commit to user
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA
PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
Kholid Yusyak Abdullah F3308070
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
· Orang-orang yang paling bahagia tidak selalu memiliki hal-hal terbaik, mereka
hanya berusaha menjadikan yang terbaik dari setiap hal-hal yang hadir dalam
hidupnya (Kahlil Gibran).
· Jika kamu punya mimpi, yakini saja mimpi itu. Kalaupun seandainya belum
tercapai, anggap saja kamu masih bermimpi. Dan bila saatnya kamu sudah
terbangun, maka mimpi itu akan segera tercapai (Penulis).
· Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaum sebelum mereka
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAK ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1
B. Latar Belakang Masalah ... 16
C. Perumusan Masalah ... 18
D. Tujuan Penelitian ... 18
E. Manfaat Penelitian ... 19
BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN A. Landasan Teori... 20
commit to user
BAB III TEMUAN
A. Kelebihan...57
B. Kelemahan...58
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan...59
B. Rekomendasi...60
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
I.1 Struktur Organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ... 6
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Keterangan telah melakukan kegiatan Magang
2. Faktur Penjualan
3. Surat Perintah Penyiapan Barang
commit to user
Abstract
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD, Tbk
KHOLID YUSYAK ABDULLAH F3308070
PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk is one of the manufacturing companies in Sragen which carries on business in the field of food. The results of the products include dried noodles, instant noodles, dried noodles and biscuits. Credit sales is one way to attract consumer interest in making a purchase on credit. System of credit is an important part of sales for the company because most of the revenue comes from selling credits. The purpose of this research is to know the implementation of the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. To evaluate the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.
Credit sales system PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk include related functions, the documents used, the use of accounting records, procedures that make up the system network, and flowchart. Based on this, the author will compare the theory obtained according to standard practice sales system with a real credit to the PT Tiga Pilar Sejahtera Food.
Credit sales system applied by PT Tiga Pilar Sejahtera Food has several advantages, among others, the procedures that form the network system is good enough and do related functions, there is a separation of the functions of each part involved in the implementation of the system, each phase of recording transactions credit sales made by some sections, use of a document that has been tailored to the needs and authorized authorities. The weakness that was found was not a separate Accounting Functions of cash function, this causes the internal control systems that are less good, the lack of rotation function or position in the running system.
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan suatu perusahaan yang
bergerak di bidang pangan. Riwayat perusahaan ini dimulai pada tahun
1959 ketika Tan Pia Soe merintis sebuah usaha wiraswasta dengan nama
perusahaan Bihun Cap Cangak Ular di Sukoharjo Jawa Tengah untuk
memproduksi bihun jagung. Proses produksi dilaksanakan dengan
peralatan yang sederhana. Namun, pada tahun 1978 pabrik mulai
diserahkan pada generasi ke dua yaitu Priyo Hadi Susanto, dengan
pengelolaan yang lebih modern dan menggunakan mesin-mesin produksi
dari Taiwan. Keberadaan mesin-mesin produksi ini, sangat berperan dalam
mengembangkan kapasitas dan kualitas produk sehingga secara langsung
mampu meningkatkan keuntungan perusahaan. Sejak saat itu, perusahaan
Bihun Cap Cagak Ular menjadi pemimpin pasar di Jawa Tengah dan
Jogjakarta.
Pada tahun 1992, generasi ke tiga di bawah pimpinan Joko
Mogoginto membawa pabrik sederhana ini menjadi Perseroan Terbatas
(PT) dengan nama PT Tiga Pilar Sejahtera yang berlokasi di Sukoharjo,
Jawa Tengah yang tidak hanya memproduksi bihun kering tetapi juga mie
commit to user
posisi sebagai pemimpin pasar di Indonesia untuk mie kering dan bihun
kering.
PT Tiga Pilar Sejahtera membangun pabrik mie kering di
Karanganyar, Jawa Tengah pada tahun 1996. PT Tiga Pilar Sejahtera
mulai resmi berdiri tanggal 31 Mie 1999. Pada tahun yang sama, ditunjuk
oleh International Relief and Development, sebuah lembaga swadaya
Amerika yang bekerja sama dengan Departemen Pertanian AS (USDA)
untuk berpartisipasi menyediakan mie kering yang disubsidi untuk
masyarakat kelas bawah.
Tahun 2000, PT Tiga Pilar Sejahtera mulai membangun industri
makanan terpadu seluas 25 hektar di Desa Sepat, Masaran, Sragen, Jawa
Tengah. Pada tahun 2001, PT Tiga Pilar Seajahtera memindahkan unit
produksi mie kering ke kawasan industri makanan terpadu di Sragen dan
mulai memasuki bisnis consumer food product dengan membangun unit
mie instant yang produk dan pemasarannya mulai tahun 2002.
Tahun 2003, perusahaan mengubah nama dan anggaran dasarnya
menjadi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dengan kantor pusat di Alun
Graha Suite Tebet Jakarta Selatan. Pada tahun 2004, perusahaan
menambah jenis produk baru yaitu biskuit, dan menjalin kerjasama dengan
badan International Relief and Development dan World Food Programme
untuk memproduksi biskuit yang bertujuan memperbaiki gizi balita dan
anak sekolah dasar. PT Tiga Pilar Sejahtera unit produksi biscuit yang
commit to user
Tengah pada akhir tahun 2006 dipindahkan ke kawasan industri terpadu di
Kabupaten Sragen.
Kawasan industri terpadu PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk Sragen
terdiri dari empat unit yaitu:
a. Unit mie kering
b. Unit mie instan
c. Unit bihun kering
d. Unit biskuit
2. Letak Geografis
Kantor pusat di Alun Graha Suite 110 Jalan Prof. Soepomo No 233
Tebet Jakarta Selatan. Kegiatan produksi dipusatkan di Jalan Grompol
Jambangan km 5,5 Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah.
PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ini menempati lahan seluas 25 Ha
dan bangunan seluas 9.072 m2 dengan enam bangunan utama yaitu empat
unit produksi, satu unit boiller, satu bangunan kantor utama. Batas
wilayah atau lokasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk yaitu:
a. Utara : Kelurahan Seketeng
b. Selatan : Jalan Raya Grompol
c. Barat : Desa Sepat
commit to user
3. Tujuan Berdirinya Perusahaan
Tujuan didirikannya PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah untuk
memenuhi permintaan pasar akan produk-produk makanan yang terus
tumbuh dan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan
menghasilkan produk yang terbaik, diterima oleh pasar dan berkualitas.
4. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi
Menjadi perusahaan makanan dan minuman lima besar di kawasan
Asia Tenggara pada tahun 2020.
b. Misi
1) Menyajikan produk makanan dan minuman dalam kemasan yang
berkualitas dengan harga terjangkau oleh setiap lapisan masyarakat
Indonesia.
2) Senantiasa berlandaskan falsafah dan nilai-nilai perusahaan yang
menjunjung tinggi pemuasan harapan pelanggan, dengan
mengandalkan pada penawaran produk yang inovatif, dan dengan
ketersediaan produk yang berkesinambungan.
3) Mengabdi untuk membangun sebuah organisasi kelas satu yang
secara konsisten memberikan nilai tambah kepada pelanggan, return
yang terbaik bagi pemegang saham, kesejahteraan dan kesempatan
berkarya seluas-luasnya bagi karyawan, menjunjung tinggi dan
commit to user
yang bertanggung jawab ikut membangun lingkungan yang
tenteram.
B. STRUKTUR ORGANISASI
Sturktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk mengelola
organisasi yang menunjukkan kerangka dan pola hubungan antara fungsi,
bagian dan posisi serta menjelaskan kedudukan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab yang berbeda dalam aspek kerja, koordinasi, pengambilan
keputusan.
Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan
organisasi berbentuk lini atau garis. Adapun struktur organisasi PT Tiga Pilar
Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera FoodTbk Dep. Purchasing Dep. Delivery Dep. Warehouse
Dep. Prod. Planning & Invent. Control
Ka. Div. Supply Chain
Ka.Div. Manufacturing
Dep. Produksi
Dep. Teknik
Dep.
Dep. Dep. Office
Jakarta
Dep.Gen. Dep. Org.
Development
Direktur HRD
Ka. Divisi Human Resources Development
Dep. Accounting
Direktur Finance
Ka. Div. Accounting
Dep. Finance Dep. Inf. Technology Corporate Secretary Corporate Legal Corporate Finance Presiden Direktur Direktur Operasional
Dep. Dep.
commit to user
C. DESKRIPSI JABATAN
Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT
Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut:
1. Presiden Direktur
Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT
Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan mengawasi
pelaksanaannya.
b. Bekerja sama dengan direktur dalam mengelola perusahaan.
c. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan.
d. Meminta laporan pertanggungjawaban direktur.
e. Memberi saran, nasehat, petunjuk, dan bimbingan pada direktur.
f. Bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya dan
juga atas informasi yang diturunkan pada direktur di bawahnya.
2. Corporate Secretary
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menangani
segala hal berhubungan dengan kesekretariatan perusahaan.
3. Corporate Legal
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan
commit to user
4. Corporate Finance
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan
dengan keuangan perusahaan.
5. Direktur Finance
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mengawasi segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan
perusahaan.
b. Mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang keuangan.
c. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.
d. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan
serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
6. Direktur Operasional
Bertugas mengkoordinasi, mengelola, mengawasi,
mengarahkan dan mengendalikan kelancaran proses produksi yang
telah ditetapkan serta kegiatan operasional lain yang telah
ditetapkan.
7. Direktur HRD
Bertugas memonitoring pemenuhan kebutuhan atau kelebihan
commit to user
8. Kepala Divisi Accounting
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk :
a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk
Departemen Accounting, Departemen Finance, dan Departemen
Information Technology.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen
yang menjadi bawahannya.
c. Bertanggungjawab atas operasional divisi accounting.
9. Kepala Divisi Human Resources Development
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk :
a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional
untuk Departemen Personil, Departemen Organitation
Development dan Departemen Office Jakarta dan Departemen
General Affair.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja
departemen yang menjadi bawahannya.
c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Human
Resources Development.
10. Kepala Divisi Manufacturing
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
commit to user
a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk
Departemen Produksi, Departemen Teknik dan Departemen
Quality Control.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen
yang menjadi bawahannya.
c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Manufacturing.
11. Kepala Divisi Sales & Marketing
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional
untuk Departemen Sales dan Departemen Marketing.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja
departemen yang menjadi bawahannya.
c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Sales &
Marketing.
12. Kepala Divisi Supply Chain
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk
Departemen Purchasing, Departemen Delivery dan Departemen
Warehouse dan Departemen Product Planning & Inventory
commit to user
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen
yang menjadi bawahannya.
c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Supply Chain.
13. Departemen Finance
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Bertugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang untuk
keperluan atau kepentingan perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan perusahaan,
pembuatan laporan keuangan.
14. Departemen Accounting
Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Melakukan pencatatan semua kegiatan atau transaksi kuangan
perusahaan.
b. Melakukan kegiatan dibidang pembukuan administrasi kuangan
perusahaan.
c. Bertanggung jawab terhadap masalah administrasi keuangan
perusahaan dan pembuatan laporan keuangan.
15. Departemen Information Technology
Menangani dan mengelola segala hal yang berhubungan
commit to user
16. Departemen Personil
Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Menetukan jumlah dan mutu karyawan yang dibutuhkan dan
menyeleksi calon karyawan yang akan diterima.
b. Menentukan lama kerja dan besarnya gaji/upah bagi karyawan,
menangani cuti dan pemutusan hubungan kerja.
17. Departemen Organitation Development
Memberi motivasi kerja dan memberikan kesejahteraan,
jaminan sosial dan fasilitas yang dibutuhkan karyawan.
18. Departemen Office Jakarta
Menangani segala hal yang berhubungan dengan kantor
marketing yang ada di Jakarta.
19. Departemen General Affair
Menangani segala hal yang berhubungan akomodasi
perusahaan dan aset, seperti bus karyawan.
20. Departemen Produksi
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
commit to user
a. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang
mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam
mencapai produksi yang telah ditargetkan.
b. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang
mencakup unsur manusia, mesin, dan material yang menunjang
hal tersebut.
c. Berusaha mengembangkan produksi secara kualitas dan kuantitas
sesuai dengan perkembangan teknologi.
21. DepartemenTeknik
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang
perencanaan teknik, produk, distribusi dan peralatan teknik.
b. Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan mesin-mesin
produksi.
c. Bertanggung jawab terhadap masalah pemeliharaan mesin-mesin
produksi.
22. Departemen Quality Control
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk selama proses
produksi sampai dengan hasil jadi.
commit to user
23. Departemen Sales
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Menerima order dari distributor.
b. Memastikan jumlah barang jadi yang dikirim dengan order yang
diminta.
c. Bertanggungjawab atas penjualan yang dilakukan.
24. Departemen Marketing
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mengatur dan mengadakan komunikasi dengan bagian produksi
untuk memberikan rencana produksi sesuai dengan permintaan.
b. Mengikuti perkembangan pasar yang secara langsung maupun
tidak langsung mempengaruhi penjualan.
c. Menjalankan tugas sehari-hari yang menyangkut masalah promosi
dan pemasaran.
d. Bertanggungjawab atas pemasaran produk perusahaan.
25. Departemen Purchasing
Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mengkoordinir pembelian bahan baku yang diperlukan
perusahaan serta pembelian peralatan dan perlengkapan yang
commit to user
b. Mengawasi barang-barang yang dibeli jika tidak sesuai dengan
pesanan baik kualitas maupun kuantitas serta harga yang telah
disepakati.
c. Mengatur dan menetapkan cara pembelian dan pengadaan
bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi.
d. Menentukan atau memilih supplier.
26. Departemen Delivery
Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan dibidang
pengiriman barang jadi ke pembeli.
27. Departemen Warehouse
Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan
dengan penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan bahan baku,
bahan penolong dan barang jadi.
b. Memeriksa laporan persediaan gudang setiap saat.
c. Bertanggungjawab atas persediaan bahan baku, bahan penolong,
barang jadi yang disimpan.
28. Departemen Product Planning & Inventory Control
Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk untuk:
a. Membuat rencana produksi yang akan dihasilkan sesuai dengan
commit to user
b. Mengolah dan membuat data-data hasil produksi untuk
disampaikan kepada bagian-bagian lain yang memerlukan.
c. Mengadakan koordinasi antar bagian untuk bekerjasama agar
target yang telah ditentukan dapat tercapai.
d. Mengadakan evaluasi hasil antar bagian untuk bekerja sama agar
target yang telah ditentukan terlaksana.
e. Membuat data hasil produksi maupun kualitas untuk bahan
meeting bulanan.
B. Latar Belakang Masalah
Perkembangan perekonomian yang semakin pesat membuat dunia
usaha mengalami tingkat persaingan yang ketat dimasa sekarang. Untuk
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan diperlukan manajemen
perusahaan yang baik. Untuk itu, diperlukan adanya suatu sistem yang baik
dalam mengelola perusahaan. Perusahaan menerapkan sistem akuntansi yang
sesuai dengan kondisi dan kebutuhannya. Kondisi dan kebutuhan setiap
perusahaan berbeda dikarenakan perbedaan bentuk dari perusahaan seperti
perusahaan manufaktur, perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Dalam
suatu perusahaan terdapat berbagai macam sistem akuntansi. Salah satu sistem
akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem penjualan.
Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang
commit to user
membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan
bagian lain yang berkepentingan, dalam proses atau transaksi penjualan.
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan
rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan
keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.
Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang
dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit .Perusahaan
mengambil kebijakan dengan melakukan penjualan kredit untuk meningkatkan
volume penjualan. Penjualan kredit merupakan salah satu cara perusahaan
dalam menarik minat konsumen.
Penjualan kredit merupakan salah satu cara untuk menarik minat
konsumen dalam melakukan pembelian secara kredit, sehingga semakin
banyak peluang perusahaan untuk mencapai laba yang besar. Penjualan kredit
memerlukan perhatian dan penanganan yang serius agar resiko yang timbul
dapat dihindari. Kegiatan penjualan kredit tersebut ditangani oleh perusahaan
melalui sistem penjualan kredit. Sistem penjualan kredit merupakan bagian
penting bagi perusahaan karena sebagian besar pendapatan berasal dari
penjualan kredit. Sistem ini banyak memberikan informasi-informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan oleh manajemen agar tujuan
perusahaan dapat tercapai. Sistem yang diterapkan oleh perusahaan harus bisa
memudahkan dalam prosedur otorisasi namun juga mampu mengantisipasi
kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan, sehingga sistem ini
commit to user
wewenang dan tugasnya masing-masing. Pemisahan fungsi ini memberikan
tanggung jawab kepada masing-masing bagian terhadap pekerjaannya agar
lebih teliti dalam bekerja. Hal ini perlu ada karena dalam transaksi penjualan
kredit dalam perusahaan dilakukan dengan melibatkan beberapa fungsi terkait
yang menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansi. Dengan
demikian akan mudah sekali terjadi penyimpangan dan kesalahan yang dapat
merugikan perusahaan, misalnya belum adanya pengecekan intern terhadap
status kredit pembeli secara menyeluruh, masih kurangnya ketelitian
pencatatan piutang, dan masih adanya keterlambatan pembayaran oleh
pelanggan. Untuk menghindari resiko penyimpangan dan kesalahan dalam
transaksi penjualan kredit yang ada dalam perusahaan, maka penulis tertarik
untuk menulis tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM
PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK”
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis
membuat rumusan masalah yaitu:
1. Bagaimana sistem pengendalian intern penjualan kredit yang diterapkan
oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan
kredit yang diterapkan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?
commit to user
Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas maka penulis
mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar
Sejahtera Food Tbk.
2. Untuk mengevaluasi sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera
Food Tbk.
E. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut ini:
1. Manfaat Teoritis
Memberikan kontribusi pemikiran bagi dunia akademis supaya dapat
menjadi acuan dasar bagi penelitian serupa dimasa yang akan datang.
2. Manfaat Praktis
a. Bagi PT Tiga Pilar Sejahtera Food
Dapat memberikan masukan bagi perusahaan sebagai pertimbangan dalam
Evaluasi Sistem Penjualan Kredit.
b. Bagi Penulis
Merupakan sarana dan media untuk menerapkan pengetahuan khususnya
dalam menilai Sistem Penjualan Kredit.
c. Bagi Pembaca
Dapat digunakan untuk menambah wawasan dan pengetahuan
pembaca serta sebagai bahan referensi tambahan untuk penelitian dimasa
commit to user
BAB II
LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2).
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi untuk tujuan tertentu melalui tiga tahapan tertentu yaitu input,
proses, dan output (widjayanto, 2001:2).
sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Sedangkan prosedur adalah suatu kelompok kegiatan manual ataupun
terotomatisasi, yang melibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan
menyimpan data tentang aktivitas organisasi (Romney dan Steinbart,
2003:2).
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
commit to user
20
2. Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi dapat didefinisikan sebagai organisasi formulir
catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
Dari definisi sistem akuntansi di atas, unsur suatu sistem akuntansi
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku
pembantu, dan laporan serta unsur akuntansi yang mendukung dari
kegiatan akuntansi yang ada. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian
masing-masing unsur suatu sistem akuntansi tersebut.
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas
keluar, dan cek.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
Contoh dari jurnal antara lain jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,
commit to user
c. Buku besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku pembantu
Jika data yang digunakan dalam buku besar memerlukan rincian
lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini
terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data
keuangan yang tercantum rekening tertentu di dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang
dapat berupa neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan laba yang
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,
laporan harga pokok penjualan. Laporan berisi informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi.
3. Penjualan kredit
Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan
oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang
diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001:210)
Dasar dari penjualan kredit adalah kepercayaan suatu badan usaha
atau seseorang yang memberikan kredit bahwa pihak penerima pinjaman
atau pengkredit akan dapat memenuhi segala sesuatu yang diperjanjikan
commit to user
Sistem akuntansi yang baik akan menyediakan informasi yang
memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar
tujuan perusahaan dapat tercapai.
Unsur-unsur sistem akuntansi yang terkait di dalam penjualan
kredit adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit menurut
Mulyadi (2001:213) adalah sebagai berikut:
1) Fungsi penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab
untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari
pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat
back order pada saat diketahui tidak tersedianya barang untuk
memenuhi permintaan dari pelanggan.
2) Fungsi kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit bertanggungjawab untuk meneliti status kredit dari
pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu
diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan
pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu
dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan.
commit to user
persetujuan kredit dari fungsi tersebut.
3) Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan
barang ke fungsi pengiriman.
4) Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas
surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi
ini bertanggungjawab untuk menjamin tidak ada barang yang
keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
5) Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi
akuntansi.
6) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan
serta piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam
commit to user
b. Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:216) dokumen yang digunakan dalam
sistem penjualan kredit adalah:
1) Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk
melaksanakan proses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai
surat order pengiriman terdiri dari:
a) Surat order pengiriman, dokumen ini merupakan lembar
pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang
dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas
dokumen tersebut.
b) Tembusan kredit, dokumen ini digunakan untuk memperoleh
status kredit dari pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi
penjualan kredit dari fungsi kredit.
c) Surat pengakuan, dokumen ini dik irim oleh fungsi penjualan
kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah di
terima dan dalam proses pengiriman.
d) Surat muat, dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan
commit to user
e) Slip pembungkus, dokumen ini ditempelkan pada pembungkus
barang untuk memudahkan fungsi penerimaan. Pada perusahaan
pelanggan dalam mengidentifikasi barang yang diterimanya.
f) Tembusan gudang, merupakan surat order pengiriman yang
dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis dan jumlah
barang seperti yang tercantum didalamnya, menyerahkan barang
tersebut ke fungsi pengiriman, dan mencatat barang yang dijual
dalam kartu gudang.
g) Arsip pengendalian pengiriman, merupakan tembusan surat
order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut
tanggal pengiriman yang dijanjikan.
h) Arsip indeks silang, merupakan tembusan surat order
pengiriman yang diarsipkan secara alvabetik menurut nama
pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan dari
pelanggan mengenai status pesanannya.
2) Faktur dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai faktur terdiri dari:
a) Tembusan fungsi penjualan, dokumen ini merupakan lembar
pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada
pelanggan, jumlah lembar yang dikirim kepada pelanggan
tergantung dari permintaan pelanggan.
commit to user
yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi
sebagai dasar mencatat piutang.
c) Tembusan jurnal penjualan, merupakan tembusan faktur
penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi
akuntansi sebagai dasar mencatat penjualan dalam jurnal
penjualan.
d) Tembusan analisis, merupakan tembusan faktur penjualan
yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi
sebagai dasar menghitung harga pokok penjualan yang dicatat
dalam kartu persediaan.
e) Tembusan wiraniaga, dokumen ini diberikan oleh fungsi
penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari
pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga
memungkinkan menghitung komisi penjualan yang menjadi
haknya.
3) Rekapitulasi harga pokok penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung
yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang
dijual selama periode akuntansi tertentu.
4) Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat ke
dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti
commit to user
produk yang dijual selama periode tertentu.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:221) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem penjualan kredit adalah:
1) Jurnal penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
baik secara tunai maupun kredit.
2) Jurnal umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk
yang telah terjual selama periode akuntansi tertentu.
3) Kartu gudang
Catatan ini digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi
dan persediaan fisik barang yang disimpan dalam gudang.
4) Kartu persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi jenis persediaan.
5) Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:222) jaringan prosedur yang membentuk sistem
penjualan kredit adalah:
commit to user
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli
dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli,
fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman kepada
berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut
memberikan kontribusi dalam malayani order dari pembeli.
2) Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan
atas order dari pelanggan kepada fungsi kredit.
3) Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang
kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam
order pengiriman yang diterima dari bagian pengiriman.
4) Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan
dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu
faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan
pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
5) Prosedur pencatatan piutang.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur
penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan
tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang
commit to user
6) Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data
penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total
harga pokok produk yan dijual selama periode akuntansi tertentu.
e. Hubungan Sistem Penjualan Kredit dengan Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode,
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Menurut Mulyadi (2001: 164), ada empat unsur sistem
pengendalian intern. Keempat unsur sistem pengendalian intern
tersebut adalah sebagai berikut ini:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam
perusahaan sebaiknya didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai
berikut ini:
a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
commit to user
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya. Hal ini berarti bahwa setiap transaksi hanya dapat
terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang
untuk menyetujui transaksi tersebut.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin tugas
yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara-cara umum yang ditempuh
oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat sebagai
berikut ini:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
b) Pemeriksan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan
lebih dahulu pada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal
yang tidak teratur.
c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada
commit to user
d) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin, sehingga akan
dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan
tugasnya, sehingga penyelewengan dapat dihindari.
e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaan dengan
pencatatannya.
g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4) Karyawan yang cakap dan mempunyai mutu di bidangnya.
Tingkat kecakapan karyawan mempengaruhi sukses tidaknya suatu
sistem pengendalian intern. Karyawan yang jujur dan ahli dalam
bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat
melaksanakan pekerjaanya dengan baik, meskipun hanya sedikit
unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Cara-cara
yang ditempuh perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya antara lain sebagi berikut ini:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
commit to user
f. Aktivitas Pengendalian Dalam Tahapan Prosedur Penjualan Kredit
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Aktivitas pengendalian dalam tahapan prosedur penjualan
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian
Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/
Potensi Kerugian/ Kecurangan
Penerimaan ordervdari customer
Penjualan 1. Surat Order Penjualan
2. Surat Order Pengiriman
1. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar customer yang telah disetujui.
2. Penggunaan Surat Order Penjualan yang diotorisasi untuk setiap penjualan
Penjualan dilakukan kepada
customer yang tidak semestinya
Otorisasi pemberian kredit
Keuangan 1. Surat Order Pengiriman
1. Bagian kredit mengecek semua
customer baru.
2. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.
1. Penjualan kredit dilakukan tanpa persetujuan.
Pengiriman barang
Pengiriman 1. Surat Order Pengiriman
2. Surat Pengiriman Barang
Kartu
Gudang
1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar Surat Order Pengiriman yang telah diotorisasi.
2. Pengecekan barang yang dikirim dengan Surat Order Pengiriman
1. Barang dikeluarkan dari gudang untuk order yang tidak sah.
dipesan.
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian
Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
( Lanjutan )
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/
Potensi Kerugian/ Kecurangan
3. Pemisahan Fungsi Pengiriman barang dan Fungsi Penjualan. 4. Pembuatan dokumen
pengiriman untuk setiap pengiriman barang.
3. Pengiriman barang yang tidak diotorisasi dapat terjadi
Penagihan Akuntansi 1. Surat
Tagihan
2. Faktur Penjualan
Kartu Piutang
1. Setiap Faktur Penjualan harus dilampiri dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi dan dokumen
pengiriman.
2. Pencocokan Faktur Penjualan dengan
1. Penagihan dibuat untuk transaksi fiktif.
Dokumen Pengiriman. 3. Pengecekan independen
pemberian harga dalam Faktur Penjualan.
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian
Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
( Lanjutan )
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/
Potensi Kerugian/ Kecurangan
Pencatatan Akuntansi 1. Surat Pengiriman Barang
2. Faktur Penjualan
1. Kartu Piutang
2. Jurnal Penjualan
1. Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber Faktur Penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap. 2. Pengecekan secara independen posting
kedalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar.
3. Pertanggungjawaban semua Faktur Penjualan secara periodik.
4. Panduan akun dan review pemberian kode akun
5. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur.
1. Transaksi
penjualan kredit fiktif dicatat. 2. Faktur penjualan
tidak dicatat ke akun piutang customer
commit to user
B. PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
PT Tiga Pilar Sejahtera Food dalam melaksanakan usahanya mengunakan
dua sistem penjualan, secara tunai dan kredit, penjualan secara kredit yang
dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food yaitu menjual produk yang
dihasikan perusahaan kepada distributor yang dilakukan pengiriman
terlebih dahulu kemudian pembayaran dalam jangka waktu kredit. Pada
awalnya calon distributor mengajukan diri kepada perusahaan untuk
menjadi distributor yang sanggup menjual atau memasarkan produk PT
Tiga Pilar Sejahtera Food sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
perusahaan. Setelah menerima data calon distributor, perusahaan akan
memilih dan menunjuk distributor yang berhak memasarkan produk PT
Tiga Pilar Sejahtera Food. Jika distributor telah disetujui perusahaan akan
melakukan pengiriman barang sesuai dengan rencana penjualan dalam satu
bulan kepada distributor. Setelah barang diterima distributor perusahaan
akan mengirimkan faktur penjualan kepada distributor. Setelah jatuh
tempo pelunasan piutang, distributor berkewajiban melakukan pembayaran
piutang melalui rekening perusahaan.
Unsur yang terkait dalam penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
commit to user
1. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
PT Tiga Pilar Sejahtera Food
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen sales. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada Surat Order,
membuat jadwal pengiriman barang dan membuat Surat Order
Pengiriman Barang.
b. Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab
untuk meneliti status kredit distributor dan menganalisa piutang
terkait distributor yang akan ditunjuk. Jika distributor tidak memiliki
permasalahan dengan saldo piutang maka rencana penjualan dalam
satu bulan akan disetujui. Fungsi kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera
Food dilaksanakan oleh Ka Div accounting dan Departemen finance.
c. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen Delivery. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi
ini bertanggung jawab untuk, mengirimkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterima dari Fungsi Penjualan, mencari alat
commit to user
distributor. Bagian ini akan menyerahkan surat Order Pengiriman
Barang kepada transporter untuk diserahkan bagian gudang.
d. Fungsi Gudang
Fungsi gudang pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh
departemen warehouse. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang
yang akan dikirim sesuai dengan jenis dan jumlah yang tertera pada
surat perintah penyiapan barang, melakukan pemuatan barang ke
dalam truck.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang terjadi dari
transaksi penjualan, menerima bukti transfer bank sebagai bukti
pembayaran piutang, membuat bukti kas masuk atas pelunasan
piutang.
f. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi ini bertanggung jawab untuk untuk membuat Faktur
Penjualan dan Faktur Pajak dan mengirimkan Faktur Penjualan
commit to user
2. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga
Pilar Sejahtera Food adalah:
a. Surat Pengiriman Barang
Surat Pengiriman Barang dibuat oleh bagian penjualan setelah
menerima order dari pelanggan. Surat ini digunakan sebagai bukti
pengeluaran barang gudang. Surat ini dibuat rangkap tiga, lembar
pertama diserahkan transporter untuk diserahkan ke distributor
sekaligus sebagai surat jalan. Lembar kedua diserahkan bagian
akuntansi yang digunakan sebagai acuan untuk menjurnal piutang.
Lembar ketiga digunakan sebagai arsip bagian gudang.
b. Packing list
Packing list adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan.
Setelah menerima persetujuan kredit bagian penjualan membuat
Packing list. Dokumen ini akan dimintakan otorisasi ke Departemen
Product Planing & Inventory Control untuk memastikan bahwa barang
yang akan dikirim jenis dan jumlahnya tersedia.
c. Surat Perintah Penyiapan Barang
Surat Perintah Penyiapan Barang adalah surat order yang dibuat
oleh bagian pengiriman kepada bagian gudang untuk dilakukan
pengiriman. Setelah menerima dokumen ini bagian gudang akan segera
menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera pada Surat Perintah
commit to user
d. Faktur penjualan dan Faktur pajak
Dokumen ini digunakan pada saat ada penjualan kepada
pelanggan/distributor yang sekaligus berfungsi sebagai faktur pajak.
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah menerima SPB dari
gudang. Dokumen ini akan dikirimkan ke distributor sebagai bukti
penjualan barang sekaligus memberikan perincian nominal piutang.
3. Catatan Akuntansi yang digunakan
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.
b. kartu piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah piutang
PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.
c. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat
keluar masuknya barang dari gudang dan mencatat persediaan fisik
commit to user
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
a. Prosedur penjualan
Prosedur penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk
dimulai dengan menerima Surat Order Pembelian dari pelanggan.
Setelah menerima order dari pelanggan bagian penjualan akan meminta
otorisasi dari bagian kredit terkait dengan status kredit pelanggan.
Setelah pelanggan mendapat persetujuan kredit, bagian penjualan akan
membuat surat pengiriman barang, surat pengiriman barang akan dibuat
rangkap 3, lembar ke-1 akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai
pedoman pemuatan barang, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian
pengiriman, lembar ke-3 diserahkan kepada bagian penagihan.
b. Prosedur Persetujuan kredit
Bagian finance dan Accounting akan melakukan analisa piutang
distributor terkait dengan penjualan produk berdasarkan Surat Order
Pengiriman dan rencana yang diajukan bagian penjualan. Setelah
dipastikan bahwa distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo
piutang maka Surat Order Pengiriman akan disetujui dan diotorisasi.
Setelah disetujui dan diotorisasi bagian Finance dan Accounting, Surat
Pengiriman Barang yang telah diotorisasi diserahkan kepada bagian
Sales dan Marketing.
commit to user
Bagian pengiriman akan menerina surat pengiriman barangdan
kirim dari bagian penjualan. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut
bagian penjualan akan mencari alat transportasi/ truk untuk pengiriman
barang. Bagian pengiriman akan mencetak surat perintah penyiapan
barang. Surat perintah penyiapan barang akan dibuat rangkap 3, lembar
ke-1 diserahkan kebagian gudang, lembar ke-2 diserahkan bagian
akuntansi sebagai pedoman penbuatan faktur penjualan lembar ke-3
akan diserahkan ke transporter truk untuk selanjutnya diserahkan ke
admin gudang pada saat pemuatan barang. PO dibuat bagian penjualan
untuk diserahkan ke bagian gudang untuk memberi informasi mengenai
biaya kirim, jenis truck dan jumlah yang harus dimuat.
d. Prosedur Gudang
Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai
dengan surat perintah penyiapan barang. Setelah truk sampai digudang
bagian gudang melihat surat perintah penyiapan barang yang dibawa
transporte truck untuk dicocokan dengan surat perintah penyiapan
barang yang diterima dari gudang. Setelah surat perintah penyiapan
barang sesuai bagian gudang akan melakukan pemuatan barang ke
truck. Setelah barang selesai dimuat bagian gudang menyerahkan surat
pengiriman barang kepada distributor melalui transporter sekaligus
sebagai surat jalan. Bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang
gudang pada kartu gudang.
commit to user
Pada prosedur ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkanya kepada distributor.
f. Prosedur Pencatatan Piutang
Pada saat rencana penjualan disetujui, bagian akuntansi menginput
data distributor yang akan menerima kiriman produk PT Tiga Pilar
Sejahtera. Setelah menerima surat pengiriman barang dari gudang,
bagian akuntansi akan akan mencatat piutang kedalam kartu piutang.
Pada saat piutang hampir jatuh tempo bagian akuntansi
memberitahukan kepada distributor, menanyakan rencana pembayaran
dan mengirim tagihan piutang.
5. Bagan Alir
Berdasarkan uraian sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food,
commit to user
BAGIAN PENJUALAN
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food. Surat order 1 pembelian Packing list Mulai Memyerahkan surat order pembelian kepada bagian kredit Menerima Order dari pelanggan Surat order pembelian 1 2 Membuat surat pengiriman barang 3 2
Surat pengiriman 1 barang
4 3
5 2
Surat order 1 pembelian
commit to user
[image:58.595.168.437.107.691.2]BAGIAN KREDIT
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera
(lanjutan) 2 1
Memberi otorisasi
kredit Memeriksa status kredit
2
2 Surat order 1 pembelian
Surat order 1 pembelian
commit to user
[image:59.595.137.528.106.627.2]BAGIAN PENGIRIMAN
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
(lanjutan) . Surat pengiriman 2
barang Packing list
6 Surat pengiriman 2 barang 4 Membuat Surat Perintah Penyiapan Barang 2
Surat pengiriman 2 barang
7
Surat pengiriman 1 barang
Mengirimkan barang kepada
distributor
2 Surat pengiriman 1 barang
Diserahkan kepada distributor beserta barang
commit to user
[image:60.595.169.456.106.642.2]BAGIAN GUDANG
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
(lanjutan) Surat Perintah Penyiapan barang
6
Surat Perintah Penyiapan barang Surat pengiriman 1
barang 3
Menyiapkan barang
Surat pengiriman 1 barang
Kartu gudang
commit to user
[image:61.595.168.436.106.570.2]BAGIAN PENAGIHAN
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
(lanjutan) Faktur pajak Surat pengiriman 3 barang
5
Membuat faktur penjualan dan
faktur pajak
Faktur Penjualan 2
8 Faktur Penjualan 1
commit to user
[image:62.595.166.485.98.682.2]BAGIAN AKUNTANSI
Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
(lanjutan
8
Faktur Penjualan 1
Jurnal penjualan
Kartu piutang
Mencatat dalam jurnal penjualan
dan kartu piutang
Faktur Penjualan 1
T
commit to user
6. Sistem Pengendalian Intern dalam sistem penjualan kredit
pada PT Tiga Pilar Sejahtera
Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit pada PT Tiga
Pilar Sejahtera Food
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional 1) Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh lebih dari satu
fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman,
fungsi gudang, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.
Masing-masing fungsi tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang
berbeda. Fungsi penjualan dijalankan oleh bagian penjualan,
fungsi gudang dijalankan oleh bagian gudang, fungsi pengiriman
dijalankan oleh bagian pengiriman dan fungsi akuntansi
dijalankan oleh bagian akuntansi.
2) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut maka catatan piutang dapat dijamin
ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang)
dapat dijamin keamanannya. Pemisahan fungsi ini juga
menghindari adanya manipulasi data akuntansi diperusahaan.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
commit to user
2) Bagian gudang hanya akan mengeluarkan barang setelah mendapat Surat Perintah Penyiapan Barang yang telah diotorisasi
oleh bagian penjualan dan bagian pengiriman.
3) Faktur penjualan dibuat oleh bagian akuntansi setelah mendapat Surat Pengiriman Barang dari bagian gudang.
4) Pencatatan ke dalam jurnal umum didasarkan pada faktur Penjualan.
c. Praktik yang sehat
1) Penggunaan surat dan dokumen sudah bernomor urut tercetak dan penggunaannya didistribusikan kepada bagian-bagian yang
terkait.
2) Dokumen yang digunakan dicetak rangkap.
3) Masing-masing bagian mengarsip dokumen yang diperlukan.
4) Sebelum mengirimkan barang, bagian pengiriman menghitung kembali barang yang akan dikirim ke pelanggan.
5) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menguji ketelitian catatan piutang yang
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
d. Karyawan yang cakap dalam bidangnya.
PT Inti Gas kabupaten Sragen melakukan perekrutan karyawan
melalui hasil seleksi dengan latar belakang pendidikan yang telah
commit to user
7. Evaluasi sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait
Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, fungsi yang terkait dalam
sistem penjualan kredit terdiri dari fungsi penjualan, fungsi kredit,
fungsi pengiriman, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada sistem
penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera fungsi penagihan dikejakan
oleh fungsi Akuntansi.
Menurut Mulyadi (2001:224) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus
terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Fungsi yang terkait
dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera adalah
akuntansi yang dijalankan bagian akuntansi, Fungsi Penjualan yang
dilakukan oleh Bagian Penjualan, Fungsi Kredit dilakukan oleh bagian
kredit.
Menurut Mulyadi (2001:22) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus
terpisah dari Fungsi kas. Fungsi Akuntansi yang bertanggung jawab atas
pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan Fungsi Kas yang
bertanggung jawab atas penerimaan kas berada ditanggan bagian kasa.
Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Fungsi Akuntansi tidak terpisah dari fungsi
kas, hal ini menyebabkan sistem pengendalian intern yang kurang baik.
Kondisi seperti ini memungkinkan karyawa untuk berbuat kecurangan
dengan cara menunda pencatatan peerimaan kas dari seorang debitur,
commit to user
diterima untuk kepentingan pribadi dan menutup kecuranganya dengan
cara mencatat ke dalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan
kas dari debitur lain.
b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan kredit pada PT
Tiga Pilar Sejahtera yaitu Surat Pengiriman Barang, Packing list, Surat
Perintah Penyiapan Barang, Faktur penjualan dan Faktur pajak. Untuk
penggunaan dokumen dalam sistem penjualan kredit telah sesuai
dengan teori penjualan kredit.
Setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan kredit
akan diminta otorisasi dari Bagian yang berwenang, sehingga data-data
tersebut dapat dipertanggungjawabkan keakuratannya. Dokumen sudah
dibuat rangkap dan telah diberi tanda atau bernomor urut cetak.
Dampak bagi PT Tiga Pilar Sejahtera yaitu dapat mempermudah dalam
pengarsipan dan penelusuran serta pertanggungjawaban karyawan
apabila terjadi penyelewengan dan kecurangan.
Menurut Mulyadi (2001:163) terkait dengan tujuan Sistem
Pengendalian Intern yang kedua yaitu mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntasi. Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Dokumen yang
digunakan sudah sesuai dengan teori Sistem Penjualan Kredit.
c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan
Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, catatan akuntansi yang
commit to user
Catatan tersebut diselenggarakan oleh bagian terkait, sesuai dengan
terjadinya transaksi penjualan kredit. Pencatatan transaksi dilakukan
atas dasar dokumen sumber, yang nantinya akan menghasilkan
catatan akuntansi yang akurat. Misalnya catatan akuntansi yang
berupa jurnal penjualan dibuat atas dasar faktur penjualan. Catatan
akuntansi tersebut akan dijadikan sebagai dasar pelaporan kepada
direktur. Secara garis besar catatan yang diselenggarakan oleh bagian
akuntansi telah baik.
d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera
Food sudah cukup baik. Hal ini dimulai dengan Prosedur penjualan,
Prosedur Persetujuan kredit, Prosedur Pengiriman, Prosedur Pencatatan
Piutang.
Bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit tidak
terpusat pada satu bagian tetapi telah dibagi dalam beberapa
bagian. Namun ada prosedur yang dijalankan oleh bagian yang
sama, yaitu prosedur akuntansi dan prosedur penagihan ditangani oleh
commit to user
e. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern
Secara umum, PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah menjalankan
sistem pengendalian dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan
adanya:
1) Pemisahan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi pencatatan. Selain itu, transaksi penjualan
kredit dilaksanakan lebih dari satu bagian.
2) Sistem otorisasi dilaksanakan oleh karyawan yang diberi tugas dan
wewenang. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan tanpa
otorisasi oleh bagian yang berwenang dan setiap transaksi dicatat
dalam catatan akuntansi yang sesuai dengan prosedur yang
telah ditentukan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan dengan
membubuhkan tanda tangan oleh petugas yang memilki wewenang
pada dokumen sumber ataupun dokumen pendukung setiap
transaksinya, dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin
keamanannya.
3) Pencatatan dilakukan oleh kar yawan yang diberi wewenang
dan didasarkan pada dokumen sumber.
4) Semua dokumen yang dibuat telah diberi nomor urut tercetak dan
diarsipkan untuk pengecekan dalam hal penjualan kreditnya.
5) Dokumen dibuat rangkap sehingga pendistribusiannya cukup untuk
commit to user
BAB III TEMUAN
C. TEMUAN
Setelah penulis menyelesaikan magang di PT Tiga Pilar Sejahtera Food,
maka penulis dapat menemukan temuan berupa kelebihan dan kelemahan
sebagai berikut.
1. Kelebihan
Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera
Food terdapat beberapa temuan kelebihan, antara lain :
a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang
dilakukan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah baik dan dilakukan
oleh fungsi yang
