SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan Program Strata Satu Pada Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Yudi Permana 1.05.08.674
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM
DI KOPERASI BUKTI II CIAMIS
YUDI PERMANA
NIM. 1.05.08.674
Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Skripsi pada tanggal :
Menyetujui, Pembimbing
Iyan Gustiana, S.Kom., M.Kom. NIP. 4127.70.26.010
Dekan Fakultas Ketua Program Studi Teknik dan Ilmu Komputer Sistem Informasi,
ii
ABSTRACK
Koperasi Bukti II is a cooperative corporation in sector save and loan in disctricts Ciamis city. This Cooperative not yet using computerization system in save and loan transaction with the result that in process save and loan transaction experienced some difficulty.
The research goal is to design “Save and Loan Information System in Koperasi Bukti II Ciamis” using development method prototype and structure phenomenological with modeling tools is flow map, context diagram, data flow diagram, relation table, dan entity relationship diagram. Software used to design this informatioan system is Macromedia Dreamweaver 8, PHP programming language dan MySQL as database.
The existence of this saving and loan information system can to easy transaction management saving and loan from begin data recording until produce report and the existence of calculating deposit service every month hope can use as basis just more distribution SHU for member.
i
ABSTRAK
Koperasi Bukti II merupakan badan usaha koperasi di bidang simpan pinjam yang berada di kota Ciamis. Koperasi ini belum menggunakan sistem terkomputerisasi pada transaksi simpan pinjamnya sehingga dalam pengelolaan transaksi simpan pinjam mengalami beberapa kesulitan.
Tujuan penulis melakukan penelitian ialah untuk merancang “Sistem Informasi Simpan Pinjam di Koperasi Bukti II Ciamis” menggunakan metode pengembangan prototype dan metode pendekatan terstruktur dengan alat bantu pemodelan yaitu flow map, diagram konteks, data flow diagram, relasi tabel, dan
entity relationship diagram. Perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan sistem informasi ini adalah Macromedia Dreamweaver 8, bahasa pemograman PHP dan database MySQL.
Dengan adanya sistem informasi simpan pinjam ini dapat memudahkan pengelolaan transaksi simpan pinjam dari mulai pencatatan hingga pembuatan laporan dan dengan adanya perhitungan jasa titipan perbulan diharapakan dapat digunakan sebagai dasar pembagian SHU bagi anggota yang lebih adil.
iii Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala nikmat, rahmat dan hidayah-Nya tidak lupa shalawat serta salam tercurah pada Rosulullah SAW sehingga skripsi yang berjudul “SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM DI KOPERASI BUKTI II CIAMIS” dapat terselesaikan.
Skripsi ini disusun untuk pembelajaran penulis dalam pendalaman materi-materi yang telah diselesaikan di perkuliahan.
Pada kesempatan ini penulis berterimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Skripsi, antara lain :
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
2. Bapak Prof. Dr. H. Denny Kurnadie, Ir., M. Sc. selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). 3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
iv
5. Bapak Iyan Gustiana, S.Kom. M.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian Skripsi.
6. Bapak H. R Saleh, selaku Ketua Koperasi Bukti II dan sekaligus Kake penulis serta Ibu Tati selaku Pengurus dan sekaligus Uwa penulis yang telah meluangkan waktu dalam memberi arahan pada saat pencarian data penelitian.
7. Ibu, Bapak, dan Kaka (Eli Mulyawati, Wahyu Warman, Tedi Firmansyah dan istrinya Teni) serta keponakan penulis (Syahla Nazhira Husna) yang tercinta, sungguh besar budi pekerti mereka dalam membantu penulis sehingga menjadi seperti sekarang. Tidak bisa pernah terbalas jasa-jasa, yang mereka lakukan meski berusaha seperti apapun.
8. Teman-teman semua yang terkait dalam kehidupan penulis, baik suka maupun duka, mohon maap atas kesalahan-kesalahan yang pernah terucap maupun tersirat.
Terimakasih semoga Allah SWT yang membalas semua kebaikan. Amiin..
Akhir kata, semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Juni 2012
v LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACK ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 3
1.2.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan ... 4
1.4 Kegunaan Penelitian ... 4
1.4.1 Kegunaan Praktis ... 4
1.4.2 Kegunaan Akademis ... 4
1.5 Batasan Masalah ... 5
1.6 Lokasi dan Waktu ... 5
BAB II. LANDASAN TEORI ... 6
vi
2.1.1 Elemen Sistem ... 6
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 7
2.2 Pengertian Informasi ... 8
2.3 Pengerian Sistem Informasi ... 8
2.4 Koperasi ... 9
2.5 Simpanan Anggota ... 9
2.5.1 Simpanan Pokok ... 9
2.5.2 Simpanan Wajib ... 10
2.5.3 Simpanan Gerkop ... 10
2.5.4 Simpanan Titipan... 10
2.6 Pinjaman Anggota ... 10
2.7 Sisa Hasil Usaha (SHU)... 11
2.8 WEB ... 11
2.8.1 Intranet dan Web Database ... 12
2.8.2 HTML (Hyper Text Markup Language) ... 12
2.8.3 PHP ... 12
2.5.4 MySQL ... 13
2.9 Basis Data ... 13
2.10 Arsitektur Sistem ... 13
2.11 Tools Perancangan ... 13
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN ... 15
3.1 Objek Penelitian... 15
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 15
vii
3.2 Metode Penelitian ... 20
3.2.1 Desain Penelitian ... 20
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data... 21
3.2.2.1 Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi, Kuesioner)21 3.2.2.2 Sumber Data Skunder (Dokumentasi) ... 22
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 23
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 24
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 24
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 25
3.2.5 Pengujian Software ... 26
BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 27
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 27
4.1.1 Analisis Dokumen ... 27
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 35
4.1.2.1 Flow Map... 41
4.1.2.2 Diagram Kontek ... 49
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 49
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 55
4.2 Perancangan Sistem ... 56
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 56
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 56
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 56
viii
4.2.3.2 Diagram Kontek ... 68
4.2.3.3 Data Flow Diagram ... 68
4.2.3.4 Kamus Data ... 74
4.2.4 Perancangan Basis Data ... 77
4.2.4.1 Normalisasi ... 77
4.2.4.2 Relasi Tabel ... 80
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ... 81
4.2.4.4 Struktur File ... 83
4.2.4.5 Kodifikasi ... 88
4.2.5 Perancangan Antar Muka ... 90
4.2.5.1 Struktur Menu ... 90
4.2.5.2 Perancangan Input ... 91
4.2.5.3 Perancangan Output... 96
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 99
BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 100
5.1 Implementasi... 100
5.1.1 Batasan Implementasi ... 100
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 100
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras ... 101
5.1.4 Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ... 101
5.1.5 Implementasi Antar Muka ... 105
5.1.6 Implementasi Instalasi Program ... 107
5.1.7 Penggunaan Program ... 110
5.2 Pengujian ... 122
ix
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN... 131 6.1 Kesimpulan ... 131 6.2 Saran ... 132 DAFTAR PUSTAKA
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan bagi suatu badan usaha. Dengan adanya teknologi informasi suatu badan usaha dapat mengelola data menjadi informasi yang berkualitas dengan mudah. Tidak hanya itu, teknologi informasi juga menjadi faktor pertumbuhan dan perkembangan badan usaha untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dengan suatu badan usaha lainnya.
Dalam kehidupan perekonomian Indonesia disadari bahwa gerakan badan usaha koperasi mempunyai peranan yang semakin besar. Sejalan dengan itu, penggunaan teknologi yang tepat semakin diperlukan guna menunjang operasional dan pengambilan keputusan badan usaha koperasi ini.
Koperasi Bukti II merupakan badan usaha koperasi di bidang simpan pinjam. Koperasi ini diharapkan ikut berperan dalam mengatasi pengembangan modal usaha dan kesejahteraan khususnya anggota koperasi tersebut dan masyarakat sekitar dengan asas kekeluargaan.
harus mencocokkan kembali transaksi dan menginput ulang transaksi untuk dibuat laporan-laporan, begitupun setiap akan melaksanakan pembagian SHU pada akhir tahun, pengurus Koperasi Bukti II harus merekap laporan-laporan simpanan dan peminjaman yang telah dilakukan anggota, sedangkan dari tahun ke tahun jumlah anggota terus meningkat menjadi cukup banyak sehingga dibutuhkan sumber daya waktu dan tenaga yang lebih bagi para pengurus koperasi dalam pengelolaan simpan pinjam pada koperasi ini. Terlebih lagi dengan adanya anggota yang memanfaatkan untuk akhir tahun melakukan transaksi penyimpanan titipan pada koperasi dengan jumlah yang besar, sebagai tujuan memperoleh pembagian SHU yang besar, mengakibatkan pembagian SHU kurang begitu adil bagi anggota lain.
Pada penulisan Skripsi ini, penulis mencoba membangun sistem informasi pengelolaan simpan pinjam koperasi dengan tujuan untuk mempermudah pengelolaan simpanan, titipan dan peminjaman anggota, serta mengatasi permasalah transaksi titipan anggota dengan menghitung kisaran SHU perbulan, sehingga mempermudah pengelolaan dan perhitungan simpanan, titipan dan peminjaman masing-masing anggota pada periode tertentu, yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar perhitungan pembagaian SHU.
3
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah merupakan salah satu proses penelitian yang cukup penting dimana dalam proses ini dapat menentukan kualitas penelitian itu sendiri. Dan rumusan masalah merupakan penegas dari apa yang sebenarnya menjadi inti penelitian.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Pengelolaan simpan pinjam anggota koperasi pada Koperasi Bukti II terdapat kendala-kendala dalam pengelolaanya oleh petugas. Adapun kendala-kendala pada pengelolaan simpan pinjam anggota koperasi diantarannya sebagai berikut :
1. Belum terdapat sistem informasi yang menunjang pengelolaan simpan pinjam anggota sebagai penunjang operasional transaksi koperasi.
2. Pengelolaan laporan belum terotomatisasi sehingga membutuhkan waktu yang lama.
3. Belum terdapat perhitungan jasa transaksi titipan secara bulanan yang dapat digunakan sebagai dasar pembagian SHU bagi anggota.
1.2.2 Rumusan Masalah
Perumusan masalah merupakan penegas dari apa yang sebenarnya menjadi inti penelitian. Sesuai dengan latar belakang tersebut maka, perumusan masalah yang ada dalam penelitian ini adalah:
2. Bagaimana sistem informasi dapat dapat membantu penghindaran pemanfaatan titipan anggota untuk memperbesar pembagian SHU .
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kegunaan sebagai berikut:
1. Merancang sistem informasi simpan pinjam bagi Koperasi Bukti II.
2. Membangun sistem informasi pengelolaan simpan pinjam anggota koperasi pada Koperasi Bukti II.
3. Sarana penunjangan operasional transaksi simpan pinjam Koperasi Bukti II.
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan keguanaan sebagai berikut:
1.4.1 Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis diantaranya dapat dijadikan sebagai sarana penunjang Koperasi Bukti II dalam melaksanakan transaksi simpanan, titipan dan peminjaman masing-masing anggota, terutama dalam transaksi titipan anggota.
1.4.2 Kegunaan Akademis
5
1.5 Batasan Masalah
Dalam pengembangan sistem informasi simpanan anggota koperasi dilakukan beberapa batasan sebagai berikut:
1. Membahas pengelolaan transaksi simpanan, pinjaman dan titipan anggota koperasi.
2. Peminjaman meliputi cicilan dan pelunasan anggota.
3. Perhitungan SHU transaksi titipan anggota dilakukan per bulan. 4. Sistem informasi dibuat dengan bahasa pemograman PHP.
1.6 Lokasi dan Waktu
Lokasi penelitian di Koprasi Bukti II, yang berada di Jl. Sindangsari Raya No. 53 Cikoneng-Ciamis. Berikut ini adalah jadwal penelitian :
Tabel 1.1 Gant Chart
6
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi penjelasan tentang kategori yang menjadi landasan teori dalam penyusunan Skripsi dan secara garis besar akan di jelaskan pengertian-pengertian dan teori-teori relevan yang akan digunakan dalam perancangan sistem yang akan dibuat dalam laporan ini.
2.1 Pengertian Sistem
Pada dasarnya sistem ini merupakan gabungan dari bagian-bagian subsistem yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui tiga tahapan, yaitu : input, process dan output.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.1.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu sebagai berikut :
1) Tujuan (Goal) 2) Keluaran (Output) 3) Masukan (Input) 4) Proses (Process)
7
Selain itu, Sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan memiliki batasan. Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem dan batasan adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu hal akan layak dikatakan sebagai sistem jika telah memiliki delapan karakteristik sistem, yaitu sebagai berikut :
1) Komponen (component)
2) Lingkungan Luar (environment) 3) Batasan (boundary)
4) Jalinan (interface) 5) Masukan (input) 6) Proses (process) 7) Keluaran (output) 8) Sasaran / Tujuan (goal)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu sebagai berikut :
1) Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem abstrak dan Sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berasal dari gagasan atau konsep. Sedangkan Sistem fisik adalah Sistem yang secara fisik dapat dilihat. 2) Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem alamiah dan Sistem buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak di buat oleh manusia). Sedangkan Sistem buatan adalah Sistem yang dibuat oleh manusia.
3) Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem probabilitas dan Sistem deterministik
Sistem probabilistik adalah Sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilistik. Sedangkan Sistem deterministik adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat.
4) Sistem diklasifikasi sebagai Sistem tertutup dan Sistem terbuka
Sistem tertutup adalah Sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sedangkan Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan pengaruhi oleh lingkungan.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Makna informasi bersifat relatif terhadap pemakai. Sehingga informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya.
2.3 Pengerian Sistem Informasi
9
informasi ini tidak harus melibatkan komputer, sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).
2.4 Koperasi
Koperasi Indonesia menurut UU No.25/1995 tentang perkoperasian adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatan berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang berdasarkan asas kekeluargaan. Adapun prinsip-prinsip koperasi sebagai berikut:
1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka. 2. Pengelolaan dilakukan secara demokratis.
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan adil dan sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.
4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal 5. Kemandirian.
2.5 Simpanan Anggota
Simpanan anggota merupakan simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi yang dijadikan modal sendiri oleh koperasi. Simpanan ini dapat berbentuk simpanan pokok, wajib, sosial dan gerkop (gerakan koperasi).
2.5.1 Simpanan Pokok
pokok ini tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi
Pada Koperasi Bukti II per periode simpanan pokok dapat saja berubah jumlah yang harus dibayar anggota. Berdasarkan itu, anggota lama harus menyesuaikan pembayaran simpanan pokok tersebut.
2.5.2 Simpanan Wajib
Simpanan wajib adalah jumlah nilai uang tertentu yang harus dibayar oleh anggota dalam waktu dan kesempatan tertentu. Simpanan wajib dapat diambil kembali dengan cara dan waktu yang ditentukan dalam AD/ART koperasi
2.5.3 Simpanan Gerkop
Simpanan gerkop (gerakan koperasi) adalah jumlah nilai uang tertentu yang harus dibayar oleh anggota dalam waktu dan kesempatan tertentu. Gerkop digunakan koperasi sebagai simpanan tambahan untuk memperingati tanggal 12 juli (setiap Hari Koperasi).
2.5.4 Simpanan Titipan
Simpanan titipan adalah jumlah nilai uang tertentu yang diserahkan oleh anggota terhadap koperasi atas kehendak sendiri sebagai simpanan. Penyimpanan dan penyimpanan titipan dapat dilakukan kapan saja oleh anggota.
2.6 Pinjaman Anggota
11
a. Pinjaman Kredit
Besarnya pinjaman kredit 2(dua) kali simpanan wajib dengan angsuran paling lama 12 kali angsuran dengan jasa 2% setiap bulan.
b. Pinjaman Khusus
Pinjaman khusus diberikan kepada anggota yang sangat membutuhkan sekali, dengan penilaian pengurus, ditetapkan paling besar 5(lima) kali simpanan wajib diangsur paling lama 12 kali angsuran dengan jasa 4% menurun.
2.7 Sisa Hasil Usaha (SHU)
Sisa Hasil Usaha (SHU) adalah perhitungan laba rugi sisa hasil usaha koperasi yang dapat berasal dari usaha yang diselenggarakan untuk anggota dan bukan anggota. SHU yang dibagikan kepada anggota harus berasal dari usaha yang diselenggarakan oleh anggota itu sendiri.
2.8 WEB
2.8.1 Intranet dan Web Database
Intranet mempunyai arti hubungan berbagai komputer dan berbagai tipe komputer yang membentuk sistem jaringan yang mencakup jalur telkomunikasi dengan cakupan satu gedung.
Dan web database merupakan sistem penyimpanan data yang dapat diakses oleh bahasa pemograman tertentu. (Tim Penelitian da Pengembangan Wahana Komputer (2005)
2.8.2 HTML (Hyper Text Markup Language)
HTML merupakan suatu bahasa yang digunakan untuk menulis halaman web
yang dapat dibaca dari satu platform komputer ke platform komputer lainnya tanpa perlu melakukan suatu perubahan apapun.
HTML ini terdiri dari tag-tag penanda (markup tags) dimana markup tags
tersebut akan memberitahukan browser tentang bagaimana menampilkan sebuah halaman HTML.
2.8.3 PHP
PHP merupakan salah satu bahasa server-side yang didisein khusus untuk aplikasi web. PHP dapat disisipkan diantara bahasa HTML dan karen bahasa
13
2.8.4 MySQL
MySQL merupakan software Sistem manajemen database (Database Management System atau DBMS) yang populer digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebaga sumber dan pengelola datanya.
2.9 Basis Data
Basis data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegritasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperluka pemakainya.
2.10 Arsitektur Sistem
Arsitektur Sistem merujuk kepada konfigurasi sistem secara keseluruhan dari mulai DBMS, Basis Data, dan aplikasi yang akan mengakses sistem ini. Arsitektur sistem diantaranya client server. Client server yaitu jaringan komputer dengan komputer yang didedikasikan khusus sebagai server dan beberapa komputer sebagai client.
2.11 Tools Perancangan
a. Macromedia Dreamweaver 8
Macromedia Dreamweaver 8 adaalah program untuk membuat dan mengedit dokumen HTML secara visual dan pengelola halaman sebuah situs. Dreamweaver menyediakan banyak perangkat yang berkaitan dengan pengkodean dan fitur seperti HTML, CSS, JavaScript, PHP, ASP, ColdFusion, dan XML.
b. Xampp
15
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian dari penulisan Skripsi ini adalah Koperasi Bukti II yang ada di Jl. Sindangsari Raya No. 53 Cikoneng-Ciamis Jawa Barat.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Koperasi Bukti II pada mulanya tahun 1978 ialah sebuah kumpulan dari arisan warga dusun jetak. Arisan ini biasanya dilaksanakan pada tiap minggu di rumah seorang warga secara bergantian, dimana bertujuan sebagai pengumpulan modal bagi mereka yang mengikuti arisan tersebut.
Pada tahun 1999 Koperasi Bukti II (Babarengan Usaha Keur Teangeun Isuk) telah diakui oleh Koperasi Indonesia dengan diberinya status berbadan hukum: No. 33/BH/KDK-10.16/II/99. Berkat kerja keras para pengurus dan anggota, Koperasi Bukti II telah memiliki usaha dari hasil penyisihan sisa hasil usaha yang berupa lapangan bulu tangkis, lahan pertanian, dan penggilingan padi yang dapat memberikan tambahan permodalan bagi koperasi itu sendiri.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi yang sesuai dengan bidang perusahaan maka Koperasi Bukti II menetapkan Visi dan Misi sebagai berikut :
3.1.2.1 Visi
Menjadi Koperasi yang dapat dipercaya dan dapat bekerjasama dalam pemodalan untuk kesejateraan bersama-sama.
3.1.2.2 Misi
1. Selalu berusaha meningkatkan pelayanan bagi anggota 2. Menjadi sumber pemodalan yang sehat
3. Meningkatkan kesejahteraan bersama-sama.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
17
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Koperasi Bukti II
3.1.4 Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas merupakan uraian pekerjaan yang memuat tentang tugas-tugas, kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan. Berikut deskripsi tugas untuk masing-masing jabatan di Koprasi Bukti II:
1) Rapat Anggota
Mengikuti pasal 23 UU.No. 25 tahun 1992, dimana rapat Anggota menetapkan:
a. Anggaran Dasar
b. Kebijaksanaan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi
c. Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian Pengurus dan Pengawas
RAPAT ANGGOTA
BADAN PENGAWAS
KETUA
BENDAHARA SEKERTARIS
d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan
e. Pengesahan pertanggung jawaban Pengurus dalam pelaksanaan tugasnya
f. Pembagian sisa hasil usaha
g. Penggabungan, peleburan, pendirian dan pembubaran koperasi.
2) Badan Pengawas
a. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi
b. Meneliti segala catatan yang ada di koperasi c. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan
d. Membuat laporan tertulis tentangn hasil pengawasannya
e. Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.
3) Pengurus
Pengurus meliputi Ketua, Bendahara dan Sekertaris, berikut rincian tugas pengurus:
a. Mengelola koperasi dan usahanya
b. Mengajukan rancangan kerja serta anggaran pendapatan dan belanja koperasi
19
d. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas
e. Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib
f. Memelihara buku daftar anggota dan pengurus g. Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan
h. Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar i. Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan
kemanfaatan Koperasi sesuai dengan tanggungjawabnya dan keputusan Rapat Anggota
Tugas dan wewenang pengurus koperasi dapat dirinci sebagai berikut:
a. Ketua
Ketua koperasi memiliki tugas sebagai penanggung jawab untuk memimpin dan mengkoordinasi koperasi baik didalam maupun diluar koperasi.
b. Bendahara
Bendahara memiliki tugas sebagai penanggung jawab keuangan meliputi pembukuan dan laporan keuangan, serta pengawasan penerimaan dan pengeluaran uang.
c. Sekertaris
4) Kasir
a. Menerima setoran dari pengembalian pinjaman serta menerima setoran dari uang anggota yang akan disimpan di Koperasi.
b. Menjaga kerahasiaan keuangan dari para anggota koperasi
5) Petugas
a. Melakukan pengarsipan dokumen simpan pinjam dari anggota koperasi
b. Memelihara dokumen simpan pinjam koperasi c. Menjaga kerahasiaan dokumen simpan pinjam.
3.2 Metode Penelitian
Jenis penelitian diklasifikasikan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi dan analisis data. Pada penelitian ini jenis penelitian yang diambil ialah jenis penelitian berdasarkan tingkat eksplanasi.
3.2.1 Desain Penelitian
Berdasarkan tingkat eksplanasi, penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah penelitian untuk mengetahui nilai variabel mandiri baik satu atau lebih variabel tanpa membuat perbandingan atau dihubungkan dengan variabel lain (Bambang S. Soedibjo, 2005).
Langkah-langkah penelitian deskriptif secara garis besar sebagai berikut:
21
2. Tentukan masalah yang akan diteliti,
3. Merumuskan dan membuat batasan masalah, 4. Merumuskan dan memilih alat pengumpulan data, 5. Melaksanakan penelitian dan pengumpulan data, 6. Melakukna pengolahan dan analisis data,
7. Menarik kesimpulan,
8. Menyusun dan mempublikasikan penelitian.
Dengan metode deskriptif diharapkan penelitian ini menggambarkan atau mendeskripsikan suatu keadaan dari objek yang diteliti secara obyektif.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data awal ditujukan untuk memperoleh gambaran secara umum mengenai situasi atau kondisi sebuah organisasi (Bambang S. Soedibjo, 2005). Dalam penelitian ini jenis dan metode pengumpulan data yang diambil, sebagai berikut:
3.2.2.1 Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi, Kuisioner) Pengambilan data pada sumber primer menjadikan data-data lebih jelas dan aktual, berikut metode pengambilan data primer pada penelitian ini:
1) Wawancara
mendapatkan data-data pada sumber yang terpercaya. Dalam penelitian ini wawancara dilakukan pada Pengurus Koperasi .
2) Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan tanpa harus menggunakan respon dari subjek yang diteliti. Teknik ini memungkinkan untuk mendapatkan temuan-temuan data yang mendukung pada penelitian ini. Dalam penelitian ini observasi dilakukan di tempat pelayanan simpan pinjam.
3) Kuesioner
Kuesioner adalah sehimpunan pertanyaan yang telah dirancang terlebih dahulu dimana responden diberi alternative pilihan jawaban yang sesuai dengan pendapatnya. Pada penelitian ini kuesioner yang dilakukan secara langsung pada pengurus Koperasi sehingga pengumpulan data ini dapat secara efesien.
3.2.2.2 Sumber Data Skunder (dokumentasi)
Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang atau institusi selain peneliti yang melakukan kajian pada saat ini. Sumber data sekunder diperoleh pada beberapa media, diantaranya:
1) Dokumentasi
23
2) Internet
Internet memungkinkan pencarian data lebih cepat, dengan penggunaan media internet diharapkan peneliti dapat menemukan sumber-sumber data lebih banyak sehingga data pada penelitian dapat terpenuhi.
Dalam melaksanakan penelitian ini, langkah-langkah pengumpulan data dari sumber data sekunder yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Identifikasi Sumber Informasi yang Relevan
Pada tahap ini meliputi penentuan sumber-sumber informasi yang sesuai dimana sumber-sumber penelitian seperti buku ataupun penggunaan internet.
2) Menyarikan Informasi yang Relevan
Sumber-sumber telah ditemukan, dilakukan penyaringan data yang sesuai dengan penelitian dan membuat catatan penting untuk pendukung penelitian.
3) Membuat Tinjauan Pustaka
Pada tahapan ini informasi atau data-data yang telah diambil, dibuat tinjauan pustaka dengan pencatuman nama dan tahun dari artikel tersebut dipublikasikan.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
bagaimana cara menyusun sistem yang baru, berikut metode pendekatan dan pengembangan sistem:
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan pengembangan sistem informasi merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi atau sistem dengan cara yang efesien dan efektif. Bentuk pendekatan pengembangan sistem informasi yang digunakan ialah pendekatan terstruktur.
Pendekatan terstruktur merupakan pendekatan yang dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan adalah sistem strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Teknik yang digunakan diantaranya Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Normalisasi, Tabel Relasi, Kodefikasi, dan Rancangan Input/Output.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
25
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan pada penelitian ini, diantaranya:
1) Flow Map
Flow map adalah suatu bagan yang menggambarkan arus data atau proses yang terjadi pada suatu sistem.
2) Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan secara umum konteks yang terjadi dalam sistem antara dunia internal dan dunia eksternal yang berbatasan
3) Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) adalah satu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logi, terstruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. [www.wikipedia.com]
4) Kamus Data
5) Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah proses penting dalam pembangunan sebuah sistem, agar basis data yang dibuat dapat menjadi basis data yang memenuhi kriteria maka basis data harus melalui proses , yaitu sebagai berikut :
a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.
b. Tabel Relasi
Tabel relasi adalah diagram yang menggambarkan hubungan antar tabel yang dibuat untuk menciptakan gambaran sederhana tentang data yang mirip dengan pemikiran pengguna.
3.2.4 Pengujian Software
27
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis merupakan suatu kegiatan untuk mempelajari dan mengevaluasi permasalahan sistem. Dengan tujuan untuk memahami permasalahan yang mungkin mempengaruhi kinerja sistem. Agar sistem yang dirancang sesuai sebagai solusi dari permasalahan, perlu dilakukan analisis sistem yang sedang berjalan untuk pengembangan sistem. Oleh sebab itu, penulis melakukan analisis dokumen, prosedur yang sedang berjalan, dan menampilkannya dalam bentuk Flow Map, Diagram Kontek dan DFD (Data Flow Diagram) yang sedang berjalan dan evaluasi sistem yang sedang berjalan di Koperasi Bukti II.
4.1.1 Analisis Dokumen
Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dahulu adalah analisis dokumen, dimana dokumen ini merupakan kumpulan data untuk diproses agar mendapatkan informasi yang sesuai dengan prosedur sebelumnya.
Adapun dokumen yang digunakan dalam proses simpan pinjam koperasi, yaitu sebagai berikut :
1) Nama Dokumen : Buku Induk Anggota
Rangkap : -
Tujuan : -
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk
Fungsi : Daftar anggota koperasi
Periode : Setiap ada perubahan data anggota
2) Nama Dokumen : Buku Simpanan
Sumber : Anggota
Rangkap : -
Tujuan : Petugas
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk, No_Simpanan, Tanggal_ Simpanan, Simpanan_Pokok,
Simpanan_Wajib, Simpanan_Sosial, Simpanan_Gerkop, Jumlah_Simpanan Fungsi : Untuk bukti simpanan yang dilakukan
anggota di koperasi
29
3) Nama Dokumen : Buku Titipan
Sumber : Anggota
Rangkap : -
Tujuan : Petugas
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk, No_Titipan, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_Titipan
Fungsi : Untuk bukti simpanan titipan (simpanan sukarela) yang dilakukan anggota di koperasi Periode : Setiap melakukan transaksi simpanan atau
penarikan titipan (simpanan sukarela)
4) Nama Dokumen : Buku Pinjaman (buku cicilan anggota)
Sumber : Anggota
Rangkap : -
Tujuan : Petugas
Bentuk : Dokumen
Fungsi : Untuk bukti cicilan dari peminjaman anggota pada koperasi
Periode : Setiap melakukan pembayaran cicilan pinjaman
5) Nama Dokumen : Formulir Simpanan
Sumber : Anggota
Rangkap : -
Tujuan : Petugas
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, Simpanan_Pokok, Simpanan_Wajib, Simpanan_Sosial, Simpana_Gerkop, Titipan, Cicilan, Jasa, Jumlah_Simpanan
Fungsi : Untuk mencatat pembayaran simpanan, titipan dan cicilan
Periode : Setiap melakukan transaksi simpanan, titipan dan cicilan
6) Nama Dokumen : Formulir Pinjaman
Sumber : Anggota
31
Tujuan : Petugas
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, Besar_Pinjaman, Potongan_Provisi, Potongan_Materai, Potongan_infaq, Potongan_Buku, Jumlah_Potongan, Sisa_Bersih
Fungsi : Untuk mencatat pengajuan pinjaman anggota pada koperasi
Periode : Setiap melakukan pengajuan peminjaman
7) Nama Dokumen : Kartu Transaksi Anggota
Sumber : Petugas
Rangkap : -
Tujuan : Kasir
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Anggota, Nama, alamat,
Tanggal_Transaksi, Bulan, Simpanan_Pokok, Simpanan_Wajib, Simpanan_Sosial, Simpanan_Gerkop (Gerakan Koperasi), Titipan, Cicilan, Pelunasan, Jasa, Jumlah_Transaksi
dilakukan anggota
Periode : Setiap melakukan transaksi
8) Nama Dokumen : Laporan Anggota
Sumber : Petugas
Rangkap : -
Tujuan : Ketua
Bentuk : Dokumen
Elemen : Periode_Laporan_Anggota, No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi
daftar anggota. Periode : Setiap tahun
9) Nama Dokumen : Laporan Simpanan
Sumber : Kasir
Rangkap : -
Tujuan : Bendahara
Bentuk : Dokumen
33
Simpanan_Gerkop (Gerakan Koperasi), Jumlah_Simpanan
Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai keseluruhan simpanan anggota Periode : Setiap bulan dan setiap tahun
10) Nama Dokumen : Laporan Titipan
Sumber : Kasir
Rangkap : -
Tujuan : Bendahara
Bentuk : Dokumen
Elemen : Periode_Laporan_Titipan, No_Anggota, Nama, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_Titipan
Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai keseluruhan simpanan titipan (simpanan sukarelan) anggota.
Periode : Setiap bulan dan setiap tahun
11) Nama Dokumen : Laporan Pinjaman
Sumber : Kasir
Tujuan : Bendahara
Bentuk : Dokumen
Elemen : Periode_Laporan_Pinjaman, No_Anggota, Nama, No_Pinjam, Tanggal_Pinjam, Jumlah_Pinjaman, Potongan_Provisi, Potongan_Materai, Potongan_Infaq, Potongan_Buku, Jumlah_Potongan, Sisa_Bersih.
Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai keseluruhan pinjaman anggota. Periode : Setiap bulan dan setiap tahun
12) Nama Dokumen : Laporan Cicilan
Sumber : Kasir
Rangkap : -
Tujuan : Bendahara
Bentuk : Dokumen
Elemen : Periode_Laporan_Angsuran, No_Pinjaman, No_Cicilan, No_Anggota, Nama, Tanggal_Cicilan, Cicilan_Ke, Cicilan, Jasa, Jumlah_Cicilan
35
mengenai keseluruhan cicilan anggota. Periode : Setiap bulan dan setiap tahun
13) Nama Dokumen : Laporan SHU
Sumber : Kasir
Rangkap : -
Tujuan : Bendahara dan Ketua
Bentuk : Dokumen
Elemen : Periode_Laporan_SHU, No_Anggota, Nama, Simpanan_Pokok, Simpanan_Wajib, Simpanan_Gerkop, Simpanan_Titipan, Piutang, Jasa-jasa, JumlahJasa
Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi pembagian SHU anggota.
Periode : Setiap tahun
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
1) Prosedur Pendaftaran Anggota
a. Calon Anggota memberikan persyaratan pada petugas, persyaratan berupa photocopy KTP, dan photocopy Kartu Keluarga.
b. Dari persyaratan, petugas mencatat data anggota pada arsip buku induk anggota. Setelah Petugas mencatat di Buku Induk Anggota kemudian Buku Induk Anggota yang tercatat diserahkan kepada Kasir.
c. Kasir akan membuat Buku Simpanan, Buku Titipan, Buku Pinjaman dan Kartu Transaksi Anggota berdasarkan Buku Induk Anggota.
d. Buku Simpanan, Buku Titipan dan Buku Pinjaman diserahkan kepada Anggota sedangkan Kartu Transaksi Anggota akan diarsipkan oleh Kasir.
e. Berdasarkan Arsip Buku Induk Anggota petugas membuat (2 rangkap) Laporan Daftar Anggota.
f. Laporan Daftar Anggota diajukan kepada Ketua Koperasi untuk di validasi, laporan yang telah divalidasi oleh Ketua Koperasi, 1 rangkap diarsipkan oleh Ketua Koperasi dan 1 rangkap diarsipkan oleh Petugas.
2) Prosedur Pengelolaan Simpanan
37
b. Dari Formulir Simpanan, Petugas mencatat simpanan anggota pada 2 dokumen, Buku Simpanan dari anggota dan Buku Induk Simpanan dari arsip petugas.
c. Buku Simpanan yang tercatat diserahkan kepada Kasir. Kasir akan mencatat simpanan pada Arsip Kartu Transaksi Anggota.
d. Kartu Transaksi Anggota kembali diarsipkan dan Buku Simpanan dikembalikan pada Anggota.
e. Berdasarkan Arsip Buku Induk Simpanan dari Petugas dan Arsip Kartu Transaksi Anggota, Kasir membuat (2 rangkap) Laporan Simpanan, Laporan Simpanan oleh Kasir diserahkan kepada Bendahara untuk di validasi.
f. (2 rangkap) Laporan Simpanan yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan dan 1 rangkap oleh Kasir untuk diarsipkan.
3) Prosedur Pengelolaan Titipan
a. Anggota menyerahkan Buku Titipan, dan Formulir Titipan kepada Petugas.
b. Dari Formulir Titipan, Petugas mencatat simpanan anggota pada 2 dokumen, Buku Titipan dari anggota dan Buku Induk Titipan dari arsip petugas.
d. Kartu Transaksi Anggota kembali diarsipkan dan Buku Titipan dikembalikan pada Anggota.
e. Berdasarkan Arsip Buku Induk Titipan dari Petugas dan Arsip Kartu Transaksi, Kasir membuat (2 rangkap) Laporan Titipan, Laporan Titipan oleh Kasir diserahkan kepada Bendahara untuk di validasi.
f. (2 rangkap) Laporan Titipan yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan dan 1 rangkap oleh Kasir untuk diarsipkan.
4) Prosedur Pengelolaan Peminjaman
a. Anggota menyerahkan Formulir Pinjaman kepada Petugas. Petugas akan menghitung jumlah potongan yang dibebankan kepada Anggota meliputi: provisi, materai, buku, dan infaq.
b. Formulir pinjaman yang telah tertulis potongan di catat di Buku Induk Pinjaman. Buku Induk diarsipkan kembali sedangkan Formulir pinjaman diserahkan kepada Kasir.
c. Formuli Pinjaman yang diserahkan petugas oleh Kasir dicatat di Kartu Transaksi Anggota. Formulir pinjaman menjadi dasar pencatatan bukti transaksi pada Kartu Transaksi Anggota.
39
e. Berdasarkan arsip Buku Induk Pinjaman dan arsip Kartu Transaksi, Kasir membuat (2 rangkap) Laporan Pinjaman.
f. (2 rangkap) Laporan Pinjaman diserahkan kepada bendahara untuk divalidasi, (1 rangkap) Laporan Pinjaman yang telah divalidasi di arsipkan oleh Bendahara dan (1 rangkap) Laporan Pinjaman yang telah divalidasi di arsipkan oleh Kasir.
5) Prosedur Pengelolaan Cicilan
a. Petugas akan menerima Buku Pinjaman, dan Fomulir Cicilan beserta cicilan dari anggota.
b. Berdasarkan Buku Induk Pinjaman, Buku Induk Cicilan dan Formulir Cicilan petugas mencatat cicilan pada Buku Pinjaman dan Buku Induk Cicilan.
c. Buku pinjaman yang telah tercatat transaksi untuk selanjutnya diberikan kepada kasir beserta uang cicilannya.
d. Berdasarkan buku pinjaman yang sudah tercatat transaksinya, kasir mencari kartu transaksi pada arsip kartu transaksi dan mencatat cicilan pada kartu transaksi sebagai bukti penerimaan uang cicilan. e. Kartu transaksi diisi oleh kasir dan buku pinjaman dikembalikan
kepada anggota.
g. (2 rangkap) Laporan Cicilan yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan dan oleh Kasir 1 rangkap untuk diarsipkan.
6) Prosedur Pengelolaan Cicilan
a. Petugas akan menerima Buku Pinjaman, dan Fomulir Pelunasan beserta pelunasan dari anggota.
b. Berdasarkan Buku Induk Cicilan, Buku Induk Pelunasan dan Formuli Pelunasan petugas mencatat pelunasan pada Buku Pinjaman dan Buku Induk Pelunasan.
c. Buku pinjaman yang telah tercatat transaksi untuk selanjutnya diberikan kepada kasir beserta uang pelunasannya.
d. Berdasarkan buku pinjaman yang sudah tercatat transaksinya, kasir mencari kartu transaksi pada arsip kartu transaksi dan mencatat pelunasan pada kartu transaksi sebagai bukti penerimaan uang pelunasan.
e. Kartu transaksi diisi oleh kasir dan buku pinjaman dikembalikan kepada anggota.
41
g. (2 rangkap) Laporan Pelunasan yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan dan oleh Kasir 1 rangkap untuk diarsipkan.
7) Prosedur Pembagian SHU Anggota
a. Berdasarkan rekap laporan Simpanan, Titipan, Pinjaman, Cicilan dan laporan Anggota, Kasir menghitung SHU yang diterima masing-masing Anggota untuk dijadikan Laporan SHU Anggota. b. Berdasarkan rekapan transaksi Anggota, Kasir membuat (3
rangkap) Laporan SHU Anggota, Laporan SHU Anggota oleh Kasir diserahkan kepada Bendahara untuk di validasi.
c. (3 rangkap) Laporan SHU Anggota yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan, oleh Kasir 1 rangkap untuk diarsipkan dan 1 rangkap ditempel pada papan pengumuman Koperasi sebagai informasi SHU bagi Anggota.
4.1.2.1 Flow Map
Gambar 4.1 Flowmap Pengelolaan Pendaftaran Anggota yang berjalan
Keterangan :
43
Gambar 4.2 Flowmap Pengelolaan Simpanan Anggota yang berjalan
Keterangan:
Gambar 4.3 Flowmap Pengelolaan Titipan Anggota yang berjalan
Keterangan:
45
Gambar 4.4 Flowmap Pengelolaan Pinjaman Anggota yang berjalan
Keterangan:
Gambar 4.5 Flowmap Pengelolaan Cicilan Anggota yang berjalan Keterangan:
47
Gambar 4.6 Flowmap Pengelolaan Pelunasan Anggota yang berjalan
Keterangan:
Gambar 4.7 Flowmap Pengelolaan Pembagian SHU Anggota yang berjalan Keterangan:
d: Arsip Laporan Anggota f: Arsip Laporan Simpan valid h: Arsip Laporan Titipan valid j: Arsip Laporan Pinjaman valid l: Arsip Laporan Cicilan valid
49
4.1.2.2 Diagram Kontek
Menurut Janner Simarmata (2007 :193) lingkup sistem yang dibangun dijabarkan dalam bentuk Diagram Kontek yang merupakan gambaran secara keseluruhan dari suatu sistem, yang bertujuan memberikan pandangan secara umum tentang sistem serta memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Berikut adalah gambar Diagram Kontek sistem pengelolaan simpan pinjam yang sedang berjalan di Koperasi Bukti II:
Gambar 4.8 Diagram Konteks Sistem Informasi Simpan Pinjam yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
! "
51
a. DFD level 2 Pengelolaan Pendaftaran Anggota Koperasi Bukit II yang sedang berjalan
b. DFD level 2 Pengelolaan Simpanan Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
Gambar 4.11 DFD level 2 Pengelolaan Simpanan Anggota yang sedang berjalan
c. DFD level 2 Pengelolaan Titipan Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
53
d. DFD level 2 Pengelolaan Pinjaman Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
Gambar 4.13 DFD level 2 Pengelolaan Pinjaman yang sedang berjalan
e. DFD level 2 Pengelolaan Cicilan Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
f. DFD level 2 Pengelolaan Pelunasan Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
Gambar 4.15 DFD level 2 Pengelolaan Pelunasan yang sedang berjalan
g. DFD level 2 Pengelolaan Pembagian SHU Anggota Koperasi Bukti II yang sedang berjalan
55
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem pengelolaan simpan pinjam yang berjalan koperasi Bukti II, penulis menemukan beberapa kekurangan pada sistem tersebut. Adapun kekurangan dan evaluasi yang dilakukan penulis pada sistem pengelolaan simpan pinjam yang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang sedang berjalan belum terdapat sistem informasi yang menunjang pengelolaan transaksi simpan pinjam. Untuk mengatasinya dibuatnya sistem yang menunjang operasional transaksi simpan pinjam. 2. Dalam pengelolaan laporan simpanan atau pinjaman, koperasi harus
mencari dari arsip dan memasukan data ulang sehingga dalam pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatip lama. Untuk mengatasinya dibuat suatu sistem yang terintegrasi dengan database dan otomatisasi sehingga pembuatan laporan dapat lebih efesien.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem ditujukan untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat memberikan gambaran umum tentang sistem yang dikembangkan atau sistem baru kepada para pengguna.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem informasi simpan pinjam ini diantaranya untuk memenuhi kebutuhan sistem yang dikembangkan dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pengguna sistem informasi ini.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan ialah pengelolaan simpanan, titipan, pinjaman dan cicilan oleh petugas tidak lagi dicatat buku-buku induk, melainkan disimpan pada database simpan pinjam.
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Dalam sistem yang diusulkan terdapat beberapa prosedur yang berbeda dalam hal pengelolaan simpanan, titipan, pinjaman dan angsuran yang sedang berjalan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1) Prosedur Pendaftaran Anggota yang Diusulkan
a. Calon Anggota memberikan persyaratan pada Petugas, persyaratan berupa photocopy KTP, dan photocopy Kartu Keluarga.
57
c. Kasir akan mencetak Buku Simpanan, Titipan dan Pinjaman Anggota. Buku Simpanan, Titipan dan Pinjaman oleh Kasir diserahkan pada Anggota.
d. Petugas akan mencetak (2 rangkap) Laporan Anggota.
e. Laporan anggota diajukan kepada Ketua untuk di validasi, dan laporan yang telah divalidasi oleh ketua, 1 rangkap diarsipkan oleh Ketua dan 1 rangkap diarsipkan oleh petugas.
2) Prosedur Pengelolaan Simpanan
a. Petugas akan menerima Buku Simpanan, Formulir Simpanan dan uang simpanan dari Anggota, Petugas menginputkan data simpanan di form simpanan yang akan tersimpan pada database. b. Uang simpanan dan buku simpanan oleh petugas diserahkan
kepada kasir. Kasir lalu mencetak simpanan pada Buku Simpanan. c. Buku Simpanan yang tercetak dikembalikan kembali oleh Kasir
kepada Anggota.
d. Kasir akan mencetak (2 rangkap) Laporan Simpanan, Laporan Simpanan oleh Kasir diserahkan kepada Bendahar untuk di validasi.
3) Prosedur Pengelolaan Titipan
a. Anggota menyerahkan Buku Titipan, Formulir Titipan dan uang titipan pada Petugas.
b. Petugas berdasarkan Formulir Titipan menginputkan data titipan di form titipan yang akan tersimpan pada database.
c. Uang Titipan dan Buku Titipan oleh Petugas diserahkan kepada Kasir. Kasir lalu mencetak simpanan pada Buku Simpanan.
d. Berdasarkan buku titipan yang sudah tercatat transaksinya, kasir mencari kartu transaksi pada arsip kartu transaksi dan mencatat titipan pada kartu transaksi sebagai bukti penerimaan uang titipan. e. Buku Titipan yang tercetak dikembalikan kembali oleh Kasir
kepada Anggota.
f. Kasir mencetak (2 rangkap) Laporan Titipan, Laporan Titipan oleh Kasir diserahkan kepada Bendahara untuk di validasi.
g. (2 rangkap) Laporan Titipan yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan dan oleh Kasir 1 rangkap untuk diarsipkan.
4) Prosedur Pengelolaan Peminjaman
a. Anggota menyerahkan Formulir Pinjaman kepada Petugas.
59
c. Berdasarkan inputan Petugas, Kasir mencetak Slip Pinjaman yang terlebih dahulu sistem menghitung sisa bersih pinjaman sebagai jumlah uang pinjaman yang diterima oleh Anggota.
d. Kasir mencetak (2 rangkap) Laporan Pinjaman.
e. (2 rangkap) Laporan Pinjaman diserahkan kepada Bendahara untuk divalidasi, (1 rangkap) Laporan Pinjaman yang telah divalidasi di arsipkan oleh Bendahara dan (1 rangkap) Laporan Pinjaman yang telah divalidasi di arsipkan oleh Kasir.
5) Prosedur Pengelolaan Cicilan
a. Anggota menyerahkan uang cicilan, Buku Pinjaman dan Formulir Pinjaman kepada Petugas.
b. Petugas mengecek data Pinjaman dan menginputkan pinjaman Anggota.
c. Berdasarkan inputan Petugas, Kasir mencetak Cicilan pada Buku Pinjaman. Buku Pinjaman yang tercetak oleh Kasir dikembalikan pada Anggota.
d. Kasir mencetak (2 rangkap) Laporan Cicilan.
6) Prosedur Pengelolaan Pembagian SHU Anggota
a. Berdasarkan data-data yang telah diinputkan dari transaksi simpanan, titipan, pinjaman dan cicilan. Kasir mencetak (3 rangkap) Laporan SHU Anggota.
b. (3 rangkap) Laporan SHU Anggota yang valid diserahkan kepada Bendahara 1 rangkap untuk diarsipkan, oleh Kasir 1 rangkap untuk diarsipkan dan 1 rangkap ditempel pada papan pengumuman Koperasi sebagai informasi SHU bagi Anggota.
4.2.3.1 Flow Map
61
Gambar 4.17 Flowmap Pengelolaan Pendaftaran Anggota yang diusulkan
Keterangan :
Gambar 4.18 Flowmap Pengelolaan Simpanan Anggota yang diusulkan
Keterangan:
63
Gambar 4.19 Flowmap Pengelolaan Titipan Anggota yang diusulkan Keterangan:
Gambar 4.20 Flowmap Pengelolaan Pinjaman Anggota yang diusulkan
Keterangan:
65
Gambar 21. Flowmap Pengelolaan Cicilan Anggota yang diusulkan Keterangan:
Gambar 4.22 Flowmap Pengelolaan Pelunasan Anggota yang diusulkan Keterangan:
67
Gambar 4.23 Flowmap Pengelolaan Pembagian SHU Anggota yang diusulkan Keterangan:
4.2.3.2 Diagram Kontek
Berikut adalah gambar Diagram Kontek sistem pengelolaan simpan pinjam yang diusulkan pada Koperasi Bukti II:
Gambar 4.24 Diagram Kontek Sistem Informasi Simpan Pinjam yang diusulkan
4.2.3.3 Data Flow Diagram
69
a. DFD level 2 Pengelolaan Pendaftaran Anggota Koperasi Bukit II yang diusulkan
Gambar 4.26 DFD level 2 Pengelolaan Pendaftaran Anggota yang diusulkan
b. DFD level 2 Pengelolaan Simpanan Koperasi Bukti II yang diusulkan
71
c. DFD level 2 Pengelolaan Titipan Koperasi Bukti II yang diusulkan
, *
%
#
#
' )
& #
) 0
(
- # #
# #
% #
Gambar 4.28 DFD level 2 Pengelolaan Titipan yang diusulkan
d. DFD level 2 Pengelolaan Pinjaman Koperasi Bukti II yang diusulkan
e. DFD level 2 Pengelolaan Cicilan Koperasi Bukti II yang diusulkan
Gambar 4.30 DFD level 2 Pengelolaan Cicilan yang diusulkan
f. DFD level 2 Pengelolaan Pelunasan Koperasi Bukti II yang diusulkan
73
4.2.3.4 Kamus Data
1) Nama arus data : Data anggota
Alias : -
Aliran data : P1.1, P1.1-File Anggota, File Anggota-P1.2, P1.2-P1.5, P1.5-File Anggota, P1.2-P1.3, P1.2-P1.4, File Anggota-P2.1, File Anggota-P3.1, P4.1-File Anggota, File Anggota-P4.1, File P4.2, P5.3-File Anggota, File Anggota-P6.2, P6.3-File Anggota, File Anggota-P7.1, File Anggota-P7.7
Struktur data : No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal _Masuk
2) Nama arus data : Data simpanan
Alias : -
Aliran data : Anggota-P2.1, P2.1-File Simpanan, File Simpanan-P2.1, P2.2-P2.5, P2.2-P2.4, P2.5-File Simpanan, P2.2-P2.3, File Simpanan-P7.2, File Simpanan-P7.7
75
Jumlah_Simpanan
3) Nama arus data : Data titipan
Alias : -
Aliran data : Anggota-P3.1, P3.1-File Titipan, File Titipan-P3.2, P3.2-P3.5, P3.5-File Titipan, P3.2-P3.3, P3.2-P3.4, File Titipan-P7.3, File Titipan-P7.7 Struktur data : No Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal
Masuk, No Titipan, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_ Titipan
4) Nama arus data : Data pinjaman
Alias : -
Aliran data : Anggota-P4.1, P4.1-P4.2, P4.2-File Pinjaman, File Pinjaman-P4.3, P4.3-File Pinjaman, File Pinjaman-P4.4, P4.4-P4.7, P4.7-File Pinjaman, P4.4-P4.5, P4.4-P4.6, P4.5-File Pinjaman, P5.1-File Pinjaman, P5.1-File-Pinjaman-P5.1, P5.3-P5.1-File Pinjaman, File Pinjaman-P5.3, P6.1-File Pinjaman, File P6.1, File Pinjaman-P6.3, P6.3-File Pinjaman, File Pinjaman-P7.4, File Pinjaman-P7.7
Pinjaman, Pinjaman_Ke, Cara_Pinjaman, Besar_Pinjaman, Potongan_Provisi, Potongan_Materai, Potongan_Infaq, Potongan_Buku, Jumlah_Potongan, Sisa_ Bersih
5) Nama arus data : Data cicilan
Alias : -
Aliran data : Anggota-P5.1, P5.1-5.2, P5.2-File Cicilan, File Cicilan-P5.3, File Cicilan-P5.4, P5.4-P5.7, P5.7-File Cicilan, P5.4-P5.5, P5.4-P5.6, P5.7-File Cicilan-P7.5, File Cicilan-P7.7
Struktur data : No_Cicilan, No_Anggota, Nama, No_Pinjaman, Tanggal_Cicilan, Cicilan_Ke, Cicilan, Jasa_Cicilan, Jumlah _Cicilan, Bayar_Cicilan
6) Nama arus data : Data pelunasan
Alias : -
Aliran data : Anggota-P6.1, P6.1-P6.2, P6.2-File Pelunasan, File Pelunasan-P6.3, File Pelunasan-P6.4, P6.4-P6.7, P6.7-File Pelunasan, P6.4-P6.5, P6.4-P6.6, File Pelunasan-P7.6
77
Jasa_Pelunasan, Jumlah _Pelunasan, Bayar_Pelunasan
4.2.4 Perancangan Basis Data
Menurut Janner Simarmata (2007: 197) rancangan basis data merupakan proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai peracanangan sistem.
4.2.4.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data ke dalam sebuah tabel dan hubungan diantaranya sehingga terbentuk basis data yang mudah dimodifikasi. Berikut tahap proses normalisasi:
1) Unnormal
Jumlah _Cicilan, Bayar_Cicilan, No_Pelunasan, No_Anggota, Nama, No_Pinjaman, Tanggal _Pelunasan, Pelunasan, Jasa_Pelunasan, Jumlah _Pelunasan, Bayar_Pelunasan}
2) Normal ke-1 (1NF)
Anggota= {No_Anggota, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal _Masuk, No_Simpanan, Tanggal_Simpanan, Simpanan_Pokok, Simpanan_Wajib, Simpanan_Sosial, Simpanan Gerkop, Jumlah_Simpanan, No Titipan, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_ Titipan, No_Pinjaman, Tanggal_ Pinjaman, Pinjaman_Ke, Cara_Pinjaman, Besar_Pinjaman, Potongan_Provisi, Potongan_Materai, Potongan_Infaq, Potongan_Buku, Jumlah_Potongan, Sisa_ Bersih, No_Cicilan, Tanggal _Cicilan, Cicilan_Ke Cicilan, Jasa_Cicilan, Jumlah _Cicilan, Bayar_Cicilan, No_Pelunasan, Tanggal _Pelunasan, Pelunasan, Jasa_Pelunasan, Jumlah _Pelunasan, Bayar_Pelunasan}
3) Normal ke-2 (2NF)
Anggota= {No_Anggota*, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk}
79
Titipan= {No Titipan*, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_ Titipan, No_Anggota** }
Pinjaman= {No_Pinjaman*, Tanggal_ Pinjaman, Pinjaman_Ke, Cara_Pinjaman, Besar_Pinjaman, Potongan_Provisi, Potongan_Materai, Potongan_Infaq, Potongan_Buku, Jumlah_Potongan, Sisa_Bersih, No_Cicilan, Tanggal _Cicilan, Cicilan, Cicilan_Ke, Jasa_Cicilan, Jumlah_Cicilan, Bayar_Cicilan, No_Pelunasan, Tanggal_Pelunasan, Pelunasan, Jasa_Pelunasan, Jumlah_Pelunasan, Bayar_Pelunasan, No_Anggota**}
4) Normal ke 3
Anggota= {No_Anggota*, Nama, Alamat, Pekerjaan, Tanggal_Masuk}
Simpanan= {No_Simpanan*, Tanggal_Simpanan, Simpanan_Pokok, Simpanan_Wajib, Simpanan_Sosial, Simpanan Gerkop, Jumlah_Simpanan, No_Anggota**}
Titipan= {No Titipan*, Tanggal_Titipan, Jenis_Titipan, Jumlah_ Titipan, No_Anggota** }
Cicilan= {No_Cicilan*, Tanggal_Cicilan, Cicilan_Ke, Cicilan, Jasa_Cicilan, Jumlah_Cicilan, Bayar_Cicilan, No_Pinjaman**, No_Anggota**}
Pelunasan= {No_Pelunasan*, Tanggal_Pelunasan, Pelunasan, Jasa_Pelunasan, Jumlah_Pelunasan, Bayar_Pelunasan, No_Pinjaman**, No_Anggota**}
4.2.4.2 Relasi Tabel
Gambar 4.33 Relasi Tabel Sistem Informasi Koperasi Bukti II
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram
Diagram hubungan entitas merupakan diagram yang berfungsi unutk menggambarkan hubungan entitas dalam suatu sistem, dimana diagram ini
FK 1 FK 1
FK 1
FK 1
81
83
4.2.4.4 Struktur File
Spesifikasi basis data dari ke 6 relasi yang telah dilakukan normalisasi tersebut adalah :
1. Nama File : Anggota Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Anggota
Tabel 4.1 Struktur file Anggota
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Anggota Char 5 Nomor Anggota
2 No_KTP Varchar 20 Nomor KTP
3 Nama Varchar 30 -
4 Alamat Varchar 50 -
5 Pekerjaan Tinyint 1 Jenis Pekerjaan
Bisa berupa:
0(Belum Bekerja)
1(Pelajar)
2(PNS)
3(Pegawai Swasta)
4(TNI/Polri)
5(Wiraswasta)
6 Tanggal_Masuk Date - -
Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Simpanan
Tabel 4.2 Struktur file Simpanan
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Simpanan Char 8 Nomor Simpanan
2 Tanggal_Simpanan Date - -
3 Pokok Integer 5 -
4 Wajib Mediumint 7 -
5 Sosial Mediumint 5 -
6 Gerkop Mediumint 5 -
7 Jumlah_Simpanan Mediumint 7
8 No_Anggota Char 5 Foreign Key
3. Nama File : Titipan
Media Penyimpanan : Hardisk
Primary key : No_Titipan
Tabel 4.3 Struktur file Titipan
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Titipan Char 8 Nomor Titipan
2 Tanggal_Titipan Date - -
3 Jenis_Titipan Tinyint 1 Jenis Titipan bisa
85
1(Penitipan)
2(Penarikan)
4 Jumlah Integer 11 -
5 No_Anggota Char 5 Foreign Key
4. Nama File : Pinjaman Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Pinjaman
Tabel 4.4 Struktur file Pinjaman
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Pinjaman Char 8 Nomor Pinjaman
2 Tanggal_Pinjaman Date - -
3 Pinjaman_Ke Tinyint 2
4 Cara_Pinjam Tinyint 1 Cara Pinjam
Bisa berupa:
1(Pinjaman Kredit)
2(Pinjaman Khusus)
5 Besar_Pinjaman Integer 9 -
6 Buku Smallint 4 -
7 Materai Smallint 4 -
8 Provisi Mediumint 7 -
10 Bunga Tinyint 1 -
11 Lama_Cicilan Tinyint 2 -
12 No_Anggota Char 5 Foreign Key
13 Status Tinyint 1 Jenis status
Bisa berupa:
0(tidak meminjam)
2(sedang meminjam)
5. Nama File : Cicilan Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Cicilan
Tabel 4.5 Struktur file Cicilan
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Cicilan Char 8 Nomor Cicilan
2 Tanggal_Cicilan Date - -
3 Cicilan_Ke Tinyint 2 -
4 Cicilan Integer 7 -
5 Jasa Integer 6 -
6 Bayar Integer 8 -
7 No_Pinjam Char 8 Foreign Key
8 No_Anggota Char 5 Foreign Key
87
Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Pelunasan
Tabel 4.6 Struktur file Pelunasan
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_Pelunasan Char 8 Nomor Cicilan
2 Tanggal_Pelunasan Date - -
3 Pelunasan Integer 7 -
4 Jasa Integer 6 -
5 Bayar Integer 8 -
6 No_Pinjam Char 8 Foreign Key
7 No_Anggota Char 5 Foreign Key
7. Nama File : Petugas Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Petugas
Tabel 4.7 Struktur file Petugas
No Nama Field Type Size Keterangan
1 id Integer 2 Nomor Identitas
2 No_Petugas Varchar 30 Nomor Petugas
3 Nama Varchar 30 -
4 Alamat Varchar 50 -
5 Username Varchar 20 Nama Pengguna
