1
TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ALIF JUDHA NUGRAHA
102102206
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
Tanggal Dosen Pembimbing Tugas Akhir
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : ALIF JUDHA NUGRAHA
NIM : 102102206
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
(
(Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak) NIP. 19670904 199403 1 004
Tanggal Dekan Fakultas Ekonomi
Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 131 127 370
3
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ALIF JUDHA NUGRAHA
NIM : 102102206
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2013
(ALIF JUDHA NUGRAHA)
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur yang tiada hingga penulis panjatkan ke hadirat ALLAH SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayat-Nya kepada penulis sehingga penulis akhirnya dapat menyelesaikan tugas akhir ini, Shalawat dan salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW yang dengan kebenarannya telah membawa manusia kedalam kebenaran yang penulis harapkan syafaatNya di hari akhir kelak, Amin.
Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan program studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah yang disebabkan karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.
ii
Penulis menyadari sepenuhnya tanpa adanya dukungan dari semua pihak, penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Dengan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1) Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2) Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Ubiversitas Sumatera Utara.
3) Bapak Drs. ChairulNazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4) Bapak Drs. FirmanSyarif, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
5) Terutama terima kasih yang sebesar-besarnya untuk kedua Orang Tua saya yang selalu mendukung saya dalam mengerjakan tugas akhir ini baik secara moril maupun materil.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya.
Medan, Juni 2013 Penulis
iii
DAFTAR ISI
Halaman
h
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Rencana Penulisan ... 6
1. Jadwal Survei/Observasi ... 6
2. Rencana Isi ... 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat ... 8
1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8
2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .... 10
B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 10
iv
D. Jaringan Kegiatan ... 21
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 22
F. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sistem Pengendalian Manajemen ... 25
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen ... 25
2. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen ... 28
B. Proses Pengendalian Manajemen ... 30
C. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen ... 31
D. Penanggung Jawab atas Sistem Pengendalian Manajemen ... 35
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen ... 36
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 40
1. Sistem pengendalian manajemen ... 40
2. Prosedur pengendalian manajemen ... 42
3. Keterbatasan sistem pengendalian manajemen ... 43
4. Motivasi dan kinerja Pegawai ... 45
v
6. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 46
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 48 B. Saran ... 49
vi
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vii
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kemajuan ekonomi Indonesia yang saat ini berkembang dengan baik dan pesat, sebagai hasil terencana sejak tahun 1969, membuat minat generasi muda terhadap Fakultas Ekonomi meningkat dan menjadi pilihan papan atas, termasuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini menuntut fakultas khususnya pegawai untuk memberikan pelayanan yang baik kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk dapat melakukan semua itu maka di perlukan sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen ini digunakan untuk mengarahkan pegawai agar melaksanakan kegiatan organisasional tersebut, namun organisasi/fakultas harus terlebih dahulu membuat perencanaan.
Perencanaan strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi yang di pandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang di miliki perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah proses dimana manusia membuat rencana-rencana dan keputusan-keputusan.
2
pelayanan penyusunan jadwal mata kuliah per semester, ruangan untuk mengikuti proses belajar, pengaturan KRS dan KHS, pengaturan pembayaran uang kuliah, informasi mengenai beasiswa serta kenyamanan dalam proses belajar. Kepada alumni diberikan pelayanan pasca perkuliahan berupa melegalisir ijazah, informasi lowongan pekerjaan dan ikatan alumni Fakultas Ekonomi.
Perencanaan dan pengendalian mempunyai hubungan yang sangat erat. Widjaya mengatakan “ Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan di kerjakan di masa akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Sedangkan konsep Pengendalian yang dikatakan oleh Dearden dan Bedford yaitu “tindakan yang di lakukan manajemen untuk mengarahkan orang mesin dan fungsi-fungsi guna mencapai tujuan dan sasaran organisasi, yang dilengkapi dengan sistem pengendalian manajemen, yakni suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen.
Tujuan pengendalian manajemen diantaranya adalah tercapai kesesuaian dan keharmonisannya antara tujuan fakutas dengan tujuan pelaksana, tujuan kelompok, maupun tujuan perorangan atau lembaga tersebut. Salah satu unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun pimpinan. Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan dijalankan secara periodik untuk dapat menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanaat bagi organisasi atau lembaga lainnya. Dalam menerapkan pengendalian manajemen, Mulyadi dan Setiawan (2001;5) menyatakan “harus terdapat unsur-unsur yang terbagi dalam kelompok struktur pengendalian manajemen”. Termasuk dalam kelompok struktur pengendalian manajemen adalah :
1. Struktur organisasi 2. Jaringan informasi 3. Sistem penghargaan
4
Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan di jalankan secara periodik untuk dapat menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi pegawai atau pimpinan yang dinilai prestasi kerjanya, maupun akan bermanfaat bagi organisasi atau lembaganya. Disamping itu dengan penilaian kerja akan ada kaitannya dengan kontraprestasi serta untuk menyadarkan dan meyakinkan bagi pegawai mengenai pentingnya tindakan korelasi perbaikan atas pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan.
Berdasarkan latar belakang ini dan pentingnya peranan sistem pengendalian manajemen untuk meningkatkan kinerja pegawai maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian manajemen dalam meningkatakan kinerja pegawai dan menulisnya ke dalam bentuk laporan tugas akhir dengan judul “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam
Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara”.
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis adalah : 1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang di teliti yaitu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara teoritis maupun aplikasi
b. Menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah maupun dari luar , serta menambah wawasan
2. Bagi Instansi
Sebagai bahan pertimbangan dan tambahan informasi bagi instansi tentang pengendalian manajemen sehingga pelaksanaan dan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik.
3. Bagi Pihak Lain
6
E. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.
[image:16.595.146.512.264.349.2]Berikut ini penjelasan dari jadwal survey/observasi penulis :
Tabel 1.1
Jadwal kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3-4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Persiapan, Pengumpulan Data, Konsultasi dan Penulisan Laporan, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Rencana Isi
Agar pembahasan laporan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan laporan Tugas
Akhir ini dalam 4 (empat) bab, yang di anggap cukup memadai untuk
mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan personalia, rincian tugas ( Job Description ), aktivitas dan kegiatan, serta kinerja kegiatan terkini, dan juga rencana kegiatan.
BAB III : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini penulis membahas tentang sistem pengendalian manajemen, proses pengendalian manajemen, tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen, penanggung jawab atas sistem pengendalian manajemen, persyaratan sistem pengendalian manajemen, serta peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
8
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) di prakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November di peringati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan di bentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaa dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
10
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Adapun tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Rektor dan Pembantu
Rektor
Dekan dan Dewan Pembantu Pembimbing
Dekan Fakultas
Ketua dan Kepala Bagian Unit Sekretaris Tata Usaha Penunjang
Departement Fakultas Fakultas
Ketua program Ketua
Ketua Program
Studi Inter Studi Intra
Lab/Studio/ Departement Departement
Ketua program Ketua
Studi Intra
Lab/Studio/ Departement
[image:21.595.113.523.288.649.2]
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
12
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)
Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Ketua
Sekretaris : Dr. Drs. Muslich Luthfi, MBA Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M
: Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak : Prof. Dr. Ramli, MS
: Ami Dilham, SE, M.Si
: Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS : Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si : Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M. Ec
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
14
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Irsad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Dr. Yeni Absah SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani SE, M.Si
BAGIAN TATA USAHA
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG
Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak
Bagian Perpustakaan
Ketua : Mylita, SE
C.Job Description
a. Adapun rincian tugas Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
16
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
b. Adapun rincian tugas bagian Akademik adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
c. Adapun rincian tugas bagian akademik adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
d. Adapun rincian tugas bagian Umum dan Keuangan adalah sebagai
berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.
18
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan bagian.
e. Adapun rincian tugas bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.
2. Menyususn konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti. 7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
f. Adapun rincian tugas bagian kemahasiswaan dan alumni
1. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
20
laporan.
g. Adapun rincian tugas bagian perlengkapan adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
5. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Perguruan Tinggi yaitu : Penyelenggaran pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
22
tersebut sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian serta pegabdian terhadap masyarakat.
Fakultas tentunya tetap memiliki kegiatan-kegiatan yang bersifat kerohanian seperti perayaan-perayaan hari besar keagamaan sehingga diharapkan para civitas akademik memiliki nilai dan norma keagamaan.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahaiswa semester ganjil/genap 2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian mid semester, ujian akhir semester ganjil/genap 4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Peningkatan jumlah lulusan dengan lulus tepat waktu dan indeks prestasi yang lebih baik,
3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen serta ruang baca, 4. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa sesuai dengan kurikulum
yang ada,
6. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima,
7. Meningkatkan kerja sama pihak fakultas dengan instansi luar maka jenis beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa pun bertambah,
8. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram,
9. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan latihan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru
10. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya
11. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang diadakan pimpinan Fakultas.
12. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
25
BAB III
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Suadi (2001:1) Pengendalian manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh. Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah di tentukan dalam proses perencanaan strategi.
Sistem pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran metode akuntansi manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja perusahaan. Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua submit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi dan tujuan para manajernya.
Sebuah sistem pengendalian manajemen yang baik harusnya dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan dan memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan keseluruhan konsep yang telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen meramalkan besarnya penjualan dan biaya untuk tiap level aktifitas, anggaran, evaluasi kinerja dan motivasi pegawai.
Perencanaan strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi yang dipandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah proses dimana manusia membuat rencan-rencana dan keputusan-keputusan. Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat di golongkan ke dalam delapan elemen yaitu:
1. Mengidentifikasi tujuan strategi 2. Penyusunan Program
3. Penyusunan Anggaran
4. Kegiatan dan Pengumpuan realisasi prestasi 5. Pengukuran Prestasi
6. Analisis dan Pelaporan 7. Tindakan Koreksi 8. Tindakan Lanjutan
27
organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal”.
Sedangkan Anthony dan Govindarajan (2005;7) dalam bukunya
Management Control System mengungkapkan :”pengendalian manajemen adalah
suatu proses dimana manajer memeperngaruhi anggota yang lain dalam organisasi untuk melaksanakan/menyelenggarakan strategi organisasi”.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri yang penting yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organsisasi termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang di gunakan baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan dengan lancar.
b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manajer mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Dari beberapa ciri sistem pengendalian tersebut diketahui bahwa tugas
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama pimpinan harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
2. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis : a. Pengendalian pencegahan (preventive controls)
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi : kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian ganda.
29
terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
b. Pengendalian deteksi (detective controls)
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan :
Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan.
Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.
c. Pengendalian koreksi (corrective controls)
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.
d. Pengendalian pengarahan (directive contols)
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada
Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh manajer terhadap aktivitas pegawai.
e. Pengendalian kompensatif (compensative contols)
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.
B. Proses Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen terdiri atas struktur manajemen dan proses pengendalian manajemen. Struktur pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat pertanggungjawaban, sedangkan proses pengendalian manajemen meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
a. Pemograman, adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan-kegiatan-kegiatan yang akan dilakaukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan strateginya.
31
c. Operasi dan pengukuran prestasi, data yang di kelompokan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat pertanggungjawaban digunakan untuk mengukur kinerja atau manajer pusat pertanggungjawaban. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan langsung dengan rencana yang tertuang dalam anggaran. d. Laporan dan analisis, tahap ini paling penting karena menutup suatu
siklus dari proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
1. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
2. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
3. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlu diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
4. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
C. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen
penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian.
Dari definisi pengendalian oleh Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission (COSO)dapat diuraikan bahwa pengendalian
manajemen adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh badan pengawas organisasi, pimpinan utama (manajemen), dan pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Efektivitas dan efisiensi kegiatan b. Keterandalan pelaporan keuangan
c. Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah :
1. Diperoleh keterandalan dan integritas informasi
Di era globalisasi ini, sistem Informasi menjadi begitu penting bagi organisasi dalam rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem informasi dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni:
a.Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran atau budget.
33
berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja. Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan keandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan keputusan.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian.
3. Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk melindungi asset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah digunakannya password komputer, ditempatkannya aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang. 4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
dalam laporan keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja.
Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai organisasi. Oleh karena manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.
Secara spesifik, manajemen perlu untuk menguji sistem pengendalian manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi, bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian dapat membantu mengidentifikasi resiko-resiko utama atas adanya kecurangan, pemborosan,penyalahgunaanwewenang, dan salah pengelolaan (mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut.
Melalui pengenalan dan penilaian keandalan sistem pengendalian manajemen dapat diperoleh manfaat sebagai berikut:
a. Menghindari atau mengurangi terjadinya risiko audit.
b. Sebagai dasar penetapan arah, lingkup, sifat, dan waktu audit.
35
D. Penanggung Jawab atas Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam mengemban tugasnya, manajemen organisasi berhadapan dengan tingkat risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Salah satu cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pengendalianmanajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.
Desain sistem pengendalian manajemen tidak terlepas dari pertimbangan aspek biaya dan manfaat. Tujuan manajemen dalam menghasilkan suatu produk atau jasa berprinsip pada least possible time (penghematan waktu seminim mungkin) atau never permitting override (tak pernah ada yang diizinkan melangkahi prosedur). Prinsip penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa tidak perlu adanya pengendalian.
yang dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang. Pendokumentasian penyimpangan tersebut merupakan kunci pengendalian untuk mencegah adanya kecurangan.
Dengan mempertimbangkan dimensi biaya-manfaat, tujuan dapat dikemas ke dalam bentuk praktis dan berguna, yakni: dapat dicapai dan cocok dengan tujuan kegiatan serta tujuan pengendalian terkait. Berikut ini disajikan dimensi biaya-manfaat dari evalusi pengendalian.
E Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk:
1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku.
3.Melindungi aset organisasi dan
4.Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
37
1. Standar umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai.
b. Dukungan perilaku
Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen. c. Integritas dan kompetensi
Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.
d. Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi. e. Pengendalian Monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi.
2. Standar rinci
Pendokumentasian
diperlukan.
b. Pencatatan suatu transaksi dilakukan tepat waktu dan benar
Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan diklasifikasikan dengan benar.
c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi
Transaksi-transaksi harus diotorisasikan dan dilaksanakan oleh personel yang bertanggung jawab dengan benar.
d. Pemisahan tugas
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan reviu harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
e. Supervisi
Supervisi harus dilakukan oleh personel yang kompeten dan berkesinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian manajemen.
f. Akses pada sumber daya/catatan dan akuntabilitasnya
Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personel yang memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas pengelolaan sumber daya dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisiknya.
39
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.
Faktor yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan (pegawai) yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang terlampau tinggi sering menimbulkan permasalahan dalam pengendalian manajemen.
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek penting lainnya. Terdapat 3 (tiga) jenis tanggung jawab fungsi yang harus dilaksanakan oleh bagian atau paling tidak orang yang berlainan, yaitu:
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Hal ini menunjukkan orang yang memiliki otoritas dan tanggung jawabnya untuk memulai suatu transaksi.
b. Pencatatan transaksi. c. Penyimpanan aktiva.
Tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah agar tidak ada seorang pun yang merangkap untuk mengendalikan dua atau tiga tanggung jawab fungsi sekaligus yang dapat menimbulkan potensi terjadinya kelemahan pengendalian dan bermuara pada kerugian bagi organisasi. 3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang
pengeluaran.
Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan di lingkungan organisasinya. Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan sistem pengendalian manajemennya. Manajemen harus menentukan ukuran besaran (jumlah) tertentu secara bertingkat untuk setiap jenjang dalam sistem pencatatannya dan prosedur pengawasan untuk persetujuannya. Sistem pemberian wewenang tersebut dapat bersifat umum dan dapat didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Tetapi wewenang yang sifatnya sangat penting masih perlu dipegang oleh manajemen tertinggi. Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, melaksanakan dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja
Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem pengendalian manajemen
41
Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU menggunakan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
a. Mengendalikan data, artinya data-data yang ada dalam fakultas akan tetap terjaga dan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan, selain itu mengendalikan data dapat menghemat biaya
b. Memperoleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data-data fakultas dengan cepat.
c. Memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid dan tepat.
d. Mengatur data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data tersebut yang berarti data tersebut dapat di akses kembali oleh orang yang bersangkutan atau berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Sistem informasi akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah beroperasi menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada sistem pencatatannya yang dilakukan di bagian keuangan.
a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang menyimpan bukti pembayaran/kwitansi.
b. Prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan memiliki kegunaaan untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan keuangan dan mudah untuk mengauditnya. Contohnya dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas bukti pembayarannya.
2. Prosedur pengendalian manajemen
Prosedur pengendalian manajemen yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksakan tugas terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas.
b. Pelaksanaan
43
c. Pemantauan hasil
Pemantauan hasil dari pelaksanaan atau pekerjaan pegawai dilakukan oleh pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubag Kepegawaian.
d. Penilaian
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk.
e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah dikoreksi.
3. Keterbatasan sistem pengendalian manajemen
Seperti yang sudah dijelaskan pada pengertian sistem di atas, tidak semua tindakan manejemen itu sistematis. Sebaik-baiknya manajemen itu dirancang tetapi yang namanya kesalahan atau keterbatasan selalu ada. Dan itu terletak pada manusianya. Berikut beberapa keterbatasan sistem pengendalian manajemen yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Kegagalan menerjamahkan perintah.
menerjemahkan perintah apa yang di berikan oleh atasannya. Hal ini disebabkan karena pegawai yang mungkin memang tidak mengerti dengan perintah yang diberikan dan tidak mau bertanya sehingga kesalahan terjadi. Atau mungkin juga kesalahan berasal dari pimpinan yang tidak jelas dalam memberikan perintah.
b. Pengabaian manajemen.
Sebaik-baiknya sistem pengendalian manajemen dirancang apabila pegawai tidak melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai fungsinya maka pengendalian manajemen tidaklah berjalan dengan efektif. Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organsisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian.
c. Egoisme
45
4. Motivasi dan kinerja Pegawai
Motivasi dan kinerja pegawai merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Menurut Mink (1996:76) individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya :
a. Berorientasi pada prestasi b. Memiliki percaya diri c. Berpengendalian diri d. Kompetensi
Faktor-Faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi a. Faktor kemampuan psikologis
Secara psikologis, kemampuan pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita atau latara belakang pendidikan. b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap pegawai dalam mengahadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai agar terarah untuk mencapai tujuan kerja.
5. Dasar Motivasi dan Kinerja Pegawai
memperesentasikan perspektif keempat yang disebut pendekatan kontemporer. Ada 5 (lima) karakteristik pegawai pada Fakultas Ekonomi yang memiliki motif yang tinggi :
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi b. Memiliki tujuan yang realistis
c. Memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan
6. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan fakultas secara kesuluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.
Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai
47
c. Pekerjaan yang diselesaikan
d. Kerajinan dan ketrampilan pegawai
e. Kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas
Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaanya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
48
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa penulis mencoba mengambil kesimpulan yang berhubungan dengan peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Peranan sistem pengendalian manajemen sangatlah penting bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Contoh : mendorong ketaatan pegawai terhadap kebijakanyang telah di tetapkan sehingga pegawai dapat melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.
2. Sistem pengendalian manajemen dirancang sedemikian rupa dengan tujuan agar tidak terjadi kesalahan ataupun penyimpangan-penyimpangan. Tetapi meskipun sistem pengendalian sudah diterapkan, masih ditemukan penyimpangan-penyimpangan.
49
B. Saran
Adapun beberapa saran yang penulis berikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya dapat melaksanakan segala tugas yang diberikan secara maksimal dan berupaya menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
50
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Govindarajan, 2005. Management Control System. 11th edition, Jilit 1 dan 2, Terjemahan oleh F.X Kurniawan Tjakawala, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Arikunto, S. (2005). Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
Jakarta Griffin, Ricky, 2004. Manajemen. Edisi ketujuh, Jilid 2, Erlangga, Jakarta. Mulyadi, Setiawan Johnny, 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta:
Salemba Empat.
Suadi, Arief, 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi keempat, BPFE UGM, Yogyakarta.
Sukarno Edy, 2002. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Umarni, Wahyuni, 2006. Metodologi Penelitian Bisnis. ANDI, Yogyakarta. Usman, 2006. Konsep Pengendalian. Jakarta: Bumi Aksara.
