PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian Pada UD. Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

(1)

UD. DWI MULYA PLASTIK

SIDOARJO

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: JUWANDY SADIKIN

NIM

: 06.39010.0019

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

(2)

ABSTRAK

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang plastik yang berada di Sidoarjo. Manajemen dan pengelolaan pada perusahaan ini telah dilakukan secara terkomputerisasi, namun masih ada bagian yang belum terdapat laporan dalam setiap aktivitas kinerja karyawannya, antara lain masalah pengelolaan administrasi pegawai pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo seperti pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai serta laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan baik manajemen ataupun General Manager UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

Pembuatan Sistem Informasi Rancang Bangun Sistem Administrasi Pegawai merupakan salah satu solusi yang sangat tepat untuk mengatasi masalah

yang terjadi pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo. Proses pembuatan sistem dimulai dari menganalisa sistem yang sedang berjalan, lalu hasil analisa diubah ke dalam bentuk document flow komputerisasi yang dibagi berdasarkan proses– proses transasksi yang ada. Dari document flow komputerisasi inilah dikembangkan sebuah sistem.

Dengan diterapkannya sistem ini pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo, maka dapat mengurangi ketidak-optimalan kinerja karyawan. Sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas kinerja karyawan UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

(3)

(4)

x

3.3 Definisi Penilaian Kinerja Karyawan ... 19

3.4 Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja ... 21

3.5 Konsep MBO ... 21

3.6 Prinsip Utama MBO ... 21

3.7 Proses dan Tahapan MBO ... 22

3.8 Alasan Penggunaan Metode MBO ... 23

3.9 Management By Objective yang Efektif ... 24

3.10 Kelebihan dan Kekurangan Management By Objective ... 25

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 26

4.1 Analisis Sistem ... 26

4.2 Desain Sistem ... 27

4.2.1 Document Flow Komputerisasi ... 27

4.2.2 Data Flow Diagram ... 31

4.2.3 Entity Relational Diagram ... 38

4.2.4 Struktur File ... 40

(5)

xi

5.2 Cara Setup Program ... 56

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 62

5.3.1 Form Master ... 64

5.3.2 Form Transaksi ... 70

5.3.3 Form Laporan ... 79

BAB VI PENUTUP ... 81

6.1 Kesimpulan ... 81

6.2 Saran ... 81

DAFTAR PUSTAKA ... 82

(6)

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang semakin pesat pada dewasa ini menuntut setiap badan usaha yang bergerak dalam sektor perekonomian untuk dapat mengantisipasi semua perubahan yang banyak terjadi. Salah satu kendala yang mungkin terjadi pada perusahaan yang akan melakukan pengembangan usahanya adalah saat perusahaan tersebut memerlukan suatu sistem yang dapat membantu jalannya pekerjaan atau kegiatan tersebut. Dengan membuat sistem untuk menunjang kemudahan didalam absensi, cuti, lembur, penggajian ataupun suatu sistem yang dapat digunakan untuk dapat menghasilkan laporan-laporan yang membantu didalam suatu perusahaan untuk menghasilkan keputusan didalam keputusan manajemen suatu perusahaan.

(7)

Berdasarkan survey yang dilakukan, pengelolaan administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo (yang selanjutnya akan disebut perusahaan) sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan administrasi. Tetapi baru sebatas untuk mengetik data dan membuat laporan. Sistem yang secara khusus menangani atau mengelola data administrasi kepegawaian masih belum ada. Selama ini pengelolaan administrasi sering terjadi penumpukan data atau bahkan kehilangan data. Meskipun ada beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data yang masih disimpan ke dalam bentuk buku buku atau lembaran ynag penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi administrasi untuk memberikan informasi secara cepat dan akurat kepada atasan.

(8)

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu:

a. Bagaimana rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo antara lain pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai.

b. Bagaimana rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo menghasilkan laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan baik manajemen ataupun General Manager UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo seperti pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada sistem adalah sebagai berikut: a. Proses Absensi

Absensi ini digunakan untuk menyimpan aktifitas pegawai yang terbagi menjadi 2 jenis yaitu untuk pegawai tetap dan pegawai tidak tetap. Seperti menyimpan jam masuk dan pulang kerja pegawai, menyimpan keterlambatan dan pulang cepat pegawai.

b. Proses Penggajian

Penggajian adalah sebuah proses pengolahan data gaji pegawai. Perhitungan gaji ini mempunyai rincian seperti gaji pokok, uang makan, uang transportasi, jabatan dan lembur serta setelah dikurangi dari banyaknya hari cuti.

(9)

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo dapat menyelesaikan permasalahan dalam administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

b. Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo dapat menghasilkan laporan yang sesuai sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan baik manajemen ataupun General Manager pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan rancang bangun sistem sistem informasi administrasi kepegawaian ini Yaitu:

a. Bagian Personalia

Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian ini dapat membantu dalam kelancaran dan pengawasan terhadap kinerja pegawai pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

b. Bagian Pegawai

(10)

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Dwi Mulya Plastik adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang UD. Dwi Mulya Plastik, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah. Pembatasan masalahnya menjelaskan batasan-batasan dari rancang bangun sistem agar tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

Bab kedua hasil survey adalah menguraikan gambaran umum UD. Dwi Mulya Plastik, seperti lokasi UD. Dwi Mulya Plastik, keadaan, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi atau lembaga tersebut. Membahas juga sejarah berdirinya, dan struktur organisasi UD. Dwi Mulya Plastik.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang System Flow, Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD),

(11)

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini.

(12)

7 2.1. Gambaran Umum UD.Dwi Mulya Plastik

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo adalah suatu badan usaha yang bergerak

didalam bidang produksi plastik yang beralamat di Desa Sidokepung, Rukun

Tetangga 28, Rukun Warga 07, Sidoarjo. UD.Dwi Mulya Plastik didirikan oleh

Bapak Sudarto di Kabupaten Sidoarjo pada sekitar 23 Februari 2009. Produksi

dari hasil pabrik ini bertujuan untuk memberikan pelayanan didalam pembuatan

plastik kepada seluruh masyarakat dan perusahaan yang lain secara umum serta

dikhususkan untuk semua lapisan.

Keberadaan pabrik ini lebih bersifat sosial ekonomi dan lebih menekankan

pelayanan kepada masyarakat maupun perusahaan. Uraian dbawah ini

menjelaskan tentang gambaran UD.Dwi Mulya Plastik secara lebih detil.

2.1.1. Visi

Visi UD.Dwi Mulya Plastik adalah pembuatan plastik berkualitas pada

masyarakat umum dan pabrik daerah yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

2.1.2. Misi

Misi UD.Dwi Mulya Plastik adalah adalah menyediakan dan

mengembangkan plastik yang professional serta mengolah sumber daya secara

(13)

2.1.3. Tujuan

Tujuan UD.Dwi Mulya Plastik adalah terwujudnya pelayanan yang prima,

merata, terjangkau pabrik dan masyarakat yang didukung dengan SDM yang

professional dengan unit kerja yang mandiri.

2.1.4. Sasaran UD.Dwi Mulya Plastik

Sasaran UD.Dwi Mulya Plastik yaitu:

a. Meningkatkan kualitas pelayanan pembuatan plastik yang berorientasi pada

kepuasan pelanggan.

b. Meningkatkan SDM yang terdapat di daerah sekitar sehingga menjadi unit

kerja yang professional.

2.1.5. Fasilitas Pelayanan

Fasilitas pelayanan yang dimiliki UD.Dwi Mulya Plastik yaitu:

a. Telepon; dan Pos Pelayanan 24 jam.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi tersebut terdiri dari level manajemen (Direktur),

Wakil Direktur, Kepala Tata Usaha, pegawai, administrasi, penjualan, laporan

hingga pelaksanaan sebagaimana yang sudah tersetruktur dan dapat dilihat dari

urutan yang telah ada. Dengan adanya struktur dapat diketahui beberapa bagian

yang diperlukan seingga mendapatkan informasi yang di butuhkan untuk

kedepannya. Dengan adanya struktur organisasi pihak perusahaan dapat

(14)

kesalahan maka dapat di lakukan pembenaran. Struktur organisasi UD.Dwi Mulya

Plastik dapat digambarkan pada Gambar 2.1. berikut :

(15)

2.3. Deskripsi Tugas

Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam

melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap

bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam

pelaksanaannya. Dengan adanya pembagian pekerjaan dapat mempermudah

perusahaan untuk mengetahui bagian apa saja yang diperlukan di setiap isntansi

Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:

a. Direktur

Mempunyai tugas membantu menyelenggarakan upaya penjualan secara

berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penjualan dan

pemesanan yang di laksanakan secara terstruktur, terpadu dengan upaya

peningkatan serta melaksanakan transaksi di setiap penjualan .

b. Wakil Direktur

Membantu Direktur di bidang pelayanan dan penunjang pelayanan serta

pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait di bidang pelayanan.

c. Tata Usaha

Melaksanakan tata usaha kepegawaian, keuangan, prasarana dan sarana,

pelayanan fungsi sosial serta penyusunan program dan pelaporan.

d. Informasi Teknologi

Melakukan penyebaran informasi, sarana teknologi dan kerjasama pelayanan.

e. Personalia

Melakukan surat menyurat, kearsipan dan penggandaan serta administrasi

(16)

f. Administrasi

Melakukan administrasi bidang keuangan serta sarana dan prasarana pabrik

disetiap instansi terkait.

g. Pegawai

Melaksanakan kegiatan dibidang pelayanan, penjualan,pembelian, produksi di

setiap golongan.

h. ID Pegawai

Menandai pegawai agar bekerja pada tiap golongan dan juga sebagai pengenal

identitas diri setiap pegawai.

i. Golongan Pegawai

Mengatur pegawai agar bekerja pada tiap golongan dan instansi yang sudah di

tentukan oleh perusahaan.

j. Administrasi

Melakukan administrasi bidang keuangan serta sarana dan prasarana pabrik

serta melakuan pencatatan untuk perusahaan.

k. Golongan Gaji Pegawai

Melaksanakan penagaturan gaji kepegawaian di setiap instansi dan golongan.

l. Tingkatan Lembur

Mengatur jumlah pembayaran lembur kepegawaian di setiap instantsi dan

golongan dengan bukti yang dapat di pertanggungjawabkan kepada bagian

(17)

m.Laporan

Melaksanakan kegiatan dibidang laporan untuk di berikan kepada pihak

administrasi.

n. Laporan perperiodik

Bidang pelayanan laporan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan laporan

secara menyeluruh.

o. Laporan tahunan

Melaksanakan pembuatan laporan pertahun untuk mengetahui target

perusahaan dan memberikan keputusan kepada direktur.

2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam UD.Dwi Mulya Plastik

Sidoarjo.

a. Pengelola sistem informasi SDM.

1) Melaksanakan pencatatan dan penyimpanan data SDM (termasuk data pegawai, data cuti, data lembur dan data penggajian).

2) Menjamin tersedianya data laporan (termasuk laporan data pegawai, data lembur, data cuti dan data penggajian).

b. Pengelolaan administrasi perencanaan, pengadaan dan penempatan SDM

1) Menyusun rencana SDM jangka pendek dan jangka panjang.

2) Melakukan rekrutmen, seleksi dan grading personil.

3) Menyusun struktur organisasi dan perhitungan job valuenya

c. Pengelolaan administrasi penilaian dan pengembangan SDM

1) Mengkoordinir kegiatan penyusunan Rencana Karir Individu (RKI). 2) Mengkoordinir penetapan Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Sasaran

(18)

3) Mengkoordinir penilaian individu dan kelompok berdasarkan pencapaian SKI dan SKK.

4) Menyusun rencana pelatihan dan menyelenggarakan pelatihan. 5) Melakukan evaluasi pelatihan dan evaluasi efektifitas pelatihan. 6) Mengkoordinir proses sertifikasi keahlian/teknik.

d. Pengelolaan data untuk evaluasi sistem-sistem SDM

1) Melaksanakan perhitungan Job Value di tingkat Proyek dan level di bawah Manajer.

2) Melaksanakan evaluasi kualitas personil.

3) Mengkoordinir kegiatan evaluasi gap pejabat terhadap jabatan dan tindak lanjutnya.

e. Terselenggaranya Hubungan Industrial

1) Mengkoordinir pemenuhan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. 2) Mengurus Jamsostek jaminan kesehatan, kesehatan kerja (medical check

up dll) dan klaim asuransi kecelakaan kerja.

3) Melaksanakan perhitungan gaji, lembur dan insentif.

2.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa

dan perancangan sistem pengolahan data yang baik. Sistem pengolahan data

tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi

Kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo yang akan dibuat.

Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan

beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan

informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari Sistem Informasi

Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik, selain itu juga data tentang pegawai,

absensi, lembur, cuti, penggajian dan lain sebagainya. Informasi tentang

kebutuhan Sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI

yang dapat mendukung Sistem Informasi Kepegawaian dan terintegrasi. Dari hasil

(19)

pegawai, absensi, lembur, cuti, laporan absensi, laporan lembur, laporan cuti,

laporan penggajian dan lain sebagainya yang juga dibutuhkan.

Rencana kerja serta rancangan sistem yang menjadi landasan dalam

pembuatan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik

Sidoarjo adalah dengan menggunakan VB.Net 2005 dan menggunakan database

Microsoft Access 2007. Berikut gambaran Dokumen Flow yang ada pada UD.Dwi

Mulya Plastik Sidoarjo:

2.4.1. Dokumen Flow Absensi Pegawai

(20)

Dokumen Flow Absensi Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 2.2

Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi pegawai

yang dijelaskan diatas. Proses absensi dimulai dari pegawai yang melapor pada

bagian petugas setiap datang dan pulangnya. Kemudian petugas akan langsung

mengentrykan pada program absensi.

2.4.2. Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai

(21)

Proses absensi Lembur dimulai dari pegawai yang melapor pada

bagian kesekretariatan setiap pegawai yang bekerja sampai lembur. Kemudian

bagian kesekretariatan akan langsung menginputkan pada program.

Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai ini dapat dilihat pada

Gambar 2.3 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses

absensi lembur pegawai yang dijelaskan diatas.

2.4.3. Dokumen Flow Absensi Cuti Pegawai

(22)

Proses pengambilan cuti dapat dilakukan apabila seorang pegawai

telah mengajukan permohonan cuti pada bagian petugas. Kemudian dari petugas

form permohonan cuti diberikan kepada bagian SDM. Setelah cuti disetujui maka

bagian SDM akan menginputkan data cuti pada program.

Dokumen Flow pengambilan cuti ini dapat dilihat pada Gambar 2.4

Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur pengambilan cuti yang

dijelaskan diatas.

2.4.4. Dokumen Flow Penggajian

(23)

Proses penggajian dimulai dari pengecekan data pegawai di bagian

keuangan. Pengecakan datanya pun dilihat dari posisi atau jabatan pegawai.

Dokumen Flow Penggajian untuk pendataan pegawai ini dapat dilihat pada

pendataan pegawai yang dijelaskan diatas.

2.4.5. Dokumen flow Penjualan

(24)

Setelah proses pendataan pegawai, bagian keuangan memulai

melakukan perhitungan penggajian sesuai dengan hasil pengecekan data

sebelumnya. Dokumen Flow untuk penggajian pegawai ini dapat dilihat pada

penggajian pegawai yang dijelaskan diatas.

Gambar 2.7 Dokumen Flow Perhitungan Penggajian

2.4 Dokumen Input Output

Dalam melakukan proses-proses transaksi yang akan dilakukan dan

demi tercapainya kelancaran kegiatan seperti pemesanan dan penjualan, pada

(25)

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen

input maupun output yang digunakan dalam melakukan berbagai transaksi.

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh pihak UD.Dwi Mulya Plastik

sampai saat ini masih berupa nota dan kwitansi sederhana, yang berupa dokumen

input ialah kertas nota yang diberikan oleh pegawai sedangkan dokumen output

adalah nota pembayaran penggajian, lembur, cuti kepada SDM dan kwitansi

pembayaran. Dokumen input output tersebut dapat dilihat sebagai berikut:

a. Pada halaman 22, merupakan contoh dokumen yang berisikan daftar pegawai

di UD. Dwi Mulya Plastik.

b. Pada halaman 23 merupakan contoh dokumen yang berisikan daftar tunjangan

dari pegawai.

c. Pada halaman 24, merupakan contoh laporan penerimaan gaji pegawai

d. Pada halaman 25, merupakan contoh dokumen checklist pegawai, yang dalam

dokumen ini berisikan jam kerja dari pegawai, barang yang diproduksi, jumlah

barang yang diproduksi dan kegiatan lain yang dilakukan oleh pegawai yang

berkaitan dengan pekerjaan.

e. Pada halaman 27, merupakan contoh laporan pengiriman barang, laporan ini

disajikan dalam surat jalan yang berisikan nama pelanggan, tanggal

pemesanan, nama barang, jumlah barang yang dipesan dan harga barang.

Dengan adanya hasil laporan maka perusahaan dapat dengan mudah

mengetahui pegawai yang masuk dan yang tidak masuk sehingga memudahkan

bagian proses accounting dan SDM menangani proses pengajian, dengan hasil

laporan manager dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memajukan

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

27 3.1.Penilaian Prestasi Kerja

Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2005: 12) “Evaluasi kinerja

merupakan sarana untuk memperbaiki mereka yang tidak melakukan tugasnya

dengan baik didalam organisasi”.

Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja

karyawan yang berorientasi pada pencapaian target kerja. Pada metode MBO,

setiap individu karyawan diberikan target kerjanya masingmasing, yang

bersesuaian dengan sasaran kerja unit dalam satu periode kerja. Penilaian kinerja

dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi target

(Rifazka. 2009)

3.2.Konsep Dasar Sistem

Ada 2 (dua) pendekatan dalam mengartikan sistem. Pendekatan

tersebut adalah procedural approach dan component approach. Secara

pendekatan prosedur, sistem adalah rangkaian tahap yang saling berhubungan dan

berurutan bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan. (Al Bahra. 2005)

Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua

atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan. Suatu sistem terdiri dari sistem-sistem bagian, tiap-tiap subsistem saling

berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan

(32)

Sedangkan definisi yang lain tentang sistem adalah sekelompok unsur

yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari

komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interfac.

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya

dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang

lingkup yang lebih sempit. Sasaran mementukan masukan dan keluaran yang

dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika mencapai sasaran dan tujuan.

3.3.Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu

menerima data sebagai masukan/input, kemudian memprosesnya dengan

penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/output.

Sistem Informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem

dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi

yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara

matang sehingga akan dihasilkan informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan

berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa

proses sistem informasi, seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai

menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari

sistem informasi yang dikerjakan.

Namun komputer sebagai suatu sarana penunjang memiliki pula

(33)

atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih tetap penting

yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan komputer.

3.4.Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikannya.

Analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan

sebelum tahap perancangan sistem. Langkah-langkah dasar dalam melakukan

analisa sistem :

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analyze, yaitu menganalisa sistem

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah

perancangan sistem. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap

setelah:

a. Perancangan sistem secara umum

b. Perancangan sistem secara terinci

Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu memenuhi

kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan

(34)

terlibat. dimana semua perancangan dimulai dengan adanya system management

yang baik dan terarah (Yuswanto 2006).

3.5.Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer

Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan,

evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh

manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya.

(Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:

a. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).

b. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan

manusia berinteraksi dengan komputer.

3.6.Princip UCD

User Centered Design (UCD) atau Perancangan berbasis pengguna

adalah filosofi perancangan yaitu:

a. Perspektif

Pengguna selalu benar, jika terdapat masalah dalam penggunaan sistem maka

masalahnya ada pada sistem dan bukan pengguna.

b. Installasi

Pengguna mempunyai hak untuk dapat menginstall atau menguninstall

perangkat lunak dan perangkat keras sistem secara mudah tanpa ada

(35)

c. Pemenuhan

Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan sistem dapat bekerja persis

seperti yang dijanjikan.

d. Instruksi

Pengguna mempunyai hak untuk dapat menggunakan instruksi secara mudah

(buku petunjuk bantuan secara online atau kontekstual pesan kesalahan),

untuk memahami dan menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang

diinginkan secara efisien dan terhindar dari masalah.

e. Control

Pengguna mempunyai hak untuk dapat mengontrol sistem dan mampu

membuat sistem menanggapi dengan benar atas permintaan yang diberikan.

f. Umpan Balik

Pengguna mempunyai hak terhadap sistem untuk menyediakan informasi yang

jelas, dapat dimengerti, dan akurat tentang tugas yang dilakukan dan kemajuan

yang dicapai.

g. Keterkaitan

Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang

semua prasyarat yang dibutuhkan sistem untuk memperoleh hasil terbaik.

h. Scope

Pengguna mempunyai hak untuk mengetahui batasan kemampuan sistem.

i. Assistance

Pengguna mempunyai hak untuk dapat berkomunikasi dengan penyedia

teknologi dan menerima pemikiran dan tanggapan yang membantu jika

(36)

j. Usability

Pengguna harus dapat menjadi penguasa perangkat lunak dan perangkat keras

dan bukan sebaliknya. Produk harus dapat digunakan secara alami dan intuitif.

3.7. Sistem Pendukung Keputusan

3.7.1. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam

usaha memecahkan suatu masalah mungkin membuat banyak keputusan.

Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan

masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk

memanfaatkan kesempatan.

Menurut Herbert A. Simon keputusan berada pada suatu rangkaian

kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak

terprogram pada ujung lainnya.

a. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu

prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut

tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.

b. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang

konsekuen. Tidak ada metode yang pasti utk menangani masalah ini belum

pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat

atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan

(37)

3.7.2. Tahapan Pengambilan Keputusan

Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Yuswanto. Ada 4 tahapan

yang harus dilalui manager saat memecahkan suatu masalah, yaitu:

a. Kegiatan Intelijen

Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.

b. Kegiatan Merancang

Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan

yang mungkin.

c. Kegiatan Memilih

Memilih suatu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

d. Kegiatan Menelaah

(38)

33

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa

dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut

diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian

pada UD.Dwi Mulya Plastik yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis

yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan

perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan

berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain

sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem

informasi terorganisir dengan baik.

4.1 Analisis Sistem

Melihat sistem yang ada di UD.Dwi Mulya Plastik saat ini, masih

banyak sekali kesalahan-kesalahan yang terjadi, antara lain seperti kesalahan

dalam melakukan perhitungan, kesalahan dalam pengecekan lembur, cuti,

penggajian, kesalahan dalam membuat laporan dan kesalahan-kesalahan lainnya.

Akan tetapi, ada kalanya direktur UD.Dwi Mulya Plastik mencoba menggunakan

sistem yang baru pada UD.Dwi Mulya Plastik supaya sistem yang ada saat ini

dapat mengatasi kekurangan yang ada. Mungkin dengan adanya sistem yang baru

kesalahan-kesalahan yang ada dapat diselesaikan dengan mudah. Apabila

menggunakan sistem yang baru ini, otomatis akan banyak sekali terjadi

(39)

otomatis, pembuatan laporan absensi, lembur, cuti, penggajian otomatis dan

lain-lain.

Untuk kedepannya, terutama dalam pengembangan sistem yang baru

tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan dan untuk meminimalisasi

kesalahan-kesalahan yang masih sering terjadi pada sistem yang sebelumnya.

Untuk mengetahui sistem yang baru tersebut, bisa dilihat pada desain sistem

seperti pembahasan berikut ini.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang

baru. Mendesain sistem baru sangat penting dilakukan sebelum membuat sistem.

Hal ini akan memudahkan dalam mempelajari alur program dari sistem yang akan

dibuat. Dalam desain sistem ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah mulai

membentuk suatu sistem baru yang telah terkomputerisasi. Dengan perancangan

sistem yang ada dapat dengan mudah untuk membaca alur perusahaan sehingga

dapat ditentukan dan di lihat untuk mangambil keputusan pemilik perusahaan

untuk kemajuan perusahaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain

(40)

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi

merupakan diagram alir sistem yang dibuat, dimana sistem tersebut

telah terkomputerisasi. Sistem ini dibuat agar terdapat kesesuaian antara sistem

yang baru dengan kebutuhan user.

A. Dokumen komputerisasi Proses Absensi

(41)

Proses absensi dimulai dari pegawai yang melapor pada bagian

petugas setiap datang dan pulangnya. Kemudian petugas akan langsung

mengentrykan pada program.

Dokumen Flow Absensi Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.1

Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi pegawai

yang dijelaskan diatas.

B. Dokumen komputerisasi Proses Lembur

(42)

Proses absensi Lembur dimulai dari pegawai yang melapor pada

bagian kesekretariatan setiap pegawai yang bekerja sampai lembur. Kemudaian

bagian kesekretariatan akan langsung menginputkan pada program.

Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai ini dapat dilihat pada

absensi lembur pegawai yang dijelaskan diatas.

C. Dokumen komputerisasi Proses Cuti

(43)

Proses pengambilan cuti dapat dilakukan apabila seorang pegawai

telah mengajukan permohonan cuti pada bagian petugas. Kemudian dari petugas

form permohonan cuti diberikan kepada bagian SDM. Setelah cuti disetujui maka

bagian SDM akan menginputkan data cuti pada program.

Dokumen Flow pengambilan cuti ini dapat dilihat pada Gambar 4.3

Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur pengambilan cuti yang

dijelaskan diatas.

D. Dokumen komputerisasi proses penjualan

(44)

Proses penjualan dapat dilakukan apabila seorang costumer melakukan

pemesanan yang kemudian di terima bagian penjualan, melakukan. Kemudian

dari petugas bagian penjualan form permesanan diberikan kepada bagian

administrasi. Setelah pemesanan disetujui maka bagian penjualan akan

menginputkan data pemesanan pada program.

Dokumen Flow pengambilan penjualan ini dapat dilihat pada Gambar

4.4 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur penjualan yang dijelaskan

diatas.

E. Dokumen komputerisasi Proses Penggajian

Proses penggajian dimulai dari pengecekan data pegawai di bagian

keuangan. Pengecakan datanya pun dilihat dari posisi atau jabatan pegawai.

(45)

Dokumen Flow Penggajian untuk pendataan pegawai ini dapat dilihat

pada Gambar 4.5 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses

pendataan pegawai yang dijelaskan diatas.

Setelah proses pendataan pegawai, bagian keuangan memulai

melakukan perhitungan penggajian sesuai dengan hasil pengecekan data

sebelumnya. Dokumen Flow untuk penggajian pegawai ini dapat dilihat pada

penggajian pegawai yang dijelaskan diatas.

F. Dokumen komputerisasi Proses Perhitungan Penggajian

(46)

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang dapat membantu

untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat

bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan

secara logis.

A. Context Diagram

(47)

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari Data Flow

Diagram (DFD). Dalam Context Diagram ini terdapat 5 entity diantaranya adalah

pegawai, SDM, Keuangan, Manager dan Petugas. Context Diagram dapat dilihat

pada Gambar 4.7.

Pada external entity pegawai memberikan data file pegawai, absensi,

cuti, lembur. External entity SDM, petugas memberikan slip gaji dan

mendapatkan laporan data pendapatan, laporan data cuti dan lembur. Sedangkan

Keuangan mendapatkan laporan gaji kemudian memberikan bukti pengiriman

gaji. Manager mendapatkan laporan pembayaran gaji pegawai dan

laporan-laporan cuti dan lembur.

B. Diagram Berjenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat

HIPO terlebih dahulu. Karena dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan

lebih teratur dan jelas. HIPO disini terdiri dari lima proses utama yaitu mengolah

data, melakukan absensi, melakukan lembur, melakukan cuti , melakukan

penggajian dan membuat laporan. Pada proses mengolah data dibagi lagi menjadi

lima sub proses lagi yakni mengolah data pasien, absen, lembur, cuti dan

penggajian. Untuk lebih jelasnya, diagram HIPO dari Sistem Informasi

(48)

Gambar 4.8 HIPO Sistem Informasi Kepegawaian

C. DFD level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut ini adalah Data Flow Diagram Sistem Informasi Kepegawaian,

dari sinilah kita bisa mengetahui aliran data yang ada didalam sistem yang

terstruktur. Dalam perancangan sistem Informasi penggunaan DFD adalah suatu

cara yang mungkin harus digunakan, hal ini disebabkan supaya dapat

mempermudah dalam memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan

ataupun badan usaha. Data flow diagram dibagi menjadi 2 level, yaitu level 0 dan level 1. Dimana pada level 0 terdapat 6 proses yang terjadi dalam sistem informasi

(49)

Mengirim Barang Laporan Data Penilaian yang sudah diACC

Rekapitulasi Penilaian 2

Laporan Cuti yang Telah disetujui Surat Pemberitahuan

(50)

DFD level 1 Absensi Pegawai

Pada gambar 4.10 merupakan DFD Level 1 Absensi Pegawai dari

sistem informasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik. DFD Level 1 tersebut

terdiri dari proses utama yaitu pengolahan data, dan cetak laporan. Selain itu juga

terdapat external entity yaitu pegawai,petugas, SDM dan manager.

(51)

E. DFD level 1 Proses Absensi

Sub Proses Absensi dari sistem informasi Kepegawaian pada UD.Dwi

Mulya Plastik. DFD Level 1 tersebut terdiri dari 2 proses utama yaitu Proses

Absensi dan Cetak Laporan Absensi. Selain itu juga tedapat enam external entity

dan 2 datastore.untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada gambar di bawah berikut:

(52)

F. DFD level 1 Proses Lembur

Proses absensi lembur adalah proses dimana karyawan mendapatkan

tugas tambahan. Apabila karyawan memiliki lembur maka tetap akan mencatatnya

kedalam laporan absensi, tetapi pencatatan di laporan absensi lembur. Karyawan

akan mendapatkan penghasilan tambahan berdasarkan ketentuan yang ada.

Bagian petugas tidak perlu lagi merekap laporan data karyawan

berdasarkan data absensi dengan absensi lembur, karena laporan tersebut

terbentuk setiap karyawan melakukan pemeriksaan di absensi tersebut. Dan semua

data laporan tersebut dapat diketahui setiap saat. Dengan adanya sistem ini pihak

perusahaan dapat berkembang dengan sendirinya, sehingga perusahaan dapat

mengetahui perkembangan karyawan setiap saat. Adapun gambar dokumen flow

baru absensi lembur dapat dilihat pada Gambar 4.2. Dimana pada gambar tersebut

terdapat alur proses dari sistem absensi lembur.

(53)

G. DFD level 1 Proses Cuti

Pada proses pengambilan cuti tindakan petugas tidak hanya divalidasi

di satu sisi saja, tapi dengan adanya sistem maka petugas juga menvalidasi dengan

data yang ada pada data absensi. Karena saat karyawan telah menggunakan jatah

cutinya maka data absensi mengenai tindakan apa saja yang akan didapatkan oleh

karyawan akan berubah. Setelah proses pengambilan cuti selesai maka karyawan

mendapatkan bukti cuti.

Laporan akan terbentuk secara otomatis. Dan semua data laporan

tersebut dapat diketahui setiap saat. Adapun gambar dokumen flow baru

pengambilan cuti dapat dilihat pada Gambar 4.3. Dimana pada gambar tersebut

terdapat alur proses dari sistem pengambilan cuti.

(54)

H. DFD level 1 Proses Penggajian

Pada diagram alir ini dilakukan pada akhir periode tertentu. Dan untuk

penggajian itu sendiri dilakukan oleh Keuangan. Setelah itu hasil penilaiannya

diserahkan kepada bagian kesekretariatan. Pengolahan data penggajian dilakukan

secara terkomputerisasi sehingga tidak menyusahkan pada waktu menentukan

hasil perhitungan.

Laporan akan terbentuk secara otomatis. Dan semua data laporan

tersebut dapat diketahui setiap saat. Adapun gambar dokumen flow baru

Penggajian dapat dilihat pada Gambar 4.5. dan Gambar 4.6. Dimana pada gambar

tersebut terdapat alur proses dari sistem Penggajian.

(55)

4.2.3. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan proses yang

menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi dua

yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

A. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan

struktur sistem informasi. Dengan CDM kita bisa membangun design awal sistem

informasi dan kita tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara

fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate

CDM ke Physical Data Model (PDM).

Bentuk Conceptual Data Model dari sistem informasi kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik adalah sebagai berikut:

Gambar 4.15 Conceptual Data Model

(56)

B. Physical Data Model

Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan

diimplementasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database

dengan memodifikasi tabel, kolom, index, referential integrity, view, physical

storage, trigger dan stored procedure. Procedure database generation menerapkan

hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

Bentuk Physical Data Modeldari generate Conceptual Data Model

untuk Sistem Informasi Kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik adalah sebagai

berikut:

(57)

4.2.4 Struktur File

Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada

uraian berikut:

A. Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_Department

Fungsi : Untuk menampung data dari masing–masing pegawai.

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

06 Status_Perkawinan Text 10

07 Agama Text 10

08 Tahun_masuk Number

09 Posisi_Pegawai Text 20

10 Jabatan Text 30

11 Status_Pegawai Text 30

B. Nama Tabel : Department

Primary Key : ID_Department Foreign Key : -

Fungsi : Untuk mengetahui department yang ada di perusahaan.

Tabel 4.2 Tabel Department

NO Field Type Data Length Constraint

01 ID_Department Text 10 Primary Key

02 Nama_Department Text 50

C. Nama Tabel : Absensi Harian

Primary Key : Tgl_absen

(58)

Fungsi : Menampung data kehadiran pegawai. Tabel 4.3 Tabel Absensi Harian

06 Pulang_Cepat Time 07 Waktu_Terbuang Time

08 Status Text 50

09 Keterangan Text 100

D. Nama Tabel : Lembur

Primary Key : Tgl_Lembur Foreign Key : NIK

05 Jumlah_Jam_Lembur Number

06 Uang_Lembur Currency

07 Total_Uang_Lembur Currency

E. Nama Tabel : Cuti

Primar Key : Mulai_Cuti Foreign Key : NIK

(59)

Tabel 4.5 Tabel Cuti

01 NIK Text 10 Foreign Key

02 Jatah_Cuti Number

03 Mulai_Cuti Date Primary Key

04 Selesai_Cuti Date

05 Sisa_Cuti Number

06 Keterangan_Cuti Text 100

F. Nama Tabel : Penggajian

Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_Department

Fungsi : Untuk menampung data gaji pegawai per bulan.

Tabel 4.6 Tabel Penggajian

03 Tanggal Penggajian Date 04 Tunj_Jabatan Text

05 Tunj_Khusus Text

06 THR Text

07 Insentif Text

08 Tunj_Keluarga Text 09 Tunj_kinerja Text

10 Iuran Wajb Text

4.2.5. Desain Input Output

Desain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface

yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para

user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan

kebutuhan yang ada di instansi tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan

(60)

yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini,

diharapkan antara pengguna dan penulis dapat bekerja sama sehingga program

atau sistem yang baru dapat dibuat. Dalam system ini terdapat beberapa desain

input dan output, antara lain :

A. Desain Input

Pada Gambar 4.22 merupakan gambar desain Login Sistem Informasi

Kepegawaian. Form ini digunakan untuk masuk ke dalam sistem informasi

kepegawaiannya, tidak semua karyawan bisa menggunakan form ini.

Gambar 4.17 Form Login

Pada Gambar 4.23 merupakan gambar desain input Maintenance Pegawai. Form ini digunakan untuk manambah dan mengubah data pegawai,

terdapat 4 tombol yang digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan

untuk menambah data pegawai, penambahan data ini langsung tersimpan kedalam

database, tombol ubah digunakan untuk mengubah data karyawan, setelah

(61)

terubah, tombol cancel digunakan membersihkan form sedangkan tombol menu

utama digunakan untuk menutup form maintenance pegawai.

Gambar 4.18 Desain Input Maintenance Pegawai

(62)

Pada Gambar 4.24 merupakan gambar desain input untuk absensi

pegawai. Form ini digunakan untuk menginputkan kehadiran para pegawai, baik

waktu kedatangan maupun waktu kepulangan pegawai, dalam form ini terdapat 4

tombol, tombol simpan digunakan untuk menyimpan waktu kedatangan pegawai

sedangkan tombol simpan digunakan untuk menyimpan waktu kepulangan

pegawai, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit

digunakan untuk keluar dari form absensi harian.

Pada Gambar 4.25 merupakan gambar desain input untuk lembur

karyawan. Form ini digunakan untuk menginputkan data absensi lembur para

pegawai, form ini pun terdapat 4 tombol, diantaranya tombol “cari dengan symbol

… ” yang pertama digunakan untuk menyimpan waktu mulai lembur pegawai sedangkan tombol simpan kedua digunakan menyimpan waktu selesai lembur

pegawai, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit

digunakan untuk keluar dari form lembur.

(63)

Gambar 4.21 Desain Input Cuti

Pada Gambar 4.26 merupakan gambar desain input untuk cuti karyawan. Form ini digunakan untuk menginputkan data pegawai yang mengambil cuti, terdapat 3 tombol dalam form ini, yaitu tombol simpan digunkaan untuk menyimpan data pegawai yang mengambil cuti, secara otomatis data ini akan tersimpan pada database, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan untuk tombol exit digunakan untuk keluar dari form cuti.

(64)

Gambar 4.22 Desain Input Penggajian

B. Design Output

Pada Gambar 4.28 merupakan gambar desain output Laporan Data

Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data pegawai yang telah

tersimpan dalam database, terdapat 3 tombol dalam form ini yaitu tombol ok

(65)

tersedia di combo_box yang dipilih oleh user, tombol cancel digunakan untuk

membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk keluar dari form.

Gambar 4.23 Desain Output Laporan Data Pegawai

Pada Gambar 4.29 merupakan gambar desain output laporan data

absensi Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi harian para

pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data absensi sesuai dengan inputan user, tombol cancel digunakan

untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form

(66)

Gambar 4.24 Desain output Absensi

Pada Gambar 4.31 merupakan gambar desain output laporan data Cuti Pegawai.Form ini digunakan untuk menampilkan data cuti para pegawai. Terdapat

3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data cuti

sesuai dengan inputan pengguna, tombol cancel digunakan untuk membersihkan

(67)

Gambar 4.25 Desain Output Laporan Data Lembur

(68)

lembur Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi lembur

para pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk

menampilkan data absensi lembur sesuai dengan inputan user, tombol cancel

digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup

form absensi lembur.

Penggajian Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data gaji para

pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk

menampilkan data gaji sesuai dengan NIK yang diinputan user, tombol cancel

digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form penggajian.

(69)

60 BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program

Sistem Administrasi Pegawai Pada UD.DWI MULYA PLASTIK, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung

Microsoft Windows

3. RAM 512 atau yang lebih tinggi

b. Software

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7

2. Sql Server 2000

beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman home,

dalam halaman home seperti yang terlihat pada Gambar 5.1 Tampilan Utama

(70)

untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data

username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.2. Jika

username atau password tidak cocok dengan yang ada pada database, maka akan

muncul pesan error. Seperti pada Gambar 5.3 Tampilan error login.

Gambar 5.1 Tampilan Utama Aplikasi

Gambar 5.2 Tampilan Login Aplikasi

(71)

Untuk contoh, user memasukkan username admin dan password admin

seperti yang terlihat pada Gambar 5.2 Tampilan login aplikasi user admin, maka

user dapat menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada

Gambar 5.4 Tampilan menu user admin. Pada Gambar 5.4 Tampilan menu user

admin digunakan untuk memaintenance master – master yang ada dalam aplikasi

sistem administrasi pegawai pada UD.DWI MULYA PLASTIK Menu yang

terdapat dalam hak akses admin ini meliputi: File, Menu, View, Data,

Maintenance, Laporan.

Gambar 5.4 Tampilan Menu User Admin

5.2.1 Form Master

Aplikasi sistem administrasi pegawai terdapat menu-menu

maintenance. Maintenance tersebut berupa master – master aplikasi yang

merupakan bagian penting dalam aplikasi tersebut. Menu-menu master digunakan

untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master

digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara

penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan

(72)

A.Form Master Cuti

Form master cuti digunakan untuk mengelola data cuti pegawai yang

terdapat pada sistem administrasi pegawai pada UD.DWI MULYA PLASTIK

Setiap cuti memiliki kriteria – kriteria tersendiri. Seperti pada cuti tahunan

memilik kuota 12 kali cuti dalam setiap periodenya. Berbeda dengan cuti besar,

yaitu memiliki kuota 3 bulan atao 90 hari untuk cuti namun memiliki syarat yaitu

cuti ini dapat berlangsung apabila pegawai telah bekerja aktif selama 5 tahun.

Pada form maintenance master cuti seperti yang terlihat pada Gambar 5.5

Tampilan maintenance master cuti, hanya memiliki 3 field yang harus diisi. Untuk

ID cuti masih harus terisi secara manual. Sedangkan jenis cuti hanya dapat

memilih beberapa menu cuti yang telah tersedia oleh sistem administrasi pegawai.

Untuk kuota dapat diisikan sebuah nilai yang sesuai dengan ketentuan yang sudah

ada. Data cuti yang tersimpan dapat diketahui dari tampilan gridview yang ada

pada form maintenace master cuti.

(73)

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah

selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang

di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar

5.6 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan

data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save,

maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.7 Tampilan

messagebox error.

Gambar 5.6 Tampilan Messagebox Save

Gambar 5.7 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data

master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat

button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database.

Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik

button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut

dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update,

seperti yang terdapat pada Gambar 5.8 Tampilan messagebox update. Apabila

(74)

dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.9

Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.8 Tampilan Messagebox Update

Gambar 5.9 Tampilan Messagebox Cancel

Apabila user ingin keluar dari form ini, maka user dapat mengklik

button keluar. Maka akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperi

pada Gambar 5.10 Tampilan messagbox keluar. Apabila user yakin untuk

menutup form ini, maka pilih “ok”.

Gambar 5.10 Tampilan Messagebox Keluar

B.Form Master Personil

Form master libur digunakan untuk menginputkan data personil

pegawai UD.DWI MULYA PLASTIK. Master personil adalah sebagai data yang

(75)

terdapat pegawai baru maka harus terdaftar pada sistem supaya dapat

menjalankan aplikasi sistem administrasi ini sesuai dengan hak akses yang

diberikan. Pegawai yang yang telah pensiun atau yang masih aktif dapat diketahui

dari master personil. Untuk data personil atau pegwai yang sudah terdaftar dapat

mengklik button show. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru

kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau

merubah data yang sudah ada dalam database. Seperti yang terlihat pada Gambar

5.11 Tampilan maintenance master personil. Untuk melengkapi atau mengisi

textbox unit kerja, user tidak dapat mengetikkan secara manual, karena textbox ini

disabled, sehingga user hanya mengklik button yang terletak pada samping

textbox tersebut, maka akan muncul seperti pada Gambar 5.12Tampilan cari unit

kerja.

(76)

Gambar 5.12 Tampilan Cari User

5.14 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak

menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik

button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.15

(77)

user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel

(78)

button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih “ok”.

C.Form Master Jabatan

D. Form master jabatan digunakan untuk menginputkan nama – nama jabatan

yang terdapat pada instansi tersebut. Mulai dari jabatan yang paling bawah

sampai atas. Seperti yang terdapat pada Gambar 5.18 tampilan maintenance

master jabatan. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru

merubah data yang sudah ada dalam database.

Gambar 5.18 Tampilan Maintenance Master Jabatan

(79)

Tampilan messagebox error.

dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar

(80)

button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih “X”.

E.Form Master Tunjangan

Form master tunjangan digunakan untuk menyimpan data tunjangan

pegawai yang berbeda – beda dalam setiap jabatan. Tunjangan ini melengkapi dari

gaji pokok pegawai. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru

merubah data yang sudah ada dalam database. Seperti yang terlihat pada Gambar

5.24 Tampilan master tunjangan. Pada setiap jabatan masing-masing mempunyai

nominal pembayaran yang sudag di tentukan UD.DWI MULYA PLASTIK

sehigga pembayaran dapat dikontrol dengan mudah apabila terdapat perubahan

(81)

Gambar 5.24 Tampilan Maintenance Master Tunjangan

(82)

dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar

5.28Tampilan messagebox cancel.

button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih tanda

(83)

F.Form Master Penggajian

Form master gaji pokok digunakan untuk menginputakn gaji pokok

setiap pegawai yang memiliki jabatan. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.29

Tampilan maintenance master gaji pokok. Kode gaji pokok akan terisi secara

otomatis oleh sistem. User hanya memberin inputan ke dalam field gaji pokok.

Untuk kode jabatan, user admin hanya mengklik button show untuk menampilkan

jabatan yang ada. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.30 Tampilan form cari gaji

pokok.

(84)

Gambar 5.30 Tampilan Cari Unit Gaji pokok

Untuk melengkapi atau mengisi textbox cari jabatan, user tidak dapat

mengetikkan secara manual, karena textbox ini disabled, sehingga user hanya

menekan enter.

(85)

(86)

G.Form Master Penjualan

Form master penjuakan digunakan untuk menginputkan nama – nama

vendor pembeli yang terdapat pada instansi tersebut. Mulai dari penjualan yang

paling bawah sampai atas. Seperti yang terdapat pada Gambar 5.35 tampilan

maintenance master penjualan. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data

baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui

atau merubah data yang sudah ada dalam database. Untuk mengetahui nama

vendor yang telah tersimpan dalam database, bisa dilihat dengan gridview

disampingnya, seperti yang akan terlihat pada Gambar 5.40 tampilan form

Penjualan

(87)

Gambar 5.40 Tampilan Form Penjualan