LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Mata Kuliah Kerja Praktek
Jenjang Studi Strata 1 Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh : CHRISTIN FERAWATI
21107106
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
Dengan segala kerendahan hati, penulis panjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya penulis apat menyelesaikan laporan kerja
praktek ini, penulis mengambil judul kerja praktek ini adalah “Tinjauan Atas Sistem dan Prosedur Penggajian Pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat”.
Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada yang
terhormat para pembimbing di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) maupun di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat yang telah memberikan bantuan, bimbingan,
dukungan, serta pengarahan yang sangat bermanfaat bagi kelancaran dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.sc., Ak, sebagai Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.
2. Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra., S.E., M.Si., sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Sri Dewi Anggadini, S.E., M.Si., sebagai Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
4. Ony Widilestariningtyas, S.E., M.Si, sebagai Dosen Wali 3.Ak.3.
5. Siti Rahayu Kurnia, S.E., M.Ak., Ak sebagai Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengarahan kepada penulis tentang penyusunan Laporan kerja
praktek ini.
7. Ibu Ari dan Ibu Esti yang telah membantu penulis dalam melaksanakan Kerja
Praktek di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
8. Bapak Enan Sunanto yang telah banyak membantu penulis dalam
melaksanakan Kerja Praktek di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
9. Segenap staf dan pegawai PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat yang telah membantu penyusunan laporan kerja praktek ini.
10. Untuk mama dan kakakku tercinta yang telah memberikan doa, semangat dan motivasi dalam proses penyusunan Laporan kerja praktek ini hingga selesai. 11. Untuk kuchan yang telah memberikan semangat dan motivasi, sehingga
penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
12. Untuk sahabat-sahabatku yang telah banyak membantu, Mamih Rini, Friska, Ika, Cie, Yuyu dan Tina terima kasih atas kerja sama dan supportnya.
13. Untuk teman-teman yang telah memberikan semangat yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Dalam penulisan laporan kuliah kerja praktek ini, penulis menyadari masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari para pembimbing dan para pembaca. Penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.
Atas segala kekurangannya, penulis mohon maaf sebesar-besarnya.
Bandung, Desember 2009 Penulis,
Christin Ferawati NIM. 2.11.07.106
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...iv
DAFTAR TABEL ...vii
DAFTAR GAMBAR...viii
DAFTAR LAMPIRAN...ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek...1
1.5 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek...6
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat...8
2.2 Struktur Organisasi PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat ...14
2.3 Deskripsi Jabatan PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat...14
2.4 Aspek Kegiatan PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat...21
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek...25
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek...25
3.3 Pembahasan Kerja Praktek...26
3.3.1 Pengertian Sistem...26
3.3.2 Pengertian Prosedur...28
3.3.3 Pengertian Gaji...29
3.3.4 Hasil Pelaksanaaan Kerja Praktek...31
3.3.4.1 Sistem Akuntansi Baru...31
3.3.4.2 Prosedur...33
3.3.4.3 Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Bandung...34
3.3.4.6 Hambatan dalam Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api
(Persero) Kantor Pusat...45
3.3.4.7 Upaya dalam Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat...45
3.3.4.8 Dasar Kenaikan Gaji...46
3.3.4.9 Faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya Gaji/Upah...46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan...47
4.2 Saran...49
DAFTAR PUSTAKA...51
LAMPIRAN...52 RIWAYAT HIDUP
Kantor Pusat...34 Gambar 3.2 Sistem dan Prosedur Pengesahan Pembayaran pada PT. Kereta
Api (Persero) Kantor Pusat...43
Lampiran II Surat Pengantar Kerja Praktek dari PT. Kereta Api (Persero)
Kantor Pusat...53
Lampiran III Daftar Kehadiran Kerja Praktek...54
Lampiran IV Surat Keterangan Hasil Kerja Praktek dari Dosen Pembimbing...55
Lampiran V Surat Keterangan Hasil Kerja Praktek dari Pembimbing Perusahaan...56
Lampiran VI Struktur Organisasi PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat...57
Lampiran VII Bukti Jurnal Penggajian...58
Lampiran VIII Rekapitulasi Analisa Gaji Pegawai...60
Lampiran IX Daftar Pembayaran Gaji Pegawai...61
Lampiran X Bukti Pembayaran Gaji Pegawai...62
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Di era globalisasi ini, bangsa Indonesia tidak bisa mengelak lagi dari
perkembangan zaman terutama di bidang perekonomian. Hal ini terbukti dengan banyak didirikannya berbagai jenis perusahaan. Karena perusahaan merupakan salah
satu penggerak perekonomian di dalam suatu Negara.
Seperti yang telah kita ketahui, belakangan ini banyak terdapat perusahaan baru
yang bermunculan dengan berbagai macam bidang usaha, bahkan tidak sedikit dari perusahaan tersebut yang berkembang cukup pesat, hal ini tentunya tergantung pada
manajemen perusahaan dan sistem-sistem yang diterapkan pada perusahaan itu sendiri.
Dalam perusahaan yang ruang lingkupnya besar, maka akan memerlukan suatu penanganan yang baik, terutama menyangkut jumlah karyawan. Karena jika tidak mendapatkan penanganan yang baik, maka akan mendatangkan masalah. Seperti yang
telah kita ketahui bahwa disatu sisi pihak karyawan telah memberikan jasa, sehingga pihak perusahaan harus memberikan balas jasa yaitu berupa gaji ataupun upah.
Aktifitas tersebut dinamakan aktifitas penggajian. Aktifitas penggajian merupakan kegiatan perusahaan yang mengatur jumlah gaji yang seharusnya diberikan kepada karyawan agar tidak terjadi kekeliruan dalam pemberian gaji ataupun upah.
Pemberian gaji dan upah oleh perusahaan dilakukan dengan tujuan untuk
meningkatkan motivasi kerja dan mengurangi keluar masuknya karyawan yaitu
dengan memberikan gaji yang benar dan tepat waktu sesuai dengan kinerja karyawan tersebut.
Dengan adanya sistem dan prosedur penggajian yang baik dapat meningkatkan aktifitas penggajian. Efisiensi aktifitas penggajian akan lebih memadai apabila
perusahaan mengatur proses penggajian tersebut dengan menggunakan sistem dan prosedur penggajian yang sudah terkomputerisasi, sehingga data yang dihasilkan
akan lebih cepat, tepat dan akurat serta dapat mengurangi resiko penundaan pembayaran gaji maupun kesalahan-kesalahan lain dalam penetapan gaji yang seharusnya diberikan.
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada salah satu perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan yang penulis pilih dalam melakukan penelitian
adalah PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat, dimana penulis ingin mengetahui bagaimana pelaksanaan aktifitas penggajian yang dilakukan oleh PT. Kereta Api
(Persero) Kantor Pusat.
PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat merupakan Badan Usaha Milik Negara
yang bergerak di bidang jasa yaitu memberikan pelayanan transportasi kepada masyarakat. Sebagai salah satu perusahaan yang bertujuan untuk mengutamakan
pelayanan terhadap masyarakat, sudah tentu PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat memiliki banyak tenaga kerja dengan berbagai bagian yang berbeda. Salah satu masalah yang pasti dihadapi oleh perusahaan adalah masalah penggajian, untuk
tujuan tersebut diperlukan adanya sistem dan prosedur penggajian yang dapat menetapkan gaji/upah dengan cepat dan tepat.
sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi, dimana sistem tersebut didukung oleh prosedur-prosedur dengan tujuan untuk memperoleh informasi yang akurat, tepat
waktu dan relevan.
Dengan adanya pengembangan sistem informasi tersebut di PT. Kereta Api
(Persero) Kantor Pusat telah memberikan kemudahan bagi pihak perusahaan dalam menghadapi masalah-masalah yang mungkin terjadi pada saat proses penggajian
tersebut dilakukan. Terutama, bagi pihak manajer yang secara individual tidak mungkin dapat secara langsung mengawasi seluruh jalannya aktifitas penggajian. Sehingga, dengan adanya penerapan sistem informasi ini dapat menciptakan suatu
prosedur dan metode serta cara yang baik demi terlaksana suatu struktur pengendalian intern yang baik.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis melakukan penelitian pada PT. Kereta Api (Persero) dengan judul :
“Tinjauan Atas Sistem dan Prosedur Penggajian Pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
Maksud dari penulis melaksanakan kerja praktek ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur penggajian karyawan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor
Pusat. Adapun tujuan dari pelaksanaan kuliah kerja praktek ini, antara lain :
1. Untuk mengetahui sistem penggajian pegawai pada PT. Kereta Api
2. Untuk mengetahui pelaksanaan prosedur penggajian pegawai di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
3. Untuk mengetahui pedoman penulisan kode perkiraan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
4. Untuk mengetahui sistem dan prosedur pengesahan pembayaran gaji pada
PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
5. Untuk mengetahui hambatan dalam pelaksanaan Sistem dan Prosedur
Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
6. Untuk mengetahui upaya dalam mengatasi hambatan pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Semua informasi yang dihasilkan, dikumpulkan melalui kerja praktek dan studi literature yang diharapkan dapat memberikan kegunaan sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman bagi penulis dalam
mengetahui bagaimana pengaplikasian sistem dan prosedur penggajian pegawai pada PT. Kereta Api (Persero).
2. Bagi Perusahaan
Kereta Api (Persero) Kantor Pusat dalam meningkatkan kinerja Perusahaan.
3. Bagi Pihak Lain
Hasil dari Kuliah Kerja Prakek ini bisa dijadikan sebagai bahan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi yang bersangkutan dalam
rangka melakukan penelitian.
1.4 Metode yang Digunakan Dalam Pelaksanaan Kerja Praktek
Metode kuliah kerja praktek yang dilaksanakan penulis dalam penulisan laporan kuliah kerja praktek pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat ini adalah
metode block release yaitu metode pelaksanaan kerja praktek dalam satu periode tertentu, dimana periode tersebut dalam kurun waktu 1 bulan yaitu dari tanggal 03
Agustus sampai dengan 07 September 2009.
Adapun teknik pengumpulan data yang diperoleh penulis yaitu : 1. Studi Pustaka
Merupakan suatu metode pengumpulan data yang dipergunakan untuk memperoleh data secara teoritis dengan mempelajari buku-buku, buku
panduan kerja PT. KA, catatan kuliah, dan buku referensi yang lain yang berkaitan erat dengan pembahasan kerja praktek ini.
Merupakan suatu metode pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. Dalam hal ini penulis
menggunakan cara sebagai berikut : a. Observasi
Yaitu suatu cara untuk mendapatkan data-data yang diperlukan oleh
penulis dengan melakukan pengamatan langsung pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
b. Wawancara
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan Tanya jawab secara lisan terhadap bagian-bagian tertentu yang dianggap oleh penulis
terdapat relevansinya dengan materi penyusunan laporan kerja praktek ini.
1.5 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam melaksanakan kerja praktek ini penulis mengambil instansi yang akan
dijadikan tempat penelitian yaitu di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Kota Bandung Jl. Perintis Kemerdekaan No. 1 Bandung.
Penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Kereta Api (Persero) dari tanggal 03 Agustus sampai dengan 07 September 2009. kerja praktek ini berlangsung dari hari Senin sampai dengan hari Jumat, dimulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul
16.00.
Waktu Penelitian
Tahap Prosedur Minggu
Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 Ke-5
I Tahap Persiapan
1. Mengambil surat izin Kerja Praktek 2. Mencari tempat Kerja Praktek 3. Menentukan tempat Kerja Praktek
II Tahap Pelaksanaan
1. Mengajukan surat permohonan Kerja Praktek 2. meminta surat pengantar ke Perusahaan
3. Kerja Praktek di perusahaan 4. Penyusunan Laporan Kerja Praktek
III Tahap Pelaporam
1. Menyiapkan Laporan Kerja Praktek 2. Bimbingan Kerja Praktek 3. Penyempurnaan Laporan Kerja Praktek
2.1 Sejarah Singkat PT. Kereta Api (Persero) Bandung
PT. Kereta Api (Persero) Bandung adalah satu perusahaan milik pemerintah
(BUMN) yang kemudian statusnya berubah menjadi Persero, dimana yang semula tujuan usahanya memberikan pelayanan atau jasa transportasi dan tidak berorientasi
memperoleh keuntungan kemudian berubah menjadi memberikn pelayanan atau jasa transportasi dan berorientasi pada keuntungan perusahaan.
PT. Kereta Api (Persero) Bandung merupakan salah satu perusahaan besar yang
menguasai seluruh jasa angkutan kereta api yang berada di Indoensia, perusahaan cabangnya tersebar di Indonesia yang disebut Daop (Daerah Operasi) yang mewakili
kantor pusat dan bertanggung jawab melaksanakan seluruh kebijakan kantor pusat. Dalam perjalanan sejarahnya, angkutan kereta api di tanah air kita membuktikan peranannya yang berarti pada sektor perhubungan disamping menunjang
pertumbuhan ekonomi terutama di sektor pertanian atau perkebunan dan pertambangan.
Secara kronologis, perkembangan perkeretapian Indonesia telah mengalami empat fase, yaitu :
1. Zaman Hindia Belanda 2. Zaman Pendudukan Jepang
3. Zaman Kemerdekaan Republik Indonesia 4. Zaman Penyerahan Kedaulatan
Penjabaran dari masing-masing fase dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Zaman Hindia Belanda
Di Indonesia, kereta api telah dikeanl sejak abad ke 19 dan dijalankan pertama kali tanggal 17 Juni 1868 antara kota Semarang (Kemijen) dan Tanggung dengan jarak 26 Km. perkembangan perkeretaapian di Indonesia dimulai dengan pemasangan
lalu lintas Semarang-Surakarta oleh Nederlands Indische Spoorwegn Matschapj. Pengcangkulan pertama untuk pemasangan lalu lintas tersebut dilakukan oleh
Gubernur Jenderal Slooet Van Beele di Semarang pada tanggal 12 Februari 1890 lintas Jakarta-Bogor dimulai pemasanganya pada tanggal 10 April 1868 dan selesai
pada tahun 1873. Pemasangan lintas kereta api tersebut dilakukan oleh NISM yang kemudian diambil alih oleh State Spoorwegn (SS). Di Sumatera Utara telah dipasang lalu lintas Medan pada tanggal 25 Juli 1886 oleh Deli Spoorwegn Matschapj (DMS).
Di Sumatera Selatan pada tahun 1012 dimulai dengan pemasangan Teluk Betuk Prabumulih, juga di Sulawesi pada tanggal 01 Juli 1023 dipasang lintas
Kassar-Takelar, disamping SS yang diusahakan oleh Hindia Belanda.
Pada saat itu terdapat dua belas tempat perkeretaapian swasta di Jawa dan di
Semarang, yaitu :
1. NV Semarang Cherebon Straamstam Matschpij (SCM) 2. NV Nederland Indische Spoorwegn Matschpij (NISM) 3. NV Semarang Joane Straanstran Matschpij (SJM) 4. NV Saraje Dal Straanstram Matschpij (SDM) 5. NV Mojokerto Straamstram Matschpij (MELSM) 6. NV Oast Java Straamstram Matschpij (SJM) 7. NV Kediri Straamstram Matschpij (KSM) 8. NV Malang Straamstram Matschpij (MSM) 9. NV Pasuruan Straamstram Matschpij (PSM) 10. NV Probolinggo Straamstram Matschpij (PBSM) 11. NV Madura Straamstram Matschpij (MDSM) 12. NV Deli Straamstram Matschpij (DSM)
Jaringan-jaringan di Jawa diarahkan pada tujuan penyempurnaan administrasi pemerintah dalam rangka menjamin pertahanan dalam negeri. Pemasangan jaringan di Aceh
dilaksanakan oleh Departemen Penerangan (Departement Van Coleg). Pada tahun 1917 pengesahan beralih dari militer (Departemen Penerangan) kepada State Spoorwegn dengan maksud untuk mengamnkan hasil usaha.
Pemasangan jaringan-jaringan kereta api partikulir yang terpusat pada daerah
perkebunan, pada dasranya mempunyai tujuan pengangkutan hasil perkebunan ke daerah-daerah pelabuhan (Cirebon-Tegal-Semarang-Surabaya-Probolinggo-Pamanukan-Belawan) untuk kemudian dilakukan ekspor ke Eropa, misalnya hasil
bumi yang berupa nila, gula, tembakau, karet, dan teh. Meskipun masing-maisng perusahaan kereta api mempunyai peratura-peraturan pegawai tersendiri, pada
dasarnya dalam bidang penggunaan tenga kerja pribumi (Indonesia) hanya menggunakan tenaga pembantu pelaksana.
2. Zaman Pendudukan Jepang
Perusahaan kereta api di Indonesia yang berada d Jawa dan di Sumatera dipimpin
oleh masing-masing satu pimpinan. Untuk daerah Jawa berada dibawah Angkatan Darat (Riukuh) sedangkan Sumatera dibawah pimpinan Angkatan Laut (Kaigun).
Di Jawa dinamakan Siyoku Sokyuku dan Teknido Kyuku dibagi menjadi 3 daerah yaitu :
1. Jawa Barat (Soibu Kyuku) 2. Jawa Tengah (Khubu Kyuku) 3. Jawa Timur (Tohu Kyuku)
Masing-masing daerah tersebut dibagi-bagi dalam inspeksi-inspeksi (Zimusoho) yang dikepalai oleh Kepala Inspeksi (Zumusoho Tyo). Daerah Sumatera dibawah
dengan nama Sumatera Tuksedo (Aceh dan SDM), seibu Sumatera Tukesdo (Sumatera Barat) dan Nanbu Sumatera Tuksedo (Sumatera Selatan).
Secara resmi pimpinan pusat dipegang oleh pejabat sipil atau militer Jepang, meskipun para pegawai bangsa Indonesia yang melaksanakan pekerjaanya. Integrasi
dan peratura kepegawainya dipaksakan dengan dikeluarkan pertaura gaji bagi pegawai negeri yang sekaligus merupakan pertauran baru dalam penggajian personil.
Suatu segi yang menguntungkan dalam policy kepegawaian pada waktu itu adalah penerimaan missal dalam jumlah yang banyak dari tenaga-tenaga berpendidikan menengah (atas) dan perguruan tinggi dalam akhir 1924 ternyata merupakan tulang
punggung dalam kehidupan perkeretapian Indonesia selanjutnya.
Salah satu contoh kegiatan perkeretaapian zaman pendudukan Jepang adalah
dengan mendirikan bengkel-bengkel untuk latihan perkeretaapian yang ditujukan untuk membantu dalam perang militer.
3. Zaman Kemerdekaan Republik Indonesia
Pada tahun 1945 sampai tahun 1950, seluruh rakyat Indonesia berjuang mempertahankan kemerdekaan tanah arinya. PT. Kereta Api (Persero) dengan nama Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKRI) yang lahir tanggal 28 September
1945 dari semula telah menjalankan dan membuktikan untuk memperjuangkan kemerdekaan ini.
Perjuangan para karyawan telah berhasil pula menyumbangkan jasa-jasa penting seperti :
Memindahkan anggota pemerintah Republik Indonesia ke Yogya Angkutan APSI
Pada masa itu juga berbagai kesulitan, hambatan dan teknis operasional para karyawan secara impropisasi menutupi kekurangan atau pun kebutuhan yang timbul.
Pada waktu itu untuk melakukan pembaharuan dengan mendatangkan barang-barang dari luar negeri sangatlah tidak mungkin ditambah dengan terbatasnya dana-dana untuk pemeliharaan material dalam negeri. Situasi mengkhawatirkan ini pada akhir
tahun 1949 sudah mencapai tahap yang kritis dan memerlukan rencana rehabilitasi teknis operasional dan ekonomis.
4. Zaman Penyerahan Kedaulatan
Dengan ditandatanganinya perjanjian Komferensi Meja Bundar (KMB) maka secara resmi pemerintah Indonesia berhak untuk menguasai dan menjalankan Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKRI).
Sekalipun semua pengeluaran tahunan DKR sebagai “Landsberdriff”
dicantumkan dalam anggaran belanja Negara tahunan, namun demikian tidaklah membawa hasi; yang berarti bagi peningkatan pelayanan kepada masyarakat karena situasi social, ekonomi, dan politik yang tidak memungkinkan.
Pada tanggal 01 Jui 1950 terjadi penggabungan DKRI dengan SS dengan kembalinya Republik Indonesia Serikat (RIS) menjadi Negara kesatuan maka DKRI
diganti menjadi DKRIS dan statusnya diubah menjadi DK (Djawatan Kereta Api). Pada tanggal 22 Mei 1962, Djawatan Kereta Api Indonesia diubah menjadi PNKA
(Perusahaan Negara Kereta Api) berdasaran PP.22/1963 dan PP pengganti tahun 1960 tentang Perusahan Negara Kereta Api (PNKA). Pada tanggal 15 September 1071 kembali terjadi perubahan status dari PNKA dan pelaksananya baru tanggal 01 April
Status pegawai berubah menjadi pegawai negeri. Sebagai realisasi dari peralihan status ini dikeluarkan surat yaitu keputusan bersama antara Menteri Keuangan No.
KM/MLD/320/PHB/79, tanggal 02 Juni 1974 mengenai pemberitahuan panitia likuidasi Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA). Tanggal 01 April 1974 PNKA berubah menjadi Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA). Pada tahun 1991,
berdasarkan PP No. 57 Th. 1990 PJKA berubah menjadi PERUMKA, dan akhirnya pada tahun 1998, berdasarkan PP No. 19 Th. 1998, dan Keppres No. 39 Th 1999
PERUMKA berubah menjadi PT. Kereta Api (Persero) hingga sekarang. 2.2 Struktur Organisasi PT. Kereta Api (Persero)
Struktur organisasi merupakan suatu bagian dan uraian tugas yang menggambarkan hubungan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap karyawan
yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka seluruh kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Struktur organisasi PT. Kereta Api (Persero) dapat
dilihat pada lampiran.
2.3 Deskripsi Jabatan PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Managing Director Of Finance
Managing Director Of Finance mempunyai tugas pokok menyelenggarakan fungsi pengelolaan keuangan secara terpusat yang mencakup penyelenggaraan fungsi Pendanaan, Perpajakan, Penganggaran, Akuntansi Manajemen, Akuntansi Keuangan,
mengintegritaskan, mengkonsolidasikan unit organisasi dibawahnya dan membina EVP. Real Property Assets.
Sehubungan dengan tugas pokoknya, Managing Director of Finance bertanggung jawab atas :
a. Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan pelaksanaan RKA Kantor Pusat, Daop, Divisi, Regional, UPT dan RKA Perusahaan ; Pengevaluasian
otorisasi dan pelaksanaan anggaran Kantor Pusat; serta pengendalian anggaran Perusahaan;
b. Penyelenggaran tata laksana perbendaharaan dan pengelolaan tata usaha Kas Besar Kantor Pusat; pengevaluasian pembayaran internal dan
eksternal di Kantor Pusat; pengendalian dan pendistribusian dana, pendayagunaan kas Perusahaan dan pengupayaan sumber-sumber
pendanaan perusahaan; serta penyusunan peraturan keuangan dan pelaksanaan kesekretariatan Direktorat Keuangan;
c. Penyusunan Laporan Keuangan Kantor Pusat, Laporan Keuangan Perushaan dan Laporan Ekstern lainnya serta pembinaan Akuntansi Daerah; pelaksanaan akuntansi biaya, penyusunan Laporan Laba Rugi dan
Laba Rugi Fiskal; penyusunan Sistem dan Peraturan Akuntansi, Pencatatan Barang Milik Negara (BMN); pelaksanaan pembuatan Laporan
Manajemen dan pengkonsolidasan Laporan Keuangan Anak Perusahaan serta analisa laporan keuangan;
perhitungan biaya operasi KA; serta pelaksanan perhitungan TAC, pengurusan, evaluasi, pelaporan IMO dan TAC;
e. Pengendalian dan verifikasi pendapatan penumpang, angkutan barang, pendapatan bisnis non-angkutan, verifikasi buku kas stasiun dan rekening
Koran Bank, penyiapan laporan pendapatan bulanan serta pembinaan dan pengawasan kompetensi pemeriksa kas.
Selain menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Managing Director of Finance melaksanakan pembinaan terhadap EVP. Real Property Assets.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya Managing Director of Finance dibantu oleh 5 (lima) VP, yaitu :
1. VP. Budgeting mempunyai tugas dan tanggung jawab merencanakan, mengevaluasikan dan melaporkan pelaksanaan RKA Kantor Pusat, Daop,
Divisi Regional, UPT dan menyusun RKA Perusahaan; mengevaluasi otorisasi dan pelaksanaan anggaran Kantor Pusat; serta mengendalikan
anggaran Perusahaan.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya VP. Budgeting
dibantu oleh tiga Manager, yaitu :
a. Manager Budget Program, yang bertanggung jawab atas penyusunan
RKA Kantor Pusat, Daop, Divisi Regional, UPT dan penyusunan RKA;
b. Manager HQ Budget Otorization, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan evaluasi otoriasasi dan pelaksanaan anggaran Kantor
Pusat;
c. Manager Budget Control and Evaluation, yang bertanggung jawab
2. VP. Financial Administration mempunyai tugas dan tanggung jawab menyelenggarakan tata laksana perbendaharaan dan pengelolaan tata
usaha Kas Besar Kantor Pusat; mengevaluasi dan melaksanakan pembayaran internal dan eksternal di Kantor Pusat; mengendalikan dan mendistribusikan dana, mendayagunakan kas Perusahaan dan
mengupayakan sumber-sumber pendanaan perusahaan; serta menyusun peraturan keuangan dan melaksanakan kesekretariatan Direktorat
Keuangan.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya VP. Finacial
Administration dibantu oleh 4 (empat) Manager, yaitu :
a. Manager HQ Treasury, yang bertanggung jawab atas
penyelenggaraan tata laksana perbendaharaan, serta pegelolaan tata usaha Kas Kantor Pusat;
b. Manager HQ Disbursement Evaluation, yang bertanggung jawab atas evaluasi dan pelaksanaan pembayaran Internal dan Eksternal Kantor
Pusat;
c. Manager Corporate Treasury, yang bertanggung jawab atas
pengendalian dan pendistribusian dana, pendayagunaan kas perusahaan dan penguypayaan sumber-sumber pendanaan perusahaan; d. Manager Financial Regulation, yang bertanggung jawab atas
penyusuanan peraturan keuangan dan pelaksanaan kesekretariatan
kantor Direktorat Keuangan serta penyelesaian Tuntutan Ganti Rugi (TGR).
Ekstern serta membina Akuntansi Daerah; melaksanakan akuntansi biaya, menyusun Laporan Laba Rugi Perusahaan dan Laba Rugi Fiskal;
menyusun Sistem; Peraturan Akuntansi dan mecatat Barang Milik Negara (BMN); dan menkonsolidasikan Laporan Keuangan Anak Perusahaan serta melaksanakan pembuatan Laporan Manajemen.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya VP. Accounting,
dibantu oleh empat Manager, yaitu :
a. Manager General Accounting, yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan Akuntansi Kantor Pusat, pemantauan dan pengendalian rekening hubungan pembukuan antara Unit Akuntansi di Sumatera, Unit Akuntansi di Jawa dan Unit Akuntansi PT. Kereta Api (Persero)
secara menyeluruh, penyusunan kompilasi LK/IDLK DAOP dan divisi di Jawa dan Sumatera, penyusunan Laporan Keuangan Konsolidasi
PT. Kereta Api (Persero) dan pengkonsolidasian Laporan Keuangan Anak Perusahaan;
b. Manager Cost Accounting, yang bertanggung jawa atas pelaksanaan Akuntansi Biaya, penyusuanan Laporan Laba Rugi Perusahaan dan
penyusunan Laba Rugi Fiskal;
c. Manager Accounting System, yang bertanggung jawab atas
melaksanakan penyusuanan system akuntansi dan peraturan akuntansi, seta pencatatan Barang Milik Negara (BMN);
d. Manager Mangement Report, yang bertanggung jawab atas pelaksanan pembuatan laopran manajemen dan penyusuanan Laporan
4. VP. Taxation, PSO, IMO dan TAC mempunyai tugas dan tangung jawab melaksanakan perhitungan, pengurusan, evaluasi dan pelaporan pajak;
melaksanakan perhitungan, pengurusan, evaluasi dan pelaporan PSO serta perhitungan biaya operasi KA; serta melaksanakan perhitungan TAC, pengurusan, evaluasi, pelaporan IMO dan TAC.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya VP. Taxation, PSO,
IMO dan TAC dibantu oleh 3 (tiga) Manager, yaitu :
a. Manager Taxation, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan evaluasi
dan sosilalisai peraturan perpajakan, menghitung dan mengurus PPN, melaporkan dan mengurus PPh Badan serta laporan realisasi pembayaran Pajak Perusahaan;
b. Manager PSO, yang bertanggung jawab atas pengkoordinasiaan,
perhitungan, evaluasi dan penyusunan laporan serta pelaksanaan proses pencairan dana PSO dan perhitungan biaya operasi KA;
c. Manager IMO, TAC, yang bertanggung jawab atas pengkoordinasian, pembuatan, perhitungan, evaluasi dan penyusunan laporan IMO dan TAC.
5. VP. Revenue Verification, yang bertanggung jawab atas pengendalian dan verifikasi pendapatan angkutan penumpang, pendapatan angkutan barang, pendapatan non-angkutan, buku kas stasiun, piutang usaha serta pembinaan Pemeriksa KAs.
a. Manager Passenger Revenue Verification, yang bertanggung jawab atas pengendalian dan verifikasi pendapatan angkutan penumpang dan
piutangya;
b. Manager Freight and Non-ailways Revenue Verification, yang
bertanggung jawab atas pengendalian dan verifikasi pendapatan angkutan barang, pendapatan non-angkutan dan piutangnya;
c. Manager Cash Record Verification, yang bertanggung jawab atas pengendalian dan verifikasi buku kas, rekening Koran bank dan
laporan pendapatan perusahaan serta pembinaan Pemeriksa Kas. 2.4 Aspek Kegiatan PT. Kereta Api (Persero)
Sesuai fungsi PT. KA (Persero) selaku penyelenggara kegiatan angkutan perkeretaapian, maka usaha-usaha pokok yang diselenggarakan oleh PT. KA
(Persero) adalah penyediaan jasa angkutan penumpang dan barang.
1. Angkutan Penumpang
Pelayanan jasa angkutan penumpang dilakukan melalui penyediaan rangkaian kereta api yang akan mengangkut penumpang dari satu stasiun ke stasiun
lain berdasarkan suatu trayek dan waktu pemberangkatan yang telah ditentukan oleh PT. KA (Persero). Pelayanan jasa angkutan penumpang memiliki beberapa jenis
rangkaian kereta api, yaitu :
1. Rangkaian kereta api kelas eksekutif, yang terdiri dari :
0. Kereta Api Argo Bromo (Gambir Surabaya) a. Kereta Api Sembrani (Jakarta-Surabaya) b. Kereta Api Turangga (Bandung-Surabaya) 2. Rangkaian kereta api kelas bisnis, yang terdiri dari :
c. Kereta Api Parahyangan (Jakarta-Bandung) d. Kereta Api Mutiara Selatan (Bandung-Surabaya) e. Kereta Api Jayabaya Utama (Jakarta-Surabaya) 3. Rangkaian keereta api kelas ekonomi, yaitu pelayanan umum antar
4. Rangkaian kereta api yang melayani angkutan penumpang lokal raya, yaitu antar stasiun dalam satu daerah.
5. Rangkaian kereta api listrik yang melayani trayek khusus Jakarta-Bogor-Tangerang-Bekasi.
2. Angkutan Barang
Penyediaan jasa pengangkutan barang diselenggarakan dengan menyediakan rangkaian kereta api barang untuk mengangkut barang dari stasiun barang ke stasiun
barang tetrtentu. Adapun cara pelaksanaannya dilakukan melalui dua cara, yaitu : 1. Angkutan barang dengan negosiasi dilakukan berdasarkan kontrak
antara PT. KA (Persero) dengan suatu perusahaan tertentu untuk mengankut barang, yang biasanya merupakan hasil produksi perusahaan tersebut, dari stasiun yang satu ke stasiun yang yang telah ditentukan.
2. Angkutan barang non negosiasi, merupakan angkutan barang tang
tidak berdasarkan negosiasi atau kontrak dengan pihak-pihak tertentu.
3. Diversifikasi Usaha
PT. KA (Persero) menyelenggarakan kegiatan-kegiatan usaha lain selain penediaan jasa angkutan. Diversifikasi usaha yang dilakukan PT. KA (Persero)
merupakan suatu usaha untuk mendukung kegiatan-kegiatan pokok dan pemanfaatan aset-aset PT. KA (Persero) secara optimal. Kegiatan diversifikasi tersebut adalah :
1. Usaha pendukung angkutan kereta api, yaitu :
Restorka, yang merupakan usaha penjualan makanan dalam rangkaian
kereta api saat kereta api berjalan.
Tuslah, merupakan pelayanan khusus yang diberikan pada penumpang
angkutan kereta api kelas eksekutif dan bisnis.
Angkutan lanjutan, merupakan penyediaan angkutan jalan raya bagi
2. Usaha pemanfaatan stasiun kereta api, beberapa sewa kios di stasiun dan parkir kendaraan bermotor.
3. Kerjasama Operasi (KSO)
4. Usaha tambahan beberapa sewa bangunan rumah dinas dan penyediaan jasa teknis.
4. Kegiatan Lain
Kegiatan lain yang bukan merupakan laporan usaha PT. KA (Persero), namun
merupakan kewajiban PT. KA selaku badan penyelenggara perkeretaapian, yaitu : Mempersiapkan atau merawat prasarana pokok, seperti jalan kereta api (rel,
balas, bantalan, wesel) jembatan, terowongan, sinyal, telekomuminakasi, listrik aliran atas dan perlintasan. Seluruh sarana pokok merupakan milik negara,
namun pengoperasian dan perawatannya dilimpahkan pada PT. KA (Persero). Penyelenggaraan kegiatan pemeliharaan prasarana pokok perkeretaapian dibantu pendanaanya oleh pemerintah melalui pembayaran kompensasi
(subsidi) biaya pemeliharaan.
Persiapan rambu-rambu lelu lintas kereta api dan perlengkapan lain guna
kepentingan pengamanan perjalanan kereta api.
Menyediakan dan mempersiapkan stasiun-stasiun kereta api unuk tempat
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek yang dilaksanakan selama satu bulan yaitu penulis ditempatkan di bagian akuntansi PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
Adapun pengertian akuntansi secara Sederhana dapat diartikan sebagai suatu proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka
yang menggunakan informasi tersebut. Akuntansi pada dasarnya berhubungan dengan perancangan suatu sistem pencatatan, menyiapkan laporan yang diterima dari data
yang dicatat dan menafsirkan data yang dilaporkan. Pelaksanaan kuliah kerja praktek pada bagian akuntansi ini dibimbing oleh Bapak Adang Sujana, SE. Ak., MT serta staff PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
3.2 Teknik Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Teknik pelaksanaan kuliah kerja praktek pada bagian akuntansi memiliki fungsi untuk menyelenggarakan catatan yang berhubungan dengan gaji pegawai ke dalam buku harian/bukti jurnal sesuai dengan unit/satuan kerja pegawai yang bersangkutan.
Selama penulis melakukan kuliah kerja praktek, kegiatan yang dilakukan sebagai berikut :
1. Mendengarkan pengarahan dari Bapak Adang Sujana mengenai tata cara pelaksanaan kuliah kerja praktek, gambaran umum Perusahaan, dan prosedur
penggajian.
2. Mengambil data dari pihak perusahaan mengenai penggajian, seperti
pelaksanaan sistem dan prosedur penggajian. Data diambil untuk bahan laporan kerja praktek.
3. Wawancara dengan pembimbing perusahaan mengenai kegiatan penggajian khususnya tentang sistem dan prosedur penggajian serta pengesahan
pembayarannya.
4. Mengecek setiap kode perkiraan yang terdapat didalam buku harian/bukti
jurnal.
5. Mengecek rekapitulasi analisa gaji pegawai beserta kesesuaian kode perkiraan
yang digunakan dengan unit/satuan kerja pegawai.
3.3 Pembahasan Kuliah Kerja Praktek 3.3.1 Pengertian Sistem
Menurut Dr. Azhar Susanto, dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi”
mengemukakan bahwa :
“Sistem adalah kumpulan/group/dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu .”
Menurut Mulyadi, dalam bukunya “Sistem Akuntansi” mengemukakan bahwa : “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
(2001 : 5)
Sedangkan menurut Marshall B. Romney dan Paul Jhon Steinbart, dalam bukunya yang berjudul “Accounting Information System” mengemukakan bahwa :
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.”
(2002 : 3)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan lebih lanjut pengertian umum mengenai
sistem tersebut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Dimana setiap unsur-unsur tersebut terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan kelompok unsure yang
membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lainnya dan sifat kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap
sistem mempunyai tujuan tertentu.
3.3.2 Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”
mengemukakan bahwa :
“Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang.”
(2001 : 4)
Sedangkan menurut Dr. Azhar Sutanto, dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” mengemukakan bahwa : “Prosedur adalah rangkaian
aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.”
(2008 : 264)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah Rangkaian langkah yang
dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktifitas. Sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien, serta dapat dengan mudah
menyelesaikan suatu masalah serta terperinci menurut jangka waktu yang telah ditentukan. Prosedur memiliki karakteristik, yaitu sebagai berikut :
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan. 3. Prosedur menunjukan urutan yang logis dan sederhana.
5. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin.
Dengan dilaksanakan suatu pekerjaan dengan memakai suatu prosedur kerja yang jelas akan memberikan beberapa manfaat diantaranya :
a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan di masa yang datang.
b. Merubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas,
sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutna mengerjakan yang perlunya saja.
c. Adanya suatu petunjuk/program kerja yang jelas dan harus dipatuhi untuk seluruh pelaksanaan.
d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien.
e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan. 3.3.3 Pengertian Gaji
Gaji merupakan unsur biaya yang sangat penting dalam pengeluaran biaya-biaya, bukan hanya jumlah yang dikeluarkan cukup besar melainkan gaji sangat
mudah diselewengkan sehingga masalah gaji selalu mendapat perhatian manajer. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”
mengemukakan bahwa :
“Pembayaran gaji pada umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang manajer. Sedangkan upah pada umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hasil kerja/jumlah satuan produk yang dihasilkan karyawan.”
Menurut Barry Cushway, dalam bukunya yang berjudul “Human Resource Management” mengemukakan bahwa : “Gaji pokok adalah jumlah yang disetujui secara kontrak untuk suatu pekerjaan.”
(2002 : 162) Sedangkan menurut Marihot Tua Efendi Hariandja, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia”, mengemukakan bahwa :
“Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi.”
(2002 : 245) Dari pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa gaji adalah imbalan atas balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada pihak karyawan yang telah
memberikan jasanya kepada perusahaan sesuai dengan keahlian yang dimiliki karyawan.
3.3.4 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
PT. Kereta Api (Persero) Kota Bandung merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang pelayanan umum yang menyediakan pelayanan jasa transportasi. Dari hasil kuliah kerja praktek di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Bandung penulis
memperoleh hasil :
3.3.4.1 Sistem Akuntansi Baru
Sistem akuntansi pada hakekatnya adalah suatu informasi yang berjalan melalui kegiatan Akuntansi agar bermanfaat bagi manajemen PT. Kereta Api
(Persero) sebagai salah satu alat untuk dapat mengelola dan mengendalikan kegiatan usaha perusahaan secara efisien dan efektif. Sistem akuntansi dapat dikatakan
yang berupa laporan keuangan (Neraca, Laporan Laba/Rugi, dll) mapun berupa laporan khusus kepada manajemen (Laporan Manajemen) secara tepat, cepat, relevan
dan dapat dipercaya.
Sistem akuntansi yang berlaku di PT. Kereta Api (Persero) ini dipandang
masih belum memadai sebagai sistem akuntansi. Oleh karena itu, berdasarkan Surat (SK) Kaperjanka No. KA/KU/11209/SK/88 tentang Penetapan Berlakunya Sistem
Akuntansi Baru (SAB) di Jawa telah ditetapkan bahwa di PT. Kereta Api (Persero) berlaku SAB dan Petunjuk Pelaksanaan SAB untuk masing-masing bidang. Dengan berlakunya Sistem Akuntansi Baru (SAB), maka diperlukan adanya perubahan,
tambahan, dan penyesuaian terhadap peraturan, prosedur dan formulir yang sudah ada. Sistem Akuntansi Baru memiliki beberapa fungsi, diantaranya :
1. Mengolah dan menganalisa data-data keuangan.
2. Menyajikan laporan keuangan secara tepat, lengkap dan dipercaya.
3. Menyajikan berbagai informasi manajemen untuk menunjang pengelolaan
kegiatan usaha perusahaan secara efisien dan efektif.
Didalam Sistem Akuntansi Baru ini digunakan sistem klasifikasi pencatatan
perkiraan dengan suatu sistem kode yang terperinci, sederhana, fleksibel, dan konsisten. Kode perkiraan SAB terdiri dari susunan angka-angka yang meliputi 3
(tiga) komponen, yaitu :
a. Pusat Anggaran (PA) dipergunakan untuk :
Menggolongkan pendapatan dan biaya sesuai dengan unit/satuan
kerja yang bertanggung jawab.
Mengidentifikasi aktiva, hutang dan modal menurut lokasi atau unit
yang bertanggung jawab.
Menggolongkan pendapatan dan biaya menurut jenis-jenis kegiatan
operasi lain dan menggolongkan biaya pemeliharan
sarana/prasarana yang spesifik dan kegiatan lain yang bersifat umum.
Komponen PB tidak dipergunakan dalam hal perkiraan Neraca
(Aktiva, Hutang, dan Modal) atau berarti hanya digunakan pada perkiraan Laba/Rugi.
c. Judul Perkiraan dipergunakan untuk :
Menunjukan perincian/jenis/tipe atau uraian singkat tentang suatu
aktiva, hutang, modal, pendapatan dan biaya. 3.3.4.2 Prosedur
Sistem Akuntansi Baru menciptakan prosedur-prosedur akuntansi yang efisien dan yang didalamnya sudah melekat/terdapat pengendalian intern. Adanya
Gambar 3.1
Keterangan Gambar :
DG/DU/SAB = Daftar Gaji/Daftar Upah A.9/SAB = Bukti Pembayaran
G.218 = Daftar Penghasilan dan Pemotongan Gaji Pegawai F.15/SAB = Kartu Piutang/Uang Muka
B.25/SAB = Analisa Gaji/Upah
UPP = Usul Pemindahan Pembukuan
Sistem akuntansi yang diterapkan pada PT. Kereta Api (Persero) adalah Sistem Akuntansi Baru, sehingga dalam penulisan formulir-formulir yang berlaku di
bidang keuangan diberi kode SAB (Sistem Akuntansi Baru), kecuali apabila formulir/dokumen tersebut masih menggunakan sistem akuntansi lama.
1. Formulir yang dipergunakan
Dalam prosedur ini, dipergunakan beberapa formulir yang terdiri dari : a. Daftar Penghasilan dan Pemotongan Gaji
b. Kartu Piutang/Uang muka c. Daftar Gaji
d. Analisa Gaji 2. Penjelasan Prosedur :
berkala dan sebagainya) yang berlaku bagi semua pegawai, sebagaimana tercantum dalam formulir G.218 (Kartu Penghasilan dan Pemotongan Gaji
Pegawai) dan penjagaan untuk setiap pegawai dalam Kartu Piutang Pegawai.
Setiap daftar gaji dibuat rangkap 2 (dua), kecuali untuk bulan Januari dan bulan Juli dibuat rangkap 3 (tiga) untuk keperluan PT. Taspen.
b. Setelah Daftar gaji/Daftar upah selesai dibuat langkah selanjutnya:
Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah pembayaran adalah pejabat
yang berwenang mengesahkan pembayaran harus menerbitkan “Bukti Pembayaran” (lihat prosedur khusus untuk bukti pembayaran pada
gambar 1.2), yang digunakan sebagai dasar bagi pihak Bendahara (Pbd) untuk melaksanakan pembayaran gaji kepada juru bayar.
Menyerahkan/mengirimkan lembar asli daftar gaji/daftar upah serta
bukti pembayaran kepada masing-masing juru bayar.
Berdasarkan bukti pembayaran, maka masing-masong juru bayar akan
mengambil gaji yang bersangkutan pada pihak bendahara dan didistribusikan kepada pegawai yang bersangkutan sesuai dengan daftar gaji/upah nya.
c. Berdasarkan arsip Daftar Gaji/upah (lembar kedua) petugas Pengesah
Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran harus mencatat :
Ke dalam formulir G. 218 mengenai jumlah penghasilan dan
pemotongan setiap gaji pegawai ke dalam kartu piutang pegawai
mengenai jumlah piutang pegawai yang bersangkutan.
Dibuat Analisa Gaji/Upah (B.25/SAB) dalam rangkap 3 (tiga).
Lembar asli Analisa Gaji/Upah dikirim ke unit Akuntansi.
Lembar kedua Analisa Gaji/Upah dikirim ke bagian Verifikasi untuk dicocokkan dengan lembar asli Daftar Gaji/Upah yang diterima dari
pihak bendahara.
Lembar ketiga Analisa Gaji/Upah sebagai arsip Pengesah
Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran.
e. Apabila terjadi penyetoran kembali uang gaji yang tidak diambil, maka
juru bayar membuat atau menerbitkan bentuk G.40 kepada Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran, kemudian pelaksanaan
selanjutnya sebagai berikut :
Berdasarkan bentuk G.40 lembar kedua Pengesah
Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran membuat UPP (Usul
Pemindahan Pembukuan).
Pada saat akan dibayarkan kembali, diterbitkan Daftar Gaji/Upah
Perorangan dalam rangkap 2 (dua).
Menerbitkan bukti pembayaran (A9/SAB) baru untuk pembayarannya. Prosedur selanjutnya berlaku seperti pembayaran gaji biasa.
3.3.4.4 Pedoman Penulisan Kode Perkiraan
Berikut ini adalah pedoman umum yang dapat dipergunakan oleh PP untuk mengisi kode perkiraan pada formulir Daftar Gaji, Daftar Upah dan Analisa
Gaji/Upah.
a. Kode Perkiraan Debet 1) Pusat Anggaran (PA)
Untuk Pegawai Kantor/Umum (selain Pegawai Umum Stasiun)
Dalam hal ini PA bisa menunjukan bagian/unit-unit di Eksploitasi dan di Inspeksi serta unit-unit lainnya seperti Dipo-dipo : Balai Yasa, dan
Gudang Persediaan.
Untuk Pegawai Kantor/Umum di Stasiun, mempergunakan kode
Pusat Anggaran Sub Bagian Operasi (SBO) yang mencakup stasiun tempat kedudukan pegawai yang bersangkutan.
Untuk Pegawai Operasi mempergunakan kode Pusat Anggaran
Inspeksi Traksi (IKT) atau Inspeksi Lalu Lintas dan Pengusahaan (IKL) sesuai dengan dinas pegawai yang bersangkutan.
Untuk Pegawai Pemeliharaan :
(1) Bangunan mempergunakan kode Pusat Anggaran Inspeksi
Pembangunan.
(2) Jembatan mempergunakan kode Pusat Anggaran Inspeksi
Jembatan yang bersangkutan.
(3) Jalan KA (Track) dan peralatan sinyal/Telkom mempergunakan kode Pusat Anggaran Inspeksi sesuai dengan tempat kedudukan pegawai yang bersangkutan.
(4) Sarana Gerak mempergunakan kode Pusat Anggaran sesuai dengan tempat kedudukan pegawai yang bersangkutan (Dipo
atau Balai Yasa).
Untuk Pegawai Penjual Jasa mempergunakan kode Pusat Anggaran
Sub Bagian Operasi (SBO) tempat tugas/kedudukan pegawai yang bersangkutan.
Untuk gaji dan penghasilan lainnya para Pemeriksa Kas
2) Pusat Biaya (PB)
Untuk Pegawai Kantor/Umum (selain Pegawai Umum di Stasiun)
mempergunakan kode PB “Biaya Umum” yang berlaku untuk Pusat Anggaran tempat kedudukan pegawai yang bersangkutan.
Untuk Pegawai Umum Stasiun dan Pemeliharaan Instalasi tetap di
Lintas mempergunakan kode Pusat Biaya “Biaya Umum Stasiun dan Langsiran” (7041).
Untuk Pegawai Operasi :
(1) Traksi mempergunakan kode Pusat Biaya “Rekening Antara Biaya Upah (RABU)-Traksi Operasi” (9071).
(2) Lalu lintas mempergunakan kode Pusat Biaya “Rekening Antara Biaya Upah (RABU)-Lalu lintas dan Pengusahaan” (9041). Untuk Pegawai Pemerliharaan mempergunakan kode Pusat Biaya
sebagai berikut :
(1) Jalan dan Bangunan : Rekening Antara Biaya Upah-Jalan dan Bangunan (9023).
(2) Jembatan : Rekening Antara Biaya Upah-Jembatan.
(3) Pembangunan : Rekening Antara Biaya Upah-Pembangunan
(9023).
(4) Sinyal dan Telekomunikasi : Rekening Antara Biaya Upah-Sinyal dan Telekomunikasi (9031).
(5) Traksi : Rekening Antara Biaya Upah-Traksi Pemeliharaan (9081).
Untuk Pegawai Penjual Jasa mempergunakan Kode PB “Biaya
Umum Stasiun dan Langsiran” (7041). 3) Judul Perkiraan (JP)
Semua unsur penghasilan pegawai yang meliputi gaji pokok serta
Daftar Gaji/Upah dan Analisanya pada kolom-kolom yang disediakan sebagian kode-kode judul perkiraan (JP) debet.
b. Kode Perkiraan Kredit 1) Pusat Anggaran
Kode perkiraan kredit selalu mempergunakan komponen kode Pusat
Anggaran PP yang bersangkutan. 2) Pusat Biaya, tidak perlu diisi. 3) Judul Perkiraan
Kode Judul Perkiraan kredit berlaku untuk semua jenis potongan gaji/upah serta jumlah bersih gaji/upah yang dibayarkan yaitu Hutang Gaji dan
Upah (2061).
c. Contoh Penggunaan Kode Perkiraan
Dalam daftar gaji untuk pegawai Ika Inspeksi 1, kode perkiraan yang dipergunakan adalah :
Debet :
PA : 2100 – Pimpinan Umum dan Administrasi PB : 7021 – Biaya umum-Inspeksi
JP : 6011 – Gaji Pokok
6021 – Tunjangan Istri/Suami 6022 – Tunjangan Anak Kredit :
PA : 2100 – Pimpinan dan Administrasi PB : - (Kosong)
JP : 2061 – Hutang Gaji dan Upah
2111 – Potongan Gaji-Tabungan Hari Tua (THT)/Taspen 2115 – Potongan Gaji-Dana Pensiun/Iuran Pegawai 2116 – Potongan Gaji- Dana Pensiun/Setoran Perusahaan 2041 – Potongan Gaji-Simpanan BKRKA
2042 – Potongan Gaji- Angsuran BKRKA
Gambar 3.2
Keterangan Gambar :
A.9/SAB = Bukti Pembayaran
I.6/SAB = Daftar Bukti Pembayaran yang diterbitkan G.1/SAB = Daftar Penjagaan Hutang Pajak
JB = Juru Bayar Penjelasan Prosedur :
a. Bukti pembayaran (A.9/SAB) diterbitkan berdasarkan daftar pembayaran (dalam hal ini daftar gaji) yang dibuat dalam rangkap 4 (empat).
b. Setelah diisi lengkap dengan kode perkiraannya, dicatat dalam daftar bukti pembayaran yang diterbitkan (I.6/SAB), dan diberi nomor sesuai dengan
c. Setelah bukti pembayaran (A.9/SAB) ditandatangani oleh Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran didistribusikan sebagai
berikut :
Lembar asli dikirim kepada Juru Bayar
Lembar kedua dan ketiga dikirim kepada Bendara (Pbd)
Lembar keempat untuk arsip Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran.
d. Daftar Bukti Pembayaran yang diterbitkan (I.6/SAB) ditutup setiap akhir
bulan dan tembusannya dikirim ke unit verifikasi, sedangkan yang aslinya disimpan sebagai arsip Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran.
3.3.4.6 Hambatan dalam Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
Hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan sistem dan prosedur penggajian di PT. Kereta Api (Persero) kantor Pusat hanya jika terjadi trouble pada aplikasi
komputer yang digunakan termasuk jaringan komputernya. Hal tersebut mengakibatkan proses penggajian menjadi agak sedikit tersendat. Sehingga, dalam melaksanakan proses penggajian memerlukan waktu yang sedikit lebih lama
dibandingkan yang seharusnya.
Tetapi, diluar hambatan tersebut sistem yang digunakan oleh PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat ini selain cepat, pelaporannya juga tidak sulit, ikhtisar transaksi serta jurnal dapat langsung di cetak oleh aplikasi, bahkan data jurnalnya bisa
3.3.4.7 Upaya dalam Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
Upaya yang dilakukan oleh PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat dalam mengatasi hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan baik sistem maupun prosedur
penggajian yaitu jika terjadi trouble (kerusakan) terhadap aplikasi komputer yang digunakan hal ini langsung diantisipasi oleh bagian IT dan keuangan menjelang
pelaksanaan penggajian sehingga proses penggajian tidak terlalu terganggu.
3.3.4.8 Dasar Kenaikan Gaji
Didalam pemberian gaji/upah, PT. Kereta Api (Persero) menetapkan bahwa setiap 2 tahun sekali sebagaimana dicantumkan dalam buku Pembinaan Pegawai
Negeri Sipil diadakan kenaikan gaji yang disebut Kenaikan Gaji Berkala. Adapun dasar kenaikan gaji berkala tersebut ditentukan berdasarkan syarat-syarat sebagai
berikut :
a. Telah mempunyai masa kerja golongan untuk kenaikan gaji berkala sekurang-kurangnya 2 tahun.
b. Daftar Penilaian Pekerjaan sekurang-kurangnya rata-rata cukup tidak ada
unsur nilai kurang.
3.3.4.9 Faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya Gaji/Upah
Dilihat dari Peraturan Pemerintah yang mengatur tentang Gaji Pegawai Negeri Sipil, maka tinggi rendahnya gaji/upah akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya :
a. Jenjang Pendidikan b. Masa Kerja
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Kereta Api
(Persero) Kantor Pusat Bandung mengenai sistem dan prosedur penggajian, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem penggajian yang diterapkan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor
Pusat adalah Sistem Akuntansi Baru, dimana dalam penulisan formulir-formulir yang berlaku di bidang keuangan diberi kode SAB (Sistem
Akuntansi Baru), kecuali apabila formulir/dokumen tersebut masih menggunakan sistem akuntansi lama. Karena didalam Sistem Akuntansi Baru ini digunakan sistem klasifikasi pencatatan perkiraan dengan suatu
sistem kode yang terperinci, sederhana, fleksibel, dan konsisten.
2. Dalam melaksanakan prosedur penggajian, PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat mempergunakan beberapa formulir, yaitu Daftar Gaji/Daftar Upah (DG/DU/SAB), Bukti Pembayaran (A.9/SAB), Daftar Penghasilan
dan Pemotongan Gaji Pegawai (G.218), Kartu Piutang/Uang Muka (F.15/SAB) dan Analisa Gaji/Upah (B.25/SAB). Dimana formulir-formulir
tersebut akan digunakan oleh bagian akuntansi dalam melakukan proses penggajian sesuai dengan prosedur pelaksanaan yang sudah ditentukan.
3. Pedoman penulisan kode perkiraan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat terdiri dari susunan angka-angka yang meliputi 3 komponen, yaitu
Pusat Anggaran (PA), Pusat Biaya (PB), Judul Perkiraan (JP). Penulisan kode perkiraan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat disesuaikan dengan satuan unit pegawai yang bersangkutan apakah pegawai tersebut
termasuk pegawai umum, pegawai operasi, atau pegawai pemeliharaan. 4. Dalam sistem dan prosedur pengesahan pembayaran yang diterapkan di PT.
Kereta Api (Persero) Kantor Pusat dipergunakan formulir-formulir, yaitu Bukti Pembayaran (A.9/SAB), Daftar Bukti Pembayaran yang diterbitkan
(I.6/SAB), Daftar Penjagaan Hutang Pajak (G.1/SAB). Dimana formulir-formulir tersebut akan digunakan oleh bagian keuangan dalam melakukan
pengesahan pembayaran sesuai dengan prosedur pelaksanaan yang sudah ditentukan.
5. Hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan sistem dan prosedur penggajian di PT. Kereta Api (Persero) kantor Pusat hanya jika terjadi trouble pada aplikasi komputer yang digunakan termasuk jaringan komputernya. Hal
tersebut mengakibatkan proses penggajian menjadi agak sedikit tersendat. 6. Upaya yang dilakukan oleh PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat dalam
mengatasi hambatan yang terjadi baik dalam pelaksanaan sistem maupun prosedur penggajian yaitu apabila terjadi trouble (kerusakan) terhadap
aplikasi komputer yang digunakan langsung diantisipasi oleh bagian IT dan keuangan menjelang pelaksanaan penggajian sehingga proses penggajian
4.2 Saran
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat Bandung, penulis akan memberikan saran yang diharapkan akan berguna sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan pada masa yang
akan datang, yaitu :
1. Penggunaan sistem penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat
sudah memadai. Hanya saja akan lebih baik jika ditingkatkan lagi dengan melakukan pembinaan dan pendidikan intern, pembinaan pegawai, serta
peningkatan sarana dan prasarana terutama mengenai pencatatan waktu hadir pegawai yang masih menggunakan sistem manual yang sebaiknya sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Sehingga dalam menilai kinerja para
pegawai akan lebih akurat.
2. Pelaksanaan prosedur penggajian yang diterapkan PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat sudah sangat baik. Tetapi, sebaiknya sarana dan prasarananya lebih ditingkatkan lagi sehingga dapat menunjang pelaksanaan aktifitas
penggajian.
3. Penggunaan kode perkiraan pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat sudah
sangat spesifik. Tetapi, akan lebih baik jika kode perkiraan yang digunakan tidak terlalu sering mengalami perubahan sehingga akan lebih efektif.
4. Pelaksanaan sistem dan prosedur pengesahan pembayaran yang diterapkan di PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat sudah sangat baik. Tetapi, sebaiknya
pengendalian internnya lebih ditingkatkan lagi. Agar tidak akan terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses pembayaran gaji pegawai.
memeriksa terlebih dahulu aplikasi sistem yang akan digunakan sebelum proses penggajian dilakukan. Sehingga, proses penggajian tidak akan
terganggu.
6. Dalam upaya mengatasi hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan proses
penggajian pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat sudah sangat baik. Tetapi, sebaiknya bagian IT pada PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat selalu
Jakarta : PT. Gramedia.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart, 2003. Accounting Information System. Jakarta : Salemba Empat.
Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung : Lingga Jaya.
Sumber-sumber Lain
PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat, 1988. Sistem Akuntansi Baru. Bandung : PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat, 2007. Pedoman Penulisan Kode Perkiraan. Bandung : PT. Kereta Api (Persero) Kantor Pusat.
