TAK BERNODA GARUT
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
SUWANDONO
10105253
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan rahmat karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penyusun, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul “Aplikasi Pengolahan Arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut”.
Penyusun menyadari bahwa hasil penelitian ini masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang sifatnya membangun akan penyusun terima dengan senang hati.
Dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penyusun ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ayah dan Ibunda tercinta yang selalu memberikan dukungan, baik moril maupun materil, terima kasih atas doa dan kasih sayang kalian selama ini. 2. Untuk kakak-kakakku tercinta Ca’Bowo, Ca’Olok, Abang, Mas Dian beserta
keluarganya, terima kasih atas support yang telah diberikan selama ini.
3. Kepada Engkong dan Engkong kecil (Rio) beserta keluarga di garut, terima kasih atas bantuannya selama ini sehingga semua berjalan lancar dan terima kasih atas penjagaannya.
4. Untuk Bunda dan Filipus Neri, terima kasih atas penjagaan dan bimbingan serta bantuannya ya.
6. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
7. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
8. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
9. Ibu Dian Dharmayanti S.T.,M.T. selaku Dosen Wali dan Dosen Pembimbing yang telah membimbing penyusun selama kurang lebih empat tahun.
10. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Teknik Informatika yang telah mendidik dan mengajar saya selama kuliah, Terima kasih banyak.
11. Seluruh staff dan karyawan, sekretariat Jurusan Teknik Informatika, terima kasih juga atas bantuannya.
12. Bapak Yohanes Sutarno selaku Sekretaris di Gereja St.Maria Garut.
13. Untuk keluarga di Surabaya (khususnya Mama dan Papa), terima kasih ya atas semangat dan semua doanya.
14. Buat teman-teman seperjuanganku K’angga, Rika, Rentina, Mansyur, Firman, Mul, Dian, Ridwan, Gugun, Riko, dan teman lainnya, terima kasih sudah memberikan semangatnya.
15. Untuk teman-teman, Abet, Ikmal, Ifey, Umar, Entik, Irma, Dimas, Barudak Futsal (MixMatch) dan teman-teman IF-5 angkatan 2005 lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih banyak atas dukungan dan doanya ya. You all are great!.
17. Untuk Gatot, Krisna, Bison, K’Rey, K’Dims dan K’Paskal, terima kasih ya atas semangat dan doanya.
18. Buat Chiko tersayang, terima kasih atas penjagaan dan penghiburannya. 19. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penyusun,
terima kasih atas segalanya.
Semoga amal baik semua pihak dibalas oleh Tuhan Yang Maha Kuasa dan semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi para pembaca / penyusun sebagai bahan masukan dan perbandingan.
Bandung, Agustus 2009
vi LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI... vi
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR SIMBOL... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Instansi... 8
2.1.1 Sejarah Instansi ... 8
2.1.3 Struktur Organisasi... 12
2.2 Landasan Teori ... 13
2.2.1 Pengertian system ... 13
2.2.1.1 Pengertian Informasi ... 13
2.2.1.2 Sistem Informasi ... 14
2.2.1.3 Pemakai Sistem Informasi ... 15
2.2.1.4 Komponen Sistem Informasi ... 16
2.2.1.5 Kegiatan Sistem Informasi... 17
2.2.2 Basis Data ... 17
2.2.2.1 Tahap Pemodelan Basis Data... 18
2.2.3 Pemodelan Sistem... 20
2.2.3.1 Data Flow Diagram... 20
2.2.3.2 Diagram Konteks ... 22
2.2.3.3 Entity Relationship Diagram ... 22
2.2.3.4 Kamus Data... 23
2.2.4 PHP dan MySQL ... 18
2.2.5 Metode dengan Sistem Pengarsipan ... 26
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Sistem ... 32
3.1.1 Analisis masalah ... 32
3.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan ... 33
3.1.3.1 Flowchat proses sorting berdasarkan alphabet dan kronologis 45
3.1.4 Analisis metode yang dipakai... 46
3.1.4.1 Studi Kasus ... 46
3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan Kebutuhan Fungsional 49 3.1.5.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 49
1. Analisis Perangkat Keras ... 50
2. Analisis Perangkat Lunak... 50
3. Analisis Pengguna ... 52
4. Analisis Jaringan ... 54
5. Analisis Basis Data... 54
3.1.5.2 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 57
1. Diagram Konteks... 57
2. Data Flow Diagram ... 57
3. Spesifikasi Proses ... 68
4. Kamus Data ... 93
5. Skema Relasi ... 121
6. Struktur Tabel... 122
3.1.6 Perancangan Pengkodean... 127
3.1.7 Perancangan Arsitektur ... 130
3.1.7.1 Perancangan Struktur Menu... 130
3.1.8 Perancangan Antarmuka ... 132
3.1.9 Perancangan Prosedural ... 145
3.1.10 Jaringan Semantik... 148
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi ... 150
4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak... 150
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras... 150
4.1.3 Implementasi Basis Data... 151
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 156
4.2 Pengujian Perangkat Lunak... 156
4.2.1 Pengujian alpha ... 157
4.2.2 Lingkungan pengujian... 157
4.2.3 Skenario Pengujian... 157
4.2.4 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha ... 160
4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 178
4.2.6 Pengujian Beta ... 178
4.2.7 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta... 183
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 185
5.2 Saran... 185 DAFTAR PUSTAKA
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut merupakan Gereja yang juga masih dalam tahap pengembangan untuk menjadi Gereja yang mengikuti perkembangan zaman khususnya dalam bidang teknologi informasi. Berdasarkan wawancara dengan pihak Gereja, mulai dari berdirinya tahun 1914 hingga sekarang ini pihak Gereja masih menggunakan kertas dan tinta dalam melakukan setiap aktivitasnya. Gereja mencatat semua kegiatan, baik itu kegiatan perkawinan, kematian, pembaptisan, Sakramen Krisma maupun katekumen dengan menuliskan ke selembar kertas formulir lalu menyimpannya ke dalam rak besar dalam posisi tertumpuk rapi.
lemari penyimpanan, misalnya tidak adanya label tahun pembuatan data arsip tersebut.
Tuntutan teknologi pada segala pekerjaan dan permasalahan yang tengah dihadapi pihak Gereja membuat mereka ingin memiliki sistem baru yang dapat membantu pekerjaan mereka tersebut dengan cepat dan sistematis sehingga dapat menyelesikan permasalahan yang mereka hadapi tersebut. Mereka merasa perlu membuat suatu aplikasi yang dapat melakukan semua pekerjaan diatas sehingga mereka tidak perlu bersusah payah melakukannya secara tertulis dan menyimpan data arsip tersebut dalam sebuah lemari besar yang bertumpuk-tumpuk. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi Gereja Katolik Garut di atas, di sini penulis tertarik untuk membangun suatu aplikasi pengarsipan yang nantinya diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak Gereja tersebut khususnya untuk masalah pengelolaan data arsip. Untuk itu maka skripsi ini diberi judul “APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP PADA GEREJA KATOLIK SANTA PERAWAN MARIA YANG TERKANDUNG TAK BERNODA GARUT”.
1.2 Identifikasi Masalah
1.3 Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membuat aplikasi pengarsipan pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut dengan menggunakan metode pengarsipan. Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Dapat membantu dalam pengolahan data arsip pada Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut
2. Untuk memudahkan dalam proses pencarian data arsip dengan cepat khususnya untuk data arsip lama sesuai permintaanuser
3. Untuk mempercepat dalam memberikan laporan
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan dapat dilakukan sesuai kebutuhan pengguna, maka dalam penelitian ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat menggunakan metode pengarsipan Alphabetical Filling System (Sistem Abjad) dan Chronologis (Sistem Tanggal).
2. Aplikasi hanya menangani pengarsipan untuk data-data pendaftaran yang masuk pada Gereja Garut.
4. Output yang ditampilkan adalah informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan yang berasal dari data perkawinan, pembaptisan, kematian, sakramen krisma dan katekumen. Berupa laporan jumlah pendaftar yang melakukan kegiatan tersebut diatas.
5. Aplikasi berbasis web dan pengguna aplikasi ini adalah Sekretaris dan Pimpinan Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut
6. Tools yang digunakan adalah Macromedia Dreamweaver MX, PHP
sebagai aplikasi dalam perancangan interface dan MySQL sebagai
database
7. Sistem operasi yang mendukung sistem informasi ini adalahWindows XP
8. Metode analisis yang digunakan dalam pembuatan aplikasi pengarsipan ini adalah berdasarkan aliran data terstuktur, dimana alat yang digunakan untuk menggambarkan model fungsional yaitu : Diagram Konteks, dan
Data Flow Diagram(DFD), sedangkan untuk menggambarkan model data
yaitu :Entity Relationship Diagram(ERD)
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Tahap pengumpulan data
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, dan jurnal yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b. Observasi.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c. Interview.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung (wawancara) yang ada kaitannya dengan topik yang diambil. 2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
a. System / Information Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu.
e. Pengujian(Test)
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaanuser.
Gambar 1.1 ModelSekuensial Linier Waterfall
(Roger S Presman,“Rekayasa Perangkat Lunak”)
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum mengenai penelitian yang dilakukan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
Analisis
Coding Desain
Test
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini, dijelaskan mengenai gambaran umum tentang laporan penelitian yaitu latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan laporan penelitian
BAB II. LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang tinjauan objek instansi, struktur organisasi instansi dan teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang dibahas yaitu keterkaitan dengan sistem informasi, basis data dan menjelaskan tentang tahapan pembuatan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user).
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN
Berisi deskripsi analisa, analisis sistem berjalan, analisis basis data, analisa fungsional, analisa non fungsional, dan dalam perancangan menjelaskan tentang deskripsi sistem yang diusulkan, yaitu perancangan data, perancangan interface, perancangan prosedural, dan perancangan sistem
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini menjelaskan tentang implementasi hasil dari analisis dan perancangan sistem ke dalam bentuk bahasa pemrograman. Serta kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dalam mengembangkan sistem. Selain itu akan dibahas tentang pengujian perangkat lunak yang dibuat.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
8 2.1 Tinjauan Instansi
Pada tinjauan perusahaan ini akan dibahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi serta uraian tugas dari masing-masing bagian yang terlibat.
2.1.1 Sejarah Berdirinya Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Bernoda Garut
Kota Garut walaupun kecil, sudah memiliki gedung gereja yang cukup tua. Berdasarkan catatan yang ada, karya gereja St.Maria Garut (Gereja Katolik Santa Perawan Maria Yang Terkandung Tak Berdosa) telah dimulai sejak tahun 1914, ordo jesuit dalam sejarah gereja adalah yang pertama berkarya di Garut bersama dengan pastor projo. Menurut sesepuh, pada zaman kolonial dulu kota Garut merupakan tempat istirahat bagi orang-orang Belanda, karena kota Garut pada zaman itu keadaan alamnya indah dan nyaman. Sehingga banyak orang Belanda yang tinggal di daerah itu dan sebagian ada yang beragama Katolik. Untuk memenuhi keperluan tempat beribadah, dibangunlah gedung gereja kecil yang berkapasitas maksimal 200 orang, dan gedung gereja ini diberkati pada tanggal 22 juni 1917.
juga pernah berkarya di Garut. Mereka memiliki kesusteran, mengelola Taman Kanak-Kanak dan HIS. Ketika tentara Jepang masuk ke Indonesia, terjadilah perang tahun 1942 mengakibatkan mereka meninggalkan kota Garut. Pada periode tahun 1943 – 1949 paroki Santa Maria Garut mengalami masa suram. Tidak ada imam dan tidak ada permandian (pembaptisan). Hanya kadang-kadang saja pastor H. Riechert, OSC (yang tidak diinternir oleh Jepang) dapat mengunjungi Garut. Kalau kebetulan ada Misa Kudus, umat yang hadir hanya sekitar 18 orang saja.
Tahun 1947 tentara Belanda menduduki kota Garut lagi, pastor LK. Soemodiwirjo, OSC menetap tinggal di Garut, sehingga pelajaran gama, pembaptisan dan Misa Kudus mulai dapat dilakasanakan lagi kendati keadaaan masih belum menentu. Periode tahun 1950 – 1964, setelah masa tak menentu berlalu, mulailah gereja berkembang lebih baik. Belanda mulai meninggalkan Garut, pelajaran agama dan baptisan dari orang-orang Garut semakin bertambah. Untuk memberikan pelayanan bidang pendidikan didirikan SMA Katolik Santa Maria pada tanggal 3 Agustus 1953 yang diprakarsai oleh pastor J. Scharff, OSC dan pengelolaannya diserahkan kepada yayasan Salib Suci, namun karena sesuatu hal pada tahun 1967 sekolah ini dipindahkan ke Bandung yang sekarang menjadi SMA St.Maria (Jl. Bengawan 6 Bandung).
Kampung Pasir Kecamatan Samarang, sembilan kilometer dari kota Garut. Dengan demikian Kampung Pasir menjadi stasi dari paroki Garut yang dikunjungi setiap hari minggu sore untuk Misa kudus. Sejak saat itu perkembangan umat Katolik Garut semakin baik. Hambatan mulai terasa pada tahun 1974, bahwa tidak ada pastor yang menetap di paroki Garut. Sejak saat itu paroki Garut dilayani oleh pastor dari Bandung atau Tasikmalaya. Pada bulan September 1981 peristiwa yang memperihatinkan terjadi, hampir semua umat Katolik stasi Kampung Pasir menyatakan keluar dari gereja Katolik dan tempat ibadah dirobohkan.
Mulai pertengahan tahun 1982 kembali mendapat pastor yang menetap di Garut, kehidupan paroki mulai ditata, organisasi kegerejaan dihidupkan. Dewan paroki mengatur, merencanakan segala sesuatu demi kemajuan paroki St.Maria Garut. Pada tahun 1982 ini paroki Garut yang sebelumnya dilayani oleh pastor-pastor dari Ordo Salib Suci diserahkan kepada pastor-pastor Projo. Berkenaan dengan perkembangan jumlah umat dan kapasitas gedung gereja kurang memadai, maka pada tahun 1990 diadakan renovasi kecil dengan menambah ruang kapasits gereja. Pada tahun 2005 gedung gereja di paroki Garut telah berusia 88 tahun dan selama itu pula belum pernah diadakan perombakan gedung yang berarti. Melihat situasi ini, maka untuk menjaga kelestarian dan kenyamanan beribadah, mulai bulan Maret 2005 dilaksanakan renovasi dengan mengganti struktur bangunan menggunkan baja dan menambah kapasitas ruangan lagi.
2.1.2 Sejarah Terbentuknya Dewan Pastoral Paroki
Pada masa pengembalaan pastor Souw,OSC terlebih ketika pastor Souw,OSC tugas belajar ke Philipina, keadaan paroki St.Maria tidak memiliki pastor tetap. Penggantian pastor terjadi dalam melayani umat pada hari sabtu dan minggu, sehingga timbul kekosongan dalam pelayanan pastoral. Hal ini sangat merugikan dalam pembinaan iman umat di Garut khususnya. Juga dalam hubungan dengan instansi-instansi lain yang ada di Garut menjadi terputus, karena tak ada yang bertanggung jawab sebagai wakil dari gereja Katolik Garut.
Kemudian Bapak Buntaran Halim (alm) mempunyai ide untuk membentuk suatu badan perwakilan yang dapat menyelesaikan hal-hal ke dalam maupun ke luar. Setelah melontarkan usulan tersebut kepada rekan-rekan beliau pada waktu itu, maka sepakatlah untuk membentuk suatu Dewan Paroki. Ide pembentukan Dewan Paroki ini kemudian disampaikan kepada Bapak Uskup Mgr.Arntz,OSC dan disetujui.
Adapun susunan Pengurus Dewan Pastoral sebagai berikut : 1. Ketua Umum
2. Ketua I 3. Ketua II 4. Sekretaris 5. Bendahara
6. Koordinator Bidang; yang terbagi lagi menjadi : 6.1 Bidang Liturgi
6.2 Bidang Pewartaan
6.4 Bidang Pengembangan Sosial Ekonomi (PSE) 6.5 Bidang Kemasyarakatan & HAK
6.6 Bidang Keluarga
6.7 Bidang OMK (Orang Muda Katolik)
2.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi menggambarkan perangkat-perangkat yang tergabung dalam badan organisasi. Seperti halnya organisasi yang lain, Gereja St.Maria Garut juga memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi Gereja St.Maria Garut dapat dilihat pada gambar 2.1
2.2 Landasan Teori
Pada landasan teori ini diuraikan sejumlah teori untuk membantu dan memecahkan permasalahan yang ada. Beberapa landasan teori tersebut meliputi konsep dasar dan definisi-definisi yang berkaitan dengan perangkat lunak yang digunakan serta faktor-faktor pendukung dalam pelaksanaan perancangannya.
2.2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem-subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa subsistem yang lebih kecil.
2.2.1.1 Pengertian Informasi
Sumber informasi adalah data, sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang.
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu dijelaskan siklus yang dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini :
Gambar 2.2 Siklus Informasi
2.2.1.2 Sistem Informasi
Dari pengertian sistem serta informasi diatas, dapat kita definisikan sistem informasi sebagai berikut :
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
2.2.1.3 Pemakai Sistem Informasi
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung jawab atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan.
2.2.1.4 Komponen Sistem Informasi
Dapat kita ilustrasikan 5 komponen sistem informasi seperti terlihat pada gambar 2.3 dibawah ini. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
Gambar 2.3 Lima Komponen Sistem Informasi
1. Hardware, merupakan perangkat keras yang digunakan dalam proses
pengolahan data. Perangkat keras ini meliputi :
PeralatanInput : Keyboard, Pointing Device, Scaner, Sensor,dan
Voice Recognizer.
2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu..
3. Data, merupakan komponen dasar dari sistem informasi yang akan diproses untuk menghasilkan informasi. Himpunan data akan memiliki sifat yang unik sifat yang unik antara lain :
a. Saling berkaitan (Interrelated);data-data tersebut akan saling berkaitan atau terintegrasi dan tersimpan secara terorganisir didalam suatu media penyimpanan.
b. Kebersamaan (Shared);data yang terintegrasi dapat diakses oleh berbagai macam pengguna/orang.
c. Terkendali (Controlled);data yang terintegrasi hanya dapat diubah oleh seorangDatabase Administrator(DBA).
4. Procedures, merupakan prosedur menghubungkan berbagai perintah
dan aturan yang akan menentukan rancangan dan penggunaan sistem informasi. User(pengguna/pemakai) dari sistem dan staff yang akan mengatur dan merancang sistem informasi berdasarkan prosedur-prosedur yang didokumentasikan. Dokumen tersebut berisi tentang bagaimana cara menggunakan dan menjalankan suatu sistem.
5. People, merupakan mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem
2.2.1.5 Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan dalam sistem informasi meliputi : 1. Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
2. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. 4. Peyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan meyimpan data. 5. Kontrol
Suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
2.2.2 Basis Data
Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Anthoni J. Fabbri dan A. Robert Schwab, mendefinisikan basis data sebagai berikut
“Basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data”
Menurut George Tsu-der Chou, basis data dapat didefinisikan sebagai berikut ini
Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas. Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data opersional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.
2.2.2.1 Tahap Pemodelan Basis Data
Pemodelan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Pemodelan basis data terdiri atas pemodelan basis data secara konseptual, pemodelan basis data secara logis, dan pemodelan basis data secara fisis.[3]
Beberapa komponen yanng terdapat pada pemodelan basis data secara konseptual antara lain:
1. Entitas
Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.
2. Atribut
3. Hubungan
Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. 4. Kekangan
Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya, melindungi kesalahan sewaktu pengisian data.
5. Domain
Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data.
6. Integritas Referensial
Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.
7. Entitas
Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.
8. Atribut
Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain dari attribut adalah properti.
9. Hubungan
Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. 10. Kekangan
11. Domain
Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data.
12. Integritas Referensial
Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.
2.2.3 Pemodelan Sistem
Dalam tahap pemodelan suatu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut.
2.2.3.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD–DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan
analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur jelas.
Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) antara lain:
1. External Entity(kesatuan luar) atauboundary(batas sistem)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external
entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikaninputatau menerimaoutputdari sistem.
2. Data Flow(arus data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data strore) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3. Process(proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical
data flow diagram(PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atua
diberi penjelasan yang lengkap meliputu identifikasi proses, nama proses dan pemroses.
4. Data Store(simpanan luar)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa, yaitu suatu file ataudatabase di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku.
2.2.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem.
Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).
2.2.3.3 Entity Relationship Diagram
untuk ERD : objek data, atribut, hubungan dan berbagai tipe indikator. Tujuan utama dari ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka.
Kardinalitas model data harus dapat merepresentasikan jumlah peristiwa dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Tillmann mendefinisikan kardinalitas dariobject-relationship pairdengan cara sebagai berikut: kardinalitas merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek] yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang lain. Dengan mempertimbangkan semua kombinasi dari ‘satu’ dan ‘banyak’, dua [objek] dapat dihubungkan sebagai :
1. Satu-ke-satu (1:1) 2. Satu-ke-banyak (1:N) 3. Banyak-ke-satu (N:1) 4. Banyak-ke-banyak (M:N)
2.2.3.4 Kamus Data
Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpanan, dan bahkan kalkulasi inter-mediate.
Saat ini kamus data hampir selalu diimplementasikan sebagai bagian dari sebuah “peranti desain dan analisis terstruktur” CASE. Meskipun format kamus bervariasi dari peranti satu ke peranti yang lain, sebagian besar berisi informasi berikut ini :
2. alias – nama lain yang digunakan untuk entri pertama.
3. where-used/how-used – suatu daftar yang menggunakan data atau item
kontrol dan bagaimana dia digunakan (misalnya, input ke proses, output
dari proses, sebagai suatu penyimpanan, sebagai suatu entitas eksternal)
4. content description– suatu notasi untuk merepresentasikan isi.
5. supplementary information – informasi lain mengenai tipe data, harga
preset (bila diketahui), batasan, dan lain-lain.
Sekali objek data atau kontrol item name dan aliasnya dimasukkan ke dalam kamus data, konsistensi dalam penamaan dapat ditingkatkan. Dimana, bila anggota tim analisis memutuskan untuk menamaiitemdata yang baru saja ditarik sebagai xyz, tetapi xyz ternyata sudah ada di dalam kamus, peranti CASE yang mendukung kamus tersebut akan mengeluarkan peringatan dan menunjukkan bahwa nama itu telah ada. Hal ini meningkatkan konsistensi dari model analisis dan membantu kita untuk mengurangi kesalahan.
diperlakukan sebagai sebuah database, analis dapat bertanya
“where-used/how-used”, dan memperoleh jawaban kequeryyang ditulis di atas.
Notasi yang digunakan untuk mengembangkan diskripsi isi, yang diilustrasikan di dalam tabel 2.1, memungkinkan analis untuk mempresentasikan
data komposit (misalnya, objek data) di dalam salah satu dari tiga cara
fundamental yang dapat dikonstruksi olehnya: 1. sebagai sebuah urutanitemdata,
2. sebagai suatu pilihan dari antara serangkaian item data, atau 3. sebagai sebuah kelompok pengulanganitemdata
Tabel 2.1Notasi deskripsi isi untuk kamus data(Roger S Presman, “Rekayasa Perangkat Lunak”)
Konstruk Data Notasi Arti
Berurutan
Pilihan
Pengulangan
=
+
[ | ]
{ }n
( )
. .
disusun atas
dan
baik ini - atau
pengulangan ke-ndan
data opsional
komentar tidak dibatasi
Untuk sistem berbasis komputer yang besar, kamus data berkembang dengan pesat dalam ukuran dan kompleksitasnya. Kenyataannya, sangat sulituntuk menjaga kamus secara manual. Karena alasan inilah mengapa peranti
CASEharus digunakan.
2.2.4 PHP dan MySQL
PHP merupakan bahasa pemrograman untuk script web server-side. Bahasa pemrograman PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf, seorang pemrogram C yang sangat handal. Semula PHP hanya digunakan untuk mencatat seberapa jumlah pengunjung pada hompage-nya. Rasmus adalah salah seorang pendukung open source. Karen itulah ia mengeluarkan Personal Home Page
Toolsversi 1.0 secara gratis atau freeware pada tahun 1995. Setelah mempelajari
YACC dan GNU Bison, Rasmus menambah kemampuan pada PHP 1.0 dan menertbitkan PHP 2.0 sebagai pengembangan dari PHP 1.0 yang telah ada sebelumnya.
tinggi. PHP versi 4.2 telah diterbitkan pada tanggal 22 April 2002 dengan log kelompok fungsi, sampai dengan versi 4.3.7 tercatat 125 kelompok fungsi yang dimiliki oleh PHP. Pada juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Versi ini adalah versi yang paling mutakhir dari PHP.
PHP memiliki beberapa kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa-bahasa sejenisnya, yaitu:
1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.
2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari
mulai IIS sampai dengan apache, dengan configurasi yang relatif mudah. 3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan
developeryang siap membantu dalam pengembangan.
4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena referensi yang banyak.
5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin
(linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secararuntime melaluiconsole
serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem.
MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah program pembuat
database yang bersifat open source. MySQL sebenarnya produk yang berjalan
padaplatform Linux. Karen sifatnyaopen source, maka MySQL dapat dijalankan
MySQL telah digunakan hampir oleh semua programer database, apalagi dalm pemrogramanweb.
Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengaksesdatabaseseperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain-lain.
Sebagai sebuah program penghasildatabase, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yangopen source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.[6]
2.2.5 Metode dalam Sistem Pengarsipan
Metode sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Antara lain sebagai berikut :
A. Metode Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan /organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Adapun kata tangkap dapat berupa :
1. Nama orang
3. Nama tempat / daerah 4. Nama benda / barang
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi dokumen tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. b. Petunjuk silang tak langsung adalah petunjuk silang yang dipakai
untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
3. Menetapkan caption atau judul surat
4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan 5. Membuat petunjuk silang
6. Memberi kode surat
7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
8. Menyusun menurut susunan abjad.
9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
1. Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan
guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
2. Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau
menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
3. Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar
B. Metode Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal surat yang dibuat. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah :
1. Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”
2. Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder) 3. Susunan guide dan folder dalamfilling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guidemenggambarkan bulan
c. Foldermenggambarkan tanggal
4. Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
32 3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Analisis Masalah
Sekretariat Gereja merupakan bagian yang berperan sebagai administrasi di Gereja Garut yang mengolah arsip-arsip yang ada di Gereja, baik dokumen kegiatan Gereja, ataupun laporan. Selama ini pengolahan data arsip di Sekretariat Gereja Garut masih dilakukan dengan cara data yang masuk dicatat pada lembaran kertas dan diarsipkan saja dalam sebuah buku besar lalu ditaruh dalam sebuah rak penyimpanan. Sehingga dirasakan pengolahan data arsip pada sistem yang sedang berjalan kurang optimal.
Dari apa yang dihadapi pihak Gereja itu, mereka mengeluhkan beberapa masalah yang timbul, antar lain :
1. Pembuatan laporan dan pendataan aktivitas Gereja yang memakan waktu lama dan melelahkan
2. Arsip-arsip lama yang menumpuk sehingga membuat media penyimpanan penuh dan kurang tertata rapi
3. Lambatnya proses pencarian data-data lama yang sewaktu-waktu diperlukan.
memisahkan setiap arsip inilah yang juga menjadi hambatan bagi Sekeretariat Gereja yang akan menerapkan pengarsipan secara terpusat.
3.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan
Setelah dilakukan pengamatan terhadap sistem yang berjalan, diperoleh beberapa prosedur, diantaranya yaitu :
1. Prosedur pengarsipan dokumen perkawinan
Dokumen perkawinan merupakan dokumen yang berisi data-data calon pasangan yang melakukan perkawinan di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :
a. Calon pasutri meminta formulir pendaftaran perkawinan pada Sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran perkawinan & lembaran
syarat-syarat administrasi perkawinan kepada calon pasutri
c. Calon pasutri menerima formulir pendaftaran dan lembaran syarat-syarat yang harus dipenuhi
d. Calon pasutri mengisi formulir pendaftaran dan memberikan syarat-syaratnya berupa surat baptis asli, fotokopi KTP dan sertifikat kursus persiapan perkawinan, pas photo, dan surat keterangan ketua lingkungan e. Sekretaris menerima formulir dan syarat-syarat yang telah dipenuhi
calon pasutri
Prosedur pengarsipan perkawinan diatas digambarkan pada flowmap
berikut :
Keterangan :
A1 : Arsip formulir perkawinan yang telah diisi A2 : Arsip syarat-syarat perkawinan
2. Prosedur pengarsipan dokumen pembaptisan
Pembaptisan merupakan pemberian nama orang-orang kudus (Santo dan Santa) dengan cara dipermandikan atau pembasuhan kepala. Pembaptisan ini biasanya dilakukan ketika anak sudah berumur delapan tahun. Dokumen pembaptisan merupakan dokumen yang berisi data-data calon baptis (permandian) yang melakukan pembaptisan di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :
a. Calon baptis meminta formulir pendaftaran pembaptisan dari sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran pembaptisan dan lembaran
persyaratan kepada calon baptis
c. Calon baptis menerima formulir pendaftaran pembaptisan dan lembaran persyaratan
d. Calon baptis mengisi formulir pendaftaran pembaptisan
e. Calon baptis memberikan kembali formulir pendaftaran yang telah diisi dan syarat-syarat baptis kepada sekretaris
f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi dan syarat-syarat baptis oleh calon baptis
g. Sekretaris memeriksa formulir pendaftaran, jika telah diisi lengkap sekretaris menyimpannya dalam buku besar pembaptisan untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk calon baptis, jika isi formulir tidak lengkap maka formulir dikembalikan untuk dilengkapi kembali
Prosedur pengarsipan pembaptisan diatas digambarkan pada flowmap
Keterangan :
A3 : Arsip formulir pembaptisan yang telah diisi A11 : Arsip syarat-syarat pembaptisan
3. Prosedur pengarsipan dokumen kematian
Dokumen kematian merupakan dokumen yang berisi data-data umat yang telah meninggal dan diberkati di Gereja Garut. Prosedurya adalah sebagai berikut :
a. Keluarga meminta formulir pendaftaran kematian kepada sekretaris b. Sekretaris memberikan formulir pendaftaran kematian
c. Keluarga menerima formulir pendaftaran kematian d. Keluarga mengisi formulir pendaftaran
e. Keluarga memberikan formulir pendftaran yang telah diisi kepada sekretaris
f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi
g. Sekretaris memerikasa isi formulir pendaftaran, jika lengkap maka disimpan dalam buku besar kematian untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk keluarga, jika isi tidak lengkap maka formulir pendaftaran dikembalikan untuk dilengkapi kembali
Keterangan :
4. Prosedur pengarsipan dokumen katekumen
Dokumen katekumen merupakan dokumen yang berisi data-data calon umat yang telah menjadi katolik (umat kristiani), yang telah belajar menjadi katolik di Gereja Garut.
a. Calon katekumen meminta formulir pendaftaran katekumen kepada sekretaris
b. Sekretaris memberikan fromulir pendaftaran katekumen dan lembaran persyaratan
c. Calon katekumen menerima formulir pendaftaran katekumen d. Calon katekumen mengisi formulir pendaftaran katekumen
e. Calon katekumen mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat kepada sekretaris
f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat oleh calon katekumen
g. Seketaris memeriksa formulir pendaftaran, jika isi formulir telah lengkap maka dimasukan dalam buku besar katekumen untuk diarsipkan dan memberikan lembar pengesahan untuk calon katekumen, jika isi formulir tidak lengkap maka formulir pendaftaran dikembalikan lagi untuk dilengkapi oleh calon katekumen
Formulir
Calon katekumen Sekretaris
Formulir Pendaftaran
Pengisian
Formulir tidak
lengkap telah diisiFormulir
Formulir telah
A6 : Arsip formulir katekumen yang telah diisi A7 : Arsip syarat katekumen
5. Prosedur pengarsipan dokumen sakramen krisma
Dokumen krisma (sakramen krisma) merupakan dokumen yang berisi data-data calon umat yang telah diperbaharui/dikuatkan kembali iman katoliknya (pembaharuan rohani) di Gereja Garut.
a. Calon krisma meminta formulir pendaftaran krisma kepada sekretaris b. Sekretaris memberikan fromulir pendaftaran krisma dan lembaran
persyaratan
c. Calon krisma menerima formulir pendaftaran krisma d. Calon krisma mengisi formulir pendaftaran krisma
e. Calon krisma mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat kepada sekretaris
f. Sekretaris menerima formulir pendaftaran yang telah diisi beserta syarat-syarat oleh calon krisma
Keterangan :
A9 : Arsip syarat-syarat krisma
A8 : Arsip formulir krisma yang telah diisi A14 : Arsip buku besar krisma
Gereja selaku Ketua Umum. Sistem ini dinilai masih terdapat banyak kekurangan misalnya terjadi kesulitan dalam pencarian arsip dan lamanya pembuatan laporan bagi pimpinan Gereja. Untuk itu Sekretariat Gereja membutuhkan sistem aplikasi kearsipan agar kendala ini dapat diatasi.
3.1.3 AnalisissortingberdasarkanAlphabeticaldanChronologis
Proses sorting yang dilakukan dalam aplikasi ini berdasarkan alphabet dan kronologis, dimana nantinya proses sorting tersebut akan membantu dalam memilah inputan yang masuk dan menempatkannya pada laci/kabinet yang telah disediakan. Sorting memakai Mergesort, dimana aray yang belum terurut dibagi menjadi dua bagian sampai memiliki sebuah data dan proses diulang hingga data terurut ketika ditampilkan. Proses sorting yang terjadi dalam sistem dapat dilihat seperti algoritma proses dibawah ini :
1. Masukan data
2. Sistem memeriksa data nama resmi/lengkap
3. Sistem mengambil abjad awal dari nama resmi/lengkap 4. Sistem mengecek folder abjad
5. Sistem mengecek folder tahun (jika folder abjad yang dicek ada) 6. Sistem mengecek folder bulan (jika folder tahun yang dicek ada)
7. Sistem membuat folder abjad, folder tahun, folder bulan (jika folder abjad yang dicek belum ada)
8. Sistem membuat folder tahun, folder bulan (jika folder tahun yang dicek belum ada)
Gambaran dari algoritma diatas dapat digambarkan seperti gambar 3.1 dibawah ini :
Gambar 3.1 Gambaran umum inputan data dalam sistem
3.1.3.1 Flowchart proses sorting berdasarkanalphabetdanchronologis
Pengambilan abjad awal dari nama
resmi/lengkap
Cek abjad awal nama resmi & folder alphabet
Bikin folder alphabet
Masuk folder alphabet
Cek folder kronologis (Tahun & Bulan)
Bikin folder tahun & bulan
Masuk folder tahun & bulan
Simpan data input berdasarkan tahun
dan bulan Data nama
resmi/ lengkap
Mulai
Selesai
Tidak ada
Ada
Tidak ada
Ada
3.1.4 Analisis metode pengarsipan yang dipakai
Dalam proses pengarsipan pada Sekretariat Gereja Garut belum terlihat bahwa mereka menggunakan suatu metode yang dipakai untuk kegiatan pengarsipan. Untuk itu ditawarkan suatu metode pengarsipan yang dapat dipakai untuk proses pengarsipan yang berlangsung di Sekretariat Gereja Garut. Salah satu metode pengarsipan yang ingin diterapkan disini adalah penggabungan dua buah metode yaitu metode Alphabetical Filling System dengan metode
Chronologis.Adapun penjelasan tentang metode ini yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
2. Sistem Tanggal (Chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal dokumen yang dibuat.
Kedua sistem ini merupakan sistem pengarsipan yang sederhana dan mudah, sehingga cocok dipakai untuk perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit. Penyimpanan arsip secara alfabetis dan kronologis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama dan tanggal atau tahun serta orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama [4].
3.1.4.1 Studi Kasus
Nama-nama pendaftar antara lain Gerry P., Gerry R., Herry S. Maka proses yang akan dilakukan dengan metode Alphabetical Filling System dan Chronologis hingga sampai ke pengarsipan dan pencarian adalah sebagai berikut :
a. Penampungan
Hasil dari data formulir yang masuk dikumpulkan/ditampung terlebih dahulu oleh Sekretaris
b. Pemeriksaan
Data arsip yang telah terkumpul itu diperiksa sehingga dapat dipastikan bahwa arsip siap disimpan.
c. Penyortiran
Setelah diperiksa, arsip kemudian disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara nama dan tahun.
1. Penyortiran dilakukan dengan mengelompokkan terlebih dahulu nama-nama yang telah masuk (Gerry P, Gerry R, Herry S),
2. kemudian mengelompokkan bulan dan tahun masuk arsip. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan abjad nama dari arsip yang masuk yaitu G dan H. Karena pada contoh hanya terjadi di satu bulan saja, maka nama yang masuk dikelompokkan menjadi satu folder penyimpanan dengan label tahun 2008. Oleh sebab itu arsip segera disortir secara garis besar (rough
sorting) menjadi yang dikelompokkan secara alfabetis. Arsip itu dipisahkan
3. Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing, berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan.
d. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan pengarsipan, yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan, berarti kehilangan arsip waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip [4]. Setelah semua berkas siap untuk disimpan, maka yang selanjutnya dilakukan oleh Sekretaris adalah : 1. Memberi Guide(pemandu) atau pembatas yang ditempelkan diatas arsip
dengan label bulan dan tahun. Setelah itu tempatkan setiap arsip pada folder dengan diberi label tahun di bagian atasnya.
2. Lalu hal terakhir yang dilakukan Sekretaris adalah menyimpan arsip yang telah siap itu pada filling cabinet (laci) yang telah di beri label abjad nama pendaftar tadi, yaitu laci dengan label G – H.
A - C
D-F
G-I
J-L
M-O
P-R Fiiling
Cabinet CabinetFiiling
2007 2008 2009 2010
01/08 02/08
Biodata Gerry, P.
Biodata Gerry, R.
Biodata Harry, S. Laci Perkawinan
e. Pencarian
Untuk melakukan proses pencarian, hal yang dilakukan Sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Melihat abjad awal nama orang dari berkas yang ingin dicari.
2. Membuka filling cabinet (laci) sesuai abjad lalu membuka folder sesuai tahun terjadinya pendaftaran dan mengambil folder yang dipisahkan denganGuideyang berlabel bulan dan tahun. Misalnya, untuk mencari data pendaftar dengan nama Gerry P. yang mendaftar pada bulan januari tahun 2008, maka Sekretaris harus membuka laci dengan label abjad G-H lalu membuka folder berlabel tahun 2008. Setelah itu mengambil folder yang berlabel 01/08, yang berarti bulan Januari tahun 2008.
3. Terakhir Sekretaris tinggal mencari file yang telah diberi label nama orangnya yaitu Gerry P.
3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan Kebutuhan Fungsional 3.1.5.1 Kebutuhan Non Fungsional
1. Analisis Perangkat Keras
Adapun spesifikasi perangkat keras dan sistem operasi yang digunakan untuk menghasilkan kerja fungsi di bagian Sekretariat Paroki Gereja Garut saat ini adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras pada Gereja Garut Nama pengguna Spesifikasi
a. Processor2.26 Ghz
b. RAM 1 GB
c. Hard Disk160 GB
d. VGA 128 MB
e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768
f. Keyboardstandar
g. Mousestandar
h. CD-ROM 52X
i. Scanner
Sekretariat
j. Printer
a. Processor dengan kecepatan 2.0 Ghz b. RAM 128 MB
c. Hard Disk80 GB
d. VGA 64 MB
e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768
f. Keyboardstandar
Pimpinan
g. Mousestandar
h. CD-ROM 52X
Table 3.2 Spesifikasi Minimal Perangkat Keras Nama pengguna Spesifikasi
a. Processordengan kecepatan minimal 1.3 Ghz
b. RAM minimal 256 GB
c. Hard Diskminimal 80 GB
d. VGA minimal 64 MB
e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768
f. Keyboardstandar
Server
g. Mousestandar
a. Processor dengan kecepatan minimal 500 Mhz b. RAM minimal 128 MB
c. Hard Diskminimal 40 GB
d. VGA minimal 64 MB
e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768
f. Keyboardstandar
Client
g. Mousestandar
Setelah melihat spesifikasi perangkat keras yang ada maka spesifikasi perangkat keras yang ada di Sekretariat Gereja sudah memenuhi syarat untuk menjalankan aplikasi sistem informasi kearsipan ini.
2. Analisis Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang ada di Gereja Garut saat ini pada setiap komputer antara lain :
a. Browser internet explorer
b. Microsoft Office
a. PHPsebagai bahasa pemrograman
b. Apachesebagai web server
c. MySQL yang digunakan sebagai Database Management System
(DBMS)
d. Macromedia Dreamweaver MXsebagaitools editor
e. Browser Internet ExploreratauMozilla Firefox
Melihat dari spesifikasi perangkat lunak yang ada di Gereja Garut, maka dapat dikatakan bahwa perangkat lunak yang ada belum memenuhi kriteria untuk mejalankan aplikasi kearsipan ini. Untuk itu perlu diadakan penginstalan aplikasi yang diperlukan untuk memenuhi kriteria perangkat lunak aplikasi kearsipan ini.
3. Analisis Pengguna
Dalam proses kegiatannya Gereja Garut memiliki beberapa petugas yang berperan, yaitu :
Tabel 3.3 Karakteristik Pengguna Gereja Garut
Pengguna Tanggung jawab Tingkat pendidikan
Tingkat keterampilan
Pimpinan
Melakukan pengecekan dan pengesahan terhadap laporan dari semua kegiatan yang dirangkum oleh Sekretaris
lulus SMA
Kurang begitu bisa mengikuti petunjuk dalam penggunaan aplikasi baru
Sekretaris
Mencatat dan membuat laporan semua data kegiatan yang ditangani Gereja, Mengatur semua berkas yang diterima Gereja
diploma
Sedangkan untuk petugas yang menggunakan aplikasi yang akan dibangun nantinya terdiri dari tiga level pengguna. Pengguna yang ada memiliki karakteristik sebagai berikut :
Tabel 3.4 Karakteristik Pengguna Aplikasi
Pengguna Tanggung jawab
Hak akses Tingkat pendidikan
dan diploma
-Cara
4. Analisis Jaringan
Sekretariat Gereja memiliki komputer-komputer yang sudah terkoneksi ke
internetdengan media kabel. Komputer-komputer yang ada diruangan Sekretariat
Gereja ini terhubung dengan jaringan yang ada di ruangan pimpinan Gereja. Jaringan yang ada di Sekretariat Gereja dapat dilihat seperti gambar berikut :
Gambar 3.4 Jaringan komputer pada Gereja Garut
Melihat dari jaringan yang telah dimiliki oleh Gereja Garut, maka dapat dikatakan Gereja Garut dapat menjalankan aplikasi kearsipan berbasiswebini dan jumlah komputer yang dimiliki telah memenuhi syarat pemakaian aplikasi kearsipan tersebut.
5. Analisis Basis Data
Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam
entity relationship diagram.
User, dan data wali. Adapun hubungan antar entitas dapat dilihat pada gambar Diagram E-R dari basis data yang dibuat berikut ini:
Gambar 3.5 ERD Sistem Kearsipan Gereja Garut
Keterangan Kamus Data ERD
Kamus data ERD ini dibuat untuk memperjelas komponen atribut pada entitas-entitas yang terlibat, antara lain :
Tabel 3.5 kamus data ERD
Entitas Atribut
Pembaptisan
Data wali wali1_almat + wali1_tlp + wali2_nama + wali2_usia + wali2_hub + wali2_almat + wali2_tlp
Perkawinan
Id_perkawinan+ p_nama + p_tempat_lhr + p_tanggal_lhr + p_alamat + p_perkerjan + p_agama + p_tempt_baptis + p_tanggal_baptis + p_ayah + p_ibu + p_almt_ortu + l_nama + l_tempat_lhr + l_tanggal_lhr + l_alamat + l_perkerjan + l_agama + l_tempt_baptis + l_tanggal_baptis + l_ayah + l_ibu + l_almt_ortu + hari + tanggal + jam + gereja + pastor + date + date_modified + penginput
Krisma
Id_krisma + nama_pemandian + nama_resmi + jk + tempat_lhr + tanggal_lhr + pem_greja + kota + tanggal + gereja + wali_baptis + istri_suami + ayah + ibu +
lingkungan + alamat + alamat2 + kode_pos + telp + date + date_modified + author
Kematian
Id_kematian + nama_lengkap + nama_pemandian + usia + nama_suamistri + ayah + ibu + alamt + men_tgl + men_jam + men_di + sak_tgl + sak_oleh + pem_tgl + pem_di + pemimpin + date + date_modified + penginput
Katekumen
Id_katekumen + nama + alamat + tmp_lahir + tgl_lahir + pek_sek + b_greja + b_greja_date + agama + tlp + saudara_katolik + kegiatan + ayah + ayah_agama + ibu + ibu_agama + date + date_modified + penginput
Referensi pendidikan
Id_katekumen + Sd + sd_t + sltp + sltp_t + slta + slta_t + paroki + paroki_t
Referensi pernikahan
Id_katekumen + tunangan + tunangan_agama + menikah + menikah_agama + menikah_islam + menikah_islam_date + menikah_sipil + menikah_sipil_date + menikah_katolik + menikah_katolik_date + menikah_adat +
menikah_adat_date + dulu_menikah + dulu_menikah_date + dulu_menikah_secara + du lu_menikah_date2 +
Profil User Id_lev + level + deskripsi
User Nama + username + password + level
3.1.4.2 Analisis Kebutuhan Fungsional 1. Diagram Konteks
Diagram konteks dari Aplikasi Pengarsipan pada Gereja Garut yang akan dibangun sebagai berikut :
Gambar 3.6 Diagram Konteks
2. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke model yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan DFD
mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut adalah gambar DFDdari aplikasi pengolahan arsip Gereja Garut yang akan dibangun :
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 1.0
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 3.0
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 3.1
Gambar 3.14 DFD Level 2 Proses 3.3
Gambar 3.16 DFD Level 2 Proses 3.5
4.1.1 Lihat dokumen
perkawinan
4.1.2 Download dokumen
perkawinan Pimpinan
dat_kawin Permintaan lihat dokumen
Info download dokumen
Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen
info lihat dokumen
Permintaan download dokumen Info download dokumen info lihat dokumen
4.1.3 Cari dokumen
perkawinan Cari dokumen
Info cari dokumen
Cari dokumen
Info cari dokumen
Gambar 3.18 DFD Level 2 Proses 4.2
4.3.1 Lihat dokumen
kematian
4.3.2 Download dokumen
kematian Pimpinan
dat_kematian Permintaan lihat dokumen
Info download dokumen
Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen
info lihat dokumen
Permintaan download dokumen Info download dokumen
info lihat dokumen
4.3.3 Cari dokumen
kematian Cari dokumen
Info cari dokumen
Cari dokumen
Info cari dokumen
4.4.1 Permintaan lihat dokumen
Info download dokumen
Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen
info lihat dokumen
Permintaan download dokumen Info download dokumen
info lihat dokumen
4.4.3 Cari dokumen
katekumen Cari dokumen
Info cari dokumen
Cari dokumen
Info cari dokumen
Gambar 3.20 DFD Level 2 Proses 4.4
4.5.1 Permintaan lihat dokumen
Info download dokumen
Permintaan download dokumen Permintaan lihat dokumen
info lihat dokumen
Permintaan download dokumen Info download dokumen
info lihat dokumen
4.5.3 Cari dokumen
krisma Cari dokumen
Info cari dokumen
Cari dokumen
Info cari dokumen
Gambar 3.22 DFD Level 3 Proses 3.1.1
Gambar 3.24 DFD Level 3 Proses 3.3.1
Gambar 3.26 DFD Level 3 Proses 3.5.1
3. Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses merupakan alat bantu (tools) sistem yang akan menjelaskan perilaku-perilaku proses yang ada dalam DFD. Berikut adalah spesifikasi proses dari aplikasi pengarsipan Gereja Garut, terlihat pada tabel 3.5 :
Tabel 3.6 Spesifikasi Proses
No. Proses Keterangan
No. Proses 1.1
Nama Proses Verifikasi Username
Source Admin, Sekretaris, Pimpinan
Input Data Login
Output Info Login Invalid 1.
Logika Proses Begin
{Admin, Sekretaris dan Pimpinan memasukkan username ke dalamdatabase}
if username ada then username valid else
tampil informasi login invalid end
No. Proses 1.2
Nama Proses Verifikasi Password
Source Admin, Sekretaris, Pimpinan
Input Data Login
Output Info Login Invalid, Login Valid Destination Admin, Sekretaris, Pimpinan 2.
Logika Proses Begin
{ Admin, Sekretaris, Pimpinan memasukkan password ke dalamdatabase}
if password ada then tampil login valid else
tampil info login invalid end
No. Proses 2.1
Nama Proses Tambah user
Source Admin
3.
Output Info user yang telah ditambah Destination Admin
Logika Proses Begin
{Admin menambah data user pada menu Registrasi User}
if data user diisi and tidak ada data kosong then simpan data yang ditambah
else
data tidak jadi ditambahkan end
No. Proses 2.2 Nama Proses Ubah user
Source Admin
Input Data user yang akan diubah Output Info user yang telah diubah Destination Admin
4.
Logika Proses Begin
{Admin mengubah data user pada menu Setting Account}
if data user benar and tidak ada data kosong then simpan data perubahan
else
data tidak diubah end
No. Proses 2.3 5.
Source Admin
Input Data user yang akan dihapus Output Info user yang telah dihapus Destination Admin
Logika Proses Begin
{Admin melihat data user yg akan dihapus pada menu Manajemen User}
if data user ada and tidak sedang online then hapus data user
else
data user tidak jadi dihapus end
No. Proses 3.1.1
Nama Proses Tambah Krisma Source Sekretaris
Input Data krisma yang akan ditambah Output Info krisma yang telah ditambah Destination Sekretaris
6.
Logika Proses Begin
{Sekretaris menambah data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma}
if data data krisma benar and tidak ada data kosong then
simpan hasil penambahan data krisma else
end No. Proses 3.1.2
Nama Proses Ubah Krisma Source Sekretaris
Input Data krisma yang akan diubah Output Info krisma yang telah diubah Destination Sekretaris
7.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris mengubah data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma }
if data krisma ada and tidak ada data kosong then simpan data krisma yang diubah
else
data krisma tidak diubah end
No. Proses 3.1.3
Nama Proses Cari Krisma Source Sekretaris
Input Data krisma yang akan dicari Output Info krisma yang telah dicari Destination Sekretaris
8.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris mencari data krisma pada menu Pengolahan data Sakramen Krisma }
else
data krisma tidak ditemukan end
No. Proses 3.2.1
Nama Proses Tambah Perkawinan Source Sekretaris
Input Data perkawinan yang akan dihapus Output Info perkawinan yang telah ditambah Destination Sekretaris
9.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris menambah data perkawinan pada menu Pengolahan data Perkawinan}
if data perkawinan diisi and tidak ada data kosong then
simpan data perkawinan yang ditambah else
data perkawinan tidak jadi ditambahkan end
No. Proses 3.2.2
Nama Proses Ubah Perkawinan Source Sekretaris
Input Data perkawinan yang akan diubah Output Info perkawinan yang telah diubah Destination Sekretaris
10.
Logika Proses Begin
Pengolahan data Perkawinan }
if data perkawinan benar and tidak ada data kosong then
simpan hasil perubahan else
perubahan data perkawinan batal end
No. Proses 3.2.3
Nama Proses Cari perkawinan Source Sekretaris
Input Data perkawinan yang akan dicari Output Info perkawinan yang telah dicari Destination Sekretaris
11.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris mencari data perkawinan pada menu Pengolahan data Perkawinan }
If data perkawinan ada then Cari data perkawinan else
data perkawinan tidak ditemukan end
No. Proses 3.3.1
Nama Proses Tambah pembaptisan Source Sekretaris
Input Data pembaptisan yang akan ditambah 12.
Destination Sekretaris Logika Proses Begin
{ Sekretaris menambah data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan}
if data pembaptisan diisi and tidak ada data kosong then
simpan data pembaptisan yang ditambah else
data tidak jadi ditambahkan end
No. Proses 3.3.2
Nama Proses Ubah Pembaptisan Source Sekretaris
Input Data pembaptisan yang akan diubah Output Info pembaptisan yang telah diubah Destination Sekretaris
13.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris mengubah data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan }
if data pembaptisan benar and tidak ada data kosong then
simpan data hasil perubahan else
perubahan data tidak jadi end
No. Proses 3.3.3 14.
Source Sekretaris
Input Data pembaptisan yang akan dicari Output Info pembaptisan yang telah dicari Destination Sekretaris
Logika Proses Begin
{ Sekretaris mencari data pembaptisan pada menu Pengolahan data Pembaptisan }
if data pembaptisan ada then Cari data pembaptisan else
data pembaptisan tidak ditemukan end
No. Proses 3.4.1
Nama Proses Tambah Kematian Source Sekretaris
Input Data kematian yang akan ditambah Output Info kematian yang telah ditambah Destination Sekretaris
15.
Logika Proses Begin
{ Sekretaris menambah data kematian pada menu Pengolahan data Kematian}
if data kematian diisi and tidak ada data kosong then simpan data kematian yang ditambah
else