“ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGADAAN BARANG DAN PENGELUARAN KAS PADA SUB UNIT PTPN X (STUDI
KASUS PADA PG. DJOMBANG BARU JOMBANG)”
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Mencapai Derajat Ekonomi
Disusun Oleh :
Millah Ayu Pranindya 201210170311317
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kepada Allah SWT. atas segala kemudahan dan karunia yang
dilimpahkan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan
judul:ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGADAAN
BARANG DAN PENGELUARAN KAS PADA SUB UNIT PTPN X (STUDI
KASUS PADA PG. DJOMBANG BARU JOMBANG)
Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan bantuan dari berbagai pihak.
Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya skripsi ini yaitu:
1. Bapak Dhaniel Syam, Drs., M.M, Ak. selaku dosen wali Akuntansi F
2012.
2. Ibu Dra. Siti Zubaidah M.M., AK,CA selaku ketua jurusan Akuntansi
Universitas Muhammadiyah Malang.
3. Bapak Dr. Nazarrruddin Malik, M.SI selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang.
4. Ibu Dra. Masiyah Kholmi.,AK.,M.M selaku pembimbing I dan Bapak
Ach. Syaiful H Anwar, SE, M.Sc., AK selaku pembimbing II yang telah
bersedia meluangkan waktu, memberikan arahan dan bimbingan dalam
penyusunan skripsi.
5. PG. Djombang Baru Jombang yang telah mengizinkan penulis melakukan
penelitian dan telah bersedia menyediakan data yang dibutuhkan oleh
6. Kedua orang tua yang tiada henti memberikan dukungan dalam bentuk
apapun serta kasih sayang kepada penulis.
7. Yhogi Prayoga S.Kom yang telah memberikan dukungan dan
menyediakan waktu luang kepada penulis.
8. Keluarga yang telah memberikan doa, semangat dan kasih sayang kepada
penulis.
9. Rendi Indra Saputra S.E yang selalu memberi doa, dukungan, kesabaran
dan kasih sayang kepada penulis.
10. Musmawati, Ayu teman, sahabat, saudara yang menemani disaat susah dan
senang dalam segala keadaan.
11. Sahabat terbaik Friska, Dyah, Ike yang selalu ada disaat suka dan duka
saat masa-masa perkuliahan.
Malang, 27 Maret 2016
Peneliti,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
ORISINALITAS SKRIPSI ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL………..vii
DAFTAR LAMPIRAN……….viii
ABSTRAKSI ... ix
ABSTRACT ... x
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
1. Tujuan ... 6
2. Manfaat ... 6
BAB II ... 7
KAJIAN PUSTAKA ... 7
A. Penelitian Terdahulu ... 7
B. Tinjauan Pustaka ... 8
1. Sistem Informasi Akuntansi ... 8
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ... 9
3. Sistem Pengeluaran Kas ... 24
BAB III ... 31
METODE PENELITIAN ... 31
A. Objek Penelitian ... 31
B. Jenis Penelitian ... 31
C. Jenis Data ... 31
D. Teknik Pengumpulan Data ... 32
E. Teknik Analisis Data ... 33
BAB IV ... 35
A. Gambaran Umum Objek Penelitian ... 35
1. Struktur Organisasi PG. Djombang Baru Jombang ... 41
2. Analisis atas Struktur Organisasi ... 44
B. Analisis data dan Pembahasan………...57
3. Analisis Input ... 57
4. Analisis Proses ... 59
5. Analisis Output ... 64
BAB V ... 65
SIMPULAN DAN SARAN ... 65
A. Simpulan ... 65
B. Saran ... 67
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Informasi Pembelian………12
Gambar 2.2 Register Bukti Kas Keluar Kiri.………18
Gambar 2.3 Register Bukti Kas Keluar Kanan……….19
Gambar 2.4 Jurnal Pembelian………...20
Gambar 2.5 Kartu Utang………...21
Gambar 2.6 Permintaan Cek……….27
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PG. Djombang Baru……….42
Gambar 4.2 Flowchart SOP (Standart Operational Procedure)………47
Gambar 4.3 Flowchart Pengadaan Barang Bag.Masakan……….…51
Gambar 4.4 Flowchart Pengadaan Barang Bag.Keuangan dan Humas…………52
Gambar 4.5 Flowchart Pengadaan Barang Bag. Tender/Rekanan………53
Gambar 4.6 Flowchart Pengeluaran Kas………...54
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Kebutuhan Barang
Lampiran 2 Permintaan Penawaran Harga
Lampiran 3 Surat Kontrak
Lampiran 4 Surat Pesanan/Purchase Order
Lampiran 5 Bukti Kas Keluar
Lampiran 6 Standart Operational Procedure (SOP) Pengadaan Barang PG.
Djombang Baru.
Lampiran 7 Standart Operational Procedure (SOP) Pengeluaran Kas PG.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, H. George. Dan Hopwood S. William. 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Delapan.Jakarta : Salemba Empat. Hal 375-378
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi, Edisi Tiga.Jakarta : Salemba Empat. Hal 299 – 312 & 509 – 514
James, A. Hall. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama.Jakarta : Salemba Empat. Hal 267-274
Yusnita, Tri Rita dan Ami Yuniasari. Vol. 3, No. 2, 2008 ( ISSN 1907-9985 ) Pengaruh pemeriksaan internal terhadap kontinuitas usaha
Rosidah, Euis dan Cepi Krisnandi. Vol. 3, No. 1, 2008 ( ISSN 1907-9985 ) Peranan Anggaran Biaya Produksi Dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal biaya produksi
Gunawan, Alvin Ambrosius, 2010.Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Poli Cotrindo Nusa
Kurniawan, Indra Nur and Khairani, Siti. 2014.Analisis Sistem Informasi Akuntansi Atas Pembelian Dan Pengeluaran Kas Pada PT XYZ.STIE MDP.
Rudianto. 2012. Pengantar Akuntansi. Konsep & Teknik Penyusunan Laporan Keuangan. Adaptasi IFRS.Jakarta : Erlangga : Hal 194
Tuerah, Serny. Vol. 1, No. 3, 2013 (ISSN 2303-1174) Evaluasi Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada UD.Roda Mas Manado.
1 BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pada lingkungan perusahaan, pengadaan barang merupakan bagian dari
usaha untuk mencari keuntungan. Karena itu strategi yang ditempuh oleh
perusahaan lebih ditekankan pada masalah biaya. Semakin kecil biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan untuk pengadaan barang, maka semakin kecil
pula kemungkinan pembengkakan biaya. Situasi ini sering dimanfaatkan oleh
oknum-oknum tertentu untuk berbuat curang dengan memanfaatkan anggapan
semakin kecil biaya semakin besar kas yang tersimpan. Meskipun tujuan
utama pengadaan barang bukan untuk mencari keuntungan, namun bukan
berarti pengadaan barang lepas dari ancaman kecurangan, ditambah lagi
dengan perkembangan dunia saat ini.
Berkembangnya dunia usaha saat ini menjadi tantangan tersendiri bagi
para pengusaha dan perseroan-perseroan di bawah naungan Badan Usaha
Milik Negara (BUMN). Usaha-usaha swasta berkembang begitu pesatnya di
tambah lagi dengan perusahaan luar negeri yang mempunyai anak perusahaan
di Indonesia ini. Persaingan yang dihadapi tetap harus memacu kinerja untuk
mendapatkan laba setinggi-tingginya. Selain itu dengan diberlakukannya
masyarakat ekonomi ASEAN semakin mengancam dunia usaha yang ada di
Indonesia. Indonesia merupakan pasar yang potensial sehingga banyak dari
2
Banyak hal yang perlu ditekankan dalam perkembangan dunia usaha saat
ini. Sistem yang terstruktur dan independen sangat membantu dalam
kelangsungan hidup perusahaan. Sistem perusahaan bersifat internal dimana
sistem menggerakkan bagaimana perusahaannya berjalan. Begitu juga dengan
Sistem Informasi Akuntansinya, perlu diawasi sedemikian rupa karena Sistem
Informasi Akuntansi menjadi tombak keuangan perusahaan. Sistem informasi
akuntansi menurut Bodnar dan William (2000:1) adalah kumpulan sumber
daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi
informasi, informasi itu dikomunikasikan kepada beragam pengambilan
keputusan.
Informasi akuntansi termasuk salah satu aspek penting dalam suatu
perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian internal. Jika suatu
perusahaan bisa mengendalikan kawasan internalnya, maka perusahaan bisa
berjalan dengan mudah. Pihak internal harus memiliki bagian masing-masing
dalam arti independen dalam penugasan atau tidak memiliki 2 (dua) tugas
sekaligus.
Pengendalian dalam pengadaan barang pada PG. Djombang baru telah di
awasi oleh PTPN X dimana segala fungsi telah ditetapkan dan terpusat pada
PTPN X mulai dari perumusan dan penetapan pelaksanaan, koordinasi dan
sinkronisasi, pengelolahan hingga pengawasan atas pelaksanaan tugas.
Pengadaan barang pada PG. Djombang baru ini tentu dengan nominal yang
3
barang jadi merupakan alat dalam volume besar yang tentu membutuhkan
dana tidak sedikit.
Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir
hanya oleh satu orang atau satu fungsi saja. Hal ini dimaksud agar pada setiap
bagiannya terdapat pengecekan dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga
kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin
ketelitian dan keandalannya. Hal ini yang sering di abaikan dalam suatu
perusahaan. Biasanya perusahaan merangkap jabatan untuk menghemat tenaga
ataupun waktu, sedangkan hal seperti inilah yang mengancam keuangan
perusahaan.
Pengadaan barang erat kaitannya dengan pengeluaran kas, dalam PG.
Djombang baru tentu telah ditetapkan oleh PTPN X. Dalam perusahaan ini
terdapat Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang di turunkan
langsung dari PTPN X untuk sub unitnya termasuk untuk pengadaan barang.
Saat anggaran telah diterima oleh sub unitnya, maka harus digunakan
sedemikian rupa untuk kelangsungan perusahaan kedepannya. Adanya
anggaran yang telah tersedia sering menjadi masalah tersediri. Anggaran yang
tersedia digunakan untuk pengadaan barang perusahaan dimana pengadaan
barang dibutuhkan oleh masing-masing divisi. Jika sistem informasi akuntansi
salah memberikan informasinya terhadap divisi yang memerlukan barang
baru, tentu berimbas pada pembengkakan kas keluar.
Pengeluaran kas berkaitan dengan aktifitas pendanaan pada perusahaan
4
menyediakan kebutuhan dana dari berbagai sumbernya dan konsekuensinya
menurut Rudianto (2008). Pengeluaran kas PTPN X memacu pada hasil dan
evaluasi serta dengan adanya surat permohonan RKAP dari sub unitnya untuk
mengadakan barang yang akan diperbaiki. Kas akan keluar untuk rencana
pengadaan barang melalui dana anggaran perusahaan. Dalam hal ini penting
sekali adanya bukti-bukti permintaan barang, penawaran, pemesanan, bukti
penerimaan, hingga faktur penjualan.
Sistem informasi akuntansi berperan aktif saat perusahaan mengajukan
Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) hingga anggaran telah
digunakan untuk pengadaan barang. Mengingat pentingnya informasi
akuntansi bagi perusahaan, perusahaan harus membuat sistem yang handal dan
akurat guna mendapatkan informasi yang valid dan akurat untuk pengambilan
suatu keputusan. Disamping itu sistem informasi yang handal juga mencegah
beberapa kemungkinan kecurangan yang mungkin sering terjadi dalam
perusahaan karena sistem informasi akuntansi yang kurang atau belum
terstruktur.
Pada penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Tuerah (2013)
mengemukakan bahwa perusahaan dalam pengelolaannya membutukan suatu
sistem yang mampu untuk mencapai tujuannya. Suatu sistem usaha dapat
dikatakan efektif apabila dapat memberikan informasi yang andal dan tepat
waktusesuai dengan kebutuhan pemakainya. Salah satu unsur yang sangat
berpengaruh dalam aktivitas perusahaanadalah pembelian dan pengeluaran
5
sangat penting artinya bagi setiap perusahaan dalam mengarahkan dan
memperlancar kegiatan sehari-hari karena dapat membantu pengambilan
keputusan. Sistem informasi diterapkan dalam perusahaan bertujuan untuk
menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, menyajikan
informasi guna mendukung operasi harian, dan menyajikan informasi yang
berkenaan dengan kepengurusan (stewardship). Pada hakikatnya, akuntansi
merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang
ekonomik dan efisien. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi
umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Penelitian Kurniawan (2012)
mengatakan bahkan informasi yang kurang cepat menghambat perusahaan
untuk mengambil suatu keputusan dalam menentukan pembelian.
Pengadaan barang perusahaan menyangkut dengan keluarnya kas
perusahaan yang tentu saja dalam nominal yang tidak sedikit. Jika pada awal
menuju kesepakatan order pengadaan barang suatu fungsi bagian tidak
melakukan tugasnya dengan baik seperti halnya tidak menawarkan surat
permintaan penawaran harga ataupun surat perubahan order, maka jika order
tidak sesuai tentu saja perusahaan mengeluarkan uang kembali untuk
pembelian yang sesuai. Hal seperti inilah yang menjadi celah tersendiri bagi
para oknum tak bertanggung jawab dan pasti dapat menimbulkan kerugian
pada perusahaan. Untuk itu penulis tertarik untuk “Analisis Sistem Informasi
Akuntansi atas Pengadaan Barang dan Pengeluaran Kas Pada Sub Unit
6
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas permasalahan penelitian ini
dapat dirumuskan sebagai berikut : bagaimana sistem informasi akuntansi
PG. Djombang Baru Jombang dalam pembelian peralatan perusahaan dan
pengeluaran kas.
C. TUJUAN PENELITIAN
Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi atas pengadaan barang yang ada
pada perusahaan dan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang
berkenaan dengan pengadaan barang.
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Manfaat teoritis
Bagi penulis penelitian ini diharapkan bisa menambah wawasan
dengan kasus-kasus yang ada pada perusahaan berskala besar. Bagi
perusahaan, penelitian ini bisa menjadi salah satu tolak ukur dalam
mengembangkan sistem informasi khususnya akuntansi pada perusahaan
tersebut. Diharapkan penelitian ini dapat diperhitungkan dan dipraktekkan
dalam perusahaan.
2. Manfaat praktis
Diharapkan penelitian ini dapat dijadikan referensi bagi yang
memerlukan, serta menjadi wahana pengembangan ilmu dalam bidang
Ekonomi/Akuntansi khususnya pada Sistem Informasi Akuntansi
pembelanjaan perusahaan dan pengeluaran kas, serta pengendalian
