UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III
ANALISIS ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA
FAKULTAS EKONOMI USU
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :RATNA MUTIARA HARAHAP
072101127DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang
telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu
menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai titik akhir dari sebuah proses
pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan
salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan
tauladan yang baik bagi seluruh umat manusia
Tugas Akhri ini berjudul “Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai
Perencanaan dan Pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”. Penulis telah berusaha dengan semaksimal mungkin sesuai dengan
kemampuan namun penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari
sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. DR. Paham Ginting, SE, MS selaku Ketua Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma
4. Bapak Drs. Firman Syrief.Msi. AK selaku dosen Pembimbing Program Studi
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Ayahanda Mohdd. Siddik Harahap dan Ibunda Sahniar, selaku orang tua yang
penulis sayangi. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa
yang tiada henti-hentinya selama ini.
7. Buat semua teman-teman seperjuangan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terutama teman-teman program studi Diploma III Keuangan
Stambuk 2007 grup C serta khususnys buat ( Ilaika, Lily, Winda, Febry, Mita,
Rapika, dan Ika Putri ) semua pihak yang mungkin tidak dapat disebutkan
namanya.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari
petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua. Amin.
Medan, Maret 2010
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 4
BAB II PROFIL INSTANSI ... 6
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6
B. Jenis Kegiatan ... 9
C.. Struktur Organisasi ... 9
D. Job Description ... 12
F.Kinerja Usaha Terkini ... 17
G. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III TOPIK PENELITIAN ... 19
BAB IV PENUTUP ... 39
A. Kesimpulan... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1. Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU... 18
Tabel 3.1. Rencana Penggunaan DUK-DM FE USU ... 37
Tabel 3.2. Realisasi Penggunaan DUK-DM FE USU ... 40
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar BelakangDalam suatu instansi, biaya operasional merupakan salah satu bagian
terpenting demi kelangsungan operasi suatu instansi. Demikian juga dengan
Fakultas Ekonomi USU harus merencanakan dan mengendalikan seluruh biaya
operasionalnya.
Biaya yang dikeluarkan dalam menjalankan operasionalnya disebut biaya
operasi, pemakaian biaya yang kurang tepat akan mengakibatkan pengeluaran
biaya yang besar. Oleh karena itu Fakultas Ekonomi USU harus tetap melakukan
pengganggaran biaya-biaya termasuk didalamnya biaya operasional secara
efisiensi dalam setiap kegiatan operasinya yang merupakan faktor dalam
mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya, agar Fakultas Ekonomi USU
bekerja secara efisien dibutuhkan suatu rencana yang baik. Perencanaan dapat
dibuat dalam berbagai bidang, salah satunya adalah pada bagian keuangan, yaitu
rencana yang dinilai dengan uang atau disebut juga dengan anggaran. Setiap
instansi harus memiliki perencanaan dan pengendalian yang dapat
mengefisiensikan dan mengefektifkan kegiatan operasional, khususnya pada tugas
akhir ini penulis menyajikan analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas
Ekonomi USU. Kinerja sesungguhnya diketahui dari usaha-usaha optimasi
pemanfaatan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas, sementara kesesuaian
membandingkan hasil yang dicapai dengan standar organisasi, yaitu apakah
masukan lebih besar, sama dengan atau lebih kecil dari pengeluaran.
Perencanaan dan pengendalian dibagi – bagi untuk tujuan teoritis,
pembagian tersebut disusun secara artificial untuk kemudahan analisis dan tidak
merefleksikan dinamika perkembangan suatu entitas. Pada kenyataannya
perencanaan dan pengendalian adalah simultan, tidak terpisahkan, dan merupakan
proses yang saling berhubungan. Perencanaan merupakan konstruksi dari program
operasional terperinci, merupakan proses dari menyadari kesempatan maupun
ancaman eksternal dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.
Anggaran biaya dalam bidang operasional Fakultas Ekonomi USU sangat penting
guna menghindari terjadinya penyimpangan biaya yang tidak di perlukan yang
dapat menyebabkan biaya operasional fakultas semakin besar. Dengan anggaran
operasional yang baik, dapat mendukung tujuan akhir suatu instansi tersebut.
Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran
menuntut keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran.
Disamping itu juga anggaran mempunyai fungsi pengawasan yaitu menyelidiki
apakah pelaksanaan suatu kegiatan itu dikerjakan sesuai rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Apabila terdapat perbedaan antara anggaran dan
realisasinya, maka hal itu perlu dianalisis. Dari analisis perbedaan tersebut
diambil keputusan yang perlu untuk mengatasi kemungkinan yang merugikan
pengendalian, anggaran juga merupakan alat utama pengkoordinasian kegiatan –
kegiatan organisasi
Pengendalian meliputi penetapan tujuan dan standar, membandingkan
kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, menekankan
pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Fakultas Ekonomi
USU selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yakni biaya umum
serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling
esensial menyangkut kesinambungan suatu instansi, maka sangat di perlukan
perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional. Dengan
berpedoman pada biaya operasional maka tujuan fakultas akan tercapai.
Biaya operasional sangat di butuhkan staff keuangan fakultas dalam
melaksanakan seluruh fungsinya untuk menjamin kesistematisan dan sebagai alat
untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas fakultas yang direncanakan agar operasi
fakultas dapat berjalan dengan tingkat efesiensi yang tinggi. Untuk itulah penulis
merasa tertarik untuk memilih judul ”Analisis Anggaran Biaya Operasional
B. Perumusan Masalah
Dari uraian diatas di ketahui bahwa anggaran biaya operasional Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dikelola dengan efektif dan efisien,
hal ini bukan hanya berlaku untuk suatu instansi, tetapi juga berlaku untuk semua
instansi termasuk juga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Perencanaan dan pengawasan biaya operasional fakultas yang baik akan
membantu tata usaha/staff keuangan mencapai tujuan yang efektif dan efesien.
Dengan demikian dapat kita buat suatu rumusan masalah, yaitu :
1. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU melakukan
perencanaan dan pengendalian biaya operasional guna mencegah
penyimpangan.
2. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU menetapkan anggaran biaya
operasional untuk meningkatkan efiensi.
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
1.Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada
Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi di USU.
2.Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi USU merencanakan dan
mengendalikan biaya operasionalnya.
3.Untuk menganalisa dan mengevaluasi perencanaan dan pengendalian
4.Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan
penulis khususnya tentang biaya operasional dan hal – hal yang terkait
didalamnya.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Bagi Penulis
Penulisan ini bermanfaat dalam mengembangkan wawasan dan ilmu
pengetahuan yang telah diperoleh oleh penulis selama perkuliahan,
khususnya mengenai biaya operasional.
2. Bagi Instansi
Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan saran-saran atau bahan
masukan untuk mengambil keputusan dalam menentukan perencanaan dan
pengawasan serta mengambil kebijakan – kebijakan yang berguna untuk
kelangsungan suatu instansi di masa yang akan datang.
3. Bagi Akedemisi
Hasil penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan
pembelajaran dalam melakukan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri
Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat
Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan
Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III ( yang dulunya bernama Pendidikan Ahli
Administrasi Perusahaan ), terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah “Menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait
yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan
penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan
nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui
struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan instansi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri
dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok
kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup
tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Rincian tugas bagian tata usaha adalah:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Rincian tugas bagian akademik sebagai berikut :
1.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2.Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
3.Melakukan administrasi akademik.
4.Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5.Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7.Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Rincian tugas pada sub bagian umum dan perlengkapan adalah sebagai berikut:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
4. Sub Bagian Kepegawaian
Rincian tugas pada sub bagian kepegawaian adalaha :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
3. Melakukan urusan mutasi pegawai.
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Rincian pada sub bagian perlengkapan adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah
digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua
karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi
yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan
pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti
sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik. Data mahasiswa yang terdaftar selama tahun ajaran 2009 adalah
Tabel 2.1
Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU Tahun Ajaran 2009/2010
Jenis Kelamin
Departemen / Jurusan
Jumlah S1 Reguler D3 Reguler S1 Ekstensi
Ep Akt Mnj Keu Akt Kes Ep Akt Mnj
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Analisis Anggaran Biaya Operasional 1. Pengertian Anggaran
Ada beberapa istilah yang digunakan dalam menyatakan anggaran
perusahaan, yaitu business budget, profit planning and control, comprehensive
budgeting, business budget and control. Para Ahli mengemukakan pendapat yang
berbeda mengenai pengertian penganggaran itu sendiri walaupun demikian perbedaan
istilah-istilah tersebut tidaklah merubah pengertian dari anggaran, hal ini dapat dilihat
dari defenisi yang diberikan oleh para ahli: menurut Carter dan Usry ( 2007 : 13 )
definisi anggaran adalah sebagai berikut : “Anggaran adalah pernyataan
terkuantifikasi dan tertulis dari rencana manajemen”.
Haruman (2007 : 3) memberikan definisi anggaran : “Penganggaran (budgeting ) menunjukan suatu tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang perlu, pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil rencana itu”. Sedangkan menurut Darsono (2008 : 1) : “Penganggaran adalah proses penyusunan anggaran yang dimulai dengan pembuatan panitia, pengumpulan dan pengklasifikasian data, pengajuan rencana kerja fisik dan keuangan tiap – tiap seksi, bagian, divisi, penyusunan secara mnyeluruh, merevisi, dan mengajukan kepada pimpinan puncak untuk disetujui dan dilaksanakan”.
Dalam beberapa terakhir ini, sejumlah besar perhatian telah diberikan kepada
implikasi perilaku dari penyediaan data yang dibutuhkan untuk perencanaan dan
mempengaruhi perilaku individu – individu dan kelompok di setiap tingkatan proses
manajemen termasuk diantarannya :
1. Menetapkan cita – cita
2. Menginformasikan kepada individu – individu mengenai apa yang harus
mereka berikan untuk pencapaian cita – cita tersebut.
3. Memotivasi kinerja yang diinginkan
4. Evaluasi kinerja
5. Memberikan saran kapan tindakan korektif sebaiknya diambil
Kelompok manajemen yang tidak mau menerima asumsi – asumsi yang
digunakan dalam anggaran dapat berkinerja buruk bagi suatu instansi. Berikut ini
adalah elemen – elemen yang disarankan sebagai alat untuk memotivasi karyawan
untuk membidik cita – cita yang ditetapkan dalam anggaran :
1. Sistem kompensasi yang membangun dan memelihara hubungan yang jelas
antara hasil dan penghargaan
2. Sistem untuk penilaian kinerja yang dipahami oleh karyawan dalam
hubungannya dengan efektivitas dan hasil penting individual, tugas dan
tanggung jawab, tingkat dan cakupan pengaruh dalam pengambilan keputusan
serta waktu yang diberikan untuk menilai hasil tersebut
3. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan karyawan bertanya kepada
atasan berdasarkan kepercayaan dan kejujuran
5. Suatu sistem pendukung karyawan , seperti pelatihan, bimbingan dan
perencanaan karir
6. Suatu sisem yang mempertimbangkan tidak hanya untuk tujuan perusahaan
tetapi juga keahlian dan kemampuan karyawan
7. Suatu sistem yang tidak setengah – setengah, tetapi harus berusaha meraih
standar yang realitas dan dapat dicapai, menekankan pada perbaikan dan
menyediakan lingkungan dimana konsep keunggulan ( excellence ) dapat
2. Jenis – Jenis Anggaran
Ada beberapa klasifikasi mengenai anggaran, yang antara lain : 1. Berdasarkan Ruang Lingkup
a. Anggaran Komprehensif, yaitu anggaran perusahaan yang disusun
dengan ruang lingkup yang menyeluruh yang menyangkut seluruh
aktivitas perusahaan
b. Anggaran Parsial, anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang
lingkup yang terbatas yang hanya mencakup sebagian dari kegiatan
perusahaan.
2. Berdasarkan Fleksibilitasnya
a. Anggara Fixed ( fixed budget ), yaitu anggaran yang disusun untuk
periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan
berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan
expenses, serta tidak diadakan revisis secara periodik.
b. Anggaran Kontinyu ( Continues Budget ), yaitu anggaran yang disusun
untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan
berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan
expenses, tetapi diadakan revisi secara periodik dan ditambahkan
3. Berdasarkan Jnagka Waktu
a. Anggaran Jangka Pendek, yaitu anggaran operasional yang
menunjukkan rencana operasi atau kegiatan untuk satu periode
akuntansi ( biasanya satu tahun ) yang akan datang. Anggaran ini
terdiri dari anggaran penjualan, anggaran produksi, anggaran
pemakaian bahan langsung, anggaran pembelian bahan baku, anggaran
upah langsung, anggaran biaya overhead, anggaran persediaan bahan
baku dan barang jadi, anggaran biaya penjualan dan promosi, anggaran
biaya administrasi, anggaran harga pokok barang yang dijual,
anggaran pendapatan dan penngeluaran lain – lain, anggaran tambahan
modal, anggaran piutang, dan daftar neraca yang diproyeksikan.
b. Anggaran Jangka Panjang, yaitu anggaran yang menunjukkan rencana
3. Keunggulan dan Kelemahan Anggaran
Berdasarkan dari pernyataan diatas, dapat disimpulkan beberapa keunggulan
yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan penyusunan anggaran yang baik,
antara lain :
1. Hasil yang diharapkan dari suatu rencana tertentu diproyeksikan sebelum
rencana tersebut dilaksanakan. Bagi manajemen hasil proyeksi ini
menciptakan peluang untuk memilih rencana yang paling menguntungkan
untuk dilaksanakan.
2. Dalam menyusun anggaran, diperlukan analisis yang sangat teliti terhadap
setiap tindakan yang akan dilakukan. Analisis ini sangat bermanfaat bagi
manajemen sekalipun ada pilihan untuk tidak melanjutkan keputusan tersebut.
3. Anggaran merupakan penelitian untuk kerja sehingga dapat dijadikan patokan
untuk menilai baik buruknya suatu hasil yang diperoleh.
4. Anggaran memerlukan adanya dukungan organisasi yang baik sehingga setiap
manajer mengetahui kekuasaan, kewenangan dan kewajibannya. Anggaran
sekaligus berfungsi sebagai alat pengendalian pola kerja karyawan dalam
melakuakan suatu kegiatan.
5. Mengingat setiap manajer atau penyelia dilibatkan dalam penyususnan
anggaran, maka memungkinkan terciptanya perasaan ikut berperan serta
Disamping beberapa keunggulan tersebut diatas, terdapat pula beberapa
kelemahan dari anggaran, antara lain :
1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi ( permintaan efektif, kapasitas
produksi dan lain – lain ) maka terlaksananya dengan baik kegiatan – kegiatan
tergantung pada ketepatan estimasi tersebut.
2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil
apabila dilaksanakan secara sungguh – sungguh.
3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu
manajer dalam melaksanakan tugas – tugasnya, bukan menggantikannya.
4. Kondisis yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang
4. Definisi Biaya dan Klasifikasi Biaya a. Definisi Biaya
Dalam peggolongan perusahaan, besar maupun perusahaan kecil, perusahaan
jasa maupun perusahaan dagang setiap harinya. Selalu berkaitan dengan biaya yang
harus dikeluarkan. Ada berbagai defenisi mengenai biaya yaitu:
Baridwan (2004 : 30) memberikan defenisi biaya sebagai berikut: “Biaya
adalah Aliran keluar, pemakaian lain aktiva atau timbulnya utang ( kombinasi
keduanya ) selama satu periode yang berasal dari penyerahan atau pembuatan barang,
penyerahan jasa, atau dari pelaksanaan lain yang merupakan kegiatan utama badan
usaha”. Menurut Machfoedz (2000:36) defenisi biaya adalah sebagai berikut: “Biaya
adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau
kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk
dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh”.
b. Klasifikasi Biaya
Klasifikasi biaya sangat penting guna membuat ikhtisar yang berarti atas data
biaya. Klasifikasi yang paling umum digunakan didasarkan pada hubungan antara
biaya dengan berikut ini :
1. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Produk
a. Biaya Manufaktur, disebut juga biaya produksi atau biaya pabrik.
integral dari produk jadi dan dimasukkan secara eksplisit dalam
perhitungan biaya produk ), biaya tenaga kerja langsung ( tenaga kerja
yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi
dan dapat dibebankan secara layak ke produk tertentu ), dan biaya
overhead pabrik ( terdiri atas semua biaya manufaktur yang tidak
ditelusuri secara langsung ke output tertentu ).
b. Biaya Komersial, terdiri atas dua klasifikasi besar yaitu biaya
pemasaran ( termasuk beban promosi, beban penjualan, dan
pengiriman ) dan biaya administratif ( termasuk beban yang terjadi
dalam mengarahkan dan mengendalikan organisasi ).
2. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Volume Produksi
a. Biaya Variabel, menunjukkan jumlah perunit yang relatif konstan
dengan berubahnya aktivitas yang relevan.
Contoh biaya variabel :
- perlengkapan
- bahan baku
- royalti
- upah lembur
- biaya komunikasi
b. Biaya Tetap, bersifat konstan secara total dan rentang yang relevan.
Contoh biaya tetap :
- depresiasi
- pajak properti
- gaji supervisor
- asuransi
- gaji eksekutif
- sewa
c. Biaya Semi Variabel, biaya yang memiliki elemen biaya tetap dan
biaya variabel.
Contoh biaya semivariabel :
- inspeksi
- jasa departemen biaya
- jasa departemen penggajian
- air dan limbah
- asuransi kompensasi
- asuransi kecelakaan dan kesehatan
- pajak penghasilan
3. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Departemen Produksi / Segmen Lain
b. Departemen Jasa, pada umumnya dibeberapa organisasi adalah
departemen pemeliharaan, panggajian, akuntansi biaya, dan
pemrosesan data.
4. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Periode Akuntansi
a. Pengeluaran Modal ( capital expenditure ) ditujukan untuk
memberikan manfaat di masa depan dan dilaporkan sebagai aktiva.
b. Pengeluaran Pendapatan ( revenue expenditure ) memberikan manfaat
untuk periode sekarang dan dilaporkan sebagai beban.
5. Biaya Dalam Hubungannnya Dengan Suatu Keputusan
Biaya differensial, seringkali disebut biaya marginal yang merupakan salah
satu nama dari biaya yang relevan untuk suatu pilihan diantara banyak
alternatif.
c. Biaya Operasional
Yang dimaksud dengan biaya operasional adalah semua biaya yang
dikeluarkan yang pada hakekatnya dianggap habis dalam masa satu tahun tutup buku.
Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan di dalam
perusahaan secara sekaligus tidaklah mungkin. Dengan demikian perlu diketahui
bagaimana penyusunan anggaran dalam perusahaan tersebut harus dilaksanakan,
ditinjau dari urutan anggaran yang disusun tersebut. Menurut Anton (2000:277)
sejak barang-barang dan jasa-jasa telah siap menjadi barang jadi dan seterusnya
disalurkan kepasaran bebas”.
Didalam penyusunan anggaran biaya operasional, biasanya mencakup
anggaran berikut ini:
1. Anggaran biaya tetap
Anggaran biaya tetap atau konstan adalah anggaran biaya yang besar
kecilnya tidak dipengaruhi oleh perubahan aktivitas perusahaan. Ini berarti
jika terjadi peningkatan atau penurunan aktivitas perusahaan, maka biaya
tetap tidak mengalami perubahan. Yang termasuk kedalam biaya tetap adalah
depresiasi (penyusutan), pajak, asuransi, biaya kredit dan sebagainya.
Prosedur penyusunan anggaran biaya tetap dapat dilakukan dengan
menganalisis biaya tetap masa yang lalu kemudian biaya ini diteliti dan dibuat
sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang.
Ada dua ciri utama biaya tetap (Munandar, 2001:227), yaitu:
a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap
ada dalam jumlah yang tetap.
b. Bila perusahaan meningkatkan atau menurunkan aktivitasnya, biaya ini
tetap dalam jumlah yang tetap.
2. Anggaran biaya variabel
Anggaran biaya variabel adalah anggaran biaya yang jumlahnya
meningkat pula. Begitu juga sebaliknya, jika aktivitas berkurang maka biaya
variabel juga akan menurun. Yang termasuk kedalam biaya variabel misalnya
bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Anggaran
biaya variabel dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel tahun
sebelumnya dengan memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan
aktivitas perusahaan pada tahun-tahun yang akan datang. Ada dua ciri utama
bidang biaya variabel (Munandar, 2001: 227), yaitu :
a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas maka jumlah biaya ini tidak
ada.
b. Bila perusahaan meningkatkan aktivitas maka jumlah biaya ini akan
mengalami peningkatkan sedangkan bila perusahaan menurunkan
aktivitasnya maka biaya ini akan mengalami penurunan pula.
3. Anggaran semi variabel
Anggaran biaya semi variabel merupakan anggaran biaya-biaya yang
sebagian mempunyai sifat tetap yang besar kecilnya dipengaruhi oleh
perubahan aktivitas perusahaan dan sebagian lagi mempunyai sifat tetap yang
besar kecilnya dipengaruhi oleh perusahaan aktivitas perusahaan. Yang
termasuk dalam biaya semi variabel antara lain biaya pemeliharaan gedung,
biaya pemeliharaan mesin dan alat-alat, upah (gaji), insentif dan lain-lain.
Anggaran biaya semi variabel dapat ditentukan dengan menganalisa biaya
pada tahun-tahun yang sudah lewat dan membuat pertimbangan terhadap
aktivitas perusahaan di masa yang akan datang. Adapun ciri-ciri biaya semi
variabel (Munandar, 2001:232), yaitu:
1. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap ada
dalam jumlah tertentu yaitu sebesar unsur biaya tetap yang terkandung di
dalamnya.
2. Bila perusahaan meningkatkan aktivitasnya maka jumlah biaya ini makin
meningkat karena unsur biaya variabel yang terkandung didalamnya tidak
berubah dan sebaliknya, jika aktivitas perusahaan menurun maka jumlah
biaya menurun karena unsur biaya variabel menurun sedangkan unsur
5. Prinsip Penyusunan Anggaran
Prinsip – prinsip dasar yang harus dipenuhi dan ditaati agar suatu anggaran
dapat disusun dan silaksanakan adalah sebagai berikut ;
1. Management Involvement
Keterlibatan manajemen dalam penyusuanan rencana mempunyai makna
bahwa manajemen mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai segala
sesuatu yang direncanakan.
2. Organizational Adaptation
Suatu rencana keuangan harus disusun berdasarkan struktur organisasi dimana
ada ketegasan garis wewenang dan tanggung jawab. Seorang manajer tidak
dapat menindahkan tanggung jawab atas sesuatu pekerjaan walaupun dia
dapat melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahannya.
3. Responsibility Accounting
Agar rencana keuangan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus
didukung adanya suatu sistem responsibility accounting yang polanya
disesuaikan dengan pertanggungjawaban organisatoris.
4. Goal Orientation
Penetapan tujuan yang realistis akan menjamin kelangsungan hidup dan
pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Jadi konsep management by
5. Full Communication
Suatu perencanaan dan pengendalian dapat berjalan secara efektif apanila
natara tingkatan manajemen mempunyai pemahaman yang sama tentang
tanggung jawab dan sasaran yang harus dicapai.
6. Realistic Expectation
Dalam perencanaan, manajemen harus menghindari konservatisme dan
optimisme yang berlebihan yang menjadikan sasaran tidak dapat tercapai. Jadi
manajemen harus menetapkan sasaran yang realistis artinya memungkinkan
dapat dicapai.
7. Timeliness
Laporan – laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus
diterima oleh manajer yang berkompeten tepat pada waktunya agar informasi
tersebut efektif dan berguna bagi manajemen.
8. Flexible Application
Perencanaan tidak boleh kaku tetapi harus terdapat celah untuk perubahan
sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
9. Reward and Punishment
Mnajemen harus melakukan penilaian kinerja manajer berdasarkan
perencanaan yang telah ditetapkan. Jdai manajer yang kinerjanya dibawah
atau melebihi standar harus dapat diketahui sehingga pemberian suatu reward
B. Analisis Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional
Pada dasarnya, yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan
pelaksanaan kegiatan anggaran ada ditangan pimpinan tertinggi fakultas. Dalam hal
ini, fakultas ekonomi USU membuat anggaran dibawah Pembantu Dekan II (PD II)
dan tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian dilingkungan
fakultas ekonomi USU. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran
serta kegiatan-kegiatan penganggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh
pimpinan tertinggi fakultas, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain
fakultas.
Adapun siapa atau siapa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun
anggaran tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing
instansi. Pada Fakultas Ekonomi USU bagian yang mempersiapkan dan menyusun
anggaran ini dapat didelegasikan kepada bagian administrasi, ini terdapat bagi
instansi kecil seperti halnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pada Fakultas Ekonomi
penyusunan ini dilakukan oleh kasubag Keuangan. Hal ini disebabkan karena
Fakultas Ekonomi merupakan instansi nirlaba, kegiatan-kegiatan fakultas tidak telalu
kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas
penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja tidak perlu
banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan.
Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancar maka perlu
ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini
tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Dengan demikian, tersedia waktu
yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atau hal-hal yang dianggap
perlu.
Pedoman penyusunan anggaran instansi itu harus mencerminkan materi apa
yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan
dasar dari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategis instansi
serta uraian dasar pemikiran fakultas.
Anggaran yang disusun oleh bagian administrasi merupakan rancangan
anggaran (draft budget). Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada
pimpinan teringgi fakultas untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang
defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan teringgi yaitu rektorat, masih
dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut,
dan dimungkinkan untuk diadakan pembahasan antara pimpinan tertinggi instansi
dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.
Setelah disahkan oleh pimpinan tetinggi fakultas, maka rancangan anggaran
tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman
kerja, alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Berikut adalah
rencana penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program D3
Tabel 3.1
Rencana Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
(Dalam Rupiah)
NO JENIS PENGELUARAN MAK JUMLAH
1 Belanja Honorarium
- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Lembur
- Belanja Vakasi
512111
- Belanja Keperluan Perkantoran
- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat
- Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan
- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan
- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi
- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan
- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin
- Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri )
- Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri )
- Belanja Modal Peralatan &Mesin
- Belanja Modal Gedung &
Bangunan
- Belanja Modal Jaringan
- Belanja Pemeliharaan Gedung & Bangunan yang di Kapitalisasi - Belanja Pemeliharaan Peralatan
& Mesin yang di Kapitalisasi
66.000.000 -
- - -
C. Pengendalian Biaya Operasional
Pengendalian dilakukan untuk menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan
yang terjadi antara apa yang telah ditetapkan dalam budget dengan realisasinya dan
pertimbangan bagi perencanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang.
Pengendalian dilaksanakan berdasarkan standar dan budget yang disusun atas
pertimbangan manajemen, peramalan dengan perhitungan matematis dan pengalaman
dimasa lalu.
Tanggung jawab atas pengendalian biaya sebaiknya diberikan kepada individu
- individu tertentu yang juga bertanggung jawab untuk menganggarkan biaya yang
berada di bawah kendali mereka. Setiap tanggung jawab manajer sebaiknya dibatasi
pada biaya dan pendapatan yang dapat dikendalikan oleh manajer tersebut, dan
kinerja secara umum diukur dengan membandingkan antara biaya dan pendapatan
aktual terhadap anggaran. Sistem yang didesain untuk mencapai tujuan tersebut
disebut sistem akuntansi pertanggung jawaban.
Untuk membantu dalam mengendalikan biaya, akuntan biaya dapat
menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya yang disebut biaya
standar. Biaya standar juga dapat dijadikan dasar untuk anggaran dan laporan biaya.
Aspek penting lain dari pengendalian biaya adalah identifikasi dari biaya aktivitas
yang berbeda dibandingkan biaya dari departemen dan produk yang berbeda.
Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan pengorganisasian, merupakan
biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode
tertentu yang biasanya jangka pendek.
Tahap-tahap proses pengendalian anggaran menurut Mulyadi (2001:508),
malalui tiga tahap utama :
1. Penetapan sasaran.
2. Implementasi
3. Pengendalian dan Evaluasi
Proses pengendalian anggaran didahului dengan penetapan tujuan oleh
manajemen puncak dan penetapan strategi untuk mencapainya. Tujuan merupakan
hasil yang diinginkan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian biaya
operasional Fakultas Ekonomi USU diadakan melalui anggaran. Evaluasi terhadap
anggaran dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan.
Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran
berikutnya. Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka
mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian
terhadap alokasi pada biaya anggaran. Realisasi penggunaan daftar usulan kegiatan
dana masyarakat (DUK-DM) program D3 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran
Tabel 3.2
Realisasi Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
(Dalam Rupiah)
NO JENIS PENGELUARAN MAK JUMLAH
1 Belanja Honorarium
- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Lembur
- Belanja Vakasi
512111
- Belanja Keperluan Perkantoran
- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat
- Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan
- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan
- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi
- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan
- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin
- Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri )
- Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri )
- Belanja Modal Peralatan &Mesin
- Belanja Modal Gedung &
Bangunan
- Belanja Modal Jaringan
- Belanja Pemeliharaan Gedung & Bangunan yang di Kapitalisasi - Belanja Pemeliharaan Peralatan
& Mesin yang di Kapitalisasi
532111
D. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional
Sebelum melakukan analisis tentang adanya penyimpangan/variance
anggaran, maka terlebih dahulu disajikan laporan anggaran yang dibuat sebelumnya.
Kita juga mengetahui bahwa anggaran (budget) merupakan “Tool of Control” dan
kita juga mengenal istilah “Control of Budget” istilah ini semua menunjukkan
bahwa budget dapat dijadikan sebagai alat untuk standard kerja sudah ada.
Kemungkinan sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka
aktual yang dapat kita harapkan dengan standard atau sasaran yaitu budget.
Perbedaan antara dua angka ini akan merupakan penyimpangan.
Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan
sering diaplikasikan menurut keadaan berikut:
2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dibandingkan
dengan menggunakan tahun lalu sebagai tahun dasar.
3. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dibandingkan dengan biaya
standard.
4. Penyelidikan penyimpangan antara hasil actual dibandingkan dengan sasaran
budget.
Penyimpangan yang mungkin terjadi yaitu:
e. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favourable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, maka
f. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavourable variance)
Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut
unfavourable variance.
Laporan budget (budget report), yaitu laporan antara hasil realisasi dengan
pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding antara
budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi, baik yang bersifat merugikan (unfavourable) ataupun yang
menguntungkan (favourable) dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
tersebut sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut yang
segera perlu dilakukan. Adapun penyimpangan yang terjadi selama tahun 2009 pada
Tabel 3.3
Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat
(DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009
(Dalam Rupiah)
NO F U N G S I M A K ANGGARAN REALISASI VARIANCE
1 Belanja Honorarium
- Belanja Lembur
- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Vakasi
512211
- Belanja Keperluan Perkantoran
- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat - Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan
- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan
- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi
- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan
- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin - Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri ) - Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri )
521111
- Belanja Modal Peralatan &Mesin
- Belanja Modal Gedung & Bangunan
- Belanja Modal Jaringan
- Belanja Pemeliharaan Gedung &
Bangunan yang di Kapitalisasi
- Belanja Pemeliharaan Peralatan & Mesin
yang di Kapitalisasi
532111
Total 1.573.214.116 1.961.025.959 914.769.843
Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi
USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :
1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang
menguntungkan (favourable variance) maka tindakan yang diambil oleh
Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan pihak rektorat dan
melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.
2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavourable
variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata
anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan
BAB IV
P E N U T U P
A. Kesimpulan
Setelah penulis mengadakan analisa dan evaluasi atas analisis anggaran biaya
operasional pada Fakultas Ekonomi USU Medan, dengan hasil yang didapat maka
penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain, yaitu:
1. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah lembaga/instansi yang bergerak
dalam pelaksanaan pendidikan. Didalam menjalan fungsinya selalu berusaha
memberikan pelayanan yang berkualitas dan terbaik kepada customer yaitu
para mahasiswa maupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang
penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan sehingga Fakultas Ekonomi USU
dapat misinya yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu
fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Perencanaan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU tidak
melibatkan semua bagian, dalam hal ini hanya melibatkan sub bagian
keuangan kemudian diteruskan ke Pembantu Dekan II (PD II) untuk disetujui
tanpa adanya keterlibatan bagian lainnya seperti jurusan maupun departemen.
anggaran dan realisasi itu hanya bagian yang memang terlibat dalam
penyusunan anggaran tersebut.
4. Anggaran yang disusun Fakultas Ekonomi USU, ada beberapa mata anggaran
yang tidak sesuai dengan kenyataan dan bahkan ada mata anggaran yang sama
sekali tidak ada realisasinya. Hal ini disebabkan karena meningkatnya
pengeluaran-pengeluaran yang dibutuhkan dan tidak terselenggaranya suatu
kegiatan yang dianggarkan atas biaya sebelumnya.
4. Dilihat dari laporan akhir realisasi anggaran beban operasional Fakultas
Ekonomi USU tahun anggaran 2009, dimana pihak fakultas menganggarkan
biaya operasional sebesar Rp 1.573.214.116,- dan realisasinya sebesar
Rp 1.961.025.959,-.
5. Terdapat variance (penyimpangan) yang cukup besar yaitu sebesar
Rp. 189.396.684,-. Penyimpangan ini terjadi karena pada tahun anggaran 2009
Fakultas Ekonomi USU hanya menganggarkan Rp 119.183.316,- untuk mata
anggaran belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan yang pada
B. Saran
Sebagai penutup tugas akhir ini penulis akan mencoba memberi saran yang
kiranya bermanfaat bagi perkembangan Fakultas Ekonomi USU dan dapat membantu
para penyusun anggaran terutama biaya operasional didalam melakukan perencaan
sehingga varian yang terjadi semakin hari semakin kecil sesuai dengan kebutuhan,
diantaranya :
1. Mengingat pentingnya peranan anggaran, sebaiknya anggaran disusun secara
teliti dengan membentuk suatu panitia anggaran atau seksi khusus lainnya
sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.
2. Disarankan agar Fakultas Ekonomi USU membuat batasan yang lebih jelas
antara biaya tetap dengan biaya variabel sehingga tidak timbul kesalahan
dalam penempatan biaya.
3. Agar anggaran Fakultas Ekonomi USU dapat lebih memenuhi fungsinya
dengan baik lagi, maka penyusunan anggaran sebagai alat perencanaan dan
pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan dan
analisis.
4. Untuk menghemat biaya, Fakultas Ekonomi USU haruslah efektif dan efisien
dalam pemanfaatan semua yang menyangkut pengeluaran biaya.
5. Dalam mengatasi kelemahan penafsiran anggaran yang kurang realistis
Fakultas Ekonomi USU dapat membuat budget dalam dua kriteria; pertama
berdasarkan atau berpedoman pada masa lalu. Budget yang kedua dengan
budget ini dapat dirangkum menjadi satu budget biaya operasional yang
mengambil titik tengah angka perkiraan dari kedua budget tadi.
6. Perlunya ditingkatkan pengendalian dari pihak Dekan (Pembantu Dekan II)
untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu Fakultas Ekonomi
USU melakukan inspeksi mendadak demi menghindari penyelewengan dana
DAFTAR PUSTAKA
Anton, M. 2000. “Anggaran Perusahaan”. Edisi Empat. BPFE : Yogyakarta.
Carter, K. William dan Usry, F. Milton. 2002. “Akuntansi Biaya”. Edisi Dua. Salemba Empat : Jakarta.
Darsono, Purwati. 2007. ”Penganggaran Perusahaan”. Mitra Wacana Media : Jakarta.
Haruman, Tendi dan Rahayu, Sri. 2007. ”Penyusunan Anggaran Perusahaan”. Edisi 2. Graha Ilmu : Yogyakarta.
