SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA
(USM INDONESIA)
KERTAS KARYA
Oleh:
HARUM ZAKIAH LUBIS NIM: 102201033
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA
(USM INDONESIA)
Oleh :
102201033 Harum Zakiah Lubis
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN KETUA JURUSAN
Nama : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA
(USM INDONESIA)
Kertas Karya ini Disetujui Oleh : DOSEN PEMBIMBING
Nama : Ishak, S.S, M.Hum
NIP : 19670424 200112 1 001
Tanggal :
Tanda Tangan
DOSEN PEMBACA
Nama : Himma Dewiyana, S.T, M.Hum NIP : 19720825 200604 2001
Tanggal :
Dan apabila hamba-hamba-Ku bertanya kepadamu tentang Aku, jawablah bahwasannya Aku adalah dekat.
Aku mengabulkan permohonan orang yang berdo’a
apabila ia memohon kepada Ku, maka mereka itu memenuhi segala perintah-Ku dan hendaklah beriman kepada-Ku, agar mereka selalu berada
dalam kebenaran. (QS. Al-Baqarah 2 : 186)
Allah meninggikan kedudukan orang-orang yang beriman diantara kamu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat.
(QS. Al-Mujaadalah : 11)
Kertas Karya ini penulis persembahkan sebagai ungkapan syukur pada ALLAH SWT dan cinta kasih sayang dan tanda terimakasih penulis kepada :
Ibunda Aniyah
Almarhum Ayahanda Ramli Lubis
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrohmaanirrahiim
Assalamu’allaikum Warohmatullohi Wabarokatuh,
Puji Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan dan tak henti-hentinya bersyukur kepada ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis. Mulai datang kesulitan hingga datang kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan Kertas Karya ini yang berjudul “SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA (USM INDONESIA)”.
Kertas Karya ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan untuk menyelesaikan Program Studi Diploma Perpustakaan Pada Fakultas Imu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dengan segala ketulusan dan kerendahan hati, penulis menyampaikan terimakasih dan semoga Allah SWT membalas setiap kebaikan yang penulis terima dari pihak-pihak yang membantu meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran sehingga kertas karya ini dapat terselesaikan dengan baik.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terimakasih dan ku persembahkan sedalam-dalamnya kepada Ibuku Aniyah dan Almarhum Ayahanda Ramli Lubis tercinta yang telah memberikan do’a yang tak pernah putus untuk penulis. Merekalah motivasi penulis hingga penulis melanjutkan kuliah di Perguruan Tinggi Negeri (USU) dan sampai detik ini penulis dapat menyelesaikan Kertas Karya ini. Penulis ucapkan terimakasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan kertas karya ini, baik secara langung maupun tidak langsung. Sebagai ungkapan kebahagiaan penulis dan mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
2. Ibu Zaslina Zainuddin, selaku Ketua Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta memberikan bimbingan dan memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini hingga selesai.
4. Terimakasih selaku Dosen Pembaca Ibu Himma Dewiyana yang telah membantu sebagai dosen pembaca dalam penyusunan Kertas Karya ini. 5. Terimakasih kepada Kepala Perpustakaan Universitas Sari Mutiara
Indonesia (USM Indonesia) Bapak Ishak, S.S, M.Hum dan seluruh staff Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia) yaitu Ibu Iriani Ginting, Ibu Dra. Lisken, kak Purnama Andess Pane, S.sos, dan terakhir terimakasih untuk senior saya Bang Berli Sabar Bancin, A.Md stambuk 2008 D-III Perpustakaan yang telah menerima saya untuk melakukan observasi dan memperoleh data informasi. Dan telah banyak membantu saya dan memberikan informasi kepada penulis dalam penyusunan Kertas Karya ini.
6. Tak henti-hentinya ku ucapkan terimakasih sedalam-dalamnya kepada kakakku Ita Rusliani, SH. Berkat do’a, usaha, jerih payahnya yang telah membiayai dan membesarkan penulis hingga dewasa, sehingga penulis dapat melanjutkan kuliah di Perguruan Tinggi Negeri (USU). Terimakasih atas dukungan serta motivasimu kakak sehingga penulis dapat menyelesaikan program studi D-III dan dapat menyelesaikan penyusunan Kertas Karya ini hingga selesai.
7. Seluruh Dosen dan Staff Administrasi Program D-III Program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik dan membantu penulis selama ini.
9. Terimakasih untuk seluruh teman-teman seangkatan D-III Perpustakaan stambuk 2010 yang banyak membantu dan memberikan dorongan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan Kertas Karya ini.
10. Terimakasih untuk seluruh Anggota Relawan SaHIVa USU angkatan’31 yang banyak memberikan semangat kepada penulis yaitu kak Uma, Dwi, Fanny, Diana dan tidak bisa saya sebutkan satu persatu terimakasih atas dorongan serta motivasinya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kertas Karya ini.
Penulis menyadari bahwa Kertas Karya ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis sangat menghargai kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk perbaikan. Akhir kata penulis mengharapkan Kertas Karya ini dapat berguna dan bermanfaat bagi orang yang membacanya.
Medan, Juli 2013 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penelitian ... 2
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6
2.4 Sistem dan Informasi ... 7
2.4.1 Pengertian Sistem ... 7
2.4.1.1 Klasifikasi Sistem ... 8
2.4.1.2 Elemen-Elemen Sistem ... 8
2.4.2 Pengertian Informasi ... 9
2.4.2.1 Data dan Informasi ... 10
2.4.2.2 Nilai Informasi ... 12
2.4.2.3 Kualitas Informasi ... 12
2.5 Pengertian Sistem Informasi ... 13
2.5.1 Perancangan Sistem ... 14
2.5.3 Perangkat Sistem Informasi ... 16
BAB III SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA (USM INDONESIA) 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Sari Mutiara ... 25
Indonesia (USM Indonesia) 3.2 Visi dan Misi Perpustakaan ... 27
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 27
Peraturan Perpustakaan ... 30
3.8 Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara ... 40
3.8.4.1 Peminjaman ... 50
3.8.4.2 Pengembalian ... 51
3.8.4.3 Keanggotaan ... 52
3.8.4.4 Statistik ... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 54
4.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 56
DAFTAR GAMBAR
Gambar - 1 : Pemrosesan Data Menjadi Informasi ... 10
Gambar - 2 : Siklus Data dan Informasi ... 11
Gambar - 3 : Proses Data Menjadi File ... 11
Gambar - 4 : Transformasi Data Menjadi Informasi ... 13
Gambar - 5 : Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi ... 20
Gambar - 6 : Struktur Organisasi Perpustakaan USM Indonesia ... 29
Gambar - 7 : Database Athenaeum Light 8,5v1 ... 38
Gambar - 8 : Dewey Decimal Clasification Software Athenaeum ... 45
Gambar - 9 : Tampilan Untuk Entri Data ... 46
Gambar - 10 : Label Koleksi Bahan Pustaka ... 47
Gambar - 11 : Tampilan Label Barcode ... 47
Gambar - 12 : Label Kartu Katalog ... 48
Gambar - 13 : Kata kunci AtheniumLigt 8,5 ... 49
Gambar - 14 : OPAC (Online Public Access Catalog) ... 49
Gambar - 15 : Proses Peminjaman Koleksi ... 50
Gambar - 16 : Data Peminjaman ... 51
Gambar - 17 : Proses pengembalian koleksi ... 51
Gambar - 18 : Data Pengembalian ... 52
Gambar - 19 : Data Anggota ... 52
Gambar - 20 : Keanggotaan ... 53
TABEL
Tabel - 1 : Kelebihan Dan Kekurangan Alat Perancangan Sistem ... 15
Tabel - 2 : Program Studi Universitas Sari Mutiara Indonesia ... 26
Tabel - 3 : Data Koleksi Perpustakaan USM Indonesia Tahun 2013 ... 33
Tabel - 4 : Data koleksi Perpustakaan USM Indonesia Tahun 2013 ... 33
Tabel - 5 : Jenis Koleksi Surat Kabar ... 34
Tabel - 6 : Jenis Koleksi Referensi ... 34
Tabel - 7 : Jumlah Dan Jenis Koleksi Yang Terdapat Di Perpustakaan ... 35
USM Indonesia Tabel - 8 : Contoh Buku Induk ... 44
Tabel - 9 : Buku Inventaris Perpustakaan USM Indonesia ... 44
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi perpustakaan merupakan perangkat lunak ditujukan untuk pengelolaan perpustakaan. Penerapan suatu sistem informasi tidak terlepas dari pada penggunaan peralatan yang sanggup mengatasi kelemahan-kelemahan di dalam sistem informasi yang mengandalkan tenaga manusia saja. Kebutuhan informasi yang semakin lama semakin meningkat, dan sangat perlu mendapat perhatian yang layak dalam hal penanganannya. Penggunaan sistem informasi perpustakaan saat ini sudah tidak asing lagi. Banyak perpustakaan mulai menggunakan sistem informasi perpustakaan sebagai bagian penting untuk meningkatkan kinerja staf perpustakaan dan organisasi perpustakaan.
Pada dasarnya penerapan suatu metode atau sistem perpustakan adalah untuk mempermudah, memperlancar, dan membantu pengguna mencari informasi. Sehingga suatu sistem tersebut menjadi mudah dan dapat dipergunakan oleh setiap pengguna perpustakaan. Namun, dengan berkembangnya teknologi informasi yang dipergunakan di perpustakaan maka sistem yang bersifat manual sudah saatnya disesuaikan. Karena kecepatan dan kecanggihan akses informasi merupakan salah satu daya tarik perpustakaan.
informasi. Selain itu lembaga lain yang menjadikan informasi sebagai komoditas unggulannya.
Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sisi teknologi maupun manajemen pengoperasiannya. Perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat dengan menyediakan sistem informasi yang berkualitas. Untuk memberikan layanan cepat dan tepat yang efektif perpustakaan sangat memerlukan sistem informasi.
Agar informasi dan bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan sistem informasi yang dapat difungsikan di dalam perpustakan. Pemanfatan sistem informasi yang telah disediakan dan dapat dimanfaatkan oleh pengguna dalam penelusuran bahan pustaka yang dibutuhkan. Berdasarkan uraian di atas, suatu sistem informasi memerlukan data dan informasi yang akurat agar sistem informasi yang tersedia dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Untuk itu penulis akan membahas dan memilih judul ”Sistem Informasi Perpustakaan Pada Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia)”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pada program studi Diploma III Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan sistem informasi pada Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesaia (USM Indonesia), khususnya dalam kegiatan dan pengelolaan sistem informasi.
3. Untuk mengetahui pengaruh dan penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap kegiatan pelayanan pengguna dengan menerapkan sistem informasi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia).
Indonesia (USM Indonesia) agar dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademik.
1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup penulisan kertas karya ini mencakup beberapa aspek mengenai sistem informasi perpustakaan. Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka ruang lingkup penulisan kertas karya ini yang berhubungan dengan Sistem Informasi pada Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia). Kegiatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia) meliputi, Pengadaan, Pengolahan Bahan Pustaka (Inventarisasi, Klasifikasi, Katalogisasi), OPAC (Online Public Access Catalog), dan Layanan Sirkulasi (Peminjaman, Pengembalian, Keanggotaan dan Statistik).
1.4 Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Kertas Karya ini adalah sebagai berikut :
1. Study Kepustakaan
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan cara membaca, menelusur, dan memahami bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, diktat, jurnal atau dokumen lainnya yang berhubungan dengan topik tulisan ini.
2. Observasi (Pengamatan)
Penulis mengadakan observasi dan meninjau langsung ke Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia).
3. Wawancara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu mencakup, sekolah tinggi, institut, akademi, politeknik dan lain sebagainya. Perpustakaan tersebut berada sekitar lingkungan kampus, dan penggunanya adalah sivitas akademik perguruan tinggi tersebut. Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi, tujuannya membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Tugas dan fungsinya yang utama Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi).
Menurut Syahrial-Pamunjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan mendefinisikan, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, dan perpustakaan sekolah tinggi”.
Menurut Reitz dalam buku Hasugian yang berjudul Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2009: 101) mendefinisikan Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut, “A Library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff”. Definisi ini menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun. Diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas, dan stafnya.
maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain dibawah suatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri.
Perpustakaan perguruan tinggi boleh berupa sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan. Sistem perpustakaan maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain disuatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri.
2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tujuan perguruan tinggi dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Maka perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu melaksanakan tri dharma perguruan tinggi.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991: 52) secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staff pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Sedangkan Syahrial-Pamuntjak (2000: 52), mendefinisikan bahwa:
1. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia.
3. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
4. Menyediakan sarana bibliografi yang ada untuk menunjang pemakaian pustaka.
5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka.
6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain mengembangkan suatu program perpustakaan.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung terlaksananya tri dharma perguruan tinggi.
2.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu dengan segi proses pelayanannya, segi program kegiatan perguruan tinggi dan segi pelaksanaannya.
Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber–sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Berdasarkan pendapat yang penulis kemukakan di atas fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana pendukung kegiatan organisasi induk dimana perpustakaan tersebut bernaung, dalam hal ini organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi adalah universitas.
2.4 Sistem dan Informasi 2.4.1 Pengertian Sistem
Sistem dikatakan sebagai perangkat benda yang saling berhubungan satu sama lain dan membentuk suatu kesatuan secara terpadu. Perpustakaan, pusat informasi, atau lembaga-lembaga pengelola informasi lainnya adalah suatu sistem informasi. Sebagai komoditas pokok dalam suatu sistem, bahkan menjadikan warna sistem tersebut sejalan dengan sifat informasi yang menjadi bahan dasarnya. Salah satu contohnya yaitu perpustakaan, perpustakaan adalah lembaga pengelola dan sekaligus lembaga jasa informasi. Juga lembaga lain yang menjadikan informasi sebagai komoditas unggulnya.
Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 1) mendefinisikan bahwa, “Sistem adalah pendekatan pada prosedur dan pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen”.
elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan”.
Dari definisi tersebut terlihat bahwa sistem informasi merupakan sebuah rangkaian komponen sistem (sub sistem) yang disusun dan dirancang untuk mengumpulkan, menyebarkan, menyimpan dan memproses data agar informasi dapat diberikan untuk melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan. Jadi jelas terlihat bahwa sistem informasi merupakan bentuk keterpaduan yang akan menghasilkan sebuah informasi yang digunakan untuk pengambilan tindakan selanjutnya.
Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Sistem menjadi berkembang sejalan dengan perkembangan budaya manusia.
2.4.1.1 Klasifikasi Sistem
Menurut Wahyono (2012: 16) dalam bukunya Sistem Informasi (Konsep dasar, Analisis Desain, dan Implementasi) sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) yaitu merupakan sistem yang terjadi karena alam dan tidak terdapat campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia dirancang oleh manusia.
2. Sistem Tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) yaitu merupakan sistem yang bekerja tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses mendapatkan output. Secara teoritis, sistem tertutup secara kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur tangan pihak luar.
2.4.1.2 Elemen-Elemen Sistem
Informasi (2012: 1), mengelompokkan beberapa elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem yaitu: “tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan”.
a. Tujuan, tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
b. Masukan, masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal terwujud adalah informasi.
c. Proses, proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.
d. Keluaran, keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain.
e. Batas, batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
f. Mekanisme pengendalian dan umpan balik, mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (freedback),sedangkan umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan proses. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan, lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
2.4.2 Pengertian Informasi
Menurut Kadir (2003: 28) dalam bukunya Pengenalan Sistem Informasi menyatakan bahwa, “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”.
pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan dalam suatu bidang usaha.
Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya. Hubungan antara data dan informasi digambarkan, lihat Gambar-1 sebagai berikut:
Gambar-1. Pemrosesan data menjadi informasi (Sumber: Kadir, 2003: 29)
2.4.2.1 Data dan Informasi
Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Menurut Kadir dalam bukunya Pengenalan Sistem Informasi (2003: 29) mendefinisikan, “Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”.
Sedangkan menurut Davis dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul Pengenalan Sistem Informasi (2003: 31) mendefinisikan, “Informasi adalah data
Database
Proses
Data Informasi
yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”.
Adapun gambar siklus data dan informasi, lihat Gambar-2 sebagai berikut:
Gambar-2. Siklus Data dan Informasi (Sumber: Kadir, 2003: 32)
Jika data dalam komputer dikenal dengan nama “file”, maka data konvensional disebut dengan dokumen atau arsip. Data konvensional maupun data yang ada dalam komputer, merupakan sumber informasi yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan “asset” yang cukup berharga bagi dunia informasi, lihat Gambar-3 sebagai berikut:
Gambar-3. Proses data menjadi file (Sumber: Yakub, 2012: 25)
Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian pengolahan (processing) yang berupa sistem yang
berfungsi sebagai pengolahan data. Untuk menghasilkan informasi yang berupa keluaran-keluaran (output) yang siap disajikan bagi pemakai. Informasi terdiri atas berbagai jenis data, yaitu data numerik, audio, citra, dan tekstual atau gabungan dari beberapa jenis data. Jadi, pengertian umum mengenai informasi itu adalah suatu bentuk yang mempunyai arti atau nilai bagi pemakai dan dapat digunakan untuk membantu mengambil keputusan bagi pemakai tertentu.
2.4.2.2. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 9) mendefinisikan nilai informasi (Value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. “Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya”. Sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya memperolehnya”.
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan-keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (use) dan biaya (cost).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.4.2.3 Kualitas Informasi
a. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda.
b. Tepat waktu (timeliness), berarti informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Akurat (Accuracy), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan pendengaran (noise) yang dapat merusak informasi.
2.5 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan susunan yang disusun secara sistematis dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang menghubungkan setiap bagian dari suatu sistem, sehingga memungkinkan diadakannya komunikasi antar bagian atau suatu fungsional. Sementara pengertian umum mengenai sistem adalah bagian-bagian dari suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan dan beroperasi secara bersamaan dalam suatu prosedur atau cara kerja tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah dikelola. Adapun gambar transformasi data menjadi informasi, lihat Gambar-4 sebagai berikut:
Gambar-4. Transformasi data menjadi informasi (Sumber: Kadir, 2003: 31)
Menurut O’Brian dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 17) mendefinisikan, “Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang tergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang disimpan atau sumber daya data”.
Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 17) mendefinisikan bahwa, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.5.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, keduanya menghasilkan spesifikasi sistem untuk memenuhi persyaratan sistem yang akan dikembangkan. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari rancangan sistem adalah:
a. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran secara jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dah ahli-ahli teknik lainnya.
Alat perancangan sistem untuk merancang sistem, baik itu proses maupun datanya, terdapat berbagai macam peralatan yang dapat dipakai. Masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan yaitu alat perancangan proses dan alat peracangan data. Perlunya pengadaan sarana dan prasarana yang menunjang dalam pemakaian aplikasi perpustakaan ini, seperti adanya fasilitas hardware dan
Adapun tabel dari kelebihan dan kekurangan alat perancangan sistem, lihat Tabel-1 sebagai berikut :
Tabel-1. Kelebihan dan kekurangan alat perancangan sistem
(Sumber: Kadir, 2003: 42)
2.5.2 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Menurut Yakub (2012: 20) mengelompokkan komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block) sebagai berikut:
a. Blok masukan (input block), Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan. b. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan
model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
c. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology block), blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
e. Basis data (database block), basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya. Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang
hanya melibatkan sebuah pemakai dan seluruh komputer tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi.
2.5.3 Perangkat Sistem Informasi
Menurut Wahyono (2004: 19) mengelompokkan sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut:
1. Hardware
Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer.
2. Software
Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modren memiliki perangkat lunak memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dilakukanya. Software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
• Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft Windows,
LINUX, Novel Netware, dan lain sebagainya.
• Aplikasi, seperti Microsoft Office, General Ledger, Corel Draw,
dan lain sebagainya.
• Utilitas, seperti anti virus, Norton Utilitas, Disk Doctor, dan
lain-lain.
• Bahasa Pemrograman, seperti Visua Foxpro, Bahasa C ++, Borland Delphi, dan lain-lain.
3. Data
Meruapakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Seperti contoh adalah dokumen bukti-bukti transaksi, nota, kuitansi, dan lain sebagainya.
4. Prosedur
buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program komputer dan sebagainya.
5. Manusia
Manusia merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. Yang terlibat dalam komponen manusia antara lain:
• Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan
data dan melakukan inquiry = operator).
• First level manager untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. • Staff specialist digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan
pelaporan.
• Management untuk pembuatan laporan berkala, permintaan
khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung, identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan
level atas.
2.5.4 Perancangan Basis Data (Database)
Basis data atau database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis data dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.
Beberapa definisi basis data (database) dari beberapa orang ahli basis data (database) adalah sebagai berikut:
1. Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya.
3. Database terdiri dari data yang akan digunakan terhadap banyak “user”. Dimana masing-masing “user” akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan “user” lain dapat juga menggunakan data tersebut dalam waktu yang bersamaan.
4. Database adalah koleksi terpadu dari data-data yang saling berkaitan dari suatu enterprise (perusahaan, instansi pemerintah atau swasta) mudah sehingga akan cepat mendapatkan informasi yang diperlukan.
Basis data diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file
terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungkan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dan satu record.
2.5.5 Pengelola Sistem Informasi
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh kaarena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan
level manajemennya.
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan
pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Bawah, untuk perencanaan dan pengawasan operasi
dan pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
(Wahyono, 2004: 21).
Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personil dengan baik terutama pada struktur organisasi personil. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Wahyono yang berjudul Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain, dan Implementasi (2003: 22) dan memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya:
• Metode pengumpulan data dan pengukuran data yang tidak tepat. • Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar. • Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan. • Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan dan kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu dengan pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern. Adapun gambar dari struktur organisasi sistem informasi, lihat Gambar-5.
Gambar-5. Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi (Sumber: Wahyono, 2004: 22)
2.5.6 Sumber Daya Sistem Informasi
Menurut Yakub (2012: 21) mengelompokkan sumber daya sistem informasi memiliki lima sumber daya dasar, yaitu sumber daya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data dan jaringan, sebagai berikut:
a. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi.
Direktur Sistem Informasi
Manajer Komputer dan
Operasional Manajer
Pengembangan Sistem
1) Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.
2) Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi baik itu programmer, operator, teknis, dan staf administrasi lainnya.
b. Sumber Daya Hardware
Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi sistem komputer dan perlengkapan lainnya.
1) Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periperial yang saling berhubungan seperti: laptop, desktop, dan lain-lain.
2) Periperial komputer, berupa peralatan seperti: keyboard, mouse, monitor, printer, disket, dan lain-lain.
c. Sumber Daya Software
Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi software sistem, software aplikasi, dan prosedur.
1) Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
2) Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung dari penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir, misalnya pengolah data.
3) Prosedur, perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi misalnya, perintah untuk mengisi formulir atau dengan menggunakan software.
d. Sumber Daya Data
1) Data alfanumerik 2) Data teks
3) Data gambar 4) Data audio
e. Sumber Daya Jaringan
Sumber daya jaringan yang menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan, meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan.
1) Media komunikasi, yang meliputi kabel yang terkoneksi jaringan, LAN,WAN atau wifi.
2) Dukungan jaringan, yang menekankan bahwa hardware, software, dan teknologi dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringaninternet.
2.5.7 Asas-Asas Sistem Informasi
Menurut Yakub (2012: 19) menyatakan beberapa asas-asas sistem informasi meliputi:
a. Output dari sistem informasi adalah informasi, relevansi dan kualitas informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia. Selain itu sistem informasi harus tergantung pada empat komponen, yaitu: data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia. Perangkat keras maupun perangkat lunak hanya merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apa-apa, apabila tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan, yaitu: sebagai pemberi data, pengolah data, dan pengguna data.
c. Sistem informasi adalah proses berlangsung secara periodik dan beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu, sistem informasi lebih berorientasi pada informasi yang bersifat rutin.
d. Sistem informasi memerlukan suatu pengelola yang berperanan sebagai kordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangan. Hal ini berarti bahwa sistem informasi perlu ditempatkan dalam bentuk fungsi tersendiri dari suatu organisasi atau unit kerja.
e. Sistem informasi manajemen pada hakikatnya menuntut adanya suatu keteraturan dari seluruh jajaran unit organisasi dan unit kerja yang menggunakannya. Hal ini berarti diperlukan adanya persiapan-persiapan dari pada personil unit organisasi dan unit kerja, karena kelak akan terjadi perubahan.
2.5.8 Pemanfaatan Sistem Informasi
Sistem informasi yang dikelola dengan baik dan telah tersedia dapat dimanfaatkan untuk pemakai dan pengguna sistem informasi. Sistem informasi menunjukkan bahwa dengan mudah pemakai dan pengguna perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Pemanfaataan sistem informasi perpustakaan khususnya sistem simpan dan temu balik informasi. Penerapan sistem teknologi informasi temu balik di perpustakaan sudah harus memenuhi harapan pemakai atau belum pengguna lah yang dapat menilainya. Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya
BAB III
SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA (USM INDONESIA)
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia)
Sejarah merupakan salah satu upaya mengenal lebih dalam tentang suatu peristiwa atau fenomena tertentu. Dalam hal ini, untuk mengetahui keberadaan Perpustakaan USM Indonesia, maka penting diketahui sejarah singkat terbentuknya perpustakaan tersebut. Pada mulanya USM Indonesia berawal dari praktek bidan berijazah S. Sitanggang yang didirikan pada tanggal 29 September 1963, kemudian pada tanggal 11 januari 1969 namanya diganti menjadi Klinik Bersalin Sitanggang.
Pada tanggal 29 Februari 1874 Klinik bersalin Sitanggang berganti nama menjadi Rumah Sakit Bersalin Sitanggang dan 4 (empat) tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 31 Maret 1878 menjadi Rumah Sakit Sitanggang. Pada tanggal 5 Febuari 1887 Rumah Sakit Umum Sitanggang berganti nama menjadi Rumah Sakit Sari Mutiara dan pada saat itu rumah sakit tersebut telah memiliki Sekolah Perawat Kesehatan (SPK). Pada tahun 1985 didirikan Perpustakaan yang berukuran 12 m x 18 m yang terdiri dari ruang koleksi dan ruang baca. Pelayanannya dikhususkan bagi semua mahasiswa akademik dan Dosen.
Kemudian pada tanggal 2 Februari 2009 didirikan Perpustakaan Pusat STIKes Sari Mutiara Medan yang diresmikan oleh DR. Ir. Akbar Tanjung, yang mana sebelumnya perpustakaan berada pada masing-masing akademik.
Terakhir perubahan dari STIKes Sari Mutiara Medan menjadi Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM Indonesia) sesuai dengan SK.KEMENDIKBUD NO.10/E/0/2013 pada tanggal 10 Januari 2013. Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia (USM) Indonesia terletak di Jalan Kapten Muslim No. 97 Medan. Maka perubahan nama itulah Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia atau disingkat USM Indonesia. Sehingga bertambahlah Program Studi atau Jurusan/Departemen, lihat Tabel-2.
Tabel-2. Program Studi USM Indonesia
No. Program Studi Jenjang
Studi
Tahun Berdirinya
1. Ilmu Kesehatan Masyarakat S2 2001
2. Ners Profesi 2000
3. Ilmu Kesehatan Masyarakat S1 2000
4. Ilmu Keperawatan S1 2001
16. Analisa Farimasi & Makanan D3 1994
17. Teknik Elektro Medik D3 2000
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan
Perpustakaan sebagai sebuah unit kerja, baik yang berdiri sendiri maupun yang tergabung dalam unit organisasi yang membawahinya harus menetapkan visi, misi, tugas, dan fungsinya. Semua itu merupakan pedoman, arah, dan tuntunan untuk mencapai tujuan akhir. Karena visi, misi, tugas, dan fungsi perpustakaan disesuaikan dengan kebijakan dan keinginan lembaga induknya, maka antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya memiliki visi dan misi yang tidak sama. Adapun visi dan misi perpustakaan USM Indonesia sebagai berikut:
“Menjadi pusat informasi kesehatan untuk mendukung lulusan yang kompetitif secara global tahun 2020”.
Visi
1. Menyelenggarakan pengelolaan perpustakaan yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi.
Misi
2. Melaksanakan pelayanan berbasis pengguna dengan mengoptimalkan sistem layanan terautomasi.
3. Berperan aktif dalam pengembangan koleksi perpustakaan sesuai kebutuhan pengguna, kurikulum pendidikan ilmu kesehatan dan pengembangan bidang ilmu kesehatan.
4. Berperan aktif dalam kegiatan seminar dan pelatihan perpustakaan untuk menambah wawasan dan kerjasama jaringan informasi kesehatan baik ditingkat lokal, nasional, dan internasional.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan
1. Formasi Jabatan, yaitu pos-pos jabatan yang harus diisi dengan orang-orang yang tepat dan diberikan batasan ruang lingkup pekerjaan, misalnya kepala, deputi, bagian, subbagian, seksi.
2. Garis komunikasi, perintah dan laporan, dan kerja sama. Dalam organisasi yang sehat jalannya arus komunikasi tidak hanya satu arah, tetapi paling tidak ada dua arah yaitu laporan.
3. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Salah satu prinsip organisasi adalah pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
4. Kebutuhan pegawai. Sebuah perpustakaan yang sehat harus diisi dengan pegawai yang memadai dan memenuhi semua kriteria yang dipersyaratkan. 5. Komponen kepengurusan perpustakaan. Komponen yang diperlukan untuk
mengisi struktur organisasi perpustakaan yang paling urgen mencakup hal berikut :
a. Kepala/pemimpin perpustakaan dan pemimpin unit kerja didalamnya. b. Pustakawan yang ada pada instansi pemerintah/PNS disebut sebagai
pejabat fungsional pustakawan, sedangkan pada lembaga swasta cukup disebut pustakawan.
c. Pegawai pelaksana teknis kepustakawanan untuk membantu pustakawan. d. Pegawai tata usaha atau kesekretariatan (administrasi).
Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan. Oleh karena itu, struktur organisasi perpustakaan setidaknya mencakup tiga hal (1) struktur atau kerangka, (2) kelompok orang-orang tertentu, dan (3) sistem.
Perpustakaan USM Indonesia menggunakan sistem organisasi mikro, yang menggambarkan pembagian kegiatan unit kerja secara keseluruhan. Dalam hal ini Kepala Perpustakaan bertanggungjawab penuh dalam setiap kegiatan kerja. Kepala Perpustakaan dibantu oleh empat orang pustakawan yang mengelola bagian pelayanan pengolahan, perawatan, pengadaan dan sirkulasi.
Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan USM Indonesia
Gambar-6. Struktur Organisasi Perpustakaan USM Indonesia Sumber : Perpustakaan USM Indonesia
Tugas Kepala Perpustakaan pada USM Indonesia hanya bertanggung jawab, memimpin dan mengontrol perpustakaan saja. Sedangkan pada bagian pengolahan yang juga merupakan bagian teknis memiliki tugas untuk mengklasifikasi atau mengatalog buku sampai buku tersebut dapat disimpan dalam rak dan dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Pada bagian perawatan bertugas untuk merawat koleksi yang ada di perpustakaan jika ada koleksi yang mengalami kerusakan misalnya buku robek atau koyak halamannya harus dijilid sampai koleksi tersebut layak lagi digunakan oleh pengguna. Dengan adanya perawatan buku tersebut maka mahasiswa dan dosen sebagai pengguna tidak merasa terganggu untuk menggunakan koleksi tersebut.
Pada bagian pengadaan sebagai bagian dari kegiatan teknis memiliki tugas untuk mengumpulkan, menghimpun, dan memilih bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan mahasiswa dan dosen sebagai pendukung proses belajar mengajar pada perpustakaan tersebut.
Selanjutnya pada khusus bagian pelayanan yaitu sirkulasi (peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian) pustakawan Perpustakaan USM Indonesia bertugas memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan yakni melayani
Kepala Perpustakaan
Sirkulasi Pengadaan
peminjaman, pengembalian maupun perpanjangan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dan juga membantu pengguna untuk mencarikan informasi dan memberikan konsultasi kepada pengguna sesuai keperluan yang benar-benar dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen pada perguruan tinggi tersebut.
3.4 Peraturan Perpustakaan
Setiap anggota perpustakaan berkewajiban mematuhi tata tertib dan pelanggaran tata tertib dapat dikenakan sanksi denda atau sanksi administrastif.
1. Perpustakaan USM Indonesia memiliki jam layanan kepada pengguna perpustakaan yaitu :
Senin s/d Jum’at : 08.00 – 16.00 WIB Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
2. Sistem Keanggotaan, semua mahasiswa terdaftar dan stafpengajar yang masih aktif secara otomatis menjadi anggota perpustakaan ;
• Untuk mahasiswa dengan menunjukkan kartu mahasiswa yang
masih berlaku
• Untuk staf pengajar dan pegawai dengan melampirkan fotocopy SK pengangkatan atau surat keterangan dari atasan/kepala unit kerja. • Kartu anggota perpustakaan berlaku pada selama mahasiswa, staf
pengajar dan pegawai masih berada di USM Indonesia. • Kartu anggota perpustakaan tidak dibenarkan oleh orang lain. 3. Pengguna harus menitipkan tas, jaket dan yang sejenisnya pada tempat
penitipan tas atau loker yang telah disediakan.
4. Setiap pengunjung diharuskan mengisi daftar buku tamu yang telah disediakan oleh perpustakaan.
5. Pengguna harus berkelakukan baik dan berpakaian rapi selama berada di perpustakaan.
b. Mencoret, merobek atau merusak lembar koleksi perpustakaan c. Memindahkan koleksi dari rak ke rak lain
d. Mencoret atau merusak perabotan
e. Menimbulkan suara yang mengganggu ketentraman dan sehingga mengganggu kenyamanan pengunjung
f. Membuang sampah sembarangan
g. Mengembalikan sendiri buku yang selesai dibaca ke dalam rak buku. 7. Pengguna harus mencatatkan semua koleksi yang akan dipinjam pada
meja peminjaman sebelum meninggalkan perpustakaan.
8. Jumlah buku yang dipinjam maksimal 2 (dua) buku, masa peminjaman 7 (tujuh) hari.
9. Pengguna harus menjaga dengan baik koleksi yang dipinjam, apabila terjadi kerusakan akan dikenakan denda mengganti dengan yang baru. 10. Mengembalikan pinjaman koleksi tidak melampaui batas yang ada dan
tanggal kembali, perpanjangan koleksi maksimal 2 (dua) kali. 11. Membayar denda keterlambatan sesuai dengan tarif yang ditentukan 12. Mengganti buku yang hilang dengan buku baru yang sama.
Peraturan pada Perpustakaan USM Indonesia harus wajib dipatuhi dan dijalankan sehingga tercipta ketentraman dan kedisiplinan, apabila peraturan tersebut tidak dipatuhi maka pihak perpustakaan akan memberikan sanksi sesuai dengan ketentuan yang sudah ada agar setiap pengguna atau mahasiswa tetap disiplin.
3.5 Koleksi Perpustakaan
menyelenggarakan perpustakaan tersebut. Dalam hal ini, pengguna perkuliahan yang diikuti oleh pengguna perpustakaan.
Koleksi yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia adalah sebagai berikut : Unsur jenis koleksi dapat dibagi dalam dua jenis yaitu bahan buku dan bahan non buku. Jenis koleksi terbentuk berupa buku teks, fiksi, dan non fiksi, sedangkan bahan buku berupa e-journal.
Koleksi perpustakaan USM Indonesia yang paling banyak berupa buku-buku mengenai kesehatan. Karena ruang lingkup program studi mengenai kesehatan sesuai kebutuhan sivitas akademik. Koleksi perpustakaan hendaknya dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan guna menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diemban oleh USM Indonesia yang menyelenggarakan perpustakaan tersebut. Dalam hal ini, pengguna perpustakaan membutuhkan informasi serta koleksi yang sesuai dengan program perkuliahan yang diikuti oleh pengguna perpustakaan.
Koleksi yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia yang telah di sediakan oleh perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Buku
Ketersediaan buku atau bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan lebih banyak dibandingkan dengan bahan koleksi lainnya. Sampai saat ini jumlah buku yang dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademik terdapat di perpustakaan adalah sebanyak 614 judul dengan 2645 eksemplar .
Adapun jumlah koleksi buku di Perpustakaan USM Indonesia dapat dilihat pada Tabel-3.
Tabel-3. Data Koleksi Perpustakaan USM Indonesia Tahun 2013
Data Koleksi Januari – Mei 2013
Nomor Kelas Jumlah(Jdl) Jumlah
(eks.)
000 - 099 : Karya Umum 120 376
100 - 199 : Filsafat 26 129gm
200 - 299 : Agama 2 16
400 - 499 : Bahasa 1 1
Sumber: Perpustakaan USM Indonesia
Sehingga pengguna dapat memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan.
Untuk menjalankan fungsinya UPT Perpustakaan USM Indonesia ditunjang oleh
berbagai jenis koleksi yang diperoleh baik dari pembelian, tukar menukar dan
hadiah. Jumlah koleksi tersebut dapat dilihat pada Tabel-4 sebagai berikut :
Tabel-4 Data Koleksi Perpustakaan USM Indonesia Tahun 2013
Koleksi Bidang Kesehatan Januari – Mei 2013
Nomor Kelas Jumlah (Jdl) Jumlah (eks.)
610 : Ilmu Kesehatan 32 160
Sumber: Perpustakaan USM Indonesia
2. Jurnal
Koleksi jurnal yang dimiliki oleh Perpustakaan USM Indonesia adalah sebanyak 20 judul dengan 160 eksemplar dan semua jurnal adalah mengenai kebidanan dan kesehatan.
3. Surat Kabar
Tabel-5. Jenis Koleksi Surat Kabar yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia
No. Judul
1. Analisa 2. Waspada 3. Warta Kita 4. Harian Global Sumber : Perpustakaan USM Indonesia
1. Referensi
Perpustakaan juga menyediakan koleksi referensi yang hanya boleh baca di Perpustakaan saja. Adapun jumlah koleksi referensi yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia dapat dilihat pada Tabel-6.
Tabel-6. Jenis Koleksi Referensi yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia
No. Judul Jumlah Eksemplar
1. Ensiklopedia 27
2. Kamus 8
3. Bibliografi 1
4. Atlas Kedokteran 1
5. Atlas Kebidanan 1
6. Atlas of Mamography 1
7. Year Book 13
Jumlah 52
Sumber : Perpustakaan USM Indonesia
2. Majalah
3. Karya Ilmiah
Karya ilmiah merupakan koleksi yang berupa karya tulis ilmiah mahasiswa. Bagi mahasiswa yang akan wisuda wajib menyumbangkan karya tulis ilmiahnya kepada perpustakaan. Sampai saat ini koleksi karya tulis ilmiah yang ada di perpustakaan sebanyak 1583 judul/eksemplar.
Adapun jumlah dan jenis koleksi yang terdapat di Perpustakaan USM Indonesia dapat dilihat pada Tabel-7.
Tabel-7. Jumlah dan Jenis Koleksi yang Terdapat di Perpustakaan USM Indonesia
No Jenis Koleksi Jumlah Judul Koleksi
Sumber: Perpustakaan USM Indonesia
3.6 Layanan Perpustyakaan
Layanan Perpustakaan USM Indonesia sebagai berikut :
1. Layanan Informasi
Layanan ini berfungsi untuk membantu pengguna dalam menggunakan perpustakaan secara lebih efisien. staf yang bertugas membantu mengatasi masalah dalam mendapatkan informasi atau koleksi yang diperlukan, memberi petunjuk cara menggunakan katalog online dan menjawab pertanyaan yang diajukan pengguna
2. Sirkulasi
transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi dilakukan secara terautomasi, sehingga proses dilakukan dengan singkat dan tepat. 3. Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pustaka diwajibkan :
• Bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi di USM Indonesia • Bagi mahasiswa yang akan pindah dari USM Indonesia
• Untuk staf pengajar dan pegawai yang akan pindah atau berhenti bekerja.
3.7 Pengolahan Sistem Informasi 3.7.1 Perangkat Komputer
Komputer adalah peralatan elektronik yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang memiliki kemampuan atau digunakan untuk membantu tugas manusia dengan cara menerima atau mengolah data yang dimasukkan menjadi informasi berdasarkan program yang dimiliki, yang kemudian hasilnya ditampilkan/disimpan/dikirim melalui perangkat keluaran.
1) Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer, printer dan scanner yang digunakan oleh Perpustakaan USM Indonesia.
2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data. Menggunakan
Software Database AthenaeumLight 8,5v1 sebagai penyimpanan data dan pengolahan bahan pustaka.
3.7.2 Pemilihan Database
menghasilkan informasi yang sangat penting dalam pengolahan bahan pustaka suatu perpustakaan.
Database yang sudah tersedia dalam suatu media penyimpanan tidak akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database, seperti
Database Athenium. Agar Informasi bisa diterima oleh pemakai dengan mudah dengan kemudahan akses terhadap informasi yang telah dikelola oleh Pepustakaan. Pemilihan database Perpustakaan USM Indonesia telah tepat memilih Database AtheniumLight 8,5v1 sebagai program sistem informasi perpustakaan yang baik.
Database Athenium kata “athenaeum” berasal dari bahasa yunani yang berarti perpustakaan atau reading room. Database AtheniumLight 8,5v1 adalah dalam penggunaan software offline. Database AtheniumLight 8,5v1 sangat menarik untuk dipakai sebagai salah satu automasi perpustakaan secara sederhana.
Database AtheniumLight 8,5v1 memiliki kapasitas data hanya sekitar 7
Terrabyte, juga performa secara menyeluruh. Fasilitas yang ada pada athenaeum adalah manajemen database, menu peminjaman, menu pengembalian, menu laporan, label barcode, statistik dan stock opname.
AtheniumLigt 8,5 merupakan versi modifikasi dari atheniumlight 6.0 yang telah melalui proses konversi menggunakan filemaker 8,8, dengan kemampuan lebih baik serta mampu mengelola data hingga 7 Terrabyte. Software ini dikembangkan oleh Sumware Consulting, berasal dari New Zealand, versi Indonesia oleh Komunitas Athenaeum Light 8,5 Indonesia atau disingkat dengan (KALI). Software Athenium Light 8,5 merupakan aplikasi full integrated, artinya data yang ada sudah diintegrasikan dalam sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), yaitu proses inventarisasi, pengatalogan, peminjaman, pengembalian, keanggotaan, dan sampai pembuatan statistik perpustakaan.
a
Gambar-7. Database AthenaeumLight 8,5v1 Sumber : Perpustakaan USM Indonesia
Adapun kelemahan dari Database AtheniumLight 8,5v1adalah:
• Keamanan datanya rendah (Low security) karena aplikasi ini bersifat
portable (dapat dipindah-pindahkan)
• Paduan pengklasifikasian dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila jumlah subjek dan koleksi bertambah banyak dan semakin kompleks.
Kelebihan dari Database AtheniumLight 8,5v1 adalah:
• dikemas secara free script, artinya code atau formula didalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya. Hal ini memudahkan para pemakainya untuk memperbaiki, memodifikasi, tampilan field, bahasa, relasi data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
3.7.3 Pengguna Sistem Informasi
Pengguna informasi adalah pihak yang menerima atau menggunakan informasi. Pengguna informasi dapat menentukan kualitas seperti apa, menyampaikan apa dan bagaimana kebutuhan informasi mereka. Penyedia informasi harus bekerja dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan mereka, dan bekerjasama dengan sumber informasi lain. Pengguna merupakan prioritas utama, kelangsungan hidup sistem informasi. Kebutuhan sistem informasi bagi pengguna perlu diidentifikasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas mutu untuk menjamin kepuasan setiap pengguna informasi. Kepuasaan pengguna akan berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas.
Pengguna perpustakaan mencakup orang-orang yang berkunjung ke perpustakaan untuk menggunakan koleksi yang ada di dalam perpustakaan dalam rangka mencari informasi yang dibutuhkan. Orang yang memakai sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem informasi adalah pengguna. Pengguna perpustakaan yang ada pada Perpustakaan USM Indonesia meliputi :\
1. Seluruh Sivitas Akademika USM Indonesia. 2. Seluruh Dosen USM Indonesia.
3. Seluruh Staf USM Indonesia. 4. Seluruh Pengurus USM Indonesia.
Pengguna Perpustakaan USM Indonesia dikhususkan hanya untuk mahasiswa dan dosen saja dan jika ada pengunjung dari luar non mahasiswa harus melapor kepada petugas perpustakaan yang disertai surat keterangan. Setiap pengguna yang belum memahami tentang cara untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dapat menanyakan langsung kepada petugas perpustakaan. Setiap pengguna Perpustakaan USM Indonesia harus memenuhi peraturan yang ada pada perpustakaan.
3.7.4 Pemanfaatan Sistem Informasi
(library housekeeping) bukanlah merupakan suatu fenomena baru. Memanfaatkan komputer untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan, terutama pada kegiatan sirkulasi. Informasi suatu yang dibutuhkan untuk setiap pengguna dan mempunyai hak untuk mendapatkan informasi. Perpustakaan USM Indonesia telah mengelola informasi dalam bentuk katalog online yang dapat diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademik dalam penelusuran bahan pustaka yang dibutuhkan.
3.8 Sistem Informasi Perpustakaan USM Indonesia
Sistem Informasi Perpustakaan disini diartikan sebagai penggunaan
teknologi informasi terutama penggunaan komputer dan telekomunikasi untuk
membantu tugas-tugas layanan di perpustakaan terutama yang berkaitan dengan
penemuan informasi. Dalam hal ini jelas bahwa penggunaan komputer dalam
proses kegiatan perpustakaan dituntut semakin besar agar dalam memberikan
pelayanannya kepada pemakainya dapat seoptimal mungkin.
Sistem informasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan bahan
pustaka perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Dengan
bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat
dan dapat membantu kerumahtanggaan perpustakaan secara efisien.
Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya
untuk mengurusi pengembangan perpustakaan dengan baik. Karena beberapa
pekerjaan sudah diambil alih oleh suatu alat komputer. Sistem informasi
perpustakaan memanfaatkan Teknologi Informasi untuk kegiatan-kegiatan
perpustakaan dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem
perpustakaan terkomputerisasi.
Dengan komputer kita bisa melakukan banyak hal terutama untuk
meningkatkan kualitas layanan perpustakaan. Kita juga bisa melakukan efisiensi
sumberdaya baik materi maupun sumberdaya manusia. Namun kunci dari semua
kesuksesan penggunaan sistem informasi perpustakaan terletak pada kerja keras
dan dedikasi yang tinggi dari Sumberdaya manusia yang ada di perpustakaan itu
3.8.1 Pengadaan
Dalam memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan, maka perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka secermat mungkin, sesuai dengan permintaan dan informasi yang tepat tentang buku yang diperlukan oleh pengguna jasa perpustakaan. Perpustakaan USM Indonesia melakukan pengadaan koleksi dengan cara pembelian, hadiah, dan wajib serah karya ilmiah.
1) Pembelian
Pembelian adalah cara pengadaan koleksi yang paling sering dilakukan oleh Perpustakaan USM Indonesia. Pembelian bahan pustaka dilakukan setiap tahun ajaran baru. Hampir 85% dari jumlah koleksi yang ada, diperoleh melalui pembelian. Perpustakaan USM Indonesia dalam melaksanakan pembelian bahan pustaka, menggunakan jasa penerbit, toko buku, dan agen tertentu.
Sebelum perpustakaan melakukan pembelian maka perpustakaan melakukan pengecekan pada daftar buku yang tersedia di perpustakaan, dari daftar inilah pustakawan mengetahui buku yang bersangkutan sudah pernah dibeli atau belum.
Kriteria penambahan dari buku yang sudah ada adalah: a. Dilihat dari slip peminjaman
b. Karena buku rusak
c. Untuk mengganti buku yang hilang
2) Hadiah/Sumbangan
Koleksi perpustakaan yang berasal dari hadiah sangat terbatas. Adapun hadiah berasal dari berbagai pihak yang merasa ikut berperan serta demi kemajuan ilmu pengetahuan. Koleksi hadiah ini diperoleh dengan dua cara yaitu:
1. Sumbangan atas permintaan
2. Sumbangan tanpa permintaan
Sumbangan tanpa permintaan adalah suatu lembaga atau pribadi untuk memberikan sumbangan bahan pustaka kepada perpustakaan. Biasanya Perpustakaan USM Indonesia memperoleh sumbangan ini dari agen-agen yang datang untuk menawarkan bahan pustaka yang dilihat dari katalog yang mereka bawa. Kemudian agen tersebut memberikan katalog beserta sample buku kepada pustakawan yang ada di perpustakaan sebagai wujud promosi dari buku baru yang mereka terbitkan. Dan sebagian sumbangan juga diperoleh dari orang-orang yang memberi sumbangan bahan pustaka, biasanya dari pustakawan yang bekerja di perpustakaan ini.
3) Wajib Simpan Karya Ilmiah
Selain pembelian dan sumbangan/hadiah Perpustakaan USM Indonesia juga memperoleh bahan pustaka dari dosen dan mahasiswa yang berupa karya ilmiah yaitu yang dilakukan oleh lembaga induk USM Indonesia, antara lain:
• Buku Wisuda
• Karya Ilmiah Mahasiswa
3.8.2 Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mengolah bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan hingga bahan pustaka tersebut dapat dimanfaatkan oleh penggunanya. Untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan terlebih dahulu bahan pustaka tersebut diolah dan disusun secara sistematis. Untuk itu Perpustakaan USM Indonesia melaksanakan beberapa tahapan dalam pengolahan bahan pustaka. Tahapan pengolahan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
3.8.2.1 Inventarisasi
