PERT EM U AN 1 s.d 3
PERT EM U AN 1 s.d 3
ARTI SEKRETARIS DAN
ADMINISTRASI KESEKRETARISAN
Pertemuan Ke-1
Arti Sekretariat & Administrasi Kesekretariatan
Arti Sekretariat & Administrasi Kesekretariatan
Sekretariat
adalah satuan organisasi yang melakukan
k i
k
i t
t
t h d
k j
rangkaian
kegiatan
penataan
terhadap
pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan
sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi
di
i d
l
dicapai dengan lancar.
Administrasi
Kesekretariatan
berarti
keseluruhan
proses
pelaksanaan
rangkaian
g
kegiatan
g
penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan
lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
j
g
Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang
Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang
dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan
pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan
t l h dit
t k
k
di
l k
yang telah ditentukan maka diperlukan prasarana
suatu
perkantoran
yang
mampu
menyediakan
informasi
yang
y
g
benar,
berdasarkan
fakta
yang
y
g
dibutuhkan
pimpinan
dalam
mengatur
dan
mengendalikan usahanya.
Informasi
adalah
data
yang
dicatat,
digolong-golongkan,
disusun,
dihubung-hubungkan
atau
g
g
,
,
g
g
Kantor
adalah tempat diselenggarakannya
proses
Kantor
adalah tempat diselenggarakannya
proses
penanganan
informasi
mulai
dari
menerima,
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan
sampai
menyalurkan informasi.
Tata usaha
(The Liang Gie 1982:17) adalah segenap
rangkaian aktivita menghimpun mencatat mengolah
rangkaian aktivita menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan,
mengirim,
dan
menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
h k j
usaha kerjasama.
6 (Enam) Pola perbuatan :
6 (Enam) Pola perbuatan :
1.
Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan
mengusahakan
g
tersedianya
y
segala
g
keterangan
g
yang belum ada akhirnya siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan
2
Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan
2.
Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan
pelpagai peralatan tulis, keterangan-keterangan
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan
4
Menggandakan
adalah
kegiatan
4.
Menggandakan
adalah
kegiatan
memperbanyak
dengan
cara
dan
alat
sebanyak jumlah yang diperlukan
sebanyak jumlah yang diperlukan
5.
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu
g
g
pihak kepihak lain
6.
Menyimpan
adalah
kegiatan
menaruh
Rua ng lingk up k e gia t a n
k e se k re t a ria t a n
k e se k re t a ria t a n
Kegiatan
di
bidang
sekretariat
yaitu
menyelenggarakan :
menyelenggarakan :
1.
Pembinaan ketata-usahaan, berhubungan dengan
pekerjaan
surat-menyurat,
yang
meliputi
:
pembuatan,
penerimaan,
pengolahan,
pendistribusian dan penyimpanan surat/warkat.
2
Tata hubungan baik secara intern maupun extern
2.
Tata hubungan, baik secara intern maupun extern
(hubungan masyarakat)
3.
Kepaniteraan rapat-rapat
4.
Hal-hal yang bersifat rahasia
6.
Tugas-tugas bantuan lain yang bersifat menunjang
6.
Tugas tugas bantuan lain yang bersifat menunjang
pelaksanaan
tugas
pokok
dan
menyediakan
fasilitas-fasilitas
(khususnya
mengkoordinasi
pelaksanaan tugas pokok organisasi)
pelaksanaan tugas pokok organisasi).
Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Tujuan Administrasi Kesekretariatan
1.
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi
baik intern maupun extern
2.
Mengamankan kerahasiaan perusahaan/organisasi
3.
Mengelola
dan
memlihara
seluruh
dokumen
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
meliputi
:
1
M
d k
t t
(
di
)
1.
Mengadakan pencatatan
(recording)
yang
digunakan
sebagai
alat
pertanggungjawaban dan sebagai sumber
pertanggungjawaban dan sebagai sumber
informasi.
2
Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
2.
Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
3.
Alat komunikasi perusahaan
Pertemuan ke-2
Arti Sekretaris dan Kesekretarisan
Arti Sekretaris dan Kesekretarisan
Sekretaris
adalah seseorang yang membantu seorang
Sekretaris
adalah seseorang yang membantu seorang
pemimpin
atau
badan
pimpinan
atau
perusahaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif
yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang
yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang
pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Menurut
Prajudi
j
Atmosudirdjo
j
(1982:
(
63)
)
mengatakan bahwa istilah sekretaris berasal dari
istilah asing yang di indonesiakan.
Bahasa Latin “ Secretum” yang berarti “Rahasia”
Bahasa Belanda “ Sekretaries”
dan dalam
Bahasa inggrisnya “Secretary”.
•
Definisi sekretaris :
1.
Menurut Betty Hutchinsons and Carol Milano (dalam
Ursula Ernawati, 2004:1) seorang sekretaris adalah
seorang profesional
Sebagai profesional diharapkan
seorang profesional. Sebagai profesional diharapkan
menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas
kesekretarisan
dengan
penuh
kompetensi,
dapat
dipercaya dan berkepribadian.
2.
Profesional
Secretaries
Internasional
(PSI)
(dalam
Ursula Ernawati 2004:2) berpendapat bahwa seorang
Ursula Ernawati, 2004:2) berpendapat bahwa seorang
sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki
keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan
i
t
j
b
t
di
hk
t
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Pendapat Louis C. Nanassy and william Selden
(1960:184) sekretaris adalah seorang pegawai kantor
yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab
yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab
dari
pada
seorang
stenografer
dan
tugas-tugas
biasanya.
Sekretaris
organisasi
bertindak
sebagai
Kepala
Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat
Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat
rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan
dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi
i t h
l
k
i t
k
ik
i
Ruang Lingkup, Tugas dan
F
i S k
t
i
Fungsi Sekretaris
A.
Ruang Lingkup
A.
Ruang Lingkup
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,
khususnya
yang
berhubungan
dengan
pekerjaan
surat
menyurat
yang
meliputi
pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian dan penyimpanan
pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara
intern maupun extern.
p
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Menyelenggarakan
y
gg
pengaturan
g
penerimaan
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
ugas d
s a
ese e a a a
z
Memperlancar lalu lintas dna distribusi
informasi ke segala pihak baik intern
informasi ke segala pihak baik intern
maupun ekstern.
z
Mengamankan rahasia perusahaan /
z
Mengamankan rahasia perusahaan /
organisasi
M
l l d
lih
d k
t
i
z
Mengelola dan memelihara dokumentasi
perusahaan
atau
organisasi
yang
b
b
i
k l
f
i
berguna
bagi
kelancaran
fungsi
C
Fungsi
C
. Fungsi
z
Mengadakan pencatatan dari
semua kegiatan manajemen
z
Sebagai alat pelaksana pusat
z
Sebagai alat pelaksana pusat
ketatausahaan.
S b
i
l
k
ik
i
z
Sebagai
alat
komunikasi
organisasi / perusahaan
g
p
Kedudukan Sekretaris dalam
Kedudukan Sekretaris dalam
Organisasi
Peran Strategis
g
Peran Teknis
Kualifikasi / Syarat-syarat
Kualifikasi / Syarat syarat
Sekretaris
a.
Syarat Pengetahuan
a.
Syarat Pengetahuan
b.
Syarat Keterampilan
Syarat Kepribadian
Pertemuan Ke-3
Ruang Lingkup Sekretaris
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan
g
g
p
p
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi
cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan
sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor seperti :
kantor seperti :
a.
Menerima tamu
b.
Menerima telepon
p
c.
Mengambil dikte dan
melatinkan
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan
bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang
sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang
usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya
usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya
direktur
dari
perusahaan
percetakan
akan
berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris
dik l
kk
dikelompokkan :
a.
Tugas-tugas yang bersifat rutin
b
Tugas tugas khusus
b.
Tugas-tugas khusus
c.
Tugas-tugas yang bersifat kreatif
a)
Tugas-tugas yang bersifat rutin meliputi
:
1.
Menyususn/ membuat surat (korespondensi)
2.
Menata arsip (kearsipan)
3
M
d
d lik
t
3.
Mengurus dan mengendalikan surat
4.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu
5
Menerima dan melayani telpon serta menelpon
5.
Menerima dan melayani telpon serta menelpon
6.
Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
7.
Mempersiapakan pembuatan laporan
p
p
p
p
b)
Tugas melaksanakan instruksi (Tugas Khusus)
meliputi :
1.
Mempersiapkan rapat dan membuat notulen/risalah
rapat
2
Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai
2.
Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai
C)
Tugas yang bersifat kreatif meliputi :
C)
Tugas yang bersifat kreatif meliputi :
1.
Membuat perencanaan kerja
2.
Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil
p
j
p
g
g
(petty cash)
3.
Mempelajari pengetahuan tentang Buku Kas Kecil
(
petty cash
)
(
petty cash
)
4.
Pemantapan kepribadian
5
Effisiensi kerja
5.
Effisiensi kerja
6.
Pengembangan diri sekretaris
7.
Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan
y p
p
p
g
p
alat-alat penting bagi sekretaris
8.
Memahami cara kerja mesin kantor dan audio
visual aids (alat bantu peraga)
Seorang sekretaris harus selalu berusaha
untuk mencari cara-cara yang baik untuk
untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerja sama
yang
baik
antara
sekretaris
dengan
yang
baik
antara
sekretaris
dengan
pimpinannya
dalam
batas-batas
PENGEMBANGAN DIRI
SEORANG SEKRETARIS
A.
Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan
sekretaris
dalam
Pengembangan
sekretaris
dalam
1.
Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu
Adalah latihan yang diberikan pada waktu
seseorang belum menempati suatu jabatan
tertentu, yang meliputi :
tertentu, yang meliputi :
a.
Pendidikan formal yang diselenggarakan
umum.
b.
Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan
oleh organisasi atau perusahaan, tempat
g
p
p
sekretaris bekerja.
2. In Service Training
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan
p
j
p
g
g
latihan sekretaris pada dasarnya untuk
memperoleh 3 hal :
p
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
g
g
Agar sekretaris dapat berhasil dengan
baik,
,
pada
p
dasarnya
y
tergantung
g
g
kepada 3 faktor yang secara langsung
mempengaruhi
sekretaris
dalam
bid
k
k t i
it
bidang kesekretarisan, yaitu :
1.
Kemampuan
untuk
dapat
j k
b
mengerjakan
bermacam-macam
tugas pekerjaan secara efisien.
K
ib di
ik
TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan
kedalam 8 macam yaitu :
kedalam 8 macam yaitu :
Tugas-tugas Rutin
Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas Istimewa
Tugas-tugas Resepsionis
Tugas tugas Resepsionis
Tugas Keuangan
Tugas Sosial
Tugas Sosial
Tugas Insidental
PRINSIP TERPENTING
PRINSIP TERPENTING
SEKRETARIS
SEKRETARIS HARUS
SEKRETARIS HARUS
MAMPU :
Membagi waktu kerja dengan keluarga
Menjadi ujung tombak dalam perusahaan /
Menjadi ujung tombak dalam perusahaan /
organisasi
Menentukan arah dan tujuan perusahaan /
organisasi
Pandai menyimpan rahasia
Si
f ll k
t k d
d t fi ht i
Siap full kontek dan ready to fight in every
moument
Mempersiapkan & Membuat
Mempersiapkan & Membuat
Risalah rapat
Tugas Pokok Sekretaris :
•
Membantu pimpinan
•
Menyiapkan agenda rapat
•
Menyusun administrasi / pembukuan
•
Menyusun administrasi / pembukuan
perusahaan
Mengatur daftar kegiatan perusahaan /
•
Mengatur daftar kegiatan perusahaan /
HAL-HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN OLEH SEORANG
DIPERHATIKAN OLEH SEORANG
SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada
yang berhak
y
g
Memberikan informasi perusahaan /
organisasi kepada yang bukan haknya
g
p
y
g
y
Watak keras kepala dan menang sendiri
Jangan mudah terpengaruh oleh orang
Jangan mudah terpengaruh oleh orang
lain
YANG DIMAKSUD DENGAN
RAPAT
M
k
t
b h
t k
Merupakan
suatu
pembahasan
untuk
merumuskan jalan keluar dalam menghadapi
masalah
masalah
Pertemuan
yang
sudah
diagendakan
MACAM-MACAM FORMASI
RAPAT
B
t k h
f U
P
t
b
t k h
f
Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf
“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
barisan paling depan
Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan
pimpinan tinggal berada di barisan paling
depan
Bentuk
huruf
T
:
Posisi
peserta
rapat
membentuk huruf T dengan posisi pimpinan
membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan
berada di depan
CARA PENJELASAN MAERI
DALAM RAPAT
DALAM RAPAT
Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu
p
oleh diri sendiri
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami
l h
oleh peserta rapat
Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai
dengan tiap pokok pembahasan rapat
dengan tiap pokok pembahasan rapat
Memunculkan karakter yang bisa dijadikan
sebagai ciri khas
sebaga c
as
Materi disampaikan secara singkat, padat
dan jelas.
CARA MENGAMBIL
KEPUTUSAN DALAM RAPAT
KEPUTUSAN DALAM RAPAT
Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang
Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang
akan diambil harus bisa diputuskan dengan
mantap dan bisa diterima oleh semua peserta
p
p
rapat
Votting : Artinya keputusan yang akan diambil
b d
k
d
t b
k
berdasrkan dengan suara terbanyak
Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya
pimpinan rapa dapat mengambil keputusan
pimpinan rapa dapat mengambil keputusan
dengan jalan sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain
b
i
PRI N SI P DALAM RAPAT
PRI N SI P DALAM RAPAT
“Setiap Keputusan yang Akan Diambil
adalah
Merupakan
Kunci
adalah
Merupakan
Kunci
Keberhasilan pada Masa yang Akan
Datang”
SIFAT PIMPINAN RAPAT
HARUS MEMEGANG PRINSIP :
Serius tapi santai
Menyesuaikan dengan situasi dan
Menyesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang ada
Harus bisa meyakinkan peserta rapat
Harus bisa meyakinkan peserta rapat
dan jangan sampai terpengaruh
W kt
d l h
h
MENANGANI KEGIATAN HUMAS
DAN KEPROTOKOLAN
A
Memahami F ngsi dan Peranan H mas
A.
Memahami Fungsi dan Peranan Humas
(Public Relation)
Istilah
yang
sering
digunakan
dalam
Istilah
yang
sering
digunakan
dalam
hubungan masyarakat (Public Relation) :
1 Komunikasi
1. Komunikasi
2. Media Komunikasi
3 Public
3. Public
Fungsi Public Relation
Fungsi Public Relation
Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi
masyarakat;
masyarakat;
Memberikan nasihat tentang sesuatu yang
sebaiknya dikehendaki oleh public;
sebaiknya dikehendaki oleh public;
Mengusahakan hubungan yang memuaskan
antara public dengan petugas pemerintah;
p
g
p
g
p
;
B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas
B b
h l
h
di
h tik
Beberapa
hal
yang
harus
diperhatikan
seorang sekretaris antara lain :
9
Keterampilan kesekretarisan;
9
Keterampilan kesekretarisan;
9
Mempunyai inisiatif dan cara berpikir
logis;
g ;
9
Ingatan yang baik;
9
Memperluas wawasan;
9
Ketelitian;
9
Pertimbangan atau perhitungan sebelum
melakukan tindakan;
9
Menyelesaikan
pekerjaan
secara
C. Penampilan Diri Sekretaris
p
Kriteria umum seseorang untuk dapat
mengembangkan kepribadiannya :
mengembangkan kepribadiannya :
1.
Mampu mengaktualisasikan diri;
M
lih t
bj ktif
2.
Mampu melihat secara objektif;
3.
Memiliki pandangan hidup;
4.
Menghargai orang lain;
5
Peka akan tujuan;
5.
Peka akan tujuan;
D
Sik
b h b
d
D. Sikap yang berhubungan dengan
Kepribadian
1.
Handal;
2.
Jujur;
j
3.
Ketekunan dan kerajinan;
4
Sikap membawa diri;
4.
Sikap membawa diri;
5.
Pandai menyesuaikan diri;
6.
Memperhatikan
dan
menjaga
Pertemuan ke 5 s.d 6
Pertemuan ke 5 s.d 6
Menerima dan Melayani Tamu
Serta
Bertamu
•
Syarat Penting Penerima Tamu :
Syarat Penting Penerima Tamu :
1.
Sopan dan ramah
2
Berkepribadian menarik
2.
Berkepribadian menarik
3.
Bijaksana dan cerdas
Sikap
Sekretaris
Dalam
Melayani
Tamu
•
Aturan
‐
aturan
dalam
melayani
tamu
1.
Berpenampilan
rapih,
bersih
dan
segar
2.
Berperilaku
sopan
dan
ramah
3.
Ekspresi
wajah
yang
hangat,
namun
meyakinkan
4
Menghafal nama tamu
4.
Menghafal
nama
tamu
5.
Senang
bergaul
dan
luwes
6.
Menjadi
pendengar
yang
baik
7
M
j
ik
t b h
tid k
l k k
k bi
7.
Menjaga
sikap
tubuh
agar
tidak
melakukan
kebiasan
‐
kebiasaan
jelek
seperti
:
menggigit
kuku,
memegang
dagu
8.
Berlaku
sopan
dan
hormat
kepada
tamu
h
k
10.
Pakailah nada suara yang enak dan jelas
y
g
j
11. Senantiasa bersikap tenang
13. Menangani tamu yang
g
y
g
complain
p
secara profesional
p
14. Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat
melihat orang yang masuk ruangan
g y
g
g
15. Jangan menginterupsi pembicaraan tamu
16. Tulus dalam melayani tamu
6. u us da a
e aya
ta u
Hal
‐
hal
yang
harus
dihindari
sekretaris
1.
Mengobrol terus menerus
2.
Berbicara dan tertawa terlalu keras
3.
Duduk di atas meja
4.
Melepas sepatu
5.
Memotong kuku
6.
Mengorek hidung, gigi dan telinga
7.
Menambah lipstik, bedak dan menyisir rambut
8.
Menelpon berlama‐lama
9.
Mengintip atau mencuri dengar
Catatan
Identitas
Tamu
•
Catatan mengenai identitas dan kepribadian
tamu, penting untuk diketahui, tujuannya
tamu, penting untuk diketahui, tujuannya
untuk menghindari kemungkinkanan adanya
keinginan terselubung dari seorang tamu.
keinginan terselubung dari seorang tamu.
Menyapa
Tamu
(
Greetings
)
atau
Pelayana
Terhadap
Tamu
•
Memberikan pelayanan terhadap tamu, merupakan hal yang harus
dilakukan sekretaris.
•
Menyapa
(
Greetings)
yang harus dilakukan sekretaris saat bertatap
muka dengan tamu adalah
1.
Sopan dan ramah
2.
Tersenyum
3
Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu :
3.
Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu :
•
Pagi
: 08.00 s.d 11.00 WIB
•
Siang
: 11.00 s.d 15.00 WIB
S
15 00 d 18 00 WIB
•
Sore
: 15.00 s.d 18.00 WIB
Jenis
‐
jenis Tamu
;
Tamu yang berkunjung kepada pimpinan dapat dibedakan
menjadi ;
1
Tamu dengan perjanjian sebelumnya artinya tamu tersebut
1.
Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu tersebut
adalah tamu yang diharapkan
Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris pada
kt
i
t
waktu menerima tamu :
•
Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu sekligus yang
sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan
•
Sekretaris perlu berhati
‐
hati dalam percakapan dengan
tamunya (jangan membicarakan masalah politik, agama, dan
uang) baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.
4.
Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai
b
T
/O /Mb /T
h/AA
sebutan Tante/Om/Mba/Teteh/AA
5.
Bila tamu tersebut sudah dikenal harus disebutkan namanya
6.
Dalam pembicaraan dengan tamu, dapat menjaga diri dan mengerti
tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
7.
Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan
membantu pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu
8.
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan
dengan baik dan jangan menyinggung perasaan tamu
9.
Usahakan agar tamu merasa senang
g
g
(comportable) apabila tamu
(
p
)
p
terpaksa harus menunggu, dan sediakan bahan bacaan (koran, majalah
dll) di ruang tamu.
10.
Kemudian tanyakan keperluan tamu dan mempersilahkan mengisi buku
y
p
p
g
tamu atau kartu tamu
•
Apabila pimpinan
Apabila pimpinan
memperkenalkan sekretaris kepada
memperkenalkan sekretaris kepada
tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan “ Apa kabarb
Bapak X ?”. Sekretaris tidak perlu berdiri sewaktu
diperkenalkan
diperkenalkan
•
Apabila
sekretaris
perlu
membantu
pimpinan
untuk
mengakhiri suatu pertemuan maka dapat dipilih salah satu
misalnya ;
misalnya ;
•
Berikan kartu nama atau nama tamu ditik dikertas dan beri
keterangan bahwa tamu selanjutnya sudah tiba (sekretaris
id k
k
)
tidak mengatakan apa
‐
apa)
•
Masuk dan temui pimpinan dengan mengatakan “Maaf Pak,
tamu dengan perjanjian pada jam ….. Telah tiba. Berapa
lama lagi Bapak dapat menerimanya ?”.
•
Menelpon pimpinan, apabila pimpinan tidak ingin menemui
tamunya.
2.
Tamu tanpa perjanjian
ada beberapa kemungkinan tamu yang datang, tanpa
perjanjian yaitu :
I
d l h t
t
k l
i
i
(
ik
k
d
•
Ia adalah teman atau keluarga pimpinan (sampaikan kepada
pimpinan dan bila pimpinan bersedia dan siap menemuinya
antarkan atau persilahkan tamu menemui pimpinan)
•
Ia adalah salesman yang ingin menawarkan produk (dalam
hal ini sekretaris harus memutuskan tamu tersebut untuk
dislurkan atau ditangani)
dislurkan atau ditangani)
•
Apabila perusahaan Anda memiliki petugas yang menangani sumbangan,
maka hubungi bagian yang terkait. Sedangkan bila tidak ada petugas
khusus maka sekretaris yang harus menghadapinya.
•
Bila perusahaan Anda sudah tidak memiliki dana/anggaran untuk
sumbangan maka katakan dengan terus terang dan sopan bahwa saat ini
tidak memungkinkan untuk menyumbang
•
Ada kemungkinan ia berlaku tidak sopan dan marah, tetapi sekretaris
harus menghadapinya dengan tenang, jangan terpancing.
•
Sebaiknya setiap perusahaan memuliki dana/anggran untuk sumbangan
y
p p
/
gg
g
sebagai bentuk kepedulian sosial.
•
Ia adalah relasi atau tamu rutin.
•
Hal
yang
harus
dipahami
sekretaris
karena
•
Hal
yang
harus
dipahami
sekretaris
karena
pimpinan tidak mungkin setiap saat dan terus
menerus menerima tamu maka ;
menerus menerima tamu maka ;
1.
Tamu tertentu dapat disalurkan ke pejabat lain
2
Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan
2.
Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan
harus diberi penjelasan secara baik dan enak oleh
sekretaris agar tidak marah dan tersinggung
g
gg
g
Melayani Tamu Asing
•
Beberapa hal yang dapat digunakan untuk melayani tamu
asing yang baru dikenal ;
1.
Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab
2.
Berbicara secara jelas dan perlahan
f
k
l
h
l
d
3.
Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat
‐
rapat yang akan diadakan
4.
Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi
4.
Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi
Pemberian
Bingkisan
Untuk
Tamu
Bisnis
Asing
Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan dengan hati
‐
hati
dan disampaikan pada saat yang tepat.
Hal yang perlu dipertimbangkan bingkisan untuk tamu asing
a)
Bingkisan untuk tamu Eropa
•
Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang maka dapat
•
Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang, maka dapat
diberikan bingkisan berupa barang kerajinan perak
•
Minuman beralkohol (liquors) dan coklat sangat disukai
•
Bingkisan di kemas secara ssederhan (sertakan kartu ucapan)
g
p
•
Jangan memeberikan parfum untuk istri si tamu, kecuali atas
permintaan khusus si tamu
b)
Bingkisan untuk tamu Arab
b)
Bingkisan untuk tamu Arab
•
pemberian bingkisan jangan dilakukan di awal pertemuan, berikan saat
tepat, yaitu pada saat ada beberapa tamu lain yang juga hadir, sehingga
menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah
menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah
menyuap
•
B8ingkisan dapat berupa barang untuk anak
‐
anak, jangan berikan
bingkisan untuk istrinya
bingkisan untuk istrinya
•
Orang Arab sangat menyukai produk Amerika dan German
•
Buku
‐
buku yang dapat dimanfaatkan di kantor sangat cocok diberikan
/
•
Hati
‐
hati bila memberikan bingkisan berupa/bergambar binatang,
karena ada yang haram dan ada yang bermakan kurang baik
c)
Bingkisan
untuk
tamu
Chinese
(Singapure,Hongkong,
Taiwan, China daratan secara umum
memiliki kesamaan
budaya)
budaya)
hal yang perlu diperhatikan dalam pemeberian bingkisan
yaitu :
•
Bingkisan dapat disampaikan pada saat akhir pembicaraan
(saat jamuan makan malam)
•
Jangan berikan bingkisan berupa uang
•
Jangan berikan bingkisan berupa uang
•
Jangan berikan barang yang anaeh
‐
aneh
d)
Bingkisan Untuk Tamu dari Amerika Serikat
d)
Bingkisan
Untuk
Tamu
dari
Amerika
Serikat
dunia usaha Amerika tunduk dan taat pada aturan yang
mengikat. Ada perusahaan yang secara jelas mengatakan
tidak
memperkenankan
penerimaan
hadiah/bingkisan
dalam bentuk apapun (hadiah sering dianggap usaha
menyuap)
y
p)
•
Bingkisan yang mungkin dapat diberikan adalah barang
‐
barang promosi dari perusahaan (seperti : agenda,
k l
d
b l
i )
kalender, balpoint)
•
Jangan berikan hadiah uang
•
Untuk hadiah natal dapat diberikan
wine
atau minuman
)
Bi
ki
t k t
A
ik L ti
e)
Bingkisan untuk tamu Amerika Latin
•
Diberikan setelah selesai pembicaraan bisnis
•
Barang
‐
barang untuk keperluan kerja (seperti : kalkulator sangat cocok
untuk dihadiahkan)
•
Mainan untuk anak
‐
anak juga baik untuk diberikan
•
Hindarkan pemberian barang
‐
barang yang dapat bermakna baik
(seperti : pisau, sapu tangan). Hindari warna ungu dan hitam
melambangkan suka cita.
•
Kesimpulan :
Pertemuan
ke
7
s.d
9
A P
i
A. Pengertian
Menerima dan melayani telepon
•
Berbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatu
Berbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatu
penyampaian atau penerimaan berita dari seseorang kepada orang
lain yang saling tidak bertatap muka.
•
Hal ini berarti bahwa komunikasi semata mata malalui suara
•
Hal ini berarti bahwa komunikasi semata-mata malalui suara,
sehingga
untuk
menjelaskan
sesuatu
tidak
dapat
dengan
menggunakan mimic atau ekspresi. Oleh karena itu apabila
b bi
d
k
t l
h
di
h tik
d l h
berbicara dengan menggunakan telepon harus diperhatikan adalah :
1. Membiasakan diri tersenyum maktu menelepon, sebab meskipun
1. Pada waktu berbicara hendaknya menggunakan kata-kata jelas,
y
gg
j
suara tidak terlalu tinggi melengking, juga tidak terlalu lemah
sehingga sulit untuk didengarkan.
2 Berhati-hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara
2. Berhati hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara
kita. Kita boleh tidak senang, boleh tergesa-gesa tetapi janganlah hal
itu sampai kentara.
3 S
k t i
kili
i
i
b
it
j
ik
3. Suara sekretaris mewakili suara pimpinan, begitu juga sikapnya
mencerminkan sikap pimpinan dan perusahaan.
B.PERATURAN SEDERHANA DALAM MENELEPON
1. Berbicara dengan kecepatan normal.
2. Berbicara dengan nada seperti kalau berbicara berhadapan.
3 B bi
l
di d
i
3. Berbicara langsung di depan transmiter.
4. Berusaha bersikap bersahabat, sopan, ramah, dan penuh perhatian.
5. Menggunakan bahasa yang baik.
Cara menerima telepon yang sangat efektif yaitu
:
Cara menerima telepon yang sangat efektif yaitu
:
1. Segera mengangkat terlambat mengangkat dan membiarkan
telepon berdering itu akan mengganggu ketenangan pimpinan
telepon berdering, itu akan mengganggu ketenangan pimpinan
dan akan menimbulkan pertanyaan apakah sekretaris tidak ada
di tempat. Walaupun sekretaris dalam keadaan sibuk, telepon
yang masuk harus dilayani sebaik mungkin.
2. Segera siap untuk mencatat segala sesuatu yang penting dalam
3. Berusaha mendapatkan keterangan selengkapnya dan penelepon hendaknya diingat,
apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud
apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud
menelepon, janganlah menanyakannya terus-menerus, sebab dengan mendesak
demkian si penelepon semakin tidak bersedia emberikan keterangan. Mungkin
sekretaris dapat memancing dengan mengatakan:
“apakkah saya dapat menyampaikan pesan khusus bapak kepada Bapak pimpinan?”
“apakah saya dapat mengatakan kepada Bapak pimpinan bahwa Bapak meneleon?”
“apakah saya dapat membantu Bapak ? Saya sekretaris Bapa pipinan”
4. Mencatat pesan dari penelepon seorang sekretarisya yang efektif tidak boleh lupa
mencatat pesan yang diberikan oleh tamu maupun penelepon apabila pimpinan
sedang tidak ada si tempat Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang
sedang tidak ada si tempat. Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang
hanya setengah dimengerti tentang suatu pesan, sehingga apabila pimpinan
menanyakan hal itu sekretaris mengatakan :
CARA MENCATAT PESAN
1. Harus selalu siap dengan buku catatan pesan dan pensil, untuk
mencatatnya.
2. Kalau pimpinan tidak dapat menerima telepon, catatlah nama
penelepon, nama perusahaan serta nomor telepon ditambah
dengan keterangan penting.
3. Usahakan menulis dengan teliti dalam buku catatan, kalau
g
,
beritanya penjang catatlah dengan menggunakan steno dan
kemudian diketik.
kemudian diketik.
4. Ulangi nama yang tidak dikenal kepada pembicara dengan
Identifikasi Diri
•
perkataan pertama kali yang dapat diucapkan oleh sekretaris apabila ia
mengangkat telepon adalah menyebutkan nama instansinya, nomor
pesawatnya, atau nama dirinya. Kemudian sekretaris harus memberikan
salam. Tidak boleh sekretaris hanya menjawab telepon dengan “hallo” atau
“ya”, perkataan tersebut tidak menunjukan identitas.
Memilih telepon yang datang
Apabila sekretaris menganggap bahwa telepon seseorang tidak dapat diterima
oleh pimpinan maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan
oleh pimpinan, maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan,
dan tepat, serta memberikan saran kepada siapa penelepon dapat berbicara.
Misalnya :
Apabila pimpinan tidak ada di tempat
Apabila pimpinan tidak ada di tempat
Apabila pimpinan tidak sedang di tempat, sehingga ia
tidak dapat menerima telepon maka ada tiga hal yang
p
p
g
y
g
harus dilakukan oleh sekretaris:
1.Memberikan
keterangan
g
kepada
p
penelepon
p
p
tentang
g
ketidakhadiran pimpinan tetapi tidak secara terperinci
mengenai waktu dan kegiatan sebenarnya, kecuali apabila
keadaan mengharuskan untuk memberikan keterangan
yang sebenarnya. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak
h tii h ti
t kti
d
bij k
hi
tid k
hatii-hati,
taktis
dan
bijaksana,
sehingga
tidak
2. Mencatat identitas tamu secara lengkap serta mencatat
keperluuannya
keperluuannya.
3. Membuat laporan yang rapi, jelas, jika perlu diketik, sehingga
pimpinan dapat dapat membacanya meskipun sekretaris tidak
ada.
ada.
PERSIAPAN
Sebel m mem lai mem tar nomor telepon ata
sebel m
Sebelum memulai memutar nomor telepon atau sebelum
menerima telepon hendaknya dilakukakan hal-hal sebagai
berikut :
1
Dalam hal menelepon
1. Dalam hal menelepon
•
Pahamilah lebih dahulu masalah apa yang akan dikatakan
dalam telepon
H
lk
di
k d Bil
l
t tl h di
ik
•
Hapalkan nomor yang dimaksud. Bila perlu catatlah di secarik
kertas
2
Dalam hal menerima telepon
2. Dalam hal menerima telepon
•
Begitu telepon berdering segera angkatlah telepon dengan
tangan kiri dan tangan kanan meraih pensil dan formulir
penerimaan telepon untuk bersiap sedia apabila ada pesan
yang harus ditulis.
•
Apabila
ada sesuatu keperluan sehingga sekretaris harus
•
Apabila
ada sesuatu keperluan sehingga sekretaris harus
meninggalkan tempat duduknya, mintallah kepada seorang
rekan untuk menerima telepon bila sewaktu-waktu ada orang
l
yang menelepon.
Menerima telepon
1. Berilah identitas, artinya katakan dimana telepon diterima.
2. Tanyakan siapa nama yang menelepon, apabila si penelepon
tidak mengatakan namanya
tidak mengatakan namanya.
3. Jawablah dengan baik apabila penelepon ingin bicara dengan
sekretaris.
4. Berilah penjelasan dengan jelas dan sopan apabila:
•
Penelepon salah sambung
•
Penelepon minta bicara dengan orang yang tidak ada di
•
Penelepon minta bicara dengan orang yang tidak ada di
tempat.
•
Penelepon perlu menelepon nomor lain atau orang lain.
5. Segera
hubungkan
dengan
orang
yang
dikehendaki
penelepon.
7.
kalau untuk pimpinan maka sekretaris harus tahu
masalahnya. Tahu apayang akan dikemukakan. Sekretaris
harus tahu siapa yang harus menunggu di pesawat telepon
karena ada juga pimpinan yang merasa tersinggung, jika
h
l
d i
j b
harus menunggu telepon dari seseorang yang jabatannya
lebih rendah darinya, harus diyakinkan bahwa orang yang
bersangkutan sudah ada dipesawat telepon.
8. Jangan mengawali pembicaraan dengan menggunakan
kata “
HALLO
”.
9. Kalau harus menunggu sebaiknya kita katakan dahulu,
gg
y
,
kalau kita harus mencari sesuatu yang agak lama,
misalnya mencari informasi.
10 Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama Oleh
10.Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Oleh
karena itu kalau harus meninggalkan ruangan cukup
lama, maka harus mencari pengganti. Setidak-tidaknya
harus dapat mencatat dan siapa yang menelepon.
Menelepon
p
1.Setelah telepon diterima oleh pihak penerima, pastikan
terlebih
dahulu apakah telepon telah diterima oleh
perusahaan/instansi atau nomor yag dimaksud
perusahaan/instansi atau nomor yag dimaksud.
2.Mintalah dihubungi dengan bagian yang dikehendaki
(dalam hal ini diterima oleh operator telepon sentral).
3 S t l h dit i
l h
b ik t
tik
t
3.Seteleh diterima oleh orang berikutnya, pastikan atau
tanyakan
bahwa
ingin
bicara
dengan
orang
yang
dimaksud. Jangan menerka.
4 K
k
b h
i
i
i
i b bi
k
i
id k
4.Katakan bahwa pimpinan ingin berbicara, sekretaris tidak
boleh
berbicara
lain-lain
yang
isinya
mendahului
pembicaraan pimpinan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Hal-hal yang perlu diperhatikan
1. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia di
telepon, karena orang lain kadang kala ikut mendengar
p
,
g
g
g
pembicaraaannya, kecuali kalau yakin benar bahwa
pengamanannya sempurna.
2. Pembicaraan
telepon
dengan
suara
keras
akan
mengganggu rekan sekerja, dan harus dihindarkan.
3 Di waktu menelepon janganlah berbicara dengan orang
3. Di waktu menelepon, janganlah berbicara dengan orang
ketiga. Karena suaranya mungkin akan didengar oleh
yang menelepon dan ini sangat tidak sopan.
4. Batasi pembicaraan telepon pribadi sedikit mungkin. Urusan pribadi di
k
id k
k
b
i
i
j
ik
kantorsangat
tidak
menyenangkan
bagi
siapapun
juga
yang
ikut
mendengarkan.
5. Mengerti bagaimana caranya mengadakan telepon, interlokal dalam negeri,
dan catatlah lamanya pembicaraan dan tanyakan biayanya dan buatlah
dan catatlah lamanya pembicaraan dan tanyakan biayanya dan buatlah
catatannya.
6. Buatlah satu daftar khusus nomor-nomor telepon yang sering dibutuhkan
dan selalu tersedia diatas meja kerja anda.
dan selalu tersedia diatas meja kerja anda.
7. Hubungi orang-orang yang akan diberi kuasa untuk menerima telepon bila
anda sedang ke luar.
8. Akhirilah setiap pembicaraan telepon dengan ramah dan tidak tergesa-gesa.
8. Akhirilah setiap pembicaraan telepon dengan ramah dan tidak tergesa gesa.
Berikan
kesan
pada
pembicara
bahwa
saudara
senang
mendapat
kesempatan berbicara dengan dia. Katakanlah
“SELAMAT PAGI” atau
“SELAMAT SIANG”,
diikuti dengan menyebut nama orang yang diajak
b bi
U
k
l h t i
k ih
b b i i
k
b ik
k
UJIAN
UJIAN
UJIAN
UJIAN
TENGAH
TENGAH SEMESTER
SEMESTER
TENGAH
Mempersiapakan
Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas
tertent
kepada pet gas lain dalam s at
sistem
tertentu kepada petugas lain dalam suatu sistem
administrasi.
Isi laporan yang dibuat dapat berupa hasil penelitian,
pengamatan,
pengalaman,
percobaan
dan
lain
sebagainya.
Dalam pembuatan laporan hasil yang penting mendasari
Dalam pembuatan laporan, hasil yang penting mendasari
setiap laporan adalah adanya fakta dan data. Fakta inilah
yang diramu menjadi informasi yang disampaikan kepada
pihak yang dituju dan pihak lain yang terkait
Kegiatan pelaporan mengandung 4 fungsi yaitu :
1.
Fungsi informatif adalah laporan berguna sebagai sumber
informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas—tugasnya.
2.
Fungsi
pertanggungjawaban
adalah
merupakan
pertanggungjawaban dari pelapor mengenai hal yang dilaporkan.
3.
Fungsi pengambilan keuputusan adalah mengandung makna
laporan dari bawahan dapat dipergunakan oleh atasan sebagai
bahan pengambil keputusan.
4.
Fungsi pengawasan adalah adanya laporan dari bawahan,
atasan telah ikut mengawasi hal yang dilaporkan walaupun
t
tid k
lih t f kt
d
t k
l
di i
Dari fungsi laporann tersebut dapat
dirumuskan kegunaan laporan sebagai :
>
sumber informasi
>
bahan pertanggungjawaban
>
bahan pengambilan keputusan
Prinsip
p
dasar
pembuatan
p
laporan sama dengan prinsip
berkomunikasi
Agar
dapat
berkomunikasi.
Agar
dapat
dipergunakan
p g
sebagai
g
alat
1 L
h
b
d
2 L
h
j l d
1. Laporan harus benar dan
objektif
2. Laporan harus jelas dan
cermat
K b
d
Di
l k
k t liti
t k
Kebenaran
dan
objektifitas dari informasi
tersebut
penting
sekali,
Diperlukan ketelitian untuk
menetukan data mana yang
harus
dimasukan
sebagai
g
karena tepat dan tindaknya
keputusan yang diambil
oleh
pimpinan
banyak
g
bahan
laporan.
Dengan
menggunakan kata
‐
kata dan
istilah yang sederhana jelas
oleh
pimpinan
banyak
tergantung
dari
kualitas
informasi yang diterimanya
.
3. Laporan Harus
4 Laporan Harus Lengkap
Sistematis
4. Laporan Harus Lengkap
Laporan
harus
Laporan yang lengkap
diusahakan dibuat secara
sistematis, singkat, tepat,
padat dan jelas serta
harus :
¾
Mencakup segala segi
dari masalah yang
p
j
langsung
mengenai
persoalannya, agar mudah
dipahami oleh orang yang
dari masalah yang
dikemukakan
¾
Disertai data penunjang
dipahami oleh orang yang
5. Laporan Harus Tegas
d
K
i t
6. Laporan Harus Tepat
Pada Wakktunya
dan Konsisten
Pada Wakktunya
Si
pelapor
harus
konsekuen atas keterangan
Laporan
harus
konsekuen atas keterangan
yang dikemukakan dalam
keadaan
dan
situasi
apap n
Konsisten tidak
disampaikan tepat pada
waktunya kepada atasan
atau kepada pihak yanng
apapun. Konsisten tidak
hanya berlaku bagi data
atau
keterangan
yang
dit
k
d l
l
p
p
y
g
berkepentinga.
dituangka dalam laporan,
tetapi juga harus berlaku
atas penggunaan bentuk
k li
t
7. Laporan harus tepat penerimaannya
7. Laporan harus tepat penerimaannya
Laporan pada dasarnya
mengandung
g
g
pengertian
p g
komunikasi timbal balik antara
yang meminta laporan dengan
yang
memberi
laporan
yang
memberi
laporan.
Laporan tersbut harus
diterima oleh yang berwenang
d l
ti
dalam
arti
yang
berkepentingan
menerima
laporan tersebut. jika tidak
p
j
berakibat negatif karena dapat
menyebabkan
kebocoran
rahasia
¾
D
i
i i i
t
k
d
¾
Dari segi isi atau maksudnya
¾
Dari segi bentuknya
¾
Dari segi bentuknya
¾
Dari segi cara penyampaiannya
¾
Dari segi cara penyampaiannya
1.
Laporan dari segi isi atau maksud
1.
Laporan dari segi isi atau maksud
dibedakan atas
a.
Laporan informatif
b.
Laporan rekomendasi
Adalah laporan yang
Adalah suatu laporan yang
Adalah laporan yang
hanya bersifat membari
informasi kepada pemimpin,
agar pemimpin memperoleh
Adalah suatu laporan yang
disamping
informasi
juga
menyertakan
pendapat
agar pemimpin memperoleh
gambaran tentang suatu
permasalahan
sehingga
dapat
megikuti
sipelapor.
Laporan
ini
bertujuan pokok memberikan
rekomendasi mengenai suatu
dapat
megikuti
perkembangan
dangan
baik. Laporan ini dibuat
tanpa diadakan analisis
g
masalah
c.
Laporan analistis
e.
Laporan kelayakan
Adalah laporan informatif
yang
dibuat
dengan
Adalah laporan yang
li
t
melakukan
analistis
yang
matang dang mendalam
menganalisa
maslaah
secara
suatu
mendetail untuk menialai
d. Laporan
pertanggungjawaban
mendetail untuk menialai
pilihan layak atau tidak. Di
dalam
laporan
ini
b b
i
lt
ti
Adalah untuk memberikan
pertanggungjawaban
atas
berbagai
alternative
dianalisis,
kemudian
ditentukan mana yang
pertanggungjawaban
atas
tugas atau wewenang yang
telah dilimpahkan oleh atasan.
2. Laporan dari segi bentuknya di
bedakan atas :
b Laporan berbentuk
a. Laporan berbentuk
memo
b. Laporan berbentuk
surat
Dipergunakan bila isi
laporan pendek, memuat
Dibuat dalam bentuk
surat biasa dan isinya
l bih
j
d i
hal
yang
pokok
saja.
Laporan berbentuk memo
h
di
k
lebih
panjang
dari
memo (satu sampai tiga
atau paling banyak lima
hanya
dipergunakan
untuk keperluan intern
organisasi
atau paling banyak lima
halaman kuarto atau
folio).
c. Laporan
berbentuk naskan
d. Laporan
berbentuk campuran
berbentuk naskan
berbentuk campuran
Dapat
p
dibuat
Campuran antara
pendek
atau
panjang,
untuk
p
berbentuk
naskah
dengan memo atau
p j g,
penyampaiannya
mutlak
diperlukan
g
naskah dengan surat
p
memo atau surat
pengantar
3. Laporan dari segi cara
3. Laporan dari segi cara
penyampaiannya dibedakan
atas
a. Laporan Lisan yaitu laporan yang disampaikan secara
verbal (oral) Cara penyampaiannya pelapor dan
atas :
verbal (oral). Cara penyampaiannya, pelapor dan
yang dilapor dapat saling bertatap muka dengan tanpa
alat bantu.
b. Laporan tertulis yaitu laporan yang disampaikan
dalam bentuk tulisan. Laporan ini selalu menggunakan
alat bantu yang berupa alat tulis menulis
alat bantu yang berupa alat tulis menulis.
4. Laporan dar segi waktu
4. Laporan dar segi waktu
penyampaiannya
a. Laporan insendental yaitu laporan yang aktu
penyampaiannya tidak terjadwal secara tepat, laporan
i i dib t jik
d k i t
if t
d d k
ini dibuat jika ada kegiatan yang sifatnya mendadak.
Persiapan
rapat
dan
membuat
notulen
• Rapat
merupakan
suatu
media
komunikasi
yang
diselenggarakan oleh semua organisasi baik swasta
i t h
maupun pemerintah.
• Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat
melalui musyawarah kelompok, media pengambilan
melalui musyawarah kelompok, media pengambilan
keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.
• Macam-macam rapat :
1. Rapat formal adalah rapat yang diselenggarakan
setelah
peserta
rapat
mendapat
pemberitahuan
setelah
peserta
rapat
mendapat
pemberitahuan
sebelumnya (melalui undangan).
2. Rapat informal
adalah rapat yang diselenggrakan
setelah
rapat
mendapat
panggilan/pemberitahuan
secara langsung.
• Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan sesuatu hal
p
yang terjadi secara tiba-tiba.
•
Rapat infomal perlu diselenggarakan karena ;
•
Rapat infomal perlu diselenggarakan, karena ;
a) Untuk memcahkan masalah
b) Untuk menyampaikan informasi
)
y
p
c) Membuat peserta rapat berpartisipasi pada
masalah-masalah yang dikemukakan
d) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan
d) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan
Prinsip-prinsip dasar menyiapkan rapat
• Dalam rangka menyiapkan rapat, hendaknya kita dapat
menjawab enam pertanyaan pokok (5W dan 1H).
1. Why
mengapa rapat perlu diselenggarakan (untuk
menentukan urgensi maksud rapat)
menentukan urgensi maksud rapat)
2. What
apa masalahnya yang akan dibicarakan dalam rapat
(untuk menyiapkan agenda rapat)
3
Who siapa yang akan diundang (peserta yang sesuai untuk
3. Who siapa yang akan diundang (peserta yang sesuai untuk
hadir, sesuai masalah yang dibicarakan)
4. Where dimana sebaiknya rapat diselenggarakan (perlu
menentukan tempat yang sesuai bagi peserta rapat)
p
y
g
g p
p )
5. When
bilamana/kapan
sebaiknya
suatu
rapat
diselenggarakan
(menyangkut hari, waktu yang paling
sesuai bagi seluruh calon peserta rapat)
6
H
b
i
t
k
di
l
k
(
6. How
bagaimana rapat akan diselenggarakan (secara
berkala/cukup satu kali, tertutup/terbuka, apakah bahan
rapat akan dibagi terlbih dahulu, apakah memerlukan slide,
tape, dll.
Agenda Rapat
• Berisi :
1. Keterangan mengenai peserta yang tidak hadir
g
g
p
y
g
2. Minutes dari rapat yang terakhir
3. Membicarakan masalah-masalah yang timbul,
y
g
,
yang biasanya menjadi forum perdebatan yang
serius
4. AOB (Any Other Business)
Notulen
• Notulen atau risalah adalah catatan singkat tentang
suatu pembicaraan.
• Susunan notulen terdiri atas ;
• Susunan notulen terdiri atas ;
1. Judul notulen
2. Waktu dan tempat serta jam (mulai & berakhir)
3. Pemimpin (ketua & sekretaris)
4. Jumlah yang diundang (hadir/tidak hadir)
5
Acara rapat (sebut secara berurutan)
5. Acara rapat (sebut secara berurutan)
6. Jalannya rapat ( acara I sampai dengan penutup)
7. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
p ,
gg ,
8. Pembuatan notulen (sekretaris)
Contoh notulen
Rapat Pemilihan Ketua Prodi Sekretaris
Akademi Sekretaris Eksekutif
Bandung, 2009
I.
Hari
: Senin
tanggal
:
Jam
:
Jam
:
bertempat
:
II.
Ketua
:
sekretaris
:
H di
Hadir
:
tidak hadir
:
III.
Acara :
1. Pendahuluan
2. Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon Ketua Prodi
3. Pemilihan Calon Ketua Prodi
IV.
Risalah Pembicaraan :
Acara ke-I :
1.
Jam 09.00 rapat dibuka oleh Sekretaris Prodi
2.
Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir
3.
Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Prodi
Acara ke-2 : Ketua menjelaskan
1.
Syarat-syarat calon Ketua Prodi
2.
Pemilihan
3.
Prosedur pencalonan
4.
Prosedur pertimbangan
5.
Prosedur penetapan
Acara ke-3 : Pemilihan Calon Ketua Prodi
1.
Berdasarkan SK ..., terdapat 5 orang dosen yang dapat dicalonkan Yaitu :
• ...
2.
a. ... Tidak bersedia dicalonkan
b. ... Menjabat sebagai dosen tetap sekretaris, Bandung, sehingga tidak
mungkin dicalonkan
c. ... Dua orang calon yang dapat diajukan adalah X dan Z
Acara ke-4 : Tanya Jawab
1.
AA menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua Prodi
2.
BB menanyakan kemungkinan-kemungkinan di masa mendatang8
Acara ke-5 : Penutup
Tepat pada jam 11.30, rapat ditutup oleh ketua Ptodi
Mengetahui dan mengesahkan
Ketua,
Sekretaris,
...
NIP
AKADEMI SEKRETARIS EKSEKUTIF
Jl. ABCD No.1, Telp. (022) 1234765
Bandung
SURAT EDARAN UNDANGAN
NO :
Diharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat
hadir pada Rapat/Pertemuan yang rencananya akan diadakan pada :
hadir pada Rapat/Pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada :
Hari
:
Tanggal
:
Waktu
:
Tempat
:
Alamat
:
Acara
:
No
Nama
Jabatan
Tanda Tangan
Ket
..., 200...
Mempersiapakan
Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas
tertent
kepada pet gas lain dalam s at
sistem
tertentu kepada petugas lain dalam suatu sistem
administrasi.
Isi laporan yang dibuat dapat berupa hasil penelitian,
pengamatan,
pengalaman,
percobaan
dan
lain
sebagainya.
Dalam pembuatan laporan hasil yang penting mendasari
Dalam pembuatan laporan, hasil yang penting mendasari
setiap laporan adalah adanya fakta dan data. Fakta inilah
yang diramu menjadi informasi yang disampaikan kepada
pihak yang dituju dan pihak lain yang terkait
Kegiatan pelaporan mengandung 4 fungsi yaitu :
1.
Fungsi informatif adalah laporan berguna sebagai sumber
informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas—tugasnya.
2.
Fungsi
pertanggungjawaban
adalah
merupakan
pertanggungjawaban dari pelapor mengenai hal yang dilaporkan.
3.
Fungsi pengambilan keuputusan adalah mengandung makna
laporan dari bawahan dapat dipergunakan oleh atasan sebagai
bahan pengambil keputusan.
4.
Fungsi pengawasan adalah adanya laporan dari bawahan,
atasan telah ikut mengawasi hal yang dilaporkan walaupun
t
tid k
lih t f kt
d
t k