Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Paulinne Vanessa Putri NIM. 10508384 Yostyo Siswantoro NIM. 10508414
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i
curahan rahmat dan kasih-Nya sehingga penyusunan laporan ini dapat selesai
dengan baik dan kami berharap laporan ini berguna kepada semua yang membaca
laporan ini. Dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan Kerja Praktek (KP) yang
sangat besar dan permintaan Dosen yang terus meningkat, maka pembuatan
laporan ini agar dapat dipahami oleh Dosen dan Perusahaan yang kami tempati
dalam Kerja Praktek (KP) agar bisa menilai dengan lebih baik.
Penyusunan laporan ini mengacu kepada laporan PKL “Sistem Informasi
Training Karyawan Jaringan“ yang sedang kami jalankan sesuai dengan kenyataan data yang ada. Apabila ada yang terlewatkan dari itu harap dimaklumi
oleh Dosen dan Perusahaan yang kami tempati.
Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mendapat dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Pada kesempatan ini
penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang tulus kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.sc., selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia.
2. Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Bpk. Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi.
4. Ibu Novrini Hasti, S.Si., M.T., selaku Ketua Panitia Kerja Praktek.
5. Ibu Citra Noviyasari, S.Si., M.T., selaku Pembimbing Jurusan Kerja
Praktek dan Dosen Wali.
6. Bpk. Dadan Kusnandar, selaku Pembimbing Lapangan dalam penyusunan
laporan KP di PT. Daya Adira Mustika Cibeureum Bandung.
7. Bpk. Cecep Iwan Moch. Irfan, selaku Pembimbing Lapangan dalam
penyusunan laporan KP di PT. Daya Adira Mustika Cibeureum Bandung.
ii
berusaha menyelesaikan laporan ini. Maka untuk kritik dan saran sangat penulis
harapkan demi kemajuan di masa mendatang.
Kami juga berharap semoga laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi
kami khususnya dan bagi pembaca umumnya. Terimakasih atas segala dukungan
dan perhatian.
Bandung, Oktober 2011
iii
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR SIMBOL ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 3
1.2.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 4
BAB II. LANDASAN TEORI... 5
2.1 Pengertian Sistem ... 5
2.1.1 Elemen Sistem ... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 9
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 11
2.2 Pengertian Informasi ... 14
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 15
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 16
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 16
2.4.2 Alat Bantu Analisis ... 18
2.5 Pengertian Training / Pelatihan ... 22
2.6 Tujuan dan Manfaat Training / Pelatihan ... 23
BAB III. PROFIL PERUSAHAAN ... 25
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 25
iv
4.1.1 Analisis Dokumen ... 30
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 32
4.1.2.1 Flow Map ... 32
4.1.2.2 Diagram Kontek ... 34
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 35
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan... 36
4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 36
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 37
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 37
4.2.2.1 Flow map ... 37
4.2.2.2 Diagram Kontek ... 41
4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 41
4.2.2.4 Kamus Data ... 41
4.2.3 Evaluasi terhadap Sistem yang Sedang Diusulkan / Dirancang... 44
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 45
5.1 Kesimpulan ... 45
5.2 Saran ... 46
1
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Sarana transportasi pada saat ini sangatlah beragam, yang sifatnya bisa
digolongkan antara transportasi umum dan transportasi pribadi. Transportasi
umum adalah transportasi yang digunakan oleh masyarakat umum yang sifatnya
mengangkut banyak penumpang. Jenis dari transportasi ini diantaranya adalah
kereta (lokomotif), bus, angkutan kota (angkot), bemo, bajaj, dan pesawat.
Sedangkan transportasi pribadi adalah transportasi yang dimiliki oleh seseorang
dimana dapat pula dimanfaatkan untuk berbisnis atau dipakai untuk keperluannya
sendiri seperti pergi berbelanja, mudik, ataupun, pergi ke kantor dan ke
tempat-tempat yang lain. Jenis kendaraan pribadi biasanya seperti mobil, motor, bahkan
pesawat jet maupun kapal pesiar. Untuk pembeda yang mana antar kendaraan
umum ataupun kendaraan pribadi, biasanya dilihat dari bentuk, plat nomor, dan
jenis kendaraan.
Transportasi pribadi saat ini sudah banyak dimiliki oleh masyarakat yang
berkecukupan dalam hal ekonomi. Dapat dikatakan seperti itu, karena harga dari
misal mobil ataupun motor untuk dimiliki pribadi tergolong mahal. Untuk
mendapatkan sebuah jenis kendaraan, kita harus mendatangi sebuah dealer
ataupun main dealer dan melakukan pembelian disana, bisa dengan cara mencicil
(kredit) maupun tunai.
Dealer maupun Main Dealer harus memiliki pegawai yang dapat bekerja
secara ahli dalam menangani pembeli suatu kendaraan, sehingga penjualan pun
menjadi lancar dan masyarakat yang melakukan pembelian merasa puas. Dalam
pelayanan kepada masyarakat ini tentunya tidak lepas dari sebuah Sistem yang
membantu memperlancarnya. Sistem yang dibuat selayaknya dapat digunakan dan
dapat dimengerti oleh pegawai yang bekerja. Jika suatu pegawai tidak dapat
meggunakan sistem yang berjalan, adakalanya perusahaan tersebut mampu
Pada PT. Daya Adira Mustika yaitu sebuah perusahaan Main Dealer motor
Honda, Training Karyawan dilakukan setiap bulan yang berguna agar pegawainya
lebih mengerti pada pekerjaannya disamping dapat menggunakan sistem yang
sedang berjalan. Selain itu training ini bersifat terpusat yang artinya dilakukan di
Main Dealer. Prosedur pendaftaran Training Karyawan pun pastinya juga
menggunakan Sistem Informasi dan Database. Namun dalam pendaftaran ini,
pegawai yang akan mengikuti training harus mendaftarkan atau mengajukannya
kepada Admin di bagian masing-masing dimana ia bekerja yang kemudian Admin
akan membuatkan Laporan Pengajuan jika seluruh pegawai yang mengajukan
training telah terkumpul, kepada Main Dealer yang nantinya Laporan tersebut
akan terkirim otomatis ke Admin bagian masing-masing di Main Dealer untuk
diproses lebih lanjut. Hal ini, membuat kami untuk mengajukan sebuah usulan
agar sekiranya dapat mempercepat proses pendaftaran Training Karyawan dimana
usulan ini kami dapat dari pembelajaran di kampus.
Main Dealer pada PT. Daya Adira Mustika memiliki Dealer-Dealer yang
membantu dalam penjualan maupun service atau pelayanan kepada customer.
Dealer ini biasa disebut juga dengan Jaringan yang mengacu kepada cabang dari
Kantor pusatnya yaitu Main Dealer. Pada proses Training Karyawan yang telah
secara singkat diuraikan di atas, Karyawan di setiap Dealer atau Jaringan dari
Main Dealer, mengikuti Training yang dipusatkan di Main Dealer tersebut dengan
menggunakan sistem informasi dan database agar mempermudah dalam proses
pendaftarannya yang juga bertujuan untuk mengurangi banyaknya peng-input-an
data karyawan.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk melakukan
penganalisisan dan perancangan usulan di dalam Praktek Kerja Lapangan sebuah
proses Pendaftaran Training Karyawan Jaringan dengan mengambil judul Laporan
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Dari uraian latar belakang diatas, dapat diidentifikasikan bahwa dalam
melakukan Training Karyawan pada PT. Daya Adira Mustika, para karyawan
yang bersangkutan tidak terlibat secara langsung dalam pendaftaran training,
maka dari itu penulis bermaksud untuk membuat rancangan sistem usulan dimana
pegawai yang mengajukan training di suatu Dealer langsung dapat berhubungan
dengan Main Dealer secara online dengan pengaksesan sebuah akun.
1.2.2 Rumusan Masalah
Dalam pembahasan laporan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis
memberikan rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan yang sedang
berjalan pada PT. Daya Adira Mustika.
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan yang
diusulkan kepada PT. Daya Adira Mustika.
1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Maksud dilakasanakannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah untuk
mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dan dipraktekan
di lapangan selain itu untuk melihat kenyataan yang ada di lapangan seperti apa,
sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Untuk mengetahui alur proses dari pelatihan karyawan jaringan di PT. Daya
Adira Mustika
2. Untuk melakukan pembuatan dokumentasi atau laporan spesifikasi sistem
yang telah dibuat sebelumnya oleh PT. Daya Adira Mustika
1.4 Batasan Masalah
Agar masalah yang diteliti tidak keluar dan menyimpang maka diperlukan
adanya suatu batasan masalah. Penulis membatasi masalah mengenai Training
1. Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan.
2. Mempercepat dan mempermudah proses pendaftaran training karyawan.
1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Lokasi kerja praktek berada di PT. Daya Adira Mustika dengan alamat Jl.
Raya Cibeureum No. 26 - 28, Bandung. Jadwal kerja praktek ini dilakukan
dimulai dari tanggal 4 Juli 2011 sampai dengan 29 Juli 2011. Jam kerja setiap hari
5
2.1. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana
suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan
yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh
umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa
elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga
membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu
rakyat yang berada di negara tersebut.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam
forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan
pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam
pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang
memiliki hubungan di antara mereka.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai
suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang
terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum,
yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Pengertian Sistem menurut para ahli, yaitu sebagai berikut :
Menurut Gordon B. Davis ( 1984 ) :
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi
bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Raymond Mcleod (2001) :
Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga
membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.
Ludwig von Bartalanfy :
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Anatol Rapoport :
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
L. Ackof :
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
L. James Havery :
Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
John Mc Manama :
Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang
saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai
C.W. Churchman :
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk
melaksanakan seperangkat tujuan.
J.C. Hinggins :
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
Edgar F. Huse dan James L. Bowdict :
Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan
dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu
bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
2.1.1. Elemen Sistem
Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen :
1. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda
fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem
tersebut.
2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan
objeknya.
3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan,
proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.
Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa
tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal
yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh
masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak
berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa
informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna,
misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat
berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas
pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,
keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan,
gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah
sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku
sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan
dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan
balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa
berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau
menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja
harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan
operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga,
karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem
komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan
manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila
perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat
I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem
komputer.
2. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan
luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian
harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan
hidup dari sistem .
4. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi
input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
2.1.3. Klasifikasi Sistem
1. Sistem Abstrak dan Fisik (Physical System)
a. Sistem Abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya : sistem agama.
b. Sistem Fisik : Sistem yang keberadaannya dapat dilihat secara fisik.
Misalnya : perusahaan, komputer.
2. Sistem Alamiah dan Buatan (Human Made System)
a. Sistem alamiah (natural system ) : Sistem yang terbentuk melalui proses
alami. Misalnya : sistem tatasurya, pencernaan.
b. Sistem buatan manusia : Sistem yang dirancang dan dibangun oleh
manusia yang melibatkan interaksi dengan mesin. Misalnya : sistem
produksi di pabrik.
3. Sistem Tertentu dan Tidak Tertentu (Probabilistic System)
a. Sistem tertentu (deterministic system) : Sistem yang cara beroperasinya
sudah dapat diprediksi, interaksi-interaksi didalamnya dapat dideteksi
dengan pasti dan outputnya dapat diramalkan. Misalnya : pengolahan data
(komputer)
b. Sistem tak tentu : Sistem yang output-nya tidak dapat diprediksi dengan
pasti karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup dan Terbuka (Open System)
a. Sistem tertutup : sistem yang tidak berhubungan dengan dunia luar dan
tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (bekerja secara otomatis).
Sebenarnya sistem tertutup tidak ada, yang ada adalah relatif tertutup.
b. Sistem terbuka : Sistem yang mempunyai hubungan dengan dunia luar dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan
Gambar 2.1. Sistem Tertutup
Sumber : http://file.upi.edu
Gambar 2.2. Sistem Relatif Tertutup
Sumber : http://file.upi.edu
Gambar 2.3. Sistem Terbuka
Gambar 2.4. Pengendalian Umpan Balik Sebuah Sistem
Sumber : http://file.upi.edu
Gambar 2.5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem / Systems Life Cycle
Perencanaan dimaksudkan kita sebagai peracang system mampu mengumpulkan
informasi tentang permasalahan atau kejadian yang ingin dikaitkan dengan system
tersebut, serta mulai menetukan kriteria dan pembatasan pemeceahan masalah
tersebut yang kemudian memberikan alternatif/solusi jalan keluarnya. Kemudian
analisis digunakan sebagai pusat proses pengembangan system, umumnya tahap
analisis dilakkan oleh tenaga ahli yang telah berpengalaman. Selanjutnya ke tahap
desain yakni mulai merancang dari apa yang telah disusun saat perancangan dan
setelah peng-analisisan oleh tenaga ahli berupa suatu sitem yang umumnya baru
dan kemudian baru dilakukan implementasi atau pelaksanaan dari system tersebut.
Apakah dari system tersebut telah baik, atau ada kekurangan akan diketahui
apabila system tersebut telah digunakan dan menghasilkan informasi bagi
penggunanya. Dan tahapan terakhir adalah proses perawatan, yakni setelah
ditemukan system yang terbaik yang minim dari kesalahan maka kita sebagai si
pembuat system mampu men-create atau merawat system tersebut agar tidak
terjadi kekeliruan dalam penggunaan system tersebut.
2.2. Pengertian Informasi
Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang
diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.
Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam
“pengetahuan yang dikomunikasikan”.
Informasi merupakan fungsi penting untuk membantu mengurangi rasa cemas seseorang. Menurut Notoatmodjo (2008) bahwa semakin banyak informasi dapat memengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya.
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting
Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain
yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi
penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan
datang.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan
informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau sebuah sistem terintegrasi
atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung
operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Menurut Robert A. Leitch :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi “
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan.
Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu
sebagai berikut:
1) Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari
metodologi yang digunakan).
Pendekatan klasik (classical approach) merupakan lawan dari pendekatan
terstruktur (structured approach). Metodologi pendekatan klasik
mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.
Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistern akan berhasil bila
mengikuti tahapan di system life cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek,
hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman
lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan
terinci. Orang yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970
muncul suatu pendekatan baru disebut dengan pendekatan terstruktur.
Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem
tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping
tetap mengikuti ide dari system life cycle.
2) Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran
yang akan dicapai).
Pendekatan sepotong (piecenteal approach) merupakan pendekatan
pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi
tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,
dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa
memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya
memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya
dengan pendekatan sistem (system approach) yang memperhatikan sistem
informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan
sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran
dari sistem informasi itu saja.
3) Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem).
Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan
naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan
klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem
disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah
data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan
menyusul mengikuti datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas
organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan
kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktrur.
Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga
dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah
informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen
terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul
mengikuti informasi yang dibutuhkan.
4) Pendekatan sistem-meyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari
cara mengembangkannya).
Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan
yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit untuk
Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistema yang
rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem
akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah
sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan,
mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.
5) Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang
dari teknologi yang akan digunakan).
Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan
menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini
banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat
berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.
Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika
untuk semua teknologi yang digunakan dan pcndekatan ini juga sulit untuk
dikembangkan, karena terlalu komplek.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan tekologi canggih
hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan
terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mcngikuti
kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan
berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti
perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak
cepat menjadi usang.
2.4.2. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah - langkah dan
urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis
dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan
menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap
mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu
2) Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan
struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara
keseluruhan. Diagram konteks ialah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD
yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan
lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks ini
dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan
keluaran yang dihasilkan oleh sistem.
3) Data Flow Diagram
DFD merupakan pengembangan dari diagram konteks yang menggambarkan
arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan penyimpanan data. Data
Flow Diagram adalah suatu sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan
untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan
proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan dari
pemakaian DFD adalah agar memudahkan pemakai/user yang kurang menguasai
bidang komputer. Proses data pada DFD merupakan sekumpulan program dapat
juga merupakan transformasi data secara manual.
4) Kamus Data
Kamus data atau systems data dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD
analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.
Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis
sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang
data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input,
merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang
hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang
struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD.
5) Perancangan Basis Data
Basisdata merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersamaan sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudansi) yang
tidak perlu untuk memenuhi berbagai keperluan dalam media penyimpanan
elektronik. Basis data merupakan komponen utama sistem informasi karena
semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basis data.
Pengelolaan basis data yang buruk dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data
penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam
pengambilan keputusan.
a) Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki
masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki
masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya merupakan
suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete),
pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel
dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level
normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk
tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal
ketiga.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah
sebagai berikut (Abdul Kadir, 2002: 54) :
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau
2. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom
bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang
berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks
dalam memberi nama kolom).
3. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam
bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai
sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
4. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam
bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki
ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
b) Tabel Relasi
Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya,
yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat
dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;
a. One-To-One (1 – 1)
Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan
hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.
b. One-To-Many (1 – )
Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat
dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.
c. Many-To-Many ( – )
Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa
2.5. Pengertian Training / Pelatihan
Menurut Nitisemito (1996:35), mendefinisikan pelatihan atau training sebagai
suatu kegiatan yang bermaksud untuk memperbaiki dan mengembangkan sikap,
tingkah laku ketrampilan, dan pengetahuan dari karyawannya sesuai dengan
keinginan perusahaan. Dengan demikian, pelatihan yang dimaksudkan adalah
pelatihan dalam pengertian yang luas, tidak terbatas hanya untuk mengembangkan
ketrampilan semata-mata.
Menurut Carrell dan Kuzmits (1982:282) mendefinisikan pelatihan sebagai proses
sistematis dimana karyawan mempelari pengetahuan (knowledge), ketrampilan
(skill), kemampuan (ability) atau perilaku terhadap tujuan pribadi dan organisasi.
Menurut Drummond (1990:63), "pelatihan berarti menuntun dan mengarahkan
perkembangan dari peserta pelatihan melalui pengetahuan, keahlian dan sikap
yang diperoleh untuk memenuhi standar tertentu.
Menurut Simamora (1999:345), pelatihan adalah serangkaian aktifitas yang
dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan pengalaman atau
perubahan sikap seseorang.
Mangkuprawira (2003:135) berpendapat bahwa pelatihan bagi karyawan adalah sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar karyawan semakin trampil dan mampu dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan semakin baik sesuai dengan standar. Dalam definisi lebih lanjut. Mangkuprawira memberikan perbedaan pada pengertian pelatihan dan pendidikan. Pelatihan lebih merujuk pada pengembangan keterampilan bekerja (vocational) yang dapat digunakan dengan segera, sedangkan pendidikan memberikan pengetahuan tentang subyek tertentu, tetapi sifatnya lebih umum, terstruktur untuk jangka waktu yang jauh lebih panjang.
Moekijat (1991:2) mendefinisikan pelatihan merupakan usaha yang bertujuan
untuk menyesuaikan seseorang dengan lingkungannya, baik itu lingkungan di luar
2.6. Tujuan dan Manfaat Training / Pelatihan
Menurut Carrell dan Kuzmits (1982 : 278), tujuan utama pelatihan dapat
dibagi menjadi 5 area:
1. Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan
teknologi.
2. Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten.
3. Untuk membantu masalah operasional.
4. Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi.
5. Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya
Menurut Procton dan Thornton (1983 : 4) menyatakan bahwa tujuan
pelatihan adalah:
1. Untuk menyesuaikan diri terhadap tuntutan bisnis dan operasional-operasional
industri sejak hari pertama masuk kerja.
2. Memperoleh kemajuan sebagai kekuatan yang produktif dalam perusahaan
dengan jalan mengembangkan kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dan sikap.
Manfaat yang diperoleh dari adanya suatu pelatihan yang diadakan oleh
perusahaan seperti yang dinyatakan oleh Flippo (1988:215) berikut ini yaitu :
Program-program pengembangan yang direncanakan akan memberikan manfaat kepada orang berupa peningkatan produktifitas, peningkatan moral, pengurangan biaya , dan stabilitas serta keluwesan (fleksibilitas) orang yang makin besar untuk menyesuaikan diri dengan persyaratan-persyararatan eksternal yang berubah. Program-program yang semacam itu juga akan membantu memenuhi kebutuhan perorangan dalam mencari pekerjaan yang bermakna bagi karir seumur hidup. Pelatihan berdampak luas terhadap pengolahan SDM karena adanya pengelolaan SDM yang baik akan lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan.
Hamalik (2001:13) mengatakan bahwa fungsi pelatihan adalah memperbaiki
kinerja (performance) para peserta. Selain itu pelatihan juga bermanfaat untuk
mempersiapkan promosi ketenagakerjaan pada jabatan yang lebih rumit dan sulit,
serta mempersiapkan tenaga kerja pada jabatan yang lebih tinggi yaitu tingkatan
Menurut Siagian (1998:184) pelatihan dapat membantu karyawan membuat
keputusan yang lebih baik, meningkatkan kemampuan di bidang kerjanya
sehingga dapat mengurangi stres dan menambah rasa percaya diri.
Adanya tambahan informasi tentang program yang diperoleh dari pelatihan
dapat dimanfaatkan sebagai proses penumbuhan intelektualitas sehingga
kecemasan menghadapi perubahan di masa-masa mendatang dapat dikurangi.
Keberhasilan suatu program pelatihan ditentukan oleh lima komponen
menurut As'ad(1987: 73) :
1. Sasaran pelatihan atau pengembangan : setiap pelatihan harus mempunyai
sasaran yang jelas yang bisa diuraikan kedalam perilaku-perilaku yang dapat
diamati dan diukur supaya bisa diketahui efektivitas dari pelatihan itu sendiri.
2. Pelatih (Trainer): pelatih harus bisa mengajarkan bahan-bahan pelatihan
dengan metode tertentu sehingga peserta akan memperoleh pengetahuan
keterampilan dan sikap yang diperlukan sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.
3. Bahan-bahan latihan: bahan-bahan latihan harus disusun berdasarkan sasaran
pelatihan yang telah ditetapkan.
4. Metode latihan (termasuk alat bantu): Setelah bahan dari latihan ditetapkan
maka langkah berikutnya adalah menyusun metode latihan yang tepat.
5. Peserta (Trainee): Peserta merupakan komponen vang cukup penting, sebab
25
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Pada tahun 1970, Bapak Raphael Adi Rachmat melalui perusahaannya yaitu
PD. Matras telah menjual sepeda motor Honda. Pada tahun 1972, PT. Astra
International menunjuk Raphael Adi Rachmat sebagai distributor sepeda motor
Honda, di wilayah Jabar.
Kemudian beliau mendirikan PD. Daya, dan menjual sepeda motor Honda
melalui 12 dealer yang tersebar di wilayah Jabar. Jaringan ini telah menjual
ratusan sepeda motor Honda per bulan pada tahun 70-an. Seiring dengan
berkembangnya bisnis sepeda motor, PD. Daya mengubah namanya menjadi PT.
Daya Adira Mustika (DAM) di tahun 1984.
Pada waktu itu PT. DAM mempunyai 30 dealer yang menjual ribuan sepeda
motor Honda perbulannya. Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada
konsumennya, PT. DAM telah memperluas jaringannya di Jabar. Sampai saat ini
jaringan PT. DAM telah mencapai 202 dealer, 520 AHASS dan 977 toko suku
cadang resmi.
PT. DAM juga telah membangun 3 buah sentra distribusi yang berlokasi di
Bandung, Karawang, dan Cirebon. Sebagai Main Dealer Distribusi Sepeda Motor
Honda, AHASS, dan suku cadang resmi, PT. DAM didukung oleh kurang lebih
660 karyawan dan teknologi informasi terkini.
Visi
1. Menjadi Main Dealer Sepeda Motor HONDA terbaik di Indonesia.
2. Kepada konsumen:
Menjadikan tiap pengguna sepeda motor Honda sebagai teman dan konsumen
seumur hidup.
3. Kepada market :
4. Kepada jaringan :
Membangun dan membina keluarga jaringan layanan solusi sepeda motor
Honda yang handal, bersemangat melayani, terpercaya, dan saling
menguntungkan.
5. Kepada masyarakat :
Ikut serta membantu membina lingkungan masyarakat yang cerdas secara
emosional, spiritual, dan intelektual.
Misi
1. Menjadikan setiap pelanggan HONDA sebagai “Pelanggan Seumur Hidup”
2. Membangun dan memelihara “Jaringan HONDA yang Handal, Bersemangat
Melayani, dan Menguntungkan”
3. Senantiasa mengupayakan “Manusia dan Proses yang Unggul”
4. Terlibat dalam “Pengembangan Komunitas Sosial”
Nilai – Nilai Inti
1. Fokus kepada pelanggan
2. Jujur dan berintegrasi tinggi
3. Anggota tim atau jaringan yang kompeten, bersemangat melayani dan
menyenangkan
4. Sistem layanan dan operasional yang unggul
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi pada perusahaan PT. Daya Adira Mustika
dimana struktur organisasi tersebut hanya menampilkan susunan organisasi dari
Information Technology Department. Struktur organisasi ini masih berlaku hingga
[image:32.595.113.568.256.487.2]tahun berjalan saat ini yaitu tahun 2011.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan
3.3. Deskripsi Kerja
Uraian perkerjaan merupakan suatu rincian yang menunjukan posisi,
tanggungjawab, wewenang, fungsi, dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh
personil di dalam organisasi. Adapun uraian tugas dari bagian-bagian pada
tempat PKL adalah sebagai berikut:
1. General Support, memiliki tugas dan wewenang :
a. Menduduki level Up Management, sebagai kepala divisi dan membawahi
Department.
c. Mengkordinasi bawahan.
2. InformationTechnology, memiliki tugas dan wewenang :
a. Menduduki sebagai kepala Department.
b. Mengarahkan, mengontrol, dan mengatur anggota tim pengembangan sistem
lainnya.
c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan di
lakukan.
3. IT Operation, memiliki tugas dan wewenang :
a. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
manajemen dan pemakai sistem.
b. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (Progress Report).
4. Business Solution Analyst, memiliki tugas dan wewenang :
a. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desain
sistem dan penerapannya.
b. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
5. Head Development, memiliki tugas dan wewenang :
a. Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta
mengontrol semua pelaksanaan / kegiatan.
b. Memberikan laporan-laporan kemajuan tim.
6. Technical Service, memiliki tugas dan wewenang :
a. Bertanggungjawab dengan pengadaan peralatan
7. Business System Analyst - Application, memiliki tugas dan wewenang:
a. Bertangggungjawab mendefinisikan masalah yang berhubungan dengan
pengembangan aplikasi perusahaan
b. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
8. Business System Analyst - System& Network, memiliki tugas dan wewenang:
a. Bertanggungjawab mendefinisikan masalah yang berhubungan dengan
pengembangan sistem dan network perusahaan.
9. Development, memiliki tugas dan wewenang :
a. Mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi
sistem.
10.Management Information System (MIS), tugas dan wewenang :
a. Bertugas untuk merencanakan, mengorganisasi, aktualisasi dan mengontrol
semua kegiatan yang memberikan report kepada setiap bagian.
11.Quality Assurance, memiliki tugas dan wewenang:
a. Bertugas untuk memonitoring standarisasi untuk pengembangan aplikasi.
12.Application Development, memiliki tugas dan wewenang:
a. Bertugas untuk pengembangan aplikasi.
30
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :
Menurut Mc Leod analisis sistem adalah suatu studi dari sistem yang telah ada
dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan
dari sistem yang telah ada. Menurut Pressman analisis sistem merupakan kegiatan
menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model
serta membuat spesifikasi sistem.
Sistem Informasi Training karyawan Jaringan di PT. Daya Adira Mustika
sudah baik karena sangat membantu para admin terutama admin dari Dealer /
Jaringan yang ada, mereka tidak perlu datang ke MainDealer untuk menyerahkan
surat pengajuan training melainkan sistem akan secara otomatis mengirim email
berupa surat pengajuan segera setelah admin menyimpan form pendaftaran
training yang telah diisi dengan data karyawan calon peserta training ke admin
perbagian di MainDealer dimana training tersebut akan dilaksanakan, begitu pula
dengan admin perbagian di Main Dealer. Namun dalam sistem yang sedang
berjalan saat ini, para karyawan yang bersangkutan tidak terlibat secara langsung
dalam pendaftaran training.
Pada bab ini penulis akan menganalisis, menggambarkan dan mengevaluasi
sistem informasi Training Karyawan Jaringan yang sedang berjalan dengan alat
bantu Flowmap, Diagram Kontek, dan Data Flow Diagram serta memberi usulan
untuk sistem yang telah ada saat ini.
4.1.1. Analisis Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi training karyawan
jaringan saat ini adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Form Biodata Peserta Training
Fungsi : untuk pendaftaran karyawan yang ingin mengikuti
Sumber : Karyawan
Tujuan : H123
Frekuensi : setiap ingin mengikuti training
Item data : Jenis Training yang Sedang Diikuti, Tanggal
Pelaksanaan Training, Nama Lengkap, Tempat
Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan Terakhir, Alamat
Rumah, Telepon/HP, Nama Dealer/AHASS, No.
Dealer/AHASS, Kota, Alamat Dealer/AHASS, Tlp.
Perusahaan, Tanggal Mulai Bergabung, Jabatan Saat
Ini, Menginap di Hotel, Jenis Training yang Pernah
Diikuti
b. Nama Dokumen : Laporan Pengajuan
Fungsi : untuk pengajuan kepada bagian-bagian dimana
training akan dilakanakan
Sumber : Sistem / Portal
Tujuan : MainDealer H123
Frekuensi : otomatisasi pengiriman setiap ada data-data peserta
training diinputkan / masuk ke sistem
Item data : Nama Peserta, Gender, Training yang Diikuti Saat
Ini, No. Identitas KTP/SIM, Jabatan, No. Tlp/HP,
Alamat email, Nama Perusahaan, Kota, Kode
Dealer/AHASS, No. Tlp Dealer/AHASS, Status
Perusahaan, Jumlah Peserta, Tgl. Pelaksanaan
Training
c. Nama Dokumen : Laporan Training
Fungsi : report status training bahwa training telah dilakukan
dan mencantumkan jumlah berapa orang yang telah
training dan berapa orang yang untraining
Sumber : H123
Tujuan : bagian percetakan
Item data : Nama Peserta, Gender, Training yang Diikuti Saat
Ini, No. Identitas KTP/SIM, Nama Perusahaan,
Kota, Kode Dealer/AHASS, No. Tlp
Dealer/AHASS, Nilai Training, Status Training
d. Nama Dokumen : Sertifikat
Fungsi : sebagai bukti telah melakuksn training dan
dicantumkan nilai hasil training
Sumber : bagian percetakan
Tujuan : karyawan training
Frekuensi : dicetak setiap pelaksanaan training selesai
Item data : -
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai analisis proses training
karyawan jaringan yang sedang berjalan di PT. Daya Adira Mustika.
4.1.2.1. Flow Map
Prosedur dari training karyawan jaringan adalah sebagai berikut
1. Admin Dealer / admin perbagian menginputkan data-data dari karyawan yang
mau mengikuti training serta mencantumkan training yang akan di ikuti ke
dalam draft form pendaftaran training dan langsung disimpan di Portal. Portal
adalah penamaan dari database dalam Sistem Informasi ini.
2. Setelah proses pendaftaran sistem akan secara otomatis membuat laporan
pengajuan training lalu mengirimkan email yang berisi pengajuan training ke
masing-masing bagian dimana training akan dilaksanakan.
Contoh : pada bulan Januari terdapat 7 karyawan baru, dimana 5 orang
karyawan mendaftar untuk mengikuti training, sedangkan 2 orang lainnya,
tidak mengikuti training. Dari 5 orang tersebut, 3 orang akan di training di
bagian HC3 dan 2 orang lainnya akan di training di bagian TS, maka email
yang berisi pengajuan traning akan terkirim ke masing-masing bagian secara
3. Admin dari masing-masing bagian pada Main Dealer dimana training akan
dilakukan menerima email berupa laporan pengajuan training karyawan.
4. Pelaksanaan Training
5. Karyawan yang telah di-training, akan diberikan status secara otomatis oleh
sistem bahwa telah mengikuti training. Contoh : Karyawan yang telah
mendaftar dan telah mengikuti training, statusnya tersebut akan secara otomatis
ter-update sesuai dengan tanggal kapan training di-set selesai.
6. Setelah status training karyawan ter-update dilakukan report status bahwa
training telah dilakukan oleh karyawan yang menghasilkan laporan training.
Dari contoh di atas, pada bulan Januari, karyawan baru terdapat 7 orang yang
diantaranya mengikuti training berjumlah 5 orang, dan yang belum berjumlah 2
orang, maka report atau laporan dari status training adalah 5 orang training dan
2 orang un-training.
7. Laporan training yang telah dibuat akan dijadikan bahan untuk pembuatan
sertifikat.
8. Sertifikat yang telah dibuat diberikan kepada karyawan yang telah mengikuti
training.
Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk
memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam
menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah
penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan
Gambar 4.1. Flowmap Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan
struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara
keseluruhan. Diagram konteks ialah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD
yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan
lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks ini
dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan
Untuk lebih jelasnya diagram konteks perancangan system yang berjalan
[image:40.595.111.515.164.293.2]dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 4.2. Diagram Konteks Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD merupakan pengembangan dari diagram konteks yang
menggambarkan arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan
penyimpanan data.Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah model
sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu
sama lainnya oleh aliran data.
Gambar 4.3. DFD Level 0 Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Sistem yang telah ada dan yang dipergunakan saat ini, sebenarnya sudah
cukup baik. Namun, pegawai yang mengajukan Training tidak terlibat langsung
ke dalam sistem, sehingga diperlukan sebuah akun untuk fasilitas mendaftar
Training bagi para pegawainya secara online. Di samping itu pula, agar lebih
mudah dan cepat untuk menyampaikan informasi apapun kepada para
pegawainya.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang
baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data
dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.
Menurut Jogiyanto. HM,(1991), dalam bukunya Analisis Dan Disain
Sistem, Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Yang dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi.
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat keras dari
suatu sistem.
Melihat dari analisis sistem training karyawan yang sedang berjalan, maka
penulis bermaksud untuk membuat rancangan sistem usulan dimana pegawai yang
mengajukan training di suatu Dealer langsung dapat berhubungan dengan Main
Dealer secara online dengan pengaksesan sebuah akun.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Sistem yang akan dibangun tentunya memiliki sebuah tujuan yang
memberikan manfaat lebih seperti kemudahan dan kecepatan dalam pemberian
informasi dimanapun dan kapanpun. Untuk perancangan sistemnya sendiri pun
perlu dilakukan analisis terlebih dahulu dan pembuatan suatu dokumentasi yang
berisikan mengenai usulan sistem yang diberikan sehingga kendala yang dihadapi
dapat dicegah bahkan diatasi. Dalam hal ini, pembuatan akun bagi para pegawai
perusahaan tersebut membutuhkan lebih banyak waktu.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur dimaksudkan untuk memberikan gambaran sistem
yang akan dibangun dan bagaimana sistem yang dikembangkan ini bekerja.
Berikut adalah langkah-langkah proses dari sistem Training Karyawan Jaringan
usulan kami :
4.2.2.1. Flow Map
Dibawah ini adalah flow map dari sistem informasi Training Karyawan
Prosedur Training Karyawan Jaringan adalah sebagai berikut :
1. Karyawan diberikan akun dimana nip karyawan sebagai user name dan
password ditentukan oleh mereka. Karyawan melakukan login untuk
mengaktifkan akun mereka.
2. Karyawan memilih opsi proses pendaftaran training yang nantinya akan
memunculkan form pendaftaran training.
3. Form pendaftaran tersebut perlu diisikan terlebih dahulu di dalam field yang
telah disediakan.
4. Setelah pengisian form dilakukan penyimpanan dan pengiriman dimana
pengiriman tersebut akan secara otomatis terkirim ke admin bagian
masing-masing di Main Dealer dimana training akan dilaksanakan. Contoh : pada
bulan Januari terdapat 7 karyawan baru, dimana 5 orang karyawan mendaftar
untuk mengikuti training, sedangkan 2 orang lainnya, tidak mengikuti training.
Dari 5 orang tersebut, 3 orang akan di training di bagian HC3 dan 2 orang
lainnya akan di training di bagian TS, maka form pendaftaran training yang
telah diisi akan terkirim ke masing-masing bagian secara otomatis oleh sistem
setelah penyimpanan data-data pendaftaran.
5. Form pendaftaran training yang telah diisi dan diterima oleh masing-masing
admin bagian di Main Dealer akan diberikan konfirmasi balasan ke karyawan
training mengenai disetujui atau tidaknya pendaftaran training tersebut.
6. Form pendaftaran training yang telah disetujui tersebut oleh admin perbagian
akan dibuatkan daftar karyawan yang mengikuti training dimana daftar
karyawan tersebut akan dijadikan acuan absensi training, penilaian dan
pembuatan sertifikat.
7. Daftar karyawan yang telah dibuat akan disimpan dan bila diperlukan akan
dicetak sebagai absensi saat training akan dilaksanakan.
8. Training dilaksanakan tepat pada waktunya di Main Dealer pada setiap
department.
9. Karyawan yang telah di-training, akan diberikan status secara otomatis oleh
mendaftar dan telah mengikuti training, statusnya tersebut akan secara
otomatis ter-update sesuai dengan tanggal kapan training di-set selesai.
10.Setelah status training karyawan ter-update dilakukan report status bahwa
training telah dilakukan oleh karyawan yang menghasilkan laporan training.
Dari contoh di atas, pada bulan Januari, karyawan baru terdapat 7 orang yang
diantaranya mengikuti training berjumlah 5 orang, dan yang belum berjumlah
2 orang, maka report atau laporan dari status training adalah 5 orang training
dan 2 orang un-training.
11.Laporan training yang telah dibuat akan dijadikan bahan untuk pembuatan
sertifikat.
12. Sertifikat yang telah dibuat diberikan kepada karyawan yang telah mengikuti
Melakukan Login
Portal Memilih Proses
Pendaftaran Training
Mengisi Field yang Disediakan Form Pendaftaran
Training
Menyimpan & Kirim Form isi secara Otomatis ke
Admin Bagian
Form Pendaftaran Training isi
Form Pendaftaran Training isi
[image:45.595.113.511.112.692.2]Memberi Konfirmasi ke Karyawan Training Form Konfirmasi Form Konfirmasi Membuat Daftar Karyawan Training Mencetak Daftar Karyawan Training Daftar Karyawan Training Daftar Karyawan Training Melakukan Training Auto-update Status Training Karyawan Mencetak Status Training Karyawan Lap. Training Membuat Sertifikat Sertifikat Sertifikat
4.2.2.2. Diagram Kontek
Gambar 4.5. Diagram Konteks Training Karyawan Jaringan yang Diusulkan
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Gambar 4.6. DFD Level Training Karyawan Jaringan yang Diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data atau systems data dictionary (DD) adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi.Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di
[image:46.595.113.569.327.599.2]1. Form Biodata Peserta Training
Nama Arus Data : Form Pendftrn Training
Alias : Form Pendftrn Training isi
Bentuk Data : Form
Arus Data : proses2_Karyawan Training, Karyawan Training_proses3,
proses3_portal, portal_proses4, proses4_Admin perbagian
di Main Dealer
Struktur Data : jns_training_yg_sdg_diikuti, tgl_plksnan_training,
nama_krywn,ttl, agama, pnddkn_terakhir, alamat_rmh,
tlp/hp, nama_Dealer/AHASS, No.Dealer/AHASS, kota,
alamat_Dealer/AHASS, Tlp. Perusahaan,
tgl_mulai_bergabung, jabatan, inap_hotel,
jns_training_yg_prnh_diikuti
2. Form Konfirmasi
Nama Arus Data : Form Konfirmasi
Alias : -
Bentuk Data : Form
Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses5,
proses5_portal, portal_proses6, proses6_Karyawan
Training
Struktur Data :nama_krywn, jns_training_yg_sdg_diikuti, keterangan,
tgl_training
3. Laporan Training
Nama Arus Data : Lap.Training
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen
Struktur Data : nama_krywn, gender, jns_training_yg_sdg_diikuti, nip,
nama_perusahaan, kota, kode_Dealer/AHASS, No.Tlp_
Dealer/AHASS, tgl_training, nilai_training,
status_training
4. Daftar Karyawan
Nama Arus Data : Daftar Karyawan
Alias : Dt. Karyawan Training
Bentuk Data : Dokumen
Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses7,
proses7_Portal, Portal_proses7,
Struktur Data : nama_krywn, nip, jns_training_yg_sdg_diikuti,
tgl_training
5. Data Login
Nama Arus Data : Dt. Login
Alias : Id, Password
Bentuk Data : Data
Arus Data : Karyawan Training_proses1, proses1_Portal,
Portal_proses2, proses2_Portal
Struktur Data : id, password
6. Sertifikat
Nama Arus Data : Sertifikat
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen
Arus Data : proses10_Karyawan Training
4.2.3. Evaluasi terhadap Sistem yang sedang Diusulkan/Dirancang
Sistem usulan yang penulis rancang diharapkan dapat lebih mempermudah
dan mengefektifkan dalam proses pendaftaran training. Pembuatan akun untuk
setiap karyawan diharapkan antara karyawan dari Dealer / Main Dealer dengan
Main Dealer dapat saling berhubungan dengan mudah serta dapat mempercepat
dalam penyampaian informasi tanpa batas jarak dan waktu. Dengan sistem yang
baru ini karyawan yang ingin mengikuti training dapat langsung mendaftarkan
dirinya dengan mudah melalui akun baru yang mereka miliki.
Untuk merealisasikan sistem usulan ini tentunya dibutuhkan waktu yang
banyak dan biaya yang tidak sedikit. Namun demi terbangunnya sistem yang lebih
45
5.1. Kesimpulan
Dalam melakukan kegiatan usahanya, PT. Daya Adira Mustika yang mana
merupakan perusahaan Main Dealer yang bergerak di bidang otomotif yaitu
penjualan kendaraan bermotor, memerlukan karyawan yang ahli dalam melakukan
kegiatan yang berhubungan dengan usaha tersebut. Sehingga untuk mendukung
agar tercapainya kinerja yang baik, perlu dilakukan training karyawan dimana
karyawan Dealer atau bisa disebut dengan karyawan Jaringan yang akan
mengikuti training, harus mendaftarkan atau mengajukannya kepada Admin di
bagian masing-masing dimana ia bekerja yang kemudian Admin akan
membuatkan Laporan Pengajuan jika seluruh pegawai yang mengajukan training
telah terkumpul, kepada Main Dealer yang nantinya Laporan tersebut akan
terkirim otomatis ke Admin bagian masing-masing di Main Dealer untuk diproses
lebih lanjut.
Pada sistem yang sedan
