SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)
BANDUNG TIMUR BRANCH OFFICE
NENDEN ATIK HADIYANI NIM. 10506701
Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Skripsi pada tanggal :
Menyetujui, Pembimbing
Wahyuni, S.Si. M.T. NIP. 4127.70.26.006
Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,
Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, MSc Nip. 4127.70.006
Ketua Jurusan Manajemen Informatika,
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
iv
4. Wahyuni, S.Si, M.T, selaku Dosen Wali MI-K serta Dosen Pembimbing atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer Indonesia.
6. Pa Amet, selaku pimpinan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
7. M. Barkah Adam, SE, selaku Kasi Adm. & Logistik PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
8. Iman Sardjono, selaku Staff Adm. & Logistik PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
v
10.Kedua orang tua dan adik-adik yang telah memberikan dukungan secara materil dan moril, serta doa yang selalu dipanjatkannya setiap waktu, penulis ucapkan terima kasih yang tak terhingga.
11.Teman-teman di Jurusan Manajemen Informatika khususnya kelas MI-K yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya.
Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis selama ini mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Februari 2010
vi
1.1.Latar Belakang Penelitian ……… 1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah ……….. 1.2.1. Identifikasi Masalah ……….. 1.2.2. Rumusan Masalah ………. 1.3.Maksud dan Tujuan Penelitian ……… 1.4.Kegunaan Penelitian ……… 1.4.1. Kegunaan Praktis ……….. 1.4.2. Kegunaan Akademis ………. 1.5.Batasan Masalah ……….. 1.6.Lokasi dan Waktu Penelitian ………...
vii
2.1.1. Definisi Sistem ……….. 2.1.2. Karakteristrik Sistem ………. 2.2.Konsep Dasar Informasi ……….. 2.2.1. Siklus Informasi ……… 2.2.2. Kualitas Informasi ………. 2.2.3. Nilai Informasi ……….. 2.3.Konsep Dasar Sistem Informasi ……….. 2.4.Definisi Cuti ……… 2.4.1.Jenis-jenis Cuti ……….. 2.5.Penggajian ……….……….. 2.5.1. Prinsip-prinsip Pemberian Gaji ...……….. 2.6. Arsitektur Aplikasi ……….. 2.6.1. Pengertian Jaringan Komputer ……….. 2.6.2. Jenis-Jenis Jaringan Komputer ……….. 2.6.3. Topologi Jaringan Komputer ……… 2.6.4. Manfaat Jaringan Komputer ……….. 2.7.Pengertian Client Server ……….. 2.8.Perangkat Lunak Pendukung ………... 2.8.1. Microsoft Visual Baasic 6.0 ……….. 2.8.2. Microsoft SQL Server 2000 ………..
8
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN ………
viii
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan .……….. 3.1.4. Deskripsi Tugas ………. 3.2.Metode Penelitian ……… 3.2.1. Desain Penelitian ………... 3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data …………... 3.2.2.1.Sumber Data Primer ……….. 3.2.2.2.Sumber Data Sekunder ………. 3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
……… 3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem ………... 3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem …………. 3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan …... 3.2.4. Pengujian Software ………...
37 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM …………...
4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ……… 4.1.1. Analisis Dokumen ………. 4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ………. 4.1.2.1.Flow Map ……….. 4.1.2.2.Diagram Konteks ……….. 4.1.2.3.Data Flow Diagram ………... 4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ………… 4.2.Perancangan Sistem ……….
ix
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ………… 4.2.3.1.Flow Map ……….. 4.2.3.2.Diagram Konteks ……….. 4.2.3.3.Data Flow Diagram ………... 4.2.3.4.Kamus Data ………... 4.2.4. Perancangan Basis Data ………
4.2.4.1.Normalisasi ………... 4.2.4.2.Relasi Tabel ……….. 4.2.4.3.Entity Relationship Diagram ………. 4.2.4.4.Struktur File ……….. 4.2.4.5.Kodifikasi ……….. 4.2.5. Perancangan Antar Muka ……….. 4.2.5.1.Struktur Menu ………... 4.2.5.2.Perancangan Input ………. 4.2.5.3.Perancangan Output ……….. 4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan ………...
73 BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ………..
5.1.Implentasi ……… 5.1.1. Batasan Implementasi ………... 5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ………. 5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ……….. 5.1.4. Implementasi Basis Data ………...
x
5.1.7. Penggunaan Program ……… 5.2.Pengujian ………. 5.2.1. Rencana Pengujian ……… 5.2.2. Kasus dan Hasil pengujian ……… 5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ……….
123 138 139 139 143
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ……….
6.1.Kesimpulan ……….. 6.2.Saran ………
144 144 145
DAFTAR PUSTAKA ………. 146
xi
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data ………... 12
Gambar 2.2 Kualitas Informasi ……… 13
Gambar 2.3. Jenis-Jenis Topologi Jaringan ………. 23
Gambar 2.4 Topologi Star ……… 24
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office ………... 38
Gambar 3.2 Metode Pengembangan Waterfall ……… 49
Gambar 4.1. Flow Map Cuti Pegawai Yang Sedang Berjalan …………... 63
Gambar 4.2. Flow Map Penggajian Pegawai Yang Sedang Berjalan …... Gambar 4.3. Flow Map Pembayaran Uang Cuti Yang Sedang Berjalan .... Gambar 4.4. Diagram Konteks Kepegawaian Yang Sedang Berjalan …... 65 67 68 Gambar 4.5. DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan ………... 69
Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses 1 Yang Berjalan ..………... 69
Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 2 Yang Berjalan ………. 70
Gambar 4.8. DFD Level 1 Proses 3 Yang Berjalan ………. 70
Gambar 4.9. Flow Map Penggajian Yang Diusulkan ………..…. 74
Gambar 4.10. Flow Map Cuti Yang Diusulkan ...………. 76
Gambar 4.11. Diagram Konteks Kepegawaian Yang Diusulkan …………. 77
Gambar 4.12. DFD Level 0 Yang Diusulkan ...………. 78
Gambar 4.13. DFD Level 1 Proses 1 Yang Diusulkan .………... 78
Gambar 4.14.DFD Level 1 Proses 2 Yang Diusulkan .………... 79
xii
Gambar 4.18. Rancangan Form Input Pegawai ………... 97
Gambar 4.19. Rancangan Form Input Jabatan ……….…… 97
Gambar 4.20. Rancangan Form Input Golongan ...……….. 98
Gambar 4.21. Rancangan Form Input Bagian ………... 98
Gambar 4.22. Rancangan Form Input Jenis Cuti ………. 98
Gambar 4.23. Rancangan Form Pengolahan Gaji ...……….. 99
Gambar 4.24. Rancangan Form Pengolahan Cuti ...…………... 100
Gambar 4.25. Rancangan Form Pembayaran Uang Cuti …….……… 100
Gambar 4.26. Rancangan Form Cari Data Pegawai ...……… 101
Gambar 4.27. Rancangan Form Cari Data Jabatan ……… 101
Gambar 4.28. Rancangan Form Cari Data Golongan ……… 101
Gambar 4.29. Rancangan Form Cari Data Gaji ...……… 102
Gambar 4.30. Rancangan Form Cari Data Cuti ...……… 102
Gambar 4.31. Rancangan Ouput Struk Gaji ………..……... 103
Gambar 4.32. Rancangan Ouput Surat Ijin Cuti .………..……... 104
Gambar 4.33. Rancangan Ouput Bukti Pembayaran Uang Cuti …..……... 104
Gambar 4.34. Rancangan Laporan Penggajian ………...…..……... 105
Gambar 4.35. Rancangan Laporan Cuti ……...………...…..……... 105
Gambar 4.36. Rancangan Laporan Pembayaran Uang Cuti …...…..……... 106
Gambar 4.37. Perancangan Arsitektur Jaringan (Topologi Star) ... 107
xiii
Gambar 5.4. Tampilan Jendela Customer Information ……… 120
Gambar 5.5. Tampilan Jendela Setup Type ……….. 121
Gambar 5.6. Tampilan Jendela Ready to Install the Program ………. 121
Gambar 5.7. Tampilan Jendela Setup Status ……… 122
Gambar 5.8. Tampilan Jendela InstallShield Wizard Complete …………. 122
Gambar 5.9. Icon Kepegawaian ………... 123
Gambar 5.10. Form Menu Utama ……… 123
Gambar 5.11. Form Login ……… 124
Gambar 5.12. Form Menu Utama Administrator ………. 124
Gambar 5.13. Form Menu Utama Kasir ………... 127
Gambar 5.14. Form Pegawai ...………... 128
Gambar 5.15. Form Jabatan ………... 129
Gambar 5.16. Form Golongan ...………. 130
Gambar 5.17. Form Bagian ……….. 130
Gambar 5.18. Form Jenis Cuti ...………. 131
Gambar 5.19. Form Penggajian ……….... 132
Gambar 5.20. Form Cuti ...………. 133
Gambar 5.21. Form Pembayaran Uang Cuti ...……….. 134
Gambar 5.22. Form Pencarian Data Pegawai …...………... 134
Gambar 5.23. Form Pencarian Data Jabatan …...………..…... 135
Gambar 5.24. Form Pencarian Data Golongan …...………. 135
xiv
xv
Tabel 1.1. Jadwal Penelitian ………. 7
Tabel 4.1. Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 71
Tabel 4.2. Struktur File Pegawai ... 91
Tabel 4.3. Struktur File Gaji ... 91
Table 4.4. Struktur File Cuti ... 92
Tabel 4.5. Struktur File Bayar Cuti ... 92
Tabel 4.6. Struktur File Jenis Cuti ... 92
Tabel 4.7. Struktur File Jabatan ... 92
Tabel 4.8. Struktur File Golongan ... 93
Tabel 4.9. Struktur File Bagian ... 93
Tabel 5.1. Implementasi Struktur Menu Halaman Utama ………... 113
Tabel 5.2. Implementasi Struktur Menu Struktur Menu Berdasarkan User Admin ... 114
Tabel 5.3. Implementasi Struktur Menu Struktur Menu Berdasarkan User Kasir ………...………. 115
Tabel 5.4. Implementasi Sub Menu File ……….. 115
Tabel 5.5. Implementasi Sub Menu Input Data ………...…… 116
Tabel 5.6. Implementasi Sub Menu Pengolahan Data ... 117
Tabel 5.7. Implementasi Sub Menu Pembayaran ... 117
Tabel 5.8. Implementasi Sub Menu Cari Data ………. 117
Tabel 5.9. Implementasi Sub Menu Laporan ..………. 118
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Sistem informasi dan ilmu pengetahuan di bidang komputerisasi pada saat ini semakin pesat, dengan pesatnya teknologi tersebut maka semakin pesat pula kebutuhan akan penggunaan komputer sebagai penunjang kerja, karena pada saat ini tidak memungkinkan lagi mengerjakan sesuatu secara manual. Karena jika masih menggunakan sistem secara manual, akan banyak kesalahan yang terjadi dan sulit untuk diubah dan diperbaiki kembali. Sebaliknya jika menggunakan sistem secara terkomputerisasi maka kesalahan tersebut dapat diatasi dan waktu yang diperlukan untuk kegiatan tersebut akan lebih cepat.
Teknologi informasi yang berbasis komputer merupakan salah satu cara untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang cepat dan akurat. Pada saat ini komputer juga merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi yang dapat dijadikan sarana untuk mendapatkan informasi. Komputer juga memegang peranan yang penting dalam teknologi informasi yang dibutuhkan tanpa keterbatasan ruang dan waktu. Teknologi informasi yang berbasis komputer merupakan salah satu cara untuk mengolah data dan menjadikan informasi yang cepat dan akurat pada masa sekarang.
Untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat tersebut dari sistem yang dibuat dibutuhkan tiga perangkat bantu, yaitu perangkat keras (hardware) berupa komputer, perangkat lunak (software) berupa sistem operasi dan bahasa pemograman, dan perangkat manusia (brainware) yang dapat berupa analisis sistem, teknisi, programmer dan operator.
dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi dengan aplikasi berbasis database.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis tertarik dan termotivasi untuk menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian dalam tugas akhir yang berjudul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) BANDUNG TIMUR BRANCH OFFICE”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.
1.2.1. Identifikasi Masalah
Setiap perusahaan selalu dihadapkan pada permasalahan dalam menjalankan suatu kegiatan. Permasalahan tersebut membutuhkan perhatian dan penanganan yang lebih mendalam agar masalah tersebut dapat teratasi dengan baik.
1. Proses pengolahan data cuti pegawai masih dilakukan dengan cara manual. Penyimpanan data pribadi pegawai yang masih dalam bentuk arsip memperlambat proses pencarian data pegawai. Penyimpanan data cuti pegawai yang masih dalam bentuk arsip memperlambat proses pengolahan cuti pegawai dan pembuatan laporan.
2. Karena adanya penyimpanan data pegawai yang manual maka berpengaruh terhadap pengolahan data penggajian pegawai.
1.2.2. Rumusan Masalah
Berbagai cara digunakan untuk memperoleh informasi data yang dinginkan tanpa mendapat dukungan dari alat atau sistem yang digunakan tidak akan tercapai, maka untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan harus merumuskan masalah terlebih dahulu. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi kepegawaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk menganalisa proses pengolahan cuti dan penggajian pegawai yang akan dijadikan data dalam penulisan tugas akhir dan mengimplementasikannya dengan membangun sistem informasi kepegawaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitan yang dilakukan tentang sistem kepegawaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi kepegawaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi kepegawaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
1.4. Kegunaan Penelitian
1.4.1. Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian ini diharapkan memberikan masukan - masukan ke perusahaan atau objek penelitian tentang kekurangan atau kelemahan yang masih ada pada objek penelitian. Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memperbaiki kelemahan - kelemahan yang ada dan memperlancar kegiatan yang berjalan pada perusahaan yang bersangkutan.
1.4.2. Kegunaan Akademis
Bagi pengembangan ilmu sistem informasi yaitu dengan cara membuat aplikasi-aplikasi baru yang berbasis sistem informasi untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi pada objek penelitian.
Bagi penulis, penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang bagaimana membuat sebuah Sistem Informasi pasa sebuah perusahaan atau instansi. Dari sini penulis akan mendapatkan pengetahuan yang mungkin belum didapat di kampus dan disini juga akan lebih mengerti tentang Sistem Informasi yang dibuatnya karena sekaligus praktek mengimplementasikannya.
1.5. Batasan Masalah
perancangan sistem itu sendiri, maka penulis membatasi permasalahan sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan pada sistem pengolahan cuti bagi pegawai tetap dan penggajian bagi pegawai tetap maupun pegawai dinas luar (marketing) di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
2. Merancang dan membangun suatu sistem aplikasi pengolahan cuti yang terintegrasi dengan sistem penggajian untuk mengganti sistem yang masih bersifat manual ke proses komputerisasi.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan penelitian Skripsi pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office yang beralamat di Jl. PHH. Mustofa No. 80 Bandung, adapun adapun jadwal penelitian yang dilakukan sebagai berikut :
Tabel 1.1. Jadwal Penelitian
8 2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling
berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara
bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila
salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi
sebagaimana mestinya.
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling
berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi,
misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen.
2.1.1. Definisi Sistem
Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam
mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan
pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang
menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih
luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih
diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa
subsistem-subsistem.
Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber
1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja
prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang
saling berhubungan guna mencapai tujuan.
3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau
elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem
dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih
komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan.
2.1.2. Karakteristrik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem
mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).
1) Komponen sistem (component)
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
2) Batasan sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem
menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3) Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4) Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem
dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5) Masukan sistem (input)
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)
dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.
6) Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
7) Keluaran sistem (output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan
mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran sistem (object ives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang
akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di
dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam
suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi
luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden
menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya
dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan
bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data
melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut
disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama
siklus pengolahan data.
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi
Kristanto)
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan
suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan
melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses
menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan.
Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian
penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap
informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang
2.2.2. Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
Gambar 2.2 Kualitas Informasi
(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto)
Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi
sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan
2) Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi
merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk
organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus
cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan
teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3) Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan
lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya
informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan
informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.2.3. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu
informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak
memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi
pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya,
karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di
dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan
dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan
hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.
Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi
dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga
dengan processing systems atau information processing systems atau
information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.4. Definisi Cuti
Dalam rangka usaha menjamin kesegaran jasmani dan rohani maka kepada
merupakan hak pegawai, oleh karena itu pelaksanaan cuti hanya dapat ditunda
dalam rangka waktu tertentu apabila kepentingan dinas mendesak.
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diinginkan dalam jangka waktu
tertentu setelah bekerja terus menerus pada suatu perusahaan/instansi.
2.4.1. Jenis-jenis Cuti
Adapun beberapa jenis-jenis cuti sebagai berikut :
1. Cuti Tahunan
- Setiap pegawai yang telah bekerja terus menerus selama 12 (dua belas)
bulan terhitung sejak diangkat sebagai Pegawai Sementara berhak atas
Cuti Tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja tidak termasuk hari
libur.
- Selama menjalankan Cuti Tahunan, Pegawai yang bersangkutan
menerima Gaji yang dibayar penuh.
- Bagi pegawai yang berhak atas Cuti Tahunan diberikan bantuan uang
Cuti Tahunan sekurang-kurangnya sebesar 1 (satu) kali jumlah Gaji
terakhir yang diterima, serta hanya diberikan 1 (satu) kali dalam
setahun pada saat Pegawai yang bersangkutan mengajukan cuti
2. Cuti Besar
- Setiap pegawai yang telah mempunyai Masa Kerja Efektif selama 6
(enam) tahun berturut-turut berhak atas Cuti Besar setiap 6 (enam)
tahun sekali selama 90 (sembilan puluh) hari kalender.
- Selama menjalankan Cuti Besar, hari libur dihitung sebagai masa cuti.
- Pada setiap jatuh tempo Cuti Besar diberikan bantuan uang Cuti Besar
sekurang-kurangnya sebesar 2 (dua) kali Gaji terakhir yang diterima.
- Selama menjalankan Cuti Besar, Gaji Pokok dan Tunjangan
Perumahan serta Tunjangan Umum dibayarkan penuh kecuali
Tunjangan Merit akan dibayarkan dengan pengurangan 0,5% (setengah
persen) per hari Cuti Besar.
3. Cuti Sakit
- Cuti sakit diberikan kepada Pegawai yang sakit dan berdasarkan Surat
Keterangan Dokter yang merawat memerlukan perawatan selama 30
(tiga puluh) hari atau lebih.
- Selama menjalani Cuti Sakit, Gaji Pokok dan Tunjangan Perumahan
serta Tunjangan Umum dibayarkan penuh kecuali Tunjangan Merit
akan dibayarkan dengan pengurangan 0,5% (setengah persen) per hari
4. Cuti Bersalin dan Gugur Kandungan
- Cuti bersalin diberikan kepada Pegawai wanita yang kehamilannya
telah mendekati bulan persalinan sesuai keterangan Dokter
Kebidanan/Bidan yang merawat. Jangka waktu Cuti Bersalin adalah 3
(tiga) bulan.
- Selama menjalankan Cuti Bersalin atau Cuti Gugur Kandungan, Gaji
Pokok dan Tunjangan Perumahan serta Tunjangan Umum dibayarkan
penuh kecuali Tunjangan Merit akan dibayarkan dengan pengurangan
0,5% (setengah persen) per hari Cuti Besar.
5. Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan
- Pegawai dapat diberikan Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan 1 (satu)
kali selama menjadi Pegawai.
- Ketentuan lebih rinci mengenai Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan
akan diatur dan ditetapkan dengan Ketentuan Perusahaan.
6. Cuti Masal
- Dalam hal-hal tertentu, Perusahaan dapat memberikan Cuti Masal
kepada Pegawai.
- Cuti Masal yang dapat diberikan Perusahaan adalah maksimal selama
- Pegawai yang menjalani Cuti Masal tetap mendapatkan Gaji secara
penuh dan tidak dikaitkan dengan pengurangan Tunjangan Merit.
2.5. Penggajian
Banyak definisi gaji dikemukakan oleh para ahli , namun pada dasarnya gaji
bukan merupakan kata atau istilah yang baru , berikut ini di definisikan
penggajian menurut DAV[2] ”Gaji adalah pembayaran untuk satu jarak yang lebih lama dari suatu jam atau hari, biasanya untuk satu minggu , satu bulan atau satu tahun.”
2.5.1. Prinsip – prinsip Pemberian gaji
Agar pegawai atau pekerja yang menerima gaji atau upah merasa
puas, maka perlu di perhatikan prinsip-prinsip pemberian gaji sebagai berikut:
1. Gaji yang berikan harus cukup untuk hidup pegawai dan keluarganya
dengan kata lain besarnya gaji harus memenuhi kebutuhan pokok
minimum.
2. Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecilnya tergantung pada berat
ringannya kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada
3. Gaji harus diberikan tepat pada waktunya, gaji yang terlambat diberikan
dapat mengakibatkan kemarahan dan rasa tidak puas pegawai yang pada
akhirnya akan merugikan produktivitas pegawai.
4. Besar kecilnya gaji dan upah harus mengikuti perkembangan harga
pasar. Hal ini perlu diperhatikan, karena yang penting bagi para pegawai
bukan banyaknya uang yang diterima, tetapi berapa banyak barang atau
jasa yang diperoleh dengan gaji tersebut.
5. Sisetem pembayaran gaji harus mudah dipahami atau dilaksanakan,
sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan relatif sangan singkat.
6. Perbedaan dalam tingkat gaji harus berdasarkan evaluasi jabatan yang
objektif.
7. Struktur gaji harus ditinjau kembali dan mungkin harus diperbaiki
apabila kondisi berubah.
2.6. Arsitektur Aplikasi
Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan
komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.
2.6.1. Pengertian Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2006 : 5). Jaringan komputer merupakan
gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan
pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah
efisiensi kerja.
2.6.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer
Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu ;
1) Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam
sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa
kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan
komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.
2) Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi
yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor
perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat
dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN
mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan
jaringan televisi kabel.
3) Wide Area Network (WAN)
terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan
program-program (aplikasi) pemakai.
2.6.3. Topologi Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2006 : 38). Memilih jenis kabel yang
digunakan untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang
kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel,
dimana bentuk dan fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis
kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi
pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer (baik
home network, ataupun network kelas raksasa seperti MAN (metropolitan
area network).
Ada empat macam topologi jaringan yaitu:
1) Topologi Bus
2) Topologi Star
3) Topologi Ring
Gambar 2.3. Jenis-Jenis Topologi Jaringan
(Sumber : http://vendika11.wordpress.com/2009/01/14/topologi-gambar/)
Dalam sistem informasi pengelolaan cuti dan penggajian ini
menggunakan topologi star, karena topologi ini mempunyai karakteristik
sebagai berikut :
a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data
mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.
b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang
langsung terhubung ke central node.
c. Keunggulannya adalah jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak
d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel
satu traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.
Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke
dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu
aktivitas jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang
mengalami kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan
membuat mati seluruh jaringan star. Dibawah ini merupakan gambar dari
topologi star.
Gambar 2.4 Topologi Star
(Sumber : http://vendika11.wordpress.com/2009/01/14/topologi-star/)
2.6.4. Manfaat Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2006 : 37). Manfaat yang didapat dari
1. Sharing Resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan
komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari
pemakai.
2. Media Komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara
pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim
pesan/informasi yang penting lainnya.
3. Integrasi Data
Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada
komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer
saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab
inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan
demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah
informasi setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan
dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan
komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan
5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data
jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak
akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap
harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka
pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang
tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena
setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh
pemakai.
2.7. Pengertian Client Server
Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data
antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT
(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T (International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data (data terminal equipment=DTE).
Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan
atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap
komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen
data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya
guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi
sumber daya. (Sumber : http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/ jaringan-client-server/18 April 2009).
Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya
aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat
meminta data atau informasi dari server.
2.8. Perangkat Lunak Pendukung
Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun
melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.
2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft Visual Basic 6.0
merupakan Bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk di
pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface), atau program yang memungkinkan penggunaan komputer dapat berkominikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan
komputer tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang
memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang
Visual Basic 6.0 berawal dari Bahasa pemrograman BASIC
(Beginners Allpurpose Symbiloc Instruction Code). Karena Bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular, maka hampir setiap programmer
menguasai Bahasa ini. Pada tahun 1980-an, system operasi DOS cukup
popular di kalangan pengguna PC karena didalamnya disertai Bahasa
BASIC yang dikenal dengan QBASIC (Quick Basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era windows, mocrosoft menciptakan
Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic
6.0.
2.8.2. Microsoft SQL Server 2000
Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft SQL Server 2000
adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar
dengan berbagai fasilitas.
SQL server 2000 mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan perfomansi yang baik.
Dengan Microsoft SQL Server 2000, database bukanlah sebuah file
tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek
yang berhubungan. Missal sebuah database berisi data, struktur database,
1) Database
Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili,
menyimpan data, dan mengakses data.
2) Table
Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah.
3) Kolom
Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom
mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.
4) Tipe data
Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat
dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.
5) Stored procedure
Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan
menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.
6) Trigger
7) Rule
Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai
dengan aturan.
8) Primary key
Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain.
9) Foreign key
Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.
10) Konstrain
Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.
11) Default
Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi
data, maka diisi dengan nilai default.
12) View
Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database.
View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau
menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.
13) Index
14) Fungsi
Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan
input baik satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa
32
3.1. Objek Penelitian
Tempat yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian yakni sebuah
perusahaan asuransi. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek
penelitian tepatnya di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch
Office, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan,
struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Bandung Timur Branch Office tersebut.
3.1.1. Sejarah Singkat PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) berdiri pada tanggal 31 Desember
1859. Pada hari itulah berdiri perusahaan asuransi yang pertama di
Indonesia (Hindia Belanda pada masa itu) yang bernama NILLMIJ
(Nederlands – Indishe Levensverzekering en Lijfrente Maatschappij).
Perusahaan asuransi tersebut didirikan berdasarkan Akte William Hendry
Helots No. 185 tanggal 31 Desember 1859. NILLMIJ Van 1859 tercatat
dalam sejarah sebagai perusahaan asuransi jiwa yang pertama di Indonesia.
Pada tahun 1957, pemerintah Indonesia mengadakan Indonesianisasi
perekonomian Indonesia termasuk juga terhadap perusahaan-perusahaan
a. NILLMIJ Van 1859; Kantor Pusat Jakarta
Levensverzekeringen) Cabang Surabaya; Kantor Pusat di
Amsterdams Negeri Belanda
f. National Levensverzekerings Bank N. V. Cabang Jakarta; Kantor
Pusat di Rotterdam Negeri Belanda
g. Ons Belanda Cabang Jakarta; Kantor Pusat di Amsterdam Negeri
Belanda.
Pada tanggal 17 Desember 1960, NILLMIJ Van 1859 yang sudah
dinasionalisasikan berdasarkan peraturan No. 23 tahun 1958, kemudian
diganti namanya menjadi PT. Pertanggungan Jiwa Sejahtera berdasarkan
Surat Keputusan Menteri Kehakiman. Kemudian pada tanggal 1 Januari
1961, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 214 tahun 1961 didirikan
Eka Sejahtera kedalam perusahaan baru inilah kesembilan perusahaan
asuransi milik Belanda tersebut bergabung.
Pada tanggal 1 Januari 1966 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 41
tahun 1965, didirikan perusahaan asuransi Negara yang baru dengan nama
PT. Asuransi Jiwasraya. Kemudian PT. Asuransi Jiwa Eka Sejahtera juga
bergabung kedalam perusahaan baru ini. Pada saat itu PT. Pertanggungan
Jiwa Darma Nasional mengalami kepailitan dan dikuasai oleh pemerintah.
Pemerintah mengambil keputusan untuk menggabungkan perusahaan ini
kedalam PT. Asuransi Jiwasraya berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Urusan Perasuransian No. 2/SK/66 Tahun 1966.
Berdasarkan peraturan Pemerintah No. 33 tahun 1972, PT. Asuransi
Jiwasraya yang merupakan penggabungan dari sembilan perusahaan
asuransi milik Belanda ditambah dengan sebuah perusahaan nasional berupa
status dari perusahaan negara menjadi Perseroan Terbatas (Persero) yang
melalui tahap peralihan sejak 8 Desember 1971. perubahan itu pada tanggal
23 Maret 1973 berdasarkan Akte Notaris Mohamad Ali No. 12 tahun 1973.
Jaringan pelayanan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) meliputi seluruh
wilayah Indonesia dengan memiliki satu kantor pusat yang berkedudukan di
Jakarta, 17 kantor cabang perwakilan di tingkat propinsi maupun daerah
tingkat I dan 300 kantor unit produksi di daerah tingkat II. Hal ini
dimaksudkan untuk memberikan pelayanan cepat dan tepat (Just in Time)
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) memiliki motto dalam
meningkatkan pelayanan kepada para nasabah. Dengan berdasarkan pada
motto “Terpercaya & Tegar dalam tempaan Zaman”. “Terpercaya” memiliki
pengertian bahwa perusahaan bertekad untuk selalu melayani masyarakat
berdasarkan kepercayaan dan itikad baik (Utmost Gooffaith). “Tegar dalam
Tempaan Zaman” memiliki pengertian bahwa perusahaan memiliki
manajemen yang tangguh dan professional serta berpengalaman sehingga
mampu bertahan lebih dari satu abad.
3.1.2. Visi dan Misi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Berikut ini adalah visi dan misi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero).
1) Visi
"Menjadi perusahaan yang terpercaya dan dipilih untuk memberikan solusi
bagi kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan."
2) Misi
a. Misi Jiwasraya bagi Pelanggan
"Selalu memberikan rasa aman, kepastian dan kenyamanan melalui
solusi inovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan
asuransi dan perencanaan keuangan."
b. Misi Jiwasraya bagi Pemegang Saham
"Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation)
perusahaan yang berlandaskan prinsip-prinsip good corporate
governance."
c. Misi Jiwasraya bagi Karyawan
"Menjadi tempat pilihan untuk tumbuh dan berkembangnya
karyawan menjadi profesional yang memiliki integritas dan
kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan."
d. Misi Jiwasraya bagi Agen
"Berkomitmen mengembangkan agen yang memiliki dedikasi,
kemampuan dan integritas sehingga perusahaan menjadi tempat
pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan
tinggi."
e. Misi Jiwasraya bagi Masyarakat
"Berpartisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui
kontribusi dalam proses pembangunan masyarakat."
f. Misi Jiwasraya bagi Aliansi
"Membangun kemitraan yang saling menguntungkan serta
menciptakan sinergi bisnis untuk meningkatkan keunggulan
kompetitif perusahaan."
g. Misi Jiwasraya bagi Distribusi
"Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada
pelanggan secara lebih efisien dan efektif melalui multiple
distribution channel seperti bancassurance, direct marketing dan
h. Misi Jiwasraya bagi Pemasok
"Melakukan kerjasama dengan pemasok sesuai prinsip keterbukaan,
fairness, saling menguntungkan dan berkembang sebagai 'partner in
progres'."
i. Misi Jiwasraya bagi Regulator
"Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan
keuangan yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku."
j. Misi Jiwasraya bagi Penagih
"Menjaga kemitraan dengan penagih yang memiliki integritas dan
kompetensi dalam penagihan premi."
3.1.3. Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Struktur organisasi sangat diperlukan supaya terjadi koordinasi kerja
yang baik antar kedudukan dan tugas serta kewajiban yang harus
dilaksanakan oleh setiap karyawan yang bersangkutan di dalam satu
organisasi. Dengan adanya struktur organisasi yang rapih maka setiap
karyawan akan tahu apa yang harus dikerjakan dan kepada siapa dia harus
melaporkan hasil kerjanya.
Berikut ini penulis sajikan struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya
KASI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Bandung Timur Branch Office
3.1.4. Deskripsi Tugas
1) Bagian Pertanggungan
a. Kasi Pertanggungan
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Kepala Seksi
Pertanggungan adalah :
a. Memeriksa kebenaran terhadap SPAJ (Surat Permohonan
Asuransi Jiwa) dan SKK (Surat Keterangan Kesehatan)
c. Memberikan pelayanan dan administrasi pertanggungan
d. Menyeleksi kelengkapan data pengajuan klaim
e. Melaksanakan pembayaran klaim dan pelaporan
f. Mengadakan investigasi terhadap klaim yang diragukan
kebenarannya bersama dengan pejabat kantor cabang dan pusat
b. Peg. Administrasi Pertanggungan
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Pegawai
Administrasi Pertanggungan adalah :
a. Memeriksa kebenaran data yang telah disampaikan oleh calon
nasabah
b. Membuat nota pengantar pengajuan klaim ke kantor cabang /
pusat dan melampirkan dokumen kelengkapan
c. Melaporkan hasil pembayaran uang asuransi yang dilengkapi
dengan dokumen pendukung kepada kantor cabang / pusat
2) Bagian Operasional
a. Kasi Operasional
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Kepala Seksi
Operasional adalah :
a. Melaksanakan serta mengatur pemasaran berbagai jenis produk
asuransi jiwa dan menyiapkan pendidikan Agen sesuai dengan
Pola Keagenan
b. Memeriksa pengisian Surat Permohonan Asuransi Jiwa (SPAJ)
(PK) serta mencatat data produksi Aparat Operasional
Pemasaran (Agen) pada kartu dan buku administrasi produksi
c. Mengadakan evaluasi Aparat Operasional Penagih (Kolektor)
d. Merencanakan dan mengkoordinasi pengadaan agen dan
penagih serta menyiapkan pelaksanaan rapat diskusi dan
evaluasi agen dan penagih
e. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan penagihan premi
untuk polis pertanggungan kumpulan (PK) dan menjamin
kesamaan data pemegang polis perusahaan
f. Melapor dan bertanggung jawab kepada Branch Manager
b. Peg. Administrasi Operasional/Kasir Kuitansi
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Pegawai
Administrasi Operasional adalah :
a. Membuat LOPP (Laporan Operasional Pertanggungan
Perorangan) beserta lampirannya
b. Membuat daftar penerimaan premi harian dan sebelum dikirim
ke kantor cabang harus direkonsilisasikan terlebih dahulu
dengan tata urusan pembukuan
c. Mengkoordinasi dan melaksanakan operasional penagihan
premi yang dilaksanakan oleh penagih
e. Melaksanakan pembuatan Klad Kas Harian Kuitansi untuk
setiap penagih secara bertahap untuk mengetahui saldo tagihan
premi dan masing-masing penagih setiap hari
f. Mendistribusikan kuitansi-kuitansi premi secara cepat sesuai
pengajuan bon kuitansi dari para penagih sesuai jadwal
penagihan
g. Membuat daftar Opname Fisik Kuitansi premi PP setiap 3
bulan sekali yang dibuat per penagih
h. Melapor dan bertanggung jawab kepada Kasi Operasional
3) Bagian Administrasi, Logistik & Keuangan
a. Kasi Administrasi, Logistik & Keuangan
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Kepala Seksi
Administrasi, Logistik & Keuangan adalah :
a. Mengatur mekanisme pembayaran hak-hak Agen dan Penagih
b. Mengawasi proses pengadministrasian investasi
c. Melaksanakan pemeliharaan antara lain kantor dan peralatan
serta keamanannya
d. Mengawasi pelaksaan pembayaran gaji dan tunjangan para
karyawan perusahaan
b. Pegawai Administrasi Logistik
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Pegawai
Administrasi Logistik adalah :
b. Mengawasi pelaksanaan kebersihan gedung kantor yang
dilakukan oleh juru layan
c. Melakukan pengamanan atas asset perusahaan dengan
memberikan petunjuk-petunjuk kepada para pekerja
c. Kasir Uang
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Kasir Uang
adalah :
a. Melakukan pembayaran komisi dan bonus kepada agen
b. Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan kepada
karyawan perusahaan
c. Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan kepada agen
dan penagih
d. Melaksanakan pembayaran komisi penagih atas premi yang
sudah lunas
e. Membayar uang asuransi yang jatuh tempo kepada pemegang
polis
4) Kepala Perwakilan (Branch Manager)
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Kepala Perwakilan
(Branch Manager) adalah :
a. Memimpin seluruh kegiatan operasional perusahaan dan
bertanggung jawab penuh terhadap segala sesuatu yang terjadi pada
b. Melaksanakan dan mendelegasikan kebijakan-kebijakan yang
ditetapkan oleh kantor pusat dengan sebaik-baiknya
c. Menerima laporan dan memberikan petunjuk serta pengarahan
kepada para Kepala Seksi (Kasi)
d. Mengevaluasi hasil kerja dari setiap Kepala Seksi
e. Berusaha untuk memenuhi target produksi yang ditetapkan oleh
Kantor Pusat (Head Office)
f. Melaporkan dan bertanggung jawab pada Kantor Cabang (Regional
Office)
5) Kepala Unit Daerah (Area Manager)
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Area Manager
adalah :
a. Mengadakan pemasaran berbagai jenis produk asuransi di daerah
b. Melakukan rekruting agen serta menyiapkan pendidikan agen
sesuai pola keagenan
c. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan operasional agen dan
penagih
d. Melapor dan bertanggung jawab kepada Branch Manager
6) Executive Agen
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Executive Agen
adalah :
a. Melakukan pemasaran berbagai produk asuransi yang ditawarkan
b. Melakukan analisis kebutuhan agen
c. Mengadakan pertemuan rutin untuk mengevaluasi hasil kerja agen
dan memberikan tambahan pengetahuan untuk meningkatkan
prestasi
d. Membantu memberikan solusi penyelesaian kesulitan yang
dihadapi para agen di lapangan
e. Melapor dan bertanggung jawab kepada Area Manager
7) Agen
Tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Agen adalah :
a. Melakukan pemasaran berbagai produk asuransi yang ditawarkan
perusahaan
b. Melapor dan bertanggung jawab kepada Executive Agen
3.2. Metode Penelitian
Metode adalah suatu kerja untuk melakukan suatu tindakan, atau suatu
kerangka berfikir menyusun gagasan, yang beraturan, berarah dan berkonteks,
yang paut (relevant) dengan maksud dan tujuan. Secara ringkas, metode ialah
suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat
unsur-unsur yang membentuk suatu kesatuan.
Unsur-unsur metode ialah wawasan intelektual, konsep, cara penghampiran
(approach) persoalan, dan rancangbangun alas data (database). Wawasan
intelektual berkenaan dengan nalar, tanggap rasa (sensation), serapan(perception),
kejadian imajinatif untuk memperluas atau memperkaya serapan, sehingga dapat
di bentuk gagasan baru yang dapat menganalisis persoalan secara lebih cermat.
Cara berkenaan dengan pola berfikir. Alas data ialah cerminan citra tentang
"kenyataan" yang dimiliki seorang penelitian, atau serapan penelitian tentang
"kenyataan". Alas data dirancangbangun sedemikian rupa agar semua data yang
terkumpul dapat dialoksikan kepada kedudukan atau fungsinya yang sepadan
menurut maksud dan tujuan penelitian.
Penulis menggunakan metode penelitian terstruktur, sebagai metode untuk
mencari pemecahan permasalahan di PT. Asuransi Jiwasraya. Sehingga dapat
mendapatkan solusi dan pemecahan masalahnya dengan didasari dari data-data
yang telah ada.
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini termasuk kedalam penelitian yang bersifat
deskriptif. Penelitian deskriftif adalah penelitian yang bertujuan untuk
memperoleh ciri-ciri variable, dimana dalam penelitian ini adalah untuk
memperoleh gambaran tentang kinerja program yang dirancang dan di
implementasikan kepada pengguna (user) dengan pendekatan studi kasus
pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah data yang diperoleh melalui
pengamatan atau wawancara dan observasi.
a. Wawancara
Yaitu penulis melakukan wawancara langsung dengan pegawai
di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office
khususnya Bag. Adm & Logistik, sehingga didapatkan informasi
mengenai data pengolahan cuti menyangkut alur pengajuan cuti dan
penggajian yang berjalan di perusahaan.
b. Observasi.
Yaitu mengadakan pengamatan langsung untuk mendapatkan
sistem informasi kepegawaian yang lebih akurat terkait dengan
masalah-masalah yang diteliti. Berdasarkan pengamatan tersebut
dapat disimpulkan bahwa sistem pengolahan cuti dan penggajian
yang berjalan saat ini belum berjalan secara baik dalam segi
penyediaan data cuti dan penggajian sehingga diperlukan suatu
sistem informasi yang menunjang terhadap kecepatan dan ketepatan
data dalam proses pengolahan cuti dan penggajian di PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) Bandung Timur Branch Office.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Penulis mengambil data-data yang berhubungan dengan skripsi
untuk dijadikan bahan dalam penyusunan skripsi. Dokumentasi yang
didapat pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Bandung Timur
Branch Office adalah sebagai berikut:
1. Dokumen kepegawaian (pengajuan cuti dan gaji).
2. Profil serta struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Bandung Timur Branch Office.
3. Dokumen data pegawai.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan suatu
metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem
informasi.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
perancangan terstruktur. Melalui pendekatan terstruktur,
permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil
dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan
pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai
dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan
produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.
Menurut Jogiyanto (2005:56). Pendekatan ini dimulai dari awal
tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured
(tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam
pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang
dikembangkan akan didapatkan sistem yang struktur didefinisikan
dengan baik dan jelas.
Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan
konsep yang baru, teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan
sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh dari konsep ini
yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang
relatif masih baru digunakan dalam pengembangan sistem informasi
untuk dihasilkan sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui
pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di
organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk
dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai
dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan
anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktifitas
dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan
menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode
yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi
System / Information
Gambar 3.2 Metode Pengembangan Waterfall
(Sumber : Software Engineering. Oleh : Roger S. Pressman)
Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut
adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut
Pressman:
• System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini
diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan
diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat
software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti
hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project
• Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan
diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari
program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti
tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan,
user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem
dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
• Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan
diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum
coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang
telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya,
maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari
software.
• Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah
komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang
dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui
proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang
secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
• Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan.
Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus
diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus
benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
• Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di
