Promosi Jasa Pelayanan Referensi
Di Perpustakaan
Pendahuluan
Dewasa ini berbagai lembaga atau institusi, baik pemerintah maupun
swasta berlomba-lomba untuk memperbaiki sistem kerja dan kinerjanya. Hal
ini dilakukan sebagai upaya untuk memberikan kemudahan dan memanjakan
penggunanya. Kemudahan pelayanan dan sikap professional pustakawan dalam
melayani, menjadikan pengguna jasa merasa dihormati, tersanjung, dan
adanya kepuasan dalam mendapatkan pelayanan.
Setiap hal yang dilakukan untuk memberikan kemudahan pada pengguna
tidak terlepas dari adanya paradigma bahwa sebuah pelayanan tidak lagi
berorientasi pada penyedia jasa pelayanan, tetapi terpusat pada pengguna
jasa pelayanan tersebut. Dengan demikian lembaga atau institusi yang ingin
tetap eksis tentunya harus mengacu pada paradigma tersebut.
Paradigma baru tersebut juga dialami oleh Perpustakaan. Agar
keberadaan Perpustakaan tetap diakui sebagai penyedia informasi bagi
penggunanya, maka harus selalu memperbaiki kualitas pelayanannya. Pelayanan
yang dapat diberikan oleh Perpustakaan seperti: pelayanan sirkulasi,
pelayanan referensi, pelayanan internet, pelayanan bimbingan pemakai,
pelayanan penelusuran informasi, pelayanan fotokopi, dan sebagainya.
Pelayanan tersebut diberikan agar Perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan
informasi dari para penggunanya, dengan tujuan ada rasa kepuasan yang
Walaupun begitu banyaknya jenis-jenis pelayanan pengguna yang
diberikan oleh Perpustakaan, tetapi tidak semua pengguna tahu apalagi
memanfaatkan pelayanan tersebut. Hal ini disebabkan karena kurangnya
promosi ataupun informasi/pemberitahuan kepada para pengguna mengenai
pelayanan yang ada. Oleh karena itu, suatu Perpustakaan perlu untuk
mengadakan promosi terhadap jasa pelayanan yang diselenggarakannya.
Dalam tulisan ini penulis akan menguraikan mengenai bagaimana
mempromosikan jasa pelayanan referensi pada sebuah Perpustakaan.
Jasa Pelayanan Informasi di Perpustakaan
Tak dapat dipungkiri, keberadaan suatu Perpustakaan memberi peranan
penting bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan seringkali
dijadikan tempat untuk memperoleh beragam rujukan bagi mereka yang
tengah melakukan penelitian, pengkajian, riset, atau sekedar ingin
mendapatkan informasi mengenai berbagai hal. Untuk itulah Perpustakaan
harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik di bidang penyediaan
informasi.
Pada perkembangan selanjutnya, selain adanya koleksi-koleksi buku,
majalah, kliping, koleksi digital, serta bahan pustaka lainnya, Perpustakaan
pun sering dilengkapi dengan adanya suatu sistem, saran serta pelayanan yang
prima di bidang pelayanan informasi. Hal itu tiada lain adalah untuk lebih
memudahkan mereka yang membutuhkan informasi di Perpustakaan, sehingga
para pengguna layanan jasa Perpustakaan seperi peneliti, mahasiswa, dosen,
yang mereka inginkan, dengan ditunjang adanya rasa kenyamanan dan
ketenangan bagi para pengguna Perpustakaan.
Seperti kita ketahui, kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
telah membawa dampak yang begitu besar terhadap berbagai bidang
kehidupan, tidak terkecuali pada Perpustakaan. Perpustakaan tidak lagi
memberikan pelayanan yang sama dari tahun ke tahun tetapi harus dapat
menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan para pengguna. Untuk itu
Perpustakaan harus mereposisi kembali peran dan fungsinya dalam menunjang
kebutuhan informasi para penggunanya dengan memberikan fasilitas
pelayanan informasi yang mudah digunakan oleh pengguna Perpustakaan serta
sesuai dengan kemajuan zaman.
Adanya kemajuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi menjadi
hampir tidak ada batasan. Hal ini pun telah mengubah pola perilaku pengguna
Perpustakaan dalam pencarian informasi. Pengguna menginginkan informasi
terkini, tidak perduli informasi tersebut berasal darimana, yang penting ada
dan bisa diperoleh dengan cara yang cepat. Pengguna tidak mau lagi pencarian
informasi itu terganggu hanya karena Perpustakaan telah tutup. Pendek kata
perpustakan harus siap setiap saat dalam melayani penggunanya terlebih
dalam pelayanan informasi.
Prinsip pelayanan Perpustakaan adalah memberikan bantuan kepada
pengguna Perpustakaan untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan
pengguna dengan informasi yang dicarinya. Salah satu bentuk pelayanan
informasi di Perpustakaan adalah “Pelayanan Referensi”
Pentingnya Jasa Pelayanan Referensi di Perpustakaan
Pelayanan referensi merupakan sari sisi dari pelayanan Perpustakaan.
Aktivitasnya tidak berdiri sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan dari
pelayanan Perpustakaan secara menyeluruh.
Pelayanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan
oleh Perpustakaan yang khusus melayani atau menyajikan koleksi referensi
kepada para pengguna perpustakaan.
Menurut American Library Association (ALA), pelayanan referensi
merupakan sebagian dari pelayanan Perpustakaan yang secara langsung
berhubungan dengan pengguna dalam memberikan informasi dan penggunaan
Perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset.
Pengertian lainnya adalah suatu kegiatan pelayanan yang bertujuan
untuk membantu para pengguna Perpustakaan untuk mencari dan menemukan
informasi dengan cara:
• Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna Perpustakaan dan
kemudian menjawabnya dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang
ada di perpustakaannya sendiri ataupun dari Perpustakaan lain di dalam
maupun di luar negeri.
Dalam pelaksanaannya, pelayanan referensi mempunyai tujuan-tujuan
Adapun tujuan dari pelayanan referensi adalah:
• Mengarahkan pengguna Perpustakaan menemukan informasi yang ia butuhkan dengan cepat dan tepat.
• Mengusahakan pengguna Perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.
• Mengusahakan pengguna Perpustakaan menggunakan setiap koleksi
referensi dengan lebih tepat guna.
Bila kita mengkaji pengertian dan tujuan pelayanan referensi tersebut
kita dapat melihat bahwa keberadaan pelayanan referensi pada suatu
Perpustakaan sangatlah penting. Sebagai ilustrasi, dari pertama kali pengguna
datang ke Perpustakaan, pustakawan referensi harus segera paham dan
tanggap bila ada pengguna yang kebingungan, karena tidak semua pengguna
familiar dengan Perpustakaan. Di sini pustakawan referensi harus
memperkenalkan dan menjelaskan bagaimana cara memanfaatkan
Perpustakaan. Pustakawan referensi harus siap menjawab pertanyaan
pengguna, baik pertanyaan singkat maupun pertanyaan yang memerlukan
jawaban yang mendetail sesuai dengan kebutuhannya. Jika ada pengguna yang
kesulitan dalam menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya, pustakawan
referensi sesegera mungkin membimbing, sehingga tahu bagaimana cara
menemukan dan cara menggunakan koleksi Perpustakaan, khususnya koleksi
Dari berbagai ilustrasi di atas maka dapat disimpulkan fungsi pelayanan
referensi adalah:
1. Fungsi Pengawasan
Pengawasan di sini dimaksudkan untuk mengamati kebutuhan informasi
yang diperlukan oleh pengguna Perpustakaan.
2. Fungsi Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna, dan sesegera mungkin
menyampaikan informasi yang memang segera harus diketahui pengguna.
3. Fungsi Bimbingan
Memberikan bimbingan kepada pengguna Perpustakaan untuk mencari
atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang
tepat sesuai dengan bidang masing-masing dan bagaimana cara
menggunakannya , serta untuk mencari atau menemukan informasi yang
dikehendaki.
4. Fungsi Instruksi
Memberikan pengarahan dan petunjuk bagaimana cara memanfaatkan
Perpustakaan.
5. Fungsi Bibliografi
Mengenalkan kepada pengguna daftar bacaan yang menarik dan hal ini
akan bermanfaat bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian. Untuk
menjalankan fungsi ini pustakawan referensi dapat membuat pathfinder
Dari uraian fungsi-fungsi pelayanan referensi di atas, dapat dikatakan
bahwa bagian pelayanan referensi merupakan bagian yang tidak kalah
pentingnya dengan bagian lain, seperti bagian pengadaan koleksi, pengolahan
koleksi, pelayanan sirkulasi, dan lain sebagainya. Di sini diperlukan pustakawan
referensi yang benar-benar mampu, mau dan mempunyai semangat yang tinggi
untuk membantu pengguna, sehingga pengguna merasa puas karena
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan
pelayanan referensi, sehingga fungsi pelayanan referensi dapat berjalan,
yaitu:
1. Tata Ruang.
Perlu disediakan ruang khusus dan meja pustakawan berada tidak jauh
dari pintu masuk ruang referensi, dilengkapi dengan sarana temu kembali
koleksi (seperti pangkalan data terautomasi). Bahkan jika memungkinkan
dilengkapi dengan fasilitas internet. Ruangan harus selalu bersih, rapi,
nyaman, dan tenang.
2. Koleksi Referensi.
Koleksi yang tersedia dapat digunakan untuk memberikan informasi
kepada pengguna. Koleksi referensi sebisa mungkin lengkap dan berbobot
ilmiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi, bersih, dan mudah
dicapai. Koleksi referensi meliputi: ensiklopedi, kamus, direktori, buku
tahunan, buku pegangan (handbook), manual, almanak, bibliografi, indeks,
lain sebagainya. Koleksi yang dimiliki harus selalu dievaluasi sehingga
senantiasa up to date digunakan sebagai bahan rujukan.
Adapun ciri-ciri dari koleksi referensi adalah:
• Koleksi referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi dan tidak
dimaksudkan untuk dibaca keseluruhan isinya seperti buku teks biasa.
• Koleksi referensi seringkali terdiri dari entri-entri yang terpotong-potong.
• Pada koleksi referensi informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara cepat dan menyeluruh.
• Di Perpustakaan koleksi referensi biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk konsultasi.
3. Pustakawan Referensi.
Apalah artinya tata ruang yang menarik dan koleksi referensi yang
lengkap jika pustakawan yang memberikan pelayanan tidak ramah,
penampilannya tidak rapi, terkesan enggan memberikan bantuan dan
sebagainya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keinginan pengguna
untuk kembali lagi. Kalau akhirnya kembali, mungkin karena tidak ada
pilihan lain. Jika hal ini berlangsung lama, lambat laun tidak akan ada lagi
pengguna yang datang. Selanjutnya pustakawan seperti apa yang tepat
untuk diposisikan di bagian referensi ?
Pustakawan Referensi
Untuk memberikan pelayanan prima, pustakawan di bagian referensi
Berangkat dari pemahaman tersebut, selanjutnya pustakawan harus memiliki
kepribadian dan berkemampuan sebagai berikut:
1. Bangga dengan pekerjaan sebagai pustakawan referensi sehingga
mencintai pekerjaannya itu. Ada kerelaan dan keikhlasan untuk melayani
pengguna dan selalu melakukan yang terbaik dalam bekerja. Tidak akan
mau melakukan hal-hal yang dapat menurunkan kredibilitasnya.
2. Memiliki wawasan yang luas dan memiliki keterampilan yang cukup dalam
menggunakan berbagai koleksi referensi. Pustakawan referensi dituntut
untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya dalam menelusur
informasi. Hal ini sangat diperlukan Karena perkembangan ilmu
pengetahuan yang demikian cepat. Menjadi ironis jika pustakawan tidak
memahami perkembangan ilmu pengetahuan dan selalu menjawab “tidak
tahu” bila ditanya oleh pengguna Perpustakaan.
3. Selalu berpenampilan menarik, rapi dalam berbusana, berpikir positif,
tekun, cermat, telaten dan ramah.
4. Mampu memberikan bimbingan ataupun petunjuk praktis kepada para
pengguna Perpustakaan dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi
referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan
masing-masing.
5. Mampu menyenangkan orang lain. Pustakawan akan selalu tersenyum dalam
memberikan pelayanannya. Sikap selalu menghormati dan menghargai
sehingga pengguna akan merespon positif apa yang kita lakukan untuk
mereka.
6. Mampu berkomunikasi dengan baik, yaitu menyampaikan informasi kepada
pengguna dengan bahasa yang dipahami pengguna dan juga ada kemauan
untuk mendengarkan pengguna.
Macam Kegiatan Jasa Pelayanan Referensi
Jasa pelayanan referensi ini terbagi atas tiga kelompok kegiatan,
yaitu:
1. Jasa Dasar
Merupakan jasa yang harus dilakukan oleh setiap Perpustakaan. Jasa
yang diberikan mencakup:
• Pemberian informasi umum
• Penyediaan informasi khusus
• Bantuan dalam menelusur dokumen
• Bantuan dalam menggunakan katalog
• Bantuan dalam menggunakan koleksi referensi
2. Jasa Yang Lazim Dilaksanakan
Berbagai jasa Perpustakaan yang sering dilakukan adalah:
• Orientasi Perpustakaan serta instruksi bibliografi
• Jasa bimbingan pemakai Perpustakaan
• Jasa bimbingan pembaca
• Menyelenggarakan jasa silang layan, yaitu pinjam koleksi antar Perpustakaan untuk bahan pustaka yang tidak dimiliki oleh
Perpustakaan yang bersangkutan
• Jasa membuat indeks dan abstrak
• Penyebaran Informasi Terseleksi (Selective Dissemination of
Information)
• Layanan informasi mutakhir (current awareness service)
• Pembuatan kliping
• Pembuatan jajaran vertical (vertical files) yang berisi brosur, pamphlet, prospectus, dan sebagainya
• Membantu penerbitan Perpustakaan, seperti penerbitan brosur, leaflet, pamflet, buku petunjuk/panduan perpustakaan, daftar
bibliografi koleksi Perpustakaan, penerbitan indeks, abstrak dan
lain-lain
3. Jasa Yang Jarang Dilakukan
Jasa ini meliputi jasa terjemahan, jasa referal, pameran
koleksi/majalah mutakhir, dan lain-lain
Promosi Jasa Pelayanan Referensi
Dalam pelayanan referensi, koleksi referensi di suatu Perpustakaan
harus diketahui oleh para pengguna. Agar segala macam koleksi referensi
yang dimiliki suatu Perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna Perpustakaan,
sehingga daya guna dan frekuensi penggunaannya menjadi tinggi, suatu unit
pelayanan referensi di Perpustakaan perlu melakukan promosi koleksi
1. Display
Display dilakukan dengan cara menempatkan berbagai macam koleksi
referensi pada rak-rak terbuka yang mudah terlihat oleh para pengguna
Perpustakaan. Bahan-bahan pustaka terbaru dipajang di ruang atau lemari
display untuk menarik perhatian dan minat para pengguna Perpustakaan.
2. Ceramah
Melakukan kegiatan memberikan ceramah kepada para pengguna
Perpustakaan pada kesempatan-kesempatan tertentu, untuk
memperkenalkan jasa pelayanan referensi dan koleksi referensi. Ceramah
ini dapat berupa memberikan bimbingan penggunaan koleksi referensi
dalam arti bagaimana cara menggunakan sumber-sumber informasi dari
koleksi referensi tersebut secara cepat dan tepat guna.
Bimbingan ini dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:
• Bimbingan langsung, yaitu bimbingan yang diberikan secara langsung
oleh pustakawan referensi kepada pengguna Perpustakaan, misalnya
berupa pengajuan pertanyaan-pertanyaan oleh pengguna kepada
petugas. Bimbingan ini juga dapat diberikan dalam bentuk komunikasi
kelompok kepada pengguna dalam ruang tertentu secara formal.
• Bimbingan tidak langsung, yaitu bimbingan yang diberikan kepada siapapun melalui media tertentu, misalnya dengan menerbitkan buku
petunjuk/panduan, brosur, leaflet, yang berisi informasi-informasi
3. Publikasi
Melakukan kegiatan penerbitan dan publikasi daftar tambahan koleksi
referensi pada setiap priode tertentu, agar para pengguna Perpustakaan
dengan cepat dapat mengetahui adanya koleksi referensi yang baru.
4. Pameran
Kegiatan pameran dilakukan dengan tujuan untuk memamerkan koleksi
referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan, yaitu dengan cara:
• Jika jumlah koleksi referensi cukup banyak, dapat dipamerkan tersendiri tanpa disertai bahan pustaka lainnya.
• Jika jumlahnya kurang memadai untuk suatu pameran tersndiri, dapat dipamerkan bersama dengan koleksi lainnya dengan cara tetap
menonjolkan kelompok koleksi referensi secara terpisah.
5. Lomba
Promosi juga dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan lomba
mencari informasi yang bahan-bahan/alat-alat untuk menemukannya
diambil dari koleksi referensi. Dengan demikian para pengguna akan lebih
mengenal dan memahami koleksi referensi sebagai sumber informasi yang
sangat bermutu.
Penutup
Sama pentingnya dengan bagian lain di Perpustakaan, bagian pelayanan
referensi tetaplah memerlukan ruangan yang nyaman, rapi, tenang, koleksi
pustakawan yang memiliki kepribadian dan kemampuan seperti yang telah
disebutkan di atas.
Jika semua itu dipenuhi maka fungsi pelayanan referensi seperti:
pengawasan, informasi, bimbingan, instruksi dan fungsi bibliografi dapat
dilaksanakan, yang pada akhirnya akan tercapai tujuan akhir yaitu
memberikan pelayanan prima kepada pengguna. Pengguna akan merasa puas,
merasa mendapatkan pelayanan lebih dari apa yang diharapkannya.
Paradigma pelayanan yang terpusat pada pengguna hendaknya tidak
hanya di bagian referensi saja, namun harus dapat diterapkan di semua
bagian Perpustakaan. Dengan demikian akan meningkatkan kualitas pelayanan
secara keseluruhan. Sehingga Perpustakaan tidak lagi dipandang sebelah
mata, tetapi tetap eksis dan mampu memenuhi kebutuhan penggunanya.
Daftar Bacaan
1. http.//www.lib.unair.ac.id
2. http.//www.perpustakaan.unmer.ac.id/jala
3. Istiana, Purwani. Mewujudkan Layanan Prima di Bagian Referensi. Jurnal
Media Informasi. Vol. XIV. No. 20 Th. 2005. Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada, 2005.
4. Sumardji, P. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius,
1992.
