Copyright @ BloggerBorneo.Com
ada bab ini akan dibahas mengenai tahapan-tahapan yang mesti dilakukan untuk bisa mengaplikasikan Zahir Accounting ke dalam perusahaan Anda. Disini Anda akan diberikan penjelasan yang lebih simpel dengan menggunakan ilustrasi sebuah perusahaan dagang dan jasa sehingga Anda bisa mempelajarinya dengan lebih mudah.
A. Persiapan Data Awal
Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengaplikasikan Zahir Accounting ke perusahaan Anda adalah dengan mempersiapkan data awal posisi keuangan Anda. Dalam akuntansi data ini disebut sebagai Neraca (Balanced Sheet). Neraca sendiri dapat diartikan sebagai sebuah daftar yang menampilkan semua harta yang dimiliki perusahaan, hutang kepada pihak lain (kreditor), piutang kepada pihak lain (debitor), serta jumlah modal (equity) yang dimiliki perusahaan.
Harta merupakan salah satu bentuk kekayaan yang dimiliki perusahaan. Harta dapat dibagi menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari beberapa jenis harta, antara lain :
Kelompok Harta Lancar, terdiri dari harta yang memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun dan juga dapat diuangkan dengan cepat. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : kas/bank, piutang usaha, persediaan, dan lain-lain.
Kelompok Harta Tetap, terdiri dari harta yang memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : tanah, bangunan kantor/toko, peralatan, kendaraan, dan lain-lain.
Hutang merupakan salah satu bentuk kewajiban yang harus dibayar oleh perusahaan. Hutang dapat dibagi menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari beberapa jenis hutang, antara lain :
Kelompok Hutang Jangka Pendek, terdiri dari hutang yang memiliki umur kurang dari satu tahun. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : hutang usaha, hutang gaji, hutang sewa, dan lain-lain.
P
I
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Kelompok Hutang Jangka Panjang, terdiri dari hutang yang memiliki umur lebih dari satu tahun. Yang termasuk dalam kelompok ini, antara lain : hutang obligasi, hipotek, dan lain-lain.
Berikut ini adalah data-data yang harus dipersiapkan sebelum menggunakan Zahir Accounting.
1. Daftar Rekening Perkiraan
Untuk melakukan pengelompokan terhadap jenis perkiraan yang digunakan dalam transaksi keseharian, perlu dibuat kode unik untuk tiap-tiap perkiraan sehingga dalam proses pencatatannya tidak terjadi kesalahan pencatatan. Kumpulan kode-kode perkiraan ini disebut dengan Daftar Rekening Perkiraan. Jika perusahaan telah memiliki Daftar Rekening Perkiraan yang sesuai dengan Zahir Accounting, yang dilakukan cukup dengan mengimpor Daftar Rekening Perkiraan tersebut.
2. Daftar Proyek dan Departemen
Buatlah daftar proyek yang sedang dikerjakan dan departemen yang ada dalam perusahaan (jika ada). Pembuatan daftar proyek dan departemen ini berguna untuk memisahkan jumlah pendapatan dan biaya yang terjadi berdasarkan proyek dan departemen sehingga masing-masing proyek atau departemen memiliki Laporan Laba/Rugi dan Neraca.
3. Daftar Nama
Buatlah daftar nama-nama orang yang memiliki hubungan dengan perusahaan baik itu sifatnya personal, pelanggan, pemasok, atau karyawan. Jika data yang akan dibuat terlalu panjang, bisa menggunakan fasilitas impor data yang disediakan Zahir Accounting.
4. Daftar Barang dan Jasa
Buatlah daftar barang (persediaan) dan jenis jasa yang akan dipergunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
5. Saldo Neraca Awal
Copyright @ BloggerBorneo.Com
B. Memindahkan Data pada Zahir Accounting
Sebagai bahan ilustrasi, berikut ini diberikan data-data sebuah perusahaan dagang dan jasa yang baru 6 bulan berdiri. Mulai tanggal 1 Juli 2008 perusahaan tersebut akan melakukan konversi dari sistem manual ke sistem komputerisasi dengan menggunakan Zahir Accounting.
1. Gambaran Umum Perusahaan
Nama Perusahaan : Multi Computer Alamat Perusahaan : Jl. Sei Raya Dalam
Komplek Ruko Blok A22 Mulai Beroperasi : 1 Januari 2008
Jenis Perusahaan : Perusahaan Dagang dan Jasa
Bidang Usaha : Perdagangan dan Instalasi/Perbaikan. Status Perusahaan : Perusahaan Kena Pajak (PKP)
NPWP : 001.234.56.789
2. Kebijakan Perusahaan
a) Kebijakan Umum
1) Metode pencatatan yang digunakan yaitu akrual basis. 2) Periode akuntansi dimulai dari 1 Januari s/d 31 Desember
(12 bulan).
3) Neraca saldo dibuat pada setiap akhir bulan.
4) Menggunakan jurnal umum dan jurnal khusus dalam Keluaran sebesar 10% dari nilai pembelian.
2) Beban transport pembelian ditanggung oleh perusahaan. 3) Setiap transaksi retur pembelian akan diperhitungkan
pengurangan atas nilai hutang dan PPN Keluaran. 4) Potongan tunai pembelian sebesar 4/10 net 30.
c) Transaksi Pengeluaran Kas
1) Setiap pengeluaran kas untuk transaksi pembelian tunai/kredit menggunakan sistem transfer antar bank. 2) Pengeluaran kas Rp. 500.000,- sampai Rp.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
3) Pengeluaran kas sebesar kurang dari Rp. 500.000,- dilakukan dengan dana kas kecil.
4) Pengeluaran kas untuk operasional perusahaan lebih dari Rp. 1.000.000,- harus menggunakan cek (via bank).
d) Transaksi Penjualan
1) Setiap transaksi penjualan akan dikenakan PPN Masukan sebesar 10% dari nilai penjualan.
2) Beban transport penjualan dibebankan kepada pembeli. 3) Setiap transaksi retur penjualan akan diperhitungkan
pengurangan atas nilai piutang dan PPN Masukan. 4) Potongan tunai penjualan sebesar 2/10 net 30.
e) Transaksi Penerimaan Kas
1) Setiap penerimaan kas sementara akan disimpan di brankas perusahaan dan dicatat ke dalam akun Kas Belum Disetor (Undeposited Funds).
2) Dana perusahaan disimpan dalam rekening BCA Cabang Pontianak an. Multi Computer dengan nomor rekening 1710-56-9505.
3) Dalam seminggu dilakukan dua kali penyetoran ke Bank.
f) Penilaian Persediaan Barang
1) Metode persediaan yang digunakan yaitu metode First In First Out (FIFO).
2) Disediakan kartu barang untuk mencatat persediaan, keluar dan masuk untuk setiap item barang dagangan.
g) Penyusutan Aktiva Tetap
1) Penyusutan aktiva tetap dihitung menggunakan metode garis lurus (straight line method).
2) Peralatan Toko memiliki umur ekonomis 5 tahun dengan nilai sisa Rp. 1.000.000,-.
3) Kendaraan Operasional memiliki umur ekonomis 15 tahun dengan nilai sisa Rp. 5.000.000,-.
4) Perhitungan dan pencatatan beban penyusutan dilakukan pada setiap akhir bulan.
3. Daftar Rekening Perusahaan
Copyright @ BloggerBorneo.Com
a) Daftar Rekening Neraca
Harta Kas
1-10-000010 Kas Kecil 1-10-000020 Kas 1-10-000030 Kas (USD) 1-10-000040 Kas Belum Disetor Bank
1-20-000010 Bank Central Asia A/C Multi Computer 1-20-000020 Bank Central Asia A/C Multi Computer (USD) Piutang Dagang
1-30-000010 Piutang Giro 1-30-000020 Piutang Usaha 1-30-000030 Piutang Usaha (USD) 1-30-000040 Cadangan Kerugian Piutang 1-30-000050 Piutang Non Usaha
Persediaan
1-40-000010 PC - IBM Intel Pentium 1-40-000020 PC - IBM AMD 1-40-000030 MS Windows XP SP2 1-40-000040 MS Windows Vista 1-40-000050 MS Office 2003 1-40-000060 MS Office 2007 Biaya Dibayar Dimuka
1-50-000010 Pajak Dibayar di Muka 1-50-000020 Asuransi Dibayar di Muka Investasi Jangka Panjang
1-60-000010 Investasi Saham 1-60-000020 Investasi Obligasi Harta Tetap Berwujud
1-70-000010 Tanah 1-70-000020 Bangunan
1-70-000021 Akumulasi Penyusutan Bangunan 1-70-000030 Mesin dan Peralatan
1-70-000031 Akumulasi Penyusutan Mesin dan Peralatan 1-70-000040 Mebel dan Alat Tulis Kantor
1-70-000041 Akumulasi Penyusutan Mebel dan ATK 1-70-000050 Kendaraan
1-70-000051 Akumulasi Penyusutan Kendaraan 1-70-000070 Harta Lainnya
1-70-000071 Akumulasi Penyusutan Harta Lainnya Harta Tetap Tidak Berwujud
1-80-000010 Hak Merek 1-80-000020 Hak Cipta 1-80-000030 Good Will Harta Lainnya
Copyright @ BloggerBorneo.Com
1-90-000021 Akumulasi Amortisasi Pra Operasi dan Operasi
Kewajiban
Hutang Lancar
2-10-000010 Wesel Bayar 2-10-000015 Hutang Giro 2-10-000020 Hutang Usaha 2-10-000025 Hutang Usaha (USD) 2-10-000030 Hutang Konsinyasi 2-10-000040 Uang Muka Penjualan 2-10-000055 Hutang Deviden 2-10-000060 Hutang Bunga
2-10-000065 Biaya yang Masih Harus Dibayar 2-10-000075 Kartu Kredit
2-10-000080 Hutang Pajak Penjualan 2-10-000082 Hutang Komisi Penjualan 2-10-000085 Hutang Gaji
2-10-000090 Hutang Jangka Pendek Pendapatan yang Diterima di Muka
2-20-000010 Sewa Diterima di Muka Hutang Jangka Panjang
2-30-000010 Pinjaman Hipotik 2-30-000020 Hutang Bank
Modal Modal
3-10-000010 Saham Preferen 3-10-000020 Modal Disetor 3-10-000030 Saham Biasa Laba
3-20-000010 Laba ditahan 3-20-000020 Laba Tahun Berjalan 3-20-000099 Historical Balancing
b) Daftar Rekening Laporan Rugi/Laba
Pendapatan
Pendapatan Usaha
4-10-000010 Penjualan Hardware 4-10-000020 Penjualan Software 4-10-000030 Penjualan Produk Lain 4-10-000040 Pendapatan Servis 4-10-000070 Potongan Penjualan
4-10-000080 Pendapatan Denda Keterlambatan 4-10-000090 Pendapatan atas Pengantaran
Copyright @ BloggerBorneo.Com
5-10-000010 HPP - Hardware 5-10-000020 HPP - Software 5-10-000030 HPP - Produk Lain 5-10-000040 Komisi Penjualan 5-10-000070 Potongan Pembelian
5-10-000080 Biaya atas Pengiriman Barang Biaya Lain
5-20-000010 Kerugian Piutang
5-20-000020 Biaya Denda Keterlambatan 5-20-000030 Kerusakan dan Kegagalan Material
Pengeluaran Operasional Biaya Operasional
6-10-000010 Gaji Direksi dan Karyawan 6-10-000030 Listrik, Air dan Telpon 6-10-000050 Promosi dan Iklan 6-10-000060 Administrasi Kantor Biaya Non Operasional
6-60-000010 Penyusutan Bangunan
6-60-000011 Penyusutan Mesin dan Peralatan 6-60-000012 Penyusutan Mebel dan ATK 6-60-000013 Penyusutan Kendaraan 6-60-000015 Penyusutan Harta Lainnya
6-60-000016 Amortisasi Pra Operasi dan Operasi
Pendapatan Lain
Pendapatan Luar Usaha
8-10-000020 Laba Rugi Selisih Kurs 8-10-000030 Hasil Sewa
Pengeluaran Lain
Pengeluaran Luar Usaha
9-10-000010 Biaya Bunga 9-10-000011 Jasa Bank
C. Memulai Zahir Accounting
Untuk memulai Zahir Accounting dapat menggunakan dua cara, yaitu :
Cara Pertama :
1. Klik ganda icon Zahir Accounting yang terdapat pada Desktop.
Cara Kedua :
Copyright @ BloggerBorneo.Com
2. Tampilan menu awal Zahir Accounting 5.1 akan muncul.Terdapat 3 kategori menu yang disediakan, antara lain :
a. Main Menu :
Merupakan kategori Menu Utama yang terdiri dari :
Open Previous Data : Digunakan untuk membuka data sebelumnya.
Create New Data : Digunakan untuk membuat data baru.
Open Data : Digunakan untuk membuka data dari tempat penyimpanan.
Open Backup File : Digunakan untuk membuka data yang telah dibackup sebelumnya.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Exit : Digunakan untuk keluar dari program Zahir Accounting versi 5.1.
b. Online Help :
Merupakan kategori Menu Bantuan Online, untuk menggunakan fasilitas ini diperlukan jaringan internet.
c. Open Previous Data :
Merupakan kategori Menu Membuka Data Sebelumnya dimana file-file yang telah kita buat sebelumnya akan tampil dibawah kategori menu ini.
D. Membuat Data pada Zahir Accounting
Untuk membuat data baru pada Zahir Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Create New Data pada tampilan
Main Menu Zahir Accounting.
2. Pada tahap pertama ini, isikan semua data-data mengenai perusahaan secara lengkap kemudian klik [Next>].
3. Isikan periode akuntansi yang digunakan :
Month : Periode awal menggunakan Zahir
Year : Periode tahun berjalan
Year-End : Periode akhir
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Catatan : Terdapat opsi Create Chart of Account dimana pengguna diberikan kemudahan untuk membuat rekening perusahaan yang telah disediakan oleh Zahir dengan memberi tanda centang pada opsi ini.
4. Tentukan jumlah departemen atau gudang yang akan digunakan. Jika perusahaan hanya memiliki satu gudang (Head Quarter), langsung [Next>] untuk melanjutkan.
Copyright @ BloggerBorneo.Com
6. Tahap selanjutnya adalah memilih bidang usaha yang akan digunakan.
Setiap Bidang Usaha memiliki kode rekening standar masing-masing. Pilihlah sesuai dengan jenis perusahaan yang digunakan dan klik [Lanjutkan>].
Copyright @ BloggerBorneo.Com
8. Tentukan mata uang dasar yang akan digunakan dengan menekan tombol [List of Currency] kemudian pilih jenis mata uangnya dan klik [Next>].
Copyright @ BloggerBorneo.Com
Keterangan : Setingan ini dapat diubah sewaktu-waktu jika perusahaan suatu saat menggunakan sistem multy currency. 10. Proses setup data perusahaan telah selesai dilakukan. Klik
