RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI PERHOTELAN
PADA NEW CAHAYA HOTEL SIDOARJO
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
M. REZA PAHLEVIE 08.41010.0159
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
x
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ...viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xix
DAFTAR LAMPIRAN ...xxiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Hotel ... 8
2.1.1 Tipe Hotel... 9
2.1.2 Operasional Hotel Secara Umum ... 9
2.1.3 Front Office ... 12
2.1.4 House Keeping ... 14
2.1.5 Food & Beverage ... 14
2.1.6 Travel Agent ... 15
xi
Halaman
2.3 Sistem Informasi ... 18
2.4 Quality Of Information ... 20
2.4.1 Time Dimension ... 21
2.4.2 Content Dimension ... 21
2.4.3 Form Dimension ... 22
2.4.4 Additional Characteristics ... .22
2.5 Sistem Administrasi ... 23
2.6 Konsep Basis Data ... 24
2.7 Software Engineering Body of Knowledge ... 25
2.7.1 Requirements ... 26
2.7.2 Desain ... 27
2.7.3 Construction ... 28
2.8 Bahasa Pemrograman PHP ... 29
2.9 Database MySQL ... 29
2.10 Testing dan Implementasi ... 30
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 31
3.1 Identifikasi Masalah dan Analisis Permasalahan ... 31
3.1.1 Alur Sistem Reservasi Saat Ini ... 36
3.1.2 Alur Sistem Check In Saat Ini ... 37
3.1.3 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat ini ... 40
3.1.4 Alur Sistem Mencatat Log Book Saat ini ... 41
3.1.5 Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services Saat ini ... 43
xii
Halaman
3.1.7 Alur Sistem Wake Up Call Services Saat ini ... 45
3.1.8 Alur Sistem Restaurant Sales Saat ini ... 46
3.1.9 Alur Sistem Drugstore Sales Saat ini ... 47
3.1.10 Alur Sistem F&B Audit Saat ini ... 49
3.1.11 Alur Sistem Laundry Services Saat ini ... 50
3.1.12 Alur Sistem Night Audit Saat ini ... 52
3.1.13 Alur Sistem Check Out Saat ini ... 54
3.1.14 Alur Sistem Room Maintenance Saat ini ... 57
3.1.15 Alur Sistem Minibar & Rooms Charge Reporting Saat ini . 58 3.1.16 Alur Sistem HK Rooms Reporting Saat ini ... 60
3.1.17 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting Saat ini ... 62
3.2 Permasalahan ... 65
3.2.1 Analisis Pada Alur Sistem Reservation ... 65
3.2.2 Analisis Pada Alur Sistem Check In ... 66
3.2.3 Analisis Pada Alur Sistem Airport Shuttle Services ... 66
3.2.4 Analisis Pada Alur Sistem Pencatatan Log Book ... 66
3.2.5 Analisis Pada Alur Sistem Welcome / Evening Drink ... 67
3.2.6 Analisis Pada Alur Sistem Breakfast Order ... 67
3.2.7 Analisis Pada Alur Sistem Wake Up Call Services ... 67
3.2.8 Analisis Pada Alur Sistem Restaurant Sales ... 68
3.2.9 Analisis Pada Alur Sistem Drugstore Sales ... 68
3.2.10 Analisis Pada Alur Sistem F&B Audit ... 68
xiii
Halaman
3.2.12 Analisis Pada Alur Sistem Night Audit ... 69
3.2.13 Analisis Pada Alur Sistem Check Out ... 69
3.2.14 Analisis Pada Alur Sistem Room Maintenance ... 70
3.2.15 Analisis Pada Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 70
3.2.11 Analisis Pada Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 70
3.2.12 Analisis Pada Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting ... 71
3.3 Solusi Permasalahan ... 71
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) ... 72
3.3.2 Desain Sistem (Software Design) ...143
3.3.3 Context Diagram ...168
3.3.4 HIPO ...170
3.3.5 Data Flow Diagram ...175
3.3.6 Entity Relationship Diagram ...188
3.3.7 Struktur Basis Data ...190
3.3.8 Interface Design ...210
3.3.9 Desain Arsitektur Jaringan ...218
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...220
4.1 Implementasi ...220
4.2 Penjelasan Penggunaan Aplikasi ...220
4.2.1 Halaman Utama ...221
4.2.2 Form Master ...222
xiv
Halaman
4.2.4 Report ...234
4.3 Uji Coba Fungsional dan Uji Coba Non-Fungsional ...237
4.3.1 Uji Coba Fungsional Pada Front Office ...238
4.3.2 Uji Coba Fungsional Pada Food & Beverage ...245
4.3.3 Uji Coba Fungsional Pada House Keeping ...247
4.3.4 Uji Coba Fungsional Pada Accounting ...248
4.3.5 Uji Coba Fungsional Pada Operational Manager ...248
4.3.6 Uji Coba Non-Fungsional ...249
4.4 Evaluasi Sistem ...253
4.4.1 Evaluasi Sistem Terhadap Stakeholder ...254
4.4.2 Pembahasan ...267
BAB V PENUTUP...269
5.1 Kesimpulan ...269
5.2 Saran ...269
DAFTAR PUSTAKA ...270
BIODATA ...271
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Detail Permasalahan Berdasarkan Quality of Information ... 2
Tabel 2.1 Deskripsi Proses Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel ... 18
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder ... 32
Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Reservasi ... 37
Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Check In Saat Ini ... 39
Tabel 3.4 Penjelasan Airport Shuttle Service Saat Ini... 41
Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Mencatat Look Book ... 42
Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Service ... 43
Tabel 3.7 Penjelasan Alur Sistem Breakfast Service ... 44
Tabel 3.8 Penjelasan Alur Sistem Wake Up Call Services ... 45
Tabel 3.9 Penjelasan Alur Sistem Restaurant Sales ... 47
Tabel 3.10 Penjelasan Alur Sistem Dragstore Sales ... 48
Tabel 3.11 Penjelasan Alur Sistem F&B Audit ... 50
Tabel 3.12 Penjelasan Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Sales ... 52
Tabel 3.13 Penjelasan Alur Sistem Night Audit ... 53
Tabel 3.14 Penjelasan Alur Sistem Check Out ... 56
Tabel 3.15 Penjelasan Alur Sistem Rooms Maintenance... 58
Tabel 3.16 Penjelasan Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 59
Tabel 3.17 Penjelasan Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 61
Tabel 3.18 Penjelasan Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting . 63 Tabel 3.19 Room Rates ... 73
xvi
Halaman
Tabel 3.21 Inventaris Kamar ... 74
Tabel 3.22 Data Daftar Harga Inventaris Kamar ... 75
Tabel 3.23 Status Kamar ... 76
Tabel 3.24 Data Tamu ... 76
Tabel 3.25 Data Menu Restaurant ... 77
Tabel 3.26 Data Produk Dragstore ... 78
Tabel 3.27 Data Menu Breakfast ... 79
Tabel 3.28 Data Welcome atau Evening Drink ... 80
Tabel 3.29 Data Service ... 80
Tabel 3.30 Data Pengguna ... 81
Tabel 3.31 Detail Kebutuhan Fungsi Reservasi ... 86
Tabel 3.32 Detail Kebutuhan Fungsi Check In ... 92
Tabel 3.33 Detail Kebutuhan Fungsi Create Guest Folio... 93
Tabel 3.34 Detail Kebutuhan Fungsi Add Detail Guest Folio ... 95
Tabel 3.35 Detail Kebutuhan Fungsi Airport Shuttle Services ... 97
Tabel 3.36 Detail Kebutuhan Fungsi Wake Up Call Services ... 99
Tabel 3.37 Detail Kebutuhan Fungsi Night Audit ...101
Tabel 3.38 Detail Kebutuhan Fungsi Check Out ...106
Tabel 3.39 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Payment ...108
Tabel 3.40 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Settlement ...110
Tabel 3.41 Detail Kebutuhan Fungsi Welcome Atau Evening Drink ...112
Tabel 3.42 Detail Kebutuhan Fungsi Breakfast Order ...114
xvii
Halaman
Tabel 3.44 Detail Kebutuhan Fungsi Drugstore Sales...119
Tabel 3.45 Detail Kebutuhan Fungsi FB Reporting...121
Tabel 3.46 Detail Kebutuhan Fungsi Laundry Services ...126
Tabel 3.47 Detail Kebutuhan Fungsi Snack Bar Sales ...128
Tabel 3.48 Detail Kebutuhan Fungsi HK Rooms Maintenance ...130
Tabel 3.49 Detail Kebutuhan Fungsi HK Reporting ...132
Tabel 3.50 Detail Kebutuhan Fungsi Monthly Revenue Reporting ...136
Tabel 3.51 Detail Kebutuhan Fungsi Managerial Reporting...141
Tabel 3.52 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru ...144
Tabel 3.53 Jabatan ...190
Tabel 3.54 FB Type ...190
Tabel 3.55 Rooms Status ...191
Tabel 3.56 Service Type ...191
Tabel 3.57 Extra Accomodation Type ...191
Tabel 3.58 Company ...192
Tabel 3.59 Karyawan ...192
Tabel 3.60 Guest ...193
Tabel 3.61 Guest Folio ...193
Tabel 3.62 Detail Guest Folio ...194
Tabel 3.63 FB ...195
Tabel 3.64 Snack Bar ...195
Tabel 3.65 Detail Breakfast ...196
xviii
Halaman
Tabel 3.67 Detail FB Sales ...197
Tabel 3.68 FB Sales ...197
Tabel 3.69 Service ...198
Tabel 3.70 Detail Laundry Service ...199
Tabel 3.71 Laundry Service ...199
Tabel 3.72 Airport Shuttle ...200
Tabel 3.73 Extra Accomodation ...201
Tabel 3.74 Rooms ...201
Tabel 3.75 Wake Up Call ...202
Tabel 3.76 Rooms Maintenance ...202
Tabel 3.77 Check In ...203
Tabel 3.78 Check Out ...203
Tabel 3.79 Reservation...204
Tabel 3.80 Detail Reservation ...204
Tabel 3.81 Payment ...206
Tabel 3.82 Overtime ...206
Tabel 3.83 Retur Payment ...207
Tabel 3.84 Rooms Type ...207
Tabel 3.85 Sales Type ...208
Tabel 3.86 Breakfast Menu ...208
Tabel 3.87 WE Drink...208
Tabel 3.88 Detail WE Drink...209
xix
Halaman
Tabel 3.90 Tabel Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras ...219
Tabel 4.1 Penjelasan Form Login ...221
Tabel 4.2 Penjelasan Form Rooms Availability ...222
Tabel 4.3 Penjelasan Form Rooms Type ...223
Tabel 4.4 Penjelasan Form Master Rooms ...224
Tabel 4.5 Penjelasan Form Master Guest ...225
Tabel 4.6 Penjelasan Form Master Company ...225
Tabel 4.7 Penjelasan Form Reservation ...227
Tabel 4.8 Penjelasan Form Group Reservation ...227
Tabel 4.9 Penjelasan Form Reservation List ...228
Tabel 4.10 Penjelasan Form Reservation Advance Payment ...229
Tabel 4.11 Penjelasan Create Guest Folio ...230
Tabel 4.12 Penjelasan Guest Folio List ...231
Tabel 4.13 Penjelasan Expected Arrival...232
Tabel 4.14 Penjelasan Expected Depature ...233
Tabel 4.15 Penjelasan Restaurant Sales...234
Tabel 4.16 Penjelasan Restaurant Sales Report ...235
Tabel 4.17 Penjelasan Printview Checkin Report ...236
Tabel 4.18 Penjelasan Printview Revenue Report...237
Tabel 4.19 Uji Coba Fungsional Reservation ...238
Tabel 4.20 Uji Coba Fungsional Check In ...240
Tabel 4.21 Uji Coba Fungsional Create Guest Folio ...241
xx
Halaman
Tabel 4.23 Uji Coba Fungsional Check Out ...243
Tabel 4.24 Uji Coba Fungsional Guest Folio Payment ...243
Tabel 4.25 Uji Coba Fungsional Guest Folio Settlement ...244
Tabel 4.26 Uji Coba Fungsional Restaurant Sales ...245
Tabel 4.27 Uji Coba Fungsional Drugstore Sales ...246
Tabel 4.28 Uji Coba Fungsional House Keeping ...247
Tabel 4.29 Uji Coba Fungsional Monthly Revenue Reporting ...248
Tabel 4.30 Uji Coba Fungsional Managerial Reporting ...248
Tabel 4.31 Uji Coba Non-Fungsional ...249
Tabel 4.32 Uji Coba Fungsional Performance ...252
Tabel 4.33 Perbandingan Performance Administrasi Reservasi...264
Tabel 4.34 Perbandingan Performance Administrasi Guest Folio ...264
Tabel 4.35 Perbandingan Performance Administrasi Food & Beverages ...265
Tabel 4.36 Perbandingan Performance Administrasi Room Maintenance ...266
Tabel 4.37 Perbandingan Performance Monthly Revenue Reporting ...266
xxi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel Saat Ini ... 17
Gambar 3.1 Alur Sistem Saat Ini (Current System) ... 35
Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Reservasi... 36
Gambar 3.3 Alur Sistem Check In Saat ini ... 38
Gambar 3.4 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat ini ... 40
Gambar 3.5 Alur Sistem Mencatat Log Book ... 42
Gambar 3.6 Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Services ... 43
Gambar 3.7 Alur Sistem Breakfast Services ... 44
Gambar 3.8 Alur Sistem Wake Up Call Services ... 45
Gambar 3.9 Alur Sistem Restaurant Sales ... 46
Gambar 3.10 Alur Sistem Drugstore Sales ... 48
Gambar 3.11 Alur Sistem F&B Audit ... 49
Gambar 3.12 Alur Sistem Laundry Service ... 51
Gambar 3.13 Alur Sistem Night Audit ... 53
Gambar 3.14 Alur Sistem Check Out... 55
Gambar 3.15 Alur Sistem Rooms Maintenance ... 57
Gambar 3.16 Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 58
Gambar 3.17 Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 60
Gambar 3.18 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting ... 62
Gambar 3.19 Alur Sistem Baru Reservasi ...149
Gambar 3.20 Alur Sistem Check In ...150
xxii
Halaman
Gambar 3.22 Alur Sistem Add Detail Guest Folio ...151
Gambar 3.23 Alur Sistem Airport Shuttle Services ...152
Gambar 3.24 Alur Sistem Wake Up Call ...153
Gambar 3.25 Alur Sistem Night Audit ...154
Gambar 3.26 Alur Sistem Check Out...155
Gambar 3.27 Alur Sistem Guest Folio Payment ...156
Gambar 3.28 Alur Sistem Guest Folio Settlement ...157
Gambar 3.29 Alur Sistem Welcome atau Evening Drink ...158
Gambar 3.30 Alur Sistem Breakfast Order ...159
Gambar 3.31 Alur Sistem Restaurant Sales ...160
Gambar 3.32 Alur Sistem Drugstore Sales ...161
Gambar 3.33 Alur Sistem F&B Reporting ...162
Gambar 3.34 Alur Sistem Laundry Services ...163
Gambar 3.35 Alur Sistem Snack Bar Sales...164
Gambar 3.36 Alur Sistem HK Rooms Maintenance ...165
Gambar 3.37 Alur Sistem HK Reporting ...166
Gambar 3.38 Alur Sistem Monthly Revenue Reporting ...167
Gambar 3.39 Alur Sistem Manager Reporting ...168
Gambar 3.40 Context Diagram ...169
Gambar 3.41 Diagram HIPO ...170
Gambar 3.42 Diagram HIPO Administrasi Front Office ...171
Gambar 3.43 Diagram HIPO Administrasi Food & Beverage ...172
xxiii
Halaman
Gambar 3.45 Diagram HIPO Accounting ...174
Gambar 3.46 Diagram HIPO Operational Manager ...175
Gambar 3.47 DFD Level 0 ...176
Gambar 3.48 DFD Level 1 Administrasi Front Office ...177
Gambar 3.49 DFD Level 1 Administrasi Food & Beverage ...178
Gambar 3.50 DFD Level 1 Administrasi House Keeping ...179
Gambar 3.51 DFD Level 1 Administrasi Accounting Monthly Reporting ...180
Gambar 3.52 DFD Level 1 Administrasi Managerial Reporting ...180
Gambar 3.53 DFD Level 2 Reservation...181
Gambar 3.54 DFD Level 2 Check In ...181
Gambar 3.55 DFD Level 2 Create Guest Folio ...181
Gambar 3.56 DFD Level 2 Add Detail Guest Folio ...182
Gambar 3.57 DFD Level 2 Airport Shuttle Services ...182
Gambar 3.58 DFD Level 2 Night Audit ...183
Gambar 3.59 DFD Level 2 Check Out ...183
Gambar 3.60 DFD Level 2 Guest Folio Payment ...184
Gambar 3.61 DFD Level 2 Guest Folio Settlement ...184
Gambar 3.62 DFD Level 2 Welcome Evening Drink...184
Gambar 3.63 DFD Level 2 Breakfast Order...185
Gambar 3.64 DFD Level 2 Restaurant Sales ...185
Gambar 3.65 DFD Level 2 Drugstore Sales ...185
Gambar 3.66 DFD Level 2 FB Reporting ...186
xxiv
Halaman
Gambar 3.68 DFD Level 2 Snack Bar Sales ...187
Gambar 3.69 DFD Level 2 Rooms Maintenance ...187
Gambar 3.70 DFD Level 2 HK Reporting ...187
Gambar 3.71 Conceptual Data Model(CDM) ...188
Gambar 3.72 Physical Data Model(PDM) ...189
Gambar 3.73 Master Rooms Type ...210
Gambar 3.74 Add Data Rooms Type ...210
Gambar 3.75 Edit Data Rooms Type ...211
Gambar 3.76 Master Rooms ...211
Gambar 3.77 Add Data Rooms ...211
Gambar 3.78 Edit Data Rooms ...212
Gambar 3.79 Master Guest ...212
Gambar 3.80 Add Data Guest ...212
Gambar 3.81 Edit Data Guest ...213
Gambar 3.82 Single Reservation ...213
Gambar 3.83 Reservation List ...214
Gambar 3.84 Expected Arrival...214
Gambar 3.85 Expected Departure ...214
Gambar 3.86 Hotel Bill ...215
Gambar 3.87 Restaurant Receipt ...215
Gambar 3.88 Check In Report...216
Gambar 3.89 Revenue Report ...216
xxv
Halaman
Gambar 3.91 Annual Occupancy Rate Report ...217
Gambar 3.92 Desain Arsitektur Jaringan ...218
Gambar 4.1 Form Login ...222
Gambar 4.2 Rooms Availability ...223
Gambar 4.3 Master Rooms Type ...224
Gambar 4.4 Master Rooms ...224
Gambar 4.5 Master Guest ...224
Gambar 4.6 Master Company ...225
Gambar 4.7 Single Reservation ...226
Gambar 4.8 Group Reservation ...227
Gambar 4.9 Reservation List ...228
Gambar 4.10 Reservation Advance Payment ...229
Gambar 4.11 Create Guest Folio ...230
Gambar 4.12 Guest Folio List ...231
Gambar 4.13 Expected Arrival...232
Gambar 4.14 Expected Departure ...233
Gambar 4.15 Restaurant Sales ...234
Gambar 4.16 Restaurant Sales Report ...235
Gambar 4.17 Check In Report...236
Gambar 4.18 Revenue Report ...237
Gambar 4.19 Pengelolaan Reservasi ...255
Gambar 4.20 Pengelolaan Check In ...255
xxvi
Halaman
Gambar 4.22 Pengelolaan Add Detail Guest Folio ...257
Gambar 4.23 Pengelolaan Night Audit ...257
Gambar 4.24 Pengelolaan Check Out ...258
Gambar 4.25 Pengelolaan Payment ...259
Gambar 4.26 Pengelolaan Bill Statement ...259
Gambar 4.27 Pengelolaan Penjualan Restaurant ...260
Gambar 4.28 Pengelolaan Penjualan Drugstore ...261
Gambar 4.29 Pengelolaan FB Reporting ...261
Gambar 4.30 Pengelolaan Rooms Status Maintenance ...262
Gambar 4.31 Data Revenue Report ...263
xxvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Organization ...272
Lampiran 2 Department / Division ...280
Lampiran 3 Identifikasi Masalah ...290
Lampiran 4 Analisa Permasalahan ...293
Lampiran 5 Menentukan Rencana Penyelesaian ...309
1
1.1 Latar Belakang Masalah
New Cahaya Hotel adalah perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan yang sudah berdiri sejak tahun 1994. Hotel yang berlokasi di daerah bandara internasional juanda ini, merupakan hotel bisnis dan transit yang menggunakan konsep syariah dalam pengelolaannya. Untuk memajukan bisnisnya, perusahaan tidak hanya memperbaiki dan memperbarui produknya saja(kamar dan fasilitas), melainkan pelayanan kepada tamu juga yang utama. Khususnya adalah proses administrasi hotel yang sangat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan pada New Cahaya Hotel.
Proses administrasi hotel saat ini, terdapat 9 proses utama antara lain, reservation, cancel reservation, check in, rooms maintenance, in house services,
Tabel 1. Detail Permasalahan Berdasarkan Quality of Information (Bojic, 2008)
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat diketahui bahwa dari permasalahan yang dihadapi pada proses administrasi hotel tersebut bahwa perusahaan membutuhkan sistem informasi administrasi perhotelan yang terpusat
Proses Detail Permasalahan
Check In Informasi data tamu dan history tamu yang tidak up to date Rooms Maintenance Update informasi perpindahan dan extend tamu yang lambat Audit Tidak up to date nya data tagihan tamu
Reservation Pengalokasian kamar tidak diperhitungkan dengan kondisi room extend di waktu tersebut
Audit tidak terintegrasinya antara FO counter dengan in house counter yang menyebabkan tagihan tamu yang belum mencerminkan kondisi saat itu Frequency Check In data history tamu yang pencatatannya masih manual menyebabkan petugas
lama dalam mencari data yang digunakan dalam proses check in, sementara data dibutuhkan setiap saat
Time Period Reservation Pengalokasian kamar tidak diperhitungkan dengan kondisi room extend di waktu tersebut
Reservation Pengalokasian kamar pesanan khusus yang sering terjadi kesalahan Reservation, Cancel
Reservation, Check in, Rooms Maintenance, In House Services, Check Out dan HK Rooms reporting
Informasi yang digunakan dalam pengelolaan dan alokasi kamar yang belum terintegrasi dan terpusat
reservation, cancel reservation, check in, rooms maintenance, in house paid services, FO cashier, audit dan check out
Informasi yang digunakan dalam pengelolaan akun tamu dalam pembayaran yang belum terintegrasi dan terpusat sering menyebabkan bill yang tak dibayar / kurang dalam pembayaran
In House Free Services Sering terjadinya ketidakcocokan data antar divisi pada proses pencatatan welcome / evening drink
In House Paid Services Sering terjadinya ketidakcocokan data antar divisi pada proses pencatatan tagihan settle bill tamu
Completeness Audit bill tagihan tamu yang sering tidak diterima secara menyeluruh
Conciseness Audit Pembuatan laporan yang masih belum merujuk pada managerial report (tidak ringkas)
Clarity Reservation Data reservasi yang sering kurang jelas dalam pencatatannya
Detail Reservation Pencatatan reservasi yang tidak detail dapat mengakibatkan diabaikannya pesanan khusus
Order In House Free Services Pencatatan data breakfast order yang tidak diurutkan sesuai dengan jam pesanan
Presentation Audit Pelaporan summary report yang disajikan dalam bentuk tabel Confidence in
Source
In House Free Services Informasi Welcome/Evening Drink berasal dari FO yaitu informasi check in dan extend room. Sedangkan data tersebut disampaikan oleh FO kepada HK, yang kemudian diberikan kepada F&B, sehingga mengurangi kepercayaan terhadap informasi
Reliability In House Free Services Informasi Welcome/Evening Drink berasal dari FO yaitu informasi check in dan extend room. Sedangkan data tersebut disampaikan oleh FO kepada HK, yang kemudian diberikan kepada F&B, data inputan tersebut sering tidak konsisten datanya terhadap kondisi dilapangan
F
dan terhubung, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dalam memberikan informasi, serta efisiensi waktu dan tenaga dalam proses pengerjaannya di perusahaan. Khususnya dalam administrasi pelayanan kepada tamu hotel.
Pembangunan sistem informasi administrasi perhotelan ini bertujuan untuk membantu operasional perusahaan khususnya yang berkaitan dengan service kepada tamu hotel sehingga mampu menyelesaikan masalah yang ada. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas proses untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam akses informasi serta keakuratan data dan memberikan kemudahan dalam pengelolaan operasional sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan kualitas pelayanan kepada tamu hotel.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang sedang dihadapi oleh New Cahaya Hotel Sidoarjo saat ini, yaitu Bagaimana Merancang dan Membangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan Pada New Cahaya Hotel Sidoarjo yang efektif dan efisien.
1.3 Pembatasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah:
3. Tidak membahas tentang keamanan web, namun lebih kepada keamanan hak akses dari sistem yang akan dibuat.
4. Untuk pembayaran dilakukan dengan 2 cara yaitu, cash dan debit(EDC dan transfer).
5. Sistem yang akan dibuat tidak meliputi proses freelance marketing payment. 6. Pada proses in house paid services, proses restaurant and drugstore sales
hanya meliputi proses penjualannya saja.
7. Laporan keuangan yang ada pada sistem yang akan dibuat hanya meliputi laporan pendapatan saja.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah menghasilkan Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan Pada New Cahaya Hotel Sidoarjo yang efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan produktifitas kualitas pelayanan administrasi kepada tamu hotel.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari sistem informasi administrasi perhotelan yang telah dibuat adalah:
a. Meminimalisir kesalahan administrasi front desk
b. Meningkatkan pelayanan kepada tamu khususnya pada proses reservasi, check in, dan check out dan pembayaran
c. Meningkatkan kinerja front office 2. Membantu pihak house keeping
a. Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada house keeping
b. Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan administrasi pada house keeping
c. Meningkatkan kinerja pada proses room status reporting 3. Membantu divisi Food & Beverage
a. Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada divisi Food & Beverage
b. Meminimalisir kesalahan
c. Meningkatkan kinerja pada proses in house service d. Meningkatkan pelayanan kepada tamu
4. Membantu Back office
a.Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada Back office b. Meminimalisir kesalahan
c. Meningkatkan kinerja back office
5. Membantu Manajer Operasional
a. Mempermudah manajemen perusahaan
b. Memberikan informasi yang cepat guna pengambilan keputusan dalam management perusahaan
c. Mempermudah pertanggung jawaban terhadap direksi
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan yang saat ini sedang dihadapi, pembatasan masalah, tujuan pembuatan aplikasi, serta sistematika penulisan tugas akhir sebagai ringkasan materi dari tiap-tiap bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Landasan teori ini berisi tentang penjabaran teori-teori yang menjadi dasar penelitian dan yang akan dijadikan sebagai acuan analisis dan pemecahan permasalahan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini. Teori yang diterangkan meliputi: Penjelasan administrasi hotel secara umum, administrasi hotel pada New Cahaya Hotel, dan SWEBOK.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data
model maupun physical data model, struktur basis data, dan interface.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan. BAB V : PENUTUP
8
2.1 Hotel
Kata hotel mulai digunakan sejak Abad 18 di London, Inggris. Saat itu
yang disebut hotel adalah garni, sebuah rumah besar yang dilengkapi dengan sarana
tempat menginap/tinggal untuk penyewaan secara harian, mingguan, atau bulanan.
Kata hotel sendiri merupakan perkembangan dari bahasa Perancis, hostel, berasal
dari kata Latin: hospes, dan mulai diperkenalkan kepada masyarakat umum pada
tahun 1797 (Sri Perwani, 1993:2).
Hotel dapat di definisikan sebagai penggabungan dari semua definisi usaha
pariwisata, akomodasi, boga, hiburan serta bisnis. Semua itu bisa terjadi dan ada
dalam suatu hotel. Hotel memiliki ciri khas yang tidak dimiliki oleh usaha
pariwisata yang mirip hotel, yaitu adanya layanan oleh pramusaji, tatagraha, dry
cleaning, serta berbagai fasilitas lain dalam satu properti. Unsur kemewahan untuk
hotel berbintang seperti adanya valet service, limousine, buttler, airport rep,
excecutive lounge, coctail party, secretariat, teleconference, ball room, gala dinner
dan fasilitas internet. (Soenarno, 2006:12)
Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau
seluruh bangunan untu menyediakan jasa penginapan, makan, minum serta jasa
lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Hotel memiliki lokasi,
arsitektur dan fasilitas-fasilitas unggulnya masing-masing. Sehingga membuat
calon tamu atau tamu merasa tertarik untuk datang dan menginap di hotel tersebut
2.1.1 Tipe Hotel
Berdasarkan tipe hotel, Soenarno (2006:13) menjelasan bahwa hotel dapat
dikelompokan lagi ke dalam beberapa kategori, yaitu:
a. Tipe hotel berdasarkan lokasi, yaitu: city hotel dan resort hotel
b. Tipe hotel bedasarkan area, yaitu: downtown hotel, surburban hotel, country
hotel, airport hotel, motel dan Inn
c. Tipe hotel berdasarkan tamu yang menginap, yaitu: hotel keluarga, official hotel,
hotel untuk rombongan, walk in hotel, traveler hotel, hotel wisatawan,
businessman hotel, individual hotel, incentive hotel dan long staying hotel
d. Tipe hotel berdasarkan lama tamu tinggal, yaitu: transient hotel, residential hotel
dan semi residential hotel
e. Tipe hotel berdasarkan lama beroperasi, yaitu: full length operation hotel dan
seasonal hotel
f. Tipe hotel berdasrkan maksud kunjungan, yaitu bussines hotel, tourism hotel dan
convention hotel
g. Tipe hotel berdasarkan syarat sarana transportasi, yaitu: airport hotel,railway
hotel, harbor hotel dan bus station hotel
h. Hotel berdasrkan kemewahan, yaitu: luxurios hotel, boutique hotel dan normal
hotel
2.1.2 Operasional Hotel Secara Umum
Bisnis perhotelan secara umum dimulai dengan pemenuhan kebutuhan
konsumen atas fasilitas, konsumsi, dan rekreasi. Dengan mempertemukan
kebutuhan tamu dan pihak hotel selaku penyedia fasilitas tersebut, maka terjadilah
estetika, norma dan aturan main. Dengan penjualan fasilitas yang dinikmati oleh
tamu maka hotel mendapatkan income yang kemudian didapatkan keuntungan yang
dapat dipakai untuk mengembangkan usaha dan meningkatkan sarana dan fasilitas
layanan (Soenarno, 2006:13).
Proses pelayanan hotel sejak tamu ingin memesan kamar sampai tamu
meninggalkan hotel adalah sebagai berikut:
a. Reservation
Reservation adalah pemesanan tempat terlebih dahulu sebelum tamu
datang ke hotel. Proses ini sangat penting supaya tamu mendapatkan jaminan akan
tempat yang diinginkan ketika tiba di hotel. Permintaan reservasi hotel bisa datang
langsung ke hotel. Permintaan reservasi kamar hotel bisa dengan telepon, fax,
internet, email atau datang langsung ke hotel. Ada 3 macam reservasi, yaitu:
Individual reservation, Group reservation and Corporate reservation. Urutan
penerimaan reservasi dimulai dari memberi salam kepada tamu, menanyaan waktu
pemakaian kamar, tipe kamar dan jumlah serta mencatat nama dan asal tamu,
mencatat metode pembayaran yang digunakan, Kemudian mengkonfirmasi kembali
data reservasi kepada tamu dan yang terahir mencatat dalam formulir reservasi.
Untuk pembatalan reservasi, tamu yang ingin membatalkan reservasi akan dihitung
apakah urang dari 7 hari dari tanggal kedatangan. Jika iya, maka tamu akan
dikenakan denda sebesar biaya sewa kamar permalam. Jika tidak, tamu tidak
dikenakan denda atau biaya apapun.
b. Check-In
Check-in adalah langkah administrasi kedua dalam penanganan tamu.
reservasi sebelumnya, jika sudah maka receptionis akan melengapi formulir
registrasi tamu dengan indentitas lengkap tamu, foto copy kartu identitas tamu,
mencatat kartu redit tamu atau meminta deposit sebagai jaminan selama menginap
di hotel.
c. In-House
In-house adalah masa selama tamu tinggal di hotel. Tamu akan melakuan
berbagai ativitas yang dapat dimasukan dalam dua kelompok, yaitu: transaksional
adalah aktivitas transaksional tamu berbelanja di outlet yang ada di hotel dan
menikmati fasilitas-fasilitas hotel yang berbayar. Kemudian yang edua adalah
aktivitas non-transaksional adalah aktivitas tamu yang memang gratis disediakan
oleh hotel.
d. Pembayaran
Sebelum check-out tamu akan melalui proses pembayaran yang mencakup
biaya sewa kamar dan pembayaran transaksi-transaksi yang dilakuan selama
menginap dihotel. Semua tagihan akan terkumpul di Front Office Cashier, Tamu
akan melakukan pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang telah
disepakati pada saat check-in. Beberapa pembayaran yang bisa dilakuan oleh tamu
pada hotel,yaitu:
Deposit adalah pembayaran yang dilakuan oleh tamu pada saat melauan
pemesanan kamar atau check-in sebagai jaminan selama tinggal di hotel.
Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan tamu selama tinggal di hotel
dan sebelum check-out
Guest bill adalah pembayaran pada saat tajmu selesai menggunakan fasilitas
Cash sales payment adalah pembayaramn pada saat tamu selesai menggunakan
fasilitas hotel
City ladger payment adalah tagihan tamu yang tidak dibayar pada saat tamu
check-out kemudian dikirimkan kebagian piutang untuk di proses kepada orang
atau perusahaan yang menjamin.
e. Check-Out
Proses check-out merupaan bagian akhir dari masa tinggal tamu di hotel.
Pada saat check-out, tamu mengembalikan kunci kamar dan membayar semua
transaksi termasuk makanan dan minuman yang dikonsumsinya selama tinggal
dihotel.
2.1.3 Front Office
Front Office merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan
tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran
rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan-keluhan tamu
dan juga tempat memberikan segala macam informasi baik dalam hotel maupun
luar hotel (Maulana,2009:4). Dalam tugasnya memberikan pelayanan kepada tamu
front office mempunyai hubungan langsung dengan kegiatan tamu. Adapun
penjelasan hubungan antara departemen-departemen diatas adalah sebagai berikut:
a. Hubungan Front Office dengan House Keeping
Housekeeping memiliki hubungan paling dekat dengan Front Office,
karena dalam operasi sehari hari keduanya selalu saling bahu-membahu dalam
memenuhi ekspresi tamu selama tinggal di hotel (Soenarno, 2006:236). Beberapa
Update data tentang status kamar dari vacant dirty (tamu sudah check out
tapi belum di bersihkan oleh petugas housekeeping ) sehingga front office dapat
menjual kamar tersebut. Sebaliknya, Housekeeping update status kamar bahwa
fasilitas tidak lengap, agar front office tidak menjual kamar tersebut.
Pengecekan transaksi tamu, yaitu mini bar, laundry, amenity
(perlengkapan tambahan kamar yang diminta oleh tamu) yang kemudian
diinformasikan ke front office untuk ditambahkan ke tagihan tamu.
Dari sisi front office, informasi yang sangat berguna bagi housekeeping
adalah saat status kamar dari occupied (berpenghuni) menjadi vacant dirty sesaat
setelah tamu check out. Informasi ini menjadi dasar eksekusi pembersihan kamar
oleh housekeeping
b. Hubungan Front Office dengan food & Beverage
Departemen food &beverage merupakan sumber pendapatan hotel selain
menjual kamar. Dengan memiliki layanan seperti restaurant, bar dan cafe. Tamu
diharapkan melakukan transaksi sebesar-besarnya selama tinggal dihotel.
Hubungan penting antara front office dengan food & beverage adalah:
Food & Beverage membutuhan informasi tamu yang check-in dan tamu
yang sedang tinggal dalam hotel. Informasi tamu yang check-in akan menjadi acuan
Food & Beverage dalam mempersiapkan welcome drink untuk tamu. Apalagi jika
ada check in tamu rombongan, departemen food & beverage harus mempersiapkan
makanan dan minuman yang cukup serta penambahan tempat jika diperlukan saat
penyambutan tamu. Informasi tentang tamu yang sedang tinggal dalam hotel
dibutuhkan untuk melakuan cas tagihan tamu setelah bertransaksi kamar yang telah
bertransaksi di layanan food & beverage untuk direkap dan ditagih pada saat tamu
check out.
2.1.4 House Keeping
Tata graha (House Keeping) adalah salah satu bagian yang terdapat dalam
organisasi hotel yang mempunyai peranan dalam memberikan pelayanan
kenyamanan dan kebersihan hotel. Tanggung jawab tata graha dapat dikatakan
mulai dari pengurusan bahan-bahan yang terbuat dari kain seperti, taplak meja,
sprei, sarung bantal, korden, dsb. Kemudian, tangung jawab berikutnya adalah
menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya dan sampai
pada program pengadaan atau penggantian serta pemeliharaan ruangan hotel
beserta perlengkapannya. Melihat ruang lingkup tanggung jawab tata graha atas
hotel, maka hotel dapat terdiri dari kamar-kamar tamu, ruang rapat, ruangan umum,
seperti lobby, corridor, restaurant, yang semuanya itu disebut front of the house .
Disamping itu juga bertangung jawab atas kebersihan dapur, ruang makan
karyawan, ruang ganti pakaian karyawan, ruang kantor yang disebut back of the
house (Sulastiyono, 2008:181).
2.1.5 Food and Beverage
Bagian makanan dan minuman merupakan salah satu bagian yang terdapat
dihotel yang mempunyai fungsi melaksanaan penjualan makanan dan minuman.
Sekalipun melakukan fungsi menjual makanan dan minuman tetapi dibalik semua
ini terdapat kegiatan-kegiatan yang sangat komplek. Kegiatan-kegiatan itu adalah
melaksanaan usaha pengembangan produk makanan dan minuman, merencakan
hotel melakukan pembelian bahan-bahan makanan dan minuman, penyimpanan
bahan-bahan makanan dan minuman serta perhitungan produk (Sulastiyono,
2008:183).
Oleh karena itu fungsi tersebut maka ruang gerak aktivitas bagian
makanan dan minuman bisa dibagi menjadi dua fungsi ruang, yaitu ruang atau area
yang dapat menghasilkan keuntungan atau disebut dengan the revenue producing
areas seperti restaurant, bar, lounge service, banguette dan ruang atau area yang
memberika dukungan atau support dalam memberikan pelayanan atau disebut the
support service area seperti dapur, gudang minuman anggur dibawah tanah (cellar)
dan gudang umum (store), stillroom, tempat cuci peralatan makan dan memasak
(dishwashing). Dalam melaksanakan fungsinya kedua ruangan atau area tersebut
bekerja secara sinergis yang merupakan satu kesatuan walaupun letaknya ada yang
terpisah.
2.1.6 Travel Agent
Travel agent adalah badan usaha yang menyelenggarakan usaha perjalanan
yang bertindak sebagai perantara dalam menjual atau mengurus jasa untuk
melakuan perjalanan. Produk utama dari travel agent adalah ticketing, voucher
hotel, paket wisata, voucher pertunjukan dan transportasi wisata (Sulastiyono,
2008:186). Dalam hal operasional sehari-hari, hubungan antara hotel dan travel
agent dapat dijabarkan kronologisnya sebagai berikut :
a. Ada inspeksi dan pengenalan dari travel agent ke hotel untuk melihat fasilitas
dan layanan yang diberikan oleh hotel.
b. Hotel inspection dilakukan setelah ada kesepakatan watu kunjungan dengan
c. Pihak hotel menyediakan fasilitas sarana untuk dilihat dan ditinjau oleh travel
agent . Dalam inspeksi ini travel agent didampingi oleh sales manager hotel
d. Pihak hotel memberikan brosur, slide dan sarana promosi lainnya kepada travel
agent disertai harga untuk umum.
e. Kedua belah pihak kemudian membuat perjanjian kerjasama yang saling
menguntungkan. Hotel memberikan harga potongan khusus, misalnya 25% dari
harga umum. Jika travel agent tersebut produktif maka hotel akan meningatkan
diskon yang diberikan.
f. Travel agent mendapatan keuntungan dari selisih harga published rate.
g. Perhitungan pembayaran dilakukan setelah dua minggu tamu check out. Ada
juga karena telah berhubungan lama dan harmonis maka untuk pembayaran
diberikan watu satu bulan.
h. Travel agent yang aktif akan mendapatan keuntungan lewat allotment atau pesan
kamar untuk diblok terlebih dahulu supaya tidak menjual kamar tersebut.
i. Pihak staff front desk akan memeriksa perjanjian yang telah disepakati dan
menerima tamu dan kemudian mengalokasian ke kamar dengan harga spesial.
j. Folio tamu dan semua transaksi yang berupa invoice (tagihan) akan ditagihkan
kepada travel agent.
k. pihak travel agent akan mengirimkan pembayaran paling lambat waktu dua
minggu sampai satu bulan kemudian.
Hotel yang bekerjasama dengan travel agent akan memperoleh banyak
keuntungan karena travel agent dapat secara aktif mempromosikan hotel itu kepada
para pelanggan yang menggunakan jasanya. Hotel akan memberikan insentif harga
dalam kerja sama tersebut ada beberapa hal yang dapat dianggap sebagai suatu
kerugian, antara lain adalah pada saat tamu ramai sekali. Optimasi harga kamar juga
tidak akan dapat setinggi jika hotel menjual semua kamarnya kepada tamu lain yang
berani membayar harga tinggi.
2.2 Adminsitrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel
Menurut Yunita(2015), saat ini administrasi pada New Cahaya Hotel
terbagi menjadi 4 fase antara lain, pre-arrival, arrival, occupancy, dan departure.
Dari 4 fase tersebut, didalamnya terdapat proses-proses utama dalam administrasi
hotel. Pada fase pre-arrival terdapat proses reservation, deposit dan cancel
reservation. Pada fase arrival terdapat proses check in, deposit,change rooms, dan
freelance marketing payment. Pada fase occupancy terdapat fase in house free
service, in house paid services, rooms extend, pre-payment, dan audit. Dan pada
fase departure terdapat proses check out, settle bill, dan house keeping(HK) rooms
reporting. Pada Gambar 2.1 akan dijelaskan mengenai proses administrasi hotel
pada New Cahaya Hotel beserta proses-proses didalamnya.
Dari Gambar 2.1 diatas dapat diketahui pembagian proses berdasarkan
fase-fase pada administrasi hotel. Dari proses-proses tersebut akan dijelaskan pula
secara detail mengenai deskripsi tiap-tiap prosesnya pada Tabel 2.1
Tabel 2.1 Deskripsi Proses Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel
2.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi dari kedua kata yaitu sistem dan informasi dengan
definisinya masing-masing. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan
pada prosedur suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaian suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem
yang lebih menekanan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem adalah
kumpulan elemen-elemen yang berinterasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
(Jogiyanto,2005:1).
No PIC Deskripsi
1 Reservation FO Tamu melakukan reservasi untuk booking kamar yang akan disewa 2 Cancel Reservation FO Pembatalan Reservasi
3 Check In FO Proses administrasi untuk registrasi tamu dan pengalokasian kamar 4.1 Change Room FO Memindahkan tamu ke kamar yang lain
4.2 Room Extend FO Apabila tamu yang sedang menginap, memperpanjang lama inapnya
5 Freelance Marketing Fee FO Proses pemberian komisi kepada taxi/travel yang membawa tamu untuk menginap In House Free Services Administrasi untuk layanan gratis kepada tamu
a. Welcome/Evening Drink HK, F&B Pencatatan minuman gratis untuk tamu yang baru saja check in dan tamu yang extend b. Breakfast Order F&B Pencatatan breakfast yang dipesan oleh tamu
c. Wake up Call Request FO, HK pencatatan pesanan wake up call oleh tamu In House Paid Services Administrasi untuk layanan Berbayar kepada tamu a. Airport Shuttle (Escort) FO Jasa pengantaran tamu ke bandara
b. Restaurant Sales F&B Administrasi penjualan restaurant c. Drugstore Sales F&B Administrasi penjualan drugstore d. Laundry Services HK Administrasi Jasa Laundry FO Cashier & Account Management
7.1 Deposit FO Peninggalan deposit oleh tamu hotel
7.2 Pre-Payment FO Pembayaran rutin yang dilakukan oleh tamu extend secara berkala sebelum check out 7.3 Settle Bill FO Penutupan dan pembayaran total bill saat check out
8.1 Night Audit FO Proses pengecekan dan pembuatan tagihan tamu, serta pembuatan laporan harian 8.2 Bill Audit ACC Proses pengecekan pembayaran dan kelengkapan bill oleh accounting
9 Check Out FO Proses administrasi penutupan masa inap tamu dan pembayaran akhir tamu 10 HK Rooms Reporting HK Proses Administrasi pelaporan status kamar
Proses
6
7
8 Audit 6.2 6.1
4 Rooms Maintenance
Sistem informasi mempunyai karateristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu: mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem,
penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Komponen
sistem merupakan bagian-bagian dari sistem atau subsistem ini memiliki
karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri. Sedangkan,
definisi informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti yang menerimanya. Sumber dari informasi itu sendiri adalah data yang
merupakan kata jamak dari bentuk tunggal. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu keadaan nyata (Jogiyanto,2005:8)
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Akurat berarti
informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan menyesatkan. Akurat juga
berarti informasi harus jelas mencerminan maksudnya. Tepat pada waktunya berarti
informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah
usang tidak akan memiliki nilai lagi.
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi
perlu diperhatian bahwa yang digunakan dalam sistem informasi umumnya
digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan
biaya memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh
satu pihak didalam perusahaan. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
Ada empat operasi dasar sistem informasi yaitu mengumpulkan,
mengelola, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin
diumpulkan dari lingkungan luar dan memungkinkan didistribusikan kedalam atau
luar organisasi. Sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi
informasi formal dan informal. Sistem informasi formal adalah sistem informasi
yang memiliki prosedur kebijaksanaan tertulis dalam dokumen. Sedangkan sistem
informasi informal adalah sistem informasi yang memiliki prosedur dan
kebijaksanaan tidak tertulis dalam dokumen (Parno, 2006:8).
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan(building block) yaitu blok masukan yang mewakili data yang
masuk kedalam sistem informasi, blok model yang memanipulasi data input dan
data yang tersimpan di basis data, blok keluaran merupakan keluaran berupa
informasi yang berkualitas dan dokumentasi, blok teknologi merupaan tool dalam
sistem informasi, blok basis data merupakan kumpulan data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan blok kendali adalah pengendalian yang
dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi (Jogiyanto,
2005:12).
2.4 Quality of Information
2.4.1 Time Dimension
Dimensi waktu menggambarkan periode waktu bahwa informasi berkaitan dengan dan frekuensi di mana informasi tersebut diterima.
1. Timeliness. Informasi harus tersedia ketika dibutuhkan.
2. Currency. Informasi harus merefleksikan kondisi saat ini ketika disediakan. 3. Frequency. Selain informasi harus tersedia saat dibutuhkan, informasi juga harus
tersedia sesering yang dibutuhkan.
4. Time Period. Informasi harus dapat mencakup periode waktu yang tepat.
2.4.2 Content Dimension
Dimensi konten menggambarkan ruang lingkup dan isi informasi.
1. Accuracy. Informasi yang berisi kesalahan hanya memiliki nilai yang terbatas dalam organisasi.
2. Relevance. Suplai informasi harus relevan pada situasi tertentu dan harus memenuhi kebutuhan penerima informasi.
3. Completeness. Semua informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari penerima harus tersedia.
4. Conciseness. Hanya informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna yang harus disajikan.
2.4.3 Form Dimension
Dimensi form menggambarkan bagaimana informasi disajikan kepada penerima informasi.
1. Clarity. Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima yang dimaksud.
2. Detail. Informasi harus mengandung tingkat detil yang tepat untuk memenuhi kebutuhan penerima informasi.
3. Order. Informasi harus disediakan dalam urutan yang tepat.
4. Presentation. Informasi harus disajikan dalam form yang ditentukan kepada penerima informasi yang dituju.
5. Media. Informasi harus disajikan menggunakan medium yang tepat.
2.4.4 Additional Characteristics
Selain yang telah dijelaskan sebelumnya, ada juga beberapa tambahan lainnya.
1. Confidence in source. Penerima informasi lebih dimungkinkan untuk menerima dan mempercayai informasi yang mereka peroleh jika diterima dari sumber yang telah akurat dan dapat diandalkan di masa lalu.
2. Reliability. informasi yang tersedia harus dapat diandalkan pada saat diperlukan dan memiliki kualitas yang konsisten dengan atribut lain.
3. Appropriateness. Informasi yang diberikan harus sesuai/layak dengan kegiatan penerima informasi.
4. Received by the correct person. Informasi harus diterima oleh penerima informasi yang benar-benar membutuhkan.
2.5 Sistem Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrate yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa inggris disebut Administration artinya to serve, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya. Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu:
1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan
“Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie(bahasa Belanda)
yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi
secara luas adalah seragkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang
dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi
secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat lain mengenai administrasi dikemukakan oleh Sondang P.
Siagian mengemukakan “ Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara
2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa adminsitrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
2.6 Konsep Basis Data
Basis data adalah suatu kumpulan data operational lengkap dari suatu
organisasi yang di organisir secara terintegrasi dengan menggunakan metode
tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal
yang diperlukan pemakainya (Marlinda, 2004:1).
Penyusunan basis data meliputi proses memasukan data kedalam media
penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Database
Management System(DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan
pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan perubahan
atau penggantian data serta pembuatan laporan.
2.7 Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK)
Menurut John Willey & Sons (2004) dalam bukunya menuliskan :
“SWEBOK mendeskripsikan pengetahuan secara umum tentang rekayasa
perangkat lunak yang dibagi kedalam 10 area pengetahuan (Knowledge Areas) atau disebut KAs.” Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) adalah produk dari komite koordinasi rekayasa perangkat lunak disponsori oleh IEEE Computer Society. SWEBOK sendiri mempunyai panduan yang disebut Guide to
the SWEBOK, yang mempunyai 5 tujuan utama sebagai berikut:
a. Untuk menyamakan sudut pandang yang konsisten tentang rekayasa perangkat lunak diseluruh dunia.
b. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak dengan menghubungkan pada disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer dan matematika.
c. Untuk memberi karakter pada isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak. d. Untuk menyediakan akses topik ke SWEBOK
e. Untuk menyediakan pengetahuan dasar bagi pengembangan kurikulum serta sertifikasi pribadu dan bahan perizinan.
Berikut adalah penjelasan tentang ruang lingkup pengetahuan atau yang disebut juga Knowledge Area (KA) yang digunakan sebagai panduan dalam mengembangkan aplikasi oleh penulis.
2.7.1 Requirement
mengotomatisasikan sebuah permasalahan sebuah tugas yang dihadapi oleh pengguna, membantu menganalisis proses bisnis perusahaan yang telah menggunakan aplikasi, menganalisis kekurangan yang ada dan lainnya (John Willey & Sons, 2004). Berikut penjabaran tentang beberapa tahapan yang ada pada software requirement:
a. Requirement Elicitation
Tahapan awal dalam pemenuhan software requirements yang berkonsentrasi pada beberapa hal, darimana kebutuhan perangkat lunak itu sendiri dan bagaimana para pengembangan perangkat lunak dapat mengumpulkannya. Pada dasarnya, kegiatan ini menjabarkan tentang tiap individu dan tiap pemegang kendali sistem tersebut untuk membangun ketersinambungan antara pihak pengembang perangkat lunak dan pengguna perangkat lunak itu sendiri. b. Requirement Analysis
Tahapan ini membahas tentang kegiatan menganalisis kebutuhan untuk : 1. Mendeteksi dan menyelesaikan permasalahan yang ada pada tiap-tiap
kebutuhan.
2. Menggali batasan yang ada pada perangkat lunak dan bagaimana perangkat lunak tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.
3. Menguraikan kebutuhan sistem yang akan digunakan sebagai kebutuhan perangkat lunak
c. Requirements spesification
terima. Dalam sebuah istilah pengembangan perangkat lunak. “software requirements specification” secara khusus mengarah kepada hasil ketepatan,
atau penyamaan elektronik, yang dapat ditinjau, dinilai, dan dibenarkan. d. Requirement Verification and Validation
Beberapa dokumen requirements di atas menjadi bahan dari tahapan validasi dan verifikasi. Kebutuhan verifikasi dan validasi berpusat pada pemeriksaan kebutuhan dari dokumen yang meyakinkan bahwa ini merupakan sistem yang benar. Kebutuhan yang ada di validasi untuk menjamin bahwa pengembang dari perangkat lunak tersebut dapat memahami kebutuhan yang akan dicapai. Penyesuaian kebutuhan untuk standar perusahaan sangat penting untuk diperhatikan bahwa kebutuhan tersebut dimengerti, konsisten, dan lengkap.
2.7.2 Desain
Menurut, John Willey dalam bukunya, Menurut definisi dari IEEE, desain adalah proses yang menggambarkan arsitektur, komponen, antar muka, dan karakteristik yang lain dari sistem atau komponen, serta juga sebagai hasil dari proses tersebut. (John Willey & Sons, 2004).
Menurut John Burch & Gary Grudnitski, desain adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan memiliki fungsi. Analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan kedalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat
yang tepat untuk digunakan dalam menggambarkan physical system.
Logical model dari sistem informasi lebih menjabarkan kepada user
Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data
flow diagram). (Burch, John & Grudnitski, Gary, 1986 : 461).
2.7.3 Construction
Software construction mengacu pada detil pembuatan dari sebuah
pekerjaan, perangkat lunak yang bermakna melalui kombinasi dari pengkodean. sebagai pembuatan detail dari suatu pekerjaan, menciptakan satu perangkat lunak yang penting yang di kombinasikan dengan code, proses verifikasi, testing unit, dan testing yang terintegrasi, serta proses debuging. Software construction lebih sering
di hubungkan dengan proses desain dan proses testing. Hal ini dikarenakan proses tersebut saling ketergantungan satu sama lain, dimana software construction merupakan output dari desain software dan juga sebagai input dari software testing. Software construction bertipikal memproduksi volume konfigurasi item yang lebih
tinggi dan juga di butuhkan dalam mengelola sebuah proyek perangkat lunak(file sumber, isi, test cases, dll). (John Wiley & Sons, 2004 : 65-67).
1. Software Contsruction Fundamentals
Pada tahap pertama yaitu, pendefinisian dasar tetang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisir kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan membangun verifikasi.
2. Managing Construction
3. Practical Considerations
Bagian ini membahas tentang desain konstruksi, bahasa pemrograman yang digunakan, pengkodean, kualitas implementasi, proses pengetesan dan integrasi.
2.8 Bahasa Pemrograman PHP
Bahasa Pemrograman PHP adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam sebuah webserver.Script PHP harus tersimpan dalam sebuah server dan dieksekusi atau diproses dalam server tersebut. Dengan menggunakan program PHP, sebuah website akan lebih interaktif dan dinamis (Madcoms, 2011 :186 ).
2.9 Database MySQL
Database MySQL adalah jenis database yang sangat populer dan digunakan pada banyak website di internet sebagai bank data, selain itu Database MySQL juga dapat dijalankan dibeberapa platform, antara lain linux, windows, dan sebagainya (Madcoms, 2011 : 215).
2.10 Testing dan Implementasi
Tahap ini mendemonstrasikan sistem perangkat lunak yang telah selesai dibuat untuk dijalankan, apakah telah sesuai dengan kebutuhan yang telah di spesifikasikan dan dapat diadaptasi pada lingkungan sistem yang baru. Tahapan ini tertuang dalam suatu dokumen Test Plan, yang dimulai dari membuat Software Testing fundamentals yang berisi tentang penjelasan penting mengenai terminology
testing, kemudian selanjutnya merancang Test Levels yang terbagi antara target
Pada tahap berikutnya adalah mendefinisikan Test Techniques, yaitu tentang bagaimana teknik yang digunakan termasuk dasar-dasar pengetesan berdasarkan intuisi dan pengalaman serta teknik pengetesan secara teknik coding, teknik kesalahan, teknik penggunaan, dan teknik terkait lainnya. Tahap selanjutnya adalah mendefinisikan Test – Related Measures, yaitu ukuran-ukuran pencapaian testing yang telah dilakukan untuk kemudian dievaluasi kembali. Tahap terakhir
31
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi per masalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan pada New Cahaya Hotel. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di New Cahaya Hotel.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat setelah proses wawancara dilakukan, identifikasi dilakukan sampai menemukan titik permasalahan yang terjadi pada New Cahaya Hotel. Observasi dan wawancara digunakan untuk mendapatkan informasi serta membantu menganalisis aktifitas dan alur yang terjadi sehingga dapat menciptakan keefektifan dan keefisiensian bagi perusahaan.
diberikan/diterima antar divisi yang tidak jelas dan tidak lengkap berdampak pada koordinasi administrasi yang sering terjadi kesalahan dalam penanganannya. Permasalahan lainnya yaitu tidak adanya laporan manajerial yang menyebabkan operational manager tidak mendapatkan informasi yang tepat untuk membuat keputusan.
Tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan cara mengatasi permasalahan tersebut. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy) serta stakeholder atau penguna yang terlibat dengan sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Front Office, Food & Beverage, House Keeping, dan Accounting. Secara garis besar proses bisnis
administrasi hotel dimulai dari reservasi, check in, airport shuttle services, wake up call services, welcome/evening drink, breakfast order, restaurant sales, drugstore
sales, laundry services, night audit, check out, dan House Keeping rooms reporting.
Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan desain flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada New Cahaya Hotel, lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
Front Office Reservation 1
R1.a.Pengecekan ketersediaan kamar
- R1.b.Petugas mencatat reservasi
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
R1.d.Petugas membuat Nota Deposit Reservasi
R1.e.Petugas mencatat pada buku reservasi dan Buku kas harian
Check In 2
R2.a.Pengecekan reservasi
- R2.b.Pengecekan ketersedian
kamar
R2.c.Pengalokasian kamar R2.d.Konfirmasi Check In dan
Pembayaran
R2.e.Update Occupancy Board dan mencatat di Occupancy Report
Airport Shuttle Services
3
R3. Petugas Menginputkan Airport Shuttle Services Request. Airport Shuttle Services Request terbagi menjadi dua(2) yaitu: 1.Pick Up Services 2.Usher Services
P3. Pick up services tidak berbayar(free), sedangkan Usher services berbayar Wake Up Call 7 R7. Petugas mencatat wake up
call request dari tamu -
Night Audit 12
R12.a.Petugas merekap tagihan akomodasi tamu dan tagihan services tamu
- R12.b.Petugas membuat daily
occupancy report dan
merekap Laporan kas harian
Check Out 13
R13.a.Cek Total Tagihan Tamu
- R13.b.Cek Inventaris Kamar
R13.c.Settle Bill
R13.d.Konfirmasi Check Out
Rooms
Maintenance 14
R14.Petugas FO melakukan update data pada tamu yang masa inapnya telah habis. Rooms maintenance terbagi
menjadi 2 yaitu: 1. Overtime 2. Extend Room
-
Food & Beverage
Welcome
Drink 5
R5. Petugas F&B mencatat welcome drink berdasarkan pesanan tamu
-
Breakfast
Order 6
R6. Petugas F&B mencatat breakfast order berdasarkan pesanan tamu
