Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Pada Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja kota Bandung

(1)

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah keja praktek Program Strata satu jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Dinda Dwi Apriadi NIM.10506179 Ryan Ramadhan NIM.10506015 Khaerul Amrie NIM.10506021

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSTIAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(2)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, sangat berpengaruh terhadap kemajuan di sektor pemerintahan maupun swasta, apabila kita mengamati dengan teliti aktivitas dari suatu organisasi atau perusahaan maka dapat kita lihat pekerjaan ketatausahaan di dominasi oleh penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Kegiatan surat menyurat dalam suatu organisasi merupakan kegiatan paling utama. Karena tanpa adanya kegiatan tersebut maka kegiatan suatu organisasi akan terhambat.

Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis dari suatu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau informasi. Surat mengemban fungsi yang lebih luas mencakup informasi tetulis berupa rekaman berisi tentang surat aktivitas organisasi.

(3)

Mengingat pentingnya peranan, pemeliharaan dan pengelolaan surat, sudah seharusnya surat tersebut dikelola dengan baik sejak surat itu diterima atau dikeluarkan. Surat masuk merupakan surat yang diterima dari instansi lain, baik swasta maupun negri.

Dari hasil penelitian tersebut, maka penulis lebih banyak mengetahui tentang sistem informasi surat masuk di Dinas Tenaga Kerja (DISNAKER) Kota Bandung. Dan penulis tertarik untuk mengangkat topik yang akan dibahas dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK PADA SUB BAGIAN UMUM DINAS TENAGA KERJA KOTA BANDUNG”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas permasalahan yang diambil dalam penelitian

ini adalah

1. Bagaimana sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung ?

2. Bagaimana kekurangan dan kelebihan sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung ?

(4)

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud diadakannya kerja praktek atau penelitian ini adalah :

1. Untuk mengimplementasikan pengetahuan yang di dapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

2. Untuk menambah wawasan guna meningkatkan dan memantapkan keterampilan serta kemampuan penulis.

3. Untuk menambah pengetahuan penulis tentang sistem informasi pengelolaan surat masuk.

Tujuan kerja praktek atau penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung.

2. Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung.

(5)

1.4 Batasan Masalah

Untuk mempermudah pembuatan laporan kerja praktek dan masalah yang dihadapi tidak terlalu luas, maka pada pembahasan ini penulis hanya membatasi cakupan ruang lingkup yang dianalisis serta menghindari penyimpangan dari judul yang diteliti. Adapun batasan masalahnya antara lain sebagai berikut:

1. Sistem informasi pengelolaan surat masuk pada Sub Bagian Umum Di Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung, yang hanya terdapat pada Sub Bagian Umumnya saja.

2. Sistem informasi pengelolaan surat masuk pada Sub Bagian Umum di Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung, yang hanya terdapat pada Sub Bagian Umumnya saja.

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Lokasi kerja praktek dilaksanakan pada Dinas Tenga Kerja (DISNAKER) Kota Bandung yang berada di Jl. Martanegara No.4 Bandung.

(6)

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Aktifitas

Juli Agustus September Oktober

Minggu Minggu Minggu Minggu

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Kerja Praktek

2 Pengambilan Data

3 Analisis Data

4 Penyusunan Laporan

(7)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :

1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.

2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen secara teratur.

http://iklanbarisgratis.info/definisisistem (21-09-2009)

Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Yang dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

(8)

Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan seatu komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut dapat menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai tujuan.

Menurut (William S. Davis:2000)

“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang

telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.

Menurut (Indriyono Gitosumarno:1999)

“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang

berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.

Menurut (Dj. A. Simarmata:2001)

“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan

(9)

Menurut H.A. Harding :

“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang

bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu”.

Menurut (Gordon B. Davis:2002)

“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak

adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

Menurut (S. Prajudi Atmasudiro:2001)

“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur

yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :

1. Sistem mempunyai tujuan.

2. Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.

(10)

Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami kendala maka hal itu juga akan berpengaruh pada sistem itu sendiri

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

(11)

berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

(12)

Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

(13)

sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Karakteristik Sistem terdiri dari beberapa karakter yaitu :

1. Komponen-komponen sistem, suatu sistem berisi komponen yang saling berinteraksi atau saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas sistem, yaitu pemisah antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar sistem, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.

4. Penghubung sistem, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai penghubung ke sub sistem lainnya.

5. Masukan sistem, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem Beroperasi) dan masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar menghasilkan).

6. Pengolah sistem, yaitu pengolahan input sehingga menghasilkan output yang diinginkan.

(14)

gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

8. Keluaran sistem, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada yang tidak.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

1. Transaction Processing Systems (TPS)

Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

2. Office Automation Systems (OAS)

Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar itu.

3. Knowledge Work Systems (KWS)

(15)

2.2Pengertian Informasi

Pengertian informasi (Abdul Kadir :2003) adalah :

1. Data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2. Sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data di organisasi dan berguna untuk orang yang menerimanya.

3. Suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4. Kenyataan atau dan bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Kualitas informasi yang baik adalah : 1. Relevan (relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 2. Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

3. Tepat waktu (timeliness)

(16)

4. Ekonomis (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannyua waktu.

5. Efisien (efficiency)

Adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan untuk sumber daya dalam proses produksinya.

6. Dapat dipercaya (reability)

Sebuah indicator penting dari sistem informasi adalah dengan memperlihatkan masalah reabilitasnya.

7. Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah system yang dirancang sesuai dengan kriteria.

Nilai informasi terdiri dari 5 karakteristik, yaitu : 1. Ketelitian

(17)

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi (Abdul Kadir :2003) dapat didefinisikan sebagai :

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan/untuk mengendalikan organisasi.

3. Suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

(18)

Perangkat Sistem Informasi 1. Hardware

2. Software 3. Data 4. Prosedur 5. Manusia

2.4 Metode Analisis dan Pernacangan Terstruktur

2.4.1. Flow Chart

Flow adalah arus data yang mengalir di antara dua titik tujuan melintasi

suatu jaringan (misalnya, dari satu stasiun LAN ke stasiun LAN lainnya). banyak

arus dapat ditransmisikan pada sirkuit tunggal.

Flowchart adalah Diagram yang menunjukan alur data melalui program atau sistem penanganan informasi dan operasi-operasi yang dikenakan pada data pada titik-titik yang penting di sepanjang jalur. Flowchart berguna sebagai sarana pembantu untuk menunjukkan bagaimana bekerjanya program yang diusulkan dan sebagai sarana untuk memahami operasi-operasi sebuah program.

http://irma14.blogspot.com/definisiflowmap (39-09-2009)

(19)

2.4.2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah pemodelan yang menggambarkan sistem berbasis komputer secara global yang akan dirancang. Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistemsebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity. Diagram terdiri dari sebuah simbol proses tunggal yang digambarkan oleh seluruh sistem dan menunjukkan aliran data utama dari terminator. Diagram ini mendefinisikan jangkauan proyek penyusunan sistem informasi, yaitu batasan hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem atau apa yang akan menjadi bagian dan yang tidak akan menjadi bagian dari sistem informasi.

http://nurul.unsoed.net/pengertiandiagramkontek (28-09-2009)

2.4.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram atau di singkat dengan DFD merupakan teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran.

(20)

disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

http://www.total.or.id/pengertiandfd (20-09-2009)

http://iklanbarisgratis.info/pengertiandasardfd (20-09-2009)

2.5. Pengertian Surat dan Surat Masuk

Surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

(21)

Suatu media pencurahan perasaan,kehendak,pikiran,dan tujuan seseorang

untuk dapat diketahui orang lain.

Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang

dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.

(22)

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Disnaker merupakan suatu organisasi tata kerja daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bandung yang mengemban tugas di bidang ketenagakerjaan sesuai dengan Peraturan Daerah (Perda) Kota Bandung No. 013 Tahun 2007, Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Tata Kerja Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung, mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kewenangan Pemerintah Daerah Kota Bandung di bidang ketenagakerjaan, dengan fungsi : merumuskan kebijakan teknis bidang tenaga kerja; melaksanakan tugas teknis operasional bidang tenaga kerja yang meliputi penempatan tenaga kerja dan perluasan tenaga kerja, pelatihan dan produktivitas kerja, hubungan industrial dan syarat kerja, pengawasan ketenagakerjaan serta kesejahteraan tenaga kerja dan penganggur. Sejarah berdirinya bidang Ketenagakerjaan tidak terlepas dari sejarah perjuangan bangsa dan tatanan politik yang berkembang sejak proklamasi 17 Agustus 1945.

(23)

Historis perubahan struktur organisasi yang membidangi ketenagakerjaan adalah sebagai berikut : Pertama berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1974 Organisasi Departemen Tenaga Kerja berubah menjadi Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi, struktur organisasinya diatur dalam Keputusan Menteri NAKERTRANSKOP Nomor : Kep-100/MEN/1975. Dalam perkembangannya organisasi Departemen NAKERTRANSKOP mengalami perubahan dengan dipindahkannya urusan koperasi ke Departemen Perdagangan, kemudian disempurnakan kembali setelah masalah urusan transmigrasi dilimpahkan ke Departemen Transmigrasi.

Dengan peninjauan kembali UU No. 25 Tahun 1997, selain itu telah diratifikasi konvensi International Labour Organization (ILO) Nomor 87 ke dalam KEPRES 83 Tahun 1997 tentang kebebasan berserikat bagi para pekerja. Pengesahan Konvensi ILO No. 105 ke dalam UU RI No. 19 tahun 1999 mengenai penghapusan kerja paksa, pengesahan konvensi ILO No. 138 ke dalam UU RI No. 20 Tahun 1999 mengenai Upah Minimum untuk diperbolehkan bekerja dan pengesahan konvensi ILO No. 111 Tahun 1985 ke dalam UU RI no. 21 tahun 1999 mengenai diskriminasi dalam pekerjaan dan jabatan.

Bahkan telah dilakukan penyempurnaan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. Berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah, yaitu:

(24)

2. Departemen Transmigrasi Propinsi Dati I Jawa Barat Cabang Kotamadya Bandung.

3. Dinas Tenaga Kerja Propinsi Dati I Jawa Barat Cabang Kotamadya Bandung.

Digabung menjadi satu dengan nama DINAS TENAGA KERJA KOTA BANDUNG.

3.1.1 Visi dan Misi

A. V i s i

Visi Kota Bandung Tahun 2009 – 2013 adalah “Memantapkan Kota Bandung Sebagai Kota Jasa Bermartabat”, yang diartikan sebagai

kota yang mempunyai jati diri, harga diri dan kebanggaan bagi seluruh warganya, memiliki pelayanan publik prima tanpa membedakan status, sedangkan Visi Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung tahun 2009-2013 adalah “Terwujudnya Penyelenggara Ketenagakerjaan Terbaik”. Untuk merealisasikan keinginan, harapan serta tujuan sebagaimana tertuang dalam visi yang telah ditetapkan, maka seluruh staf dari Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung harus memahami makna yang terkandung di dalam visi tersebut.

(25)

Pertama, bahwa Terwujudnya Penyelenggara Ketenagakerjaan Terbaik ini mengandung arti bahwa Dinas Tenaga Kerja mempunyai kewajiban untuk dapat memfasilitasi dan memberikan kesempatan kerja bagi masyarakat pencari kerja, mendorong dan memotivasi para pengusaha untuk menciptakan perluasan kerja, serta mengerahkan warga masyarakat yang tidak memiliki pekerjaan untuk mengikuti program transmigrasi.

Kedua, mengandung arti bahwa Dinas Tenaga Kerja sebagai suatu lembaga yang harus dapat menyiapkan tenaga kerja terampil dan produktif, peningkatan keterampilan dan produktivitas kerja, membina lembaga-lembaga latihan swasta, melakukan akreditasi lembaga latihan swasta serta sertifikasi kemampuan. Sehingga tenaga-tenaga tersebut diatas dapat berdaya saing tinggi sesuai dengan kebutuhan pasar kerja dan dunia kerja serta memenuhi standar nasional / internasional.

(26)

Keempat, bahwa Dinas Tenaga Kerja mampu memfasilitasi dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui program pengembangan wilayah transmigrasi regional, dengan peningkatan lokasi transmigrasi, pengerahan penempatan transmigran, dan penyuluhan kepada calon transmigran.

B. M i s i

Untuk merealisasikan visi yang telah ditetapkan dalam lima tahun ke depan serta sasaran yang akan dicapai berdasarkan RPJMD Tahun 2009 – 2013, misi Dinas Tenaga Kerja tercakup pada misi kedua Kota

Bandung, yaitu : “Mengembangkan Perekonomian Kota yang Berdaya

Saing dalam Menunjang Penciptaan Lapangan Kerja dan Pelayanan Publik serta Meningkatkan Peranan Swasta dalam Pembangunan Ekonomi Kota”,

maka misi yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut :

a) Peningkatan kualitas sumber daya manusia yang terampil dan produktif sesuai kebutuhan pasar kerja dan dunia kerja.

(27)

Sehingga tenaga-tenaga tersebut diatas dapat berdaya saing tinggi sesuai dengan kebutuhan pasar kerja dan dunia kerja.

b) Peningkatan peluang kesempatan kerja, dan perluasan kerja

Misi ini bermakna bahwa Dinas Tenaga Kerja harus dapat memfasilitasi pencari kerja dan calon pengguna tenaga kerja untuk memperoleh informasi kesempatan kerja melalui bursa kerja terpadu/job fair, bursa kerja wilayah maupun melalui program atau kegiatan yang orientasinya untuk memberikan informasi kerja kepada masyarakat dan informasi calon tenaga kerja kepada calon pengguna tenaga kerja. Begitu pun perluasan kerja dapat dilakukan dengan berbagai macam program / kegiatan, seperti penciptaan wira usaha baru, penerapan dan pemanduan teknologi padat karya (PP-TPK), untuk penanganan tenaga kerja yang kehilangan pekerjaan atau ter-PHK melalui kegiatan padat karya produktif (PKP), dan pemberian kerja sementara.

c) Peningkatan perlindungan dan pengembangan lembaga ketenagakerjaan, serta pembinaan dan pengembangan hubungan industrial

(28)

perundang-undang ketenagakerjaan, penanganan permasalahan/perselisihan ketenagakerjaan serta mengkoordinir dan membantu memfasilitasi Penetapan Upah Minimum Kota. Juga harus berperan dalam fungsi perlindungan tenaga kerja baik terhadap hak-hak pekerja, kesehatan maupun keselamatannya. Begitu pula harus dapat melindungi kepentingan pengusaha dari intervensi / campur tangan pihak ketiga yang dapat merusak hubungan industrial yang harmonis antara pengusaha dan pekerja.

d) Peningkatan ketersediaan lokasi transmigrasi dan penempatan transmigran

Dalam hal transmigrasi, sebagai lembaga yang diberi kewenangan untuk mengelola transmigrasi yaitu harus dapat memberikan pengertian dan pemahaman kepada masyarakat yang belum memiliki pekerjaan yaitu tentang berbagai hal ketransmigrasian, baik keuntungannya, manfaat maupun terhadap prospek masa depan dari masyarakat tersebut melalui berbagai pembinaan dan penyuluhan. Sehingga dapat mengerahkan masyarakat sebanyak-banyaknya untuk melaksanakan transmigrasi, baik lokal maupun ke luar Propinsi Jawa Barat.

3.1.2 TUGAS POKOK DAN FUNGSI DINAS TENAGA KERJA

(29)

transmigrasi, untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Dinas Tenaga kerja mempunyai fungsi yaitu :

1. Perumusan kebijakan teknis lingkup pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmigrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan;

2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmigrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan;

3. Pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmigrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan;

4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya;

5. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan laporan penyelenggaraan kegiatan Dinas.

3.2 Struktur Organisasi

(30)

tiap-tiap bagian atau divisi terhadap pencapaian tujuan dan fungsi khususnya. Wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dapat terlihat jelas tanpa harus mencampuri kegiatan atau wewenang dari bagian lain, sehingga dapat tercipta suatu sistem koordinasi yang baik dan dapat menghilangkan otoriterasi pekerjaan. Maka dari itu untuk mencapai tujuan yang diharapkan, perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan deskripsi jabatan.

Susunan Organisasi Tata Kerja Dinas Daerah diatur berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2007 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kota Bandung, struktur Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas

2. Sekretariat, membawahkan :

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian b. Sub Bagian Keuangan dan Program

3. Bidang Pelatihan dan Produktivitas Kerja, membawahkan : a. Seksi Pembinaan Lembaga Latihan Kerja dan Pelatihan Kerja b. Seksi Standarisasi Kompetensi Kerja

4. Bidang Penempatan Kerja dan Transmigrasi, membawahkan : a. Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja b. Seksi Transmigrasi

(31)

a. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Ketenagakerjaan

b. Seksi Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial 6. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

a. Seksi Pengawasan Norma Kerja

b. Seksi Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Selanjutnya dalam Peraturan Walikota Bandung Nomor 265/Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Unit Pelaksana Teknis Pada Lembaga Teknis Daerah dan Dinas Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung, terdapat Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Dinas Tenaga Kerja, yaitu :

a. UPT Balai Latihan Kerja (BLK), dan 1). Sub Bagian Tata Usaha UPT BLK

b. UPT Balai Hiegiene Perusahaan dan Kesehatan (Hiperkes), dan 1). Sub Bagian Tata Usaha UPT Hiperkes

Struktur Organisasi terlampir

3.3 Deskripsi Kerja

(32)

1. KEPALA DINAS

(1) Kepala Dinas tenaga Kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian berdasarkan asas otonomi dan pembantuan.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut, kepala dinas tenaga kerja mempunyai fungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis lingkup pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmugrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan social ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan.

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmugrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan social ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan.

c. Pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan produktivitas kerja, penempatan kerja dan transmugrasi, pembinaan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan, serta pengawasan ketenagakerjaan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan ;

(33)

2. SEKRETARIS

(1) Sekretaris mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas Tenaga Kerja lingkup kesekretariatan.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris mempunyai fungsi: a. Perencanaan penyusunan rencana kegiatan kesekretariatan;

b. Pelaksanaan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum dan kepegawaian, keuangan dan program;

c. Pelaksanaan pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas bidang;

d. Pelaksanaan pengkoordinasian penyusunan perencanaan, evaluasi dan pelaporan kegiatan Dinas;

e. Pengkordinasian penyelenggaraan tugas-tugas bidang; dan

f. Pembinaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan kesekretariatan.

3. KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

(1) Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris lingkup administrasi umum dan kepegawaian.

(34)

a. Penyusunan bahan rencana dan program pengelolaan lingkup administrasi umum dan kepegawaian;

b. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan Dinas, penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas, pengelolaan perlengkapan dan administrasi perjalanan dinas;

c. Pelaksanaan administrasi kepegawaian yang meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan pengelolaan data mutasi, cuti, disiplin, pengembangan pegawai dan kesejahteraan pegawai; dan

d. Evaluasi dan pelaporan lingkup administrasi umum dan kepegawaian.

4. KEPALA SUB BAGIAN KEUANGAN DAN PROGRAM

(1) Sub bagian keuangan dan program mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris lingkup keuangan dan program. (2) Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Sub bagian keuangan dan

program mempunyai fungsi :

a. Penyusunan bahan rencana dan program pengelolaan lingkup administrasi keuangan dan program;

(35)

koordinasi pengelola dan pengendalian keuangan dan menyusun laporan keuangan Dinas;

c. Pelaksanaan pengendalian program yang meliputi kegiatan penyusunan bahan dan koordinasi penyusunan rencana dan program kegiatan dinas, koordinasi penyusunan rencana dan program Dinas; dan

d. Pelaporan pelaksanaan lingkup pengelolaan administrasi keuangan dan program Dinas.

5. KEPALA BIDANG PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS KERJA (1) Bidang pelatihan dan produktivitas kerja mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup pelatihan dan produktivitas kerja.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang pelatihan dan produktivitas kerja mempunyai fungsi :

a. Penyusunan rencana dan program lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja dan standarisasi kompetensi kerja; b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pembinaan lembaga latihan

kerja dan pelatihan kerja dan standarisasi kompetensi kerja;

c. Pelaksanaan lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja dan standarisasi kompetensi kerja; dan

(36)

6. KEPALA SEKSI PEMBINAAN LEMBAGA LATIHAN KERJA DAN PELATIHAN KERJA

(1) Seksi pembinaan Lembaga Latihan Kerja dan Pelatihan Kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pelatihan dan Produktivitas Kerja lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pembinaan Lembaga Latihan Kerja dan Pelatihan Kerja mempunyai fungsi :

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja.

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja.

c. Pelaksanaan lingkup pembinaan lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja yang meliputi inventarisasi lembaga latihan kerja dan pelatihan kerja, pembinaan peningkatan kualitas lembaga latihan kerja & pelatihan kerja, pembinaan peningkatan produktivitas kerja dan fasilitasi pemagangan kerja di dalam negeri dan luar negeri.

d. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan lembaga pelatihan; dan

(37)

7. KEPALA SEKSI STANDARISASI KOMPETENSI KERJA

(1) Seksi Standarisasi Kompetensi Kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pelatihan dan Produktivitas Kerja lingkup Standarisasi Kompetensi Kerja

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Standarisasi Kompetensi Kerja mempunyai fungsi :

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup Standarisasi Kompetensi Kerja

b. Penyusunan bahan perencanaan dan petunjuk teknis lingkup Standarisasi Kompetensi Kerja

c. Pelaksanaan lingkup Standarisasi Kompetensi Kerja yang meliputi inventarisasi dan klasifikasi pekerjaan, pembinaan dan fasilitasi Standarisasi Kompetensi Kerja

d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Standarisasi Kompetensi Kerja

8. BIDANG PENEMPATAN KERJA DAN TRANSMIGRASI

(1) Bidang Penempatan Kerja dan Transmigrasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup Penempatan Kerja dan Transmigrasi

(38)

a. Penyusunan rencana dan program lingkup penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja serta transmigrasi;

b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja serta transmigrasi;

c. Pelaksanaan penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja serta transmigrasi;

d. Pengkajian rekomendasi, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja serta transmigrasi;

e. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja serta transmigrasi.

9. SEKSI PENEMPATAN TENAGA KERJA DAN PERLUASAN KERJA (1) Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja mempunyai

tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang penempatan tenaga kerja dan transmigrasi lingkup Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja mempunyai fungsi :

(39)

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja;

c. Pelaksanaan lingkup Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja yang meliputi pendaftaran pencari kerja, penyediaan informasi lowongan kerja/bursa kerja, fasilitasi Penempatan Kerja bagi pencari kerja, pembinaan, penyuluhan, pengawasan dan rekomendasi penyelenggaraan penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (TKI) Kota Bandung, serta fasilitasi pendirian lembaga bursa kerja;

d. Penyuluhan dan pengawasan penyelenggaraan pendirian kantor cabang pelaksanaan Penempatan Tenaga Kerja Indonesia Swasta (PPTKIS) Kota Bandung dan penyuluhan dan pengawasan penerbitan paspor TKI asal kota;

e. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja.

10. SEKSI TRANSMIGRASI

(1) Seksi Transmigrasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Transmigrasi mempunyai fungsi :

(40)

b. Penyusunan bahan perencanaan dan petunjuk teknis lingkup transmigrasi;

c. Pelaksanaan lingkup transmigrasi yang meliputi inventarisasi potensi transmigrasi, penyuluhan dan motivasi transmigrasi, penjajagan lokasi dan kerjasama penempatan transmigrasi serta monitoring kondisi transmigran; dan

d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup transmigrasi.

11. BIDANG PEMBINAAN HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN

(1) Bidang Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Ketenagakerjaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas lingkup Pembinaan hubungan industrial dan jaminan social ketenagakerjaan

(2) Untuk melaksankan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1), bidang Pembinaan hubungan industrial dan jaminan social ketenagakerjaan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan rencana dan program lingkup Pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan serta penyelesaian perselisihan hubungan industrial;

(41)

ketenagakerjaan serta penyelesaian perselisihan hubungan industrial;

c. Pelaksanaan lingkup lingkup Pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan serta penyelesaian perselisihan hubungan industrial;

d. Pengkajian rekomendasi, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan hubungan industrial dan jaminan sosial tenaga kerja; dan

e. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup lingkup Pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan serta penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

12. SEKSI PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN

(1) Seksi pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan social ketenagakerjaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pembinaan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan.

(42)

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan;

c. Pelaksanaan lingkup pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan yang meliputi fasilitasi penyusunan dan pengesahan peraturan perusahaan, pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Perjanjian Pekerjaan, Pencatatan Perjanjian Kerja Waktu tertentu (PKWT), pencatatan organisasi pekerja dan pengusaha dan verifikasi keanggotaan Serikat Pekerja pembinaan kepesertaan jaminan sosial serta penyusunan usulan penetapan upah minimum kota;

d. Penyuluhan dan pengawasan penyelenggaraan operasional perusahaan penyedia jasa yang berdomisili di Kota;

e. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup pembinaan dan pengembangan hubungan industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan.

13. SEKSI PENYELESAIAN PERSELISIHAN HUBUNGAN INDUSTRIAL (1) Seksi Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial mempunyai tugas

(43)

industrial dan jaminan sosial ketenagakerjaan lingkup penyelesaian perselisihan hubungan industrial

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), seksi penyelesaian perselisihan hubungan industrial mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup penyelesaian perselisihan hubungan industrial;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup penyelesaian perselisihan hubungan industrial;

c. Pelaksanaan lingkup penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang meliputi pembinaan, pencegahan dan fasilitasi penyelesaian perselisihan hubungan industrial, mogok kerja dan penutupan perusahaan, pembinaan sumber daya manusia dan lembaga penyelesaian perselisihan di luar pengadilan, penyusunan, pengusulan formasi dan pembinaan mediator, konsiliator dan arbiter serta penerimaan pendaftaran dan seleksi calon hakim ad-hoc pengadilan hubungan industrial;

(44)

14. BIDANG PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN

(1) Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas lingkup pengawasan norma kerja serta pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja.

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang pengawasan ketenagakerjaan mempunyai fungsi:

a. Penyusunan rencana dan program lingkup pengawasan norma kerja serta pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja;

b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengawasan norma kerja serta pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja;

c. Pelaksanaan lingkup pengawasan norma kerja serta pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja;

d. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup pengawasan norma kerja serta pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja.

15. SEKSI PENGAWASAN NORMA KERJA

(1) Seksi Pengawasan norma kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengawasan ketenagakerjaan lingkup pengawasan norma kerja.

(45)

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup pengawasan norma kerja;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan norma kerja;

c. Pelaksanaan lingkup pengawasan norma kerja yang meliputi penyuluhan, pembinaan dan pengawasan pelaksanaan norma ketenagakerjaan, menerima pengaduan, melakukan pengecekan ke lapangan dan menugaskan Penyidik Pegawai Negeri Sipil dan melaksanakan koordinasi dengan instansi yang berwenang dalam rangka penyelidikan, pemeriksaan, penindakan dan penyelesaian sebagai tindak lanjut atas pelanggaran peraturan daerah dan peraturan Walikota di bidang ketenagakerjaan;

d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup pengawasan norma kerja.

16. SEKSI PENGAWASAN KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA (1) Seksi Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja mempunyai

tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengawasan ketenagakerjaan lingkup Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

(46)

a. Pengumpulan dan penganalisaan data lingkup Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja;

c. Pelaksanaan lingkup Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja yang meliputi pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kesehatan dan keselamatan kerja, pemeriksaan penggunaan instalasi /pesawat/mesin produksi serta peralatan keselamatan kerja, pemeriksaan dan pengujian kondisi lingkungan kerja di perusahaan serta penanganan kasus kecelakaaan kerja; dan

d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

3.4 Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan pada Sub Bagian Umum Di Dinas Tenaga kerja Kota Bandung. Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dari cara kerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangannya.

Sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

(47)

disposisi yang terdiri dari dua rangkap dan selanjutnya memasukannya ke dalam kartu surat masuk yang terdiri dari empat rangkap. Setelah itu di cap dan diserahkan ke Kepala Sub Bagian Umum.

2 Diserahkan ke Ka Sub Bagian Umum untuk dibaca dan diberi intruksi atau petunjuk lebih lanjut sesuai dengan kewenangan.

3 Kemudian oleh Ka Sub Bagian Umum diserahkan ke Ka Dinas untuk dibaca dan diberi intruksi atau petunjuk lebih lanjut dari isi surat tersebut.

4 Oleh Ka Dinas diserahkan kembali ke Bagian Umum.

5 Setelah itu di Sub Bagian Umum surat tersebut diperiksa, di pisah-pisah berdasarkan unit kerja dan diberi lembar pengantar.

6 Selanjutnya surat yang telah dilengkapi lembar pengantar disampaikan kepada masing-masing Sub Bagian / Sub Dinas. Surat diterima oleh staff di Sub Dinas masing-masing yang kemudian diserahkan ke Kasie yang bersangkutan sesuai dengan perihal surat, yang kemudian di setiap Kasie surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat masuk. 7 Kartu disposisi lembar ke 2 dan kartu surat masuk lembar ke 3 yang

(48)

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui lebih jelas isi dan fungsi dari semua dokumen yang ada pada Sub Bagian Umum di Dinas Tenaga kerja Kota Bandung.

1. Nama Dokumen : Kartu Kendali Fungsi :

 Sebagai bukti adanya surat masuk

Sumber : Bagian Umum Jumlah : 4 Lembar

2. Nama Dokumen : Kartu Disposisi Fungsi :

 Sebagai pengantar surat masuk untuk selanjutnya di proses

Sumber : Bagian Umum Jumlah : 2 Lembar

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

(49)

Bandung secara fungsional dihubungkan satu dengan yang lainnya oleh aliran data yang terdiri dari flowchart, konteks diagram, dan data flow diagram ( DFD ).

Analisis prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1 Surat diterima oleh staff dari instansi lain.

2 Kemudian surat diperiksa, ditangani, dan diproses bagian umum. 3 Surat dicatat ke lembar disposisi yang terdiri dari dua rangkap dan

selanjutnya memasukannya ke dalam kartu surat masuk yang terdiri dari empat rangkap.

4 Setelah itu di cap dan diserahkan ke Ka Sub Bagian Umum.

5 Ka Sub Bagian Umum membaca dan memberi intruksi atau petunjuk lebih lanjut sesuai dengan kewenangan.

6 Kemudian oleh Ka Sub Bagian Umum diserahkan ke Ka Dinas

7 Setelah dibaca dan memberi intruksi dari isi surat tersebut, Ka Dinas menyerahkan kembali surat tersebut ke Bagian Umum.

8 Di Sub Bagian Umum surat tersebut diperiksa, di pisah-pisah berdasarkan unit kerja dan diberi lembar pengantar.

9 Selanjutnya surat yang telah dilengkapi lembar pengantar disampaikan kepada masing-masing Sub Bagian / Sub Dinas.

(50)

11 Kemudian di setiap Kasie surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

12 Kartu disposisi lembar ke 2 dan kartu surat masuk lembar ke 3 yang telah di paraf dan di masukan ke dalam buku agenda surat masuk kemudian diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum untuk dijadikan arsip dan sebagai bahan untuk pembuatan laporan.

4.1.2.1. Flow Chart

Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya.

(51)

(52)

4.1.2.2. Kontek Diagram

Diagram konteks digambarkan untuk mepresentasikan sistem melalui sebuah lingkaran. Diagram konteks sistem informasi pada Sub Bagian Umum Di Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung mendeskripsikan perpindahan aliran dan perubahan data melalui sistem informasi dalam bagan. Berikut DFD sistem informasi pada Sub Bagian Umum Di Dinas tenaga Kerja kota Bandung:

(53)

Gambar 4.3. Data Flow Diagram ( DFD )

(54)

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Sistem yang diterapkan di Sub Bagian Umum dalam hal administrasi atau pengelolaan surat masuk memang sudah dapat berjalan dengan baik, namun pengolahan data masih menggunakan sistem manual, sehingga menimbulkan beberapa masalah, diantaranya:

a. Menyebabkan pengelolaan data surat masuk masih belum optimal, karena pengelolaan data masih berupa arsip-arsip dan rekapitulasi yang sifatnya manual.

(55)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari uraian di atas penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak di tujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi. Informasinya dapat berupa pemberitahuan, pernyataan tertulis, permuntaan laporan atau pikiran yang ingin di sampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi atau instasi.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan di Sub Bagian Umum di Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung dan dari data yang telah penulis kumpulkan, maka penulis menyimpulkan bahwa Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung.

2. Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sistem informasi pengelolaan surat masuk di Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung.

(56)

5.2. Saran

Setelah melakukan penelitian di Sub Bagian Umum di Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung, maka penulis mencoba memberikan saran untuk menjadi masukan dan dorongan yang bermanfaat bagi Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung yaitu:

1. Perlu membangun sistem komputerisasi guna memudahkan dalam menginput data ataupun mengarsip surat yang masuk.

(57)

iv DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL………...……i

LEMBAR PENGESAHAN………...…………ii

KATA PENGANTAR………..….iii

DAFTAR ISI………..………iv

DAFTAR TABEL……….………...…vii DAFTAR GAMBAR………..…….viii

DAFTAR SIMBOL………...ix

DAFTAR LAMPIRAN………..x

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang………1

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah………..2

1.3.Maksud dan Tujuan……….….3

1.4.Batasan Masalah………...4

1.5.Lokasi dan jadwal Kerja Praktek……….4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem……….……6

2.1.1. Elemen Sistem………..……9

2.1.2. Karakteristik Sistem………...12

(58)

v

2.2. Pengertian Informasi………..…14

2.3. Pengertian Sistem Informasi………..16

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur………..17

2.4.1. Flow Chart………..17

2.4.2. Diagram Kontek……….18

2.4.3. Data Flow Diagram………....19

2.5. Pengertian Surat dan Surat Masuk……….20

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan………..…………21

3.1.1. Visi dan Misi………..23

3.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Tenaga Kerja………...27

3.2. Struktur Organisasi……….…28

3.3. Deskripsi Kerja………...……30

3.4. Analisis Sistem yang Berjalan………...45

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem………...47

4.1.1. Analisis Dokumen………..47

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan………..….47

4.1.2.1. Flow Chart………..….49

4.1.2.2. Kontek Diagram………..……51

(59)

vi

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan………...53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan………....54

5.2. Saran………...54

DAFTAR PUSTAKA………...…56

(60)

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. 2003. Andi Offset : Yogyakarta. HM, Jogiyanto. Pengenalan Komputer. 2000. Andi Offset : Yogyakarta. HM, Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem Informasi. 1999. Andi Offset :

Yogyakarta.

http://www.total.or.id/pengertiandfd (20-09-2009)

http://iklanbarisgratis.info/pengertiandasardfd (20-09-2009) http://www.geocities.com/bukukmhdi (22-09-2009)

http://upi0707601.blog.upi.edu/contohlaporan (28-09-2009) http://nurul.unsoed.net/pengertiandiagramkontek (28-09-2009) http://digilib.petra.ac.id/contohtugasakhir (29-09-2009)

(61)

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat ilahi robbi yang telah memberikan rahmat dan karunianya yang telah membantu Peneliti untuk menyelesaikan tugas ini sehingga Peneliti dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari pembuatan tugas ini antara lain untuk memenuhi salah satu syarat dalam penyusunan laporan kerja praktek program studi Manajemem Informatika.

Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa tugas ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, Peneliti mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam pembuatan tugas ini terdapat banyak kesalahan.

Akhir kata Peneliti mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu Peneliti dalam mempermudah pembuatan tugas ini.

Bandung, Juli 2009

(62)