SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan
Pada program studi sistem informasi jenjang sarjana fakultas teknik & ilmu komputer
Oleh
Philosyus Febianto 10505094
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
KINERJA KARYAWAN BAGIAN GUDANG DI PT. TIMUR RAYA KARYA MANDIRI CABANG BANDUNG
PHILOSYUS FEBIANTO NIM 1.05.05.094
Telah disetujui dan disahkan di bandung sebagai Skripsi pada tanggal :
Menyetujui, Pembimbing
NOVRINI HASTI, S.Si, MT NIP. 4127.70.26.017
Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira M.sc NIP. 4127.70.006
Ketua Program Studi Sistem Informasi
ii
The implementation of Inventory information system in the warehouse division of PT. Timur Raya Karya Mandiri is intended to facilitate the employee’s work and to make employee’s working time more efficient. But, in fact it did not happen. The system was not sufficiently implemented, there are decline in employee’s performance, delayed completion of work in Warehouse Division, and misunderstanding among other division. The purpose of this research is to know how the system working, to find the responses of the employees against the inventory information system, and to examine the effect of the inventory system against the employee’s performance.
The methods that used in this research are descriptive and verification. Descriptive method is used to know the implementation of system and employees’ occupation, while verification method is used to know the influence between the implementation of system and employees’ performance. Then to know inventory information system which is running using waterfall approach. The population in this research as many as 38 people as a sample. The methods in collecting data that used are observations, questioner, interview and documentations. Furthermore to analysis of data is used rank pearson correlation test with used help of SPSS 13.0 for Windows program.
This research state that implementation of Inventory Information System is in good category and employees’ performance is well too, but for employees’ performance still in middle category, which is behavior and responsibility of employee. Inventory Information System has good impact to Inventory Information System to employees’ storehouse performance of PT. Timur Raya Karya Mandiri is proved with the result of calculation t-hitung 2,837 > t-tabel 2,028, with large influence 18.3% in moderate category.
i
Penerapan Sistem Informasi Inventory Gudang pada bagian gudang PT. Timur Raya Karya Mandiri ditujukan untuk memudahkan pekerjaan karyawan dan lebih mengefisiensikan waktu para karyawan, ternyata tidak terjadi. Malah sebaliknya, bersamaan dengan penerapan sistem informasi inventory terjadi penurunan kinerja karyawan dan lambatnya penyelesaian pekerjaan dibagian gudang dan salah pengertian antar bagian. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui : sistem informasi inventory yang sedang digunakan, tanggapan para karyawan terhadap sistem informasi inventory, kinerja karyawan setelah diterapkannya sistem informasi inventory, menguji pengaruh sistem inventory terhadap kinerja karyawan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dan varifikatif. Metode deskriptif digunakan untuk mengetahui implemetasi sistem dan kinerja karyawan, sedangkan metode verifikatif digunakan untuk mengetahui pengaruh antara sistem informasi dan kinerja karyawan. Selanjutnya untuk mengetahui sistem informasi inventory yang sedangan berjalan menggunakan pendekatan terstruktur. Populasi dalam penelitian ini sebanyak 38 orang sekaligus dijadikan sebagai sampel. Metode dalam pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, kuesioner, wawancaradan dokumentasi. Selanjutnya untuk analisi data menggunakan uji korelasi rank pearson, dengan menggunakan bantuan program SPSS 13.0 for Windows.
Hasil penelitian menyatakan bahwa implementasi sistem informasi inventory gudang dalam kategori baik dan kinerja karyawan juga dalam kategori baik, tetapi untuk kinerja karyawan masih ada dalam kategori cukup, yaitu tanggung jawab dan sikap karyawan. Sistem informasi inventory gudang berpengaruh positif terhadap kinerja karyawan bagian gudang PT. Timur Raya Karya Mandiri Cabang Bandung, dibuktikan dengan hasil perhitungan t-hitung 2,837 > t-tabel 2,028, dengan tingkat hubungan yang sedang dan besar pengaruh 18,3% sedangkan sisanya sebesar 81,7% perubahan yang terjadi pada kinerja karyawan bagian gudang PT. Timur Raya Karya Mandiri Cabang Bandung disebabkan oleh faktor lain.
v
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR GAMBAR... ix
DAFTAR TABEL... xi
DAFTAR SIMBOL... xv
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang penelitian ... 1
1.2. Identifikasi dan rumusan masalah ... 4
1.2.1. Identifikasi masalah ... 4
1.2.2. Perumusan masalah... 5
1.3. Maksud dan tujuan... 5
1.3.1. Maksud penelitian... 5
1.3.2. Tujuan penelitian ... 6
1.4. Kegunaan penelitian ... 6
1.4.1. Kegunaan praktis ... 6
1.4.2. Kegunaan akademis ... 7
1.5. Kerangka pemikiran dan Hipotesis... 7
vi BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem... 12
2.1.1. terminology dalam sistem inventory... 13
2.1.2. Klasifikasi Sistem ... 14
2.2. Informasi... 15
2.3. Sistem Informasi ... 15
2.4. Inventory... 18
2.5. Sistem Informasi Inventory gudang ... 20
2.6. Kinerja ... 20
2.6.1. Pengertian Kinerja ... 20
2.6.2. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja... 24
2.6.3. Standar penilaian kinerja... 26
2.6.4. Tujuan penilaian kinerja... 26
2.6.5. Manfaat penilaian kinerja... 27
2.7. Pengaruh sistem informasi inventory 2009 terhadap kinerja karyawan ... 28
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIA N 3.1. Objek Penelitian... 29
3.1.1. Sejarah singkat perusahaan ... 29
vii
3.2.1. Desain Penelitian ... 48
3.2.2. Operasionalisasi Variabel... 51
3.2.3. Metode Penarikan Sampel... 54
3.2.3.1. Populasi ... 54
3.2.3.2. Sampel... 54
3.2.4. Jenis dan Metode Pengumpulan data... 55
3.2.5. Teknik Pengujian Data... 56
3.2.5.1. Uji validitas ... 56
3.2.5.2. Uji Reliabilitas... 60
3.2.6. Metode Analisis danPengujian Hipotesis... 62
3.2.6.1. Analisis deskriptif ... 62
3.2.6.2. Analisis Pendekatan Terstruktur... 65
3.2.6.3. Metode Transformasi data... 66
3.2.6.4. Analisis Verifikatif/Kuantitatif... 67
3.2.6.5. Koefisien Regresi... 68
3.2.6.6. Koefisien Determinasi... 70
viii
4.1.2.Sistem informasi inventory gudang yang berjalan di PT. Timur Raya
Karya Mandiri ... 78
4.1.3.Implementasi sistem informasi inventory gudang (X) berdasarkan tanggapan responden ... 88
4.1.4. Kinerja karyawan (Y) ... 99
4.2. Hasil pembahasan ... 111
4.2.1. Analisis korelasi rank pearson... 111
4.2.2. Analisis koefisien determinasi... 114
4.2.3. Uji signifikansi koefisien korelasi ... 115
4.2.4. Analisis regresi linear sederhana ... 117
4.2.5. Pengujian Hipotesis ... 119
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. kesimpulan... 122
5.2. saran ... 123
ix Gambar
1.1 Paradigma penelitian pengaruh sistem informasi inventory Gudang
terhadap kinerja karyawan...9
3.1 Struktur pembagian divisi LE ...34
3.2 Struktur pembagian divisi deltalube...35
4.1 Flowmap sistem informasi inventory gudang yang sedang berjalan ...79
4.2 Gambar flowchart main menu input sub penjualan ...80
4.3 Gambar flowchart main menu input sub order barang...81
4.4 Gambar flowchart main menu master sub data barang ...82
4.5 Gambar flowchart main menu master sub data pegawai...82
4.6 Gambar flowchart main menu master sub data pelanggan ...83
4.7 Gambar flowchart main menu laporan ...84
4.8 Gambar flowchart main menu reindex ...84
4.9 Diagram konteks sistem informasi inventory yang sedang berjalan...85
4.10 DFD sistem informasi inventory yang sedang berjalan ...85
4.11 Tampilan awal inventory gudang...86
4.12 Tampilan menu utama inventory gudang ...87
4.13 Gambar garis kontinum variabel sistem informasi inventory...98
4.14 Gambar garis kontinum variabel sistem informasi inventory...98
4.15 Gambar garis kontinum variabel kinerja karyawan ...110
xv
Simbol Nama Simbol
Proses komputer
Proses manual
Penyimpanan / Database
Alur data
Dokumen
Simbol DFD
Simbol Nama Simbol
Terminator / Entitas
Proses
Data Storage
xi Tabel
1.2 Jadwal Kegiatan Penelitian ... 11
3.1 Tabel operasionalisasi variabel penelitian ... 51
3.2 Tabel uji validitas variabel (X)... 59
3.3 Tabel uji validitas variabel (Y)... 60
3.4 Tabel uji reliabilitas variabel (X) ... 62
3.5 Tabel uji reliabilitas variabel (Y) ... 62
3.6 Tabel skala likert ... 64
3.7 Tabel kriteria persentase skor tanggapan terhadap skor ideal... 65
3.8 Interpretasi koefisien korelasi ... 69
4.1 Karekteristik data penelitia tentang responden berdasarkan jenis kelamin... 74
4.2 Karakteristik data penelitian tentang responden berdasarkan status marital ... 75
4.3 Karakteristik data penelitian tentang responden berdasarkan usia... 75
4.4 Karakteristik data penelitian tentang responden berdasarkan pendidikan terakhir... 76
4.5 Karakteristik data penelitian tentang responden berdasarkan masa kerja .... 77
4.6 SI. Inventory beroperasi dengan sempurna dan dapat digunakan sesuai dengan permintaan dan order barang ... 88
xii
4.10 SI. Inventory Gudang dapat memantau jumlah barang yang dipesan untuk sekali transaksi order. ... 91 4.11 SI. Inventory dapat mencatat berapa kali order permintaan yang telah
sesuai dikerjakan dalam satu waktu... 91
4.12 SI. Inventory dapat memproses order permintaan secara tepat sesuai dengan pesanan... 92 4.13 SI. Inventory dapat memproses order permintaan berdasarkan urutan
pemesanan barang... 93 4.14 SI. Inventory dapat mengetahui kesalahan bila order tidak sesuai
dengan permintaan... 94
4.15 SI. Inventory dapat memperkirakan jumlah barang yang mulai habis (stock out) ... 94 4.16 SI. Inventory dapat memantau keadaan barang yang disimpan di
gudang berdasarkan urutan penyimpanan barang ke gudang... 95 4.17 SI. Inventory dapat memantau total barang yang tersedia di gudang
setiap minggu ... 96 4.18 Akumulasi jawaban responden untuk variabel sistem informasi
inventory ... 97 4.19 Mampu mengoperasikan SI inventory dengan teliti saat bekerja
xiii
4.21 Selalu Selalu mengoperasikan SI inventory sesuai dengan aturan standar dan skema dari perusahaan ... 101 4.22 Selalu memantau jalannya SI inventory berikut data jumlah order
secara tepat... 102 4.23 Memiliki skill dan keahlian untuk mengopersikan SI inventory
sehingga dia dapat memantau jumlah barang yang dipesan... 102
4.24 Selalu menyelesaikan pekerjaan dan mencatat berapa kali SI inventory telah menyelesaikan order dalam satu waktu sesuai dengan kuantitas target yang diberikan ... 103 4.25 Selalu termotivasi untuk menyelesaikan tanggung jawabnya ketika dia
menerima order pesanan ... 104 4.26 Kurang memliki motivasi dalam menyelesaikan pekerjaan dan ini
dapat mempengaruhi proses order barang dan alur data pada SI inventory... 105 4.27 Selalu Terkadang gagal untuk mengetahui kesalahan order yang
diproses oleh Si inventory ... 106 4.28 Selalu berinisiatif memantau jumlah barang yang mulai habis di
dalam database SI inventory gudang ... 106 4.29 Selalu memeriksa database SI inventory berdasarkan urutan barang itu
masuk ke gudang untuk melakukan restock jumlah barang... 107 4.30 Kategori Sealalu berinisiatif untuk memantau database yang tersedia
digudang setiap minggu untuk mengatasi barang habis (stock break)... 108 4.31 Kategori Akumulasi jawaban responden untuk variabel kinerja
1 1.1 Latar Belakang Penelitian
Pada saat sekarang ini banyak sekali sistem informasi atau aplikasi yang berkembang sangat pesat dan banyak ditawarkan kepada masyarakat luas untuk digunakan. Perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Software atau Aplikasi yang ditawarkan juga semakin banyak dan beragam sehingga para user dapat memilih sesuai dengan kebutuhan mereka ada yang untuk perorangan dan ada juga yang diperuntukkan bagi perusahaan. Peranan teknologi komputer sangat penting sehingga menjadikan komputer sebagai alat pengolah data yang wajib dimiliki dan mutlak digunakan oleh suatu perusahaan atau instansi guna memperlancar informasi dan meningkatkan kinerja dari perusahaan.
informasi juga memiliki dampak negatif bagi pengguna dan ini dapat merugikan baik secara materil maupun imateril bila penggunaan kurang tepat atau tidak pada tempatnya.
Didalam sebuah Perusahaan dampak positif dari sistem informasi dapat dilihat dari perolehan laba yang meningkat, peningkatan kapasitas produksi, peningkatan permintaan pasar sehingga ini dapat menguntungkan perusahaan. Sedangkan dampak negatifnya bagi perusahaan adalah biaya yang sangat tinggi atau cost yang mahal untuk memperoleh sebuah sistem informasi termasuk biaya untuk perawatan dan perbaikan bila kelak sistem informasi itu bermasalah.
Dampak positif dan negatif dari penggunaan sistem informasi juga dirasakan para karyawan di perusahaan yang menggunakan sistem informasi. Para karyawan yang terbiasa dalam melakukan pekerjaan sehari-hari dengan cara manual sekarang harus menggunakan sebuah sistem informasi. Dengan demikian diperlukan proses pembelajaran ulang untuk pengetahuan dan keterampilan yang baru.
Demikian pula pada PT.Timur Timur Raya Karya Mandiri, sebuah perusahaan besar yang bergerak dalam bidang pelumas mesin, baik pelumas untuk kendaraan bermotor atau mesin pabrik yang mempunyai mesin-mesin turbin yang sangat besar.
Untuk menunjang dan mempermudah para karyawan bagian gudang, PT.Timur Raya Karya mandiri yang bergelut dalam produk pelumas nya membutukan sebuah sistem informasi yang handal dan akurat. Ini dikarenakan perusahhan tersebut selalu mensupplai jumlah barang yang sangat banyak untuk kebutuhan akan oli pelumas yang selalu di berikan kepada konsumennya.
Maka pada tahun 1997 di mulailah sebuah proyek sistem informasi inventory gudang yang sangat sederhana dengan menggunakan media MSDOS sebagai media penyimpanan databasenya.kelemahan dari sistem ini adalh jumlah barang yang bisa dimasukkan kedalam data base masih sangat sedikit dan menggunkan microsoft excel sebagai media tambahan untuk menyimpan barang.
Tahun 2007 perusahaan mencoba memperbaharui sistem inventory gudang berdasarkan sistem yang lama dengan menambahkan beberapa fitur baru seperti Menu sub Master dan Reindex untuk mempermudah pekerjaan bagian gudang dalam mengedit dan memantau jumlah barang digudang.
Berdasarkan uraian diatas maka daripada itu penulis tertarik untuk menetapkan judul penelitian sebagai berikut:
“Pengaruh Sistem Inventory Terhadap Kinerja Karyawan Pada Bagian Gudang Di PT. Timur Raya Karya Mandiri Bandung Cabang Bandung.”
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang diatas maka dapat diketahui identifikasi masalah yang ada yaitu: bersamaan dengan penerapan sistem informasi inventory Gudang terjadi penurunan kinerja karyawan yang ditandai oleh :
1. Lamanya Pencarian atas sebuah barang.
2. Lamanya Penyelesaian pekerjaan di Bagian Gudang.
3. Sering terjadinya salah pengertian antar bagian Gudang dan Administrasi Penjualan.
1.2.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang terdapat pada identifikasi masalah diatas penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Inventory Gudang yang diterapkan di bagian Gudang PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung.
2. Bagaimana tanggapan dan responden terhadap penerapan system informasi gudang.
3. Bagaimana kinerja karyawan di bagian gudang setelah diterapkannya system inventory gudang.
4. Seberapa besar pengaruh system inventory gudang terhadap kinerja karyawan bagian gudang di PT.Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1 Maksud Penelitian
1. Sebagai salah satu syarat kelulusan.
Variabel keduanya sehingga dapat digunakan sebagai salah satu faktor pengambilan keputusan, dalam upaya peningkatan kinerja karyawan.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Dari penjelasan perumusan masalah diatas maka diketahui tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem informasi inventory gudang yang berjalan, di PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung saat ini.
2. Untuk mengetahui tanggapan karyawan dan staf gudang terhadap penerapan sistem informasi inventory gudang.
3. Untuk mengetahui kinerja karyawan bagian gudang sesudah memakai sistem informasi inventory.gudang.
4. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem informasi inventory gudang terhadap kinerja karyawan bagian gudang.
1.4 Kegunaan Penelitian
Dalam penelitian ini diharapkan kegunaan-kegunaan yang bermanfaat diantaranya kegunaan akademis dan kegunaan praktis.
1.4.1 Kegunaan Praktis
mengenai sistem inventory gudang yang di gunakan di PT. Timur Raya Karya Mandir cabang Bandung, dan untuk peningkatan kualitas kinerja karyawan di bagian gudang.
2.. Bagi karyawan, hasil dari penelitian yang dilakukan dapat djadikan sebuah tolak ukur untuk peningkatan kualitas kinerja dan sebagai alat untuk memperbaikinya.
1.4.2 Kegunaan Akademis
1.Bagi akademis penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai acuan penelitian selanjutnya.
2. Bagi penulis/peneliti dapat menambah wawasan, pengalaman tentang ada tidaknya keterkaitan antara sistem inventory gudang dengan kinerja karyawan di PT Timur raya Karya Mandiri cabang Bandung.
1.5. Kerangka Pemikiran dan Hipotesis
1.5.1. Kerangka Pemikiran
Jogiyanto HM (2001:11) menyatakan : “bahwa sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien”.
Perusahaan yang bergerak dibidang produksi umumnya memerlukan Sistem Inventory. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang, Sistem penyimpanan Gudang. Sistem ini harus dapat memberikan informasi inventory, seperti informasi pengeluaran barang, penerimaan barang dan informasi lain secara cepat dan akurat, selain itu sistem dapat mempermudah kerja user.
Menurut ahmad S. Ruky (2002:6) kinerja adalah suatu bentuk usaha kegiatan atau program yang di prakarsai dan di laksanakan oleh pimpinan organisasi atau perusahaan untuk mengarahkan dan mengendalikan prestasi karyawan.
Selain itu penerapan sistem juga dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan dan tercapai sasaran mutu dari perusahaan.
agar kinerja karyawan menjadi lebih cepat, akurat, efisien dan meningkatkan kualitas karyawan itu sendiri terutama di bagian gudang.
Gambar 1.1 Paradigma Penelitian
Pengaruh Sistem Informasi Inventory Gudang Terhadap Kinerja Karyawan
Berdasarkan Jurnal (Rockart, 1995 dalam Irwansyah 2003): Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi bisnis dapat memberikan keunggulan
kompetitif dan mampu bersaing dengan para kompetitornya. Teknologi informasi
merupakan sumber daya keempat.
Setelahsumber daya manusia, sumber daya uang, dan sumber daya mesin
yang digunakan manajer untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan.
Teknologi sistem informasi suatu perusahaan atau organisasi akan membantu
penyediaan informasi dengan cepat sesuai dengan kebutuhan manajer dalam
pengambilan keputusan. Sistem informasi tersebut digunakan untuk Sistem Informasi
- Efektifitas Permintaan
- Waktu Pemesanan (order Time)
- Ketepatan waktu Proses
(Right Time Proces)
- Ketersedian barang
(ready Stock Point)
Modul Sistem Informasi Inventory
PT. Timur Raya Karya Mandiri
Kinerja
- Kualitas
- Kuantitas
- Motivasi
- Inisiatif
DR.A.A. Anwar Prabu
Mangkunegara
meningkatkan kinerja individual, dalam organisasi bisnis, yang secara otomatis
diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi.Teknologi informasi saat ini
memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh
manajemen. Berdasarkan teori diatas dapat di simpulkan bahwa dengan diaplikasikannya sebuah sistem informasi kepada Karyawan diharapkan kinerjanya meningkat. Sehingga Output kinerja yang di lakukan oleh karyawan lebih maksimal dan memuaskan bagi Perusahaan.
1.5.2. Hipotesis
Menurut Prof.Dr.S.Nasution, M.A. (2003:39) Hipotesis adalah pernyataan tentatif yang merupakan dugaan atau terkaan tentang apa saja yang kita amati dalam usaha untuk memahaminya. Sesuai pernyataan diatas bahwa sebuah hipotesis adalah pendapat sementara dan dapat berubah maka dari itu harus dibuktikan kebenaranya melalui penelitian. Dengan adanya permasalahan yang terjadi di PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung penulis dapat mengajukan suatu hipotesis dalam penelitian yaitu “Sistem informasi inventory Gudang berpengaruh terhadap kinerja karyawan bagian gudang di PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung”.
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret dan bertempat pada PT Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung yang beralamatkan di Soekarno hatta komplek ruko tugu mas Bandung. Adapun jadwal pembuatan laporan skripsi penulis adalah sebagai berikut:
Tabel 1.2
Jadwal kegiatan Penelitian
2010
Maret April Mei juni
No Nama
Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumpulan
Proposal 2. Survei Objek
Penelitian 3. Pembuatan
kuisioner 4. Penyebaran
Kuisioner 5. Penginputan
Data 6. Pengolahan
Data 7. Pembuatan
12
Bab ini akan menjelaskan mengenai teori-teori yang digunakan oleh peneliti. Bab ini berisi tentang pengertian sistem, informasi, sistem informasi, inventory, sistem informasi inventory, kinerja dan pengaruh sistem informasi inventory terhadap kinerja karyawan.
2.1. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:34) sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Jogiyanto (2001) pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu sasaran yang tertentu.” Sedangkan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya adalah “kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”
pengertian sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan demikian, definisi ini akan mempunyai peranan penting didalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, adayang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (obective). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Seringkali tujuan dan sasaran digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.1Terminology Dalam Sistem Inventory:
1. Efektifitas Permintaan merupakan sesuatu yang bersifat aktif dan dinamis yang menyatakan permintaan barang setiap kali terjadi transaksi.
2. Waktu pemesanan (Order Time) saat dimana permintaan barang direalisasikan kedalam bentuk sebuah order untuk kemudian barang tersebut bisa dikeluarkan dari gudang sesuai dengan order yang diterima.
3. Ketepatan Waktu Proses (Right Time Proces) merupakan saat dimana proses permintaan barang terjadi, dalam proses ini order harus sesuai dengan permintaan dan urutan ketika proses order itu terjadi.
semakin menipis. Sehingga dapat di lakukan resupply barang kembali.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberpa sudut pandang. Diantaranya adalah sebagi berikut:
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh dari sistem abstrak ini adalah filsafat. Sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia. Contoh dari sistem fisik ini adalah sistem akuntansi, sistem komputer dan lainnya.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Misalnya sistem rotasi bumi, sistem gravitasi dan sebagainya. Sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Misalnya sistem pengolahan gaji.
c. Sistem tertutup dan sistem terbuka
2.2.Informasi
Menurut Tata Sutabri (2003:23) Informasi adalah ”Data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan” Intensitas dan lamanya kejutan dari informasi disebut nilai informasi. Informasi yang tidak mempunyai nilai biasanya karena rangkaian data yang tidak lengkap atau kadaluarsa, karakteristik dari informasi adalah penerima informasi mangalami perubahan dari kondisi (state) belum mengetahui menjadi kondisi mengetahui. Perubahan ini mengandung unsur tak terduga. Informasi yang benar dan baru dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasikan informasi sebelumnya. Manfaat informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian, hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu kejadian nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
2.3.Sistem Informasi
Jogiyanto HM (2001:11) menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan
Andi Kristanto (system informasi, 2002) sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan yaitu menyajikan informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, dan blok basis data. Sebagai suatu sistem, kelima blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
a. Blok masukan (input blok)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen besar.
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok keluaran (output blok)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology blok)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga (tiga) bagian utama
yaitu Teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
e. Blok basisdata (database blok)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya.
Menurut Leman (2002) suatu sistem informasi yang dikomputerisasi harus terdiri dari :
a. Perangkat Keras (hardware)
Software terdiri dari sistem operasi, utilitas dan aplikasi c. Data
Data mencakup struktur data, keamanan, dan integritas data. d. Prosedur
Seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku petunjuk operasional (aplikasi) dan teknis.
e. Manusia
User merupakan orang yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pimpinan sistem informasi dan sebagainya.
2.4.Inventory
Menurut A.A.K Oka Sudana (2007) inventori (persediaan) adalah bahan baku, produk setengah jadi, produk jadi yang berada di dalam sistem produksi pada suatu waktu, yang bersifat sebagai buffer (penyangga) yang belum digunakan (idle) yang mempunyai nilai ekonomis di masa mendatang pada saat aktif
Fungsi dari manajemen inventory:
1. perencanaan inventory: menentukan kebutuhan material untuk memenuhi kebutuhan sesuai rencana operasi dan produksi yang telah disusun, yaitu berapa banyak yang harus dipesan.
Sistem perencanaan dan pengendalian inventory yang efektif akan memberikan pemenuhan kebutuhan secara tepat baik waktu, jumlah maupun spesifikasi, dengan total biaya persediaan yang optimal.
Alasan-alasan perlunya inventory:
1. kebutuhan tidak bisa konstan / sesuai dengan due date yang telah ditentukan.
2. fluktuasi (naik/turunnya) harga barang yang dipesan.
3. ketidakpastian kebutuhan bahan terhadap order yang diterima. Biaya-biaya yang terkait dalam penentuan total biaya inventory:
1. Harga: harga beli perunit jika item diperoleh dari vendor (supplier luar) atau biaya produksi per unit bila item tersebut diproduksi sendiri.
2. Capital cost: jumlah modal yang terkait pada item yang disimpan, suku bunga i% dikalikan dengan harga beli / produksi.
3. Carrying cost (holding cost), dapat meliputi: a. biaya depresiasi
b. biaya asuransi dan pajak
c. biaya pemakaian area / ruang serta fasilitas-fasilitas dalam ruang penyimpanan maupun fasilitas penanganan baik secara fisik maupun yang berkaitan dengan data / informasi inventory.
setup cost, yang meliputi biaya persiapan / setup mesin untuk produksi. biaya ini ditentukan untuk setiap kali pesanan / setup/
5. Shortage cost: biaya ini timbul jika inventory tidak tersedia pada saat dibutuhkan. biaya ini meliputi biaya karena kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan dari penjualan biaya karena kehilangan/ turunya reputasi perusahaan, ketidakpuasan pelanggan, biaya-biaya administrasi yang terkait dalam usaha untuk mempertahankan permintaan yang tidak dipenuhi langsung.
Terminologi dalam inventory, adalah:
2.5.Sistem Informasi Inventory Gudang
Sistem informasi inventory gudang merupakan sebuah sistem yang mengatur dan mengelola semua barang yang ada di gudang terdiri dari barang jadi (finish goods). Sistem ini dapat memberikan informasi inventory seperti informasi pengeluaran barang, pembelian barang, penerimaan barang dan informasi lain secara cepat dan akurat.
2.6.Kinerja
2.6.1.Pengertian Kinerja
perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negatif dari suatu kebijakan operasional. Selain itu kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampauan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan seseorang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuia dengan perannya dalam perusahaan.
Menurut Faustino Cardoso Gomes (2003 : 142), kinerja adalah Outcome yang dihasilkan dari suatu fungsi pekerjaan dalam suatu periode waktu tertentu atau pada saat ini
Ivancevich, (2001:253) dan Faustino Gardoso Gomes, (1995:142) juga mengemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu yaitu:
1. Pengetahuan kerja 2. Kreativitas 3. Kemandirian 4. Kerja sama 5. Inisiatif
atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Kinerja adalah “hasil secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawaidalam melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.
Sedangkan menurut Veithzal Rivai (2004:309) menyatakan bahwa “kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan” dan mengemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan atau pegawai, yaitu : kuantitas input, kualitas output jangka waktu output, kehadiran tempat kerja dan sikap kooperatif.
Hal itu juga dinyatakan oleh Ambar Teguh Sulistiyani (2003:223) kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya.
Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan diinformasikan kepada pihak-pihak tertentu untuk mengetahi tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban organisasi serta mengetahui dampak positif dan negatif dari suatu kebijakan operasional yang diambil.
Berdasarkan definisi kinerja yang dikemukakan oleh beberapa ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas hasil kerja individu dan kelompok dalam suatu aktifitas atau periode tertentu yang dilibatkan oleh kemampuan dan keinginan berprestasi.
karyawan. Untuk itu perlu dilakukan kegiatan penilaian kinerja secara periodik yang berorientasi pada masa lalu atau masa yang akan datang.
Menurut Veitzal Rivai (2004:309) penilai kinerja (performance apprisial) adalah penilaian hasil kerja karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya, selain itu juga penilaian kinerja dapat digunakan untuk :
1. Mengetahui pengembangan, yang meliputi: a. Identifikasi kebutuhan latihan.
b. Umpan balik kerja.
c. Menentukan transfer dan penugasan.
d. Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan. 2. Pengambilan keputusan administratif, yang meliputi:
a. Keputusan untuk menetukan gaji, promosi, mempertahankan atau memberhentikan karyawan.
b. Pengukuran kinerja karyawan. c. Pemutusan hubungan kerja. d. Mengidentifikasi yang buruk. 3. Keperluan perusahaan, yang meliputi:
a. Perencanaan SDM
b. Menetukan kebutuhan pelatihan. c. Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan. d. Informasi untuk identifikasi tujuan e. Evaluasi terhadap sistem SDM
4. Dokumentasi, yang meliputi:
a. Kriteria untuk validitas penelitian.
b. Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM. c. Membantu untuk memenuhi persyaratan hukum.
Penilaia kinerja mengacu pada suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai dan mempengaruhi, syarat-syarat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil, termasuk tingkat kehadiran. Didalam dunia usaha yang berkompetensi secara global perusahaan memerlukan kinerja tinggi.
Pada saat bersamaan keryawan memerlukan umpan balik atas hasil kerja mereka sebagai panduan bagi perilaku mereka dimasa yang akan datang. Para pekerja juga ingin mendapatkan umpan yang bersifat positif atas berbagai hal yang mereka lakukan dengan baik, walaupun kenyataannya hasil penilaian prestasi tersebut masih lebih banyak berupa koreksi/kritik.
2.6.2. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja
Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja dalah faktor kemampuan (ability) dan faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai dengan pendapat Kieth Davis (1964:484) yang dikutip oleh A.A.Anwar Prabu Mangkunegara (2000:67) sebagai berikut
a. Human performance = Ability + motivation. b. Motivation = attitude + situation.
a. Faktor kemampuan
Secara psikologis, kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan reality (knowladge+skill) artinya pegawai yang memiliki IQ, rata-rata (IQ 110-120) dengan pendidikan yang memadai untuk jabatan dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka ia akan mudah mencapai kinerja yang diharapkan.
b. Faktor motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situation) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai yang terarah untuk mencapai organisasi (tujuan kerja).
Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong diri pegawai untuk berusaha mencapai prestasikerja secara maksimal. Sikap mental seorang pegawi harus bersikap mental yang siap secara psikofisik (sikap secara mental, fisik, tujuan dan situasi) artinya seorang pegawai harus siap mental, mampu secara fisik, memahami tujan utama dan teget kerja yang akan dicapai, mampu memanfaatkan dan menciptakan situasi kerja.
2.6.3. Standar Penilaian Kinerja
Standar dirumuskan sebagai tolak ukur untuk mengadakan perbandingan antara apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah diharapkan dan kaitannya dengan pekerjaan atau jabatan yang tellah dipercayakan kepada seseorang. Standar itu dapat pula dijadikan ukuran dalam mengadakan pertanggungjawaban terhadap apa yang telah dilakukan. Menurut A.A. Anwar Prabu Mangkunegara (2005:33) standar penilaian kinerja yaitu:
1. Kualitas kerja yang meliputi ketepatan, ketelitian, ketrampilan, serta kebersihan.
2. Kuantitas kerja yang meliputi output rutin, serta output non rutin (ekstra).
3. Motivasi menckup meransang dan membankitkan semangat diri sendiri dan orang lain.
4. Inisiatif yang meliputi gagasan, metode dan pendekatan baru.
Dari penjabaran di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi kinerja adalah penilaian yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan dan kinerja organisai.
2.6.4 Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut Attwood dan Dimmock dalam Sedarmayanti (2007:263), tujuan peilaian kinerja adalah sebagai berikut :
1. Membantu meningkatkan kinerja.
2. Menetapkan sasaran bagi kinerja perorangan.
4. Menyepakati rencana untuk pengembangan pegawai di masa depan.
5. Menlai potensi di masa depan untuk kenaikan pangkat.
6. Memberi umpan balik kepada pegawai mengenai kinerja mereka.
7. Memberi konsultasi kepada pegawai mengenai peluan karier.
8. Menentukan taraf kinerja pegawai untuk maksud peninjauan gaji.
9. Mendorong pimpinan untuk berfikir cermat mengenai kinerja staff pada umumnya dan faktor yang mempengaruhinya, termasuk gaya kepemimpinan dan perilaku mereka sendiri.
2.6.5 Manfaat Penilaian Kinerja
Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijaksanaan organisasi adapun secarra terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :
1. Perbaikan kinerja.
2. Penyesuaian kompensasi.
3. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan, promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja.
5. Memberi kesempatan kerja yang adil.
6. Membantu diagnosis terhadap kesalahan desain pegawai.
2.7.Pengaruh Sistem Informasi Inventory Gudang Terhadap Kinerja Karyawan Bagian Gudang
Penggunaan sebuah sistem informasi khususnya sistem informasi inventory gudang di PT. Timur Raya cabang bandung, diharapkan membuat pekerjaan setiap karyawan khususnya bagian gudang menjadi lebih mudah dari segi penyelesaian pekerjaan, dan efisisen dari segi waktu, serta maksimalitas dari output yang dihasilkan dan membuat laporan yang tepat tanpa rekayasa. Selain itu, perusahaan dapat lebih mudah dalam pengendalian dan pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan sehingga dapat mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan.
29 3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian ini terdiri dari dua variabel, yaitu variabel independen/ bebas dan variabel dependen /terikat. Variabel independen/ bebas dalam penelitian ini adalah sistem inventory (X), variabel dependen/ terikat dalam penelitian ini adalah kinerja karyawan pada bagian gudang di PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung(Y).
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. TIMURRAYA KURNIA MANUNGGAL pertama kali bergerak di bidang pemasaran pada tahun 1989. Waktu itu bernama CV. TIMUR RAYA dan produk pelumas yang dipasarkan hanya 1 (satu) item yaitu aditif 303 merk Deltalube. Dan PT.TIMUR RAYA MANDIRI bekerja sama memasarkan pelumas dengan Lubrication Engineers Inc USA.
Saluran kunci bisnis LE adalah untuk meningkatkan keuntungan bagi pelanggan-pelanggan kami dengan menyediakan pelumas-pelumas industri & otomotif paling canggih secara teknologi yang tersedia.
Pada tanggal 1 Juli 1992 Lubrication Engineers International AG, menunjuk CV. TIMUR RAYA sebagai Distributor Tunggal yang ke 47 di dunia untuk memasarkan pelumas – pelumas berkualitas tinggi yang dikenal hingga saat ini sebagai Leader in Lubricants di wilayah Indonesia. Dan turut serta memasarkan oli pelumas kualitas dunia yang bernama LE
(Lubricant Engineer). Dan siap bersaing dalam pasar dunia pelumas, karean selain menawarkan pelumas kualitas No:1 PT. TIMUR RAYA KARYA MANDIRI juga merupakan perusahaan yang di percaya oleh bebrapa perusahaan ternama untuk mensupply kebutuhan pelumas mereka baik untuk perawatan mesin – mesin pabrik besar seperi SANBE. bandung, PANASIA INDOSINTEK bandung, SUCOFINDO cabang bandung, untuk merawat generator dan mesin produksi mereka, juga untuk merwat mesin turbin berukuran raksasa
Dengan kemajuan yang sangat pesat, pada tahun ke 2 hingga saat ini PT. TIMUR RAYA KARYA MANDIRI, sudah membuka beberapa cabang dan perwakilan, antara lain :
- Jakarta - Riau
- Bandung - Lampung
- Surabaya - Batam
- Pekalongan - Banjarmasin
- Bali - Balikpapan
- Medan - Makassar
- Palembang, Jambi, Padang
Pimpinan PT. TIMURRAYA KARYA MANDIRI adalah sebagai berikut: Managing Director : Jahya Mawinata
General Director : Daniel Mawinata Marketing Director : Daniel Purba Sales Director : Joelius Soelele General Manager : Benyamin Mansur Branch Manager : Ate Tanukurnia Djaja
SERTIFIKASI
Persyaratan yang ditentukan pemerintah, semua sudah dipenuhi : 1. Akte Pendirian Perusahaan
2. Tanda Daftar Perusahaan PT
3. Surat Izin Usaha Perdagangan ( SIUP ) 4. Surat Izin Tempat Usaha
5. Surat Keterangan Domisili Perusahaan 6. NPWP & PKP
7. Tanda Daftar Rekanan
9. Angka Pengenal Importir Umum
10.Penunjukan Sebagai Distributor Tunggal di Indonesia.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
PT. TIMUR RAYA KARYA MANDIRI mempunyai sasaran mutu untuk memberkan produk bermutu sesuai dengan standar yang dikehendaki pelanggan. Target PT. TIMUR RAYA KARYA MANDIRI adalah untuk mencapai dan mempertahankan tujuan tersebut. Sasaran yang menjadi tujuan sekarang ini adalah :
1. Memberikan bukti dari keunggulan sebuah produk pelumas yang berkualitas tinggi kepada konsumen
2. Memberkan jaminan bahwa semua pelumas yang ditawarakan bersifat sintetis tidak mudah mengumpal, menguap bahkan ketiak dipanaskan dalam suhu 250 derajat celsius.
3. Kerusakan produk pelumas DELTALUBE dan LE adalah 0,7% per tahun.
4. Meningkatkan kepuasan konsumen dengan mengadakan kunjugan rutin setiap bulan dan memeriksa keadaan mesin di pabrik secara cum- cuma.
5. Komitmen terhadap kualitas produk yang dihasilkan.
6. Menawarkan suatu merek yang terjamin dengan produk berkualitas yang sihasilkan dari minyak parafin yang berkualitas tinggi dengan additive-additive Ekklusifnya yaitu ALMASOL, MONOLEC dan QUINPLEX.
7. Selang waktu penggantian lebih panjang (konsumsi pelumas berkurang)
9. Konsumsi energi (daya listrik) berkurang (gesekan berkurang) 10.Keterandalan lebih baik (down time yang mahal berkurang) 11.Inventaris minimal (melalui produk-produk multi purpose)
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Timur raya karya Mandiri cabang Bandung dipimpin oleh seorang kepala cabang, yang membawahi 13 orang super visor, 10 orang trainer, 55 orang salesman, 21 orang staff kantor.
Setiap Supervisor membawahi 4 orang trainer, dan 14 orang salesman. Setiap trainer membawahi 10 atau 13 orang salesman. Supervisor, trainer, dan salesman tugas utamanya adalah memlihara kerjasama dengan customer.
STRUKTUR DIVISI LE
PT. TIMURRAYA KARYA MANDIRI
CABANG BANDUNG
Gambar 3.1 Struktur Divisi LE JOHANES SAPUTRA
TRAINER
ATE TANUKURNIA DJAJA PIMPINAN CABANG
ASEP OO ASST. SUPERVISOR
ANTON SALESMAN
SAMUWELL SALESMAN
G. HANURA SALESMAN
STRUKTUR DIVISI DELTALUBE
PT. TIMURRAYA KARYA MANDIRI
[image:50.612.80.556.197.662.2]CABANG BANDUNG
Gambar 3.2 Struktur divisi Deltalube IWAN SETIAWAN
ASST. TRAINER
ENDY RIYANTO TRAINER STAFF . KANTOR
PERSONALIA
3.1.4. Deskripsi Tugas 1. Jabatan: Kepala cabang:
a. Membuka, mengurus, mengusahakan dan memimpin kantor cabang perseroan di bandung.
b. Mewakili perseroan dalam segala urusan yang berhubungan dengan usaha-usaha kantor cabang perseroan di bandung, dan menjalankan maka penerima kuasa berhak untuk membeli dan menjual barang-barang dengan tunai atau memakai kredit.
c. Membayar atau menerima pesanan-pesanan, membuat serta menandatangani surat-surat yang bersangkutan dengan instansi-instansi pemerintah serta pihak-pihak lain.
d. Mengurus serta memegang pembukuan dan administrasi.
e. Mengurus segala urusan yang mengenai suart-surat izin/lisensi serta lain-lain serupa itu.
f. mengikat serta menandatangani segala macam perjajian pekerjaan borongan dan menyelsaikan segala urusan yang berhubungan dengan itu.
h. Menimpan barang-barang di tempat-tempat penimpanan yang dianggap baik oleh penerima kuasa, dengan memakai syarat-syarat dan perjanjian perjanjian yang disetujui oleh penerima kuasa.
i. Mengirim barang-barang dagangan dengan memakai alat-alat pengangkutan serta dengan syarat-syarat dan perjanjian-perjanjian yang ditetapkan sendiri oleh penerima kuasa.
j. Menutup segala macam, menyelesaikan dan menerima pembayaran ganti rugi dan memberikan tanda penerimaannya. k. Melakukan penagihan-penagihan pada orang-orang atau
badan-badan yang mempunyai hutang pada perseroan mengenai kantor cabang tersebut, menerima uang pembayaran dan memberikan kwitansinya, menerima surat-surat yang berharga uang termasuk pos-wesel, serta dokumen-dokumen lainnya, dan kalau dilakukan pembayaran menyatakan lunasnya atau menandatangi surat-surat baik yang biasa maupun yang tercatat, paket-paket, barang-barang, surat-surat kawat, konosemen-konosemsen surat-surat pengankutan, menandatangani, menagih dan kalau ada penerimaan uang menyatakan lunasnya, membuka surat-surat seta membalasnya dan selanjutnya mengerjakan surat-menyurat.
m. Mengangkat dan/atau memberhentikan para pegawai kantor cabang tersebut dengan memakai syaret-syarat dan perjanjian-perjanjian yang ditetapkan sendiri oleh penerima kuasa.
n. Kalau perseroan mengenai kantor cabang tersebut mempunyai hutang-hutang, membayar itu dan meminta kwitansi pembayarannya.
o. Menyimpan uang atas nama perseroan pada bank-bank atau perusahaan-perusahaan lain dengan giro atau lain-lain macam, menerima uang itu kembali dengan memakai cek atau kwitansi ataupun surat-surat lain.
p. Mengerjakan segala urusan perseroan yang bersangkutan dengan bank maupun lembaga keuangna lainnnya, seperti membuka rekening serta memohon dan menerima fasilitas kredit maupun fasilitas-fasiliats lainnya dengan menyerahkan agunan berupa asset kantor cabang perseroan, dan atau barang asset kantor cabang perseroan, dan atau barang jaminan lainnya yang disediakan oleh penerima kuasa.
sah dimasukkan dalam daftar-daftar penagihan, dan kalau dilakukan pembayaran-pembayaran menerima pembayran itu dan membuat serta menyerahkan kwintansinya.
r. Jika dianggap perlu oeh penerima kuasa, mengajukan tuntutan/gugatan dihadapan pengadilan atau pembesar-pembesar lainnya, dan kalau ada dakwaan dari pihak lain, membela kepentingan pemberikuasa dan selanjutnya mengerjakan segalasesuatu yang dapat, boleh atau harus dijalankan menurut undang-undang seakan-akan pemberi kuasa berada sendiri.
s. Membuat perdamaian didalam dan diluar pengadilan.
2. Jabatan: Administrasi:
a. Menerima order sheet dari sales.
b. Mencari kartu piutang atas nama sales tersebut.
c. Memriksa kelengkapan order sheet yang sudah di buat oleh sales.
d. Memeriksa kondisi piutang dan pembayaran pelanggan di kartu piutang.
e. Menolak order sheet yang tidak lengkap.
f. Mengajukan order sheet dan kartu piutang pada pimpinan. g. Jika ada perjanjian dari sales kemudian mencatatnya di kartu
h. Memastikan kepada Perpajakan tanda faktur pajak dari setiap order sheet.
i. Menyerahkan order sheet yang sudah di ACC untuk dibuat SP kepada bagian keuangan.
j. Mencatat di kartu piutang pelanggan, di bagian volume, nama produk, waktu pembayaran, alamat, no telepon dari pelanggan. k. Memberikan perjanjian pembayaran sales dengan kantor untuk
pemotongan komisi kepada bagian admistrasi keuangan. l. Memasukkan data pembayaran baik tunai, giro, transfer,
pemotongan komisi ke dalam kartu piutang.
m. Menyusun kartu piutang secara teratur berdasarkan nama sales dan nama pelanggan.
n. Menyediakan souvenir dan brosur jika stocnya kurang. o. Mencatat pengambilan souvenir dari setiap sales.
p. Membuat laporan pengambilan souvenir dari setiap sales. q. Membuat laporan stock sales DTL/LE.
r. Membuat jatah sales untuk mendaptkan produk LE 8340. s. Menyelesaikan stock buku dan stock souvenir.
t. Menyusun stock buku dan fisik souvenir.
u. Menyusun stock saouvenir dengan rapi di gudang dan di lemari.
w. Membuat laporan taget penjualn berdasrkan volume setiap bulannya untuk sales, trainer, assiten superveisor, supervasior, pimpinan cabang.
3. Jabatan: Adminitrasi keuangan (kepala bagian keuangan) Tugas harian:
a. Terima setoran dari kolektor.
b. Cocokan setoran yang masuk dengan buku pengambilan faktur.
c. Catat setoran yang masuk baik berupa uang tunai, giro, dan transfer.
d. Setor ke bank baik uang transfer tunai dan giro yang jatuh tempo.
e. Ganti pengeluaran bensin sopir dan kolektor yang telah di ACC pimpinan ganti pengeluaran lain-lain yang telah di ACC pimpanan.
f. Buat catatan pengeluaran. Tugas Mingguan:
a. Buat laporan petty cash dan pengiriman uang ke pusat. b. Setelah di periksa keakurtannya di berikan ke
pimpinanuntuk ditandatangani
Tugas bulanan:
a. Buat laporan pajak, petty cash bulanan, komisi sales dan kolektor serta overriding.
b. Setelah diperiksa keakuratannya akan ditandatangani oleh bagian pajak dan pimpinan.
c. Kirim ke pusat paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
4. Jabatan: Kolektor
a. Mengambil faktur untuk ditagih bagian keuangan.
b. Meminta dena alamat customer ke sales bila ada yang tidak jelas.
c. Menelepon customer agar tagihan disiapkan. d. Mencatat faktur yang akan di bawa.
e. Mengatur jalur tagiahn yang sejalur agar lebih cepat. f. Menyetorkan hasil tagiahn uang dan giro ke bagian
keuangan.
5. Jabatan Personalia (kepala bagian)
a. Urusan jamsostek (Bayar iuran, perpanjangn kartu, klaim, perubahan data)
b. Bayar rekening listrik, telepon, dan air.
d. Membuat surat peringatan yang tidak mencapai target bulanan.
e. Mencatat ijin dan cuti salesman maupun staff.
f. Memotong absensi yang terlambat, tidak ada kabar, baik staff maupun salesman.
g. Memantau jalannya meeting/briefing dan memberi denda bagi mereka yang tidak hadir dan HP yang bunyi.
h. Membuat aktif kerja.
i. Memantau salesman yang tidak membawa alat-alat demo kit dan memberi denda.
j. Membuat tanda terima jaminan baik ijazah maupun BPKB bagi saleman baru.
k. Membuat, mencatat, memriksa barang-barang inventaris. l. Memantau umur piutang 60 hari keatas.
m. Pemeliharaan gedung dan property.
6. Jabatan: Adminitrasi Keuangan (bagian sub divisi)
a. Menyediakan faktur penagiahan untuk kolektor / sales. b. Mengatur jalur tagihan kolektor.
d. Mencatat laporan tagihan kolektor dan sales yang berhasil dan tidak.
e. Menelepon customer untuk kepastian pembayaran. f. Mencatat hasil uang tagihan ke buku setoran uang tunai. g. Mencatat faktur DTL/LE ke buku besar.
h. Menyamakan laporan omzet dan collection dengan bagian kepala administrasi keuangan.
i. Membuat laporan weekly DTL/LE setiap minggunya.
j. Membuat laporan montly omzet DTl/LE per sales dan gabungan setiap minggunya.
k. Membuat laporan montly collection DTl/LE per sales dan gabungan setiap bulannya.
l. Membuat daftar denda sales dan pemotongan faktur. m. Menghitung collection untuk kolektor setiap bulannya. n. Membuat laporan umur piutnag.
o. Memriksa piutang sales diatas 61 hari dan membuat laporannya setipa bulan dan triwulan.
p. Menyesusaikan keberadaan faktur dengan umur piutang.
7. Jabatan: Administrasi Penjualan
a. Membuat penawaran harga kepada customer.
c. Menerima order yang telah di ACC oleh kepala cabang untuk d buat surat pengantar dan diserahkan kepada kepala gudang. d. Membuat faktur penjualan, faktur pajak dan kwintansi.
e. Mengcopy surat pengantar yang telah ditandatangni oleh customer unutk dilaporkan setiap minggu ke Jakarta.
f. Membuat back up data surat pengantar dan faktur penjualan ke dalam disket dua kali dalam satu bulan untuk dikirm ke Jakarta. g. Menyamakan laporan omzet dan collection dengan bagian sub
administrasi keuangan.
h. Membuat laporan omzet dan collection mingguan, bulanan, triwulan, dan semester yang setiap periodenya diserahkan kepada pipimpinan cabang.
i. Mencek laporan stok barang yang dibuat oleh kepala gudang. j. Membuat laporan omzet progressive setiap bulan.
k. Membuat grfik penjualan per tahun setiap bulan. l. Membuat grfik penjualan per tahun setiap sales. 8. Jabatan: Perpajakan
a. Melihat dan memriksa order sheet unutk diberi tanda P, S atau O. b. Memeriksa fakur pajak, faktur penjualan dan surat jalan.
c. Menghitung faktur sederhana agar mencapai 90%.
d. Memasukkan data pada laporan pencatatan faktur pajak standard an sederhana unutk dilaporkan setiap minggu ke Jakarta
f. Memasukkan data dari faktur ke buku jurnal penjualan.
g. Membuat buku jurnal penjualan bulanan unutk dilapor ke Jakarta.
h. Membuat daftar dan slip gaji serta memnita tanda tangan ke karyawan.
i. Membuat daftar dan slip komisi, serta memnita tanda tangan ke sales.
j. Memeriksa voucher dan patty cash pajak. k. Memeriksa laporan pengiriman uang pajak. l. Memeriksa daftar rincian komisi pajak. M.Membuat laporan PPH gaji dan komisi n. Membayar pajak ke bank.
o. Melaporkan SPT ke kantor pajak
9. Jabatan: Kepala Gudang a. Absensi masuk.
b. Menerima dan mencatat surat pengantar (SP) yang sudah ditandatangani.
c. Menyerahkan SP yang sudah ditandatangani oleh customer ke bagian administrasi penjualan.
d. Menerima dan memriksa dari bagian administrasi penjualan. e. Mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan yang tertulis
f. Memasukkan data barang ke dalam data base perusahaan. g. Menydiakan sample produk kepada sales.
h. Menyediakan peralatan demo dan brosur produk kepada sales baru.
i. Memasukan barang yang dating dari Jakarta ke dalam gudang dan mencatatnya pada kartu stock barang dan database.
k. Membuat, menyusun dan mengirimkan laporan ke Jakarta yang terdiri dari:
1. Laporan stock barang Delta dan LE. 2. Daftar rekapitulasi Delta dan LE. 3. Laporan stock kemasan 22, 7 Lt. 4. Bukti pemakaian kantor.
5. Copy faktur bukti returan barang. 6. Surat pengantar dari Jakarta.
10. Jabatan: Office Boy: assisten bagian gudang a Absensi Masuk.
b. Membantu kepala gudang menstock barang di gudang c. Mengecek jumlah barang.
d. Mematikan semua computer dan listrik.
3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian merupakan rancangan penelitian yang digunakan
sebagai pedoman dalam melakukanproses penelitian. Desain penelitian akan berguna bagi semua pihak yang terlibat dalam proses penelitian, karena langkah dalam melakukan penelitian mengacu kepada desain penelitian yang telah dibuat.
Menurut sugiyono (2008:18), menjelaskan proses penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Sumber Masalah 2. Rumusan masalah
3. Konsep dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan 4. Pengajuan hipotesis
5. Metode penelitian
6. Menyusun instrument penelitian 7. Kesimpulan.
Berdasarkan proses penelitian yang dijelaskan diatas, makadesain pada penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:
1. Sumber masalah
Peneliti menetukan masalah-masalah sebagai fenomena untuk dasar penelitian
2. Perumusan masalah
merupakan tahap penelitian yang paling sulitkarena tujuan penelitian ini adalah menjawab masalah penelitian sehingga suatu penelitian tidak dapat dilakukan dengan baik jika masalahnya tidak dirumuskan secara jelas. Rumusan masalah atau pertanyaan penelitian akan mempengaruhi pelaksanaan tahap selanjutnya didalam tahap penelitian. Pada penelitian ini masalah-masalah dirumuskan melalui suatu pertanyaan, yang akan diuji dengan cara menguji hipotesis. 3. Konsep dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan
Untuk menjawab rumusan masalah yang sifatnya sementara (berhipotesis) maka, maka peneliti dapat membaca referensi teoritis yang relevan dengan masalah dan berfikir. Selain itu penemuan penelitian sebelumnya yang relevan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk memberikan jawaban sementara terhadap masalah penelitian (hipotesis). Telaah teoritis mempunyai tujuan untuk menyusun kerangka penelitian yang merupakan tahap penelitian dengan menguji terpenuhinya kriteria pengetahuan yang rasional. 4. Pengajuan hipotesis
5. Metode penelitian
Untuk menguji hipotesis tersebut peneliti dapat memilih metode penelitian yang sesuai, pertimbangan ideal untuk memilih metode itu adalah tingkat ketelitian data yang diharapkan dan konsisten yang dikehendaki. Sedangkan pertimbangan praktis adalah, tersedianya dana, waktu, dan kemudahan yang lain. Pada penelitian ini metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dan kuantitatif, dengan analisis statistik menggunakan rank pearson.
6. Menyusun instrument penelitian
Instrumen yang digunakan oleh peneliti untuk variabel sistem informasi inventory gudang (X) adalah Efektifitas permintaan, Waktu pemesan (order time) , ketepatan waktu proses (right time proces) dan Ketersedian barang (ready stock point). Sedangkan untuk variabel kinerja karyawan (Y) adalah kualitas, kuantitas, motivasi, dan inisaitif. Intrumen penelitian yang digunakan peneliti telah teruji validitas dan reliabilitasnya.
7. Kesimpulan
3.2.2. Operasional Variabel
Dalam klasifikasi variabel, ditentukan mana variabel bebas (independen/eksogen) dan mana variabel terikat (dependen/endogen), variabel dalam penelitian ini pada dasarnya dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) variabel, yaitu:
1. Variabel sistem inventory (X) diklasifikasikan sebagai variabel bebas (independen/eksogen).
2. Variabel kinerja karyawan (Y) diklasifikasikan sebagai variabel terikat (dependen/endogen).
Agar memudahkan untuk mengidentifikasi variabel-variabel yang akan diteliti, maka variabel-variabel tersebut dioperasionalisasikan, seperti terlihat pada tabel berikut ini :
Tabel 3.1
Operasionalisasi Variabel Penelitian
VARIABEL INDIKATOR UKURAN SKALA/
KUESIONER Sistem Inventory (X) Sistem inventory gudang adlah sebuah system yang mengatur keluar- masuk semua barang Efektivitas Permintaan 1.Tingkat memenuhi permintaan barang yang Dibutuhkan 2.Tingkat kesesuaian dengan permintaan dari konsumen. 3.Tingkat ketepatan proses permintaan barang
Variabel X
Waktu Pemesanan (Order Time)
Ketepatan waktu proses (Right Time Proses)
(modul system informasi inventory gudang PT.Timur Raya Karya Mandiri) Ketersediaan Barang 3.
1. 4 Tingkat pemantauan jumlah order secara tepat.
5.Tingkat Jumlah barang yang dipesan untuk sekali transaksi.
6.Tingkat order yang selesai dikerjakan.
. Kuantitas . Motivasi adalah Hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya (DR.AA.Anwar Prabu Mangkunegara 2005:9) Inisiatif . pekerjaan 4.Tingkat menyelasaikan pekerjaan dan memantauSI.Inventory
5.Tingkat memiliki Skill dan keahlian.
6.Tingkat menyesaikan Pekerjaansesuai target dan mencatat order
7.Tingkat Motivasi pekerjaan.
3.2.3. Metode Penarikan Sample
Dalam melaksanakan penelitian ini, terlebih dahulu akan dijelaskan populasi yang akan diteliti sehingga dapat diperoleh keputusan apakah penelitian ini memerlukan sampel atau tidak dan bagaimana cara pengambilan sampel tersebut.
3.2.3.1 Populasi
Menurut Suharsimi Arikunto (2002 : 108). Populasi adalah keseluruhan subjek penelitian. Apabila seseorang ingin meneliti semua elemen yang ada dalam wilayah penelitian, maka penelitiannya merupakan penelitian populasi. Studi atau penelitiannya juga disebut studi populasi atau studi sensus. Dan yang menjadi populasi dalam peneltian ini adalah karyawan PT.Timur Raya Karya Mandiri.
3.2.3.2 Sampel
yang menjadi sampel dalam penelitian karyawan bagian gudang yang menggunakan sistem informasi inventory gudang.
3.2.4. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini ada dua jenis yaitu: data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh lansung dari unit pengamatan / responden penelitian. Data primer dapat diperoleh dengan cara wawancara, observasi dan kuesioner. Sedangkan data sekunder adalah data yang digunakan untuk mendukung data primer. Data sekunder merupakan data yang sudah diolah terlebih dahulu oleh oleh pihak pertama, seperti: data company profile dan data administratif
Teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Pengumpulan data dilakukan terhadap responden yang sudah ditentukan di bagian gudang di PT. Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah : 1). Studi Lapangan (survey), dilakukan dengan meneliti secara
langsung ke lapangan untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam melakukan analisis terhadap permasalahan yang diteliti. Adapun studi lapangan yang dilakukan adalah 2) Wawancara, dilakukan dengan menanyakan langsung kepada
cabang PT Timur Raya Karya Mandiri cabang Bandung dan staff bagian gudang, sehingga di peroleh jawaban serta penjelasan yang lebih luas dan terperinci tentang hubungan dan pengaruh sistem inventory terhadap kinerja karyawan
3) Dokumentasi, dilakukan dengan mempelajari buku-buku, dan bahan-bahan tertulis lainnya yang berkaitan dengan pokok permasalahan yang dibahas dalam penelitian. Studi kepustakaan ini bertujuan untuk memperoleh pengetahuan teoritis dan pendapat dari para ahli yang dapat berguna untuk membantu penulis dalam menganalisis permasalahan yang dibahas
4) Kuesioner, dilakukan dengan menyebarkan daftar pertanyaan kepada responden yang ditentukan yaitu karyawan bagian gudang dan berisi pertanyaan mengenai karakteristik responden, indikator tentang
