ANALISIS BIAYA OPERASIONAL PADA KANTOR
PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN)
TANJUNG BALAI ASAHAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh:RAHMAH SURYANI TAMBUNAN
NIM. 062101027
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Keuangan
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : RAHMAH SURYANI TAMBUNAN
NIM : 062101027
PROGRAM STUDI : D-III KEUANGAN
JUDUL : ANALISIS BIAYA OPERASIONAL PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN
NEGARA (KPPN) TANJUNG BALAI ASAHAN
Tanggal :………..2009 Dosen Pembimbing
(Syafrizal H. Situmorang, SE, MSi) NIP : 132 306 869
Tanggal :………..2009 Ketua Program Studi
(Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MSi) NIP : 131 417 461
Tanggal :………..2009 DEKAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrohim,,,
Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir yang berjudul : “Analisis Biaya Operasional pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung Balai”.
Selesainya penulisan tugas akhir ini, tidak terlepas dari bantuan,
bimbingan, dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan
ini penulis patut menyampaiakn ucapan terima kasih dan penghargaan yang
setinggi-tingginya kepada :
1. Teristimewa kepada Ibunda Syamsiar dan Ayahanda MS. Tambunan yang
tidak henti-hentinya memberikan perhatian, dukungan, serta do’a yang tulus
kepada penulis. Kakakku Anggia Friyanti Sitanggang S.Si yang telah
membimbing penulis dari awal melaksanakan perkuliahan. Kak Ayu, Kak Ita
Jimbo, Kak Ita, Bank Anto beserta Istri, Abangku Rudi. Juga buat pona’an
penulis yang selalu ceria. Ryan, Rio, dan Raihan. Terima kasih atas semuanya.
2. Bapak Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Medan.
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, M.Si, selaku ketua jurusan Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, selaku sekretaris jurusan
5. Bapak Muhammad Hasan selaku bendahara Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN) Tanjung Balai dan Bapak Darisman BSc selaku Ketua Sub.
Bagian Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung balai yang
telah memberikan izin riset kepada penulis serta membantu npenulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Rekan-rekan penulis yang selalu berada disamping penulis, Kak Dian, Bang
Iskandar, Oki, Reinaldi, Heru, Azhar, Fitri ginjang, Fitri kecil, Lia Aldina, dan
semuanya.
7. Rasa terima kasih juga penulis ucapkan buat teman-teman penulis, Mega, Ari,
Nita, Mutia, Hilda, Putri, Yuli, Lia, Yessi, Isty, dan teman-teman lain
khususnya stambuk ‘06 yang telah terus bersemangat bersama penulis selama
tiga tahun.
Tiada lain harapan penulis, mudah-mudahan tugas akhir ini walaupun
masih dalam wujud jauh dari sempurna, dapat bermanfaat bagi penulis dan juga
bagi pembaca. Wassalamualaikum, Wr. Wb.
Medan, Mei 2009
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas ... 7
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 31
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 2.1 Realisasi Kinerja Karyawan KPPN ... 17
Tabel 3.1 Perbandingan Biaya Operasional dan Realisasi ... 24
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pertumbuhan dan perkembangan perusahaan dewasa ini pada umumnya
menunjukkan persaingan yang sengit dan kuat, baik itu pada perusahaan industri
maupun pada perusahaan jasa. Banyak perusahaan yang tidak mampu berdiri lama
disebabkan oleh ketidakmampuan perusahaan tersebut dalam bersaing dengan
perusahaan-perusahaan lain yang banyak bermunculan. Hal ini dapat dipengaruhi
banyak faktor. Seperti lemahnya kerja sama manusia dalam mengelola
sumber-sumber yang tersedia, pernanan kepemimpinan yang tidak efektif, serta kecilnya
pendapatan perusahaan dibandingkan dengan pengeluarannya.
Sehubungan dengan itu untuk mengantisipasi persaingan yang begitu
berat, perusahaan dituntut agar bekerja secara efektif dan efisien, terutama dalam
mengelola sumber daya seoptimal mungkin seperti perencanaan kerja,
perencanaan biaya, dan teknik lain yang dapat meningkatkan efektifitas usaha
guna mencapai tujuan perusahaan yang tidak lain adalah laba.
Efektifitas kerja dalam suatu perusahaan sangatlah penting, karena
efektifitas kerja menggambarkan suatu keberhasilan organisasi dalam
menjalankan misi dan tujuannya untuk memperoleh hasil yang maksimal melalui
Dalam kaitan ini Widjaja (2000:5) efektifitas adalah merupakan suatu
usaha pencapaian tujuan dengan berbagai pemanfaatan sumber-sumber yang telah
tersedia dan telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan yang telah
ditentukan sebelumnya. Selain itu efektifitas juga adalah suatu pelaksanaan tugas
dinilai dengan baik sangat tergantung kepada bilamana tugas itu diselesaikan, dan
efisiensi biaya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Laba tidak terjadi dengan sendirinya, tetapi laba dapat diperoleh melalui
usaha yang dilakukan secara terencana, teratur, dan terus menerus. Dalam
pengertian yang sederhana, laba menurut Welsch (2000:7) merupakan selisih
antara pendapatan dan biaya. Untuk memperoleh laba, maka perusahaan harus
dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan, yang nantinya akan
menyebabkan pengeluaran yang lebih besar. Dimana secara umum semua
perusahaan selalu menginginkan perolehan laba yang besar. Laba yang besar
dapat diperoleh apabila perusahaan dapat meminimalisir biaya-biaya yang
dianggap tidak diperlukan, yang dalam realisasinya hal ini diperlukan untuk
mencegah kemungkinan yang akan merugikan perusahaan dimasa depan.
Widjaja (2000:5) mengatakan bahwa efisiensi dalam setiap kegiatan
perusahaan juga merupakan faktor penting dalam pencapaian sasaran yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien,
perusahaan membutuhkan rencana kerja yang baik dan benar.
Dalam hal ini biaya sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam
melaksanakan seluruh fungsi-fungsinya untuk menjamin kestatisan operasi
direncanakan, agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan tingkat efisiensi
yang tinggi. Selain itu perencanaan dapat dibuat dalam berbagai bidang, dan salah
satunya adalah pada bagian keuangan yaitu rencana-rencana yang dinilai dengan
uang atau disebut juga dengan anggaran.
Anggaran merupakan rencana kegiatan yang dilakukan secara teliti, yang
didasarkan atas pengalaman masa lalu dengan ramalan pada masa yang akan
datang, atau dapat diartikan sebagai suatu rencana manajemen untuk membuat
pedoman dalam pengambilan keputusan rencana anggaran biaya operasional
dalam jangka periode waktu tertentu.
Dalam kaitan ini Welsch (2000:1) menyebutkan bahwa anggaran adalah
istilah perencanaan untuk pengendalian laba menyeluruh yang dapat didefinisikan
secara luas sebagai suatu anggaran sistematis dan formal untuk perencanaan,
pengkoordinasian yang terpadu yang dalam kegiatannya perusahaan
membutuhkan koordinasi dalam mengalokasikan faktor-faktor produksi dalam
rangka mengalihkan barang-barang dan jasa-jasa, serta pengendalian tanggung
jawab manajemen melalui proses tertentu dimana kegiatan-kegiatan operasi yang
dilaksanakan harus selalu diawasi dan dikendalikan agar sesuai dengan sasaran
yang telah direncanakan sebelumnya.
Perencanaan dalam penganggaran perusahaan menurut Welsch (2000:3)
adalah suatu proses mengembangkan tujuan perusahaan dan memilih
kegiatan-kegiatan yang kan dilakukan di masa mendatang untuk mencapai tujuan tersebut.
Dimana proses ini mencakup penentuan tujuan perusahaan, pengembangan
akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, dan penentuan langkah-langkah
untuk menerjemahkan rencana menjadi kegiatan yang sebenarnya, serta
melakukan perencanaan kembali untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi.
Selain itu Welsch menyebutkan pengendalian adalah merupakan suatu proses
untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tercapainya
tujuan perusahaan.
Selain itu Napirin (2000:9) menyebutkan anggaran adalah suatu rencana
keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan.
Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang
dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu.
Perencanaan selalu diikuti dengan pengawasan untuk menjamin bahwa
aktivitas yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Pengawasan juga dimaksudkan untuk menilai sampai sejauh mana prinsip
efisiensi telah tercapai. Anggaran juga dapat digunakan sebagai alat untuk
melakukan pengawasan, yaitu dengan cara membandingkan rencana anggaran
dengan kenyataan. Dari perbandingan ini dapat dinilai apakah operasi perusahaan
telah berjalan dengan efisien dan dapat diketahui apakah ada
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Jadi, dapat dirumuskan bahwa anggaran itu merupakan bentuk rencana
kerja sistematis yang dinilai dengan uang yang dibuat dalam bentuk angka-angka
serta disusun dalam suatu atau beberapa periode tertentu yang dipakai sebagai alat
perencanaan dimana anggaran dapat digunakan sebagai alatuntuk merumuskan
memberikan hasil yang terbaik bagi perusahaan. Anggaran yang disusun secara
terperinci dan teliti dapat menjadi data yang sangat akurat bagi pemimpin dalam
melaksanakan tugasnya.
Untuk memperoleh laba yang optimal, maka perencanaan dan pengawasan
biaya operasional adalah kunci pokoknya. Mengingat pentingnya perencanaan dan
pengawasan biaya operasional dalam mencapai tujuan perusahaan, maka penulis
merasa tertarik untuk mengadakan sebuah riset yang berkaitan dengan
pengendalian biaya operasional dengan judul : “Analisis Biaya Operasional
pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung Balai Asahan”.
B. Perumusan Masalah
Sebelum mengemukakan masalah pokok dalam penulisan ini, ada baiknya
penulis terlebih dahulu mengemukakan pengertian masalah itu sendiri. Masalah
adalah ketidakseimbangan antara yang diharapkan dengan kenyataan yang
terdapat dalam realita kehidupan. Masalah timbul karena adanya tantangan,
adanya kesanksian ataupun kebingungan terhadap suatu hal atau fenomena,
adanya perbedaan penafsiran, adanya halangan dan rintangan, adanya celah antara
kegiatan dengan fenomena baik yang telah ada maupun yang akan ada.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, maka penulis
merumuskan masalah sebagai berikut : “Apakah Pengendalian Biaya Operasional
pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung balai telah
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini antara lain adalah:
1. Secara umum untuk mengetahui bagaimana pengendalian biaya operasional
pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
2. Untuk mengetahui masalah yang dihadapi dalam pengendalian biaya
operasional pada perusahaan, dan mencoba untuk menganalisis dan
mengevaluasinya.
3. Secara khusus untuk mengetahui apakah pengendalian biaya operasional pada
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) telah berjalan secara
efektif dan efisien.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan penulis dari hasil riset ini antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Sebagai masukan atau saran guna perbaikan bagi Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) dalam memecahkan masalah yang terjadi
khususnya pada pengendalian biaya operasional.
2. Guna pengembangan dan peningkatan kemampuan berfikir melalui penulisan
tugas akhir serta melatih penulis menerangkan teri-teori yang telah didapat
selama perkuliahan.
3. Dapat memperkaya referensi bagi penulis lain yang ingin mendalami
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah merupakan
bagian dari Kantor Wilayah II Direktorat Jenderal Anggaran Medan yang
didirikan pada tanggal 14 Mei 1972 sesuai dengan instruksi Menteri Keuangan
Republik Indonesia. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) pertama
kali beroperasi di Jalan Letjend Jamin Ginting Km. 1 Tanjung Balai, dimana pada
awal berdirinya Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) dipimpin oleh
Bapak Tumpal Sibuea, dengan Pangkat Pengatur Tk. I (Gol.II/D) dan dibantu oleh
7 (tujuh) orang pegawai.
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) tersebut didirikan
karena mengingat perlunya pengembangan organisasi dengan memberikan
kemudahan serta untuk meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat (public
service) terutama pada Bendaharawan Gaji Kantor/Instansi/Sekolah,
Bendaharawan Proyek, serta para pensiunan di Tanjung Balai.
Keberadaan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ini adalah
merupakan kantor bayar dan kantor penerima pajak / non pajak untuk wilayah
Kodya Tanjung Balai dan Kab. Asahan, dan juga merupakan Kantor Pembantu
Jenis volume pekerjaan rutin yang sangat membantu masyarakat pada saat
itu adalah dari segi pembayaran uang gaji dan pensiun yang berstatus pegawai
pusat maupun pegawai daerah / otonom.
Menurut tata pelaksanaan / prosedur kerja antara Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara di Tanjung Balai dengan Kantor Perbenharaan Negara di
Medan mempunyai hubungan yang sangat erat, karena setiap bendaharawan gaji
kantor/instansi/sekolah maupun bendaharawan proyek untuk mengajukan Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) harus dengan mengajukan SPP lengkap dengan
lampiran yang berhubungan dengan maksud setiap pembayaran tersebut ke Kantor
Perbendaharaan Negara di Medan. Setelah SPP tersebut diproses, maka
diterbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh KPN Medan, yang
pembayarannya dilaksanakan oleh Kantor Perbendaharaan Negara Tanjung Balai.
Untuk memperlancar tugas harian antara KPPN Tanjung Balai dengan
KPN Medan yang volume kerjanya terus meningkat, serta untuk lebih
meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, pada tanggal 11 September 1982
dibangun dan diresmikanlah Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara oleh
Bapak Drs. Mujiono selaku Kepala Kantor, dengan jumlah pegawai sebanyak 23
orang, yang terdiri dari 4 (empat) jabatan Kepala Seksi dan 8 (delapan) orang
Kasubsi serta 11 orang Pelaksana di Jalan Pahlawan No. 21 Tanjung Balai yang
Dengan berdirinya Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Tanjung
Balai adalah merupakan suatu hal yang sangat membantu tugas-tugas
bendaharawan gaji kantor/instansi/sekolah dan para pensiunan baik dari segi
waktu maupun pengeluaran segala biaya-biaya transportasi, yang selama ini jika
setiap bendaharawan mengajukan SPP harus ke Kantor Perbendaharaan Negara
yang berada di Medan.
Pada tanggal 9 Februari 1990, antara KPPN dan KPN diadakan
reorganisasi (penggabungan) kedua unit kantor Tanjungbalai dan unit kantor
Medan. Serta pada tanggal 20 April 1990 sebagian tugas KPPN Tanjungbalai
dialihkan kepada PT. TASPEN Medan dalam hal melakukan pembayaran khusus
kepada pensiunan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan ABRI.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, KPPN Tanjungbalai bertanggung
jawab secara vertikal ke Kantor Wilayah II Direktorat Jenderal Anggaran Medan,
yang secara rutin wajib membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada:
1. Kantor Tata Usaha Anggaran di Medan
2. Kantor Wilayah II Direktorat Jenderal Anggaran di Medan
3. Kantor Pengolahan Data Informasi Anggaran di Bandung
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai
merupakan kantor resmi yang dimiliki oleh Pemerintah Republik Indonesia
dimana jenis Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ini merupakan
jenis perusahaan yang tidak mencari keuntungan (no profit).
Jenis kegiatan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ini
adalah melaksanakan tugas bahagian dari APBN / APBD yang dilaksanankan
selama 1 (satu) tahun sekali berdasarkan DIPA (Daftar Isian Pendapatan
Anggaran) untuk Wilayah Tanjungbalai, Kab. Asahan, dan Kab. Batubara, serta
menyalurkan dana APBN / APBD yang berasal dari pemerintah.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi bagi perusahaan adalah sangat penting mengingat
bahwa pembentukan struktur organisasi yang baik akan membantu pelaksanaan
pembagian tugas serta tanggung jawab antara satu departemen dengab departemen
lainnya, Selain itu struktur organisasi juga dapat diartikan sebagai sekelompok
orang yang saling berinteraksi dan saling bekerja sama untuk merealisasikan
tujuan bersama.
Menurut Adisaputra (2004:32) struktur organisasi mnecerminkan
pembagian tugas operasional produksi, pemasaran, keuangan, dan administrasi ke
dalam berbagai jabatan yang dibentuk oleh perusahaan itu, Struktur organisasi
juga mencerminkan pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing
Selain itu Adisaputra mengatakan bahwa struktur organisasi juga
mencerminkan hubungan komando antara berbagai jabatan/ posisi yang ada di
dalam organisasi tersebut.
Pembagian tugas dan tanggung jawab seperti tercantum dalam struktur
organisasi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai yang
dimaksudkan agar adanya kesatuan tugas dan keserasian dalam bertugas.
Untuk mempermudah koordinasi antara unit-unit kegiatan, perusahaan
KPPN menggunakan struktur organisasi berbentuk garis, dimana semua satuan
pelaksana yang kedudukan dan tanggung jawabnya bercabang pada setiap tingkat
pimpinan, mulai dari yang teratas sampai kepada yang terbawah.
Secara sistematik struktur organisasi Kantor Pelayanan Perbendaharaan
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) TANJUNG BALAI ASAHAN
Sumber : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung Balai
KEPALA KANTOR
KASSUBAG UMUM
PL. KEPEGAWAIAN TU & KEUANGAN RT & PELAP
KASI PERBENDAHARAAN I KASI PERBENDAHARAAN II KASI BANK/GIRO POS KASI PERSEPSI KASI VERAK
D. Uraian Pekerjaan Perusahaan
Berdasarkan skematik struktur organisasi Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai, dapat terlihat pembagian tugas,
wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian yaitu:
a. Kepala Kantor
Tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah:
1. Menetapkan rencana kerja dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi KPPN,
2. Menyelenggarakan tugas pokok yang berkaitan dengan surat menyurat,
3. Menyelenggarakan tugas pokok yang berkaitan dengan pelaksanaan teknis
perbendaharaan dan pelaksanaan tugas Bendaharawan Umum,
4. Membina pegawai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
untuk meningkatkan prestasi dan disiplin,
5. Mengkoordinir pelaksanaan tugas KPPN dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas dengan kepala-kepala seksi,
6. Mengkoordinir penyusunan laporan berkala dari seksi-seksi sebagai
pertanggung jawaban pelaksanaan tugas KPPN.
b. Kepala Sub. Bagian Umum
Tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah:
2. Menerima, meneliti, serta memarap Konsep Nota Pertimbangan Usul KGB
dan Surat Pemberitahuan KGB,
3. Mengkoordinir urusan kepegawaian KPPN, urusan tata usaha dan
keuangan, urusan rumah tangga KPPN sesuai dengan peraturan yang
berlaku,
4. Mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan Sub. Bagian Umum dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas,
5. Mengkoordinir urusan laporan sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Kepala Seksi Perbendaharaan I dan II
Tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah:
1. Menelaah pemeriksaan penatausahaan DIP/DIK/SKO, Surat Kuasa
Penerbitan Surat Pemerintah Membayar (SPM),
2. Menelaah dokumen pelengkap pembayaran lainnya dari atasan langsung
untuk diteruskan kepada Sub. Bagian Seksi Perbendaharaan,
3. Menelaah dan menguji konsep SPM gaji rutin dan pembangunan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku,
4. Menerbitkan SPM gaji, rutin dan pembangunan sepanjang wewenangnya
5. Menelaah penerbitan Surat Penagihan (Spn),
6. Menelaah daftar gaji otonom,
7. Menelaah dokumen dan surat-surat lainnya,
8 Menelaah Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP),
10. Menelaah dokumen penerbitan daftar perhitungan hutang,
11. Menyelesaikan surat peringatan kepada yang lalai membayar angsuran
piutang Negara,
12. Membimbing pegawai bawahan pada seksi perbendaharaan dalam rangka
pembinaan pegawai,
13. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas bawahan pada seksi perbendaharaan
dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas,
14. Membuat laporan kegiatan seksi perbendaharaan sebagai pertanggung
jawaban pelaksanaan tugas,
15. Menyelesaikan dokumen D.O beras.
d. Pelaksana Perbendaharaan I dan II
Tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah:
1. Menerima SPM dan dokumen pendukungnya,
2. Merekam data setoran UP/TUP,
3. Merekam data kontrak dalam kartu pengawasan kontrak berdasarkan
resume kontrak,
4. Mencetak kartu pengawasan DIPA Satker,
5. Menerima, meneliti dan menyampaikan disposisi Kepala Seksi
E. Kinerja Usaha Terkini
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai menerapkan penyusunan anggaran
dengan memberikan otoritas penuh pada bagian yang terlibat dalam penyusunan
biaya operasional di dalam perusahaan, dengan cara mempelajari data dan
informasi pada tahun sebelumnya dan melakukan perkiraan atau estimasi akan
berjalan perusahaan dimasa depan yang tentu saja harus memperhatikan faktor
internal dan eksternal perusahaan yang lebih mengacu kepada kebutuhan
operasinal kantor saja.
Penyusunan anggaran dengan sistem ini dilakukan dengan dasar
pertimbangan bahwa bagian tersebutlah yang lebih mengetahui program apa yang
akan dilaksanakan dan berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan
biaya operasional perusahaan secara efektif dan efisien. Penetapan standar yang
digunakan juga dapat digunakan sebagai pedoman dalam pengawasan.
Hal ini dimaksudkan agar sistem penggunaan bentuk dan sasaran yang
ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial
dengan melakukan perbandingan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang masih
direncanakan. Untuk mengetahui perkembangan kinerja perusahaan penulis
membuat time series realisasi kinerja karyawan (karena KPPN merupakan
perusahaan no profit dan tidak menghasilkan produk, sehingga penilaian kinerja
hanya berdasarkan kebutuhan karyawan dan kebutuhan operasinal kantor saja)
dari tahun 2005 sampai dengan tahun 2008 yang tercantum dalam tabel seperti
Tabel 2.1
REALISASI KINERJA KARYAWAN TAHUN 2005-2008
URAIAN 2005 2006 2007 2008
11.645.000 12.130.000 16. 985.000 21.290.350
Sumber : bagian kepegawaian Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
(KPPN) Tanjungbalai
Disini perbandingan variance antara kenaikan jabatan berdasarkan prestasi
pegawai dengan Permintaan biaya berdasarkan tahun 2005 yang dijadikan sebagai
tahun awal perbandingan.
1. Kenaikan jabatan berdasarkan prestasi pegawai dari tahun 2000 sampai
dengan tahun 2007 selalu meningkat signifikan. Hal ini seiring dengan
baiknya kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai.
Namun, pada tahun 2008 kenaikan jabatan pegawai menurun menjadi 9 orang
dari tahun sebelumnya.
2. Permintaan biaya lembur dari tahun ketahun terus meningkat. Hal ini
Namun, permintaan lembur dapat juga digunakan sebagai alat petunjuk
BAB III
PEMBAHASAN
A. Perencanaan Biaya Operasional
Perencanaan yaitu suatu proses mengembangkan tujuan perusahaan dan
memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dimasa mendatang untuk
mencapai tujuan perusahaan tersebut. Biaya sendiri menurut Adisaputra (2004:32)
adalah proses tentang bagaimana menentukan pengorbanan yang dilakukan untuk
mendapatkan barang dan jasa. Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui
penyusunan anggaran biaya. Penyusunan anggaran biaya pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai dimulai dengan penyusunan
rencana biaya dalam menjalankan operasi normal.
B. Anggaran Biaya Operasional
Menurut Adisaputra (2004:3) Anggaran atau budget adalah merupakan
ungkapan keuangan dari program kerja untuk mencapai sasaran dalam jangka
waktu yang telah ditentukan. Ada beberapa istilah yang digunakan untuk
menyatakan anggaran perusahaan, yaitu business budget, profit planning and
control. Penyusunan anggaran biaya operasional pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai dilakukan bersama-sama dengan
anggaran lainnya. Instruksi penyusunan kepala kantor KPPN disampaikan kepada
Dalam penyusunan anggaran ini Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
(KPPN) Tanjungbalai menggunakan beberapa dasar, yaitu:
1. Anggaran tahun lalu
Salah satu pertimbangan didalam penyusunan anggaran tahun yang akan
dating adalah anggaran tahun-tahun yang telah lewat. Dalam hal ini yang menjadi
perhatian adalah angka-angka dari rata-rata.
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan merupakan hal yang sangat paling penting dalam
menyusun anggaran, karena angka-angka dari realisasi ini merupakan hal yang
paling akurat/ nyata.
3. Ramalan untuk tahun yang akan datang
Ramalan dalam hal-hal yang mungkin timbul pada masa yang akan datang
harus disesuaikan, hal ini penting agar anggaran yang disusun dapat mendekati
realisasi tahun yang akan datang.
Pada umumnya anggaran operasional yang lazim terjadi di perusahaan ada
3 (tiga) yaitu anggaran biaya tetap, anggaran variabel, dan anggaran semi variabel.
Ketiga anggaran ini tergolong pada anggaran Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN) Tanjungbalai.
1. Anggaran biaya tetap adalah anggaran biaya yang jumlahnya tetap, tidak
berubah meskipun volume produk berubah sampai dengan kapasitas tertentu.
Yang termasuk di dalam biaya tetap adalah biaya sewa, biaya asuransi, biaya
dapat dilakukan dengan menganalisis biaya tetap masa lalu, kemudian biaya
ini diteliti dan dibuat pertimbangan sebelumnya.
2. Anggaran biaya variabel adalah anggaran biaya yang disusun berdasarkan
interval kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri
anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan)
yang berbeda. Yang termasuk ke dalam anggaran biaya variabel adalah biaya
pemasaran, biaya listrik dan air, biaya perjalanan dinas, biaya pengangkutan,
biaya telepon dan faksimili, dan sebagainya.
3. Anggaran biaya semi variabel adalah gabungan antara anggaran biaya tetap
dengan anggaran biaya variabel. Yang termasuk ke dalam anggaran biaya
semi variabel antara lain adalah biaya gaji dan tunjangan karyawan, biaya
perbaikan dan pemeliharaan, biaya jasa professional, biaya keperluan kantor,
biaya pemeliharaan gedung, dan sebagainya.
Menurut Nafarin (2000:17) anggaran juga dapat dikelompokkan dari
beberapa sudut pandang sebagai berikut :
a. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari :
1. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis), adalah anggaran yang dibuat
dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk
keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek.
2. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis), adalah anggaran yang
dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk
b. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari :
1. Anggaran periodik, yaitu anggaran yang disusun untuk satu periode
tertentu, umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.
2. Anggaran kontiniu, yaitu anggaran yang disusun untuk memperbaiki
anggaran yang telah dibuat pada periode sebelumnya.
C. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional
Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan
dan pelaksanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi perusahaan. Tetapi tugas
menyiapkan dan menyusun serta melaksanakan kegiatan anggaran tidak harus
ditangani sendiri, melainkan didelegasikan kepada bagian lain. Penyusunan
anggaran biaya operasional juga melibatkan panitia anggaran. Pada umumnya
anggaran biaya dilakukan pada rencana-rencana dan program-program tertentu.
Kebijakan manajemen dari dalam kondisi-kondisi umum perekonomian
sangat membantu dalam penyusunan anggaran biaya operasional pada Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai yang juga menjadi dasar
untuk penyusunan anggaran ini. Untuk mendapatkan suatu anggaran yang baik
diperlukan kerjasama antara bidang-bidang fungsional yang ada di dalam
perusahaan agar menghasilkan sasaran yang diinginkan.
Penyusunan dan pelaksanaan anggaran biaya operasional pada Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai tidak begitu rumit,
kepala bagian dan sub-sub unitnya memberikan pengertian pada saat para
bawahan membaca laporan tersebut yang mungkin tidak mereka mengerti.
Perencanaan tidak terlepas dari unsur pelaksanaan dan pengawasan yang
termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan. Pengawasan diperlukan dalam
perencanaan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Penyusunan
anggaran biaya operasional pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
(KPPN) Tanjungbalai dimulai dengan penyusunan rencana biaya dalam
menjalankan operasi normal dengan berpedoman pada data dan informasi/
realisasi anggaran pada tahun sebelumnya dengan memperhitungkan tingkat
Tabel 3.1
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung Balai Perbandingan Anggaran Biaya Operasional Dengan Realisasi
URAIAN ANGGARAN (Rp) REALISASI (Rp) Biaya Umum :
Gaji dan tunjangan karyawan 1,337,008,005 1,196,241,300
Perjalanan dinas 1,085,420,946 1,000,540,258
Pemeliharaan dan perbaikan
Transportasi 120,070,200 125,785,200
Keperluan kantor 783,700,740 700,677,200
Biaya listrik dan air 661,291,347 674,466,012
Biaya telepon dan faksimili 1,233,557,379 987,429,000
Biaya keamanan 893,644,282 743,211,980
Biaya sewa peralatan kantor 499,770,000 485,238,220
Biaya uang lelah tenaga
kebersihan
50,000,000 42,000,000
Biaya lain-lain 1,203,024,032 1,370,027,812
Jumlah Biaya Umum 9,126,804,716 8,561,582,562
Biaya tidak langsung :
Biaya honorarium tim pengelola
sistem akuntansi
827,667,874 504,491,908
Biaya penyusunan Renstra
RKA-KL dan data dukung
472,208,410 357,796,000
Setelah melihat tabel di atas, kita telah dapat mengetahui bahwa realisasi
perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan anggaran perusahaan. Kita
mengetahui bahwa anggaran (budget) juga merupakan “Tool of control” yang
menunjukkan bahwa budget dapat dijadikan sebagai alat untuk standar kerja.
Kemungkinan sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan
menjadi angka actual yang dapat kita harapkan dengan standar atau sasaran yaitu
budget. Untuk itu perlu dibuat selisih (variance) antara anggaran dan realisasi dari
biaya-biaya perusahaan. Perbedaan antara dua angka ini akan merupakan
penyimpangan, dan biasanya variance ini ada 2 (dua) kemungkinan, yaitu:
1. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favorable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan maka disebut
favorable variance. Hal ini terjadi apabila anggaran lebih besar daripada
realisasi.
2. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut
unfavorable variance. Hal ini terjadi apabila realisasi perusahaan lebih besar
Tabel 3.2
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjung Balai Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional Dengan Variance
URAIAN ANGGARAN
Gaji dan tunjangan karyawan 1,337,008,005 1,196,241,300 140,766,705 10.53
Perjalanan dinas 1,085,420,946 1,000,540,258 84,880,688 7,82
Pemeliharaan dan perbaikan
bangunan
708,873,899 670,924,986 37,948,913 5,35
Pemeliharaan dan perbaikan
inventaris kantor
550,443,886 565,040,594 (14,596,708) (2,65)
Transportasi 120,070,200 125,785,200 (5,715,000) (4,76)
Keperluan kantor 783,700,740 700,677,200 83,023,540 10,59
Biaya listrik dan air 661,291,347 674,466,012 (13,174,665) (1,99)
Biaya telepon dan faksimili 1,233,557,379 987,429,000 246,128,379 19,95
Biaya keamanan 893,644,282 743,211,980 150,432,302 16,83
Biaya sewa peralatan kantor 499,770,000 485,238,220 14,531,780 2,90
Biaya uang lelah tenaga
kebersihan
50,000,000 42,000,000 8,000,000 19,04
Biaya lain-lain 1,203,024,032 1,370,027,812 (167,003,780) (13,8)
Jumlah Biaya Umum 9,126,804,716 8,561,582,562 565,222,154 6,19
Biaya tidak langsung :
Biaya honorarium tim pengelola
sistem akuntansi
827,667,874 504,491,908 323,275,966 39,04
Biaya penyusunan Renstra
RKA-KL dan data dukung
472,208,410 357,796,000 114,412,410 24,22
Berdasarkan tabel di atas secara keseluruhan biaya operasional Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai pada tahun 2007. Dapat
kita lihat bahwa keseluruhan jumlah biaya yang dianggarkan oleh Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai sebesar
Rp10,426,681,000 sedangkan biaya yang terealisasi adalah sebesar
Rp9,423,870,470.
Keseluruhan biaya operasional diatas juga memiliki
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi baik sifatnya favorable variance maupun unfavorable
variance sesuai dengan budget yang telah ditetapkan.
Penyimpangan-penyimpangan tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Untuk biaya gaji dan tunjangan karyawan, perusahaan menganggarkan
Rp1,337,008,005 dan pada kenyataannya sebesar Rp1,196,241,300. Maka
selisihnya disebut favorable variance.
2. Untuk biaya perjalanan dinas, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp1,085,420,946 dan pada kenyataannya sebesar Rp1,000,540,258. Maka
selisihnya disebut favorable variance.
3. Untuk biaya pemeliharaan dan perbaikan bangunan, perusahaan
menganggarkan biaya sebesar Rp708,873,899 dan pada kenyataannya sebesar
Rp670,924,986. Maka selisihnya disebut favorable variance. Hal ini
4. Untuk biaya pemeliharaan dan perbaikan inventaris kantor, perusahaan
menganggarkan biaya sebesar Rp550,443,886 dan pada kenyataannya sebesar
Rp565,040,594. Maka selisihnya disebut unfavorable variance. Hal ini
disebabkan karena banyaknya barang-barang inventaris yang sudah rusak.
5. Untuk transportasi kantor, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp120,070,200 dan pada kenyataannya sebesar Rp125,785,200. Maka
selisihnya disebut unfavorable variance. Hal ini diakibatkan karena banyaknya
budget yang dikeluarkan untuk kelengkapan transportasi.
6. Untuk keperluan kantor perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp783,700,740 sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp700,677,200. Maka
selisihnya disebut favorable variance. Hal ini disebabkan karena alat-alat
keperluan kantor dipergunakan secara hemat.
7. Untuk biaya listrik dan air, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp661,291,347, sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp674,466,012. Maka
selisihnya disebut unfavorable variance. Hal ini disebabkan karena pemakaian
listrik dan air yang boros.
8. Untuk biaya telepon dan faksimili, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Maka selisihnya disebut favorable variance. Hal ini disebabkan pemakaian
tetepon dan faksimili secara hemat.
9. Untuk biaya keamanan perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp893,644,282 sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp743,211,980. Maka
selisihnya disebut favorable variance.
10. Untuk biaya sewa peralatan kantor, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp499,770,000 sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp485,238,220. Maka
selisihnya disebut favorable variance.
11. Untuk biaya uang lelah petugas kebersihan perusahaan menganggarkan biaya
sebesar Rp50,000,000 sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp42,000,000.
Maka selisihnya disebut favorable variance.
12. Untuk biaya lain-lain, perusahaan menganggarkan biaya sebesar
Rp1,203,024,032 sedangkan pada kenyataannya sebesar Rp1,370,027,812.
Maka selisihnya disebut unfavorable variance. Hal ini disebabkan
ketidakmampuan perusahaan dalam menangulangi biaya-biaya lain yang
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai telah
melakukan pengawasan yang baik sehingga tidak terlalu mengalami kerugian. Hal
ini dapat kita lihat dari laporan perbandingan realisasi dengan anggaran biaya
operasional yang telah direncanakan. Dimana setiap penyimpangan dapat
diketahui dan diidentifikasikan serta dianalisis kembali untuk mengetahui
faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan tersebut. Penyimpangan yang didapat
melalui evaluasi dijadikan bahan acuan untuk peiode yang akan datang.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa anggaran biaya
operasional perusahaan telah disusun secara efektif dan efisien. Hal ini dapat
dibuktikan dari selisih anggaran dengan realisasi yang tidak terlalu besar. Hal ini
perlu dipertahankan atau ditingkatkan lagi untuk tahun yang akan datang sehingga
perusahaan dapat terus membiayai seluruh kegiatan operasionalnya dengan baik
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari uraian terakhir dari tugas akhir ini, penulis mencoba memberikan
kesimpulan dari yang telah dijelaskan dan dijabarkan pada uraian sebelumnya,
sekaligus memberikan sumbangan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan.
A. Kesimpulan
1. Pengendalian biaya operasional pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN) Tanjungbalai berjalan secara efektif dan efisien, dimana
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai
melakukan perbandingan antara biaya variance yang terjadi pada tahun
2007 bersifat positif dan menguntungkan. Hal ini terbukti dari
perbandingan anggaran perusahaan yang lebih besar daripada realisasi
perusahaan.
2. Struktur organisasi yang digunakan oleh Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Tanjungbalai berbentuk struktur
organisasi garis, dimana kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada
setiap tingkat pimpinan, mulai dari yang teratas sampai dengan yang
terbawah.
3. Perencanaan yang dibuat Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
yang ada di dalam perusahaan sehingga semua pihak bertanggung jawab
dalam penyusunan anggaran.
4. Anggaran yang disusun oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
(KPPN) Tanjungbalai ada yang memiliki penyimpangan-penyimpangan.
Hal ini disebabkan karena meningkatnya pengeluaran-pengeluaran yang
diperlukan perusahaan.
B. Saran
Dalam bagian terakhir ini, penulis mencoba memberikan saran-saran yang
mungkin akan berguna bagi perkembangan perusahaan.
1. Mengingat pentingnya peranan anggaran, sebaiknya anggaran disusun
secra teliti dengan membentuk suatu panitia anggaran atau seksi khusus
lainnya sehingga anggaran benar-benar pedoman kerja.
2. Agar anggaran perusahaan dapat memenuhi fungsinya sebagai alat
perancanaan dan pengawasan maka perlu diadakan peningkatan dalam hal
penyusunan.
3. Setiap pimpinan sebaiknya mendelegasikan wewenang yang diberikan
kepada bawahan, mereka harus dapat memberikan pengertian kepada
setiap departemen, sehingga mereka memahami pentingnya anggaran dan
berusaha bekerja lebih giat dalam melaksanakan anggaran yang telah
dibuat.
4. Dalam upaya penyewaan peraltan kantor dan pengeluaran perusahaan,
melakukan analisis dalam melihat kondisi perekonomian perusahaan
dimasa yang kan datang sehingga fungsi anggaran benar-benar tercpai
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputra Gunawan, Asri Marwan, 2004, Anggaran Perusahaan, Edisi Satu,
BPPE, Yogyakarta.
Napirin, 2000, Penganggaran Perusahaan, Edisi Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Munandar M, 2001, Budgeting, Edisi Satu, BPFE, Yogyakarta.
Tunggal Widjaja Amin, Drs, 2000, Management Audit, Rineka Cipta, Jakarta.