BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia industri yang semakin pesat,mengakibatkan adanya kompetisi di dunia industri, sehingga perusahaan perusahan industri berlomba-lomba untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas produksi (Kurniawan, 2013). Salah satunya adalah upaya perusahaan dalam memperpanjang waktu pengoperasian suatu fasilitas industri. Serta kemampuan suatu perusahaan dalam mengatur dan mengelola setiap kebutuhan agar selalu tersedia baik dalam kondisi pasar yang stabil dan fluktuatif. Untuk mewujudkan persediaan terlaksana secara baik dan stabil maka pihak perusahaan harus menerapkan konsep manajemen persediaan yang realistis dan dapat diterima oleh berbagai pihak. Dalam jumlah persediaan,setiap perusahaan memiliki jumlah berbeda-beda, dan jumlah itu disesuaikan dengan kondisi dan konsep manajemen persediaan yang diinginkan (Jusup, 2005).
Persediaan dengan permintaan yang efektif sangat dibutuhkan bagi perushaan karena seperti halnya dijelaskan dalam sebuah artikel yang berjudul “ MANAGING THE DEMAND FOR SPARE PARTS” oleh (Mikalsen) menejelaskan bahwa manajemen suku cadang yang efektif sangat penting bagi banyak perusahaan, baik itu dari perusahaan produksi maupun perusahaan jasa. Mengelola suku cadang dengan cara yang tepat memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan tingkat layanan yang tinggi tanpa harus mengeluarkan biaya persediaan yang tinggi. Suku cadang sering dicirikan dengan memiliki pola permintaan yang intermiten dan kental (lumpy) dengan beberpa periode yang mana tidak ada permintaan apapun dicampur dengan lonjakan permintaan yang mendadak.
Permintaan bulanan pada 3 jenis suku cadang yang intermitten
Gambar 1. 1 Ilustrasi Permintaan Intermitten/lumpy Sumber: Jurnal MANAGING THE DEMAND FOR SPARE PARTS
Suatu pengendalian persediaan suku cadang sangat berpengaruh dalam hal pemeliharaan seperti yag dijelaskan oleh Baluch et al (2013), secara garis besar terdapat 3 jenis material pemeliharaan,yaitu peralatan, bahan kimia consumable,serta suku cadang mesin. Diantara ketiganya,pengadaan suku cadang dapat mencapai 70% dari total biaya pengadaan material pemeliharaan. Oleh karena pola permintaan suku cadang yang tidak menentu dan beragam, manajemen persediaan penting untuk dilakukan. Di sisi lain, pola pemakaian suku cadang dipengaruhi oleh aspek teknis yang perlu dipertimbangkan (Rego dan Mesquita,2011).
Perusahaan sering kali dihadapkan pada budaya menyimpan suku cadang dalam jumlah besar untuk menjaga ketersediaan suku cadang. Hal ini mengkibatkan rendahnya nilai inventory turn over. Kondisi ini mengindikasikan biaya operasional yang tinggi bahkan dapat menjadi suatu penilaian yang buruk bagi top manager dan investor (Bosnjakovic, 2010).
Persediaan ialah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Suatu persediaan tersebut dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi
ataupun suku cadang. Persediaan merupakan salah satu asset yang mahal sehingga perusahaan harus focus terhadap pengendalian persediaan karena persediaan merupakan salah satu investasi terbesar. Nilai investasi perusahaan dalam bentuk persediaan memiliki besar yang bervariasi antara 25%-35% dari nilai seluruh asset (Indrajit & Djokopranoto, 2003). Perusahaan harus bisa mencapai titik seimbang antara investasi persediaan tingkat pelayanan konsumen. Manajemen persediaan merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetitif jangka panjang.
Melihat pentingnya manajemen persediaan di dalam sebuah perusahaan maka peneliti sangat tertarik untuk membahas tentang manajemen persediaan dimana dalam perusahaan yang ingin peneliti bahas ialah penelitian persediaan terhadap suku cadang mesin. Alasan peneliti ingin membahas persediaan suku cadang mesin karena perusahaan ini bukan perusahaan manufaktur seperti biasanya melainkan perusahaan jasa yang juga sangat membutuhkan adanya manajemen persediaan untuk kesuksesan jalannya proses operasi mesin.
Seperti halnya PT. Terralog Teknologi Indonesia yang merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang proses penginjeksian limbah (slurry fracture injection/SFI) tepatnya di DSF Area 6 Duri. Ada atau tidaknya persediaan akan mempengaruhi kelangsungan operasional dilapangan. Proses penginjeksian limbah ini beroperasi selama 24 jam per hari dengan sistem high pressure dimana potensi terhentinya operasi dikarenakan terjadinya proses penggerusan, kerusakan, penipisan dan corroded pada pipa-pipa injeksi dan kerusaakan pada Slurry Disposal Unit (SDU) sangat besar (sumber: PT.TTI)
Perusahaan sebagaimana yang tercantum dalam kesepakatan/kontrak kerja berkewajiban menjamin ketersediaan suku cadang/spare parts/persediaan minimum untuk 8 bulan kedepan. Jika perusahaan berhenti beroperasi dikarenakan ketidaktersediaan persediaan maka waktu tunggu perbaikan hanya diberikan selama 5 hari. Jika dalam waktu yang telah ditetapkan perusahaan tidak mampu memperbaiki dan mengganti setiap peralatan yang mengalami kerusakan maka perusahaan akan dikenakan pinalty sesuai Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan. Persentase KPI atas kegagalan dalam memperbaiki SDU dan pipa pipa injeksi
sangat besar dari total pendapatan pada bulan yang bersangkutan.(sumber: PT.TTI)
Persediaan bagi PT.TTI terdiri dari suku cadang/ spare parts, lubricant dan diesel fuel. Modal yang tertanam dalam persediaan merupakan aktiva lancar yang paling besar dalam harta perusahaan. Balance persediaan berupa spare parts/suku cadang per September 30, 2013 saja bernilai $1,243,559.32 dan nilai ini belum termasuk persediaan berupa lubricant dan diesel fuel (sumber: PT.TTI). Pengaturan persediaan yang profesional akan dapat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mereduksi inventory cost.
Jika perusahaan menerapkan system zero inventory atau just in time dalam pengelolaan persediaan, perusahaan berisiko tidak dapat memenuhi permintaan konsumen dan yang paling fatal adalah kehilangan loyalitas dari konsumen akibat menurunnya kepercayaan pelanggan (Kurniawan Fajar,2013). Sebaliknya, jika perusahaan menyediakan over stock dikarenakan tuntutan menyediakan persediaan minimum 8 bulan kedepan sesuai dengan kontrak, pelanggan akan terlayani secara maksimal namun perusahaan akan terbebani dengan biaya biaya yang timbul seperti biaya tenaga kerja, biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan, biaya dari penanganan berlebih , pembusukan , usang dan berkarat, serta biaya asuransi dan pajak atas persediaan .
Oleh karena itu persediaan harus benar-benar dijaga agar jumlahnya berada pada batas-batas yang ditentukan. Nilai investasi yang dikeluarkan dalam menyediakan persediaan/suku cadang menjadi sangat tinggi. Perusahaan diharuskan mampu mengelola persediaan secara optimal dengan menentukan kapan waktu pesan, dalam jumlah yang tepat, sehingga mampu memenuhi kebutuhan yang tepat dan dalam waktu yang tepat pula. Keputusan yang menyangkut berapa banyak dan kapan harus melakukan pemesanan, merupakan permasalahan yang kompleks dalam persediaan, terlebih lagi bila kebutuhan persediaan terdiri dari berbagai jenis item produk, dengan beberapa vendor, waktu penyerahan yang tidak sama, jumlah pemesanan yang berbeda setiap vendor, dengan biaya yang terbatas dari perusahaan. Sehingga teknik peramalan sangat penting dilakukan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan yang harus dilakukan, serta kapan saatnya melakukan pemesanan kembali (re-order point) (Irham Fahmi,2014)
Berdasarkan hasil eksternal audit yang dilakukan oleh (Moore Stephens Mulyamin Sensi&Suryanto) Registered Public Accountants tahun 2012 dan 2013 dapat diketahui bahwa PT.Terralog Teknologi Indonesia mengalami permasalahan persediaan setiap tahunnya yaitu pada Procurement and Warehouse Department. Pada bagian atau unit kerja ini terdapat permasalahan yang sangat berpengaruh terhadap laporan keuangan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:
• Persediaan yang kurang menyebabkan produktifitas kerja mesin menurun dan berakibat pada income perusahaan.
• Perusahaan pernah terkena penalty yang berawal dari adanya downtime yang disebabkan kurangnya persediaan suku cadang untuk perbaikan unit wheel loader. Namun perusahaan tidak memiliki stock persediaan dan harus melakukan back order ke luar negri dan membutuhkan waktu lama. Sementara perusahaan hanya diberi waktu 5 hari perbaikan, diluar dari ini dikenakan denda $ 1.000 per jam. Penalty ini terjadi pada bulan November 2014 dan penalty ini dilakukan pada bulan April 2015. Denda ini sebesar USD$ 60.000 atau sekitar 792 juta rupiah. Penalty yang diberikan oleh Key Performance Indicator (KPI) dikarenakan tidak adanya persediaan suku cadang sebuah mesin, yang mengakibatkan terhentinya pekerjaan.
• Total nilai pembelian dari luar/import barang untuk Jan-Desember tahun 2012 senilai $357,234.34 dari total pembelian secara keseluruhannya yakni $580,065.50. Dikarenakan item tersebut tidak tersedia di local sehingga dituntut harus dapat memenuhi permintaan konsumen yang sewaktu-waktu dapat berubah, terutama untuk produk-produk tertentu yang biaya pesan nya cukup tinggi serta delivery time yang tidak selaras dengan kebutuhan perusahaan. Pada prinsipnya inventory akan selalu ada untuk mengantisipasi permintaan dan harga yang fluktuatif.
• Persediaan bisa muncul secara sengaja maupun tidak sengaja, maksudnya sengaja karena adanya perencanaan untuk mengadakan persediaan, sedangkan tidak sengaja jika persediaan ada namun tidak akan digunakan untuk selanjutnya karena telah terjadi proses modifikasi pada SDU atau pipa - pipa injeksi sehingga persediaan yang semula ada berdasarkan data
historical, hal ini membuat perusahaan harus meninjau kembali dengan hasil keputusan yang beragam yakni rid off / obsolete atau bahkan dikategorikan sebagai spart parts consumable.
• Terjadinya kerusakan/ berkarat sehingga harus di reject dikarenakan terjadinya penumpukan spare parts dikarenakan persediaan harus tersedia minimum untuk 8 bulan kedepan sesuai kontrak serta tempat penyimpanan yang tidak cukup memadai dengan kapasitas yang sangat kecil menyebabkan sistem penyimpanan ditempatkan berdasarkan Sea Can Locator Number, hal ini sering menyebabkan kesalahan dalam physical count.
• Meningkatnya biaya lain yang timbul selain biaya pembelian yakni biaya tenaga kerja, biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan, biaya dari penanganan berlebih, pembusukan, usang dan berkarat, serta biaya asuransi dan pajak atas persediaan.
Mengingat penting dan banyaknya suku cadang, maka diambil 5 jenis suku cadang sebagai sampel untuk dilakukannya penelitian, suku cadang yang diambil ini merupakan Suku cadang yang penting bagi perusahaan untuk jalannya operasional suatu mesin.
Tabel di bawah ini menunjukkan besarnya nilai persediaan serta biaya konsumsi yang dikeluarkan selama proses penggantian spare part untuk memunjang kelancaran operasional dilapangan
Tabel 1. 1 Nilai Persediaan Akhir 2013 dan 2015/ Current Inventory (Balance Inventory)
No From Date To Date (inclusive) Total
Ammount In US$ 1 1 Jan 2013 31 Dec 2013 $1,218,750.97
2 1 Jan 2014 30 Sept 2014 $949.702
Sumber Data: PT. Terralog Teknologi Indonesia
Pengendalian persediaan terhadap suku cadang dan peramalan persediaan sangat diperlukan untuk perusahaan ini seperti halnya yag dijelaskan diatas bahwasannya perusahaan pernah terkena pinalty karena kurangnya suku persediaan suku cadang pada mesin . dan mengakibatnya perbaikan tertunda. Serta pada perusahaan ini kurang adanya perencanaan terhadap Safety stok dan tidak memerkirakan perhitungan Economic order quantity.
Mengingat bahwa pentingnya pengendalian persediaan ini penting dalam kelancaran proses operasional perusahaan, maka penulis tertarik untuk meneliti: “PENGENDALIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT.TERRALOG TEKNOLOGI INDONESIA”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, untuk itu permasalahan umum yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Metode apakah yang tepat diantara, Moving Average, , Exponential Smoothing,dan Croston’s untuk meramalkan persediaan suku cadang pada PT. Terralog Teknologi Indonesia?
2. Bagaimana pelaksanaan sistem persediaan yang diterapkan PT. Terralog Teknologi Indonesia saat ini dan permasalahan dalam menentukan Economic Order Quantity (EOQ), Re Order Point (ROP), Safety Stock yang harus dimiliki di gudang, dan masalah yang terjadi dalam persediaan?
3. Usaha apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan performansi system persediaan tersebut?
1.3 Tujuan penelitian
Tujuan peneltian ini dapat diuraikan secara terperinci sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui metode yang tepat diantara Moving Average, Exponential Smoothing,dan Croston’s untuk meramalkan persediaan suku cadang pada PT. Terralog Teknologi Indonesia
2. Untuk memperoleh gambaran tentang kinerja manajemen persediaan pada PT.Terralog Teknologi Indonesia berdasarkan analisis persediaan yang efektif.
3. Untuk mendapatkan solusi yang baik mengenai kebijakan manajemen persediaan yang sebaiknya digunakan perusahaan untuk meningkatkan performansi system persediaan
1.4 Manfaat penelitian
Manfaat dari penelitian ini dapat diuraikan sebagai berikut: Bagi Perusahaan
Dari hasil penelitian ini diharapkan akan menjadi masukan bagi pihak manajemen perusahaan dalam mengelola manajemen persediaan suku cadang agar tidak terjadinya hal-hal yang tidak di inginkan seperti terhentinya mesin akibat tidak adanya persediaan suku cadang.
Bagi Penulis
Dari hasil penelitian ini diharapkan berguna sebagai penambah pengetahuan dan pengalaman sekaligus guna mempraktekkan pengetahuan yang telah diperoleh peneliti selama mengikuti perkuliahan.
Bagi Pembaca
Diharapkan penelitian ini dapat melengkapi penelitian-penelitian sebelumnya serta memberikan ilmu pengetahuan dan wawasan tentang metode peramalan, dan persediaan sehingga nantinya dapat digunakan dalam perkuliahan ataupun di dunia kerja pada akhirnya.
1.5 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penelitian ini dapat diuraikan secara terperinci sebagai berikut:
1. Penelitian ini dilaksanakan di PT.Terralog Teknologi Indonesia
2. Penelitian ini hanya meneliti manajemen persediaan suku cadang dimana diambil 5 jenis suku cadang sebagai sampel untuk dilakukannya perhitungan persediaan dan peramalan sebagai salah satu bentuk pengendalian persediaan.
3. Data yang diambil untuk meneliti persediaan dan peramalan menggunakan data persediaan pada tahun 2014-2015.
4. Dengan adanya pengendalian persediaan terhadap suku cadang, diharapkan dapat mengantisipasi tertundanya proses kerja/operasi suatu mesin, dan tidak terjadinya kemungkinan buruk terjadi seperti pinalty untuk kesekian kalinya
5. Metode yang digunakan dalam manajemen persediaan ini adalah, Economic Order Quantity (EOQ), Re Order Point (ROP), Safety Stock (SS), Maksimum Inventory. Serta metode peramalan Moving Average Exponential Smoothing dan Croston method
6. Serta mengetahui dampak yang di timbulkan pada profit perusahaan. 1.6 State of the Art
State of The art yang didapatkan dari berbagai jenis pustaka dan referensi yang menjadi acuan sejauh mana penelitian yang sudah ada menjadi landasan penting dalam menyusun kerangka pemikiran suatu penelitian.
Beberapa referensi penelitian yang telah dilakukan sebelumnya yang menjadi acuan teradap hubungannya dengan penelitian yang ingin peneliti lakukan ialah sebagai berikut.
Tabel 1. 2 State of the Art
No. Nama Penulis Jurnal Keterangan
1. Aju Mathew,
Prof.E.M.Somasekaran Nair, Asst Prof. Jenson Joseph E International Journal of Scientific and Research Publications, Vol.3, Issue 10, October 2013 ISSN 2250-3153 Membahas mengenai peramalan permintaan untuk kuantitas pesanan ekonomis dalam manajemen persediaan.
2. José Roberto do Regoa*, Marco Aurélio de Mesquitab Produção, v. 21, n. 4, out./dez. 2011, p. 656-666 doi: 10.1590/S0103-65132011005000002 Spare part inventor y control: a literature review.
Artikel ini membahas tentang tinjauan lokasi tunggal pengendalian persediaan suku cadang, yang menggunakan 2 teknik yaitu peramalan permintaan dan persediaan. Secara
No. Nama Penulis Jurnal Keterangan
keseluruhan mencakup peluang dalam manajemn persediaan . dimana terdapat kriteria untuk memutuskan menyimpan persediaan atau tidak, seberapa banyak untuk memesan pada awal dan akhir batch, serta permintaan peramalan dan pengendalian persediaan.
3. Thomas R. Willemain, Charles N. Smart, Henry F. Schwarz
International
Journal of
Forecasting 20 (2004) 375-387
Dalam jurnal ini membahas tentang peramalan permintaan intermitten atau berselang dalam persediaan suku cadang, yang berisi penjelasan mengenai peramalan exponential smooting dan croston.. 4 Noor-Anjian Mohd-Liar,
Faqih-Anas Muhiddin, Saimon Laudi & Fadzlita Mohd- Tamiri, Bih- Lii Chua International Journal of Research in Engineering & Technology ( Impact: IJRET) ISSN(E): 2321-8843; ISSN(P): 2347-4599 Vol.2, Issue 1, Jan 2014, 7-14 Manajemen persediaan adalah bagian penting dari manajemen rantai pasokan, yang melindungi jadwal produksi atau pemeliharaan terhadap semua jenis gangguan. Dengan metode Economic Order (EOQ) dalam tinjauan periodik
No. Nama Penulis Jurnal Keterangan
lingkungan untuk mengontrol persediaan untuk mengetahui hitungan EOQ untuk setiap bagian dan mengingatkan pengguna untuk membeli suku cadang.
5 Nazim Baluch*; Che Sobry Abdullah; and Shahimi Mohtar Evaluating Effective Spare-parts Inventory Management for Equipment Reliability in Manufacturing Industries,European Journal of Business and Management www.iiste.org ISSN 2222-1905 (Paper) ISSN 2222-2839 (Online) Vol.5, No.6, 2013
Dalam jurnal ini manjelaskan tentang fungsi manajemen suku cadang yang kritis dari prespectif oprational, dan dalam jurnal ini dibahas mengenai klasifikasi ABC yang bertujuan untuk mengidentifikasi item item yang memiliki dampak yang signifikan dari keseluruhan biaya.
Dari beberapa jurnal diatas dapat disimpulkan bahwa penelitian – penelitian terdahulu yang dilakukan untuk mengendalikan persediaan menggunakan metode Economic order quantity, , selanjutnya dari referensi yang telah dilakukan melakukan pengendalian juga sebaiknya dilakukan peramalan terhadap persediaan, dalam jurnal diatas peramalan yang dilakukan menggunakan peramalan Moving Average ,exponential smoothing dan croston.
