DAFTAR PUSTAKA
Almi, Nasir. 2007. Prosedur Penyusutan Arsip. Jakarta : Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Bartos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Jumiyati, Emi. 2010. Penyusutan Arsip di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir. No. 05/tahun III april 2010. Batan : Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan
Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
Sedamaryanti. 2000. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modren. Bandung : Mandar Maju
BAB III
PENYUSUTAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA KABUPATEN LANGKAT
a. Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat
Untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai kantor perpustakaan arsip, dan dokumentasi kabupaten langkat, berikut akan diuraikan mengenai sejarah, visi misi, struktur organisasi dan jenis koleksi arsip.
3.2 Sejarah singkat Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat
Perpustakaan umum Kabupaten Langkat pada tahun 2000 yang dahulunya terbentuk disalah satu Ka-sub.bag. di bagian Organisasi Tata Laksana Setdakab. Langkat (ORTA). Berdasarkan Perda No. 22 Tahun 2000 Tanggal 22 Desember 2000 terbentuklah Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Langkat yang terletak di Jalan T. Amir Hamzah No. 1 Stabat.
Pada tahun 2001 Kantor Perpustakaan Umum dan Kearsipan Kabupaten Langkat pindah di gedung eks Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat yang beralamat di Jalan T. Putra Aziz No. 3 Stabat sampai dengan tahun 2005.
Kemudian pada tahun 2006 Kantor Perpustakaan dan Kearsipan kembali menjadi Bagian. Yang namanya menjadi Bagian Perpustakaan dan Kearsipan yang pada waktu itu Kantor bergabung dengan Sekretariat yang beralamat di Jalan T. Amir Hamzah No. 1 Stabat.
Pada tahun 2008 Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berganti dari Bagian menjadi Kantor dan berpindah alamat ke Gedung eks Dinas Perhubungan Kabupaten Langkat yang beralamat dijalan T. Putra Aziz No. 3 Stabat dan berjalan sampai saat ini.
3.3Visi dan Misi
Adapun visi dan misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
1. Visi
Maju dalam minat baca aman arsip yang bernilai guna. 2. Misi
a. Mewujudkan birokrasi yang profesional.
b. Menumbuhkan minat dan budaya baca dikalangan masyarakat.
c. Melestarikan arsip dan memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintah, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan demi kemaslahatan bangsa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.4 Struktur organisasi
Dalam suatu organisasi atau instansi memiliki sebuah struktur organisasi yang mempunyai peranan penting sebagai alat untuk menunjukkan hubungan antara fungsi-fungsi dan tugas bagian serta posisi dalam organisasi secara keseluruhan. Struktur organisasi merupakan kerangka dasar dan menyeluruh yang mempersatukan fungsi-fungsi organisasi dan menetapkan hubungan-hubungan antara individu yang melaksanakan fungsi. Dengan demikian hal ini akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan dan setiap individu dalam organisasi akan mengetahui secara jelas batas-batas wewenangnya dan kepada siapa mereka bertanggung jawab.
Gambar-1: Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat
A. Rincian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi 1. Kepala Kantor
a. Tugas:
Kepala kantor mempunyai tugas melayani masyarakat umum dibidang perpustakaan, informasi, serta melaksanakan pengelolaan dan pelayanan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Langkat serta tugas-tugas lainnya yang ditetapkan oleh Bupati melalui Sekretaris Daerah.
b. Fungsi :
KEPALA KANTOR HJ. SRI RAHMAWATI, S.Sos
NIP.19610519 198206 2 001
1. Merumuskan dan menyelenggarakan serta mengendalikan pelayanan perpustakaan umum dan kearsipan Kabupaten Langkat
2. Mengembangkan kebijaksanaan sistem perpustakaan dan kearsipan
3. Penyelenggaraan kerjasama dengan perpustakaan daerah serta dinas/ instansi terkait 4. Mengadakan kebijaksanaan pembinaan dan monitoring terhadap kegiatan perpustakaan
umum dan kearsipan
5. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Bupati
6. Menyiapkan Renstra, Renja dan Lakip Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi 2. Sub Bagian Tata Usaha
a. Tugas:
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu kepala dalam melaksanakan penyusunan program, pembinaan administrasi yang meliputi pengelolaan kepegawaian perlengkapan dan kerumahtanggaan memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada kepala dan seluruh satuan organisasi dilingkungan Kantor Perpustakaan. Arsip dan Dokumentasi serta melakukan proses administrasi dalam rangka penegakkan peraturan perundang-undangan dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
b. fungsi :
1. Melakukan urusan umum yang meliputi administrasi surat keluar dan surat masuk, urusan kearsipan dan ekspedisi, pengetikan dan pengadaan peraturan dan pemeliharaan serta pengamanan lingkungan kerja
2. Melakukan proses administrasi dalam rangka menegakan peraturan perundang-undangan dibidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor 4. Menyiapkan Renstra, Renja dan Lakip Sub Bagian Tata Usaha 3. Seksi Akuisisi dan Pengolahan Kepustakaan
a. Tugas:
Akuisisi dan pengolahan kepustakaan mempunyai tugas melaksanakan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka.
b. Fungsi :
2. Membuat kode katalog disetiap jenis buku 3. Memberi stempel setiap jenis buku perpustakaan 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala kantor
5. Menyiapkan Renstra, Renda dan Lakip Seksi Akuisisi dan Pengolahan Kepustakaan. 4. Seksi Program dan Pengembangan Kearsipan
a. Tugas:
Seksi program dan pengembangan kearsipan mempunyai tugas menyusun rencana program dibidang kearsipan berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh kepala kantor;
b. Fungsi :
1. Mengumpulkan dan mengelola arsip in aktif 2. Melakukan bimbingan kearsipan di unit kerja 3. Melakukan penilaian dan penyerahan arsip statis 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala
5. Menyiapkan Renstra, Renja dan Lakip Seksi Program dan Pengembangan Kearsipan 5. Seksi Pelayanan
a. Tugas:
Seleksi pelayanan mempunyai tugas memberikan layanan kepada masyarakat dalam rangka meminjamkan berbagai jenis buku bacaan.
b. Fungsi :
1. Melayani masyarakat tentang meminjam buku bacaan 2. Mengisi biodata bagi setiap peminjam buku bacaan 3. Membuat kartu anggota bagi setiap peminjam
4. Tanggal pengembalian buku harus ditentukan apabila terlambat akan dikenakan sanksi 5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala
6. Menyiapkan Renstra, Renja dan Lakip Seksi Pelayanan 6. Kelompok Jabatan Fungsional
3.5Jenis jenis koleksi arsip
Adapun jenis koleksi yang terdapat pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
1) Bidang keuangan 2) Bidang perekenomian
3) Bidang pekerjaan umum (PU) 4) Bidang keamanan
5) Bidang komisi pemilihan umum (KPU) 6) Bidang kepegawaian
3.6 Prosedur Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip sebagai kegiatan untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanannya dapat dilaksanakan dengan baik dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional. Adapun prosedur dalam melakukan penyusutan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut: 3.6.1 Pemindahan Arsip
Arsip yang berada di Unit pengelola setelah habis masa retensinya, harus segera dipindahkan ke unit kearsipan, dengan tata cara sebagi berikut:
a. Tata Usaha Unit Pengelolah mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif.
b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.
c. Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan.
Pemindahan arsip ini dilakukan dengan berita acara disertai daftar pertelaan arsip rangkap 2 (dua) dengan menggunakan bentuk formulir model I dan II dengan rincian:
a. Lembar I untuk unit kerja yang menyerahkan. b. Lembar II untuk unit kearsipan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pemindahan arsip yang lakukan pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi di Kabupaten Langkat belum 100% sesuai dengan teori yang ada masih terdapat kekurangan pada langkah-langkah pelaksanaan pemindahan arsip yang telah berlaku.
3.6.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi. Pemusanahan dapat dilakukan dengan cara membakar atau dihancurkan dengan sejenis bahan kimia.
Arsip yang tidak berguna lagi dan telah melewati jangka waktu penyimpanan, oleh pihak perpustakaan arsip dan dokementasi membuat daftar pertelaan dan berita acara pemusnahan terlebih dahulu. Adapun prosedur dalam pemusnahan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
a. Permusnahan arsip di Unit Pengolah.
Langkah –langkah pemusnahan arsip pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi di Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Pimpinan untuk memperoleh persetujuan. 3) Setelah mendapat persetujuan diilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan
membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 (dua): - Lembar pertama untuk unit pengolah.
- Lembar kedua untuk unit kearsipan.
b. Permusnahan arsip di Unit Kearsipan
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut:
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Sekjen untuk mendapat persetujuan pemusnahan. 3) Setelah mendapat persetujuan, dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan
membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 (dua). - Lembar pertama untuk Unit Kearsipan.
- Lembar kedua untuk arsip Arsip Nasional
4) Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun dan tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali.
c. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih dilaksanakannya sebagai berikut:
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Panitia Penilai Arsip yang susuna keanggotaanya seperti terlampir (Model VII), untuk diadakan penilaian.
3) Apabila dalam penilaian berdasarkan daftar yang disampaikan ternyata Panitia menganggap perlu maka Panitia dapat meminta arsip fisiknya untuk diteliti secara langsung.
4) Panitia Penilai wajib memberikan pertimbangan dapat atau tidaknya suatu arsip dimusnahkan.
5) Arsip yang akan dimusnahakan terlebuh dahulu diusulkan ke Arsip Nasional untuk mendapatkan persetujuan melalui Departemen Dalam Negeri.
6) Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional, maka pimpinan yang bertanggung jawab atas arsip tersebut melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Pejabat dari Bidang Hukum/Perundang-undangan dan atau Bidang Pengawasan. 7) Setipa pemusnahan harus dinuat daftar pertelaan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip
(lihat Model III dan IV).
a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Hukum. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Pengawasan. d. Lembar keempat untuk Arsip Nasional.
e. Lembar kelima untuk Instansi Terkait.
8) Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri untuk tingkat Pusat, Gubernur untuk Daerah Tingkat I dan Bupati/Walikotamadya untuk Daerah Tingkat II.
- Untuk Arsip Kepegawaian yang akan dimusnahkan sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan BAKAN. Pemusnahan Arsip Kepegawaian dibuatkan Berita Acara dan daftar pertelaannya masing-masing 7 (tujuh) – rangkap: a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan.
b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Kepegawaian. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum.
d. Lembar keemapt untuk Unit Bidang Kepengawasan. e. Lembar kelima untuk BAKN.
f. Lembar keenam untuk Arsip Nasional. g. Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.
- Untuk Arsip Keuangan yang akan dimusnahkan, sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan. Bagi pemusnahaan arsip keuangan dibuat Berita Acara dan daftar pertelaannya masing-masing 7 (tujuh)- rangkap:
a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan.
b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Kepegawaian. c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum.
d. Lembar keempat untuk Unit Bidang Pengawasan. e. Lembar kelima untuk BAPEKA.
Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan dilaksanakan sekurang-kurangnya 3 tahun sekali.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa langkah-langkah pemusnahan arsip sudah sesuai dengan teori yang ada pada bab 2 (dua).
3.6.3 Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip dari departemen Dalam Negeri ke Arsip Nasional, dilaksanakan oleh unit kearsipan sekurang-kurangnya satu kali dalam 10 tahun.
Arsip yang diserahkan adalah arsip statis. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat berita acara disertai dengan daftar pertelaan arsip.
Berita acara beserta daftar pertelaan arsip tersebut masing-masing dibuat rangkap 2 (dua) : a) Lembar pertama untuk unit kearsipan
b) Lembar kedua untuk Arsip Nasional
Berita acara tersebut ditandatangani oleh Menteri Dalam Negeri untuk Departemen Dalam Negeri, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I untuk Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I, Bupati/Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II untuk Kabupaten/Kotamadya Daerah Tngkat II dan pejabat dari Arsip Nasional (lihat Model V dan VI).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari hasil observasi pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan penyusutan arsip pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi hanya dilakukan 1 kali 2013 lalu.
2. Pemindahan arsip dilakukan dengan berita acara disertai daftar pertelaan arsip. 3. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara membakar atau dihancurkan dengan sejenis
bahan kimia.
4. Penyerahan arsip dilakukan dalam jangka waktu 10 tahun. 4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Langkat yaitu :
1. Diharapkan Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat untuk mengadakan penyusutan arsip lagi.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Penyusutan Arsip
Menurut Arsip Nasional RI “penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip."
Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Penyusutan arsip berarti : a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah masing masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Kegiatan penyusutan dilakukan baik di lingkugan central file / tempat penyimpanan arsip aktif maupun di pusat arsip. Pada central file penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktif ke pusat arsip (unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai untuk dipindahkan. Pada dasarnya penyusutan dilakukan sejak pelaksanaan pemberkasan. Pada saaat tersebut sekaligus dilakukan penyortiran untuk mendapatkan arsip-arsip yang tidak layak disimpan. Ada arsip-arsip tertentu yang sangat penting bagi organisai/perusahaan sehingga harus tetap dipertahankan,namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan mana yang tidak berguna.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa Penyusutan arsip berarti memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan, serta penyerahan arsip statis.
2.2 Tujuan Penyusutan Arsip
Menurut Wursanto (1991: 209), tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi yaitu : 1) Segi Administrasi
Dari segi administrasi, tujuan penyusutan arsip ialah:
a. Pencampuran adukan arsip aktif dan arsip inaktif dapat terhindar, demikian pula arsip penting dan arsip yang bernilai tidak penting dapat terpisahkan
b. Mencari arsip yang diperlukan dapat lebih cepat dilaksanakan
d. Untuk memantapkan jangka hidup arsip menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik
e. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional 2) Segi Penelitian Ilmiah
Tujuan penyusutan arsip dilihat dari segi penelitian ilmiah, ialah membantu para peneliti apabila arsip sudah mencapai masa statis, karna arsip akan tinggi kegunaannya dibidang penelitian ilmiah
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan penyusutan arsip yaitu: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip inaktif dan inaktif
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
2.3 Jenis-Jenis Arsip
Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut Berthos (2007: 4), terdapat dua jenis arsip yaitu :
a) Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
1. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
b) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaa pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrai sehari-hari.
Sedangkan menurut Martono (1994 : 30), ditinjau dari kegunannya arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe yaitu:
b) Arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungannya setelah kegunaannya bagi manajemen selesai.
2.4 Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan arsip merupakan tata cara dalam melakukan penyusutan arsip. Adapun prosedur dalam melakukan penyusutan arsip menurut Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia antara lain:
2.4.1 Pemindahan Arsip
Arsip-arsip yang telah tidak berguna lagi akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Arsip aktif yang sudah mencapai masa inaktif atau telah sampai jangka waktunya akan dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
“Pemindahan arsip atau transfering adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari” (Wursanto, 1991: 216). Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ke tempat lain sehingga rak/lemari yang semula dipakai dalam pelaksaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
Langkah-langkah pelaksanaan pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan adalah :
1) Menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif.
2) Menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk menentukan arsip in-aktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip.
3) Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan.
4) Memasukkan berkas yang dipindahkan dalam boks arsip yang telah tersedia.
5) Menempelkan lebel pada boks arsip dengan memberikan petunjuk tentang isi boks secara singkat.
6) Menyampaikan usulan pemindahan arsip in aktif kepada Pimpinan Unit Pengolah. 7) Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip.
8) Memeindahkan arsip setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan.
9) Memindahkan arsip in-aktif kepada Unit Kearsipan disertai Berita Acara Serah Terima Pemindahan arsip.
11) Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Adapun langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 3 tahun keatas) adalah:
a. memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip.
b. Menerima arsip in aktif dari Unit Kearsipa, dengan langkah-langkah : 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip
2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif
3) Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
Sedangkan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih) ke Kearsipan Pusat (Record Center) adalah:
a. Memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar Arsip.
b. Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif , dengan langkah-langkah: 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan
2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif.
3) Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan disimpan ditempat yang aman. d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip.
e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain sehingga rak/lemari yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
2.4.2 Pemusnahan Arsip
dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Adapun yang dimaksud dengan JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.
2. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di atas 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan DPA dan Berita Acara (BA). Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas. Pada pokoknya fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Tempat pemusnahan dapat diatur sesuai kebutuhan, namun semua harus dikendalikan oleh unit kearsipan instansi yang bersangkutan. Pemusnahan wajib disaksikan oleh dua orang pejabat, masing-masing yang bertanggung-jawab bidang hukum/perundang-undangan dan pengawasan di instansi yang bersangkutan sekaligus bertindak sebagai saksi dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Adapun prosedur pemusnahan duplikasi dan non arsip antara lain : 1. Mengelompokkan non arsip dan duplikasi arsip.
2. Membuat Daftar Non Arsip dan Duplikasi yang akan dimusnahkan. 3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip.
4. Menyimpan tembusan Berita Acara Pemusnahan Kepada Unit Kearsipan Pusat.
Pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 4 (empat) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain:
1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA.
2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip.
4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan. 5. Memusnahkan arsip secara total (pemusnahan arsip secara total adalah fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang pejabat dengan dibuat Barita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat dan Unit Kearsipan.
Sedangkan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain:
1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA.
2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip.
5. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat.
Lain halnya dengan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan diatas 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan Arsip antara lain:
1. Membentuk Tim Pemusnahan Arsip
2. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA.
3. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan arsip. 4. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip.
5. Tim Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusun rekomendasi hasil penilaian. 6. Meminta persetujuan pemusnahan kepada tim pemusnahan arsip misalnya: Badan Pemeriksa
Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara (BPK) jika menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia.
7. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat dari bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tahapan pemusnahan arsip dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu:
1. Pemeriksaan, 2. Pendaftaran,
3. Pembentukan panitia pemusnahan, 4. Penilaian, persetujuan dan pengesahan, 5. Pembuatan berita acara
6. Pelaksanaan pemusnahan.
2.4.3 Penyerahan Arsip
tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut:
1. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
2. Bagi arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.
Adapun tahap-tahap penyerahan arsip statis adalah sebagai berikut : a) Seleksi
Seleksi terhadap arsip-arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional adalah dengan memilih arsip-arsip yang mempunyai nilai permanen. Seleksi arsip-arsip berdasarkan pada jadwal retensi arsip. Setiap lembaga negara dan badan pemerintah yang akan memusnahkan arsipnya harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional RI. Persetujuan ini pada dasarnya sebagai tindakan pengawasan. Dari jadwal retensi dapat diketahui saat berakhirnya masa simpan dan nilai arsip secara keseluruhan. Dengan seleksi akan diperoleh arsip-arsip permanen yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional, dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan.
b) Pembuatan Daftar
Arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional harus dibuat daftarnya. Daftar arsip yang akan dipindahkan ini penting baik bagi instansi pengirim, maupun bagi penerima, untuk mengetahui arsip-arsip yang akan disimpan di Arsip Nasional.
Daftar ini memuat :
a) Nama instansi/Departemen yang mengirim arsip b) Kode dan pokok masalah
c) Jenis fisik arsip
d) Tahun, bulan, tanggal berkas e) Sistem penyimpanannya f) Jumlah berkas
c) Pemusnahan Arsip
a) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan ditingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional pusat
b) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan pemerintahan di tingkat daerah haus diserahkan kepada Arsip Nasioanl Daerah
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang dan Masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi di sektor pemerintah maupun swasta Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri dalam keadaan yang sesungguhnya. Rekaman tersebut terdapat dalam arsip.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan proses penyampaian dan penyedia informasi atau berita untuk kepentingan intern maupun ekstern suatu perusahaan atau organisasi. Arsip juga berfungsi sebagai pusat ingatan dalam melakukan kegiatan perencanaan, perumusankebijakan, pengambilan keputusan dan sebagai bahan pertanggungjawaban.
Data diolah menjadi sebuah informasi baik secara manual maupun komputerisasi. Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan tergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan data dan informasi yang terekam dalam sebuah arsip. Pengelolaan arsip secara baik dan benar juga akan memperlancar serta memungkinkan para manajer mengembangan secara efektif berbagai bidang kehidupan, baik ekonomi, sosial dan budaya.
Nilai yang terkandung dalam masing-masing arsip akan menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Arsip yang mempunyai nilai pakai atau nilai guna tinggi dapat memiliki jangka waktu simpan yang relatif lebih lama dibandingkan dengan arsip yang mempunyai nilai pakai atau guna yang rendah.
Arsip yang tercipta dan dimiliki oleh suatu organisasi akan terus bertambah volumenya seiring dengan eksistensi dan perkembangan kegiatan organisasi. Apabila tidak diimbangi dengan kegiatan penyusutan arsip yang baik, maka pertambahan arsip tersebut akan menimbulkan masalah menyangkut sistem pengelolaan, ruang dan sarana penyimpanan, serta penyediaan sumber daya manusia.
untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip serta menjamin ketersediaan arsip masih layak disimpan dan dipelihara. Bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna dan nilai pakai maka perlu dilakukan penyusutan dan pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat merupakan salah satu kantor arsip yang menyimpan arsip berupa dokumen-dokumen resmi yang bersifat penting dan rahasia yang berasal dari setiap instansi/organisasi pemerintahan Kabupaten Langkat. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat telah melakukan kegiatan penyusutan arsip untuk meningkatkan kualitas arsip maupun sarana dan prasarana. Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip, Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat untuk menentukan jadwal retensi berpedoman kepada Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 100 tahun 1991. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk menulis kertas karya ini dengan judul “Penyusutan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pada Kabupaten Langkat’’.
1.2Tujuan penulisan
Penulisan tugas akhir mempunyai tujuan yang akan dicapai yaitu:
1. Untuk mengetahui bagaimana penyusutan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat.
1.3 Ruang lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini ruang lingkup dalam penulisan tentang penyusutan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat. Maka ruang lingkup dari penulisan ini adalah pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip. 1.4 Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut :
1. Tinjauan literatur
Data diperoleh dari berbagai literatur yang sesuai dengan pembahasan yaitu melalui buku, jurnal dan sumber lain yan berkaitan dengan penulisan kertas karya ini.
Penulis melakukan pengamatan langsung yaitu dengan mengumpulkan data ke Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat
3. Wawancara
Abstrak
Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini sangat
berpengaruh terhadap kemajuan organisasi di sektor pemerintah maupun swasta
Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti
memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi
suatu organisasi adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri dalam keadaan yang
sesungguhnya. Rekaman tersebut terdapat dalam arsip. Arsip mempunyai
peranan yang sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan proses
penyampaian dan penyedia informasi atau berita untuk kepentingan intern
maupun ekstern suatu perusahaan atau organisasi. Arsip juga berfungsi sebagai
pusat ingatan dalam melakukan kegiatan perencanaan, perumusankebijakan,
PENYUSUTAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA KABUPATEN LANGKAT
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A.Md)
DISUSUN OLEH :
IQBAL PERMANA 132201017
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Penyusutan Arsip Pada Kantor Perpustakaan Dokumentasi dan Arsip pada Kabupaten Langkat
Oleh : IQBAL PERMANA Nim :132201017
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd.
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tanggal :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Drs. Budi Agustomo,MS
Tanda Tanggan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Penyusutan Arsip Pada Kantor Perpustakaan Dokumentasi dan Arsip pada Kabupaten Langkat
Oleh : IQBAL PERMANA
Nim : 132201017
Dosen Pembimbing : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd.
Nip : 19570407 198603 2 001
Tanda Tanggan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dr. Irawaty A.Kahar,M.Pd
Nip : 19511191986012001
Tanda Tanggan :
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, dengan terselesaikannya kertas karya yang berjudul “PENYUSUTAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA KABUPATEN LANGKAT
”. Kertas karya ini merupakan tugas akhir penulis dan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Departemen Studi D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga menyadari bahwa sepenuhnya semua ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan segenap jiwa dari keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan limpahan kasih sayangnya pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Gufron Efendi Harahap dan Ibunda Yusnelli Nasution serta abanganda Boy Rizki dan adik saya Nurul Aulia yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan moral maupun materil kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Berkat keduanya pulalah penulis dapat menyelesaikan jenjang studi sampai saat ini.
Pada kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustomo,MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
3. Dr. Irawaty A.Kahar,M.Pd selaku Dosen Pembaca yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikirannya untuk membantu, serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini. 4. Kepada seluruh Staf Dosen Pengajar di Departemen Studi D3 Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
5. Bapak Dr. Jonner Hasugian, M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
6. Kepada seluruh Pegawai Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
7. Kepada seluruh Pegawai Administrasi Departemen Studi D3 Perpustakaan dan Informasi terutama Bang Suryawan yang telah memberikan segala kemudahan dan bantuan kepada penulis.
memberikan warna selama perjalanan kuliah pada kurun waktu beberapa tahun terakhir ini, kalian luar biasa.
Semoga semua yang telah mereka berikan baik berupa bimbingan, bantuan, maupun pengorbanan dalam rangka menyelesaikan studi dan penulisan kertas karya ini mendapat imbalan berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari yang diharapkan, oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan menuju kesempurnaan penulisan dan penelitian berkelanjutan dengan topik yang sama dikedepannya.
Medan, Juni 2016 Penulis
DAFTAR ISI
2.1 Pengertian Penyusutan Arsip 4
2.2 Tujuan Penyusutan Arsip 4
BAB III PENYUSUTAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAAKAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN LANGKAT 14
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Langkat 14
3.2 Sejarah Singkat 14
3.3 Visi dan Misi 15
3.4 Struktur Organisasi 15
3.5 Jenis-Jenis Koleksi 19
3.6 Prosedur Penyusutan Arsip 20
3.6.1 Pemindahan Arsip 20
3.6.2 Pemusnahan Arsip 21
3.6.3 Penyerahan Arsip 24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan 25
