PETUNJUK TEKNIS
PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Dalam rangka Universitas Padjadjaran menuju World Class University tentu harus adanya Acuan Baku yang digunakan dalam berbagai aktivitas pelaksanaan program. Salah satu hal untuk menunjang itu ialah dengan adanya standar baku tentang Pelaporan Keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban setelah melakukan Pengabdian.
Bentuk Pengabdian yang dilaksanakan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat terbagi kedalam dua (2) bagian pembiayaan.
1. Program Pengabdian kepada Masyarakat oleh Dosen (PPMD) Integratif.
Program ini adalah suatu program Pengabdian kepada Masyarakat yang dilakukan oleh para tenaga Pendidik dilingkungan Universitas Padjadjaran dengan sumber biaya dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Untuk mempertanggung jawabkan laporan keuangan agar secara formal dapat dipertanggungjawabkan, maka perlu adanya Lembar Pengesahan. Lembar pengesahan tersebut harus memuat orang yang melaksanakan kegiatan Pengabdian (Ketua Pelaksana), Bagian Keuangan (PUMC) dan yang terakhir harus ada Pejabat Pembuat Komitmen dalam hal ini Sekretaris karena yang bertangungjawab penuh untuk mempertanggungjawabkan keuangan.
2. Program Pengabdian kepada Masyarakat dari DP2M Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (PPM – DIKTI).
Program ini adalah suatu program Pengabdian kepada Masyarakat yang dilakukan oleh para Tenaga Pendidik di lingkungan Universitas Padjadjaran dengan sumber biaya dari APBN melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Oleh sebab itu, untuk membuat Laporan Pertanggungjawaban Keuangan supaya akuntabel dan transparan, bersama ini Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat mencoba untuk memandu para Tenaga Pendidik yang melakukan Pengabdian dalam memproses pertanggungjawaban keuangan, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan laporan keuangan :
1. Penjilidan
2. Lembar Pengesahan
3. Rekapitulasi Pengeluaran Dana 4. Lampiran-lampiran
1. Penjilidan
a. Bentuk/ukuran kertas A4 jenis Buffalo. b. Warna Jilid : hijau.
c. Sistematika penulisan pada jilid dari baris teratas sampai terbawah, ditulis :
- LAPORAN KEUANGAN
- PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PROGRAM KKNM-PPMD INTERGRATIF
- PERIODE JUNI – SEPTEMBER 2010
- Logo Universitas Padjadjaran, harus sesuai dengan yang tertera pada statuta Universitas Padjadjaran, yaitu :
a. Bentuk Segi Lima. b. Warna Kuning emas. c. Kujang berwarna putih.
d. Obor dan Lingkaran berwarna merah. e. Teratai dan Pakis berwarna putih.
- Judul PPMD : ………. - Oleh :
- Nama-nama Pelaksana : ………..
- Dibawah bagian kulit: Dibiayai dari DIPA PNBP Universitas Padjadjaran, sesuai dengan Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Nomor : 585/H6.27/LPPM/PM/2010;
- LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
- UNIVERSITAS PADJADJARAN
Contoh Jilid :
LAPORAN KEUANGAN
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PROGRAM KKNM-PPMD INTEGRATIF PERIODE JANUARI – MEI 2010
………Judul PPMD……….
Oleh : ..………. ……… ………
Dibiayai dari DIPA PNBP Universitas Padjadjaran, sesuai dengan Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Nomor : 585/H6.27/LPPM/PM/2010
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PADJADJARAN
2. Pembuatan Rekapitulasi Pengeluaran Dana
- Pada prinsipnya pengeluaran dana harus sesuai dengan Dana tercantum di dalam Proposal PPMD Integratif yang telah disetujui Universitas Padjadjaran, baik jenis maupun jumlah pengeluarannya itu sendiri.
- Setiap pengeluaran dana harus disertai dengan tanda bukti yang syah dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan aturan yang berlaku.
a. Pengeluaran Belanja Pegawai untuk suatu jenis pekerjaan/kegiatan dipergunakan
Daftar Nominatif Honorarium sebagaimana contoh berikut ini.
Bagi Para Pelaksana PPMD Integratif Universitas Padjadjaran tidak ada honorarium. Setiap transaksi pembayaran perlu diperhatikan perhitungan pajak penghasilannya. Pajak Penghasilan tersebut dihimpun oleh Pelaksana untuk disetor ke KAS Negara. b. Pengeluaran Belanja Bahan Habis Pakai dan Peralatan menggunakan kwitansi
yang dilampiri Faktur atau Bon Toko/Perusahaan.
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DAFTAR : Pembayaran Honorarium ………..
UNIVERSITAS PADJADJARAN ………..
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT untuk bulan : ………Tahun …………..
No. N a m a Jabatan Besarnya Uang
Rp. PPh 15 % (-)
Jumlah Uang yang diterima Rp. Tanda tangan 1. 2. Dst. JUMLAH Rp. Bandung, ……… Bendahara Pengeluaran Pembantu LPPM UNPAD,
Hadian Suhendik, S.Sos. NIP : 19700222 199903 1 002 Mengetahui/menyetujui:
a.n. Kuasa Pengguna Anggaran/Rektor Pejabat Pembuat Komitmen,
………. NIP : ………
Ketua Pelaksana PPM,
……….. NIP : ……….
Kwitansi pembayaran disertai materai secukupnya sesuai dengan aturan yang berlaku. Untuk Nilai Pembayaran sebesar Rp 250.000,- s/d Rp 1.000.000,- menggunakan materai Rp.3.000,-, sedangkan di atas Rp.1000.000,- menggunakan materai Rp.6.000,-. Pada bagian atas ditulis “Telah diterima dari Rektor Universitas Padjadjaran”.
Apabila PPn (10%) atas pembelian suatu barang dibayar oleh Toko/Perusahaan, maka Pelaksana harus minta faktur pajak atas pembelian barang tersebut dari Toko/Perusahaan yang bersangkutan. Apabila PPn (10%) tidak dibayar oleh Toko/Perusahaan, maka Pelaksana harus menghimpun PPn (10%) atas pembelian barang yang dibelinya, selanjutnya disetor ke KAS Negara.
Pembelian alat-alat elektronik seperti Komputer dan sejenisnya (barang inventaristidak termasuk ke dalam belanja barang yang dapat dibayarkan melalui anggaran biaya PPMD.
c. Pengeluaran Biaya Perjalanan (transport) dapat dibayarkan kepada Para Pelaksana maupun orang lain sesuai dengan tugas perjalanannya. Besarnya biaya perjalanan disesuaikan dengan aturan yang berlaku baik perjalan antar kota maupun perjalan dalam kota (transportasi lokal), perjalan antar kota harus menggunakan Surat Perintah Perjalan Dinas (SPPD).
d. Pengeluaran Biaya Lain-lain. Yang termasuk ke dalam biaya lain-lain, misalnya : biaya sewa alat, kendaraan, bangunan; biaya konsumsi; biaya penginapan dll. - Seluruh tanda bukti pengeluaran diberi nomor dan dicatat dalam Agenda Pengeluaran
Dana secara berurutan sesuai dengan tanggal tanda bukti pengeluarannya.
- Langkah Selanjutnya adalah membuat Rekapitulasi Data Pengeluaran. Format Rekapitulasi Dana Pengeluaran dapat disesuaikan dengan bentuk kegiatan PPMD yang dilaksanakan atau dapat mencontoh format yang dibuat oleh SPI Universitas Padjadjaran. Semua jenis pengeluaran direkapitulasikan sesuai dengan kelompok biayanya masing masing, yaitu Belanja Pegawai (honorarium), Belanja Bahan Habis Pakai, Belanja Peralatan, Biaya Perjalan dan Biaya Lain-lain.
Contoh Format Laporan Keuangan (dari SPI UNPAD) REKAPITULASI PENGELUARAN DANA
A. Belanja Pegawai
No Nama Orang Jml Uraian Pengeluaran Bruto PPh 15 % Netto
1 J U M L A H (A) J U M L A H (A)J U M L A H (A) J U M L A H (A)
B. Belanja Bahan Habis Pakai
No Nama Barang Jml Uraian Pengeluaran Bruto PPN 10 % Netto
J U M L A H (B) J U M L A H (B)J U M L A H (B) J U M L A H (B) C. Belanja Peralatan
No Nama Barang Jml Uraian Pengeluaran Bruto PPN 10 % Netto
J U M L A H ( J U M L A H ( J U M L A H ( J U M L A H (CCCC)))) D. Biaya Perjalanan
No Nama Orang Jml Uraian Pengeluaran Bruto Netto
1 2 J U M L A H (D) J U M L A H (D) J U M L A H (D) J U M L A H (D) -
E. Lain-lain
No Nama Pihak Jml Uraian Pengeluaran Bruto Netto
J U M L A J U M L AJ U M L A
J U M L A H (E)H (E)H (E)H (E) T O T A L (A,B,C,D,E)T O T A L (A,B,C,D,E)T O T A L (A,B,C,D,E)T O T A L (A,B,C,D,E) Catatan :
a. Jika ada pengadaan barang/jasa lampirkan : SPK pengadaan dan bukti pendukung lainnya
3. Lampiran-lampiran
Hal-hal yang perlu dilampirkan dalam penyusunan Laporan Keuangan ini adalah :
a. Daftar Tanda Bukti Pengeluaran Dana (Agenda Pengeluaran Dana). Pada akhir baris dicantumkan hasil penjumlahan seluruh dana yang dikeluarkan sehingga sama dengan penjumlahan total yang tercantum pada lembaran Rencana Anggaran Biaya di dalam Proposal maupun lembaran Rekapitulasi Pengeluaran Dana di dalam Laporan Keuangan.
b. Himpunan Tanda Bukti Pengeluaran Dana yang syah dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan aturan yang berlaku. Penyusunannya secara berurutan sesuai dengan Daftar Tanda Bukti Pengeluaran Dana.
PENUTUP
Mudah-mudahan Petunjuk Teknis tentang Penyusunan Laporan Keuangan dalam Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini dapat membantu Para Pelaksana PPMD Universitas Padjadjaran dalam menyelesaikan tugasnya.
