
pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, form pendaftaran dan
lain-lain.
3.4.1 Keuntungan Form yang Baik
Banyak keuntungan yang dipeoleh oleh sebuah kantor yang
menggunakan form, terutama dari segi waktu tenaga dan biaya. Namu, form juga
merugikan apabila pengadaan dan pengunaanya tidak berdasarkan kebutuhan
kantor. Seringkali pada beberapa kantor, digunakan foemulir yang tidak sesuai
dengan kebutuhan. Akibatnya terjadi tumpukan foemulir yang sudah tidak
diperlukan. Disamping itu cenderung membuat form terus-menerus, tetapi
mengabaikan form-form lama yang sudah banyak jumlahnya. Hal ini pemrosotan
dn ruangan serta tempat menyimpan form tersebut menjadi kotor.
Form dibuat dengan tujuan menghimpun keterangan yang diperlukan.
Kegunaan terbatas pada satu jenis pekerjaan saja. Misalnya form penerimaan
mahasiswa baru hanya digunakan dan berlaku pada saat kepentingan tersebut saja.
Jadi, keuntungan pengadaan form yang baik antara lain:
1. Dapat merekam data transaksi bisnis perusahaan.
2. Dapat melihat sapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu.
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam
bentuk tertulis.
4. Dapat menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain
3.4.2 Bagian-bagian Form
Isi form terdiri dai dua bagian, yakni bagian yang tercetak dan bagian
yang kosong. Bagian yang tercetak barupa keterangan yang telah ditetapkan,
sedangkan bagian yang kosong adalah yang harus diisi.
Mengingat banyaknya form yang dibuat dan digunakan pada sebuah
kantor, ada beberapa cara yang perlu dijadikan pedoman dalam rangka pengadaan
form sebagaimana dikemukakan The Liang Gie, yaitu :
1. Setiap form hendaknya memiliki kegunaan jelas.
2. Setiap form hendaknya dilakukan standarisasi (jenis kertas, ukuran,
warna dan sebagainya).
3. Setiap form hendaknya dirancang dalam corak sederhana.
4. Keterangan yang tercantum hendaknya diatur secara logis atau praktis
agar memudahkan pengisian.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan hendaknya diberi ruang
kosong yang cukup sehingga tulisan jelas.
6. Bila mungkin, keterangan yang perlu dituliskan pengisi form sudah
dicantumkan dengan kotak sehingga tinggal memberi tanda tertentu.
7. Setiap form hendaknya memiliki judul dan bila macamnya banyak,
sebaiknya diberi nomer kode.
8. Bila formdisimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi
kosong untuk penjepitan.
9. Form yang dipakai untuk keperluan keluar kantor, hendaknya membuat
nama organisasi yang bersangkutan. Jika keperluan intern, maka tidak
10.Penciptaan dan perancangan form hendaknyadipusatkan pada seseorang
petugas didalam kantor tersebut.
3.5 Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007 menyediakan ratusan fungsi siap pakai untuk
mengatasi berbagai macam persoalan yang biasa ditemui pada saat melakukan
perhitungan dan pengolahan data.
Pengertian Microsoft excelmenurut Yudhi (2010) adalah Program
aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka
(Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan
atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu
lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan
oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah
tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.
Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu
komputer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan
sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program
ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa
mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang
Microsoft Excel.
Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan
utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli komputer
Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam
bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga
toolbardrawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita
dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik
Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.
Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan
data secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil sampai terbesar.
2. Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang kecil.
Program Microsoft Excel digunakan untuk segala sesuatu yang
berhubungan dengan tabel, angka-angka dan grafik. Misalnya untuk membuat
tabel daftar nama siswa berikut nilai ulangannya, rata-rata nilainya serta grafik
nilai siswa. Dalam aplikasi perkantoran misalnya untuk membuat tabel daftar
karyawan berikut posisi jabatan masing-masing karyawan dan besarnya gaji serta
tunjangannya, dan masih banyak lagi lainnya.
3.6 Microsoft Office Word 2007
Microsoft OfficeWord 2007 menurut Yahya (2007) adalah salah satu
program perkantoran yang digunakan untuk membuat serta mengolah teks,seperti
: makalah, karangan ilmiah, buku, laporan dan lain sebagainya. Tidak hanya itu
saja, Microsoft Office Word 2007 juga menyediakan fasilitas untuk membuat serta
mengolah berbagai bentuk table, objek, WordArt, grafik, diagram SmartArt, dan
3.6.1 Mail Merge
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Microsoft Office
Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber
surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama
adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut
dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
3.7 Optical Character Recognition (OCR)
Optical Character Recognition(OCR) menurut Aqozali (2011) adalah
sebuah sistem komputer yang dapat membaca huruf, baik yang berasal dari
sebuah pencetak (printer atau mesin ketik) maupun yang berasal dari tulisan
tangan. Adanya sistem pengenal huruf ini akan meningkatkan fleksibilitas ataupun
kemampuan dan kecerdasan system komputer. Dengan adanya sistem OCR maka
user dapat lebih leluasa memasukkan data karena user tidak harus memakai papan
ketik tetapi bisa menggunakan pena elektronik untuk menulis sebagaimana user
menulis di kertas. Adanya OCR juga akan memudahkan penanganan pekerjaan
yang memakai input tulisan seperti penyortiran surat di kantor pos, pemasukan
data buku di perpustakaan, dan lain sebagainya. Adanya sistem pengenal huruf
yang cerdas akan sangat membantu usaha besar-besaran yang saat ini dilakukan
3.7.1 Hal Yang Dibutuhkan Untuk MelakukanOptical Character
Recognition(OCR)
Untuk melakukan Optical Character Recognition (OCR) sendiri
memerlukan sebuah perangkat lunak dan perangkat keras. Scanner merupakan
salah satu perangkat keras yang dibutuhkan. Sedangkan untuk perangkat lunaknya
adalah seperti Omnipage, Abbyy FineReader, image jpg dll.
3.7.2 Software Yang Bisa Melakukan Optical Character Recognition (OCR)
Beberapa sofware yang bisa melakukan Optical Character Recognition
(OCR) adalah sebagai berikut :
1. OCR dengan menggunakan Microsoft OneNote 2007
2. OCR Dengan Menggunakan Microsoft Office Document Imaging
3. OCR Sederhana
4. Top OCR
39 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama tiga bulan. Dalam waktu
tiga bulan, Proyek Akhir tersebut dilaksanakan pada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya. Penulis Laporan Proyek Akhiradalah :
Nama : Nanik Suryani
Nim : 08.39015.0024
Periode Proyek Akhir : 05 Juli s.d 08 Oktober 2011
Lokasi : Jalan Raya Kedung Baruk No. 98 Surabaya 60298
STIKOM Surabaya (tepatnya di lantai 7) pada
Program Studi Komputer Multimedia.
Pada saat melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya penulis mengerjakan tugas antara lain :
1. Mengarsip sertifikat dosen-dosen Program Studi Multimedia untuk
Akreditasi secara manual dan komputerisasi.
2. Membuat form peminjaman alat laboratorium, bukti Tugas Akhir (TA),
bukti Proyek Akhir (KP) sesuai kriteria yang dibutuhkan.
3. Evaluasi dan merekap angggaran DKV dan MM.
4. Merekap jadwal kuliah DKV dan MM Semester 11.1.
4.1 Mengarsip Sertifikat
Sertifikat para dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM
Surabaya digunakan sebagai akreditasi kemudian diarsip dilakukan dalam dua
tahap, yaitu pengarsipan secara manual dan komputerisasi.
Adapun peralatan yang tersedia pada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya yang digunakan untuk mengarsip
dokumen-dokumen, antara lain :
1. Ordner
Tempat khusus untuk menyimpan dokumen yang dillengkapi dengan rel
penggantung, sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan
arsip dokumen.
2. Folder
Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab,
yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau
indeks yang menunjukkan isi folder.
4.1.1 Mengarsip Sertifikat Secara Manual
Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam folder, ada
beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu ;
1. Pemeriksaan dokumen
Dokumen sertifikat harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap
2. Mengumpulkan dokumen sertifikat
Jika disetui, semua dokumen sertifikat asli dosen-dosen Program Studi
Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dikumpulkan untuk dicek
kelengkapannya yang diambil dari tahun 2008 sampai dengan tahun
2011.
3. Menggandakan
Dokumen sertifikat tersebut digandakan dengan cara difotocopy untuk
menghindari akan kehilangan dokumen sertifikat yang asli. Hasil
sertifikat fotocopy dapat digunakan untuk akreditasi dan dibuat arsip,
dan dokumen yang asli akan dikembalikan kepada pihak yang
mempunyai sertifikat tersebut. Berikut salah satu contoh dokumen
sertifikat dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya
Surabaya :
4. Membaca dan meneliti dokumen
Dokumen harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir.
Dokumen dimaksud adalah data-data dosen berupa sertifikat yang
menerangkan tentang penghargaan atau prestasi yang diraih oleh para
dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.
5. Memilah dokumen sertifikat
Setelah semua dokumen sertifikat dosen-dosen Prodi Multimedia
terkumpul, dokumen dipilah dan dipisah sesuai dengan nama
masing-masing dosen.
6. Menyesuaikan dokumen berdasarkan tahun
Data sertifikat diseuaikan urutannya berdasarkan bulan dan tahun yang
tertera pada dokumen sertifikat. Bulan dan tahun yang tertera pada
dokumen tersebut yang lebih muda (terbaru) dimasukkan kedalam urutan
pertama, sementara bulan dan tahun yang terlama dimasukkan kedalam
urutan yang terakhir.
7. Memasukkan dokumen ke dalam folder
Setelah ke empat tahap tersebut selesai, dokumen dimasukkan ke dalam
folder yang telah disediakan sesuai dengan nama dosen-dosen yang
tertera pada folder tersebut.
4.1.2 Mengarsip Sertifikat Secara Komputerisasi
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam
kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan atau yang tersimpan
menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara
lengkap. Mempergunakan komputer sebagai “indeks” atau “daftar isi” dari
seluruh koleksi arsip yang disimpan, untuk mengetahui dan menunjukkkan di
mana letak arsip yang diperlukan itu berada. Penemuan arsip dapat dilakukan
dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah
atau pendekatan sekaligus.
Ada beberapa tahap pengarsipan sertifikat dosen-dosen Program Studi
Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yang dilakukan secara komputerisasi
setelah melakukan pengarsipan secara manual yaitu melalui Microsoft Excel 2007.
Namun, sebelum dokumen tersebut diinput kedalam Microsoft Excel 2007 perlu
dibaca dan diteliti ulang guna menghindari kesalahan peletakan data. Berikut
langkah yang harus dilakukan, yaitu:
1. Menyiapkan dokumen yang akan diarsip dan sudah didata.
2. Membuka aplikasi Microsoft Excel 2007 pada komputer.
3. Memberi judul kegiatan yang diikuti oleh dosen-dosen Prodi Multimedia.
4. Siapkan kolom sesuai dengan kriteria data yang akan dimasukkan yang
terdiri dari nama, jenis kegiatan, penyelenggara, waktu dan kategori
sebagai penyaji atau peserta. Kriteria tersebut dibuat sesuai dengan
Gambar 4. 2 Judul dan Kriteria
Keterangan :
1. Judul
Untuk mempermudah memahami maksut isi dari dokumen sertifikat
yang akan diarsip.
2. Kriteria
Untuk memilah isi dari sertifikat guna mempermudah proses
pencarian jika arsip sertifikat tersebut diperlukan sewaktu-waktu.
Berikut keterangan dari kroteria :
a) No
No diisi dengan nomer standart sesuai dengan urutan untuk
mengetahui jumlah data sertifikat yang diarsip.
Judul
b) Nama Dosen
Nama dosen diisi nama dosen Program Studi Multimedia sesuai
yang tertera pada sertifikat yang telah memenuhi syarat untuk
Akreditasi.
c) Jenis Kegiatan
Jenis kegiatan diisi dengan jenis kegiatan yang telah diikuti oleh
para dosen sesuai dengan sertifikat yang didapat dari suatu
penghargaan telah mengikuti seminar, workshop, lomba dan lain
sebagainya.
d) Penyelenggara
Penyelenggara diisi dengan nama perusahaan atau lembaga yang
telah mengadakan kegiatan dan member penghargaan atau
sertifikat tersebut.
e) Waktu
Waktu diisi dengan bulan serta tahun kegiatan tersebut
berlangsung, tanpa jam ataupun tanggal.
f) Sebagai Penyaji atau Peserta
Kolom tersebut diisi hanya dengan mencentang, dimana pemilik
sertifikat tersebut sebagai penyaji atau peserta pada kegiatan
seminar, workshop dan lain sebagainya yang ada pada kegiatan
yang tertera pada dokumen sertifikat.
5. Input semua data dan menata tata letak arsip sesuai dengan sistem abjad.
Di dalam Toolbar Data pilihlah menu Sort A-Z. MENU Sort A-Z
Sedangkan menu Sort Z-A berfungsi untuk mengurutkan nama data
sesuai dengan urutan abjad dari Z sampai A.
Gambar 4. 3 Memilih Menu Sort
6. Tampilan option yang muncul setelah Sort
Setelah memilih menu Sort A-Z maka akan muncul opsi :
a. Expand the Selection: untuk mengurutkan datanya saja.
b. Continue with current Selection: Tidak hanya untuk mengurutkan
nama data saja tetapi dengan meng-update penomoran yang ada pada
data tersebut.
Pilih menu SORT A-Z untuk urutan abjad A sampai Z
Gambar 4. 4 Mengurutkan Nama Sesuai Abjad
Dokumen tersebut diatas setelah direkap kedalam komputer kemudian
disimpan kedalam folder. Kemudian dengan ilmu kearsipan yang sudah
didapatkan selama perkuliahan, Penulis melakukan pengarsipan dengan cara
membedakan nama dokumen kemudian mengurutkan subjek dokumen tersebut
menurut Alfabetis atau Abjad. Di bawah ini merupakan gambaran pengarsipan
yang menggunakan sistem Alfabetis atau Abjad :
No Nama Dosen 1 Abdul Aziz, S.Sn
2 Abdullah Khoirriqqoh, S.Sn
3 Achmad Yanu Alif Fianto, S.T 4 Guruh Nusantara, S.ST
5 Karsam, MA.,Ph. D
6 Muh. Bahruddin, S.Sos., M.Med.Kom
7 Sutikno, A.P
8 Thomas Hanandry Dewanto, S.T
Gambar 4. 5 Sistem Penyimpanan Arsip Prodi Multimedia
Dalam penyimpanan arsip pada Program Studi Komputer Multimedia
STIKOM Surabaya menggunakan sistem pengarsipan abjad untuk memudahkan
penyimpanan dan pencarian suatu dokumen karena staff pada Program Studi
Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dalam pencarian dokumennya
berdasarkan nama.
4.2 Membuat Form
Form merupakan selembar kertas yang digunakan untuk mencatat
kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau
8
pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi
oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi
tersebut. Form mempunyai banyak macam disesuaikan dengan kebutuhan. Form
yang dibuat oleh penulis pada saat Proyek Akhir adalah form peminjaman alat
laboratorium, form bukti Tahap Akhir (TA), dan form bukti Proyek Akhir (KP).
4.2.1 Form Peminjaman Alat Laboratorium Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya
Sebelum melakukan peminjaman alat-alat Laboratorium pada Program
Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya diharapkan pada semua
mahasiswa STIKOM Surabaya khususnya mahasiswa jurusan Multimedia dan
Desain Komunikasi Visual untuk mengisi form yang telah dibuat dan disediakan
oleh penulis. Berikut adalah contoh form yang harus diisi oleh para mahasiswa
Sebelum membuat form tersebut penulis melakukan proses wawancara
terlebih dahulu kepada pengelola laboratorium pada Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya dengan cara :
1. Menanyakan form tersebut digunakan untuk peminjaman laboratorium
apa saja?
2. Diperlukan surat pernyataan atau tidak?
3. Alat yang dipinjam dibatasi atau tidak?
Setelah penulis melakukan wawancara tersebut barulah penulis dapat
membuat form tersebut menggunakan Microsoft Word 2007 dengan cara
mengatur letak logo terlebih dahulu, menyiapkan pilihan laboratorium, dan
menyipkan kolom dengan rincian nim peminjam, nama peminjam, nama alat yang
dipinjam, merk/tipe alat yang dipinjam, jumlah alat yang dipinjam, tanggal
pinjam, tanggal kembali dan keterangan alat yang dipinjam tersebut dari
peminjaman awal sampai dengan pengembalian.
Berikut langkah-langkah pembuatan form peminjaman alat laboratorium Program
Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ;
1. Membuka aplikasi Microsoft Word 2007 dan memasukkan
data/rincian/syarat tertulis yang dibutuhkan untuk membuat form
peminjaman alat laboratorium. Sebisa mungkin form dibuat secara
menarik dengan cara mengedit agar tampilan bisa dimengerti dan mudah
dipahami oleh peminjam dan petugas pengelola peminjaman alat
2. Menata letak logo serta data tempat/alamat Program Studi Komputer
Multimedia STIKOM Surabaya dengan cara insert ke dalam Header dan
memilih Edit Header.
Gambar 4. 7 Edit Header
3. Memasukkan kolom sesuai dengan data yang dibutuhkan dan memberi
rincian nama pada setiap kolom.
Jika form sudah dibuat, maka data tersebut dimasukkan kedalam
Microsoft Excel 2007 untuk dijadikan sebuah data serta arsip secara komputerisasi
agar tidak terjadi kerugian atau kesalahan pada saat pengontrolan/pengecekan
alat-alat laboratorium tersebut. Berikut tampilan data peminjam alat-alat
laboratorium Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi
Visual dalam bentuk Microsoft Excel 2007 :
Gambar 4. 9 Tabel Daftar Peminjaman Alat Laboratorium
Pengadaan form tersebut dilakukan untuk mempermudah petugas
laboratorium dalam mengelola/mendata alat-alat yang ada pada laboratorium
STIKOM Surabaya serta mampu mengendalikan keluar masuknya alat-alat yang
dipinjam oleh mahasiswa.
4.2.2 Form Bukti Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP)
Pada Program Studi Komputer Multimedia setelah melaksanakan Tugas
Akhir (TA) diwajibkan pada mahasiswanya untuk mempunyai laporan berupa
telah melakukan Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP). Lamgkah-langkah
dalam pembuatan form tersebut sama dengan cara pembuatan form peminjaman
alat laboratorium, hanya rincian datanya saja yang berbeda. Berikut adalah form
bukti Tahap Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP) :
