BANDUNG
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Manajemen Informatika Jenjang Diploma Tiga Fakultas Teknik & Ilmu
Komputer
ARIF FUZI PERMANA 10910017
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
vi
LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ……….… i
ABSTRACT ………...… ii
KATA PENGANTAR ………...… iii DAFTAR ISI ………...…. vi
DAFTAR GAMBAR ……….. xi
DAFTAR TABEL ………... xiii
DAFTAR SIMBOL ……….……... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2. Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 3
1.3.1. Maksud Penelitian ... 3
1.3.2. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Kegunaan Penelitian ... 5
1.4.1. Kegunaan Akademis ... 5
1.4.2. Kegunaan Praktis ... 6
1.5. Batasan Masalah ... 6
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7
1.6.1. Lokasi Penelitian …….…... 7
vii
2.1.1. Pengertian Sistem ... 9
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 10
2.2. Konsep Dasar Informasi ... 14
2.2.1. Pengertian informasi ... 14
2.2.2. Kualitas Informasi ... 14
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi ... 16
2.3.2. Komponen Sistem Informasi ... 16
2.3.3. Kegiatan Sistem Informasi ... 16
2.4. Pengertian Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Barang ... 17
2.4.1. Pengertian Penjualan ... 17
2.4.2. Pengertian Pembelian ... 17
2.4.3. Pengertian Persediaan Barang ... 18
2.5 Tinjauan Perangkat Lunak ……….… 19
2.5.1 JAVA …….………...………... 19
2.5.2 Netbeans ………...………...……….... 19
2.5.3 MySQL ……...………...……….. 20
2.5.4 IReport ………...……….. 20
2.5.5. XAMPP ..………...………... 21
viii
3.1.3 Sturktur Organisasi ... 23
3.1.4 Deskripsi Tugas ... 24
3.2. Metode Penelitian ... 25
3.2.1 Desain Penelitian ... 25
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 26
3.2.2.1 Sumber Data Primer ... 26
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 27
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem .……... 27
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 28
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ………... 28
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis Perancangan ... 32
3.2.4 Pengujian Software ... 33
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 36
4.1.1 Analisis Dokumen ... 36
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ………..……….. 38
4.1.2.1. Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan ………...… 41
4.1.2.2. Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan ………...… 44
4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem yang Sedang Berjalan ………... 45
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan ………... 49
ix
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ………...…... 52
4.2.3.1. Flow Map ...……… 54
4.2.3.2. Diagram Konteks ………...……… 58
4.2.3.3. Data Flow Diagram ...………. 58
4.2.3.4. Kamus Data ………...………. 63
4.2.4.2. Normalisasi ……….... 64
4.2.4.3. Relasi Tabel ………...…. 67
4.2.4.4. Entity Relationship Diagram……….. 68
4.2.4.5. Struktur File………...…… 68
4.2.4.6. Kodifikasi ………...……… 75
4.2.4. Perancangan Antar Muka ………...…. 77
4.2.5.1. Struktur Menu ………...…. 77
4.2.5.2. Perancangan Input………... 78
4.2.5.3. Perancangan Output………...…… 88
BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1. Implementasi ………. 94
5.1.1. Batasan Implementasi ……….……….... 94
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ……….. 95
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ………... 95 5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ……… 96
x
5.2. Pengujian ………. 120
5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ……….………... 133 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan ... 134 6.2 Saran ... 135 DAFTAR PUSTAKA
BIODATA
i
Alhamdulillah, Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Sparepart Serta Servis Sepeda Motor di Bengkel Ajo Motor”.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, dalam hal ini semata-mata karena keterbatasan baik dalam hal kemampuan dan pengetahuan. Untuk itulah penulis menerima jika ada masukan serta kritikan dari para pembaca untuk dijadikan referensi sebagai bahan penulisan karya ilmiah yang lebih baik lagi. Dengan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak maka penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari
bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun material. Maka
semoga Allah SWT membalas kebaikan dan melimpahkan Rahmat dan Karunia –
Nya Amin. Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati perkenankanlah
penulis untuk mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya yang disertai dengan penghargaan yang tak terhingga kepada :
ii
3. Yth. Bapak Dr.Ir Eddy Suryanto Soegoto, M.sc., selaku rektor UNIKOM. 4. Yth. Bapak Prof. Dr.H. Denny Kurniadie, Ir.,M.Sc, selaku Dekan Fakultas
Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.
5. Yth. Bapak Syahrul Mauluddin, S.Kom., M.Kom, selaku Ketua Prodi Manajemen Informatika.
6. Yth. Ibu Marliana Budhiningtyas Winanti, M.si selaku Dosen Wali MI-17, yang telah banyak membantu selama perkuliahan.
7. Yth. Bapak Bella Hardiyana, S. Kom, M. komselaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, memberikan informasi, memberikan ilmu-ilmunya dan arahan kepada penulis.
8. Yth. Staf Dosen Program Studi MI Unikom Bandung yang telah memberikan ilmu kepada penulis baik dalam lingkungan kampus maupun di luar kampus sehingga penulis siap dengan tantangan-tantangan baru nantinya.
9. Yth. Sekretariat Program Studi MI Unikom Bandung, atas segala bantuan dan pengertiannya sebelum dan setelah proses penyelesaian TA berlangsung. 10. Yth. Bapak Riki Stiayadi selaku Mekanik pada Bengkel Ajo Motor Bandung
dan para staff yang sudah banyak membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
iii
pembuatan program pada saat pelaksanaan TA serta do’a nya selama ini.
Tiada manusia yang sempurna, karenanya penulis menyadari adanya keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki, sehingga dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak terdapat kekurangan.
Akhir kata semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari apa yang telah diberikannya dari Allah SWT, Amin. Sayapun berharap semoga dari hasil Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi saya selaku penulis dan umumnya bagi pembaca.
Bandung, Juni 2013
Penulis
Azhar Susanto, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya, Bandung.
Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Dian Radiani, 2004, Peran pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan dalam Menunjang Efektifitas Pengelolaan Persediaan Barang
Dagangan (Studi Kasus Pada Toserba Yogya Garut), Widyatama, Bandung. Hartanto, Jogiyanto, 2002. Pengenalan Komputer. Andi,Yogyakarta. Hartanto, Jogiyanto, 2005. Pengenalan Komputer. Andi,Yogyakarta.
Jogianto,MBa, Ph D, 2005. Analisis dan desain sistem informasi. Andi. Yogyakarta
Kotler, Philip and Kevin Lane Keller, 2006. Marketing Management,twelfth edition. New Jersey.Pearson Education Inc.
Sumber Internet:
http://www.agungnugroho.net/
http://netbeans.org/index_id
http://www.edisusanto.com/menggunakan-mysql
http://ynnodsub0.wordpress.com/2009/06/17/
antara-ireport-jasperreports-dan-servlet
http://dimas347.wordpress.com/2010/12/08/karakteristik-sistem/
1 1.1 Latar Belakang Penelitian
Memasuki era globalisasi saat ini, dimana dunia semakin transparan dan terbuka telah membawa segala aktifitas kehidupan manusia jadi terbawa kedalam persaingan yang ketat. Hal ini tentunya akan menimbulkan dampak positif maupun dampak negatif bagi kehidupan pada umumnya.
Dengan berkembangnya ilmu informasi dan teknologi sekarang ini secara tidak kita sadari sudah banyak membantu dan mempermudah kegiatan pekerjaan maupun kegiatan sehari-hari. Dalam penyajian informasi setiap instansi contohnya memiliki cara yang berbeda-beda, ada yang sudah menggunakan cara yang terkomputerisasi dan ada juga yang masih menggunakan cara manual, hal tersebut dikarenakan sistem yang sudah terkomputerisasi membutuhkan biaya yang tidak murah. Selain itu SDM juga bisa menjadi kendala yang menyebabkan suatu instansi atau perusahaan jasa masih menggunakan suatu proses yang manual.
pengelolaan data secara manual, membuat data yang sudah ada rentang rusak, dan data penjualan sparepart sering hilang karena penumpukan data, selain itu pemilik bengkel Ajo Motor membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melihat stok barang yang masih ada dikarenakan penyimpanan arsip barang yang tidak tertata, dan bagian administrasi mengalami kesulitan dalam membuat laporan pembelian dan penjualan sparepart karena penumpukan data sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan. Dalam hal ini penulis tertarik untuk mengambil judul “Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Sparepartserta Servis SepedaMotor di Bengkel Ajo Motor Bandung”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka didapat identifikasi masalah berupa :
1. Proses pengelolaan data transaksi pembelian dan penjualan sparepart yang masih manual di Bengkel Ajo Motor mengakibatkan data mudah hilang dan rusak karena penumpukan data.
2. Mengalami kesulitan dalam melihat persediaan sparepart yang masih ada yang mengakibatkan lamanya pengambilan keputusan dalam pembelian suku cadang.
1. Bagaimana sistem imformasi pembelian dan penjualan sparepart yang sedang berjalan di bengkel ajo motor.
2. Bagaimana merencang sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart
motor pada bengkel Ajo Motor yang dapat digunakan untuk melihat persediaan barang yang masih ada yang terkoneksi kedalam database.
3. Bagaimana implementasi dari hasil rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan sukucadang motor pada Bengkel Ajo Motor kabupaten Bandung kedalam bentuk bahasa pemograman sehingga menghasilkan program aplikasi berbasis database yang dapat menyimpan data persediaan
sparepart, melakukan proses transaksi pembelian dan penjualan sparepart
ditambah jasa servis motor serta mencetak laporan.
4. Bagaimana pengujian program aplikasi sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart serta servis motor.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Adapun maksud dan tujuan penelitian yang sudah dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1.3.1. Maksud Penelitian
servis motor di bengkel Ajo Motor Bandung guna menunjang aktivitas transaksi pembelian dan penjualan sparepart, sehingga nantinya diharapkan dapat membantu dalam mengelola persedian sparepart, transaksi pembelian dan penjualan sparepart ditambah dengan jasa servis, serta membuat laporan, untuk menangani masalah yang ada di bengkel ajo motor.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Adapun hasil dari penelitian ini bertujuan untuk:
1. Mengetahui sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart serta jasa servis yang berjalan saat ini di Bengkel Ajo Motor Bandung, sehingga dapat diketahui permasalahan yang ada dalam sistem informasi tersebut. 2. Membuat perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan
sparepart serta servis motor di Bengkel Ajo Motor yang dapat menangani pembuatan laporan pembelian dan laporan penjualan sparepart.
3. Mengimplementasikan hasil rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart kedalam bahasa pemograman, sehingga dihasilkan suatu program aplikasi yang dapat mengelola data sparepart, transaksi pembelian dan penjualan sparepart sehingga dapat mencetak laporan pembelian, laporan penjualan, dan laporan persediaan sparepart minim. 4. Melakukan pengujian program aplikasi yang dibuat sebagai alat bantu
mengetahui apakah program aplikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan dari pihak Bengkel Ajo Motor.
1.4 Kegunaan Penelitian
Kegunaan penelitian ini akan menjelaskan beberapa manfaat bagi bebagai aspek dari manfaat akademis dan manfaat praktis. Berikut ini adala kegunaannya :
1.4.1 Kegunaan Akademis
Kegunaan akademis mencakup aspek keilmuan yang memuat kegunaan teoritis yang dapat dicapai dari masalah yang diteliti. Kegunaan akademis sendiri adalah kegunaan bagi pihak-pihak akademik meliputi peneliti, peneliti lain atau pengembang ilmu. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Bagi Pengembangan Ilmu
Sebagai pengembangan ilmu yang diperoleh pada Jurusan Manajemen Informatika khususnya dalam pemrogramannya.
2. Bagi Peneliti Lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.
Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis mencangkup aspek praktis yang memuat keguaan yang dapat dicapai dari penerapan pengetahuan yang dihasilkan peneliti. Kegunaan praktis sendiri adalah kegunaan yang akan dirasakan bagi pihak yang diteliti meliputi pihak perusahaan dan karyawan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan di perusahaan serta bermanfaat dan dijadikan sebagai pondasi sistem awal untuk dikembangkan selanjutnya.
2. Bagi Karyawan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat mempermudah dalam pengelolaan data di Bengkel Ajo Motor, serta mengurangi kesalahan penginputan data yang dilakukan oleh karyawan.
1.5 Batasan Masalah
1. Pembayaran pembelian sparepart kepada pemasok dan penjualan sparepart kepada konsumen serta jasa servis di bayar langsung secara tunai.
2. Pihak bengkel tidak menerima retur penjualan apabila konsumen salah membeli barang, barang yang dibeli diasumsikan telah dicek terlebih dahulu. 3. Untuk pembelian sparepart, bila konsumen/pelanggan berprofesi sebagai
mekanik dibengkel sekitar bengkel ajo motor, maka akan diberikan harga khusus. Diasumsikan data mekanik telah terdaftar.
4. Bengkel tidak menerima pelayanan jasa pasang jika konsumen membawa
sparepart dari luar.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Adapun tempat/lokasi penelitian dan jadwal kegiatan penelitian adalah sebagai berikut :
1.6.1 Lokasi Penelitian
Kegiatan penelitian dilaksanakan di BENGKEL AJO MOTOR yang berlokasi di Jln. Walini no. 217 rt 08/13 Kec. Rancaekek Kab. Bandung.
1.6.2 Jadwal Penelitian
Tabel 1.1. Jadwal Penelitian
1. Pengumpulan data
a. Observasi
b. Wawancara
2. Analisis Kebutuhan
a. Dokumen
b. Prosedur
3. Perancangan Sistem
a. Prosedur
b. Pembuatan Program
4. Pengujian Program
9 2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, menurut Jogiyanto ( 2002 : 4) yaitu yang melakukan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tetap dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Sementara pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Prof. Dr. Jogiyanto (2005 : 683) “Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut Dr. Azhar Susanto (2007 : 18) “Sistem adalah kumpulan / grup
dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
satu tujuan tertentu”.
Berdasarkan definisi di atas, sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Memiliki komponen
subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
2. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari system
4. Penghubung sistem (Interface)
5. Masukan sistem (input)
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah sistem (Process)
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogianto (2005 : 1), Informasi sangat penting didalam suatu organisasi sehingga suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh.
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian. Data dapat berupa angka,huruf,simbol atau gabungan dari keduanya. Pengolahan data adalah bentuk yang berguna dan berarti berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk dan lebih berarti dari suatu kejadian.
Jadi pengolahan data elektronik adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti yang berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu informasi yang menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.
2.2.1 Pengertian Informasi
Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh enam hal, yaitu :
Artinya Informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi dengan berdasarkan kenyataan yangada serta berkualitas.
2. Akurat (accuracy)
Informasi yang dihasilkan harus tepat dengan sasaran dan tujuan serta keinginan pemakai informasi tetapi harus mencerminkan dengan kejadian atau keadaan sebenarnya atau tidak dibuat – buat.
3. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan. 4. Ekonomis (economy)
Informasi yang dihasilkan dengan sumberdaya yang seadanya tetapi mempunyai nilai informasi dengan bobot profesional dan dapat memuaskan pemakai informasi.
5. Efisien (efficiency)
Inforrmasi yang dihasilkan dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami oleh pengguna informasi.
6. Dapat dipercaya (reliability)
Informasi tersebut berasal langsung dari sumber yang dipercaya. Informasi yang dihasilkan harus sejujurnya dan tidak dibuat - buat.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan penggabungan elemen-elemen pendukung tersebut antara lain :
a. Software, merupakan suatu program komputer, struktur data, dan dokumen-dokumen yang saling berhubungan yang digunakan dalam metode logika dan prosedur yang dibutuhkan.
b. Hardware, merupakan perangkat elektronik yang memiliki kemampuan untuk melakukan proses komputerisasi.
c. User, adalah pengguna dan operator perangkat keras atau perangkat lunak.
d. Data, berupa salinan-salinan manual dan deskripsi informasi yang menggambarkan operasi sistem.
2.3.3 Kegiatan Sistem Informasi
b. Proses, menggambarkan bagaimana suata data di proses untuk menghasilak informasi yang bernilai tambah.
c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu informasi dari data tersebut.
d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
2.4. Pengertian Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Barang
Beberapa istilah yang dijadikan variabel penelitian pada penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
2.4.1. Pengertian Penjualan
Pengertian penjualan menurut Kotler (2006:457) merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua pihak. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh keuntungan serta suatu usaha memikat konsumen untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan.
2.4.2. Pengertian Pembelian
“Pembelian adalah membeli aktiva produk untuk digunakan dalam
selama satu periode, hanya digunakan untuk mencatat pembelian barang
dagangannya”.
2.4.3. Pengertian Persediaan Barang
Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia dalam Dian Radiani (2004:20), persediaan didefinisikan sebagai berikut :
“Persediaan adalah aktiva:
(a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; (b) Dalam proses produksi atau dalam perjalanan;
(c) Dalam bentuk badan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Sedangkan menurut Horngren, dkk dalam Dian Radiani (2004:21) mengemukakan pendapat mereka mengenai persediaan barang dagangan sebagai berikut:
“inventory include all goods that the company owns and expect to sell in the
normal course of operation”.
Pengertian di atas menyatakan bahwa pada intinya persediaan adalah barang milik perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan usahanya, barang-barang yang masih dalam proses produksi, atau bahan-bahan yang akan digunakan dalam proses produksi.
adalah suatu sistem informasi yang mengolah data-data penjualan, pembelian dan persediaan barang perusahaan sehingga menjadi sesuatu yang mempunyai nilai lebih (informasi) untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan perusahaan. 2.5 Tinjauan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak adalah suatu kondisi atau keadaan yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh suatu sistem, atau suatu kondisi keadaan yang diperlukan oleh pemakai untuk mencapai tujuan .
2.5.1 JAVA
Java adalah sebuah teknologi yang diperkenalkan oleh Sun Microsystems pada pertengahan tahun 1990. Menurut definisi dari Sun, Java adalah nama untuk sekumpulan teknologi untuk membuat dan menjalankan perangkat lunak pada komputer standalone ataupun pada lingkungan jaringan. Kita lebih menyukai menyebut Java sebagai sebuah teknologi dibanding hanya sebuah bahasa pemrograman, karena Java lebih lengkap dibanding sebuah bahasa pemrograman konvensional. Teknologi Java memiliki tiga komponen penting, yaitu:
a. Programming-language specification
b. Application-programming interface
c. Virtual-machine specification
2.5.2 Netbeans
dalam bahasa pemprograman java dan platform aplikasi klien yang handal, yang dapat digunakan untuk merancang berbagai macam aplikasi perangkat lu
2.5.3 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis dataSQL
( database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.
MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
2.5.4 IReport
iReport merupakan „Visual Report Designer‟ untuk JasperReports yang
merupakan salah satu aplikasi open source populer untuk reporting yang berbasis teknologi Java, iReport bersifat free dan dapat dipergunakan untuk merancang dan menghasilkan report dari berbagai sumber data dan dapat menghasilkan report yang dapat ditampilkan di layar atau di ekspor ke pdf, html, xml, open office (odf), text, csv atau bahkan word (rtf). iReport menggunakan library yang dimiliki oleh JasperReports, dimana library ini dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis.
2
2..55..55.. XXAAMMPPPP
22 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian bertempat di Bengkel Ajo Motor Bandung yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan deskripsi tugas.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi dan misi yang dimiliki Bengkel Ajo Motor diantaranya adalah sebagai berikut :
3.1.2.1 Visi Bengkel Ajo Motor
Menjadi bengekel yang terbaik di Bandung maupun di Indonesia dan menjadi mitra yang bisa dipercaya bagi pelanggan.
3.1.2.2Misi Bengkel Ajo Motor
1. Berusaha menjadi perusahaan jasa bengkel yang terbaik dalam bidangnya. 2. Berusaha memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen baik dari
pejualan sparepart maupun dalam jasa servis motor. 3. Berusaha mengembangkan dunia mesin korekan.
4. Mencoba mengenalkan teknologi otomotif yang terbaru.
5. Berusaha mengurangi pengangguran diwilayah Kabupaten Bandung.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Benkel Ajo Motor
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Benkel Ajo Motor
3.1.4 Deskripsi Kerja
Setiap bagian dalam struktur organisasi memiliki hubungan dari tiap unitnya, hal ini bertujuan untuk mencapai tujuan peruhaan. Berikut adalah deskripsi kerja dari tiap bagian pada Bengkel Ajo Motor :
1. Pemilik
a. Penanggung jawab dari semua keputusan strategi bengkel yang di ambil dalam jangka penjang maupun jangka pendek.
b. Mengawasi kinerja dari Bengkel Ajo Motor. c. Pengadaan atau pembelian sparepart motor. 2. Administrasi
a. Melakukan pelayanan pertama kepada konsumen. b. Mencatat data pembelian sparepart.
c. Mencatat setiap transaksi penjualan dan pembelian sparepart. d. Membuat laporan pembelian dan penjualan sparepart.
e. Mebuat laporan bulanan.
Pemilik
f. Membuat surat perintah servis (SPS) untuk mekanik. 3. Mekanik
a. Mengecek kondisi motor sebelum pelanggan membeli sparepart. b. Mekanik bertugas memperbaiki motor yang telah memiliki SPS
(Surat Perintah Servis).
3.2. Metode Penelitian
Didalam penelitian yang sedang berlangsung di Benkel Ajo Motor metode penelitian sangatlah penting untuk mengumpulkan data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut :
3.2.1 Desain Penelitian
Penelitian ini bersifat deskriptif analisis dimana desain studi yang digunakan adalah cross sectional karena penelitian yang diambil hanya sewaktu-waktu saja, tidak harus terus - menerus serta menggunakan metode kualitatif (Wawancara).
Adapun tahapan menggunakan metode kualitatif (Wawancara) dalam penelitian ini, yaitu:
1. Tahap pengenalan/orientasi. Di dalam tahap ini dapat mengenal lokasi, objek penelitian, situasi dan kondisi lingkungan penelitian.
3. Tahap penyusunan hasil penelitian. Tahap ini dilakukan pengolahan, analisis, dan pembahasan hasil penelitian serta kesimpulan dari hasil penelitian.
3.2.4. Jenis dan Metode pengumpulan Data
Di dalam penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data-data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut.
3.2.2.1 Sumber Data Primer
Data Primer merupakan data yang didapat dari sumber informasi pertama yaitu individu atau perseorangan seperti hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti. Dalam Melakukan Penelitian ini, pengumpulan dilakukan dengan beberapa metode, yaitu :
1. Penelitian lapangan
Observasi adalah pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan oleh pengumpul data terhadap gejala atau peristiwa yang diselidiki pada obyek penelitian. Adapun observasi yang dilakukan di Bengkel Ajo Motor ke bagian Administrasi yaitu mengamati proses jalannya kegiatan pengolahan data pembelian dan penjualan sparepart pada perusahaan tersebut.
Wawancara adalah pengumpulan data melalui tatap muka dan Tanya jawab langsung antara pengumpul data dengan sumber data. Adapun wawancara yang dilakukan dengan wawancara pada Bapak Riki selaku kepala mekanik meliputi proses jasa servis, serta kepada Ibu Rita selaku Administrasi di bengkel tersebut meliputi seputar proses kegiatan pengolahaan data pembelian dan penjualan sparepart dan apa yang diperlukan dalam pembuatan
software.
Metode pengumpulan data primer di ambil oleh penulis pada penelitian di Bengkel Ajo Motor yaitu bertujuan untuk memperoleh data langsung dari pelaku sistem agar memperoleh data yang di perlukan dalam pembuatan software.
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah cara pengumpulan data dengan mempelajari data yang telah tersedia atau telah diberikan oleh pihak yang bersangkutan kepada penulis. Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
merancang terlebih dahulu metode pemodelan seperti apa yang harus digunakan dengan memprioritaskan ketepatan waktu selesai dan efektifitas dalam perancangan sebuah sistem.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode terstruktur yaitu metode pendekatan yang menggambarkan sistem melalaui aliran dokumen yang terdapat pada kegiatan pengolahan data pembelian dan penjualan sparepart serta servis motor pada Bengkel Ajo Motor. Dimulai dari penggunaan dokumen sebagai inputan kemudian diproses menjadi dokumen lain berupa informasi yang dibutuhkan. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode protoype dirancang agar dapat menerima perubahan-perubahan dalam rangka menyempurnakan prototype yang sudah ada sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan sistem informasi yang dapat diterima dan memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada pemakai setelah system.
Berikut adalah langkah-langkah penulis dalam merancang sebuah sistem yang menggunakan mekanisme pengembangan sistem dengan prototyipe, langkah- langkah tersebut antara lain :
1. Penulis akan mengidentifikasi kebutuhan user, supaya penulis bisa merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user. Sebelum pada tahap perancangan, penulis menganalisis sistem dengan cara melakukan mengumpulkan data yaitu dengan field reserch (metode penelitian)/observasi, dan interview (wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap kebutuhan yang diinginkan pemakai, baik dalam model interface, teknik, prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2. Pada tahap kedua, penulis membuat prototype sistem tersebut untuk
memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang.
3. Pada tahap ketiga, penulis melakukan uji coba sistem yang telah dirancang untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai.
itu selesai dikerjakan, penulis akan kembali lagi pada tahap yang ketiga yaitu dengan melakukan pengujian prototype kembali.
Identifikasi
Kebutuhan
Pemakai
Membuat
Prototype
Menguji Prototype
Memperbaiki
Prototype
Mengembangkan
Versi Produksi
Pengembang dan pemakai bertemu
Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem
Pengembang mulai membuat prototype
Pemakai menguji prototype dan melakukan
kritik dan saran
Pengembang melakukan modifikasi sesuai
dengan masukan pemakai
Pengembang merampungkan sistem sesuai
dengan masukan terakhir pemakai
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Analisis adalah mempelajari masalah – masalah yang timbul dan kemudian memperbaiki berbagai fungsi yang ada di dalam sistem berjalan agar lebih menjadi efektif dan efesien.
Perancangan adalah menentukan bentuk dari sistem yang akan di buat yang sesuai kebutuhan pemakai yang telah di analisis terlebih dahulu, termasuk didalamnya input dan output sistem.
1. FlowMap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. flowmap biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
3. Data Flow Diagram
penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
4. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2003: 52).
b. Tabel Relasi
Relasi tabel yaitu hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database.
3.2.4. Pengujian Software
diuji. Pengujian tidak terbatas pada, proses eksekusi sebuah program atau aplikasi dengan tujuan menemukan error.
Tujuan adanya pengujian perangkat lunak : 1. Tujuan Langsung :
a. Identifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang mungkin ada dalam perangkat lunak yang diuji.
b. Setelah perangkat lunak dibetulkan, kesalahan diidentifikasi lagi dan dilakukan tes ulang untuk menjamin kualitas level penerimaan.
c. Membentuk tes yang efisien dan efektif dengan anggaran dan jadwal yang terbatas.
2. Tujuan Tidak Langsung :
Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan kesalahan (tindakan corrective dan preventive).
fungsionalitas perangkat lunak yang tampak dalam kesalahan output. Software yang dibangun pada penelitian ini diuji dengan menggunakan jenis pengujian
black box.
36
4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah apa sedang yang dihadapi untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis yang berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada. Dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flow map), diagram konteks (context diagram), diagram alir data (data flow diagram), tabel relasi maupun diagram relasi entitas (ERD).
Berdasarkan hasil pengamatan sistem yang sedang berjalan di Bengkel Ajo Motor Bandung, bahwa kegiatan pengolahan data pembelian dan penjualan
sparepart serta servis motor masih dilakukan secara manual atau pencatatan data masih menggunakan buku besar, sehingga dalam pengelolaan datanya sedikit memakan waktu yang mengakibatkan penyajian laporan menjadi terlambat, selain itu data yang sudah ada rentang rusak dan hilang.
4.1.1. Analisis Dokumen
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian dan penjualan sparepart pada Bengkel Ajo Motor adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Faktur Pembelian sparepart.
Fungsi : Bukti transaksi pembelian sparepart.
Aliran Data : Supplier dan pemilik
Atribut : No faktur, tanggal, Nama sparepart, Jumlah sparepart, haraga sparepart, total harga, nama
supplier.
2. Nama Dokumen : Laporan Pembelian sparepart.
Fungsi : Laporan hasil pembelian sparepart.
Aliran Data : Pemilik dan administrasi.
Atribut : Nama sparepart, harga sparepart, jumlah
sparepart, total pembelian.
3. Nama Dokumen : Daftar persediaan sparepart . Fungsi : Informasi persediaan sparepart.
Aliran Data : Bagian administrasi.
Atribut : Kode sparepart, nama sparepart, Harga sparepart, jumlah sparepart.
4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan & servis
Fungsi : Bukti transaksi penjualan sparepart dan.servis
Atribut : No. Faktur, tanggal, nama sparepart, jumlah sparepart, harga sparepart, total harga, nama pelanggan.
5. Nama Dokumen : Laporan Persediaan sparepart.
Fungsi : Laporan data sparepart. Yang masih ada. Aliran Data : Bagian Administrasi & pemilik.
Atribut : Nama sparepart dan jumlah sparepart. 6. Nama Dokumen : Faktur penjualan sparepart.
Fungsi : Bukti transaksi penjualan sparepart.
Aliran Data : Bagian Administrasi & pelanggan.
Atribut : No faktur, tanggal, Nama sparepart, nama
mekanik, Jumlah sparepart, haraga sparepart, total harga
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisa prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisa ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
A. Prosedur sistem penjualan sparepart yang berjalan pada Bengkel Ajo Motor adalah sebagai berikut :
2. Bagian administrasi mencatat identitas konsumen dan diarsipkan lalu mencari barang di asrsip persediaan barang.
3. Setelah mencari barang yang dipesan oleh konsumen, maka administrasi melakukan transaksi penjualan dengan konsumen dan membuatan faktur penjualan sebanyak dua rangkap yang akan diberikan kepada konsumen dan sebagian disimpan oleh admin.
4. Dari faktur penjualan admin akan merekap persediaan barang dan membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada pemilik bengkel.
B. Prosedur sistem pembelian sparepart motor yang berjalan pada Bengkel Ajo Motor adalah sebagai berikut:
1. Bagian administrasi melihat arsip persediaan barang dan mencatat barang yang jumlahnya kurang atau samadengan 10 dan diberikan kepada pemilik. 2. Pemilik bengkel membuat daftar pemesanan barang dari daftar persediaan
barang yang diberikan oleh administrasi.
3. Setelah pemilik membuat daftar pemesanan barang, lalu pemilik pergi untuk membeli barang kepada supplier.
4. Pemilik memberikan daftar pesanan barang kepada supplier, lalu supplier
membuatkan faktur pembelian dan diberikan kepada pemilik bengkel ajo motor.
persediaan barang dan mencatat kode supplier lalu membuatkan laporan pembelian untuk pemilik bengkel.
C.Prosedur servis motor yang berjalan pada Bengkel Ajo Motor adalah sebagai berikut:
1.Konsumen memberikan identitasnya dan nomor kendaraan kepada bagian administrasi.
2.Administrasi mencatat identitas konsumen kedalam arsip konsumen, dan membuat surat perintah servis (SPS) sesuai nomor kendaraan dan diberikan kepada mekanik.
3.Mekanik membuat nota servis dan barang yang telah diganti dan diberikan kepada konsumen.
4.Konsumen memvalidasi nota dan dibrikan kepada administrasi untuk pembayaran.
5.Dari nota tersebut Administrasi membuatkan faktur servis sebanyak 2 rangkap, satu di diberikan kepada konsumen, dan sisanya disimpan untuk arsip. Dari arsip tersebut administrasi membuatkan laporan servis untuk pemilik bengkel.
4.1.2.1. Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan
Bagan alir dokumen (flowmap) atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya baik yang berasal dari dalam (internal) ataupun eksternal pada sebuah perusahaan atau organisasi. Berikut adalah flowmap yang berjalan :
Flowmap Penjualan Sparepart Yang Sedang Berjalan
Administrasi
Keterangan:
AK : Arsip konsumen A.PB : Arsip persediaan barang A.LP : Arsip laporan penjualan A.FTR.P: Arsip faktur penjualan
Flowmap Pembelian Sparepart Yang Sedang Berjalan
Pemilik
Gambar 4.2 Flowmap pembelian yang sedang berjalan
Flowmap Servis Yang Sedang Berjalan
Administrasi
Konsumen Mekanik Pemilik
P
Gambar 4.3 Flowmap Serrvis motor yang sedang berjalan
4.1.2.2. Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan
Diagram konteks digambar atau dibuat berdasarkan gambar flowmap
yang sebelumnya telah dibuat mengikuti alur prosedur atau proses yang sedang berjalan. Diagram konteks Sistem Informasi pembelian dan penjualan sparepart
seta servis yang beralan adalah sebagai berikut :
Diagram Konteks Yang Berjalan Di Bengkel Ajo Motor
SI. Pembelian dan
4.1.2.3. DFD (Data Flow Diagram) Sistem yang Sedang Berjalan
Data Flow Diagram (DFD) level 0 :
Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Sparepart Serta Servis
Sepeda Motor Yang Berjalan
Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 0 yang sedang berjalan
Pada Gambar 4.5 diatas menjelaskan sistem yang sedang berjalan, dan arus datanya sebagai berikut :
1. Proses 1.0, merupakan proses transaksi penjualan yang terjadi pada bengekel ajo motor, dapat dilihat dari arus data konsumen yang melakukan pemesanan barang dan mengambil arus data arsip persediaan barang untuk melihat persediaan barang, lalu arus data faktur penjualan yang diberikan kepada konsumen dan diteruskan arus data laporan penjualan yang diberikan kepada pemilik bengkel.
2. Proses 2.0, merupakan proses pembelian barang pada bengkel ajo motor, dilihat dari arus data pertama yaitu data persediaan barang yang diambil dari arsip persediaan barang yang telah terupdat jumlah persediaan barang setelah terjadinya transaksi penjualan. Selanjutnya data persediaan barang mengalir ke proses 2 yaitu proses pembelian barang kepada supplier berdasarkan data pesanan barang.
Data Flow Diagram level.1 proses 1.0 Penjualan sparepart yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Penjualan Yang Berjalan
Data Flow Diagram level 2 proses 2.0 Pembelian Sparepart yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0 Pembelian Yang Berjalan
Gambar 4.7 Data Flow Diagram level 2 proses 2.0 Pembelian Sparepart
yang sedang berjalan
Data Flow Diagram Level 3 Proses 3.0 Servis Yang
Dt.Faktur servis Dt. lp servis A.L.S
Pemilik
Setelah melakukan analisis terhadap Sistem pembelian dan Penjualan Suku cadang serta servis yang sedang berjalan pada Bengkel Ajo motor penulis bisa menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut, berikut adalah permasalahan dan usulannya :
Permasalahannya Usulan Permasalahannya
1. Proses pengelolaan transaksi pembelian dan penjualan sparepart yang masih manual di Bengkel Ajo Motor mengakibatkan data mudah hilang dan rusak akibat penumpukan data.
1. Merubah sistem informasi yang ada dan masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi terkomputerisasi.
2. Mengalami kesulitan dalam melihat persediaan sparepart yang masih ada yang mengakibatkan lamanya pengambilan keputusan dalam pembelian suku cadang.
2. Merencang sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart
motor pada bengkel Ajo Motor yang dapat digunakan untuk melihat persediaan barang yang masih ada yang terkoneksi kedalam database.
4.2. Perancangan Sistem
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dalam melakukan perancangan ini adalah sebagai berikut:
1. Membangun perangkat lunak yang mampu mengontrol persediaan barang serta menangani data dalam jumlah besar dan proses yang cepat.
2. Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang masih menggunakan lembaran-lembaran kertas atau arsip kedalam sistem yang telah terkomputerisasi.
3. Menyediakan informasi dan pembuatan laporan yang tepat, cepat dan akurat.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan Sparepart
serta servis yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Merubah sistem informasi yang ada dan masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi terkomputerisasi.
2. Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap, diagram konteks, DFD, Tabel relasi dan ERD sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
Prosedur yang yang berjalan pada sistem pembelian dan penjualan
sparepart serta servis motor pada Bengkel Ajo Motor Bandung masih menggunakan sistem yang lama. Namun yang membedakan dari sistem yang lama dengan sistem yang diusulkan yaitu terletak dari pengolahan data yang manual dirubah menjadi terkomputerisasi serta dari lembaran-lembaran arsip diusulkan menjadi database yang telah terkomputerisasi.
Berikut ini merupakan prosedur penjualan sparepart yang telah diusulkan: 1. Konsumen/pelanggan datang kebagian administrasi untuk memberikan
identitasnya dan memesan barang.
2. Administrasi memasukan data konsumen kedalam database dan mencari barang yang dipesan oleh konsumen didalam database.
3. Setelah barang yang dipesan oleh konsumen ada, lalu administrasi dan konsumen melakukan transaksi penjualan.
4. Setelah mendapatkan daftar barang yang akan dibeli oleh konsumen dan secara otomatis persediaan barang terupdate, maka admin membuat fakur penjualan untuk diberikan kapada konsumen.
5. Administrasi membuat laporan penjualan dari data penjualan yang terdapat dalam database dan diserahkan kepada pemilik bengkel.
1. Bagian administrasi melihat persediaan barang yang ada dalam database
dan mencetak persediaan yang kurang atau sama dengan 10, lalu diberikan kepada pemilik bengkel.
2. Dari daftar persediaan barang yang diberikan oleh administrasi lalu pemilik bengkel membuat daftar barang yang akan dibeli pada supplier
nanti.
3. Pemilik pergi kealamat supplier dan memberikan daftar pesanan barang, lalu supplier membuatkan faktur pembelian dan diberikan kepada pemilik bengkel.
4. Pemilik bengkel pergi kebengkel dan menyerahkan faktur pembelian barang kepada bagian adminstrasi untuk diinputkan pembelian barang dan
supplier kedalam database.
5. Setelah pengimputan pembelian barang selesai lalu admin mencetak laporan pembelian dan diserahkan kepada pemilik bengkel.
Berikut ini merupakan prosedur servis motor yang diusulkan pada bengkel ajo motor bandung :
1. Konsumen datang kebagian admin untuk menyerahkan nomor kendaraan dan identitas konsumen.
2. Administrasi memasukan identitas konsumen dan kendaraan kedalam
database.
4. Mekanik mengecek kendaraan konsumen dan membuatkan nota servis dan barang yang akan diganti lalu di berikan kepada konsumen.
5. Konsumen memvalidasi nota servis dan barang yang harus diganti dan diberikan kebagian administrasi.
6. Administrasi memberikan nota yang telah di setujui oleh konsumen kepada mekanik. Lalu administrasi membuat faktur servis dan secara otomatis persediaan barang terupdate kedalam database, lalu faktur tersebut diberikan kapada konsumen.
7. Dari data faktur servis yanga ada didalam database bagian admin membuat laporan servis dan penjualan barang untuk di serahkan kepada pemilik bengkel.
4.2.3.1. Flow Map
Flowmap Penjualan Sparepart Yang Di Usulkan
Gambar 4.9 flowmap penjualan sparepart yang diusulkan
Flowmap Pembelian Sparepart Yang Di Usulkan
Gambar 4.10 flowmap pembelian sparepart yang diusulkan
Flowmap Servis Yang Diusulkan
Gambar 4.11 flowmap servis motor yang diusulkan
4.2.3.2.Diagram Konteks
SI. Pembelian dan penjualan sparepart serta
servis motor Konsumen
Diagram Konteks Yang Diusulkan Di Bengkel Ajo Motor
Dt.fkt penjualan
Supplier Dt. Df. Pesanan barang
Dt.fktr pembelian
Dt.Df. Pesanan barang
Gambar 4.12 Diagram konteks yang diusulkan
4.2.3.3.Data Flow Diagram
Data flow diagram digunakan untuk melihat proses – proses apa saja yang ada dan terlihat dalam suatu sistem beserta aliran inforamasinya, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses – proses yang ada didalam sistem tersebut.
a. DFD Level 0
Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian sparepart serta servis sepeda motor
Konsumen
Dt. nota barang & servis
Dt.lp. Servis & barang
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk Proses 1.0 (Penjualan):
Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram Level 1 untuk proses 1.0 (Penjualan) untuk Sistemyang diusulkan adalah:
Data Flow Diagram Level 1 proses 1.0 Penjualan
Konsumen
c. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Untuk Proses 2.0 (Pembelian):
Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram Level 2 untuk proses 2.0 (Pembelian) untuk Sistemyang diusulkan adalah:
Data Flow Diagram Level 2 proses 2.0 Pembelian
F. Barang
Dt.df. Persediaan barang <= 10
2.2 Validasi df. pesanan barang yang akan di beli
Dt.df. Persediaan barang <= 10
Supplier
d. Data Flow Diagram (DFD) Level 3 Untuk Proses 3.0 (Servis):
Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram Level 3 untuk proses 3.0 (Pembelian) untuk Sistemyang diusulkan adalah:
Data Flow Diagram Level 3 proses 3.0 Servis
Konsumen
ID konsumen & no kendaraan
Mekanik
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.
1. Nama Arus Data : Data Konsumen
Alias : -
Aliran : Penjualan – proses 1.1, Servis –proses 3.1
Atribut : NoKonsumen, Nama, BK, NoKendaraan
2. Nama Arus Data : Data Barang (sparepart)
Alias : data persediaan barang, dt. df. Persediaan barang <=10
Aliran : penjualan F.Barang - proses 1.1, penujalan - proses 1.2, penjualan F.Barang - proses 1.3, pembelian F.Barang – 2.1, pembelian F.Barang - pemilik
Atribut : tipe, jenis, nama, tgl, kode, hargabeli, harga, stok
3. Nama Arus Data : Data Supplier
Alias :
-Aliran : pembelianproses 2.4 – F.Supplier
Atribut : kdsupllier, namasupplier, alamat, tlp
Alias : dt.pembelian, dt.Lp.pembelian
Aliran : pembelian proses 2.3 – proses 2.4, proses 2.4 – F.Pembelian, F.Pembelian – proses 2.5, proses 2.5 – Pemilik, pemilik – F.Barang, F.Pembelian - F.Barang.
Atribut : kdbeli, tglbeli, kdsupplier, subtotal.
5. Nama arus data : Data faktur Penjualan
Alias : dt.Lp.Penjualan
Aliran : Penjualan proses 1.3 – Konsumen, proses 1.3 – F.faktur penjualan, proses 1.3 – proses 1.4, proses 1.4 – F.Lp.Penjualan, F.Lp.Penjualan – pemilik.
Atribut : NoPembeli, NoKonsumen, NIK, Tgl, Subtotal
Perancangan Basis Data
Perancangan Basis Data ini dibuat dengan tujuan untuk mengidentifikasi isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah digunakan pada database.
4.2.4.2. Normalisasi
adalah suatu teknik menstruktur data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database.
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal):
Pada tahap ini semua atribut yang ada di kamus data dikumpulkan dalam satu tabel / skema, sehingga atribut bisa jadi mengalami redudansi (berulang). Bentuk Unnormal = {NoPembeli, NoKonsumen, NIK, Tgl, Subtotal, NoPembeli.
NoKonsumen, Kode, BKK, Qty, jmlh, servis, total,
NoKonsumen, Nama, BKK, NoKendaraan, NIK, Password, Bagian, NamaPeg, JKelamin, Alamat, Status, tipe, jenis, namaBar, tgl, kode, harga, Stok,JenisSrv, hargabeli, Haraga, kdbeli, tglbeli, kdsuplier, subtotal, kdsuplier, namasuplier, alamat, tlp }
2. Bentuk Normal Pertama:
Pada tahap ini dilakukan penghilangan atribut yang berulang dari tabel yang belum normal.
3. Bentuk Normal ke-2:
Pada tahap ini semua atribut bukan kunci harus bergantung sepenuhnya (dependensi fungsional) kepada atribut kunci, maka didapatkan tabel sebagai berikut:
faktur = {NoPembeli*, NoKonsumen**, NIK**, Tgl, Subtotal} pegawai = {NIK*, Password, Bagian, Nama, JKelamin, Alamat, Status} konsumen = {NoKonsumen*, Nama, Bk, NoKendaraan}
sprepart = {tipe, jenis, nama, tgl, kodeSpr*, hargabeli, harga, stok} pembelian = {kdbeli*, tglbeli, kdsuplier,** subtotal}
supplier = {kdsuplier*, namasuplier, alamat, tlp}
4. Bentuk Normal ke-3:
Membentuk normal ke-3 yaitu menghilangkan atribut yang dependensi transitif, yakni atribut bukan kunci harus tidak memiliki ketergantungan terhadap atribut bukan kunci yang lain, sehingga tabelnya menjadi sebagai berikut:
faktur = {NoPembeli*, NoKonsumen**, NIK**, Tgl, Subtotal} pegawai = {NIK*, Password, Bagian, Nama, JKelamin, Alamat, Status} konsumen = {NoKonsumen*, Nama, Bk, NoKendaraan}
sprepart = {tipe, jenis, nama, tgl, kodeSpr*, hargabeli, harga, Stok} detailjual = {NoPembeli*,NoKonsumen**, KodeSpr**, Bk, Qty, jmlh,
servis, total}
supplier = {kdsuplier*, namasuplier, alamat, tlp}
detailbeli = {kdbeli**,kodeSpr**,nama,harga,jmlbeli,total}
4.2.4.3. Relasi Tabel
Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Berikut adalah table relasi yang digukan untuk bengkel ajo motor.
Pembelian
4.2.4.4. Entity Relationship Diagram
Pada desain sistem informasi pembelian dan penjualan sparepart serta servis motor yang dibuat menghasilkan hubungan antara entitas-entitas, dapat dilihat pada gambar ERD berikut:
KodeSpr**
Gambar 4.18 ERD pada Bengekel Ajo Motor
4.2.4.5. Struktur File
Struktur file adalah penggambaran tentang file-file dalam tabel sehingga dapat dilihat bentuk file-file tersebut baik field-fieldnya, tipe datanya serta ukuran dari data tersebut. Berikut ini adalah struktur file pada Sistem Informasi pembelian dan penjualan sparepart serta servis motor.
1. Tabel barang
Jumlah Field : 8
Tabel 4.2 barang
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
1 Tipe Varchar 10 tipe barang
2 Jenis Varchar 12 Jenis barang
3 Nama Varchar 30 Nama barang
4 Tgl date Tanggal
5 kode* Varchar 10 Kode barang
6 hargabeli Int 10 Harga beli
7 harga Int 10 Harga jual
8 Stok Int 10 Stok barang
2. Tabel servis
Nama File : servis Primary Key : - Jumlah Field : 2
Tabel 4.3 servis
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
2 Harga Double Harga
3. Tabel pegawai
Nama File : pegawai Primary Key : NIK Jumlah Field : 7
Tabel 4.4 pegawai
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
1 NIK* Varchar 15 No induk karyawan
2 Password Varchar 20 Nama barang
3 Bagian Varchar 20 Tanggal
4 Nama Varchar 30 Kode barang
5 JKelamin Varchar 3 Harga beli
6 Alamat Varchar 30 Harga jual
7 Status Varchar 15 Stok barang
4. Tabel konsumen
Jumlah Field : 4
Tabel 4.5 konsumen
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
1 NoKonsumen* Varchar 15 No urut konsumen
2 Nama Varchar 30 Nama konsumen
3 BK Varchar 17 Bengkel/Konsumen
4 NoKendaraan Varchar 10 Nomor Kendaraan
5. Tabel Faktur Penjualan Nama File : faktur Primary Key : NoPembeli Jumlah Field : 5
Tabel 4.6 Faktur Penjualan
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
1 NoPembeli* Varchar 15 No faktur penujalan
2 NoKonsumen** Varchar 15 Nomor konsumen
3 NIK** Varchar 15 No induk karyawan
5 Subtotal Varchar 15 Subtotal penjualan
6. Tabel detail jual
Nama File : detailjual Primary Key : -
Jumlah Field : 8
Tabel 4.7 detail jual
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR KET.
1 NoPembeli** Varchar 15 kode faktur penjualan
2 NoKonsumen** Varchar 15 kode konsumen
3 Kode** Varchar 15 Kode barang
4 BK Varchar 15 Bengkel/Konsumen
5 Qty Varchar 15 Jumlah pembelian
6 Jmlh Double jumlah pembelian
dikali harga barang
7 Servis Varchar 15 Harga sevis
8 Total Double Jmlh ditambah harga
