BAB IV
SISTEM PENCATATAN DAN PEMBAYARAN HUTANG PADA PT BATAMINDO INVESTMENT CAKRAWALA
4.1 Penanganan Hutang Pada PT. Batamindo
Dimana sebuah perusahaan memiliki sebuah hutang pada umumnya dan akan ditangani oleh sebuah divisi finance yang mengatur account payablenya. Penanganan dalam pencatatan hutangnya. pengurusan pembuatan pembayarannya, serta pembuatan bukti potongan pajak yang diberikan.
Sebelum mengkreditkan hutang kita maka kita akan mempunyai suatu kejadian masa lalu dimana kita mendapatkan hutang dengan pembelian secara kredit sesuai dengan prosedur perusahaannya, lalu kita melakukan pencatatan hutang. dan membuatkan pembayarannya sesuai dengan cash ataupun cheque dan bilyet giro dalam melakukan transaksi pembayaran kepada vendor ataupun supplier kita akan memberikan bukti potongan pajaknya. Setelah itu kita akan mendebet - kan hutang kita setelah transaksi pembayaran terjadi.
4.2 Presedur Pembelian Secara Kredit
Purchasing Procedure Flow Chart
Approved PO fax to supplier or vendor
User request Quotation to PCD using Request & Summary of Quotation form
Incoming orders (goods) with invoice, DO and
supporting
PCD will fill in the quotation form base on prices given by
suppliers or vendor Goods send to warehouse
PCD issue Purchase order and sign by SE PCD Mgr
Admin Approve Purchase Requisition is send to PCD
DO (copy) archives for document Inventory
Control document Invoice and supporting
processed by finance
END Quotation Return to User
for Approval
Berikut dibawah ini, proses pembelian kredit berdasarkan prosedur dari purchasing departemen:
a.Divisi yang akan membutuhkan barang ataupun user akan meminta form quotation dari purchasing. Dan akan mengisinya dengan jumlah barang dan nama barang yang dibutuhkan.
b.Quotation diserahkan ke purchasing departemen (PCD), dan PCD akan meminta daftar harga barang tersebut. Lalu, PCD akan mengisi harga barang pada quotation tersebut dan distujui oleh atasan divisi (user).
c.Setelah quotation lengkap dikembalikan ke divisi (user), serta menyiapkan purchase requisition (PR) berdasarkan data di quotation dan disetujui oleh atasan divisi (user). Diberikan kepada PCD.
d.Purchasing akan memmbuatkan purchase order (PO) sesuai dengan PR tersebut, PO akan disetujui oleh manajer purchasing dan atasan divisi administrasi. e.PO akan dikirimkan ke vendor maupun supplier melalui faximile.
f.Kemudian vendor mengirimkan barang digudang inventory, serta mendistribusikan invoice dengan delivery order yang asli kepada divisi finance. Dan copy-an delivery order diberikan untuk inventory control di finance untuk arsipnya digudang dan dicocokkan data DO copy — an dengan data invoice yang asli.
g.Divisi (user) akan mengambil barang pesanannya di inventory, dengan mengisi form numbering yang disetujui oleh atasannya.
Menurut flow chart dibawah ini, proses pembayaran tersebut dan pencatatannya mengikuti alur dibawah ini. Sebagaimana yang akan diuraikan dan jelaskan. Berikut Account Payable Flow Chart :
Prepared Payment Voucher
END Prepared Cheque
Posted payment entry Print & checked payment
entry Pay to vendor Checked PV & Cheque
Complete the Cheque’s Signature
Return to Finance Process by div for certified,
supported & Approval Send To each div Posted Invoice to entry Print & Checked invoice
entry
Key in Invoice to System Acc. Coding Checked Inv. & attach the
Menurut Flow Chart tersebut didalamnya terdapat alur prosedur sistem pencatatan hutang dan pembayarannya, dilanjutkan dengan pencatatan atas pembayaran hutang tersebut. Berikut penjelasan clan Account Payable flow chart diatas:
a. Incoming Invoice,
Supplier atau vendor akan mengirimkan invoice beserta DO asli pada bagian finance
b. Checked Inv. & attach the Inv. Suporting,
Finance staff akan mencocokkan jumlah/nilai barang/pekerjaan dan melampirkan invoice dengan PO/WO nya. Bila sudah cocok maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya, bila tidak maka invoice tersebut akan dikembalikan ke suppliernya.
c. Account Coding,
Finance bagian Account Payable akan menjurnal amount hutang dan amount barang ataupun jasa yang telah diorder tersebut, sesuai dengan jumlah yang tertera didalam invoice dan PO/WO tersebut.
d. Key — in Invoice to System,
Setelah di journal Finance staff (Account Payable) akan menginput data - data didalam invoice dan lampiran PO/WO pada system Ms. Business Solution -Navision.
e. Printed & Checked invoice entry,
Data yang telah di input pada MS. Navision akan dicetak pada hard copy — nya, dan periksa kembali oleh supervisor finance bagian Account Payable.
f. Posted invoice entry,
Bila data invoice yang di input tersebut sudah benar. maka supervisor akan memposting data tersebut pada system Ms. Navision dan posting - an jumal tersebut sudah fixed. dan bila suatu waktu ditemukan kesalahan pencatatan maka bisa menjurnal balik data tersebut pada journal voucher.
Setelah jumal invoice tersebut di posting, staff finance akan mendistribusikan invoice serta lampirannya kepada divisi yang memesan barang ataupun jasa tersebut untuk di periksa. di tandatangani dan disetujui oleh Manajer di divisi tersebut, jika ternyata ada masalah misalnya barang yang dikirim tidak cocok / pekerjaan belum selesai maka invoice akan ditahan sampai masalah selesai. Jika tidak ada masalah, setelah disetujui oleh atasan masing - masing divisi maka invoice tersebut dikembalikan lagi ke bagian finance untuk di proses pembayaran selanjutnya
h.Prepared Payntent Voucher,
Setelah invoice di terima kembali dari divisi, staff finance akan mengecek kelengkapan tandatangan dan lampiran pada invoice tersebut, setelah semua lengkap selanjutnya staff ftnance menyiapkan payment voucher sesuai dengan ketentuan, dibawah ini :
Untuk invoice pembelian barang (dengan lampiran
Purchase order) payment voucher dibuat sesuai dengan data invoice tersebut tanpa ada pemotongan pajak (total full amount),
2) Invoice pembelian barang (dengan lampiran Purchase Order) dari supplier tidak dikenakan PPN karena Batam merupakan daerah Free trade zone untuk perdagangan.
3) Untuk invoice pekerjaan/perbaikan gedung (dengan lampiran Work Order) dikenakan pemotongan PPh pasal 4 ayat 2 dan untuk perbaikan mesin listrik dan jasa lainnya dipotong PPh pasal 23, perincian pemotongan langsung dibuatkan pada payment voucher tersebut.
4) Jika invoice lebih dari satu untuk supplier yang sama dibuatkan list pada satu payment voucher saja
i.Prepared Cheque,
Langkah berikutnya staff finance akan menuliskan cheque sesuai dengan jumlah invoice dan nama supllier/kontraktor yang tertera pada payment voucher. Checked Paynent Voucher & Cheque.
Payment voucher & cheque diperiksa terlebih dahulu oleh supervisor, apakah telah lengkap dan sesuai dengan invoice dan lampiran-lampirannya.
k.Complete the Cheque’s signature,
Setelah diperiksa, payment voucher dan cheque beserta invoice di serahkan ke atasan yang berhak untuk menandatangani cheque tersebut.
l. Pay to Vendor.
Setelah cheque ditandatangani. berdasarkan jatuh tempo yang telah di tentukan staff finance akan melakukan pembayaran ke supplier/kontraktor.
m. Key-in Payment system.
Staff finance menginput jurnal payment ke system Ms Nnvision sesuai dengan data-data payment tersebut., jika ada potongan pajak akan di jurnal terpisah sesuai dengan akunnya tersebut.
n. Print & checked payment entry.
Data dari Ms. Navision yang telah di input tersebut akan dicetak dan dicheck kembali oleh supervisor Account payable
o. Posted payment entry.
Setelah data tersebut sudah benar akan dilakukan tahap akhir yaitu memposting data payment tersebut. Data tidak bisa diubah. tetapi bila suatu waktu ditemukan kesalahan pada pencatatan, maka bisa dilakukan menjurnal balik data tersebut dengan journal voucher.
4.4 Kasus dan Pemecahan masalah Pencatatan dan Pembayaran Hutang
a.Credit Note
Finance menerima surat jalan dengan jumlah unit barang yang kurang dari permintaan barang di invoice tersebul misalkan:
invoice menunjukkan pemesanan barang sejumlah delapan unit dengan jumlah Rp.
8O.000,-Surat jalan yang telah diterima oleh Finance menunjukkan bahwa barang yang sudah sampai hanya empat unit dengan jumlah Rp.
40.000,-Maka staff finance mengirimkan Credit Note kepada Supplier, Untuk mengurangi amount invoice tersebut.
b.Debit Note
Kesalahan pencatatan amount pada invoice oleh supplier :
Telah diterima barang bersama Surat jalan dan invoice dengan 5 unit sejumlah
Rp. 50.00O
Dan Beberapa waktu kemudian finance menerima Debit Note dari supplier
bahwa hendaknya mendebitkan hutangnya dengan amount atas barang sebesar Rp. 75.00O-. Karena kesalahan pembuatan invoice - nya
c.Cancel Invoice dan Cancel Cheque
