Internasional
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Mochammad Ali Akbar Rafsanjani 10.41010.0280
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
Penggajian merupakan hal pokok dalam sebuah perusahaan, bersifat penting karena menyangkut kelangsungan kerja pegawai. Penghitungan yang akurat dan detail mutlak diperlukan pada sebuah penggajian. Beberapa faktor yang menjadi penghitungan gaji pegawai mulai dari absensi, tunjangan jamsostek tunjangan kesehatan dan potongan.
Metode Payroll system merupakan suatu sistem keuangan yang akan digunakan pihak personalia dalam menangani penggajian pegawai untuk mempermudah sistem pembayaran gaji dari personalia ke pegawai. Kemudahan dalam penggunaan, kinerja yang cepat dan sistem perhitungan yang akurat adalah salah satu manfaat dari metode payroll system.
Penghitungan gaji pegawai berdasarkan jumlah absensi, jabatan, jumlah keterlambatan, jumlah potongan dan jumlah tunjangan jamsostek dan kesehatan. Semuanya itu masih bersifat gaji kotor, apabila sudah ditambahan dan dikurangi sesuai penghitungannya maka didapatkan gaji bersih yang diterima pegawai.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Absensi Dan Penggajian, PT. ARTO Metal Internasional
STIKOM
iv
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Sejarah Perusahaan ... 7
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 8
2.2.1 Visi Perusahaan ... 8
2.2.2 Misi ... 8
2.3 Struktur Organisasi ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Sumber Daya Manusia ... 10
3.2 Absensi Pegawai ... 10
3.3 Penggajian ... 11
STIKOM
3.6 Informasi ... 12
3.7 Analisis Sistem ... 12
3.8 Desain Sistem ... 13
3.8.1 Document Flow ... 13
3.8.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 14
3.8.3 Entity Relational Diagram (ERD) ... 16
3.9 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah ... 21
3.9.1 Microsoft Visual Basic. Net ... 21
3.9.2 SQL Server 2008 ... 22
3.9.3 Crystal Report ... 22
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 23
4.1 Analisa Sistem ... 23
4.1.1 Identifikasi Masalah ... 24
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 24
4.1.3 Lingkungan Operasi ... 25
4.2 Dokumen Flow ... 25
4.2.1 Dokumen Flow Pencatatan Data Master ... 26
4.2.2 Dokumen Flow Absensi ... 27
4.2.3 Dokumen Flow Penggajian ... 28
4.3 Sistem Flow ... 29
4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Data Master ... 29
4.3.2 Sistem Flow Absensi ... 30
STIKOM
vi
4.3.5 Diagram Jenjang ... 33
4.3.6 Data Flow Diagram ... 34
4.3.7 DFD Level 0 ... 35
4.3.8 DFD Level 1 ... 36
4.4 Entity Relational Diagram ... 38
4.4.1 Conceptual Data Model ... 38
4.4.2 Physical Data Model ... 40
4.4.3 Struktur Basis Data dan Tabel ... 41
4.5 Disain Input Output ... 45
4.5.1 Implementasi dan Evaluasi ... 58
4.5.2 Kebutuhan Sistem ... 59
4.5.3 Penjelasan Program ... 59
BAB V Penutup ... 71
5.1 Kesimpulan ... 71
5.2 Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 73
LAMPIRAN ... 74
STIKOM
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.ARTO Metal Internasional ... 9
Gambar 3.1 Simbol External Entity ... 15
Gambar 3.3 Simbol Data Flow ... 16
Gambar 3.3 Simbol Process ... 16
Gambar 3.4 Simbol Data Store ... 16
Gambar 3.5 Key Attribute ... 17
Gambar 3.6 Particial Key Attribute ... 18
Gambar 3.7 Single Value Attribute ... 18
Gambar 3.8 Multi Value Attribute ... 18
Gambar 3.9 Composite Attribute ... 19
Gambar 3.10 Derived Attribute... 19
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pencatatan Data Master ... 26
Gambar 4.2 Dokumen Flow Absensi Pegawai ... 27
Gambar 4.3 Dokumen Flow Penggajian ... 28
Gambar 4.4 Sistem Flow Pencatatan Data Master ... 29
Gambar 4.5 Sistem Flow Absensi Pegawai ... 30
Gambar 4.6 Sistem Flow Penggajian ... 31
Gambar 4.7 Context Diagram ... 33
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang ... 34
Gambar 4.9 DFD Level 0 ... 35
Gambar 4.10 Diagram Level 1 Pengelolaan Kehadiran Pegawai ... 36
Gambar 4.11 Diagram Level 1 Pembuatan Laporan ... 37
STIKOM
viii
Gambar 4.14 Physical Data Model ... 40
Gambar 4.15 Disain Input Form Login ... 45
Gambar 4.16 Disain Input Form Menu Utama ... 46
Gambar 4.17 Disain Input Form Ubah Password ... 47
Gambar 4.18 Disain Input Form Ubah Absensi ... 47
Gambar 4.19 Disain Input Form Pengajuan Cuti ... 48
Gambar 4.20 Disain Input Form Master Pegawai ... 49
Gambar 4.21 Disain Input Form Master Jabatan ... 50
Gambar 4.22 Disain Input Form Master Shift ... 51
Gambar 4.23 Disain Input Form Penggajian Pegawai ... 51
Gambar 4.24 Disain Input Form Jamsostek ... 52
Gambar 4.25 Disain Output Surat Cuti ... 53
Gambar 4.26 Disain Output Slip Gaji ... 54
Gambar 4.27 Disain Output Laporan Penggajian ... 54
Gambar 4.28 Disain Output Laporan Kehadiran Pegawai ... 55
Gambar 4.29 Disain Output Laporan Keterlambatan Pegawai ... 56
Gambar 4.30 Disain Output Laporan Total Gaji Pegawai ... 56
Gambar 4.31 Disain Output Laporan Total Gaji Pegawai ... 57
Gambar 4.32 Splash Screen ... 59
Gambar 4.33 Form Login ... 59
Gambar 4.34 Form Menu Pegawai ... 60
Gambar 4.35 Form Absensi ... 60
STIKOM
Gambar 4.38 Form Pengajuan Cuti ... 62
Gambar 4.39 Surat Cuti... 63
Gambar 4.40 Form Master Pegawai... 63
Gambar 4.41 Form Master Shift ... 64
Gambar 4.42 Form Master Jabatan ... 65
Gambar 4.43 Form Penggajian ... 65
Gambar 4.44 Slip Gaji... 66
Gambar 4.45 Laporan Penggajian ... 67
Gambar 4.46 Form Menu Direktur Utama ... 67
Gambar 4.47 Laporan Kehadiran Pegawai ... 68
Gambar 4.48 Laporan Keterlambatan Pegawai ... 69
Gambar 4.49 Laporan Total Gaji Pegawai ... 69
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Simbol ... 14
Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD ... 20
Tabel 4.1 Jabatan ... 41
Tabel 4.2 Gaji ... 41
Tabel 4.3 Jamsostek ... 42
Tabel 4.4 Cuti ... 43
Tabel 4.5 Shift Kerja ... 43
STIKOM
x
STIKOM
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring berkembangnya jaman informasi merupakan salah satu kunci penting, semua kegiatan manusia memerlukan informasi dan bisa juga dikatakan bahwa semua kegiatan kita dituntut untuk mengahasilkan informasi. Untuk mendapatkan dan menghasilkan informasi, komputer dan teknologinya adalah salah satu alat bantu yang paling tepat. Melihat perkembangan diberbagai bidang mengalami kemajuan yang pesat. Maka seiring dengan hal tersebut, tiap-tiap intansi sangat membutuhkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Pada masa sekarang ini, sistem informasi banyak digunakan dalam suatu instansi untuk menunjang kemajuan perusahaan tersebut agar lebih maju dan berkembang. Sistem yang bagus didukung oleh fasilitas dan SDM yang mampu akan sangat membantu dalam kinerja sistem. Misalnya dalam sebuah perusahaan, sistem informasi ini bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengukur prestasi kerja dan disiplin seorang karyawan didalam sistem informasi absensi dan membantu perusahaan untuk mempercepat proses penghitungan serta penyimpanan ke arsip perusahaan secara teratur dan sistematis terutama pada bagian penggajian karyawan. PT. ARTO Metal Internasional sebagai suatu instansi yang bergerak dalam bidang manufactur komponen-komponen mesin, kompor, aksesories, elektrik berbasis logam, dan memasok komponen elektronika bagi perusahaan asing (multinasional)
STIKOM
menghendaki peningkatan produktivitas pegawainya telah memanfaatkan komputer, terutama untuk proses absensi dan penggajian pada bagian produksi yang dimana karyawan bagian produksi mencapai delapan puluh orang yang terbagi menjadi dua shift, shift pertama 06.55-14.30 kemudian shift kedua 14.30-22.00 dan data karyawan saat ini masih disimpan manual di berbagai lembaran-lembaran kertas yang diarsipkan, sedangkan untuk urusan absensi, absen yang dilakukan karyawan masih sangat manual, tanpa bantuan alat komputer, serta pada penggajian bagian personalia juga dilakukan secara manual, yaitu menggunakan aplikasi Microsoft office Excel sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengolahan data dan pelaporan tiap bulan yang diberikan kepada direktur utama cenderung lama dan data kurang akurat. Dengan latar belakang seperti itu, penulis tertarik untuk membuat sebuah aplikasi absensi dan penggajian yang sesuai dengan kebutuhan bagian personalia pada PT. ARTO Metal Internasional, sehingga dapat membantu kegiatan bagian personalia untuk memenuhi kebutuhannya berupa sistem absensi dan penggajian hingga pelaporannya dapat dilakukan cepat dan menghasilkan data yang akurat.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan adalah bagaimana membuat aplikasi absensi dan pengajian pegawai bagian produksi pada PT. ARTO Metal Internasional yang meliputi:
1. Bagaimana membuat dan merancang aplikasi absensi yang teritegrasi secara otomatis kepada aplikasi penggajian pada PT. ARTO Metal Internasional.
STIKOM
2. Bagaimana membuat laporan absensi dan penggajian pegawai bagian produksi secara cepat dan akurat pada PT. ARTO Metal Internasional.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan pada rumusan masalah tersebut di atas, maka di dalam penelitian ini penulis memberikan batasan masalah terfokus pada masalah yang akan dibahas mengenai segala hal yang berkaitan dengan aplikasi absensi dan pengajian pada PT. ARTO Metal Internasional yaitu:
1. Aplikasi yang dibangun merupakan pengelolaan penggajian pegawai bagian produksi yang meliputi absensi pegawai, shift masuk kerja, data master pegawai, data master gaji & tunjangan jamsostek, cuti, penggajian & slip gaji, dan laporan-laporan lainya meliputi laporan bulanan, laporan keterlambatan karyawan, laporan kehadiran pegawai, dan laporan total gaji tiap bulan seluruh pegawai.
2. Fitur lain yang terdapat dalam aplikasi ini agar lebih funsional bagi PT. ARTO Metal Internasional dalam penggajian pegawainya adalah sebagai berikut : laporan untuk mengetahui pegawai yang sering bolos atau tidak masuk tanpa izin, potongan gaji atas keterlambatan kerja pegawai, laporan untuk mengetahui pegawai yang displin dan tidak sering bolos.
3. Sistem tidak menangani hutang / kasbon yang nantinya akan dipotong pada gaji dan bonus atau komisi penjualan pegawai.
STIKOM
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi absensi dan pengajian bagian produksi pada PT. ARTO Metal Internasional ini adalah:
1. Membuat analisa dan perancangan aplikasi absensi dan penggajian bagian produksi pada PT. ARTO Metal Internasional.
2. Terbuat laporan absensi dan penggajian kepada pihak personalia secara cepat dan akurat.
1.5 Manfaat
Beberapa manfaat dari aplikasi absen dan penggajian pada PT. ARTO Metal Internasional ini antara lain:
1. Bagi PT. ARTO Metal Internasional
a. Mempermudah penghitungan gaji pegawai
b. Mempermudah pengecekan pegawai yang terlambat datang ke perusahaan.
c. Meminimalisir kesalahan penghitungan gaji pegawai
d. Memberi laporan bulanan, absensi, keterlambatan dan total gaji yang diperlukan pihak direktur utama dengan cepat dan akurat
2. Bagi Pegawai :
a. Mempermudah absensi tiap harinya b. Transparansi penghitungan gaji pegawai
STIKOM
1.6 Sistematika penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan aplikasi absensi dan penggajian pegawai produksi pada PT. ARTO Metal Internasional adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat aplikasi bagi perusahaan, serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum PT. ARTO Metal Internasional, sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, dan struktur organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori – teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam bentuk Document Flow, Data Flow Diagram,Entity Relationship
STIKOM
Diagram mengenai perancangan aplikasi yang dibuat. Selain itu juga
disertai struktur table dan desain input /output serta detail aplikasi ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari perancangan dan pembuatan aplikasi absensi dan penggajian pada PT. ARTO Metal Internasional terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.
STIKOM
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
PT. ARTO Metal Internasional merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur komponen-komponen mesin, kompor, aksesories, elektrik berbasis logam, dan memasok komponen elektronika bagi perusahaan asing (multinasional) yang berdiri sejak tahun 1993 dengan direktur utama Ir. H. Artono, dibawah naungan CV. ARTO Metal sampai tahun 2003. Pada tanggal 9 September 2003 dengan akte Notaris no. 9 yang dikeluarkan oleh notaris L. Ellyati Soesanto, SH. Berupa menjadi PT. ARTO Metal Internasional. Instansi ini bertempat di Jl. Ambeng-ambeng selatan No. 18 Ngingas,Waru, Sidoarjo, Jawa Timur.
Sebagai perusahaan yang ingin maju dan terorganisir, PT. ARTO Metal Internasional menilai bahwa peran ketepatan waktu dan kedisiplinan pegawai sangatlah penting. Seiring dengan pross pekerjaan yang dilakukan, bukan tidak mungkin pegawai mempunyai masalah ketepatan waktu dan kehadiran. Masalah kehadiran dan kedisiplinan pegawai yang kurang dapat menyebabkan produktifitas perusahaan menurun. Di sinilah absensi ini berperan dalam kedisiplinan pegawai. Selain itu faktor gaji juga mempengaruhi kinerja pegawai, dimana perhitungan gaji yang tepat akan meningkatkan kinerja setiap pegawai. Dan disinilah aplikasi penggajian ini berperan.
Saat ini PT. ARTO Metal Internasional merencanakan perubahan terhadap cara absensi dan penggajian pegawainya. Mereka ingin melakukan sebagai aktifitas kinerjanya
STIKOM
secara komputerisasi. Beberapa aktifitas yang dibantu dengan mengunakan komputer adalah absensi pegawai, dokumentasi laporan tentang kehadiran dan penggajian pada setiap pegawainya.
2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai perusahaan industri besar, PT. ARTO Metal Internasional memiliki visi dan misi dalam menjalankan kegitan oprasionalnya:
2.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan industri modern yang terus menerus memperbaiki dan meningkatkan kinerja mutu dan service kepada pelanggan.
2.2.2 Misi
1. Menjadi 10 Besar perusahaan terkemuka di jawa timur. 2. Mempunyai standart kualitas internasional
3. Mempunyai jaringan bisnis skala nasional dan internasional
4. Selalu memperhatikan kesejahteraan karyawan dan keluarga serta menjadi nafkah seumur hidup bagi karyawan.
5. Menciptakan interpreneur/pengusaha baru bagi karyawan yang berminat dan berbakat pengusaha.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. ARTO Metal Internasional ini terdapat beberapa bagian yang menangani semua kegiatan yang ada pada organisasi
STIKOM
ini. Pada perusahaan ini di bagi menjadi 2 (dua) divisi yakni divisi kompor dan divisi komponen seperti gambar 2.1.
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR OPERASIONAL
DIREKTUR KEUANGAN
MANAJER TRADING
MANAJER DIVISI KOMPONEN
MANAJER DIVISI KOMPOR
WAKIL MANAJEMEN
PERSONALIAPEMBELIAN QC PPIC GUDANG PRODUKSI MAINTENANCE R & D PLATING
IQC IPQC OQC KETUA REGU STAF R & D
OPERATOR
PERSONALIA PEMBELIAN QC PPIC GUDANG PRODUKSI MAINTENANCE R & D PLATING
IQC IPQC OQC KETUA REGU STAF R & D
OPERATOR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. ARTO Metal Internasional
STIKOM
STIKOM
BAB III
LANDASAN TEORI
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada
bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1 Sumber Daya Manusia
Manurut Nawawi (2001) ada tiga pengertian Sumber daya manusia yaitu: 1. Sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu
organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan). 2. Sumber daya manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
3. Sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non materia/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
3.2 Absensi Pegawai
Absensi Pegawai adalah pencatatan dan pengolahan kehadiran pegawai yaitu dilakukan secara terus menerus untuk menunjang peningkatan kinerja pegawai, pencatatan dilakukan setiap jam kerja.
STIKOM
3.3 Penggajian
Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2006, p.552) dalam akuntansi, istilah gaji diartikan sebagai jumlah tertentu yang dibayarkan kepada karyawan untuk jasa yang diberikan selama periode tertentu.
Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2006, p.430) gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung per tahun, per bulan, atau per minggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang dihitung berdasarkan tarif per jam. Gaji merupakan hal yang penting karena:
1. Para karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji. 2. Untuk menjaga moral karyawan dengan cara membayar gaji tepat waktu dan
dengan jumlah yang akurat.
3. Merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah federal atau negara bagian.
4. Mempunyai efek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian besar usaha.
3.4 Aplikasi
Aplikasi (application) adalah penerapan, penggunaan atau penambahan pada suatu software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas - tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel.
STIKOM
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas - tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.
3.5 Data
Data adalah kumpulan dari angka - angka maupun karakter - karakter yang tidak memiliki arti namun merupakan keterangan yang benar dan nyata. Data dapat diolah sehingga menghasilkan informasi.
3.6 Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
3.7 Analisis Sistem
Menurut (Jogiyanto, 2006) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan dan pengembangannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
STIKOM
3.8 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.8.1 Document Flow
Documennt Flow adalah bagan yang menunjukkan alur dalama program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagn alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol – simbol antara lain sebagai berikut :
STIKOM
Tabel 3.1 Simbol
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
1. Dokumen Untuk menujukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan
di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal/akhir
dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai
true atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang dilakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file
non-komputer yang diarsip urut angka.
3.8.2 Data Flow Diagram ( DFD )
Menurut Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian
STIKOM
diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003: 265), dalam memetakan Data Flow Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 3.1 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.
STIKOM
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
Gambar 3.3 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.8.3 Entity Relational Diagram ( ERD )
Entity relationship diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di
dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut.
Attribute yaitu uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan
sebagai identifier atau descriptors dari entitas.
Flow_1 Flow_1
1 Stor_2
STIKOM
Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity. Independent
entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai identifikasi. Suatu
dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain sebagai identifikasi. Selain
digolongkan menjadi independent atau dependent entity, terdapat jenis- jenis entitas khusus yaitu:
1. Associative Entity
Associative Entity (juga dikenal sebagai intersection entity) adalah entitas yang
digunakan oleh rekanan dua entitas atau lebih untuk menyatukan suatu hubungan
benyak - ke - banyak (Many to Many)
2. Subtypes Entity
Subtypes Entity digunakan di dalam hierarki generalisasi (generalization
hierarchies) untuk menyajikan suatu subset kejadian dari entitas orangtua, yang
disebut supertype, tetapi yang memiliki atribut atau hubungan yang berlaku hanya untuk subset.
Menurut Marlinda (2004: 28), atribute sebagai kolom di sebuah relasi mempunyai macam-macam jenis atribute yaitu :
a. Key Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute lainnya,
misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
Gambar 3.5 Key Attribute
STIKOM
b. Particial key Atribute
Adalah Attribute yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key Primer. Misalnya antara Cabang (toko) dan kode cabang.
Gambar 3.6 Particial Key Attribute
c. Single Vallue Atribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute-nya Umur (Tanggal lahir).
Gambar 3.7 Single Value Attribute
d. Multi Vallue Atribute
Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
Gambar 3.8 Multi Value Attribute
STIKOM
e. Composite Atribute
Atribute yang memiliki dua harga, misalnya nama besar (nama kerja) dan nama
kecil (nama asli)
Gambar 3.9 Composite Attribute
f. Derived Attribute
Attribute yang yang nilai-nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat diturunkan
dari table Attribute atau table lain yang berhubungan.
Gambar 3.10 Derived Attribute
Model Entity - Relationship (ER) mula-mula diusulkan oleh Peter pada tahun 1976 sebagai cara untuk mempersatukan pandangan basis data jaringan dan relasional. Langkah sederhana dari model ER adalah model data konseptual yang memandang dunia nyata sebagai kesatuan (entities) dan hubungan (relationship).
Komponen dasar model merupakan diagram entity-relationship yang digunakan untuk menyajikan objek data secara visual. Entity Relationship Diagram mengilustrasikan struktur logis dari basis data yang mempunyai metodologi sebagai berikut:
STIKOM
Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD
Proses Keterangan
1. Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata, dan konsep dimana pengguna akan menyimpan data.
2. Menentukan Relasi Tentukan hubungan antara pasangan entitas menggunakan matriks relasi. 3. Gambar ERD Sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan
relasi dengan garis yang menghubungkan entitas.
4. Isi Kardinalitas Tentukan jumlah kejadian dari satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan.
5. Tentukan Kunci Utama Tentukan atribut yang mengidentifikasi satu dan hanya satu kejadian pada masing-masing entitas.
6. Gambar ERD berdasar Kunci
Hilangkan relasi Many-to-Many dan masukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas.
7. Menentukan Atribut Tuliskan field-field yang diperlukan oleh sistem.
8. Pemetaan Atribut Pasangkan atribut dengan satu entitas yang sesuai pada masing-masing atribut. 9. Gambar ERD dengan
Atribut
Aturlah ERD dari langkah 6 dengan menambahkan entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8.
10. Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem yang akan dibangun.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perandang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
STIKOM
1. Conceptual Data model
Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
2. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
3.9 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah
3.9.1 Microsoft Visual Basic. Net
Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan
membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .NET Fremawork, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Forms. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau visual j#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft visual Studion .NET (Yuwanto, 2005).
Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigm bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsot Visual Basic versi sebelumnya yang dimplementasikan diatas .NET Framework. Peluncurannya mengundang kontrovensi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh
Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.
STIKOM
3.9.2 SQL Sever 2008
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional (Yuwanto, 2007).
Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Penulis menggunakan SQL Server
2010 untuk merancang database yang digunakan pada sistem.
3.9.3 Crystal Report
Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan. Biasanya crystal report adalah komponen dari VB.NET.
STIKOM
23
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme pendatan pegawai, absensi, dan perhitungan gaji pegawai. Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada PT. ARTO Metal Internasional, khususnya mengenai sistem absensi dan penggajian.
Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada PT. ARTO Metal Internasional, ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu di benahi, yaitu sering kali mengalami kesalahan dalam melakukan pengecekan kehadiran, dan masih banyak ditemukan kesalahan dalam proses penggajian karena proses masih dilakukan secara manual mengunakan aplikasi Microsoft office Excel.
Mengacu pada permasalahan yang ada, PT. ARTO Metal Internasional membutuhkan aplikasi absensi, dan penggajian yang terkomputerisasi agar lebih efektif sehingga dapat mengetahui berapa jumlah gaji yang seharusnya diberikan kepada pegawai bagian produksi.
Oleh karena itu, dirancanglah sebuah aplikasi absensi dan penggajian yang diharapakan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
STIKOM
4.1.1 Idetifikasi Masalah
Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada proses absensi dan penggajian ini adalah sebagai berikut:
1. Masih sering ditemukan kesalahan dalam pencatatan absensi.
2. Pembuatan laporan pengajian pegawai yang membutuhkan waktu lama karena mengunakan cara manual, yakni mengunakan aplikasi Microsoft office Excel.
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi
Pembuatan aplikasi ini diharapkan dapat:
1. Mengelolah data absensi dan penggajian.
2. Memberikan laporan kepegawaian, bentuk dalam aplikasi absensi dan penggajian antara lain:
a. Laporan gaji pegawai tiap bulan b. Slip gaji
c. Laporan kehadiran pegawai d. Laporan keterlambatan pegawai e. Laporan rekapitulasi pegawai
f. Laporan untuk mengetahui pegawai yang sering bolos atau tidak masuk tanpa izin sehingga perlu surat peringatan
STIKOM
4.1.3 Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesui dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:
a. Sistem Operasi Windows
Sistem operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven.
b. Sql Server 2008
Sql server 2008 digunakan karena software database ini bisa digunakan untuk membuat sistem berbasis client-server.
4.2 Dokumen Flow
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengelolaan data yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada aplikasi absensi dan penggajian yang akan dibuat.
Dokumen flow menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada perusahaan PT. ARTO Metal Internasional.
STIKOM
4.2.1 Dokumen Flow Pencatatan Data Master
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pencatatan Data Master
Proses pencatatan data master pertama dilakukan oleh pegawai untuk melakukan penyimpanan data diri dengan cara mengisi form data diri yang telah diberikan oleh pihak perusahaan yang selanjutnya bagian personalia mengecek kesesuaian data yang dibutuhkan jika sudah sesuai, data dicatat atau disimpan oleh bagian personalia. Selain data master pegawai bagian personalia juga memaneg data master untuk masalah tunjangan, jabatan dan juga shift kerja yang ada pada perusahaan.
Dokumen Flow Pencatatan Data Master
Kabag Personalia Pegawai
Mulai
Mengisi form data diri
Form data diri
Pengecekan kesesuain data
Sesuai ? T
Pencatatan data master karyawan
y
Pencatatan data master tunjangan/ jabatan/shift
kerja
Selesai
STIKOM
4.2.2 Dokumen Flow Absensi
Dokumen Flow Absensi Pegawai
Kabag Personalia Direktur Utama Pegawai Start Proses absensi absensi Pemerikasaan keterlamabatan Apakah terlambat ? Pemerikasa an kehadiran Pembuatan laporan keterlambat an y T Apakah sesuai ? T Perhitungan kehadiran y 3 2 1 Laporan keterlambatan 3 Laporan keterlambatan 3 2 1 Laporan kehadiran 3 Laporan kehadirani selesai B A
Gambar 4.2 Dokumen Flow Absensi Pegawai
Proses absensi dilakukan oleh pegawai dengan menggunakan form kehadiran secara manual yang kemudian dicek keterlambatan hadir oleh bagian personalia jika dinilai terlambat maka dibuatkan laporan keterlambatan yang nantinya diberikan kepada direktur utama dan juga referensi untuk masalah penggajian kedepannya. Bagian personalia selanjutnya menghitung absensi kehadiran para pegawai yang digunakan untuk membuat laporan kehadiran tiap bulannya dan diberikan kepada pihak direktur utama sebagai laporan rutin kehadiran para pegawai.
STIKOM
4.2.3 Dokumen Flow Penggajian
Dokumen Flow Penggajian
Direktur Utama Kabag Personalia Pegawai B 1 Laporan keterlambatan A 2 Laporan kehadiran Mulai Perhitungan jumlah absensi Perhitungan jumlah keterlambatan Perhitungan tunjangan Perhitungan gaji Membuat daftar gaji 2 1 Daftar gaji 2 Daftar gaji Periksa dan setujui pengeluaran uang Setujui ? T Pembuatan laporan penggajian Y 2 1 Slip Gaji 1 Slip Gaji Selesai
Gambar 4.3 Dokumen Flow Penggajian
Proses penggajian dilakukan oleh kabag personalia melihat dari laporan kehadiran dan laporan keterlambatan yang disimpan dari proses absensi sebelumnya. Dari laporan-laporan tersebut selanjutnya dihitung jumlah tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh pihak perusahaan pada para pegawainnya baru dilakukan perhitungan gaji dan dilakukan proses membuat daftar gaji. Daftar gaji tersebut diberikan kepada
STIKOM
direktur utama dan kabag personalia untuk disimpan. Daftar gaji yang diberikan kepada direktur utama akan diperiksa dan disetujui. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan proses pembuatan laporan gaji oleh kabag personalia. Laporan gaji akan diserahkan kepada direktur utama dan disimpan oleh kabag personalia, kemudian oleh kabag personalia akan dilakukan proses pembuatan slip gaji yang akan diberikan kepada pegawai dan disimpan oleh kabag personalia.
4.3 Sistem Flow
Desain sistem ini meliputi sistem flow, context diagram, diagram berjenjang, DFD, (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database.
4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Data Master
Sistem Flow Pencatatan Data Master
Kabag Personalia Pegawai
Mulai
Pengecekan Kesesuain data
Sesuai ? T Mengisi form data
diri
Simpan Data Master Pegawai
y
Data karyawan
Input data master tunjangan/jabatan/shift
kerja
Sesuai ? T
Simpan data master tunjangan/
jabatan/shift kerja
Data master tunjangan/ jabatan/shift
kerja
[image:39.612.53.516.168.654.2]Selesai
Gambar 4.4 Sistem Flow Pencatatan Data Master
STIKOM
Proses pencatatan data pegawai dimulai saat pegawai mengisi form data diri secara komputerisasi kemudian sistem yang akan mengecek kebenaran pengisian data sesuai ketentuan selanjutnya data disimpan kedalam database. Proses untuk input data master tunjangan, jabatan dan shift kerja adalah tugas dari kabag personalia, dengan pengisian data master sistem yang akan mengecek kesesuaian datanya.
4.3.2 Sistem Flow Absensi
Sistem Flow Absensi Pegawai
Direktur Utama Kabag Personalia
Pegawai
Mulai
Isi data absensi
Cek Keterlambatan Terlambat? Simpan data tepat waktu Simpan data terlambat Y T Absensi Perhitungan kehadiran karyawan Cetak Laporan keterlambatan Cetak laporan kehadiran 3 2 1 Laporan keterlambatan 3 Laporan keterlambatan 3 2 1 Laporan kehadiran 3 Laporan kehadiran selesai B A Login
Gambar 4.5 Sistem Flow Absensi Pegawai
Proses absensi dimulai dari pegawai mengisi data absensi berupa input user dan
password kemudian input-an tersebut akan dicek ketepatan jam hadirnya oleh sistem
jika terlambat maka sistem akan menyimpan data keterlambatan sedangkan jika tepat maka data absensi tepat waktu selanjutnya dari 2 ketentuan tadi data kehadiran
STIKOM
disimpan didalam database absensi. Tapi sebelum absensi dilakukan pegawai harus terlebih dahulu login kedalam sistem. Dari database absensi akan dilakukan perhitungan kehadiran dan juga perhitungan keterlambatannya selanjutnya dilakukan proses cetak laporan kehadiran yang kemudian di simpan dan diberikan kepada direktur utama.
4.3.3 Sistem Flow Penggajian
Sistem Flow Penggajian
Direktur Utama Kabag Personalia Pegawai B A Mulai 2 Laporan absensi 2 Laporan keterlambatan Perhitungan jumlah absensi Perhitungan jumlah keterlambatan Perhitungan tunjangan Perhitungan gaji Pembuatan Daftar Gaji 2 1 Daftar gaji 2 Daftar gaji
[image:41.612.58.552.143.671.2]Priksa dan setujui Pengeluaran uang Setuju T Pembuatan Laporan Penggajian Y 3 2 1 Laporan Penggajian 3 Laporan Penggajian Pembuatan slip gaji Gaji 2 1 Slip Gaji 1 Slip Gaji Selesai
Gambar 4.6 Sistem Flow Penggajian
STIKOM
Dari laporan kehadiran dan laporan keterlambatan yang didapat dari proses absensi sebelumnya, oleh kabag personalia akan dilakukan proses perhitungan tunjangan-tunjangan yang ada selanjutnya dilakukan perhitungan gaji oleh sistem secara otomatis dan proses pembuatan daftar gaji yang menghasilkan dokumen daftar gaji. Dokumen daftar gaji tersebut diberikan kepada direktur utama, Jika direktur utama menyetujui daftar gaji yang dibuat oleh kabag personalia maka akan dilakukan proses pembuatan laporan gaji kemudian diberikan kepada direktur utama selanjutnya sistem akan menghasilkan slip gaji secara otomatis yang diberikan kepada pegawai dan disimpan oleh bagian personalia.
4.3.4 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram (DFD). Dalam context diagram ini terdapat 3 entitiy diantaranya adalah pegawai, kabag personalia, dan direktur utama. Context digram dapat dilihat pada gambar 4.7.
Pada gambar context diagram menjelaskan secara umum tentang input dan
output proses pencatatan data master, pengelolaan kehadiran, penghitungan gaji
pegawai dan pembuatan laporan.
STIKOM
Laporan Pegawai Kurang Disiplin Laporan Pegawai Disiplin Laporan Kehadiran Pegawai Laporan Gaji Pegawai
Rekap Kehadiran Pegawai Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai
Rekap Cuti Pegawai Hitung Gaji Pegawai Hitung Potongan Gaji
Laporan Gaji Pegawai
Slip Gaji
Penggajuan Cuti Data Pegawai
Data Kehadiran
0
Aplikasi Absensi dan Penggajian PT ARTO Metal Internasional
+
Pegawai Direktur Utama
Kabag Personalia
Gambar 4.7 Context Diagram
4.3.5 Diagram Jenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang disini terdiri pencatatan data master, pengelolaan kehadiran pegawai, pembuatan laporan, perhitungan gaji pegawai.
STIKOM
Diagram berjenjang dapat dilihat pada gambar 4.8.
0 Aplikasi Absensi dan Penggajian PT. ARTO Metal
Internasional 1 Pencatatan Data Master 2 Pengelolaan Kehadiran Pegawai 4 Perhitungan Gaji Pegawai 3 Pembuatan Laporan 4.1 Menghitung Gaji Bersih 4.2 Menghitung Total Gaji 4.3 Menghitung Potongan Gaji 4.4 Menghitung Tunjangan Gaji 3.1 Membuat Laporan Gaji 3.2 Membuat Rekapitulasi Kehadiran 2.1 Pengelolahan Kehadiran Tepat Waktu 2.2 Pengelolahan Kehadiran Terlambat 2.3 Pengelolahan Cuti 2.4 Pemberian Gaji 2.5 Mengelolah Data Kehadiran
Gambar 4.8 Diagram Berjenjang
4.3.6 Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
4.3.7 DFD Level 0
STIKOM
Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context
Diagram. Pada DFD level 0 terdapat empat proses yang merepresentasikan diagram
berjenjang diatas, yaitu pencatatan data master, pengelolaan kehadiran pegawai, penghitungan gaji pegawai,dan pembuatan laporan.
Hitung Gaji Bersih
Hitung Tunjangan Pegawai Jadwal Shift Kerja
Mengelolah Kehadiran Pegawai Data Terlambat Kerja Mencatat Data Pegawai
Mencatat Pendidikan Pegawai
Jum lah Gaji Pokok Data Gaji
Data Gaji Data Cuti
Data Kehadiran
Data kehadiran
Data Pegawai Laporan Pegawai Kurang Disiplin Laporan Kehadiran Pegawai
Laporan Pegawai Disiplin Laporan Gaji Pegawai
Rekap Kehadiran Pegawa i Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai
Rekap Cuti Pegawai Hitung Gaji Pegawai Hitung Potongan Gaji
Laporan Gaji Pegawai Slip Gaji Penggajuan Cuti Data Pegawai Data Kehadiran Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag PersonaliaKabag Personalia Direktur Utama Direktur Utama Direktur Utama Direktur Utama 1 Pencatatan Data Master 2 Pengelolahan Kehadiran Pegawai + 3 Pembuatan Laporan + 4
Perhitungan Gaji Pegawai
+ 1 Tabel Pegawai
2 Tabel Absensi
3 Tabel Cuti
4 Tabel Gaji
5 Tabel Jabatan Kerja
Gambar 4.9 DFD Level 0
4.3.8 DFD Level 1
STIKOM
a. Diagram Level 1 Pengelolaan Kehadiran Pegawai
Diagram ini merupakan breakdown dari proses no 2 yaitu pengelolaan kehadiran pegawai, yang didalamnya terdapat 5 sub proses yaitu pengelolaan kehadiran tepat waktu, pengelolaan kehadiran terlambat, pengelolaan cuti, pemberian gaji dan mengolah data kehadiran pegawai.
Kehadiran Tepat Waktu
Mengelolah Kehadiran Pegawai Data kehadiran
Data Terlambat Kerja
Data Cuti
Penggajuan CutiJadwal Shift Kerja
Slip Gaji Data Kehadiran
PegawaiPegawai Pegawai 2 Tabel Absensi
3 Tabel Cuti
Pegawai Pegawai Pegawai 1 Pengelolahan Kehadiran Tepat Waktu 2 Pengelolaan Kehadiran Terlambat 3 Pengelolaan Cuti 4 Pemberian Gaji 5 Mengelolah Data Kehadiran
Gambar 4.10 Diagram Level 1 Pengelolaan Kehadiran Pegawai
b. Diagram Level 1 Pembuatan Laporan
Diagram ini merupakan breakdown dari proses no 3 yaitu pembuatan laporan, yang didalamnya terdapat 2 sub proses yaitu membuat laporan gaji dan membuat laporan kehadiran.
STIKOM
Data Gaji Data Kehadiran
Laporan Pegawai Kurang Disiplin Laporan Kehadiran Pegawai
Laporan Pegawai Disiplin Laporan Gaji Pegawai Direktur
Utam a Direktur
Utam a Direktur
Utam a Direktur
Utam a
2 Tabel Absensi 4 Tabel Gaji
1 Membuat
Laporan Kehadiran
2 Membuat Laporan Gaji
Gambar 4.11 Diagram Level 1 Pembuatan Laporan
c. Diagram Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai
Sama halnya dengan diagram level 1 pengelolaan kehadiran pegawai diatas maka proses ini juga merupakan hasil decompose penghitungan gaji pegawai. Pada DFD level 1 penghitungan gaji pegawai dibagi menjadi empat proses, yaitu menghitung gaji bersih, menghitung total gaji, menghitung potongan gaji dan menghitung tunjangan gaji pegawai pada PT. ARTO Metal Internasional.
STIKOM
Jum lah Total Gaji
Lama Keterlam batan
Status Pegawai
Jum lah Potongan Gaji Jum lah Keterlam batan Kerja
Jum lah Tunjangan
Data Tunjangan
Hitung Gaji Bersih Hitung Tunjangan Peg awai
Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai Rekap Cuti Pegawai
Hitung Gaji Pegawai
Hitung Potongan Gaji Rekap Kehadiran Pegawai
Laporan Gaji Pegawai Data Gaji
Jum lah Gaji Pokok
Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia Kabag Personalia 4 Tabel Gaji
5 Tabel Jabatan Kerja
Kabag Personalia Kabag Personalia 1 Menghitung Gaji Bersih 2 Menghitung Total Gaji 3 Menghitung Potongan Gaji 4 Menghitung Tunjangan Gaji 6 Tabel Tunjangan
Gambar 4.12 Diagram Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai
4.4 Entity Relational Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan
hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut :
4.4.1 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal sistem dan tidak perlu
STIKOM
[image:48.612.81.560.77.631.2]khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM).
Bentuk Conceptual Data Model dari aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional adalah sebagai berikut :
Gambar 4.13 Conceptual Data Model
Relationship_1 Relationship_2 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_5 Relationship_8 Relationship_9 Relationship_10 Relationship_11 Relationship_12 Pegawai NIP Nama_Pegawai Password Alamat Agama Telepon Email Jenis_Kelamin Status Jumlah_Anak Pendidikan_Akhir Gol_Darah Tanggal_Masuk_Kerja
<pi> Variable characters (9) Variable characters (50) Variable characters (6) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (25) Variable characters (25) Variable characters (15) Variable characters (15) Integer Variable characters (75) Variable characters (3) Date <M> Identifier_1 <pi> Cuti Kode_Cuti Jenis_Cuti Tgl_Awal_Cuti Tgl_Akhir_Cuti Alasan_Cuti
<pi> Variable characters (8) Variable characters (40) Date
Date
Variable characters (150) <M> Identifier_1 <pi> Jabatan ID_Jabatan Kode_Jabatan Nama_Jabatan Level_User Gaji_Pokok <pi>
Variable characters (8) Variable characters (8) Variable characters (50) Variable characters (15) Integer <M> Identifier_1 <pi> Gaji Kode_Gaji Jumlah_Gaji_Pokok Jumlah_Masuk Jumlah_Terlambat Jumlah_Potongan Total_Gaji_Bersih Tanggal_Penggajian Kesehatan Overtime Extra_Makan Extra_Transport USPD_Dinas_Luar THR Claim_Biaya_Pengobatan Koperasi Lain_lain Jumlah_Jamsostek_Prhsn Jumlah_Jamsostek_Pegawai
<pi> Variable characters (15) Integer Integer Integer Integer Integer Date Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer <M> Identifier_1 <pi> Absensi Kode_Absensi Jam_Masuk Tanggal_Masuk Jam_Keluar
<pi> Variable characters (8) Time Date Time <M> Identifier_1 <pi> Shift Kerja Kode_Shift Nama_Shift Jam_Masuk_Shift Jam_Keluar_Shift
<pi> Variable characters (8) Variable characters (50) Time Time <M> Identifier_1 <pi> Jamsostek Kode_Jamsostek Nama_Jamsostek Jml_Jamsostek Pot_Pegawai
4.4.2 Physical Data Model
Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan di implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical storage, trigger
and stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara
menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.
[image:50.612.51.547.143.663.2]Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional adalah sebagai berikut:
Gambar 4.14 Physical Data Model
4.4.3 Struktur Basis data dan Tabel
Struktur tabel digunakan dalam pembuatan aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari struktur tabel sistem.
a. Nama Tabel : Jabatan
Primary Key : Kode_Jabatan Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan jenis-jenis jabatan yang ada dalam perusahaan
Tabel 4.1 Jabatan
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Jabatan Varchar 8 Primary Key
2. ID_Jabatan Varchar 8 -
3. Nama_Jabatan Varchar 50 -
4. Level_User Varchar 15 -
5. Gaji_Pokok Int - -
b.Nama Tabel : Gaji
Primary Key : Kode_Gaji
Foreign Key : Kode_Jabatan, Kode_Tunjangan
Fungsi : Untuk menyimpan jumlah besar gaji pegawai perusahaan.
Tabel 4.2 Gaji
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Gaji Varchar 15 Primary Key
2. Kode_Jamsostek Varchar 8 Foreign Key
3. Kode_Cuti Varchar 8 Foreign Key
4. Kode_Jabatan Varchar 8 Foreign Key
STIKOM
5. NIP Varchar 8 Foreign Key
6. Kode Absensi Varchar 8 Foreign Key
7. Jumlah_Gaji_Pokok Int - -
8. Jumlah_Masuk Int - -
9. Jumlah_Tunjangan Int - -
10. Jumlah_Terlambat Int - -
11. Jumlah_Potongan Int - -
12. Total_Gaji_Bersih Int - -
13. Tanggal_Penggajian Datetime - -
14. Koperasi Int - -
15. Extra_Makan Int - -
16. Extra_Transport Int - -
17. Overtime Int - -
18. USPD_Dinas_Luar Int - -
19. THR Int - -
20. Claim_Biaya_Pengobatan Int - -
21 Jumlah_Jamsostek_Prhsn Int - -
22. Jumlah_Jamsostek_Pegawai Int - -
c. Nama Tabel : Jamsostek
Primary Key : Kode_Jamsostek Foreign Key : -
Fungsi : Untuk Menyimpan jenis jamsostek yang diberikan kepada pegawai.
Tabel 4.3 Jamsostek
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Jamsostek Varchar 8 Primary Key
2. Nama_Jamsostek Varchar 50 -
3. Jml_Jamsostek Int - -
4 Pot_Pegawai Int - -
STIKOM
d.Nama Tabel : Cuti
Primary Key : Kode_Cuti Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan banyaknya cuti yang dilakukan pegawai.
Tabel 4.4 Cuti
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Cuti Varchar 8 Primary Key
2. NIP Varchar 8 Foreign Key
3. Jenis_Cuti Varchar 40 -
4. Tanggal_Awal_Cuti Datetime - -
5. Tanggal_Akhir_Cuti Datetime - -
6. Alasan_Cuti Varchar 150 -
e. Nama Tabel : Shift Kerja
Primary Key : Kode_Shift Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan shift kerja pegawai.
Tabel 4.5 Shift Kerja
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Shift Varchar 8 Primary Key
2. Nama_Shift Varchar 50 -
3. Jam_Masuk_Shift Datetime - -
4. Jam_Keluar_Shift Datetime - -
f. Nama Tabel : Absensi
Primary Key : Kode_Absensi Foreign Key : Kode_Shift, NIK
Fungsi : Untuk menyimpan absensi yang dilakukan oleh pegawai.
STIKOM
Tabel 4.6 Absensi
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Absensi Varchar 8 Primary Key
2. Kode_Shift Varchar 8 Foreign Key
3. NIP Varchar 8 Foreign Key
4. Jam_Masuk Datetime - -
5. Tanggal_Masuk Datetime - -
6. Jam_Keluar Datetime - -
g. Nama Tabel : Pegawai
Primary Key : NIK
Foreign Key : Kode_Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai.
Tabel 4.7 Pegawai
No. Name Type Size Keterangan
1. NIP Varchar 8 Primary Key
2. Kode_Jamsostek Varchar 8 Foreign Key
3. Kode_Jabatan Varchar 8 Foreign Key
4. Nama_Pegawai Varchar 50 -
5. Password Varchar 6 -
6. Alamat Varchar 100 -
7. Agama Varchar 15 -
8. Telepon Varchar 25 -
9. Email Varchar 25 -
10. Jenis_Kelamin Varchar 15 -
11. Status Varchar 15 -
12. Jumlah_Anak Int - -
13. Pendidikan Akhir Varchar 75 -
14. Gol_Darah Varchar 3 -
15. Tanggal_Masuk_Kerja Datetime - -
STIKOM
4.5 Disain Input Output
Disain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang ada di perusahaan tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini, diharapkan antara pengguna dan penulis dapat bekerja sama sehingga aplikasi dapat dibuat. Dalam sistem ini ini terdapat beberapa desain input dan output, antara lain:
a. Form Input Login
OK Cancel
NIP
Password
Gambar 4.15 Disain Input Form Login
Form login ini digunakan untuk masuk kedalam sistem dan menentukan hak
akses user dalam sistem, antara lain sebagai pegawai, kabag personalia dan direktur utama. Form ini terdapat dua button dan dua textbox untuk mengolah semua proses
login.
STIKOM
b. Disain Input Form Menu Utama
Aplikasi Absensi dan Penggajian PT. ARTO Metal Internasional
System Master Absensi Penggajian Laporan
Gambar 4.16 Disain Input Form Menu Utama
Form utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya ada menu system, master,
absensi, penggajian dan laporan. Menu-menu tersebut memiliki sub menu lagi, seperti halnya system didalamnya terdapat sub menu login, ubah password, logout dan exit, menu master terdapat sub menu master pegawai, master shift, master jabatan dan master tunjangan, master jamsostek, menu absensi dan penggajian tidak memiliki sub menu, menu laporan memiliki sub menu laporan gaji pegawai per bulan, rekapitulasi gaji pegawai, laporan pegawai aktif, laporan pegawai kurang aktif, Fungsi dari tiap sub menu tersebut akan dijelaskan pada bagian dibawah ini.
STIKOM
c. Disain Input Form Ubah Password
NIP
Username Password Lama
Password Baru
Verifikasi Password
Save Cancel
Gambar 4.17 Disain Input Form Ubah Password
Form ubah password digunakan untuk mengubah password pengguna sesuai
yang diinginkan dan memberikan keamanan akses pengguna terhadap sistem sehingga
account yang dimiliki tidak dibajak ataupun disalah gunakan orang lain atau pengguna
sistem yang lain.
d. Disain Input Form Absensi
NIP
Nama Pegawai
Keterangan Jam Masuk
Jenis Shift
Pukul
Save Cancel
--Pilih
Shift--07:30 00:00
Gambar 4.18 Disain Input Form Absensi
Form absensi ini digunakan untuk melakukan input kehadiran pegawai ketika
masuk dan pulang kerja, dalam absensi ini akan ditentukan apakah pegawai tepat waktu dan terlambat. Form ini terdapat dua button, tiga textbox, dan satu combobox untuk mengolah semua proses kehadiran pegawai.
STIKOM
e. Disain Input Form Pengajuan Cuti
Kode Surat NIP
Nama Pegawai
Jenis Cuti Cuti Mulai
Save Edit
--Pilih Jenis
Cuti--New Delete
Jabatan
Alasan Enter Text
Cuti Hingga
Januari 13
Januari 13
Data Cuti
Gambar 4.19 Disain Input Form Pengajuan Cuti
Form pengajuan cuti ini digunakan untuk mengajukan cuti pegawai yang secara
otomatis sistem akan menyimpannya kedalam database dan dibuatkan surat cuti. Form ini terdapat empat button, 5 textbox, satu combobox yang berisi jenis cuti seperti cuti sakit, kepentingan keluarga, nikah, hamil dan dua datetimepicker untuk menentukan awal cuti sampai dengan akhir cuti.
STIKOM
f. Disain Input Form Master Pegawai
NIP
Nama Pegawai Agama
Jenis Kelamin Status
Save Edit
--Pilih
Jabatan--New Delete
Telepon
Alamat Enter Text
Jumlah Anak
Januari 13
Data Pegawai Pendidikan Akhir
Email Gol Darah Jabatan Password
--Jenis Gol
Darah--..Isi Password Disini..
L P
Jamsostek --Pilih
Jamsostek--Gambar 4.20 Disain Input Form Master Pegawai
Form master pegawai digunakan untuk memasukkan data pribadi pegawai
mulai dari NIK, nama, pendidikan akhir sampai dengan password. Hal ini ditujukan supaya perusahaan memiliki history pegawai dan data lengkapnya. Form ini terdapat empat button, 8 textbox, dua radiobutton, empat combobox antara lain combobox status yang berisi jenis status seperti belum menikah dan sudah menikah, combobox gol darah yang berisi jenis gol darah seperti A, AB, O, combobox jabatan yang berisi jenis jabatan seperti pegawai, bagian personalia dan direktur.
STIKOM
g. Disain Input Form Master Jabatan
Kode Jabatan
Nama Jabatan
Save Edit New Delete
Data Jabatan
Gaji Pokok
Level User --Pilih Level
User--Gambar 4.21 Disain Input Form Master Jabatan
Form master jabatan digunakan untuk menambahkan kriteria jabatan baru
dengan gaji pokok yang diinginkan. Form ini terdapat empat button, 3 textbox, satu
combobox yang berisi jenis level user dalam hak aksesnya menggunakan sistem.
STIKOM
h. Disain Input Form Master Shift
Kode Shift
Nama Shift
Save Edit New Delete
Data Shift Jam Masuk Shift
Jam Keluar Shift
Gambar 4.22 Disain Input Form Master Shift
Form master shift digunakan untuk menambahkan jenis shift baru yang secara
otomatis masuk kedalam jenis shift kehadiran pegawai. Parameter utama dalam jenis shift ini adalah jam masuk dan jam keluar atau pulang. Form ini terdapat empat button dan 5 textbox.
i. Disain Input Form Penggajian Pegawai
Kode Gaji
NIP
Save Edit New Delete
Data Gaji
Jumlah Gaji Pokok
Jamsostek Prhsn Nama Pegawai Jabatan Kesehatan Extra Makan Extra Transport
USDP Dinas Luar
THR
Claim Biaya Pengobatan
Jamsostek Prhsn Kesehatan Print Overtime Jamsostek Pegawai Koperasi Lain-lain Jumlah Absensi Jumlah Terlambat Jumlah Potongan
[image:61.612.52.541.123.673.2]Total Gaji Bersih Total Gaji Kotor
Gambar 4.23 Disain Input Form Penggajian Pegawai
STIKOM
Form penggajian ini digunakan untuk melakukan proses penggajian terhadap
pegawai, di form ini terdapat proses didalamnya seperti pengalian jumlah kehadiran dengan gaji pokok, jumlah keterlambatan dengan jumlah potongan, jumlah tunjangan kemudian pengurangan dari total gaji dan lain-lain. Form ini terdapat lima button dan 22 textbox.
j. Disain Input Form Master Jamsostek
Kode Jamsostek
Nama Jamsostek
Save Edit New Delete
Data Jamsostek
Jumlah Jamsostek
Potongan Pegawai
Gambar 4.24 Disain Input Form Jamsostek
Form Jamsostek digunakan untuk menambahkan tunjangan bagi semua
pegawai PT. ARTO Metal Internasional.yang nanti nya akan ditambahkan pada penghitungan gaji pegawai. Form ini terdapat empat button dan 4 textbox.
STIKOM
k. Disain Output Surat Cuti
PT. ARTO Metal Internasional
Jl. Ambeng – ambeng Selatan NO. 18 Waru Sidoarjo
Surat Cuti
No Surat
Dengan ini menyatakan bahwa karyawan dibawah ini :
NIP
Nama
Jabatan
Jenis Cuti
Alasan
:
:
:
:
: :
Cuti pada tanggal ... s/d ... Demikian surat ini dibuat dan dapat digunakan dengan
sebaik-baiknya.
Sidoarjo, 18 Juli 2013
Mengetahui,
Pemohon
Nama Pemohon Kabag Personalia
Nama Petugas
Gambar 4.25 Disain Output Surat Cuti
Report surat cuti ini merupakan output dari pengajuan cuti pegawai yang
tujuannya adalah menyetujui dan mengesahkan cuti yang diambil pegawai.
STIKOM
l. Disain Output Slip Gaji Slip Gaji NIK Nama Jabatan Jumlah Absensi Jumlah Terlambat : : : : :
Sidoarjo, 18 Juli 2013 Mengetahui, Kabag Personalia
Nama Petugas Tanggal Gaji :
Jumlah Cuti
Tunjangan Jamsostek Prshn
:
: Upah Per Bulan + jabatan
Kesehatan
:
:
Gaji Bersih : Rp
PT. ARTO Metal Internasional Jl. Ambeng – ambeng Selatan NO. 18 Waru Sidoarjo
Extra Makan Extra Transport
: : Overtime : USPD Dinas Luar Claim BiayaPengobatan
: : Jamsostek Prshn :
THR :
Jamsostek karyawan : Tunjangan Kesehatan : Koperasi : Absensi : Lain- lain :
A. Jumlah : B. Jumlah :
Gambar 4.26 Disain Output Slip Gaji
Report slip gaji ini merupakan output dari penghitungan gaji pegawai tiap
bulannya yang tujuannya adalah bukti gaji telah dibayarkan kepada pegawai.
m. Disain Output Laporan Penggajian
Pilih Bulan Pilih Tahun Submit S/d --Pilih Bulan----Pilih Tahun----Pilih
Bulan--Gambar 4.27 Disain Output Laporan Penggajian
STIKOM
Laporan penggajian ini merupakan rekap penggajian pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut.
n. Disain Output Laporan Kehadiran Pegawai
Pilih Bulan Pilih Tahun
Submit
S/d
--Pilih
Bulan----Pilih
Tahun----Pilih
Bulan--Gambar 4.28 Disain Output Laporan Kehadiran Pegawai
Laporan kehadiran pegawai ini merupakan rekap kehadiran pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut.
o. Disain Output Laporan Keterlambatan Pegawai
STIKOM
Pilih Bulan Pilih Tahun
Submit S/d
--Pilih
Bulan----Pilih
Tahun----Pilih
Bulan--Gambar 4.29 Disain Output Laporan Keterlambatan Pegawai
Laporan keterlambatan pegawai ini merupakan rekap keterlambatan pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut.
