MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA
Aspek Manajerial Dan Operasional Menuju Keunggulan Bersaing Perusahaan
Penyusun
SYUKRON SAZLY
Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen
Bina Sarana Informatika 2013
2
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmaanirrohiiim
Pertama-tama Penyusun memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala karunia dan nikmat NYA, sehingga Penyusun dapat menyelesaikan bab terakhir modul ini yang pada akhirnya modul pembelajaran ini sampat di tangan pembaca. Shalawat dan salam Penyusun haturkan kepada Nabi Muhammad SAW, Rasulullah yang selalu menjadi inspirasi dan motivasi Penyusun untuk menjadi sesorang yang terus menerus berusaha menjadi insan yang lebih baik dari sebelumnya.
Modul ini ditulis atas dorongan berbagai pihak khusus nya rekan-rekan sesama dosen Program Studi Manajemen Administrasi, Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika untuk menambah khazanah perbendaharaan keilmuan manajemen sumber daya manusia yang telah ada sebelumnya. Dalam modul yang berjudul “Manajemen
Sumber Daya Manusia, Aspek Manajerial dan Operasional Menuju Keunggulan Bersaing Perusahaan”
ini, Penyusun berusaha menguraikan pendekatan manajerial dalam menggunakan manajemen sumber daya manusia, khususnya untuk menghadapi lingkungan eksternal yang semakin kompleks dan mengglobal dewasa ini.
Pendekatan manajerial ini khususnya ditujukan untuk para mahasiswa Progam Studi Manajemen Administrasi ASM Bina Sarana Informatika yang saat ini sambil bekerja pada
3
level manajerial di berbagai institusi, yang ingin memepelajari dan memanfaatkan peran strategis departemen sumber daya manusia untuk menjadi keunggulan bersaing organisasi. Pendekatan ini Penyusun angkat karena masih terbatasnya tinjauan manajerial yang memusatkan perhatian pada peran strategis departemen sumber daya manusia untuk keunggulan bersaing organisasi, khususnya perusahaan. Pendekatan operasional ditujukan untuk para pembaca yang baru pada tahap mempelajari ilmu manajemen sumber daya manusia, khususnya para mahasiswa Program Studi Manajemen Administrasi atau karyawan pemula pada departemen sumber daya manusia di suatu perusahaan, agar dapat mengetahui aspek-aspek operasional yang membentuk manajemen sumber daya manusia.
Karena merupakan edisi perdana, pada kesempatan ini Penyusun memohon kritik yang konstruktif dan produktif dari berbagai pihak demi semakin sempurnanya modul ini dimasa datang. Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak, yang turut membantu terselesaikannya modul ini.
Jakarta, 5 Januari 2013
4
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
KATA PENGANTAR……… 2 DAFTAR
ISI………... 4 BAGIAN 1
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN KEUNGGULAN BERSAING PERUSAHAAN
BAB I: MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN TANTANGAN PERUSAHAAN
Pentingnya Manajemen Sumber Daya
Manusia……… ……… 10 Tanggung Jawab, Peran dan Kompetensi
Departemen Sumber Daya Manusia…………...14 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya
Manusia……….19 Tantangan Organisasi dan Peran Manajemen
Sumber Daya Manusia………..28
BAB II: MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PERAN STRATEGISNYA DALAM PERUSAHAAN
Pengertian Strategi dan Manajemen Strategis…...34 Proses dalam Manajemen Strategis ………..37
5
Perumusan Strategi dalam Manajemen Strategis..39 Penerapan Strategi dalam Manajemen Strategis...42
BAB III: ANALISA DAN DESAIN JABATAN DALAM PERUSAHAAN
Pengertian Analisa dan Desain Jabatan………….50 Analisa Alur Kerja sebagai Dasar Analisa dan
Disain Jabatan………...53 Pentingnya Analisa dan Disain Jabatan…………54 Langkah-langkah dalam melakukan Analisa
Jabatan………...57 Beberapa Metode dalam melakukan Analisa
Jabatan………...63
BAGIAN 2
BERBAGAI UPAYA DALAM MEMPERSIAPKAN SUMBER DAYA MANUSIA PERUSAHAAN
BAB IV: PERENCANAAN DAN PENARIKAN
SUMBER DAYA MANUSIA PERUSAHAAN
Proses Penarikan Sumber Daya Manusia………..67 Menentukan Sumber Penarikan Sumber Daya
Manusia………...76 .
Berbagai Kendala dalam Penarikan Sumber Daya Manusia ……...80
6
BAB V: SELEKSI DAN PENEMPATAN SUMBER DAYA MANUSIA PERUSAHAAN
Pengertian Seleksi dan Penempatan Sumber Daya Manusia ………85 Menentukan Metode Seleksi Sumber Daya
Manusia ………87 Langkah-Langkah dalam melakukan Seleksi
Sumber Daya Manusia………..91
BAB VI: PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA PERUSAHAAN
Beberapa pengertian Pelatihan Sumber Daya
Manusia……….96 Tujuan dan Manafaat Pelatihan Sumber daya Manusia………97 Tahap-tahap dalam proses Pelatihan Sumber Daya
Manusia………98 Analisis kebutuhan Pelatihan Sumber Daya
Manusia………...100 Memilih metode Pelatihan SDM yang
tepat……….103 Metode Pelatihan On the Job………..103 Metode Pelatihan Off The Job………104
BAGIAN 3
PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
7
BAB VII: MANAJEMEN DAN PENILAIAN PRESTASI KERJA KARYAWAN
Pengertian Penilaian Prestasi Kerja Karyawan………...111 Tujuan dan Manfaat Penilaian Prestasi Kerja
Karyawan………...114 Beberapa Metode Penilaian Prestasi Kerja
Karyawan………...116 Hambatan dalam Penilaian Prestasi Kerja
Karyawan ………...121 Syarat Penilai dan Unsur Penilaian dalam
Penilaian Prestasi Kerja Karyawan …………122
BAB VIII : MENGATUR PEMBERHENTIAN KARYAWAN
Pemberhentian Karyawan dan Faktor Penyebabnya………...125
BAGIAN 4
MANAJEMEN KOMPENSASI : STRUKTUR
PENGGAJIAN, PENGAKUAN KONTRIBUSI DAN PROGRAM BENEFIT KARYAWAN
BAB IX : KOMPENSASI MELALUI STRUKTUR
PENGGAJIAN, PENGAKUAN KONTRIBUSI DAN PROGRAM BENEFIT KARYAWAN
Pengertian dan Tujuan Kompensasi ………….132 Beberapa Komponen Kompensasi …………...135
8
Faktor yang mempengaruhi Kompensasi1…….145 Beberapa Tahap dalam mementukan Kompensasi...148 Tantangan dalam menentukan Kompensasi… 150
BAGIAN 5
TOPIK TERKINI DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
BAB X : STRATEGI MENGELOLA HUBUNGAN INDUSTRIAL DALAM MSDM
Pengertian Hubungan Industrial……….157 Definisi dan Prinsip Hubungan Industrial……..161 Ruang Lingkup Hubungan Industrial …………162 Sarana dalam Hubungan Industrial………164 Pendekatan Studi Hubungan Industrial...167 Perselisihan Industrial...173 Kajian penyebab Perselisihan Industria ……..176 Penyelesaian Perselisihan Industrial secara
hukum...180 Strategi mengelola Hubungan Industrial dalam perspektif MSDM...184
BAB XI : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM KONTEKS GLOBAL
Manajemen SDM dalam konteks global……..190 Tantangan MSDM dalam konteks global……...195
9 _________ ______________ _______________________________________________________________
BAB 1
MANAJEMEN SDM DAN
TANTANGAN PERUSAHAAN
BAB 2
MANAJEMEN SDM DAN
PERAN STRATEGIS NYA
DALAM PERUSAHAAN
BAB 3
MANAJEMEN SDM MENUJU
KEUNGGULAN BERSAING
PERUSAHAAN
10
MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA DAN TANTANGAN
PERUSAHAAN
HAL-HAL YANG AKAN DITERANGKAN
PENTINGNYA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
TANGGUNG JAWAB, PERAN DAN KOMPETENSI DEPARTEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
TANTANGAN ORGANISASI DAN PERAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
PENTINGNYA MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA
Dalam persaingan bisnis yang sangat tinggi saat ini,
Manajemen Sumber Daya Manusia, yang sering disingkat
sebagai MSDM atau dalam istilah asing disebut sebagai
Human Resourrces Management (HRM) memiliki peran
yang sangat krusial dalam menentukan kemampuan perusahaan untuk bertahan , meningkatkan efektifitas di berbagai fungsi dan kemampuan bersaing (competitiveness)
11
yang tinggi. Kemampuan bersaing sering diilustrasikan sebagai kemampuan perusahaan untuk menjaga dan meningkatkan pangsa pasar perusahaan pada industri yang dimasukinya.
Berbagai aktiftas yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia sangat mendukung tercapainya strategi bisnis perusahaan melalui penciptaan produk dan jasa yang memberikan nilai (value) yang tinggi kepada pelanggan. Nilai yang tinggi tersebut mencerminkan kualitas yang tinggi, yaitu kualitas yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Kemampuan menjalankan aktifitas yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang efektif sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaing dalam industri yang dimasukinya.
Kemampuan bersaing perusahaan (competitiveness) berhubungan sangat erat dengan efektifitas (effectiveness) yaitu kemampuan perusahaan untuk memuaskan keinginan para pihak yang sangat berkepentingan atas keberadaan perusahaan (stake holder) antara lain ; (i) pemegang saham, yang menginginkan hasil investasi yang memuaskan (return
on investment), (ii) pelanggan, yang menginginkan kualitas
yang baik dan harga yang yang pantas, (iii) karyawan, yang menginginkan kompensasi yang sesuai dan lingkungan kerja yang kondusif. Dan juga yang tidak boleh dilupakan, (iv)
masyarakat, yang menginginkan kontribusi perusahaan
terhadap perbaikan kehidupan sosial masyarakat di sekitarnya serta lingkungan fisik yang bersih dan bebas polusi.
Jika suatu perusahaan tidak mampu memenuhi keinginan mereka, maka hal tersebut tentunya mencerminkan
12
kinerja perusahaan (company performance) yang kurang baik dan hal tersebut akan menurunkan keunggulan bersaing perusahaan (competitive advantage) terhadap perusahaan lainnya dalam industri mereka.
Manajemen sumber daya manusia (MSDM), merupakan gabungan kebijakan, praktek, dan sistem yang mempengaruhi perilaku, sikap dan prestasi kerja karyawan suatu perusahaan (Noe,dkk,2004). Banyak perusahaan menganggap bahwa menerapkan manajemen sumber daya manusia berarti melakukan praktek-praktek yang berkaitan dengan SDM (HRM Practices) yang sering juga disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen SDM. Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia tersebut sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Gambar 1.1 dibawah ini menunjukkan beberapa praktek manajemen SDM yang sangat mempengaruhi kinerja perusahaan, yang pada akhirnya akan menentukan posisi kemampuan bersaing perusahaan terhadap perusahaan lain dalam industri yang sama. Pada Gambar 1.1 tersebut, yang termasuk dalam praktek-praktek MSDM adalah menganalisa dan mendisain pekerjaan yang hasilnya adalah perkiraan akan kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan (HR planning), melakukan penarikan SDM (HR recruting), menjalankan seleksi (HR selection), melakukan pelatihan karyawan agar mampu bekerja dan meningkatkan karir dimasa depan (HR training and development), memberikan upah dan gaji yang sesuai (HR compensation), mengukur dan mengevaluasi kinerjanya (HR performance
13
management), serta menciptakan lingkungan kerja yang
kondusif (HR employee relation).
Gambar 1.1
Praktek MSDM untuk meningkatkan kinerja dan keunggulan bersaing perusahaan
Dari gambar diatas, tampak penerapan fungsi-fungsi MSDM secara efektif akan meningkat kinerja perusahaan ke tingkat yang lebih baik . Hal tersebut tercermin dari kualitas produk dan servis yang semakin baik, perputaran karyawan yang rendah, pengembalian hasil investasi yang tinggi dan
Effective HR Practices •Perencanaan SDM •Penarikan SDM •Seleksi SDM •Pelatihan SDM •Pemberian Kompensasi •Manajemen Kinerja SDM •Pengembangan SDM •Membangun Hubungan Industrial Excellence Performance
•Kualitas Produk dan servis •Tingkat Perputaran Karyawan •Tingkat Pengembalian Investasi •Reputasi Perusahaan High Competitiveness •Kepuasan Pelanggan •Kepuasan Karyawan •Kepuasan Pemegang Saham •Kepuasan Masyarakatkat
14
reputasi yang terjaga. Peningkatan kinerja tersebut berarti memberikan kepuasan kepada para stake holder berupa kepuasan karyawan, pelanggan, pemegang saham dan masyarakat yang merupakan elemen yang membentuk dan menentukan keungulan bersaing perusahaan.
TANGGUNG JAWAB, PERAN DAN
KOMPETENSI DEPARTEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA
Pada dasarnya peran dan tanggung jawab departemen SDM dapat pada satu perusahaan dengan berbeda satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, tergantung dari ukuran perusahaan, jumlah karyawan, karakteristik karyawan , jenis industri yang dimasukinya, visi dan misi serta nilai yang akan dibangun perusahaan. Di beberapa perusahaan mungkin departemen SDM memiliki peran dan tanggung jawab penuh pada semua fungsi MSDM untuk ke semua departemen yang ada yaitu; departemen keuangan, pemasaran, operasional dan tentunya karyawan pada departemen SDM itu sendiri.
Sementara itu di beberapa perusahaan lain, departemen SDM berbagi tugas dan tanggung jawab dengan departemen-departemen tersebut di atas untuk beberapa fungsi MSDM yang harus dijalankan.Tabel 1.1 dibawah ini menggambarkan tanggung jawab serta aktifitas yang dilakukan departemen SDM. Untuk aktifitas yang berkaitan dengan penerapan aturan perburuhan, aturan tes masuk, catatan administratif karyawan, kompensasi karyawan yang
15 Pengadaan dan Penarikan
Pelatihan dan Pengembangan
•Adm gaji dan upah, deskripsi pekerjaan, kompensasi eksekutif, penentuan insentif, evaluasi pekerjaan
Kompensasi Benefit Pelayanan Karyawan
Relasi Karyawan dan Masyarakat Administrasi Karyawan
Kesehatan dan Keamananan Kerja Perencanaan Strategis
● Asuransi, perencanaan pensiun, profit sharing, kepemilikan saham
● Program bantuan karyawan, pelayanan relokasi , pelayanan penugasan luar
● Survey sikap karyawan, hubungan perburuhan, publikasi, pemahaman dan penerapan UU perburuhan
● Sistem informasi SDM
● Inspeksi keamanan, tes Narkoba, pelayanan kesehatan, pemahaman dan penerapan aturan K3
● Perencanaan , peramalan SDM internasional, merger, akuisisi
● Administarsi gaji , penentuan metode penggajian ● Pemilihan berbagai metode pelatihan dan
pengembangan
● Iklan lowongan kerja, rekrutmen, wawancara, berbagai tes masuk
mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK) serta administrasi benefit, departemen SDM memegang kendali penuh. Tetapi untuk melakukan kegiatan wawancara calon karyawan, penilaian kinerja dan disiplin karyawan, serta pemberian motivasi untuk meningkatkan kualitas dan produktifitas, departemen SDM tidak dapat berjalan sendiri, tetapi harus bekerjasama dengan departemen lain dalam perusahaan agar aktifitas tersebut berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal.
Tabel 1.1
Tanggung jawab dan aktifitas Departemen SDM
Selain itu ada juga departemen SDM yang memiliki akses langsung ke manajemen puncak dan ikut memberikan saran-saran yang penting untuk membangun manajemen strategis
16
perusahaan. Sementara di perusahaan lain departemen SDM hanya melakukan tugasnya lebih kepada aktivitas yang bersifat administratif untuk mendukung strategi bisnis yang telah di tetapkan oleh manajemen puncak. Pada dasarnya terdapat empat peran yang dapat dilakukan oleh departemen SDM, yang masing-masing peran tersebut harus dilaksanakan secara simultan dan berkelanjutan, yaitu; (i)
partner strategis,( strategic partner) (ii) ahli admnistrasi,
(administration expert), (iii) agen perubahan ( change
agent) dan (iv) pembela pekerja (employee advocate). Hal
tersebut terlihat dalam Gambar 1.2 dibawah ini.
Gambar 1.2
17
Menjadi partner strategis berarti departemen SDM merupakan partner manajemen puncak dalam hal mensinergikan manajemen stategis di bidang SDM dengan tujuan bisnis perusahaan. Sebagai ahli administrasi, berarti departemen SDM mendisain, menciptakan dan menjalankan sistem, prosedur dan praktek manajemen SDM yang efektif dan efisien, melingkupi sistem seleksi, pelatihan, pengembangan, penilaian kinerja serta pemberian kompensasi.
Peran departemen SDM sebagai agen perubahan adalah membuat tranformasi organisasi sehingga mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi eksternal yang sangat cepat saat ini. Peran yang terakhir, sebagai pembela
karyawan , departemen SDM harus membuat karyawan
sebagai asset penting perusahaan akan merasa aman dan nyaman dan hal ini akan meningkatkan produktifitas karyawan dan mengurangi keluar-masuknya karyawan di perusahaan (employee turn over). Untuk menjalankan peran tersebut diatas, diperlukan kompetensi yang tinggi agar semuanya bisa dijalankan secara optimal. Kompetensi departemen SDM terlihat dalam Gambar 1.3 berikut ini.
18
Gambar 1.3
Peran dan kompetensi Departemen SDM dalam perusahaan
Kompetensi tersebut meliputi kemampuan untuk mendeskripsikan tujuan bisnis perusahaan saat ini dan di masa depan. Sebagai partner strategis, departemen SDM harus memiliki kemampuan analisa dan prediksi dalam hal perputaran karyawan, jumlah karyawan yang terus bertahan di perusahaan, produktifitas dan hal-hal lainnya yang dapat menjadi informasi penting untuk manajemen puncak.
Sebagai ahli administrasi, departemen SDM juga harus memiliki kompetensi untuk membuat sistem dan prosedur yang efektif, yang dapat dijalankan secara lebih efisien dan berbiaya rendah. Departemen SDM juga harus mampu menyampaikan sistem dan prosedur yang baru dan
• Employee Advocate • Change Agent • Adm Expert • Strategic Partner Mempersiapkan database SDM untuk pengambilan keputusan strategis manajemen puncak Penerapan aturan sesuai UU Penerapan SDM berbasis IT Membangun tim yang solid untuk konseling dan pengembangan ksryawan Melakukan komunikas, negosiasi dan mengatasi resistensi perubahan
19
mengatasi resistensi terhadap perubahan sistem tersebut. Selain itu departemen SDM juga harus dapat memberikan konseling kepada karyawan atas kebijakan yang diambil manajemen puncak agar alasan dan sudut pandang manajemen dalam mengambil kebijakan tersebut dapat dimengerti oleh karyawan.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA
Fungsi-fungsi sumber daya manusia adalah pengelompokan tugas-tugas yang dilakukan oleh MSDM dalam rangka menunjang tugas manajemen (perusahaan) menjalankan roda organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Fungi-fungsi manajemen SDM pada dasarnya terdiri dari dua bagian ; (1) fungsi manajerial, yang lebih bersifat strategis, yang terdiri dari perencanaan SDM
(HR planning), pengorganisasian SDM (HR organizing),
pengarahan SDM (HR directing) dan pengendalian SDM
(HR controlling).
Sementara itu yang ke dua adalah fungsi operasional yang sering di sebut sebagai fungsi kepegawaian atau fungsi
personalia, yaitu fungsi yang lebih bersifat teknis.
Fungsi-fungsi operasional tersebut adalah perencanaan SDM (HR
planning) , pengadaan SDM (HR procurement ), pelatihan
dan pengembangan SDM (HR training & development), penempatan SDM ( HR asessement & placement), pemberian kompensasi (HR compensation) , pemberhentian SDM (HR separation) dan membangun hubungan
20
perburuhan (HR employee & labor relation ). Fungsi- fungsi manajerial dan oprasional manajemen SDM tercermin dalam Gambar 1.4 dan Gambar 1.5 di bawah ini.
Gambar 1.4
Fungsi-fungsi manajerial manajemen SDM dalam perusahaan
Perencanaan SDM
Perencanaan SDM (HR planning) adalah menentukana apa saja yang akan dilakukan oleh manajemen baik terkait dengan aspek manajerial maupun aspek operasional yaitu dengan pelaksanaan teknis pengelolaan karyawan. Dimulai
1. HR Planning 2. HR Organizing 3. HR Directing 3. HR Controlling
21
dari menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan, yang berbasis pada analisa jabatan dan spesifikasi jabatan sampai pada masalaha-masalah yang berkaitan pemberhentian karyawan. Sering disebut proses ini merencanakan secara manajerial program program kepegawaian (personnel management programs).
Pada dasarnya perencanaan SDM adalah merencanakan program-program kepegawaian yang yang diikuti dengan penerapan fungsi-fungsi manajerial dari program-program kepegawaian yang akan dilaksanakan tersebut. Adapun program-program kepegawaian yang dimaksud adalah melakuan analisis dan desain jabatan Perencanaan dilakukan dengan merancang dan menetapkan program-program kepegawaian. Program kepegawaian meliputi pengadaan SDM, seleksi, pelatihan, orientasi, kompensasi, pengembangan pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan. Keberhasilan perencanaan ini sangat menentukan keberhasilan penerapan aspek manajerial yang lain dan aspek operasional yang terkait dengan program-program kepegawaian tersebut.
Pengorganisasian SDM
Pengorganisasian SDM (HR organizing) adalah melakukan beberapa kegiatan untuk mengorganisasikan semua karyawan yang dimiliki oleh perusahaan dengan beberapa cara (ways) dan alat (tools), sehingga semua karyawan tersebut dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan disatu sisi dan sesuai pula dengan apa yang memang di harapkan oleh karyawan tersebut.
22
Pengorganisasian ini dilakukan agar seluruh pekerjaan yang ada dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pengorganisasian juga dilakukan agar terjadi sinergi antar karyawan, antar departemen dan antar kegiatan. Beberapa aktifitas yang dilakukan dalam pengorganisasian ini antara lain mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja (job division) , hubungan kerja (job relation) , delegasi wewenang (authority
delegation), integrasi (integration) dan koordinasi
(coordination) dalam bentuk struktur organisasi
(organization chart) yang tepat. Struktur organisasi yang
tepat adalah struktur organisasi yang sesuai dengan visi, misi dan nilai-nilai yang dianut perusanaan, juga tentunya yang mampu mendorong kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan strategis dan tujuan operasionalnya secara efektif dan efisien.
Pengarahan SDM
Pengarahan (HR directing) adalah kegiatan mendorong, membimbing, dan mengarahkan semua karyawan perusahaan agar mau mengeluarkan seluruh kemampuan mereka yang paling optimal dan memusatkan diri ke satu titik, yaitu tujuan bersama. Pengarahan ini menjadi sangat penting seiring dengan semakin pesatnya perkembangan perusahaan yang tentunya akan semakin banyak pula karyawan yang berada didalamya. Latar belakang sosial, tingkat pendidikan dan karakter yang berbeda-beda tentunya akan sangat mempengaruhi tujuan sesorang bekerja di perusahan.
23
Tentu saja dan sangat manusiawi jika setiap karyawan memiliki tujuan pribadinya masing-masing dan cenderung mendahulukan tujuan pribadi tersebut. Disinilah pentingnya pengarahan SDM, yaitu agar karyawan mau mensinergikan tujuan pribadi nya dengan tujuan perusahaan, yaitu dengan melakukan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dengan dengan mengerahkan seluruh kemampuan terbaiknya.
Pengendalian SDM
Pengendalian SDM(HR controlling) adalah kegiatan mengendalikan seluruh program-program yang dijalankan departemen SDM, baik yang termasuk kegiatan dalam aspek manajerial maupun yang termasuk aspek operasional agar dapat berjalan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan. Pengendalian ini termasuk di dalam nya pengendalian di awal (preventif controll), dalam pelaksanaan (in process
controll) maupun di akhir (final controll). Dalam aspek
operasional , pengendalian ini berarti pula memastikan agar karyawan bekerja sesuai dengan visi , misi, nilai-nilai, tujuan dan sasaran perusahaan, yang tentunya di turunkan dalam bentuk peraturan-peraturan yang dapat dipahami oleh semua karyawan.
Peraturan-peraturan tersebut harus ditaati bersama agar semua pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Perbaikan-perbaikan dalam berbagai sisi dapat dilakukan agar peraturan tersebut bukan manjadi penghambat efektifitas tetapi harus dibuat untuk menunjang efektifitas mencapai tujuan perusahaan. Dalam pengendalian ini,
24
penegakkan disipilin memegang peranan yang sangat penting.
Gambar 1.5
Fungsi-fungsi operasional manajemen SDM
Perencanaan SDM
Perencanaan SDM (HR planning) secara operasional adalah membuat perkiraan atau peramalan kebutuhan SDM organisasi baik secara kuantitas maupun kualitas. Dalam perencanaan ini termasuk di dalamnya melakukan analisis pekerjaan (job analysis) kerja yang hasilmya berupa gambaran pekerjaan (job description) yang akan
1. HR Planning 2. HR Procurement 3. HR Training & Development 3. HR Compensation 4. HR Integration 5. HR Maintenance 6.HR Separation 7. HR Employee & Labor Relation
25
menentukan beban kerja dan jumlah SDM yang dibutuhkan. Hasil yang kedua adalah spesifikasi pekerjaan (job
specification) yang menunjukkan kualifikasi SDM yang
dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. .
Pengadaan SDM
Pengadaan SDM ( HR procurement) berarti melakukan aktifitas pengadaan karyawan yang terdiri dari proses penarikan SDM dan seleksi. Dalam proses penarikan SDM termasuk didalamnya menentukan sumber SDM yang tepat, cara perekrutan, media informasi dan tempat yang tepat. Sementara proses selanjutnya adalah seleksi, yaitu melakukan berbagai tes yang sesuai, agar SDM yang diterima adalah SDM yang benar-benar memiliki karakter, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.
Pelatihan dan Pengembangan SDM
Pelatihan dan pengembangan SDM (HR training &
development) adalah proses peningkatan kualitas karakter,
sikap, kepemimpinan, pengetahuan, keterampilan teknis melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan saat kini maupun kemungkinan karir baru di masa depan. Kompensasi SDM
26
Kompensasi SDM (HR compensation) adalah memberikan imbalan atas berupa balas jasa atas apa yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Balas jasa umumnya berupa uang yang telah ditentukan berdasarkan peraturan, fasilitas yang dapat dinilai dengan uang, tingkat kebutuhan karyawan dan tingkat kompensasi rata-rata industri. Selain uang balas jasa juga bisa berupa benefit , yaitu berbagai fasilitas dan kenyamanan yang diberikan yang dapat dinilai dalam satuan uang. Pemberian kompensasi harus memperhatikan aspek keadilan, kepantasan dan kelayakan.
Pengintegrasian SDM
Pengintegrasian SDM (HR integration) berarti untuk berbagai kepentingan yang ada di perusahaan, baik kepentingan antar individu, antar departemen, serta antar karyawan dengan perusahaan. Sudah wajar bila setiap individu yang terkait dengan perusahaan memiliki kepentingan dan tujuan masing-masing. Yang perlu dilakukan adalah membuat berbagai kepentingan tersebut dapat bersinergi dengan kepentingan yang lain sehingga kepentingan bersama dapat diwujudkan. Disinilah peran strategis departemen SDM, yaitu mempertemukan berbagai kepentingan yang terkadang bertolak belakang dan membantu terjadinya sinergi untuk kepentingan bersama.. Pemeliharaan SDM
Pemeliharaan SDM (HR maintenance) adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja
27
sama sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada situasi dan kondisi internal dan eksternal. Dalam pemeliharaan SDM termasuk di dalamnya adalah peningkatan kedisiplinan dan pemberian motivasi. Peningkatan kedisiplinan merupakan kegiatan yang penting dan kunci tercapainya tujuan organisasi. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial. Sementara pemberian motivasi sangat diperlukan agar karyawan bersemangat dan bersedia mengerahkan seluruh kemampuan yang dimiliki nya untuk kemajuan organisasi.
Pemberhentian SDM
Pemberhentian SDM (HR separation) adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan, penyebabnya adalah bisa karena keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun, dan sebab-sebab lainnya. Apapun penyebabnya departemen SDM harus memfasilitasi pemberhentian tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan, yang juga didasarkan pada undang-undang yang berlaku. Perlu di ingat bahwa masuknya karyawan ke dalam perusahaan dengan cara yang baik, maka keluarnya karyawan juga harus pula dengan cara yang baik. Perlu diingat, yang terputus adalah hubungan kerja, bukan hubungan silaturrahmi antara karyawan dengan manajemen perusahaan.
28
Membangun Hubungan Karyawan dan Perburuhan
Membangun hubungan yang kondusif, yaitu yang saling menghormasti hak dan kewajiban dan saling menguntungkan (win-win solution) dengan karyawan dan serikat buruh (employee & labor relation) adalah sangat menentukan keberhasilan tujuan strategis perusahaan. Dalam organisasi memang terdapat tujuan bersama, tetapi sangat wajar pula bahwa setiap masing-masing elemen yang membangun organisasi memiliki tujuan masing-masing. Tujuan strategis perusahaan adalah mencapai kinerja yang optimal agar visi dan misi nya tercapai. Karyawan memiliki tujuan agar dapat bekerja dan memperoleh penghasilan yang cukup . Serikat buruh memiliki tujuan untuk memastikan hak-hak karyawan dapat diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Baik manajemen, karyawan dan serikat buruh sangat membutuhkan suasana yang kondusif agar tujuan bersama dan tujuan masing-masing pihak tersebut dapat berjalan dan bersinergi dengan baik.
TANTANGAN ORGANISASI DAN PERAN
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Tantangan Sustainability
Sustainability merupakan kemampuan yang dibutuhkan oleh perusahanaan bertahan dan berhasil melewati perubahan lingkungan yang sangat dinamis. Keberhasilan organisasi adalah mampu memenuhi keinginan semua stake holder yaitu pihak-pihak yang sangat berkepentingan terhadap
29
keberhasilan perusahaan. Mereka adalah antara lain; pemegang saham, pelanggan, karyawan, pemerintah, serikat buruh, pemerintah, dan masyarakat umum. Sustainability dapat pula dipahami sebagai kemampuan organisasi untuk bersinergi dengan perubahan ekonomi dan sosial, mampu menjalankan bisnis secara etis dan penuh tanggung jawab, menciptakan produk dan servis yang berkualitas tinggi dan menerapkan bebagai strategi dan taktik agar semua keinginan para stake holder dapat dipenuhi.
Berkaitan dengan tantangan sustainability tersebut, maka organisasi dituntut untuk mampu bersaing dalam hal; kemampuan memberikan keuntungan yang optimal , menghasilkan produk dan jasa yang terbaik, memberikan lingkungan dan kondisi kerja yang kondusif, memberikan manfaat yang besar kepada masyarakat dan menjadi partner strategis pemerintah dalam pembanguan.
Tantangan Globalisasi
Globalisasi adalah fenomena yang tidak dapat dihindari oleh setiap organisasi bisnis dewasa ini, dan hal tersebut akan sangat berpengaruh dalam aktifitas organisasi sehari-hari. Globalisasi yang ditunjang oleh perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat dan masif, sangat mempengaruhi karakter, kebiasaan, perilaku sumber daya manusia. Oleh karena itu berbagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia harus mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi , sambil mempersiapkan berbagai strategi dan taktik agar globalisasi tersebut bukan menjadi
30
ancaman, tetapi malah menjadi peluang organisasi untuk terus maju dan berkembang.
Setiap perusahaan harus siap berhadapan dengan arus globalisasi. Internet , sebagai pendorong utama arus globalisasi membuat ekspansi bisnis menjadi semakin cepat. Semua perusahaan baik yang beroperasi secara internasional maupun lokal akan terkait dengan fenomena ini. Untuk perusahaan yang beroperasi secara internasional, mereka harus mempersipkan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan unuk beradaptasi dengan berbagai hal yang baru terkait dengan negara dimana mereka ditempatkan. Pelatihan-pelatihan yang terkait dengan pergaulan, tata krama lintas budaya adalah sesuatu yang tidak dapat dihindarkan. Sementara itu, untuk perusahaan yang tidak beroperasi di luar negeri, tetap harus mempersipakan sumber daya manusia nya, terutama menghadapi masuknya perusahan-perusahaan multinasional yang tentu nyaa telah memiliki sumber daya manusia yang telah dipersiapkan khusus untuk bersaing di negara tujuan operasi bisnis mereka.
Untuk menghadapi tantangan globalisasi tersebut, maka organisasi harus mampu bersaing dalam hal; kemampuan mempertahankan bisnis di pasar dalam negeri sekaligus mampu memperluasnya ke pasar global. Hal tersebut tentu harus diikuti oleh penyediaan SDM yang tepat khusus nya untuk pasar global. Hal ini bukan sesuatu yang mudah karena terkait dengan berbagai aspek yang saling terkait.
31
Tantangan Teknologi
Teknologi mengubah manusia dalam banyak hal, antara lain; mengubah kebiasaan, cara berkomunikasi, cara mempersiapkan masa depan, cara meyelesaikan pekerjaan serta mengubah cara berbisnis. Oleh karena itu, perubahan teknologi mempengaruhi banyak aspek dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan teknologi sesorang dapat dengan mudah mencari informasi perkerjaan yang dia butuhkan, mengetahui gaji yang ditawarkan dan sekaligus membandingkan dengan tawaran perusahaan lain. Selanjutnya dengan cepat pula dia mempersiapkan surat lamaran lengkap dengan data-data yang sudah disimpan sebelumnya, termasuk foto dan video. Selanjutnya dengan cepat surat lamaran dan informasi pendukung tersebut sampai ke tangan perusahaan yang di minatinya.
Sementara itu untuk para karyawan yang telah diterima, berbagai pelatihan dapat dengan cepat di serap dengan bantuan teknologi. Dengan teknologi seseorang dapat belajar dan berlatih dimana saja dan kapan saja. Departemen SDM dapat menggunakan berbagai metode yang efektif untuk menjalankan pelatihan , sehingga SDM dengan kualitas yang dibutuhkan akan cepat di peroleh. Selain menjadi peluang untuk membuat kegiatan MSDM semakin efektif, teknologi juga menjadi ancaman yang serius untuk beberapa kasus. Maraknya media sosial dan biaya internet yang semakin murah membuat lalu lintas informasi semakin mempengaruhi sumber daya manusia.
32
Mudahnya mengakses informasi dari perusahaan pesaing termasuk mudahnya mengirim email lamaran kerja menjadikan tingkat keluar-masuk nya karyawan (employee
turnover) dari perusahaan bisa meningkat tajam dan
perusahaan semakin sulit mempertahankan karyawan yang berkualitas yang pada akhirnya akan mengganggu kinerja perusahaan tersebut.
Terkait dengan perkembangan teknologi tersebut, perusahaan harus mampu memanfaatkan peluang yang ada dengan melakukan investasi di bidang teknologi informasi. Penggunaan komputer dan software terbaru dapat dilakukan untuk melakukan implementasi sistem informasi SDM (HR
information system) dan electronic MSDM (e-HRM).
Upaya tersebut akan sangat membantu perusahaan untuk melakukan perubahan-perubahan mendasar pada fungsi-fungsi MSDM yang akan dijalankannya.
Peran manajemen SDM dalam menjawab tantangan organisasi
Manajemen sumber daya manusia memainkan peranan yang sangat penting dalam menjawab tantangan organisasi, baik tantangan sustainability, tantangan globalisasi maupun tantangan teknologi. Departemen SDM melalui aktifitas MSDM (HR practices) dapat mengubah tantangan tersebut menjadi peluang bahkan menjadi keunggulan bersaing perusahaan. Melalui perannya sebagai agen perubahan (change agent) pada Gambar 1.6 dibawah ini, departemen SDM mampu mengubah sistem maupun
33 Company Challenges Global Challenge Sustainability Challenge Technology Challenge Company Competitiveness Global
Competitiveness CompetitivenessSustainability CompetitivenessTechnology
manusia nya untuk menerapkan aktifitas - aktifitas MSDM yang berbeda secara simultan dan berkelanjutan sehingga keunggulan bersaing tersebut dapat terwujud.
Gambar 1.6
Peran manajemen SDM dalam menjawab tantangan organisasi
Sebagai agen perubahan (change agent), departemen SDM harus mengubah sumber daya manusia perusahaan, menjadi sumber daya yang memiliki iman dan takwa (IMTAK)
(spiritual qoutient), dilanjutkan dengan membuat program-program pendewasaan sebagai dasar karakter
(emotional quotient) dan membekalinya IPTEK untuk
membangun kemampuan dan ketrampilan ( intellectual
quotient) sebagai dasar untuk bekerja secara profesional
dan terukur. HR P R AC TI C ES
34
MANAJEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA DAN
PERAN STRATEGISNYA
DALAM PERUSAHAAN
HAL-HAL YANG AKAN DITERANGKAN
PENGERTIAN STRATEGI DAN MANAJEMEN STRATEGIS
PROSES YANG TERJADI DALAM MANAJEMEN STRATEGIS
PERUMUSAN STRATEGI DALAM MANAJEMEN STRATEGIS
PENERAPAN STRATEGI DALAM MANAJEMEN STRATEGIS
PERANAN MSDM DALAM DALAM MANAJEMEN STRATEGIS
PENGERTIAN STRATEGI DAN
MANAJEMEN STRATEGIS
Kemampuan perusahaan untuk eksis dan bertahan mengahadapi tantangan dari lingkungan adalah hal mutlak yang harus dipersiapkan oleh jajaran manajemen. Menghadapi tantangan lingkungan, baik lingkungan
35
internal maupun eksternal, lingkungan lokal, regional maupun global dan pada saat yang sama mengambil berbagai peluang untuk terus maju dan berkembang adalah hal yang harus dilakukan agar perusahaan dapat terus memiliki keunggulan bersaing terhadap perusahaan lain dalam industri nya, yang tentunya sangat kompetitif . Berkaitan dengan hal tersebut manajemen strategis memegang peranan yang sangat penting.
Kata strategi berasal dari bahasa Yunani , strategos yaitu suatu istilah yang awal nya memiliki keterkaitan erat dengan militer. Strategi berarti rencana menyeluruh, terintegrasi , simultan, tersusun rapi yang telah di persiapkan sejak awal dan berada di belakang setiap pertempuran atau peperangan. Istilah tersebut di adopsi dalam bisnis karena karakteristik, situasi, kondisi bisnis dan peperangan yang mirip, yaitu sama-sama terkait pada masalah “hidup” dan "mati” , atau masalah “ada” dan “tiada”. Perusahaan harus bertahan dan hidup agar terus dapat memberikan manfaat bagi para stake holder. Untuk itu perusahaan harus mampu bertahan menghadapi serangan perusahaan lain dalam suatu waktu dan pada saat yang sama mempersiapkan strategi yang diturunkan menjadi berbagai taktik untuk menang.
Sementara itu kamus Webster’s Amerika mendefinisikan strategi sebagai “ pengerahan total sumber daya untuk menjalankan taktik “, atau dapat juga disebut sebagai “rencana dari manajemen yang penuh makna “.
Manajemen Strategis merupakan suatu proses dan
36
organisasi. Dapat juga dikatakan Manajemen Strategis sebagai mengelola seluruh perencanaan yang terintegrasi, yang saling terkait antara tujuan utama perusahaan , kebijakan dan tindakan menjadi sesuatu yang sangat menyatu untuk menghadapi tantangan saat ini dan dimasa datang. Manajemen Strategis merupakan pendekatan menyeluruh untuk menghadapi persaingan dengan penyesuaian-penyesuaian tindakan yang dilakukan di lapangan sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
Berkaitan dengan strategi, organisasi bisnis umum nya memiiki strategi yang sifatnya umum untuk bertahan dan menang dalam persaingan, misalnya ‘’keunggulan biaya, keunggulan kualitas, diferensiasi, fokus, bertahan, analis , reaksi “ dan sebagainya. Strategi diatas hanyalah usaha secara konsisten yang dilakukan untuk tetap berada dalam persaingan dan menunjukkan bahwa organisasi tersebut”berbeda “ dengan pesaingnya. Model strategi di atas hanya lah bagian kecil dari manajemen strategis. Selanjutnya dalam manajemen strategis, strategi-strategi yang bersifat umum tersebut dikembangkan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berbagai situasi lingkungan yang di hadapi nya saat ini.
Manajemen strategis bukan hanya sekedar kumpulan strategi semata, tetapi ini lebih pada proses menganalisis situasi yang dihadapi perusahaan dalam persaingan, lalu membangun tujuan-tujuan strategis, mengalokasikan seluruh sumber daya yang dimiliki dan menggerakkan seluruh kemampuan dari seluruh sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.
37
Manajemen strategis dalam SDM (Strategic Human
Resources Management) berarti pengerahan seluruh
sumber daya manusia dalam berbagai aktifitas yang terencana dan terpola dengan baik untuk membantu organisasi mencapai tujuan nya. Proses manajemen strategis itu sendiri terdiri dari terdiri merumuskan strategi yang akan digunakan (strategy formulation), menerapkan strategi yang telah dipilih (strategy impementation) dan menilai apakah strategi yang telah dipilih dan diterapkan itu sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada serta benar-benar bisa diterapkan dengan baik ( strategy evaluation) .
PROSES YANG TERJADI DALAM
MANAJEMEN STRATEGIS
Menentukan visi dan misi perusahaan, menganalisis lingkungan eksternal dan internal organisasi adalah langkah awal yang harus dilakukan oleh manajemen untuk memulai proses manajemen strategis. Analisis eksternal diperlukan untuk mengetahui berbagai kesempatan ( opportunities) dan berbagai ancaman (threats) yang datang dari lingkungan. Diharapkan, manajemen dapat memanfaatkan peluang tersebut dan menghindari ancaman yang ada. Sementara itu analisis lingkungan internal digunakan untuk menentukan apa saja kekuatan (strenghts) dan kelemahan
(weaknesses) perusahaan. Manajemen harus dapat meningkatkan kekuatan perusahaan yang ada dan pada saat yang sama juga meminimalkan berbagai kelemahan yang dimiliki.
38
Langkah-langkah diatas sering disebut sebagai fase perumusan strategi. Dari perumusan strategi tersebut, akan terlihat posisi organisasi dalam persaingan saat ini terkait dengan pasar yang menjadi “ medan pertempuran”, penentuan cara agar mampu bersaing, sumber daya yang diperlukan serta cara memperolehnya. Fase ini menjadi sangat penting karena menjadi dasar fase berikutnya. Ketepatan analisis pada fase ini akan menentukan keberhasilan pada fase berikutnya, demikian pula sebaliknya, kesalahan kecil saja dalam fase ini akan menyebabkan kesalahan yang sangat signifikan pada fase selanjutnya. Dari fase perumusan strategi kemudian diikuti oleh fase penerapan strategi, yaitu melakukan tindakan-tindakan pada fungsi-fungsi manajemen SDM yaitu; penarikan SDM, pelatihan dan pengembangan SDM, pemberian kompensasi, penilaian kinerja dan hubungan perburuhan. Tindakan-tindakan tersebut terbagi dalam dua jenis, yaitu meningkatkan kemampuan SDM dan memonitor hasilnya dalam bentuk produktifitas, turn over dan tingkat absensi.
Langkah terakhir adalah melakukan evaluasi strategi, yaitu mengukur kinerja yang dicapai oleh perusahaan sebagai hasil dari penerapan strategi. Kriteria penilaian kinerja tersebut adalah dengan menilai output dari strategi tersebut yaitu kualitas, produktifitas dan profitabilitas. Secara lengkap proses yang terjadi dalam manajemen strategis di suatu perusahaan terlihat dalam gambar 2.1 berikut ini.
39
Gambar 2.1
Proses manajemen strategis dalam perusahaan
PERUMUSAN STRATEGI DALAM
MANAJEMEN STRATEGIS
Komponen utama dalam yang menjadi dasar perumusan strategi dalam manajemen strategis yaitu penetapan visi dan misi perusahaan. Visi perusahaan yang merupakan tujuan yang ingin dicapai dalam jangka panjang, di capai dengan pelaksanaan misi perusahaan. Misi perusahaan merupakan pernyataan perusahaan mengenai apa yang diberikan ke pelanggan, yang memuaskan keinginan serta
value yang tinggi melalui teknologi dan sumber daya yang • Opportunities • Threats EXTERNAL ANALYSIS • Strenghts • Weaknesses INTERNAL ANALYSIS •Human Resources Needs Vision & Mision • HR Capabilities • Skills • Behaviour • Knowledge HR Practices • HR Actions • Productivity • Absenteeism • Turnover HR Practices •Productivity •Quality •Profitability FIRM PERFORMAN CE
40
dimiliki. Gambar 2.2 berikut ini adalah contoh visi dan misi perusahaan PT.Astra International,Tbk.
Gambar 2.2
Filosofi, Visi & Misi PT Astra International,Tbk
Filosofi Perusahaan (Catur Dharma)
Visi
41
Sumber : Website PT.Astra International,Tbk
Perumusan strategi yang terlihat dalam gambar 2.3 dibawah ini, dimulai dengan analisis eksternal dan internal perusahaan. Analisis eksternal adalah menguji lingkungan bisnis untuk mengetahui kesempatan dan ancaman organisasi. Contoh peluang adalah adanya celah pasar yang belum dilayani, teknologi yang bisa membantu organisasi, dan tersedianya SDM yang melimpah. Yang termasuk ancaman antara lain kekurangan SDM, banyaknya pesaing baru yang memasuki pasar, Undang-undang yang yang membatasi dan inovasi teknologi pesaing.
Gambar 2.3
Perumusan strategi dalam perusahaan
•Opportunities •Threats EXTERNAL ANALYSIS •Strenghts •Weaknesses INTERNAL ANALYSIS •Human Resources Needs Vision & Misi on
42
Analsis internal dilakukan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan organsisasi. Analisis internal ini fokus pada kuantitas dan kualitas sumber daya, modal, teknologi, SDM. Organisasi harus secara jujur mengakui mana dari beberapa hal tersebut yang termasuk kekuatan dan kelemahannya. Analisis eksternal-internal disebut juga sebagai analisis SWOT. Dari analisis SWOT tersebut akan dikembangkan berbagai alternatif strategi (strategy choices)
Seringkali hasil analisis SWOT tersebut terkait dengan masalah SDM . Contohnya dengan terbatasnya SDM yang berkualitas di pasar tenaga kerja, perusahaan bersaing tidak hanya memperebutkan pelanggan di pasar, tapi juga bersaing dalam mendapatkan karyawan. Di sini manajemen SDM strategis sangat berperan dalam mendekatkan tantangan dalam lingkungan SDM dengan kesempatan yang dimiliki dan ancaman yang dihadapi oleh perusahan.
PENERAPAN STRATEGI DALAM
MANAJEMEN STRATEGIS
Setelah organisasi menentukan pilihan strategi, maka yang harsu dilakukan selanjutnya adalah melaksanakan strategi dalam kegiatan sehari-hari dengan cara membuat tugas-tugas yang tertentu dan mempersiapkan SDM untuk melaksanakan tugas tersebut yang di dukung oleh pemberian motivasi agar dapat memperlihatkan kinerja yang terbaik. Hasil dari penerapan strategi tersebut kemudian di evaluasi untuk mengetahui tingkat
43
efektifitasnya dalam bentuk output yang dihasilkan yaitu kualitas, produktifitas dan profitabilitas.
Gambar 2.4
Penerapan manajemen strategis dalam perusahaan
Ada lima
variable
yang menentukan suksesnya penerapan strategi, yaitu (1) struktur organsasi , (2) disain pekerjaan, (3) seleksi, pelatihan dan pengembangan, (4) sistim pemberian penghargaan dan (5) tipe informasi
•HR Capabilities •Skills •Behaviour •Knowledge HR Practices •HR Actions •Productivity •Absenteeism •Turnover HR Practices •Productivity •Quality •Profitability FIRM PERFORMANCE
44
Gambar 2.5
Variabel yang menentukan suksesnya penerapan strategi
Dari ke lima variabel tersebut, tiga diantaranya adalah yang paling utama dan menjadi tanggung jawab penuh departemen SDM yaitu desain pekerjaan, mempersiapkan SDM dan sistim penghargaan karyawan. Manajemen SDM dapat dapat mempengaruhi ke dua yang lain yaitu yang berkaitan dengan struktur organisasi dan tipe informasi melalui tiga variabel sebelumnya.
Dalam melakukan penerapan strategi, ada dua hal penting yang harus menjadi perhatian manajemen SDM. Pertama, tugas-tugas harus digabung menjadi sebuah
Struktur Organisasi Disain Pekerjaan Seleksi,Pelatihan dan Pengembangan Sistem Penghargaan Tipe informasi
45
pekerjaan (job) agar lebih efektif dan efisien. Kedua, manajemen harus memastikan tersedianya SDM yang cukup baik dari kualitas maupun kuantitas untuk melaksanakan strategi tersebut. Setelah kedua hal tersebut terpenuhi maka pelaksanaan strategi secara total adalah kunci keberhasilan penerapan strategi .
Pelaksanaan strategi adalah melaksanakan keputusan- keputusan yang terkait dengan fungsi MSDM. Fungsi MSDM (HR Function) dapat dikatakan terdiri dari enam
kegiatan (HR practices) utama yaitu ; (1) analisis dan
disain jabatan, (2) penarikan SDM dan seleksi , (3) pelatihan dan pengembangan , (4) penilaian kinerja karyawan , (5) pemberian kompensasi ( gaji, insentif dan benefit) dan (6) membangun hubungan karyawan /perburuhan. Fungsi-fungsi MSDM dan pilihan-pilihan keputusan yang bisa dibuata tersebut diuraikan dalam tabel 2.1 berikut ini.
46
Tabel 2.1
Fungsi-fungsi manajemen SDM dan pilihan keputusan
PERANAN MSDM DALAM DALAM
MANAJEMEN STRATEGIS
Berkaitan dengan strategi perusahaan, terdapat beberapa pilihan strategi yang umum dilakukan oleh suatu perusahan
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN Fokus pada ketrampilan untuk jabatan saat ini
Melatih banyak orang Spontan, Tidak terencana
Fokus pada ketrampilan untuk jabatan masa datang Melatih sedikit orang Sisstimatis, Terencana REKRUTMEN DAN SELEKSI
Sumber Eksternal Ketrampilan yang spesifik
Sosialisasi terbatas
Sumber Internal Ketrampilan yang umum
Sosialisai meluas ANALISA DAN DISAIN PEKERJAAN Sedikit tugas, sederhana,
Sedikit memerlukan ketrampilan Gambaran Pekerjaan yang detil
Sedikit Tugas, Kompleks Banyak memerlukan ketrampilan Gambaran pekerjaan secara umum
HUBUNGAN KARYAWAN DAN PERBURUHAN
Posisi tawar individu Keputusan Top-Down Karyawan adalan biaya
Posisi tawar kelompok Keputusan partisipasi Karyawan adalah aset
PEMBERIAN KOMPENSASI
Berbasis gaji Insentif jangka pendek
Insentif individu
Berbasis insentif Insentif jangka panjang
Insentif kelompok
MANAJEMEN PRESTASI KERJA KARYAWAN
Kriteria : Prilaku Orientasi ; Pengembangan Orientasi individu Kriteria;Hasil Orientasi ; Administratif Orientasi kelompok
47
, yaitu strategi konsentrasi (concentration strategy), pertumbuhan internal (internal growth strategy) dan pertumbuhan eksternal (external growth strategy).Strategi konsentrasi merupakan strategi yang fokus pada pangsa pasar dan efisiensi biaya operasional perusahaan untuk membangun pasar. Sementara pada strategi pertumbuhan internal, perusahaan melakukan pengembangan produk, pengembangan pasar, serta melakukan inovasi .
Tetapi pada strategi pertumbuhan eksternal, perusahaan melakukan ekspansi usaha dengan melakukan merger dan akusisi perusahaan jika perekonomian sedang tumbuh. Sebaliknya perusahaan melakukan pengurangan karyawan (downsizing) dengan cara-cara divestasi usaha, pengurangan-pengurangan sampai pada menutup usaha atau likuidasi. Masing-masing strategi di atas memerlukan peran departemen SDM untuk melakukan aktifitas pada fungsi-fungsi MSDM yang sesuai dan mendukung keberhasilan strategi tersebut.
Pada strategi konsentrasi peran departemen SDM dalam fungsi pelatihan dan pengembangan adalah adalah menjaga karyawan yang memiliki keahlian dan ketrampilan yang tinggi agar tetap bertahan di perusahaan dan melatih karyawan tersebut agar semakin trampil. Untuk masalah kompensasi, diarahkan untuk membuat karyawan mau bertahan, dan dalam hal penilaian prestasi kerja karyawan, penilaian lebih ke penilaian berbasis perilaku karena lingkungan semakin pasti.
Pada strategi pertumbuhan internal peran departemen SDM adalah mengatasi masalah penempatan SDM. Pada
48
strategi ini, transfer, mutasi SDM dan lain-lain memerlukan prilaku dan keahlian tersendiri. Departemen SDM harus mengatasi permasalahan itu semua. Pada penilaian prestasi kerja, penilaian fokus pada perilaku (attitude) dan hasil
(result). Untuk kebijakan kompensasi lebih mengarah ke
insentif untuk growth. Untuk pelatihan , lebih difokuskan pada pengenalan pasar yang baru (new market knowledge) meningkatkan kemampuan pada pada pasar yang ada saat ini, yaitu inovasi, team building dan keterampilan interpersonal. Pada strategi pertumbuhan eksternal peran departemen SDM adalah terlibat langsung pada aktifitas merger dan akuisisi. Pelatihan difokuskan pada resolusi konflik (conflict resolution), mengatasi perbedaan budaya dan melakukan standarisasi.
Dari uraian diatas maka untuk dapat menjadi partner manajemen puncak untuk mencapai keberhasilan strategi yang dipilih, maka departemen SDM harus memiliki sumber daya yang profesional, yaitu yang memiliki kompetensi lengkap. Kompetensi yang harus dimiliki adalah kompetensi bisnis (business competence), , kompetensi teknis di bidang SDM (HR technical
competence) , kompetensi mengelola perubahan ( change management competence) dan kompetensi menyatukan
semua hal tersebut (integration competence) . Hal tersebut tercermin dalam gambar 2.6 berikut ini.
49
Gambar 2.6
Sumber daya dalam departemen SDM dan kompetensinya
Terkait dengan kompetensi bisnis, departemen SDM beserta sumber daya nya harus mengerti karakteristik dunia bisnis dimana perusahaan berada, posisi bersaing dan arah yang dituju perusahaan. Kompetensi bisnis ini sangat diperlukan agar berbagai kebijakan dan peraturan yang dibuat selaras dengan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. Sementara itu, kompetensi teknis terkait dengan kemampuan
Kompetensi Sumber Daya Departemen SDM Kompetensi Bisnis Kompetensi Teknis SDM Kompetensi Mengelola Perubahan Kompetensi Integrasi
50
yang tinggi dalam hal melaksanakan fungsi-fungsi tersebut bisa dijalankan lebih efektif dan efisien.,
Kompetensi mengelola perubahan perlu dimiliki karena tidak semua pihak yang terkait dengan perusahaan akan senang dan mendukung perubahan tersebut. Perubahan , walau tujuannya baik tetapi kadang sangat berat dan menyakitkan saat menjalani prosesnya. Wajar bila ada pro dan kontra terkait dengan hal tersebut. Departemen SDM harus memiliki kompetensi untuk membuat perubahan yang terjadi didukung oleh semua pihak yang terkait. Dan untuk menunjang keberhasilan semuanya diperlukan kompetensi integrasi yaitu kemampuan untuk menyatukan seluruh aktifitas yang terkait dengan ketiga kompetensi sehingga hal tersebut akan menciptakan sinergi yang maksimal untuk perkembangan perusahaan
51
ANALISA DAN DESAIN
JABATAN DALAM
PERUSAHAAN
HAL-HAL YANG AKAN DITERANGKAN
PENGERTIAN ANALISA DAN DESAIN JABATAN
ANALISA ALUR KERJA SEBAGAI DASAR ANALISA
DAN DESAIN JABATAN
PENTINGNYA ANALISA DAN DESAIN JABATAN
LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUAN ANALISA JABATAN
BEBERAPA METODE DALAM MELAKUKAN ANALISA JABATAN
PENGERTIAN ANALISA DAN DESAIN
JABATAN
Analisa Jabatan (job analysis) merupakan suatu proses untuk memperoleh informasi secara detil tentang suatu pekerjaan. Informasi yang ingin diperoleh adalah adalah
52
tugas, tanggung jawab, wewenang, hak dan kewajiban dari suatu pekerjaan. Sementara itu Desain Jabatan (Job Design) merupakan proses yang menunjukkan bagaimana suatu jabatan tersebut di kerjakan atau dilaksanakan serta tugas tugas apa yang harus diberikan pada jabatan tersebut sehingga jabatan tersebut dapat dikerjakan dengan efektif dan efisien Dari analisis dan disain jabatan terlihat bagaimana tingkat beban kerja suatu pekerjaan yang akan menentukan kompensasi yang akan diberikan. Selain itu, analisis jabatan juga digunakan untuk memperoleh informasi tentang pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat selesaikan dengan baik.
Agar analisa jabatan ini dapat dilakukan dengan baik, pengetahuan akan keseluruhan organisasi, termasuk didalamnya sistem organisasi, sumber daya manusia yang ada da di dalamnya mutlak diperlukan. Oleh karena itu analisa jabatan ini harus dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kompetensi yang tinggi di bidangnya. Perusahaan dapat menggunakan tenaga analis dari dalam maupun dari luar perusahaan. Selain menentukan orangnya, perusahaan juga harus menentukan metode yang tepat sehingga informasi yang diperoleh dari analisa jabatan adalah sangat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.
Proses analisa jabatan dimulai dengan mengumpulkan berbagai informasi tentang suatu pekerjaan, kemudian menganalisisnya dan menyusun informasi tersebut dalam format yang sudah ditetapkan. Kualitas hasil
53
dari analisa jabatan adalah sangat penting karena hasil tersebut akan dijadikan pedoman untuk menjalankan fungsi-fungsi MSDM yang lainnya. Output dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan (job descripton), spesifikasi jabatan (job specification) dan evaluasi jabatan
(job evaluation). Deskripsi pekerjaan terkait dengan
berbagai informasi teknis tentang pekerjaan dan spesifikasi jabatan lebih kepada informasi tentang kualitas orang yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan tersebut. Sementara itu evaluasi jabatan fokus kepada penentuan akan nilai (value) dari suatu pekerjaan yang pada akhirnya akan terkait dengan pemberian kompensasi yang sesuai dengan value tersebut.
Gambar 3.1
Analisa Jabatan dan Output Analisa Jabatan
Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan Analisa Jabatan Evaluasi Jabatan
54
ANALISA ALUR KERJA SEBAGAI DASAR
ANALISA DAN DESAIN JABATAN
Pada dasarnya yang menjadi kebutuhan mendasar perusahaan adalah bagaimana mengidentifikasi kualitas maupun kuantitas output suatu pekerjaan (work output) yang menjadi standar perusahaan. Tentunya hal tersebut juga akan menentukan bagaimana proses pekerjaan (work
process) yang dilakukan dan input yang digunakan (work input) agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.Gambar 3.2 dibawah ini menunjukkan informasi apa saja yang muncul dari analisa aliran kerja yang akhirnya akan digunakan untuk membuat analisa jabatan dan disain jabatan.
Gambar 3.2
Analisa aliran pekerjaan sebagai dasar analisa dan disain jabatan
55
Berkaitan dengan bahan mentah , informasi yang dibutuhkan adalah yang terkait dengan jenis bahan dan berbagai data terkait dengan jenis bahan tersebut. Untuk peralatan dan perlengkapan informasi yang diperlukan adalah jenis peralatan dan sistem yang digunakan. Sementara itu mengenai sumber daya manusia terkait dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk tugas tersebut. Untuk aktifitas produksi, informasi yang diperlukan adalah tugas-tugas apa yang secara terperinci diperlukan untuk menjalankan aktifitas tersebut dan terkait dengan output yang dihasilkan, yang diperlukan tipe dari output tersebut apakah berupa barang , informasi atau jasa .
PENTINGNYA ANALISA DAN DESAIN
JABATAN
Analisa Jabatan adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh perusahaan dengan dengan hati-hati karena analisa jabatan merupakan induk dari kegiatan-kegiatan lainnya dalam manajemen SDM. Dari analisa jabatan akan dihasilkan turunannya berupa produk personalia lainnya yaitu deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan dan kriteria penilaian kinerja karyawan. Deskripsi jabatan ( Job
Description ) adalah pernyataan faktual dan terperinci terkait
dengan kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Deskripsi jabatan biasanya diperkenalkan kepada pegawai baru
56
selama masa orientasi dan pelatihan. Spesifikasi jabatan (Job
Specification) menyediakan informasi mengenai karakteristik
karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu jabatan tertentu seperti keadaan fisik dan kepribadian seseorang serta tingkat pendidikan.
Spesifikasi pekerjaan diharapkan mampu untuk menunjukkan kualitas yang diperlukan bagi pelaksanaan suatu pekerjaan. Evaluasi jabatan (Job Evaluation) dilakukan untuk menentukan nilai suatu jabatan yang pada akhirnya tercermin dari besarnya kompensasi atau upah yang diterima oleh pemegang jabatan tersebut. Analisis jabatan membantu menegaskan kriteria jabatan yang maksudnya untuk menghargai kesuksesan pekerja dalam menjalankan tugasnya. Hasil Analisis ini penting karena mereka menyediakan informasi terperinci yang dibutuhkan untk aktifitas personalia lainnya seperti perencanaan, program seleksi, perekrutan, dan sistem penghargaan hasil kerja.
57
Gambar 3.3
Informasi dari analisa jabatan dan penggunaannya
Analisa Jabatan Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan Evaluasi Jabatan Disain Jabatan Perencanaan SDM Perekrutan dan Seleksi SDM Pemberian Kompensasi Pelatihan dan Pengembangsn SDM Penilaian Kinerja Karyawan Pemeliharaan SDM
58
LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN
ANALISA JABATAN
Saat membuat analisis jabatan, manajemen harus dapat menentukan langkah-langkah yang sistimatis dengan urutan-urutan kegiatan yang tepat agar hasil yang diperoleh dari pelaksanaan analisis jabatan tersebut dapat dipertanggung-jawabkan hasilnya dan dapat di manfaatkan oleh departemen SDM secara optimal. Gambar berikut ini menunjukkan apa yang harus dilalui dalam melakukan analisa jabatan tersebut :
Gambar 3.4
Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisa jabatan Usage of Job Analysis Determining Work Flow of The Job Choosing the analyzed Job Collecting Informations Synchrozing Informations Making Job Description, Job Specification and Job Evaluation
59
1. Menentukan fungsi dari analisis jabatan yang dibuat
Manajemen harus menentukan fungsi analisis jabatan yang akan dilakukan untuk perusahaan. Mengetahui fungsi analisis jabatan tersebut menjadi sangat penting, karena akan menentukan dalam dan rincinya informasi yang akan dicari. Jika semakin banyak fungsi yang diinginkan oleh manajemen untuk di capai, maka hal tersebut akan membuat akan semakin lengkap dan rinci analisis jabatan yang akan dibuat dan sebaliknya.
2. Menentukan alur kerja yang menjadi dasar analisis jabatan yang akan dibuat.
Sebelum membuat analisis jabatan, maka yang pertama harus dilakukan adalah manajemen harus menentukan alur kerja (work flow) yang akan menjadi pedoman dibuatnya analisa jabatan tersebut. Pada dasarnya pembuatan analisa jabatan diperusahaan yang baru didirikan lebih mudah jika dibandingkan perusahaan yang sudah berjalan lama. Hal tersebut terjadi salah satunya adalah karena analisa jabatan yang dibuat tidak akan mengalami resistensi dari karyawan. Sebaliknya buat perusahaan yang telah lama beroperasi , sering terjadi resistensi itu terjadi karena adanya perubahan-perubahan yang tidak dikehendaki oleh karyawan karena mereka anggap perubahan yang dibuat tersebut lebih mewakili kepentingan perusahaan dan sebaliknya malah dianggap merugikan kepentingan karyawan. Bahkan untuk perubahan yang dalam jangka panjang lebih menguntungkan karyawanpun seringkali ditolak karena perbedaan persepsi antara manajemen dan karyawan. Hal
