Problems of producing information
THE COST, CUALITY OF CARE AND ACCESSIBILTY of service to the community are matters of ongoing concern to the hospital administrator. The admministrator would like to know how well or poortly the organization is performing, what deviations from standard exist, and where in the system problems might exist. Much data relative to these concerns are available within individual hospital units. And are supposed to find their way into the information system. Where a series of complex operations are supposed to convert them into information for the health care executive to use in the mangement of the
organization.
Unfortunetly, most of the data are not useful for management decision-making. They consist of summaries or aggregation of other data. They are in the wrong time frame or at the wrong level of detail. Pertain to matters that are outside the mangers’ control or are entirely unavailable or unresponsive to the question to wich they are addressed:
1. The traditional paradigm of organizational levels was not useful relating management task and control function.
2. The information produced was not action-oriented.
3. The organization was treated as independent of the organization.
THE HOSPITAL INFORMATION NEEDS
The hospital must produce information capable of responding to five general dimensions: patient information and billing, labor management, fiancial analysis, and accounts payable, and medical performance and review. These areas must be summarized along a time frame ranging from weekly to semianual or annual report sets if the hospital is to control its activities . An example of monthly areas follows.
trial balances
revenue and usage reports physicians utilizations
labor management : budget variances , new hires, terminations, utilization statistic, departmental costs, payroll, trend analysis .
revenues and expenses: balance sheet, income / expense statement, general ledger
reimbursement: contract, allocations, statistic analyses, audits. basic hospital reports: activity, indexes, discharge, death registers. medical statistic reports: sevice analyses, length of stay summaries utilization review activity
AT THE DEPARTMENT LEVEL
The need to know about these areas can be expressed in terms of the following ongoing concerns:
1. billing and accounting of patient accounts, operational summaries. 2. analysis of account activity
3. maintining and updating price lists , producing reports on the hospital anticipated income over several categories
4. accounting the general ledger along with the accounts payable and a series of financial , operating and budget statement.
5. producing reports to auditors, tax consultans, creditors, and various government agencies
6. preparing budgets, projecting costs and consumer demands into long-range policy
7. producing management reports 8. planning development
9. evaluating financial performance
10. analyzing productivity and planning for the future 11. preparing third-party insurance reports
12. conducting ongoing service audits 13. cost-control reports
14. work forceproductivity, staffing reports
INFORMATION REQUREMENTS
MASALAH PADA PEMBERIAN INFORMASI
kualitas perawatan dan aksesibilitas pelayanan kepada masyarakat adalah hal-hal yang menjadi perhatian terus menerus untuk administrator rumah sakit. administrator ingin tahu seberapa baik organisasi berkerja. Apa ada
penyimpangan dari standarnya, dan di mana dalam masalah sistem mungkin ada. Banyak data relatif terhadap kekhawatiran ini tersedia dalam unit rumah sakit individu, dan seharusnya menemukan jalan mereka ke dalam sistem informasi. Mana serangkaian operasi yang kompleks yang seharusnya untuk mengkonversi mereka menjadi informasi untuk eksekutif perawatan kesehatan untuk digunakan dalam pengelolaan organisasi. Sayangnya, sebagian besar data yang tidak berguna untuk pengambilan keputusan manajemen. Mereka terdiri dari agregasi data lain, mereka berada dalam kerangka waktu yang salah atau pada tingkat yang salah detail. berkaitan yang harus diterima hal-hal di luar kontrol manajer atau seluruhnya tidak tersedia atau tidak responsif terhadap pertanyaan-pertanyaan untuk yang mereka tangani:
1. Paradigma tradisional dari tingkat organisasi tidak berguna untuk menghubungkan manajemen tugas dan fungsi kontrol.
2. informasi yang dihasilkan tidak berorientasi pada aksi. 3. the organisasi diperlakukan sebagai indepedent organisasi
INFORMASI RUMAH SAKIT KEBUTUHAN
Rumah sakit harus menghasilkan informasi yang mampu menjawab lima dimensi umum: informasi pasien dan biling, manajemen tenaga kerja, analisis keuangan andaccounts kinerja hutang dan medis dan daur ulang. daerah-daerah tersebut harus dibuat ringkasannya sepanjang kerangka waktu mulai dari mingguan untuk semi set laporan anual atau tahunan jika rumah sakit adalah untuk mengendalikan kegiatannya. contoh daerah bulanan adalah sebagai berikut :
percobaan saldo
pendapatan dan penggunaan laporan dokter pemanfaatan
manajemen tenaga kerja: anggaran varians, karyawan baru,
pemutusan, statistik pemanfaatan, biaya departemen, penggajian, analisis trend.
dasar rumah sakit laporan: aktivitas, indeks, debit, register kematian. medis statistik laporan: analisis sevice, lama tinggal ringkasan pemanfaatan tinjauan aktivitas laporan dan profil, aktivitas
PADA TINGKAT DEPARTEMEN
Kebutuhan untuk mengetahui tentang daerah-daerah tersebut dapat dinyatakan dalam hal kekhawatiran yang sedang berlangsung berikut:
1. penagihan dan akuntansi piutang pasien, ringkasan operasional. 2. analisis aktivitas account
3. maintining dan memperbarui daftar harga, menghasilkan laporan tentang pendapatan rumah sakit diantisipasi lebih beberapa kategori
4. akuntansi buku besar bersama dengan hutang dan serangkaian laporan keuangan, operasi dan anggaran.
5. menghasilkan laporan kepada auditor, Konsultan pajak, kreditur, dan berbagai instansi pemerintah
6. mempersiapkan anggaran, biaya proyeksi dan kebutuhan konsumen ke dalam jangka panjang kebijakan
7. menghasilkan laporan manajemen 8. perencanaan pembangunan
9. mengevaluasi kinerja keuangan
10. menganalisis produktivitas dan perencanaan untuk masa depan 11. mempersiapkan pihak ketiga laporan asuransi
12. melakukan audit layanan yang sedang berlangsung 13. biaya kontrol laporan
14. kerja forceproductivity, laporan staf
Untuk melakukan ini fungsi sistem informasi akan memerlukan kemampuan untuk merangkum perilaku masa lalu dalam angka absolut, dalam rasio dan tren lintas serangkaian indikator. Itu harus mampu memprediksi perubahan, menjadi model untuk meramalkan pendek dan jangka panjang berjangka pada tingkat lain. Jika prediksi tentang masa depan adalah menjadi berarti, organisasi harus berhubungan dengan lingkungannya dengan cara yang sensitif, untuk itu salah satu prediksi mengatakan, jika perubahan rumah sakit dalam pelayanan-komposisi luas, dan perubahan ini dalam pelayanan-komposisi luas, dan ini perubahan tidak terdeteksi ada implikasi penting bagi kelangsungan hidup organisasi itu, jika misalnya, rumah sakit mulai mengambil dalam
