PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
SMA NEGERI 1 BERASTAGI
KERTAS KARYA
Disusun
Oleh :
SANTANA SEMBIRING
122201010
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan kekuatan-NYA penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA
PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI”. Penulisan kertas karya ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada
pendidikan Diploma III Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini belum sempurna baik dari segi bahasa maupun dari segi isi, untuk itu penulis bersedia menerima saran positif yang bersifat membangun dari pembaca demi kesempurnaan kertas karya ini.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis baik dari segi waktu, tenaga dan ide demi tersusunnya kertas karya ini. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU dan juga selaku dosen wali yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama mengikuti proses perkuliahan. 3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos, M.P, selaku dosen pembimbing
yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan ide untuk membmbing
dan memberikan arahan kepada penulis sampai kertas karya ini selesai.
4. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom, selaku dosen pembaca yang telah memberikan arahan dalam penyusunan kertas karya ini. 5. Terima kasih kepada seluruh staf pengajar serta pegawai di
telah mendidik penulis selama masa perkuliahan serta membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
6. Teristimewa kepada kedua orangtua penulis, Sinar Sembiring dan Alm. Serita br Tarigan yang telah banyak memberikan dukungan
penulis baik dari material, nasihat, doa dan upaya yang upaya yang sepenuh hati dan kasih sayang dalam mendidik dan membesarkan
penulis.
7. Terima kasih kepada adikku Karina br Sembiring yang selalu memberikan dukungan dan doa sehingga dapat menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
8. Untuk sahabat-sahabat terbaikku dan tergokil sejagat : Kamal Siregar, Daryanto Apul Sitepu (Ary AZA), Yuyun Afrida Siregar, Dina Andari, Peggy Hutagalung, Dea Utami, Juni Deliana. Terima kasih atas semangat, canda tawa, doa, dan waktu untuk hari-hari indah bersama kalian. Semoga kenangan kita dapat diingat dan dikenang selalu sampai anak cucu nanti.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 10 Juli 2015
Penulis
Santana Sembiring
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…... ... i
DAFTAR ISI………... ... iii
DAFTAR GAMBAR... ... v
BAB I PENDAHULUAN……….... ... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulis……….. ... 3
1.3 Ruang Lingkup……….. 4
1.4 Metode Penelitian………... ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ………. ... 5
2.1 Seleksi Bahan Pustaka.. ... 5
2.1.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka ... 5
2.1.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 7
2.1.3 Pihak Yang Berwenang melakukan seleksi ... 8
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka... 10
2.2.1 Pengertian………. ... 10
2.2.2 Tujuan………... ... 10
2.2.3 Fungsi……… ... 11
2.2.4 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka ... 11
2.3 Perubahan Lingkungan Pengadaan ... 12
2.4 Proses Pengadaan……. ... 15
2.5 Metode Pengadaan Bahan Pustaka………. ... 17
2.5.1 Pembelian……… ... 18
2.5.2 Pertukaran ... ... 20
2.5.3 Hadiah ... . ... 22
2.5.4 Terbitan Sendiri……… ... 23
2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka ... 24
2.6.1 Pengertian Invertarisasi Bahan Pustaka ... 24
2.6.2 Kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka ... 25
2.6.3 Jenis-jenis Inventarisasi Bahan Pustaka ... 26
2.6.4 Tujuan Inventarisasi Bahan Pustaka ... 27
BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI... 29
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi ... 29
3.2 Tujuan Umum Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi ... 29
3.2.1 Tujuan Khusus Perpustakaan ... 30
3.2.2 Fungsi Perpustakaan ... 30
3.2.3 Sasaran Perpustakaan ... 31
3.3 Program Kerja Perpustakaan... 31
3.3.1 Program Jangka Pendek ... 31
3.3.2 Program Jangka Panjang ... 32
3.4 Struktur Organisasi .... ... 32
3.4.1 Tenaga Perpustakaan ... 33
3.5 Keanggotan Perpustakaan ... 34
3.7 Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka... 37
3.7.1 Alat Bantu Seleksi ... 37
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka... 38
3.8.1 Pembelian……… ... 39
3.8.2 Hadiah atau Sumbangan……… ... 43
3.8.3 Inventarisasi……… ... 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 49
4.1 Kesimpulan……… ... 49
4.2 Saran……… ... 50
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Contoh Stempel Inventarisasi...25 Gambar 2.2 Contoh Tabel Induk...26
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perpustakaan sebagai pusat informasi dan masyarakat yang
membutuhkan informasi ibarat dua sisi mata uang yang saling berhubungan yang tak dapat dipisahkan . Sama halnya dengan perpustakaan sekolah yang
memiliki peranan penting yang saling berhubungan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Perpustakaan Sekolah jumlahnya sangat banyak, karena di setiap sekolah, baik tingkat taman kanak-kanak, SD, SLTP, dan SMA/K, semuanya memiliki perpustakaan sendiri. Pengertian lengkapnya perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang ada dilingkungan sekolah. (Pawit M.Yusuf, 2005: 2).
Diadakannya perpustakaan sekolah untuk tujuan memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat di lingkungan sekolah yang bersangkutan khususnya para guru dan murid. Selain harus memenuhi kebutuhan pengguna, perpustakaan sekolah juga berperan penting dalam memilih, mengimpun, mengolah dan melayankan sumber daya informasi kepada pengguna. Salah satu ukuran untuk menentukan tercapainya tujuan dan fungsi suatu perpustakaan sekolah adalah tersedianya bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna. Untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna tersebut, perlu adanya pengadaan bahan pustaka yang tepat dan efektif, yang disesuaikan dengan kurikulum masing-masing sekolah. Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting
dalam suatu perpustakaan. Untuk itu, pengadaan bahan pustaka sangat dibutuhkan pada setiap perpustakaan karena melalui proses pengadaan bisa
Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia agar sesuai dengan kebutuhan pengguna yang akan dilayani.
Koleksi perpustakaan sekolah haruslah menunjang kurikulum sekolah, dapat memberikan keterangan yang lebih luas dari apa yang dipelajari
siswa-siswi dikelas dan semua pelajaran haruslah tercakup. Tanpa adanya koleksi yang memadai, maka perpustakaan sekolah tidak dapat menjalankan fungsinya secara maksimal. Oleh karena itu, pengelola perpustakaan sekolah wajib mengetahui jenis-jenis koleksi perpustakaan sekolah dan bagaimana pengembangannya agar koleksi tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh para pengguna.
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan sekolah yang dapat digunakan untuk siswa dan guru di lingkungan SMA Negeri 1 Berastagi dalam mencari informasi yang mereka butuhkan. Dalam hal pengadaan bahan pustaka, perpustakaan sering mengalami kendala misalnya dalam hal keterbatasan dana dan pemanfaatan koleksi dan sebagainya. Oleh karena itu perpustakaan harus melakukan pengadaan koleksi perpustakaan secara cermat dan terseleksi sehingga pengadaan bahan pustaka lebih tepat sasaran.
Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dilakukan 2 (dua) kali dalam setahun. Sistem pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan dua sistem yaitu dengan cara pembelian dan melalui penerimaan hadiah/sumbangan. Dalam hal pembelian ada dua cara
dilakukan oleh pihak perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi yang pertama adalah pembelian melalui agen. Agen buku datang langsung ke sekolah
menawarkan kepada Kepala Sekolah katalog buku, dan cara kedua adalah Kepala sekolah SMA Negeri 1 Berastagi langsung membeli buku ke agen langsung.
kepala sekolah, guru, siswa-siswi ataupun alumni. Dalam hal distribusi, pihak yang bertanggung jawab adalah Wakil Kepala Sekolah yang bertugas menyerahkan buku atau bahan pustaka kepada Perpustakaan. Pegawai Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi terdiri dari 8 (delapan) pegawai
perpustakaan. Adapun pihak yang menyeleksi bahan pustaka adalah kepala perpustakaan, kepala sekolah, dan pegawai perpustakaan. Saat ini jumlah
siswa-siswi SMA Negeri 1 Berastagi adalah berjumlah 960 siswa. Jumlah koleksi bahan pustaka saat ini yang dimiliki Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah 267 judul dan 6444 eksemplar. Pembagiannya meliputi : Buku teks sebanyak 208 judul dan 6295 eksemplar, Koleksi Referensi sebanyak 54 judul dan 84 eksemplar, Koleksi Peta sebanyak 5 judul dan 11 eksemplar (Data Inventaris Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi Tahun 2014).
Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang pelaksaan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi. Hal tersebut merupakan latar belakang ketertarikan penulis untuk memilih judul “Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang dilakukan dalam pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi.
2. Untuk mengetahui jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas penulis membatasi ruang lingkup penulisan kertas karya ini yaitu mengenai prosedur pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi yang meliputi :
Kebijakan pengadaan bahan pustaka, sistem pengadaan bahan pustaka, seleksi bahan pustaka, jenis koleksi dan inventarisasi.
1.4 Metode Penilitian
Dalam penulisan kertas karya ini, metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka atau literatur yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam penulisan kertas karya ini.
2. Studi Lapangan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan agar koleksi tersebut sesuai dengan keinginan pengguna dan tepat sasaran di
perpustakaan.
Menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu : 1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada pasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
2.1.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah kegiatan penting yang dilakukan agar tercapainya tujuan perpustakaan yaitu menyebarkan informasi kepada pengguna dengan koleksi yang mereka butuhkan. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah bisa dilakukan langsung oleh petugas perpustakaan atau guru pustakawan, namun akan lebih baik supaya mempertimbangkan aspek kebutuhan murid dan guru dilingkungan sekolah yang bersangkutan.
Menurut Pawit, Yusuf dalam buku Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah (2007:26), Secara umum prinsip pemilihan koleksi
untuk suatu perpustakaan sekolah adalah sebagai berikut :
1. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan
kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
4. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah
5. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan dana yang tersedia.
Menurut Siregar (1999:6), secara umum ada beberapa prinsip pemilihan buku antara lain:
1. Relevansi atau kesesuian
Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
2. Orientasi kepada pengguna
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur Kelengkapan
Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki. 4. Unsur Kemutakhiran
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak
bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu pemilihan
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara
lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog
penerbit.
Dari pendapat diatas dapat diketahui prinsip-prinsip pemelihan bahan pustaka harus sesuai dan relevan sesuai dengan mengikuti perkembangan kemutakhiran informasi, selalin sesuai dan relevan dalam prinsip pemilihan ada unsur kerjasama dengan pihak-pihak ini penting karena akan meningkatkan kualitas perpustakaan dan berdampak positif bagi pengguna. Dengan terpenuhinya prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka tersebut diatas diharapkan bahwa koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.
2.1.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk mendapat kesempurnaan dalam menyeleksi bahan pustaka, sebagai seorang manusia maka seorang pustakawan juga akan terbatas kemampuannya. Oleh karena itu dalam melaksanakan seleksi bahan pustaka seorang pustakawan akan menggunakan alat bantu dalam memudahkan seleksi.
Menurut Siregar (1999:9), Alat bantu pemilihan buku dimaksud
antara lain:
1. Katalog Penerbit
2. Bibliografi Nasional/daerah/khusus
3. Daftar Buku Beranotasi (dengan keterangan singkat) 4. Book In Print
5. Tinjuan Buku
7. Abstrak 8. Sari Karangan 9. Saran dari pengguna.
Menurut Massofa (2008), alat bantu seleksi bahan pustaka untuk perpustakaan sekolah yaitu :
1. Katalog Penerbit 2. Bibliografi 3. Daftar Pustaka 4. Iklan atau brosur 5. Formulir Pemilihan
Melalui alat bantu yang dijelaskan diatas, pustakawan atau pengguna dapat memilih bahan pustaka yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pustakawan juga dapat mengikuti berbagai bibliografis dan memuat evualasi atas bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan.
2.1.3 Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi
Dalam setiap kegiatan perpustakaan yang vital pasti ada tim atau pembina yang berfungsi baik dalam pengarahan maupun dalam melakukan kegiatan tersebut. Salah satu kegiatan vital tersebut adalah menyeleksi bahan pustaka, kegiatan ini penting karena ini menyangkut kepuasan untuk para pengguna.
Adapun pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka
menurut Almah (2012:30), pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka atau yang dapat bertindak sebagai selektor adalah :
1. Pustakawan.
2. Spesialis Subjek termasuk guru/dosen.
3. Pemimpin organisasi induk atau pemimpin lembaga penaung perpustakaan.
5. Anggota lain.
Menurut Pangaribuan (2009:5), pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani 4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Dari pendapat diatas dapat diketahui dalam pemilihan bahan pustaka, ada banyak pihak yang menyeleksi khususnya dalam perpustakaan sekolah, jika ada pustakawan, pustakawan yang berwenang menyeleksi bahan pustaka tersebut, jika tidak memiliki pustakawan, pihak yang berwenang adalah kepala sekolah, kepala perpustakaan dan pegawai perpustakaan. Pihak seleksi juga harus memahami tujuan, jenis dan kebutuhan agar berdampak postif bagi perpustakaan dan pengguna.
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka
Koleksi perpustakaan sekolah haruslah menunjang kurikulum sekolah, dapat memberikan keterangan yang lebih luas dari apa yang dipelajari anak di kelas dan semua pelajaran haruslah tercakup.
Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa: Pengadaan
bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka, serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini harus ditangani
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Koleksi yang ada di perpustakaan sekolah harus sesuai dengan kebutuhan pengguna siswanya, untuk ketersediaannya harus dilakukan pengadaan terlebih dahulu. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan akan
mengumpulkan bahan pustaka seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar dan lain-lain.
Menurut Sulistyo-Basuki (2001:27), “Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi”.
2.2.2 Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.
Perpustakaan Nasional RI (2002: 6) menyatakan bahwa program pengembangan koleksi bertujuan:
1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka. 2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.
3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang
dikembangkan.
4. Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan setiap unit perpustakaan.
2.2.3 Fungsi Pengadaan Bahan pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga membantu agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam
koleksi yang tersedia.
Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan
bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu kita sadari oleh petugas, anggota staf, dan pemakai bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.
2.2.4 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka
Sekarang memasuki elektronik ramai diperbincangkan sehubungan dengan serbuan teknologi informasi (TI) yang menuntut pustakawan untuk lebih menguasai dunia perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat . Dengan demikian secara tidak langsung perpustakaan dituntut mengembangkan koleksi yang relevan untuk pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, kebijakan pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan seoptimal mungkin.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 47) mengatakan bahwa: “Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat (PP. No. 30, Th. 1990, pasal 34)
sebagai unsur penunjang tridarma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuan sebagai berikut:
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf pengajar lainnnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.
dihasilkan oleh sivitas akademika untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources)
3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan pustaka
4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu
memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.
5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.
Menurut Yuni (2010), menyatakan ada beberapa kebijakan pengadaan bahan pustaka yaitu :
1. Anggaran, biasanya perpustakaan sudah memiliki anggran tetap untuk pengadaan bahan pustaka.
2. Jenis Pemakai dan kebutuhannya.
3. Jumlah Pustakawan, hal ini dikarenakan pengadaan yang terlalu banyak sedangkan jumlah pustakawan sedikit akan mempengaruhi bahan pustaka.
4. Bahasa.
2.3 Perubahan Lingkungan Pengadaan Bahan Pustaka
Perpustakaan dibangun dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Salah satu hal yang dapat mengembangkan perpustakaan adalah koleksi yang dimiliki, baik dalam koleksi tercetak ataupun koleksi yang sudah berbentuk elektronik. Aplikasi
teknologi e-library atau bisa disebut sebagai perpustakaan digital, yang dimana koleksi ditransfer dalam bentuk elektronik untuk menunjang pelayanan
perpustakaan lebih maksimal kepada pengguna.
pustakawan khususnya dalam mengembangkan dan meggunakan kemampuan mereka secara total dan kreatif untuk mencapai tujuan perpustakaan dimasa depan.
Sebagai contoh konkritnya koleksi bahan perpustakaan jenis e-resources
dan pengolahannya masih terbatas dan belum dipahami oleh sebagian besar pustakawan secara menyeluruh sehingga dibutuhkan usaha-usaha guna
mengatasi berbagai masalah dalam mengolah bahan perpustakaan e-resources, khususnya dalam masalah kataloging bahan perpustakaan sumber elektronik.
Seiring perkembangan informasi dan teknologi tentunya kita tidak asing koleksi e-resources seperti e-book, e-journal, e-mail, dan sebagainya. Dimana koleksi tersebut dari tercetak dikonversikan ke dalam bentuk digital dalam menunjang proses aktifitas dalam bentuk elektronik dan digital.
Berikut contoh koleksi berbentuk elektronik : 1. CD-ROM
CD-ROM kepanjangan dari compact disk read only memori yang
artinya bahhwa CD-ROM drive hanya bisa digunakan untuk membaca sebuah CD saja. Secara garis besar CD-ROM dibedakan menjadi 2 menurut tipenya yaitu : ATA/IDE dan SCSI. Yang paling mendasari dari perbedaan tersebut adalah kecepatannya. Kalau ATA memiliki kecepatan 100-133Mbps sedangkan SCSI memiliki kecepatan kira-kira 150 Mbps. Untuk tipe SCSI biasanya ditemukan pada CR RW drive. Pada CD ROM terdapat tulisan 56X artinya kemampuan memberikan kecepatan transfer data sebesar 56 x150 Kbps. Tipe CD RW juga biasanya dibedakan berdasarkan kemapuan membakar dan membaca. CD RW tipe 12x8x32 artinya memiliki kemampuan membakar pada CD R secepat 12x, membakar pada CD RW secepat
8x, dan membaca CD R/CD RW/dengan kecepatan maksimal 32x. 2. E-Book
sebelumnya secara gratis. Sebuah E-book, sebagaimana didefinisikan oleh Oxford Kamus bahasa Inggris, adalah “versi elektronik dari buku cetak yang dapat dibaca pada komputer pribadi atau perangkat genggam yang dirancang khusus untuk tujuan ini”. Bentuk file e-book
yang paling popular biasanya dibuat dalam bentuk .pdf dimana pembuatannya menggunakan program seperti Pdf955 , PrimoPDF,
PDFCreator , CutePDF Writer, OpenOffice, dsb
3. E-Journal
Disampaikan oleh Laoli (2009) bahwa e-journal memiliki kandungan informasi yang terbaru, current dan mutakhir artinya isi e-journal selalu terbaru serta informasinya dapat dipercaya karena memiliki identitas dokumen atau data bibliografis yang lengkap seperti: nama pengarang, jenis jurnal, jurnal fulltext dan abstrak serta alamat e-mail pengarang tercantum di dalam database sehingga memudahkan komunikasi antar pembaca jurnal dengan pengarang jurnal tersebut. Informasi yang relatif mutakhir serta informasi yang terpercaya maka sangat sesuai dengan kebutuhan para akademisi di perguruan tinggi sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan.
Dalam menuju perkembangan perpustakaan digital ini merupakan tantangan bagi pustakawan, karena sudah berbeda penanganan baik dalam bidang pengolahan, pengadaan, pengatalongan, dan klasifikasi. Dalam masalah pengadaan bahan pustaka elektronik akan mengarah pada pemikiran perpustakaan mau tidak mau perlu lebih banyak lagi membeli perangkat
komputer dan software untuk mengakses informasi jarak jauh dari pada membeli buku dan jurnal cetak. Hal ini karena adanya teknologi baru dengan
2.4 Proses Pengadaan
Dalam melalukan kegiatan pengadaan harus mencapai sasaran departemen pengadaan yang salah satunya adalah mengefektifkan proses kerja sederhana mungkin, dengan biaya yang serendah mungkin. Namun untuk
mencapai sasarn tersebut terdapat proses pengadaan.
Menurut Evans (2000: 321) Proses pengadaan di bagi dalam tiga kategori
:
1. Pre-order : Proses Pemesanan dan verifikasi 2. Pemesanan (Order Materials)
3. Post-Order Activities : Kegiatan menerima dan mengecek hasil pemesanan
Kegiatan Pre-order meliputi dua kegiatan diantaranya :
1. Memeriksa keberadaan dan ketersediaan dari bahan tertentu.
2. Memeriksa apakah perpustakaan sudah memiliki bahan tersebut. Jika perpustakaan sudah punya, apakah masih perlu ditambah? dan dicek juga jika koleksi tersebut rusak atau hanya memiliki satu eksemplar sebaiknya di tambah.
Dalam memverifikasi bahan terdapat tiga urutan meliputi : 1. Mencari judul terlebih dahulu.
2. Mencari pengarang, bisa dari katalogisasi, badan korporasi, dll. 3. Mencari subjek dari bahan tersebut.
Dalam kegiatan pemesanan (order) terdapat beberapa unsur terpenting sebelum melakukan pemesanan bahan diantaranya :
1. Memperoleh informasi tentang bahan pustaka.
2. Menyeleksi supplier 3. Menentukan biaya
Kegiatan Post-Order meliputi kegiatan memeriksa bahan tersebut dengan cara :
1. Menbuka paket kiriman dengan hati-hati, simpanlah slip pengepakan (termasuk daftar isi) dan faktur (tagihan terperinci).
2. Jika slip pengepakan dan faktur tidak ada , simpan kotak di tempat terpisah; tunggu sehari atau dua hari untuk menyelesaikan proses
pengiriman.
3. Jika tidak lengkap karena alasan waktu, segera hubungi agen.
Menurut Supriyanto (1997) Dalam hal melakukan proses permintaan buku ada beberapa informasi yang harus diketahui diantaranya :
1. Nama pengarang 2. Judul
3. Edisi 4. Jilid 5. Penerbit
6. Tahun dan tempat terbit 7. Harga
8. Jumlah eksemplar tiap judul
9. Nama perpustakaan yang memesan 10.Alamat yang jelas dari pemesan
11.Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan 12.Cara pemesanan
Dalam melakukan proses pembelian bahan pustaka terdapat beberapa
metode yang dilakukan dalam melakukan pembelian tersebut. Menurut Evans (2000:319) metode pembelian tersebut terdiri atas :
1. Firm Order: Setelah memesan, setiap item tidak dapat dibatalkan kecuali
mendapatkan persetujuan dari vendor
2. Approval plan: Suatu perjanjian perpustakaan dengan penyalur yg
yang dimiliki kepada perpustakaan utk dievaluasi dalam waktu tertentu, untuk menentukan apakah bahan tersebut dibeli atau tidak.
3. Standing Orders: Sistem ini biasanya dilakukan oleh penerbit yang
mempunyai spesialisasi khusus. Sistem ini merupakan salah satu sistem
blanket order.
4. Blanket Orders: Merupakan kombinasi antara Firm order dan Approval
plan. Sistem pemesanan dimana perpustakaan tidak berhak mengembalikan bahan pustaka yang telah diterima. Biasanya potongan harga cukup besar.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa terdapat proses untuk mencapai sasaran departemen perpustakaan, selain proses yang baik, terdapat juga metode-metode dalam proses pembelian bahan pustaka dengan tujuan memberikan pilihan yang terbaik dalam hal membeli bahan pustaka.
2.5 Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa: Pengadaan bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka, serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini harus ditangani dengan sungguh-sungguh, dengan melibatkan seluruh staf pengajar, sehingga koleksi perpustakaan mencakup keseluruhan mata pelajaran sekolah tersebut. Saran murid perlu di perhatikan. Perpustakaan sekolah juga harus ditunjang oleh anggaran yang memadai, sehingga pengadaan bahan pustakanya dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
Dalam buku Perpustakaan Sekolah (1994:15), pengadaan bahan pustaka perpustakaan sekolah dilakukan dengan cara:
1. Membeli 2. Tukar Menukar 3. Hadiah
2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku,
dengan pembelian kepala sekolah dan kepala perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang diinginkan untuk para pengguna perpustakaan khusunya
untuk para siswa dan guru. Menurut Yulia (1993:43) pembelian bahan pustaka dapat dilakukan melalui dengan berbagai saluran yang ada yaitu:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri ataupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus (misalnya adanya persyaratan melalui tender dan sebagainya). Kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subyek tau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka / buku melalui toko buku yaitu :
a. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan. Adanya kartu pesan dalam katalog berarti bahwa bukunya masih dipesan atau masih dalam proses pengkatalogan. Karena itu jika didalam katalog tidak perlu pesan yang tersisip, maka pengecekan harus dikerjakan baik dalam katalog,
maupun dengan daftar pesan dan daftar buku dalam proses.
b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan, disusun menurut abjad pengarang.
c. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota di mana perpustakaan berarda.
e. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau check), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
f. Beritahu pada pemesan (misalnya staf pengajar), bahwa buku-buku
yang dipesan telah datang. Permintaan buku oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberitahukan
kepada pemesannya.
g. Untuk judul-judul buku yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada di kote tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat.
2. Pemesanan Buku Melalui Penerbit
Pemesanan buku dapat dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Banyak terdapat jenis penerbit, tetapi secara umum definisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pemesanan buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.
Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu :
a. Tentukan Penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda.
b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dapat dikelompokkan menurut penerbitnya.
c. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa
ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “proforma invoice”, yaitu daftar buku yang
dilengkapi dengan harganya.
d. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus anda kirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”.
g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus anda simpan dengan baik, agar anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah
anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. 3. Pemesanan Buku Melalui Agen Buku
Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Idealnya, agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku-buku.
Cara pemesanan buku melalui agen buku yaitu :
a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
c. Menerima atau menolak usulan.
d. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. e. Mengirimkan daftar pesanan.
f. Mengarsipakn satu rangkap daftar pesanan. g. Membayar pesanan/langganan
h. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pertukaran
dengan lembaga lain, memperoleh bahan-bahan pustaka yang dapat dipertukarkan dan memelihara catatan-catatan pertukaran termasuk catatan lain.
Tujuan pertukaran bahan pustaka menurut Yulia (1993:56), yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli toko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai
contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang dikirim ke perpustakaan hanya melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar
perpustakaan, khusunya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :
1. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat) atau bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah
mempunyai hubungan kerjasama.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri.
memilih bahan penukar yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. 5. Perpustakaan yang menerima tawaran tawaran pertukaran dari
perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkannya disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan
dipakai sebagai bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
7. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan mengirimkan jawaban persetujuannya.
8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Pada Perpustakaan yang kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Sedangkan pada perpustakaan yang besar kegiatan hadiah/sumbangan merupakan unit terpisah di bagian pengadaan atau berhubungan yang erat dengannya.
Unit hadiah/sumbangan bertanggung jawa dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan di beli dengan dana sumbangan.
Sedangkan hal-hal yang menyangkut penghitungan dana sumbangan, biasanya dikerjakan/ menjadi tanggung jawab bagian pengadaan. Koleksi bahan pustaka
yang diperoleh dari sumbangan/ hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan.
Menurut Yulia (1993:59), pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan adalah :
a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamatnya dapat dicari pada direktori, buletin, laporan dan
seterusnya.
b. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan
kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) didalam maupun luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya.
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.
d. Apabila pihak donor telah mengirinkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.
e. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan adalah :
a. Bahan pustaka yang diterima dicocokan dengan surat pengantar. b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c. Bahan Pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses.
d. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran
atau dihadiahkan pada orang lain.
2.5.4 Terbitan Sendiri
siswa-siswinya baik berupa karya ilmiah, tugas akhir, kliping gambar, hasil penelitian dan hasil karya lainnya.
Menurut Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah (1994:16) “Yang banyak dibuat oleh perpustakaan adalah kliping, mengumpulkan
gambar-gambar pemandangan, kota-kota besar, orang-orang atau peristiwa-peristiwa penting dan sebagainya”.
Dengan diadakan pengadaan terbitan sendiri siswa juga akan merasa bangga apabila hasil karyanya disimpan di perpustakaan, yang akan dimanfaatkan oleh siswa lainnya untuk bahan referensi. Dengan sendirinya mereka akan berlomba untuk membuat sebaik-baiknya, hal yang menguntungkan untuk perpustakaan.
2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka
Koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan biasanya berasal dari pembelian, sumbangan, tukar menukar ataupun terbitan sendiri. Sebelum bahan pustaka di gunakan oleh pengguna biasanya dicatat atau di daftarkan dalam buku induk perpustakaan tersebut. Kegiatan ini disebut inventarisasi bahan pustaka.
2.6.1 Pengertian Inventarisasi Bahan Pustaka
Menurut Massofa (2008), “Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku Induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan”.
Menurut Damayanti (2009), “Inventarisasi bahan pustaka merupakan
kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan ke dalam buku induk atau buku inventaris perpustakaan menyangkut semua data
bibliografis yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan atau kepemilikan perpustakaan”.
pencatatan menurut cara yang telah di tetapkan. Pada intinya, kegiatan inventarisasi bahan pustaka itu adalah kegiatan pencatatan semua bahan pustaka milik perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan atau pustakawan.
2.6.2 Kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka
Menurut Yusuf (2007:33), kegiatan inventarisasi ini terdiri atas beberapa pekerjaan yang antara lain sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
Begitu bahan pustaka atau koleksi lain datang ke perpustakaan, maka pertama kali yang perlu dilakukan adalah memeriksa bahan koleksi, apakah sesuai dengan yang diminta atau belum, kemudian periksa juga bentuk fisiknya, jumlah judulnya, jumlah eksemplarnya, dan ciri-ciri lain yang dianggap perlu.
2. Pengecapan
Tindakan selanjutnya adalah tindakan pengecapan atas buku-buku yang sudah diperiksa tadi. Pembubuhan cap perpustakaan ini bisa dilakukan pada bagian atau halaman tertentu pada setiap buku milik perpustakaan. Metode pengecapan dimaksudkan untuk bukti bahwa buku dimaksud memang benar-benar milik perpustakaan. Tentang cap perpustakaan, sebenarnya bisa ditambah satu lagi, berupa cap untuk mengenal atau mengetahui keterangan dari buku bersangkutan, misalnya asal buku, nomor induk buku, tanggal terima, dan lain-lain yang biasa di sebut cap registrasi.
PERPUSTAKAAN : NO. INDUK :
ASAL :
TGL MASUK :
3. Pendaftaran ke Buku Induk
Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus didaftarkan ke dalam buku induk berdasarkan urutan masuknya buku tersebut ke perpustakaan, tanpa mempertimbangkan apakah buku tersebut buku
lama atau buku baru.
Adapun data atau keterangan bibliografi yang perlu disediakan pada
lajur-lajur buku induk adalah sebagai berikut : 1. Lajur 1 berisi tanggal
2. Lajur 2 berisi nomor urut 3. Lajur 3 berisi nama pengarang 4. Lajur 4 berisi judul buku 5. Lajur 5 berisi penerbit 6. Lajur 6 berisi tahun terbit 7. Lajur 7 asal buku
8. Lajur 8 berisi harga buku 9. Lajur 9 berisi keterangan
Data-data tersebut dimasukkan ke dalam tabel buku induk dapat dilihat pada Gambar 2.2
Tgl No. Ind
Pengarang Judul Penerbit Thn. Terbit
Asal Harga Keterangan
Gambar 2.2 Contoh tabel buku Induk Sumber : Yusuf (2007:37)
2.6.3 Jenis-Jenis Inventarisasi
diinventarisasi namun ada koleksi bahan pustaka yang harus diinventarisasi juga
Menurut Massofa (2008), ada 3 jenis inventarisasi yang dirinci sebagai berikut:
1. Inventarisasi Buku
Inventarisasi untuk buku diantaranya berfungsi sebagai daftar
inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan, pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk.
2. Inventarisasi Majalah
Majalah merupakan terbitan berseri yang diterbitkan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama untuk subjek tertentu. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan nomor-nomor majalah.
3. Inventarisasi Non Buku
Tata cara pencatatan nonbuku dalam buku induk pada prinsipnya sama dengan pencatatan buku, hanya berbeda dalam pembentukan nomor induk. Dalam hal ini nomor induk menjadi tempat penempatan bagi bahan non buku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang diambil dari huruf pertama bahannya, ditambah dengan nomor urut.
2.6.4 Tujuan Inventarisasi Bahan Pustaka
Rachman (2006), Menjelaskan bahwa tujuan inventarisasi bahan pustaka yaitu :
1. Mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka.
2. Memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang
dimiliki.
3. Memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah
BAB III
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi berdiri pada tahun 1975 dengan kepala sekolah pertama Bukit Ginting. Lokasinya perpustakaan terletak di Jalan
Jamin Ginting No.12 Berastagi. Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi awalnya hanya berukuran 7 x 5 m namun seiring berjalannya waktu dan pergantian kepala sekolah dan kurikulum, perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi mengalami pembangunan gedung yang dari 7 x 5 m di perlebar menjadi 15 x 8 m.
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dikelola oleh 3 orang petugas perpustakaan yang mana selain bertugas di perpustakaan juga merangkap dengan tugas lain. Selain ada 3 orang petugas perpustakaan juga ada tenaga guru honorer yang selalu mengawasi jalannya perpustakaan. Kepala Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi saat ini adalah Ibu Tadiana Nasution, sebelumya Ibu Pintaria Br. Sembiring. Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi juga mengolah, merawat, mengoleksi dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki untuk keperluan pengguna yang berada di SMA Negeri 1 Berastagi.
Sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah sistem pelayanan terbuka, dimana setiap pengunjung dan pengguna bebas menelusuri informasi yang dibutuhkan langsung ke rak buku tanpa perantara petugas maupun staf perpustakaan karena pengunjung langsung datang ke perpustakaan tersebut.
3.2 Tujuan Umum Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Menjadi perpustakaan sekolah yang menjadi sumber pusat ilmu
3.2.1 Tujuan Khusus Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Dalam hal ingin memajukan perpustakaan sekolah, perpustakaan harus mampu mendorong minat para siswa-siswi dan guru untuk memanfaatkan informasi yang ada di perpustakaan sekolah tersebut. Untuk mencapai kemajuan tersebut, perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi telah membuat tujuan khusus yaitu :
1. Mengembangkan minat, kemampuan, dan kebiasaan membaca khususnya serta mendayagunakan budaya tulisan, dalam berbagai sektor kehidupan.
2. Mengembangkan kemampuan mencari dan mengolah serta memanfaatkan informasi.
3. Mendidik siswa agar memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna.
4. Meletakkan dasar kearah proses pembelajaran mandiri. 5. Memupuk dan mengembangkan minat dan bakat siswa.
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah yang dihadapi atas tanggung jawab dan usaha sendiri.
3.2.2 Fungsi Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Perpustakaan sekolah berfungsi sebagai pusat belajar mengajar, pusat informasi, pusat penelitian sederhana dan rekreasi sehat melalui bacaan hiburan. Dalam kaitan dengan kurikulum yang diterapkan di SMAN 1 Berastagi, perpustakaan sekolah berfungsi :
1. Wadah atau wahana pengetahuan, administrasi dan organisasi yang sesuai sehingga memudahkan penggunaannya.
2. Sumber rujukan siswa, guru, tenaga bimbingan, tenaga administrasi dan
pegawai yang berada dibawah naungan SMA Negeri 1 Berastagi.
3. Sarana pendukung dalam proses belajar mengajar, guna mencapai tujuan
pendidikan nasional.
5. Sumber yang menyediakan bahan-bahan yang bermanfaat bagi kegiatan penunjang belajar mengajar, seperti kegiatan yang berkaitan dengan budaya, seni, kreasi dan budaya.
3.2.3 Sasaran Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Setiap perpustakaan sekolah memiliki sasaran pengguna tertentu untuk
menggunakan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan sekolah tersebut. Pada umumnya sasaran perpustakaan sekolah adalah para siswa dan guru. Adapun sasaran pengguna perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah :
1. Para Siswa SMA Negeri 1 Berastagi
2. Kepala sekolah dan guru SMA Negeri 1 Berastagi
3. Staf administrasi dan tata laksana SMA Negeri 1 Berastagi
3.3 Program Kerja Perpustakaan SMA Negeri Berastagi
Rencana kerja perpustakaan sekolah yang tertuang dalam program kerja perpustakaan secara umum akan mengacu pada tugas pokok perpustakaan sekolah, tujuan insttitusi, visi dan misi sekolah. Hal ini didasari oleh kepentingan bersama untuk menciptakan suasana kegiatan belajar mengajar yang efektif dan efisien.
3.3.1 Program Jangka Pendek Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Program kerja merupakan ide dan gagasan yang di rancang dan disusun untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut ada beberapa program yang harus dijalankan. Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi membagi program kerja tersebut menjadi dua yaitu program jangka pendek dan program jangka panjang. Adapun program jangka pendek perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah :
1. Menyediakan dan menghimpun bahan pustaka, informasi, sesuai kurikulum sekolah
3. Mengolah dan mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga memudahkan penggunannaya
4. Melaksanakan layanan perpustakaan yang sederhana, mudah dan menarik
5. Meningkatkan minat bacaan murid, guru, dan staf tata laksana
6. Menambahkan koleksi bahan pustaka secara berkala untuk memenuhi
kebutuhan pengguna layanan perpustakaan
7. Memelihara bahan pustaka agar tahan lama dan tidak cepat rusak 8. Inventarisasi, klasifikasi dan katalogisasi bahan pustaka
9. Entri data anggota perpustakaan
10.Pelayanan peminjaman buku perpustakaan
3.3.2 Program Jangka Panjang Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Untuk memperoleh hasil yang maksimal perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi telah membuat program jangka panjang yaitu :
1. Menerapkan E-library learning
2. Terciptanya ruangan perpustakaan yang memadai, kondusif dan menyenangkan.
3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Setiap perpustakaan pasti membutuhkan struktur organisasi yang baik, agar semua dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing dari setiap kegiatan kerja yang diemban kepada instansi atau orang yang menjalankan tugas tersebut.
Struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan besar perpustakaan dan kurikulum yang di terapkan di sekolah tersebut.
Bagan struktur organisasi Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Gambar 3.1 Bagan struktur organisasi Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
3.4.1 Tenaga Perpustakaan
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dikelola oleh 3 (tiga) orang pegawai perpustakaan yang terdiri dari satu orang kepala perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan. Kepala perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah guru mata
pelajaran pendidikan kewarnegaraan (PKN). Demi tercapainya kebutuhan informasi akan siswa dan siswi perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi menambah
tenaga honorer sebanyak 5 (lima) pegawai yang dapat membantu mencari kebutuhan informasi akan siswa-siswi.
Adapun kendala yang dihadapi perpustakaan yaitu staf perpustakaan, dan guru honorer tidak berlatar belakang pendidikan perpustakaan. Kelebihan pegawai perpustakaan yang berlatar belakang ilmu perpustakaan adalah lebih mampu
Kepala Sekolah
Kepala
Perpustakaan
Wakil Kepala
sekolah
Bagaian
Sarana dan
mengelola perpustakaan sebagai kesatuan kerja yang baik dan efektif. Dengan kendala ini baik kepala perpustakaan dan pegawai perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi lebih sering mengikuti pelatihan seminar tentang perpustakaan, sehingga lebih mengetahui bagaimana cara mengelola dan mengolah perpustakaan
menjadi lebih efektif dan efisien.
3.5 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi selau memberikan pelayan yang terbaik para pengguna yaitu siswa-siswi dan guru. Kepuasan pengguna perpustakaan merupakan salah satu kunci keberhasilan bagi perpustakaan sesuai dengan tujuannya sebagai tempat memberi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
1. Jam Layanan
a. Senin : 08.00 Wib - 13.55 Wib b. Selasa s/d Kamis : 08.00 Wib – 14.10 Wib c. Jumat : 08.00 Wib – 11.45 Wib d. Sabtu : 08.00 Wib – 14.10 Wib 2.Persyaratan Keanggotaan
a. Siswa atau siswi SMA Negeri 1 Berastagi b. Mengisi formulir keanggotaan
c. Pas Foto 3 x 4
d. Membayar biaya pendaftaran 3. Peraturan dan sanksi
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi memiliki peraturan dan sanksi yang
harus di patuhi oleh setiap anggota perpustakaan antara lain :
a. Jangka waktu peminjaman 3 (hari) dan dapat diperpanjang 2 (dua) kali.
b. Bagi yang terlambat mengembalikan buku dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- perbuku setiap hari keterlambatan.
buku yang sama atau buku lain yang ditentukan oleh kepala perpustakaan atau staff perpustakaan. Jika tidak dapat mengganti buku tersebut akan dikenakan sanksi administrasi sebesar Rp. 60.000,-
3.6 Koleksi Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kebutuhan para siswa-siswi, karena hal ini berhubungan dengan kepuasan para siswa-siswi tersebut. Begitu
juga harus disesuaikan dengan kurikulum dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi agar informasi yang di peroleh informasi yang terbaru
Saat ini koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan SMA Negeri 1. Berastagi terdiri dari bahan pustaka buku dan bahan pustaka bukan buku.
Jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah sebagai berikut :
1. Koleksi Buku Teks :
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Buku Teks Pelajaran 19 4529
2. Buku Panduan Pendidik 18 258
3. Buku Pengayaan 171 1508
Jumlah Koleksi 208 6295
Sumber : Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi, 2015 2. Koleksi Referensi :
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Ensiklopedia 24 37
2. Kamus 27 30
3. Kosakata, Pantun 2 7
4 Atlas 1 10
Jumlah Koleksi 54 84
3. Koleksi Bahan Pustaka Peta
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Ekslempar 1. Peta Australia dan
Selandia Baru
1 1
2. Peta Sulawesi 1 4
3. Peta Irian Jaya/Papua 1 2
4. Peta Sumatera 1 2
5. Peta Kalimantan 1 2
Jumlah Koleksi 5 11
Sumber : Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi, 2015
Secara keseluruhan koleksi yang dimiliki perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah 267 judul dan 6390 yang terdiri atas buku teks, referensi dan koleksi bahan pustaka peta.
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi juga melanggan banyak surat kabar baik surat kabar daerah atau surat kabar nasional. Surat kabar tersebut diantaranya adalah Analisa, Sinar Indonesia Baru (SIB), Realitas, Metro Karo, Metro Sinabung, adapun untuk majalah diantaranya adalah Sinabung Post, Five, Horison, Gerbang. Hal ini dapat dilihat dari pengadaan bahan pustaka untuk koleksi terbaru namun untuk buku teks pelajaran perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dapat melakukan pengadaan 2 (dua) kali dalam setahun sesuai dengan masuknya semester baru
Permasalahan yang timbul pada perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah meliputi beberapa hal yakni, penyediaan dana untuk perpustakaan sekolah
belum mencapai 5% dari anggaran belanja operasional sekolah atau belanja barang di luar belanja pegawai dan belanja modal untuk pengembangan
sepenuhnya mengalokasikan dana untuk perpustakaan tersebut ini terlihat masih ada nya koleksi bahan pustaka yang belum sesuai dengan kebutuhan siswa-siswi. Pihak sekolah belum dapat memberikan dana untuk pengembangan perpustakaan sekolah secara maksimal baik dari 10% dana Sekolah dan bantuan DAK untuk
perpustakaan dari pemerintah. Untuk pendanaan yang diperuntukkan bagi perpustakaan, masih belum mencapai 5% dari dana RAPBS. Dana tersebut masih
belum terdapat khusus untuk perpustakaan sendiri melainkan masih terbagi dengan fasilitas lain. Sehingga dana untuk perpustakaan masih rendah dibanding fasilitas lainnya.
3.7 Pihak yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka
Pada suatu perpustakaan, terdapat beberapa pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka. Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah :
1.Kepala Sekolah 2.Staf Perpustakaan 3.Guru (PNS) 4.Guru (Honorer)
Dengan dilibatkannya pihak diatas diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka dengan baik dan tepat agar tercapainya kepuasan para pemgguna khususnya siswa-siswi SMA Negeri 1 Berastagi, dan diharapkan juga dapat menambah koleksi bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan siswa dan siswi SMA Negeri 1 Berastagi dan disesuaikan dengan program dan
perkembangan kurikulum sekolah.
3.7.1 Alat Bantu Seleksi
pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi menggunakan alat bantu seleksi antara lain :
1.Silabus/Kurikulum
2.Katalog Penerbit. Saat ini Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
bekerjasama dengan : Erlangga, Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang, Kemendikbud, Yudhistira.
Saat ini Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi belum memiliki katalog perpustakaan baik katalog manual atau pun katalog elektronik. Dikarenakan perpustakaan tersebut belum memiliki sumber daya dari kalangan perpustakaan, sehingga hanya memakai data buku sebagai pedoman.
Salah satu sistem temu-balik yang umum dikenal di perpustakaan adalah katalog perpustakaan. Melalui katalog perpustakaan, pengguna dapat melakukan akses ke koleksi suatu perpustakaan. Perpustakaan menginformasikan keadaan sumber daya koleksi yang dimilikinya kepada pengguna, melalui katalognya. Dengan menggunakan katalog perpustakaan dapat menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Misalnya buku mengenai sejarah asia dengan katalog pengguna dapat mencari buku tersebut dengan mudah karena didalam katalog tersebut sudah dilengkapi dengan deskripsi fisik dan isi. Jika Pengguna ingin mencari koleksi bahan pustaka, ia dapat menggunakan katalog perpustakaan tersebut, karena katalog perpustakaan tersebut merupakan reprentasi dari koleksi yang dimiliki
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka
Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi terdiri dari bahan pustaka berupa buku dan bahan pustaka bukan buku seperti peta dan atlas.
Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi mengadakan bahan pustaka sama seperti yang biasa dilakukan oleh perpustakaan pada umumnya. Pengadaan bahan
1. Pembelian
2. Hadiah/Sumbangan
3.8.1 Pembelian
Salah satu cara yang dilakukan dalam pengadaan bahan pustaka adalah
dengan cara pembelian. Pembelian bahan pustaka adalah cara yang paling efektif dalam proses pengadaan bahan pustaka. Melalui pembelian pihak perpustakaan
dapat langsung menentukan bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan.
Pembelian adalah cara yang sering dilakukan oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dan pembelian bahan pustaka dilakukan oleh Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Berastagi dan wakasek bagian sarana dan prasarana.
Pembelian bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dilakukan dua kali dalam setahun. Jika buku teks pelajaran misalnya telah dipilih dan sesuai dengan kurikulum, proses selanjutnya adalah pemesanan buku. Pemesanan buku merupakan hal yang terpenting karena menyangkut tanggung jawab dari pihak sekolah seperti Kepala Sekolah, Kepala Perpustakaan dan seluruh pihak yang terkait untuk memenuhi koleksi sesuai dengan kebutuhan siswa-siswi SMA Negeri 1 Berastagi.
Dalam proses pembelian bahan pustaka, Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi melakukan pembelian dengan dua prosedur yaitu :
1. Melalui Agen (pihak pertama)/Pengiriman Barang 2. Kepala Sekolah datang langsung ke penerbit
BERIKUT DIAGRAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN
Pihak perpustakaan/kepala sekolah menentukan
buku dan membuat daftar pesanan
Mencatat bahan pustaka
Kepala sekolah memberikan pesanan
tersebut kepada agen
Agen mengantar ke ruangan wakasek
bagian sarana dan prasarana
Wakasek memberikan buku ke perpustakaan
untuk memeriksa bahan pustaka yang sudah
di terima
Agen dari penerbit datang ke kepala sekolah
dan memberikan katalog penerbit
Kepala sekolah membayar kepada agen
Bahan pustaka siap digunakan oleh
Adapun prosedur pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi melalui agen adalah sebagai berikut :
a. Agen/pihak pertama dari penerbit datang ke perpustakaan atau ke kepala sekolah dan memberikan katalog penerbit kepada pihak
tersebut.
b. Pihak perpustakaan/kepala sekolah menentukan buku yang tepat lalu
membuat daftar bahan pustaka apa-apa saja yang ingin dibeli, dengan cara mengisi form pesanan buku yang dibutuhkan oleh siswa-siswi untuk kelas X-XI.
c. Mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli.
d. Kemudian staf perpustakaan(guru dan tenaga honorer) memberi surat yang berisikan daftar buku yang akan dibeli kepada kepala perpustakaan untuk menyetujui pesanan, Setelah semua selesai diperiksa kembali oleh kepala perpustakaan, Baru kemudian kepala perpustakaan menyerahkan daftar pesanan tersebut kepada sekolah lalu kepala sekolah memberikan pesanan tersebut kepada agen.
e. Agen/pihak pertama akan memenuhi buku yang diminta oleh pihak Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dan mengantarkannya ke SMA Negeri 1 Berastagi ke ruangan wakasek bagian sarana dan prasarana f. Kemudian wakasek sarana dan prasarana memberikan buku tersebut ke
perpustakaan lalu pihak perpustakaan memeriksa bahan pustaka yang telah diterima, apakah sudah sesuai dengan pesanan, selain memeriksa kesuaian juga memeriksa kondisi buku.
g. Pihak Perpustakaan atau kepala sekolah membayar kepada agen buku
sesuai dengan jumlah pesanan yang diajukan.
h. Bahan pustaka yang telah dibeli diolah oleh pegawai perpustakaan
BERIKUT DIAGRAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI DENGAN CARA DATANG LANGSUNG KE TOKO BUKU
Pegawai perpustakaan
membuat daftar usulan bahan
pustaka
Kepala sekolah dan kepala
perpustakaan menyeleksi daftar
usulan tersebut
Kepala sekolah datang langsung
ke toko buku
Pemilik toko memberikan
daftar katalog
Kepala sekolah menyesuaikan
katalog toko dengan daftar usulan
sebelumnya
Pihak toko membuat nota
pembelian buku yang ingin dibeli
Setelah diterima, di cek kembali
kesesuian pesanan
Jika terjadi ketidaksesuian , buku
Sedangkan prosedur pembelian bahan pustaka dengan datang secara langsung ke toko buku adalah sebagai berikut :
1. Pegawai perpustakaan terlebih dahulu membuat daftar usulan bahan pustaka yang akan diserahkan kepada kepala sekolah.
2. Kepala sekolah dan kepala perpustakaan menyeleksi bahan pustaka yang diusulkan oleh pegawai perpustakaan.
3. Setelah selesai di seleksi kepala perpustakaan langsung mendatangi toko buku untuk melihat bahan pustaka yang akan dibeli. Bisa juga melalui via telepon maupun via sms
4. Pemilik toko atau penerbit buku akan menawarkan daftar katalog buku kepada kepala sekolah.
5. Kepala sekolah akan menyesuaikan katalog yang diberikan oleh toko dengan daftar usulan bahan pustaka yang telah diseleksi sebelumnya. 6. Setelah selesai menyesuaikan, pihak toko akan membuat nota pembelian
atau pencatatan buku yang ingin dibeli.
7. Setelah bahan pustaka diterima, maka Kepala sekolah dan pegawai perpustakaan melakukan pemeriksaan kembali, apak pesanan sesuai dengan permintaan sebelumnya atau tidak.
8. Jika ada terjadi kesalahan ataupun kekeliruan maka pihak perpustakaan akan mengirimkan kembali buku-buku yang tidak sesuai dengan pesanan.
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan pihak perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi dengan cara diatas dapat dinyatakan baik karena perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi telah melakukan pemesanan dan pembelian
buku sesuai dengan alur pengadaan yang seharusnya.
3.8.2 Hadiah/Sumbangan
penambahan koleksi melalui hadiah atau sumbangan, Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi menerima hadiah/sumbangan bahan pustaka dari :
1. Departemen Pemerintah
Departemen pemerintah KEMENDIKBUD Kab.Karo biasanya
menyumbangkan ke perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi berupa buku teks pelajaran, buku cerpen ataupun kamus.
2. Kepala Sekolah
Kepala sekolah memberikan sumbangan berupa kamus, ensiklopedi, dan peta
3. Guru
Guru memberikan sumbangan berupa buku soal-soal dan berupa kliping dari hasil siswa-siswi.
4. Siswa/Siswi
Siswa/siswi yang telah menyelesaikan studinya wajib melaksanakan wajib sumbang buku bisa berupa cerpen, novel pendidikan, kumpulan kliping ataupun majalah.
DIAGRAM PROSEDUR SUMBANGAN PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI
Adapun prosedur sumbangan yang dilakukan adalah :
1. Bagi instansi pemerintah ataupun kepala sekolah yag ingin menyumbangkan koleksi bahan pustaka, langsung mendatangi pihak kepala sekolah ataupun ke perpustakaan SMA Negeri 1. Berastagi.
2. Pegawai perpustakaan memberikan surat pernyataan dan koleksi buku kepada kepala sekolah untuk menerima sumbangan bahan pustaka berupa buku teks ataupun koleksi lainnya.
Pihak yang ingin menyumbangkan
bahan pustaka bisa langsung datang ke
perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi
Pegawai perpustakaan memberi surat
pernyataan kepada kepala sekolah
Mencatat jumlah buku yang disumbangkan
dan menyeleksi buku yang ingin
disumbangkan
Pihak perpustakaan membubuhi stempel
inventaris dan stempel hak milik
Bahan pustaka yang telah distempel,
kemudian dicatat kedalam buku
3. Setelah buku diterima, pegawai perpustakaan akan mencatat jumlah buku yang disumbangkan, kemudian memeriksa kondisi buku dan menyeleksi buku yang dianggap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan kebutuhan perpustakaan.
4. Setelah selesai diseleksi, pihak perpustakaan membubuhi stempel inventaris dan stempel hak milik.
5. Bahan pustaka yang telah selesai distempel, kemudian dicatat kedalam buku inventarisasi.
Adapun yang menjadi kendala untuk pengadaan bahan pustaka melalui hadiah/sumbangan adalah koleksi yang disumbangkan kepada perpustakaan terkadang tidak relevan dan tidak sesuai dengan kebutuhan siswa-siswi, bahan pustaka yang tidak sesuai akan disimpan atau dikembalikan.
3.9 Inventarisasi Bahan Pustaka
DIAGRAM INVENTARISASI BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BERASTAGI
Proses inventarisasi di perpustakaan SMA Negeri 1. Berastagi masih menggunakan sistem manual. Adapun tahapan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah sebagai berikut:
1. Langkah awal dalam inventarisasi adalah penerimaan buku. Setelah buku diterima, maka pihak sekolah dan pihak perpustakaan memeriksa baik kondisi fisik buku ataupun memeriksa kesesuaian pemesanan
2. Tahap kedua adalah pihak perpustakaan membubuhkan stempel inventarisasi atau stempel hak milik. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik melalui pembelian maupun hadiah/sumbangan, setelah diperiksa bentuk fisiknya dan kesesuaian pemesanan kemudian diberi cap atau stempel sebagai tanda milik perpustakaan. Stempel perpustakaan dibubuhkan pada halaman judul dan halaman tengah buku. 3. Bahan pustaka yang telah selesai distempel, kemudian dicatat ke dalam
buku induk atau buku inventarisasi. Bagian inventarisasi dilakukan oleh Memeriksa buku yang diterima
Membubuhkan stempel inventarisasi
atau stempel hak milik. Stempel
perpustakaan dibubuhkan pada
halaman judul dan halaman tengah
Bahan pustaka yang telah distemepl,
kemudian dicatat kedalam buku induk
bagian pengolahan perpustakaan yaitu staf perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan
pimpinan/staf Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah melalui pembelian dan sumbangan.
2. Pengadaan bahan pustaka dilakukan setahun 2 kali berdasarkan pergantian semester.
3. Pembelian bahan pustaka dilakukan oleh kepala sekolah SMA Negeri 1 Berastagi berdasarkan daftar usulan yang diberikan oleh pihak perpustakaan.
4. Sumbangan bahan pustaka diperoleh dari Departemen sekolah, Kepala Sekolah, Guru, dan Siswa-siswi.
5. Pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi yang melakukan seleksi bahan pustaka adalah Kepala sekolag, staf perpustakaan, guru dan tenaga honorer.
6. Alat bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi yaitu : Silabus/Kurikulum dan katalog penerbit (Erlangga, Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang, Kemendikbud, Yudhistira). 7. Jumlah koleksi pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Berastagi adalah
