Sistem distribusi alat kantor dengan pendekatan supply chain management di CV.Central Taiyo Sentosa

(1)

1

Persaingan dalam dunia bisnis yang semakin ketat menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. CV. Central Taiyo Sentosa adalah perusahaan distributor ATK (Alat Tulis Kantor) yang berdiri sejak tahun 2010. Bertempat di Perum Karaba No 17 Karawang Barat yang fokus industrinya berada pada area pendistribusian ATK.

Industri ini memiliki rangkaian sistem kerja mulai dari pemesanan, pendistribusian, hingga pengadaan barang. Hubungan kerja sama CV. Central Taiyo Sentosa dengan para Supplier masih dilakukan dengan cara bertemu secara langsung, CV. Central Taiyo Sentosa akan belanja untuk kebutuhan stok maka harus berbelanja secara langsung ke Suplier atau melalui telepon dengan membawa daftar kebutuhan. Cara kerja sama bisnis ini menyebabkan waktu permintaan menjadi lambat dan biaya transportasi menjadi besar.

Kendala lain yaitu dalam hal informasi dari para Supplier maupun Customer. Ketidakpastian informasi dari Supplier yaitu mengenai pengiriman barang ke perusahaan. Ketidakpastian tersebut berdampak terhadap persediaan stok di gudang menjadi berlebih atau mengalami kekurangan. Apabila persediaan stok berlebih, hal tersebut menyebabkan biaya penyimpanan menjadi lebih besar dan rentan rusak jika terlalu lama disimpan. Apabila terjadi kekurangan persediaan stok, maka pesanan dari Customer tidak akan terpenuhi dan hilangnya potensi penjualan.

(2)

CV. Central Taiyo Sentosa melalui Kepala Gudang lalu pihak Kepala Gudang mengecek kembali barang yang dikirim Supplier dengan data kebutuhan barang. Setelah di cek, Kepala Gudang mengarsipkan data datang barang sebagai acuan proses penjualan. Proses pemesanan barang dilakukan oleh Customer kepada pihak Marketing, setelah itu Marketing menginformasikan kepada Kepala Gudang untuk pengecekan barang lalu Kepala Gudang melakukan pengecekan barang pesanan dan memberikan informasi ketersediaan barang kepada Marketing jika terjadi kekosongan barang maka pihak Kepala Gudang membuat perencanaan pengadan barang ke Supplier, apabila barang pesanan tidak ada selanjutnya Marketing memberikan informasi kepada Customer bahwa pesanan tidak tersedia dan meminta Customer untuk memilih pesanan lain atau membatalkan pesanan. Apabila pesanan ada, Marketing memberikan informasi kepada Finance untuk pengecekan hutang piutang berdasarakan data kredit limit, lalu Finance menghitung biaya pemesanan apabila biaya pemesanan melebihi limit maka Customer harus membayar langsung atau membatalkan pesanan dan apabila tidak melebihi maka Finance memverifikasi pesanan dan membuat struk pemesanan. Setelah pesanan disetujui dan dikembalikan kepada Marketing, selanjutnya Marketing memberikan informasi kepada Kepala Gudang untuk menyiapkan pesanan dan membuat surat jalan 2 rangkap untuk diberikan kepada Customer.

Melihat kondisi tersebut maka dalam mendukung kegiatan yang ada didalam perusahaan, dibutuhkan konsep menejemen yang dapat mengatur pembayaran, persediaan barang, aliran barang dan informasi yang tepat d an akurat dari rantai persediaan yaitu konsep Supply Chain Management (SCM). Maka dari itu, akan dibangun Sistem Distribusi Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Management di CV. Central Taiyo Sentosa.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan maka dapat dirumuskan

peramasalahan yang diajukan yaitu bagaimana membangun “Sistem Distribusi

Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Management Di CV. Central

(3)

1. Bagaimana membangun sistem rantai pasok di CV. Central Taiyo Sentosa menggunakan metode Supply Chain Management.

2. Sulitnya pihak Kepala Gudang untuk menentukan jumlah barang yang harus dipesan.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah membangun Sistem Distribusi Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Management di CV. Central Taiyo Sentosa. Sedangkan tujuan yang diharapkan dari pembangunan sistem ini diantaranya yaitu :

1. Memudahkan pihak Kepala Gudang dalam menentukan jumlah barang yang harus disediakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan jumlah persedian barang.

2. Menentukan jadwal pengiriman agar proses pendistribusian dapat berjalan dengan lancar.

1.4 Batasan Masalah

Untuk mencegah terjadinya pembahasan yang diluar topik, maka ditetapkanlah beberapa batasan agar penelitian dan aplikasi yang akan dibuat dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Adapun batasan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem digunakan oleh Finance, Marketing, Purchasing, Customer, Kepala Gudang, Supplier dan Komisaris.

2. Sistem dibangun berupa aplikasi berbasis web.

3. Data yang digunakan adalah data penjualan, data pengiriman, dan data stok barang dari bulan Juli 2013 hingga Juli 2014.

(4)

5. Metode yang digunakan adalah metode peramalan dari pendekatan metode Supply Chain Management.

6. Komponen Supply Chain Management yang digunakan adalah Upstream Supply Chain, Internal Supply Chain Management, Downstream supply chain segment.

7. Data keuangan yang digunakan hanya data keuangan untuk harga barang, biaya pengiriman, biaya pemesanan dan biaya oprasional. 8. Peramalan menggunakan metode Single Exponential Smoothing.

9. Metode analisis yang akan digunakan dalam pembangunan sistem ini berdasarkan analisis terstruktur, dimana pemodelan datanya mengunakan ERD (Entity Relationship Diagram) serta untuk menggambarkan pemodelan fungsionalnya menggunakan DFD (Data Flow Diagram)

10.Untuk perhitungan persediaan menggunakan metode ROP (Reorder Poin).

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis desktiptif, yaitu suatu metodologi yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai fakta dan informasi dalam situasi atau kejadian dimasa sekarang secara sistematis, faktual dan akurat. Metode analisis deskriptif terdiri dari metode pengumpulan data dan pembangunan perangkat lunak.

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

a. Studi Literatur (Library Research)

(5)

b. Wawancara (Interview)

Wawancara yang dilakukan kepada Direktur dan beberapa staf yang berperan dalam pengujian di CV. Centarl Taiyo Sentosa. c. Observasi (Obsevation Research)

Observasi yang dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh secara langsung di CV. Central Taiyo Sentosa.

1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara Waterfall, karena menghasilkan sestem yang terstruktur dengan baik di tiap prosesnya. Waterfall merupakan salah satu model pengembangan Software, dimana kemajuan suatu proses dipandang sebagai aliran yang mengalir ke bawah seperti air terjun. Maka tahapan dalam model ini disusun bertingkat, setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan. Selain itu dari satu tahap kita dapat kembali ke tahap sebelumnya, gambar dan tahapan yang meliputi beberapa proses tersebut yaitu:

Terdapat beberapa tahapan dalam pembuatan perangkat lunak pada model Waterfall menurut Ian Sommerville, diantaranya: [1]

a. Requirements analysisand definitions : Pada tahap ini mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus di penuhi oleh program yang akan di bangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

b. System and software design : tahap ini dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

(6)

d. Integration and system testing : Tahap penyatuan unit-unit program kemudian di uji secara menyeluruh.

e. Operation and Maintenance : Tahap mengoperasikan program dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

Tahapan dalam model aliran data dapat digambarkan sebagai berikut: Analisys

Planning

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 1. Perancangan Model Waterfall. [1] 1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penyusunan laporan tugas akhir adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab yang membahas latar belakang CV Central Taiyo Sentosa, perumusan masalah yang terdapat di lingkungan CV Central Taiyo Sentosa, maksud dan tujuan dari penelitian yang dilakukan, batasan masalah, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang profile umum, struktur organisasi, dan job description CV Central Taiyo Sentosa, landasan teori yang berisi teori – teori yang melandasi dari pembangunan Sistem Distribusi Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Management Di CV. Central Taiyo Sentosa.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

(7)

pengguna / user, analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak. Selain itu terdapat juga analisis pengkodean, analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, diagram konteks, spesifikasi proses, kamus data, stuktur tabel, perancangan antar muka, perancangan prosedural dan jaringan semantik untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat disertai juga hasil pengujian sistem yang dilakukan di CV Central Taiyo Sentosa sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly dan metode pengujian dalam sistem evaluasi penempatan fasilitas umum ini menggunakan pengujian black box.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

(8)

(9)

9 2.1Profil Tempat Penelitian

Profil tempat penelitian terdiri dari sejarah instansi dan visi, logo instansi, struktur organisasi, dan layanan.

2.1.1 Sejarah Perusahaan

CV Central Taiyo Sentosa mulai dirintis pada tanggal 2 Mei 2010 dan disahkan secara hukum pada tanggal 6 Mei 2010. Berdirinya CV Central Taiyo Sentosa bertujuan sebagai wadah aspirasi untuk memenuhi tuntutan penyediaan produk pada dunia industri khusunya dibidang manufacturing yang masih membutuhkan rekanan kerja atau supplier yang dapat memberikan kontribusi yang maksimal dengan komitmen yang tinggi dalam memberikan pelayanan terbaik demi kepuasan customer antara lain berupa produk atau jasa yang dapat menunjang kinerja produksi pada perusahaan-perusahaan yang menjadi rekanan atau customer CV Central Taiyo Sentosa.

a. Visi

Menjadi komponen vital yang penting dan handal dalam mata rantai industri di Indonesia.

b. Misi

(10)

2.1.2 Logo Perusahaan

Gambar 2.1 Logo Instansi 2.1.3 Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Bertempat di Perum Karaba No 17 Karawang Barat, CV Central Taiyo Sentosa merupakan distributor ATK (Alat Tulis Kantor) terbesar di kota Karawang.

2.1.4 Struktur Organisasi

(11)

DIREKTUR

Euis Kartini

KOMISARIS

Febby Indah

FINANCE

Erna Nur

PURCHASING

Aditya

KEPALA GUDANG

Doni

Driver Forklift

Helper MARKETING

Sofyan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi CV Central Taiyo Sentosa 2.1.5 Job Description

Berikut adalah susunan tugas yang harus dilakukan untuk setiap bidang yang ada di CV Central Taiyo Sentosa.

1. Direktur

a. Monitoring Omset.

b. Memberikan SP kepada bawahan. 2. Komisaris

a. Mengawasi dan mengendalikan biaya operasional yang dikeluarkan oleh divisi sales, logistik.

b. Mengontrol absensi karyawan yang ada di departemen sales, logistik, cuti dan izin.

c. Menyelenggarakan proses penerimaan karyawan penggantian di departemen sales, logistik.

d. Melaksanakan kunjungan ke pelanggan, PA, untuk menjalin komunikasi , mengembangkan bisnis, dan membina hubungan yang baik.

e. Mengawasi persediaan stok dan memastikan keberadaan stok di gudang sesuai stok level forecast yang dibutuhkan penjualan. 3. Finance

(12)

4. Kepala Gudang

a. Membuat surat jalan.

b. Menyetorkan bukti biaya operasional ke komisaris. c. Membuat laporan barang rusak.

5. Marketing

a. Menerima data Customer. b. Membuat laporan.

6. Purchasing

a. Melakukan pemesanan stok barang ke Supplier. 7. Driver

a. Melakukan pengiriman ke Customer. b . Membuat laporan biaya operasional.

c. Melakukan kebersihan dan perawatan kendaraan. d. Mengemudikan.

2.2Landasan Teori

Landasan teori adalah teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk menjelaskan variabel-variabel penelitian. Landasan teori ini juga berfungsi sebagai dasar untuk memberi jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang diajukan, serta membantu dalam penyusunan penelitian. Teori-teori yang digunakan tersebut, bukan sekedar pendapat dari pengajaran saja, melainkan teori yang sudah teruji kebenarannya.

2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem ini meliputi pengertian dasar dari sistem, bentuk umum sistem, karakteristik sistem dan analisis sistem.

2.2.1.1Pengertian Sistem

(13)

jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu [2]. 2.2.1.2Bentuk Umum Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Untuk lebih jelasnya, lihat Gambar 2. 3. Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Input Proses Output

Gambar 2.3 Model Sistem Sederhana 2.2.1.3Karakteristik Sistem

Adapun karakteristik dari suatu sistem, yaitu : 1. Komponen-komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem yang lain atau dengan linkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistemdipandang sebagai satu kesatuan.

(14)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Perhubungan (Interface)

Perhubungan merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem lain.

5. Masukan (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. 6. Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolahan

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Object)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran-sasaran dari sistem sangat membutuhkan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2.2 Sistem Informasi

2.2.2.1Pengertian Sistem Informasi

(15)

2.2.2.2Tujuan dan Aktifitas Sistem Informasi

Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematikkan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu organisasi. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan. 2.2.2.3Kriteria Umum Sistem Informasi

Kriteria umum sistem informasi merupakan variabel keluaran sistem yang dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja. Kriteria umum tersebut mencakup:

1. Debit, yaitu jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.

2. Response time, yaitu waktu antara event, reaksi terhadap event sampai dengan proses terhadap event selesai dilakukan (makin cepat makin baik).

3. Cost, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin rendah makin baik).

4. Pemenuhan fungsi, maksudnya fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements) harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan. 2.2.2.4Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer atau disingkat CBIS (Computer-Based System Information) bukan merupakan hal yang baru sekarang. Teknologi ini selalu mengalami kemajuan dan perubahan yang sangat cepat sejak pertama kali diperkenalkan. Adapun ciri-ciri umum dari CBIS adalah sebagai berikut:

(16)

2. Sekumpulan data yang berukuran besar dapat disimpan di dalam satu lokasi saja. Sementara analisis dari berbagai himpunan data untuk memperoleh gambaran yang lengkap akan lebih mudah untuk dilakukan.

3. Kecepatan pengolahan data sangat tinggi dan sudah menjadi prioritas.

4. Transmisi data dapat dilakukan melalui sarana telekomunikasi (kabel, microwave).

5. Secara keseluruhan, delay atau keterlambatan yang terdapat di dalam aliran data dan informasi relatif kecil karena proses-proses penelusuran, pengolahan, dan transmisi data dapat dilakukan dengan cepat.

6. Lokasi-lokasi pengembangan dan pengoperasian sistem yang tersebar tidak menghalangi kemudahan dalam memonitor dan mengoordinasikan segala aktivitas terkait.

2.2.2.5Komponen Ideal Untuk Sistem Informasi

(17)

Gambar 2.4 Komponen Blok Bangunan

Di bawah ini adalah penjelasan dari masing-masing blok yang sudah disebutkan tadi:

a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

(18)

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan sebuah tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan untuk mengakses atau memanipulasinya digunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Perlu dilakukan pengorganisasian terhadap basis data yang ada agar informasi yang dihasilkannya baik dan efisiensi kapasitas penyimpanannya.

f. Blok Kendali

(19)

2.2.3 Supply Chain Management

Supply Chain Management (SCM) adalah metode atau pendekatan integratif untuk mengelola aliran produk, informasi, dan uang secara terinegrasi yang melibatkan pihak – pihak mulai dari hulu ke hilir yang terdiri dari supplier, pabrik, jaringan distribusi maupun jasa – jasa logistik.

Prinsip penting dalam SCM adalah transparansi informasi dan kolaborasi baik antara fungsi internal perusahaan maupun dengan pihak – pihak diluar perusahaan disepanjang Supply Chain [4].

Kegiatan Supply Chain Management mencakup pengembangan produk, pengadaan material dan komponen, perencanaa produksi dan pengendalian persediaan, produksi, dan distribusi atau transportasi. Kegiatan SCM juga bisa dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Kegiatan fisik yang meliputi pengadaan bahan baku / komponen, produksi, penyimpanan, transportasi/distribusi, dan pengembalian produk.

2. Kegiatan mediasi pasar yang terdiri dari riset pasar, pengembangan produk, dan pelayanan penjualan.

2.2.3.1Strategi Supply Chain Management

Strategi Supply Chain bisa didefinisikan sebagai kumpulan kegiatan dan aksi strategis disepanjang Supply Chain yang menciptakan rekonsiliasi antara apa yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan sumber daya yang ada pada Supply Chain tersebut. Strategi ini sangat penting untuk menciptakan daya saing dipasaran.

(20)

apabila internal Supply Chain memiliki kemampuan untuk menciptakan efisiensi, kualitas, kecepatan, fleksibilitas, dan kemampuan berinovasi [4].

2.2.3.2Komponen Utama Supply Chain Management

Dalam Supply Chain Management terdapat tiga komponen utama yang mendukung berjalannya suatu proses bisnis sebagai berikut :

a. Upstream Supply Chain

Merupakan keseluruhan kegiatan perusahaan manufaktur dengan pendistribusiannya atau hubungan antara manufaktur, hubungan distributor dapat diperluas menjadi kepada beberapa tingkatan, semua jalur dari asal bahan baku/material. Kegiatan utama dalam upstream supply chain adalah pengadaan barang.

b. Internal Supply Chain Management

Merupakan keseluruhan proses pegniriman barang ke gudang yang emudian akan digunaan untuk transfirmas proses bisnis masukan bahan baku dar ara distributor ke dalam hsail keluaran perusahaan tersebut. Kegiatan utama : manajemen prduksi, pabrikasi, pengendalian persediaan c. Downstream supply chain segment

Merupakan keseluruhan kegiatan yang melibatkan pengiriman kepada konsumen akhir. Kegiatan utama : Distribusi, gudang, transportasi dan layanan penjualan.

2.2.3.3Teknologi Informasi Untuk Rantai Pasok

(21)

Pemasok

Kapasitas Rencana

distribusi Purchase order

requisition Bahan baku &

Produk jadi

Gambar 2.5 Informasi dalam rantai pasok 2.2.3.4Peramalan Permintaan dan Pengelolaan Permintaan

Adalah kegiatan untuk mengestimasi besarnya permintaan terhadap barang atau jasa tertentu pada suatu periode dan wilayah pemasaran tertentu. Peramalan bisa dibuat pada tingkatan yang berbeda – beda. Misalnya, apabila perusahaan menjual beberapa kelompok produk di beberapa wilayah berbeda, maka ramalan bisa dibuat secara agregat untuk semua kelompok produk dan semua wilayah atau untuk setiap kelompok produk, tiap wilayah, atau bahkan pada level yang lebih detail yaitu pada level individu produk. Agregasi juga bisa dibuat berdasarkan waktu. Jadi angka ramalan bisa dibuat untuk periode harian, mingguan, bulanan, atau tahunan.

2.2.3.5Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan adalah salah satu komponen utama Suppy Chain Management. Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang dan jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan.

(22)

konsultasi, dan sebagainya. Pada bagian lain Supply Chain, peran bagian pengadaan bisa agak berbeda. Misalnya pda perusahaan ritel, tugas utama bagian pengadaan adalah mendapatkan barang – barang yang akan mereka jual.

2.2.3.6Manajemen Transportasi dan Distribusi

Fungsi distribusi dan tranportasi pada dasarnya adalah menghantarkan produk dari lokasi dimana produk tersebut diproduksi sampai dimana mereka akan digunakan. Manajemen transportasi dan distribusi mencakup baik aktivitas fisik yang secara kasat mata bisa kita saksikan, seperti menyimpan dan mengirim produk, maupun fungsi non-fisik yang berupa aktivitas pengolahan informasi dan pelayanan kepada pelanggan. Pada prinsipnya, fungsi ini berrtujuan untuk menciptakan pelayanan yang tinggi ke pelanggan yang bisa dilihat dari tingkat service level yang dicapai, kecepatan pengiriman, kesempurnaan barang sampai ke tangan pelanggan, serta pelayanan purna jual yang memuaskan. Kegiatan distribusi dan transportasi bisa dilakukan oleh perusahaan manufaktur dengan membentuk bagian distribusi / transportasi tersendiri atau diserahkan ke pihak ketiga. Dalam upayanya untuk memenuhi tujuan-tujuan diatas, siapapun yang melaksanakan (internal perusahaan atau mitra pihak ketiga), manajemen distribusi dan transportasi pada umumnya melakukan sejumlah fungsi dasar yang terdiri dari:

1. Melakukan segmentasi dan menentukan target service level. 2. Menentukan mode transportasi yang akan digunakan. 3. Melakukan konsolidasi informasi dan pengiriman. 4. Melakukan penjadwalan dan penentuan rute pengiriman. 5. Memberikan pelayanan nilai tambah.

6. Menyimpan persediaan.

(23)

Secara umum ada 3 strategi distribusi produk dari pabrik ke pelanggan. Masing-masing dari strategi ini memiliki keunggulan dan kekurangan. Ketiga strategi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pengiriman Lansung (Direct Shipment)

Pada model ini, pengiriman langsung dari pabrik ke pelanggan, tanpa melalui gudang atau fasilitas penyangga. Biasanya strategi ini cocok digunakan untuk barang yang umurnya pendek dan barang yang mudah rusak dalam proses bongkar / muat atau pemindahannya. 2. Pengiriman Melalui Warehouse

Padan model ini, barang tidak langsung dikirim ke pelanggan namun melewati satu atau lebih gudang atau fasilitas penyangga. Berkebalikan dengan model direct shipment diatas, model warehousing cocok untuk produk-produk yang ketidakpastian demand / supply-nya tinggi serta produk-produk yang memiliki daya tahan relative lama (durable products).

3. Cross-Docking

Pada model ini, produk akan mengalir lewat fasilitas cross-dock yang berada antara pabrik dan pelanggan. Di tempat ini, kendaraan penjemput dan pengirim akan bertemu dan terjadi transfer beban (tentu juga dimungkinkan terjadinya konsolidasi yang melibatkan banyak pabrik dan pelanggan).

2.2.3.7Teknik Safety Stock

(24)

sebelumnya dan tidak melebihi permintaan yang telah disepakati bersama [5].

Safety stock disini sudah tertanggar. Apabila pesanan dilakukan pada waktu persediaan sebesar 300 unit maka pada waktu barang yang dipesan datang persediaan gudang masih 160 unit (yaitu 360 - 200), persis sama besar nya dengan besarnya safety stock, yang berarti safety stock tidak tertanggar.

Persediaan pengaman dengan sendirinya akan ada resiko yang tidak dapat di hindari bahwa persediaan yang ada akan habis sama sekali sebelum penggantian datang sehingga pelayanan kepada langanan tidak dapat dipenuhi dengan baik. Karena tingkat pelayanan ini harus dipertahankan dengan menciptakan suatu Safety stock yang akan menampung setiap penyimpanan selama lead time.

Menurut Sofjan Assauri, Management Production, dalam bukunya (2000 : 114) pengertian tentang safety stock, yaitu yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

Perencanaan persediaan bahan baku yang telah diperhitungkan, namun sering persediaan bahan baku tersebut tidak mencukupi karena sering meloncatnya persediaan hasil produksi perusahaan ataukah persediaan tersebut mengalami rusak atau tidak memenuhi standar industri untuk memenuhi permintaan konsumen.

Rumus persediaa pengamanan dapat dihitung sebagai berikut :

(25)

Dimana :

Z = Daerah dibawah kurva normal 95% (1,645)

α

= Standar devisiasi permintaan selama waktu tenggang d = Tingkat kebutuhan perunit waktu

L = Waktu Tenggang 2.2.3.8Teknik Peramalan

Menyelesaikan masalah dimasa yang akan datang tidak dapat dipastikan, orang senantiasa berupaya menyelesaikannya dengan model pendekatan- pendekatan yang sesuai dengan perilaku aktual data, begitu juga dalam melakukan peramalan. Peramalan (forecasting) permintaan akan produk dan jasa diwaktu mendatang dan bagian-bagiannya adalah sangat penting dalam perencanaan dan pengawasan produksi. Suatu peramalan banyak mempunyai arti, maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga akan diperlukan suatu periode waktu paling sedikit dalam periode waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu kebijaksanan dan menetapkan beberapa hal yang mempengaruhi kebijaksanaan tersebut. Peramalan diperlukan disamping untuk memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang juga para pengambil keputusan perlu unuk membuat planning.

Peramalan merupakan suatu perkiraan atau taksiran tingkat permintaan suatu produk atau banyak produk untuk kurun waktu tertentu. Peramalan digunakan untuk mengukur atau menaksir keadaan dimasa yang akan datang.

Suatu peramalan perlu diperhatikan tahapan-tahapan yang harus ada dalam proses peramalan. Terdapat enam proses tahapan dalam peramalan, yaitu:

(26)

ramalan, jumlah sumber daya (karyawan,waktu,komputer, dan biaya) yang dapat dibenarkan, serta tingkat keakuratan yang diperlukan.

2. Menetapkan rentang waktu. Ramalan harus mengindikasikan rentang waktu, mengingat bahwa keakuratan menurun ketika rentang waktu meningkat.

3. Memilih teknik peramalan.

4. Memperoleh, membersihkan, dan menganalisa data yang tepat. Memperoleh data dapat meliputi usaha yang signifikan. Setelah

memperoleh data data mungkin perlu “dibersihkan” agar dapat

menghilangkan objek asing dan data yang jelas tidak benar sebelum analisis.

5. Membuat ramalan.

Memantau ramalan. Ramalan harus dipantau untuk menentukan apakah ramalan dilakukan dengan cara yang memuaskan. Jika tidak memuaskan, periksa kembali metode peramalan, asumsi, keabsahan data, dan lain-lain.

Langkah yang penting dalam memilih suatu metode deret berkala (time series) yang tepat untuk peramalan adalah dengan mempertimbangkan jenis pola data, sehingga metode yang paling tepat dengan pola tersebut dapat diuji. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis siklis dan trend, yaitu [6]:

(27)

Gambar 2.6 Pola Horizontal

2. Pola Musiman (S) terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh factor musiman, misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari hari pada minggu tertentu. Pola data dapat dilihat pada gambar 2.4.

Gambar 2.7 Pola Musiman

(28)

Gambar 2.8 Pola Siklus

4. Pola Trend (T) terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Pola data dapat dilihat pada gambar 2.6.

Gambar 2.9 Pola Trend

(29)

teknik telah dikembangkan. Salah satu teknik dalam peramalan yaitu Metode Smoothing (Pemulusan).

2.2.3.8.1 Metode Peramalan Single Exponential Smoothing

Metode Single Exponential Smoothing digunakan untuk meramalkan hal-hal yang fluktuasinya secara acak (tidak teratur). Rumus Single Exponential Smoothing adalah :

Ft + 1 = α * Yt + (1- α * Ft – 1)

Keterangan : Ft : Periode sebelumnya

α : Besar parameter Yt : Data real

2.2.3.8.2 Pengukuran Ketelitian Dari Prakiraan

Mean Squared Error (MSE) adalah metode lain untuk mengevaluasi metode peramalan. Masing-masing kesalahan atau sisa dikuadratkan. Kemudian dijumlahkan dan ditambahkan dengan jumlah observasi. Pendekatan ini mengatur kesalahan peramalan yang besar karena kesalahan-kesalahan itu dikuadratkan. Metode itu menghasilkan kesalahan-kesalahan sedang yang kemungkinan lebih baik untuk kesalahan kecil, tetapi kadang menghasilkan perbedaan yang besar.

Berikut ini adalah beberapa ukuran yang dipakai untuk menghitung kesalahan prakiraan.

MSE = (Σ |Ft-Y|2)/n

Keterangan :

Ft = Hasil peramalan peride ke t

(30)

Ft-Y = Kesalahan peramalan

2.2.4 Perangkat Keras

Perangkat keras yang sering digunakan mencakup:

1. Central Processing Unit (CPU), merupakan bagian dari sistem komputer yang bertugas memproses semua intruksi-intruksi dan program. CPU juga bertugas mengendalikan seluruh operasi yang ada di dalam sistem komputer.

2. RAM. Perangkat ini digunakan oleh CPU untuk menyimpan sementara semua data dan program yang dimasukkan melalui input device.

3. Storage. Perangkat ini merupakan tempat penyimpanan data secara permanen atau semi permanen. Contohnya adalah harddisk, disket, CD, DVD, dan flashdisk. Semakin besar Sistem Informasi yang dibangun, maka semakin besar pula media penyimpanan yang dibutuhkan.

4. Input Device. Perangkat ini merupakan perangkat-perangkat yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam perangkat Sistem Informasi. Yang termasuk ke dalam input device adalah keyboard, mouse, digitizer, scanner, kamera digital, dan sebagainya.

5. Output device. Perangkat ini merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk merepresentasikan data dan atau informasi. Output device diantaranya monitor, printer, plotter dan sebagainya.

2.2.5 Perangkat Lunak

(31)

2.2.5.1Internet

Internet berasal dari kata interconnection-networking, merupakan sistem global daru seluruh jaringan komputer yang saling terhubung satu sama lain menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia.

Menurut segi ilmu pengetahuan, internet adalah sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat miliaran informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain-lain dalam bentuk media elektronik. Semua orang bisa berkunjung ke perpustakaan tersebut kapan saja serta dari mana saja.

Dari segi komunikasi, internet merupakan sebuah sarana yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun jarak dekat, seperti dalam lingkungan pendidikan, lingkungan perusahaan ataupun lingkungan bisnis.

2.2.5.2Website

Situs web atau sering diangkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video maupun animasi. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali dengan sebagai URL.

(32)

Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML, kadang-kadang pula disisipi dengan bahasa skrip. Berkas tersebut kemudian diterjemahkan oleh peramban web dan ditampilkan seperti layaknya sebuah halaman pada monitor komputer.

Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol HTTPS.

2.2.5.3PHP

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web.

Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP.

Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

(33)

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.

Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

PHP memiliki beberapa kelebihan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya. b. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana -

mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.

c. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

d. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak.

PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

2.2.5.4My SQL

(34)

didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Setiap orang bebas menggunakan MySQL.

Sebagai software DBMS, MySQL memiliki sejumlah fitur, seperti: a. Multiplatform

MySQL tersedia pada beberapa platform, seperti Windows, Linux, Unix, dan lain - lain.

b. Andal, cepat dan mudah digunakan

MySQL tergolong sebagai database server (server yang melayani permintaan terhadap database) yang andal, dapat menangani database yang besar dengan kecepatan tinggi, mendukung banyak sekali fungsi untuk mengakses database, dan sekaligus mudah untuk digunakan.

c. Jaminan keamanan akses

MySQL mendukung pengamanan database dengan berbagai kriteria pengaksesan, dan juga mendukung konektivitas ke berbagai database.

d. Dukungan SQL

MySQL mendukung perintah SQL (Structured Query Language), yang merupakan standar dalam pengaksesan database relasional 2.2.6 Basis Data

Databese adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu [7] Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

(35)

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

2.2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam DFD. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Terdapat tiga simbol yang digunakan yaitu :

1. Entitas, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut, entitas mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi mendeskripsikan karakter entitas.

3. Hubungan, entitas dapat berhubungan satu sama lain, hubungan ini dinamakan relationship. Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan juga harus dibedakan antara hubungan dan isi hubungan.

Pada suatu hubungan antar entitas terdapat tiga jenis hubungan yaitu:

1. Hubungan satu ke satu (One to one relationship)

(36)

Gambar 2.10 ERD dengan relasi satu ke satu

2. Hubungan satu ke banyak (One to many relationship)

Artinya setiap entitas pada himpunan entitas pertama berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas pada himpunan entitas kedua hanya dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas pertama.

Gambar 2.11 ERD dengan relasi satu ke banyak

3. Hubungan banyak ke banyak (many to many relationship)

Artinya setiap entitas pada himpunan entitas pertama berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas kedua, dan demikian juga sebaliknya.

(37)

2.2.8 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah suatu alat atau metode penggambaran suatu sistem informasi secara global, baik sistem informasi yang berbasis komputer atau tidak berbasis komputer. Diagram konteks terdiri dari sebuah simbol proses yang mewakili keseluruhan proses dalam sistem dan minimal sebuah external entity (entitas luar) yang merupakan sumber atau tujuan data dari sistem tersebut dan aliran data yang menggambarkan aliran suatu masukan ataupun keluaran dari sistem tersebut. Berdasarkan notasi Yourdon proses digambarkan dengan lingkaran, entitas luar dengan persegi panjang, dan aliran data digambarkan dengan garis yang diberi mata panah.

2.2.9 Diagram Arus Data

DAD (Diagram Arus Data) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang tersruktur (Structured Analysis and Design). DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Untuk mewakili arus data dalam suatu sistem digunakan notasi atau simbol sehingga sangat membantu dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Beberapa simbol yang sering digunakan di DAD untuk maksud mewakili :

1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

(38)

2. Data flow (arus data)

Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data di DAD diberi simbol suatu panah. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.

3. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses data ditunjukkan dengan simbol lingkaran. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi identifikasi proses, nama proses dan pemroses.

4. Data Store (Simpanan data)

(39)

39

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Sebelum memasuki tahapan perancangan program, dilakukan tahapan analisis sistem yang bertujuan untuk mempelajari prosedur yang sedang berjalan saat ini dan kebutuhan dari pengguna aplikasi. Dalam analisis sistem, dilakukan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh menjadi bagian-bagian yang lebih terperinci dengan maksud agar proses evaluasi dan identifikasi masalah dapat lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

3.1.1 Analisis Masalah

Analisis Masalah merupakan sebuah asumsi dari masalah yang akan diuraikan dalam prosedur-prosedur pengolahan data pada program Sistem Distribusi Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Management di CV. Central Taiyo Sentosa. Analisis masalah dari sistem yang sedang berjalan saat ini adalah :

1. Bagaimana membangun sistem rantai pasok di CV. Central Taiyo Sentosa menggunakan metode Supply Chain Management.

2. Sulitnya pihak Kepala Gudang untuk menentukan jumlah barang yang harus dipesan.

3.1.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

(40)

1. Prosedur Pemesanan 2. Prosedur Pendistribusian 3. Prosedur Pembayaran 4. Prosedur Pengadaan

3.1.2.1Prosedur Pemesanan

Berikut adalah proses pemesanan pada Gambar 3.1 Prosedur Pemesanan.

1. Customer memberikan data pesanan kepada Marketting.

2. Marketting membuat data pengajuan pesanan untuk diberikan kepada Finance.

3. Finance mengecek batas kredit Customer, apabila batas kredit melebihi ketentuan maka surat pengajuan pesanan tidak disetujui dan dikembalikan kepada marketing untuk diteruskan ke Customer.

4. Apabila batas kredit masih mencukupi, maka pihak Finance akan menyetujui surat pengajuan pesanan dan dikembalikan kepada Marketting untuk verifikasi kepada kepala gudang.

5. Apabila barang tidak ada, kepala gudang memberikan informasi kepada Marketting untuk diteruskan ke Customer.

(41)

Prosedur Pemesanan

Marketing

Customer Finance Kepala Gudang

P

h

a

se

Surat Pengajuan Pesanan Tertolak

Surat Pengajuan Pesanan Disetujui Surat Pengajuan

Pesanan Tertolak

Surat Pengajuan Pesanan

Data Pesanan Data Pesanan

Membuat Surat Pengajuan

Pesanan

Mengecek Batas Kredit

Jika Nominal transaksi > 10jt perbulan & pembayaran bulan

sebelumnya belum dilunasi

Surat Pengajuan Pesanan Tertolak

Surat Pengajuan Pesanan Disetujui Surat Pengajuan

Pesanan Tertolak Surat Pengajuan

Pesanan Tertolak

Surat Pengajuan Pesanan Disetujui

Ya

Tdk

Mengecek Ketersediaan

Barang Pesanan

Stok Barang > Jml Pesanan

Surat Pengajuan Pesanan Disetujui,

Tidak Ada

Ada

Tidak

Ya

Tidak Ada Surat Pengajuan

Pesanan Disetujui, Tidak Ada

A3

Keterangan :

A1 : Surat Pengajuan Pesanan Tertolak A2 : Surat Pengajuan Pesanan Disetujui A3 : Arsip Surat Pengajuan Disetujui, Ada

A2 A1

Proses Verifikasi Surat Pengajuan Pesanan Disetujui

Gambar 3.1 Prosedur Pemesanan Keterangan :

A1 : Surat Pengajuan Pesanan Tertolak A2 : Surat Pengajuan Pesanan Disetujui A3 : Arsip Surat Pengajuan Disetujui, Ada

3.1.2.2Prosedur Pendistribusian

Berikut adalah proses pendistribusian pada Gambar 3.2 Prosedur Pendistribusian.

1. Kepala gudang membuat surat jalan berdasarkan surat pesanan yang telah disetujui dan status barang tersedia.

(42)

3. Komisaris mengarsipkan 1 buah surat jalan dan diberikan 1 lagi kepada Marketting untuk diberikan kepada Customer.

Customer memverifikasi surat jalan dan dikembalikan kepada Marketting untuk diverifikasi.

Prosedur Pendistribusian

Ada

Membuat Surat Jalan

Ada Surat Jalan Terverifikasi

A4

Surat Jalan Terverifikasi

Prosees Verifikasi Surat Jalan

Surat Jalan Terverifikasi Surat Jalan

Terverifikasi

A5

Keterangan:

A3: Surat Pengajuan Pesanan Disetujui, Ada A4: Surat Jalan Terverifiksasi A5: Surat Jalan Terverifiksasi 2

Gambar 3.2 Pendistribusian Barang Keterangan :

A3: Surat Pengajuan Pesanan Disetujui, Ada A4: Surat jalan Terverifikasi

(43)

3.1.2.3Prosedur Pembayaran

Berikut adalah proses Pembayaran pada Gambar 3.3 Pembayaran.

1. Finance membuat faktur pembayaran berdasarkan surat pesanan pengajuan yang telah disetujui dan diberikan kepada Komisaris untuk diverifikasi.

2. Setelah diverifikasi faktur pembayaran diberikan pada Marketing untuk diberikan kepada Customer guna proses pembayaran.

3. Setelah dibayar, Customer mengarsipkan 1 faktur pembayaran dan 1 faktur pembayaran lain diberikan pada Marketting untuk diteruskan kepada Finance guna diarsipkan.

Prosedur Pembayaran

A2: Surat Pengajuan Pesanan Disetujui A6: Faktur Pembayaran Terverifikasi, Terbayar

A2

Membuat Faktur Pembayaran

Faktur PembayaranFaktur Pembayaran

Faktur Pembayaran Terverifikasi,

Terbayar

A6

Terbayar

A6 A2

Gambar 3.3 Prosedur Pembayaran Keterangan :

A2: Surat Pengajuan Pesanan Disetujui

(44)

3.1.2.4Prosedur Pengadaan

Berikut adalah proses pengadaan pada Gambar 3.4 Prosedur pengadaan.

1. Kepala Gudang membuat laporan Stok barang berdasarkan data barang.

2. Kepala Gudang mengecek stok minimal dan kebutuhan barang. 3. Apabila stok aman, kepala gudang memberikan laporan stok

barang kepada Komisaris untuk diverifikasi dan diarsipkan.

4. Apabila stok tidak aman, Kepala Gudang membuat dan mencetak stok pengajuan penggadaan barang untuk diberikan kepada Komisaris untuk diverifikasi.

(45)

Prosedur Pengadaan

Kepala Gudang Komisaris Purchasing

Data Barang

Membuat Laporan Data

Barang

Laporan Stok Barang

Pengecekan Stok Minimal dan Kebutuhan

Barang

Stok Barang > Stok Aman

Laporan Stok Barang Tidak Aman

tdk ya

Laporan Stok Barang

Aman

Laporan Stok Barang Aman

Proses Verifikasi Laporan Stok Barang Aman

Laporan Stok Barang Pengadaan Barang

Baru Pengadaan Barang

Baru Terverifikasi

A9

Pengajuan Pengadaan Barang

Baru Terverifikasi

A9

Keterangan: A7: Laporan Stok Barang

A8: Laporan Stok Barang Aman Terverifikasi A9: Form Pengajuan Pengadaan Barang Baru Terverifikasi

Gambar 3.4 Prosedur Pengadaan Keterangan :

A7: Laporan Stok Barang

A8 : Laporan Stok Barang Aman Terverifikasi A9 : Form Pengajuan Barang Baru Terverifikasi

3.1.3 Analisis Aturan Bisnis

(46)

1. Pemesanan barang ke supplier di lakukan setiap satu bulan sekali atau apabila stok barang di gudang sudah mendekati stok minimal. 2. Permintaan barang ke supplier harus melalui persetujuan finance

dan komisaris.

3. Pemesanan barang yang dilakukan pelanggan tetap ke CV dilakukan satu bulan sekali.

4. Bagian gudang dapat melakukan permintaan barang apabila barang di gudang sudah mendekati stok minimal.

5. Pemesanan barang dari customer yang di terima maupun di tolak harus melalui persetujuan dari finance.

6. Pengiriman barang ke customer dilakukan apabila barang siap dan sudah melalui tahap pengecekan kualitas yang di lakukan oleh Kepala Gudang.

7. Kepala gudang harus melampirkan Surat Jalan ketika melakukan pengiriman barang ke customer.

3.1.3.1Kesimpulan Aturan Bisnis

Pada sistem distribusi dengan pendekatan Supply Chain Management di CV Central Taiyo Sentosa yang akan dibangun akan diterapkan area cakupan SCM sebagai berikut:

a. Upstream Supply Chain

Dalam hal ini komponen Upstream Supply Chain diterapkan pada saat purchasing melakukan pengadaan barang dari mulai peramalan jumlah pengadaan barang hingga mengirimkan daftar pesanan melalui email.

Kegiatan utama : pengadaan barang. b. Internal Supply Chain Management

(47)

Kegiatan utama : pengendalian persediaan c. Downstream supply chain segment

Dalam hal ini komponen Downstream supply chain segment diterapkan pada saat admin kepala gudang melakukan jumlah biaya pengiriman, penentuan truk pengiriman dan dimana Marketting melakukan transaksi dengan Customer dan penerimaan retur.

Dari analisis aturan bisnis dan penjelasan pada BAB 2.2.3.2 dapat disimpulkan bahwa semua aturan yang ada sudah cukup dan dapat memenuhi kebutuhan untuk pembangunan Sistem Distribusi Alat Tulis Kantor Dengan Pendekatan Supply Chain Managerment di CV Central Taiyo Sentosa.

3.1.4 Analisis Metode Supply Chain Management

(48)

Barang dan Informasi Barang dan Informasi

Informasi Informasi

Customer Supplier

Gambaran sistem yang berjalan sebagaimana dijelaskan pada aturan bisnis maka diusulkan penggunaan metode supply chain management pada sistem yang akan dibangun. Metode supply chain management memiliki kerangka kerja yang merupakan komponen pembangun untuk sistem tersebut dapat dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Analisis Metode Supply Chain

No Elemen Kerangka

Kerja

Sub Elemen Kerangka Kerja

Penerapan Dalam Penelitian

1 Struktur Jaringan Supply Chain

Struktur Vertical Hubungan Internal : Kepala Gudang Finance

Purchasing Komisaris Marketing

Hubungan eksternal Customer

Supplier Posisi Horizontal

Perusahaan

(49)

No Elemen Kerangka Kerja

seluruh pelanggannya 2 Proses Bisnis Supply

Chain Management

Demend Management

Mengelola Pesanan yang masuk dari customer

3 Komponen

Management Supply Chain

Metode

Peramalan dan Pengendalian

Meramalkan produk yang akan di pesan oleh

customer dan

mengendalikan

persediaan bahan baku serta produk agar tidak terjadi kekurangan stok Struktur Aliran

Kerja/ Aktivitas Kerja

Kerja sama antara CV. Central Taiyo Sentosa dan Supplier untuk pengadaan barang dan CV. Central Taiyo Sentosa dengan customer berupa pemesanan produk barang dari customer dan pendistribusiannya ke customer

Struktu fasilitas aliran

komunikasi dan informasi

(50)

No Elemen Kerangka Kerja

maupun Supplier terjalin melaui telepon ataupun bertemu langsung.

CV. Central Taiyo Sentosa melakukan pemesanan barang ke Supplier disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi perhitungan untuk menentukan jumlah barang dilakukan dengan carra memperkirakan kebutuhan tanpa melakukan perhitungan yang sesuai. Oleh karena itu untuk mengurangi resiko kekurangan ataupun kelebihan barang dan membantu CV. Central Taiyo Sentosa dalam menentukan jumlah produk yang harus di sediakan, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat menentukan jumlah produk untuk pemesanan yang pada periode yang akan datang, dengan kata lain sistem yang dapat meramalkan permintaan barang yang akan datang.

Berdasarkan penjelasan diatas, dibutuhkan sebuah metode peramalan sehingga dapat melakukan peramalan yang sesuai untuk CV. Central Taiyo Sentosa. Selain melakukan pengadaan bahan baku, CV. Central Taiyo Sentosa melakukan pendistribusian barang ke semua customer yang tersebar di indonesia. Pendistribusian ditetapkan oleh CV. Central Taiyo Sentosa dan jumlah barang dilakukan sesuai pemesanan dari para customer.

3.1.5 Analisis Peramalan

(51)

jumlah penyediaan barang di CV Central Taiyo Sentosa adalah metode peramalan fluktuatif yaitu metode Single Exponential Smoothing. Metode peramalan ini digunakan berdasarkan dari pola pergerakan data yang di tunjukan pada sejumlah data uji pada Gambar 3.5.

Gambar 3.5 Grafik Penjualan Ballpoint Boxy Mata

(52)

Tabel 3.2 Penjualan Ballpoint

3.1.5.1Analisis Persediaan Dengan Metode ROP Dan Safety Stok Penerapan metode ROP dan Safety Stock yaitu pada proses perhitungan peramalan persediaan barang untuk periode bulanan selanjutnya.

Adapun rumus dari metode ini yaitu:

= +

� � =

= √ 2

� 2+ � 2

Keterangan :

Z = Servis Level 1,645 = NORMSINV 95% ( Kemampuan perusahaan untuk melayani permintaan)

Sdl = Permintaan Per Periode dan Lead Time d = Permintaan Rata-rata Per Periode

QTY Jual

2013 Juli 60

2013 Agustus 65

2013 September 62

2013 Oktober 70

2013 November 65

2013 Desember 70

2014 Januari 75

2014 Februari 80

2014 Maret 75

2014 April 72

2014 Mei 90

2014 Juni 80

2014 Juli 90

954 BALLPOINT BOXY MATA BALLPOINT

(53)

l = Waktu Tenggang Lead Time sl = Standar Deviasi Lead Time sd = Standar Deviasi Permintaan

Berikut contoh perhitungan dengan metode Safety Stock Diketahui :

d = 90 / 30 Hari = 3 Dus l = 5 Hari

sl = 0,5 Hari sd = 0,3

= √ 2 _0,52 _{+ 5 0,} 2

sdl = √ ,7 sdl = 1,64

Safety Stock = 1,645 x 1,64 Safety Stock = 2,70 (3 Dus) ROP = 3 x 5 + 2,7

ROP = 17,7 (18 Dus) Kesimpulan :

Ketika jumlah stok barang sudah mendekati nilai ROP yang sudah ditentukan yaitu 17,7 (18 Dus), maka Purchasing dapat melakukan pengadaan barang. Dalam hal ini,barang masih bisa dijual hingga mendekati atau sama dengan (=) nilai safety stock yaitu 2,70 (3 Dus).

3.1.5.2Analisis Peramalan Dengan Metode Single Exponential Smoothing

Penerapan metode Single Exponential Smoothing yaitu pada proses perhitungan peramalan ballpoint boxy untuk periode bulanan

(54)

alpha sebagai besarnya parameter. Besar nya (α) alpha juga terletak diantara 0 dan 1.

Adapun rumus dari metode ini yaitu:

Ft + 1 = α * Ft + (1- α * Ft – 1) [4]

Keterangan :

Ft-1 : Periode sebelumnya

α : Besar parameter Ft : Data real

Ketika proses peramalan, nilai (α) alpha adalah (α = 0,1) karena

memiliki nilai error terkecil dan hasil yamg lebih optimal.

Perhitungan data penjualan ballpoint boxy akan dijelaskan dengan proses perhitungan peramalan dengan menggunakan metode Single Exponential Smoothing.

Data penjualan ballpoint boxy dari bulan Juli 2013 sampai dengan bulan Juli 2014. Maka akan dijelaskan mengenai langkah-langkah perhitungan peramalan untuk mengetahui penjualan ballpoint boxy pada bulan Agustus 2014 dengan periode peramalan selama 13 bulan.

a. Contoh perhitungan peramalan untuk pengadaan barang berdasarkan data penjualan menggunakan konstanta (α) alpha (α = 0,1)