SKRIPSI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA PT PEGADAIAN (PERSERO)
SUMATERA UTARA
OLEH
LEONARDO TARIGAN SILANGIT
090522108
PROGRAM STUDI STRATA 1 AKUNTANSI
DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim...
Segala puji dan syukur bagi Allah Subhanahu wa Ta’ala penulis ucapkan sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Skripsi ini berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluara Kas Pada PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara”. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan, yaitu kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Drs. Firman Syarif, Msi, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Iskandar Muda SE, Msi, Ak selaku Dosen Pembaca Penilai yang telah memberikan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu dengan hati yang tulus dan ikhlas penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca khususnya Bapak/Ibu Dosen yang dapat berguna untuk menyempurnakan skripsi ini.
Medan, Juli 2012 Penulis
ABSTRAK
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT PEGADAIAN (PERSERO) SUMATERA UTARA
Penelitian ini bertujuan agar dapat mengetahui fungsi sistem informasi akuntansi terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, dan juga bagaimana pengendalian intern terhadap kas untuk mencegah penyelewengan dan penyimpangan yang mungkin terjadi terhadap kas. Penelitian mendeskripsikan sistem juga prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara, untuk mengelola dana kas secara efektif dan efesien. Teori yang digunakan untuk menganalisis permasalahan tersebut adalah tentang Sistem Infomasi Akuntansi, Kas, dan Pengendalian Intern. Penelitian dilakukan di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara yaitu di bagian keuangan.
Teknik analisa data yang digunakan adalah metode deskriptif komparatif yaitu mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan membandingkan teori agar sesuai dengan objek yang diteliti. Penelitian yang diperoleh, sekaligus menjadi kesimpulan penelitian ini antara lain bahwa sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang sangat penting terhadap penerimaan dan pengeluaran uang tunai atau kas, untukmengelola kas secara efektif juga efesien. Ini disebabkan karena sistem akuntansi terhadap penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan perusahaan telah dilakukan secara komputerisasi dalam memproses data-data transaksi.
Prosedur terhadap penerimaan dan pengeluaran kas sudah cukup yaitu memadai, karena telah dirancang sesuai dengan pedoman akuntansi. Dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas jelas keliatan adanya pengendalian intern, yang memperlihatkan adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab yang tegas antara yang mencatat, menyimpan, serta mengelola uang tunai dan kas.
ABSTRACT
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CASH RECEIPTS AND DISBURSEMENTS IN PT PEGADAIAN (PERSERO) SUMATERA UTARA
This study aims to determine the function of accounting information system of cash receipts and disbursements, and also how the internal control of cash to prevent fraud and irregularities that may occur on cash.The study also describes the system of cash receipts and payments procedures are implemented at Pawnshops PT (Persero) of North Sumatra, to manage cash effectively and efficiently.Theories used to analyze the issue is about information system Accounting, Treasury, and Internal Control.The study was conducted at PT Mortgage Brokers (Limited) of North Sumatra is in finance.
Data analysis technique used is descriptive comparative method is to collect, classify, and compare the theory to fit the object under study.
The study obtained, as well as a conclusion of this study include that the accounting information system has a very important role to receipts and disbursements of cash or cash, to manage cash effectively is also efficient.This is because the accounting system of cash receipts and disbursements which the company applied computerization has been done in processing the transactiondata.
Procedures for cash receipts and disbursements are adequate enough, because it has been designed in accordance with accounting guidelines.The cash receipts and disbursements procedures clearly plasticity of internal control, which shows the separation of powers and responsibilities are clear between the recording, storing, and managing cash and cash.
DAFTAR ISI A. Pengertian, Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 6
B. Pengertian Kas ... 9
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN A. Hasil Penelitian ... 36
1. Sejarah Singkat PT Pegadaian (Persero) ... 36
2. Struktur Organisasi PT Pegadaian (Persero) ... 38
3. Sistem Informasi Penerimaan Kas Pada PT Pegadaian (Persero) a. Prosedur dan Sistem Penerimaan Kas ... 45
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
1 Siklus Sistem Informasi Akuntansi 8
2 Prosedur Penerimaan Kas Tunai 16
3 Prosedur Pengeluaran Kas 21
4 Struktur Organisasi PT Pegadaian (Persero) 40 Sumatera Utara
5 Prosedur Penerimaan Pengembalian Pinjaman 49 Yangdiberikan Dan Sewa Modal PT Pegadaian (Persero)
ABSTRAK
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT PEGADAIAN (PERSERO) SUMATERA UTARA
Penelitian ini bertujuan agar dapat mengetahui fungsi sistem informasi akuntansi terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, dan juga bagaimana pengendalian intern terhadap kas untuk mencegah penyelewengan dan penyimpangan yang mungkin terjadi terhadap kas. Penelitian mendeskripsikan sistem juga prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara, untuk mengelola dana kas secara efektif dan efesien. Teori yang digunakan untuk menganalisis permasalahan tersebut adalah tentang Sistem Infomasi Akuntansi, Kas, dan Pengendalian Intern. Penelitian dilakukan di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara yaitu di bagian keuangan.
Teknik analisa data yang digunakan adalah metode deskriptif komparatif yaitu mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan membandingkan teori agar sesuai dengan objek yang diteliti. Penelitian yang diperoleh, sekaligus menjadi kesimpulan penelitian ini antara lain bahwa sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang sangat penting terhadap penerimaan dan pengeluaran uang tunai atau kas, untukmengelola kas secara efektif juga efesien. Ini disebabkan karena sistem akuntansi terhadap penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan perusahaan telah dilakukan secara komputerisasi dalam memproses data-data transaksi.
Prosedur terhadap penerimaan dan pengeluaran kas sudah cukup yaitu memadai, karena telah dirancang sesuai dengan pedoman akuntansi. Dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas jelas keliatan adanya pengendalian intern, yang memperlihatkan adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab yang tegas antara yang mencatat, menyimpan, serta mengelola uang tunai dan kas.
ABSTRACT
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CASH RECEIPTS AND DISBURSEMENTS IN PT PEGADAIAN (PERSERO) SUMATERA UTARA
This study aims to determine the function of accounting information system of cash receipts and disbursements, and also how the internal control of cash to prevent fraud and irregularities that may occur on cash.The study also describes the system of cash receipts and payments procedures are implemented at Pawnshops PT (Persero) of North Sumatra, to manage cash effectively and efficiently.Theories used to analyze the issue is about information system Accounting, Treasury, and Internal Control.The study was conducted at PT Mortgage Brokers (Limited) of North Sumatra is in finance.
Data analysis technique used is descriptive comparative method is to collect, classify, and compare the theory to fit the object under study.
The study obtained, as well as a conclusion of this study include that the accounting information system has a very important role to receipts and disbursements of cash or cash, to manage cash effectively is also efficient.This is because the accounting system of cash receipts and disbursements which the company applied computerization has been done in processing the transactiondata.
Procedures for cash receipts and disbursements are adequate enough, because it has been designed in accordance with accounting guidelines.The cash receipts and disbursements procedures clearly plasticity of internal control, which shows the separation of powers and responsibilities are clear between the recording, storing, and managing cash and cash.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian
Perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasinya selalu dihadapkan dengan berbagai transaksi yang terjadi secara berurutan dalam jumlah yang cukup besar. Untuk mengolah transaksi lebih efektif dan efisien maka diperlukan suatu sistem. Sistem ini diharapkan dapat menghasilkan informasi. Informasi suatu perusahaan, misalnya informasi mengenai laporan keuangan dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan, misalnya pihak ekstern, seperti kreditur, calon investor dan pajak, sedangkan pihak intern perusahaan adalah manajemen. Dari informasi keuangan yang diperoleh, baik pihak ekstern dan pihak intern manajemen dapat mengambil suatu keputusan yang tepat, cepat dan bermanfaat. System informasi itu adalah berkaitan erat dengan akuntansi karena secara mendasar akuntansi itu adalah informasi.
System informasi akuntansi mempunyai beberapa bagianseperti: 1. Sistem pemrosesan data transaksi
2. Sistem pelaporan data akuntansi 3. Sistem pelaporan manajemen
Dalam mencapai tujuan secara maksimal adalah mencari laba sebanyak-banyaknya, perusahaan sering dilibatkan pada berbagai masalah diantaranya yaitu pengelolaan kas secara efektif dan efisien. Kas merupakan salah satu aktiva perusahaan paling lancar. Kas bisa digunakan dengan segera untuk menbiayai kebutuhan perusahaan dan juga bisa ditukarkan dengan barang dan jasa. Di samping itu banyak transaksi baik secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Sumber penerimaan kas perusahaan umumnya berasal dari penjualan tunai, penagihan piutang, dan lain-lain. Sedangkan aktivitas yang mempengaruhi pengeluaran kas yaitu pembelian tunai, pembayaran utang, pembayaran gaji,pembayaran upah, dan pembiayaan berbagai biaya operasional perusahaan.
system informasi akuntansi yang dapat memberikan informasi mengenai biaya produksi, harga pokok penjualan, dan biaya pabrikan yang dapat digunakanmanajemen perusahaan dan pihak lain untuk pengambilan keputusan. Sedangkan beberapa perusahaan seperti jasa yaitu : kantor akuntan, asuransi dan Pegadaian memerlukan system informasi akuntansi untuk menghasilkan informasi mengenai pendapatan kotor, biaya-biaya yang dikeluarkan dan laba bersih.
terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga tercipta sruktur pengendalian intern dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, sesuai informasi yang dituangkan dalam bentuk laporan keuangan perusahaan.
Sesuai dengan uraian-uraian di atas, maka penulistertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul : “Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara”.
B. Perumusan masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka perumusan masalah dalam skripsi ini adalah: “Bagaimana system informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas berfungsi secara efektif dan efisien di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara Cabang Medan”.
C. Tujuan penelitian
Di dalam penelitian ini yang menjadi tujuan pokok adalah :
D. Manfaat Penelitian
Informasi yang didapat dari penelitian ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Untuk PT Pegadaian (Persero)
Agar bermanfaat terhadap PT Pegadaian (Persero) sebagai bahan masukan dari hasil penelitian yang penulis kerjakan.
2. Untuk Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan 3. Untuk Peneliti selanjutnya
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian, Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Secara umum sistem berusaha menmperoleh satu sasaran atau lebih dan hal itu akan menjadi motivasi untuk system itu sendiri.Seperti halnya pada perusahaan berusaha mencapai tujuannya agar mendapatkan laba dan membantu masyarakat, dan ini menjadi motivasi bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Demikian juga dengan system, memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi untukpihak yang membutuhkan guna mengambil keputusan. Oleh karena itu informasi memiliki nilai ekonomi sepanjang dapat memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan,tujuan perusahaan. Agar informasi dapat diolah secara baik, diperlukan suatu mekanisme, kegiatan yang baik dan cukup. System pengolahan yang dianggap baik terdiri atas prosedur, metode dan cara serta teknik yang memungkinkan mengolah data. System pengolahan data tersebut akan melibatkan manusia sebagai penggerak dan alat sebagai penunjang didalamnya. Penjelasan mengenai system informasi akuntansi, sebaiknya dijelaskan dahulu mengenai system, informasi dan akuntansi itu sendiri yang terpisah antara satu dengan lainnya.
berpendapat “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya”.
Kedua penulis di atas, dapat ditarik suatu pengertian bahwa system merupakan suatu konsep dari sub-sub system yang saling berkaitan dan bersatu, dan yang bertujuan untuk mencapai yang diinginkan perusahaan. Konsep ini mendorong adanya integrasi juga kombinasi dari berbagai sub system, sehingga dapat mengefisiensikan proses dengan mengurangi data yang tidak perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses lainnya.
Sedangkan penulis ketiga yaitu Bodnar (2000:1) adalah sebagai berikut “informasi adalah data yang berguna, yang diolah, sehingga data dijadikan dasar untuk mengambil keputusan”
Dari defenisi diatas dapat dilihat bahwa informasi itu sangat berperan penting dalam suatu perusahaan, terutama untuk pengambilan keputusan ekonomi. Informasi yang berupa dokumen operasional adalah pesanan penjualan, suatu laporan terstruktur atau pesanan di layar computer.
Sedangkan pengertian akuntansi, yang dimaksud akan penulis Belkaoui (2000:37) “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasian hal tersebut”
Menurut penulis yang memberikan arti sistem informasi akuntansi yaitu Steven A.Moscove dalam Baridwan (2002:4) menyatakan “system informasi akuntasi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang reevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor, dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen)”.
System informasi akuntansi menurut penulis Mulyadi (2001:31) “system informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”
System akuntansi disusun berdasarkan input berupa data akuntansi, sedangkan proses akuntansi yang mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi oleh orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan akuntansi, dengan dibantu berbagai fasilitas dalam bentuk formulir, peralatan dan metode serta peraturan-peraturan sehingga diperoleh informasi yang dituangkan dalam laporan akuntansi.
Gambar 1. Siklus Sistem Informasi Akuntansi
Sumber: Nugroho Widjajanto, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta, 2001,
System informasi akuntansi sebaiknya memiliki tujuan untuk membantu pihak internal dan eksternal dalam mengambil keputusan. Menurut Widjajanto (2001:211) “Tujuan system informasi akuntansi adalah untuk memasok informasi yang akan dijadikan bahan bagi pengambilan keputusan yang bersifat rutin, terstruktur dan mudah diantisipasi”.
Penulis Hall (2001:18) terdapat tiga tujuan yang umum bagi semua system, yaitu:
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. System informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen
System informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
System informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
Sesuai uraian di atas diambil kesimpulan bahwa tujuan system informasi akuntansi adalah untuk menyajikan informasi keuangan bagi pihak internal dan eksternal sehingga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan suatu perusahaan.
B. Kas
masuk yang bersifat tidak rutin adalah aliran kas yang berasal dari penyertaan pemilik perusahaan, penjualan saham, penerimaan kredit dari bank, penjualan aktiva tetap yang tidak terpakai, dan sebagainya. Pengeluaran kas suatu perusahaan dapat bersifat rutin, misalnya pengeluaran kas untuk pembelian bahan, pembayaran gaji dan upah karyawan, dan sebagainya. Ada juga kas keluaryang bersifat tidak rutin seperti : pembayaran bunga, deviden, pajak penghasilan atas laba, pembayaran angsuran hutang, pembelian kembali saham yang beredar, pembelian aktiva tetap.
Kas yang menurut Soemarso (2005:296) “Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan)” yang dapat tersedia dengan segera dan dierima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.Harnanto (2002:148) “Kas meliputi baik uang tunai (kertas dan logam), cek, wesel, cek giro bilyet yang ada dalam perusahaan (cash on hand) maupun uang yang disimpan di bank dalam bentuk kas dan tabungan (cash in bank) yang tidak dibatasi jumlah dan waktu pengambilannya”
Munawir (2002:103) “Kas dapat berupa uang logam atau uang kertas yang ada dalam perusahaan (cash on hand) dan simpanan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi baik dalam jumlah maupun waktunya, misalnya: simpanan giro tabungan serta alat pembayaran lainnya, termasuk money order, certified check, personal check, dan bank draft”
sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”
Sesuai dengan kutipan di atas, disimpulkan bahwa kas adalah harta lancar yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lainnya (wesel bank, cek, giro dan lain-lain) yang dapat dipergunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran ekonomi.
C. Prosedur dan Sistem Penerimaan Kas
System dan prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang untuk mencegah terjadinya penyelewengan. Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya selalu membutuhkan uang kas agar dapat membiayai kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus mencari sumber-sumber penerimaan kas agar sanggup mengimbangi pengeluaran kas sehingga ada perimbangan rutin, sumber penerimaan kas dalam perusahaan dapat berasal dari:
1. Penjualan penjualan investasi jangka panjang, dan aktiva tetap yang berwujud maupun yang tidak berwujud atau penurunan akiva tidak lancar yang diimbangi dengan penambahan uang tunai.
2. Adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal perusahaan dalam bentuk kas
4. Berkurangnya aktiva lancar selain kas yang diimbangi dengan adanya penerimaan kas. Adanya penurunan piutang karena adanya penerimaan pembayaran, berkurangnya persediaan barang dagangan karena adanya penjualan secara tunai. Adanya penurunan surat berharga karena adanya penjualan.
5. Penerimaan kas dari sewa, dari bunga atau dividen dari investasinya, sumbangan, atau hadiah manapun adanya pengembalian kelebihan pembayaran pajak.
Penerimaan kas secara umum di perusahaan adalah dari hasil penjualan, penagihan piutang. Disamping itu juga terdapat sumber penerimaan kas lainnya seperti pinjaman dari kreditur, pendapatan dari bunga dan penjualan aktiva tetap dan lain-lain.
Penulis-penulis memberi penjelasan bahwa system penerimaan adalah : 1. Informasi keuangan pendukung lainnya seperti : nomor rekening
pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, yang tersedia pada saat pembayaran diterima pada penerimaan dokumen, dimana dokumentersebut dipilah-pilah. Cek tersebut dikirimkan ke kasir pada departemen-departemen penerimaan kas, dan bukti pembayaran tersebut dikirimkan ke bagian piutang.
2. Selanjutnya cek tersebut diterima oleh kasir dan dilakukan pencatatanpada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank yang sudah menjadi langganan perusahaan.
4. Bagian penerimaankas dan bagian piutang mengirimkan ringkasan informasi tersebut ke bagian buku besar umum. Informasi ini disesuaikan dan digunakan untuk memperbaharui rekening piutang dan rekening kas. Tahapan yangpalingkristis di dalampenerimaan kas yaitu pembuatandokumen bukti penerimaan kas,jikacatatantelahdibuat,maka kastergantungpada pengendalianakuntansi, yaitusesuai dengan catatan yang telah dibuat, maka apabilaada kesalahanakan sangat sulit didasari maupun ditemukan, misaldenganpenjualantunai pada perusahaan tidakeceran. Apakah ada jaminan bahwa penjualan telah dicatatat secara menyeluruh Sangat mungkin si kasir mengantongi kas dan memberikan barang kepada pelanggan sementara transaksinya tidak tercatat.Ini menunjukkan penanganan kas yang tidak efektif dan efisien, dan memungkinkan terjadinya kerugian pada perusahaan tersebut. Untuk itu perlu dirancang prosedur dalam organisasi yang memuat aturan-aturan dan tata cara pemrosesan transaksi. Penulis memberi penjualan di dalam prosedur penerimaan kas di dalam pelunasan piutang adalah :
1. Uang diterima di dalam bentuk cek dan cek tersebut diterima oleh unit khusus penerimaan dana pada bagian kesekretariatan.
2. Cek tersebut diterima dan disertai surat pengantar untuk mengenai tujuan pembayaran bersangkutan
3. Diasumsikan kas diterima dari penagihan piutang, sehingga surat pengantar pembayaran diteruskan oleh unit penerimaan dan kebagian piutang.
1. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh unit penerima kiriman, akuntansi piutang dan akuntansi buku besar.
2. Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang terdiri dari kewenangan untuk mengesahkandan menyetorkan cek ke bank adalah tanggung jawab kasir. 3. Fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh satuan pengawas intern atau
bagian internal audit perusahaan.
Di dalam diagram arus dokumen prosedur penerimaan kas digambarkan sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Dokumen
Penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran dansaat pembayaran dilaksanakan, pelanggan merobek bagian bukti pembayaran dan dikembalikan kepada penjual bersama dengan pembayaran tunai. Manfaatdari dokumen ini terlihat pada perusahaan yang mempunyai banyak pelanggan dan banyak transaksi penerimaan kas harian.
2. Departemen Penerimaan Kas
3. BagianPiutang
Petugas bagian piutang melakukan proses bukti pembayaran pada rekening pelanggan pada buku besar pembantu piutang ini tujuannya agar tercipta internal control piutang.
4. Bagian Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening piutang dan rekeningkas, mencocokkan rekening piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang.
5. Bagian Pengawasan
Di dalam prosedur penerimaan kas akan memperlihatkan masalah-masalah seperti : pengurusan dan pengawasan fisik atas uang kas yang diterima, serta pengurusan secara administrasi seperti pembuatan bukti asli. Bukti asli yang dipergunakan dapat berbentuk formulir maupun dokumen.
Menurut penulis Mulyadi (2001:463) dokumen yang digunakan sebagai bukti asli transaksi pada penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos
2. Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat olegh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk keperluan pembuatan bukti setor dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung buktis setor bank dalam pencatatan penerimaan kas. setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
4. Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat olenh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
a. Penerimaan pembayaran piutang dagang b. Penjualan tunai.
c. Pendapatan lain-lain.
Agar tercipta struktur pengawasan internal, untuk mencegah terjadinya penyelewengan kas dan meminimalkan kemungkinan terjadinya kehancuran di dalam perusahaan, maka diadakan system dan prosedur yang melibatkan beberapa bagian di dalam perusahaan, yang memisahan fungsi dalam menangani transaksi agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat di satu bagian.
D. Prosedur dan Sistem Pengeluaran Kas
Prosedur dan sistem pengeluaran kasmemiliki tujuan untuk menangkal penyelewengan yang terjadi sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya penyelewengan. Secara umum pengeluaran uang dalam jumlah yang besar memalui cek atau giro, dan pengeluaran kas untuk pembayaran yang jumlahnya kecil melalui uang tunai atau disiapkan kas kecil dalam perusahaanpenerimaan kas, atau penggunaankas dimanfaatkan untuk membiayai kelangsungan hidup perusahaan.
Menurut penulis Munawir (1997:159) penggunaan atau pengeluaran kas dapat disebabkan adanya transaksi sebagai berikut:
1. Pembelian saham atau obligasi sebagai investasi jangka pendek maupun jangka panjang serta adanya pembeian aktiva tetap lain
2. Penarikan kembali saham yang beredar maupun adanya pengambilan kas perusahaan oleh pemilik perusahaan
3. Pelunasan atau pembayaran angsuran hutang jangka pendek maupun jangka panjang
4. Pembelian barang dagangan secara tunai, adanya pembayaran biaya operasi meliputi upah, gaji, pembelian, suppliers kantor, pembayaran biaya maupun, premi asuransi advertensi dan adanya persekot-persekot biaya maupun persekot pembelian
Demikian juga penulis Hall (2001:274) bahwa system pengeluaran kas untuk berbagai kebutuhan adalah sebagai berikut:
1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa kewajibannya di bayar, dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajibannya
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar. Informasi ini direkonsiliasi dan dipostkan keakun control kas dan utang dagang.
Prosedur untuk pengeluaran uang kas akan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi pengeluran kas tidak terpusat pada satu bagian untuk menciptakan pengendalian kecurangan atau menangkal manipulasi pengeluaran kas.
Menurut Hall (2001:275) Prosedur pengeluaran kas bagian-bagian yang tersebut adalah bagian:
1. Departemen utang dagang
Proses pengeluaran kas dimulai didepartemen utang dagang. Setiap hari petugas administrasi utang dagang mempelajari file utang voucnher terbuka (atau utang dagang) untuk jatuh tempo setiap item dan mengirimkan voucher dan dokumen pendukung (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) ke departemen pengeluaran kas 2. Departemen pengeluaran kas
Petugasadministrasi pengeluaran kas menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan akuratan administrasi dokumen tersebut. Untuk setiap pengeluaran petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri atas 3 bagian dan mencatat nomor cek jumlah dollar, nomor voucher dan data penting lainnya dalam register cek juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Cek tersebut bersama dengan dokumen pendukung lainnya dikirim ke manajer departemen pengeluaran kas, atau bendahara untuk ditanda tangani. Petugas tersebut menandakan dokumen-dokumen dalam paket voucher sebagai telah dibayar dan mengembalikan mereka ke departemen utang dagang. Akhirnya petugas pengeluaran kas merangkumkan jurnal yang dibuatke register cek dan mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal berikut ke departemen buku besar.
DR CR
Utang dagang XXXX
3. Departemen buku besar
Petugas administrasi buku besar menerima voucher jurnal dari pengeluran kas dan rangkuman akun dari utang dagang. Petugas administrasi buku besar mempostkan keakun control utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan rekonsiliasi akun control utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang. Tahap ini menyelesaikan prosedur pengeluran kas.
Penulis lain seperti Widjajanto (2001:295) prosedur pengeluran kas memberikan penjelasan seperti dibawah ini :
1. Pengeluaran uang dilakukan dengan menggunakan cek 2. Bank menyampaikan semua cancelled check kepada perusahaan
Dalam prosedur pengeluran kas harus terdapat pemisahan fungsi sehingga tercipta mekanisme saling uji (internal check) sebagai berikut:
1. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh unit penerima kiriman akuntansi piutang dan akuntansi buku besar (general ledger)
2. Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang terdiri dari kewenangan untuk mengesahkan (endorsement) dan menyetorkan cek ke bank yang merupakan tanggung jawab kasir.
3. Fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh satuan pengawasan intern
Adapun dokumen-dokumen berhubungan dengan system pengeluran kas untuk pengamanan adalah sebagai berikut :
b. Cek, merupakan alat yang digunakan untuk memerintahkan dan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang yang namanya tercantum dalam cek tersebut.
c. Giro merupakan bentuk pemindah buku bulanan dari satu rekening ke rekening lain sesuai atas perusahaan.
d. Permintaan cek dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Catatan yang digunakan di dalam akuntansi pengeluaran adalah jurnal pengeluran kas dan register cek. Sesuai uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengeluran kas ditujukan untuk membayar bermacam-macam transaksi di dalam suatu perusahaan. Prosedur pengeluran kas dirancang agar tujuan untuk menerapkan unsur pengendalian dalam kegiatan pengeluaran kas yang juga melibatkan berbagai bagian dalam perusahaan dengan menggunakan formulir yang berhubungan dengan transaksi tersebut.
D. Intern Control Kas
1. Pengertian dan prinsip pengendalian intern
a. Untuk mengamankan harta perusahaan dan sumber-sumber lain dari kecurangan, pemborosan.
b. Berusaha meningkatkan ketelitian dan juga dipercayainya data akuntansi yang ada.
c. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan atau kepatuhan.
d. Menerapkan efisiensi dan efektif terhadap peraturan yang telah diterapkan Bodnar dan Hopwood (2000:174) : menyatakan “Pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Yang terdiri dari tiga elemet yakni: lingkungan pengendalian, system akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian”.
Intern control meliputi kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi agar tercapai tujuan perusahaan, seperti :
a. Menjaga aktivitas perusahaan. b. Memastikan akurasi catatan.
c. Informasi akuntansi, mempromosikan efisiensidan mengukur kesesuaian dengan kebijakan ditetapkan oleh manajemen.
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian ini mencakup corak organisasi, mempengaruhi dasar pengendalian. Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Sedangkan faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian adalah :
a. Nilai integritas dan juga etika. b. Komitmen terhadap kompetensi. c. Dewan komisaris dan komite audit. d. Filosopi dan gaya operasi manajemen. e. Struktur organisasi.
f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab. g. Berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusianya. 2. Penafsiran resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan agar mencapai tujuan, membentuk dasar untuk menentukanresiko harus diawasi terus-menerus.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu agar terjamin arahan manajemen ditetapkan
4. Pemantauan
5. Informasi dan komunikasi
Fokus utama dari kebijakan dan prosedur ini adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang telah ditetapkan sesuai pedoman.
Berdasarkan dari defenisi dan penjelasan diatas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern ditekankan pada konsep-konsep dasar yang dijabarkan oleh dibawah ini :
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses seperti rangkaian tindakan yang bersifat rutin dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari infrastruktur perusahaan.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang yang berpendidikan, pengalamanbukan hanya pedoman kebijaksanaan, namun dijalankan, dan orang dalam perusahaan tersebut.
3. Pengendalian interndapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak untuk manajemen dan dewan direksi bagi suatu perusahaan. Ini disebabkan oleh keterbatasan bawaan yang ada dalam struktur pengendalian intern dan pertimbangan biaya dan manfaat dalam pencapaian tujuan pengendalian
4. Pengendalian internuntuk mencapai tujuan yang saling terkait satu seperti : antara laporan keuangan dan kepatuhan juga operasi perusahaan.
diteliti oleh orang lain dan tidak ditemukan orang yang melakukan pekerjaan dari awal hingga selesai. Dalam system informasi computer pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan oleh beberapa orang dapat dikerjakan oleh satu orang ditambah mesin elektronik. Pengendalian intern dalam system elektronik adalah apabila orang yang melakukan pemrosesan data bekerja secara jujur dan teliti sehingga hasilnya dapat seperti yang diinginkan perusahaan.
Karakteristik pengendalian akuntansi dalam system computer meliputi berbagai langkah seperti :
a. Ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan computer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama data yang menyangkut pengolahan data akuntansi yang berulang-ulang.
b. Komputer melakukan berbagai pemeriksaan yang semula dilakukan oleh manusia melalui program computer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual dan rutin.
c. Sistem computer menitikberatkan pengendalian melalui program computer sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi secara menyeluruh.
Di dalam standart professional akuntan public pengendalian intern lingkungan system informasi computer menjadi :
1. Pengendalian umum
a. Pengendalian organisasi dan manajemen.
b. Pengendalian terhadap pengembangan dan pemeliharaan system aplikasi.
c. Pengendalian terhadap operasi system.
d. Pengendalian terhadap perangkat lunak system, pengendalian terhadap entry data dan program.
2. Pengendalian aplikasi
Untuk menetapkan prosedur pengendalian khusus aplikasi akuntansi untuk memberikan keyakinan memadai bahwa semua transaksi telah di otorisasi dicatat, serta diolah seluruhnya dengan cepat dan tepat waktu. Pengedalian aplikasi meliputi :
a. Pengendalian atas input, pengendalian atas pengolahan data file data computer.
b. Pengendalian atas output, serta pengendalian input, pengolahan, dan keluran dalam system online.
Penulis Hartadi (2004:82) memberikan beberapa prinsip dasar suatu system untuk mencapai tujuan pengendalian akuntansi yaitu : “pemisahan fungsi, prosedur pemberian wewenang, prosedur dokumentasi, prosedur dan catatan akuntansi, pengawasan fisik atas aktiva dan catatan akuntansi dan pemeriksaan intern secara bebas”. Untuk lebih jelasnya kutipan diatas akan penulis uraikan sebagai berikut :
a. Pemisahana fungsi
atas kesalahan atau ketidak beresan atas kegiatan normal perusahaan tersebut.
b. Pemberian wewenang
Pemberian wewenang ini untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang
c. Prosedur dokumentasi
Prosedur dokumentasi penetapan tanggung jawab pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Dimana dokumentasi (dapat membentuk faktur, voucher, tanda tangan, inisial, dan cap persetujuan) yang layak merjupakan hal yang penting untuk terciptanya system pengendalian akuntansi yang efektif
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Prosedur dan catatan akuntansi terbagi dua yaitu : dapat diarsipkan atau dibuat catatan-catatan akuntansi yang teliti secara tepat, data akuntansi dapat dilaporkan kepada pemakai secara tepat waktu
e. Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan akuntansi
Pengawasan fisik ini berhubungan dengan (a) alat keamanan dan ukuran untuk menyelamatkan aktiva, catatan akuntansi, dan formulir tercetak yang gagal penggunaannya, (b) penggunaan alat yang mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f. Pemeriksaan intern secara bebas
rekening-rekening control, mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data di dalam perusahaan.
2. Pengendalian Intern Kas
Pengendalian intern kas dirancang dengan sempurna agar uang kas dapat diamankan dari tindakan penyelewengan ataupun kecurangan. Untuk system penerimaan kas, pada bagian penerimaan dokumen ini titik rawan bagi pengungkapan kecurangan dalam perusahaan. Orang yang bertugas untuk membuka dokumen juga mengetahui jalur kas dan jalur untuk mendapatkan dokumen bukti pembayaran. Kecurangan karyawan akan menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek dan kas lalu menghilangkan bukti sehingga tidak meninggalkan bukti transaksi tersebut. Untuk menghindari halitu perlu dibuat suatu system pengendalian intern kas dalam perusahaan, system pengendalian intern kas meningkatkan kemungkinan laporan nilai kas menjadi akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan. Untuk menghindari kecurangan maka internal control tersebut sebaiknya harus :
a. Terpisah antara penyimpanan dan akuntansi kas b. Mencatat semua transaksi kas secara teratur
c. Hanya saldo kas minimum yang dibutuhkan di kas kecil d. Melaksanakan perhitungan atas saldo kas secara mendadak
Adapun karakteristik dasar dari suatu system pengendalian kas sebagai berikut :
a. Tanggung jawab yang diberikan secara penuh untuk penerimaan kas perusahaan pada satu orang.
b. Dipisahkan kepemilikan dan pencatatan kuitansi atas pemasukan kas c. Depositokan setiap penerimaan kas setiap hari
d. Sistem voucher untuk mengontrol pembayaran kas e. Audit internaltidak beraturan atau mendadak
f. Setiap catatan kas ganda bank dan buku dengan rekonsiliasi yang ditampilkan oleh seseorang di luar fungsi tersebut.
Kas di rekening bank merupakan salah satu pengendalian intern kas yang paling baik, karena bank telahmengamankan kas, bank juga memberikan catatan terperinci mengenai transaksi kas kepada perusahaan. Untuk dapat menarik manfaat dari alat pengendalian ini, perusahaan harus menyimpan semua penerimaan kas di dalam rekening bank dan melakukan pembayaran melalui rekening itu untuk jumlah tersebut kecuali yang relatif kecil cukup melalui uang tunai.
Rekening bank dari pengendalian kas dan member beberapa keunggulan rekening bank ini adalah sebagai berikut :
a. Uang kas dilindungi oleh bank
b. Pencatatan kas dilakukan terpisah oleh bank
c. Penanganan kas dari resiko pencurian dan perusahaan
e. Bank menyediakan jasa meliputi penerbitan giro, cek, alat investasi, dan pendapatan bunga, penagihan, pembayaran dan lain-lain.
Rekonsiliasi bank menurut Skoucen dan Stice (2001:381) ialah “suatu proses yang mengidentifikasi perbedaan antara saldo kas pada buku deposan dengan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank. Rekonsiliasi memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan saldo buku pada jumlah kas yang benar”. Rekonsiliasi bank itu untuk mengungkapkan perbedaan kesalahan atau ketidakberaturan apapun baik di dalam catatan bank maupun pada catatan perusahaan. Perbedaan jumlah dapat terjadi karena adanya perbedaan waktu pencatatan dari transaksi tertentu atau berbagai hal seperti deposit in transit charges. Rekonsiliasi bank dapat dijadikan sebagai alat pengendalian intern karena memberikan informasi darimana sumber penerimaan perusahaan dan bagaimana uang tersebut dikeluarkan dan beberapa saldo setiap saat. Auditor intern dapat juga digunakan sebagai alat pengendalian intern kas, karena auditor intern bergerak bebas dalam suatu organisasi guna mempelajari dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan guna memberi saran-saran kepada manajemen atas temuannya setiap saat.Di dalam sebuah perusahaan yang pengolahan datanya sudah berbasis computer, pengendalian intern kas dapat dilakukan dengan cara: pengamanan fisik pengamanan program data. Pengamanan fisik dapat dilakukan dengan mengunci dan menggunakan system alarm apabila computer dicuri, menyimpan data pada media penyimpanan data.
penggunaan arsip yang disembunyikan dan nama arsip rahasia, penggunaan password dalam mengakses data kas sehingga dapat mengurangi resiko kemungkinan perubahan program dan anpa izin dan penggunaan prosedur pengendalian berupa penambahan software agar lebih terjamin.
3. Hubungan pengendalian intern dengan system informasi akuntansi Sebagaimana telah dijelaskan bahwa pengendalian intern meliputi : a. Struktur organisasi.
b. Metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi.
c. Mengecek ketelitian.
d. keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari pengertian tersebut dapat dilihat betapa kuatnya hubungan yang timbul antara pengendalian intern dengan system informasi akuntansi khususnya system informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluran kas. Suatu system informasi akuntansi yang baik harus mempunyai suatu pengendalian intern yang handal pula agar saling mendukung.
digunakan oleh system informasi akuntansi kas sebagai input dalam pemrosesan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan, dan laporan tersebut digunakan oleh para pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Adapun jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu memaparkan gambaran yang sebenarnya tentang system informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dimiliki dan diterapkan oleh PT Pengadaian (Persero) Sumatera Utara.
B. Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT Pengadaian (Persero) Sumatera Utara yang berlokasi di Jalan Pengadaian No.112 Medan
C. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :
1. Data primer yang diperoleh secara langsung dari sumber asli. Yaitu diperoleh melalui wawancara dengan bagian keuangan, staf akuntansi dan karyawan yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang diperlukan dalam penyelesaian skripsi ini.
D. Teknik Pengumpulan Data
1. Teknik wawancara, yaitu penulis melakukan serangkaian tanya jawab secara langsung kepada kepala bagian keuangan, manajer kantor cabang, asisten manajer keuangan, dan karyawan-karyawan yang berhubungan dengan topik dan masalah yang dibahas dalam skripsi ini
2. Teknik studi literatur, yaitu mengumpulkan data-data dengan membaca dan mempelajari teori-teori dan literature-literature yang berkaitan dengan system informasi akuntansi penerimaandan pengeluaran kas
3. Teknik dokumentasi, yaitu yang dengan pencatatan dan pengcopyan atas data-data sekunder untuk mendapatkan data-data yang mendukung penelitian tersebut.
E. Teknik Analisa Data
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Sejarah Singkat PT Pegadaian (Persero)
Cikal bakal pegadaian di Indonesia ditandainya dari berdirinya Bank Van Leening pada masa VOC, tahun 1746. Lembaga ini mempunyai tugas memberikan pinjaman uang kepada masyarakat dengan jaminan gadai. Hingga saat ini, Pegadaian telah mengalami lima zaman pemerintahan, yaitu:
a. Pegadaian pada Masa VOC (1746-1811)
Pasa masa ini, didirikan Bank Van Leening oleh VOC dengan surat keputusan Gubernur Jenderal Van Imhoff tertanggal 20 Agustus 1746. Bank Van Leening berfungsi sebagai pemberi pinjaman dengan dasar gadai dan bank wesel setelah itu
b. Pegadaian pada Masa Penjajahan Inggris (1811-1816)
Pada masa ini diberlakukan suatu ketentuan bahwa setiap orang boleh mendirikan pegadaian swasta asal mendapat izin (licentie) dari penguasa daerah setempat. Pada tahun 1814 licentie diganti dengan Patchstelsel, yaitu hak mendirikan pegadaian kepada umum yang menawar paling tinggi, setelah itu
c. Pegadaian pada Masa Penjajahan Belanda (1816-1942)
yang berarti pemegang Patchstelsel orang dilarang menerima gadai sampai dengan m jumlah f. 100, larangan ini tercantum dalam KUI P (weetbook Van Strafrecht) pasal 509. Ternyata hasil uang yang dipinjam dari pegadaian menunjukkan hal-hal yang menguntungkan, maka melalui keputusan pemerintah Stbld No. 131 tanggal 12 Maret 1901, pegadaian Negara dibuka mulai tanggal 1 April 1901 di Sukabumi.
Melalui keputusan Stbld No 28 1921 ditetapkan bahwa penyelenggara pegadaian adalah pemerintah. Dalam Stbld No. 226 tahun 1930 jawatan pegadaian di administrasi secara terpisah dari bagian kekayaan Negara lainnya. Dengan Stbld No. 341 tahun 1933, maka lelang barang-barang jaminan yang habis temponya diselenggarakan oleh jawatan pegadaian sendiri, tidak lagi oleh Balai Lelang, setelah selesai penjajah Belanda masuk masa jajahan Jepang disini d. Pegadaian pada masa penjajahan Jepang (1942-1945)
Pada masa ini terjadi perpindahan kantor pusat jawatan pegadaian dari Jalan Keramat No. 162 ke Jalan Keramat No. 132. Barang-barang yang digadaikan seperti emas dan pertama kepunyaan rakyat harus dijual kepada tentara Dai-Nippon, sehingga lelang barang-barang emas dan permata dihapuskan. Pada tahun 1943, barang logam lainnya juga tidak dilelangkan. Pada saat ini pegadaian hamper-hampir tidak berfungsi, setelah jepang berangkat maka masuk masa Indonesia merdeka disini,
Pengadaian pada masa kemerdekaan (1945 – s.d sekarang)
tahun 1969, keluar Undang Undang Republik Indonesia No.9 (Lembaran Negara Tahun 1969 No.16, tambahan lembaran Negara No.2890). undang-undang ini mengatur bentuk usaha Negara menjadi tiga bentuk yaitu: PERJAN, PERUM dan PERSERO. Sejalan dengan peraturan tersebut,maka ditetapkan status pegadaian menjadi perusahaan jawatan (Perjan).Dengan penyesuaian tersebut, maka nilai kekayaan P.N. pegadaian dilikuidasi oleh direktorat Akuntan Indonesia dan kekayaan perjan pegadaian menjadi Rp. 4.529.933.96 (empat miliar lima ratus dua puluh Sembilan juta Sembilan ribu tiga puluh tiga koma Sembilan enam rupiah). Kemudian melalui peraturan pemerintah No. 10 tahun 1990 tanggal 10 April 1990, terjadi perubahan status Perjan Pegadaian menjadi Perum Pegadaian (Lembaga Negara tahun 1990 No. 14)
Sesuai peraturan pemerintah Republik Indonesia No.51 tahun 2011 tentang perubahan bentuk badan hukum perusahaan umum (PERUM) Pegadaian menjadi peruhaan Perseroan (PERSERO). Yang di sah kan Pada tanggal 1 April 2012 dan bertepatan pada ulang tahun Pegadaian yang ke 111, berubah nama menjadi PT Pegadaian (Persero).
2. Struktur Organisasi PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara
Utaraberbentuk Lini dan Staff, dimana pimpinan tertinggi terletak di tangan kepala kantor wilayah dengan garis komando dari tingkat paling atas sampai ke bawah. Kepala kantor wilayah dibantu oleh staf inspektorat daerah sebagai pemberi saran terhadap penilaian kinerja kegiatan operasional, kepala kantor wilayah juga dibantu oleh empat bagian yaitu:
1. Bagian operasional dan pemasaran. 2. Bagian keuangan.
3. Bagian sumber daya manusia. 4. Bagian logistic.
Bentuk lini tampak pada fungsional humas, fungsional ahli taksir dan fungsional teknologi informasi yang letaknya sejajar dengan inspektur wilayah dan langsung di bawah kepala kantor wilayah, juga dengan kepala cabang. Sedangkan bentuk organisasi staffnya tampak pada masing-masing kepala bagian yang membawahi beberapa sub bagian.
KANTOR WILAYAH
Struktur organisasi PT Pegadaian (Persero) Kantor wilayah Medan terdiri beberapa bagian, yaitu :
1. Inspektur Wilayah mempunyai tugas merencanakan, mengorganisasikan dan menyelenggarakan dan mengendalikan penilaian atas system pengendalian manajemen dan pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan di kantor wilayah serta memberikan saran-saran perbaikan. Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, Inspektur Wilayah mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengorganisasi, menyelenggarakan serta mengendalikan rencana kerja inspektur wilayah
b. Merencanakan, dan menyelenggarakan serta mengendalikan program kerja pemeriksaan Inspektur Wilayah
c. Merencanakan,menyelenggarakan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatanpemeriksaan rutin.
d. Merencanakan,menyelenggarakan dan mengendalikan pelaksanaan pemeriksaan oleh auditor intern perusahaan dan external audit.
e. Merencanakan,menyelenggarakan serta mengendalikan kegiatan penyusunan laporan.
f. Merencanakan,menyelenggarakan dan juga mengendalikan kegiatan pemberian pertimbangan terhadap kecurangan maupun disiplin yang terjadi di wilayahnya.
dan Kantor Cabang. Fungsi Humas dan Hukum mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi rencana kerjafungsi Humas dan Hukum
b. Melakukan publikasi dan pelayanan informasi perkembangan perusahaan dan penyuluhan hukum
c. Melaksanakan kegiatan serta evaluasi dokumen hukum d. Melaksanakan kegiatan masalah hukum
e. Melaksanakan pergurusan tamu dan kegiatan protokoler
3. Fungsi Ahli Taksir, Ahli Taksir mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi rencana kerjaahli taksir. b. Melakukan analisis data perkembangan operasional Kantor Cabang
dalam rangka pembinaan taksiran
c. Melakukan evaluasi atas rata-rata taksiran dan rata-rata uang pinjaman kantor Cabang .
d. Melakukan pengujian barang bukti perhiasan sesuai dengan permohonan investasi.
e. Melakukan survey dan pengkajian harga pasar setempat atas barang jaminan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
f. Melakukan pemeriksaan taksiran ulang atas barang-barang jaminan yang bermasalah.
perangkat lunak dalam lingkup perusahaan. Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, informasi mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi rencana kerja dan fungsi teknologi informasi
b. Memberikan solusi ahtas trouble shooting atas pelaksanaan pengoperasian data dan system aplikasi di Kantor Wilayah dan Kantor Cabang
c. Melakukan pemeliharaan dan pengamanan database, perangkat lunak, jaringan dan teknis perangkat perusahaan.
d. Menyajikan informasi yang dibutuhkan pinjaman perusahaan. e. Melakukan uji validitas
5. Manajer operasional dan pemasaran, Manajer Operasional dan Pemasaran mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Merencanakan,menyelenggarakan, dan mengendalikan penyusunan rencana kerja operasi dan pemasaran.
b. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan pembinaan operasional usaha inti dan usaha lain.
c. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan penelitian dan pengembangan usaha inti dan usaha lain
d. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan promosi usaha inti dan usaha lain.
a. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengendalikan rencana kerja bagian keuangan
b. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengawasi penyusunan rencana jangka panjang dan rencana kerja dan anggaran Kanwil, mengalokasikan anggota serta mengevaluasi realisasi anggaran dan pelaporan agar pelaporan keuangan dapat terkendali
c. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan perbendaharaan dan perpajakan Kanwil
d. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengawasi verifikasi dokumen keuangan pembukuan serta menyajikan laporan keuangan.
e. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan pengelolaan kas dan pelaporannya
7. Manajer sumber daya manusia, manajer sumber daya manusia mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Merencanakan,menyelenggarakan, dan mengendalikan rencana kerja dan anggaran bagian sumber daya manusia.
b. Merencanakan,menyelenggarakan, dan mengawasi administrasi dan pengembangan sumber daya manusia.
c. Merencanakan, dan mengawasi kesejateraan sumber daya manusia.
8. Manajer Logistik. Manajer Logistik mempunyai tugas sebagai berikut : a. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengendalikan rencana kerja
b. Merencanakan,menyelenggarakan, dan mengawasi kebutuhan perlengkapann rumah tangga
c. Merencanakan,menyelenggarakan, dan mengawasi tata usaha perlengkapan rumah tangga.
d. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan teknik bangunan perusahaan.
e. Merencanakan, menyelenggarakan, dan mengawasi kegiatan tata usaha pembangunan.
3. System Informasi Penerimaan Kas pada PT Pegadaian (Persero)
Sumatera Utara
a. Prosedur dan system penerimaan kas
System informasi akuntansi terhadap penerimaan kas diperoleh sesuai dengan :
1. Input, yang berasal dari dokumen-dokumen sumber penerimaan kas seperti kuitansi, kas, debet, dan buku kas seperti kuitansi, kas debet, buku kas. 2. Proses, meliputi pemasukan data penerimaan kas oleh operator dengan
menggunakan terminal dalam system yang terkomputerisasi, yang dilakukan oleh bagian keuangan yang telah di verifikasi untuk memeriksa keabsahan data penerimaan kas.
3. Output, merupakan hasil dari pemrosesan transaksi penerimaan kas yang diperoleh informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mempermudah pengambilan keputusan.
Adapun sumber utama penerimaan kas yang ada di PT Pegadaian (Persero) Cabang Medanadalah sebagai berikut:
1. Penerimaan uang tunai
2. Penerimaan transfer dari kantor pusat 3. Penerimaan lain-lain yang terdiri dari:
a. penerimaan cek tunai.
b. pemerimaan bilyet giro yang langsung dikliring. c. penerimaan uang tunai/kas dari bank.
d. penerimaan jasa giro dan bunga deposito dari bank. e. penerimaan dari angsuran golongan E.
f. penerimaan angsuran piutang pegawai.
1. Kwitansi 2. Kas debet 3. Buku kas
Prosedur dan cara penerimaan uang tunai di PT Pegadaian (Persero) Cabang Medan adalah sebagai :
a. Sub bagian perbendaharaan menerima sejumlah uang tunai dari penyetor, atas dasar uang tunai yang diterima, membuat kuitansi (K) penerimaan dan kas debet (KD) rangkap tiga. K dan KD ditanda tangani oleh :
1. Kasir, jika uang tunai yang diterima sampai dengan jumlah Rp. 100.000, 2. Asisten manajer perbendaharaan yang menerima uang tunai jika lebih dari
jumlah Rp. 100.000,- s.d Rp. 1.000.000,-
K lembar 1 diserahkan ke penyetor, apabila uang tunai yang diterima lebih dari Rp. 1.000.000,- maka K dan KD diserahkan ke bagian keuangan. b. Bagian keuangan menandatangani atau memintakkan tanda tangan K dan KD
jika jumlah kas tersebut
1. S.d Rp. 5.000.000,- oleh Kabag keuangan yang berwenang 2. Di atas Rp. 5.000.000,- oleh Ka. Kanwil yang berwenang
Selanjutnya menyerahkan kembali dokumen-dokumen itu ke sub bagian perbendaharaan
lalu mencatat pada buku kas (BK) selanjutnya pada K dan KD lembar ke 3 disimpan sebagai arsip PT Pegadaian (Persero) tersebut.
Sedangkan penerimaan tunai lainnya adalah penerimaan dari pengembalian pinjaman yang diberikan atas barang gadai yang diberikan kepada nasabah dan penerimaan dari sewa modal atas gadai. Dimana kegiatan operasional gadai ini dilakukan di kantor Cabang. Dokumen yang dipakai di dalam transaksi ini adalah sebagai berikut :
1. Kas Debet (KD) 2. Buku Kas (BK)
3. Surat Bukti Kredit (SBK) 4. Buku Pelunasan (BP) 5. Rekapitulasi Pelunasan (RP) 6. Iktisar Kredit Pelunasan (IKP) 7. Buku Gudang (BG)
8. Slip Pelunasan (SP)
Kasir, kasir di PT Pegadaian (Persero) mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Menerima Surat Bukti Kredit yang telah diperhitungkan besarnya sewa modal oleh petugas penghitung sewa modal dan juru taksir perusahaan Pegadaian
tanda untuk pengembalian barang jaminan ke petugas pengeluar barang jaminan tersebut.
3. Melakukan pencatatan ke dalam Laporan Hasil Kas (LHK). 4. Mendistribusikan SBK tersebut, yaitu :
Badan SBK kepada penyimpan dan pemegang gudang (sementara) untuk pengambilan barang jaminan ( BJ). Badan SBK ke Asman Administrasi dan Keuangan
5. Semua penerimaan harus uang tunai dan uang disimpan dalam brankas sebelum di setorkan ke bank.
A. Asman Administrasi
a. Menerima badan SBK dari Kasir.
b. Berdasarkan badan SBK asli catat dalam Kas Debet dibuat dalam rangap 2 sesuai dengan klasifikasinya, yaitu penerimaan uang pinjaman dan sewa modal jika Kas Debet telah diisi dalam waktusatu hari, dan selanjutnya dicatat dalam Buku Kas (BK) yang dibuat dalam rangkap 2 dan dalam Buku Pelunasan perusahaan.
c. Setiap hari dicatat ke dalam rekap pelunasan dan juga ikhtisan Kredit dan Pelunasan.
d. Laporan mingguanbuku kas lembar 1 (asli) dengan lampiran Kas Debet lembar 1 (asli) dikirim ke kanwil pegadaian
B. Penyimpanan dan Pemegang Gudang 1. Mengambil badan SBKdari Kasir.
3. Setelah barang jaminan diserahkan kepada nasabah, sesuai badan SBK tersebut di catat dalam buku gudang, selanjutnya kitir disimpan sebagai arsip dan badan SBK diserahkan kembali ke kasir.
4. Internal Control dan Penerimaan Kas.
Untuk menjaga agar aktivitas penerimaan kas berjalan dengan baik, maka PT Pegadaian Medan membentuk Sistem Pengendalian Intern kas yang terdiri atas prosedur yang jelas mengenai penerimaan kas. Dari prosedur penerimaan kas jelas terlihat pemisahan fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan kas, adanya orang yang bertanggung jawab dengan menandatangani tanda penerimaan kas. Perusahaan melakukan perhitungan kas setiap hari dan hasil perhitungannya dibuat dalam bentuk laporan.
Control penerimaan kas pada dasarnya menyangkut fungsi-fungsi yang menangani penerimaan kas yang ada di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara, ini berhubungan erat pemisahan fungsi dari pengendalian fisik terhadap kas yang terdiri dari sistem pemberian wewenang, tanggung jawab dan prosedur pencatatan. Dalam kaitannya dengan pengendalian penerimaan kas, PT Pegadaian (Persero) melakukan pengendalian terhadap dua aspek penting, yaitu sebagai berikut:
A. Pengendalian terhadap uang tunai dan cek serta giro
B. Pengendalian fisik kas perusahaan adalah :
a. Sub Bagian Perbendaharaan mencatat, menganalisa dan melaporkan penerimaan kas dengan menggunakan formulirbukti penerimaan kas.
b. Bukti Penerimaan Kas dibuat berdasarkan dokumen-dokumen dasar penerimaan kas yangtelah diotorisasi oleh yang berwenang. c. Dilakukannya Opname Kas dan Rekonsiliasi Bank secara
mingguan dan bulanan
4. Sistem Informasi Pengeluaran Kas pada PT Pegadaian (Persero)
Sumatera Utara
a. Dan Sasaran Prosedur Pengeluaran Kas
Sistem informasi pengeluaran kas yang terdapat di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara, baik yang bersifat rutin maupun tidak rutin. Pengeluaran kas biasanya untuk membiayai aktivitas operasional, juga aktivitas investasi dan pembiayaan. Secara umum sumber utama pengeluaran kas pada perusahaan pegadaian adalah sebagai berikut
1. Pembayaran atas pembelian, pembayaran pengadaan barang dan pembayaran atas jasa
2. Pengeluarantransfer ke kantor pusat Jakarta 3. Pengeluaran kas setoran ke rekning bank 4. Sedangkan pengeluaran lainnya adalah :
b. Pembayaran perjalanan dinas. c. Pembayaran pajak bulanan.
d. Perhitungan dan pembayaran PPh pasal 21 tahunan serta penyampaian SPT
e. Pembayaran biaya obat pegawai. f. Pembayaran Kas Kredit Sementara. g. Pemberian pinjaman golongan E. h. Pembayaran tunjangan gaji pegawai.
Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur pembayaran kas adalah sebagai berikut:
1. Kwitansi 2. Faktur 3. Kas Kredit 4. Bank Kredit 5. Buku kas 6. Cek 7. Giro
Prosedur pembayara barang dan jasa di PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utarayaitu adalah :
dokumen yang diserahkan oleh rekanan apabila telah di cap dan diotorisasi. Termasuk dalam verifikasi ini adalah kebenaran perhitungan harga, jumlah yang diterima oleh gudang dan cocokkan dengan SPKserta kelengkapan sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan pegadaian tersebut.
2) Atas dasar dokumen penagihan yang telah diverifikasi, maka Sub Bagian Perbendaharaan membuat Kas Kredit (KKr) atau Bank Kredit (BKr) rangkap 2 dan Bilyet Giro (BG) sesuai dengan jumlah tagihan
a. Untuk tagihan s.d Rp. 2.000.000,- dibayar dengan uang tunai. b. Untuk tagihan lebih dari Rp. 2.000.000,- dibayar dengan bilyet
giro melalui bank dan cek.
Kemudian sub bagian perbendaharaan mengirimkan berkas dokumen K, KK/BK dan BG kepada Ka. Bagian Keuangan untuk di otorisasi dan stempel.
3) Bagian keuangan memeriksa keabsahan semua dokumen yang diterima kemudian ditandatangani oleh Ka. kanwil. Selanjutnya dilakukan pembayaran dan menyerahkan kembali seluruh dokumen kepadasub bagian perbendaharaan tersebut.
(BK)/buku bank (BB). KK/BK lembar 2 dan DP ini disimpan sebagai arsip pegadaian. Khusus untuk faktur pajak (FP) dan SSP agar dibuatkan daftar penyetoran pajak.
Pengeluaran kas lainnya adalah pengeluaran kas untuk pembayaran berbagaipinjaman yang diberikan (PYD) kepada nasabah atas barang gadai. Adapun dokumen yang terlampir dalam pengeluaran ini tersebut adalah sebagai berikut :
a. Surat Bukti Kredit (SBK) b. Laporan Harian Kas (LHK) c. Kas Kredit (KK)
d. Buku Kas (BK)
e. Rekapitulasi Kredit (RK)
f. Ikhtisar Kredit dan Pelunasan (IKP) g. File (F) sebagai dokumen pertinggal
a) Penaksir membuat SBK dalam rangkap 2, setelah ditandatangani didistribusikan sebagai berikut: lembar 1 kepada nasabah dan lembar 2 kepada kasir pegadaian
c) Asman Administrasi dan Keuangan
Menerima badan SBK lembar 2 (dwilipat) dari kasir, berdasarkan bukti tersebut dicatat di dalam buku Kas Kredit (KK)
Atas dasar KK dicatat ke dalam: a. Buku Kas rangkap 2. b. Rekapitulasi Kredit (RK)
c. Ikhtisar Kredit dan Pelunasan (IKP)
Setiap minggu buku-buku diatas didistribusikan sebagai kepada : a. BK dengan lampiran KK lembar 1 dikirimkan ke Kanwil, dan
b. BK dengan lampiran KK lembar 2, RK serta IKP sebagai arsip Kantor Cabang.
Setiap hari Rekapitulasi Kredit (RK) dicocokkan dengan jumlah barang jaminan yang diterima pada hari itu juga. Prosedur pengeluaran kas pada PT Pegadaian (Persero) Sumatera Utara dihubungkan dengan pengendalian intern kas untuk :
a. Pemisahan fungsi penyimpanan kas dan fungsi pencatatan kas
b. Perusahaan menetapkan adanya pejabat tertentu yang berwenang untuk menandatangani nota debet, kuitansi, cek, giro dan alat pembayaran lainnya sesuai dengan aturan yang telah berlaku
c. Semua transaksi pengeluaran kas dicatat setiap hari.
d. Semua pembayaran menggunakan cek atau giro, kecuali pembayaran yangjumlah kecil dengan menggunakanpaty cash
