PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
PENGADAAN BAHAN BAKU PADA
PD ANEKA INDUSTRI DAN JASA (PD AIJ)
UNIT PERCETAKAN
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh :
EVA HANDAYANI
NIM: 070403019
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
PERSEMBAHAN
Ku persembahkan skripsi ini untuk :
Kedua orang tua yang telah mendidik dan membesarkanku, selalu
mendoakanku, memberikan segenap kasih sayang, nasihat, pengertian,
dan dukungan yang tulus kepadaku. Semoga Allah senantiasa
memberikan Ridha-Nya kepada kita.
Kakak dan adikku tersayang, terimakasih telah memberikan dorongan
semangat, doa yang tulus serta semua yang terbaik untukku.
Orang yang selalu bisa membuatku tenang, terima kasih atas doa,
MOTTO
“Allah Tidak Akan Mengubah Nasib Suatu Kaum Sampai Kaum Itu Mengubah Nasib Mereka Sendiri”
(QS : Al Anfal, 53)
Seseorang yang berhenti belajar seperti kehilangan separuh harga dirinya, seseorang yang berhenti bermimpi seperti
kehilangan separuh nyawanya
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat, hidayah, serta inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Sarjana ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Rassulullah SAW.
Tugas sarjana yang berjudul “Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan” ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan S1 (Strata Satu) pada Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara.
Penulis sangat menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan di dalam tugas sarjana ini. Oleh karena itu, diharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi menyempurnakan Laporan Tugas Sarjana ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga laporan ini bermanfaat.
Universitas Sumatera Utara
Medan, Juni 2013
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, tentunya tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dan dukungan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Allah SWT atas rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan peyusunan laporan Tugas Sarjana ini.
2. Kedua orangtua penulis (Ismail dan Elma Hirani), saudara-saudara penulis (kak Anty dan adikku Rudy) yang telah mendukung penulis dalam doa dan semangat. Semoga harapan dan cita-cita kita semua terwujud dengan doa, kerja keras dan kerjasama.
3. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc dan Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT selaku koordinator Tugas Akhir Departemen Teknik Industri USU.
6. Bapak Johan yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian di Perusahaan tersebut dan Bapak Julham sebagai pembimbing lapangan serta para staf PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara yang telah membimbing selama melakukan penelitian di pabrik.
7. Sahabat-sahabat penulis, Fika, Wulan, Nia, Puput, Winny, Yetty, Umi, Syartika yang selalu memberikan motivasi dan dukungannya kepada penulis. 8. Dwi Puspo Pradono, Jahidin, Asih Lestari yang selalu memberi semangat,
dukungan, motivasi, tempat bertanya dan berkeluh kesah serta Mr. Kid, Bapak M. Syukron Fatah, Bapak Heru yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membalas email-email saya mengenai excel dan VBA.
9. Rekan-rekan Stambuk 2007 (Kostuti) atas dukungan dan kerja samanya yang baik. Rekan seperjuangan pada saat penelitian, Puput, Yessi, Meity, Wulan dan Reni.
10. Pak Ridho, Pak Nurmansyah, Pak Mijo, Kak Dina, dan Kak Ani atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana ini.
Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua
Medan, Juni 2013
ABSTRAK
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang terkomputerisasi pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ), dimana pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh kerena itu perlunya dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku pada PD AIJ. Perancangan aplikasi pendukung keputusan pengadaan bahan baku menggunakan software Microsoft Office Excel Macro (VBA). Alat
pengembangan sistem yang digunakan yaitu Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Perancangan worksheet aplikasi dimulai dari saat penerimaan order yang datang, lalu
penentuan jadwal produksi, penentuan kebutuhan bahan, dan perhitungan pemesanan bahan baku. Model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika. Hasil dari perancangan worksheet aplikasi yaitu suatu sistem pendukung keputusan yang berisikan frekuensi pemesanan bahan baku, quantity pembelian bahan baku, dan total biaya pengadaan bahan baku. Pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan perancangan
worksheet aplikasi memberi keputusan yang lebih cepat dari pengambilan
keputusan awal.
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii
PERSEMBAHAN ... iv 1.5 Batasan Masalah dan Asumsi Penelitian... I-5 1.6 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
6.2 Diagram Konteks ... VI-5 6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... VI-5 6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-7 6.5 Relasi Antar Tabel ... VI-7 6.6 Perancangan Worksheet ... VI-8 6.7 Perancangan Interface ... VI-18 6.8 Penentuan Prosedur Pemrograman... VI-22 6.9 Pemutusan Alternatif Penyelesaian ... VI-28 6.10 Pengujian Worksheet Aplikasi ... VI-28 6.11 Struktur Menu ... VI-29
VII HASIL DAN PEMBAHASAN ... VII-1 7.1 Hasil Perancangan Interface Sistem ... VII-1 7.2 Pengujian Aplikasi ... VII-8 7.3 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem
Pendukung Keputusan ... VII-18
VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1 Kesimpulan ... VII-1 7.2 Saran ... VII-1
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa ... II-6 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa ... II-12 3.1 Simbol-simbol DFD ... III-9 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram ... III-11 7.1 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
ABSTRAK
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang terkomputerisasi pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ), dimana pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh kerena itu perlunya dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku pada PD AIJ. Perancangan aplikasi pendukung keputusan pengadaan bahan baku menggunakan software Microsoft Office Excel Macro (VBA). Alat
pengembangan sistem yang digunakan yaitu Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Perancangan worksheet aplikasi dimulai dari saat penerimaan order yang datang, lalu
penentuan jadwal produksi, penentuan kebutuhan bahan, dan perhitungan pemesanan bahan baku. Model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika. Hasil dari perancangan worksheet aplikasi yaitu suatu sistem pendukung keputusan yang berisikan frekuensi pemesanan bahan baku, quantity pembelian bahan baku, dan total biaya pengadaan bahan baku. Pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan perancangan
worksheet aplikasi memberi keputusan yang lebih cepat dari pengambilan
keputusan awal.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan semakin pesat disegala bidang termasuk bidang industri. Perusahaan secara kompetitif bersaing agar tetap survive dengan kondisi tersebut. Kepuasan konsumen merupakan hal penting agar perusahaan dapat tetap
survive. Untuk itu perusahaan harus dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan
konsumen. Dalam perusahaan manufaktur, ketepatan waktu pengiriman barang kepada konsumen serta mutu suatu produk sangat penting karena hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan konsumen. Ketepatan pengiriman barang kepada konsumen sangat dipengaruhi oleh bahan baku yang tersedia tepat waktu, sehingga proses pengambilan keputusan pengadaan bahan baku yang tepat merupakan suatu aktivitas yang penting dalam perusahaan.
PD AIJ belum memiliki sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku terkomputerisasi. Pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran dan pemesanan pembelian bahan baku dilakukan saat stok bahan baku di gudang telah menipis bahkan habis atau saat pihak gudang merasa perlu menambah jumlah persediaan bahan baku tertentu. Jumlah bahan baku yang dipesan juga hanya berdasarkan taksiran dimana sering terjadi perbedaan penaksiran dengan jumlah bahan baku yang diperlukan sehingga sering terjadi kekurangan atau bahan baku berlebih.
Proses pembelian bahan baku dalam sebuah industri erat kaitannya dengan proses produksi yang nantinya juga akan berkaitan dengan produknya. Itulah sebabnya proses pembelian dalam sebuah industri adalah sebuah bagian yang penting dalam keseluruhan produksi yang dampaknya juga dapat dirasakan secara langsung terhadap perusahaan. Jika sebuah perusahaan memiliki proses pembelian yang baik maka akan berdampak kepada produk yang kemudian akan berdampak kepada keuangan perusahaan (Jefry, 2007).
Sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS) adalah suatu sistem yang berbasis/ berbantuan komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dalam memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur (Morton dalam Turban, 2005).
Agus Lahinta dalam penelitiannya (2009) menuliskan bahwa aplikasi DSS banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Dalam sistem DSS yang memegang peranan penting adalah pengambil keputusan karena sistem hanya menyediakan alternatif keputusan, sedangkan keputusan akhir tetap ditentukan oleh decision maker (pengambil keputusan).
Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Penggunaan sistem komputerisasi pada perusahaan manufaktur dapat dilihat pada penelitian Anton Setiawan Hanggowibowo (2009) mengenai perancangan sistem pendukung keputusan dalam mengontrol persediaan barang sehingga mengurangi biaya persediaan dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Barang
dengan Economic Order Quantity“ dan Ibnu Faisal (2010) mengenai penerapan
sistem pendukung keputusan dalam hal pengadaan persediaan bahan baku dengan judul “Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Proyeksi Persediaan
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui perihal pentingnya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan. Untuk itu penulis mengambil penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) Unit Percetakan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku terkomputerisasi dimana pembelian hanya berdasarkan intuisi atau perkiraan, adanya perbedaan hasil perkiraan jumlah bahan baku dengan jumlah bahan yang dibutuhkan sehingga diperlukan perancangan sistem pendukung keputusan pada PD AIJ.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini yaitu membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku di PD Aneka Industri dan Jasa.
Tujuan khusus yang akan dicapai dari penelitian ini yaitu: 1. Merancang model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini yaitu: 1. Bagi peneliti
Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah, menambah keterampilan dan pengalaman dalam menganalisis masalah serta memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja.
2. Bagi pihak perusahaan
Sistem pendukung keputusan yang dirancang dapat bermanfaat sebagai sarana program kerja yang efektif pada pelaksanaan proses produksi untuk mengurangi biaya persediaan.
3. Bagi universitas
Menjadi tambahan literatur yang dapat dijadikan referensi bagi semua pihak yang ingin mengetahui tentang perencanaan dan pengendalian persediaan berbasis komputer.
1.5 Batasan Penelitian dan Asumsi penelitian
Untuk mempermudah pemecahan masalah, perlu disusun beberapa batasan dan asumsi yang berkaitan dengan permasalahan. Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:
1. Hasil rancangan sistem pendukung keputusan ditujukan untuk penggunaan terbatas pada bagian pembelian.
3. Perancangan sistem pendukung keputusan dilakukan dengan menggunakan
Microsoft Excel.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab telah memadai dan tidak dianalisis dalam rangka pengembangan rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.
2. Tidak ada perubahan proses produksi selama penelitian berlangsung. 3. Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan aliran informasi. 4. Bahan baku selalu tersedia tepat waktu.
5. Sales Order dan Jadwal Produksi sudah diketahui.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dilakukan. Tugas akhir ini terdiri dari 7 bab yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Memuat secara singkat mengenai sejarah perusahaan, ruang lingkup bidang usaha, lokasi perusahaan, organisasi dan manajemen serta proses produksi PD AIJ (Aneka Industri dan Jasa).
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa buku-buku, jurnal penelitian dan draft tugas sarjana mahasiswa yang pernah mengangkat topik permasalahan yang sama.
BAB IV : METODOLOGI PENELITIAN
Berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan tugas akhir.
BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi data yang diperoleh dari penelitian serta perancangan sistem dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan masalah di perusahaan.
BAB VI : PEMBAHASAN
BAB VII : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan Daerah Aneka Industri Jasa Medan didirikan pada tahun 1985 berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) No. 26 tahun 1985 tanggal 27 Juli 1985 mengenai pendirian Perusahaan Daerah (PD) Aneka Industri dan Jasa Provinsi Sumatera Utara yang disahkan oleh Menteri Dalam Negeri dengan SK Nomor 539.22-1435 tanggal 16 Oktober 1985. Perusahaan ini merupakan gabungan dari 8 (delapan) perusahaan daerah masing-masing berdiri sendiri sebelumnya, yaitu: 1. Perusahaan Daerah Sumber daya, dengan Perda No. 5 Tahun 1979
2. Perusahaan Daerah Pabrik Batu Bata, dengan Perda No. 6 Tahun 1979 3. Perusahaan Daerah Obor, dengan Perda No. 7 Tahun 1979
4. Perusahaan Daerah Percetakan, dengan Perda No. 8 Tahun 1979 5. Perusahaan Daerah Es Parwita Yasa, dengan Perda No. 9 Tahun 1979 6. Perusahaan Daerah Hiburan, dengan Perda No. 9 Tahun 1979
7. Perusahaan Daerah Toko Buku dan Niaga Alat Kantor, dengan Perda No. 14 Tahun 1979
8. Perusahaan Daerah Perisai, dengan Perda No. 15 Tahun 1979
diharapkan. Oleh sebab itu untuk meningkatkan peranan dari perusahaan tersebut maka dipandang perlu untuk menggabungkan perusahaan-perusahaan tersebut. Berdasarkan penggabungan ini, maka seluruh kekayaan, personalia, hak, kewajiban, dan tanggung jawab dari kedelapan perusahaan yang ada sebelumnya teralih kepada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara.
PD Aneka Industri dan Jasa memiliki kantor pusat yang bekedudukan di Medan dan dengan unit-unit usaha yang ada sebelumnya sebagai cabang. Berdasarkan Perda No. 26 Tahun 1985, perusahaan ini berbentuk badan hukum yang berhak melakukan usahanya berdasarkan peraturan daerah yang dikeluarkan, dengan lapangan usaha yaitu melaksanakan semua usaha yang bergerak di bidang industri dan jasa yang dikeluarkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha
2.3 Tujuan Perusahaan
Tujuan perusahaan sesuai dengan PERDA Nomor 26 Tahun 1985 sebagai berikut:
1. Tujuan Perusahaan : Mengembangkan perekonomian daerah dan untuk menambah Pendapatan Asli Daerah (PAD).
2. Lapangan Usaha : Melakukan semua usaha yang bergerak dalam bidang industri dan jasa yang dibenarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Tempat Kedudukan : Medan dan mempunyai unit usaha di tempat lain.
2.4 Letak Geografi Perusahaan
Unit percetakan PD Aneka Industri dan Jasa berlokasi di Jalan Putri Merak Jingga (Jalan Gudang) No. 3 Medan, dibangun di atas tanah 3.834 m2 dengan luas bangunan 1.361,75 m2.
2.5 Daerah Pemasaran
2.6 Organisasi dan Manajemen Perusahaan 2.6.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan salah satu hal yang cukup penting. Struktur organisasi ialah suatu kerangka yang menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang anggota perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi ini maka akan terlihat jelas hubungan antara bagian, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.
Susunan organisasi dan tata kerja PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditetapkan berdasarkan keputusan direksi PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara No. 018/SK/AIJ/1989 tanggal 19 Juni 1989, Sk Gubernur Sumatera Utara No. 060.2711/K/tahun 1989 tanggal 24 Agustus 1996 dan dengan persetujuan Menteri Dalam Negeri No. 529/2226/PUOD/1996 tanggal 8 Agustus 1996 tentang penggantian Direksi dengan pengangkatan seorang Direktur.
Direktur
Es, Hiburan dan Toko Buku &
Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
2.6.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara dapat dilihat pada Lampiran 1.
2.6.3 Jumlah Tenaga Kerja pada Perusahaan
Data jumlah tenaga kerja pada unit percetakan PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa
No. Bagian Jumlah Tenaga Kerja
1. Direktur 1
2. Satuan Pengawas Intern 2 3. Bagian Administrasi dan Keuangan 7
4. Bagian Umum 7
5. Bagian Pemasaran 6 6. Bagian Produksi 43
TOTAL 66
Sumber : PD Aneka Industri dan Jasa
2.6.4 Jam Kerja
Jam kerja di PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara terdiri dari satu
shift saja, dengan rincian sebagai berikut:
Pada PD Aneka Industri dan Jasa terdapat lembur (overtime). Kegiatan lembur dilakukan untuk pemenuhan permintaan agar produk bisa diterima oleh konsumen sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Lembur dilakukan dengan penambahan waktu kerja yaitu pada jam 17.00-21.00 WIB.
2.6.5 Sistem Pengupahan
Sistem pengupahan dilakukan berdasarkan Surat Keputusan (SK) Direktur, dimana pemberian gaji juga mempertimbangkan golongan dari setiap karyawan. Gaji yang diperoleh oleh karyawan merupakan pendapatan yang diperoleh PD Aneka Industri dan Jasa, sehingga tidak ada bantuan yang diterima dari pemerintah daerah Sumatera Utara.
2.7 Proses Produksi 2.7.1 Standar Mutu Produk
Kegiatan produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa dilaksanakan berdasarkan pesanan (make-to-order) sehingga standar mutu produk yang dihasilkan berdasarkan kepada desain dan spesifikasi yang diinginkan oleh konsumen.
2.7.2 Bahan-bahan yang Digunakan
1. Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk dan memiliki persentase yang besar dalam produk dibandingkan dengan bahan-bahan lainnya. Bahan baku yang digunakan antara lain :
a. Kertas, seperti kertas HVS, kertas tik, kertas linen holland, kertas dorsellahg, kertas non karbon, kertas strobot, kertas konstruk, kertas sampul serta karton buffalo.
b. Tinta, digunakan dalam kegiatan pencetakan. Warna tinta yang digunakan yaitu black, cyan, magenta, dan yellow.
2. Bahan Penolong
Bahan penolong adalah bahan yang secara tidak langsung mempengaruhi kualitas dan fungsi produk, baik itu digunakan secara langsung maupun tidak langsung terhadap bahan baku dalam suatu proses produksi. Bahan penolong yang digunakan yaitu:
a. Printing plate, digunakan sebagai bahan pembuatan plat cetak.
b.Air dan cairan etching, digunakan untuk membersihkan pelat yang telah terpasang pada mesin cetak dan juga membantu kelancaran pada saat proses pencetakan berlangsung.
c. Larutan kimia diprofel dan pixer, digunakan sebagai pembersih pada pelat yang telah tercetak.
3. Bahan Tambahan
Bahan tambahan merupakan bahan yang digunakan untuk mempermudah proses dan meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan guna meningkatkan citra produk dan nilai tambah dimata konsumen. Bahan tambahan yang digunakan yaitu:
a. Tali pembatas atau pita, digunakan sebagai pembatas pada produk.
b.Kertas pembungkus, digunakan untuk membungkus produk pada saat pengiriman.
c. Lem, benang, paku, dan staples, digunakan untuk menjilid.
2.7.3 Uraian Proses Produksi
PD Aneka Industri dan Jasa menghasilkan berbagai produk berbahan baku kertas. Tahapan proses percetakan untuk produk-produk tersebut hampir memiliki urutan proses yang sama. Perbedaannya yaitu pada kegiatan pemotongan bahan baku kertas dan juga proses penjilidan. Jika digunakan mesin cetak besar maka tidak dibutuhkan kegiatan pemotongan bahan baku kertas, sedangkan untuk produk yang berupa lembaran maka tidak membutuhkan proses penjilidan. Proses produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa secara umum yaitu sebagai berikut: 1. Proses Pembuatan pelat cetak
2. Proses Pencetakan
Pada proses ini dilakukan kegiatan pencetakan dengan menggunakan mesin cetak. Penggunaan mesin cetak disesuaikan dengan jumlah pesanan. Kertas yang digunakan pada mesin cetak juga terlebih dahulu disesuaikan dengan ukuran bahan (kertas) pada mesin yaitu dengan terlebih dahulu melakukan pemotongan bahan baku kertas. Kegiatan pencetakan dapat berupa pencetakan tulisan maupun gambar, serta cetak penomoran dan pembuatan porporasi. 3. Proses Pemotongan
Sebelum dilakukan proses pemotongan maka dilakukan kegiatan penyusunan kertas yang akan dipotong. Pada kegiatan penyusunan ini, juga terdapat kegiatan penjilidan (binding) yang dilakukan sesuai dengan tipe produk. Produk yang berupa lembaran tidak membutuhkan proses penjilidan melainkan hanya proses penyusunan. Setelah itu dilanjutkan dengan kegiatan pemotongan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan. Kegiatan inspeksi dilakukan baik pada proses penyusunan maupun terhadap hasil pemotongan untuk memeriksa mutu dari hasil pemotongan.
4. Proses Pengepakan
Pada proses ini dilakukan pengepakan produk jadi dengan menggunakan kertas pembungkus.
Pencetakan (Printing)
Pemotongan
Penomoran Pembuatan pelat
cetak sesuai desain
Pengepakan
Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
Gambar 2.2 Blok Diagram Proses Percetakan
2.8 Mesin dan Peralatan 2.8.1 Mesin Produksi
Mesin yang digunakan dalam proses percetakan PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Tabel 2.2.
2.8.2 Peralatan
Tabel 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa
No Nama Mesin Fungsi Merk Buatan Jumlah
1 Mesin Cetak Kecil (Folio) Mencetak dengan ukuran kertas 21,6 cm x 33 cm (Folio). Toko Hamada Jepang 3
2 Mesin Cetak Sedang (SORM)
Mencetak dengan ukuran kertas setengah plano yaitu 52 cm x 74 cm.
Heidelberg Jerman 1
3 Mesin Cetak Besar (SORS) Mencetak dengan ukuran kertas plano yaitu 102cmx72cm. Heidelberg Jerman 1
4 Mesin Hamada
Mencetak, membuat penomoran, membuat porporasi dengan ukuran kertas 43,2 cm x 33 cm (Double Folio).
Toko Hamada Jepang 1
5 Mesin GTO 52
Mencetak, membuat penomoran, membuat porporasi dengan ukuran kertas 36 cm x 52 cm
Heidelberg Jerman 1
6 Mesin Penomoran Aktien Membuat penomoran dengan ukuran kertas 36 cm x 52 cm. Heidelberg Jerman 1 7 Mesin Potong Memotong kertas. Polar Mohr Jerman 1
2.8.3 Utility
Listrik dan air merupakan utilitas yang sangat penting sebagai sarana utama penunjang berlangsungnya kegiatan operasional atau proses percetakan. Pasokan listrik untuk PD Aneka Industri dan Jasa bersumber dari PLN, sedangkan untuk kebutuhan air untuk proses percetakan bersumber dari air PAM.
2.9 Safety and Fire Protection
Safety and Fire Protection di PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara
telah didukung oleh sarana dan prasarana yang disediakan oleh perusahaan antara lain adalah kegiatan keselamatan kerja yang dilengkapi dengan Alat Pelindung Diri (APD) seperti helm, sarung tangan dan masker. Untuk menanggulangi bahaya kebakaran perusahaan juga dilengkapi dengan menggunakan alat pemadam api (protector).
2.10 Limbah
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Bahan Baku
Bahan baku merupakan salah satu unsur yang paling aktif didalam perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali. Bahan Baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, akan tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi. Sebutan sering dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang diproduksi.
3.2 Pengambilan Keputusan
3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon pada hakikatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:
1. Kegiatan Intelijen
Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.
2. Kegiatan Desain
Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.
3. Kegiatan Pemilihan
Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.
3.2.2 Model Pengambilan Keputusan
Adapun model pengambilan keputusan yaitu: 1.
Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. Ini dapat berupa persamaan, atau analisis lainnya, atau merupakan instruksi bagi computer, yang berupa program-program untuk computer. Adapun ciri-ciri pokok model ini ditetapkan secara lengkap melalui asumsi-asumsi, dan kesimpulan berupa konsekuensi logis dari asumsi-asumsi tanpa menggunakan pertimbangan atau intuisi mengenai proses dunia nyata (praktik) atau permasalahan yang dibuat model untuk pemecahannya.
2.
Model kualitatif didasarkan atas asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.
Model Kualitatif
3.
Model probabilitas, umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu (the concept
of probability and expected value). Adapun yang dimaksud dengan probabilitas
adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu (the chance
of particular event occuring).
Model Probabilitas
4.
Model matriks merupakan model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan. Dalam hal ini Gullett dan Hicks mengatakan : “The payoff matrix is a particularly convenient method of
displaying and summarizing the expected values alternative strategics”. Model
matriks terdiri atas dua hal, yakni baris dan lajur. Baris (row) bentuknya mendatar, sedangkan lajur (column) bentuknya menegak (vertical). Pada sisi baris berisi macam alternatif strategi yang digelarkan oleh pengambil keputusan, sedangkan pada sisi lajur berisi kondisi dan nilai harapan dalam kondisi dan situasi yang berlainan.
5.
Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya kedalam komponen-komponen, kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing. Dengan demikian, maka pimpinan tinggal memilih alternatif mana yang sekiranya paling tepat untuk dijadikan keputusan.
Model Pohon Keputusan (Decision Tree Model)
Pohon keputusan ini biasanya dipergunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam proyek yang sedang ditangani. Selanjutnya Welch dan Comer memberikan definisi mengenai pohon keputusan (decision tree) sebagai berikut:
“The decision tree is a simple diagram showing the possible consequences of
alternative decisions. The tree includes the decision nodes chance modes, pay offs
for each combination, and the probabilities of each event.”
3.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Little (1970) dalam Turban (2005) mendefinisikan Decision Support
System (DSS) sebagai “sekumpulan prosedur berbasis model untuk data
masalah yang ada pada SPK entah sebagai data atau sebagai prosedur), dan sistem pemrosesan masalah (hubungan antara dua komponen lainnya, terdiri dari satu atau lebih kapabilitas manipulasi masalah umum yang diperlukan untuk pengambilan keputusan) (Turban, 2005).
Ciri utama sekaligus keunggulan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah kemampuannya untuk menyelesaikan masalah-masalah yang tidak terstruktur. Beberapa karakteristik dari sistem pendukung keputusan (Turban, 2005) adalah:
1. Sistem pendukung keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.
2. Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi.
3. Sistem pendukung keputusan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah oleh orang-orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi. Oleh karena itu, pendekatan yang digunakan biasanya model interaktif.
3.4 DSS Berorientasi-Spreadsheet
Spreadsheet merupakan sistem pemodelan yang memungkinkan pengguna
mengembangkan model-model untuk mengeksekusi analisis DSS. Model ini tidak hanya membuat, melihat, dan memodifikasi pengetahuan prosedural, tetapi juga mengintruksikan sistem untuk mengeksekusi intruksi self-contained mereka (macro). Spreadsheet digunakan secara luas pada DSS yang dikembangkan oleh pengguna akhir. Alat pengguna akhir yang paling populer untuk mengembangkan DSS adalah Microsoft Excel. Excel memasukkan puluhan paket statistik, pake pengembangan linier (solver), dan banyak model ilmu manajemen dan keuangan (Turban, 2005).
Isi database dalam model DSS digunakan oleh tiga subsistem perangkat
lunak:
1. Perangkat Lunak Penulisan Laporan,
2. Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang
melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat
ditulis dalam bahasa pemrograman apaun.
menghasilkan laporan periodik maupun
khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan
oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti
COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan
informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang
menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi
keempat.
3. Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja
sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu
mewakili satu komite atau tim proyek.
3.5 Software Spreadsheet
Spreadsheet Microsoft Excel telah menjadi salah satu paket software yang
dan mengorganisir data, menjalankan beragam kalkulasi, dan menggunakan paket tambahan, yang disebut add-in, untuk analisis dan pemecahan masalah lebih lanjut. Paket-paket software ini biasanya mudah dipelajari dan menyediakan fitur dasar dan lanjut untuk beragam aplikasi (Burstein, 2008).
Microsoft Excel memiliki beberapa fitur yang tersedia untuk analisis dan
penyimpanan data. Pada kenyataannya, “pengguna spreadsheet sering tidak menggunakan banyak fitur spreadsheet yang tersedia pada umumnya” (Chan dan Storey 1996 dalam Turban, 2005). Fitur Excel digambarkan dalam dua kategori utama : Fitur fungsi dasar dan fungsi yang diperluas.
Fitur fungsi dasar dan yang diperluas dalam Excel sangat cocok untuk pembentukan sebuah sistem pendukung keputusan. Kemampuan untuk memodelkan suatu masalah dan menyelesaikan ataupun melakukan simulasi merupakan komponen dasar model DSS yang dibentuk. Merupakan hal yang penting untuk lebih mengenali kemampuan Excel atau software spreadsheet lainnya sehingga seseorang dapat mengetahui ketika mengembangkan sebuah sistem pendukung keputusan (Burstein, 2008).
3.6 Fitur VBA (Visual Basic for Application)
VBA merupakan sebuah bahasa pemrograman yang termasuk di dalam
software Microsoft Excel. Ia dapat digunakan untuk mengkodekan prosedur
korespondensi kode VBA. Kode ini kemudian dapat dijalankan kemudian untuk melakukan aksi yang tercatat dalam Excel. Struktur dari bahasa pemrograman VBA adalah berdasarkan objek. Oleh karena itu, sebuah objek Excel biasanya dinamakan dan kemudian dimanipulasi dengan menggunakan ciri (properties) (untuk mengubah fitur format tertentu dari objek) ataupun metode (untuk melaksanakan aksi tertentu dari objek).
VBA untuk Excel bahasa pemrograman yang mudah dimengerti. Bahkan jika belum pernah diprogramkan sebelumnya, seorang pengguna mampu untuk memrogramkan beberapa jenis aplikasi setelah mempelajari fitur ini. Kode VBA mengijinkan pengembang DSS untuk menciptakan aplikasi yang dinamis yang dapat menerima masukan pengguna untuk membentuk komponen dasar model DSS. VBA menguntungkan jika menempatkan semua kalkulasi spreadsheet yang kompleks dan setiap analisis pada latar belakang (background) dari sistem yang ramah pengguna.
Enam langkah dasar untuk mengembangkan DSS telah diusulkan. Langkah-langkah ini telah menjadi acuan dalam mengembangkan sistem pendukung keputusan, yaitu :
1. Tinjauan Aplikasi dan Pengembangan Model : Membentuk sebuah tampilan dari keseluruhan aplikasi, merancang aliran dari masukan (input) pengguna hingga kalkulasi model sebagai keluaran (output) dan merincikan model. 2. Lembar Kerja (Worksheets) : Menentukan berapa banyak lembar kerja yang
3. Interface Pengguna : Menandai interface apa yang dibutuhkan pemrogram
untuk menerima input dari pengguna dan mengarahkannya melalui aplikasi tersebut.
4. Prosedur : Menandai prosedur pemrograman apa yang dibutuhkan untuk menerima input, melaksanakan kalkulasi, dan menampilkan output.
5. Pilihan Penyelesaian : Memutuskan apa pilihan penyelesaian yang akan diberikan kepada pengguna.
6. Pengujian dan Tahap Akhir : Memastikan bahwa aplikasi bekerja dengan tepat dan memiliki tampilan yang jelas dan profesional.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, seseorang dapat memastikan bahwa DSS dirancang dalam cara yang efisien untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam lingkungan spreadsheet, semua input dapat dikumpulkan dengan cukup dan disimpan, kalkulasi sederhana ataupun penyelesaian masalah lanjutan dapat dilaksanakan, dan output dapat ditampilkan dengan jelas kepada pengguna. Spreadsheet menjadi ramah lingkungan untuk pengembang DSS maupun pengguna.
3.7 Desain Sistem
1. Tahap analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5. Sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Tahap desain sistem memiliki dua maksud atau tujuan utama, diantaranya adalah:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan
yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi.
3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem
Alat-alat (tool) yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik, misalnya Data Flow Diagram (DFD). Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengenal dan lebih dimengerti. Alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik seperti data dictionary.
1. Diagram Konteks (context diagram)
Menurut Kristanto (2003), diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antar entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2. Data Flow Diagram (DFD)
dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).
Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, simbol-simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu (Easy Case Professional 4.2 dengan metode Yourdon) dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Simbol-simbol DFD
Simbol Keterangan
Menunjukan entitas yang berhubungan dengan sistem yang sedang dikembangkan, dimana kesatuan luar berada diluar lingkungan sistem yang akan memberikan input atau menerima input.
Menunjukan arus data atau aliran data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari sistem tersebut.
Data flow juga dapat mempresentasikan data atau
informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Menunjukan proses kegiatan atau kerja darifungsi transformasi komponen, dan menggambarkan bagian dari sistem mentransformasikan input ke o.
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang
menggunakan susunan data yang disimpan secara ekstra dan mempunyai tujuan utama untuk menunjukkan obyek dan entity dan relationship yang ada pada obyek tersebut (Kristanto, 2003).
Menurut Kristanto ada tiga jenis derajat relasi yaitu: a. One to One (1:1)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.
b. One to Many (1:M)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama.
c. Many to Many (M:N)
Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya.
Tabel 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram
Simbol Keterangan
Entitas = Menunjukan hubungan entitas dengan sistem.
Relasi =Menghubungkan antar entitas.
Atribut = Menunjukan atribut yang dimiliki oleh entitas.
4. Relasi Antar Tabel
Relasi merupakan hubungan antar dua entitas atau lebih. Hubungan berarti setiap kumpulan relasi berpasangan antara himpunan entitas dengan yang lainnya. Relasi antar tabel merupakan hubungan antar tabel-tabel dalam database yang dihubungkan berdasarkan kunci field tertentu. Relasi antar tabel akan muncul pada saat normalisasi dibuat dan dihubungkan atau direlasikan untuk kunci utama primary key yang terdapat pada masing-masing tabel (Kristanto, 2003).
entitas
relasi
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian adalah langkah-langkah dan metode-metode yang digunakan untuk mengarahkan penelitian yang akan dilakukan tepat kepada sasaran yang telah ditetapkan.
4.1 Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang bergerak di bidang Percetakan. Perusahaan daerah ini beralamat di Jl. Putri Merak Jingga/Gudang No.3 Medan, Sumatera Utara.
4.2 Jenis Penelitian
Jenis rancangan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan sifatnya termasuk penelitian tindakan (action research) karena penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata (Suryabrata, 2003).
4.3 Kerangka Konseptual
tepat. Adapun kerangka konseptual dalam penelitian ini dapat dilihat pada
Gambar 4.1 Kerangka Konseptual
Keterangan:
Kerangka konseptual pada Gambar 4.1 memiliki beberapa komponen yaitu:
1. Variabel Independen
Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi variabel dependen baik secara positif ataupun secara negatif (Sinulingga, 2011). Variabel-variabel independen dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Harga Bahan Baku, variabel ini menunjukkan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh tiap satuan bahan baku.
c. Biaya Penyimpanan, variabel ini menunjukkan biaya simpan bahan baku yang dinyatakan dalam persen (%) dari harga bahan baku.
d. Kebutuhan Bahan Baku, variable ini menunjukkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan pesanan.
2. Metode/Model
Dalam penelitian ini model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika.
3. Variabel Dependen
Variable dependen adalah variable yang nilainya dipengaruhi atau ditentukan oleh nilai variabel lain. Variabel dependen dalam penelitian ini adalah alternatif keputusan dimana setiap alternatif berisi frekuensi pemesanan,
quantity pemesanan, dan total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
4.4 Prosedur Penelitian
Studi Pendahuluan dan Studi Pustaka
Pengamatan langsung di perusahaan dan pencarian metode pemecahan masalah serta teori-teori
pendukung
Perumusan Masalah
Belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku, pembelian hanya
berdasarkan intuisi atau perkiraan
Tujuan Penelitian
Membuat model pengambilan keputusan pengadaan bahan baku, dan membuat rancangan sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku
Mulai
Pengumpulan Data dan Analisis
A
Perancangan Sistem
- Struktur Data - Diagram Konteks
- Data Flow Diagram (DFD)
- Entity Relationship Diagram (ERD) - Relasi Antar Tabel
- Perancangan Worksheet - Perancangan Interface
- Penentuan Prosedur Pemrograman
Kesimpulan dan Saran Hasil dan Pembahasan
Pembahasan dari hasil rancangan sistem
Selesai
A
4.4.1 Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem informasi pada bagian pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan sebelum dilakukan perancangan sistem yang baru serta kondisi persediaan bahan baku di perusahaan dimana menyangkut sistem dan metode yang dilakukan dalam menentukan pengadaan bahan baku.
4.4.2 Studi Pustaka
Studi pustaka dalam penelitian ini berupa pembelajaran teori-teori yang akan digunakan untuk mencapai tujuan penelitian yang ingin dicapai. Teori ini akan menjadi landasan logika berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah.
4.5 Pengumpulan Data 4.5.1 Sumber Data
Data yang diperlukan dalam pemecahan masalah antara lain adalah sebagai berikut:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung di lapangan baik melalui wawancara, pengamatan, maupun pengukuran menggunakan
instrument. Data primer pada penelitian ini yaitu prosedur sistem pengadaan
2. Data Sekunder.
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari perusahaan tanpa melakukan pengukuran atau pengamatan secara langsung yang diperoleh dari arsip/dokumen perusahaan. Data sekunder pada penelitian ini yaitu format database yang berkaitan dengan sistem pengadaan bahan baik data pokok maupun data transaksi serta biaya-biaya yang berkaitan dalam pengadaan bahan.
4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data, yaitu: 1. Wawancara
Wawancara dilakukan pada bagian persediaan atau pihak yang dianggap mengetahui terhadap data primer yang dibutuhkan dalam penelitian.
2. Dokumentasi
Dokumentasi yang diambil adalah dokumen-dokumen perusahaan, baik historis maupun sekarang. Dokumentasi dilakukan terhadap data sekunder yang dibutuhkan dalam penelitian.
4.6 Perancangan Pendukung Keputusan
1. Menentukan keputusan yang akan dirancang
Adapun keputusan-keputusan yang akan dirancang dalam sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku ini adalah:
a. Volume
Keputusan menghasilkan jumlah bahan baku yang akan dipesan (quantity). b. Waktu
Keputusan menghasilkan berapa kali pemesanan bahan baku dilakukan. c. Biaya
Keputusan menghasilkan total biaya pengadaan bahan baku. 2. Membuat proses dan model
a. Jumlah (quantity) Pemesanan (JP)
Rumus untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yaitu: Q = q / n
Dimana:
Q = jumlah (quantity) pemesanan q = kebutuhan bahan baku n = frekuensi pemesanan
b. Biaya Pemesanan (O)
Untuk menghitung biaya pemesanan (O) yaitu: O = o x n Dimana:
O = biaya pemesanan
o = biaya pesan untuk sekali pemesanan n = frekuensi pemesanan
c. Biaya Bahan Baku (B)
Untuk menghitung biaya bahan baku (B) yaitu: B = Q x p Dimana:
Q = jumlah (quantity) bahan baku
d. Biaya Penyimpanan (S)
Biaya penyimpanan diberikan oleh perusahaan sebesar 2,5% dari harga bahan baku. Untuk menghitung biaya penyimpanan (S) yaitu:
S = 2,5% x B Dimana:
B = biaya bahan baku
e. Biaya Total Pengadaan Bahan (TC)
Biaya total pengadaan bahan baku yaitu jumlah dari biaya simpan, biaya pesan, dan biaya bahan baku. Untuk menghitung biaya total pengadaan bahan baku (TC) yaitu:
TC = O + B + S
Gambar 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku
3. Menyusun data requirement
Pada tahap ini disusun data-data yang dibutuhkan dalam menyusun sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.
Jumlah pemesanan (Q) (q/n)
Dimana n = banyak pemesanan
Biaya pemesanan (O) O= n x o
Dimana o = biaya pesan
Biaya penyimpanan (S) S = 2,5% x B
Total Cost (TC) TC = O + B + S Biaya bahan baku (B)
B = Q x p
4.7 Pengumpulan Data dan Analisis
Berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem serta analisis terhadap sistem awal perusahaan sebelum dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku.
4.8 Perancangan Sistem
Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Struktur Sistem
Struktur sistem berisi input (masukan), transformasi (proses), dan output (keluaran) dari sistem yang akan dirancang.
2. Konteks Diagram
Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari sistem
untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan antara
5. Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data.
6. Perancangan Worksheet
Perancangan worksheet yaitu merancang worksheet yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibangun.
7. Perancangan Interface
Interface yang digunakan peneliti dalam perancangan sistem ini berupa
kontrol ActiveX seperti checkbox, textbox, command button, dan combobox untuk menerima input dari pengguna (user).
8. Penentuan Prosedur Pemrograman
Penentuan prosedur pemrograman yaitu membuat algoritma atau langkah-langkah dari sistem yang akan dirancang.
Diagram Konteks
Data Flow Diagram (DFD)
Entity Relationship Diagram (ERD)
Relasi Antar Tabel
Perancangan Worksheet
Perancangan Interface
Penentuan Prosedur Pemrograman
Gambar 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem
4.9 Hasil dan Pembahasan
4.10 Kesimpulan dan Saran
BAB V
PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS
5.1 Pengumpulan Data 5.1.1 Produk
Produk yang dibahas dalam penelitian ini dibatasi hanya 4 jenis produk yang sering di-order dan selalu diproduksi oleh perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Formulir
Contoh formulir dapat dilihat pada Gambar 5.1 sebagai berikut:
Gambar 5.1 Produk Formulir
2. Blok Formulir
3. Kop Surat
Contoh kop surat dapat dilihat pada Gambar 5.3 sebagai berikut:
Gambar 5.3 Produk Kop Surat
4. Kartu Box
Contoh kartu box dapat dilihat pada Gambar 5.4 sebagai berikut:
5.1.2 Spesifikasi Produk
Produk-produk yang dihasilkan memiliki spesifikasi yang berbeda setiap produknya yang dapat dilihat sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir memiliki beberapa ukuran yaitu (21,5 x 33) cm, (21,5 x 28) cm, dan (21,5x 16,5) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover dan kertas HVS 70 gram dimana untuk tiap formulir terdiri dari 100 lembar kertas HVS 70 gram dan 1 lembar kertas cover.
2. Blok Formulir
Blok formulir memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, NCR top putih, NCR middle merah, dan NCR bottom biru.
3. Kop Surat
Kop surat memiliki 1 ukuran yaitu (21,5 x 33) cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas HVS 70 gram.
4. Kartu Box
Direktur
Es, Hiburan dan Toko Buku &
Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
5.2 Analisis
5.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ) yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis
5.2.2 Sistem Awal
Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau tindakan dalam mengatasi masalah tersebut.
pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO (Purchasing Order) kepada supplier lalu supplier akan mengirim bahan sesuai yang tertera pada PO (Purchasing Order).
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada bagian produksi
Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku
Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Konsumen Pemasaran Direktur Produksi Gudang Pembelian
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Laporan order dikirim kepada bagian pembelian
Konsumen Pemasaran Direktur Pembelian
BAB VI
PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.
6.1 Struktur Sistem Input - Output
Struktur sistem input – output rancangan pengambilan keputusan pengadaan bahan baku pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara ditunjukkan pada Gambar 6.1 dan struktur model DSS pada Gambar 6.2.
INPUT TRANSFORMASI OUTPUT
1. Data Sales Order - Jenis Pesanan
1. Input (Masukan)
Input yang masuk ke dalam sistem berasal dari bagian pemasaran dan bagian
produksi yaitu: - Data Sales Order
Data sales order merupakan data permintaan dari konsumen yang berisi jenis pesanan produk, kuantitas produk yang dipesan serta due date atau jangka waktu pemenuhan pesanan.
- Data Bahan Baku
Data bahan baku berisi data-data mengenai bahan baku seperti nama bahan baku, harga bahan baku, biaya pesan, dan biaya simpan.
- Data BOM (Bill of Material)
Data BOM (Bill of Material) berisi nama bahan baku atau material dan jumlah yang dibutuhkan untuk menyusun satu unit produk jadi.
2. Transformasi (Proses)
Transformasi atau proses merupakan pemrosesan dari input. Adapun transformasi dari sistem yang akan dirancang yaitu:
- Peng-input-an data
Yaitu memasukkan atau menambahkan data baru ke dalam applikasi yang dibangun.
- Peng-edit-an data
- Penghapusan data
Yaitu menghapus data yang telah disimpan didalam aplikasi. - Update data
Yaitu memperbarui data yang telah tersimpan di dalam aplikasi. 3. Output (keluaran)
Output atau keluaran merupakan hasil dari pemrosesan input (transformasi).
Dalam sistem yang akan dirancang ini, output yang dihasilkan yaitu: - Quantity bahan baku yang akan dibeli
- Frekuensi pembelian bahan baku - Total biaya pengadaan bahan baku 4. Batasan sistem
5. Lingkungan
DSS
Data Alternatif
Keputusan
Gambar 6.2 Struktur Model DSS
6.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah suatu diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 6.3.
SISTEM PENDUKUNG
Jumlah pemesanan bahan baku Kapan waktu pembelian Total biaya pengadaan bahan baku
Data supplier Data kebutuhan bahan baku
Produk jadi
Purchasing order
Gambar 6.3 Diagram Konteks
6.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan model dari
1.0
Data Bahan Baku 2.0 Pembuatan
6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan-hubungan
antara entitas-entitas yang berkaitan dalam pengadaan bahan baku dimana masing-masing entitas memiliki atribut-atribut yang berhubungan. Adapun ERD pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar 6.5 sebagai berikut:
Memiliki Mempunyai
Gambar 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
6.5 Relasi Antar Tabel
Data Konsumen
Gambar 6.6 Relasi Antar Tabel
6.6 Perancangan Worksheet
1. Worksheet Pendahuluan
Worksheet pendahuluan berisi halaman depan dari sistem pendukung
keputusan pengadaan bahan baku yang dirancang serta terdapat tombol “Master Data”, “Pesan“ dan “Keputusan”. Worksheet Pendahuluan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.7.
Gambar 6.7 Worksheet Pendahuluan
2. Worksheet Pemesanan
Worksheet pemesanan berisi data sales order dari konsumen yang di
pemesanan, dan tombol “ keputusan” untuk melanjutkan pemroresan ke sheet keputusan yang berisi alternatif keputusan dari hasil pengolahan sistem yang dirancang. Worksheet pemesanan dapat dilihat pada Gambar 6.8.
Gambar 6.8 Worksheet Pemesanan
Worksheet pemesanan merupakan database input data sales order dari sistem
pendukung keputusan yang dirancang, dimana setiap data yang di-input dari data sales order akan disimpan pada worksheet pemesanan sebagai database.
3. Worksheet BOM
Worksheet BOM berisi tabel BOM (Bill of Material) dari produk-produk jadi
Gambar 6.9 Worksheet BOM
Worksheet BOM merupakan daftar tabel yang dibuat oleh user berdasarkan
spesifikasi produk yang dibuat oleh perusahaan, dimana setiap produk memiliki BOM yang berbeda.
4. Worksheet Jadwal Produksi
Worksheet jadwal produksi berisi susunan rencana produksi dari pesanan
Gambar 6.10 Worksheet Jadwal Produksi
Worksheet jadwal produksi dibuat berdasarkan data sales order yang masuk
dan disesuakan dengan lamanya due date yang diberikan konsumen. Pada PD AIJ pengiriman barang dilakukan dalam mingguan, oleh karena itu jadwal produksi dibuat mingguan sesuai kapasitas.
Formula yang digunakan pada worksheet jadwal produksi yaitu:
=IF(C23=pemesanan!$E$32;pemesanan!$I$32;IF(AND(C23>pemesanan !$E$32;C23<pemesanan!$F$32);pemesanan!$I$32;IF(C23=pemesanan! $F$32;pemesanan!$J$32;0)))
5. Worksheet Kebutuhan Bahan
Worksheet kebutuhan bahan berisi susunan kebutuhan bahan untuk setiap
kebutuhan total bahan selama periode terjadwal. Worksheet kebutuhan bahan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.11.
Gambar 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan
Worksheet kebutuhan bahan yaitu worksheet yang menampilkan jumlah
bahan yang dibutuhkan dari sales order yang masuk dan disesuaikan dengan jadwal produksi.
Formula yang digunakan pada worksheet kebutuhan bahan baku yaitu: =BOM!$D$11*JadwalProduksi!CJ13
6. Worksheet Perhitungan
Worksheet perhitungan berisi jumlah pemesanan, biaya-biaya seperti biaya
yaitu kapan pembelian bahan baku, berapa jumlah pembelian bahan baku, serta total biaya pengadaan bahan baku. Keputusan ini diperoleh dari hasil perhitungan biaya yang memberi nilai total pengadaan bahan baku yang paling minimum. Worksheet perhitungan dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.12.
Gambar 6.12 Worksheet Perhitungan
Formula yang digunakan pada worksheet perhitungan yaitu: 1. Jumlah pemesanan
=ROUNDUP(((KebutuhanBahan!$CH$9/C6)/500);0) 2. Biaya pesan
=C6*DataBB!$G$4 3. Biaya bahan baku
4. Biaya penyimpanan =F6*DataBB!$F$4
5. Total Cost
=SUM(E6:G6)
7. Worksheet Data Bahan Baku
Worksheet data bahan baku berisi spesifikasi dari bahan baku seperti kode
8. Worksheet Data Konsumen
Worksheet data konsumen berisi informasi dari konsumen perusahaan seperti
kode konsumen, nama konsumen, alamat, telepon, contact person, dan no HP. Dalam worsheet data konsumen terdapat tiga tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data konsumen, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data konsumen dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.14.
Gambar 6.14 Worksheet Data Konsumen
9. Worksheet Data Produk Jadi
Worksheet data produk jadi berisi informasi dari produk jadi yang diproduksi
tombol yaitu tombol “masukan data”, “menu”, dan “master data”. Tombol “masukan data” untuk melanjutkan pemrosesan ke dalam pengisian penambahan data produk jadi, tombol “menu” untuk melanjutkan pemrosesan ke worksheet pendahuluan, dan tombol “master data” untuk melanjutkan pemrosesan ke master data untuk memilih data yang akan dibuka. Worksheet data produk jadi dari sistem yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 6.15.
Gambar 6.15 Worksheet Data Produk Jadi
10. Worksheet Data Supplier
Worksheet data supplier berisi informasi dari supplier perusahaan seperti
kode supplier, nama supplier, alamat, contact person, dan no telepon
supplier. Dalam worsheet data supplier terdapat tiga tombol yaitu tombol
