RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN
DOKUMEN PADA YAYASAN HANG TUAH CABANG
SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh: MIS’FAN 07.41010.0316
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Pembatasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5. Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Aplikasi ... 6
2.2 Surat ... 7
2.2.1 Pengertian Surat Masuk ... 8
2.2.2 Pengertian Surat Keluar ... 9
2.2.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 9
2.2.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 11
2.3 System Development Life Cycle (SDLC) ... 12
x
2.6 Testing Software ... 19
2.6.1 Objektivitas Testing ... 20
2.6.2 Test Case ... 21
2.6.3 Black Box Testing ... 21
2.7 Web ... 22
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24
3.1. Analisis Sistem ... 24
3.1.1. Analisi Kebutuhan ... 25
3.1.2. Blok Diagram ... 25
3.1.3. Document Flow ... 27
3.2. Perancangan Sistem ... 31
3.2.1. System Flow ... 32
3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) ... 34
3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 39
3.3. Struktur Tabel ... 41
3.4. Perancangan Input dan Output(I/O) ... 45
3.5. Desain Uji Coba ... 56
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 61
4.1 Implementasi Sistem ... 61
xi
Halaman
4.1.2 Penjelasan Implementasi Sistem ... 62
4.2 Evaluasi Sistem ... 66
4.2.1 Uji Coba Aplikasi ... 67
4.2.2 Pembahasan Evaluasi ... 86
BAB V PENUTUP ... 89
5.1 Kesimpulan ... 89
5.2 Saran ... 89
DAFTAR PUSTAKA ... 90
LAMPIRAN ... 92
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Yayasan Hang Tuah adalah sebuah lembaga pendidikan yang didirikan
oleh Jalasenastri TNI AL dari Sabang sampai Merauke yang berpusat di Jakarta.
Salah satu cabangnya adalah Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya yang
bertempat di Jl. Laksda M. Nazir 46. Saat ini, Yayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya memiliki 33 Satuan Pendidikan mulai dari TK, SD, SMP, SMA, dan
SMK serta memiliki 7 Sekolah perwakilan yang tersebar di Pulau Jawa. Untuk bisa
meningkatkan kualitas, maka Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya harus bisa
menyediakan pelayanan yang maksimal dalam hal ini adalah di bidang pengelolaan
arsip yang digunakan untuk memenuhi seluruh kebutuhan yayasan maupun satuan
pendidikan yang berkepentingan. Karena pengelolaan merupakan aset yang sangat
penting di dalam suatu organisasi (Barthos, 2012: 2).
Selama ini proses pengelolaan dokumen di Yayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya adalah dengan menyusun dan mendata surat masuk dan surat keluar
yang terkumpul di bagian administrasi. Dengan banyaknya jumlah surat masuk
dan surat keluar membuat bagian administrasi tidak dapat mengkoordinasi
dokumen mana saja yang harus diprioritaskan terlebih dahulu (dokumen penting).
Setelah tahap pendataan dokumen kemudian mengelompokkan dan
melakukan penomoran dokumen. Selama ini penomoran dilakukan dengan melihat
standar pengkodean, standar pengelolaan dokumen yang ditulis secara manual.
2
penomoran dibuat secara otomatis, juga terdapat fitur pencarian yang diinginkan.
Karena pencarian yang dilakukan saat ini masih manual, melihat begitu banyak
dokumen yang disimpan akan membutuhkan waktu yang lama maka akan dibuat
fitur pencarian. Hal ini memudahkan pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya
dalam mencari dokumen.
Setelah melakukan penomoran dokumen maka tahap terakhir adalah
tahap pengesahan dokumen. Sebelum dokumen/surat diserahkan, semua dokumen
yang diterima terlebih dahulu disahkan oleh penanggung jawab yang disini adalah
pimpinan pengurus cabang. Proses penandatanganan dilakukan dengan memenui
penanggung jawab tersebut. Apabila penanggung jawab tidak ada di tempat maka
pihak tata usaha menunggu sampai penanggung jawab tersebut ada di tempat. Hal
ini juga membutuhkan waktu yang lama.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka akan timbul dampak negatif
bagi Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya seperti yang dikemukakan oleh
Laserfich (2007: 45), yaitu banyak waktu yang terbuang untuk mencari dokumen
yang diinginkan, banyaknya penumpukan dokumen dan tidak adanya tempat
khusus dimana dokumen disimpan dan dipelihara (Repository).
Dengan adanya aplikasi pencatatan dokumen ini pada Yayasan Hang
Tuah Cabang Surabaya diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan
dapat mencatat serta menyimpan berkas atau dokumen beberapa tahun lebih lama
serta mempermudah pencarian data dokumen dalam waktu yang relatif cepat
sehingga mampu mengelola data dokumen dalam bentuk softcopy dengan lebih
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan
permasalahan dalam Tugas Akhir ini yaitu bagaimana merancang bangun aplikasi
pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.
1.3. Pembatasan Masalah
Adapun beberapa batasan masalah yang digunakan yaitu:
1. Keamanan dari aplikasi pencatatan dokumen ini mencakup otentifikasi
pemakai, hak akses setiap pengguna.
2. Penyimpanan dokumen dari aplikasi ini berupa softcopy hasil dari scan.
3. Penyimpanan dokumen dari aplikasi ini mendukung beberapa bentuk format
dokumen seperti .pdf, .doc, .docx, .pptx, .ppt, .xls, .xlsx.
4. Dokumen yang digunakan adalah surat-menyurat dan hanya pada bagian
kependidikan.
5. Aplikasi pembuatan dokumen tidak dibahas di dalam tugas akhir ini.
1.4. Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah merancang bangun aplikasi
pencatatan yang dapat mencatat, menyimpan dan mencari dokumen dengan
jumlah yang banyak secara cepat pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan
4
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika dari rancang
bangun aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah
Cabang Surabaya.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan
pencatatan dokumen, proses penanganan surat masuk dan surat
keluar, dokumen digital dan TPS (Transaction Processing
System). Teori tersebut digunakan untuk menyelesaikan
permasalahan dalam rancang bangun aplikasi pencatatan
dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang pembahasan sistem dan
perancangan sistem yang meliputi prosedur penelitian,
identifikasi permasalahan, document flow, system flow, context
diagram, HIPO, data flow diagram, entity relationship diagram
(CDM), entity relationship diagram (PDM), struktur tabel, desain I/O, rancangan pengujian dan evaluasi aplikasi terhadap
fungsi aplikasi dan pengguna (end user) aplikasi.
BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari analisis dan
aplikasi yang dibuat secara keseluruhan beserta penjelasan dari
Kebutuhan sistem hardware, kebutuhan sistem software,
instalasi program, implementasi sistem, hasil evaluasi sistem
mengenai uji coba aplikasi, analisa hasi uji coba sistem, uji coba
kemudahan penggunaan aplikasi oleh end user.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan
setelah program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Aplikasi
Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani
kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, permainan, pelayanan
masyarakat, periklanan atau semua proses yang hamper manusia lakukan (Pramana
2005: 19).
Sedangkan menurut Anisyah (2000:30), aplikasi adalah penerapan,
penggunaan atau penambahan Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa
aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk
pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan
data.
Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang
disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite). Contohnya adalah
Microsoft Office dan OpenOffice.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah
kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu
paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga
memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering
kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga
menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam
suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang
2.2 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003: 36). Dan
juga surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya (Gie, 2002: 115).
Selain itu surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (Sedarmayanti, 1997:
26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu
pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada
alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio,
email dan televisi.
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki
kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam
informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam
hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan,
peralatan dan pengirimannya murah.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat
adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang
hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan
8
pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara
tertulis untuk menyampaikan informasi.
2.2.1 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain
kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis
yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang
diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku
pengiriman (Wursanto, 1991: 113).
Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan
menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991: 113):
1. Surat Penting
Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang
mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian
tujuan organisasi.
2. Surat Rutin
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak
lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat Rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan (orang yang
bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak
4. Surat Pribadi
Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,
walaupun disertai jabatan formalnya.
2.2.2 Pengertian Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah,
pemberitahuan maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah
lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditanda tangani oleh pejabat
yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto, 1991:
46).
2.2.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk
Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap
pekerjaan kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan
ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah
surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau
perseorangan (Herijanto, 1994: 104).
Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat
yang telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil
sendiri dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya
surat tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994: 105), prosedur
penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi
10
1. Penerimaan Surat
Mengumpulkan surat masuk yang diterima.
Meneliti ketetapan alamat surat.
2. Pensortiran Surat
Memisahkan surat ke dalam surat dinas (rutin, penting atau rahasia) maupun
surat pribadi.
Menyortir berdasarkan tujuannya.
3. Pembukaan Surat
Membaca surat dinas (rutin, penting atau rahasia).
Memeriksa lampiran-lampiran.
Membubuhkan sampel agenda.
4. Pengagendaan Surat Masuk
Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk.
5. Pengklasifikasian Surat
Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.
6. Pendistribusian Surat
Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang
paling penting sampai kurang penting.
Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan
2.2.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh
suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh
pihak kantor untuk intern maupun ekstern (Wursanto, 1991: 115).
Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah
ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga
kegiatan administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam
pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada Gambar 2.1.
12
Keterangan:
1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan
perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.
2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris
maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang telah ditentukan.
3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila
ada kekurangan dan telah benar penulisannya.
4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai
dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik
adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan
yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.
2.3 System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Pressman (1997), Model ini biasa disebut juga dengan model
waterfall atau disebut juga classic life cycle. Adapun pengertian dari SDLC ini adalah
suatu pendekatan yang sistematis dan berurutan. Tahapan-tahapannya adalah
Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design
(perancangan), Coding (implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance
(perawatan).
Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal
dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses
bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall,
seperti terlihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall Sumber: (Pressman, 1997)
Penjelasan SDLC Model Waterfall, adalah sebagai berikut:
a. Requirement (Analisis Sistem)
Dalam merancang sebuah perangkat lunak, yang pertama harus dilakukan
adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan. Sistem merupakan
hal yang penting dalam membuat sebuah perangkat lunak, karena perangkat
lunak harus berhubungan langsung dengan elemen lainnya seperti perangkat
keras, basis data, dan manusia. Tahap ini didefinisikan sebagai sebuah tahap
yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk
menyelesaikan permasalahan ataupun mencapai sebuah tujuan. Tahap ini
Requirements
(analisis sistem)
Analysis (analisis kebutuhan sistem)
Design (perancangan)
Coding (implementasi)
Testing
(pengujian)
14
bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan
kemudian mentransformasikan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan
lengkap.
b. Analysis (Analisis Kebutuhan Sistem)
Pada tahap ini dalam perancangan perangkat lunak, perlu mengetahui
karakteristik dasar dari perangkat lunak yang akan dirancang, seperti fungsi,
bentuk, dan tampilan dari perangkat lunak tersebut. Tahap analisis sistem ini
bertujuan untuk menjabarkan segala sesuatu yang nantinya akan ditangani
oleh perangkat lunak. Tahapan ini adalah tahapan pemodelan yang merupakan
sebuah representasi object di dunia nyata.
c. Design (Perancangan)
Untuk membuat suatu perangkat lunak perlu dirancang struktur datanya,
arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan
disajikan. Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi
langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda,
yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detil algoritma. Proses ini
menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang
dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.
d. Coding (Implementasi)
Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke
dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh
komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap
sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti oleh komputer.
Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan
sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.
e. Testing (Pengujian)
Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan
pada program yang telah dibuat. Dapat juga digunakan untuk memastikan
apakah input proses dengan benar, sehingga dapat menghasilkan output yang
sesuai. Tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat
digunakan, yaitu: metode black-box dan white-box. Pengujian dengan metode
black-box merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari
sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam
perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan
metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fingsi yang ada telah
memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian
dengan menggunakan metode white-box yaitu menguji struktur internal
perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan
oleh perangkat lunak.
f. Maintenance (Perawatan)
Jika aplikasi tersebut telah sesuai, akan diberikan kepada pengguna dan
terdapat penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan,
sehingga membutuhkan perubahan terhadap aplikasi tersebut. Tahap ini dapat
pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai dengan
16
diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam
prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat
kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur baru yang dirasa perlu.
2.4 Dokumen Digital
Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke
orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai
kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan,
diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Dokumen sangat penting, baik
dalam kehidupan sehari-hari, organisasi, maupun bisnis. (Sugiarto dan Wahyono,
2005).
Dokumen digital merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau
didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada
tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya. (Sugiarto dan Wahyono, 2005).
2.5 Transaction Processing System (TPS)
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat
TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan
data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data
sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS
adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi
yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen,
atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. (Astrini Diah Ayu, 2012).
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
1. Pengumpulan Data: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan
lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang
mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu
sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam
organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.
Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
1. Klasifikasi: data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut
jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan.
2. Sortir: data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian
data, misalnya disortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk.
3. Perhitungan: melakukan operasi aritmatika terhadap elemen data tertentu,
misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau
menghitung jumlah hutang pelanggan.
4. Pengikhtisaran: melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesis data
menjadi total, subtotal, rata-rata.
5. Penyimpanan data: data transaksi harus disimpan dan dipelihara sehingga selalu
18
6. Penyiapan dokumen: beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk
memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain
sebagai berikut:
a. Volume data yang diproses relatif sangat besar.
b. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
c. Kecepatan pengolahan diperlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa
diperoses dalam waktu singkat.
d. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan
internal.
e. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan.
f. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
g. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
h. Komputasi tidak terlalu rumit.
Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu:
1. Batch processing: data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan
atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data
dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai
jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
2. Online processing: data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada
saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran,
misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di
3. Real-time processing: pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat
kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya
pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
4. Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi
antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di
supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung
dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang
dilakukan setiap jam 10:00 malam.
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi
internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line
Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing
menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP
menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan
Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna
melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM
(automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).
2.6 Testing Software
Menurut Romeo (2003) testing software adalah proses mengoperasikan
software dalam suatu kondisi yang dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah
berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan
20
kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah pengecekan atau
pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi
dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi
adalah melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah dilakukan adalah apa
yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan
bahwa testing merupakan tiap-tiap aktivitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan
untuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software.
Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:
a. Apakah software telah siap digunakan ?
b. Apa saja risikonya ?
c. Apa saja kemampuannya ?
d. Apa saja keterbatasannya ?
e. Apa saja masalahnya ?
f. Apakah telah berlaku seperti yang diharapkan ?
2.6.1 Objektivitas Testing
Secara umum objektivitas dari testing adalah untuk melakukan verifikasi,
validasi dan deteksi error untuk menemukan masalah dan tujuan dari penemuan ini
adalah untuk membenahinya. Namun terdapat pula beberapa pendapat dari praktisi
yang dapat pula dipandang sebagai bagian dari objektivitas testing, antara lain:
a. Meningkatkan kepercayaan bahwa sistem dapat digunakan dengan tingkat risiko
b. Menyediakan informasi yang dapat mencegah terulangnya error yang pernah
terjadi.
c. Menyediakan informasi yang membantu untuk deteksi error secara dini.
d. Mencari error dan kelemahan atau keterbatasan sistem.
e. Mencari sejauh apa kemampuan dari sistem.
f. Menyediakan informasi untuk kualitas dari produk software.
2.6.2 Test Case
Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu
inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya.
Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai berikut:
a. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi (Black
Box Testing).
b. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain (White
Box Testing).
2.6.3 Black Box Testing
Black box testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari
sistem atau komponen yang dites, juga disebut sebagai behavioral testing,
specification-based testing, input / output testing atau functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada
spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui melalui
black box testing adalah sebagai berikut:
22
b. Error dari antar muka.
c. Error dari struktur data atau akses eksternal database.
d. Error dari kinerja atau tingkah laku. e. Error dari inisialisasi dan terminasi.
2.7 Web
Menurut Simamarta (2010), aplikasi web adalah sebuah sistem informasi
yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur
aplikasi web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi
halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi, antara
hipermedia dan sistem informasi.
Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh
browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian proses
bisnis. Interaksi web dibagi ke dalam tiga langkah yaitu:
1. Permintaan
Pengguna mengirimkan permintaan ke server web, biasanya via halaman web
yang ditampilkan pada browser web.
2. Pemrosesan
Server web menerima permintaan yang dikirimkan oleh pengguna, kemudian
memproses permintaan tersebut.
3. Jawaban
Halaman web bisa terdiri dari beberapa jenis informasi grafis (tekstual dan
multimedia). Kebanyakan komponen grafis dihasilkan dengan tool khusus,
24
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Sistem
Adapun langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam pembuatan tugas
akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan atau peninjauan
langsung terhadap obyek penelitian yang dalam hal ini dilakukan pada pihak
Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya. Penelitian yang dilakukan meliputi
tahap-tahap sebagai berikut:
Langkah 1 : Pemahaman Standar Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah
Cabang Surabaya
Agar pencatatan dokumen-dokumen tersebut konsisten, maka diperlukan
suatu standar sebagai pedoman pencatatan dokumen.
Langkah 2 : Studi Literatur
Mengumpulkan informasi-informasi yang dapat mendukung pengerjaan
Tugas Akhir ini. Sumber informasi ini berupa jurnal, karya ilmiah, dan buku
pendukung yang berhubungan dengan Pencatatan Dokumen Digital, Standar
Pengkodean, Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar,
Transaction Processing System (TPS) dan Repository.
Langkah 3 : Pengumpulan Data
Setelah memperoleh referensi, langkah selanjutnya adalah melakukan
dengan melakukan survey kepada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya yang akan menjalankan sistem nantinya. Data yang diteliti adalah
dokumen-dokumen yang terkait dengan surat-menyurat.
Langkah 4 : Analisis Sistem
Dalam tahap analisis sistem, dilakukan analisis dan menggambarkan proses
pencatatan dokumen yang sedang berlangsung saat ini pada pihak Yayasan
Hang Tuah Cabang Surabaya.
3.1.1. Analisis Kebutuhan
Setelah melakukan analisis sistem terhadap proses pencatatan dokumen
pada pihak Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya, selanjutnya penulis melakukan
analisis terhadap kebutuhan sistem yang akan dibuat dengan melihat proses pada
aktivitas pencatatan dokumen yang sudah ada saat ini. Analisis kebutuhan sistem
yang akan dibangun akan dijelaskan dengan blok diagram.
3.1.2. Blok Diagram
Blok diagram menggambarkan rancangan kebutuhan sistem pencatatan
dokumen yang akan dibangun dengan mengetahui input yang dibutuhkan,
kemudian mengolah data tersebut menjadi output yang mendukung kebutuhan
26
INPUT PROSES OUTPUT
Surat Masuk Proses Penyimpanan
Data Arsip Kependidikan
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar Proses Pencarian
Surat Keluar
Laporan Surat Tugas
Gambar 3.1 Blok Diagram Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya
Dari blok diagram di atas dapat menggambarkan 3 informasi pokok yang
dihasilkan, dari informasi tersebut masing-masing mempengaruhi untuk
melakukan suatu keputusan sesuai tujuan dibangunnya sistem ini, adapun
penjelasan rincinya sebagai berikut:
1. Input
Ada 2 user yang melakukan penginputan, yaitu tata usaha dan karyawan.
Adapun inputan yang dibutuhkan dalam aplikasi ini antara lain :
a. Surat Masuk
Data surat dari karyawan yang diterima oleh tata usaha.
b. Surat Keluar
Data surat dari tata usaha yang akan diberikan oleh karyawan.
2. Proses
a. Penyimpanan
Inputan yang dibutuhkan adalah surat masuk dan surat keluar yang
kemudian akan disimpan pada proses ini.
b. Pencarian
Mencari surat masuk atau surat keluar yang telah tersimpan dalam
database.
3. Output
Adapun output yang dihasilkan dalam aplikasi ini antara lain:
a. Data arsip kependidikan
b. Laporan surat masuk
c. Laporan surat keluar
3.1.3. Document Flow
Document flow merupakan diagram alir yang menjelaskan gambaran
umum dari proses bisnis yang terjadi saat ini. Berikut ini adalah proses yang
terdapat dalam proses pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya.
A. Document Flow Proses Penerimaan dan Peyimpanan Surat
Document flow proses penerimaan dan penyimpanan dokumen pada
Gambar 3.2 memodelkan bagaimana surat diterima dan disimpan. Pada proses
penerimaan dan penyimpanan saat ini surat yang masuk akan diterima oleh bagian
Tata Usaha. Kemudian bagian Tata Usaha akan memeriksa ketetapan alamat dan
tujuan surat tersebut.
Setelah diperiksa kemudian akan dipisahkan surat masuk tersebut ke
28
berdasarkan tujuannya. Surat masuk yang telah dipisahkan dan disortir kemudian
akan dicatat ke dalam buku besar penerimaan surat. Tahap selanjutnya surat akan
disimpan dan dikumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat ke
dalam gudang arsip.
Karyawan Tata Usaha
Mulai
Selesai Memberikan
surat yang telah disiapkan
Validasi surat masuk
Buku besar penerimaan surat Surat yang dipisahkan
dan disortir
Surat Masuk Ya
Mencatat kedalam buku
besar Memisahkan dan menyortir
Surat
Menyimpan dan mengumpulkan
surat Tidak
Gambar 3.2 Document Flow Proses Penerimaan dan Penyimpanan Surat
B. Document Flow Proses Pengesahan Surat
Pada document flow proses pengesahan dokumen, surat masuk akan
Usaha akan mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan pengurus cabang
dengan menyusun dari yang paling penting sampai kurang penting dan
menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat intruksi pimpinan).
Selanjutnya Tata Usaha menyerahkan kebagian sekretaris yang akan
diteruskan kebagian pimpinan pengurus cabang untuk disahkan. Setelah pimpinan
pengurus cabang mensahkan surat tersebut, kemudian dikembalikan lagi kebagian
sekretaris. Tahap berikutnya sekretaris meneruskan kembali surat yang diterima
dari pimpinan pengurus cabang kebagian Tata Usaha yang kemudian akan
diserahkan kekaryawan yang bersangkutan, dengan mengarsipan surat terlebih
dahulu. Tata usaha akan membuat laporan surat keluar setiap bulan dan akan
diserahkan kebagian sekretaris. Document flow proses pengesahan dokumen
30
Karyawan Tata Usaha Sekertaris Pimpinan Pengurus
Cabang
Mulai
Memberikan surat yang telah
disiapkan Validasi surat masuk
Buku besar penerimaan surat Surat yang dipisahkan
dan disortir surat dan memberi lembar disposisi
Surat yang sudah disahkan Surat Keluar yang
sudah disahkan
Laporan surat keluar Surat Keluar yang
sudah disahkan
Selesai
Tidak
Memeriksa Surat Masuk
Gambar 3.3 Document Flow Proses Pengesahan Surat
C. Document Flow Proses Pencarian Surat
Pada document flow proses pencarian dimana karyawan akan meminta
surat yang dibutuhkan dan bagian Tata Usaha mencatat surat yang dibutuhkan ke
dalam buku besar. Selanjutnya akan dicari di gudang tempat pengarsipan
dokumen disimpan. Apabila surat yang dicari tidak ada makan bagian Tata Usaha
akan membuatkan surat yang baru. Document flow proses pencarian dokumen
Karyawan Tata Usaha
Mulai
Meminta surat yang dibutuhkan
Mencari surat yang dibutuhkan Buku Besar penerimaan surat
Memilih surat yang dibutuhkan
Mencatat surat yang dibutuhkan
Surat ditemukan?
Surat yang dibutuhkan Ya
Tidak Surat yang
dibutuhkan
Selesai
Gambar 3.4 Document Flow Proses Pencarian Surat
3.2. Perancangan Sistem
Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi
langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda, yaitu:
struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detail algoritma. Proses ini
menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuath model perangkat lunak yang dapat
diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi. Perancangan
32
lainnya. Perancangan ini dapat dilakukan dengan membuat perancangan tampilan,
merancangkan pemodelan data dan pemodelan proses. Hasil dari tahap ini akan
menjelaskan sistem baru sebagai kumpulan modul atau sub-sistem.
Aplikasi ini dirancang dengan menggunakan model terstruktur. Tahap
perancangan sistem digambarkan dengan membuat System Flow Diagram untuk
mengetahui alur dan kebutuhan dalam membangun sistem ini. Selanjutnya
berdasarkan System Flow Dagram yang telah dibuat, akan dibuat Context
Diagram yang kemudian dilakukan decompose untuk membuat Data Flow Diagram (DFD). Dalam DFD disebutkan pula kebutuhan-kebutuhan akan
tabel-tabel yang mendukung sistem informassi tersebut, sehingga selanjutnya akan
dilakukan perancangan terhadap kebutuhan database yang sesuai dengan DFD.
Database tersebut dirancang menjadi Conceptual Data Model (CDM) yang
kemudian dilakukan generate ke dalam Physical Data Model (PDM).
3.2.1. System Flow
System flow merupakan diagram alir yang akan menjelaskan gambaran
umum dari proses bisnis. Berikut ini adalah proses yang terdapat dalam proses
pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.
A. System Flow Proses Pembuatan Surat
Gambar system flow proses pembuatan surat pada Gambar 3.5
memodelkan proses pembuatan surat yang dilakukan antara tata usaha dengan
karyawan. Proses ini dimulai dari karyawan akan memilih surat yang akan
dibutuhkan kemudian muncul notifikasi di bagian tata usaha dan tata usaha akan
karyawan ada maka akan dilanjut ke proses pengesahan selanjutnya, namun jika
tidak ditemukan makan tata usaha akan membuatkannya dan akan menyimpan
(arsip) ke tabel surat untuk dilanjut ke proses pengesahan berikutnya.
System Flow Pembuatan Surat
Karyawan Tata Usaha
Mulai
Jenis Surat
Jenis Surat
Meminta Surat
Notifikasi Permintaan Surat
Mencari Surat yang diminta
Surat ditemukan? Surat
Mengupload surat yang telah dibuat
Surat yang dicari
Ya Tidak
1
Selesai
Surat
Gambar 3.5 System Flow Proses Pembuatan Surat
B. System Flow Proses Pengesahan Surat
Gambar system flow proses pengesahan surat pada Gambar 3.6
memodelkan bagaimana surat tersebut di sah kan. Pada system flow ini tata usaha
akan mengirim surat yang ada di tabel surat dan diminta oleh karyawan pada
proses sebelumnya ke bagian sekretaris dan akan tampil notifikasi pada halaman
34
notifikasi pada halaman pimpinan pengurus cabang surat mana saja yang akan
disahkan kemudian setelah surat disahkan, akan dikembalikan lagi ke sekretaris
dan diteruskan ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha akan
mengarsipkan surat yang disahkan dan akan membuat laporan surat keluar yang
akan diserahkan ke bagian sekretaris.
System Flow Pengesahan Surat
Karyawan Tata Usaha Sekertaris Pimpinan Pengurus Cabang
1
Mulai
Selesai
Surat yang dicari
Mengirim Surat ke Sekertaris
Notifikasi Permintaan
Surat
Melanjutkan Surat ke Pimpinan
Mengirim Surat yg disahkan Notifikasi Surat
yang disahkan
Meneruskan ke Tata Usaha Notifikasi Surat
yang disahkan
Mengarsip Surat yang disahkan
Laporan Surat Keluar Laporan Surat Keluar
Notifikasi surat yang diminta
Gambar 3.6 System Flow Proses Pengesahan Surat
3.2.2. Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram adalah cara untuk memodelkan proses dalam analisis
dan perancangan perangkat lunak, khususnya dengan pendekatan terstruktur. Pada
dalam sistem. Semua masukan dan keluaran dari sistem akan digambarkan dengan
jelas.
A. Context Diagram
Context Diagram merupakan adalah suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
Context Diagram aplikasi ini digambarkan pada Gambar 3.7.
Surat Keluar Legalisir
Laporan Surat Keluar Legalisir
Laporan Surat Tugas
Data Permintaan Surat Tugas
Data Permintaan Laporan Surat Keluar Surat
Laporan Surat Tugas Laporan Surat Keluar Legalisir Laporan Surat Tugas
Surat Tugas
Laporan Surat Keluar Legalisir
Posisi Surat
Surat Masuk Legalisir Surat Keluar Legalisir
Surat Keluar Legalisir
Daf tar Surat Baru
Daf tar Permintaan Surat Surat Masuk External
Daf tar Permintaan Surat
Daf tar Jenis Surat
Surat Tugas
Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Y ayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya
+
Sekretaris
Gambar 3.7 Context Diagram Aplikasi Pencatatan DokumenYayasan Hang Tuah Cabang Surabaya
Pada context diagram tersebut, terdapat satu proses yaitu proses
36
1. Entitas Karyawan
Karyawan akan melakukan log in terlebih dahulu, sistem memberi daftar
jenis surat yang tersimpan di database. Karyawan membuat permintaan
surat ke sistem dimana data ini nantinya akan diproses sehingga
menghasilkan daftar permintaan surat.
2. Entitas Tata Usaha
Tata usaha akan menerima inputan berupa notifikasi daftar permintaan
surat dari karyawan. Apabila daftar surat yang diminta tidak ada
didatabase maka akan dibuatkan surat baru dan kemudian akan disimpan.
3. Entitas Sekretaris
Sekretaris akan meminta daftar laporan surat keluar mana akan dilaporan
oleh bagian tata usaha ke bagian pimpinan pengurus cabang. Kemudian
sistem akan meneruskan laporan surat keluar kebagian pimpinan pengurus
cabang dan juga sekretaris.
4. Entitas Pimpinan Pengurus Cabang
Pimpinan pengurus cabang akan menerima inputan berupa notifikasi surat
masuk dari tata usaha untuk dilegalisir. Setelah surat terlegalisir akan
disampaikan kebagian tata usaha dan diteruskan kembali kebagian
karyawan yang meminta surat tersebut. Pimpinan pengurus cabang dapat
juga memberi langsung surat tugas yang mana sistem akan meneruskan
kebagian tata usaha yang selanjutnya akan disampaikan ke karyawan yang
B. Diagram Berjenjang Proses
Diagram jenjang proses berguna sebagai alat desain dan teknik
dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi.
Tujuan dari diagram jenjang proses adalah dapat memberikan informasi mengenai
fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Rancang bangun aplikasi
pencatatan dokumen ini memiliki 3 sub proses yang meliputi permintaan surat,
legalisir surat (pengesahan) dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya,
diagram jenjang proses pencatatan dokumen dapat dilihat pada Gambar 3.8.
0
Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dokumen Pada Yayasan Hang Tuah Cabang
Surabaya
1
Permintaan Surat
2
Legalisir Surat (Pengesahan)
1.1
Pencarian Surat
1.2
Pembuatan Surat
3
Pembuatan Laporan
Gambar 3.8 Diagram Berjenjang Proses
C. Data Flow Diagram Lowest Level
Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai
dari context diagram seperti dapat dilihat pada Gambar 3.7. Dari context diagram
dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk
38
1. DFD Level 0 Aplikasi Pencatatan Dokumen
Pada Data Flow Diagram (DFD) Level 0 pada aplikasi pencatatan
dokumen terdapat tiga proses utama yaitu permintaan surat, legalisir surat
(pengesahan) dan pembuatan laporan. DFD Level 0 pada aplikasi pencatatan
dokumen pada Hang Tuah Cabang Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Data Jabatan
Data Permintaan Laporan Surat Keluar Data Permintaan Surat Tugas
Surat
Status Surat
Data Posisi
Data Surat Posisi Surat
Laporan Surat Keluar Legalisir
Laporan Surat Tugas Surat Tugas
Surat Masuk External
Daf tar Permintaan Surat
Laporan Surat Keluar Legalisir Surat Keluar Legalisir
Laporan Surat Keluar Legalisir Laporan Surat Tugas
Daf tar Surat Baru Surat Tugas
Surat Keluar Legalisir Surat Keluar Legalisir Daf tar Permintaan Surat
Surat Masuk Legalisir
Laporan Surat Tugas Daf tar Jenis Surat
Tata Usaha
2. DFD Level 1 Permintaan Surat
DFD Level 1 permintaan surat memiliki dua proses untuk mencari surat
dan juga membuat surat. DFD level 1 pada proses permintaan surat tersebut dapat
dilihat pada Gambar 3.10.
Data Jabatan A mbil Data Surat
Daf tar Permintaan Surat Daf tar Jenis Surat
Posisi Surat
Data Posisi Daf tar Permintaan Surat
Data Surat
Surat Tugas
Karyaw an Tata Usaha
Pimpinan Pengurus
5 Jenis_Surat 6 Kategori_Surat
7 Jabatan
Gambar 3.10 DFD level 1 Permintaan Surat
3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram(ERD) menggambarkan basis data yang ada
pada aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan Hang Tuah Cabang Surabaya.
ERD dalam pengelolaan ini akan dibagi menjadi 2, yakni Conceptual Data
Model(CDM) dan Physical Data Model(PDM). Berikut penjelasan dari
40
A. Conceptual Data Model (CDM)
Pada Conceptual Data Model dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan
Hang Tuah Cabang Surabaya terdapat tujuh tabel diantaranya tabel user, jabatan,
surat, jenis surat, kategori surat dan posisi. Terdapat pasang tabel yang memiliki
hubungan many to many, yaitu tabel user dengan table surat sehingga
menghasilkan satu tabel baru. Tabel tersebut muncul pada saat dilakukan
Generate Model, CDM ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
m em ilik i m em buat
m endistribus ik an
m em buat
Gambar 3.11 CDM Aplikasi Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah
B. Physical Data Model (PDM)
PDM dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah terdapat
delapan tabel yang terdiri atas tabel user, tabel jabatan, tabel surat, tabel jenis
surat, tabel kategori surat, tabel posisi, tabel permintaan dan tabel history. PDM
dari aplikasi pencatatan dokumen Yayasan Hang Tuah ini dapat dilihat pada
ID_SUR AT = ID_SUR AT N IK = N IK
N IK = N IK
ID_SUR AT = ID_SUR AT
N IK = N IK
ID_POSISI = ID_POSISI ID_J ABATAN = ID _J ABATAN
ID_KATEGOR I = ID_KATEGORI ID_J ENIS = ID_J EN IS STA TUS_PENGESA HA N varchar(30) TANGGAL_PENGESA HAN date KETERA NGAN long varchar
JENIS_SURAT ID_JABA TA N varchar(20) NAMA_USER varchar(50) PASSWORD varchar(32) EMA IL varchar(50) STA TUS varchar(30)
JABATA N ID_JABA TA N varchar(20) NAMA_JABATAN varchar(50) STA TUS_PERMINTAA N varchar(30) KETERA NGAN_2 long varchar
HISTORY ID_SURAT varchar(20) NIK varchar(20)
Gambar 3.12 PDM Aplikasi Pencatatan Dokumen Yayasan Hang Tuah
3.3. Struktur Tabel
Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari suatu database.
Dalam struktur tabel dijelaskan fungsi dari masing-masing tabel hingga fungsi
masing-masing field yang ada di dalam tabel. Selain itu juga terdapat tipe data
dari masing-masing field beserta konstrainnya.
A. Tabel USER
Nama Tabel : USER
Primary Key : NIK
Foreign Key : ID_JABATAN
42
Tabel 3.1 Tabel USER
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
1 NIK Varchar 20 PK Kode Identitas
Pengguna
2 ID_JABATAN Varchar 20 FK Kode Identitas
Jabatan
3 NAMA_USER Varchar 50 - Nama Pengguna
4 PASSWORD Varchar 32 - Kata Sandi
5 EMAIL Varchar 50 - Email Pengguna
6 STATUS Varchar 30 - Status Pengguna
B. Tabel JABATAN
Nama Tabel : JABATAN
Primary Key :ID_JABATAN
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan
Tabel 3.2 Tabel JABATAN
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
1 ID_JABATAN Varchar 20 PK Kode Identitas
Jabatan
2 NAMA_JABATAN Varchar 50 - Nama Jabatan
C. Tabel JENIS_SURAT
Nama Tabel : JENIS_SURAT
Primary Key : ID_JENIS
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan berbagai jenis surat
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
Primary Key : ID_SURAT
Foreign Key : ID_JENIS, ID_KATEGORI, ID_POSISI
Fungsi : Untuk menyimpan surat
Tabel 3.4 Tabel SURAT
N o
Field Tipe
Data
Length Const Keterangan
1 ID_SURAT Varchar 20 PK Kode Identitas Surat
2 ID_JENIS Varchar 20 FK Kode Identitas Jenis
Surat
3 ID_KATEGORI Varchar 20 FK Kode Identitas Kategori
Surat
4 ID_POSISI Varchar 20 Kode Identitas Posisi
Surat
Tugas atau Tidak
14 STATUS_PENGESAH
AN
Varchar 30 - Status Pengesahan Sudah
44
E. Tabel KATEGORI_SURAT
Nama Tabel : KATEGORI_SURAT
Primary Key : ID_KATEGORI
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan kategori surat
Tabel 3.5 Tabel KATEGORI_SURAT
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
1 ID_KATEGORI varchar 20 PK Kode Identitas
Kategori Surat
2 NAMA_KATEGORI Varchar 50 - Nama Kategori
Surat
F. Tabel POSISI
Nama Tabel : POSISI
Primary Key : ID_POSISI
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data posisi
Tabel 3.6 Tabel POSISI
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
1 ID_POSISI Varchar 20 PK Kode Identitas
Posisi Surat
2 NAMA_POSISI Varchar 30 - Nama Posisi Surat
Berada
G. Tabel PERMINTAAN
Nama Tabel : PERMINTAAN
Primary Key : ID_PERMINTAAN
Foreign Key : NIK, ID_SURAT
Tabel 3.7 Tabel PERMINTAAN
5 STATUS_PERMINTAAN Varchar 30 - Permintaan/Peng
esahan/Batal
6 KETERANGAN Long
Varchar
- - Keterangan
H. Tabel HISTORY
Nama Tabel : HISTORY
Primary Key : -
Foreign Key : ID_SURAT, NIK
Fungsi : Untuk menyimpan data surat yang sudah pernah diminta atau
diberikan kepengguna
Tabel 3.8 Tabel HISTORY
No Field Tipe Data Length Const Keterangan
1 ID_SURAT Varchar 20 FK Kode Identitas
Surat
2 NIK Varchar 20 FK Kode Identitas
Pengguna
3.4. Perancangan Input dan Output(I/O)
Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi
antara user dengan sistem. Perancangan antarmuka ini terdiri dari seluruh proses
yang akan diimplementasikan pada aplikasi pencatatan dokumen pada Yayasan
46
3.4.1. Rancangan Antar Muka Halaman Utama
Halaman utama aplikasi merupakan tampilan awal saat aplikasi
dijalankan. Halaman utama aplikasi terdapat menu untuk login. Pada Gambar 3.11
merupakan tampilan dari halaman utama aplikasi.
Halaman Home
Enter Text
Enter Password
APLIKASI PENCATATAN DOKUMEN PADA YAYASAN HANG TUAH CABANG SURABAYA
Username :
Password :
Masuk Lupa Password
Logo Yayasan
Gambar 3.13 Rancangan Antar Muka Halaman Utama
3.4.2. Rancangan Antar Muka Login
Halaman login berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi. Pada halaman
ini pengguna (user) diharuskan memasukan username dan password untuk dapat
mengakses aplikasi ini. Desain halaman login dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Enter Text
Enter Password Username :
Password :
Masuk
Lupa Password
3.4.3. Rancangan Antar Muka Halaman Dashboard Tata Usaha
Halaman dashboard tata usaha (admin) merupakan halaman awal admin
yang berguna untuk mengetahui adanya surat masuk, membuat surat baru dan
history dari karyawan yang pernah meminta surat. Halaman dashboard tata usaha
ini memiliki beberapa menu yaitu daftar permintaan surat, surat masuk, surat
keluar, surat tugas, tambah surat dan daftar keseluruhan surat yang dimiliki.
Rancangan antar muka halaman Dashboard tata usaha ini bisa dilihat pada
Gambar 3.15.
Halaman Home Tata Usaha
Masukkan Password baru
Masukkan Password Lama Untuk Menyimpan Password yang Baru
Simpan Surat Tugas
Tambah Surat
Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
Laporan Surat Tugas
History Karyawan
Gambar 3.15 Rancangan Antar Muka Halaman Dashboard Tata Usaha
3.4.4. Rancangan Antar Muka Daftar Permintaan Surat Tata Usaha
Halaman daftar permintaan surat merupakan desain antar muka yang
digunakan untuk mengetahui daftar permintaan surat apa saja yang diminta oleh
user karyawan. Tata usaha nantinya dapat mengetahui surat apa saja yang masuk
48
usaha akan membuatkan surat yang baru. Pada halaman ini terdapat 2 action yaitu
kirim surat dan buat surat. Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada
Gambar 3.16.
Halaman Home Tata Usaha
Pengaturan Akun Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta
Gambar 3.16 Rancangan Antar Muka Daftar Permintaan Surat Tata Usaha
3.4.5. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Tata Usaha
Halaman surat masuk merupakan rancangan antar muka yang digunakan
untuk mengetahui surat yang sudah dibuat oleh tata usaha dan siap dikirim ke
pimpinan. Surat yang tadinya tidak ada dalam tabel surat akan dibuat dan diberi
keterangan seperti nomor surat, perihal dan jenisnya kemudian diunggah dalam
dalam format .doc (dokumen words). Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat
Halaman Home Tata Usaha Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta ST-001 Penolakan Surat Pribadi
Kirim Ke Pengirim Kirim Ke Pengirim
History Karyawan
Gambar 3.17 Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Tata Usaha
3.4.6. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Keluar Tata Usaha
Halaman surat keluar merupakan rancangan antar muka yang digunakan
untuk menampilkan surat yang sudah dikirim atau disahkan oleh pimpinan. Pada
surat keluar akan tercatat tanggal masuk dan tanggal yang disahkan. Tata usaha
akan membuat file.pdf yang nantinya dikirim kebagian karyawan. Rancangan
antar muka halaman surat keluar tata usaha dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Halaman Home Tata Usaha
Pengaturan Akun Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta ST-001 Penolakan Surat Pribadi
Upload
File.pdf File.pdf
History Karyawan
Yang dikirim .pdf. Jika kolom upload blm terisi .pdf maka
tombol kirim tidak nyala
Kirim Kirim
50
3.4.7. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Tata Usaha
Halaman surat tugas merupakan rancangan antar muka yang digunakan
untuk mengetahui surat tugas yang diberikan pimpinan ke bagian tata usaha. Surat
yang diberikan akan berbentuk file.doc yang nanti tata usaha akan mengunduh
atau dapat memberikan langsung kekaryawan bagian yang terkait yang sudah
ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Rancangan antar muka halaman surat
tugas tata usaha dapat dilihat pada Gambar 3.19.
Halaman Home Tata Usaha
Pengaturan Akun Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta 3 Surat Cinta ST-001 Penolakan
4 Surat Cinta File.doc
12-12-2012 12-12-2012 ST-001 Penolakan
File.doc
History Karyawan
Gambar 3.19 Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Tata Usaha
3.4.8. Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat Tata Usaha
Halaman tambah surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan
Tata Usaha untuk menambah surat baru. Dihalaman ini surat akan didetail dan
dicatat mulai dari nomor surat, perihal dan jenis surat tersebut kemudian akan
diupload dan disimpan. Rancangan antar muka tambah surat tata usaha dapat
Halaman Home Tata Usaha Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk
Gambar 3.20 Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat Tata Usaha
3.4.9. Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Tata Usaha
Halaman daftar surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan
tata usaha untuk melihat seluruh daftar surat yang tersedia. Pada halaman ini
detail surat dapat terlihat dan karyawan siapa saja yang pernah meminta surat
tersebut. Fitur pencarian juga dapat digunakan untuk memudahkan tata usaha
melakukan pencarian surat. Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada
Gambar 3.21.
Halaman Home Tata Usaha
Cari Surat Pengaturan Akun
Laporan Surat
Daftar Surat yang dimiliki
Tanggal Sah
Daftar Surat yang dimiliki
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Daftar Pemintaan Surat
Laporan Surat Tugas
No Nama Surat No Surat Perihal Jenis Download
Tampilkan Menurut Jenis
Tampilkan Semua Jenis Surat
History Karyawan
52
3.4.10. Rancangan Antar Muka Halaman Request Surat Karyawan
Halaman request surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan
oleh karyawan untuk membuat daftar permintaan surat yang dibutuhkan.
Karyawan akan memilih jenis surat dan kemudian akan muncul list pada kolom
List Surat. Apabila karyawan tidak menemukan surat yang dimaksud maka akan
ditulis pada kolom nama surat untuk disampaikan dan dibuat oleh tata usaha.
Rancangan antar muka request surat karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.22.
Halaman Home Karyawan
No Nama Surat No Surat Perihal
Tambah Surat
List Surat yang Tersedia
Keterangan :
Jika surat yang dicari tidak ada, maka ketikan nama surat untuk merequest surat lalu klik OK
1 Surat Cinta ST-001 Penolakan
2 Surat Cinta ST-002 Jadian
Daftar Surat Masuk
Muncul list surat ketika karyawan memilih jenis
surat
Daftar Permintaan Surat
No Nama Surat No Surat Perihal
1 Surat Cinta ST-001 Penolakan
2 Surat Cinta
Gambar 3.22 Rancangan Antar Muka Halaman Request Surat Karyawan
3.4.11. Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Masuk Karyawan
Halaman daftar surat masuk merupakan rancangan antar muka yang
digunakan karyawan melihat surat masuk yang telah diminta sebelumnya.
Terdapat fitur download dalam format file.pdf yang langsung dapat dicetak oleh
bagian karyawan. Rancangan antar muka daftar surat masuk karyawan tersebut
Halaman Home Karyawan
Pengaturan Akun
Surat
Daftar Surat Masuk
Ganti Password
Request Surat
Daftar Request Surat Daftar Surat Masuk
No Nama Surat No Surat Perihal
1 Surat Cinta ST-001 Penolakan
2 Surat Cinta
Pdf yang tidak bisa dicopy text nya
Gambar 3.23 Rancangan Antar Muka Halaman Daftar Surat Masuk Karyawan
3.4.12. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Masuk Pimpinan
Halaman surat masuk merupakan rancangan antar muka yang digunakan
pimpinan untuk melihat surat masuk dari tata usaha. Pada halaman ini pimpinan
akan mengetahui surat apa saja yang masuk untuk disahkan. Detail surat yang
akan disahkan akan muncul beserta pengirim dan tanggal permintaan surat.
Rancangan antar muka tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.24.
Halaman Home Pimpinan
No Nama Surat No Surat Perihal 1 Surat Cinta ST-001 Penolakan 2 Surat Cinta ST-001 Penolakan Surat Pribadi
Pengesahan Tanggal 12-12-2012 12-12-2012
54
3.4.13. Rancangan Antar Muka Halaman Surat Tugas Pimpinan
Halaman tambah surat merupakan rancangan antar muka yang digunakan
pimpinan untuk memberikan surat tugas. Dihalaman ini pimpinan akan
mengupload surat tugas yang dikehendaki. Pimpinan akan menentukan siapa saja
yang menerima surat tugas tersebut. Rancangan antar muka surat tugas pimpinan
dapat dilihat pada Gambar 3.25
Halaman Home Pimpinan
Kirim Ke Pilih Karyawan
Daftar Karyawan yang menerima surat tugas
No Nama Karyawan Jabatan
Hapus yang terpilih 1
2
Ketika Memilih karyawan eh ternyata ada yang salah, jadi ya di centang trus di hapus dengan
button ini
Gambar 3.25 Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Surat
3.4.14. Rancangan Antar Muka Halaman Laporan Surat Masuk
Halaman laporan surat masuk merupakan rancangan antar muka yang
berfungsi untuk menampilkan seluruh laporan surat masuk selama periode yang
ditentukan. Rancangan antar muka laporan surat masuk tersebut dapat dilihat pada
