SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
CEPY EKA KURNIAWAN 10104194
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI
CEPY EKA KURNIAWAN 10104194
Pembimbing
Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005
Menyetujui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI
CEPY EKA KURNIAWAN 10104194
Penguji II
Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005
Penguji III
Muhammad Nasrun, S.Si, M.T. NIP. 41277006011 Penguji I
i
Oleh
Cepy Eka Kurniawan 10104194
Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Untuk menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu atau media untuk mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas.
SMP Negeri 2 Kertasari merupakan salah satu sekolah negeri yang telah memakai sistem informasi berupa pemakaian perangkat komputer dalam menjalankan aktifitas kerjanya, tetapi dalam penggunaanya belum secara menyeluruh, hanya memanfaatkan untuk hal-hal kecil saja, seperti dalam pembuatan surat-surat dan
laporan-laporan serta dalam pengolahan data yang masih menggunakan Microsoft
Word danMicrosoft Excell sehingga data-datanya masih belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh SMP Negeri 2 Kertasari, maka penyajian Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut.
Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah
berdasarkan aliran data tersrtuktur, tools yang digunakan untuk menggambarkan
model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD), sedangkan untuk
menggambarkan model aliran data yaitu Diagram Konteks,danData Flow Diagram
(DFD). Sedangkan tools yang digunakan untuk membangun aplikasi ini
menggunakanBorland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam perancanganinterface dan
MySQL Server 5.0 sebagai DBMS serta Navicat 8.0 untuk perancangan database. Teknik analisis data dalam pembuatan dan pengembangan perangkat lunak
menggunakan paradigma perangkat lunak secarawaterfall.
ii
ABSTRACT
SCHOOL INFORMATION ADMINISTRATION SYSTEM OF KERTASARI PUBLIC JUNIOR HIGH SCHOOL
by
Cepy Eka Kurniawan 10104194
Information technology are one of the technology product example that rapidly grow that can help human in cultivate data with present a information have a certain quality. to prepare information, need a medium or media to cultivate multifarious kind data so that can be presented to be a that information with package that interestings and guide in information criteria have a certain quality.
SMPN 2 kertasari be one of the public school that wear information system shaped computer ware use in run the work activities, but in use not yet according to comprehensive, only make use for little matters, like in letters maker and reports with in data processing that still to use microsoft word and microsoft excell so that files still not yet be compiled neatly that can causes slowly report maker because the difficult get information during fast. as solution from troubleshoot that faced by SMPN 2 kertasari, so unit school administration information system presentation SMPN 2 kertasari very subsidize to decrease troubleshoot.
Analysis method that used in this application development based on data current srtuktur, tools that used to describe data model that is entity relationship diagram (ERD), while to describe data current model that is context diagram, and data flow diagram (DFD). while tools that used to build this application uses borland delphi 7.0 as application in interfaces planning and mysql server 5.0 as dbms with navicat 8.0 for database planning. data analysis technique in maker and software development uses software paradigm according to waterfall.
iii Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya atas kekuatan yang telah diberikan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan tugas akhir ini.
Laporan tugas akhir yang berjudul “SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI” ini disusun sebagai kewajiban penulis untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program pendidikan S1 jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Penyusunan laporan tugas akhir ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan fasilitas serta dukungan kepada penulis, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Keluarga, terutama Ibu dan Nenek serta kedua adikku tercinta yang selalu memberikan semangat, do’a dan dorongan kepada penulis sehingga tersusunnya laporan tugas akhir ini.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M. Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.
3. Ibu Mira Karnia Sabariah, S.Si, M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
iv
5. Ibu Dian Dharmayanti, ST selaku dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan saran, arahan, dan bimbingan kepada penulis.
6. Bpk. Drs. Aan Rohanda, M. MPd selaku Kepala Sekolah SMP Negeri 2 Kertasari.
7. Bpk. Aan Ansari selaku pembimbing lapangan yang telah banyak membantu, memberikan saran, dukungan dan fasilitas kepada penulis. 8. Seluruh staff dosen dan karyawan Universitas Komputer Indonesia. 9. Seluruh staff tata usaha, guru dan karyawan SMP Negeri 2 Kertasari. 10. Chika Elera Eztriani yang membuat penulis mengerti apa yang penulis
mimpikan dimasa yang akan datang.
11. Estri Mulyani yang telah memberikan dukungan dan do’a kepada penulis sampai akhirnya penulis kuat untuk menyelesaikan laporan tugas akhir ini. Terima kasih atas kesabaranya terutama saat mendengarkan keluhan-keluhan penulis.
12. Tri Joko Setiawan, Ismail Saleh, Haris Rengga Kersana dan Yanwar Nurhadian terima kasih atas fasilitas dan dorongan serta dukungan kepada penulis.
13. Barudak IF-4 angkatan 2004 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 14. Berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu terima kasih
atas dukungan dan do’a-nya.
v
sempurna, mengingat keterbatasan kemampuan, pengetahuan serta referensi yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis selalu terbuka untuk menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun sehingga dapat menyempurnakan isi dari laporan ini.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Januari 2009
vi DAFTAR ISI
Hal LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN PLAGIAT TUGAS AKHIR
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 4
1.5 Metodologi Penelitian ... 5
1.5.1 Sumber Data ... 5
1.5.2 Metode Pengumpulan Data ... 5
1.5.3 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ... 6
vii
2.1.2 Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari... 12
2.2 Konsep Dasar Sistem ... 14
2.3 Konsep Dasar Informasi ... 15
2.3.1 Siklus Informasi ... 15
2.3.2 Kualitas Informasi ... 16
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17
2.5 Tools Pengembangan Sistem ... 19
2.5.1 Diagram Konteks ... 19
2.5.2 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) ... 19
2.5.3 Kamus Data (Data Dictionary)... 21
2.6 KonsepDatabase ... 22
2.6.1 PengertianDatabase ... 22
2.6.2 Database Management System(DBMS) ... 22
2.6.3 Abstraksi Data ... 23
2.6.4 ModelDatabase ... 24
2.6.5 Perancangan Basis Data (Database) ... 25
2.6.6 Jenis Hubungan Antar Tabel ... 28
2.6.7 Jenis-jenis Kunci (key) ... 29
2.7 SistemClient-Server ... 30
2.8 SoftwarePendukung ... 31
viii
2.8.2 MySQL 4.0.21 ... 33
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis sistem... 35
3.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 35
3.1.2 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan ... 36
3.1.3 Analisis Perangkat Keras(Hardware) ... 43
3.1.4 Analisis Perangkat Lunak (Software) ... 45
3.1.5 AnalisisUser ... 45
3.1.6 Analisis Jaringan ... 47
3.1.7 Analisis Pengkodean ... 48
3.1.8 Analisis Basis Data ... 49
3.1.9 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 50
3.1.10 Diagram Konteks ... 51
3.1.11 Data Flow Diagram(DFD) ... 51
3.1.12 Spesifikasi Proses... 58
3.1.13 Kamus Data ... 86
3.2 Perancangan Sistem ... 94
3.2.1 Perancangan Kode ... 94
3.2.2 Skema Relasi ... 95
3.2.3 Struktur Tabel ... 96
3.2.4 Perancangan Menu ... 100
3.2.5 PerancanganInputdanoutput ... 102
ix
4.1 Implementasi ... 127
4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 127
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 112
4.1.3 ImplementasiDatabase ... 128
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 132
4.2 Pengujian... 136
4.2.1 Rencana Pengujian ... 136
4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 138
4.2.2.1 Kasus dan Hasil Pengujian KoneksiDatabase ... 139
4.2.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Tata Usaha ... 139
4.2.2.3 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Kesiswaan ... 144
4.2.2.4 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Kurikulum ... 152
4.2.2.5 Kasus dan Hasil Pengujian Guru ... 162
4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 162
4.2.4 Pengujian Beta ... 163
4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta ... 166
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 167
5.2 Saran ... 168
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi dan teknologi komputer berkembang sangat pesat sejalan
dengan besarnya kebutuhan terhadap informasi. Perkembangan teknologi infomasi
tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer
merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin
cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga memerlukan
kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat. Teknologi informasi adalah salah satu
contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia
dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Untuk
menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu atau media untuk
mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang
bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan berpedoman pada kriteria informasi
yang berkualitas.
Setiap instansi perusahaan, pemerintah maupun pendidikan pasti
membutuhkan suatu sistem informasi didalam menjalankan aktifitas kerjanya
sehingga lebih teratur dan terarah dengan waktu yang lebih efisien. SMP Negeri 2
Kertasari merupakan salah satu sekolah negeri yang telah memakai sistem informasi
dalam penggunaanya belum secara menyeluruh, hanya memanfaatkan untuk hal-hal
kecil saja, seperti dalam pembuatan surat-surat dan laporan-laporan serta dalam
pengolahan data yang masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell
sehingga data-datanya masih belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan
terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam
waktu yang cepat. Pengolahan data nilai dalam bentuk berkas yang dilakukan oleh
divisi tata usaha masih dimungkinkan hilang sehingga menyulitkan divisi tata usaha
ketika akan membuat laporan hasil belajar siswa yang baru. Permasalahan yang sama
juga terjadi didivisi keuangan dimana pengolahan data pembayaran siswa dilakukan
dengan cara ditulis tangan atau sering disebut dengan pembukuan kemudian disimpan
dalam berkas-berkas dilemari penyimpanan. Permasalahan lain yang kemudian timbul
adalah terjadinya penumpukan berkas dilemari penyimpanan yang menyebabkan berkas
tersebut rusak, serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari data karena
banyaknya berkas yang disimpan dilemari penyimpanan.
Sebagai solusi dari permasalahan diatas, maka penyajian sistem informasi
sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut. Oleh karena itu penulis
tertarik untuk membangun suatu sistem informasi yang penulis beri judul” SISTEM
INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2
3
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan gambaran umum yang dikemukakan diatas, permasalahan yang
timbul adalah bagaimana cara membangun Sistem Informasi Administrasi Sekolah
Unit SMP Negeri 2 Kertasari.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian Tugas Akhir ini adalah untuk membangun sistem
informasi administrasi sekolah yang dapat diterapkan di SMP Negeri 2 Kertasari.
Sedangkan tujuan dari penelitianTugas Akhir ini adalah :
a. Membantu Divisi Tata Usaha, Kesiswaan, Kurikulum dan Guru
menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan
sistem pengolahan data akademik.
b. Membantu Divisi Keuangan dalam mendata pembayaran administrasi
yang dilakukan oleh siswa sehingga bisa dengan cepat mengetahui siswa
yang sudah atau belum melakukan pembayaran administrasi.
c. Membantu Divisi Tata Usaha, Kesiswaan dan Kurikulum dalam
pembuatan laporan untuk setiap periodenya.
d. Memberikan kemudahan kepada divisi tata usaha dan divisi keuangan
dalam proses transfer data siswa yang harus membayar SPP.
e. Menjaga tingkat keamanan data sekolah dengan membuat suatudatabase
pada satu komputer secara terpusat yang diorganisasikan dalam struktur
1.4 Batasan Masalah
Dalam penelitian Tugas Akhir ini diberikan batasan masalah agar dalam
penjelasannya menjadi lebih terarah, dapat dipahami dan sesuai dengan yang
diharapkan serta terorganisasi dengan baik. Berikut batasan masalah Sistem Informasi
Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari :
a. Aplikasi ini hanya dapat melakukan pengolahan data seperti data siswa,
data guru, data kelas, data tahun ajaran, data registrasi siswa baru ataupun
siswa lama, data nilai siswa dan data pembayaran administrasi siswa
seperti pembayaran SPP.
b. Sistem keamanan dengan cara memberikanpasswordakses bagiuser.
c. Pengolahan data akan menghasilkan informasi berupa laporan,
diantaranya laporan data siswa tahun ajaran, laporan data guru
per-tahun ajaran, laporan nilai siswa per-kelas, absensi siswa per-kelas,
laporan data pembayaran administrasi siswa, kartu siswa dan kartu iuran.
d. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah
berdasarkan aliran data tersrtuktur, tools yang digunakan untuk
menggambarkan model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD),
sedangkan untuk menggambarkan model aliran data yaitu Diagram
Konteks,danData Flow Diagram(DFD).
e. Tools yang digunakan adalah Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam
perancanganinterface danMySQL 4.0.21 sebagaiDBMS sertaNavicat 8.0
5
f. Sistem aplikasi ini bersifat client server dan hanya digunakan untuk
pengolahan data administrasi sekolah yang dikembangkan berdasarkan
user menurut fungsinya yaitu Kesiswaan, Kurikulum, Tata usaha dan
Guru.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan tugas akhir
ini adalah sebagai berikut :
1.5.1 Sumber Data
Berdasarkan sumbernya, data yang dijadikan bahan dalam penyusunan laporan
tugas akhir ini adalah :
1. Data Primer
Data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian di lapangan.
2. Data Sekunder
Data yang diperoleh dari buku-buku literature.
1.5.2 Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penyusunan Laporan Tugas
Akhir ini penulis menggunakan dua metode, yaitu:
1. Studi Lapangan
Metode pengumpulan data dimana datanya dikumpulkan secara langsung
Pengamatan terhadap obyek penelitian yang dimaksud dengan cara
sebagai berikut :
a. Observasi
Teknik pengumpulan data dimana penulis melakukan pengamatan
langsung ke bagian keuangan dan tata usaha SMP Negeri 2 Kertasari.
b. Interview
Penulis tidak hanya melakukan pengamatan langsung, tetapi juga
penulis melakukan interview atau wawancara langsung kepada
beberapa staff di bagian keuangan dan tata usaha untuk memperoleh
data dan informasi yang penulis perlukan.
2. Studi Pustaka
Penulis juga melakukan studi pustaka atau literatur dengan buku-buku
yang berada di perpustakaan kampus dan catatan-catatan yang penulis
pelajari sewaktu dibangku kuliah untuk melengkapi
kekurangan-kekurangan bahan laporan yang berkaitan dengan sistem informasi yang
penulis bangun.
1.5.3 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara waterfall, metode model waterfall mengusulkan
sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematis dan
7
kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model ini menawarkan cara pembuatan
perangkat lunak secara lebih nyata. Tahapan model ini meliputi :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Dalam tahapan ini kendala dan tujuan di hasilkan dari konsultasi dengan
pengguna sistem yang kemudian di buat dalam bentuk yang dapat di
mengerti oleh semua pengguna.
2. Sistem dan desain perangkat lunak
Proses desain sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem
perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan
sebuah arsitektur sistem keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk
menghasilkan fungsi sistem perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin
ditransportasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.
Tahapan ini telah menentukan alur softwarehingga pada tahap algoritma
yang detail.
3. Implementasi dan ujicoba unit
Selama tahap ini desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah program
lengkap atau unit program. Desain yang telah disetujui, diubah dalam
bentuk kode-kode program. Pada tahap ini kode-kode program yang telah
dihasilkan masih pada tahap modul-modul. Diakhir tahap ini, tiap modul
4. Integrasi dan Uji Coba Sistem
Unit program diintegrasi dan diuji menjadi sistem yang lengkap untuk
meyakinkan behwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. Setelah
uji coba, sistem disampaikan ke konsumen.
5. Operasi dan Pemeliharaan
Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan
kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan
implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan
baru ditemukan.
9
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan laporan tugas akhir ini akan dibahas dan disusun
bab demi bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bagian pendahuluan yang menjelaskan latar
belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud
dan tujuan, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang teori-teori yang melandasi pembangunan
sistem informasi administrasi sekolah unit SMP Negeri 2 Kertasari
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini mengemukakan tentang langkah-langkah pemecahan
masalah berdasarkan analisis kebutuhan diantaranya analisis sistem
yang sedang berjalan, analisis user, analisis hardware, analisis
software, analisis jaringan dan analisis basis data. Perancangan
proses diantaranya diagram konteks, data flow diagram, spesifikasi
proses, kamus data, tabel relasi dan struktur tabel. Kemudian yang
terakhir yaitu perancangan aplikasi baik perancangan input atau
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini akan menjelaskan mengenai implementasi dan pengujian
program aplikasi, serta kelebihan dan kekurangan program aplikasi
yang dibuat.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan tugas
akhir, selain itu juga berisi saran untuk perbaikan dan
11 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Administrasi
Administrasi adalah Ilmu yang mempelajari proses kegiatan kerjasama untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kegiatan kerjasama itu sendiri merupakan
gejala yang sifatnya universal dan memerlukan suatu proses pergerakan yang disebut
dengan manajemen. Dengan demikian, untuk mencapai tujuannya administrasi perlu
membentuk suatu manajemen dalam suatu organisasi sebagai wadah, kerangka, atau
struktur untuk menjalin suatu kerjasama yang baik.
2.1.1 Pengertian Administrasi
Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata
ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti melayani. Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administrationyang bentuk infinitifnya adalahto administer.
Suwarno Handayaningrat dalam bukunya menulis “Kata administrasi berasal
dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan pembukaan ringan,
mencatat, menyurat, mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan“
Sementara The Liang menyatakan bahwa “administrasi adalah segenap
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh
Dan William H. Newman dalam bukunya yang berjudulAdministrative Action
The Techniques of Organization and Management mendefinisikan “administrasi
sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok
orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama”.
Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil kesimpulan bahwa administrasi
adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data secara sistematis dengan maksud
untuk menyediakan informasi serta memudahkan memperolehnya kembali secara
keseluruhan.
2.1.2 Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari
Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari meliputi administrasi program
pengajaran, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi keuangan
dan administrasi perlengkapan atau barang.
1. Administrasi Program Pengajaran
Administrasi program pengajaran dilakukan dengan tujuan memudahkan
Kepala Sekolah dalam menyelenggarakan administrasi sekolah. Kegiatan
yang dilakukan meliputi menyusun jadwal pelajaran, program pengajaran,
pencatatan nilai dan pelaporan hasil belajar
2. Administrasi Kesiswaan
Dalam adminstrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam 3
tahap waktu dan dalam tiap tahapan waktu terdapat beberapa jenis
13
a. Awal Tahun Pelajaran
Penerimaan Siswa Baru
b. Selama Tahun Ajaran
- Penyusun Data Pribadi Siswa
- Keadaan Siswa Awal Tahun
- Kehadiran Siswa
c. Akhir Tahun Pelajaran
- Pelaksanaaan Ujian Nasional
- Kenaikan Kelas
3. Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan
pengaturan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan
pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.
4. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan bertugas dan bertanggung jawab dalam
pengelolaan keuangan sekolah.
5. Administrasi Perlengkapan atau Barang
Administrasi perlengkapan atau barang memiliki tugas dalam
perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan semua
Administrasi program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian dibentuk kedalam
satu divisi yaitu divisi tata usaha, sedangkan untuk administrasi keuangan dibentuk
secara khusus kedalam divisi keuangan.
2.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang berhubungan melalui berbagai
interaksi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen tersebut mempunyai sifat
yang tidak dapat dipisahkan dan saling mempengaruhi proses secara keseluruhan.
Dalam mendefinisikan suatu sistem, terdapat dua cara pendekatan yang sering
digunakan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang
lebih menekankan pada elemen atau komponen. Pendefinisian sistem dengan
pendekatan pada prosedur menurut H.M.Jogiyanto “Sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Dan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
didefinisikan sebagai berikut “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berorientasi untuk mencapai suatu tujuan”.
Secara garis besar sistem diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai karakteristik berupa
komponen-komponen, batasan, sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem,
masukan, keluaran, pengelolaan dan sasaran atau tujuan. Model dasar sebuah sistem
15
Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem
2.3 Konsep Dasar Informasi
H.M.Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem
Informasi menulis “Sistem diartikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran“.
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi
ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiiki nilai tertentu dan bisa
digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini,
data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah salah satu subyek yang
bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan
ataupun pemrosesan data yang mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat
digunakan untuk dasar pengambilan keputusan.
2.3.1 Siklus Informasi
Sumber dari informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal item-item. Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah
melalui suatu model untuk menghasilkan sebuah informasi yang dapat dijadikan
menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Data
tersebut dijadikan sebagai input kemudian diproses lagi melalui suatu model dan
seterusnya demikian sehingga membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi
seperti pada gambar berikut :
Gambar 2.2 Siklus Informasi
2.3.2 Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi sangat dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas dalam
menjelaskan maksudnya. Informasi juga harus akurat karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, karena
informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Informasi
merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan
17
ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tesebut
didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Sebuah informasi harus bermanfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang berbeda satu sama lain.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu susunan dari sumber daya
manusia (SDM), proses, komunikasi dan teknologi informasi yang saling berinteraksi
untuk mendukung dan meningkatkan operasi harian didalam bisnis seperti
mendukung problem solving, pengambilan keputusan yang dibutuhkan oleh pihak
managementdanuser.
Sedangkan menurut H.M.Jogiyanto “Sistem informasi adalah sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Komponen-komponen sistem informasi:
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input ini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi datainput dan data yang tersimpan di dasar data
untuk menghasilkanoutput yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna utnuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” dari pekerjaan sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.
5. Blok Dasar Data
Dasar data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali
Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan,
maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Beberapa
19
hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.5 Tools Pengembangan Sistem
Analisis aliran data adalah analisis yang dilakukan untuk mempelajari
pemanfaatan data pada setiap aktifitas dengan menampilkan hasil pengamatan
kedalamData Flow Diagram(DFD) atau diagram alir data. Diagram alir data adalah
satu tampilan grafis yang memunculkan hubungan antara proses dan data beserta
kamus data yang menjelaskan rincian data yang digunakan. Analisis berorientasi
aliran data menggunakan beberapa teknik yaitu :
2.5.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat bantu struktur analisis. Pendekatan struktur
ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan.
Diagram konteks merupakan kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang
berfungsi memetakan modul lingkungan yang direpresentasikan dengan lingkaran
tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2.5.2 Diagram Alir Data(Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang
dimuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang
keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem
yang terstruktur, kelebihan utama pendekatan menggunakan DFD yaitu :
1. Kebebasan dalam menjalankan implementasi teknis sistem.
2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain antara sistem
dan subsistem.
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna
melalui diagram aliran data.
4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data
dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context
diagram berfungsi memetakan model lingkungan yang menggambarkan hubungan
antara entitas luar, input dan output sistem yang dipresentasikan dengan lingkaran
tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD Levelled menggambarkan sistem
sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dari sudut
pandang fungsi.
DFD dibentuk oleh beberapa simbol yang mewakili komponen sistem.
Sebagian besar pemodelan dengan aliran data menggunakan empat simbol dasar yang
mewakili empat macam komponen sistem yaitu
1. Aliran Data atauData Flow
Aliran Data menunjukan lintasan perpindahan data didalam sistem yang
21
sistem. Arah aliran ditunjukan dengan anak panah dan tiap garis
dilengkapi dengan nama data yang mengalir.
2. Proses
Proses adalah aktivitas pengelolaan data yang akan merubahinput menjadi
output. Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Setiap
proses mempunyai nama proses tunggal dan nomor proses, nama dan
proses ini ditulis didalam simbol lingkaran.
3. Entitas atau External Entity
Entitas merupakan kesatuan lingkungan luar sistem, dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lain yang akan memberikan input atau menerima
outputdari sistem.
4. Data Store
Proses-proses dapat memasukan data ke file atau penyimpanan data atau
pengambilan data dari file. Tiap file juga harus mempunyai data yang
tunggal.
2.5.3 Kamus Data (Data Dictionary)
Merupakan alat bantu untuk menjelaskan karakteristik lojik data pada sistem
yang memuat nama, deskripsi, alias, isi dan organisasinya. Kamus data juga
mengidentifikasi proses yang menggunakan data tertentu untuk mendapatkan
informasi yang diperlukan. Selain itu Kamus data juga mempersiapkan dasar
2.6 KonsepDatabase
Terdapat alasan praktis mengapa perlu mempelajari suatu teori dan konsep,
yaitu dapat memberi kerangka kerja untuk memikirkan menyederhanakan persoalan,
pemahaman teori dan konsep memberikan dasar ilmu yang kuat, sehingga relatif
lebih, mudah untuk mempelajari dan memahami objek yang bersangkutan pada
masa-masa yang akan datang.
2.6.1 PengertianDatabase
Menurut James Martin Database adalah suatu kumpulan data terhubung
(Interrelated Data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa
mengatap satu sama lain atau tidak perlu kerangkapan data (Control Redudancy)
dengan cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali.
Database merupakan salah satu cabang ilmu komputer yang menangani
pengorganisasian data. Sistem Database merupakan sistem yang terdiri atas
kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan dalam sebuah database pada
sebuah sistem dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai dan
program lainnya untuk mengakses dan memanipulasi file-file atau tabel tersebut.
2.6.2 Database Management System(DBMS)
Database Management System (DBMS) merupakan paket program atau
Software yang dibuat untuk memudahkan dan mengefisienkan tambah, ubah, hapus
23
kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS. Access dan
lain-lain
2.6.3 Abstraksi Data
Abstraksi data merupakan tingkatan-tingkatan pengguna dalam memahami
bagaimana data diolah dalam sebuah sistem database sehingga menyerupai kondisi
yang sebenarnya dihadapi oleh pengguna. DBMS seringkali menyembunyikan detail
tentang bagaimana sebuah data disimpan dan diolah dalam sebuah sistemdatabase,
dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan DBMS tersebut.
Karena itu seringkali data yang terlihat oleh pemakai sebelumnya berbeda dengan
yang tersimpan secara fisik. Tingkatan atau level dalam abstraksi data :
1. Level Fisik (Physical Level)
Level yang menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi
sebenarnya. Level ini sangat kompleks karena struktur data dijelaskan
secara rinci.
2. Level Konseptual (Conceptual Level)
Level ini menggambarkan data yang disimpan dalam database dan
menjelaskan bagaimana hubungan antar datanya secara keseluruhan.
Level ini biasa di pakai oleh seorangDatabase Administrator (DBA).
3. Level Pandangan (View Level)
Level yang hanya menggambarkan sebagian saja dari keseluruhan
hanya membutuhkan data keuangan, jadi yang digambarkan hanya
pandangan terhadap data keuangan saja.
2.6.4 ModelDatabase
Modeldatabase adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan
hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) dalam suatu
sistem database. Model data yang paling umum berdasarkan bagaimana hubungan
antarrecord dalamdatabase (Record Based Data Models) ada tiga jenis yaitu :
a. Model Hirarki (Hierarchical Database Model)
Model hierarkis sering disebut dengan model pohon karena bentuknya
yang menyerupai pohon. Model ini menggunakan pola hubungan orang
tua-anak dimana setiap simpul yang biasa digambarkan sebagai lingkaran
atau kotak menyatakan sekumpulan field. Simpul yang terhubung ke
simpul pada tingkat yang di bawahnya disebut orangtua. Setiap orang tua
dapat memiliki satu (hubungan 1:1) atau beberapa anak (hubungan 1:N),
tetapi setiap anak hanya memiliki satu orang tua. Simpul-simpul yang
dibawahi oleh simpul orang tua disebut anak. Simpul orangtua yang tidak
memiliki orang tua disebut akar. Simpul yang tidak memiliki anak disebut
daun (leaf). Adapun hubungan antara anak dan orangtua disebut cabang.
b. Model Jaringan (Network Database Model)
Model jaringan menyerupai model hirarki. Perbedaannya adalah dimana
25
model ini dapat menyatakan hubungan 1:1 dimana satu orang tua
mempunyai satu anak dan 1:N dimana satu orang tua mempunyai banyak
anak atau M:N dimana beberapa anak memunyai beberapa orang tua.
c. Model Relasi (Relational Database Model)
Model relasi merupakan model database yang paling banyak digunakan
saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta
kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan
database. Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel
dua dimensi yang terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan
antara baris dengan kolom disebut item data (data value), tabel-tabel yang
ada di hubungkan (relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field
kunci (keyfield) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data.
2.6.5 Perancangan Basis Data (Database)
Teknik yang digunakan dalam merancang sistemdatabase adalah :
1. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel
yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu
ada pengujian pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat
membaca, menambah, menghapus, mengubah pada suatu database.
Apabila terdapat kesulitan, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa
yang optimal. Walaupun jumlah normalisasi bervariasi, dasar normalisasi
sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, normal kedua,
dan normal ketiga. Berikut penjelasan mengenai bentuk normalisasi :
a. Bentuk tidak normal (unnormalized form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam. Bentuk
tidak normal tidak harus mengikuti format tertentu, dan sangat
mungkin terjadi duplikasi data atau bahkan data tidak lengkap.
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/Fist Normal Form)
Bentuk ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam satu
record demi saturecord dan nilai darifield-field berupaatomic value
serta tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Aturan normal kedua yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria
bentuk normal kesatu dan setiap field tidak bergantung sepenuhnya
kepada kunci primer.
d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Aturan normalisasi ketiga yaitu relasi harus dalam bentuk normal
kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antarafield-field non-kunci
atau ketergantungantransitif.
2. Model DataEntity Relationship
Model data entity relationship sering dijadikan acuan dalam merancang
27
ada ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat
konseptual menjadi diagram data, yang sering disebut Diagram Entity
Relationship (Diagram E-R). Ada dua komponen utama pembentuk model
data ini, yaitu :
a. Entity besertaattribute-nya.
b. Relasi dan jenis hubungannya
Setiapentity mempunyai atribut ataufield.Attribute adalah ciri khas yang
melekat pada suatu entity. Keterkaitan antar entity digambarkan dengan
simbol-simbol sehingga lebih mudah dipahami. Penggambaran hubungan
inilah yang disebut dengan Diagram Entity Relationship (Diagram E-R).
Simbol-simbol yang boleh digunakan adalah :
a. Persegi Panjang, berfungsi untuk menyatakan suatuentity.
b. Elips, berfungsi untuk menyatakan attribute, apabila diberi garis
bawah menandakan bahwa attribute tersebut merupakan attribute
ataufield kunci.
c. Belah Ketupat, menyatakan jenis relasi.
d. Garis, penghubungan antara relasi dengan entity dan antara entity
denganattribute.
Dalam merancang sistemdatabase derajat relasi atau hubungan antar tabel
menunjukkan jumlah maksimum record suatu entity ber-relasi dengan
2.6.6 Jenis Hubungan Antar Tabel
Jenis hubungan antar tabel dalam model database didefinisikan dengan
hubungan satu ke satu (One to One), satu ke Banyak (One to Many), banyak ke satu
(Many to One), banyak ke banyak (Many to Many).
a. Relasi Satu ke Satu (One to One)
Artinya saturecord padaentity A ber-relasi paling banyak satu record
juga pada entity B, begitu juga sebaliknya satu record pada entity B,
ber-relasi paling banyak satu record denganentity A. Dalam diagram
E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1.
b. Relasi Satu ke Banyak (One to Many)
Artinya satu record pada entity A ber-relasi dengan beberapa record
pada entity B, tapi tidak sebaliknya setiap record pada entity B
ber-relasi paling banyak saturecord denganentity A. Dalam diagram E-R
relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan
huruf M atau N untuk menyatakan banyak.
c. Relasi Banyak ke Satu (Many to One)
Jenis relasi ini adalah kebalikan dari relasi satu ke banyak, dimana
setiap record pada entity A hanya dapat ber-relasi paling banyak 1
record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, saturecord pada entity B
dapat ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Dalam
diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk
29
d. Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)
Artinya beberapa record pada entity A dapat ber-relasi dengan
beberapa record pada entity B, begitu juga sebaliknya beberapa
record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record pada
entity A.. Dalam diagram E-R relasi ini disimbolkan dengan huruf M
atau N untuk menyatakan banyak.
2.6.7 Jenis-Jenis Kunci (Key)
Setiap file terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang
dapat mewakilirecord, ada empat macam attributekunci antara lain :
1. Kunci Kandidat (Candidat Key)
Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah
record disebut candidate key. Attribute ini mempunyai nilai yang unik
pada hampir setiap recordnya. Fungsi dari candidate key ini adalah
sebagai calonprimary key.
2. Kunci Utama(Primary Key)
Primary key merupakan candidate key yang telah dipilih untuk
mengidentifikasi setiaprecord secara unik. Primary key harus merupakan
field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL.
3. Kunci Alternatif(Alternate Key)
Alternate Key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary
key. Misalnya dalam suatu entity terdapat dua field yang bisa dijadikan
field yang dipilih disebut primary key, sedangkan field yang tidak dipilih
disebut denganalternate key.
4. Foreign Key
Apabila sebuah primary key terhubungan ke table atau entity lain, maka
keberadaanprimary key padaentity tersebut disebut sebagaiforeign key.
2.7 SistemClient-Server
Konsep Jaringan client-server membedakan dengan jelas kedudukan suatu
komputer, mana yang dapat memberikan layanan jaringan atauserver dan mana yang
hanya meminta layanan atau client. Untuk dapat saling berkomunikasi antara server
dan client, maka digunakan suatu aplikasi jaringan yang dinamakan client-server
program, dimana server menggunakan aplikasi jaringan yang disebut server
program, sementara client menggunakan client program untuk dapat berkomunikasi
denganserver programpadaserver.
Beberapa sifat dariclient-serverdiantaranya sebagai berikut :
a. Server danClient berada pada posisi serta proses yang berbeda.
b. ServerdanClientdapat dijalankan pada mesin yang sama atau berbeda.
c. Setiap proses dapat menyembunyikan informasi tersendiri.
d. Komunikasi yang dilakukan bisa bersifat protokolpeer to peer.
Koneksitasclient ke Server :
31
b. Serverharus menentukanportuntuk koneksi yang masuk.
c. Client harus mengetahui nama host dari server beserta port yang
digunakan untuk koneksi.
d. Client mengirim pesan ke server untuk melakukan suatu pekerjaan
(task).
Gambar 2.3 Model Jaringan Client Server
2.8 SoftwarePendukung
2.8.1 Delphi 7.0
Borland Delphi merupakan program aplikasi database berbasisObject Pascal
yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa
pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat
lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta pemrograman yang
terstruktur. Keunggulan lain dari delphi adalah dapat digunakan untuk merancang
program aplikasi yang memiliki tampailan seperti program aplikasi lain yang berbasis
Delphi tidak hanya dapat mengakses database seperti Paradox, xBase, Ms.
Access tetapi dapat juga mengakses database lainnya seperti Oracle, Sybase,
Interbase, DB2, MySQL dan lain-lain.
IDE ( Integrated Development Environment ) adalah sebuah lingkungan yang
berisi tool-tool yang diperlukan untuk desain dan menjalankan aplikasi. Pada
program delphi IDE ( Integrated Development Environment ) terdiri atas Main
Window, Component pallete, Toolbar, Form Designer, Code Editor, Code Explorer
dan Object Treeview.
2.8.2 MySQL 4.0.21
MySQL adalah sebuah sistem manajemendatabase yang bersifatopen source.
MySQL juga merupakan relational database management system (RDBMS) yang
didistribusikan secara grafis oleh sebuah lisensi GPL(general public licenci), dimana
setiap orang bebas menggunakan MySQL, tapi tidak boleh dijadikan produk turunan
yang bersifatclose source atau komersial.
MySQL menggunakan bahasa standar SQL (Structure Query Language)
sebagai bahasa interaktif dalam mengolah data, karena pada dasarnya MySQL
merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database SQL (structured query
language). SQL adalah sebuah konsep pengoprasian database untuk pemilihan dan
pemasukkan data yang memungkinkan pengoprasian data dikerjakan dengan mudah
secara otomatis.MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkandatabase server
lainya dalam query data, karena dengan MySQL kita dapat mengetahui cara kerja
33
maupun program aplikasi database server. Selain itu, sebagai suatu database server
MySQL memiliki sebuah konsep database modern, dimanaMySQL memiliki banyak
keistimewaan antara lain portabilitas, opensource, multiuser, performance training,
client and tool dan masih banyak lagi. Kelebihan-kelebihan lain yang dimiliki oleh
MySQL adalah :
1. Dengan adanya fitur tambahan Query Chacing pada MySQL 4.0, kinerja
query secara umum akan naik rata-rata 200% dari kinerja biasanya.
2. Dengan konsep open source siapapun dapat berpartisipasi dalam
mengembangkan MySQL dan hasil penembangan itu dapatdiserahkan
kepada umum atau kepada komunitasOpen Source.
3. MySQL telah digunakan untuk mengeloladatabase dengan jumlah 50 juta
record. Bahkan MySQL sanggup mengelola 60.000 tabel dengan jumlah
baris 5.000.000.000. MySQL juga Mendukung penggunaan index hingga
32 index pertabelnya, dimana setiap index terdiri dari 1 hingga 16 kolom
kriteria.
4. MySQL menerapkan sistem keamanan dan ijin akses tingkat lanjut,
termasuk dukungan keamanan dengan pengacakan lapisan data (SSL
transport layer encryption). Bahkan pada MySQL 4.0 dapat diterapkan
pembatasan penggunaan sumberdaya server berdasarkan penggunaan
per-user. Adanya tingkatan user dan jenis akses yang beragam dapat
memberikan batasan akses berdasarkan lokasi pengakses, dan terdapatnya
5. MySQL mendukung peritah-peritah ANSI SQL 99 dan beberapa perintah
database alternative lainnya sehingga mempermudah untuk beralih dari
dan keMySQL.
6. MySQL dapat dijalankan dibeberapa sistem operasi yang berbeda, seperti
Linux, Microsoft Windows, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS, HP-UX, AIX,
35 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh kedalam komponen-komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi
dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikan. Hal-hal yang dilakukan pada tahap analisis sistem ini adalah analisis
prosedur sistem yang sedang berjalan, analisis aliran informasi, analisis pengkodean,
analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan
non-fungsional.
3.2.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Saat ini sistem pengolahan data administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari masih
menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell sehingga data-datanya masih
belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan
karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Pengolahan data
dalam bentuk berkas masih dimungkinkan hilang dan terjadinya penumpukan berkas
dilemari penyimpanan yang menyebabkan berkas tersebut rusak, serta lamanya waktu
yang dibutuhkan untuk mencari data karena banyaknya berkas yang disimpan dilemari
penyimpanan menjadi kendala yang dihadapi oleh divisi tata usaha dan divisi keuangan
3.2.2 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan penguraian untuk memahami seluruh informasi
yang terdapat pada suatu permasalahan, menganalisa permasalahan untuk mengetahui
apa yang sedang terjadi dan memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk
memecahkan masalah. Analisis prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan
akan digambarkan dalam bentok flowmap. Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi, sistem yang ada saat ini memiliki empat prosedur yaitu prosedur
penerimaan siswa baru, prosedur pembagian kelas dan wali kelas, prosedur penilaian
dan prosedur pembayaran iuran.
1. Prosedur penerimaan siswa baru
a. Calon siswa baru mengambil formulir dipanitia penerimaan siswa
baru.
b. Setelah mengisi formulir, calon siswa baru mengembalikan formulir
tersebut ke panitia penerimaan siswa baru disertai beberapa
persyaratan, diantaranya Surat Tanda Tamat Belajar asli, fotocopy
Surat Tanda Tamat Belajar dilegalisir, hasil evaluasi atau danun asli,
fotocopy hasil evaluasi atau danun dilegalisir, surat kelakuan baik,
fotocopyakta kelahiran dan photo berwarna berukuran 3x4.
c. Panitia menerima kemudian memeriksa kelengkapan isi formulir
pendaftaran. Apabila perasyaratan masih belum lengkap, maka
formulir tersebut dikembalikan kepada calon siswa baru untuk
37
panitia akan langsung mencatat dan menyimpan formulir pendaftaran
tersebut untuk proses seleksi penerimaan siswa baru.
d. Panitia melakukan seleksi penerimaan siswa baru.
e. Hasil seleksi diserahkan oleh panitia penerimaan siswa baru ke bagian
Kesiswaan untuk dicatat dan dibuatkan laporan pengumuman data
siswa yang diterima dan tidak diterima.
f. Sebelum mengumumkan hasil seleksi, Kesiswan menyerahkan laporan
siswa yang diterima dan tidak diterima kepada kepala sekolah untuk
disetujui dan ditanda tangan.
g. Kesiswaan mengarsipkan laporan data siswa diterima dan tidak
diterima.
Siswa
& Persyaratan
7
Panitia Penerimaan Siswa Baru Isi Formulir & Persyaratan
STTB Asli Data Siswa Pengumuman Siswa Diterima Siswa tidak Diterima
Arsip
Pengumuman Siswa Tidak Diterima & di ACC
Catat Siswa Diterima & di ACC
ACC
Keterangan : 1. STTB Asli
2.FotocopySTTB dilegalisir 3. Hasil evaluasi (Danun) asli
4.FotocopyHasil evaluasi (Danun) dilegalisir 5. Surat kelakuan baik
6.Fotocopyakta kelahiran 7. Photo 3 x 4
1
Pengumuman Siswa Tidak Diterima & di ACC
39
2. Prosedur pembagian kelas dan wali kelas
a. Pembagian kelas dan wali kelas dilakukan oleh Kesiswaan
b. Kesiswaan menerima data siswa dan data guru, kemudian Kesiswaan
membagi kelas berdasarkan jumlah siswa dan jumlah kelas yang
tersedia serta daya tampung kelas, setelah itu Kesiswaan membagi
wali untuk masing-masing kelas.
c. Kesiswaan membuat laporan data kelas beserta wali kelasnya untuk
diserahkan dan disetujui oleh kepala sekolah.
d. Kesiswaan mengumumkan data kelas dan wali kelas kepada siswa dan
Kepala Sekolah
Daftar Hadir
3 2
Laporan Data Kelas & Wali Kelas Di ACC
3 2
Laporan Data Kelas &
Wali Kelas
Daftar Hadir
3
Data Siswa Pembagian
Data Kelas &
Wali Kelas Data Kelas
1
Arsip
Pembuatan Laporan Data Kelas
& Wali Kelas Laporan Data Kelas &
Wali Kelas
1
Data Kelas & Wali Kelas
Pembuatan Daftar Hadir &
Daftar Nilai Data Kelas &
Wali Kelas
Arsip
Daftar Nilai
3 2
Laporan Data Kelas & Wali Kelas Di ACC
1
Daftar Hadir Daftar Nilai
Di ACC Laporan Data
Kelas & Wali Kelas Di ACC Laporan Data
Kelas & Wali Kelas Di ACC
Penggandaan Daftar Hadir & Daftar Nilai
2
Daftar Nilai Di ACC
2
Arsip
Daftar Hadir Di ACC
Pembuatan Laporan Data Guru & Penggandaan
Laporan Data Guru
1
Catat Data Guru & Data Siswa
1
41
3. Prosedur penilaian siswa
a. Guru memberikan ulangan harian, UTS dan UAS kepada siswa.
b. Guru menilai ulangan harian, UTS dan UAS siswa
c. Guru mengolah nilai ulangan harian, UTS dan UAS menjadi nilai
akhir dan menggandakanya untuk diserahkan kepada wali kelas
masing-masing siswa dan Kesiswaan.
d. Wali kelas memasukan nilai kedalam raport siswa.
e. Raport siswa diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditanda tangan
kemudian diserahkan lagi kepada wali kelas.
f. Raport diserahkan kepada siswa
Gambar 3.3FlowmapPenilaian Siswa
4. Prosedur pembayaran iuran
b. Setelah kartu di tanda tangan oleh kepala sekolah kartu iuran
dibagikan kepada siswa.
c. Setiap melakukan pembayaran, kartu iuran diserahkan kepada petugas
BP3 untuk dicap dan ditanda tangan kemudian diserahkan lagi kepada
siswa.
d. Petugas BP3 mencatat dan menggandakan data siswa yang sudah
membayar iuran bulanan kemudian menyerahkan ke bendahara
sekolah.
e. Bendahara sekolah mencatat data siswa yang sudah membayar iuran
bulanan kemudian mengarsipkannya.
f. Bendahara sekolah membuat laporan data siswa yang sudah membayar
43
Gambar 3.4FlowmapPembayaran Iuran Siswa
3.2.3 Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras (hardware) di SMP Negeri 2 Kertasari :
1. Dua buah komputer yang terdapat di ruang tata usaha dengan spesifikasi
sebagai berikut :
a. Processor : Intel Pentium 4 2.26 GHz
b. Harddisk : 20 GB
c. Memory : 128 Mb
d. Monitor : 15 inchi
f. Keyboard
2. Printer satu buah yang terdapat di ruang tata usaha.
Sedangkan perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan sistem informasi administrasi ini adalah empat buah komputer
masing-masing satu sebagai komputer server dan tiga sebagai komputer client,
dengan ketentuan :
1. Komputerserverdengan spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor : minimal 2.26 GHz
b. Harddisk : minimal 80 GB
c. Memory : minimal 256 Mb
d. Monitor : minimal 15 inchi
e. Mouse
f. Keyboard
2. Komputerclientdengan spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor : minimal 1.8 GHz
b. Harddisk : 20 GB
c. Memory : 128 Mb
d. Monitor : 15 inchi
e. Mouse
f. Keyboard
Berdasarkan analisis perangkat keras (hardware), saat ini perangkat keras
45
Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari, sehingga perlu
menambah dua buah komputer dan satu buah printer, serta untuk kebutuhan jaringan
maka diperlukan beberapa perangkat keras (hardware) sebagai berikut :
a. Switch : 8 port 1 buah
b. LAN Card : 10/100 4 buah
c. Kabel UTP
d. RJ-45
Setelah melakukan analisis perangkat keras (hardware) dan berdasarkan
ketentuan diatas, pihak sekolah menyetujui untuk menambah perangkat keras
(hardware)tambahan yang diusulkan
3.2.4 Analisis Perangkat Lunak
Sistem operasi yang digunakan di SMP Negeri 2 Kertasari adalah Microsoft
Windows XP dan Microsoft Office. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi
Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari yang diusulkan hanya
menambahkan perangkat lunak Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dan MySQL
4.0.21 untuk DBMS. Perangkat lunak diatas sudah cukup memadai didalam
pengolahan data administrasi dan pengolahan data lainnya yang diperlukan.
3.2.5 AnalisisUser
Analisis user dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user atau pengguna
yang terlibat dalam pengolahan data beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui
1. WKS. Kesiswaan
Nama : Ruspandi
NIP : 132 117 896
Pendidikan : Diploma
Sistem operasi yang digunakan :Windows XP
Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell
2. WKS. Kurikulum
Nama : Dindin Samsudin, S.Pd.
NIP : 131 766 349
Pendidikan : Sarjana
Sistem operasi yang digunakan :Windows XP
Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell
3. Tata Usaha
Nama : Usep
NIP : 130 929 381
Pendidikan : Sekolah Menengah Atas
Sistem operasi yang digunakan :Windows XP
Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell
4. Guru
Sistem operasi yang digunakan berbasisWindowssepertiWindows XP dan
47
Dari data keseluruhan, pada dasarnya user yang ada di SMP Negeri 2
Kertasari sudah terbiasa menggunakan komputer, dimana sistem operasi yang
digunakan berbasis Windows seperti Windows XP serta menguasai perangkat kerja
sepertiMicrosoft WorddanMicrosoft Excel.
3.2.6 Analisis Jaringan
Analisis denah ruangan dan letak komputer dimaksudkan untuk memudahkan
dalam menggambarkan jaringan yang akan dibangun di SMP Negeri 2 Kertasari.
Jaringan ini berfungsi sebagai penghubung antara komputer yang satu dengan
komputer lain yang ada di setiap ruangan.
W
K
S
.
K
e
s
is
w
a
a
n
K
o
m
p
u
te
r
Gambar 3.5 Denah dan Letak Komputer di SMP Negeri 2 Kertasari
Berdasarkan analisis denah dan letak komputer di SMP Negeri 2 Kertasari
tidak ada perubahan pada letak komputer, hanya perlu menambahkan beberapa
W
K
S
.
K
e
s
is
w
a
a
n
Gambar 3.6 Jaringan Komputer di SMP Negeri 2 Kertasari
3.2.7 Analisis Pengkodean
Pengkodean yang ada di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari:
1. Pengkodean Nomor Induk Siswa (NIS)
Pengkodean nomor induk siswa di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari 9
digit, berikut contoh untuk pengkodean Nomor Induk Siswa (NIS) :
Contoh : 050607001
2. Pengkodean Nomor Induk Pegawai (NIP)
Nomor Induk Pegawai (NIP) ditetapkan oleh Badan Administrasi Pegawai
Negeri Sipil (BAKN). NIP diberikan kepada setiap Calon Pegawai Negeri
49
Pegawai Negeri Sipil (BAKN) untuk pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS). Berikut contoh pengkodean untuk (NIP) :
Contoh : 999999999
3. Pengkodean Kelas
Pengkodean kelas di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari 2 digit yaitu :
Contoh : 7A
3.2.8 Analisis Basis Data
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu cara untuk
mengolahdatabase sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antarfile, teknik
ini dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya redudansi data atau sejenisnya.
Untuk lebih jelasnya bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem
Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat dilihat pada
Kelas
Memiliki Bertanggung Jawab
kelas
Gambar 3.7Entity Relationship Diagram
Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari
3.2.9 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional merupakan proses analisis secara detail
terhadap fakta atau data yang diperoleh dari proses sebelumnya dengan menggunakan
prosedur dan peralatan analisis sistem terstruktur. Dalam tahapan ini diharapkan
dapat mencapai beberapa tujuan yaitu dapat menggambarkan sistem informasi yang
ideal, membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya dan memberi dorongan kepada pemakai atau
51
3.2.10 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram alur data untuk menggambarkan ruang
lingkup dari suatu sistem. Diagram konteks memiliki tingkatan tertinggi dari DFD
yang memberikan gambaran tentang keseluruhan proses yang ada didalam sistem,
baik itu prosesinputkedalam sistem atau prosesoutputdari sistem.
Gambar 3.8 Diagram Konteks
Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari
3.2.11Data Flow Diagram(DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data.Data Flow
Diagram(DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
