PROTOTYPE APLIKASI ROUTING DOCUMENT PADA JOINT OPERATING BODY
PERTAMINA – PETROCHINA EAST JAVA
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Lutfi Chrisdiansyah NIM : 08.41010.0376 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
i
Sebagai salah satu perusahaan multi nasional yang bergerak di bidang pertambangan minyak, banyak proses yang terjadi pada Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java. Salah satunya adalah kebutuhan administrasi untuk menunjang berjalannya proses produksi. Untuk mewujudkan kebutuhan tersebut diperlukan sebuah aplikasi yang diharapkan bermanfaat dan secara tidak langsung mampu meningkatkan produktivitas perusahaan.
Saat ini fasilitas intranet yang sudah ada pada perusahaan belum dimanfaatkan secara maksimal. Untuk memudahkan kelancaran administrasi di lingkungan field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java, maka dibutuhkan suatu aplikasi yang memanfaatkan intranet tersebut untuk melakukan Routing Document. Pengertian dari Routing Document sendiri adalah suatu proses berjalannya dokumen dari satu tempat ke tempat lain untuk dilakukan validasi oleh masing-masing bagian terkait. Dokumen yang akan dirouting pada perusahaan ini biasa disebut dengan Request Voucher.
ii
v DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah Perusahaan ... 6
2.2 Struktur Organisasi ... 7
2.3 Wilayah Kerja ... 7
2.4 Produksi ... 8
2.5 Prosedur Keamanan ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 10
3.1.1 Sistem ... 10
3.1.2 Sistem Informasi ... 10
vi
3.3 Analisis dan Perancangan Sistem ... 14
3.3.1 Flow Chart ... 14
3.3.2 Data Flow Diagram ... 15
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 16
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) ... 18
3.6 Internet ... 18
3.7 Intranet ... 19
3.8 Pemrograman Web ... 19
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 23
4.1 Metodologi Penelitian ... 23
4.2 Analisa Sistem ... 24
4.3 Perancangan Sistem ... 25
4.3.1 Bagan IPO ... 26
4.3.2 Document Flow ... 26
4.3.3 System Flow ... 28
4.3.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 30
a. Context Diagram ... 30
b. DFD Level 0 Sub Proses Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java ... 32
c. DFD Level 0 Sub Proses 1 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java ... 33
d. DFD Level 1 Sub Proses 4 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java ... 34
vii
a. Conceptual Data Model (CDM) ... 36
b. Physical Data Model (PDM) ... 36
4.3.6 Struktur Tabel ... 37
4.3.7 Desain Input dan Output ... 41
4.4 Testing dan Implementasi Sistem ... 49
4.4.1 Testing atau Pengujian Sistem ... 49
4.4.2 Implementasi Sistem ... 58
4.4.3 Kebutuhan Sistem ... 58
4.4.4 Interface Aplikasi ... 58
BAB V PENUTUP ... 69
5.1 Kesimpulan ... 69
5.2 Saran ... 69
DAFTAR PUSTAKA ... xiii
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java ………7
Gambar 2.2 Struktur Organisasi J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java ………..7
Gambar 4.1 Bagan IPO Prototype Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina- Petrochina East Java ………..26
Gambar 4.2 Document Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process ………...27
Gambar 4.3 Lanjutan Document Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process ………...27
Gambar 4.4 System Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process ...28
Gambar 4.5 Lanjutan System Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process ………...28
Gambar 4.6 Context Diagram Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina- Petrochina East Java ………30
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sub Proses Aplikasi Routing Document ……….32
Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses 1 Aplikasi Routing Document ……….33
Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub Proses 4 Aplikasi Routing Document ……….34
Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) Prototype Aplikasi Routing Document ………36
Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM) Prototype Aplikasi Routing Document ………37
Gambar 4.12 Desain Form Login ………..41
Gambar 4.13 Desain Form Menu Utama ……….41
ix
Gambar 4.17 Desain Form Routing Voucher ………..43
Gambar 4.18 Desain Form Detail Routing Voucher ………..44
Gambar 4.19 Desain Form Approval Voucher ………44
Gambar 4.20 Desain Form Detail Approval FAS/FOS/HSE ………45
Gambar 4.21 Desain Form Detail Approval Cost Control ………...45
Gambar 4.22 Desain Form Detail Approval Cashier ………46
Gambar 4.23 Desain Form Detail Approval A&F Manager ………46
Gambar 4.24 Desain Form Detail Approval Field Manager ………47
Gamber 4.25 Desain Form Complete Voucher………47
Gambar 4.26 Desain Form Detail Complete Voucher ………...48
Gambar 4.27 Proses Login Awal ………49
Gambar 4.28 Proses Menu Home ………..49
Gambar 4.29 Proses Login Gagal ………..50
Gambar 4.30 Proses Insert User ………50
Gambar 4.31 Proses Add User ………51
Gambar 4.32 Proses Update User ……….51
Gambar 4.33 Proses Update Profil ………52
Gambar 4.34 Proses Delete User ………...52
Gambar 4.35 Proses Request Voucher ………..53
Gambar 4.36 Proses Routing Voucher ………..53
Gambar 4.37 Proses Delete Request Voucher ……….54
x
Gambar 4.39 Proses Search Sukses ………...55
Gambar 4.40 Proses Browse File ………..55
Gambar 4.41 Proses Approval FAS/FOS/HSE ………56
Gambar 4.42 Proses Approval A&F Manager ………56
Gambar 4.43 Proses Approval Field Manager ………57
Gambar 4.44 Proses Complete Voucher ………...57
Gambar 4.45 Interface Form Login ………...59
Gambar 4.46 Interface Form Utama ……….59
Gambar 4.47 Interface Form Request Voucher ………...60
Gambar 4.48 Interface Form Routing Voucher ………...60
Gambar 4.49Interface Form Detail Routing Voucher ………61
Gambar 4.50 Interface Form Approval ……….61
Gambar 4.51 Interface Form Detail Approval FAS/FOS/HSE ………62
Gambar 4.52 Interface Form Voucher Queue Cost Control ……….63
Gambar 4.53 Interface Form Approval Cost Control ………63
Gambar 4.54 Interface Form Approval Cashier ……….64
Gambar 4.55 Interface Form Approval Admin & Finance Manager ………..65
Gambar 4.56 Interface Form Detail Approval Field Manager ………65
Gamber 4.57 Interface Form Complete Voucher ………66
Gamber 4.58 Interface Form Detail Complete Voucher ………67
Gamber 4.59 Interface Form Edit Admin ……….67
xi
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Block Chart ………..14
Tabel 3.2 Simbol-Simbol DFD ……….16
Tabel 4.1 Tabel USERDATA ………...37
Tabel 4.2 Tabel LEVEL ………38
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Form Bimbingan KP ……….71
Lampiran 2. Form KP-5 Acuan Kerja ………...72
Lampiran 3. Form KP-5 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ………..73
Lampiran 4. Form KP-6 Log Harian & Catatan Perubahan Acuan Kerja ………74
Lampiran 5. Form KP-7 Kehadiran Kerja Praktek ………...75
Lampiran 6. Listing Program ………76
Script PHP Form Approval ………..76
Script PHP Form Berita ………...85
Script PHP Form Complete ……….87
Script PHP Form Download ………93
Script PHP Form Modul ………..94
Script PHP Form Queue ………..96
Script PHP Form Request ………..100
Script PHP Form Routing ………..101
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengeboran minyak dengan wilayah kerja yang cukup luas, termasuk di daerah Tuban, Jawa Timur. Field office Mudi, Tuban, Jawa Timur memiliki beberapa departemen, salah satunya departemen ICT yang bertugas menangani infrastruktur dan jaringan intern dan ekstern kantor. Selain itu masih banyak departemen lain yang memiliki fungsi dan keseharian yang berbeda-beda. Misalnya departemen material, production, construction, safety, dan lain-lain. Karena perusahaan ini bergerak di bidang pengeboran minyak, tentunya banyak terjadi permintaan pembelian material atau infrastruktur yang mendukung proses produksi perusahaan.
Setiap terjadi permintaan pembelian material harus melalui beberapa tahap dan prosedur yang berlaku. Hal ini berlaku juga untuk semua departemen. Ketika karyawan membutuhkan dana untuk pembelian barang, pembayaran jasa, atau perbaikan barang, mereka harus membuat sebuah request voucher dan meneruskannya hingga ke pihak cashier, tentunya harus melalui persetujuan supervisor masing-masing serta pihak-pihak tertentu yang terkait.
2
karyawan harus bertanya sendiri secara manual kepada masing-masing sekretaris/ pihak cashier tentang status request voucher tersebut.
Untuk mewujudkan hal tersebut maka dibutuhkan suatu aplikasi yang mampu membantu tiap user untuk bisa memantau status masing-masing request voucher yang sudah dibuat sebelumnya dan dapat diakses di dalam lingkungan internal perusahaan tanpa harus melakukannya secara manual seperti yang sudah disebutkan di atas. Dengan demikian diharapkan aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat suatu media penyimpanan, publikasi dan pencarian dokumen yang cepat, tepat dan akurat.
2. Bagaimana membuat suatu media yang bisa diakses kapan dan dimana saja oleh karyawan apabila diperlukan.
3. Bagaimana membuat suatu media yang berintegrasi dengan sistem intranet yang sudah berjalan di perusahaan.
1.3 Pembatasan Masalah
Adapun batasan-batasan permasalahan dalam pembuatan Prototype Aplikasi Routing Document ini adalah:
2. Sistem ini hanya dapat diakses sepenuhnya oleh karyawan field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java yang telah terintegrasi dalam Prototype Aplikasi Routing Document.
3. Sistem yang dibangun merupakan prototype aplikasi hanya untuk proses Cash Advance Request Voucher.
4. Aplikasi ini tidak menangani Request Transfer diluar lingkup field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java.
5. Dokumen yang disimpan dalam aplikasi ini dibagi dua sifat yaitu: umum dan rahasia yang nantinya menjadi batasan bagi karyawan.
6. Aplikasi ini disarankan berjalan pada Sistem Operasi Windows XP Professional, HTML dan PHP dengan database MySQL.
1.4 Tujuan
Dari batasan masalah diatas maka tujuan yang ingin dicapai adalah membuat Prototype Aplikasi Routing Document yang dapat menyediakan layanan dan fasilitas berikut:
1. Sebagai media penyimpanan, publikasi dan pencarian dokumen yang cepat, tepat dan akurat.
2. Dapat memperlancar aliran data karena bisa diakses kapan dan dimana saja oleh karyawan apabila diperlukan.
4
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan gambaran umum tentang Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java, serta struktur organisasi yang bersangkutan dalam operasional rutin.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek, yang meliputi konsep dasar sistem informasi, sistem informasi manajemen, interaksi manusia dan komputer, internet, intranet, permrograman HTML, PHP dan MySQL.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
BAB V PENUTUP
Bab terakhir ini berisikan kesimpulan pembahasan permasalahan yang telah penulis lakukan dan saran bagi pengembangan aplikasi yang telah dibuat.
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java
Pada bulan Oktober 1970 berdiri Pertamina-Trand International Ltd yang merupakan cikal bakal dari Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java. Setelah perusahaan ini berdiri dilakukan eksplorasi di daerah Salawati, Irian Jaya. Dari eksplorasi ini didapatkan hasil yang tidak sedikit yaitu 1500 Bopd di daerah Kasim1 dan 27000 Bopd di daerah Kasim3.
Keberhasilan dari pengeboran di Irian Jaya membuat daerah operasi semakin diperluas yaitu di daerah Jawa Timur, tepatnya di Kabupaten Tuban. Mulai pada bulan Februari 1988 dilakukan pengeboran di daerah ini. Setelah diperluasnya daerah operasi di Tuban, pada tanggal 29 Februari 1988 diadakan perubahan jenis kontrak kerja antara Pertamina-Trend East Java Ltd. Kontrak berubah dari jenis kontrak KPS menjadi KPS J.O.B. dengan jangka waktu 30 tahun. Wilayah kontrak yang telah disepakati adalah daerah Tuban timur dan Tuban barat yang saat ini seluas 7.391 Km.
Setelah bekerja sama dengan Trend East Java Ltd, Pertamina mengalihkan kontrak kerja ke Santa-Fe Tuban. Pada Joint Operating Body Pertamina-Santa Fe Tuban sendiri, sejak berdiri telah mengalami perubahan berkali-kali.
Tanggal 2 Juli 2001, perubahan perusahaan dari: J.O.B. Pertamina – Santa Fe Tuban
Menjadi
Menjadi
J.O.B. Pertamina – Petrochina East Java
Gambar 2.1 Logo J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
2.2 Struktur Organisasi
Gambar 2.2 Struktur Organisasi J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
2.3 Wilayah Kerja
Wilayah kerja Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java meliputi 6 kabupaten antara lain:
1. Tuban
8
2. Bojonegoro
Dengan jumlah sumur yang dibor ada 3 yaitu: Karanganyar #1 yang untuk sementara ditinggalkan dan Sukowati #1 dan Sukowati #2.
3. Lamongan 4. Gresik 5. Sidoarjo 6. Mojokerto
Dengan luas daerah 1.478 Km. Saat ini operasi pengeboran masih berpusat di daerah Tuban.
2.4 Produksi
Kegiatan Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java saat ini adalah pengeboran di daerah Tuban dan dari pengeboran dihasilkan:
a. Minyak mentah yang selanjutnya akan diolah menjadi berbagai macam bahan bakar.
b. Gas terutama gas H2S.
c. Sulfur padat yang disalurkan ke perusahaan lain. d. Gross (minyak & air).
2.5 Prosedur Keamanan
1. Semua karyawan, kontraktor/subkontraktor dan pengunjung yang berkunjung ke lapangan Mudi harus dibriefing H2S. Setiap karyawan harus memahami H2S emergency response plan sebelum memasuki area. 2. Pelatihan H2S emergency response plan mungkin akan dilakukan pada
waktu tertentu untuk meningkatkan kewaspadaan terhadap bahaya gas H2S. Semua personil terlibat langsung dengan penanggulangan bahaya gas H2S juga harus mematuhi aturan yang tertuang dalam prosedur rencana penanggulangan bahaya gas H2S.
10 BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan dasar-dasar yang digunakan dalam pembuatan kerja praktek ini. Sebagai langkah awal dalam menyusun Laporan Kerja Praktek perlu dipahami terlebih dahulu mengenai konsep dasar sistem informasi yang berbasis komputer yang diperlukan sebagai dasar pembuatan dan pengembangan suatu sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi.
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.1.1 Sistem
Definisi sistem dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu (Herlambang, 2005).
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.1.2 Sistem Informasi
penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti, maka data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan memiliki arti bagi penggunanya. Sehingga dapat diartikan bahwa sistem informasi merupakan prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya (Herlambang, 2005).
Definisi lain dari sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu untuk diolah lebih lanjut. Karena saat ini, para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang dijalankan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha (Hartono, 1989).
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
12
fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu : aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi.
3.2 Sistem Informasi Manajemen
Sistem di dalam dunia bisnis dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen atau bagian yang terintegrasi bersama-sama untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan perusahaan. Suatu sistem harus memiliki lebih dari satu bagian elemen, dan tidak semua elemen tersebut harus bekerja secara bersama-sama tetapi mereka harus memiliki suatu hubungan logikal.
14
3.3 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:
3.3.1 Flow Chart
Flowchart adalah bagan yang menunjukkan alur dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat dilihat pada Tabel 3.1
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Block Chart
Simbol Keterangan
Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.
Multi Dokumen
Proses yang dilakukan oleh computer
Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual).
Data penyimpanan (data storage)
Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktivitas fisik.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang sama.
Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran.
Pengambilan keputusan (decision).
Layar peraga (monitor).
Pemasukan data secara manual.
3.3.2 Data Flow Diagram
16
Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD menggunakan metode Gane and Sarson terdiri dari:
Tabel 3.2 Simbol-Simbol DFD
Simbol Keterangan
Simbol ini merupakan simbol eksternal entity, digunakan sebagai sumber dari inputan sistem atau tujuan dari output sistem.
Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan prubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah. Simbol dari penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran datanya.
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek. Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
a. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
b. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
c. Many to many relationship
18
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)
Interaksi Manusia dan Komputer adalah sebuah bidang ilmu yang mempelajari bagaimana mendesain, mengevaluasi, dan menerapkan (implementasi) interaksi antara manusia dan komputer (Zakaria dan Prijono, 2007).
Definisi lain dari interaksi manusia-komputer adalah sebagai berikut: 1. Sekumpulan proses, dialog, dan kegiatan di mana melaluinya pengguna
memanfaatkan dan berinteraksi dengan komputer.
2. Suatu disiplin ilmu yang menekankan pada aspek desain, evaluasi, dan implementasi dari sistem komputer interaktif untuk kegunaan manusia dengan mempertimbangkan fenomena-fenomena di sekitar kita. 3. Suatu studi ilmiah tentang masyarakat di dalam lingkungan kerjanya.
Peran utama dari IMK adalah untuk menghasilkan sebuah sistem yang mudah digunakan, aman, efektif, dan efisien. Sistem yang dimaksud di sini tidak hanya sistem yang ada pada komputer saja tetapi juga sistem yang banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari, seperti kendaraan, peralatan rumah tangga, dan sebagainya.
Kunci utama dari IMK adalah daya guna (usability), yang berarti bahwa sebuah sistem harus mudah digunakan, memberikan keamanan kepada pengguna, mudah dipelajari, dan sebagainya (Sudarmawan dan Ariyus, 2007).
3.6 Internet
langsung. Internet dalam skala yang lebih kecil, biasanya digunakan untuk kepentingan internal suatu organisasi disebut dengan intranet (Kurniadi, 1998).
Internet Protokol (IP) adalah perangkat lunak penting yang digunakan untuk mengontrol internet. Protokol ini menentukan bagaimana gateway menentukan rute informasi dari komputer pengirim ke komputer penerima. Protocol yang lain, Transmission Control Protocol (TCP), memeriksa apakah informasi telah diterima oleh komputer tujuan dan, jika tidak, informasi akan dikirim ulang.
3.7 Intranet
Intranet Adalah jaringan komputer dalam suatu lingkup tertentu yang terdiri dari berbagai macam sistem yang terhubung satu dengan yang lain dan dapat melewatkan informasi melalui jaringan komputer yang menggunakan protokol standar internet (TCP/IP), sehingga komputer-komputer yang ada dapat saling berkomunikasi satu sama lain. Semua kebutuhan intranet seperti protokol, aplikasi dan alat bantu lainnya sama persis dengan internet, perbedaannya hanya terletak pada ruang lingkup jaringan yang dipakai (Kurniadi, 1998).
3.8 Pemrograman Web
20
memanipulasi data di dalam database server. Seiring dengan perkembangan Web dan internet, berkembang pula banyak bahasa pemrograman untuk membangun sebuah aplikasi berbasis Web. Mulai dari HTML, XML, Perl, CGI Script, Java Script, Java Servlets, ASP, PHP, dan lain sebagainya (Wahyono, 2005).
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa HTML memiliki satu kekurangan yang mendasar, yaitu bahasa ini tidak dapat digunakan untuk mengakses dan memanipulasi data di dalam database server. Oleh karena itu diperlukan bahasa pemrograman scripting.
Bahasa scripting adalah kode-kode yang memliki kemampuan untuk mengakses dan memanipulasi data di dalam database server. Kode-kode ini dapat ditambahkan dalam kode HTML atau berdiri sendiri sebagai sebuah file. Bahasa scripting yang paling banyak digunakan ASP dan PHP. Dengan bahasa scripting, kita dapat membuat halaman Web yang tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis.
Dalam merancang Prototype Aplikasi Routing Document sebagai program kerja praktek yang dilakukan, penulis lebih memilih untuk menggunakan bahasa scripting PHP. Hal ini berdasarkan dari keunggulan-keunggulan PHP terhadap bahasa scripting yang lain khususnya ASP sebagai saingan terberat.
Adapun keunggulan-keunggulan PHP diantaranya adalah:
1. Untuk mendapatkan PHP tidak memerlukan biaya apapun alias gratis. 2. Life Cycle yang singkat, sehingga PHP selalu up to date mengikuti
perkembangan teknologi internet.
3. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view HTML source, yang ada pada Web browser, seperti Internet Explorer atau semacamnya.
4. Script tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, seperti misalnya untuk keperluan database connection. Saat ini PHP sudah mampu melakukan koneksi dengan berbagai database seperti MySQL, Direct MS-SQL, Velocis, IBM DB2, Interbase, PostgreSQL, dBase, FrontBase, Solid, Empress, mSQL, Sybase, FilePro (read-only-Personix,Inc.), Unix dbm, Informix dan bahkan semua database yang mempunyai provider ODBC, seperti misalnya Microsoft Access dan lain-lain.
22
23 4.1 Metodologi Penelitian
Dalam pelaksanaan kerja praktek dilakukan pendekatan dengan cara peninjauan untuk masalah apa yang terdapat di dalam field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java. Peninjauan ini dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan penyelesaian masalah. Adapun metode yang dilakukan selama menyelesaikan kerja praktek di Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java adalah sebagai berikut:
1. Analisis Sistem, yaitu mengidentifikasi hubungan dari seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif kemudian menguraikannya secara sistematis sistem yang ada sehingga nantinya didapatkan suatu sistem yang baru yang menunjang kinerja dari perusahaan tersebut.
2. Perancangan sistem, yaitu pembuatan alur proses sistem yang berhubungan dengan dokumen field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java yang nantinya diharapkan dapat membantu pihak perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada pada perusahaan tersebut.
24
4. Dokumentasi, yaitu mengadakan pembuatan suatu dokumen yang akan menunjang aplikasi yang telah dibuat agar nantinya sistem dapat dikembangkan lebih lanjut.
4.2 Analisa Sistem
Dalam pembuatan aplikasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan sistem. Aplikasi yang diperlukan oleh field office Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java adalah sebuah aplikasi yang dapat menangani proses Routing Document secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan Request Voucher dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. Aplikasi yang dibuat merupakan sebuah aplikasi berbasis Web. Prototype Aplikasi Routing Document yang dibuat diharapkan dapat membantu pihak karyawan perusahaan dalam proses:
• Cash Advance Request Voucher yang akan dibuat.
• Memonitoring status atau keberadaan Cash Advance Request Voucher.
• Approval atau persetujuan dari bagian FAS/FOS/HSE, Cost Control,
Cashier, Admin & Finance Manager dan Field Manager.
Berikut adalah alur dari proses bisnis yang menjadi acuan dalam pembuatan Prototype Aplikasi Routing Document Pada Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java:
perusahaan. Setelah itu karyawan membawa dokumen voucher tersebut ke supervisor mereka sesuai dengan departemen masing-masing untuk disetujui dan divalidasi. Jika dokumen voucher telah disetujui dan ditanda tangani pihak supervisor, maka sekretaris dari supervisor tersebut akan meneruskan ke pihak Cost Control untuk dilakukan pendataan. Dari Cost Control, Request Voucher diteruskan ke pihak Cashier untuk dilakukan pengecekan, apakah permintaan dana melebihi US$ 200 atau tidak. Jika ya maka nantinya ada prosedur tambahan diluar sistem yang akan diteruskan ke pihak General Manager untuk divalidasi. Dan jika kurang dari US$ 200 maka proses langsung dilanjutkan ke pihak Field Manager untuk divalidasi. Lalu dikembalikan ke Cashier, setelah dana cair pihak Cashier akan melakukan validasi dan menghubungi karyawan terkait untuk selanjutnya karyawan terkait bisa mengambil dana dan dokumen voucher tersebut.
4.3 Perancangan Sistem
26
[image:37.595.182.443.91.297.2]4.3.1 Bagan IPO Prototype Aplikasi Routing Document
Gambar 4.1 Bagan IPO Prototype Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Pada gambar 4.1 bagan IPO prototype aplikasi routing document di atas dijelaskan mengenai inputan dari Aplikasi Routing Document adalah User sebagai pengguna sistem untuk menginputkan data-data. Request Voucher, yaitu dokumen yang berisi data-data permintaan dana. Approval, yaitu persetujuan dari beberapa manajer bagian terkait. Selanjutnya di dalam proses terjadi Routing Voucher atau dokumen berjalan dari satu tempat ke tempat lain. Dari proses tentunya diperoleh output yang berupa Complete Voucher, yaitu dokumen yang sudah divalidasi dan Cash Money.
4.3.2 Document Flow
Gambar 4.2 Document Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process
28
4.3.3 System Flow
[image:39.595.93.501.222.701.2]Dari hasil analisis Document Flow yang terjadi di perusahaan tersebut, maka penulis mengembangkan menjadi System Flow yang digunakan pada aplikasi yang dibangun oleh penulis yang dapat dilihat pada gambar 4.4 dan 4.5 berikut ini:
Gambar 4.4 System Flow Cash Advance & Expense Report Approval Process
Dari gambar System Flow 4.4 dan 4.5 di atas, terdapat 7 hak akses di dalam aplikasi ini berdasarkan kegunaannya, yaitu:
1. Database Administrator, berwenang untuk melakukan setting manajemen user (menambah, mengedit, menghapus) akun user yang terdaftar di database.
2. Karyawan, berwenang melakukan Request Voucher, mengedit sebelum divalidasi, dan melihat status seluruh Request Voucher yang sudah dibuat. 3. FAS/FOS/HSE, memiliki wewenang hak akses untuk melihat status
seluruh Request Voucher yang telah dibuat karyawan dan melakukan validasi tiap Request Voucher yang masuk.
4. Cost Control, berwenang mengecek kesiapan kas untuk dana yang akan diminta karyawan melalui Request Voucher tersebut dan melakukan validasi.
5. Cashier, berwenang mengecek batasan permintaan dana, mengeprint Complete Request Voucher dan menyiapkan dana yang akan diambil oleh karyawan.
6. Admin & Finance Manager, berwenang mengisi Request Queue apabila dana yang diminta di Requet Voucher melebihi batasan permintaan dana yaitu >$200 dan melakukan validasi tiap Request Voucher.
30
4.3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram dari Prototype Aplikasi Routing Document Pada Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java adalah sebagai berikut:
a. Context Diagram
[image:41.595.93.506.313.613.2]Dalam Context Diagram dari Prototype Aplikasi Routing Document Pada Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java terdapat tujuh entity yang berhubungan langsung dengan proses. Masing-masing entity mempunyai peranan penting dalam siklus hidup sistem. Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada Gambar 4.6 :
request queue request voucher request approved data voucher complete voucher approval request approved approval request approved approval request approved approval user identified data login
username password baru data user
0
Aplikasi Routing Document JOB Pertamina Petrochina East Java
Tuban + Admin User FAS_FOS_ HSE Cost Control
A & F Manager Field
Manager Cashier
Dari gamber 4.6 Context Diagram Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java di atas secara global dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Admin dapat memasukkan data user baru dan kemudian akan memberikan username dan password baru kepada user yang bersangkutan.
2. User dapat mengakses request voucher dengan cara memasukkan data login terlebih dahulu dan mengisi data voucher yang akan dibuat. 3. FAS/FOS/HSE memberikan approval sehingga status request voucher
menjadi approved by FAS/FOS/HSE.
4. Cost Control memberikan approval sehingga status request voucher menjadi approved.
5. Admin&Finance Manager memberikan approval sehingga status request voucher menjadi approved by Admin & Finance Manager.
6. Field Manager memberikan approval sehingga status request voucher menjadi approved by Field Manager.
32
b. DFD Level 0 Sub Proses Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
complete voucher request approved request approved request approved request approved data voucher request voucher user identified username password baru
request queue
approval
approval approval
approval
verifikasi data update data voucher
update data voucher data login
verifikasi data update data user data user Admin User FAS_FOS_ HSE Cost Control
[image:43.595.92.506.126.510.2]A & F Manager Field Manager 1 Proses Manajemen User + 2 Proses Verifikasi Login 1 User 3 Voucher 2 Level 3 Proses Request Voucher 4 Proses Routing Voucher + Cashier
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sub Proses Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Dari gambar 4.7 DFD Level 0 Sub Proses Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Proses Manajemen User
Admin dapat memasukkan data user baru dan kemudian akan memberikan username dan password yang akan disimpan di tabel user.
2. Proses Verifikasi Login
3. Proses Request Voucher
User menginputkan data voucher untuk membuat request voucher yang akan disimpan di tabel voucher.
4. Proses Routing Voucher
FAS/FOS/HSE, Cost Control, Admin&Finance Manager, Field Manager, dan Cashier memberikan approval berdasarkan level urutan departemen.
[image:44.595.89.506.316.527.2]c. DFD Level 1 Sub Proses 1 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses 1 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Dari gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses 1 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Proses Create User
Admin memasukkan data user dan kemudian akan memberikan username dan password yang akan disimpan di tabel user.
2. Proses Edit User
34
3. Delete User
Admin menghapus data user yang sudah tidak dibutuhkan dan kemudian akan memberikan sisa data user yang disimpan kembali di tabel user.
[image:45.595.93.506.241.503.2]d.DFD Level 1 Sub Proses 4 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub Proses 4 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java
Dari gambar 4.9 DFD DFD Level 1 Sub Proses 4 Aplikasi Routing Document J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Proses Approval FAS/FOS/HSE
2. Proses Approval Cost Control
Pihak Cost Control memberikan approval sesuai urutan level pada tabel level sehingga request voucher approved dan disimpan di tabel voucher. 3. Proses Approval Admin & Finance Manager
Pihak Admin & Finance Manager memberikan approval sesuai urutan level pada tabel level sehingga request voucher approved dan disimpan di tabel voucher.
4. Proses Approval Field Manager
Pihak Field Manager memberikan approval sesuai urutan level pada tabel level sehingga request voucher approved dan disimpan di tabel voucher. 5. Proses Approval Cashier
36
4.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) a. Conceptual Data Model (CDM)
Dalam Conceptual Data Model (CDM) ini menggambarkan relasi atau hubungan antar tabel yang satu dengan yang lainnya. Tabel yang dimaksud adalah tabel userdata, level, dan voucher. Adapun CDM dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
[image:47.595.93.504.248.542.2]have have level levelid levelname userdata username password name dept v oucher v id v date v amountrp v amountus v amounttext v chargeto v chargetoid v for v requestby v requestbyid v approv eid1dept v approv ed1name v approv ed1status v approv ed1out v approv ed2name v approv ed2status v approv ed2out v approv ed3name v approv ed3status v approv ed3out v approv ed4name v approv ed4status v approv ed4out v or_curmonthus v or_curmonthrp v or_3160us v or_3160rp v or_6190us v or_6190rp v or_90us v or_90rp v or_totalus v or_totalrp v fundreceiver v fundreceiverdate v inf ormation v image
Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) Prototype Aplikasi Routing Document
b. Physical Data Model (PDM)
USERNAME = USERNAME
LEVELID = LEVELID
LEVEL
LEVELID integer
LEVELNAME v archar(100)
USERDATA
USERNAME v archar(200)
LEVELID integer
PASSWORD v archar(200)
NAME v archar(200)
DEPT v archar(200)
VOUCHER
VID v archar(200)
USERNAME v archar(200)
VDATE timestamp
VAMOUNTRP v archar(200)
VAMOUNTUS v archar(200)
VAMOUNTTEXT v archar(200)
VCHARGETO v archar(200)
VCHARGETOID v archar(200)
VFOR long v archar
VREQUESTBY v archar(200)
VREQUESTBYID v archar(200)
VAPPROVEID1DEPT v archar(200)
VAPPROVED1NAME v archar(200)
VAPPROVED1STATUS v archar(50)
VAPPROVED1OUT timestamp
VAPPROVED2NAME v archar(200)
VAPPROVED2STATUS v archar(50)
VAPPROVED2OUT timestamp
VAPPROVED3NAME v archar(200)
VAPPROVED3STATUS v archar(50)
VAPPROVED3OUT timestamp
VAPPROVED4NAME v archar(200)
VAPPROVED4STATUS v archar(50)
VAPPROVED4OUT timestamp
VOR_CURMONTHUS v archar(200)
VOR_CURMONTHRP v archar(200)
VOR_3160US v archar(200)
VOR_3160RP v archar(200)
VOR_6190US v archar(200)
VOR_6190RP v archar(200)
VOR_90US v archar(200)
VOR_90RP v archar(200)
VOR_TOTALUS v archar(200)
VOR_TOTALRP v archar(200)
VFUNDRECEIVER v archar(200)
VFUNDRECEIVERDATE timestamp
VINFORMATION long v archar
VIMAGE v archar(200)
Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM) Prototype Aplikasi Routing Document
4.3.6 Struktur Tabel 1. Nama Tabel : USER
Primary Key : PERSONAL ID Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data user
Tabel 4.1 Tabel USERDATA
No. Nama Kolom Tipe Data Lebar Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 PERSONALID varchar 200 Primary Key
2 USERNAME varchar 200 Not Null
38
4 PASSWORD varchar 200 Not Null
5 NAME varchar 200 Not Null
6 DATE varchar 100 Not Null
2. Nama Tabel : LEVEL Primary Key : LEVELID Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data level
Tabel 4.2 Tabel LEVEL
No. Nama Kolom Tipe Data Lebar Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 LEVELID Integer Primary Key
2 LEVELNAME varchar 100 Not Null
3. Nama Tabel : VOUCHER Primary Key : VID
Foreign Key : -
Tabel 4.3 Tabel VOUCHER
No Nama Kolom Tipe Data Lebar Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 VID Varchar 200
Primary
Key
2 PERSONALID Varchar 200 Not Null
3 VDATE Timestamp Not Null
4 VAMOUNTRP Varchar 200 Not Null
5 VAMOUNTUS Varchar 200 Not Null
6 VCHARGETO Varchar 200 Not Null
7 VCHARGETOID Varchar 200 Not Null
8 VCODENO Varchar 200 Not Null
9 VPAYTO Varchar 200 Not Null
10 VPAYTOID Varchar 200 Not Null
11 VFOR Mediumtext Not Null
12 VAPPROVEID1DEPT Varchar 200 Not Null
13 VAPPROVED1NAME Varchar 200 Not Null
14 VAPPROVED1STATUS Varchar 50 Not Null
15 VAPPROVED1OUT Timestamp Not Null
16 VAPPROVED2NAME Varchar 200 Not Null
17 VAPPROVED2STATUS Varchar 50 Not Null
18 VAPPROVED2OUT Timestamp Not Null
19 VAPPROVED3NAME Varchar 200 Not Null
20 VAPPROVED3STATUS Varchar 50 Not Null
21 VAPPROVED3OUT Timestamp Not Null
22 VAPPROVED4NAME Varchar 200 Not Null
23 VAPPROVED4STATUS Varchar 50 Not Null
40
25 VOR_CURMONTHUS Varchar 200 Not Null
26 VOR_CURMONTHRP Varchar 200 Not Null
27 VOR_3160US Varchar 200 Not Null
28 VOR_3160RP Varchar 200 Not Null
29 VOR_6190US Varchar 200 Not Null
30 VOR_6190RP Varchar 200 Not Null
31 VOR_90US Varchar 200 Not Null
32 VOR_90RP Varchar 200 Not Null
33 VOR_TOTALUS Varchar 200 Not Null
34 VOR_TOTALRP Varchar 200 Not Null
35 VFUNDRECEIVER Varchar 200 Not Null
36 VFUNDRECEIVERDATE Timestamp Not Null
37 VINFORMATION Mediumtext Not Null
38 VIMAGE Varchar 200 Not Null
39 VCCA Varchar 100 Not Null
4.3.7 Desain Input dan Output
Tahap ini merupakan desain awal tampilan form input dari Prototype Aplikasi Routing Document:
[image:52.595.92.510.306.544.2]1. Desain Form Login
Gambar 4.12 Desain Form Login
Gambar 4.12 di atas merupakan rancangan desain input form login, dimana pada form tersebut user akan melakukan aktivitas menginputkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam aplikasi.
2. Desain Form Menu Utama
Gambar 4.13 Desain Form Menu Utama
42
3. Desain Form Manajemen User
Gambar 4.14 Desain Form Manajemen User
Gambar 4.14 di atas merupakan rancangan desain form manajemen user, dimana user atau admin bisa melihat data profil semua user, membuat data profil untuk user baru dan disediakan action untuk admin agar dapat mengedit ataupun menghapus data profil masing-masing user.
4. Desain Form Edit User
Gambar 4.15 Desain Form Edit User
5. Desain Form Request Voucher
Gambar 4.16 Desain Form Request Voucher
Gambar 4.16 di atas merupakan rancangan desain input form request voucher, dimana user bisa melakukan Request Voucher dengan mengisi data-data ke dalam form yang sudah disediakan. Setelah data diisi semua maka data Request Voucher harus disimpan dengan mengklik simpan atau jika tidak jadi membuat Request Voucher bisa mengklik batal.
6. Desain Form Routing Voucher
Gambar 4.17 Desain Form Routing Voucher
44
7. Desain Form Detail Routing Voucher
Gambar 4.18 Desain Form Detail Routing Voucher
Gambar 4.18 di atas merupakan rancangan desain form detail routing voucher, dimana user bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat untuk mengetahui sudah sampai mana Request Voucher apakah sudah divalidasi manager atau masih dalam status pending.
8. Desain Form Approval Voucher
Gambar 4.19 Desain Form Approval Voucher
9. Desain Form Detail Approval Voucher FAS/FOS/HSE
Gambar 4.20 Desain Form Detail Approval Voucher FAS/FOS/HSE
Gambar 4.20 di atas merupakan rancangan desain form detail approval voucher FAS/FOS/HSE, dimana manager bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat user untuk dilakukan validasi dengan mencentang salah satu button approved, pending, atau rejected. Pada form ini juga dilengkapi kolom attachment untuk memasukkan dokumen tambahan yang diperlukan.
10.Desain Form Detail Approval Voucher Cost Control
Gambar 4.21 Desain Form Detail Approval Voucher Cost Control
46
11.Desain Form Approval Cashier
Gambar 4.22 Desain Form Approval Cashier
Gambar 4.22 di atas merupakan rancangan desain input form approval cashier, dimana cashier bisa melihat detail data Request Voucher masuk yang sudah dibuat user sebelumnya. Untuk dilakukan pengisian data tambahan untuk Voucher Queue jika dana yang diminta melebihi US$ 200.
[image:57.595.89.507.313.604.2]12.Desain Form Approval Admin & Finance Manager
Gambar 4.23 Desain Form Approval Admin & Finance Manager
13.Desain Form Approval Field Manager
Gambar 4.24 Desain Form Approval Field Manager
Gambar 4.24 di atas merupakan rancangan desain form detail approval voucher Field Manager, dimana manager bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat karyawan untuk dilakukan validasi dengan mencentang salah satu button approved, pending, atau rejected.
14.Desain Form Complete Voucher
Gamber 4.25 Desain Form Complete Voucher
48
[image:59.595.189.473.109.309.2]15.Desain Form Detail Complete Voucher
Gambar 4.26 Desain Form Detail Complete Voucher
4.4 Testing dan Implementasi Sistem 4.4.1 Testing atau Pengujian Sistem
Testing atau pengujian sistem yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian hasil sebuah sistem dari Prototype Aplikasi Routing Document Pada J.O.B. Pertamina-Petrochina East Java, apakah sudah memenuhi kebutuhan user dan layak digunakan sesuai dengan apa yang diharapkan. Berikut beberapa penjelasan dari pengujian terhadap sistem:
1. Proses Login Awal
Gambar 4.27 Proses Login Awal
Gambar 4.27 di atas menunjukkan tampilan form login awal, user harus memasukkan username dan password setelah itu mengklik login jika username dan password benar maka user akan langsung masuk ke dalam menu home.
2. Proses Menu Home
50
Gambar 4.28 di atas menunjukkan tampilan form menu home, user bisa memilih salah satu menu yang sudah tersedia dengan mengklik link untuk melakukan langkah selanjutnya yang diinginkan user.
[image:61.595.94.509.304.551.2]3. Proses Login Gagal
Gambar 4.29 Proses Login Gagal
Gambar 4.29 di atas menunjukkan tampilan peringatan akan muncul apabila user salah memasukkan username atau password, maka dengan mengklik link ulangi lagi tampilan akan otomatis kembali ke form login awal.
4. Proses Insert User
Gambar 4.30 Proses Insert User
5. Proses Add User
Gambar 4.31 Proses Add User
Gambar 4.31 di atas menunjukkan tampilan form add user, admin mengisi data user setelah itu admin mengklik simpan maka selanjutnya data user baru akan langsung tersimpan.
6. Proses Update User
Gambar 4.32 Proses Update User
52
[image:63.595.93.510.314.532.2]7. Proses Update Profil
Gambar 4.33 Proses Update Profil
Gambar 4.33 di atas menunjukkan tampilan form ketika admin akan melakukan update profil user, setelah merubah data user selanjutnya dengan mengklik update maka data user akan tersimpan kembali.
8. Proses Delete User
Gambar 4.34 Proses Delete User
9. Proses Request Voucher
Gambar 4.35 Proses Request Voucher
Gambar 4.35 di atas menunjukkan tampilan form request voucher, user mengisi data request voucher selanjutnya jika sudah lalu user mengklik simpan maka data voucher baru akan tersimpan dan muncul pada tabel routing voucher.
10.Proses Routing Voucher
Gambar 4.36 Proses Routing Voucher
54
11.Delete Request Voucher
Gambar 4.37 Proses Delete Request Voucher
Gambar 4.37 di atas menunjukkan tampilan peringatan akan muncul apabila user akan melakukan hapus atau delete voucher, dengan mengklik icon delete (tanda silang merah) pada kolom action untuk menghapus salah satu request voucher yang dibatalkan. Selanjutnya jika user mengklik OK maka data akan terhapus dan jumlah data voucher pada tabel akan berkurang satu.
[image:65.595.90.507.313.539.2]12.Proses Search Gagal
Gambar 4.38 Proses Search Gagal
13.Proses Search Sukses
Gambar 4.39 Proses Search Sukses
Gambar 4.39 di atas menunjukkan tampilan form routing voucher akan muncul dengan tabel berisi data apabila pencarian kata atau angka yang dimaksud user sesuai atau ada dalam tabel routing voucher.
[image:66.595.92.503.313.533.2]14.Proses Browse File
Gambar 4.40 Proses Browse File
56
[image:67.595.90.507.314.601.2]15.Proses Approval FAS/FOS/HSE
Gambar 4.41 Proses Approval FAS/FOS/HSE
Gambar 4.41 di atas menunjukkan tampilan form approval atau validasi dari bagian FAS/FOS/HSE, dengan mengklik approval lalu klik Save maka request voucher tersebut tersimpan kembali dan tetunya sudah divalidasi oleh bagian FAS/FOS/HSE.
16.Proses Approval Admin & Finance Manager
Gambar 4.42 Proses Approval Admin & Finance Manager
17.Proses Approval Field Manager
Gambar 4.43 Proses Approval Field Manager
Gambar 4.43 di atas menunjukkan tampilan form approval atau validasi dari bagian Field Manager, dengan mengklik approval lalu klik Save maka request voucher tersebut tersimpan kembali dan tetunya sudah divalidasi oleh bagian Field Manager.
18.Proses Complete Voucher
58
Gambar kedua 4.44 di atas adalah tampilan form siap cetak yang akan muncul ketika user mengklik icon pensil pada kolom detail (gambar pertama) untuk mencetak complete voucher.
4.4.2 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan mengenai detail dari Prototype Aplikasi Routing Document, mulai dari spesifikasi hardware/software pendukung dan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi:
4.4.3 Kebutuhan Sistem
Sistem yang digunakan untuk menjalankan Prototype Aplikasi Routing Document ini terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:
1. Microprocessor Pentium IV 2.0 Ghz atau lebih tinggi 2. Memory 512 MB atau lebih tinggi
3. Harddisk minimal 10GB
Spesifikasi software pendukung terdiri dari:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional 2. XAMPP 1.7.2
3. Browser Mozilla Firefox
4.4.4 Interface Aplikasi
[image:69.595.89.507.305.583.2]1. Interface Form Login
Gambar 4.45 Interface Form Login
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.45 di atas, user menginputkan username dan password, dan sistem akan secara otomatis melakukan verifikasi terhadap username tersebut apakah username tersebut Admin, Karyawan, atau Manager. Jika user salah menginputkan username atau password maka akan muncul warning untuk melakukan input ulang username dan password yang benar.
2. Interface Form Utama
Gambar 4.46 Interface Form Utama
60
[image:71.595.89.507.303.577.2]3. Interface Form Request Voucher
Gambar 4.47 Interface Form Request Voucher
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.47 di atas, user bisa melakukan Request Voucher dengan mengisi data-data ke dalam form yang sudah disediakan. Setelah data diisi semua maka data Request Voucher harus disimpan dengan mengklik simpan atau jika dibatalkan bisa mengklik batal.
4. Interface Form Routing Voucher
Gambar 4.48 Interface Form Routing Voucher
5. Interface Form Detail Routing Voucher
Gambar 4.49Interface Form Detail Routing Voucher
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.49 di atas, user hanya bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat untuk mengetahui sudah sampai mana Request Voucher apakah sudah divalidasi manager atau masih dalam status pending.
[image:72.595.94.514.295.722.2]6. Interface Form Approval
62
Dalam yang ditunjukkan oleh gambar 4.50 di atas form ini manager masing-masing departemen bisa melihat seluruh Request Voucher yang masuk. Disini user bisa melihat detail salah satu voucher dengan mengklik aksi. Pada kolom attachment bisa didownload dokumen tambahan yang telah disertakan. Terdapat juga kotak search digunakan untuk mencari berdasarkan keyword yang dimasukkan oleh user.
[image:73.595.96.506.286.528.2]7. Interface Form Detail Approval FAS/FOS/HSE
Gambar 4.51 Interface Form Detail Approval FAS/FOS/HSE
8. Interface Form Voucher Queue Cost Control
Gambar 4.52 Interface Form Voucher Queue Cost Control
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.52 di atas, user dalam arti sekretaris cost control bisa melihat seluruh Request Voucher masuk yang sudah dibuat karyawan sebelumnya. Untuk dilakukan pengecekan kas atau ketersediaan dana apakah masih mencukupi untuk dana yang akan diminta. Terdapat juga kotak search digunakan untuk mencari berdasarkan keyword yang dimasukkan oleh user.
9. Interface Form Approval Cost Control
Gambar 4.53 Interface Form Approval Cost Control
64
karyawan sebelumnya untuk dilakukan validasi dengan mencentang salah satu button approved, pending, atau rejected. Tetapi sebelumnya sudah divalidasi FAS/FOS/HSE dan juga sudah dilakukan pengecekan kas atau ketersediaan dana oleh sekretaris cost control.
[image:75.595.93.507.232.495.2]10.Interface Form Approval Cashier
Gambar 4.54 Interface Form Approval Cashier
11.Interface Form Approval Admin & Finance Manager
Gambar 4.55 Interface Form Approval Admin & Finance Manager
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.55 di atas, user dalam arti admin & finance manager bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat karyawan sebelumnya dengan permintaan dana yang melebihi US$ 200. Untuk melakukan validasi harus mencentang salah satu button approved, pending, atau rejected. Tetapi sebelumnya sudah divalidasi FAS/FOS/HSE dan cost control.
12.Interface Form Detail Approval Field Manager
66
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.56 di atas, user dalam arti field manager bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat karyawan sebelumnya untuk dilakukan validasi dengan mencentang salah satu button approved, pending, atau rejected. Tetapi sebelumnya sudah divalidasi FAS/FOS/HSE, cost control, admin & finance manager.
13.Interface Form Complete Voucher
Gamber 4.57 Interface Form Complete Voucher
[image:77.595.89.511.261.506.2]14.Interface Form Detail Complete Voucher
Gamber 4.58 Interface Form Detail Complete Voucher
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.58 di atas user dalam arti bagian cashier bisa melihat salah satu detail data voucher yang sudah dibuat karyawan sebelumnya untuk dilakukan Complete Voucher. Tetapi sebelumnya sudah divalidasi FAS/FOS/HSE, cost control, admin & finance manager. Nama pengambil dana dan Complete Voucher tersebut harus diisikan di kolom received. Setelah itu Complete Voucher bisa diprint oleh bagian cashier.
15.Interface Form Edit Admin
68
Dalam form yang ditunjukkan oleh gambar 4.59 di atas, admin bisa melihat data profil semua user, membuat data profil untuk user baru dan disediakan action untuk admin agar dapat mengedit ataupun menghapus data profil masing-masing user. Terdapat juga kotak search digunakan untuk mencari berdasarkan keyword yang dimasukkan oleh user.
16.Interface Detail Form Edit Admin
Gamber 4.60 Interface Detail Form Edit Admin
69 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Prototype Aplikasi Routing Document pada Joint Opertaing Body Pertamina-Petrochina East Java adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan routing document dari manual ke proses yang terkomputerisasi menghasilkan sistem sebagai media penyimpanan, publikasi dan pencarian dokumen.
2. Kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga bisa mempercepat dan memperlancar aliran data secara tepat dan akurat sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang pembuatan Prototype Aplikasi Routing Document pada Joint Operating Body Pertamina-Petrochina East Java yang telah dibuat, maka saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan sistem adalah sebagai berikut:
70
xiii
Aziz, M. Farid, 2001, Belajar Sendiri Pemrograman PHP 4. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Hartono, Jogiyanto, 1989, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi, dan Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Kadir, Abdul, 2002, Pemrograman Web HTML, CSS, Javascript, dan PHP. Andi Offset, Yogyakarta.
Kurniadi, Adi, 1998, Intranet. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen Versi Bahasa Indonesia Jilid2. PT. Prenhallindo, Jakarta.
Sudarmawan,ST, MT, dan Dony Ariyus, 2003, Interaksi Manusia dan Komputer. Andi, Yogyakarta.
Wahyono, Teguh, 2005, 36 Jam Belajar Komputer: Pemrograman Web Dinamis dengan PHP 5. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
