LAMPIRAN 1
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Uraian tugas dari masing-masing jabatan pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Direktur PD. Aneka Industri dan Jasa merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang secara langsung bertanggungjawab kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I, dalam menjalankan tugasnya sebagai pengelola perusahaan. Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur setelah mendapat persetujuan dari Menteri Dalam Negeri.
Tugas dan tanggung jawab dari Direktur ialah :
a. Mengawasi, mengamankan dan mengelola seluruh aset perusahaan daerah berdasarkan Peraturan Daerah.
b. Mengelola kegiatan intern, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan Perusahaan Daerah sebagaimana tercantum dalam susunan organisasi untuk mencapai tujuan Perusahaan Daerah.
c. Menyusun/mempersiapkan RAPB/RAK Perusahaan Daerah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum Tahun Anggaran berjalan berakhir. d. Memberikan laporan tahunan kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I
e. Menetapkan ketentuan dan prosedur untuk peningkatan efisiensi dan terciptanya internal kontrol meliputi kegiatan sebagai berikut :
− Pembelian dan penyimpanan dan penggunaan barang dan bahan. − Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang.
− Penawaran, persetujuan, pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan oleh pihak ketiga.
− Sistem pemasaran produksi dan jasa.
f. Merumuskan strategi Perusahaan Daerah dan menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I dalam pelaksanaan operasi Perusahaan Daerah sesuai dengan peraturan/ketentuan yang berlaku.
g. Melaksanakan pembinaan pegawai seperti penempatan, pemindahan, pemberhentian, penegakan disiplin, penentuan pesangon/jasa/ganti rugi dan sebagainya sesuai dengan peraturan/ketentuan yang berlaku serta memberikan penilaian terakhir terhadap pegawai perusahaan dan efisiensi kerja mereka.
2. Satuan Pengawas Intern
Satuan Pengawas Intern (SPI) dipimpin oleh Kepala SPI yang melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :
a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Satuan Pengawas Intern. b. Melakukan pengawasan akuntansi dan pengawasan administrasi atas
seluruh kegiatan dan kekayaan perusahaan.
c. Melakukan penilaian atas system pelaksanaan dan prosedur administrasi dan akuntansi Perusahaan Daerah dan bila perlu mengusulkan perbaikan-perbaikan kepada Direksi.
d. Mengadakan penilaian atas pelaksanaan proses produksi dan proses jasa. e. Mengadakan pengawasan atas Anggaran Pendapatan dan Biaya
Perusahaan Daerah.
f. Melaporkan secara periodik/insidentil seluruh kegiatan yang telah dilakukan Direksi.
g. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak Kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam bidang dan tugasnya.
h. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Direksi. 3. Bagian Umum
a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di bagian umum.
b. Mengawasi dan merencanakan perawatan atas aktiva tetap Perusahaan Daerah dan melakukan inventarisasi terhadap inventaris Perusahaan Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Bersama dengan Kepala Bagian Administrasi Keuangan menyusun RAPB dan RAK Perusahaan Daerah.
d. Mengkoordinasikan penyusunan laporan pengelolaan Perusahaan Daerah baik secara berkala maupun insidentil secara lengkap sebagai laporan Direksi kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I atau instansi-instansi lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilakukan secara periodik atau insidentil kepada Direksi.
f. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi.
Dalam menjalankan tugasnya kepala bagian bagian umum dibantu oleh dua sub bagian, yaitu : sub bagian Tata Usaha dan sub bagian Kepegawaian, yang masing-masingnya mempunyai tugas yang berbeda-beda, antara lain :
a. Sub Bagian Tata Usaha
− Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dinas Perusahaan Daerah.
− Mengagendakan dan mengarsipkan surat-surat masuk dan keluar secara baik teratur dan aman.
− Mendistribusikan surat masuk dan keluar sesuai dengan tujuan.
− Mengecek kembali pengembalian surat-surat yang didistribusikan ke semua bagian memperoleh penyelesaian jawaban surat sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.
− Melaksanakan atau mengkoordinasi pengaturan pengetikan surat. − Melaksanakan pengadaan atau pembelian ATK peralatan kantor dan
lain yang bukan bahan baku atau bahan penolong untuk proses produksi.
− Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen berkenaan dengan tugas ketatausahaan.
− Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.
b. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas dan tanggung jawab dari sub Kepegawaian ialah :
− Menyelesaikan segala tugas-tugas berkenaan dengan kepegawaian seperti administrasi kepegawaian, dan pembinaan pegawai dan lain-lain.
− Mempersiapkan dana pesangon, asuransi para pegawai termasuk kegiatan olah raga dan lain-lain.
− Menyelesaikan administrasi dan pembayaran gaji, upah natura dan lain-lain tepat pada waktunya.
− Menyetorkan pajak penghasilan (PPh). Astek dan lain-lain yang dipotong dari gaji staf dan pegawai.
− Melakukan pengadaan/pembelian bahan-bahan keperluan karyawan (baju dinas, sepatu dan lain-lain) dan pemeliharaan gedung dan lain-lain yang bukan untuk kebutuhan proses produksi.
− Mengurus perbekalan, peralatan dan kegiatan lain Kantor Direksi. − Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. 4. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian Administrasi Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Administrasi Keuangan yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direksi, berfungsi untuk :
a. Mengkoordinasikan seluruh tugas-tugas dan kegiatan di Bagian Administrasi Keuangan.
b. Mengendalikan pelaksanaan pencatatan eakuntansi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan Daerah secara up to date, mengendalikan sumber-sumber pendapatan, pembelanjaan dan kekayaan Perusahaan Daerah. c. Merencanakan serta menginventarisasikan data keuangan khususnya
bentuk cash flow (cash budget) bulanan, serat membuat evaluasi di dalam kegiatan Perusahaan Daerah di bidang keuangan.
d. Bertanggungjawab atas penyusunan laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya untuk periode bulanan, triwulan dan tahunan.
e. Mengkoordinasikan, menyusun RAPB/RAK setiap tahunnya selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum tahun buku berjalan berakhir.
f. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi
Kepala Bagian Administrasi Keuangan menjalankan tugasnya dibantu oleh tiga sub bagian, yaitu : sub bagian Keuangan, sub bagian Akuntansi dan sub bagian Verifikasi, yang masing-masingnya mempunyai tugas yang berbeda-beda, yaitu antara lain:
a. Sub Bagian Keuangan
Tugas dan tanggung jawab sub bagian Keuangan, antara lain :
1. Menerima dan menyimpan uang, surat-surat berharga serta mengadministrasikannya.
2. Menyelenggarakan administrasi atas penggunaan dan penggantian dana kas kecil.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan.
b. Sub Bagian Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Akuntansi, antara lain :
− Menyelenggarakan pembukuan akuntansi yang meliputi buku harian, buku besar dan buku tambahan.
− Mengadministrasikan seluruh bukti yang digunakan untuk pencatatan transaksi ke buku harian.
− Membuat/menyusun laporan biaya dan persediaan bahan/barang dari unit industri Perusahaan Daerah.
− Mengadministrasikan seluruh bukti yang telah digunakan untuk pencatatan transaksi di dalam buku harian ataupun buku tambahan. − Mengkordinir perhitungan harga pokok produksi/jasa dari hasil
produksi/jasa setiap Unit/Sub Unit di dalam lingkungan Perusahaan Daerah.
− Mengumpulkan bahan penyusunan RAPB atau RAK dari kantor Direksi dan Unit/Sub Unit di lingkungan Perusahaan Daerah.
− Membuat atau menyusun laporan keuangan Perusahaan Daerah dalam bentuk neraca untuk periode bulanan, triwulan dan tahunan.
c. Sub Bagian Verifikasi
Tugas dan tanggung jawab dari Sub Bagian Verifikasi yaitu :
− Mengadakan pemeriksaan dan penelitian semua bukti penerimaan dan pengeluaran atas semua transaksi yang dilaksanakan oleh Perusahaan Daerah.
− Menyusun RAPB atau RAK Perusahaan Daerah.
− Menyelenggarakan Administrasi slip penerimaan dan pengeluaran kas kantor Direksi.
− Menganalisa laporan keuangan dan biaya (cost price) memberikan pendapat dan saran mengenai laporan tersebut.
− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan
5. Bagian Produksi
Bagian Produksi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Produksi yang bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :
a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Bagian Produksi.
b. Melakukan perencanaan produksi terhadap pesanan yang datang dari konsumen.
d. Melakukan perhitungan harga jual dan harga pokok produksi, bekerjasama dengan bagian Administrasi Keuangan
e. Mengadakan penelitian dan perencanaan untuk membina dan mengembangkan Perusahaan Daerah.
f. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Administrasi dan keuangan menyusun RAPB atau RAK Perusahaan Daerah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum tahun buku berakhir.
g. Menyusun dan membuat laporan periodik/insidentil kepada Direksi. h. Memberikan saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta atau tidak
kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil dalam bidang dan tugasnya.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direksi.
Bagian-bagian dari bagian produksi terdiri dari dua sub unit yaitu antara lain :
a. Sub Bagian Teknik dan Produksi
Sub Bagian Teknik dan Produksi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Sub Teknik dan Produksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Produksi, bertugas untuk :
mempersiapkan suku cadang yang mungkin dibutuhkan secara berdaya guna.
− Mengadministrasikan data-data seluruh peralatan produksi/mesin-mesin dan peralatan pendukung produksi lainnya sehingga diketahui keadaan persentasi fisik dan ekonominya.
− Menganalisa pemakaian bahan baku atau bahan pembantu untuk mencapai hasil berdaya guna.
− Bekerja sama dengan bagian Administrasi Keuangan membuat perhitungan harga pokok produksi dari setiap Unit/Sub Unit Industri. − Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian
Produksi.
b. Sub Bagian Pembelian
Sub bagian Pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pembelian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Produksi, bertugas untuk :
− Melakukan monitoring terhadap perkembangan harga pasar dari barang/bahan, suku cadang dan lain-lain kebutuhan Perusahaan dearah dan tercatat rapi sehingga setiap saat dapat diketahui perkembangan harga kebutuhan tersebut untuk bahan evaluasi serta analisa.
− Melaksanakan administrasi/pembukuan pembelian barang-barang/bahan, suku cadang/peralatan produksi.
− Mengumpulkan data-data sebagai bahan penyusunan RAPB/RAK Perusahaan Daerah.
− Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi. 6. Bagian Pemasaran
Bagian Pemasaran dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Pemasaran dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direksi, bertugas untuk :
a. Mengkoordinasikan seluruh tugas dan kegiatan di Bagian Pemasaran. b. Membuat surat Perintah Kerja kepada Unit Percetakan atas nama pesanan
cetakan yang diterima dan mengadministrasikannya secara teratur.
c. Merencanakan pengembangan dan memperluas jaringan pemasaran berpedoman kepada batas kemampuan produksi.
d. Melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilakukan secara periodik/insidentil kepada Direktur.
e. Membantu Kepala Bagian Administrasi Keuangan menyusun RAPB/RAK Perusahaan Daerah.
f. Memberikan saran-saran, pertimbangan dan pendapat baik diminta maupun tidak kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.
Dalam menjalankan tugasnya Kepala Bagian Pemasaran dibantu oleh dua sub unit, yang masing-masing mempunyai tugas yang berbeda-beda, antara lain :
a. Sub Bagian Pemasaran Cetakan dan Alat Tulis Kantor
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pemasaran Cetakan dan Alat Tulis Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pemasaran, bertugas untuk : − Memasarkan/mencari pesanan cetakan dan alat tulis kantor kepada
Dinas/Instansi Pemerintah atau Swasta.
− Mengadministrasikan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk setiap pesanan cetakan maupun alat tulis kantor.
− Melakukan perhitungan biaya jual dari produksi barang cetakan dan alat tulis kantor.
− Memeriksa barang yang akan disampaikan/dikirimkan mengenai jenis, mutu, jumlah dan menjadwal waktu pengiriman agar sesuai dengan pesanan, serta bertanggungjawab atas keamanan dan keselamatan barang yang dikirimkan sampai di tempat tujuan.
− Mengadministrasikan dan menyusun laporan bulanan tentang pesanan yang diterima.
b. Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan Toko Buku & NAK
Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan Toko Buku dan NAK dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Pemasaran Es, Hiburan, Toko Buku dan NAK yang dalam kepada Kepala Bagian Pemasaran, bertugas untuk : − Mengembangkan pemasaran produksi atau jasa Industri, Hiburan dan
Toko Buku & NAK.
− Mempersiapkan karcis tontonan untuk semua bioskop milik Perusahaan Daerah dan menyelesaikannya dengan Dinas Pendapatan Daerah Tingkat II setempat.
− Menyusun laporan bulanan tentang hasil penjualan produksi Industri Es, Hiburan dan Toko Buku & NAK.
VBA SCRIPT
Sub Auto_Open() 'Welcoming statement Dim Outcome As String
Outcome = MsgBox("SELAMAT DATANG") Sheet1.Activate
Application.ScreenUpdating = False End Sub
Public RunWhen As Double Sub Berkedip()
With ThisWorkbook.Worksheets("Pendahuluan").Range("D2:R5").Font If .ColorIndex = 5 Then ' Warna biru
.ColorIndex = 2 ' Warna putih Else
If .ColorIndex = 2 Then ' Warna hijau .ColorIndex = 3 ' Warna merah Else
.ColorIndex = 5 ' Warna biru End If
End If End With
RunWhen = Now + TimeSerial(0, 0, 1)
Application.OnTime RunWhen, "'" & ThisWorkbook.Name & "'!Berkedip", , True
End Sub Sub Berhenti()
ThisWorkbook.Worksheets("Pendahuluan").Range("D2:R5").Font.ColorIndex = xlColorIndexAutomatic
Application.OnTime RunWhen, "'" & ThisWorkbook.Name & "'!Berkedip", , False
End Sub
Private Sub CmdKeluar_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub CmdKeputusan_Click() Call frmKeputusan.Show
End Sub
Private Sub cmdSimpan_Click()
ActiveWorkbook.Sheets("pemesanan").Activate Range("B6").Select
Do
'mmebuat kondisi apabila cell yang aktif kosong 'maka data di tambahkan dan diulang
'selama cell kosong
If IsEmpty(ActiveCell) = False Then ActiveCell.Offset(1, 0).Select
End If
Loop Until IsEmpty(ActiveCell) = True 'data ditambahkan ke cell dari
'input
.Value = TxtKode1.Value .Offset(0, 1) = TxtNama1.Value .Offset(0, 2) = TxtF.Value .Offset(0, 3) = TxtBF.Value .Offset(0, 4) = TxtKS.Value .Offset(0, 5) = TxtKB.Value
.Offset(0, 6) = CmbTanggalMulai.Value .Offset(0, 7) = CmbBulanMulai.Value .Offset(0, 8) = CmbTahunMulai.Value .Offset(0, 9) = CmbTanggalSelesai.Value .Offset(0, 10) = CmbBulanSelesai.Value .Offset(0, 11) = CmbTahunSelesai.Value End With
End Sub
Private Sub cmdTambah_Click() 'pada saat tombol tambah di klik 'form akan kosong kembali dengan 'pointer di kode
TxtKode1.Text = "" TxtNama1.Text = "" TxtBF.Text = "" TxtKS.Text = "" TxtKB.Text = ""
TxtF.Value = "" TxtKode1.SetFocus
End Sub
Private Sub CmbBulanMulai_DropButtonClick() Dim vMonths As Variant
Dim i As Integer
'create data arrays
vMonths = Array("Januari", "Februari", "Maret", "April", "Mei", "Juni", "Juli", "Agustus", "September", "Oktober", "November", "Desember")
'Populate months using AddItem method
For i = LBound(vMonths) To UBound(vMonths) CmbBulanMulai.AddItem vMonths(i)
Next i End Sub
Private Sub CmbBulanSelesai_DropButtonClick() Dim vMonths As Variant
Dim i As Integer
'create data arrays
vMonths = Array("Januari", "Februari", "Maret", "April", "Mei", "Juni", "Juli", "Agustus", "September", "Oktober", "November", "Desember")
'Populate months using AddItem method
Next i End Sub
Private Sub CmbTahunMulai_DropButtonClick() Dim vYears As Variant
'create data arrays
vYears = Array(2012, 2013, 2014, 2015, 2016)
'Populate years using List Property
CmbTahunMulai.List = WorksheetFunction.Transpose(vYears) End Sub
Private Sub CmbTahunSelesai_DropButtonClick() Dim vYears As Variant
'create data arrays
vYears = Array(2012, 2013, 2014, 2015, 2016)
'Populate years using List Property
CmbTahunSelesai.List = WorksheetFunction.Transpose(vYears) End Sub
Private Sub CmbTanggalMulai_DropButtonClick() Dim vDate As Variant
'create data arrays
vDate = Array(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 26, 28, 29, 30, 31)
CmbTanggalMulai.List = WorksheetFunction.Transpose(vDate)
End Sub
Private Sub CmbTanggalSelesai_DropButtonClick() Dim vDate As Variant
'create data arrays
vDate = Array(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 26, 28, 29, 30, 31)
'Populate date using list property
CmbTanggalSelesai.List = WorksheetFunction.Transpose(vDate)
End Sub
Private Sub TxtKode1_Change()
End Sub
Private Sub CmdExit_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub cmdKlikBahan_Click() Call Sheet4.Activate
End Sub
Private Sub cmdKlikBOM_Click() Call Sheet10.Activate
Private Sub cmdKlikKonsumen_Click() Call Sheet3.Activate
End Sub
Private Sub cmdKlikProduk_Click() Call Sheet5.Activate
End Sub
Private Sub CmdKlikSupplier_Click() Call Sheet13.Activate
End Sub
Private Sub CmdMenu_Click() Call Sheet1.Activate
End Sub
Private Sub cmbKeluar_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub cmbSimpan_Click()
ActiveWorkbook.Sheets("DataBB").Activate Range("A4").Select
Do
'mmebuat kondisi apabila cell yang aktif kosong 'maka data di tambahkan dan diulang
If IsEmpty(ActiveCell) = False Then ActiveCell.Offset(1, 0).Select
End If
Loop Until IsEmpty(ActiveCell) = True 'data ditambahkan ke cell dari
'input
With ActiveCell
.Value = TxtKode.Value .Offset(0, 1) = TxtNama.Value .Offset(0, 2) = TxtSatuan.Value .Offset(0, 3) = TxtSupplier.Value .Offset(0, 4) = TxtHarga.Value .Offset(0, 5) = TxtBSimpan.Value .Offset(0, 6) = TxtBPesan.Value End With
End Sub
Private Sub cmbTambah_Click() 'pada saat tombol tambah di klik 'form akan kosong kembali dengan 'pointer di kode
End Sub
Option Explicit
Private Sub CmbBahanBaku_Change() If CmbBahanBaku.ListIndex <> -1 Then
Range("_cboBahan_").Value = CmbBahanBaku.Text Else
Range("_cboBahan_").Value = vbNullString End If
End Sub
Private Sub CmbNoSO_Change() If CmbNoSO.ListIndex <> -1 Then
Range("_cboSales_").Value = CmbNoSO.Text Else
Range("_cboSales_").Value = vbNullString End If
End Sub
Private Sub CmdExit_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub CmdMenu_Click() Call Sheet1.Activate
End Sub
Private Sub lstPesan_Change() If lstPesan.ListIndex <> -1 Then
lblCustName.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 4) lblCustAddr.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 5) lblSupName.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 6) lblSupAddr.Caption = lstPesan.List(lstPesan.ListIndex, 7) Else
lblKeputusan.Caption = vbNullString lblCustName.Caption = vbNullString lblCustAddr.Caption = vbNullString lblSupName.Caption = vbNullString lblSupAddr.Caption = vbNullString End If
DAFTAR PUSTAKA
Andri, Kristanto. 2003. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Gava Media. Daihani, Dadan Umar. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. Jakarta: PT.
Elex Media Komputindo.
Faisal, Ibnu. 2010. Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi
Persediaan Bahan Baku. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia.
Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.
Hanggowibowo, Anton Setiawan. 2009. Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol
Persediaan Barang dengan Economic Order Quantity. Yogyakarta: STT
Adisutjipto.
Jefry. 2007. Perancangan Program Aplikasi Pengoptimalan Pembelian Bahan Baku pada Oke Bakery Menggunakan Metode Criss-Cross. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Lahinta, Agus. 2009. Konsep Rancangan Sistem Pendukung Keputusan
Penentuan Kandidat Penerima Beasiswa (Studi Kasus pada TPSDM
Propinsi Gorontalo). Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo.
Paranginangin, Kasiman. Aplikasi Web Dengan PHP & MYSQL. Yogyakarta: Andi. 2006
DAFTAR PUSTAKA (Lanjutan)
Suryabrata, Sumadi. Metodologi Penelitian, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Bahan Baku
Bahan baku merupakan salah satu unsur yang paling aktif didalam perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali. Bahan Baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, akan tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi. Sebutan sering dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang diproduksi.
3.2 Pengambilan Keputusan
3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon pada hakikatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:
1. Kegiatan Intelijen
Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.
2. Kegiatan Desain
Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.
3. Kegiatan Pemilihan
Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.
3.2.2 Model Pengambilan Keputusan
Adapun model pengambilan keputusan yaitu: 1.
Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. Ini dapat berupa persamaan, atau analisis lainnya, atau merupakan instruksi bagi computer, yang berupa program-program untuk computer. Adapun ciri-ciri pokok model ini ditetapkan secara lengkap melalui asumsi-asumsi, dan kesimpulan berupa konsekuensi logis dari asumsi-asumsi tanpa menggunakan pertimbangan atau intuisi mengenai proses dunia nyata (praktik) atau permasalahan yang dibuat model untuk pemecahannya.
2.
Model kualitatif didasarkan atas asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.
Model Kualitatif
3.
Model probabilitas, umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu (the concept
of probability and expected value). Adapun yang dimaksud dengan probabilitas
adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu (the chance
of particular event occuring).
Model Probabilitas
4.
Model matriks merupakan model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan. Dalam hal ini Gullett dan Hicks mengatakan : “The payoff matrix is a particularly convenient method of
displaying and summarizing the expected values alternative strategics”. Model
matriks terdiri atas dua hal, yakni baris dan lajur. Baris (row) bentuknya mendatar, sedangkan lajur (column) bentuknya menegak (vertical). Pada sisi baris berisi macam alternatif strategi yang digelarkan oleh pengambil keputusan, sedangkan pada sisi lajur berisi kondisi dan nilai harapan dalam kondisi dan situasi yang berlainan.
5.
Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya kedalam komponen-komponen, kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing. Dengan demikian, maka pimpinan tinggal memilih alternatif mana yang sekiranya paling tepat untuk dijadikan keputusan.
Model Pohon Keputusan (Decision Tree Model)
Pohon keputusan ini biasanya dipergunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam proyek yang sedang ditangani. Selanjutnya Welch dan Comer memberikan definisi mengenai pohon keputusan (decision tree) sebagai berikut:
“The decision tree is a simple diagram showing the possible consequences of
alternative decisions. The tree includes the decision nodes chance modes, pay offs
for each combination, and the probabilities of each event.”
3.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Little (1970) dalam Turban (2005) mendefinisikan Decision Support
System (DSS) sebagai “sekumpulan prosedur berbasis model untuk data
masalah yang ada pada SPK entah sebagai data atau sebagai prosedur), dan sistem pemrosesan masalah (hubungan antara dua komponen lainnya, terdiri dari satu atau lebih kapabilitas manipulasi masalah umum yang diperlukan untuk pengambilan keputusan) (Turban, 2005).
Ciri utama sekaligus keunggulan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah kemampuannya untuk menyelesaikan masalah-masalah yang tidak terstruktur. Beberapa karakteristik dari sistem pendukung keputusan (Turban, 2005) adalah:
1. Sistem pendukung keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.
2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi.
3. Sistem pendukung keputusan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah oleh orang-orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi. Oleh karena itu, pendekatan yang digunakan biasanya model interaktif.
3.4 DSS Berorientasi-Spreadsheet
Spreadsheet merupakan sistem pemodelan yang memungkinkan pengguna
[image:44.595.178.453.397.702.2]mengembangkan model-model untuk mengeksekusi analisis DSS. Model ini tidak hanya membuat, melihat, dan memodifikasi pengetahuan prosedural, tetapi juga mengintruksikan sistem untuk mengeksekusi intruksi self-contained mereka (macro). Spreadsheet digunakan secara luas pada DSS yang dikembangkan oleh pengguna akhir. Alat pengguna akhir yang paling populer untuk mengembangkan DSS adalah Microsoft Excel. Excel memasukkan puluhan paket statistik, pake pengembangan linier (solver), dan banyak model ilmu manajemen dan keuangan (Turban, 2005).
Isi database dalam model DSS digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak:
1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan,
2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang
melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apaun.
menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat.
3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja
sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek.
3.5 Software Spreadsheet
Spreadsheet Microsoft Excel telah menjadi salah satu paket software yang
dan mengorganisir data, menjalankan beragam kalkulasi, dan menggunakan paket tambahan, yang disebut add-in, untuk analisis dan pemecahan masalah lebih lanjut. Paket-paket software ini biasanya mudah dipelajari dan menyediakan fitur dasar dan lanjut untuk beragam aplikasi (Burstein, 2008).
Microsoft Excel memiliki beberapa fitur yang tersedia untuk analisis dan
penyimpanan data. Pada kenyataannya, “pengguna spreadsheet sering tidak menggunakan banyak fitur spreadsheet yang tersedia pada umumnya” (Chan dan Storey 1996 dalam Turban, 2005). Fitur Excel digambarkan dalam dua kategori utama : Fitur fungsi dasar dan fungsi yang diperluas.
Fitur fungsi dasar dan yang diperluas dalam Excel sangat cocok untuk pembentukan sebuah sistem pendukung keputusan. Kemampuan untuk memodelkan suatu masalah dan menyelesaikan ataupun melakukan simulasi merupakan komponen dasar model DSS yang dibentuk. Merupakan hal yang penting untuk lebih mengenali kemampuan Excel atau software spreadsheet lainnya sehingga seseorang dapat mengetahui ketika mengembangkan sebuah sistem pendukung keputusan (Burstein, 2008).
3.6 Fitur VBA (Visual Basic for Application)
VBA merupakan sebuah bahasa pemrograman yang termasuk di dalam
software Microsoft Excel. Ia dapat digunakan untuk mengkodekan prosedur
korespondensi kode VBA. Kode ini kemudian dapat dijalankan kemudian untuk melakukan aksi yang tercatat dalam Excel. Struktur dari bahasa pemrograman VBA adalah berdasarkan objek. Oleh karena itu, sebuah objek Excel biasanya dinamakan dan kemudian dimanipulasi dengan menggunakan ciri (properties) (untuk mengubah fitur format tertentu dari objek) ataupun metode (untuk melaksanakan aksi tertentu dari objek).
VBA untuk Excel bahasa pemrograman yang mudah dimengerti. Bahkan jika belum pernah diprogramkan sebelumnya, seorang pengguna mampu untuk memrogramkan beberapa jenis aplikasi setelah mempelajari fitur ini. Kode VBA mengijinkan pengembang DSS untuk menciptakan aplikasi yang dinamis yang dapat menerima masukan pengguna untuk membentuk komponen dasar model DSS. VBA menguntungkan jika menempatkan semua kalkulasi spreadsheet yang kompleks dan setiap analisis pada latar belakang (background) dari sistem yang ramah pengguna.
Enam langkah dasar untuk mengembangkan DSS telah diusulkan. Langkah-langkah ini telah menjadi acuan dalam mengembangkan sistem pendukung keputusan, yaitu :
1. Tinjauan Aplikasi dan Pengembangan Model : Membentuk sebuah tampilan dari keseluruhan aplikasi, merancang aliran dari masukan (input) pengguna hingga kalkulasi model sebagai keluaran (output) dan merincikan model. 2. Lembar Kerja (Worksheets) : Menentukan berapa banyak lembar kerja yang
3. Interface Pengguna : Menandai interface apa yang dibutuhkan pemrogram
untuk menerima input dari pengguna dan mengarahkannya melalui aplikasi tersebut.
4. Prosedur : Menandai prosedur pemrograman apa yang dibutuhkan untuk menerima input, melaksanakan kalkulasi, dan menampilkan output.
5. Pilihan Penyelesaian : Memutuskan apa pilihan penyelesaian yang akan diberikan kepada pengguna.
6. Pengujian dan Tahap Akhir : Memastikan bahwa aplikasi bekerja dengan tepat dan memiliki tampilan yang jelas dan profesional.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, seseorang dapat memastikan bahwa DSS dirancang dalam cara yang efisien untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam lingkungan spreadsheet, semua input dapat dikumpulkan dengan cukup dan disimpan, kalkulasi sederhana ataupun penyelesaian masalah lanjutan dapat dilaksanakan, dan output dapat ditampilkan dengan jelas kepada pengguna. Spreadsheet menjadi ramah lingkungan untuk pengembang DSS maupun pengguna.
3.7 Desain Sistem
1. Tahap analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5. Sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Tahap desain sistem memiliki dua maksud atau tujuan utama, diantaranya adalah:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan
yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi.
3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem
Alat-alat (tool) yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik, misalnya Data Flow Diagram (DFD). Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengenal dan lebih dimengerti. Alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik seperti data dictionary.
1. Diagram Konteks (context diagram)
Menurut Kristanto (2003), diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antar entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2. Data Flow Diagram (DFD)
dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).
[image:51.595.133.516.272.674.2]Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, simbol-simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu (Easy Case Professional 4.2 dengan metode Yourdon) dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Simbol-simbol DFD
Simbol Keterangan
Menunjukan entitas yang berhubungan dengan sistem yang sedang dikembangkan, dimana kesatuan luar berada diluar lingkungan sistem yang akan memberikan input atau menerima input.
Menunjukan arus data atau aliran data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari sistem tersebut.
Data flow juga dapat mempresentasikan data atau
informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Menunjukan proses kegiatan atau kerja darifungsi transformasi komponen, dan menggambarkan bagian dari sistem mentransformasikan input ke o.
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang
menggunakan susunan data yang disimpan secara ekstra dan mempunyai tujuan utama untuk menunjukkan obyek dan entity dan relationship yang ada pada obyek tersebut (Kristanto, 2003).
Menurut Kristanto ada tiga jenis derajat relasi yaitu: a. One to One (1:1)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.
b. One to Many (1:M)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama.
c. Many to Many (M:N)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya.
Tabel 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram
Simbol Keterangan
Entitas = Menunjukan hubungan entitas dengan sistem.
Relasi =Menghubungkan antar entitas.
Atribut = Menunjukan atribut yang dimiliki oleh entitas.
4. Relasi Antar Tabel
Relasi merupakan hubungan antar dua entitas atau lebih. Hubungan berarti setiap kumpulan relasi berpasangan antara himpunan entitas dengan yang lainnya. Relasi antar tabel merupakan hubungan antar tabel-tabel dalam database yang dihubungkan berdasarkan kunci field tertentu. Relasi antar tabel akan muncul pada saat normalisasi dibuat dan dihubungkan atau direlasikan untuk kunci utama primary key yang terdapat pada masing-masing tabel (Kristanto, 2003).
entitas
relasi
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian adalah langkah-langkah dan metode-metode yang digunakan untuk mengarahkan penelitian yang akan dilakukan tepat kepada sasaran yang telah ditetapkan.
4.1 Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang bergerak di bidang Percetakan. Perusahaan daerah ini beralamat di Jl. Putri Merak Jingga/Gudang No.3 Medan, Sumatera Utara.
4.2 Jenis Penelitian
Jenis rancangan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan sifatnya termasuk penelitian tindakan (action research) karena penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata (Suryabrata, 2003).
4.3 Kerangka Konseptual
tepat. Adapun kerangka konseptual dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Biaya Penyimpanan
Model Matematika/ kebutuhan bahan
ALTERNATIF KEPUTUSAN Biaya Pemesanan
Harga Bahan Baku
Kebutuhan Bahan Baku
Gambar 4.1 Kerangka Konseptual
Keterangan:
Kerangka konseptual pada Gambar 4.1 memiliki beberapa komponen yaitu:
1. Variabel Independen
Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi variabel dependen baik secara positif ataupun secara negatif (Sinulingga, 2011). Variabel-variabel independen dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Harga Bahan Baku, variabel ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh tiap satuan bahan baku.
c. Biaya Penyimpanan, variabel ini menunjukkan biaya simpan bahan baku yang dinyatakan dalam persen (%) dari harga bahan baku.
d. Kebutuhan Bahan Baku, variable ini menunjukkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan pesanan.
2. Metode/Model
Dalam penelitian ini model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika.
3. Variabel Dependen
Variable dependen adalah variable yang nilainya dipengaruhi atau ditentukan oleh nilai variabel lain. Variabel dependen dalam penelitian ini adalah alternatif keputusan dimana setiap alternatif berisi frekuensi pemesanan,
quantity pemesanan, dan total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
4.4 Prosedur Penelitian
Studi Pendahuluan dan Studi Pustaka Pengamatan langsung di perusahaan dan pencarian
metode pemecahan masalah serta teori-teori pendukung
Perumusan Masalah
Belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku, pembelian hanya
berdasarkan intuisi atau perkiraan
Tujuan Penelitian
Membuat model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku, dan membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku
Mulai
Pengumpulan Data dan Analisis
[image:57.595.182.442.106.549.2]A
Perancangan Sistem
- Struktur Data - Diagram Konteks
- Data Flow Diagram (DFD)
- Entity Relationship Diagram (ERD) - Relasi Antar Tabel
- Perancangan Worksheet - Perancangan Interface
- Penentuan Prosedur Pemrograman
Kesimpulan dan Saran Hasil dan Pembahasan
Pembahasan dari hasil rancangan sistem
Selesai
A
4.4.1 Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem informasi pada bagian pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan sebelum dilakukan perancangan sistem yang baru serta kondisi persediaan bahan baku di perusahaan dimana menyangkut sistem dan metode yang dilakukan dalam menentukan pengadaan bahan baku.
4.4.2 Studi Pustaka
Studi pustaka dalam penelitian ini berupa pembelajaran teori-teori yang akan digunakan untuk mencapai tujuan penelitian yang ingin dicapai. Teori ini akan menjadi landasan logika berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah.
4.5 Pengumpulan Data
4.5.1 Sumber Data
Data yang diperlukan dalam pemecahan masalah antara lain adalah sebagai berikut:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung di lapangan baik melalui wawancara, pengamatan, maupun pengukuran menggunakan
instrument. Data primer pada penelitian ini yaitu prosedur sistem pengadaan
2. Data Sekunder.
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari perusahaan tanpa melakukan pengukuran atau pengamatan secara langsung yang diperoleh dari arsip/dokumen perusahaan. Data sekunder pada penelitian ini yaitu format database yang berkaitan dengan sistem pengadaan bahan baik data pokok maupun data transaksi serta biaya-biaya yang berkaitan dalam pengadaan bahan.
4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data, yaitu: 1. Wawancara
Wawancara dilakukan pada bagian persediaan atau pihak yang dianggap mengetahui terhadap data primer yang dibutuhkan dalam penelitian.
2. Dokumentasi
Dokumentasi yang diambil adalah dokumen-dokumen perusahaan, baik historis maupun sekarang. Dokumentasi dilakukan terhadap data sekunder yang dibutuhkan dalam penelitian.
4.6 Perancangan Pendukung Keputusan
1. Menentukan keputusan yang akan dirancang
Adapun keputusan-keputusan yang akan dirancang dalam sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku ini adalah:
a. Volume
Keputusan menghasilkan jumlah bahan baku yang akan dipesan (quantity). b. Waktu
Keputusan menghasilkan berapa kali pemesanan bahan baku dilakukan. c. Biaya
Keputusan menghasilkan total biaya pengadaan bahan baku. 2. Membuat proses dan model
a. Jumlah (quantity) Pemesanan (JP)
Rumus untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yaitu: Q = q / n
Dimana:
Q = jumlah (quantity) pemesanan q = kebutuhan bahan baku n = frekuensi pemesanan
b. Biaya Pemesanan (O)
Untuk menghitung biaya pemesanan (O) yaitu: O = o x n Dimana:
O = biaya pemesanan
o = biaya pesan untuk sekali pemesanan n = frekuensi pemesanan
c. Biaya Bahan Baku (B)
Untuk menghitung biaya bahan baku (B) yaitu: B = Q x p Dimana:
Q = jumlah (quantity) bahan baku
d. Biaya Penyimpanan (S)
Biaya penyimpanan diberikan oleh perusahaan sebesar 2,5% dari harga bahan baku. Untuk menghitung biaya penyimpanan (S) yaitu:
S = 2,5% x B Dimana:
B = biaya bahan baku
e. Biaya Total Pengadaan Bahan (TC)
Biaya total pengadaan bahan baku yaitu jumlah dari biaya simpan, biaya pesan, dan biaya bahan baku. Untuk menghitung biaya total pengadaan bahan baku (TC) yaitu:
TC = O + B + S
Gambar 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku
3. Menyusun data requirement
Pada tahap ini disusun data-data yang dibutuhkan dalam menyusun sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.
Jumlah pemesanan (Q) (q/n)
Dimana n = banyak pemesanan
Biaya pemesanan (O) O= n x o
Dimana o = biaya pesan
Biaya penyimpanan (S) S = 2,5% x B
Total Cost (TC) TC = O + B + S Biaya bahan baku (B)
B = Q x p
4.7 Pengumpulan Data dan Analisis
Berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem serta analisis terhadap sistem awal perusahaan sebelum dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.
4.8 Perancangan Sistem
Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Struktur Sistem
Struktur sistem berisi input (masukan), transformasi (proses), dan output (keluaran) dari sistem yang akan dirancang.
2. Konteks Diagram
Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari sistem
untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan antara
5. Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data.
6. Perancangan Worksheet
Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun.
7. Perancangan Interface
Interface yang digunakan peneliti dalam perancangan sistem ini berupa
kontrol ActiveX seperti checkbox, textbox, command button, dan combobox untuk menerima input dari pengguna (user).
8. Penentuan Prosedur Pemrograman
Penentuan prosedur pemrograman yaitu membuat algoritma atau langkah-langkah dari sistem yang akan dirancang.
Diagram Konteks
Data Flow Diagram (DFD)
Entity Relationship Diagram (ERD)
Relasi Antar Tabel
Perancangan Worksheet
Perancangan Interface
Penentuan Prosedur Pemrograman
Gambar 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem
4.9 Hasil dan Pembahasan
4.10 Kesimpulan dan Saran
BAB V
PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS
5.1 Pengumpulan Data
5.1.1 Produk
Produk yang dibahas dalam penelitian ini dibatasi hanya 4 jenis produk yang sering di-order dan selalu diproduksi oleh perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Formulir
Contoh formulir dapat dilihat pada Gambar 5.1 sebagai berikut:
Gambar 5.1 Produk Formulir
2. Blok Formulir
Contoh blok formulir dapat dilihat pada Gambar 5.2 sebagai berikut:
3. Kop Surat
Contoh kop surat dapat dilihat pada Gambar 5.3 sebagai berikut:
Gambar 5.3 Produk Kop Surat
4. Kartu Box
Contoh kartu box dapat dilihat pada Gambar 5.4 sebagai berikut:
5.1.2 Spesifikasi Produk
Produk-produk yang dihasilkan memiliki spesifikasi yang berbeda setiap produknya yang dapat dilihat sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir memiliki beberapa ukuran yaitu (21,5 x 33) cm, (21,5 x 28) cm, dan (21,5x 16,5) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover dan kertas HVS 70 gram dimana untuk tiap formulir terdiri dari 100 lembar kertas HVS 70 gram dan 1 lembar kertas cover.
2. Blok Formulir
Blok formulir memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, NCR top putih, NCR middle merah, dan NCR bottom biru.
3. Kop Surat
Kop surat memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas HVS 70 gram.
4. Kartu Box
Direktur
Satuan Pengawas
Intern Bagian Umum
Bagian Tata Usaha Bagian Kepegawaian Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK Bagian Pemasaran
Es, Hiburan dan Toko Buku &
NAK Bagian Administrasi Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Verifikasi Bagian Produksi Bagian Teknik dan Produksi Bagian Pembelian
Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
5.2 Analisis
5.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan
Dianalisis
5.2.2 Sistem Awal
Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau tindakan dalam mengatasi masalah tersebut.
pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO (Purchasing Order) kepada supplier lalu supplier akan mengirim bahan sesuai yang tertera pada PO (Purchasing Order).
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada bagian produksi
Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku
Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Konsumen Pemasaran Direktur Produksi Gudang Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Perkiraan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Perkiraan kebutuhan bahan Membuat Purchasing Order Surat PO Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Laporan order dikirim kepada bagian pembelian
Konsumen Pemasaran Direktur Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Hitung kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku Membuat Purchasing Order Surat PO
BAB VI
PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.
6.1 Struktur Sistem Input - Output
Struktur sistem input – output rancangan pengambilan keputusan pengadaan bahan baku pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditunjukkan pada Gambar 6.1 dan struktur model DSS pada Gambar 6.2.
INPUT TRANSFORMASI OUTPUT
1. Data Sales Order - Jenis Pesanan - Kuantitas Pesanan - Due date (jangka waktu pemenuhan pesanan) 2. Data Bahan Baku - Nama Bahan Baku - Harga Bahan Baku - Biaya Simpan - Biaya Pesan 3. Data BOM
1. Peng-input-an data 2. Peng-edit-an data 3. Penghapusan data 4. Update data
KEPUTUSAN - Frekuensi Pembelian bahan baku - Quantity pembelian bahan baku
- Total biaya pengadaan bahan baku
FEED BACK
1. Input (Masukan)
Input yang masuk ke dalam sistem berasal dari bagian pemasaran dan bagian
produksi yaitu: - Data Sales Order
Data sales order merupakan data permintaan dari konsumen yang berisi jenis pesanan produk, kuantitas produk yang dipesan serta due date atau jangka waktu pemenuhan pesanan.
- Data Bahan Baku
Data bahan baku berisi data-data mengenai bahan baku seperti nama bahan baku, harga bahan baku, biaya pesan, dan biaya simpan.
- Data BOM (Bill of Material)
Data BOM (Bill of Material) berisi nama bahan baku atau material dan jumlah yang dibutuhkan untuk menyusun satu unit produk jadi.
2. Transformasi (Proses)
Transformasi atau proses merupakan pemrosesan dari input. Adapun transformasi dari sistem yang akan dirancang yaitu:
- Peng-input-an data
Yaitu memasukkan atau menambahkan data baru ke dalam applikasi yang dibangun.
- Peng-edit-an data
- Penghapusan data
Yaitu menghapus data yang telah disimpan didalam aplikasi. - Update data
Yaitu memperbarui data yang telah tersimpan di dalam aplikasi. 3. Output (keluaran)
Output atau keluaran merupakan hasil dari pemrosesan input (transformasi).
Dalam sistem yang akan dirancang ini, output yang dihasilkan yaitu: - Quantity bahan baku yang akan dibeli
- Frekuensi pembelian bahan baku - Total biaya pengadaan bahan baku 4. Batasan sistem
5. Lingkungan
DSS
Data Alternatif
Keputusan
Gambar 6.2 Struktur Model DSS
6.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 6.3.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGADAAN BAHAN BAKU SUPPLIER KONSUMEN Data konsumen Data Order Purchasing order BAGIAN PEMBELIAN Jumlah pemesanan bahan baku
Kapan waktu pembelian Total biaya pengadaan bahan baku
Data supplier Bahan baku BAGIAN
PRODUKSI
Data BOM Data bahan baku Data kebutuhan bahan baku
Produk jadi
Purchasing order
Gambar 6.3 Diagram Konteks
6.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari
1.0 Pesanan Masuk KONSUMEN 3.0 Perhitungan Pengadaan bahan 4.0 Keputusan Data Konsumen Data Order Tbl Data Konsumen Tbl Order BAGIAN PRODUKSI Data BOM
Data Bahan Baku 2.0
Pembuatan BOM
Tbl BOM
Tbl Bahan Baku
SUPPLIER BAGIAN PEMBELIAN Data Supplier Bahan Baku Purchasing Order
Data Purchasing Order
Tbl jumlah pembelian
Tbl waktu pembelian
Tbl total biaya pengadaan
4.0 Pembelian
Bahan
Purchasing Order
Data Data Konsumen Data Order
Data Purchasing
Order
DIREKTUR
Data Order
Data Order disetujui
Purchasing Order
disetujui
Purchasing Order
6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan
antara entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana masing-masing entitas memiliki atribut-atribut yang berhubungan. Adapun ERD pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar 6.5 sebagai berikut:
Memiliki Mempunyai KONSUMEN PESANAN BOM BAHAN BAKU PRODUK JADI Membutuhkan Mempunyai Kode_konsumen nama_konsumen alamat telepon contact_person 1 M kode_sales_order nama_konsumen nama_produk_jadi jumlah_pesanan tanggal_order tanggal_selesai M nama_produk_jadi kode_produk_jadi satuan M nama_produk_jadi kode_produk_jadi level kode_bahan_baku nama_bahan_baku jumlah satuan kode_bahan_baku nama_bahan_baku satuan nama_supplier harga_satuan biaya_simpan biaya_pesan nama_produk_jadi KEBUTUHAN BAHAN kode_sales_order bulan_ke minggu_ke bulan_ke minggu_ke nama_produk_jadi nama_bahan_baku JADWAL PRODUKSI M M M M Mempunyai Mempunyai SUPPLIER kode_supplier nama_supplier nama_supplier nama_supplier
Gambar 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
6.5 Relasi Antar Tabel
Data Konsumen Kode_konsumen Nama_konsumen Alamat Telepon Contact_person HP Data Supplier Kode_supplier Nama_supplier Alamat Telepon Data BOM Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Level Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Jumlah Satuan
Data Bahan Baku
Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Satuan Nama_Supplier Harga_Satuan Biaya_Simpan Biaya_Pesan Pemesanan Kode_Sales_Order Nama_Konsumen Nama_Produk_Jadi Jumlah_Pesanan Tanggal_Order Tanggal_Selesai Jadwal Produksi Kode_Sales_Order Nama_Produk_Jadi Bulan_Ke Minggu_Ke Kebutuhan Bahan Nama_Produk_Jadi Nama_Bahan_Baku Bulan_Ke Minggu_Ke Perhitungan Kode_Bahan_Baku Nama_Bahan_Baku Waktu_Pemesanan Biaya_Pesan Biaya_Penyimpanan Biaya_Bahan_Baku Biaya_Total Keputusan
Data Produk Jadi
Kode_Produk_Jadi Nama_Produk_Jadi Satuan
Gambar 6.6 Relasi Antar Tabel
6.6 Perancangan Worksheet
1. Worksheet Pendahuluan
Worksheet pendahuluan berisi halaman depan dari sistem pendukung
[image:89.595.138.513.247.454.2]keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang serta terdapat tombol “Master Data”, “Pesan“ dan “Keputusan”. Worksheet Pendahuluan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.7.
Gambar 6.7 Worksheet Pendahuluan
2. Worksheet Pemesanan
Worksheet pemesanan berisi data sales order dari konsumen yang di
pemesanan, dan tombol “ keputusan” untuk melanjutkan pemroresan ke sheet keputusan yang berisi alternatif keputusan dari hasil pengolahan sistem yang dirancang. Worksheet pemesanan dapat dilihat pada Gambar 6.8.
Gambar 6.8 Worksheet Pemesanan
Worksheet pemesanan merupakan database input data sales order dari sistem
pendukung keputusan yang dirancang, dimana setiap data yang di-input dari data sales order akan disimpan pada worksheet pemesanan sebagai database.
3. Worksheet BOM
Worksheet BOM berisi tabel BOM (Bill of Material) dari produk-produk jadi
Gambar 6.9 Worksheet BOM
Worksheet BOM merupakan daftar tabel yang dibuat oleh user berdasarkan
spesifikasi produk yang dibuat oleh perusahaan, dimana setiap produk memiliki BOM yang berbeda.
4. Worksheet Jadwal Produksi
Worksheet jadwal produksi berisi susunan rencana produksi dari pesanan
Gambar 6.10 Worksheet Jadwal Produksi
Worksheet jadwal produksi dibuat berdasarkan data sales order yang masuk
dan disesuakan dengan lamanya due date yang diberikan konsumen. Pada PD AIJ pengiriman barang dilakukan dalam mingguan, oleh karena itu jadwal produksi dibuat mingguan sesuai kapasitas.
Formula yang digunakan pada worksheet jadwal produksi yaitu:
=IF(C23=pemesanan!$E$32;pemesanan!$I$32;IF(AND(C23>pemesanan
!$E$32;C23<pemesanan!$F$32);pemesanan!$I$32;IF(C23=pemesanan!
$F$32;pemesanan!$J$32;0)))
5. Worksheet Kebutuhan Bahan
Worksheet kebutuhan bahan berisi susunan kebutuhan bahan untuk setiap
kebutuhan total bahan selama periode terjadwal. Worksheet kebutuhan bahan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.11.
Gambar 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan
Worksheet kebutuhan bahan yaitu worksheet yang menampilkan jumlah
bahan yang dibutuhkan dari sales order yang masuk dan disesuaikan dengan jadwal produksi.
Formula yang digunakan pada worksheet kebutuhan bahan baku yaitu:
=BOM!$D$11*JadwalProduksi!CJ13
6. Worksheet Perhitungan
Worksheet perhitungan berisi jumlah pemesanan, biaya-biaya seperti biaya
yaitu kapan pembelian bahan baku, berapa jumlah pembelian bahan baku, serta total biaya pengadaan bahan baku. Keputusan ini diperoleh dari hasil perhitungan biaya yang memberi nilai total pengadaan bahan baku yang paling minimum. Worksheet perhitungan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.12.
Gambar 6.12 Worksheet Perhitungan
Formula yang digunakan pada worksheet perhitungan yaitu: 1. Jumlah pemesanan
=ROUNDUP(((KebutuhanBahan!$CH$9/C6)/500);0)
2. Biaya pesan
=C6*DataBB!$G$4
3. Biaya bahan baku
4. Biaya penyimpanan
=F6*DataBB!$F$4
5. Total Cost
=SUM(E6:G6)
7. Worksheet Data Bahan Baku
Worksheet data bahan baku berisi spesifikasi dari bahan baku seperti kode
[image:95.595.136.508.526.727.2]8. Worksheet Data Konsumen
Worksheet data konsumen berisi informasi dari konsumen perusahaan seperti
[image:96.595.134.508.388.597.2]kode konsumen, nama konsumen, alamat, telepon, contact person, dan no HP. Dalam worsheet data konsumen terdapat tiga tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data konsumen, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data konsumen dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.14.
Gambar 6.14 Worksheet Data Konsumen
9. Worksheet Data Produk Jadi
Worksheet data produk jadi berisi informasi dari produk jadi yang diproduksi
tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data produk jadi, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data produk jadi dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.15.
Gambar 6.15 Worksheet Data Produk Jadi
10. Worksheet Data Supplier
Worksheet data supplier berisi informasi dari supplier perusahaan seperti
kode supplier, nama supplier, alamat, contact person, dan no telepon
supplier. Dalam worsheet data supplier terdapat tiga tombol yaitu tombol
dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data supplier dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.16.
Gambar 6.16 Worksheet Data Supplier
6.7 Perancangan Interface
Interface yang digunakan peneliti dalam perancangan sistem ini berupa
kontrol ActiveX seperti checkbox, textbox, command button, dan combobox untuk menerima input dari pengguna (user). Kontrol ActiveX berisi kode-kode Visual
Basic yang memberikan perintah untuk pemrosesan praktis pada masing-masing
Gambar 6.17 Tampilan Rancangan Interface Sales Order
[image:99.595.185.439.433.697.2]Ga
