PROYEK AKHIR
Nama
: CICILIA RENO IKO A. C
NIM
: 08.39015.0011
Program
: D III (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh :
Nama
: CICILIA RENO IKO A. C
NIM
: 08.39015.0011
Program
: D III (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
Dipersiapkan dan disusun oleh Cicilia Reno Iko A. C
NIM : 08.39015.0011
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada: Juni 2011
Susunan Dewan Penguji Pembimbing
I. Ristanti Akseptori, S.S NIDN . 0717028601
II. Magdalena N. Damayanti, S.Psi., Psikolog III. Susijanto Tri Rasmana S.Kom, MT
NIDN . 0727097302
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
i
ABSTRAK
Penulisan laporan akhir ini bertujuan untuk mengetahui sistem administrasi pada Unit Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya, sistem pengarsipan yang digunakan oleh Unit Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya serta penanganan faktur oleh Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM.
Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara.
Hasil yang diperoleh adalah bahwa sistem administrasi pada unit R&D PT. VITAPHARM dan Bagian PPM STIKOM Surabaya dilakukan untuk membantu pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administratif dengan perbedaan bidang yang ditangani antara PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya, penerapan sistem pengarsipan antara R&D PT. VITAPHARM dan PPM STIKOM Surabaya memiliki kesamaan yaitu dengan menggunakan sistem abjad namun dengan perbedaaan bidang-bidang dokumen yang diarsip pada masing-masing bagian, sedangkan penanganan faktur penjualan pada Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM adalah dengan input ke dalam kartu stok barang setiap bulan.
viii
BAB II Gambaran Umum PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya ... 7
x
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2. 1 Penghargaan yang Diperoleh PT. VITAPHARM ... 13
Tabel 2. 2 Ruangan dalam Unit R&D ... 18
Tabel 4. 1 Rincian Tugas selama Proyek Akhir pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya ... 43
Tabel 4. 2 Tabel Ruangan Yang Ada Pada R&D ... 44
Tabel 4. 3 Tabel Nama Jenis Dokumen R&D Yang Diarsip ... 55
Tabel 4. 4 Perbandingan Sistem Administrasi dan Sistem Pengarsipan R&D PT. VITAPHARM dan PPM STIKOM Surabaya ... 77
Tabel 4. 5 Daftar Barang Dalam Kategori Bahan Pokok ... 81
Tabel 4. 6 Daftar Barang Dalam Kategori Cafe ... 82
Tabel 4. 7 Daftar Barang Dalam Kategori Kosmetik ... 83
Tabel 4. 8 Daftar Barang Dalam Kategori ATK ... 84
Tabel 4. 9 Daftar Barang Dalam Kategori Sandang ... 84
xii DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. VITAPHARM ... 14
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Unit Research and Development ... 16
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi KOPKAR VICOS ... 20
Gambar 2. 4 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya ... 28
Gambar 4. 1 Daftar Inventaris Peralatan Kantor Pada Ruangan R&D ... 45
Gambar 4. 2 Daftar Sertifikat Halal Bahan Baku yang Masih Berlaku ... 47
Gambar 4. 3 Mem-block Nama Dokumen ... 51
Gambar 4. 4 Memilih Menu Sort ... 52
Gambar 4. 5 Mengurutkan Nama Jenis Dokumen Sesuai Abjad ... 53
Gambar 4. 6 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Filing Cabinet ... 54
Gambar 4. 7 Data Arsip Produk ... 56
Gambar 4. 8 Berita Acara Musnah Arsip Dokumen ... 57
Gambar 4. 9 Tampilan Awal Web SNASTI Dengan User ... 59
Gambar 4. 10 Tampilan Web SNASTI Dengan User ... 60
Gambar 4. 11 Tampilan Saat Memilih Menu Add New ... 61
Gambar 4. 12 Penulisan Judul Dan Isi Artikel ... 62
Gambar 4. 13 Pemilihan Kategori Penyimpanan Artikel ... 63
Gambar 4. 14 Memilih Opsi Publish Untuk Menerbitkan Artikel ... 64
Gambar 4. 15 Tampilan Web SNASTI ... 65
Gambar 4. 16 Contoh Surat Keputusan Dosen Pembimbing TA ... 67
xiii
Gambar 4. 18 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad A-H ... 69
Gambar 4. 19 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad I-R ... 69
Gambar 4. 20 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad S-Y ... 70
Gambar 4. 21 Rekap data Penelitian Dosen Muda tahun 2007 ... 70
Gambar 4. 22 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2008 ... 71
Gambar 4. 23 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2009 ... 72
Gambar 4. 24 Pemberian Kode Pada Arsip Dosen ... 73
Gambar 4. 25 Penyimpanan Arsip Hasil Penelitian Dosen Muda ... 74
Gambar 4. 26 Sistem Pengarsipan PPM STIKOM Surabaya ... 75
Gambar 4. 27 Contoh Faktur Penjualan Koperasi Karyawan VICOS ... 80
Gambar 4. 28 Contoh Penulisan Pada Kartu Stock ... 86
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, profesi sekretaris semakin dituntut kemampuannya untuk
dapat melakukan tugas secara profesional. Ruang lingkup sekretaris semakin luas,
tidak hanya menangani tugas rutin seperti surat menyurat, pengarsipan, mengatur
jadwal pimpinan, melainkan diharapkan bisa menerapkan ide, mengaplikasikan
berbagai kemampuan berbahasa dan teknologi bagi kemajuan perusahaan. Seperti
yang kita ketahui bersama, dalam suatu perusahaan yang berkembang dibutuhkan
adanya komputerisasi di berbagai bidang.
Dalam tiga bulan di perusahaan, diambil dua tempat yang berbeda untuk
pelaksanaan Proyek Akhir, yaitu dua bulan pertama di PT. VITAPHARM dengan
berfokus pada unit Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan, satu bulan berikutnya di STIKOM Surabaya dengan berfokus pada bagian
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM). Secara garis besar, permasalahan
yang dihadapi oleh PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya adalah
penanganan administrasi, sehingga melalui laporan ini akan diperoleh gambaran
mengenai kegiatan administrasi pada dua tempat tersebut.
Cara kerja di bagian Research and Development PT. VITAPHARM adalah mengembangkan mutu suatu produk dalam pembuatan formula dan
kosmetik yang modern dan dapat memperkaya suatu produk. Disamping
pembuatan formula suatu produk kosmetik, dilakukan pengamatan sistem
administrasi pada unit R&D. Diantaranya penanganan arsip yang masih
diperlukan serta pemusnahan arsip yang sudah tidak berlaku.
Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat pada STIKOM Surabaya,
adalah suatu bagian dari organisasi pada STIKOM Surabaya yang menjembatani
dan membantu dosen-dosen STIKOM Surabaya untuk melaksanakan salah satu
tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu dengan melakukan pelatihan-pelatihan
komputer terhadap masyarakat sekitar Surabaya, baik instansi maupun
perkumpulan-perkumpulan. Dari tugas-tugas pada unit R&D PT. VITAPHARM
dan bagian PPM STIKOM Surabaya maka akan diambil pokok permasalahan
mengenai sistem administrasi dan pengarsipannya. Sedangkan pada bagian
Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM, menangani penjualan barang yang dibagi
menjadi beberapa kategori yaitu kategori bahan pokok, kosmetik, makanan,
minuman, alat tulis kantor, sandang dan home supplies. Dari kategori barang di atas setiap faktur penjualan per bulan, akan diinput secara manual ke dalam kartu
stock barang koperasi karyawan PT. VITAPHARM.
Dengan kondisi pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya
terdapat pengaplikasian ilmu Microsoft Office 2003 dan 2007 dan ilmu pengarsipan. Dengan bekal ilmu tersebut dan mendapat pengalaman langsung dari
PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya, maka laporan Proyek Akhir ini akan
memberikan gambaran untuk mengkaji tentang “SISTEM ADMINISTRASI
1.2 Perumusan Masalah
Dalam mengatasi berbagai permasalahan dalam bidang administrasi yang
kompleks pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan sistem administrasi pada unit R&D PT.
VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya?
2. Bagaimana sistem pengarsipan unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian
PPM STIKOM Surabaya dilakukan?
3. Bagaimana cara penanganan faktur penjualan pada Koperasi Karyawan?
1.3 Pembatasan Masalah
Pembahasan terhadap rumusan masalah pada unit R&D, Koperasi
Karyawan PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya, akan dibatasi
sebagai berikut :
1. Tugas-tugas yang dilakukan oleh administrasi unit R&D PT.
VITAPHARM adalah melakukan pengarsipan dokumen-dokumen
R&D yang berupa daftar inventaris ruang R&D, Daftar Materi Safety
Data Sheet (MSDS) dan Certificate Of Analyst (COA) yang digunakan PT. VITAPHARM, daftar approved supplier bahan baku dari Perusahaan pemasok bahan baku, daftar Sertifikat Halal bahan baku
yang masih berlaku, daftar surat pernyataan nama bahan dari pabrik
atau supplier, data arsip produk kosmetik, daftar berita acara musnah
arsip. Sedangkan pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
buku prosiding kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi
(SNASTI)
2. Melakukan pengarsipan dokumen-dokumen unit R&D PT.
VITAPHARM menggunakan Microsoft Office 2007 dan sistem abjad pada sistem pengarsipannya. Dokumen-dokumen unit R&D yang ada
pada lemari arsip ditata berdasarkan sistem abjad dan menurut
penomoran dipisahkan antara tahun yang lama dengan tahun yang
baru untuk memudahkan pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sedangkan penanganan dokumen pada bagian PPM STIKOM
Surabaya adalah pengarsipan data-data dosen berdasarkan abjad dan
sistem penomoran.
3. Penanganan faktur-faktur penjualan yang telah ada perbulan akan di
input secara manual kedalam kartu stock yang sudah tersedia di unit Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM.
1.4 Tujuan Proyek Akhir
Tujuan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Melakukan tugas-tugas administrasi pada unit R&D PT.
VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya
2. Mengarsip dokumen-dokumen unit R&D PT. VITAPHARM dan
bagian PPM STIKOM Surabaya menggunakan sistem abjad dan
3. Melakukan koreksi maupun input faktur penjualan sesuai kategori ke
dalam kartu stock barang secara manual pada Koperasi Karyawan PT.
VITAPHARM
1.5 Manfaat Proyek Akhir
Bagi Unit Research and Development (R&D), Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
STIKOM Surabaya telah sangat membantu dalam memberikan tenaga dan
pikirannya untuk dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas administrasi yang
diberikan oleh unit Research and Development, Koperasi Karyawan pada PT. VITAPHARM dan Bagian PPM STIKOM Surabaya sehingga tugas-tugas dapat
terselesaikan dengan baik dan dapat menata sistem penyimpanan arsip supaya
lebih rapi dan memudahkan dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk lebih memudahkan dalam mempelajari isi dari Proyek Akhir ini,
maka dibuatlah suatu sistematika penulisan. Penulisan Proyek Akhir ini
menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang
masalah, perumusan masalah, tujuan baik secara umum maupun
BAB II GAMBARAN UMUM PT. VITAPHARM
Bab ini berisi gambaran umum pada bagian tempat pelaksanaan
Proyek Akhir yaitu pada unit Research and Development dan Koperasi karyawan PT. VITAPHARM dan bagian Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya yang
menyangkut struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab
pada masing-masing bagian tersebut.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori penunjang yang
digunakan untuk menyelesaikan tugas selama Kerja Praktek
sehingga dapat menyelesaikan laporan Proyek Akhir.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi penjelasan tentang prosedur Proyek Akhir dan
penjelasan mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan selama
pelaksanaan Proyek Akhir. Bab ini juga membahas tentang
hasil-hasil pembahasan yang telah diperoleh selama mengikuti kegiatan
Kerja Praktek.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari hasil Proyek Akhir yang
7 BAB II
GAMBARAN UMUM PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum Unit Research and Development dan Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM serta Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat pada STIKOM Surabaya yang meliputi
sejarah dan struktur organisasi, gambaran umum perusahaan meliputi sejarah,
lokasi serta tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan.
2.1 Gambaran PT. VITAPHARM
2.1.1 Sejarah Umum PT. VITAPHARM
Pada akhir tahun 1961, Haji Muhammad Husein Alhamid, Nehemia
pesik, Drs. Wim Kalona Apt, Drs. Estefanus Looho Apt, Drs. Grouw Soen Hok
Apt telah bersepakat untuk mendirikan suatu pabrik Farmasi di Surabaya. Untuk
mewujudkan tekad mereka, didirikan PT. General Indonesian Producing Centre
di Jalan Karet 80-86, Surabaya, yang di kukuhkan di muka notaris Mr. Oe Siang
Djie pada tanggal 30 april 1962.
Kemudian dalam bulan juni 1962 telah diperluas dengan ikut sertanya
Dr. Tio Tiong Hoo, yang khusus memimpin pembuatan kosmetik. Kemudian dua
tahun kemudian, pada tanggal 13 juni 1964, nama perusahaan diganti menjadi PT.
Pabrik Pharmasi "Vita".
Mengapa menggunakan nama "Vita"?
produksi utama adalah obat – obatan, sementara Viva Kosmetik masih
merupakan produk sampingan. Perusahaan semakin besar dan berkembang, modal
pun selalu bertambah.
Tetapi, di akhir tahun 1966 pemerintah mengambil suatu tindakan tegas
di bidang moneter. Seribu rupiah menjadi satu rupiah. Walaupun modal menjadi
kecil, namun produksi terus meningkat, pemasaran berkembang dan produk mulai
bergeser, sehingga kosmetik menjadi produk utama PT. Paberik Pharmasi “Vita”.
Produksi PT. Paberik Pharmasi “VITA” dalam perkembangannya
mendapat tempat di hati masyarakat, dan permintaan pun semakin meningkat.
Bagaimana mengatasi hal ini? Diambil langkah positif, yakni Penanaman Modal
Dalam Negeri atau PMDN. Penanaman modal ini terwujud dalam pembangunan
pabrik baru PT. Paberik Pharmasi “VITA”/VIVA Cosmetics pada pertengahan tahun 1973 di Jalan Panjang Jiwo Rungkut, Surabaya.
Dengan luas tanah 4,8 ha, serta dilengkapi mesin-mesin baru dan
peralatan lain yang dibutuhkan, PT. Paberik Pharmasi “VITA” mengembangkan
produk-produk unggulannya saat itu seperti Viva Milk Cleanser&Face Tonic, Viva Hand and Body Lotion, Viva Face Powder dan lain-lain.
Pemindahan dari pabrik lama ke pabrik baru ini telah berlangsung sejak
bulan Juni 1974. Bukan hanya mesin-mesin yang perlu ditambah, tapi faktor
manusia pun perlu mendapat perhatian, dalam rangka perusahaan ikut
berpartisipasi memperluas kesempatan kerja, sehingga jumlah seluruh pekerja
meningkat menjadi 500 orang lebih.
Tepat pada hari Kamis, 24 Juli 1975, oleh M. Yusuf sebagai Menteri
Gubernur K.D.H. Tk I Jawa Timur saat itu, PT. Paberik Pharmasi “VITA”
diresmikan beroperasi di pabrik yang baru di Jalan Panjang Jiwo, Rungkut,
Surabaya.
Situasi ini turut berpengaruh pada struktur permodalan PT. Paberik
Pharmasi “VITA”, namun karena komitmen para pendiri dan pemiliknya yang
terus berupaya melangsungkan usaha ini, maka persoalan tersebut dapat teratasi.
Pada tahun 1983 dengan bergabungnya Djoenaedi Joesoef yang juga pemilik PT.
Konimex, Solo menjadi pemegang saham terbesar, PT. Paberik Pharmasi “VITA”
semakin menguatkan langkahnya untuk menjadi produsen kosmetika yang berjaya
di tanah air ini. Perubahan itu ditandai pula dengan perubahan pengurus PT.
Paberik Pharmasi “VITA”, dimana melalui rapat pemegang saham tanggal 21
September 1984, telah ditetapkan susunan Komisaris dan Direksi sebagai berikut :
Komisaris : Djoenaedi Joesoef
Direktur I : Masmuin Kuntjoro
Direktur II : Drs. Hendro Sutanto
Direktur III : Hendro Santoso
Tiada yang abadi selain perubahan, karena itu sebagai proses alih
generasi untuk menyambut berbagai perkembangan dan perubahan di dunia bisnis
maka pada tahun 1998, sekali lagi perusahaan berganti nama menjadi PT.
Komisaris : Djoenaedi Joesoef
Ichwan Wahyudi, dr.
Masmuin Kuntjoro
Komisaris Independen : Jos Gustama
Direktur : Susanto Nugroho
Selain perubahan pada unsur manajemen, perkembangan perusahaan
ditandai pula dengan perkembangan sarana dan prasarana produksi.
Perkembangan dalam bidang ketenagakerjaan menuntut proses
pengelolaan yang baik karena dengan demikian akan tercipta suasana kerja serta
iklim usaha yang harmonis, untuk itu Perusahaan memberikan perhatian terhadap
kebutuhan-kebutuhan karyawan antara lain:
1. Gaji/upah yang disesuaikan dengan ketetapan pemerintah maupun
kondisi pasar tenaga kerja.
2. Pemberian tunjangan beras.
3. Tunjangan hari raya.
4. Bantuan pengobatan yang terdiri dari dokter, rawat jalan maupun
rawat inap.
5. Gratifikasi tahunan, sesuai dengan kemampuan perusahaan.
6. Penghargaan masa kerja 15 tahun yang dirupakan dalam bentuk
medali emas, sejumlah uang dan piagam penghargaan.
Disamping itu, perusahaan juga mendukung pendirian koperasi karyawan
Untuk memudahkan masyarakat dalam mengenal dan mendapatkan
produk kosmetik, maka melalui distributor dan agen yang tersebar diseluruh
Indonesia, produk PT. VITAPHARM hingga saat ini disebarluaskan di
pusat-pusat perdagangan, baik melalui pasar tradisional maupun modern, baik di kota
maupun di pelosok-pelosok desa.
Dan untuk meningkatkan kepuasan konsumen serta memperkenalkan
lebih dekat tentang produk-produk PT. VITAPHARM, sekaligus menghimpun
masukan-masukan berharga dari para konsumen, PT. VITAPAHRM menyediakan
pusat-pusat perawatan kecantikan, serta menyelenggarakan penyuluhan kepada
konsumen dan pada calon konsumen tentang cara-cara penggunaan konsumen
yang benar.
Saat ini PT. VITAPHARM telah menghasilkan produk yang meliputi
merk Viva Cosmetics, Viva Queen Cosmetics, Red-A Cosmetics dan Viva White Cosmetics, dengan produk perawatan rambut, wajah, badan dan tata rias.
2.1.2 VISI dan MISI PT. VITAPHARM
Adapun Visi dan Misi PT. VITAPHARM adalah sebagai berikut :
Visi PT. VITAPHARM adalah :
1. Untuk menjadi perusahaan kosmetik tropis terkemuka
2. Produk kosmetik PT. VITAPHARM dapat dipercaya oleh masyarakat
global.
Misi PT. VITAPHARM adalah :
1. Bekerjasama dalam penelitian dan pengolahan bahan dasar kosmetik,
mempunyai keunggulan kompetitif dan berkhasiat untuk mengimbangi
dampak negatif dari iklim tropis serta mengikuti perkembangan gaya
hidup.
2. Mengembangkan kemampuan dan motivasi karyawan untuk:
a. Menghasilkan produk berkualitas.
b. Menggalang kemitraan dengan pihak – pihak yang seiring dengan visi
perusahaan
c. Memelihara kesinambungan usaha.
3. Menyediakan produk, jasa perawatan dan informasi kosmetik yang sesuai,
mudah terjangkau bagi wanita dan mereka yang ingin memiliki wajah dan
kulit tubuh yang terawat baik.
4. Ikut memelihara kelestarian lingkungan dengan memetuhi ketentuan –
ketentuan yang berlaku.
Untuk menjamin kualitas dan keamanan keamanan produk yang
dihasilkan PT. VITAPHARM telah menerapkan serta memperoleh sertifikasi atas
Cara-cara Pembuatan Kosmetika yang Baik (CPKB) yang diterbitkan oleh Badan
POM RI.
Upaya untuk senantiasa berkembang dan memenuhi kebutuhan
konsumen melalui produk berkualitas tampaknya mendapat respon yang cukup
baik dari masyarakat, hal ini nampak dalam berbagai penghargaan yang telah
Tabel 2. 1 Penghargaan yang Diperoleh PT. VITAPHARM
Nama Kategori
Jenis Penghargaan
Kategori Susu Pembersih/
Viva Milk Cleanser
1. Best Brand Award, tahun 1997, 2000, s/d 2006
2. Platinum Award, tahun 2007 s/d 2010
3. Top Brand, tahun 2010
Kategori Face Tonic 1. Best Brand Award, tahun 2001 s/d 2006
2. Platinum Award, tahun 2007 s/d 2010
Kategori Bedak Wajah/
Viva Face Powder
1. Best Brand Award, tahun 1997, 2000, 2001, 2003,
2004, 2006, 2007
2. Golden Award, tahun 2008 s/d 2009
3. Platinum Award, tahun 2010
4. Top Brand, tahun 2005 s/d 2008, 2010
Kategori Lipstick 1. Best Brand Award, tahun 2006, 2007, 2009, 2010
2. Top Brand Award, tahun 2007, 2008
Kategori Eye Brow Pencil Bazaar Beauty Award, tahun 2007 s/d 2010
Kategori Foudation Best Brand Award, tahun 2010
Berikut adalah Struktur Organisasi pada PT. VITAPHARM :
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. VITAPHARM Unit Internal
2.1.A Unit Research and Development
Research and Development (R&D) atau yang biasa dikenal Riset Pengembangan Produk (RPP) merupakan bagian dari PT. VITAPHARM yang
berada langsung dibawah garis komando dari Presiden Direktur. Research and Development adalah bagian yang bergerak dalam penelitian maupun pembuatan formula-formula kosmetik yang akan diproduksi oleh perusahaan. Research and Development bersama Quality Control (QC) selain menangani pembuatan formula, juga melakukan uji dan penelitian terhadap setiap bahan baku kosmetika
dari supplier yang digunakan oleh perusahaan, setelah bahan baku tersebut dinyatakan aman untuk diaplikasikan terhadap produk kosmetik Viva.
Dalam Research and Development terdapat bagian atau tim-tim penggerak unit ini. Diantaranya, tim proses, tim produk rias, tim produk
perawatan dan staf standarisasi dan registrasi. Masing-masing tim mempunyai
tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Adapun jenis-jenis produk kosmetik yang telah di produksi secara resmi
oleh PT. VITAPHARM adalah :
a. Produk VIVA
b. Produk VIVA QUEEN
c. Produk VIVA WHITE
Berikut adalah Struktur Organisasi Research and Development :
2.1.2
Tugas-tugas Unit Research and Development
Tugas-tugas unit Research and Development meliputi :
a. Tugas-tugas Tim Proses
Tugas-tugas dari Tim Prosespada unit Research and Development adalah: 1. Membuat flow sheet atau alur proses produksi secara skematis
2. Membuat catatan pengemasan batch
3. Membantu Tim Produk Rias dan Tim Produk Perawatan dari segi
proses pembuatan formula.
b. Tugas-tugas TimProduk Rias
Tugas-tugas dari Tim Prosespada unit Research and Development adalah :
1. Membuat formulasi produk Rias VIVA Kosmetik, VIVA QUEEN,
VIVA WHITE dan Red-A
2. Mengatasi masalah produksi sehubungan dengan formula produk
rias
3. Melakukan substitusi bahan yaitu melakukan perbandingan dari
suatu bahan pokok dengan supplier yang berbeda agar dapat diketahui tingkat keamanan dan kualitas bahan apabila di
aplikasikan kedalam produk kosmetik.
4. Membuat catatan pengolahan batch
c. Tugas-tugas TimPerawatan
1. Membuat formulasi produk perawatan VIVA Kosmetik, VIVA
QUEEN, VIVA WHITE dan Red-A
2. Mengatasi masalah produksi sehubungan dengan formula produk
3. Melakukan substitusi bahan yaitu melakukan perbandingan dari
suatu bahan pokok dengan supplier yang berbeda agar dapat diketahui tingkat keamanan dan kualitas bahan apabila di
aplikasikan kedalam produk kosmetik.
4. Membuat catatan pengolahan batch
d. Tugas-tugas Staff Standarisasi dan Registrasi
1. Mendaftarkan produk kosmetik ke BPOM sebelum di launching
2. Membuat metode analisa
3. Bertanggung jawab terhadap penyediaan standar produk
4. Membuat spesifikasi bahan baku dan bahan pengemas produk
kosmetik
Tabel 2. 2 Ruangan dalam Unit R&D
No. Nama Ruangan
1. Ruang Ketua Komite
2. Ruang Rapat
3. Ruang Inkubator
4. Ruang Olah
5. Ruang Aplikasi Responden
6. Ruang Ketua Tim
7. Ruang Administrasi
8. Ruang Timbang
2.1.B Unit Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM
Koperasi karyawan VIVA COSMETICS “VICOS” atau yang lebih dikenal sebagai KOPKAR VICOS. Koperasi ini berkedudukan di Jalan Panjang
Jiwo-Tenggilis Mejoyo Surabaya. KOPKAR VICOS merupakan koperasi yang
berlandaskan Pancasila dan UUD 1945 dan memiliki azas kekeluargaan untuk
menggalang kerjasama untuk memajukan kepentingan ekonomi anggota pada
khususnya dan masyarakat pada umumnya dalam rangka pemenuhan kebutuhan.
KOPKAR VICOS menyelenggarakan usaha-usaha diantaranya pertokoan
yang menjual kebutuhan primer dan sekunder bagi anggota serta memasok
kebutuhan Alat Tulis Kantor Perusahaan.
Kekuasaan tertinggi dari struktur organisasi KOPKAR VICOS ada pada
Rapat Anggota dimana Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya satu kali
dalam setahun. Dari rapat anggota kemudian ditetapkan anggaran dasar,
kebijaksanaan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi,
pemilihan pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas, menetapkan
pula rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta
Berikut adalah Struktur Organisasi Koperasi Karyawan :
2.1.3 Fungsi-fungsi Koperasi Karyawan
Adapun fungsi dari Koperasi Karyawan VIVA Cosmetics adalah :
a. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk
meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.
b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan
manusia dan masyarakat.
c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan
perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko-gurunya.
d. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional,
yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan dan
demokrasi ekonomi.
e. Mengembangkan kreativitas dan membangun jiwa berorganisasi bagi
anggotanya.
2.2 Gambaran Umum STIKOM Surabaya
2.2.1 Sejarah Umum STIKOM Surabaya
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan
informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh
informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai
menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara
optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang
menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi,
dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi
kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah
Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer &
Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra
Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh
pendirinya pada saat itu adalah :
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984
kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika &
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10
Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III
Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi
Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK
Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika
dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi
dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen
Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi
STIKOM Surabaya , singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika &
Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor:
07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada
tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor:
0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen
Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan
gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II
STIKOM Surabaya . Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11
Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Secara
berturutan perkembangan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. 19 Juni 1984
2. 30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika &
Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya )
3. 25 Nopember 1986
STIKOM Surabaya mendapatkan status TERDAFTAR untuk program S1
dan DIII Manajemen Informatika.
4. 11 Desember 1987
Peresmian Gedung STIKOM Surabaya Jl. Kutisari 66 Surabaya oleh Bapak
Wahono Gubenur Jawa Timur saat itu. Membuka bidang studi DI Program
Studi Komputer Akuntansi.
5. 1990
Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan / Perbankan
6. 1 Januari 1992
Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer dengan status
TERDAFTAR
7. 19 Maret 1992
DIII Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI.
8. 21 Januari 1993
Program S1 Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI.
9. 1 November 1994
Membuka program DI program studi Komputer Grafik Multimedia
10. 31 Januari 1995
STIKOM Surabaya memperoleh kenaikan status DISAMAKAN untuk
11. 28 Oktober 1997
Pemancangan tiang pertama gedung baru STIKOM Surabaya Cyber campus di Jl. Raya Kedung baruk Surabaya.
12. 12 Mei 1998
STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus,
yaitu :
a. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer
b. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
c. DI bidang studi Jaringan Komputer
13. 30 Juni 1998
STIKOM Surabaya menerima Status DISAMAKAN untuk :
a. Program DII bidang studi Grafik Multimedia
b. Program DI semua bidang studi ( Komputer Akuntansi, Jaringan
Komputer, Komputer Grafik Multimedia).
14. Desember 1998
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Manajemen Informatika.
15.Maret 1999
Perpindahan ke Kampus baru, Jl. Raya Kedung Baruk 98, dari Kampus
STIKOM Surabaya SIER Jl. Rungkut Industri I / 1 Surabaya.
16. Juni 1999
Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi.
DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi
17. Agustus 2000
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Teknik Komputer.
18. Mei 2002
Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional,
untuk Program Pendidikan DIII Jurusan Manajemen Informatika.
19. Juli 2003
Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan &
Kemasan.
20.13 Agustus 2003
Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program
Studi Strata 1 Sistem Komputer berdasar surat dari Dikti tentang
Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan nomor: 1904/D/T/2003.
21. 2 September 2003
Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan &
Kemasan.
22. 4 Juni 2004
STIKOM Surabaya memperoleh status “TERAKREDITASI (B)” untuk
Jurnal Ilmiah GEMATIKA (Jurnal Manajemen Informatika) dan
“TERAKREDITASI (C)” untuk Jurnal Ilmiah GEMATEK (Jurnal Teknik
23. 3 Maret 2005
Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi memperoleh ijin
perpanjangan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan nomor:
644/D/T/2005.
24. 10 Mei 2005
Program Studi DIII Komputer Multimedia memperoleh Perpanjangan Ijin
Penyelenggaraan berdasar surat dari Dikti nomor: 1402/D/T/2005.
25. 3 Juni 2005
Program Studi Strata 1 Sistem Informasi memperoleh status
“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:
012/BAN-PT/Ak-IX/S1/VII/2005 dengan nilai 333 (B)).
26. 27 Desember 2005
Program Studi Strata 1 Sistem Komputer memperoleh status
“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:
024/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005 dengan nilai 330 (B)).
27. 16 Januari 2006
Program Studi Diploma III Komputer Sekretari & Perkantoran Modern
berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran
dan Kesekretariatan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan
nomor: 75/D/T/2006.
Gambar 2. 4 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya KETUA
Prof. Dr. Budi Jatmiko. M.Pd.
2.2.A Sejarah Umum Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
STIKOM Surabaya
Pada awalnya, di STIKOM Surabaya, Bagian Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat terdiri dari dua bagian yaitu Penelitian Akademik dan Pengabdian
Masyarakat. Hal ini tentunya tidak lepas dari makin tingginya tuntutan untuk
pelaksanaan program Pengabdian Masyarakat, khususnya di Surabaya.
Pada tahun 1988 Ir. I Gede Arya Utama M.MT membuat penelitian
pertama kali di Lembaga Penelitian STIKOM Surabaya dengan nama Departemen
Penelitian dan Pengembangan atau di singkat Litbang di bawah Pembantu
Ketua I.
Tempat dan lokasi pertama kali Penelitian dan Pengembangan (Litbang)
adalah di lantai satu STIKOM Kutisari lalu pindah di lantai empat.
Kemudian pada tahun 2003 Penelitian dan Pengembangan (Litbang)
berubah nama menjadi PPM di bawah Wakil Bidang Akademik dan Kepala
Bagiannya adalah Bapak Soendoro Herlambang, ST., M.Kom. Pada tahun 2007,
bagian Penelitian dan Pengembangan Masyarakat (PPM) di pecah menjadi dua
bagian yaitu bagian Penelitian Akademik (PA) dan bagian Pengabdian
Masyarakat (PM). Hal ini dilakukan karena semakin tingginya tuntutan
pelaksanaan program Pengabdian Masyarakat, khususnya di Surabaya.
Pengabdian masyarakat sendiri, berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 1999, merupakan kegiatan yang memanfaatkan ilmu
pengetahuan dalam upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat.
Dan Bagian Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya adalah bagian yang
STIKOM Surabaya melalui Bagian Pengabdian Masyarakat,
melaksananakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang ketiga yaitu melaksanakan
Pengabdian Masyarakat. Hal ini sesuai dengan minat masyarakat yang ingin
mengetahui dan belajar lebih jauh tentang pendidikan khususnya komputer.
Adapun Susunan organisasi pada bagian Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat adalah sebagai berikut :
Kepala Bagian : Susijanto Tri Rasmana, S.Kom.,M.Eng
Administrasi : Dian Arisanti A.Md.
Siti Zubaidah, S.E
Staf : Harianto, S.Kom,M.Eng
Yusron Rizal, S.Si., MT
Pendukung : Seluruh dosen sebagai trainer Pelatihan,
2.2.2 Tugas-tugas Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
STIKOM Surabaya
Tugas dari Bagian PPM STIKOM Surabaya adalah :
a. Pendidikan dan Pembinaan Masyarakat
1. Pemberian Keterampilan
2. Pelatihan Teknologi Informasi
3. Memberikan Informasi Peluang Kerja
b. Pengembangan Sekolah
1. Pelatihan Teknologi Informasi untuk Siswa
2. Pelatihan Teknologi Informasi untuk Guru dan Staf
c. Pelayanan Masyarakat Umum
1. Pelatihan Komputer
2. Pemberian Informasi terkait Teknologi Informasi dan Komunikasi
3. Menjadi Trainer Pelatihan Komputer dan Asisten Trainer Pelatihan.
d. Mempersiapkan administrasi penelitian dosen, meliputi :
a. Pengiriman proposal hibah penelitian
b. Mengontrol pelaksanaan penelitian
c. Mengarsip hasil penelitian
d. Pengiriman laporan penelitian ke DIKTI (Dinas Pendidikan Tinggi)
e. Menerbitkan Jurnal Penelitian (GEMATEK, GEMATIKA, dan
STIKOM Jurnal)
f. Mengadakan pelatihan yang terkait penelitian dosen
2.3 Gambaran Umum Tempat Proyek Akhir
Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada :
1. Tanggal : 1 Maret 2011 – 30 April 2011
Tempat : A. Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM
B. Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM
2. Tanggal : 1 Mei 2011 – 31 Mei 2011
Tempat : Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
33 BAB III
LANDASAN TEORI
Dalam menyelesaikan tugas–tugas pada Divisi Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM, secara ilmiah landasan teori yang digunakan sebagai acuan yang dapat mendasari kebenaran dari setiap tindakan yang dilaksanakan dalam kegiatan Proyek Akhir agar dapat dipertanggungjawabkan adalah sebagai berikut :
3.1 Sistem Administrasi
Administrasi memiliki beberapa pengertian, diantaranya :
“Serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (Gie dalam Amsyah, 1996 )
“Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama” (Simon dalam Darmanto, 2008)
3.2 Arsip
Arsip memiliki beberapa pengertian, diantaranya adalah:
“Arsip adalah segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan” (Sparjati, 2000).
“Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali” (Gie dalam Amsyah, 1996).
“Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan”. (Wiyasa dalam Amsyah, 1996)
3.2.1 Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan menurut Amsyah (1996) adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan perusahaan atau organisasi.
3.2.2 Jenis- jenis Arsip
a. Jenis arsip menurut Subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan , dan lain lain.
b. Jenis arsip menurut Bentuk atau Wujud
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip ada bermacam-macam arsip,, misalnya surat (surat perjanjian/kontrak, notulen rapat, laporan-laporan, dan lain– lain), pita rekaman, microfilm, disket, flash disk, compact disk, dan lain-lain.
c. Jenis Arsip menurut Nilai atau kegunaannya
Menurut nilai atau kegunaannya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip yang mempunyai nilai informasi, nilai kegunaan administrasi, nilai kegunaan hukum, nilai kegunaan sejarah, nilai kegunaan ilmiah, nilai keuangan, nilai pendidikan, dan nilai-nilai lain.
d. Jenis Arsip menurut Sifat kepentingannya
Menurut jenis arsip ini, ada bermacam–macam arsip, yaitu arsip nonesensial, arsip penting, arsip guna, dan arsip vital.
e. Jenis arsip menurut Fungsinya
f. Jenis Arsip menurut Tempat / Tingkat Pengelolaannya
Menurut tempat/tingkat pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip pusat dan arsip unit, jika kearsipan itu berkaitan dengan lembaga pemerintah, maka ada arsip pusat dan arsip nasional daerah.
g. Jenis Arsip menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
3.2.3 Perlengkapan Pengarsipan
Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengarsip surat menurut Amsyah (1996) yaitu :
1 Map, merupakan lipatan karton dengan helai–helai penutup pada ketiga sisinya, biasanya perlengkapan ini digunakan untuk menyimpan arsip sementara.
2 Snelhechter, yaitu map yang dilengkapai dengan penjepit arsip.
3 Briefordner, yaitu map tebal yang dilengkapi dengan penjepit logam yang melengkung sehingga bisa memuat banyak arsip.
4 Folder merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip yang biasanya dilengkapi dengan tab, berfungsi untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukan isi folder.
5 Guide, yaitu lembaran yang berfungsi sebagai pembahas folder dan sekaligus pedoman/petunjuk klasifikasi arsip di dalam laci arsip.
7 Filing cabinet, atau laci arsip, yaitu tempat khusus menyimpan folder, kadang- kadang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip. Pada tiap laci biasanya tersedia tempat untuk menaruh kode.
3.2.4 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan menurut Amsyah (1996) adalah sistem yang dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu diperlukan. Sistem pengarsipan merupakan urat nadi dari suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :
a. Penyimpanan secara Alfabetis atau Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
1) Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :
a Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang, perusahaan, dan sebagainya.
c Tidak membutuhkan space (ruang) yang besar d Sederhana, mudah di mengerti setiap orang e Mudah diingat.
2) Kerugiannya yaitu :
a Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat
b Sulit bila ada nama–nama yang sama
c Sulit meperkirakan persyaratan ruang untuk huruf–huruf abjad yang berlainan.
b. Penyimpanan menurut Nomor
Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar.
1) Keuntungan menggunakan sistem nomor : a Penyimpanan lebih teliti.
b Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi. c Tidak ada batasan angka
d Lebih ringkas dalam penyimpanan
2) Kerugiannya yaitu :
c. Penyimpanan secara Kronologis
Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat.
a Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah dalam pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui.
b Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis dokumen hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung maslah masalah yang sulit dan belum diselesaikan.
3.3 Koperasi
Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas azas kekeluargaan. (Sumber: Koperasi Karyawan “VIVA COSMETICS” Anggaran Rumah Tangga, 2008)
3.3.1 Landasan dan Azas Koperasi
3.3.2 Tujuan Koperasi
Tujuan Koperasi adalah :
1. Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
2. Membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 (Sumber: Koperasi Karyawan “VIVA COSMETICS” Anggaran Rumah Tangga, 2008)
3.3.3 Fungsi dan Peran Koperasi
Fungsi dan peran koperasi menurut buku Koperasi Karyawan “VIVA
Cosmetics” Anggaran Rumah Tangga, 2008 adalah :
a. Membangun dan mengembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.
b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat.
c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai sokogurunya.
3.3.4 Prinsip Koperasi
Prinsip Koperasi meliputi :
a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis
c. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota
d. Pemberian balass jasa yang terbaatas terhadap modal e. Kemandirian
(Sumber: Daftar Umum Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha kecil Republik Indonesia kantor wilayah Propinsi Jatim)
3.4 Faktur
Faktur dalam bahasa Belanda: factuur atau tagihan adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran.
42 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama tiga bulan. Dalam waktu tiga bulan , program Proyek Akhir tersebut dilaksanakan di dua tempat. Dua bulan pertama di PT.VITAPHARM yaitu pada unit Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan VICOS, sedangkan satu bulan berikutnya pada Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya.
Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada : 1. Tanggal : 1 Maret 2011 – 30 April 2011
Tempat : A. Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM
B. Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM 2. Tanggal : 1 Mei 2011 – 31 Mei 2011
Tempat : Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya
Tabel 4. 1 Rincian Tugas selama Proyek Akhir pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya
PT. VITAPHARM
STIKOM Surabaya
Research and
Development (R&D) Koperasi Karyawan "VICOS"
Penelitian dan Pengabdian barang dari faktur penjualan ke dalam kartu stok barang sesuai dengan jenis kategori barang.
Mengarsip data dosen STIKOM meliputi SK mengajar atau dosen pembimbing TA dan hasil karya ilmiah dosen
Pada pelaksanaan Proyek Akhir pada unit Research and Development (R&D), kegiatan administrasi yang dilakukan diantaranya Pembuatan Daftar Inventaris ruangan Research and Development (R&D), pembuatan daftar Materi Safety Data Sheet, membuat daftar sertifikat halal (SH) bahan baku yang masih
dokumen R&D, membuat data arsip produk kosmetik, membuat berita acara musnah dan membuat dafttar dokumen tidak berlaku.
4.1.1 Pembuatan Daftar Inventaris Kantor
Pada unit R&D, setiap inventaris yang ada pada ruangan R&D selalu dilakukan pencatatan untuk perhitungan setiap barang yang ada ataupun barang yang rusak. Pencatatan inventaris peralatan dan perlengkapan kantor selalu diupdate setiap bulannya, mulai dari nama barang, merk, type, kode dan lokasi (tempat barang tersebut berada). Ruangan yang ada pada unit R&D PT. VITAPHARM diantaranya :
Tabel 4. 2 Tabel Ruangan Yang Ada Pada R&D
No. Nama Ruangan
1. Ruang Ketua Komite
2. Ruang Rapat
3. Ruang Inkubator
4. Ruang Olah
5. Ruang Aplikasi Responden
6. Ruang Ketua Tim
7. Ruang Administrasi
8. Ruang Timbang
Berikut adalah contoh tabel yang digunakan oleh R&D untuk mendata inventaris peralatan dan perlengkapan ruangan :
Setiap bulan daftar inventaris ruangan yang sudah dicatatkan dalam daftar tabel inventaris tersebut selalu diperbaharui untuk mengetahui kondisi peralatan dan perlengkapan kantor tersebut. Barang yang ada memiliki jenis barang, merk barang, kode barang dan lokasi ruangan dimana barang tersebut berada yang akan dicantumkan dalam daftar inventaris ruang untuk memudahkan
pendataan barang tersebut.
4.1.2 Pembuatan Daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate of Analysist (COA) yang digunakan oleh PT. VITAPHARM
Tugas administrasi pada R&D berikutnya adalah membantu staf standarisasi dan registrasi membuat daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate of Analysist (COA) yang digunakan oleh PT. VITAPHARM. . MSDS
Berikut adalah tampilan tabel Daftar Sertifikat Halal yang digunakan oleh PT. VITAPHARM :
Sertifikat Halal digunakan untuk pencatatan nama-nama bahan baku yang digunakan oleh PT. VITAPHARM. Dalam tabel tertera nama pabrik, ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan pencarian bila sewaktu-waktu membutuhkan bahan baku dari nama supplier tersebut.
Di bawah ini adalah prosedur sertifikat halal : 1. Persiapan sertifikasi halal
a.Menginventarisir semua formula produk b.Mendaftar semua bahan-bahan yang digunakan
c.Mengelompokkan bahan-bahan yang termasuk kritis (dapat berkonsultasi dengan LPPOM MUI Jatim)
d.Memastikan bahan-bahan yang digunakan telah aman termasuk bahan-bahan yang kritis.
2. Menyiapkan aplikasi sertifikasi halal dengan membuat pengajuan permohonan sertifikasi halal (dengan mengisi form permohonan sertifikat halal)
3. Memasukkan formulir ke LPPOM MUI Jatim dengan mengisi formulir sesuai dengan format rangkap dua dan dimasukkan kedalam spring file folio dilengkapi dengan :
a.Daftar bahan lengkap sesuai dengan format LPPOM MUI b.Daftar aplikasi bahan
c.Foto copy KTP Penanggung jawab/Pemilik
d.Foto copy Surat ijin usaha Perdagangan (SIUP), tanda daftar industri (TDI) dan sertifikat penyuluhn dan PIRT khusus untuk Industri Rumah Tangga / foto copy MD untuk industry non-rumah tangga
e.Foto copy KTP Auditor Halal Internal f. Bagan alir proses produksi
g.Dokumen spesifikasi dan sertifikat halal untuk bahan-bahan yang digunakan.
4. Pemeriksaan kelengkapan permohonan 5. Penentuan biaya, biaya meliputi :
c.Biaya sertifikat halal antara Rp200.000,-hingga Rp3.100.000 per jenis produk (tergantung besar kecil perusahaan, volume produksi dan omzet)
d.Biaya transportasi audit (perusahaan harus menjemput) 6. Penjadwalan audit
7. Pembahasan hasil audit 8. Penerbitan sertifikat halal
4.1.3 Pengarsipan dokumen-dokumen R&D PT. VITAPHARM
Adapun peralatan yang tersedia pada unit R&D PT. VITAPHARM yang digunakan untuk mengarsip dokumen-dokumen antara lain:
a. Filing Cabinet
Tempat khusus untuk menyimpan folder (map gantung), yang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.
b. Folder (Map gantung)
Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder.
Langkah-langkah Pengarsipan
Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam filing cabinet, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:
Dokumen R&D harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir, direkap ke dalam Microsoft Excel, dan dimasukkan ke dalam filing cabinet. 2.) Setelah dibaca dan diteliti, dokumen tersebut direkap ke dalam Microsoftt
Excel 2007.
3.) Mensortir
Memilih-milih atau memiliki dokumen-dokumen yang akan disimpan untuk dikelompokan menjadi satu kelompok kode yang ada pada dokumen.
4.) Mengabjad
Setelah selesai disortir, dokumen-dokumen disusun menurut susunan abjad. Pada unit R&D dalam mengabjad menggunakan jenis dokumen.
5.) Menyimpan Arsip
Dokumen tersebut ditata dan disimpan ke dalam filing cabinet sesuai dengan abjad yang telah diterapkan pada unit R&D. Setelah itu, bagian administrasi dapat memelihara keselamatan dokumen-dokumen tersebut. Dalam penyimpanan arsip pada R&D PT.VITAPHARM menggunakan sistem pengarsipan sesuai abjad. Hal ini dikarenakan setiap arsip yang ada pada unit R&D memiliki jenis dokumen yang berbeda. Hal ini dapat dilihat dari judul atau subjek dokumen tersebut. Sehingga untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian suatu dokumen, maka dapat diarsip berdasarkan subjek. Selain itu dikarenakan, staff pada R&D dalam pencarian dokumennya berdasarkan subjek.
Penyimpanan Arsip pada Filing Cabinet
penomoran yang diambil menurut abjad menggunakan Microsoft Excel 2007. Pencatatan nama jenis dokumen yang sudah tertera pada folder (map gantung) dilakukan ke dalam Microsoft Excel 2007, dan tidak sesuai abjad. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Block nama jenis dokumen yang sudah dimasukkan kedalam file
Microsoft Excel 2007
2. Pada menu toolbar pilihlah menu Data
Di dalam Toolbar Data pilihlah menu Sort A-Z. MENU Sort A-Z berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai abjad A sampai Z. Sedangkan menu Sort Z-A berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai dengan urutan abjad dari Z sampai A.
Gambar 4. 4 Memilih Menu Sort
Pilih menu SORT A-Z untuk urutan abjad A sampai Z
ATAU
3. Tampilan option yang muncul setelah Sort
Setelah memilih menu Sort A-Z maka akan muncul opsi : a.Expand the Selection: untuk mengurutkan datanya saja
b.Continue with current Selection: Tidak hanya untuk mengurutkan nama data saja tetapi dengan meng-update penomoran yang ada
pada data tersebut
Dokumen R&D tersebut diatas disimpan kedalam map snelhechter dengan tidak terurut dalam penyimpanannya pada lemari arsip. Kemudian dengan ilmu kearsipan yang sudah didapatkan selama perkuliahan, Penulis melakukan pengarsipan dengan cara membedakan tahun dokumen lama sampai dengan baru, kemudian mengurutkan subjek atau judul dokumen tersebur menurut abjad
kedalam lemari arsip.
Di bawah ini merupakan gambaran pengarsipan yang menggunakan sistem nomor pada unit Research and Development dengan urutan abjad yang diambil dari dokumen R&D PT. VITAPHARM :
Gambar 4. 6 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Filing Cabinet
No. NAMA ARSIP
1 AELI
2 DAFTAR HADIR SOSIALISASI R&D
Selama melakukan Kerja Praktek pada unit Research and Development PT. VITAPHARM, dokumen-dokumen R&D yang diarsip meliputi :
Tabel 4. 3 Tabel Nama Jenis Dokumen R&D Yang Diarsip
ARSIP 1
ARSIP 2
No.
Nama Arsip
No.
Nama Arsip
1 AELI 1 Bahan Sanitasi
2 DAFTAR HADIR SOSIALISASI RPP 2 Kalibrasi Daerator
3 DAFTAR HARGA BAHAN 3 Kalibrasi Inkubator
4 DAFTAR HARGA PARFUM 4 Kalibrasi PH Meter
5 DAFTAR HARGA WARNA 5 Kalibrasi Turbidimeter
6 EVALUASI PRODUK KOMPETITOR 6 Kalibrasi Viscometer
7 FORM USULAN PRODUK BARU 7 Laporan Pemeriksaan Timbangan
8 FORMULIR PENGAJUAN PERUBAHAN 8 Logsheet Pembersihan Alat
9 HASIL GC 9 Metode Analisa
10 HASIL PEMERIKSAAN BPOM 10 Metode Analisis
11 HASIL PEMERIKSAAN SUPPLIER
12 INFO ALAT
13 INFO BAHAN BAKU
14 INFO BAHAN PENGEMAS
15 INFO PARFUM
16 INFO PIGMENT
17 PENCATATAN SUHU RETAIN SAMPLE
18 PENGUMUMAN
19 PERKOSMI
20 PERUBAHAN DATA PABRIK/SMPPLIER
21 PROSEDUR PEMBERSIHAN
4.1.4 Pembuatan Data Arsip Produk Kosmetik
Administrasi pada R&D juga membuat data arsip produk kosmetik. Produk kosmetik yang sudah beredar di pasaran akan didata menggunakan Microsoft Excel 2007. Berikut tampilan data arsip produk kosmetik :
4.1.5 Pembuatan Berita Acara Musnah Arsip
Berita acara musnah yang dibuat oleh R&D PT. VITAPHARM merupakan pencatatan daftar arsip sebelum dimusnahkan. Data yang dimusnahkan adalah dokumen yang sudah memiliki kriteria tahun lama dan dapat lebih diminimalkan dengan melakukan pencatatan dalam sebuah daftar yang mencantumkan dan menginformasikan isi dari dokumen tersebut.
Berikut adalah daftar berita acara musnah arsip dokumen :
4.2 Hasil dan Pembahasan Bagian Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya
Berbeda dengan PT. VITAPHARM, pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya, tugas administrasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
4.2.1 Posting buku prosiding tahun 2006-2010 kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI)
Buku Prosiding adalah kumpulan makalah peserta seminar nasional yang sudah diadakan. Buku prosiding yang sudah terbit akan di-posting juga kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI). Berikut adalah langkah-langkah mem-posting buku pprosiding kedalam web SNASTI:
a. Masuk ke alamat snasti.stikom.edu/wp-admin untuk login kedalam site SNASTI
b. Setelah berhasil masuk sebagai admin dalam web SNASTI, masukkan user dan password untuk dapat login.
Catatan :
Username adalah Identitas anda ketika sedang online, istilah ini kadangkala disebut juga dengan nickname, atau id.
Password akan dirahasiakan dari mereka yang tidak diijinkan untuk
mengakses, dan mereka yang ingin mengetahui akses tersebut akan diuji apakah layak atau tidak untuk memperolehnya.
Berikut adalah tampilan awal saat kita akan login :
Gambar 4. 9 Tampilan Awal Web SNASTI Dengan User
c. Jika sudah berhasil login, tampilan web SNASTI dengan user adalah seperti berikut :
Gambar 4. 10 Tampilan Web SNASTI Dengan User
Di dalam menu web terdapat beberapa tampilan menu yang akan sering digunakan, diantaranya adalah :
1. Dashboard : menu untuk mengendalikan semua aktifitas pada blog 2. Comment : pada menu comment ini, dapat dilihat
komentar-komentar yang ditulis oleh pengunjung web
3. Posts : menu untuk membuat atau mengedit posting 1
Gambar 4. 11 Tampilan Saat Memilih Menu Add New
Keterangan gambar :
1. Posts : Sub menu yang berfungsi untuk melihat artikel-artikel yang telah
dipost kedalam web
2. Add New : Sub menu yang berfungsi untuk mempost artikel baru
3. Categories : Sub menu yang berfungsi untuk melihat kategori apa saja yang terdapat dalam web untuk menyimpan artikel
5. Add New Posts : Kolom ini berfungsi untuk menuliskan judul artikel yang dipost kedalam web
6. Kolom yang digunakan untuk menuliskan artikel
7. Publish : Opsi yang berfungsi untuk menerbitkan artikel yang sudah dituliskan sebelumnya
8. All Categories : Pilihan menu yang menampilkan kategori yang terdapat dalam web untuk penyimpanan artikel
d. Setelah memilih add new pada menu posts, penulisan artikel adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 12 Penulisan Judul Dan Isi Artikel Penulisan judul
artikel
e. Setelah selesai penulisan judul dan isi artikel, kemudian memilih kategori untuk menyimpan artikel tersebut
Gambar 4. 13 Pemilihan Kategori Penyimpanan Artikel Kategori yang ada pada menu
f. Untuk menerbitkan artikel yang sudah dipost kedalam web SNASTI adalah dengan memilih opsi Publish
Gambar 4. 14 Memilih Opsi Publish Untuk Menerbitkan Artikel Opsi Publiph untuk
g. Tampilan web SNASTI
Berikut adalah tampilan web SNASTI bila dilihat oleh pengunjung :
4.2.2 Pengarsipan Dokumen Bagian Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya
Adapun peralatan yang tersedia pada Bagian Penelitian Pengabdian Masyarakat yang digunakan untuk mengarsip dokumen-dokumen, antara lain : a. Filing Cabinet
Tempat khusus untuk menyimpan folder (map gantung), yang dillengkapi dengan rel penggantung folder sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.
b. Folder (map gantung)
Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder.
c. Briefordner
Map tebal yang dilengkapi oleh penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung arsip dalam jumlah banyak.
Langkah–langkah Pengarsipan
Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam filing cabinet, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu ;
1. Membaca dan meneliti dokumen
Dokumen harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir, direkap ke dalam Microsoft Excel, dan dimasukkan ke dalam filing cabinet. Dokumen yang dimaksud adalah data-data dosen berupa Laporan
Keputusan Jabatan Fungsional Dosen (surat-surat yang menerangkan tentang kepangkatan dosen). Dokumen-dokumen tersebut akan diteliti dan dipisahkan menurut jenisnya.
2. Setelah dibaca dan diteliti, dokumen Arsip SK-JAFA dan Hasil Penelitian dosen tersebut direkap ke dalam Microsoft Excel.
Gambar 4. 18 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad A-H
Gambar 4. 19 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad I-R Rekap nama-nama
dosen pemilik arsip (abjad A-H)
