Praktek kesekretarisan

(1)

(2)

Nomor :

(Number)

Kartu Tamu (Visitor Card)

1. Nama (name) : ………

2. Pekerjaan (occupation) : ……… 3. Alamat (address) : ………... 4. Telepon (telephone) : ……… 5. Keinginan (want to see) : ……….. 6. Tentang/hal (subject) : ………..

………., ……….., 200….

Tanda tangan (signature)

(………..)

Catatan (notes) : ……….. Selesai pukul (finish at) : ………... Tanda tangan (signature) : ……… CATATAN PENERIMAAN TAMU ( Visitor Register)

Tanggal Masuk pukul Paraf Keluar pukul Paraf

(Date) (In : AM/PM) (Sign) (Out: AM/PM) (Sign)

(3)

AGENDA PERJANJIAN (Appointment Form) Nomor (Number) :

1. Nama (Name) :

2. Pekerjaan (Occopation) :

3. Alamat Kantor/Rumah :

(Office/ home address)

4. Telepon (Telephone) :

5. Waktu Perjanjian :

( Appointment time)

6. Perihal (subject) :

7. Keterangan/ Lain‐lain (Notes) :

………, 200……

(4)

Untuk :

Dari : Alamat kantor/rumah : Nomor telepon/ hp :

Isi Berita / Pesan Beri Tanda (X)

Yang dimaksud Mohon ditelepon kembali

minta waktu Ingin bertemu Akan menelepon kembali

akan datang Tidak dapat hadir rapat

Ingin mengadakan perjanjian tanggal : ……….

Pembatalan perjanjian

Lain‐lain : ………,…………..,200…..

Jam : ……….

Diterima oleh

( )

(5)

JADWAL ACARA KEGIATAN HARIAN Senin 20…. 2 Februari M 1 8 15 22 S 2 9 16 23 S 3 10 17 24 R 4 11 18 25 K 5 12 19 26 J 6 13 20 27 S 7 14 21 28 08.00 09.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00

(6)

JADWAL ACARA KEGIATAN MINGGUAN

NO _TANGGALHARI ACARA/ KEGIATAN JAM TEMPAT KETERANGAN

1 Senin _Tgl

2 Selasa _Tgl

3

Rabu Tgl

4 Kamis _Tgl

5 Jumat _Tgl

6 Sabtu _Tgl

JADWAL KEGIATAN BULANAN November 200… Minggu Senin

Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1

2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14

15

16 17 18 19 20 21

22

(7)

PERUSAHAAN PT. ABCD JL. ……… No. ……….. Tlp. ………… Surat Edaran Undangan Nomor : ………. Diharapkan kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara yang namanya tersebut dibawah ini. Untuk dapat hadir pada rapat/ pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada :

Hari : ………..

Tanggal : ………..

Waktu : ………

Tempat : ………

Alamat : ………..

Acara : ………..

Nomor Nama Jabatan Tanda tangan Keterangan

………,…………,200….

(……….)

(8)

PENGENDALIAN PERENCANAAN KERJA

NO KEGIATAN

TAHUN / BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

(9)

PENGENDALIAN

PENGOLAHAN

Nomor Agenda : Tanggal Penerimaan : Nomor Surat : Tanggal Surat : Dari : Kepada : Perihal : Lampiran : Kembali ke unit Tata Usaha Tanggal : Kode Masalah : Indeks : Kode Tunjuk Silang : Jadwal Retensi :

Diteruskan kepada : Paraf Tanggal

(10)

UJIAN

TENGAH SEMESTER

TENGAH

SEMESTER

(11)

Nomor :

…………

PERTEMUAN 9

(Number)

KARTU

TAMU

(Visitor

Card)

1. Nama (Name)

: ………

2. Pekerjaan (Occupation)

: ………...

3. Alamat (Addess)

: ………...

4. Telepon (Telephone)

: ………...

5. Keinginan (want to see)

: ………..

6

Tentang /Hal (subject)

:

6. Tentang /Hal (subject)

: ………..

………..,

………...,

200…………

Tanda Tangan (Signature)

(………..)

Catatan (Notes)

: ……….

Selesai pukul (Finish at) : ………...

d

(

)

Tanda tangan (Signature): ………...

CATATAN

PENERIMAAN

TAMU

(Visitor

Registrer)

Tanggal

(Date)

Masuk Pukul

(in

:

AM/PM)

Paraf

(Sign)

Keluar Pukul

(Out

:

AM/PM)

(12)

AGENDA PERJANJIAN

(

Appointment

Form

)

Nomor (

Number)

:

1. Nama (

Name)

:

1. Nama (

Name)

2. Pekerjaan (

Occupation

)

3. Alamat Kantor/Rumah

(

Office/Home Address

)

4

T l

(

T l

h

)

:

4. Telepon (

Telephone)

5. Waktu Perjanjian

(

Appointment time)

4. Tempat

(Place)

:

p

(

)

5. Perihal

(Subject)

6. Keterangan/Lain

‐

lain

(

notes

)

:

200

………..,

200………..

(13)

KARTU

PENERIMAAN

TELEPON

Untuk

D i

:

Dari

Alamat Kantor/Rumah

Nomor Telepon/HP

:

Isi Berita /Pesan

Beri Tanda (X)

yang

dimaksud

Minta waktu/

Ingin Bertemu

Mohon Ditelepon

Kembali

Ingin Bertemu

Akan Datang

Ingin Mengadakan

Akan Menelepon

Kembali

Tidak dapat Hadir Rapat

l

Perjanjian

Pembatalan

Perjanjian

Tanggal :

………

Lain

‐

lain

:

……….,

……….20…….

Jam :

Jam.

:

……….

Diterima Oleh,

(14)

JADWAL

ACARA

KEGIATAN

HARIAN

PERTEMUAN 10

Senin,

20….

2

Februari

(15)

JADWAL

ACARA

KEGIATAN

MINGGUAN

NO

HARI

Tanggal

ACARA/KEGIATAN

JAM

TEMPAT

KET.

1.

Senin

Tgl

2.

Selasa

Tgl

3.

Rabu

Tgl

g

4.

Kamis

Tgl

5.

Jumat

Tgl

6.

Sabtu

Tgl

7.

Minggu

(16)

(17)

JADWAL

ACARA

KEGIATAN

BULANAN

F b

i 20

Februari 20…..

Minggu

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

Jumat

Sabtu

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

(18)

PERUSAHAAN PT

.

ABCD

Jl

N

T l

PERTEMUAN 11

Jl.

………

No.

….

Telp.

……

SURAT EDARAN UNDANGAN

Nomor :

……….

Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk

dapat hadir pada rapat/pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada ;

(19)

PERUSAHAAN PT

.

ABCD

Jl.

………

No.

….

Telp.

……

SURAT

EDARAN

UNDANGAN

Nomor :

……….

Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat hadir pada

rapat/pertemuan yang rencananya akan diadakan pada

rapat/pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada

Hari

Tanggal

:

………

gg

Waktu

Tempat

Alamat

Acara

:

………

…………

Acara

:

Nomor

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

Keterangan

1.

2.

3.

20

………,

20……

(20)

PERTEMUAN 12

Pengendalian Perencanaan Kerja

No

Kegiatan

Tahun /Bulan :

(21)

CONTOH-CONTOH AMPLOP

1 2

Amplop surat niaga Amplop keamanan Commercial Security

3.

4.

AmplopRekat Silang Tutup Amplop Berjendela

Opened Window Envelove

5

. 6.

(22)

7. 8.

Amplop Dokumen Amplop Katalog Work Docked Catalogue

9. 10.

Amplop Berkancing Bertali Amplop Berlubang dan Jepitan Button and String Eyelet and Clasp

(23)

CONTOH BENTUK AMPLOP INDONESIA

Kepada

Toko Buku GRAMEDIA Jl. Pintu Air No.4 Pasar Baru

JAKARTA

PT JAKARTA INN Jl. Marcopolo No.67 Kebayoran Baru JAKARTA INDONESIA

Kepada Yth.

(24)

CONTOH BENTUK AMPLOP INGGRIS

Toko Buku GRAMEDIA 4 Pintu Air

Pasar Baru JAKARTA

The Personal Manager PT GLOBAL IMAGE Jl. Sukacita No.7 JAKARTA

(25)

CARA MELIPAT SURAT

1. Lipatan Baku (Standard Fold)

(26)

3. lipatan akordion rendah (low accordion fold)

(27)

5._{lipatan model Perancis (French fold)}

(28)

7. lipatan Tunggal (Single Fold)

(29)

(30)

PRAKTEK MENERIMA TAMU DAN MELAYANI

TAMU SERTA BERTAMU

PRAKTEK

MENERIMA

TELEPON

SERTA

BERTELEPON

MEMBUAT NOTULEN RAPAT

MENGENAL

PERABOT

KANTOR

MENGENAL

PERABOT

KANTOR,

(31)

Perabot Kantor Yang di Butuhkan

Seorang Sekretaris

Meja tulis yang dilengkapi dengan laci serta kunci

Meja untuk mesin ketik diletakan sebelah kiri

Kursi yang dapat diputar dan bisa distel

Rak Buku kecil

Felling Kabinet

Bak Surat Masuk dan Keluar

(32)

(33)

(34)

(35)

Perlengkapan Kantor Yang

Dibutuhkan Seorang Sekretaris

1) K l d

j

1) Kalender meja

2) Buku agenda harian

3) B k

l

/ i d k

l

3) Buku telepon / indeks telepon

4) Buku alamat disusun menurut sistem

bj d

abjad

5) Tiga map yang diberi tanda

k

d k

untuk tindakan segera

(36)

6) Sumber-sumber informasi

kamus Inggris-Indonesia

buku tarif pos dan giro

peta kota-kota besar/peta Indonesia

buku petunjuk pariwisata Indonesia

j d

l

s h

I d

si

jadwal perusahaan Indonesia

almanak

7) Lembaran-lembaran / formulir kantor

formulir

untuk

mencatat

pesan-pesan telepon

formulir untuk mencatat pesan tamu

f

li

t

di

i i

formulir pengantar disposisi

formulir sistem tindak lanjut

8) Kotak kartu nam

a

8) Kotak kartu nam

a

9) Kotak tindak lanjut / trikle

memory

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

(42)

Perlengkapan kantor yang harus

di

di k

disediakan

pita mesin tik

Peta menghapus

Alat-alat pembersih

mesin tik

Alat penyandang

naskah/copy holder

Berbgai macam

penghapus

Jepitan kertas

Jepitan dokumen tebal

Alat pembolong kertas

Alat penyapu kertas

Lem/perekat

(43)

Doubeltipe

Penggaris

Gunting

Hakter kecil

H kt

b

Hekter besar

Atom

Alat pembuka surat

p

Gelang-gelang karet

Paku payung

Label-label untuk amplop besar

Label label untuk amplop besar

Map gantung untuk arsip

Map-map biasa

O d b l b

d

ti

Order berlobang dua dan tiga

Tempat penyimpanan pensil, dll

(44)

(45)

(46)

(47)

(48)

k

l k l

d/

k

Kertas kepala kualitas bond/HVS kuarto

Kertas kepala tipis, kualitas kulit jeruk kuarto

Lembaran kedua kualitas kulit jeruk kuarto

L m

j

Kertas putih kuarto bond/HVS folio

Kertas memorandum kualitas bond/HVS kuarto

Kertas memorandum kualitas bond/HVS oktavo

Kertas tipis berwarna untuk tembusan tissue

kuarto dan folio

K

k b

Kertas karbon

Buku tebal folio untuk mencatat pos masuk dan

(49)

Buku steno

Lembaran stensil

Buku kuit nsi

Buku kuitansi

Buku kas bon

Formulir telegram

Berbagai macam formulir yang dicetak di atas kertas NCR

Berbagai macam formulir yang dicetak di atas kertas NCR.

2. Sampul surat

amplop tebal panjang putih

Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru

untuk pos udara

Amplop persegi putih tebal dan persegi tipis

Amplop besar berwarna coklat untuk mengirim

dokumen tebal

Amplop besar berwarna coklat dengan kaitannya yang

dikirim melalui pos kelas kedua

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

Pertemuan

‐

15

Pertemuan

15

•

PRAKTEK MENERIMA TAMU DAN MELAYANI

TAMU SERTA BERTAMU

•

PRAKTEK MENERIMA TELEPON SERTA

BERTELEPON

•

MEMBUAT NOTULEN RAPAT

•

MENGENAL

PERABOT

KANTOR,

(56)

UJIAN

AKHIR

SEMESTER