PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
PRODUK DENGAN PENDEKATAN METODE
SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT
DI KPS GUNUNG GEDE SUKABUMI
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
SUMEDI SAPUTRA
10110363
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
iii
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Pembangunan Sistem Informasi Distribusi Produk Dengan Pendekatan Metode
Supply Chain Management Di KPS Gunung Gede Sukabumi”. Penyusunan skripsi
ini tidak akan terwujud tanpa mendapatkan dukungan, bantuan dan masukan dari berbagai pihak. Untuk itu, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya.
2. Kedua orang tua serta keluarga yang selalu memberikan doa dan semangat yang menjadi kekuatan bagi penulis.
3. Ibu Tati Harihayati Mardzuki, S.T., M.T. selaku dosen pembimbing dan penguji dua yang telah memberikan bimbingan, arahan dan masukan bagi penulis.
4. Ibu Sufa’atin,S.T., M.Kom. selaku dosen reviewer dan penguji satu
yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis.
5. Ibu Rani Susanto, S.Kom.,M.Kom. selaku penguji tiga yang telah memberikan masukan dan saran kepada pengulis.
6. Seluruh dosen pengajar di UNIKOM khususnya pada Program Studi Teknik Informatika yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya. 7. Ibu Neneng Siti Rahma, S.E. yang telah membimbing selama
melakukan penelitian di KPS Gunung Gede Sukabumi.
8. Rekan-rekan di kelas IF-8 angkatan 2010 yang telah memberi semangat dan bantuan dalam melewati masa perkuliahan.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat berguna khusunya bagi penulis, dan umunya untuk seluruh pihak yang membutuhkan.
Bandung, Agustus 2016
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xx
DAFTAR LAMPIRAN ... xxiii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Maksud dan Tujuan ... 3
1.4. Batasan Masalah... 3
1.5. Metodologi Penelitian ... 5
BAB 2 TINJUAN PUSTAKA ... 11
2.1 Tinjauan Perusahaan ... 11
2.1.1 Profil KPS Gunung Gede Sukabumi ... 11
2.1.2 Logo KPS Gunung Gede Sukabumi ... 12
2.1.3 Struktur Organisasi KPS Gunung Gede Sukabumi ... 13
2.1.4 Logo Produk di KPS Gunung Gede Sukabumi ... 16
2.2 Landasan Teori ... 17
v
2.2.2 Pengertian Internet ... 17
2.2.3 Sistem Informasi ... 17
2.2.4 Supply Chain Management ... 18
2.2.5 Teori Peramalan(forecasting)... 21
2.2.6 Monitoring ... 31
2.2.7 Metode Pengendalian Inventori ... 32
2.2.8 Manajemen Transportasi dan Distribusi ... 36
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 41
3.1 Analisis Sistem ... 41
3.1.1 Analisis Masalah ... 41
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Berjalan ... 41
3.1.3 Analisis aturan bisnis ... 51
3.1.4 Analisis Supply Chain Management ... 52
3.1.5 Analisi Peramalan Produk ... 56
3.1.6 Analisis Monitoring Persediaan Produk dan Bahan Baku ... 65
3.1.7 Analisis Distribusi (Pengiriman) ... 68
3.1.8 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ... 70
3.1.9 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 75
3.1.9.5 Spesifikasi Proses ... 104
3.1.9.6 Kamus Data DFD ... 121
3.2 Perancangan Sistem ... 130
3.2.1 Perancangan Pengkodean ... 130
3.2.2 Tabel Relasi ... 132
3.2.3 Struktur Tabel... 135
vi
3.2.5 Perancangan Antarmuka ... 146
3.2.6 Perancangan Pesan ... 195
3.2.7 Jaringan Semantik ... 196
3.3 Perancangan Prosedural ... 200
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 211
4.1 Implementasi Sistem ... 211
4.2.1 Implementasi Perangkat Keras ... 211
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 211
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 212
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 220
4.2 Pengujian Sistem ... 223
4.2.1 Skenario Pengujian Black Box ... 223
4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 225
4.2.3 Kesimpulan Pengujian Black Box ... 254
4.2.4 Pengujian Beta ... 254
4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 259
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 261
2.1 Kesimpulan ... 261
2.2 Saran ... 261
263
[2] Ladjamudin, Al-Bahra, 2005, Analisis dan Desai Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
[3] Pujawan, I Nyoman, 2010, Supply Chain Managemen Edisi Kedua. Surabaya: Guna Widya.
[4] Markidakis, S, Wheelright, S.C,Mcgee,V.E, 1999, Metoda dan Aplikasi
Peramalan. Jakarta: Erlangga.
[5] Rangkuti, Freddy, 1998, Manajemen Persediaan. Surabaya: Guna Widya.
[6] Lerbin R.Aritonga R. 2009, Peramalan Bisnis Edisi Kedua. Jakarta: Ghalia Indonesia.
[7] Nur Bahagia, senator. 2006, Sistem Inventori. Bandung: Penerbit ITB.
[8] William j. Stevson, 2014, Manajemen Operasi Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.
[9] Alma, Buchari. 2005, Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa. Bandung: CV. Alfabeta.
[10] Sommerville, I, 2011, Software Engineering (9th Edition). USA : Pearson Education.
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Koperasi Peternak Sapi selanjutnya disebut KPS Gunung Gede Sukabumi merupakan salah satu koperasi yang yang bergerak dalam bidang peternakan sapi. KPS Gunung Gede didirikan pada tahun 1999. KPS Gunung Gede memiliki tujuh unit usaha operasional salah satu nya yaitu unit usaha operasi pengolahan susu yang mampu mengolah dan menjual tiga puluh ribu liter susu segar perbulan, yang diolah menjadi tujuh produk dari mulai susu segar, susu pasteurisasi, yogurt, karamel, milk stik, pangsit, dodol dan puding. KPS Gunung Gede memiliki sembilan puluh satu agen pemasaran yang tersebar di kota Sukabumi, Cianjur, Bandung, Banten, dan Bekasi. Kegiatan supply chain management yang terdapat di bagian hulu yang dilakukan oleh KPS Gunung Gede Sukabumi dengan supplier
yaitu melakukan pengadaan bahan baku kepada supplier, melakukan penerimaan bahan baku dari supplier, melakukan pengolahan bahan baku menjadi produk. Sedangkan kegiatan yang terdapat di bagian hilir yang dilakukan oleh KPS Gunung Gede Sukabumi dengan agen yaitu menerima pemesanan produk dari agen, dan melakukan pendistribusian kepada agen yang telah memesan produk.
terjadi kerusakan akan semakin besar dan juga biaya yang ditimbulkan pun akan semakin tinggi. Waktu yang diperlukan dalam pengadaan bahan baku ke
supplier sampai bahan baku diterima oleh KPS Gunung Gede Sukabumi
memerlukan waktu tunggu sekitar satu minggu, sehingga gudang seringkali terjadi kekosongan bahan baku untuk produksi. Akibatnya pada KPS Gunung Gede pada bulan Februari 2014, KPS Gunung Gede Sukabumi tidak dapat memenuhi pemesanan produk yoghurt tipe kemasan 250 ml dari semua agen dikarenakan mengalami kekosongan stok produk. Setelah melakukan pengadaan KPS Gunung Gede Sukabumi melakukan proses produksi, pengolahan bahan baku menjadi produk.
3
Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada pada saat ini di KPS Gunung Gede, maka dibutuhkan suatu pembangunan sistem informasi distribusi produk dengan pendekatan metode Supply Chain Management di KPS Gunung Gede Sukabumi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di latar belakang, maka permasalahan yang terjadi di KPS Gunung Gede Sukabumi adalah bagaimana membangun sistem informasi distribusi produk dengan pendekatan
Supply Chain Management di KPS Gunung Gede Sukabumi.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi distribusi produk dengan menggunakan pendekatan metode supply chain management di KPS Gunung Gede Sukabumi.
Adapun Tujuan yang ingin dicapai dari sistem yang dibangun ini adalah :
1. Mempermudah Manager Unit Pengolahan Susu KPS Gunung Gede dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dipesan ke supplier untuk memenuhi kebutuhan produk yang dipesan oleh agen.
2. Mempermudah Manager Unit Pengolahan Susu KPS Gunung Gede dalam menjadwalkan pendistribusian produk ke setiap agen yang telah melakukan pemesanan produk.
1.4. Batasan Masalah
1. Sistem Informasi Distribusi ini berbasis web dan diakses melalui internet.
2. Sistem produksi yang digunakan pada produk adalah push supply chain, karena perusahaan menentukan produk yang akan dihasilkan(make to
stock).
3. Sistem distribusi yang digunakan pada pendistribusian adalah distribusi
Intensif.
4. Data sample yang digunakan adalah produk yoghurt tipe kemasan250ml.
5. Proses yang terdapat didalam sistem ini meliputi : a. Penerimaan Pemesanan
Pengelolaan pemesanan yang dipesan oleh agen. b. Peramalan
Meramalkan dari data pemesanan produk periode sebelumnya untuk pengadaan bahan baku diperiode selanjutnya dengan menggunakan
Single Exponential Smoothing.
c. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan produk dan bahan baku dilakukan untuk menghindari kekurangan atau kekosongan stok produk atau bahan baku digudang. Pengendalian persediaan dilakukan pada saat stok kurang dari jumlah batas aman maka perusahaan akan memesan kembali bahan baku untuk memenuhi persediaan digudang dengan menggunakan metode SafetyStock dan Reorder Point.
d. Pengadaan Bahan Baku
KPS Gunung Gede memesan jumlah bahan baku ke supplier dari hasil perhitungan peramalan.
e. Penerimaan Bahan Baku
Menerima bahan baku yang dikirim supplier. f. Pendistribusian Produk
5
Pemesanan yang dipesan oleh agen yang akan dikirimkan sampai agen menerima produk sesuai dengan pemesanan. Daerah pemasaran yaitu kota Sukabumi, Cianjur, Bandung, Banten, dan Bekasi.
6. Berdasarkan hasil analisis data permintaan produk dari bulan Januari sampai bulan Desember tahun 2014 maka dapat disimpulkan metode peramalan yang digunakan adalah Single Exponential Smoothing karena pola gerakan data menunjukan pola fluktuatif secara tidak teratur.
7. Perhitungan prediksi ketersediaan produk di KPS Gunung Gede menggunakan SafetyStock dan Reorder Point.
8. Model analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah analisis terstruktur yang meliputi ERD(Entity Relationship Diagram) dan DFD(Data Flow Diagram).
9. Sistem Informasi Distribusi di KPS Gunung Gede Sukabumi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySQL sebagai Database Management System(DBMS).
10. Sistem Operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows 7 dengan web
browser yang digunakan Mozilla Firefox dan Google Chrome.
11.Web Server yang digunakan adalah Wamp.
1.5. Metodologi Penelitian
Mulai
Pengumpulan data yang berkaitan dengan penelitian, buku-buku internet, dan paper yang berkaitan dengan Supply Chain Management
1. Observasi
- Keadaan KPS Gunung Gede Sukabumi
2. Wawancara
Mengadakan tanya jawab dengan manager KPS Gunung Gede Sukabumi
Studi Pustaka Studi Lapangan
Pengumpulan Data Pengumpulan Data
- Analisis Masalah
- Analisis prosedur yang sedang berjalan
- Analisis Aturan Bisnis
- Analisis Supply Chain Management - Analisis Peramalan Menggunakan Single Exponential Smoothing dan Perhitungan Kesalahan dengan Mean Absolute Error
- Analisis Monitoring Persediaan - Analisis Distribusi
- Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan fungsional
- Perancangan Tabel Relasi - Perancangan Struktur Tabel - Perancangan Struktur Menu - Perancangan Antarmuka - Perancangan Pesan - Jaringan Semantik - Perancangan Prosedural
Analisis Sistem Perancangan Sistem
Analisis dan Perancangan Sistem Analisis dan Perancangan Sistem
Sistem Informasi Distribusi Produk
Selesai
7
Tahapan-tahapan yang terdapat dalam proses penelitan ini adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data
Pada tahap ini pengumpulan kebutuhan secara lengkap dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan Manager Unit Pengolahan Hasil di KPS Gunung Gede Sukabumi yaitu Ibu Neneng Siti Rahma, S.E. kemudian dianalisis yang akan dibangun.
a. Studi Pustaka
Tahap pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti, dan menelaah berbagai literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku, jurnal ilmiah, situs internet, dan bacaan lainnya yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.
b. Studi Lapangan
Pada tahap pengumpulan data ini dilakukan dengan penelitian dan peninjauan secara langsung di KPS Gunung Gede yang terdiri dari observasi dan wawancara dengan Manager Unit Pengolahan Hasil di KPS Gunung Gede Sukabumi yaitu Ibu Neneng Siti Rahma.
2. Analisis Dan Perancangan Sistem
Pada tahapan ini dilakukan analisis sistem dan perancangan sistem untuk kemudian dibangun perangkat lunak yang sesuai dengan analisis.
a. Analisis Sistem
Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem yang disesuaikan dengan permasalahan dan perancangan yang telah ditentukan sebelumnya. Analisis sistem terdiri dari :
1) Analisis Masalah
2) Analisis prosedur yang sedang berjalan 3) Analisis Aturan Bisnis
5) Analisis Peramalan Menggunakan Single Exponential Smoothing
dan Perhitungan Kesalahan dengan Mean Absolute Error
6) Analisis Monitoring Persediaan 7) Analisis Distribusi
8) Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan fungsional
b. Perancangan Sistem
Tahap ini dikerjakan setelah analisis sistem dan identifikasi kebutuhan di KPS Gunung Gede Sukabumi telah selesai dikumpulkan secara lengkap. Setelah tahap pengumpulan data, maka akan dilakukan tahap untuk merancangan sistem dan perangkat lunak apa saja yang akan digunakan. Perancangan sistem terdiri dari :
1) Perancangan Tabel Relasi 2) Perancangan Struktur Tabel 3) Perancangan Struktur Menu 4) Perancangan Antarmuka 5) Perancangan Pesan 6) Jaringan Semantik 7) Perancangan Prosedural
3. Sistem Informasi Distribusi Produk.
Sistem Informasi Distribusi Produk ini adalah hasil akhir dari penelitian ini.
Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dilakukan. Adapun sistematika laporan tugas akhir ini adalah :
BAB 1 PENDAHULUAN
9
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahasa tentang profil KPS Gunung Gede Sukabumi yang memaparkan sejarah, visi misi dan struktur organisasi serta penjelasan tentang landasan teori yang berisikan berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dalam pembuatan sistem informasi distribusi produk.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi pemaparan analisis masalah, analisis sistem operasi, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan data, analisis basis data, analisis kebutuhan nonfungsional, dan analisis kebutuhan fungsional. Hasil dari analisis tersebut digunakan untuk melakukan perancangan perangkat lunak yang terdiri dari perencanaan struktur menu, perancanaan antarmuka, jaringan semantik dan perancangan prosedural.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini menjelaskan tentang implementasi dan pengujian dari perangkat lunak yang dibangun berdasarkan analisis dan pengujian dari perangkat lunak yang telah dilakukan. Hasil dari implementasi kemudian dilakukan pengujian perangkat lunak menggunakan metode Black Box untuk menguji sistem yang telah dibangun dan pengujian Beta untuk mengetahui tanggapan pengguna terhadap sistem informasi distribusi produk sehingga perangkat lunak yang dibangun sesuai dengan analisis dan perancangan yang telah dilakukan.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
11
BAB 2
TINJUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Perusahaan
Tahap tinjau perusahaan ini merupakan peninjauan terhadap tempat penelitian studi kasus yang dilakukan di KPS Gunung Gede Sukabumi. Tinjauan perusahaan yang akan dibahas yaitu Profil KPS Gunung Gede Sukabumi, dan struktur organisasi KPS Gunung Gede Sukabumi.
2.1.1 Profil KPS Gunung Gede Sukabumi
Koperasi Peternak Sapi selanjutnya disebut KPS Gunung Gede Sukabumi berlokasi di Jl. Raya Cimangkok No.7 RT.03/05 Kecamatan Cimangkok Kabupaten Sukabumi. KPS Gunung Gede didirikan pada 15 Maret 1999 sebagai Badan Hukum dengan No. 121/BH/KWK.106/III/1999. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Sukabumi No. 518/ KLS.489-DISKUKM tahun 2003 tentang penetapan koperasi dalam klasifikasi akhirnya KPS Gunung Gede Sukabumi resmi menjadi koperasi yang ditetapkan pada 23 Juli 2003. KPS Gunung Gede Sukabumi merupakan salah satu koperasi yang yang bergerak dalam bidang peternakan sapi yang memproduksi tujuh produk dari mulai susu segar, susu pasteurisasi, yogurt, karamel, milk stik, pangsit, dodol dan puding. KPS Gunung Gede memiliki 91 agen pemasaran meliputi kota Sukabumi, Cianjur, Bandung, Banten, dan Bekasi.
KPS Gunung Gede Sukabumi memiliki Visi dan Misi sebagai berikut : 1. Visi
Visi dari KPS Gunung Gede Sukabumi adalah sebagai berikut :
Terwujudnya koperasi yang memiliki sistem agribisnis terpadu dari hulu sampai hilis berbasis kesejahteraan anggota.
2. Misi
b. Menyediakan makanan ternak berkualitas
c. Menyediakan akses pinjaman yang mudah dan murah
d. Memberikan pelayanan kesehatan ternak, inseminasi dan recording ternak.
e. Menyediakan bibit berkualitas
f. Memfasilitasi pelayanan kesehatan dan kebutuhan seari-hari anggota peternak
2.1.2 Logo KPS Gunung Gede Sukabumi
Logo KPS Gunung Gede Sukabumi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Logo KPS Gunung Gede Sukabumi
Makna bentuk dan motif yang terdapat dalam logo KPS Gunung Gede Sukabumi adalah :
1. Tulisan KPS adalah singkatan dari Koperasi Peternak Sapi.
2. Gambar sapi perah menggambarkan usaha KPS Gunung Gede Sukabumi dalam bidak peternak sapi perah.
13
4. Bentuk melingkar tulisan KPS Gunung Gede Sukabumi mempunyai makna terikat dalam satu lingkaran keluarga.
5. Tulisan Visi 2015 mempunyai makna menjungjung tinggi visi yang ingin dicapai di tahun 2015.
6. Tulisan Jaya Bersama mempunyai makna setiap anggota dalam KPS Gunung Gede Sukabumi selalu jaya bersama-sama
7. Warna hijau melambangkan kesuburan.
2.1.3 Struktur Organisasi KPS Gunung Gede Sukabumi
Berdasarkan Rapat Anggota Tahun 2010 KPS Gunung Gede Sukabumi, Struktur Organisasi yang terdapat di KPS Gunung Gede Sukabumi dapat dilihat pada gambar 2.2.
RAPAT ANGGOTA
UNIT PENGOLAHAN SUSU PENGURUS
KETUA
SEKRETARIS
BENDAHARA
MANAGER ADMINISTRASI KEUANGAN DAN
UMUM
UNIT PRODUKSI UNIT PEMASARAN
UNIT GUDANG
Gambar 2.2 Struktur Organisasi KPS Gunung Gede Sukabumi
Adapun tugas pokok dan fungsi di KPS Gunung Gede Sukabumi adalah sebagai berikut :
1. Pengurus
Bertanggung jawab baik ke dalam maupun keluar Koperasi, dengan uraian tugas sebagai berikut :
1) Mengelola Koperasi dan Usahanya.
2) Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi. 3) Mewakili Koperasi di hadapan dan di luar pengadilan.
Adapun wewenang dari ketua adalah sebagai berikut : 1) Menentukan Kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
2) Menandatangani surat-surat dan perjanjian bersama Sekretaris dan Bendahara.
3) Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota
b. Sekretaris Koperasi
Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggungjawab administrasi koperasi, adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
1) Bertanggung jawab kegiatan administrasi dan perkantoran. 2) Mengusahakan kelengkapan organisasi.
3) Mengatur jalannya perkantoran.
4) Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.
5) Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan
6) pengawas.
7) Menyusun rancangan rencana program kerja organisasi. Sekretaris berwenang :
1) Mengambil keputusan dibidang kesekretariatan. 2) Menandatangani surat-surat bersama ketua.
3) Menetapkan pelaksanaan bimbingan organisasi dan penyuluhan. 4) Sekretaris bertanggung jawab kepada Rapat Pengurus melalui
Wakil Ketua.
c. Bendahara Koperasi
15
1) Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi. 2) Mengatur jalannya pembukuan keuangan. 3) Menyusun anggaran setiap bulan.
4) Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang.
5) Menyusun rencana anggaran dan pendapatan koperasi. 6) Menyusun laporan keuangan.
7) Mengendalikan anggaran. Bendahara berwenang :
1) Mengambil keputusan dibidang Pengelolaan keuangan dan usaha. 2) Bersama dengan ketua menandatangani surat yang berhubungan
dengan bidang keuangan dan usaha.
2. Unit Pengolahan Susu
Adapun pengurus dari Unit Pengolahan Susu KPS Gunung Gede Sukabumi adalah sebagai berikut :
a. Manager
Manager memiliki tugas untuk bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang terjadi di lingkungan pengolahan susu KPS Gunung Gede Sukabumi. Memantau kegiatan produksi dan pemasaran secara umum. Merancang rencana kerja mingguan sesuai dengan data pemesanan produk dari unit pemasaran dan perhitungan pemasaran. Mengecek dan melakukan pengadaan bahan baku ke supplier untuk kebutuhan produksi. Mengecek ketersediaan stok produk.
b. Administrasi Keuangan dan Umum
Unit Keuangan, bertanggung jawab atas seluruh transaksi dana dan keuangan yang terjadi di perusahaan. Mengelola masuknya dana dari
agen yang melakukan pembelian produk dan mengelola aliran
c. Unit Produksi
Unit produksi bertanggung jawab atas proses pengolahan bahan baku menjadi olahan susu yang siap dipasarkan dan didistribusikan.
d. Unit Pemasaran
Unit Pemasaran merupakan unit yang melakukan hubungan langsung dengan para agen, menerima Pemesanan produk dan melakukan transaksi pemasaran. Melakukan pengolahan data purchase order (PO) yang diterima dari agen atau dan kemudian diberikan kepada unit keuangan. Bertanggung jawab atas proses pendistribusian kerupuk kepada agen yang telah memesan.
e. Unit Gudang
Unit Gudang, bertanggung jawab atas ketersediaan bahan baku dan pengecekan stok bahan baku dibantu dengan manager. Selain itu melakukan pencatatan permintaan pengadaan kebutuhan bahan baku, melalui perizinan dari Manager dan kemudian diberikan kepada manager. Serta mengecek ketersediaan dan kondisi bahan baku yang ada digudang.
2.1.4 Logo Produk di KPS Gunung Gede Sukabumi
Logo produk di KPS Gunung Gede Sukabumi dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Logo Produk di KPS Gunung Gede Sukabumi
Makna bentuk dan motif yang terdapat dalam logo produk KPS Gunung Gede Sukabumi adalah :
17
2. Warna merah dalam tulisan Hasmilk mempunyai makna gairah dalam nafsu makan mengkonsumsi hasil olahan susu hasmilk.
3. Warna biru mempunyai makna memberikan kesan profesional.
2.2Landasan Teori
Landasan teori bertujuan untuk memberikan gambaran sumber dan kajian dari teori – teori yang berkaitan dengan pembangunan. Landasan teori yang akan dibahas yaitu mengenai teori dari pengertian web, pengertian internet, sistem informasi, Supply Chain, Supply Chain Management, pengendalian (monitoring), persediaan (inventory), persediaan pengaman (safety stock), peramalan
(forecasting) dan mengenai manajemen terhadap transportasi dan distribusi.
2.2.1 Pengertian Web
Web merupakan suatu ruang atau media yang dipakai untuk menyampaikan informasi dalam berbagai macam bentuk informasi. Sebelumnya internet hanya dapat digunakan untuk aplikasi berbasis teks saja, setelah adanya web maka internet bisa juga menghasilkan suatu informasi yang tidak hanya berupa teks, tapi bisa berupa gambar, audio serta video.
2.2.2 Pengertian Internet
Internet merupakan salah satu bentuk dari jaringan komputer. Internet
singakatan dari Interconnected Networking atau International Networking, yaitu kumpulan dari jaringan komputer besar maupun kecil yang saling berhubungan dengan menggunakan jaringan komunikasi yang ada di seluruh dunia [1]. Internet memungkinkan setiap komputer untuk saling terhubung dan membentuk suatu jaringan komputer yang besar sebab tidak dibatasi oleh wilayah dan jarak.
2.2.3 Sistem Informasi
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Berdasarkan pendekatan elemen adalah sistem sebagai unit-unit yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud [2].
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa yang akan datang. Fungsi dari informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu pihak didalam organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sekumpulan- sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi terkait untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian yang ada didalamnya. Adapun tujuan dari sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistemastikkan informasi dari seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu organisasi. Kegiatan yang dimaksud didalam sistem infomasi ini diantaranya mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi yang diperlukan didalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.
2.2.4 Supply Chain Management
Supply Chain Management adalah metode atau pendekatan integratif
19
maupun dengan pihak-pihak diperusahaan disepanjang supply chain. Supply
Chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam
memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, agen serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.
Istilah Supply Chain Management pertama kali dikemukakan oleh Oliver & Weber pada tahun 1982. Jadi SCM tidak hanya berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan, melainkan juga urusan ekternal yang menyangkut hubungan dengan perusahaan-perusahaan partner. Karena perusahaan-perusahaan yang berada pada suatu supply chain pada intinya ingin memuaskan konsumen akhir yang sama, mereka harus bekerja sama untuk membuat produk yang murah, mengirimkannya tepat waktu, dan dengan kualitas yang bagus. Idelnya, hubungan antar pihak pada suatu supply chain berlangsung jangka panjang. Hubungan jangka panjang memungkinkan semua pihak untuk menciptakan kepercayaan yang lebih baik serta menciptakan efisiensi. Efisiensi bisa tercipta karena hubungan jangka panjang berarti mengurangi ongkos-ongkos untuk mendapatkan perusahaan partner baru. [3]
2.2.4.1 Komponen Supply Chain Management
Supply Chain Management memiliki 3 komponen utama yang mendukung
berjalannya suatu proses bisnis sebagai berikut:
1. Upstream Supply Chain
2. Internal Supply Chain
Internal Supply Chain ini merupakan proses pendistribusian barang ke
gudang. Kegiatan utama dalam Internal Supply Chain adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.
3. Downstream Supply Chain
Kegiatan didalam Downstream Supply Chain ini melibatkan proses pendistribusian kepada konsumen akhir. Kegiatan utama dalam
Downstream Supply Chain ini adalah distribusi barang, gudang,
transportasi. [3]
2.2.4.2Area Cakupan Supply Chain Management
Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah:
1. Kegiatan merancang produk baru (product development)
2. Kegiatan mendapatkan bahan baku (procurement, purchasing atau
control)
3. Kegiatan merencanakan produksi dan persediaan (planning & control) 4. Kegiatan melakukan produksi (production)
5. Kegiatan melakukan pengiriman / distribusi (distribution) 6. Kegiatan Pengelolaan pengembalian produk/barang (return)
Keenam klasifikasi tersebut biasanya tercermin dalam bentuk pembagian department atau divisi pada perusahaan manufaktur [3].
Tabel 2.1 Lima unit utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang terkait dengan fungsi utama SCM
Unit Cakupan Kegiatan
21
Tabel 2.1 Lima unit utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang
terkait dengan fungsi utama SCM (Lanjutan)
Pengadaan Memilih supplier, mengevaluasi kinerja
supplier, melakukan pembelian supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan
supplier.
Perencanaan & pengendalian Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan.
Operasi / Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas.
2.2.5 Teori Peramalan(forecasting)
Menyelesaikan masalah dimasa yang akan datang tidak dapat dipastikan, orang senantiasa berupaya menyelesaikannya dengan model pendekatan-pendekatan yang sesuai dengan perilaku aktual data, begitu juga dalam melakukan peramalan. Peramalan (forecasting) permintaan akan produk dan jasa diwaktu mendatang dan unit-unitnya adalah sangat penting dalam perencanaan dan pengawasan produksi. Suatu peramalan banyak mempunyai arti, maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga akan diperlukan suatu periode waktu paling sedikit dalam periode waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu kebijaksanan dan menetapkan beberapa hal yang mempengaruhi kebijaksanaan tersebut. Peramalan diperlukan disamping untuk memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang juga para pengambil keputusan perlu unuk membuat planning.
Peramalan sangat beragam dalam horizon waktu peramalan, faktor yang menentukan hasil sebenarnya, tipe pola dan berbagai aspek lainnya. Untuk menghadapi penggunaan yang luas seperti itu, beberapa teknik telah dikembangkan. Salah satu teknik dalam peramalan yaitu Metode Smoothing (Pemulusan) [4].
1. Menentukan tujuan ramalan.
Bagaimana ramalan akan digunakan dan kapan akan dibutuhkan ramalan? Tahapan ini akan memberikan indikasi tingkat rincian yang diperlukan dalam ramalan, jumlah sumber daya (karyawan,waktu,komputer, dan biaya) yang dapat dibenarkan, serta tingkat keakuratan yang diperlukan. 2. Menetapkan rentang waktu.
Ramalan harus mengindikasikan rentang waktu, mengingat bahwa keakuratan menurun ketika rentang waktu meningkat.
3. Memilih teknik peramalan.
4. Memperoleh, membersihkan, dan menganalisa data yang tepat.
Memperoleh data dapat meliputi usaha yang signifikan. Setelah memperoleh data data mungkin perlu “dibersihkan” agar dapat menghilangkan objek asing dan data yang jelas tidak benar sebelum analisis.
5. Membuat ramalan. 6. Memantau ramalan.
Ramalan harus dipantau untuk menentukan apakah ramalan dilakukan dengan cara yang memuaskan. Jika tidak memuaskan, periksa kembali metode peramalan, asumsi, keabsahan data, dan lain-lain. Kemudian, mengubahnya sesuai kebutuhan serta menyiapkan revisi ramalan.
Jenis peramalan dapat dibedakan berdasarkan jangka waktu, ruang lingkup dan metode yang di gunakan [6].
1. Berdasarkan jangka waktunya, peramalan dibedakan menjadi jangka pendek dan jangka panjang.
2. Berdasarkan ruang lingkupnya peramalan dibedakan menjadi peramalan mikro dan makro.
23
Metode kualitatif lebih didasarkan pada intuisi dan penilaian orang yang melakukan peramalan daripada pemanipulasian (pengolahan dan penganalisisan) data historis yang tersedia. Teknik-teknik pada metode kualitatif terdiri atas teknik Delphi, kurva pertumbuhan, penulisan skenario, penelitian pasar, kelompok fokus, dan lain sebagainya [6].
Metode kuantitatif didasarkan pada pemanipulasian data historis yang tersedia secara memadai dan tapa intuisi maupun penilaian subjektif dari orang yang melakukan peramalan, metode ini umumnya didasarkan pada analisis statistic. peramalan kuantitatif dapat diterapkan bila tiga kondisi berikut terpenuhi, yaitu [6] :
1. Informasi mengenai keadaan di waktu yang lalu tersedia.
2. Informasi itu dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numeric (angka). 3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek dari pola di waktu yang lalu
akan berlanjut ke waktu yang akan dating (disebut asumsi kontinuitas).
Langkah yang penting dalam memilih suatu metode deret berkala (time
series) yang tepat untuk peramalan adalah dengan mempertimbangkan jenis pola
data, sehingga metode yang paling tepat dengan pola tersebut dapat diuji. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis siklis dan trend, yaitu [4]:
Gambar 2.4 Pola Horizontal
2. Pola Musiman (S) terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh factor musiman, misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari hari pada minggu tertentu. Pola data dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Pola Musiman
25
Gambar 2.6 Pola Siklis
4. Pola Trend (T) terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Pola data dapat dilihat pada Gambar 2.7
Gambar 2.7 Pola Trend
Peramalan sangat beragam dalam horizon waktu peramalan, faktor yang menentukan hasil sebenarnya, tipe pola dan berbagai aspek lainnya. Untuk menghadapi penggunaan yang luas seperti itu, beberapa teknik telah dikembangkan. Salah satu teknik dalam peramalan yaitu Metode Smoothing
2.2.5.1Teknik Peramalan
Teknik peramalan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu:
1. Metode Time Series (Deret Waktu)
Secara garis besar metode time series dapast dikelompokkan menjadi : a. Metode Averaging
Dipakai untuk kondisi dimana setiap data pada waktu yang berbeda mempunyai bobot yang sama sehingga flukutuasi random data dapat direndam dengan rata-ratanya, biasanya dipakai untuk peramalan jangka pendek [4].
Adapun metode-metode yang termasuk didalamnya, antara lain [4]:
1) Simple Average
Rumus yang digunakan :
∑ (2.1)
Keterangan :
X = = Hasil Ramalan = Periode
=Demand pada periode t
2) Single Moving Average
Salah satu cara untuk mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan menentukan sejak awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukan untuk menghitung nilai tengah. Setiap muncul nilai observasi yang paling tua dan memasukan nilai observasi yang terbaru [4].
Rumus yang digunakan :
(2.2)
Keterangan :
27
T = Periode
Xi =Demand pada periode t
Metode Single Moving Average ini biasanya lebih cocok digunakan dengan untuk melakukan forecast hal-hal yang bersifat random, artinya tidak ada gejala trend naik maupun turun, musiman dan sebagainya melainkan sulit diketahui polanya [4].
Metode Single Moving Average ini mempunyai 2 sifat khusus yaitu : a) Membutuhkan data historis selama jangka waktu tertentu.
b) Semakin panjang jangka waktu moving average akan menghasilkan
moving average yang semakin halus. Metode single Moving average
ini mudah menghitungnya dan sederhana. Tetapi mempunyai kelemahan-kelemahan sebagai berikut :
i. Perlu data historis yang cukup ii. Semua data diberi weight yang sama
iii. Kalau fluktuasi data tidak random tidak menghasilkan forecast
yang baik.
3) Double Moving Average
Jika data tidak stasioner serta mengandung pola trend, maka dilakukan
moving average terhadap hasil single moving average.
Rumus yang digunakan:
(2.3)
(2.4)
(2.5)
(2.6)
2. Metode Smoothing(Pemulusan)
disebut Exponential smoothing. Adapun metode – metode yang termasuk didalamnya, antara lain [4]:
a. Single Exponential Smoothing
Dalam pemulusan nilai-nilai historis ini, kesalahan random di rata-ratakan
untuk menghasilkan ramalan “halus” yang tampaknya berfungsi dengan baik
dalam keadaan tertentu. Kasus yang paling sederhana dari Single Exponential
Smoothing dapat dikembangkan dari persamaan (2.7) atau secara lebih khusus dari
suatu variasi pada persamaan tersebut yaitu sebagai berikut [4] :
(2.7)
Misalkan observasi yang lama tidak tersedia sehingga harus digantikan dengan suatu nilai pendekatan (aproksimasi). Salah satu pengganti yang mungkin adalah nilai ramalan periode yang sebelumnya . Dengan melakukan subtitusi ini persamaan (2.7) menjadi persamaan (2.8) sehingga dapat ditulis kembali sebagai (2.9) [4].
(2.8)
(2.9)
Dari persamaan (2.3) dapat dilihat bahwa nilai ramalan pada waktu t + 1 tergantung pada pembobotan nilai observasi saat t, yaitu dan pada pembobotan
nilai ramalan saat t yaitu bernilai antara 0 dan 1. Dengan mengganti .
Persamaan (2.9) menjadi persamaan (2.10) [4].
(2.10)
Keterangan :
= Hasil forecast untuk periode t+1
= Konstanta pemulusan
29
Dalam metode exponential smoothing nilai α bisa ditentukan secara bebas, artinya tidak ada suatu cara yang pasti untuk mendapatkan nilai α yang optimal.
Maka pemilihan nilai α dilakukan dengan cara trial dan error. Besarnya α terletak
antara 0 sampai 1 [4].
b. Double Exponential Smoothing satu parameter
Persamaan yang dipakai dari metode ini adalah sebagai berikut [4]:
(2.11)
(2.12)
(2.13)
(2.14)
(2.15)
Dimana :
= Data actual untuk periode t = Data pemulusan I untuk periode t
= Data pemulusan II untuk periode t
= Data pemulusan I untuk periode (t-1) = Data pemulusan II untuk periode (t-2)
= Konstanta pemulusan = Intersepsi pada periode t
= Nilai trend periode t
= hasil peramalan untuk periode (t+1)
m = Jumlah periode waktu kedepan yang diramalkan
c. Double Exponential Smoothing dua parameter
Ramalan dari pemulusan eksponential didapat dengan menggunakan dua konstanta pemulusan dan tiga persamaan, yaitu [4]:
(2.17)
(2.18)
d. Regresi Liner
Regresi linier digunakan untuk peramalan apabila set data yang ada linier, artinya hubungan antara variable waktu dan permintaan berbentuk garis (linier). Metode regresi linier didasarkan atas perhitungan least square error, yaitu dengan memperhitungkan jarak terkecil kesuatu titik pada data untuk ditarik garis. Adapun untuk persamaan peramalan regresi linier dipakai tiga konstanta, yaitu a, b dan Y [4].
2.2.5.2Menghitung Kesalaham Peramalan
Menghitung error biasanya digunakan Mean Absolute Error Square.atau
Mean Square.
1. Mean Absolute Error (MAE)
Mean Absolute Error (MAE) yaitu rata-rata nilai absolute error dari
kesalahan meramal (nilai positif dan negatif tidak dilihat) dapat dilihat pada persamaan 2.19.
∑ (2.19)
Keterangan:
MAE = nilai mean absolute error
= Data aktual pada periode t
= Data Ramalan dari model yang digunakan pada periode t = Banyak data hasil ramalan
2. Mean Squares Error (MSE)
Mean Squared Error (MSE) yaitu rata-rata dari kesalahan forecasting
dikuadratkan dan dapat dilihat pada persamaan 2.20.
31
Keterangan:
MSE = nilai mean squeres error
= Data aktual pada periode t
= Data Ramalan dari model yang digunakan pada periode t = Banyak data hasil ramalan
3. Mean Absolute Deviation (MAD)
Mean Absolute Deviation (MAD) merupakan salah satu cara untuk
menentukan nilai kesalahan pada peramalah selain menggunakan Mean
Squared Error. MAD merupakan rata – rata nilai absolut dari kesalahan
ramalan, dengan menghiraukan tanda positif serta negatifnya. MAD ini dapat dilihan pada persamaan 2.21
∑ (2.21)
Keterangan:
MAD = nilai mead absolute deviation
= Data pengamatan pada periode t
= Data Ramalan dari model yang digunakan pada periode t = Banyak data hasil ramalan
2.2.6 Monitoring
Monitoring adalah pengumpulan informasi secara terus menerus dan teratur yang akan membantu menjawab pertanyaan mengenai proyek atau kegiatan. Monitoring membantu mengingatkan ketika terjadi sesuatu yang salah dan membantu agar pekerjaan tetap pada jalurnya.
2.2.7 Metode Pengendalian Inventori
Metode ini menggunakan basis ilmu matematika , statistika, dan optimasi sebagai alat bantu utama untuk menjawab permasalahan kuantitatif yang terjadi didalam sistem inventori. Pada hakikatnya metode ini berusaha untuk mencari jawab optimal dalam menentukan kebijakan inventori, yaitu kebijakan yang berkaitan dengan penentuan ukuran lot pemesanan ekonomis (Economic Order
Quantity), saat pemesanan dilakukan (Reorder Point), serta cadangan
pengamanan (Safety Stock) yang di perlukan. Pendekatan yang di gunakan adalah melakukan pemodelan matematis terhadap alternatif jawaban permasalahan sehingga dapat ditentukan jawaban optimalnya secara analitis [7].
Metode SIC secara formal mulai dikenal untuk memecahkan persoalan inventori yang bersifat deterministik statik. Di sini Wilson mencoba mencari jawaban atas dua pertanyaan dasar, yaitu [7]:
a. Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali melakukan pemesanan ?
b. Kapan saat pemesanan dilakukan ?
Secara statistik fenomena persoalan inventori dapat diklasifikasikan dalam tiga kategori permasalahan, yaitu [7] :
1. Persoalan Inventori Deterministik
Persoalan inventori deterministik adalah persoalaan inventori dimana permintaan selama horison perencanaan diketahuidan tidak memiliki variansi. Karena tidak memiliki variansi maka tidak memiliki variansi maka tidak memiliki pola distribusi.
2. Persoalan Inventori Probabilistik
33
juga menentukan besarnya cadangan pengamanan (Safety Stock). Kedua persoalan tersebut dijabarkan dalam 3 pertanyaan dasar, yaitu :
a. Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali melakukan pemesanan (Economic Order Quantity) ?
a. Kapan saat pemesanan dilakukan (Reorder Point) ? b. Berapa Besarnya cadangan pengamanan (Safety Stock) ?
Dalam kaitan ini dikenal adanya dua metode dasar pengendalian inventori yang bersifat probabilistik, yaitu metode Q dan metode P. Metode Q pada dasarnya menggunakan aturan jumlah ukuran lot pemesanan yang selalu tetap untuk setiap pemesanan yang dilakukan. Dengan demikian saat dilakukannya pemesanan akan bervariansi. Adapun metode P menganut aturan saat pemesanan yang regular mengikuti suatu selang periode yang tetap (mingguan, bulanan, dan sebagainya), sedangkan ukuran lot Pemesanan akan berubah-ubah.
3. Persoalan Inventori Tak tentu (Uncertainty)
Persoalan Inventori Tak tentu adalah persoalan inventori dimana ketiga parameter populasinya tidak diketahui secara lengkap. Dalam hal ini parameter yang tidak diketahui biasanya adalah pola distribusi kemungkinannya. Pengetahuan tentang pola distribusi kemungkinan inilah yang membedakan antara persoalan inventori probabilistik dengan persoalan inventori tak tentu. Berdasarkan pengetahuan tentang pola probabilitas terjadinya permintaan selama horison perencanaannya, persoalan inventori tak tentu dibedakan atas :
a. Persoalan Inventori Tak Tentu Berisiko Terkendali b. Persoalan Inventori Tak Tentu Berisiko Tak Terkendali
2.2.5.2 Reorder Point (ROP)
Reorder point atau titik pemesanan kembali adalah saat
persediaanmencapai titik dimana perlu dilakukan pemesanan kembali yang dinyatakan. ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat di dalam stok berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus di pertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut di hitung selama masa tenggang, mungkin dapat juga di tambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang.
ROP atau biasa disebut dengan batas atau titik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang, misalnya suatu tambahan atau ekstra stok. Terdapat model-model Reorder Point,
yaitu [9]:
4. Jumlah permintaan maupun masa tenggang adalah konstan.
5. Jumlah permintaan adalah variable sedangkan masa tenggang adalah konstan.
6. Jumlah permintaan adalah konstan, sedangkan masa tenggang adalah variable.
7. Jumlah permintaan maupun masa tenggang adalah variable.
Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku. Faktor faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah [8]:
1. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan
hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead
time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead
35
2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.
3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi.
Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan persamaan (2.21):
(2.21)
Dimana :
ROP = titik pemesanan ulang (reorder point) d = tingkat kebutuhan per unit waktu
L = waktu tenggang Safety Stock
2.2.7.1 SafetyStock
Pemesanan suatu barang sampai barang tersebut itu datang diperlukan jangka waktu yang bervariasi dari beberapa jam sampai bulan. Perbedaan waktu antara saat memesan sampai barang tersebut datang dikenal dengan istilah waktu tenggang (Lead Time). Waktu tenggang dipengaruhi oleh ketersediaan barang yang dipesan dan jarak lokasi antara pemesan dan penyedia barang. Waktu tenggang yang tidak menentu mengakibatkan terjadinya kekurangan barang misalnya disebabkan penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan sebelumnya, maka dari itu dibutuhkan suatu persediaaan pengaman (safety stock) .
Rumus persediaan pengaman (safety stock) dapat dihitung dengan persamaan 2.22.
SafetyStock = Pemakaian Rata-Rata Periode Sebelumnya x Lead Time (2.22)
Dimana :
Lead Time= waktu.
2.2.8 Manajemen Transportasi dan Distribusi
Secara tradisional, jaringan distribusi sering dianggap sebagai Bantenkaian fasilitas fisik seperti gudang dan fasilitas pengangkutan dan operasi masing-masing fasilitas ini cenderung terpisah antara satu dan lainnya. Namun, pada dasarnya kegiatan distribusi tidak hanya berfokus pada aktivitas fisik seperti pendistribusian saja, namun juga memikirkan tentang bagaimana melakukan perancangan jaringan distribusi, segmentasi atau clusterisasi titik distribusi, penjadwalan-penentuan rute dan menentukan konsolidasi pendistribusian. Secara umum fungsi distribusi dan transportasi pada dasarnya adalah menghantarkan produk dari lokasi dimana produk tersebut diproduksi sampai dimana mereka akan digunakan [6].
Manajemen distribusi dan transportasi pada umumnya melakukan sejumlah fungsi dasar yang terdiri dari [6] :
1. Melakukan segmentasi dan menentukan target service level
Segmentasi agen perlu dilakukan karena dengan memahami perbedaan karateristik dan kontribusi setiap agen atau area distribusi,perusahaan bisa mengoptimalkan alokasi persediaan maupun kecepatan pelayanan.
2. Menentukan mode transportasi yang akan digunakan
37
3. Melakukan konsolidasi informasi dan pendistribusian
Konsolidasi merupakan kata kunci yang sangat penting dewasa ini. Tekanan untuk melakukan pendistribusian cepat namun murah menjadi pendorong utama perlunya melakukan konsolidasi informasi maupun pendistribusian. Salah satu contoh konsolidasi informasi adalah konsolidasi data permintaan dari berbagai regional distribution center oleh central warehouse untuk keperluan pembuatan jadwal pendistribusian. Sedangkan konsolidasi pendistribusian dilakukan misalnya dengan menyatukan permintaan beberapa toko atau agen yang berbeda dalam sebuah truk.
4. Melakukan penjadwalan dan penentuan rute pendistribusian
Salah satu kegiatan operasional yang dilakukan oleh gudang atau distributor adalah menentukan kapan sebuah truk harus berangkat dan rute mana yang harus dilalui untuk memenuhi permintaan dari sejumlah agen. Apabila jumlah agen sedikit, keputusan dapat diambil dengan relatif mudah. Namun apabila perusahaan memiliki ribuan atau puluhan ribu toko atau tempat-tempat pemasaran yang harus dikunjungi, penjadwalan dan penentuan rute pendistribusian adalah pekerjaan yang sangat sulit dan kekurangtepatan dalam mengambil dua keputusan tersebut bisa berimplikasi pada biaya pendistribusian dan penyimpanan yang tinggi.
5. Memberikan pelayanan nilai tambah
Disamping mengirimkan prosuk ke agen, jaringan distribusi semakin dipercaya untuk melakukan proses nilai tambah. Kebanyakan proses nilai tambah awalnya dilakukan oleh pabrik / manufacturer. Beberapa proses nilai tambah yang dilakukan oleh yang bisa dilakukan oleh distributor adalah pengepakan (packaging), pelabelan harga, pemberian barcode, dan sebagainya.
6. Menyimpan persediaan
dipajang untuk dijual. Oleh karena itu manajemen distribusi tidak bisa dilepaskan dari manajemen pergudangan.
7. Menangani pengembalian (return)
Manajemen distribusi juga memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan pengembalian produk dari hilir ke hulu dalam supply chain. Pengembalian ini bisa karena produk rusak ataupun tidak terjual sampai batas waktu pemasarannya habis, seperti produk-produk makanan, sayur, buah dan sebagainya. Kegiatan pengembalian ini juga bisa terjadi pada produk-produk kemasan, seperti botol, yang akan digunakan kembali dalam proses produksi atau yang harus diolah lebih lanjut untuk menhindari pencemaran lingkungan. Proses pengembalian ini lumrah dengan sebutan reverse logistics.
Untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar dibutuhkan strategi distribusi yang tepat untuk menyalurkan barang atau jasa dagangannya ke tangan konsumen. Berikut ini adalah metode distribusi yang dapat dipilih oleh suatu perusahaan bisnis untuk memaksimalkan laba [9] :
1. Strategi Distribusi Intensif
Distribusi intensif adalah strategi distribusi yang menempatkan produk dagangannya pada banyak retailer atau pengecer serta distributor di berbagai tempat. Teknik ini sangat cocok digunakan untuk produk atau barang kebutuhan pokok sehari-hari yang memiliki permintaan dan tingkat konsumsi yang tinggi. Contoh seperti sembako, rokok, sikat gigi, odol, sabun, deterjen, dan lain sebagainya.
2. Strategi Distribusi Selektif
39
adalah produk elektronik, produk kendaraan bermotor, sepeda, pakaian, buku, dan lain sebagainya.
3. Strategi Distribusi Ekslusif
BIODATA PENULIS
Nama : Sumedi Saputra
NIM : 10110363
Tempat Tanggal Lahir : Sukabumi, 17 Maret 1992 Jenis Kelamin : Laki-laki
Agama : Islam
Status : Mahasiswa
Alamat Lengkap : Kp. Paledang RT 46/03 Desa Cimahi Kec. Cicantayan Kab. Sukabumi
Telepon, HP : 087743110906
E-mail : sumedi_suse@yahoo.com
PENDIDIKAN FORMAL
1998 - 2004 : SD Negeri Cisande 1 2004 - 2007 : SMP Negeri 1 Cibadak
DI KPS GUNUNG GEDE SUKABUMI
Sumedi SaputraTeknik Informatika – Universitas Komputer Indonesia Alamat Jln. Dipatikur 112-114 Bandung
E-mail : sumedisaputra17.gmail.com
ABSTRAK
KPS Gunung Gede Sukabumi adalah koperasi yang memproduksi produk olahan susu. KPS Gunung Gede memiliki agen pemasaran yang tersebar di berbagai kota. KPS Gunung Gede melakukan pengadaan bahan baku kepada supplier
untuk memenuhi kebutuhan produk yang dipesan oleh agen. Menentuan jumlah bahan baku, sering kali mangalami kesulitan dikarenakan ketidakpastian pemesanan yang dilakukan agen. Waktu yang diperlukan dalam pengadaan bahan baku ke supplier
sampai bahan baku diterima memerlukan waktu tunggu sekitar satu minggu, akibatnya tidak dapat memenuhi pemesanan produk.
Berdasarkan permasalahan yang ada pada saat ini maka dibutuhkan suatu pembangunan sistem informasi distribusi produk dengan pendekatan metode Supply Chain Management di KPS Gunung Gede Sukabumi. Tujuannya adalah mempermudah dalam menentukan jumlah bahan baku yang dipesan ke supplier untuk memenuhi kebutuhan produk yang dipesan oleh agen dan mempermudah dalam menjadwalkan pendistribusian produk ke setiap agen. Metode peramalan yang digunakan adalah
single exponential smoothing. Perhitungan dalam menentukan jumlah persediaan produk menggunakan safety stock.
Berdasarkan hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yang dibangun ini mempermudah manager pengolahan susu KPS Gunung Gede Sukabumi dalam menentukan jumlah bahan baku yang dipesan, mengendalikan data produk dan bahan baku, mendapat informasi pengiriman produk dan melakukan persetujuan pemesanan produk dan pengadaan bahan baku.
Kata kunci : Supply Chain Management, Single Exponential Smoothing, Safety Stock.
1. PENDAHULUAN
KPS Gunung Gede Sukabumi adalah koperasi yang memproduksi produk olahan susu. KPS Gunung Gede memiliki agen pemasaran yang
tersebar di berbagai kota. KPS Gunung Gede melakukan pengadaan bahan baku kepada supplier
untuk memenuhi kebutuhan produk yang dipesan oleh agen. Menentuan jumlah bahan baku, sering kali mangalami kesulitan dikarenakan ketidakpastian pemesanan yang dilakukan agen. Waktu yang diperlukan dalam pengadaan bahan baku ke supplier
sampai bahan baku diterima memerlukan waktu tunggu sekitar satu minggu, akibatnya tidak dapat memenuhi pemesanan produk.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di latar belakang, maka permasalahan yang terjadi di KPS Gunung Gede Sukabumi adalah bagaimana membangun sistem informasi distribusi produk dengan pendekatan Supply Chain Management di KPS Gunung Gede Sukabumi.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi distribusi produk dengan menggunakan pendekatan metode supply chain management di KPS Gunung Gede Sukabumi.
Adapun Tujuan yang ingin dicapai dari sistem yang dibangun ini adalah :
1. Mempermudah Manager Unit Pengolahan Susu KPS Gunung Gede dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dipesan ke supplier untuk memenuhi kebutuhan produk yang dipesan oleh agen.
2. Mempermudah Manager Unit Pengolahan Susu KPS Gunung Gede dalam menjadwalkan pendistribusian produk ke setiap agen yang telah melakukan pemesanan produk.
1.3 Batasan Masalah
Permasalahan yang dikaji sangat luas maka diperlukan suatu batasan masalah agar program lebih terarah dan mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)
46Edisi. .. Volume. .., Bulan 20.. ISSN : 2089-9033
2. Sistem produksi yang digunakan pada produk adalah push supply chain, karena perusahaan menentukan produk yang akan dihasilkan(make to stock).
3. Sistem distribusi yang digunakan pada pendistribusian adalah distribusi Intensif.
4. Data sample yang digunakan adalah produk
yoghurt tipe kemasan250ml.
5. Proses yang terdapat didalam sistem ini meliputi :
a. Penerimaan Pemesanan
Pengelolaan pemesanan yang dipesan oleh agen.
b. Peramalan
Meramalkan dari data pemesanan produk periode sebelumnya untuk pengadaan bahan baku diperiode selanjutnya dengan menggunakan Single Exponential Smoothing.
c. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan produk dan bahan baku dilakukan untuk menghindari kekurangan atau kekosongan stok produk atau bahan baku digudang. Pengendalian persediaan dilakukan pada saat stok kurang dari jumlah batas aman maka perusahaan akan memesan kembali bahan baku untuk memenuhi persediaan digudang dengan menggunakan metode Safety Stock dan
Reorder Point.
d. Pengadaan Bahan Baku
KPS Gunung Gede memesan jumlah bahan baku ke supplier dari hasil perhitungan peramalan.
e. Penerimaan Bahan Baku
Menerima bahan baku yang dikirim supplier.
f. Pendistribusian Produk
KPS Gunung Gede menjadwalkan pendistribusian produk, menentukan jenis kendaraan serta petugas yang mengirimnya dan menyesuaikan Pemesanan yang dipesan oleh agen yang akan dikirimkan sampai agen menerima produk sesuai dengan pemesanan. Daerah pemasaran yaitu kota Sukabumi, Cianjur, Bandung, Banten, dan Bekasi.
6. Berdasarkan hasil analisis data permintaan produk dari bulan Januari sampai bulan Desember tahun 2014 maka dapat disimpulkan metode peramalan yang digunakan adalah Single Exponential Smoothing karena pola gerakan data menunjukan pola fluktuatif secara tidak teratur.
7. Perhitungan prediksi ketersediaan produk di KPS Gunung Gede menggunakan Safety Stock dan
Reorder Point.
8. Model analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah analisis terstruktur yang meliputi ERD(Entity Relationship Diagram) dan DFD(Data Flow Diagram).
9. Sistem Informasi Distribusi di KPS Gunung Gede Sukabumi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySQL sebagai Database Management System(DBMS).
10. Sistem Operasi yang digunakan adalah
Microsoft Windows 7 dengan web browser yang digunakan Mozilla Firefox dan Google Chrome.
11.Web Server yang digunakan adalah Wamp.
1.4 Metode Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah yang logis. Dalam pembuatan penelitian ini digunakan metode penelitian deskriptif yang menggambarkan fakta-fakta dan informasi secara sistematis, faktual, dan akurat, seperti terlihat pada Gambar 1.
Mulai
Pengumpulan data yang berkaitan dengan penelitian, buku-buku internet, dan paper yang berkaitan dengan Supply Chain Management
1. Observasi - Keadaan KPS Gunung Gede Sukabumi 2. Wawancara Mengadakan tanya jawab dengan manager KPS Gunung Gede Sukabumi
Studi Pustaka Studi Lapangan
Pengumpulan Data Pengumpulan Data
- Analisis Masalah - Analisis prosedur yang sedang berjalan
- Analisis Aturan Bisnis - Analisis Supply Chain Management - Analisis Peramalan Menggunakan Single Exponential Smoothing dan Perhitungan Kesalahan dengan Mean Absolute Error
- Analisis Monitoring Persediaan - Analisis Distribusi - Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan fungsional
- Perancangan Tabel Relasi - Perancangan Struktur Tabel - Perancangan Struktur Menu - Perancangan Antarmuka - Perancangan Pesan - Jaringan Semantik - Perancangan Prosedural Analisis Sistem Perancangan Sistem
Analisis dan Perancangan Sistem Analisis dan Perancangan Sistem
Sistem Informasi Distribusi Produk
Selesai
Gambar 1 Flowchart Tahapan Metodologi Penelitian
Tahapan-tahapan yang terdapat dalam proses penelitan ini adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data
Rahma, S.E. kemudian dianalisis yang akan dibangun.
a. Studi Pustaka
Pengelolaan pemesanan yang dipesan oleh agen.Tahap pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti, dan menelaah berbagai literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku, jurnal ilmiah, situs internet, dan bacaan lainnya yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.
b. Studi Lapangan
Pada tahap pengumpulan data ini dilakukan dengan penelitian dan peninjauan secara langsung di KPS Gunung Gede yang terdiri dari observasi dan wawancara dengan Manager Unit Pengolahan Hasil di KPS Gunung Gede Sukabumi yaitu Ibu Neneng Siti Rahma.
2. Analisis Dan Perancangan Sistem
Pada tahapan ini dilakukan analisis sistem dan perancangan sistem untuk kemudian dibangun perangkat lunak yang sesuai dengan analisis.
a. Analisis Sistem
Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem yang disesuaikan dengan permasalahan dan perancangan yang telah ditentukan sebelumnya. Analisis sistem terdiri dari :
1) Analisis Masalah
2) Analisis Prosedur yang sedang berjalan
3) Analisis Aturan Bisnis
4) Analisis Supply Chain Management
5) Analisis Peramalan Menggunakan Single Exponential Smoothing dan perhitungan kesalahan dengan Mean Absolute Error.
6) Analisis Monitoring Persediaan
7) Analisis Distribusi
8) Analisis Kebutuhan Non Fungsional dan Fungsional
b. Analisis Sistem
Tahap ini dikerjakan setelah analisis sistem dan identifikasi kebutuhan di KPS Gunung Gede Sukabumi telah selesai dikumpulkan secara lengkap. Setelah tahap pengumpulan data, maka akan dilakukan tahap untuk merancangan sistem dan perangkat lunak apa saja yang akan digunakan. Perancangan sistem terdiri dari :
3) Perancangan Struktur Menu
4) Perancangan Antarmuka
5) Perancangan Pesan
6) Jaringan Semantik
7) Perancangan Prosedural.
3. Sistem Informasi Distribusi Produk.
Sistem Informasi Distribusi Produk ini adalah hasil akhir dari penelitian ini.
2. ISI PENELITIAN
2.2Analisis Basis Data
Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sistem informasi Distribusi Produk di KPS Gunung Gede Sukabumi dapat dilihat pada Gambar 2.
Agen Bahan Baku N mempunyai
Gambar 2 ERD Sistem Informasi Distribusi Produk Dengan Pendekatan Metode Supply Chain Management di KPS Gunung Gede
Sukabumi
2.3Diagram Konteks
